Naseiro Ramudo, Ana. - Evolución Histórica de La Descripción Archivística en España en La Época Contemporánea, Análisis de La Transformación de Los Instrumentos de Control y Descripción...

UNIVERSIDADE DA CORUA
FACULTADE DE HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE HUMANIDADES
EVOLUCIN HISTRICA DE LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN

ESPAA EN LA POCA CONTEMPORNEA. ANLISIS DE LA
TRANSFORMACIN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL Y
DESCRIPCIN: DEL CATLOGO MANUSCRITO A LOS GESTORES
W EB D E O BJ ETO S D I G I TA LES C U LTU R A LES .
TESIS DE DOCTORADO PRESENTADA POR:

ANA NASEIRO RAMUDO
EL FERROL
ENERO, 2012
EVOLUCIN HISTRICA DE LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA

EN ESPAA EN LA POCA CONTEMPORNEA. ANLISIS DE
LA TRANSFORMACIN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL
Y DESCRIPCIN: DEL CATLOGO MANUSCRITO A LOS
GESTORES WEB DE OBJETOS DIGITALES CULTURALES.
TESIS DE DOCTORADO PRESENTADA POR:

ANA NASEIRO RAMUDO
EL FERROL
ENERO, 2012
EVOLUCIN
ESPAA EN
HISTRICA DE LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN

LA POCA CONTEMPORNEA. ANLISIS DE LA
TRANSFORMACIN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL Y
DESCRIPCIN: DEL CATLOGO MANUSCRITO A LOS GESTORES WEB
DE OBJETOS DIGITALES CULTURALES.
DIRECTORA:
MARA DE LAS NIEVES PEIR GRANER

V B
------------------------------
DOCTORANDA:
ANA NASEIRO RAMUDO
EL FERROL
ENERO, 2012
RESUMEN
En el contexto de la gran revolucin tecnolgica, con las implicaciones

sociales, econmicas, polticas y culturales, que se estn experimentando de
manera global en el trabajo administrativo de las empresas pblicas y privadas, se
estn modificando las formas de elaboracin, recuperacin y bsqueda de la
informacin, con la consiguiente transformacin tanto de los procedimientos de
trabajos en las oficinas, con el control del ciclo vital de los documentos; como de
los soportes de la informacin, con el paso del documento en papel al digital.
El presente estudio es un anlisis de los cambios producidos en los ltimos
dos siglos desde el mbito espaol, en uno de los elementos de trabajo
compartidos en el mbito de la oficina y el archivo, el instrumento archivstico;
mediante la revisin de la legislacin, la bibliografa archivstica, la formacin de
los archiveros y la prctica de los archivos pblicos espaoles. Tras su examen,
podemos concluir, que nuestro pas ha estado presente en todas las mejoras e
innovaciones que se han producido a nivel internacional, adaptndolas a su propia
tradicin archivstica y ha participado activamente en la normalizacin de la
descripcin, y por tanto, de los instrumentos archivsticos, incluso liderndola en
determinados momentos.
RESUMO
No contexto da gran revolucin tecnolxica, coas implicaciones sociais,

econmicas, polticas e culturais, que se estn a experimentar de xeito global no
traballo administrativo das empresas pblicas e privadas, estanse a modificar as
formas de elaboracin, recuperacin e procura da informacin e a documentacin,
coa conseguinte transformacin tanto dos procedementos de traballo nas oficinas,
co control do ciclo vital dos documentos; como dos soportes da informacin, co
paso do documento en papel ao dixital.
O presente estudo unha anlise dos cambios producidos nos ltimos dous
sculos dende o mbito espaol, nun dos elementos de traballo comns no mbito
da oficina e o arquivo, o instrumento arquivstico; mediante a revisin da
lexislacin, a bibliografa arquivstica, a formacin dos arquiveiros e a prctica dos
arquivos espaois. Tras o exame de todos estes elementos, podemos concluir, que
o noso pas estivo presente en todas as melloras e innovacins producidas a nivel
internacional, adaptndoas a sa propia tradicin arquivstica e participando
activamente na normalizacin da descripcin, e polo tanto, dos instrumentos
arquivsticos, inclusive liderndoa en determinados momentos.
ABSTRACT
In the context of the great technological revolution, with the social,

economic, political and cultural implications, which are experienced worldwide in
the administrative management of the public and private companies, this
revolution are modified the forms of production, recovery and search of the
information and documentation and the transformation so much of the procedures
of works in the offices, by means of control of the vital cycle of the documents;
since of the supports of the information, by means of the step of the document in
paper to the digital.
This study is an analysis of the changes produced in the last two centuries
in Spain, in one of the elements of work shared in the area of the office and the
archives, the finding aids, by means of the review of the legislation, the
bibliography arquivistique, the formation of the archivists and the practice of the
public Spanish Arquives. After the examination, we can conclude, that our country
has been present in all the improvements and innovations that have taken
worldwide, adapting them to his own tradition arquivistique and it has taken part
actively in the normalization of the description, and therefore, of the finding aids,
even leading them in certain moments.
Con la aparicin del papel, los documentos y

manuscritos que no fueron migrados o copiados al
nuevo soporte escriturario pronto dejaron de interesar
desapareciendo en el olvido, si no haban sido
calificados como tesoros por sus miniaturas, caligrafas
o contenidos. Alfonso Dvila Oliveda. Los Archivos
del Estado. Qu son y como se tratan. Ediciones TREA
2010, p. 11.
Agradecimientos
- A todos aquellos que han hecho posible que se cumpla mi sueo de dedicarme a
la profesin que ha inspirado este documento. En especial a mis padres, Mara del
Carmen y Porfirio que han credo en m y han estado siempre presentes a la
sombra de mis esfuerzos. Y en particular, a mi marido, Juan Miguel, que me ha
apoyado incondicionalmente en las duras horas de estudio para ingresar en el
Cuerpo Facultativo de Archivos y ha permitido que sacrificara las horas que no he
pasado con l, para redactar este texto.
- Al resto de mi familia, mis hermanos y cuados, y especialmente a mis sobrinos,
mi fuente de inspiracin y la esperanza de este loco mundo: a Rubn, gran
deportista; a Alba Sofa, encantadora escritora y pianista; a Leire Leonor, recin
estrenada en la familia; a Jorge, gegrafo; a Pablo Santiago, defensor de las causas
justas; a Ricardo, curioso pintor y a Javier, vido conversador y orador.
- A mi Directora de tesis, Mara de las Nieves Peir Graner, porque ha realizado el
gran esfuerzo de dirigir este trabajo y me ha orientado sabiamente con sus consejos
y sus conocimientos.
- A todos mis compaeros de trabajo por su paciencia y colaboracin, sobre todo,
quiero dar mi ms sincero agradecimiento a mi compaera y jefa, Elena Corts, y a
mi compaero y jefe, Alfonso Dvila, quien muy acertadamente me orient sobre
el tema que deba de escoger de tesis. Tambin me gustara dar las gracias al resto
de mis compaeros del Archivo General de la Administracin, especialmente a
mis compaeras encargadas de la biblioteca del centro, por su comprensin y por
el trabajo que les he dado.
- Al personal del CIDA (Centro de Informacin Documental de Archivos): Mara
Josefa, Ana Mara, Javier, Nuria, Carmen,, por orientarme personalmente en la
bsqueda de informacin y por convertir la biblioteca del CIDA en un lugar
siempre agradable de consulta.
- A mis amigos, por acompaarme y apoyarme en este camino que es la vida, por
las horas que les he robado y por no haber estado pendientes de ellos al estar
centrada en este estudio: Soledad, Caroline, Mar, Gregorio, Mara Jos, y
especialmente a Antonio, por haber compartido conmigo sus conocimientos y sus
orientaciones bibliogrficas.
TABLA DE CONTENIDOS
Pginas
INTRODUCCIN, OBJETIVOS, METODOLOGA, FUENTES Y ESTRUCTURA........................21-37
CAPTULO 1
DEFINICIONES Y TIPOLOGAS DE INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS ..............................39- 101
1. La descripcin de los archivos en al rea de tradicin latina y su influencia en la Archivstica Espaola

.............................................................................................................................................................................39
2. Las dificultades terminolgicas en la denominacin de los instrumentos archivsticos a travs de las obras
de los archiveros espaoles
.............................................................................................................................................................................47
3. Antecedentes histricos de los instrumentos archivsticos........................................................................59-72
3.1. La elaboracin de los instrumentos en la Edad Media............................................................59-62
3.2. La elaboracin de los instrumentos en el Edad Moderna........................................................62-69
3.3. La influencia de la conservacin en la evolucin de los instrumentos
archivsticos...................................................................................................................................69-72
4. Comparacin de las definiciones de las diferentes tipologas de instrumento de descripcin a travs de los
diccionarios
.......................................................................................................................................................................72-84
4.1. Definicin de Censo de Archivo.............................................................................................74-75
4.2. Definicin de Gua..................................................................................................................75-77
4.3. Definicin de Inventario.........................................................................................................77-79
4.4. Definicin de Catlogo...........................................................................................................80-81
4.5. Definicin de ndice................................................................................................................81-83
4.6. Definicin de Tesauro.............................................................................................................83-84
5. Los principales instrumentos de control administrativo de la informacin y la documentacin
.......................................................................................................................................................................84-97
5.1. Las relaciones de entrega........................................................................................................86-91
5.2. Los registros............................................................................................................................91-97
6. Los nuevos instrumentos de control y descripcin de la informacin y la documentacin
.....................................................................................................................................................................97-101
CAPITULO 2
LOS ORGANISMOS ENCARGADOS DE LOS ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIN PBLICA
ESPAOLA: ARTICULADORES DE LA FUNCIN DESCRIPTIVA
...................................................................................................................................................................103-119
1. Los Ministerios y Los Gobiernos Autonmicos: rganos encargados de la funcin archivstica
...................................................................................................................................................................104-108
2. Las Juntas, las Inspecciones y el Cuerpo Facultativo: rganos ex proceso encargados de la funcin
archivstica
...................................................................................................................................................................108-119
CAPTULO 3
ANLISIS DE LA EVOLUCIN DE LOS INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS........................121-352
1. La estructuracin intelectual de los archivos en los cuadros de clasificacin........................................122-183

1.1. Definicin de cuadro de clasificacin..................................................................................122-124
1.2. La articulacin estructural de los fondos documentales durante el siglo XIX.125-133
1.2.1. Teora de la clasificacin...................................................................................125-131
1.2.2. La prctica de la clasificacin............................................................................131-133
1.3. La articulacin estructural de los fondos documentales durante el siglo XX.........134-166
1.3.3. La clasificacin por materias en los archivos....................................................161-166
1.4. La articulacin estructural de los fondos documentales en el cambio de siglo. La bsqueda de la
normalizacin
.166-183
2. La descripcin del contenido de los documentos archivsticos en las guas, los censos, los inventarios, los
catlogos, los registros, las relaciones, los sistemas informticos (Bases de datos, Sistemas de gestin de la
informacin, etc.)
.....................................................................................................................................................................184-352
2.1. La descripcin en el siglo XIX....................................................................................................184
2.1.1. Teora y regulacin de la descripcin................................................................184-206
2.1.1.1. Regulacin legal en la Administracin Central..............................184-192
2.1.1.2. Regulacin legal en los Archivos de Hacienda...............................192-195
2.1.1.3. Regulacin legal en los Archivos Militares....................................195-197
2.1.1.4. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio de Estado y Cortes
Generales
..197-198
2.1.1.5. Regulacin legal en los Archivos de Justicia..................................198-200
2.1.1.6. Regulacin legal en los Archivos Municipales...............................200-201
2.1.1.7. Tericos espaoles de la descripcin archivstica...........................201-206
2.1.2. La realidad prctica de la descripcin...............................................................206-211
2.1.3. La formacin de los archiveros en la descripcin archivstica.........................211-214
2.2. La descripcin en el siglo XX..............................................................................................214-305
2.2.1. Teora y regulacin de la descripcin...............................................214-265
2.2.1.1. Regulacin legal en la Administracin Central..............................214-229
2.2.1.2. Regulacin legal en el Ministerio de Hacienda..............................230-233
2.2.1.3. Regulacin legal en los Archivos Militares....................................233-237
2.2.1.4. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores

237
2.2.1.5. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio Interior
238-239
2.2.1.6. Regulacin legal en los Archivos Judiciales y de la Fe Pblica
239-245
2.2.1.7. Regulacin legal en los Archivos Municipales..............................245-252
2.2.1.8. Regulacin legal en los Archivos de las Comunidades Autnomas
.....................................................................................................................252-256
2.2.1.9. Tericos espaoles de la descripcin archivstica..........................256-265
2.2.2. La funcin descriptiva en el acceso al Cuerpo Facultativo...............................266-269
2.2.3. La formacin de los archiveros en la descripcin archivstica..........................270-274
2.2.4. La formacin archivstica del personal con destino a la empresa privada274-278
2.2.5. La prctica de la descripcin.............................................................................279-305
2.2.5.1. La actividad descriptiva en el comienzo del siglo XX279-283
2.2.5.2. La actividad descriptiva durante la II Repblica y la Guerra Civil
Espaola
......................................................................................284-305
2.2.5.2.1. El caso particular de los Archivos Gallegos.....293-305
2.2.5.2.1.1. El Archivo del Reino de Galicia294-295
2.2.5.2.1.2. El Archivo de la Delegacin de Hacienda de
Ourense.296-297
2.2.5.2.1.3.
El
Archivo
Histrico
Provincial
de
Pontevedra298-300
2.2.5.2.1.4. El Archivo de la Delegacin de Hacienda de
Pontevedra300-302
2.2.5.2.1.5. Archivo de la Delegacin de Hacienda de
Lugo..302-305
2.3. La normalizacin de la descripcin en el trnsito al siglo XXI...........................................306-346
2.3.1. Teora de la descripcin normalizada................................................................306-310
2.3.2. El desarrollo de la normalizacin..............................................................................310
2.3.2.1. La normalizacin a travs del CIA.................................................313-319
(Consejo Internacional de Archivos)
2.3.2.2. La normalizacin a travs de ISO...................................................319-327
(Organizacin Internacional para la Normalizacin)
2.3.2.3. La normalizacin a travs de la UNESCO......................................327-330
2.3.2.4. La normalizacin a travs de la Unin Europea.330-332
2.3.2.5.
La
normalizacin
de
los
lenguajes
documentales:
ndices,
Clasificaciones, Tesauros, Nomencltores,..................................................332-339

2.3.2.6. Normativa para la digitalizacin de documentos............................339-341
2.3.2.7. Descripcin de materiales especiales..............................................341-346
2.3.2.7.1 La descripcin de los sellos..........................................341-342
2.3.2.7.2. La descripcin del material cartogrfico: mapas, planos
..343-344
2.3.2.7.3. La descripcin de fotografa.........................................344-345
2.3.2.7.4. La descripcin de los protocolos notariales.345-346
2.3.3. La prctica de la descripcin.............................................................................345-352
CAPTULO 4
EVOLUCIN
DE
LAS
FORMAS
DE
PRESENTACIN
DE
LOS
INSTRUMENTOS
ARCHIVSTICOS
.....................................................................................................................................................................353-403
1. La elaboracin manual de los instrumentos archivsticos.......................................................................357-363

2. La elaboracin mecanogrfica de los instrumentos archivsticos...........................................................363-365
3. La elaboracin de los instrumentos archivsticos en fichas....................................................................365-378
3.1. Los ficheros manuales y las fichas catalogrficas................................................................369-371
3.2. Los ficheros automatizados y las fichas perforadas.............................................................372-378
3.2.1. Las Tarjetas Perforadas......................................................................................373-377
3.2.2. La Microficha o Microfilm................................................................................377-378
4. Los instrumentos de descripcin en formato informtico.......................................................................378-403
4.1. Los procesadores de textos...................................................................................................378-381
4.2. El registro y los ficheros informticos..................................................................................381-382
4.3. Los actuales soportes de la informacin...............................................................................382-384
4.4. Los sistemas de gestin de bases de datos............................................................................384-388
4.5. Trayectoria en la aplicacin informtica en los archivos.....................................................389-393
4.6. El objeto digital y los metadatos..........................................................................................393-400
4.7. El documento electrnico.....................................................................................................400-401
4.8. Las publicaciones digitales...................................................................................................402-403
CAPTULO 5
LA PUBLICIDAD DE LOS INSTRUMENTOS DE INFORMACIN ARCHIVSTICA...............405-454
1. Evolucin histrica de la publicidad de los instrumentos en Espaa......................................................405-418

2. Anlisis de la publicidad de los instrumentos de descripcin a travs del OPAC de la Biblioteca Nacional
Espaola y el CIDA (Centro de Informacin Documental de Archivos)
.....................................................................................................................................................................419-423
3. Marketing y calidad en la creacin de productos de descripcin archivsticos......................................423-430
4. Los nuevos medios de difusin de los instrumentos de descripcin y su relacin con el grado de
alfabetizacin digital de los usuarios
.....................................................................................................................................................................430-432
5. El instrumento de descripcin como documento de archivo y su accesibilidad como documentos
administrativos
.....................................................................................................................................................................432-437
6. Las limitaciones para la publicidad de los instrumentos archivsticos en Internet.................................438-441
7. La proteccin de los instrumentos de descripcin publicados en formato electrnico...........................442-446
8. La conservacin de los ejemplares de instrumentos archivsticos publicados........................................446-449

9. Nuevos conceptos en la distribucin de los instrumentos de descripcin. Publicaciones Open Archives u
Open Access
.....................................................................................................................................................................449-452
10. La publicidad a travs de los investigadores.........................................................................................452-454
11. Anlisis a travs de la prensa electrnica de las transformaciones de los instrumentos de descripcin en la
ltima dcada
.....................................................................................................................................................................454-460
CONCLUSIONES.....................................................................................................................461-473
BIBLIOGRAFA.......................................................................................................................................475-500
ANEXOS501-624
Anexo I...503-508
Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Consejo de Estado
Anexo II......509-520
Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Fomento
Anexo III.....521-524
Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Gracia y Justicia
Anexo IV....525-534
Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Ministerio del Ministerio de la Gobernacin
Anexo V..535-537
Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Consejo de Ministros
Anexo VI....539-556
Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Estado
Anexo VII...557-568
Grficas de publicaciones
Anexo VIII..569-579
Transcripcin de la Instruccin para el arreglo y clasificacin de los archivos
Anexo IX....581-583
Real Orden de 14 de enero de 1893 del Ministerio de Instruccin Pblica sobre la publicidad de los
instrumentos de informacin en los centros gestionados por el Cuerpo Facultativo
Anexo X..585-624
Noticias de prensa relativas a la publicacin de los fondos documentales en Internet y al empleo de
las nuevas tecnologas para la gestin de los documentos de archivo
Anexo XI....625-629
Breve estudio de las fichas descriptivas de los Archivos
Anexo XII...631-651
Imgenes de Instrumentos de Descripcin Tradicionales
NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Transcripcin al espaol de un esquema de la obra Les instruments de recherche pour les
archives, bajo la direccin de Victorin Chabot.
Figura 2. Cuadro de los trminos de los instrumentos archivsticos en diferentes idiomas segn el
Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA.
Figura 3. Cuadro comparativo de los Cuadros de Clasificacin de los Anteproyectos para la
ordenacin de los Archivos de Hacienda.
Figura 4. Ejemplo de hoja de vaciado del censo-gua de archivos en los aos sesenta se compona
de los siguientes campos.
Figura 5. Ejemplo de formulario actual del Censo-Gua de Archivos.
Figura 6. Reproduccin del formulario de la R.O.C de Archivos Militares.
Figura 7. Evolucin del nmero de papeletas descriptivas producidas en el Archivo Central del
Ministerio de Fomento.
Figura 8. Grfica comparativa de pleitos y expedientes comprobados y papeletas realizadas en el
Archivo General de Galicia (1938-1940).
Figura 9. Grfica comparativa de papeletas trabajadas en el Archivo del reino de Galicia (19381940).
Figura 10. Grfica comparativa de las tareas de instalacin de legajos en el Archivo General de
Galicia (1938-1940).
Figura 11. Grfica comparativa de los trabajos de catalogacin en el Archivo de la Delegacin de
Hacienda de Ourense (1932-1940).
Figura 12. Grfica comparativa de los servicios en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de
Ourense (1932-1940).
Figura 13. Grfica comparativa entre los servicios y la descripcin en el archivo de la delegacin de
Hacienda de Ourense (1932-1940).
Figura 14. Tabla del nmero de anotaciones en los ndices segn la Memoria de 1938 del Archivo
Histrico Provincial de Pontevedra.
Figuras 15 y 16. Grfica y tabla del porcentaje de las actividades en el Archivo Histrico Provincial
de Pontevedra.
Figuras 17 y 18. Grfica y tabla comparativas de los trabajos de catalogacin e inventario en el
Archivo de la Delegacin de Hacienda de Pontevedra (1934-1940).
Figuras 19 y 20. Grfica y tabla comparativas de las actividades del Archivo de la Delegacin de
Hacienda de Pontevedra (1934-1940).
Lugo (1936-1940).
Figura 22. Grfica comparativa de los trabajos de descripcin en el Archivo de la Delegacin de
Hacienda de Lugo (1936-1940).
Figura 23. Grfica comparativa de los trabajos de descripcin y servicios en el Archivo de la

Delegacin de Hacienda de Lugo (1936-1940).
Figura 24. Grfico extrado del Informe de la Subcomisin para encontrar Directrices y Ayudas
para la Preparacin y Presentacin de Instrumentos de Descripcin del Subcomit de Archivo del
Consejo Internacional de Archivos del 2001.
Figura 25. Comparacin de la estructura de las reas y elementos de las Normas Internacionales de
Descripcin Archivstica desarrolladas en el seno del Consejo Internacional de Archivos.
Figura 26. Diagrama sobre la administracin de funciones de las bases de datos de archivos de la
Norma ISO 14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System).
Figura 27. Diagrama del AIF (Archival Information Package) de la Norma ISO 14721:2003,
modelo OAIS (Open Archival Information System).
Figura 28. Diagrama del PDI (Preservation Description Information) de la Norma ISO 14721:2003,
modelo OAIS (Open Archival Information System).
Figura 29. Diagrama del Package Description de la de la Norma ISO 14721:2003, modelo OAIS
(Open Archival Information System).
Figura 30. Ejemplo de asiento descriptivo de un catlogo en papel transferido al sistema de gestin
informtica de archivos (PARES).
Figura 31. Cuadro comparativo de la estructura de cinco Guas de Archivos publicadas en Espaa.
Figura 32. Esquema sobre la evolucin del soporte y el archivo en la Administracin.
Figura 33. Tabla comparativa de los SGBD (Sistemas de gestin de bases de datos).
Introduccin / 21
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea
INTRODUCCIN,
OBJETIVOS,
METODOLOGA,
FUENTES
ESTRUCTURA
I. Introduccin
La aparicin de los instrumentos de tratamiento documental en la Pennsula

Ibrica, hay que relacionarla con la creacin de los primeros soportes
documentales y la consiguiente articulacin de archivos para su guarda.
Resulta muy complejo situar cronolgicamente su surgimiento, ya que si nos
remontamos a nuestra poca protohistrica es muy difcil encontrar en las
excavaciones arqueolgicas evidencias de la existencia de archivos, de esta poca
slo se conservan vestigios epigrficos en diversos soportes documentales, a partir
de los cuales no podemos afirmar que se trate de documentos de archivo, an
siendo transmisores de la memoria, y menos an de instrumentos de descripcin
documental. En esta poca se puede deducir por el desarrollo de una escritura
desarrollada, la existencia de espacios fsicos en los que se guardaban los
documentos esencialmente contables, considerados como los primeros documentos
de archivo.
Es posible que sea ms acertado situar la aparicin de los primeros
instrumentos archivsticos dentro del contexto de la creacin de un sistema
articulado de archivos pblicos en nuestro territorio, este hecho se sita a partir de
la ocupacin romana. Con el advenimiento del Imperio Romano se introduce en la
Pennsula un complejo aparato administrativo y burocrtico. En la Hispania
Romana como en el resto del Imperio, tanto los instrumentos archivsticos, como
los propios documentos se realizaran en soportes blandos, como el papiro o el
pergamino; y en soportes duros, de los cuales destacan las tablillas de madera y
cera, que se usaban en el mbito administrativo y que se encuadernaban formando
dpticos, trpticos, En estas tablillas de inscriban registros o datos, tanto
pblicos como privados. Los soportes de la poca romana que han llegado
fsicamente hasta nosotros son la piedra, el metal, pero resultan insuficientes para
conocer la estructuracin de los archivos, y menos an de los instrumentos
archivsticos de esta poca.
Introduccin / 22
En cuanto a los soportes blandos, el pergamino se fabricaba en la Pennsula

Ibrica desde el Imperio Romano, sin embargo, se conservan ms vestigios de su
uso, desde el Periodo Visigodo, concretamente desde la Alta Edad Media. Incluso
durante este periodo se han encontrado soportes duros como pizarras en Ciudad
Rodrigo y vila que contienen documentos agrcolas y ganaderos. Este tipo de
soportes resultaban ms econmicos y accesibles.
Tras un periodo de oscuridad archivstica, durante el Periodo Visigodo,
renacen los archivos reales y privados, dando lugar a los primeros instrumentos
archivsticos. En esta etapa los monasterios se configuran como centros de
conservacin de la memoria y el saber de pocas antiguas, constituyendo
autnticos archivos. A travs de estos centros se realizan copias sucesivas de los
documentos de pocas anteriores. Se configura una clara conciencia de fragilidad y
volatilidad del soporte de la escritura, por ello, siempre que el documento tuviese
gran transcendencia, de tipo jurdico o legal, se pasaba al pergamino, que era el
soporte de mayor durabilidad, pero tambin el ms caro. Es precisamente el coste
del pergamino lo que impide que hayan llegado a nuestra poca los archivos o los
instrumentos de descripcin de los documentos de la antigedad, que se
encontraban en soportes blandos ms voltiles como el papiro.
Ser el paso del pergamino al papel durante la Edad Media el que marque una
etapa de inflexin, tanto en la creacin de archivos, como en el crecimiento
exponencial de la documentacin, como en el aumento de la burocracia y el
desarrollo de la administracin, que result excepcional, sobre todo a partir de la
Edad Moderna. Los instrumentos archivsticos ms cercanos a los actuales, ms
complejos y extensos, surgen en esta poca.
A pesar de este pequeo repaso histrico, la presente tesis parte de la Edad
Contempornea, a travs de las lneas que a continuacin se presentan se analiza la
evolucin de la archivstica espaola en este periodo, a travs de sus instrumentos
de trabajo.
Ser bsicamente en las ltimas dcadas cuando asistamos a una
transformacin sin precedentes en las formas de accesibilidad y tratamiento de la
informacin contenida en los archivos que se refleja en el empleo masivo de los
medios tecnolgicos ms avanzados; en el desarrollo sin precedentes de la
Introduccin / 23
normalizacin en el campo de la archivstica; en el gran avance en la digitalizacin

de los fondos documentales que se integran en gestores de objetos digitales; en la
creacin de sistemas de gestin integral de archivos; en el desarrollo legislativo de
la administracin electrnica en el mbito pblico espaol, que ha modificado
totalmente la gestin de la informacin y la documentacin.
Esta evolucin no ha supuesto el abandono de los viejos instrumentos de
descripcin elaborados durante dcadas en los archivos, que tambin se integran
en las nuevas formas de organizacin de la informacin a travs de directorios
informatizados o cambios de soporte, conversin de la informacin en bases de
datos o documentos electrnicos en diversos formatos, a los que se les introduce
un motor de bsqueda, un gestor de contenidos y un OCR. Estas conversiones de
los instrumentos tradicionales mejoran el acceso a la bsqueda de la informacin
contenida en ellos.
A parte de la transformacin ms puramente tecnolgica, los archivos estn
asistiendo a una transformacin social, facilitada por las nuevas formas de
tratamiento de la informacin y la documentacin que permiten un acceso masivo
del pblico en general al archivo sin moverse de casa, a travs de las redes
informticas, las redes sociales, o acercndose al archivo, mediante la asistencia de
los ciudadanos a los propios centros como usuarios de las salas de lectura o de las
actividades de los archivos, crendose as una oportunidad real de alcanzar la
transparencia informativa de los estados democrticos.
Esta apertura sin precedentes plantea nuevas problemticas relacionadas con
la seguridad informtica de la informacin confidencial y restringida conservada
en las instituciones archivsticas y sujetas a las leyes de accesibilidad; pero
tambin plantea dudas acerca de la proteccin intelectual de los instrumentos
difundidos a travs de Internet.
La aplicacin de los nuevos elementos tecnolgicos ha facilitado la
organizacin de la informacin y la documentacin de manera masiva, pero
tambin ha supuesto una revisin de la teora y de la metodologa en la descripcin
Introduccin / 24
archivstica tradicional, as como de los elementos que en su da definieron su

especificidad como ciencia o tcnica.
II. Objetivos
Con la presente investigacin tengo el objetivo bsico de conocer la
transcendencia de los cambios que se estn experimentando en la archivstica
espaola actual como consecuencia de la evolucin de las gestin documental, a
travs de los instrumentos archivsticos, por ser los productos de las principales
tareas de archivo: el control y la descripcin de la documentacin y la difusin de
la informacin documental ms all del propio archivo.
Para conocer los orgenes de las transformaciones que estamos
experimentando se analizan los antecedentes histricos ms prximos de los
instrumentos de trabajo archivstico. Esta retrospeccin supone un repaso
evolutivo de su conceptualizacin y terminologa; de los organismos gestores de su
creacin; de los soportes y formatos en los que se han elaborado; de los objetivos y
procedimientos de creacin; de la regulacin y normalizacin que ha regido su
formacin, de las formas y objetivos de su publicacin,
A travs de una comparacin diacrnica y crnica de estos y otros aspectos
de los instrumentos archivsticos he procurado encontrar las claves de los cambios
enunciados en el momento actual; ubicar el punto cronolgico de inflexin en el
que se inician las transformaciones en el caso concreto de Espaa, teniendo en
cuenta que los cambios que est experimentando la gestin archivstica tiene un
carcter internacional. Se trata de estudiar el impacto de los cambios en el caso de
nuestro pas y analizar la nueva etapa de la historia archivstica espaola desde los
resultados de la praxis archivstica, los instrumentos de trabajo.
En resumen, se trata de examinar si realmente estamos asistiendo a
verdadero hito histrico, comparable a otras grandes transformaciones histricas
como fue el surgimiento de la escritura que dio lugar a una nueva etapa, la
histrica frente a la prehistoria, dando lugar a los primeros signos de existencia de
archivos; o el paso del pergamino al papel, que con el invento de la imprenta
Introduccin / 25
permiti la difusin de la cultura ms all de las reservadsimos escriptorium de

los monasterios medievales y el gran desarrollo de los archivos en la Edad
Moderna.
Con la presente investigacin he tratado de analizar todas las innovaciones
que han modificado, tanto las formas de clasificacin y descripcin de la
informacin contenida en los archivos, como el concepto de instrumento
archivstico. Este anlisis se centra en el estudio de la evolucin histrica de los
instrumentos archivsticos en Espaa, con la finalidad de resaltar las peculiaridades
de la tradicin archivstica en nuestro pas, cronolgicamente esta revisin se
centra en los ltimos siglos, por ser en esta poca en la que se operan los grandes
cambios y la evolucin tecnolgica que influirn en la transformacin de los
instrumentos.
Antes de proceder a la elaboracin y entrega de la presente tesis, revis la
base de datos TESEO, del Ministerio de Educacin, para verificar la ausencia de
obras que trataran el tema de los instrumentos de descripcin desde le perspectiva
en que se plantea en el presente documento, si bien recientemente se han publicado
tesis relacionada con la temtica seleccionada, como es el caso de la tesis de Dunia
Llanes Padrn, documento que resulta de gran inters puesto que analiza la
estructura y evolucin de las normas de descripcin, tanto desde el punto de vista
de la macrodescripcin como de la microdescripcin 1, es complejo encontrarnos
1
En Francia se public una obra que revisa la transformacin de la elaboracin del instrumento de
descripcin archivstico en Francia, dentro del contexto de la normalizacin internacional, se trata
de la obra de la Direction des Archives de France, elaborada por Christine Nougaret, Bruno
Galland y Philippe Blaval, Les instruments de recherche dans les archives, realizada en el ao
1999. En el caso de Espaa, se ha revisado la base de datos TESEO, entre otras para conocer el
estado de la investigacin en Espaa sobre la temtica estudiada en la presente tesis y no se ha
encontrado ninguna obra que trate esta temtica.
En Espaa existe algunas tesis que tratan parcialmente el tema de la descripcin archivstica, es el
caso de: GONZLEZ FUERTES, Fernando. Control de tramitacin y archivo de expedientes,
IEAL, 1969 [TESIS]. Tesis que son instrumentos de difusin en si mismas, como es el caso de:
VALLECILLOS CAPILLA, Mara Dolores. Gua del Archivo de Protocolos Notariales de
Granada, Universidad de Granada, 1998 [Tesis]. Existe una tesis que trata la temtica estudiada
justo en el periodo anterior al estudiado en esta tesis y entrando en parte en el siglo XIX, se trata
de: BRGIDO GABIOLA, Baldomero, Organizar archivos. Anlisis Histrico de las Propuestas
Hispnicas (Siglos XVI al XIX), Universitat de Valncia, 2002 [Tesis]. Una tesis que trata
ampliamente para el siglo XIX algunas de las cuestiones tratadas en esta tesis, fundamentalmente, a
travs de un anlisis profundo de la legislacin es la de: FERNNDEZ BAJON, Mara Teresa.
Poltica documental en Espaa en el siglo XIX. La accin del Estado en la Promocin de Archivos
y Biblioteca, Universidad Complutense de Madrid, 2000 [Tesis]. Recientemente se ha publicado
una tesis que incluye estudios comparativos de las diferentes normas nacionales e internacionales:
Introduccin / 26
estudios que acudan a las propias fuentes originarias, tanto documentales como a
los instrumentos archivsticos existentes para conocer su evolucin real. Autores
como Jos Luis Bonal Zazo, han estudiado la produccin bibliogrfica de tesis en
Espaa hasta el ao 2000, sealando la importancia de las tesis sobre instrumentos
de descripcin, se trata de tesis, que elaboran propiamente instrumentos de
descripcin: inventarios, catlogos,, no se trata de anlisis de los instrumentos
archivsticos. Segn Luis Bonal Zazo, esta temtica de tesis es la que presenta ms
inters a la hora de realizar una investigacin sobre archivstica2.
La ltima autora que ha realizado una obra recogiendo la evolucin de los
instrumentos de descripcin en Espaa; ha sido Mara del Carmen Pescador del
Hoyo, directora durante aos del Archivo General de la Administracin, centro en
el que actualmente ejerzo mis funciones, y en el que puedo constatar se conservan
y elaboran instrumentos archivsticos de todas las tipologas, y que por ello, al
igual que en su da hizo Pescador del Hoyo, en la presente tesis tom como
referencia para conocer la evolucin de la realidad prctica archivstica en Espaa.
Este texto constituye tanto una investigacin como una reflexin sobre la
actualidad de la descripcin archivstica, mediante una introspeccin adems de un
feedback a la historia ms reciente de la tradicin archivstica espaola, origen ms
inmediato de las transformaciones que vivimos. Se trata de una introspeccin
porque en este documento se plasman mis pensamientos fruto de mis propios
conocimientos y experiencias adquiridas desde mi puesto de trabajo en el mbito
de la descripcin archivstica. Resulta complejo dejar de lado el trabajo prctico
diario, pues en cada proyecto es necesario recuperar la prctica de los archiveros
que han tratado con anterioridad los fondos documentales que se vuelve a tratar en
la actualidad; como tambin resulta complejo aislarse del momento histrico
actual, a la hora de seleccionar hitos archivsticos, histricos, autores, es decir,
cualquier indicio entre los fondos documentales y bibliogrficos que traten sobre el
objeto de anlisis. Estas vinculaciones, dificultan la objetividad, que es la
LLANES PADRN, Dunia. La representacin normalizada de los documentos. Estudio comparado

de Normas de Descripcin Archivstica, Universidad de Salamanca, 2011 [Tesis]
2
BONAL ZAZO, Jos Luis. La investigacin universitaria sobre archivos y archivstica en
Espaa a travs de las tesis doctorales, Cuadernos de documentacin multimedia, n 10. En: I
Congreso Universitario de Ciencias de la Documentacin. Teora, historia y metodologa de la
documentacin en Espaa (1975-2000), Madrid, 2000, p.355.
Introduccin / 27
constante persecucin del investigador, sin embargo, mi intencionalidad en esta

obra, ha sido revisar toda la bibliografa y documentacin que me ha sido posible
sobre la temtica de estudio, sin sobrepasar demasiado los lmites cronolgicos y
espaciales anteriormente sealados y los que me haba marcado antes de
comenzar.
III. Metodologa y Fuentes

Para la realizacin del presente trabajo he consultado mltiples fuentes
documentales en diversos formatos, fuentes de carcter primario como los
documentos de archivo y de carcter secundario como las publicaciones
monogrficas y peridicas.
He realizado la consulta bibliogrfica a travs de OPACs o catlogos
bibliogrficos, de los cuales me gustara destacar por la gran cantidad de obras
archivsticas; y aunque se pueden considerar igual de relevantes y en cierta medida
complementarios, en orden de preferencia y calidad: el catlogo de la Biblioteca
Nacional de Espaa, el catlogo del Centro de Informacin Documental de
Archivos (CIDA) y el catlogo REBIUN (que aglutina las Bibliotecas
Universitarias Espaolas).
Adems de la consulta bibliogrfica de apoyo al presente trabajo, los
catlogos me han servido para realizar un vaciado de publicaciones de
instrumentos de descripcin (inventarios, guas, ndices, catlogos,...), a partir del
cual he realizado un estudio cuantitativo y cualitativo de su evolucin a lo largo de
la historia contempornea.
No slo he consultado las bibliotecas anteriormente citadas, tambin he
consultados los fondos de la biblioteca del Archivo General de la Administracin y
de la biblioteca Google Books; en esta ltima he podido consultar las obras ms
antiguas y algunas ms recientes a texto completo, y me ha resultado
especialmente til para la realizacin de bsquedas bibliogrficas incluso por texto
completo de las obras digitalizadas.
En primer lugar, me gustara resaltar la que considero como la fuente
esencial de informacin: el propio objeto de estudio que se analiza y estudia a
largo de las lneas del presente trabajo, el instrumento archivstico. La mayora de
Introduccin / 28
los instrumentos que he revisado, aunque no nicamente como se podr observar

en el apartado dedicado a la publicidad, son instrumentos ubicados en el Archivo
General de la Administracin, estos instrumentos son de dos tipos, los que se han
recibido por las diferentes transferencias de fondos documentales y los que se han
creado en los trabajos realizados en el propio centro.
Sobre todo en esta institucin, he tenido, tengo y espero continuar teniendo,
la oportunidad, de formar parte del Departamento de Descripcin y Conservacin,
esta posicin me ha permitido, tanto conocer la evolucin de los instrumentos ms
internos de un centro archivstico, los instrumentos de control3, como aprender el
proceso de elaboracin de nuevos instrumentos tanto de control como descripcin.
El Archivo General de la Administracin cuenta con la ms variada
tipologa de instrumentos de control y descripcin; aunque no podemos decir que
estn todos los formatos que se han creado en la historia archivstica espaola, s
existen importantes ejemplos de todo el periodo estudiado.
Los instrumentos de control y descripcin aparecen conservados en las ms
variadas ubicaciones, tanto en las salas dedicadas especialmente a su consulta y
uso, como integrando los propios fondos documentales.
En el primer caso, el Archivo ha conservado tradicionalmente cuatro copias
en papel (una en el Registro General de Entrada de los fondos documentales y
archivos, otra en el Departamento de Descripcin y Conservacin, otra en la Sala
de Investigadores y una cuarta que formaba parte de la desaparecida Sala de
Catastro).
El segundo caso es el de los instrumentos que se encuentran entre los
fondos documentales. Por mi experiencia en el Archivo, he tenido la ocasin de
poder comprobar como los instrumentos de descripcin forman en ocasiones parte
de los expedientes y documentos remitidos, constituyendo una parte inseparable de
los mismos, son la base de la historia archivstica de los fondos, constituyendo una
fuente histrica y un documento de archivo que permite recomponer informacin,
Los instrumentos de control, no suelen estar al alcance del usuario o el pblico, salvo que no se
cuente con otros instrumentos que permitan el acceso a la documentacin, el formar parte de un
equipo de trabajo de descripcin me ha permitido conocer todo tipo de instrumentos de control,
fuesen o no accesibles, y conocer las caractersticas de su elaboracin.
Introduccin / 29
tanto de la historia del fondo enviado como de la propia historia general de la

archivstica.
Ambas tipologas de instrumentos han sido analizadas tanto desde el punto
de vista historiogrfico como tcnico, debido a mis dos facetas profesionales, la
histrica y la archivstica. Como historiadora he tratado de buscar fuentes
complementarias y paralelas para conocer diversos puntos de vista y como
archivera, he analizado las fuentes desde una perspectiva quizs menos objetiva
pero tambin ms comprensiva, teniendo en cuenta las dificultades tcnicas y
medios con los que se contaba en cada poca para elaborar los instrumentos.
Adems de una importante coleccin de instrumentos archivsticos, el
Archivo General de la Administracin conserva los fondos documentales de las
instituciones de la administracin central durante la poca contempornea, entre
cuyas funciones se encontraban la gestin y coordinacin de los archivos. Estas
instituciones han articulado la teora y la prctica archivstica durante los siglos
XIX y XX. Una fuente de primer orden es la documentacin del Ministerio de
Educacin (Instruccin Pblica,), entre cuyos fondos documentales destacan, los
de la Junta Facultativa y la Escuela Superior de Diplomtica, en los que se recogen
mltiples series con informacin relativa a la descripcin documental: oposiciones
y concursos, buscas, memorias de trabajos de los archivos, publicaciones de los
archivos,, as como informacin y comunicaciones entre las instituciones
centrales con archivos de todas clases: centrales, nacionales, provinciales,
locales, Las fuentes documentales relativas a archivos del Ministerio de
Instruccin Pblica en sus primeros aos de existencia, concretamente hasta el ao
1873, se perdieron como consecuencia del incendio del Archivo General Central
en 1939, tal y como apunta la Gua del Archivo Central del Ministerio de
Educacin4. Sin embargo, las fuentes posteriores se pueden consultar en diversos
instrumentos de descripcin, entre los que destaca la obra de Carlos Ramos Ruiz,
que fue publicada en dos Catlogos5. Las fuentes documentales sobre archivos no
CARMONA DE LOS SANTOS, Mara. Gua del Archivo Central del Ministerio de Educacin y
Ciencia. Alcal de Henares, 1975, p. 25.
5
RAMOS RUIZ, Carlos.
- Catlogo de la documentacin de Archivos, Bibliotecas y Museos Arqueolgicos del Archivo del
Ministerio de Educacin Nacional, Madrid, 1950.
Introduccin / 30
se encuentran nicamente entre los fondos del Ministerio de Educacin, entre los
fondos del Archivo General de la Administracin, podemos encontrar los de otros
Ministerios que han ejercido funciones archivsticas, bien por poseer en su seno un
sistema de archivos o un archivo central, o bien porque albergaron la gestin de los
archivos, como es el caso de desaparecido Ministerio de Fomento. Por otro lado,
tambin se pueden encontrar los fondos documentales de instituciones como la
Junta Facultativa de Archivos o la Inspeccin de Archivos.
Dada la dispersin de las colecciones archivsticas espaolas, no slo en el
Archivo General de la Administracin se ubican fondos de inters. En el archivo
de la Biblioteca Nacional, se conservan documentos de la Junta Facultativa.
Tambin se pueden rastrear importantes documentos histricos sobre gestin
archivstica en el Archivo Histrico Nacional, o ms recientes en el Archivo
Central del Ministerio de Cultura.
Los fondos documentales de la Biblioteca Nacional, y del Archivo
Histrico Nacional, no han sido objeto de consulta directa para el presente trabajo;
sin embargo, si lo han sido las obras en la que se publican los estudios de dichos
fondos documentales, realizadas por archiveros y profesionales de estos centros.
Al igual que ocurre con las fuentes documentales conservadas en los diferentes
centros de archivos, el archivo del archivo, constituye una fuente imprescindible
para el conocimiento de la historia archivstica y la elaboracin de los
instrumentos de descripcin en el seno de cada institucin. Estas fuentes
documentales han sido consultadas tambin a travs de la bibliografa, y forman
parte de la brjula de cada centro archivstico.
As pues, mis esfuerzos se han centrado en las fuentes documentales del
Archivo General de la Administracin, que por su riqueza y por otros aspectos, se
puede considerar el archivo de los archivos estatales, y por tanto, tambin en el
mbito de la descripcin archivstica. Su envergadura supone un considerable
esfuerzo de bsqueda, consulta y estudio, por este motivo he preferido centrarme
en las fuentes primarias de este centro, que adems conserva series paralelas con
- Nuevo catlogo de la documentacin no incluida en el anterior y de la recibida con posterioridad

referente a la actuacin general del cuerpo facultativo de archiveros, bibliotecarios y arquelogos
y de la seccin correspondiente del ministerio, que se custodia en el Archivo General del
Ministerio de Educacin Nacional, Madrid, 1963.
Introduccin / 31
los archivos anteriormente citados, al poseer los fondos documentales de los

organismos centrales de la administracin que se ocuparon de los archivos y la
archivstica.
En la consulta y anlisis de las diferentes fuentes documentales, al igual,
que en cualquier tipo de trabajo histrico, he podido observar diferentes puntos de
vista de una misma realidad, as como comprobar la existencia de una evolucin
comn en la elaboracin de los instrumentos de trabajo, tanto desde la ptica de la
teora de la descripcin como desde la prctica archivstica.
En segundo lugar, aparte de las fuentes documentales primarias, este
estudio se ha basado en fuentes secundarias como son las publicaciones
monogrficas. Como he comentado en lneas anteriores he consultado la
bibliografa de las principales bibliotecas espaolas y el buscador Google Books.
La bibliografa consultada abarca obras desde el siglo XIX, e incluso en algunos
casos anteriores, hasta la actualidad.
En tercer lugar, adems de las fuentes citadas, he empleado otra fuente
secundaria que resulta imprescindible en el mbito de la archivstica, se trata de las
publicaciones peridicas. Las revistas ms analizadas en el presente trabajo son
aquellas que giran en torno a los archivos y a los archiveros durante las pocas de
mayor esplendor en el desarrollo de la profesin, sobre todo, las que marcan una
cierta continuidad cronolgica. Estas publicaciones son rganos de expresin de
las principales instituciones archivsticas, hacindose eco de los grandes hitos de la
archivstica espaola a lo largo del tiempo, me refiero, en especial a la Revista de
Archivos, Bibliotecas y Museos6; el Boletn de Archivos, Bibliotecas y Museos7;
Informacin extrada de la Hemeroteca Digital: La Revista de archivos, bibliotecas y museos es

probablemente la ms representativa de las que se han editado en Espaa en estas materias. Por una
parte, el largo periodo de tiempo que abarca, que se extiende, aunque con interrupciones, de 1871 a
1979, ofrece una panormica histrica de la evolucin de las bibliotecas, archivos y museos. Por
otra parte, la cantidad y calidad de los colaboradores que redactaron sus pginas la convierten en
testimonio de la investigacin en nuestro patrimonio y del inters en difundir su gran riqueza. La
RABM fue el rgano del Cuerpo Facultativo de Bibliotecarios, Archiveros y Anticuarios. Se
organiz en distintas secciones para dar cabida a trabajos originales, difundir las colecciones,
recoger las novedades bibliogrficas y publicar noticias oficiales. La nmina de redactores y temas
ha sido muy larga, por lo que se recomienda consultar el Catlogo de la Revista y el Boletn de
Archivos, Bibliotecas y Museos, de D. Ramn Gmez Villafranca, que abarca de enero de 1871 a
diciembre de 1910, as como los dos volmenes de ndices, el de los aos 1871/1957 incluido en el
tomo 66 (1959), y el de los aos 1958/1979 redactado por Carlos Rodrguez Jouli de Saint - Cyr y
que fue publicado por el Ministerio de Cultura en 1986.
[http://bdh.bne.es/bnesearch/HemerotecaCompleteSearch.do] (Consultado el 01-07-2011).
Introduccin / 32
el Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas8 y el Boletn de

Archivos9. Desde luego, estas no han sido las nicas revistas consultadas. En el
mbito nacional, desde el punto de vista corporativo, otra revista que destaca por
su continuidad, es la Revista de ANABAD (Asociacin Nacional de Archiveros,
Bibliotecarios y Documentalistas), que tambin abarca un amplio periodo desde
los aos cincuenta hasta la actualidad, adems de otras publicaciones que me han
servido para examinar dcadas ms recientes. Esencialmente en las ltimas
dcadas se produce una gran explosin cuantitativa y cualitativa en la edicin de
publicaciones peridicas del ramo, tanto del mbito general de la documentacin,
como de la diplomtica, como de la archivstica en particular. Aunque se echa de
menos una publicacin o repositorio que recoja de manera exclusiva las novedades
en publicidad de instrumentos de difusin, cubre en cierto modo la demanda, el
Boletn del CIDA (Centro de Informacin Documental de Archivos) que dedica un
apartado temtico desde hace dcadas a la difusin de las novedades, pero no
recoge los portales, repositorios, u otros recursos, ms propios de la tradicional
literatura gris.
IV. Estructura
La presente investigacin se articula en captulos articulados en diferentes
apartados.
El captulo 1 bajo el ttulo, Definicin y tipologas de los instrumentos
archivsticos, constituye bsicamente un repaso conceptual del objeto investigado
en el presente estudio, tanto del trmino instrumento archivstico, como de las
diferentes tipologas en las que se divide. Este apartado comienza con la polmica
Informacin extrada de la Hemeroteca Digital: El Boletn de archivos, bibliotecas y museos se

public entre abril y diciembre de 1896. rgano oficial del Montepo del Cuerpo Facultativo,
difunda informacin administrativa entre los colegiados. Pero incluy tambin una seccin tcnica
en la que encontramos informacin de gran inters ().
[http://bdh.bne.es/bnesearch/HemerotecaCompleteSearch.do] (Consultado el 01-07-2011).
8
Como bien indica su nombre fue un rgano de publicidad y expresin de la Direccin General de
Archivos, Bibliotecas y Museos, que dependi del Ministerio de Educacin Nacional, entre los
aos 1952-1974, a travs del que se daba publicidad de las noticias y avances en los archivos,
bibliotecas y museos durante el rgimen franquista.
9
Revista dependiente de la Subdireccin General de Archivos del Ministerio de Cultura entre los
aos 1978-1980, durante la transicin democrtica, centrada nicamente en los aspectos tcnicos
archivsticos.
Introduccin / 33
derivada de la confusin terminolgica, que ocasiones, se ha presentado en torno a

las diferentes tipologas de instrumentos archivsticos, el origen de esta discusin
se sita en el siglo XIX y, a pesar de los mltiples intentos de concrecin, resultar
siempre un elemento de confusin en la prctica archivstica. En este apartado al
igual que en otros he revisado los principales manuales de descripcin archivstica,
que han constituido la base terica de la realizacin prctica de los archiveros
espaoles. Los apartados posteriores recogen las mltiples definiciones de estos
trminos en diferentes diccionarios, espaoles y extranjeros, de archivstica o de
documentacin en general; as como de las formuladas por los principales tericos
de la archivstica espaola. Antes del estudio de las diferentes definiciones de los
instrumentos archivsticos,
se incluye una breve introduccin a modo de
antecedente sobre su constitucin en la Edad Media y Edad Moderna.

El captulo 2, bajo la denominacin, Los organismos encargados de los
archivos en la Administracin Pblica: articuladores de la funcin descriptiva de
los archivos, tiene la finalidad bsica de contextualizar los instrumentos de
descripcin en el seno de la evolucin administrativa espaola, mediante un breve
repaso a la historia de las instituciones y las organizaciones archivsticas
dependientes de la administracin pblica, que se dedicaron a lo largo del periodo
contemporneo, a intentar articular y establecer las pautas de descripcin
archivstica y, por tanto, de la creacin de los instrumentos de descripcin, as
como, a estudiar la introduccin de las novedades a nivel internacional en los
centros archivsticos pblicos y privados, que dependan directa e indirectamente
del Estado, y que se han regulado por leyes y normas emanadas de los diversos
gobiernos polticos. El periodo poltico e histrico en el que se circunscribe el
presente estudio, los siglos XIX, XX, y XXI es, en muchos momentos, una etapa
de la historia de Espaa convulsa y cambiante, en resumen de grandes fracturas.
Todas estas transformaciones se plasmarn en las instituciones dependientes de las
administraciones pblicas, constituyendo un obstculo para el desarrollo de una
normativa que pudiera hacer de la archivstica un rea fuerte y establecedora de
pautas para todos los organismos de la administracin. As pues, en este apartado
se repasa brevemente la relacin de ministerios, direcciones generales, organismos
consultivos,, que se han dedicado a establecer pautas y procedimientos para el
Introduccin / 34
tratamiento descriptivo de los archivos, bien, en forma de recomendacin, de

normativa o de propuesta de ley.
El captulo 3, titulado, La evolucin de los instrumentos archivsticos, es el
ncleo central de la tesis, es el captulo en el que he concentrado el grueso de la
investigacin entorno a la normativa, la teora y la prctica archivstica espaola
empleada en la creacin de los instrumentos archivsticos. Este captulo se
organiza cronolgicamente y se divide en dos fases: la primera centrada en los
cuadros de clasificacin, donde se repasa tanto en el tiempo la teora archivstica, a
travs de los diferentes autores y de la normativa de las instituciones pblicas, as
como las prcticas en la elaboracin de estos instrumentos. Y la segunda en la que
se tratan los mismos aspectos en relacin a los instrumentos archivsticos restantes.
En este apartado he analizado tambin las prcticas emanadas de la instruccin
universitaria y administrativa que influyeron en la creacin de instrumentos de
descripcin.
El captulo 4, con la denominacin, Las formas de elaboracin y
presentacin de los instrumentos de descripcin, analiza desde el punto de vista
ms material la evolucin de los instrumentos de descripcin a lo largo del periodo
estudiado. A travs de este apartado se puede observar como los grandes cambios
que se operan en el mbito de la descripcin archivstica tienen una clara
proyeccin fsica con respecto a los materiales que se emplean para la elaboracin
de los instrumentos y a las tcnicas empleadas, fruto del gran desarrollo industrial
y tecnolgico que parte del siglo XIX y que revolucionar todos los campos
laborales entre ellos el de la oficina y el archivo.
El instrumento de descripcin es un documento ms de la gestin
administrativa, por ello, en el presente apartado se muestra un profundo estudio de
los aspectos ms diplomticos del instrumentos de descripcin, es decir, se
analizan las transformaciones en su forma, formato y soporte, y sus consecuencias
en la descripcin archivstica, presentando un recorrido por las tcnicas empleadas
en la elaboracin de este tipo de documento, tanto de las tcnicas manuales de
elaboracin que suponen una continuidad en la poca Contempornea de las
pocas anteriores, como las novedades que se introducen, y que giran entorno a los
Introduccin / 35
diferentes desarrollos de dos mquinas, la de escribir y el ordenador, con la

progresiva sustitucin de los instrumentos escritorios por sistemas mecanizados.
En este captulo es bsica la revisin de las transformaciones
experimentadas en los soportes documentales que se han empleado en la creacin
de los instrumentos. Entre los diferentes soportes empleados encontramos los
soporte en papel, es el caso de la ficha, la cdula o el libro; los soportes analgico,
como el microfilm; y el soporte digital, como es el disquete, CD-ROM, disco
ptico o los soportes ms sofisticados que actualmente se ofrecen en el mercado,
como los discos duros y otros que se escapan materialmente del control del usuario
al emplear servidores remotos para el almacenamiento de la informacin. En un
comienzo, el paso de un soporte a otro se ha realizado para evitar la prdida de los
instrumentos de descripcin o la propia documentacin que relacionaban, pero con
el paso del tiempo, la culminacin ser la inclusin del instrumento de descripcin
en el propio documento digital, mediante los metadatos.
Los instrumentos de descripcin no slo se elaboran, tambin se difunden,
es decir, son presentados para un pblico ms amplio que el que forma parte de la
oficina o el archivo, por ello, en el presente estudio, tambin analizo la evolucin
tcnica y material de la presentacin de estos instrumentos, que van desde el
anlisis de la imprenta, tcnica que se conoca desde pocas anteriores a la
contempornea, hasta la difusin digital por redes y telecomunicaciones.
Los cambios analizados en el presente captulo no son exclusivos del
mbito nacional, se producen incluso con anterioridad en pases ms desarrollados,
pero tendrn sus peculiaridades asimilativas y evolutivas en la tradicin
archivstica espaola.
Y finalmente enlazando con el apartado final del anterior captulo, que trata
los aspectos materiales de la difusin, el captulo 6, bajo el epgrafe, La publicidad
de los instrumentos de informacin archivstica, recoge ampliamente la publicidad
de los instrumentos de informacin archivstica. Este captulo se sita al final de la
tesis, porque la finalidad bsica de las funciones descriptivas de los archiveros es
precisamente dar publicidad a su trabajo para facilitar el acceso del ciudadano y de
la administracin a la informacin. Los instrumentos que normalmente se
publicitan son los instrumentos de descripcin, por ello, este captulo se centra en
Introduccin / 36
esta tipologa de instrumentos y cmo se han ido transformando paulatinamente,

desde el siglo XIX, las formas de difusin y publicidad, caminando desde el
acceso restringido, a un mbito muy concreto de la ciudadana, al acceso de la
totalidad de la poblacin a los archivos. Tambin se analizan algunos de los
obstculos que han surgido como consecuencia de la gran difusin en el acceso a
la informacin, como es el caso del problema del analfabetismo informacional y
tecnolgico; las nuevas disciplinas que emplea la archivstica para dar mayor
publicidad de la informacin, como es el caso del marketing; las nuevas filosofas
en la difusin de la informacin como la que surge entorno al open archive, y la
gran importancia de las obras de los investigadores en la difusin de los archivos.
Al final del trabajo, se incluyen los anexos. Estos sirven para ilustrar los
apartados anteriormente comentados, y por tanto, son complementarios. En ellos
he incluido:
- Una serie de cuadros de clasificacin histricos, la mayora de ellos, de
publicacin indita, que sirven para ilustrar la importancia de la evolucin de los
cuadros de clasificacin en el mbito ministerial. Estos cuadros muestran los
grandes esfuerzos histricos en la normalizacin de los archivos, que parecen una
novedad de nuestros das.
- Diversas grficas que ilustran la evolucin en la produccin de la
publicidad de los instrumentos de descripcin archivstica por tipologas de
instrumentos.
- Dos transcripciones en texto ntegro de las mltiples normas de
descripcin archivstica que se han publicado en los ltimos siglos. Estas normas
son de gran transcendencia en la evolucin descriptiva espaola, se trata de la
Instruccin para el arreglo y clasificacin de los archivos, que es la primera
norma de descripcin archivstica espaola de la poca contempornea y que a
pesar de no llegar a aprobarse por la falta de consenso, ha sido la pauta a seguir
por muchos archivos y la Real Orden de 14 de enero de 1893 del Ministerio de
Instruccin Pblica sobre la publicidad de los instrumentos de informacin en los
centros gestionados por el Cuerpo Facultativo, norma que ilustra el constante
inters de los archivos en dar publicidad a la informacin contenida en los mismos.
Introduccin / 37
- Una serie de noticias de prensa electrnica, cuyo anlisis crtico es

realizado en el captulo dedicado a la publicidad de los instrumentos archivsticos,
en la que se recogen la actualidad y la repercusin social de la publicidad de la
informacin de los archivos, que es objeto de un gran nmero de pginas en los
peridicos de todo el mundo.
- Una serie de fotografas y patentes de los instrumentos de control y
descripcin de la documentacin por antonomasia, antes de la aparicin de las
bases de datos, los ficheros. Estas fotografas han sido realizadas ntegramente en
el Archivo General de la Administracin en Alcal de Henares.
- El ltimo anexo, es un anlisis de las fichas de referencias o descripcin a
travs de imgenes tambin tomadas del Archivo General de la Administracin de
Alcal de Henares.
CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 39

CAPTULO 1
DEFINICIONES Y TIPOLOGAS DE INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS
1. La descripcin de los archivos en al rea de tradicin latina y su influencia
en la Archivstica Espaola
El crculo de las influencias terico-prcticas descriptivas que ha estado
presente en la archivstica espaola durante la poca Contempornea tiene su
origen en una tradicin compartida con otros pases, que se integran dentro de la
rbita de la cultura latina, entre los cuales nos encontramos, por un lado, los que
tienen una influencia ms directa de la cultura greco-latina y por otro lado, los
pases influenciados por esta tradicin, mediante un proceso de culturizacin
consecuencia de las colonizaciones que se producen desde la Edad Moderna.
Los pases de origen directo greco-latino, son Espaa, Francia, Italia,
Grecia o Portugal1, y los pases posteriormente absorbidos por esta tradicin sern
todas las colonias que han ido estableciendo dichos pases en las diferentes fases
de expansin. En el caso de Espaa, la tradicin se extiende a un amplio territorio.
Desde el punto de vista de la influencia archivstica, interesa destacar dos
tradiciones, la francesa e italiana, debido a su fuerte impronta en nuestra
archivstica, fundamentalmente por razones de proximidad con Espaa.
Esta cercana no es casual, ya que los tres pases comparten una relacin
histrica, cultural, administrativa y lingstica, que ha supuesto un continuo
intercambio intelectual en todos los niveles, y por tanto, tambin, en el mbito de
la descripcin archivstica.
Frente a la tradicin latina estara la tradicin
anglosajona que tiene sus propias peculiaridades archivsticas.
En el pas vecino existen importantes tericos, sin embargo, la influencia en la Archivstica

Espaola apenas se ha recogido por los diferentes autores nacionales. Un manual interesante para
conocer la evolucin terica y prctica de la Archivstica portuguesa es la obra de Armando
Malheiro da Silva, Arquivstica: teoria e prtica de uma cincia da informao. En Portugal nos
encontramos tambin estudios que tratan el tema de los instrumentos de descripcin como es el
caso del realizado por Maria Fernanda Sombreireiro Falcato Henriques Mouta, Arquivos
instrumentos de recuperaao da informaao, publicada en el ao 1977. Portugal es un pas que ha
desarrollado grandes proyectos archivsticos en los ltimos aos, las directrices para la descripcin
se han establecido a travs de obras como Orientaoes para a descriao arquivstica publicado por
el Instituto dos Arquivos Nacionais, la Torre do Tombo, el Programa de normalizaao da
Descriao em arquivo y el Grupo de trabalho de normalizaao da descriao em arquivo.

Los archiveros espaoles se interesaron, aunque no nicamente, por

conocer las novedades archivsticas a travs de las obras de los principales
archiveros de los pases nombrados.
La influencia ha sido diferente en la otra rea nombrada, que en el caso de
Espaa sera la Latinoamericana. En este mbito su tradicin archivstica se
alimenta de diferentes orgenes, siendo pases influidos tanto por las corrientes
europeas como norteamericanas.
La nmina de autores que trataron el tema de los instrumentos de
descripcin en estos mbitos es amplsima, por ello, a continuacin, se recoge una
breve resea de algunos autores que han marcado nuestra tradicin.
La Italia del siglo XX se ha caracterizado por dar importantes pensadores a
la archivstica internacional, algunos de los cuales han influido tambin en nuestra
archivstica y en la latinoamericana, la nmina es amplia, pero destacan autores
como Leopoldo Sandri2, Eugenio Casanova, Giorgio Cencetti3, Elio Lodolini.
Eugenio Casanova, lleg a Espaa a travs de su obra Archivstica4, que
a pesar de no ser traducida al castellano, no impidi que fuera ampliamente
conocida. Este autor contempl los siguientes instrumentos archivsticos: el
inventario, el manual histrico archivstico, el ndice sumario, el inventario
sumario, el elenco, el ndice, el repertorio, el regesto, el catlogo y la gua.
Recogi tambin el instrumento auxiliar por antonomasia, el ndice, que se
poda emplear tanto en la elaboracin del inventario, como del regesto, de la tabla
de materias o de la gua,
Este autor dedic parte de su obra a estudiar las peculiaridades de los
instrumentos archivsticos empleados en Italia. En cuanto al inventario lo defini
como: aquella composicin o documento, en el que son indicadas de modo
partido las cosas y, en el caso especfico, los actos de un instituto, de los cuales se
deriva la entidad. Es el cuadro complejo, y el prospecto sinttico de aquellos actos,
ordenado segn el mtodo cientfico, del que no se considera la cualidad, sino la
cantidad, lo consider un instrumento insustituible por cualquier otro. Defini la
2
SANDRI, Leopoldo. L'Archivistica. En: Antologia di scritti archivistici. Ufficio Centrale per i
Beni Archivistici, Roma, 1985. p. 9-25.
3
CENCETTI, Giorgio. Inventario bibliogrfico e inventario archivstico. En:LArchiginnasio,
XXXIV, Bologna, 1939, p. 106-117.
4
CASANOVA, Eugenio. Archivstica, Lazzeri, Siena, 1928.

gua o vade mecum, como: aquel documento que describe sucintamente parte por
parte todo el conjunto de un archivo general, siguiendo casi la colocacin. El
manual histrico archivstico, lo defini como: la descripcin razonada de varios
archivos generales para darse una idea de su amplitud y de su contenido, esta
definicin estara ms cercana a lo que se entiende en la tradicin espaola por
gua que la anterior. El ndice sumario, inventario sumario o lista lo defini como:
el prospecto numrico de las colecciones, que componen un archivo. El elenco
lo defini como: el documento en el que se registran una detrs de otra ms cosas,
segn un orden determinado para indicar tanto la cantidad como la cualidad. El
repertorio lo defini como: el recuento o reagrupamiento de las cosas o sujetos de
un manuscrito o de una serie de manuscritos o impresos, recuento dispuesto en un
orden determinado, alfabtico o por materia, para facilitar la bsqueda de una o
ms cosas o sujetos. El regesto lo defini como: el asunto ms o menos extenso,
del contenido de una acto singular, o el recuento de varios de tal asunto. El
catlogo lo defini como: la enumeracin o lista, ordenada o no ordenada, de
nombre o ttulo de ms cosas del mismo gnero. La tabla de materias la defini
como: el prospecto alfabtico de las cosas mencionadas o tratadas en un
manuscrito o impreso determinado.5
Otro de los autores italianos que ha tenido incluso ms repercusin en la
archivstica espaola y tambin en la exterior, tanto a travs de su obra, como por
sus colaboraciones en proyectos internacionales, ha sido Elio Lodolini.
Su manual destaca por ser uno de los ms influyentes en la archivstica
contempornea, Archivstica. Principios y Problemas6, y este manual a diferencia
del anterior s ha sido traducido al castellano. Elio Lodolini, reduce el conjunto de
instrumentos de trabajo del archivo a dos: la gua general7 y el inventario8. Trata
el tema de los instrumentos de descripcin desde una perspectiva acadmica y
final, como elemento de orientacin a la investigacin: En nuestra opinin, el
verdadero inventario, o sea, el instrumento de trabajo necesario para encontrar la
5
dem, p. 252.
LODOLINI, Elio. Archivstica. Principios y Problemas. ANABAD, Madrid, 1993, p. 205-213.
7
La gua describe, o debera describir, el archivo sobre la base de las instituciones que han
producido la documentacin. dem, p. 207.
8
El inventario, analtico o sumario, describe el material documental del fondo segn el orden que
le ha sido dado por el ordenador y en el que la documentacin est destinada a ser conservada
permanentemente. dem, p. 207.
6

documentacin que interesa, es la llamada introduccin, es decir, el estudio que

indica las competencias, las estructuras, el modo de funcionamiento, la evolucin
de la institucin o magistratura que ha producido el material documental descrito
en el inventario (). El inventario que sigue no es otra cosa que una lista, cuya
consulta es posible solamente despus de que quien lo consulta ha estudiado la
introduccin que lo hace inteligible.
El inventario como listado de documentos por si slo no tiene valor a la
consulta, tal y como indica Elio Lodolini, es necesario complementarlo con la
historia institucional del fondo documental, y a ser posible, con la historia
archivstica, tal y como recoge actualmente la normativa internacional, en los
elementos de las diferentes normas. Para Elio Lodolini, slo existen instrumentos
de descripcin en el Archivo Histrico, no concibe instrumentos para otras fases
del archivo, o en otras fases de trabajo descriptivo que no tenga por objeto la
publicidad de la informacin, su visin es puramente historicista.
Elio Lodolini diferencia la archivstica italiana de otras tradiciones como la
espaola, sealando que en Italia no se contempla el catlogo, como instrumento
archivstico, porque convierte al archivo en una gran coleccin de documentos
unos aislados de otros, sin relacin entre si; pero s se acepta el inventario porque
vincula los documentos. Este autor estableci las diferencias terminolgicas del
vocablo catlogo entre varios pases, esencialmente Espaa e Italia. En Espaa se
manejara el inventario y el catlogo, y en Italia, la gua temtica, el inventario
analtico y el repertorio de series. Para Elio Lodolini el trmino catlogo est ms
prximo a una coleccin artificial que orgnica, por ello, para el archivo prefiere el
trmino inventario.
Francia ha estado siempre a la cabeza de todas las novedades, y cmo no,
tambin en el mbito de los instrumentos de descripcin, quizs fue uno de los
primeros pases en contar con inventarios de archivo, desde el siglo XIV,
concretamente, autores como Michel Duchein, hablan del registro del Tesoro de
Chartres de los reyes de Francia de 13509; como el primer inventario. A principios
En Espaa se establece el origen del primer inventario en la Corona de Aragn, sin embargo, hay
que destacar la importancia de la influencia de la zona francfona sobre la aragonesa durante la
Edad Media, fruto quizs de esta relacin fuera el origen de los primeros memoriales en ambas
zonas, pues la fechas se aproximan mucho.

del siglo XIX los franceses fueron los introductores de una de las principales
teoras archivsticas a nivel internacional, la que se inspir el principio de
procedencia, aunque existen diversas polmicas entorno a quien fue el primer pas
que la incorpor. Este principio formulado en el ao 1841 mediante Circular del
Ministro Duchtel, fechada el 24 de abril de 1841 y redactada por Len Gadebled
y Natalis de Wailly10, tena el objetivo de acabar con las clasificaciones metdicas
o por materias de los archivos, substituyndolas por clasificaciones por
procedencias. Este principio sobre el cual se mantiene la tesis que incluso surgi
antes en la tradicin espaola, concretamente en las ordenanzas modernas de los
archivos nacionales, influy en la descripcin archivstica desde el siglo XIX,
constituyndose como principio bsico de la archivstica. Otra influencia de la
archivstica francesa, se encuentra en la formacin de archiveros, concretamente la
Escuela de Diplomtica espaola que surge a mediados del siglo XIX, se inspir
en Lcole de Chartres.
La normalizacin de los instrumentos de descripcin archivsticos en
Francia comienza al igual que en Espaa en el siglo XIX, a travs de una doctrina
reglamentaria. Fue uno de los primeros pases en legislar a travs de circulares e
instrucciones en relacin a su elaboracin. En el ao 1921, un Reglamento General
de 1 de julio, enunciaba en su artculo sesenta y uno: Una de las funciones
principales del archivero es facilitar la bsqueda en sus depsitos a los
investigadores mediante la redaccin de repertorios numricos e inventarios
sumarios. A pesar de los intentos de normalizacin, Francia al igual que Espaa,
se ha caracterizado en la realidad prctica por la gran variedad de instrumentos de
descripcin, as como las continuas clasificaciones y reclasificaciones de sus
archivos, sobre todo durante el siglo XIX.
Desde fechas tempranas, al igual que en Espaa, en Francia se persigui la
elaboracin de inventarios generales de todos los depsitos de archivos, con una
finalidad de control, concretamente desde el ao 183911. Muchos tericos de
10
DUCHEIN, Michel. La clef du Trsor: Lvolution des instruments de recherche darchives du

Moyen Age a nos tours daprs des exemples franais. En: Miscellanea Carlos Wyffels. Archives
et Bibliotheques de Belgique, Bruxelles, 1986, p. 110-113.
11
DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. ASSOCIATION DES ARCHIVISTE
FRANAIS (PARS). Manuel darchivistique: Thorie et practique des Archives publiques en
France, Pars: Imprimerie National, 1970.

origen francs o de tradicin francfona han destacado a nivel internacional y

muchos han sentado las bases de la teora descriptiva actual, es el caso de los
franceses Jean Favier12, Robert Henri-Bautier13, Peter Walne14, Michel Duchein,
Victorin Chabot, o los canadienses, Jean-Yves Rousseau15, Carol Couture16,
Michel Roberge17, Louis Cardinal18, Jacques Ducharme, , por citar algunos
ejemplos.
En uno de los manuales archivsticos ms influyentes de Francia19, surgido
en colaboracin entre la administracin central y los profesionales de archivos, se
contemplan los siguientes instrumentos de descripcin, cuyas denominaciones,
como se puede ver a continuacin, distan bastante de las tipologas espaolas, se
trata de: le procs-verbal de rcolement20, ltat sommaire ou tat par fonds21,
les guides darchives22 (guas por depsitos, guas por fondos o grupos de
fondos, guas por categoras de investigadores), le rpertorie numrique23, le
12
FAVIER, Jean. Les Archives. Presses Universitaires de France, Paris, 1991.

HENRI-BAUTIER, Robert. Veinte aos de colaboracin internacional en materia de archivos.
UNESCO, Pars, 1965.
14
WALNE, Peter. Dictionary of archival terminology: Dictionnaire de terminologie arcivistique :
English and French with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish. International
Council on Archives handbooks series ; v. 7, 1988.
15
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Les fondements de la discipline archivistique.
Presses de l'Universit du Qubec, Qubec, 2003.
16
COUTURE, Carol (Dir.); DUCHARME, Jacques. La normalisation en archivistique un pas de
plus dans levolution dune discipline. Documentor: Asociation des archivistes du Qubec, Qubec,
1992.
17
ROBERGE, Michel Gestion des documents administratifs. Vitray, Canad, 1983.
18
CARDINAL Louis (Dir.). Les instruments de recherche pour les archives. [Groupe de travail
sous la direction de Victorin Chabot, cr par la Section des archives historiques de lAssociation
des archivistes du Qubec], La Pocatire, Documentor, Canad, 1989.
19
DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. ASSOCIATION DES ARCHIVISTE
FRANAIS (PARS). Manuel darchivistique: Thorie et practique des Archives publiques en
France, Pars: Imprimerie National, 1970. p. 250-272.
20
El instrumento de descripcin ms sumario, pero el primero en establecerse, es el acta de
recogida, al que est relacionado toda la direccin del servicio de archivo y su puesta en
funcionamiento, as como las alteraciones significativas que se producen en el movimiento de las
colecciones.
21
Corresponde a la necesidad de poner a disposicin de los historiadores la informacin general del
conjunto del contenido de fondos conservados dentro de cada depsito de archivo.
22
Ms sustancial, el estado sumario deviene en la gua de archivos. Es aquel que puede ser
concebido sea para el conjunto de un depsito, sea para una serie o un fondo particular, sea para
una categora de investigadores particulares.
23
Es concebido por los redactores de la Instruccin de 25 de abril de 1909 como un medio eficaz
de realizar, dentro de un espacio de tiempo corto, un conjunto de instrumentos de descripcin que
permitan a los usuarios del archivo orientarse con una precisin suficiente tanto los fondos
posteriores y mismo anteriores a 1790.
13

rpertorie numrique dtaill24, linventaire sommaire (ancienne formule)25,

linventaire sommaire rglemenataire (analytique)26,
Aos despus de la publicacin del manual de archivos de la Direccin
General de Archivos de Francia, apareci la obra Les instruments de recherche
pour les archives27, bajo la direccin de Victorin Chabot, en esta obra se
diferencian dos niveles de instrumentos de descripcin. El primer nivel recoge los
ndices alfabticos y cronolgicos; y en el segundo nivel contempla: los catlogos,
los estados generales de fondos, las guas de depsitos, las guas por grupos de
fondos, gua por fondos, guas por series o subseries, el repertorio sumario, el
repertorio numrico simple, el repertorio numrico detallado, el repertorio ndice,
el inventario sumario, el inventario analtico y el inventario indexado. La obra
recoge un esquema en el que se muestran los instrumentos en funcin del nivel de
fondo que contemplen. Este cuadro recuerda al cuadro de clasificacin que aparece
en el segunda edicin de la ISAD (G), por ello se reproduce, a continuacin,
traducido al castellano.
En la actualidad no slo continan los problemas terminolgicos, incluso
han aumentado con la normalizacin y la aplicacin de las nuevas tecnologas en
la produccin documental y en la gestin del archivo. En un artculo recientemente
publicado por Jean Dryden28 en la revista Archival Science, el autor enumera los
grandes esfuerzos de normalizacin a nivel nacional e internacional y la particular
dificultad de normalizar la terminologa archivstica.
24
Es igual que el anterior pero con mayor profundidad en la descripcin.

Es la forma tradicional de instrumentos de descripcin para los fondos antiguos.
26
Desde una circular de 1909, el inventario sumario es definido as: Todas las piezas son
analizadas, ms aquellas lo son sumariamente.
27
CARDINAL Louis. Les instruments de recherche pour les archives, La Pocatiere, Documentor,
1984.
28
DRYDEN, Jean. A Tower of Babel: Standardizing Archival Terminology. En: Archival
Science, v. 5, n 1, 1-16, 2005.
25

Catlogo de fondos, Estado General de

Fondos, Gua de Depsitos
Archivo
(DEPOT)
Grupo de Fondos
Grupo de Fondos
Grupo de Fondos
Gua de Grupo de
Fondos
Fondos
Fondo
Fondo
Gua de Fondos
Serie
Serie
Gua de Serie/Subserie
Unidad de Instalacin
(ARTICLE)
Unidad Intelectual
Unidad Intelectual
(PICE)
Unidad Intelectual
Serie
Repertorio
Inventario
Figura 1. Transcripcin al espaol de un esquema de la obra Les instruments de recherche pour les
archives, bajo la direccin de Victorin Chabot
Finalmente me gustara destacar un autor de tradicin latina que ha influido

en la archivstica nacional e internacional, a pesar de su origen germnico. Se trata
de Aurelio Tanodi, de este archivero slo se puede decir, tal y como se ha
calificado, que es un maestro de la Archivstica contempornea. Ejerci la
profesin en Amrica29, pero su formacin fue totalmente europea. Precisamente
por su gran influencia tanto en Amrica Latina como en Europa, a travs de su
participacin en los organismos internacionales, o a travs de su obra; es necesario
resaltar sus reflexiones entorno a los instrumentos de descripcin. Una de las
opiniones que me resulta de gran inters del seor Aurelio Tanodi en su afirmacin
de que en los archivos, a diferencia de las bibliotecas o museos, no se cataloga,
sino que se describe, para este autor, la descripcin consista en un conjunto que
comenzaba con piezas individuales pero no aisladas entre s, sino correlacionadas,
hasta formar unidades mayores, series, secciones o grupos, fondos y archivos; por
otro lado, consider que a las unidades pequeas o mayores haba que describirlas
en un contexto orgnico y correlativo30.
29
TANODI, Aurelio. Manual de archivologa hispanoamericana: teoras y principios. Universidad

Nacional de Crdoba, Facultad de Filosofa y Humanidades, Escuela de Archiveros, 1961.
30
TANODI, Aurelio. Inventario, catlogo e ndices. En: Descripcin de documentos
archivsticos: (Materiales de Trabajo), Instituto Riva-Agero, Pontificia Universidad Catlica del
Per, 1982, p. 47-66.

2. Las dificultades terminolgicas en la denominacin de los instrumentos

archivsticos a travs las obras de los archiveros espaoles
Las dificultades terminolgicas en la archivstica han sido y son algo
presente a pesar del gran progreso normativo y regulador que ha experimentado la
disciplina a lo largo de las ltimas dcadas. A las confusiones conceptuales en las
tradicionales archivsticas nacionales se han aadido las confusiones derivadas de
la normalizacin a nivel internacional, que han supuesto el desarrollo de mltiples
estudios que tratan de establecer las equivalencias entre los diferentes idiomas;
asimismo, las diferentes reflexiones se han plasmado en actas de Congresos,
Seminarios, informes de Grupos de Trabajo, diccionarios, artculos.
La terminologa empleada en la denominacin de los instrumentos de
descripcin no escapa a esta casustica, incluso, podemos hablar de una tendencia
en la archivstica que se remontan a pocas anteriores a la Edad Contempornea
que trata de establecer de manera definitoria una terminologa para los
instrumentos archivsticos.
Si nos remontamos a tiempos no demasiado pretritos, en el ao 1954, J.
Martnez Ferrando, escribi un artculo31 que se publicara en el Boletn de la
Direccin General de Archivos dedicado a los problemas terminolgicos de la
archivstica en relacin a la denominacin de los instrumentos de descripcin: el
inventario, el ndice y el catlogo. Estos trminos se empleaban indistintamente sin
diferenciar unos de otros en la realidad prctica. Esta confusin aumentaba al ser
trminos compartidos por los archivos, bibliotecas y museos; este autor sealaba
adems la falta de diferenciacin de estos trminos en los diferentes reglamentos.
Martnez Ferrando realiz un repaso histrico de estos trminos resaltando
como instrumento esencial del archivo a comienzos del siglo XIX el ndice que
defina como: extracto metdico de los fondos de un depsito documental. Este
instrumento pasar a denominarse posteriormente inventario. El inventario se
31
MARTNEZ FERRANDO, J. Terminologa Archivstica. Inventarios, catlogos e ndices. En:

Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Madrid: Ministerio de Educacin
Nacional, n 23, noviembre, 1954.

consideraba un instrumento de carcter administrativo, y no se diferenciaba entre

el inventario y el catlogo. En el artculo diferenciaba los siguientes tipos de
inventarios:
1. El inventario general topogrfico, que sustituira los antiguos ndices y que
defina como una relacin encasillada de las unidades documentales de un
archivo, en la que se recogen los datos externos caractersticos de aquellas,
establecindose como clave de consulta su riguroso orden de colocacin.
2. El inventario analtico que defina como relacin de regesta ms o menos
extensa de los documentos de una seccin o serie, dispuesta dentro de un
encasillado en el que figuran los datos precisos para caracterizar y encontrar las
piezas que lo componen.
3. El inventario ideolgico que era la reconstitucin sobre el papel de un fondo
documental materialmente disperso.
Este archivero consideraba que el trmino catlogo haba sido adoptado tanto
por el mbito archivstico como bibliotecario y lo defina como una relacin de
regesta de documentos seleccionados referentes a una materia o asunto
determinado.
Sealaba adems el cambio de significado que se haba producido en el
trmino ndice en el siglo XX, pasando a definirse como una lista de palabras
orientadoras sobre el contenido de un texto. Otra tipologa de ndice que inclua
en su artculo era el ndice de concordancias, que servira para establecer la
equivalencia de signaturas antiguas y modernas. Destac la importancia de este
instrumento para poder emplear los antiguos instrumentos de descripcin de los
archivos32.
La indefinicin terminolgica provocar una constante inquietud entre los
archiveros por hallar el camino de la normalizacin no slo descriptiva sino
tambin terminolgica.
32
Este instrumento resulta todava hoy en da esencial para no perder la referencia de los viejos
instrumentos descriptivos elaborados sobre los fondos documentales.

Una de las archiveras tericas de la tradicin espaola fue Antonia Heredia

Herrera33 que fue la primera autora que dedic una monografa34 con exclusividad
a los instrumentos archivsticos, en su obra tambin se abordaban los problemas
terminolgicos de los conceptos empleados para denominar los instrumentos de
descripcin y control archivstico. Esta autora realiz un repaso de los trminos en
las diferentes tradiciones archivsticas: los norteamericanos, partiendo de
Schellemberg emplean el trmino catlogo como el instrumento de informacin
del archivo que engloba tanto los inventarios, como los catlogos; los franceses se
inclinan al inventario con una significacin general que incluye tanto el
inventario (concebido por nosotros), como el catlogo (donde las piezas son
descritas una por una), denominado al primero inventario sumario y al segundo
inventario analtico35.
Tras el anlisis de los diferentes trminos la autora rechaz para la
denominacin genrica de instrumentos de descripcin el trmino de catlogo, al
considerar que asimilaba a los archivos y a las bibliotecas, pero tambin rechaz la
palabra inventario.
Por otro lado, consider demasiado amplios los trminos empleados en la
tradicin archivstica espaola como es el caso de instrumento de trabajo e
instrumento archivstico. Finalmente acept el trmino francs de instrumento de
recherche, como el ms adecuado, por acercarse al trmino de instrumento de
descripcin.
La ausencia de una homogenizacin terminolgica de los instrumentos de
descripcin ha tenido repercusiones en la realidad prctica de los archivos a la hora
de denominar los instrumentos que se elaboran y as lo recogi A. Heredia: a
veces incluso se denominan inventarios obras que son claramente catlogos y
viceversa, o se mezclan en su elaboracin los criterios de los primeros con los de
33
Esta archivera ha mostrado un inters por la definicin de la terminologa archivstica hasta

nuestros das prueba de ello es la reciente publicacin:
HEREDIA HERRERA, Antonia. Lenguaje y vocabulario archivsticos algo ms que un
diccionario, Junta de Andaluca, Consejera de Cultura, Sevilla, 2011.
34
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin documental, Sevilla,
1982.
35
dem, p. 18.

los segundos, en un instrumento denominado arbitrariamente con una u otra

designacin36.
Es interesante el paralelismo que estableci A. Heredia entre las agrupaciones
documentales y los instrumentos de descripcin, que luego se adoptara tambin en
las normas de descripcin archivstica internacionales, aunque la autora emple en
esta obra una terminologa y una prctica caduca en la archivstica actual. En la
poca en que escribi Antonia Heredia esta obra, la gua describa las Secciones37,
hoy da, sera ms adecuado considerar que las guas describen los fondos
documentales o los grupos de fondos documentales,... Las secciones son
agrupaciones documentales que no se emplean a la hora de clasificar nuevos
archivos, slo se mantienen en archivos que no han modificado su clasificacin
por diversas razones. Las dificultades para llevar a cabo la reorganizacin de
fondos documentales de las viejas instituciones archivsticas basndose en las
nuevas agrupaciones documentales (fondo, sufondo, serie,), han sido estudiadas
por Pedro Lpez Gmez. Este autor diferencia entre fondo documental y coleccin
documental, esta divisin no es tan antigua, tal y como seala el propio autor:
Durante todo el siglo XIX y gran parte del XX, se utiliz el trmino coleccin
con un sentido ambiguo, que inclua, adems de la acepcin de coleccin
propiamente dicha, tal y como hoy la entendemos, -la de agrupacin arbitraria de
documentos-, la de fondo, la de serie, y en la realidad la de cualquier agrupacin
documental, temtica u orgnica que se hubiera realizado38. Este autor recoge la
posibilidad de aplicar la norma ISAD (G) tanto para los fondos como para las
colecciones documentales39. Quizs este ltimo punto es lo que convierte la norma
36
dem., p. 20-21
dem., p. 21.
38
LPEZ GMEZ, Pedro. La representacin de las agrupaciones de fondos documentales.
Separata de: Homenagem ao professor doutor Jos Marques, Facultade de Letras da Universidade
do Porto, O Porto, 2003.
39
En este sentido he tenido la experiencia personal de organizar parte del fondo de Marruecos
respetando la organizacin que traa el fondo, que se estableci en el archivo antecesor y que
responda a una coleccin de tipo temtico. Ante la imposibilidad de recuperar una posible
organizacin originaria, basada en el principio de procedencia, la opcin fue respetar la
clasificacin realizada en el Archivo-Biblioteca de la Direccin General de Plazas y Provincias
Africanas, a la hora de aplicar la norma ISAD (G), introduciendo dicha clasificacin en un sistema
informtico de gestin descriptiva.
37

ISAD (G) en una norma de carcter flexible. As pues, las antiguas secciones
pueden ser consideradas como colecciones.
En cuanto a la clasificacin de los instrumentos de descripcin en la obra de
Antonia Heredia se recogen los tipos:
1. Gua que defini como visin panormica y genrica de los fondos y grupos
documentales de un conjunto de archivos bajo un denominador comn, o bien de
un archivo, o de una seccin, o de una serie, acompaada de todo lo que puede
iluminar su valor y su sentido. Diferencia entre dos tipos de gua: gua general y
la gua especial40. La gua general sera aquella que recoge informacin sobre el
archivo o archivos, frente a la especial que se centrara ms en los fondos
documentales y menos en el archivo.
2. Inventario, A. Heredia se centr en diferenciarlo del catlogo y resalt su
carcter primordial como instrumento de descripcin del archivo. Con respecto al
inventario incidi en su doble finalidad, como instrumento de control y
localizacin y como instrumento de orientacin al investigador. Estableciendo los
elementos esenciales que deba tener un inventario: signatura de la unidad de
instalacin en el depsito (legajo, libro, carpeta); entrada descriptiva (tipologa y
tradicin documentales, autor, destinatario y materias, si es posible) y fechas
lmites41.
3. El catlogo, sobre el que la autora rese: la nota especfica de este
instrumento es hacer objeto de la descripcin a la pieza documental, entendiendo
por tal, tanto al documento suelto, considerado como documento principal (Real
Cdula, Real Provisin, carta, consulta, escritura de poder, testamento, escritura de
venta,...), como a la unidad archivstica (expediente)42. Estableci los elementos
indispensables que se deban incluir en su confeccin: fecha completa, tipologa
documental, autor, destinatario, asunto, datos externos y signatura. Diferenci
40
dem., p. 25-26.
dem., p. 30-31.
42
dem., p.78.
41

entre el catlogo cronolgico y alfabtico en cuanto a su organizacin y el catlogo

de series facticias, para mapas, planos, sellos, bulas,...
4. Los ndices auxiliares de descripcin, con respecto a ellos seal que el valor de
cualquier instrumento de descripcin aumentara con su inclusin, y no concibi el
catlogo sin un ndice. En este epgrafe vemos como A. Heredia Herrera recurri
al mbito normativo bibliotecario para la normalizacin de los ndices debido a la
ausencia de normas propias en el mbito archivstico43, recomend para su
formacin el empleo de las: Instrucciones para la redaccin del catlogo
alfabtico de autores y obras annimas en las Bibliotecas del Estado publicadas
en el ao 196444.
Antonia Heredia consider que estos instrumentos tenan un mayor valor
orientativo cuando iban acompaados por cuadros de clasificacin de los fondos,
en relacin a lo cual estableci como algo esencial para la elaboracin de un
inventario la realizacin previa de la organizacin y clasificacin del fondo
documental. Apenas enumer instrumentos de control, quizs los consideraba
secundarios en una obra dedicada a los instrumentos descripcin. Entre los
instrumentos de control destac los censos, que consider de gran utilidad para
conocer las fuentes y su dispersin. Otro instrumento de control que recogi fue el
registro que calific como elemento de apoyo a la descripcin, para esta autora se
trata de una relacin topogrfica que enumera la unidades de instalacin por orden
de ingreso45.
Otro de los clsicos de la literatura archivstica espaola que recoge
monogrficamente el tema de los instrumentos de descripcin fue escrito por otra
archivera, Mara del Carmen Pescador del Hoyo46, su manual constituye todava
hoy una obra de referencia, tanto por la calidad de la investigacin, como por su
43
Hasta fechas muy recientes no existieron normas generales y especficas para la indizacin o para
la elaboracin de tesauros o listados de materias en el mbito de los archivos, por ello, durante aos
se emplearon las reglas de las bibliotecas o de documentacin.
44
DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Instrucciones para la redaccin
del catlogo alfabtico de autores y obras annimas en las Bibliotecas del Estado, Madrid, 1964.
45
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin documental, Sevilla,
1982, p. 100.
46
PESCADOR DEL HOYO, Mara del Carmen. El Archivo. Instrumentos de Trabajo, Ediciones
Normas, 1986.

extensin, como por el nmero de ejemplos, Es importante tener en cuenta que

esta archivera ejerci durante aos sus funciones en una institucin archivstica
como el Archivo General de la Administracin, centro prolfico en cuanto a
instrumentos de control y descripcin. A diferencia de Antonia Heredia Herrera,
esta autora aceptaba el trmino instrumentos de trabajo para denominar los
instrumentos archivsticos. Si bien el manual carece de actualidad en determinados
aspectos, puesto que las recomendaciones se refieren a sistemas manuales de
organizacin y descripcin de la informacin y de la documentacin que requeran
otras tcnicas, actualmente superadas por las facilidades aportadas por los sistemas
informticos, esta archivera aport cuestiones interesantes a la teora archivstica,
al clasificar y tratar ampliamente los instrumentos de descripcin, que fueron
divididos en la obra en dos grandes grupos: los instrumentos de control y los
instrumentos de informacin.
Pescador del Hoyo defini los instrumentos de control como aquellos que
sirven para el orden interior de los fondos y documentos de los que trata el
archivero, sin proyeccin al exterior de un modo directo47. Dentro de los
instrumentos de control diferenci entre los instrumentos relacionados con el
contenido y los relacionados con el servicio. Entre las tipologas de los
instrumentos relacionados con el contenido diferenci entre: registro de fondos,
relaciones de entrega, relaciones de contenido e inventario. Entre las tipologas
de aquellos relacionados con el servicio habl de las siguientes clases: tarjeta de
investigador, el registro de investigadores, los registros de consultas, los registros
de copias, la organizacin de exposiciones, los cursos, las conferencias, las visitas
colectivas,
Defini instrumento de informacin como: los que estn pensados y
realizados para informar a las personas ajenas al archivo48. Y los clasific en las
siguientes categoras diferenciando a su vez subcategoras dentro de los mismos:
47
48
dem., p.3.
dem., p.3.

1. El inventario, sobre el que indic una doble finalidad, la de control y la de

informacin, y defini como la enumeracin de todos y cada uno de los
elementos que forman un conjunto de documentacin sobre la que vamos a
trabajar siguiendo su orden de colocacin en el depsito49.
2. El ndice lo defini como: un instrumento cuyos epgrafes, redactados en orden
alfabtico, puede aportar una informacin meramente indicativa o una informacin
completa y suficiente. La primera modalidad es que la que vamos a denominar
ndices auxiliares y la segunda ndices con personalidad propia50. El ndice como
instrumento auxiliar, lo consider como complementario de cualquier otro tipo de
instrumento como la gua, el inventario, el catlogo,...
3. La gua la defini como: el instrumento de descripcin de fondos que sirve
para orientar al investigador en el conocimiento y exploracin de contenido de
todos, o parte, de los fondos, de uno o varios archivos51.
4. El catlogo, que si bien conscientemente no defini, por considerarlo como uno
de los instrumentos menos adecuados en el mbito del archivo, si realiz una
prolfica clasificacin de los mismos diferenciando entre catlogos generales y
catlogos especiales. Los primeros comprendan la totalidad del documento,
defini los elementos que se deban incluir en esta categora para que la ficha de
descripcin fuese completa: (descripcin interna o de contenido y descripcin
externa), quien emite el documento, a quien va dirigido, asunto, data completa
(tpica y crnica), tipo diplomtico, soporte de la escritura, sellos, clase de letra,
idioma, encuadernacin, informacin documental y bibliogrfica,..., los segundos
describan slo una parte determinada del documento pero con mayor profundidad,
diferenciaba los siguientes catlogos: de sellos, encuadernaciones, dibujo o
miniaturas. Por otro lado, trat la catalogacin de documentos especiales como es
el caso de los documentos grficos (mapas, planos, dibujos, esquemas, fotografa,
49
dem., p. 14.
dem., p. 65-66.
51
dem., p. 116.
50

microfotografa, fotografa animada,...) y documentos sonoros o fonorregistros52

de una manera muy genrica.
Otra obra clsica de la archivstica es la de Jos Ramn Cruz Mundet,
quien abord los instrumentos de descripcin en su manual de Archivstica53, uno
de los ms citados y empleados en el mbito de la docencia archivstica. En esta
obra no introduce una definicin de instrumento archivstico, pero si aborda la
aplicacin prctica de la norma ISAD (G) a la hora de realizar un instrumento de
descripcin, estableciendo los elementos mnimos que debe de llevar una gua, un
inventario, un catlogo,.... Cruz Mundet tambin recogi en su obra las tipologas
de instrumentos de descripcin y control, dentro de los instrumentos de
descripcin diferenci entre:
1. Las guas, dentro de las cuales diferenci: el censo-gua, la gua de fuentes, la
gua orgnica y la gua de archivos.
2. Los inventarios, dentro de los cuales diferenci: el inventario analtico y el
inventario somero.
3. Los catlogos, dentro de los cuales diferenci: el catlogo de documentos y el
catlogo de expedientes.
En su manual tambin trat de manera genrica la descripcin de
documentos especiales, bajo la denominacin de documentos grficos no
proyectables y documentos informticos.
Los ndices los situ en un apartado diferente al de los instrumentos de
descripcin, sealando su importancia en la descripcin, siendo tratados desde el
punto de vista de las ciencias de la documentacin en general54 tal y como se
muestra en la terminologa empleada con conceptos con: lenguajes de indizacin,
52
dem., p. 149-184.
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica, Fundacin Snchez Ruiprez, Madrid,
1994, p. 272-296.
54
Como he sealado en citas anteriores, la archivstica no ha desarrollado una norma de creacin
de puntos de acceso propia hasta pocas muy recientes, de ah que a la hora de hablar de ndices la
archivstica tena que mirar cara a la normalizacin bibliotecaria o documental.
53

lenguajes
terminolgicos,
lenguajes
controlados,
lenguajes
normalizados,
lenguajes de recuperacin, lenguajes documentales,....

En otro apartado trat los instrumentos de control y en este epgrafe, sigui
la clasificacin de Pescador del Hoyo. Cruz Mundet los denomin instrumentos de
control interno, diferenciando entre los dos tipos de usuarios a la hora de realizar
los controles de consulta: la administracin y los consultantes o investigadores.
Otro autor que dedic un captulo en su obra a los instrumentos
archivsticos fue Manuel Romero Tallafigo, concretamente en su manual55, este
autor contempl tambin una clasificacin similar a los autores anteriores de los
diferentes tipos de instrumentos de descripcin definindolos como a continuacin
se contempla:
1. La gua como: instrumento de descripcin cuya finalidad es proporcionar
informacin al usuario sobre la existencia y el emplazamiento de los archivos de
las distintas instituciones y personas, y sobre el contenido global de sus secciones
y series, junto con la indicacin de los servicios de la institucin que los
administra.
2. El inventario como: una relacin de las unidades archivsticas o de instalacin
de un archivo o seccin y, en su caso, serie, cuya finalidad esencial se resume en
los siguientes puntos: testimoniar documentalmente en cada momento la existencia
o ausencia de una unidad del fondo, facilitar por ello su recuento reglamentario;
garantizar y asegurar la permanencia y recuperacin fcil de la organizacin
natural de los documentos ante el caso de un eventual desorden; y facilitar la busca
de los documentos con eficacia mediante la localizacin de una signatura
topogrfica reflejada en l.
3. El catlogo como: instrumento archivstico de descripcin o de referencia o de
consulta que relaciona con mucho pormenor verbal las unidades documentales
menores a la serie, es decir, expedientes y documentos. En su mejor tcnica
55
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Manual de Archivstica y Archivos. Soportes, edificio y

organizacin, S&C, Ediciones Carmona, 1997, 3 edicin, p. 419-433.

prescinde del orden natural u objetivo de los documentos y asume uno subjetivo
como el catlogo de una biblioteca prescinde del orden natural. Diferenci entre
el catlogo de documentos sueltos y de expedientes en cuanto a su formato.
4. Y el ndice: es un instrumento de descripcin de archivos que define los
documentos mediante conceptos y palabras concisas y sueltas que especifican
personas, lugares, temas y materias. El ndice acompaa unas veces como ayuda
de guas, inventarios y catlogos, y otras se intitula como instrumento autnomo
(catlogo alfabtico).
Adems de los anteriormente sealados, este autor, recogi otros
instrumentos archivsticos como: el catlogo de instrumentos de descripcin56; el
censo, que define como: instrumento con las finalidades polticas e instrumentales
de la estadstica; el fichero de organismos, el fichero de tipos documentales, el
repertorio de series, los cuadros de clasificacin, registros topogrficos,
relaciones de entrega de las transferencias, calendarios de conservacin,
relaciones y actas de expurgo.
Todos estos autores, a pesar de sus diferencias, comparten una opinin
comn sobre cuales son las principales tipologas de instrumentos de descripcin
en la tradicin archivstica espaola (gua, inventario, catlogo, ndice); adems
comparten la idea de que el instrumento ms importante y primordial del archivo
es el inventario, y el menos importante es el catlogo, Las principales
diferencias entre los autores enunciados se presentan con respecto a los
instrumentos de control, hay autores que apenas tratan este instrumento y otros se
extienden en su tratamiento. Incluso en la actualidad tiene un tratamiento
secundario en la realidad terica y prctica de los centros, a pesar de ser un
elemento esencial en el tratamiento, conservacin y preservacin de los
documentos. Esta situacin est siendo superada poco a poco en los sistemas de
gestin electrnica de documentos y archivos.
56
Los archivos normalmente no publicitan todos los instrumentos de descripcin existentes en los
centros, el primer archivo que hizo pblico un catlogo completo de sus instrumentos de
descripcin fue el Archivo del Reino de Galicia, dicho catlogo se recoge en la bibliografa.

En los ltimos aos se ha producido un cambio significativo de los

instrumentos, como consecuencia del gran desarrollo normativo de la descripcin
archivstica y el auge de la informtica en el tratamiento descriptivo y el control de
los fondos documentales de archivo, esta nueva evolucin ha planteado nuevas
dudas acerca de la terminologa y conceptualizacin de los instrumentos
archivsticos.
Jos Luis Bonal Zazo, en su obra57, sobre la descripcin archivstica
normalizada, recoge una apreciacin importante sobre la definicin de
descripcin58 introducida por la norma ISAD (G), que disocia por primera vez
entre la descripcin y los instrumentos de descripcin, tal y como sucede en los
sistemas
electrnicos:
La
definicin
que
propone
ISAD
(G)
separa
completamente, a diferencia de las numerosas definiciones precedentes, la

descripcin (actividad) de los instrumentos de descripcin (resultado). Los
instrumentos de descripcin pueden ser uno de los diferentes resultados posibles
de las descripciones realizadas, pero el objeto de la descripcin no es ya la
elaboracin de instrumentos de descripcin concretos, como plantean las
definiciones anteriores, sino la elaboracin de representaciones precisas de
unidades de descripcin; representaciones que en un contexto automatizado,
pueden tener diferentes formatos de salida y dar lugar, por tanto, a diferentes
instrumentos de descripcin.
Si bien se ha publicado en mltiples obras la evolucin terica de la
descripcin archivstica con respecto a la normalizacin nacional e internacional,
no existen textos que estudien las repercusiones, las problemticas, la evolucin
real de la aplicacin de la normativa, a travs de los elementos que representan la
plasmacin material de la descripcin, el instrumento de trabajo archivstico, tanto
57
BONAL ZAZO, Jos Luis. La descripcin archivstica normalizada: origen, fundamentos,

principios y tcnicas, Ediciones TREA, 2001, p. 160.
58
Definicin de descripcin segn la norma ISAD (G): la elaboracin de una representacin

exacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la
recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar,
gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que los
ha producido. Norma ISAD (G), p. 16.

del instrumento destinado a la difusin y consulta externa, como el destinado al

control interno o administrativo.
Este ltimo instrumento, quizs el menos conocido, es el que ha
experimentado las mayores transformaciones en los ltimos aos como
consecuencia de la implementacin de la administracin electrnica de manera
masiva en todas las oficinas pblicas, dando lugar a nuevos instrumentos
administrativos, que escapan totalmente del conocimiento del archivero, a pesar de
venir regulados en la nueva legislacin, se trata de: los inventarios de informacin
administrativa, los registros electrnicos de documentos, los registros o bases de
datos de usuarios e investigadores, de consultas, de prstamos,
de
correspondencia, de documentos, las relaciones de entrega digitales, los catlogos

de instrumentos de descripcin digitales,
3. Antecedentes histricos de los instrumentos archivsticos
3.1. La elaboracin de los instrumentos en la Edad Media
Los registros producidos en las diferentes cancilleras, tanto la real, como
eclesistica o nobiliaria, se han considerado los primeros inventarios
documentales, adems de los primeros registros con carcter seriado producidos en
la Pennsula. Algunos de estos registros se han conservado hasta la actualidad, en
otros casos, han desparecido por diversas circunstancias.
Estos primeros instrumentos actuaran, por un lado, como copia de los
documentos, dejando constancia de su existencia, en caso de prdida o deterioro
del documento; y por otro lado, serviran para localizar los documentos ordenados
cronolgicamente, sin embargo, no son instrumentos puramente archivsticos
elaborados por el archivero medieval, quien se limitaba a realizar el ndice de
dichos registros, que llegaban de la Secretara o Escribana totalmente formados.
La primera regulacin de la cancillera peninsular recoge el doble uso del
registro, se trata de la legislacin desarrollada por Alfonso X el Sabio (1221-1284)
en las Partidas, concretamente en la Partida 3, ttulo XIX, Ley VIII se recoge: E
decimos que registro tanto quiere dezir como libro que es fecho para remembrana

de la carta o de los privilegios que son fechos. E tiene pro por que si el previlegio,
o carta se pierde o rompe, o se desface la letra por vejez, o por otra cosa, o si
viniere alguna dubda sobre ella por ser rayda, o de otra manera cualquiera: por el
registro que puedan cobrar las perdidas, e renovar las viejas59.
Los registros medievales tenan un marcado carcter administrativo. Rafael
Conde y Delgado Molina recogi una referencia de este hecho60, en las Cortes de
Toro que se celebraron en el ao 1371, la noticia trata sobre la creacin del
Archivo Real: a) Se crearn registros separados para las cuestiones
administrativas, los registros de las cartas de cmara, de las de justicia, los de los
alcaldes. b) Los registros quedarn en poder de los oficiales que los produzcan
(...). c) Acabado el ao sern entregados en libramientos apartados de las nuestras
cartas de camara et de las cartas de alcalle, es decir, separados de la
documentacin suelta, al nuestro camarero para que los guarde en los nuestros
thesoreros61. En esta cita de las Cortes de Toro, no slo se observa el empleo del
registro con los usos y finalidades establecidas en las Partidas de Alfonso X el
Sabio, sino adems el carcter reservado de los reales.
La obra de Rafael Conde recoge de manera detallada la historia
institucional del Archivo de la Corona de Aragn, constituyendo una obra clave de
referencia en la Archivstica Espaola en muchos aspectos. Este autor investig los
primeros instrumentos de control de fondos conocidos, el instrumento de consulta,
el libramiento de copias, que situ en el origen del archivo de la Corona de
59
Norma, 1986, p. 17.
60
Existen ms noticias incluso anteriores sobre la creacin de instrumentos de archivo, de la
segunda mitad de la Edad Media es conocido el Liber inventarii monumentorum regii archivii
Barchinone, comenzado por el archivero Ferrer de Nagarola en 1363 y conservado en el Archivo
de la Corona de Aragn. Este archivo cuenta con un coleccin extensa en el tiempo y en volumen
de instrumentos de descripcin recopilados por Jaume Riera i Sans en su Catlogo de memoriales e
inventarios, siglos XIV-XIX (Archivo de la Corona de Aragn).
61
CONDE Y DELGADO DE MOLINA, Rafael. Archivos y archiveros en la Edad Media
Peninsular. En: Historia de los Archivos y de la Archivstica en Espaa, Universidad de
Valladolid, 1998, p. 14. Gran estudioso de la historia del Archivo de la Corona de Aragn, en su
obra culminante bajo el ttulo: Reyes y archivos en la Corona de Aragn siete siglos de
reglamentacin y praxis archivstica (siglos XII-XIX), este autor realiz una recorrido in extenso,
tanto desde el punto de vista terico como prctico de la historia del Archivo desde la Edad Media
hasta la Edad Contempornea, contextualizando la descripcin archivstica en relacin una amplia
evolucin y desde una ptica contempornea, a travs de un importante aparato documental.

Aragn62, durante el siglo XIV. Tambin estudi las primeras disposiciones y

pasos relativos a la descripcin de los fondos de este archivo: Cuando en 1384 las
ordenanzas del Ceremonioso reglamenten la indizacin de los registros, haca ya
cien aos que se venan desarrollando tareas de este tipo en el archivo63. Estas
ordenanzas conocidas como de Tamarite de Litera se han perdido para la historia,
este autor seal que: Son las que por primera vez en los reinos hispnicos
definen las funciones bsicas del archivero64.
Los instrumentos que se empleaban en la Edad Media, no slo se cerraban
bajo llave, slo los funcionarios que gestionaban la documentacin como en el
caso del archivo real, tenan un control de estos instrumentos, no estaban
diseados para facilitar la bsqueda, sino para guardar el secreto de la informacin
privada y real, as pues, no slo resultaban intelectualmente complejos para
dificultar el acceso, tambin eran guardados y conservados con suma reserva en
lugares privados. En cualquier cancillera se puede observar este celo hacia los
registros, sucede en la conservacin de los tumbos o cartularios de las catedrales,
conventos o monasterios, que se guardaban en habitculos secretos de los archivos
y en los registros de ordenanzas, privilegios y fueros de los ayuntamientos, que se
guardaban en las arcas de privilegios bajo varias llaves, que custodiaban diferentes
personas y que eran necesarias para poder acceder a su contenido65.
Otros registros de gran importancia durante la Edad Media, son los
generados por el notariado, que como resultado de sus actividades formaban su
archivo en los registros o protocolos de las escrituras pblicas que se realizaba a
partir de la nota, que era un simple apuntamiento o minuta de la declaracin
negocial que se formalizaban ante el notario. El registro o protocolo es el ltimo
estadio de formacin de la nota. En un comienzo, el asentamiento de la nota en un
registro se realizaba in cartulis, es decir, en hojas separadas de pergamino. Las
notas reciban diferentes denominaciones en la Pennsula Ibrica, en Galicia y
62
dem, Reyes y archivo en la Corona de Aragn siete siglos de reglamentacin y praxis

archivstica (siglos XII-XIX). Institucin Fernando el Catlico, Zaragoza, 2008., p. 39-42
63
dem, p. 46.
64
dem, p. 47.
65
El celo en el acceso a los instrumentos de descripcin es una caracterstica que se mantiene en
nuestros das en cualquier archivo de carcter particular.

Len, nota o notula, en Aragn y Navarra, memoriale o memoria. Durante el siglo

XIII ser en Catalua, donde se empiezan a asentar las notas en libros o cuadernos.
El punto de inflexin lo marcarn las leyes alfonsinas, a partir de las cuales las
notas se asientan en libros en todos los territorios castellanos. Estos primeros libros
no se conservan en pocas anteriores al siglo XV, su formato no era encuadernado
sino en cuadernos, a veces protegidos por un cartapacio o cubierta. 66
3.2. La elaboracin de los instrumentos de la Edad Moderna
Como continuidad de la Edad Media, la Edad Moderna se caracteriza por la
ausencia de un sistema o mtodo comn para la organizacin de los archivos, a
pesar de que se produce un crecimiento de la masa documental fruto de la
burocratizacin de la administracin. Es una constante en la archivstica espaola,
en pocas de eclosin documental se produce la ausencia de pautas y mtodos para
hacer frente al crecimiento documental, precisamente en la Edad Moderna se
produce una explosin en el crecimiento del volumen de la documentacin de la
administracin que no se haba experimentado hasta el momento. La realeza
castellana comienza a pensar en la necesidad de hacer frente a la gestin de su
propia documentacin, por ello, en esta poca aparece la primera regulacin de las
prcticas de archivo, con la creacin del Archivo General de Simancas, primer
archivo de la Modernidad.
Diego Navarro seala en su obra que este crecimiento documental es visto
por la administracin como un grave problema, entre las diferentes soluciones que
se barajaron en su da para afrontar el problema de las masas documentales, se
pens en la elaboracin de nuevos instrumentos de descripcin.
En cuanto a los sistemas de clasificacin que se emplearon durante la Edad
Moderna, Diego Navarro recoge entre los ms frecuentes las clasificaciones por
tipologas documentales;
por letras del alfabeto con las que empezaban los
asuntos o las tipologas; las que tomaban como referencia los lugares a los que
hacan referencia los documentos; los de naturaleza topogrfica, es decir, los que
66
BONO, Jos. Breve. Introduccin a la Diplomtica Notarial Espaola (1 Parte), Sevilla, 1990,
p. 32-37.

dependan directamente del mueble contenedor de los documentos: As la

indicacin del armario, seguida de su contenido por tipologa documental, iniciaba
un sistema de clasificacin por niveles, alcanzando tantos estantes, cajones y
subdivisiones como mantuviera el propio mueble67.
Este periodo presenta grandes novedades, en l se sita la aparicin de la
primera gua de archivo, atribuida la primicia al Archivo de la Corona de
Aragn o Archivo Real, el estudioso Rafael Conde y Delgado de Molina68 recogi
el estudio, la traduccin y trascripcin de texto ntegro de dicho instrumento
realizado por su archivero, Pere Benet, sobre el ao 1601. La obra presenta no slo
una breve historia de la institucin y de manera genrica el contenido documental
del archivo; recoge tambin los instrumentos existentes, as como una crtica a los
instrumentos de descripcin anteriores, recomendaciones para la realizacin de
nuevos memoriales (lo que le convierte en una especie de manual de descripcin);
as como propuestas para la mejora de instalaciones; recomendaciones para la
bsqueda de la informacin,
Son muchas las cuestiones que se pueden resaltar de esta gua, una de las
ms interesantes y que muestran ya un intento de innovar con respecto a la Edad
Media, es la crtica que realiza Pere Benet, al trmino memorial, que para el autor
es sinnimo de ndice. Este archivero consideraba que la nica manera de abarcar
el mar que era el Archivo Real, era mediante la revisin y reduccin de los
viejos inventarios: en el inicio de mi servicio estaba en mi nimo transcribir,
aadir, corregir y purgar de sus abundantes errores los ndices, acabar los que
haban sido iniciados, redactar en un estilo claro un eptome y, finalmente, reducir
su excesivo nmero, () todo lo cual hubiera aportado honra y ornato a este
archivo69. He aqu el paralelismo entre el crecimiento documental moderno y
contemporneo y las soluciones aportadas en ambas pocas: crear instrumentos
descriptivos que concentren la informacin, generalmente, dispersa.
67
NAVARRO BONILLA, Diego. La imagen del archivo. Representacin y funciones en Espaa

(siglos XVI y XVII), TREA, 2003, p. 146-147.
68
CONDE Y DELGADO DE MOLINA, Rafael. La Brjula. Gua del Archivo Real de Barcelona,
Ministerio de Educacin y Cultura, Madrid, 1999.
69
dem, p. 120.

Tal y como seal Mara del Carmen Pescador del Hoyo70, antes de la
aparicin de los instrumentos de referencia se empleaban en su lugar los registros
o los libros copiadores de documentos para la bsqueda y recuperacin de la
informacin, aunque no eran instrumentos creados ex proceso para esta finalidad.
Los primeros instrumentos archivsticos con una finalidad referencial e
informativa fueron los inventarios, conocidos ya en la Edad Moderna. No fueron
concebidos como instrumentos de descripcin sino de control, an as, se
emplearon para informar por no existir otros instrumentos referenciales de los
fondos documentales. Estos instrumentos se confeccionaron siguiendo el orden
topogrfico de los fondos documentales, paralelamente surgieron los ndices con
un carcter ms elaborado; puesto ms que se usaban desde la Edad Media. Los
ndices surgen debido a la dificultad para localizar informacin en los largos
listados ordenados topogrficamente. Las secretaras de los siglos XVI y XVIII no
eran muy claras en las definicin de ndice, sin embargo, a fines del siglo XIX, su
elaboracin se consider como una de las tareas esenciales del archivo.
Con la Edad Moderna aparecen las primeras regulaciones archivsticas en
la Corona de Castilla, se trata de las Instrucciones para el Gobierno del Archivo de
Simancas71, esta regulacin marca un punto de inflexin con la Edad Media, al
establecer la creacin de nuevos tipos de instrumentos, realizados especficamente
para las consulta de los fondos documentales. Hasta este momento, como seal,
Mara de las Nieves Peir Graner, con respecto a los memoriales conventuales del
siglo XVI, los instrumentos de los archivos podan tener un carcter ambiguo:
con un carcter casi de crnica, tenan cabida todas las noticias documentales del
convento: tanto antiguas como las coetneas al momento de la confeccin y,
tambin tanto las de ndole puramente normativa como las de tipo histrico72.
Mara de las Nieves Peir seala las siguientes tipologas de instrumentos
70
Normas, 1986, p. 17.
71
RODRIGUEZ DE DIEGO, Jos Luis (estudio realizado por). Instruccin para el gobierno del
Archivo de Simancas (ao 1588), Ministerio de Educacin y Cultura, Madrid, 1998. (La
informacin ha sido extrada de la edicin facsmil que se publica con el estudio).
72
PEIR GRANER, Mara de las Nieves. Notas sobre Diplomtica y Archivstica Franciscana en
el siglo XVI. El Memorial del Convento de San Francisco de Valladolid. En: III Jornadas de la
Sociedad Espaola de Ciencias y Tcnicas Historiogrficas. Diplomtica antigua. Diplomtica
moderna. Murcia, 20 y 21 de junio de 2005, p.357-380.

archivsticos para el mbito de los conventos a partir del siglo XVI: Libros de
Memorias73, Memoriales, Regestos, Cartularios e Inventarios. Seala tambin
para el caso del convento de San Francisco cambios en la organizacin documental
y en la ordenacin y descripcin de los documentos en funcin al crecimiento que
se produce a medida que avanzan los siglos. La autora rescata un inventario del
ao 1690 del Archivo de San Francisco de Valladolid, realizado por el Padre
Cegama, que resulta de gran inters para conocer qu tipologas documentales eran
consideradas instrumentos archivsticos por los propios frailes en el siglo XVI. El
inventario que es ntegramente transcrito y estudiado por la autora, recoge un
apartado con la denominacin de Libros de Archiuo74. Bajo esta denominacin,
como se puede observar, figuran tanto libros de registro diversos, como
memoriales, o inventarios, Por otro lado, diferencia en su denominacin, los
instrumentos que recogen los documentos que avalan jurdicamente la fundacin y
los ms importantes (que se guardan en el arca) bajo el ttulo libro de fundacin,
73
El libro de memorias lo define como repertorio conventual, en el que tenan cabida todas las
noticias documentales del convento: tanto antiguas como las contemporneas,... que nos recuerda a
los libros de historia de la Instruccin de Simancas.
74
Libros de Archiuo:
libro primero de la fundacin de la casssa y de lo que, en ella, se ha hedificado. Con una tabla
alfabtica, para sauer y allar, de presto, las escripturas y breues que estn en el arca del convento.
Otro libro antiquissimo, en folio, de las Memorias del Conuentto
otro libro antiquissimo de asiento de Missas
otro libro de las Missas cantadas que tiene obligacion de decir el conuento
otro libro antiguo de las capillas y sepulturas del conuento
otro libro de gastto
otro libro de missas
otro libro de reciuo
otro libo de gastto
otro libro de asiento de Memorias y sus pagas, hecho siendo guardin nuestro padre fray Luis
Fernndez. Y es de importancia
otro libro antiguo de patentes.
Otro libro nueuo de decretos
libro de los inuentarios de las officinas del conuentto
libro nueuo de patentes
libro de gastto
libro de reciuo
libro de missas
el libro colorado
libro de las cartas quentas
constituciones generales de barcelona
mare magnum fratrum minorum
el protocolo
libro para asentar las cossa notables
libro de la fundacin del conuentto, compuesto por Nuestro padre fray Mathias de sobre montte,
padre de esta sancta prouncia

estos instrumentos guardan un carcter ms historiogrfico como bien seala la

autora, frente a los que recogen documentos de carcter ms administrativo y de
gestin, que denomina como inventarios, memoriales,. Este inventario posee
un ndice para localizar los nombres de personas o las materias, ordenado
alfabticamente, adems de permitir la localizacin constituye un resumen del
contenido del inventario, tal y como recoge la propia autora75.
Retomando la Instruccin del Archivo de Simancas, los instrumentos
archivsticos76 alcanzan un carcter ms referencial aunque no deja de tener un fin
de control o administrativo, al servicio de la Corona y su burocracia. Por un lado,
recoge el libro de derecho real, sobre el que seala: mandamos al dicho
secretario Diego de Ayala que desde luego haga sacar una relacin no menos
sustancial que breve de todo lo que hubiere y hallare en el dicho archivo tocante al
dicho nuestro estado, corona y patrimonio real y al derecho de nuestro patronazgo
y de otro y cualesquier derechos y acciones que nos pertenezcan y podamos
pretender en cualquier manera y por cualquier causa y razn. Y que de la dicha
relacin se forme un libro con la distincin y claridad que lo sabr hacer, notando
en cada captulo y en la margen del el cajn y libro donde se hallara cada una de
las escrituras contenidas en la dicha relacin; y este libro se intitule ndice de los
derechos pertenecientes a la corona real.
El segundo instrumento que encontramos en las Instrucciones es el libro de
inventarios: Asimismo mandamos que se forme otro libro de los inventarios que
el dicho secretario Diego de Ayala tiene hechos y hiciere de aqu adelante de las
facultades de todo gnero de escrituras que al presente hay en el dicho archivo con
muy particular y breve relacin de lo que cada uno contiene y con el nmero y
cajn donde la tal escritura se hallara, y que se intitule Libro de inventarios.
El tercero instrumento referenciado es el libro de historia: Otros
mandamos que se haga otro tercero libro de las cosas curiosas y memorables que
75
PEIR GRANER, Mara de las Nieves. Inventario del archivo de San Francisco de Valladolid,
en: Archivo Iberoamericano, Revista Franciscana de estudios histricos, septiembre diciembre
2008, n 261, ao LXVIIII. p. 447-528.
76
En la instruccin se solicita realizar dos copias de los antedichos libros, para que una quede en el
archivo y otra se remita al rey.

hay y hubiere en el dicho archivo (...) y que se intitule Relacin de cosas

memorables y curiosas. En este ltimo instrumento ya est presente la idea del
Archivo como laboratorio de la historia de Bautier.
Tanto en la Instruccin de Simancas y como en el Inventario del Padre
Cegama el archivo no tiene nicamente una finalidad de guarda y custodia de los
derechos y privilegios de las instituciones, tambin tiene una finalidad de
trasmisin de su memoria histrica.
Al tratar el tema de los instrumentos de descripcin en la Edad Moderna, es
interesante el estudio de fuentes que realiza Manuel Romero Tallafigo77, este autor
analiza diferentes Ordenanzas. Al tratar las Ordenanzas del Archivo General de
Indias (1790) este autor destaca: expresin en inventarios que excusar toda
superfluidad, reduciendo los artculos a los menos que fuese posible, sin perjuicio
de la distincin conducente a declarar el contenido. Tal vez podr en pocos
renglones exponerse un expediente voluminoso de asuntos comunes y de poco
momento, o un legajo de documentos que no difieren unos de otros, sino en los
tiempos, lugares o personas; y tal vez la importancia o singularidad de un
documento breve exigir una declaracin ms extensa.
Las Ordenanzas del Archivo General de Indias78 marcan el trnsito entre la
Edad Moderna y la Edad Contempornea en la Archivstica Espaola, marcando
su influencia, incluso, ms all de la esfera nacional al llegar al mbito
latinoamericano que contaba con los archivos de las viejas administraciones
coloniales, en un momento histrico en el que estaban todava activas al continuar
la presencia espaola en las colonias americanas. En los archivos de Ultramar era
posible encontrar series paralelas a las existentes en Espaa, y as se sealaba en
las propias Ordenanzas. Mi augusto Padre y Seor, que ste en gloria,
considerando que los papeles de Indias se hallaban dispersos en muchos lugares
sin la orden y distincin correspondiente a su importancia mand hacer el Archivo
77

organizacin, S&C, ediciones, Carmona, 1997, 3 edicin, p. 419-420. Este autor analizar junto a
otros autores profusamente las Ordenanzas del Archivo General de Indias, la obra del ao 1986 se
incluye en la bibliografa.
78
Ordenanzas para el Archivo General de Indias, Imprenta de la viuda de Ibarra, Madrid, 1790.

general de ellos (). En las Ordenanzas se observan las operaciones propias del
archivo de cualquier poca, entre las cuales se seala el cotejo de los fondos
documentales: En las colecciones que tengan inventarios o ndices para la
bsqueda y el manejo, no se har al presente ms de comprobar estos con aquellos,
y hallados conformes, certificndolo as el Archivero al pie del respectivo
inventario79.
Tambin se resea la realizacin de nuevas descripciones y por tanto de
nuevos instrumentos: con el fin de que este gran conjunto de papeles se ordene, y
haga manejable y de su uso quanto antes se pueda; ya que estuviere hecha la
coordinacin en la forma prescrita, se dispondr su inventario con la brevedad y
distincin prevenida.
() Adems se dispondr un extracto de todos los
inventarios, conciliando la concisin con la expresin que baste para recordar

plenamente el contenido de ellos.
Las instrucciones recogen tambin la creacin de inventarios topogrficos:
Se dispondr tambin de una tabla que presente la vista el sistema de la
coordinacin de los papeles, y la disposicin de los inventarios80.
En cuanto a las tipologas de instrumentos que recoge la Ordenanza de
Indias son bsicamente81: el inventario, el extracto del inventario, que se empleara
de inventario manual y la tabla. Por otro lado, tambin recoge los ndices que
funcionan tambin como referencias cruzadas. De estos instrumentos se prevea la
realizacin de copias con la finalidad de evitar la prdida definitiva, mediante la
existencia de copias de seguridad y garantizar documentos de trabajo para aquellos
que estaban encargados del archivo.
Durante la Edad Moderna se producen transformaciones en el registro
notarial, la nota abreviada, en formato resumen, que se alternaba con la nota literal,
es definitivamente sustituida por esta ltima. Desde el punto de vista de los
79
dem, p. 6.
dem, p. 16.
81
Tambin Manuel Romero Tallafigo recogi las diferentes denominaciones de los instrumentos de
descripcin en las ordenanzas: Los instrumentos que recogen las ordenanzas hispana novohispana
son el inventario, la gua, el catlogo y los ndices auxiliares, aunque la gua sea llamada tabla y
el catlogo libro o legajo blanco de historia, de geografa y de noticias.
80

registros como instrumentos de bsqueda y recuperacin de la informacin,

podemos establecer que al aumentar el texto aumenta su complejidad, en cuanto a
la bsqueda y recuperacin de la informacin en el protocolo o registro. Sin
embargo result beneficioso para el notario, se abandon el sistema abreviado que
resultaba complejo para el desarrollo de la escritura original a partir de un extracto
o resumen, sobre todo, si el notario que la realizaba era diferente al que la haba
constituido. A parte del cambio en el formato de la nota, se produce un cambio en
el formato de guarda de esa nota, al implantarse el registro in libris, aparece el
protocolo notarial en Espaa, que se define como coleccin continua, ordenada
cronolgicamente, de las notas formalizadas en un periodo de tiempo por un
determinado notario, en la forma orgnica de libro integrado, por cuadernos82.
Se diferenciaran dos tipos de registro: un libro para consignar las notas tal
y como son concebidas, ledas y otorgadas por las partes, es el llamado libro de
notas en Castilla, manual en Catalua; y un libro en el que se consigna el texto
completo, con excepciones, es el llamado registro en Castilla y Aragn,
capibrevium; y protocollum o liber notularum en Catalua. La primera tipologa
resultara til para la recuperacin de la documentacin al constituir un extracto
del contenido de los protocolos, lo que los aproximara a un instrumento
referencial archivstico.
Al final de los libros se insertaba muchas veces (especialmente en Aragn
y Catalua) un ndice del contenido, por lo general siguiendo el orden de insercin
de las notas. Esto converta el registro en un autntico instrumento de bsqueda y
recuperacin de la informacin.
3.3. La influencia de la conservacin documental en la evolucin de los
instrumentos archivsticos
La evolucin en la creacin de instrumentos de control y descripcin de la
documentacin desde la Edad Media hasta la poca Contempornea, corre paralela
a la funcin de conservacin de los archivos:
82
BONO, Jos. Breve Introduccin a la Diplomtica Notarial Espaola (1 Parte), Sevilla, 1990,
p. 38.

- Durante la Edad Media los instrumentos de control tenan como finalidad bsica
la conservacin de la informacin contenida en los documentos, mediante la copia
literal o parcial de los escritos, que era ms importante que la conservacin del
soporte documental. Como funcin secundaria, estos instrumentos se empleaban
para la bsqueda y recuperacin de la informacin. Ejemplos de este tipo de
instrumentos son los registros tanto cancillerescos, como reales, como notariales,
aunque no son los nicos, observamos la misma finalidad en los instrumentos
eclesisticos, como los cartularios, tumbos, Estos registros se han considerado
los primeros archivos, ligados a esa funcin de conservacin y permanencia en el
tiempo.
- En la Edad Moderna, contina la preocupacin por conservar la informacin
contenida en la documentacin se siguen produciendo registros, pero aumenta la
produccin de este tipo de instrumentos de control consecuencia de la explosin
documental derivada del crecimiento de la estructura administrativa y burocrtica
de la administracin pblica espaola. En esta poca comienza la preocupacin
por conservar no slo la informacin sino tambin el soporte documental, se crean
los primeros archivos con un carcter institucional, con los cuales surgen los
primeros instrumentos de descripcin, con una doble finalidad, conservar las
noticias contenidas en la documentacin, fundamentalmente la informacin ms
relevante (un claro ejemplo lo encontramos en las Instrucciones de Simancas) y
facilitar su bsqueda y localizacin. Exista durante la Edad Media y Moderna una
clara conciencia de la dificultad de conservar unos soportes que son efmeros, pero
interesaba conservar la memoria de su informacin contenida en los documentos.
La novedad de esta poca es el surgimiento del inters conservador y restaurador
de las obras y patrimonio de la Humanidad que se origin en la corriente cultura
del Renacimiento Italiano.
- En la Edad Contempornea, se produce una continuidad pero, tambin, se asiste
a profundos cambios; continan los registros, que adquieren un carcter ms
resumido en cuanto a su contenido con respecto a pocas anteriores, consecuencia
de una mayor preocupacin por la conservacin del propio soporte, al que se le
confiere un valor patrimonial de carcter histrico de manera ms oficial, por lo

que se empiezan a aplicar las tcnicas de restauracin y conservacin que se

emplearon en primer lugar en las obras de arte, para pasar luego a actuar sobre la
documentacin, buscando as la permanencia de este vulnerable soporte. La
conservacin del soporte original no se plantea como la nica opcin de
permanencia de la informacin, aparecen nuevas tcnicas de cambio de soporte,
fruto del desarrollo de las tcnicas fotogrficas aplicadas a la conservacin, que
suponen la aplicacin primero de la fotocopia y la microfilmacin y luego con el
desarrollo de la tecnologa informtica, suponen la adopcin del soporte digital y
los sistemas de almacenamiento masivo.
Los instrumentos de control y
descripcin de la informacin tambin se vuelven virtuales, como la

documentacin.
Los diferentes cambios que se van produciendo en la conservacin del
soporte transforman los instrumentos de descripcin, ya que en la Edad
Contempornea, se emplean bsicamente para referenciar el documento que se
conserva ntegramente, bien en soporte fsico, analgico o digital. La nica
funcin del instrumento de descripcin es localizar el documento83. Los cambios
en la conservacin del soporte influyen en las tcnicas de descripcin, se realiza un
resumen del documento o bien se crea una imagen virtual del mismo pero no se
copia literalmente la informacin del documento como suceda en el Antiguo
Rgimen, la informacin referencial se constituye como algo breve y sucinto, la
tendencia es a reducir cada vez ms la informacin referencial a la hora de realizar
la descripcin del documento.
Actualmente se contina con la produccin de documentos en papel, pero
asistimos a una poca de abandono progresivo de este soporte. La dificultad de
preservar el novsimo soporte documental, el digital o electrnico, ha supuesto una
transformacin de la descripcin del documento, al adjuntarse al propio
documento su informacin referencial, mediante los metadatos, que lo acompaan
83
Evidentemente, cuando se produce la destruccin de la documentacin por accidente, por

eliminacin o por otras causas, el instrumento de descripcin y la informacin que contiene es
el nico reflejo del soporte eliminado.

durante todo su ciclo vital, constituyendo su garanta de conservacin y su DNI.

Sin el metadato, que recoge el contenido, la estructura y el contexto del
documento, no es posible garantizar su permanencia. La descripcin no slo
permite la indizacin automtica del documento con vistas a su recuperacin, son
la garanta de su conservacin.
4. Comparacin de las definiciones de las diferentes tipologas de instrumento
archivstico a travs de los diccionarios
Desde la internacionalizacin de la archivstica y de los intentos de
normalizacin a nivel supranacional a travs de las diversas instituciones
archivsticas, se han publicado mltiples diccionarios en los que se han tratado de
establecer las relaciones terminolgicas y definiciones de los trminos
archivsticos en las diferentes tradiciones archivsticas. En el presente apartado se
analizan las definiciones de las diferentes tipologas de instrumentos archivsticos
en varios diccionarios, de mbito nacional e internacional.
En el mbito nacional se recogen a continuacin las definiciones de tres
tipos de diccionario, uno de carcter general como es el Diccionario de la Real
Academia de la Lengua84; otro especializado en archivos, como es el Diccionario
de terminologa archivstica del Ministerio de Cultura, y un diccionario general de
documentacin, como es el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la
Informacin85.
Asimismo se analizan las definiciones de las diferentes tipologas de
instrumentos de descripcin en dos diccionarios de carcter internacional, uno en
lengua inglesa y otro en lengua francesa. En lengua inglesa he seleccionado el
Glossary of Archival and Records Terminology86 de la Sociedad de Archiveros
Americanos, este diccionario nos muestra una tradicin archivstica diferente a la
84
REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAOLA. Diccionario de la Real Academia de la

Lengua. [http://www.rae.es/rae.html]. (Consultado el 20-12-2010).
85
LPEZ YEPES, Jos. Diccionario enciclopdico de ciencias de la documentacin. Editorial
Sntesis, 2004.
86
SAA (Society of American Archivist). Glossary of Archival and Records Terminology.
[http://www.archivists.org]. (Consultado el 20-12-2010).

europea y en lengua francesa el Vocabulaire des archives de la AFNOR87, que nos

aproxima a la tradicin archivstica europea. A travs del anlisis de los trminos
en estos diccionarios no slo comparamos la tradicin archivstica espaola con
otras tradiciones, sino tambin se puede ver como se ven los instrumentos de
descripcin en diversos mbitos de la misma tradicin.
La denominacin de los instrumentos archivsticos en el
Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA88.
Instrumento de
Finding Aid
Instrument de
Instrumento
Descripcin,
Recherche
Consulta, Trabajo
Espaol
Ingls
Francs
Italiano
Gua
Guide
Guide par
Guida/
dpot/Guide
Guida
Spcialis
Generale/
Guida
Tematica
Inventario
Inventory
Inventaire
Inventario
Inventario
Class List
Rpertorie
Numrique
Inventario Analtico
Descriptive List
Rpertorie
Inventairo
Numrique Dtaill
Analitico
Catlogo
Catalogue
Catalogue
Catalogo
Catlogo, Regesta
Calendar
Inventaire Analitique
Repertorio
Special List
Repertorio
Repertorio
Chronological
Rpertorie
Elenco
Cronolgico
Inventery/List
Chronologique
Cronologico/
Repertorio
Cronologico
ndice
Index
Index
Indice
Registro de Entrada
Accesion
Registre de Entres
Registro di
List/Register
Entrata
Relacin/Inventario
Checklist/Transfer Bordereau/Bordereau Elenco
de
List
Versement
Transferencia/Entrega
Figura 2. Cuadro de los trminos de los instrumentos archivsticos en diferentes idiomas segn el
Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA
87
88
AFNOR. Vocabulaire des archives: archivistique et diplomatique contemporaines, Pars, 1985.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Dictionary of Archival Terminology:

Dictionnaire de Terminologie Archivistique. Saur, Pars, 1988. Este diccionario de equivalencias
est definido slo en los trminos ingleses y franceses as que est realizado desde esta ptica con
equivalencias a otros idiomas entre ellos el espaol.

4.1. Definicin de Censo de Archivo

En el Diccionario de terminologa archivstica del Ministerio de Cultura,
Censo de Archivo89 se define como: Instrumento de control y difusin,
actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la informacin sobre
archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio Documental, y sobre su
accesibilidad.
Segn el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, Censo
de Archivo se define como: Instrumento de descripcin y control de archivos y
fondos documentales con dos vertientes: a) la de informar al profesional de
archivo, cuando va a crearse o a reorganizar una institucin de archivo, sobre la
persona que genera el fondo documental (rganos, funciones, actividades); las
series propias de cada unidad administrativa; la cantidad de documentacin que se
genera anualmente en cada oficina, seccin, o negociado de una organizacin, la
vigencia administrativa de los documentos; asiduidad e la consulta de los mismos
por parte de los usuarios, etc. con el fin de programar una actuacin eficiente, y b)
es indispensable para conseguir una poltica coherente en materia archivstica
porque: permite conocer el estado de los depsitos y centros de archivo desde
distintos punto de vista: condiciones de los depsitos (mobiliario, medidas de
seguridad, estado fsico de la documentacin y metros lineales); presenta una
informacin somera de las series documentales (fechas extremas y tipologa),
instrumentos de descripcin, documentacin eliminada, publicaciones, prstamos,
copias, certificaciones,...; posibilita contabilizar el nmero de centros existentes en
un pas o regin, saber si son pblicos o privados, conocer su categora, sus tipos y
si contienen uno o varios fondos; ofrece datos sobre la titularidad de los fondos,
direccin completa, nombre del encargado o director, personal, horario de apertura
y de atencin al pblico,....
La definicin del diccionario del Ministerio de Cultura tendra un carcter
ms legal, frente a la definicin del diccionario de Ciencias de la Informacin, que

sera ms amplia, describiendo incluso la finalidad y la estructura del Censo-Gua

de Archivos.
El trmino Censo de Archivo no aparece reflejado ni en la tradicin
archivstica norteamericana ni en la francesa, es un instrumento de descripcin
caracterstico de la tradicin archivstica espaola, cuya formacin se inicia a
finales del siglo XIX.
Por otro lado, el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, recoge en
la definicin de censo, otros tipos de censo como el de poblacin, pero no observa
el Censo de Archivo.
4.2. Definicin de Gua
El Diccionario de la Real Academia de la Lengua, recoge muchos
significados de Gua, pero los ms se acercan al mbito documental son: Lista
impresa de datos o noticias referentes a determinada materia o una descripcin
amplia de la participacin en uno o ms archivos, por lo general en el nivel de la
coleccin.
En el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura,
Gua se define como: Instrumento de referencia que describe globalmente fondos
documentales
de
uno
varios
archivos,
indicando
las
caractersticas
fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman,
fechas extremas que comprenden y volumen de la documentacin. Adems, recoge
la informacin sobre el archivo, su historia y formacin, horarios y servicios a los
usuarios. Adems recoge diversos tipos de gua, como la Gua de Fuentes que
define como: Instrumento de referencia que describe los fondos relativos a un
tema concreto en uno o varios archivos. Y la Gua de Interfondos que se define
como: Instrumento de referencia que describe la documentacin de varios
archivos, independientemente de si se refiere al mismo o a diferente tema.
En el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, Gua se
define como: Instrumento que informa, de manera general, sobre el archivo en su

conjunto. Elementos: a) Introduccin (direccin del archivo, horario de apertura y

cierre, rgimen jurdico, servicios que presta, condiciones de admisin y consulta,
personal, historia del edificio, persona/s de donde procede/n el/los fondo/s,
bibliografa. b) Informacin sobre el/los fondo/s. Para un archivo con un solo
fondo se presenta el cuadro de clasificacin del fondo, indicando la denominacin
de las series, sus fechas extremas, el nmero de unidades de instalacin de cada
una de ellas y las signaturas correspondientes. Si el archivo custodia varios fondos
es recomendable realizar un resumen de cada uno haciendo constar la persona
productora, fechas lmite de la documentacin y las unidades de instalacin,
seguidamente, se reflejan uno por uno los cuadros de clasificacin precedido, cada
uno de ellos, de la historia de la institucin o persona que genera el fondo y
sealando, si procede, la relacin entre los productores de la documentacin.
Adems se indica: la documentacin eliminada o no que no haya llegado al
archivo, los instrumentos de descripcin con los que cuenta cada fondo,
reprografa y, si existen secciones facticias, sealarlas. c) Apndices: ndices e
ilustraciones del edificio, servicios del archivo y documentos. Clase: por
institucin de archivo (con varios fondos o de fondo nico), acumulativas (para el
conjunto de archivos de una regin o pas), temticas (dedicadas a categoras
concretas de documentos elegidos en funcin de su naturaleza o de un tema de
investigacin).
El Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Documentacin dedica un
amplio apartado al trmino Gua, dando incluso pautas para la creacin de una en
cualquier institucin y define adems otros tipos de Gua como la Gua de Fuentes
que define como: Instrumento de descripcin que proporciona informacin sobre
todos los fondos documentales con relacin a un tema o a un espacio geogrfico;
la
Gua Orgnica que define como Instrumento de descripcin que rene
informacin de archivos que se relacionan entre s por pertenecer a un determinado

organismo. O la Gua de Investigadores que define del siguiente modo: Dcese
del instrumento de control de los usuarios de archivos de un pas o regin.

El Vocabulaires del Archives de la AFNOR, define Gua de Archivo como:

Instrumento de bsqueda que contiene informacin destinada a orientar la lectura
de los fondos de un servicio de archivo90.
El Glossary of Archival and Records Terminology, recoge varias
definiciones y tipologas de Gua: Una descripcin amplia con la participacin de
uno o ms archivos, por lo general a nivel de coleccin. Una gua que cubre varios
fondos es llamada a menudo, gua de fondos o gua de interfondos. Una gua que
describe las colecciones, relativa a un tema especfico suele llamarse gua
materias, o una gua temtica91.
4.3. Definicin de Inventario
En el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, Inventario (Del lat.
Inventarum), se define como: Asiento de los bienes y dems cosas pertenecientes
a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin y Papel o documento
en que estn escritas dichas cosas. Son definiciones muy genricas que hacen ms
referencia al tipo diplomtico documental que al instrumento archivstico, sin
embargo, en cierto modo, el inventario es la primera relacin de los elementos del
archivo.
Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de
Cultura, Inventario se define como: Instrumento de referencia que describe las
series documentales de un fondo, siguiendo su organizacin y que, por motivos de
localizacin, se encuentran fraccionadas en unidades de instalacin. El inventario
debe recoger, imprescindiblemente, una introduccin histrica explicativa de la
evolucin del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificacin
del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de
instalacin, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse
con los ndices correspondientes. Recoge la definicin tambin de Inventario
90
Traduccin de: Guide darchives: Instrument de recherche contenant des informations destines
orienter la lecteur dans les fonds dun service darchives.
91
Traduccin de: n. ~ A broad description of the holdings at one or more archives, typically at the
collection level. Notes. A guide covering several repositories' holdings is often called a repository
guide or a interrepository guide. A guide that describes collections relating to a specific subject is
often called a subject guide or a thematic guide.

General Topogrfico o Registro Topogrfico: Instrumento de control que

relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de
conservacin de un depsito de archivo.
El Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, de nuevo
dedica un amplio apartado a la definicin del inventario como del resto de los
instrumentos, dando pautas del contenido que debe incluir. Este diccionario
diferencia el trmino Inventario en los archivos, las bibliotecas o los museos,
definindolo de manera genrica como: Recuento (Accin); y como inventario
de archivo o de la coleccin: Instrumento de descripcin que informa
globalmente de cada una de las series documentales que componen un fondo
documental. Sirve para controlar la documentacin, orientar e informar al usuario.
Elementos: denominacin del fondo, signatura de las unidades de instalacin,
dgitos del cuadro de clasificacin, tipologa de la serie, fechas lmite de cada
unidad de instalacin, descripcin (autor, destinatario, asunto) y forma. Estos datos
ofrecen informacin suficiente para: poder localizar la documentacin en el
depsito (signatura), su organizacin dentro de la institucin (dgitos del cuadro de
clasificacin), localizacin en el tiempo (fechas), denominacin de las series
(tipologa), tipo de documento y saber qu asuntos trata (descripcin). Debe de
estar dotado de un ndice formado por el conjunto de descriptores que se obtienen
partiendo del contenido del resumen del inventario: onomstico, toponmico y
asuntos. A parte de definir genricamente inventario de archivos recoge tambin
definiciones de diversas tipologas de inventarios. Define as, Inventario Analtico
o Descriptivo como: Instrumentos de de descripcin de unidades documentales
que integran la serie, reproduciendo la estructura del cuadro de clasificacin y
realizando una descripcin completa por cada unidad documental; Inventario
General que define como: Instrumento para controlar las series documentales que
conforman el fondo. Se elabora teniendo como base las hojas de remisin o
relaciones de entrega; Inventario Somero que define como: Instrumento de
descripcin que controla las series documentales con los mnimos elementos. E
Inventario Topogrfico que define como: Instrumento de control que recoge el
contenido de las unidades documentales incluidas en una unidad de instalacin.

Las hojas del inventario, si se hace en soporte papel, se numeran y ordenan

correlativamente por la signatura.
El Vocabulaire des Archives de la AFNOR, define Inventario de Archivo
como: Instrumento de descripcin ms o menos detallado de elementos
(documentos o artculos) que componen un fondo o varios fondos de archivos92.
Diferencia tambin diversos tipos de inventarios, el Inventario Sumario que define
como: Instrumento de descripcin que contiene un fondo o una serie de archivos
de los cuales slo ciertas actas o ciertos documentos son analizados a ttulo de
ejemplo93 y el Inventario Analtico que define como: Instrumento de descripcin
de cada uno de los documentos o legajos de cada una de las actas de un libroregistro o de un conjunto de legajos o de libros-registros94.
El Glossary of Archival and Records Terminology define Inventario como:
Una lista de cosas. Descripcin. Un instrumento de descripcin que incluye,
como mnimo, una lista de las series de la coleccin. Archivo de gestin. El
proceso de relevamiento de los registros en una oficina, por lo general en el nivel
de la serie. Define como el diccionario francs el trmino Inventario Sumario,
tambin llamado inventario de series o un inventario ttulo, slo incluye las
descripciones concisas de los materiales. Un resumen del inventario se puede
hacer para materiales con formato o contenido muy tcnico, lo que requerira sino
una descripcin muy amplia o la captura adecuada de la diferencia de matiz.
Tambin se hacen para las colecciones de materiales homogneos, en los que los
detalles seran redundantes95.
92
Traducido de: inventaire darchives: etat descriptif plus o moins dtaille del lments (pices ou
articles) composant un fonds ou plusieurs fondo darchives.
93
Traducido de: inventaire sommaire: etat descriptif du contenu dun fonds ou dune srie
darchives dans lequel seuls certains actes ou certaines pices son analyss titre dexemple.
94
Traducido de: inventaire analytique: etat descriptif de chacune dune liasse ou de chacun des
actes dun registre ou dun ensemble de liasses ou de registres.
95
Traduccin de: n. ~ 1. A list of things. 2. Description A finding aid that includes, at a
minimum, a list of the series in a collection. 3. Records management The process of surveying
the records in an office, typically at the series level. Notes. Inventory: A summary inventory, also
called a series inventory or a title inventory, includes only terse descriptions of the materials. A
summary inventory may be made for materials with very technical form or contents, which would
require extensive description to adequately capture the nuance difference. They are also made for
collections of homogenous materials, in which details would be redundant.

4.4. Definicin de Catlogo

Segn el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, Catlogo (Del lat.
catalgus, y este del gr. , lista, registro), se define como: Relacin
ordenada en la que se incluyen o describen de forma individual libros,
documentos, personas, objetos, etc., que estn relacionados entre s.
En el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura
Catlogo se define como: Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de
informar sobre una materia u objeto especfico, se describe unidades documentales
relacionadas por su autor en razn de una afinidad temtica, cronolgica,
paleogrfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.
El Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, denomina al
Catlogo de Archivo como Catlogo de Documentos de Archivo y lo define como:
Instrumento que describe de manera pormenorizada y siguiendo criterios
subjetivos las unidades documentales simples y documentales porque tienen un
inters especial o porque los usuarios necesiten una informacin especfica.
Elementos mnimos: datos de localizacin (dgitos del cuadro de clasificacin o
denominacin de las agrupaciones documentales a las que pertenece la unidad
documental a describir y signatura: nmeros de la unidad de instalacin y del
documento dentro de la misma), caracteres internos y externos, resumen que
comience por el tipo documental, caractersticas fsicas, reproducciones,
documentacin complementaria y bibliografa. Clases: dependen del criterio de
ordenacin tomado para la elaboracin del catlogo: cronolgico (el redactado con
mayor frecuencia), geogrfico, alfabtico y de asuntos.
El Vocabulaire des Archives de la AFNOR contemplan varias definiciones
de Catlogo: Instrumento de bsqueda y gestin, aportando la lista ordenada y la
descripcin de documentos o los objetos de una coleccin permanente o temporal,
real o ficticia de un servicio de archivo96. Obra publicada en ocasin de una
96
Traduccin de: Instrument de recherche et de gestion, donnant la liste ordone et la description

des documents ou des objets dune collection permanente ou temporaire, relle ou fictive dun
service darchives.

exposicin para describir los objetos expuestos, con o sin un estudio que
profundiza en los objetos o temas presentados.97 Esta definicin de catlogo
relacionado con la elaboracin de exposiciones tambin se maneja en la tradicin
archivstica espaola.
En el Glossary of Archival and Records Terminology, Catlogo se define
como: Una coleccin de descripciones dispuestas sistemticamente de los
materiales. Una lista de artculos con descripciones. Una publicacin
producida conjuntamente con una exposicin que muestra los materiales expuestos
y que pueden tener texto que se refiere al tema de la exposicin98.
4.5. Definicin de ndice
Segn el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, ndice (Del lat.
index, -cis), es: En un libro u otra publicacin, lista ordenada de los captulos,
artculos, materias, voces, etc., en l contenidos, con indicacin del lugar donde
aparecen. Catlogo de las obras conservadas en una biblioteca, archivo, etc.,
clasificadas segn diversos criterios.
Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de
Cultura ndice se define como: Instrumento de referencia formado por
encabezamientos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y de conceptos
contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de
referencia y descripcin.
En el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, ndice se
define como: Instrumentos de recuperacin de la informacin. Instrumento de
control. Instrumento auxiliar de descripcin para facilitar la utilizacin de los
instrumentos de descripcin tradicionales. Son instrumentos que permiten conocer
o identificar publicaciones primarias para, posteriormente acceder a ellas. (...).
Aunque la definicin del diccionario se centra sobre todo en los ndices
97
Traduccin de: Ouvrage publi loccasin dune exposition pour dcrire les objets, exposs,
avec ou sans tude approfondie de ces objets ou de thmes prsents.
98
Traduccin de: n. ~ 1. A collection of systematically arranged descriptions of materials. 2. A
listing of items with descriptions. 3. A publication produced in conjunction with an exhibit that
lists the materials exhibited and that may have text that relates to the subject of the exhibit.

bibliogrficos, define ndices que tambin se emplean en la archivstica: ndices

Alfabticos de Materias, ndices Analticos, ndices Automatizados, ndices
Automticos.
En el Vocabulaire des Archives de la AFNOR, se define tanto el trmino
ndice como la operacin de indizar. ndice se define como: Lista ordenada de
nombres de personas, de lugares y de materias que figuran en los documentos, que
sacados de una referencia permiten encontrarlos99. Indizacin se define como:
Operacin destinada a representar los elementos de un lenguaje documental o
natural, los datos resultantes del anlisis del contenido de un documento o de una
pregunta100.
Segn el Glossary of Archival and Records Terminology, ndice se define
como: Una lista ordenada de encabezamientos que seala puntos relevantes de
informacin en los materiales que se organizan en un orden diferente. Editorial.
Parte de un libro, normalmente se encuentra en la parte trasera, que proporciona
una lista ordenada de los temas tratados en el libro, con nmeros de pgina u otra
referencia al lugar donde se discuten esos temas101.
Como consecuencia del tratamiento de los instrumentos de descripcin
mediante el empleo de bases de datos relacionales se hace imprescindible abordar
el trmino de ndice desde el punto de vista de la informtica, as pues ndice de
una base de datos se define como: una estructura de datos que mejora la
velocidad de las operaciones, permitiendo un rpido acceso a los registros de una
tabla en una base de datos sencilla. Al aumentar drsticamente la velocidad de
acceso, se suelen usar sobre aquellos campos sobre los cuales se hagan frecuentes
bsquedas. El ndice tiene un funcionamiento similar al ndice de un libro,
guardando parejas de elementos: el elemento que se desea indexar y su posicin en
99
Traducido de: index: Liste ordonne de noms de personnes, de lieux et de matires figurant dans
un document, assortis dune reference permettant de les y retrouver.
100
Traducido de: Opration destine reprsenter par les lments dun langage documentaire ou
naturel es dones rsultant de lanalyse du contenu dun document ou dune question.
101
Traduccin de: n. (indexes, indices, pl.) ~ 1. An ordered list of headings that points to relevant
information in materials that are organized in a different order. 2. Publishing A portion of a
book, usually located in the back, that provides an ordered list of subjects covered in the book, with
page numbers or other reference to where those subjects are discussed.

la base de datos. Para buscar un elemento que est indexado, slo hay que buscar
en el ndice dicho elemento para, una vez encontrado, devolver el registro que se
encuentre en la posicin marcada por el ndice. En documentacin los primeros
ndices automticos fueron los ndices permutados, que Lpez Yepes defini en su
diccionario como ndice alfabtico elaborado, generalmente de forma automtica,
a partir de una cadena de trminos de indizacin o de palabras significativas de los
documentos y que sita sucesivamente cada trmino de la cadena como punto de
entrada. Los tipos de ndices Permutados ms conocidos fueron los KWIC y
KWOC o KWAC.
En la nueva legislacin que articula la administracin electrnica se define
un nuevo concepto el ndice Electrnico que aparece en la ley que regula el
Esquema Nacional de Interoperabilidad102 como: Relacin de documentos
electrnicos de un expediente electrnico, firmada por la Administracin, rgano o
entidad actuante, segn proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del
expediente electrnico y permitir su recuperacin siempre que sea preciso. Este
ndice es la evolucin del extracto de los expedientes administrativos, sin embargo,
la ley incluye su funcionalidad para buscar y recuperar la informacin, lo que lo
convertira en un primer instrumento de localizacin de la documentacin.
4.6. Definicin de Tesauro
se define como: Vocabulario controlado de trminos organizados mediante
relaciones y dependencias jerrquicas o de cualquier otro tipo, cuya finalidad es
facilitar el almacenamiento y la recuperacin de la informacin.
En el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin el trmino
Tesauro se define como: Vocabulario controlado de trminos relacionados
semntica y genricamente sobre una materia especfica y como Lenguaje
documental compuesto de una lista normalizada y estructura de trminos, con
102
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Interoperabilidad en el mbito del a Administracin Electrnica. (BOE n 25, 29 de enero del
2010).

relaciones semnticas entre ellos y que cubre uno o ms campos especficos del
conocimiento, establece el origen etimolgico del trmino tesauro en el vocablo
latino thesaurus.
En el Vocabulaire des Archives de la AFNOR, se define Tesauro como:
Lenguaje documental basado en una estructura jerrquica de uno o ms dominios
del conocimiento, dentro de la cual los conceptos son representados por trminos
en uno o ms lenguajes naturales y las relaciones entre conceptos por unos signos
convencionales.103
Segn el Glossary of Archival and Records Terminology, Tesauro se define
como: Una lista de palabras que relaciona significados, incluyendo sinnimos y
antnimos. Y como: Un vocabulario especializado de palabras y frases,
comnmente usado para indizar, que seala un trmino preferente entre sinnimos
y muestra relaciones entre trminos104.
5. Los principales instrumentos de control administrativo de la informacin y
la documentacin
Los instrumentos de control empleados en los archivos, segn el
Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura, son aquellos
que se elaboran en las fases de identificacin y valoracin de la documentacin.
Estos instrumentos son bsicos en cualquier fase del archivo, principalmente en la
descripcin, constituyen el DNI y la historia individual del fondo documental que
se va a describir, la informacin que se transmite con el fondo documental. En el
caso de no existir estos instrumentos es muy complejo realizar las tareas de
descripcin del fondo documental: establecer el cuadro de clasificacin de fondos
103
Traducido de: Thsaurus: Langage documentaire fond sur une structuration hirarchise dun
ou plusieurs domaines de la connaissance et dans lequel les notions sont reprsentes par des
termes dune ou plusieurs langues naturelles et les relations entre notions par de signes
conventionnels.
104
Traducido de: n. (thesauruses, thesauri, pl.) ~ 1. A list of words with related meanings,
including synonyms and antonyms. 2. A specialized vocabulary of words and phrases, commonly
used for indexing, that indicates a preferred term among synonyms and shows relationships
between terms. Aparte de esta definicin, el Glosario cita la definicin de la norma ANSI/NISO
Z39.19. Guidelines for the Construction, Format, and Management of Monolingual Controlled
Vocabularies.

y series documentales, llevar a cabo su organizacin, elaborar la historia

archivstica e institucional del fondo, conocer el grado de profundidad en la
descripcin que se ha realizado del fondo, el grado de conservacin, si hay una
dispersin del fondo documental por conservarse series en otros archivos,
Sirven de apoyo informativo a la fase de descripcin. Considero que los
instrumentos de control, no slo son aquellos que se forman en la fase de
identificacin y valoracin, actividades que realiza de manera profesional
nicamente el archivero, son todos los instrumentos de trabajo que se generan
entorno a los archivos y a los fondos documentales que albergan; pueden ser
elaborados o no por un profesional de la documentacin y son creados para
cumplir una funcin de control interno sobre la documentacin, aunque se puedan
emplear en ocasiones para consultar los fondos documentales. La variedad de esta
tipologa de instrumentos es amplsima, de modo que ni siquiera el diccionario de
terminologa archivstica establece una clasificacin cerrada. Adems en la
actualidad para la elaboracin de estos instrumentos se estn empleando sistemas
informticos, ya que estn vinculados a los procedimientos administrativos
electrnicos y pueden estar o no en relacin con los sistemas de descripcin en el
mbito de los archivos.
En mi opinin, podemos diferenciar dos grupos de instrumentos de control
de la documentacin, desde el punto de vista del titular de su creacin:
- Los generados en el mbito de la oficina productora de la documentacin
y con pautas bsicamente administrativas, en el sentido estricto de la palabra. Es el
caso de los registros de entrada y salida de la documentacin.
- Los generados en las instituciones archivsticas, empleando pautas
documentales. Es el caso del registro de consulta de la documentacin, del registro
de investigadores, del registro del movimiento de fondos, Las relaciones de
entrega se pueden generar en cualquier institucin pero las pautas de su creacin
son archivsticas.

Al repasar los diferentes autores que han tratado los instrumentos de

control se puede comprobar la gran diversidad de tipologas. Sin embargo, en el
presente estudio voy a destacar nicamente dos tipologas de instrumentos que
destacan por su importancia en las tareas de descripcin; el registro de entrada y la
relacin de entrega.
5.1. Las relaciones de entrega
La inclusin legal de la relacin de entrega se establece en Espaa a travs
del Decreto 914/1969, de 8 de mayo de 1969105, que crea el Archivo General de la
Administracin. Con la creacin de esta institucin, se establece formalmente el
acto administrativo de transferencia de la documentacin, y por tanto, el
expediente de transferencia de la documentacin, del que forma parte como
documento central, la relacin de entrega.
no recoge la relacin de entrega o relacin de transferencia con la categora
instrumento de control ni administrativo, a pesar de constituir un instrumento de
garanta tanto para el archivo que enva el fondo como para el archivo que lo
recibe y a pesar de tener un marcado carcter legal, el diccionario lo define como
una: Lista de las fracciones cronolgicas de las series documentales que se
transfieren y que acompaa a stas en los traslados reglamentarios.
En el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, se recoge
la denominacin de relacin de entrega u hoja de remisin, tomando una
descripcin del documento que se formaliz en el Archivo General de la
Administracin para la realizacin de las transferencias documentales:
Documento por triplicado autocopiable por medio del cual se realiza la
transferencia. No est normalizado en todas las instituciones u organismos, pero
debe de cumplimentar los siguientes datos: Servicio y oficina remitente, o los
dgitos correspondientes segn la estructura de la administracin. Fecha de
remisin; en la cual se realiza la transferencia, sirve para hacer el registro de
105
Decreto 914/1969, de 8 de mayo de 1969105, que crea el Archivo General de la Administracin

(BOE n 125, 26 de mayo de 1969).

transferencias, aadindole un nmero secuencial. Nmero de orden de la caja que

contienen la documentacin y nmero del documento dentro de la misma;
signatura del remitente. Fechas extremas. Descripcin breve comenzando por el
tipo documental. Acceso; sealar si la documentacin puede consultarse o no y si
existe alguna reserva justificarla. Cdigo del cuadro de clasificacin. Plazo de
conservacin; permanente o temporal; en este ltimo caso sealando los aos; este
dato se cumplimenta de acuerdo con la identificacin de las series; si la
documentacin ha de ser eliminada se seala en el cuadro o listado de
expurgo. Adems, contiene las firmas del encargado de la entrega y del archivero.
Esta ltima se cumplimenta cuando se ha confirmado y cotejado la entrega de la
documentacin, remitiendo un ejemplar al remitente y las otras dos quedan en
poder del archivo para confeccionar el registro general de ingresos y el registro por
secciones administrativas, servicios y oficinas. En el caso de que la transferencia
se realice desde el archivo central al intermedio o de ste al histrico, deber
acompaar a esta hoja los trabajos de identificacin y valoracin de series y una
copia de los instrumentos de descripcin. La hoja de remisin de fondos permite
que la transferencia se realice con garanta, que la documentacin llegue ordenada,
completa y descrita y adems sirve para saber en cada momento dnde se
encuentra la documentacin ().
La relacin de entrega106 tiene su origen en el centro antecesor del Archivo
General de la Administracin del Estado, el Archivo General Central de Alcal de
Henares. Para la realizacin de las transferencias de documentos desde los
incipientes Archivos Ministeriales a este Archivo, se dict una Real Orden con el
ttulo de: Instrucciones para el recibimiento y colocacin provisional de los
documentos remitidos al Archivo General Central, consultadas a la Junta por la
Direccin General de Instruccin Pblica en sesin de 15 de diciembre de 1860.
106
La relacin de entrega se convirti en un documento caracterstico de cualquier transferencia,

incluso las Comunidades Autnomas, han seguido en sus regulaciones las normas del Archivo
General de la Administracin, es el caso de la Comunidad Autnoma de Galicia, que ha publicado
una norma para la transferencia de la documentacin: Orden de 30 de agosto de 2010, por el que se
establecen las normas para la realizacin de transferencias documentales con destino a los Archivos
dependientes de la Xunta de Galicia (DOG, n 174, 30-08-2010).

Estas instrucciones resultan de gran inters porque muestran la separacin

fsica e intelectual por procedencias de los documentos recibidos107, as como la
realizacin de inventarios por separado para cada fondo documental: Al recibir
una procedencia, se acompaar inventario o lista de ella en cualquier forma, se
confrontar con lo recibido, anotando las diferencias que se encuentren en el
nmero, peso, envoltura u otras circunstancias esenciales de los bultos, legajos o
piezas. En dichos inventarios o listas, que se conservarn cuidadosamente, anotar
el Archivero o quien le sustituya, bajo su firma, la fecha del recibimiento y su
conformidad o diferencias con lo recibido. Si a la remesa no acompaare
inventario o notas se har al verificarse el recibimiento de una manera breve y
concisa, pero suficiente para fijar el nmero de atados, legajos o piezas y sus seas
generales exteriores. En estos inventarios pondr igualmente recibo el archivero o
quien hiciere sus veces108.
Existen otras normas de transferencia publicadas durante le siglo XIX, que
regulaban el archivo antecesor del Archivo General de la Administracin, el 28 de
noviembre de 1888, se dicta por Real Orden otra instruccin para la remisin de
documentos al Archivo General Central de Alcal de Henares. El Archivo solicita
la redaccin de instrucciones como consecuencia de la saturacin documental que
se estaba produciendo en sus salas, al que llegaban documentos que no mereca la
pena conservar de modo permanente. En estas primeras instrucciones el archivo
receptor, en este caso, el Archivo Central de Alcal de Henares, realizaba
inventario del fondo documental, recibido con la finalidad de valorarlo, y
determinar la pertinencia en la conservacin definitiva: Primera. El Jefe del
Archivo Central de Alcal de Henares, despus de examinar con todo
escrupulosidad los papeles antiguos que le hayan sido remitidos por los
Ministerios, proceder a formar un inventario por duplicado, que remitir a este
Departamento, de aquellos que ya por su larga fecha, ya por los asuntos a que se
refiere no merezcan ser conservados por carecer de utilidad para la Administracin
107
Vemos como en las instrucciones del Archivo General Central, se incluyen las novedades
archivsticas de la poca, concretamente el Principio de Procedencia, que haba sido formulado en
una Circular de la Administracin Pblica en Francia veinte aos antes, concretamente en el ao
1841.
108
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblica y
Bellas Artes, AGA, 31, 6690, Leg. 6542-12.

Pblica. La Direccin General de Instruccin Pblica, despus de or el informe

del Centro de que procedan los documentos comunicar al Jefe de Archivo la
resolucin que proceda109. El inventario que realizaba el Archivo Central
cumplira la funcin de relacin de entrega, en normas posteriores las relacin de
entrega la realiza el archivo remitente para que el archivo receptor realice el cotejo
de la documentacin.
A travs de estas instrucciones vemos como en el Archivo General Central
y en su sucesor, el Archivo General de la Administracin se observan las mismas
circunstancias:
- Muchos de fondos documentales transferidos llegan sin relacin de
entrega, por lo que en ambos archivos se tiene que realizar una descripcin
genrica de su contenido para poder formalizar la transferencia.
- Muchos de los fondos documentales transferidos no son objeto de
conservacin permanente, sin embargo, es necesario realizar un instrumento
descriptivo de su contenido, antes de poder formalizar su eliminacin.
Aunque han sido el modelo a seguir por otros archivos, las normas de los
archivos intermedios del sistema espaol, no han sido las nicas formuladas en la
administracin pblica. En la regulacin interna de otros archivos, se ha recogido
habitualmente el procedimiento de transferencia de los fondos documentales desde
la oficina al archivo y los instrumentos que se deban consignar al realizar dicha
entrega. Un ejemplo de esta regulacin son las Normas para rgimen interior del
Archivo-Biblioteca del Consejo Superior de Aeronutica y Direccin General de
Navegacin y Transportes Areos de 1929, en las que se sealaba: El Archivo se
har cargo de los documentos, expedientes y otros datos que, no siendo
indispensables para el despacho corriente de las Secciones, Centros, Dependencias
o Negociados, les sean enviados por stos. Toda remisin ser acompaada de un
ndice, por duplicado, de los legajos o papeles sueltos de que consten, lo
suficientemente detallado para que, en cualquier momento, pueda conocerse la
109

Bellas Artes, AGA, 31, 6690, Leg. 6542-84.

naturaleza de los asuntos objeto del envo. Un ejemplar del ndice quedar en el
Archivo, y el otro, a cuyo pi estampar dicha Dependencia un sello con fecha de
entrada, ser devuelto a la Seccin, Centro, Dependencia o Negociado que haga la
entrega110.
En el ao 1965, Luis Snchez Belda111 comentaba que la mayora de los
archivos hacan inventarios de entrega de carcter variable al transferir sus fondos
documentales a otros archivos, adverta adems de la ausencia de normas legales
para su elaboracin, lo que obligaba a los propios archivos a elaborar sus propios
formularios para su formacin. Cada organismo o institucin estableca su propia
relacin de entrega, hasta que el Archivo General de la Administracin cre un
modelo normalizado de relacin de entrega como consecuencia del gran nmero
de transferencias que se realizaba a dicho archivo y que se caracterizaban por la
gran diversidad de formatos en los que se presentaba la relacin de documentos y
expedientes que se enviaban desde los diversos archivos centrales de los
Ministerios. Esta diversidad se puede comprobar a travs de los antiguos
instrumentos del archivo.
La relacin de entrega fue tratada entre otros autores por Mara Luisa
Conde Villaverde, que fue Directora del Archivo General de la Administracin.
Esta archivera defini la relacin de entrega como: el documento que acompaar
a toda transferencia de fondos, en su Manual para Archivos Administrativos112,
en esta obra incluy el modelo de relacin de entrega que se utiliz en el Archivo
General de la Administracin, los datos que constaban en la relacin: Fecha de la
transferencia, nmero total de hojas de la relacin de entrega, archivo remitente,
serie documental remitida, organismo productor, tipologa documental, funcin,
ordenacin y valoracin, informacin que se adjunta (legislacin, instrumentos de
descripcin, informes o memorias,...), nmero de registro, baja (por expurgo, por
110
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblica.

Memoria del Archivo-Biblioteca del Consejo Superior de Aeronutica y Direccin General de
Navegacin y Transportes Areos del ao 1929. AGA, 31-5143.
111
SNCHEZ BELDA, Luis. Transferencia de documentacin a los archivos. En: Boletn de la
Direccin General de Archivos y Bibliotecas, n 86, noviembre-diciembre, 1965, p. 14.
112
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de Archivos Administrativos.
Normas Tcnicas de la Direccin de Archivos Estatales, Madrid: Ministerio de Cultura, 1992.

transferencia, otros), firmas y sellos de los diferentes organismos. La relacin de

documentos o expedientes consta de los siguientes campos: n de registro general
y n de registro de organismos, n de hoja, n de orden de la caja, fechas,
contenido, signaturas, causa de la baja y observaciones.
Las relaciones documentales o de entrega en muchas ocasiones son
instrumentos esenciales, debido a la ausencia de otros instrumentos que describan
el fondo documental, se convierten en la nica informacin de un fondo
documental, y por ello, se han empleado como instrumentos de bsqueda y
recuperacin de la informacin en los archivos, sin embargo, la calidad de la
informacin de estos instrumentos con vistas a su recuperacin es en muchas
ocasiones muy deficitaria, normalmente responden a la organizacin o
clasificacin dada a la informacin en la oficina, pero no responden a criterios
archivsticos, en otras ocasiones, no incluyen informacin descriptiva, slo una
relacin de cajas y expedientes que no corresponde a ninguna tipologa definida de
Un ejemplo de reutilizacin de las relaciones de entrega como instrumento
de recuperacin de la informacin, lo encontramos en las Normas internas del
Archivo-Biblioteca del Ministerio de Estado, donde se emplean para anotar las
equivalencias: Al margen del ndice que la Seccin hubiera enviado, se anotar la
serie de legajos a que hubieran sido unidas las diferentes partes del envo113.
5.2. Los registros
En el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura
se define registro como: Documento sobre el que se plasma la accin
administrativa y jurdica de control de la expedicin, salida, entrada y circulacin
de los documentos. Es un instrumento de control, normalmente en forma de
volumen que contiene la inscripcin, generalmente numerada en orden
cronolgico, de informaciones consideradas de suficiente inters como para ser
exacta y totalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder directamente
113
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. MINISTERIO DE INSTRUCCIN

PBLICA. Normas internas del Archivo-Biblioteca del Ministerio de Estado, 1933, AGA, 31,
5143.

de los actos administrativos (por ejemplo, el Registro Civil) o de los actos

administrativos ya reflejados en otros documentos a los que jurdicamente el
registro suele sustituir. Tambin se define como: Oficina en la que se realiza
generalmente la accin de registrar o es designada con el mismo nombre. Entre
los diferentes registros que recoge el Diccionario del Ministerio de Cultura aparece
el registro general de entrada de fondos y/o documentos, que se define como:
Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que
sirven de prueba legal de su entrada en un archivo. Y registro general de salida
de fondos y/o documentos, que se define como: Instrumentos de control que
contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de
prueba legal de su salida de un archivo. Adems de estos registros, en los archivos
podemos encontrar un registro de salidas temporales para prstamos y
exposiciones y un registro grfico de depsitos, que se define como: Instrumento
de control que indica el emplazamiento en los depsitos de las estanteras,
planeros, ficheros, y su nivel de ocupacin, lo que permite obtener la
informacin sobre la utilizacin actual o futura del espacio disponible. La
informacin contenida en este instrumento deber ponerse en relacin siempre con
la del registro topogrfico. El registro topogrfico, se define como: Instrumento
de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades
de conservacin de un depsito de archivo.
En el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, se define
registro como: Accin de anotar regularmente, y por orden cronolgico, cierto
orden de cosas. Se entiende tambin por registro el libro o cuaderno en el que se
registra, el lugar en el que se registra y el asiento que queda de lo que se registra.
Este diccionario tambin contempla la regulacin legal del registro administrativo,
citando el artculo 38 de la Ley 30/1992, de 27 de noviembre de Rgimen Jurdico
de las Administraciones Pblicas y Procedimiento Administrativo Comn. Otra de
las definiciones de registro que recoge el Diccionario y que tambin se emplea en
la descripcin archivstica en su relacin con la informtica como instrumento
auxiliar es: Cada uno de los asientos que se realizan en un fichero o tabla de una
base de datos, (). En esta obra tambin se recogen otros tipos de registro como

el registro de consulta, el registro de autoridad, el registro catalogrfico, Todos

ellos instrumentos de control de los centros archivsticos.
Pedro Lpez y Olga Gallego114, diferenciaron dos clases de registros, los
administrativos o copiadores y los jurdicos-administrativos o registros-acta.
Entre de los primeros situaron los registros-cedularios, registros generales
de entrada y salida de documentos, los registros telemticos y los registros
archivsticos y entre los segundos el registro civil, el registros notarial y el registro
de la propiedad. Entre los registros archivsticos sitan los registros auxiliares, o
instrumentos de control. Ambos autores contemplan los mismos instrumentos de
control que del Diccionario de Terminologa Archivstica: el registro general de
entrada de fondos y/o documentos, el registro general de salida de fondos y/o
documento, el registro de salidas temporales, y el registro grfico de depsitos, en
relacin al registro topogrfico. E indican que no son los nicos instrumentos de
control existentes en los archivos, pues tambin se pueden considerar: registros de
prstamos, consultas, expurgos, restauracin, microfilmacin,...
La diferencia, quizs, entre los instrumentos descriptivos y los registros se
encuentra en el marcado carcter administrativo de los ltimos. Son documentos
de trabajo que deben llevar las formalidades de tales documentos: firmas, sellos,
diligencias,..., para convertirse realmente en un instrumento de control, adems
deben encontrarse regulados por disposiciones legislativas y la variacin de su
contenido debe estar bajo el control de la superioridad. El proceso de transferencia
de documentos de un archivo a otro, es un procedimiento administrativo, regulado
por disposiciones legislativas115. En este procedimiento se generan una serie de
actos que se van formalizando en documentos administrativos, desde la remisin
de un documento de previsin de transferencias basado en el calendario de
conservacin de la institucin, que ir firmado y sellado por las diferentes
114
LPEZ GMEZ, Pedro y GALLEGO DOMNGUEZ, Olga. El documento de archivo. Un

estudio, La Corua, 2007, p. 225-257.
115
La funcin de transferencia de documentos aparece recogida en el Decreto 914/1969, de 8 de
mayo, de creacin del Archivo General de la Administracin. Civil. (BOE, 26/05/1969) y
recientemente en Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema
Espaol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y
de sus Organismos Pblicos y su rgimen de acceso. (BOE, 25/11/2011).

instituciones, hasta la remisin de la documentacin con todas las garantas

plasmadas en documentos, como son las relaciones de entrega, tambin
documentos administrativos con todas sus formalidades, cuyos ndices se tomarn
para formar el asiento en el registro de entrada de documentos. Todos estos actos,
formarn parte de un mismo trmite administrativo: la transferencia de
documentacin.
En cuanto a la evolucin histrica del registro, Jos Morn y Liminiana
recogi hace ms de un siglo: el registro que est a cargo del Registrador General,
era una coleccin de copias de documentos de derecho privado o de los que ataen
al inters del individuo, la familia o corporacin con carcter privado, que se
protocolizaban bajo las segursimas garantas del Sello Real e inmunidad de los
Reales Archivos de las Audiencias territoriales, y a ellos se debe el encontrarse
documentos de remotos siglos, cuyos originales desaparecieron, y as tambin a los
documentos en custodia que, para su mayor seguridad, un particular, una
testamentaria, una corporacin, llevaba a los Archivos pblicos y eclesisticos en
siglos remotos y hasta el pasado, entregndoseles resguardo de ellos, y siendo
conservados como si pertenecieran al caudal mismo116. En estas palabras de Jos
Morn observamos cual fue la funcin esencial del registro en los orgenes de su
creacin: la conservacin de la copia o testimonio de la existencia de un
documento.
La evolucin del registro administrativo en la poca contempornea ha sido
ampliamente estudiada por Manuel Romero Tallafigo117. Este autor seala como
una de las novedades de la diplomtica contempornea la introduccin del registro
general de entrada y salida de documentos, con una finalidad organizadora, para el
seguimiento temporal y espacial de la documentacin. Este autor adems sita el
origen de este registro en las prcticas de la administracin centroeuropea que
116
MORON Y LIMINIANA, Jos. Manual de Arquivonoma. Tratado terico-prctico del orden

que debe observarse en los archivos para su arreglo, conservacin y servicio til a los archiveros,
secretarios de tribunales, ayuntamientos y en general a todos lo que hayan de manejar
documentos. Imprenta de la Viuda de Ayoldi, Valencia, 1879, p. 230.
117
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Historia del documento en la Edad Contempornea. La
Comunicacin y la Representacin del Poder Central de la Nacin, Carmona, 2002, p. 629-661.

fueron adoptadas por los liberales espaoles en poca de Napolen I. Estos

instrumentos son en cierta medida continuadores del registro general del sello y de
los registros de cedularios (libros copiadores de cartas y cdulas expedidas) de la
Edad Moderna, que se mantendrn durante la poca contempornea pero cuyo
protagonismo va a disminuir en favor del nuevo registro, cuyo primer reglamento
fue dictado por el Ministerio de Fomento el 12 de mayo de 1871118.
Este autor tambin estudi el formato de este instrumento de control, que
se presentaba normalmente en un libro en el que se anotaba el nmero de orden de
entrada del registro, las fechas del documento, las fechas de su entrada y salida, el
contenido y la procedencia, as como la seccin o el negociado donde se tramitaba.
Sin embargo, seala que no slo se presentaron en formato libro, segn este autor,
en el Reglamento Orgnico y de Procedimiento de Junta Tcnica del Estado, de 18
de noviembre de 1936, adems del asiento en el libro se estableca la obligacin de
realizar una ficha de cada uno de los asuntos en ellos ingresados, por orden
alfabtico del interesado o centro, con notas de tramitacin. Se estableca as un
instrumento auxiliar de bsqueda en formato de ndice del registro.
Manuel Romero Tallafigo indica otro tipo de instrumento de control en el
mbito de la oficina, los ndices de relacin, que define como: pliegos que
relacionan los documentos con el registro y como autnticas guas garantizan la
custodia de los documentos en los traslados que sufren dentro de las oficinas.
En la actualidad tanto el registro como el ndice administrativo presentan
un formato electrnico o digital, siendo regulado por las nuevas leyes de
administracin
electrnica
de
manera
amplia.
El
registro
electrnico
administrativo viene regulado en la Ley 11/2007 de acceso electrnico de los

ciudadanos a los servicios pblicos119. En el artculo 24 se recoge: Las
Administraciones Pblicas crearn registros electrnicos para la recepcin y
remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones, en el artculo 25 se regula su
118
Reglamento interior del Ministerio de Fomento. (Gaceta de Madrid, 26 de mayo de 1871).

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos
(BOE, n 150 y 158 de 23 de junio y 3 de julio).
119

creacin y funcionamiento, que viene regulada tambin en la Orden

PRE/3523/2009 del Ministerio de la Presidencia, que regula el registro electrnico
comn, as como el artculo 26 en el que se establece el cmputo de los plazos.
La Orden 3523/2009 de Presidencia120, regula ampliamente el registro
electrnico comn, en esta norma se recogen los rganos competentes para su
formacin, el acceso al registro electrnico comn, los documentos admisibles, la
acreditacin de la identidad, el acuse de recibo en la presentacin de documentos,
el fichero de proteccin de datos derivados del registro y la responsabilidad de los
registros.
Asimismo se regula el registro electrnico en el Real Decreto 1671/2009,
por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos121, en esta ley se trata el
registro en el ttulo IV, entre las funciones del registro se recoge alguna
relacionada con su funcin de memoria, en el artculo 28 d) se recoge: funciones
de constancia y certificacin en los supuestos de litigio, discrepancias o dudas
acerca de la recepcin o remisin de solicitudes, escritos o comunicaciones.
El registro es el primer instrumento que incorpora la descripcin, la
bsqueda y el control de la documentacin en el mbito de la oficina de la
administracin pblica, es uno de los pocos instrumentos documentales regulados
por una legislacin especfica, sin embargo, su elaboracin ha estado siempre
alejada del las normas archivsticas. En la actualidad, con la creacin de sistemas
integrales de gestin documental que recogen todo el ciclo vital documental desde
la oficina hasta su conservacin permanente, se hace necesaria la imposicin de un
control archivstico, con la elaboracin de la estructura adaptada a las normas
tcnicas archivsticas y documentales, y de modo capital en relacin al
establecimiento de los metadatos que se incorporan a los documentos que ingresan
120
Orden PRE/3523/2009, de 29 de diciembre, del Ministerio de la Presidencia, que regula el

Registro electrnico comn. (BOE n 315 de 31 de diciembre de 2009).
121
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblico (BOE n
278 de 18 de noviembre de 2009).

en la ventanilla a travs de formatos digitales o electrnicos, pero tambin aquellos

que se entregan en papel y que son posteriormente digitalizados para su gestin y
tramitacin122.
6. Los nuevos instrumentos de control y descripcin de la informacin y la
documentacin
Existen mltiples trminos para la denominacin de los sistemas con base
tecnolgica que se emplean en la actualidad para gestionar, describir, recuperar,
organizar, conservar tanto los documentos creados en formato electrnico, como
las descripciones y las reproducciones digitalizadas de los documentos en papel.
En los archivos no se diferencian los sistemas de gestin informtica de una
manera tan clarividente como el en mbito bibliotecario. Las bibliotecas
diferencian terminolgicamente los sistemas de gestin documental referenciales
mediante el trmino OPAC, que se emplea para denominar los sistemas que
recogen las referencias bibliogrficas, y los sistemas de gestin de documentos
digitalizados o microfilmados, que denominan como bibliotecas digitales, y que
incluyen tanto las referencias, como los propios documentos en formato
electrnico. Esta diferenciacin se debe a la inclusin de sistemas informticos
para el tratamiento documental antes en el mundo bibliotecario que en el
archivstico, cuya incorporacin ha sido ms tarda y ms compleja,
fundamentalmente en relacin a la creacin de sistemas en red de trabajo comn.
En los ltimos tiempos los archivos estn incorporando sistemas de gestin
documental, que han obligado a revisar la terminologa archivstica. Autores, como
M Paz Martn-Pozuelo han comparado los instrumentos antes de la aplicacin de
desarrollo de entornos electrnicos y despus123. Esta autora recoge dos cuadros en
los que compara los entornos convencionales y los entornos electrnicos. En la
122
Es por ello que se han publicado recientemente a nivel estatal normas tcnicas basadas en la
archivstica, tanto para la digitalizacin de documentos y expedientes, como para la incorporacin
de metadatos y la transferencia electrnica de documentos de entre las administraciones. Estas
normas son accesibles a travs del Portal de la Administracin Electrnica:
http://administracionelectronica.gob.es/
123
MARTN-POZUELO, Mara Paz. Los entornos y documentos electrnicos, efecto Edison
para la formacin archivstica?. En: V Jornadas de Archivos Electrnicos. El reto electrnico:
nuevas necesidades, nuevos profesionales, Priego de Crdoba, 14 y 15 de marzo del 2002,
Ayuntamiento de Priego de Crdoba, 2002, p. 51-64.

operacin archivstica de identificacin en el entorno convencional seala el

empleo de organigramas, cuadros de competencias y RPT y en el entorno
electrnico, la firma electrnica; en la operacin de la clasificacin en el entorno
convencional se emplean cuadros de clasificacin y en el entorno electrnico
lenguajes de marcado y metadatos,
Los nuevos instrumentos integran en un mismo sistema de gestin
documental las diversas funciones del archivo que se articulan e interactan de
manera automtica entre ellas.
A continuacin se recogen algunos de las denominaciones ms
normalizadas de los nuevos instrumentos tecnolgicos empleadas en los archivos.
El Modelo MoReq124, que ha nacido con la finalidad de crear requisitos
informticos comunes para la creacin de sistemas normalizados de gestin
documental de archivos, contempla dos tipologas de sistemas de gestin, el
SGDE y el SGDEA, cuya diferencia es la que se contempla a continuacin:
- Los Sistemas de gestin de documentos electrnicos (SGDE125): Permiten que se
modifiquen los documentos y/o que existan varias versiones de stos; permiten que
los documentos sean borrados por sus propietarios; pueden incluir algunos
controles de conservacin; pueden contar con una estructura de almacenamiento
de documentos de cuyo control se podrn encargar los usuarios; tiene por objetivo
esencial facilitar el uso cotidiano de documentos en el desarrollo de las actividades
de la organizacin.
124
Moreq. Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos de archivo.

Especificacin Moreq, Bruselas, 2001.
125
Traducido de: EDMS: allows documents to be modified and/or to exist in several versions; may
allow documents to be deleted by their owners; may include some retention controls; may include a
document storage structure, which may be under the control of users; is intended primarily to
support day-to-day use of documents for ongoing business.

- Los Sistemas de gestin de documentos electrnicos y archivo (SGDEA126):

Impide que se modifiquen los documentos de archivo; impide que los documentos
de archivo sean borrados, excepto en ciertas circunstancias sujetas a un control
muy estricto; debe incluir controles de conservacin muy rigurosos; debe de contar
con una estructura de gestin de documentos de archivo muy rigurosa (el cuadro
de clasificacin) de cuyo mantenimiento se encarga el administrador; pude facilitar
el trabajo cotidiano, pero tambin tiene como intencin primaria ofrecer un
depsito seguro para los documentos de archivo significativos en relacin con las
actividades de la organizacin.
El primer sistema se empleara en el mbito de creacin de los documentos
electrnicos, en la oficina, frente al segundo sistema que se empleara en el mbito
de gestin de los documentos, en el archivo propiamente dicho.
Jordi Serra Serra ha recogido tambin los dos tipos de sistemas
definindolos de manera breve:
- Sistema de gestin de documentos electrnicos (Electronic document
Management Systems o DMS) que son Sistemas concebidos para gestionar los
documentos a lo largo de su fase administrativa o activa127.
- Sistema de archivo electrnico que tienen como finalidad la conservacin a
largo plazo de documentos electrnicos con independencia de su periodo de
obsolescencia, con el fin de garantizar su legibilidad y su acceso en el futuro128.
El Glossary of Archival and Records Terminology de la SAA, recoge
mltiples trminos para definir los sistemas informticos archivsticos129, aunque
126
Traducido de: ERMS: prevents records from being modified; must include rigorous retention
controls; must include a rigorous record; prevents records from being deleted except in certain
strictly controlled circumstances; arrangement structure (the classification scheme) which is
maintained by the Administrator; may support day-to-day working, but is also intended to provide
a secure repository for meaningful business records.
127
SERRA SERRA, Jordi. Los documentos electrnicos Qu son y cmo se tratan?, Gijn,
TREA, 2008, p. 47.
128
dem, p. 43.
129
Trminos que se recogen en el Glosario:
NT: computer system; distributed system; experiential system; stand-alone system; turnkey system;
utility system.

destaca un trmino en el glosario, digital assets management system (sistema de

gestin de activos digitales), que se define como: Software para soporte de la
adquisicin, la descripcin, el seguimiento, la deteccin, recuperacin, bsqueda y
distribucin de colecciones de objetos digitales130.
En el Diccionario de Archivstica en espaol131 de Mara del Carmen
Mastropierro se diferencia entre:
- Sistema de gestin de informacin documental o archivo, que define como:
Conjunto organizado de medios para crear, indizar, realizar bsquedas y obtener
la recuperacin de documentos e informacin.
- Sistema de gestin de base de datos: Conjunto de software y hardware cuyo
objetivo es facilitar a los usuarios el diseo, creacin y mantenimiento de bases de
datos (JLY).
- Sistema de gestin electrnica de documentos (EDMS): Sistema computerizado
corporativo para manejar documentos para mejorar todo el proceso informacional.
Est integrado por la aplicacin especfica de gestin y diferentes aplicaciones que
soportan en forma complementaria el proceso de gestin documental electrnica
integral.
Otro trmino que se incluye en el Glosary es DBMS (Database
Managament Systems)132: Software que permite que la informacin sea
RT: business activity structure classification system; database management system; decision
support system; digital assets management system; document retrieval system; electronic document
management system; electronic information system; electronic recordkeeping system; executive
information system; executive support system; expert system; filing system; geographic
information system; information system; interactive media; juridical system; legacy system;
management information system; Open Archival Information System; open system; operating
system; transaction processing system.
130
Traducido de: n. ~ Software to support the acquisition, description, tracking, discovery,
retrieval, searching, and distribution of collections of digital objects.
131
MASTROPIERRO, Mara del Carmen. Diccionario de archivstica en espaol. Con un anexo
multilinge y cuadro de fuentes de las entradas terminolgicas, Buenos Aires: Alfagrama
Ediciones, 2008.
132
Traducido de: n. (DBMS, abr.) ~ Software that allows information to be captured, organized,
and stored, so that the information can be analyzed, reorganized, and reported in many different
ways.

capturada, organizada y almacenada, para que la informacin pueda ser analizada,

reorganizada, y difundida de muchas maneras diferentes.
El trmino DBMS se incluye tambin en la norma ISO 14721:2003133, que
recoge otro trmino, el modelo OAIS (Open Archival Information System), que se
define como: Un archivo, que consiste en una organizacin de personas y
sistemas, que ha aceptado la responsabilidad de preservar la informacin y ponerla
a disposicin de una comunidad determinada134. Esta norma incluye otro trmino
DBMS (Database Managament Systems).
Existen ms trminos relacionados con los sistemas de gestin de
documentos electrnicos de archivo como es el trmino repositorio digital, que se
ha definido como: Un repositorio, depsito o archivo es un sitio Web centralizado
donde se almacena y mantiene informacin digital, habitualmente bases de datos o
archivos informticos. Pueden contener los archivos en su servidor o referenciar
desde su Web al alojamiento originario135. El problema de este concepto es que es
demasiado amplio y se emplea tanto para documentos digitales de archivo,
biblioteca o centro de documentacin. En la legislacin ms reciente que regula la
Administracin Electrnica se incluye otro trmino el de repositorio electrnico136
que es equivalente a archivo electrnico y que la legislacin define como:
Archivo centralizado donde se almacenan y registran datos y documentos
electrnicos, y sus metadatos.
133
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO 14721:2003.Space

data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model
(OAIS).
134
Traducido de: An archive, consisting of an organization of people and systems, that has
accepted the responsibility to preserve information and make it available for a Designated
Community (...).
135
Definicin extrada de:
[http://bibliotecabiologia.usal.es/tutoriales/cat%C3%A1logos,%20repositorios%20y%20bibliotecas
%20virtuales1/repositorios_digitales.html] (Consultado el 12/04/2011).
136
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica. (BOE, n 25, 29/01/2010).
CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 103

CAPTULO 2
LOS ORGANISMOS ENCARGADOS DE LOS ARCHIVOS EN LA
ADMINISTRACIN PBLICA ESPAOLA: ARTICULADORES DE LA
FUNCIN DESCRIPTIVA.
En el presente captulo presento un breve repaso a la historia institucional
de los organismos pblicos encargados del sistema de archivos en Espaa durante
el periodo cronolgico en la que se centra el presente estudio, la poca
Contempornea. Se trata de una revisin organizativa y evolutiva de las
instituciones que han influenciado en la descripcin archivstica, con la finalidad
de contextualizar el objeto de estudio, el instrumento de trabajo archivstico.
Con respecto a la evolucin de la archivstica espaola durante el siglo XIX
y principios del siglo XX hasta el ao 1931 aproximadamente, como ya han
sealado autores como Pedro Lpez Gmez1, se puede constatar una continuidad
hasta el advenimiento de la Segunda Repblica Espaola, en cuanto a los
organismos,
polticas,
centros,
legislacin,,
an
as
se
producen
transformaciones significativas a lo largo de todo el periodo, que influirn

directamente en la elaboracin de trabajos de descripcin archivstica.
A continuacin, se exponen los rganos centrales e instituciones ms
significativas que articularon la legislacin y la normativa de descripcin
archivstica y que repercutieron en las formas y prcticas de elaboracin de los
instrumentos archivsticos. Adems de las principales instituciones pblicas que
coordinaron y gestionaron la poltica archivstica, y por tanto, de descripcin. Los
centros archivsticos2, cuya historia institucional no se trata en el presente
LPEZ GMEZ, Pedro. Polticas archivsticas en accin: ingresos y destrucciones en los

archivos histricos del estado (1931-2004). En: Los Archivos Espaoles en el siglo XX: Polticas
Archivsticas y Produccin Bibliogrfica, Tomo I, ANABAD, Madrid, 2006, p. 17-71
2
En este apartado por motivos de extensin y tratamiento en otras obras de la historia archivstica,
no he tratado sobre la creacin y evolucin de nuevos centros archivsticos centrales en la poca
contempornea, a pesar de que la creacin de archivos como el Archivo Histrico Nacional, como
archivo definitivo, o el Archivo Central General de Alcal de Henares, como archivo intermedio,
marcaron el inicio de un nuevo sistema y una poltica archivstica renovada en Espaa, lo mismo se
puede decir con respecto a la creacin e incorporacin al sistema estatal, de los Archivos Centrales
Ministeriales, as como la incorporacin de los archivos de las Delegaciones de Hacienda o los

apartado, fueron los principales inspiradores de dichas polticas y regulaciones, a

travs de los trabajos presentados, los informes, los estados peridicos, las
inspecciones,, incluso, en determinadas ocasiones, los centros ha carecido de
directrices precisas estableciendo pautas que luego se plasmaron en la normativa y
legislacin, la prctica archivstica influir sobre la regulacin terica y viceversa.
1. Los Ministerios y Los Gobiernos Autonmicos: rganos encargados de la
funcin archivstica
El primer organismo central que en la poca Contempornea asumi las
funciones archivsticas fue el Ministerio de Fomento, que tuvo su origen en la
Secretara de Estado y del Despacho de Comercio, Instruccin y Obras Pblicas,
creada por Real Decreto de 28 de enero de 1847. El Real Decreto 17 de julio de
18583 establece bajo la dependencia de la Direccin General de Instruccin
Pblica del Ministerio de Fomento las competencias sobre los archivos generales y
provinciales histricos. Este Real Decreto es el origen del Cuerpo Facultativo de
Archiveros-Bibliotecarios y la Junta Superior Directiva de Archivos y Bibliotecas
del Reino, compuesta por un Presidente y ocho vocales.
Dentro de la estructura ministerial, el control de los Archivos se ejerca por
parte de la Direccin General de Instruccin Pblica, de la que dependan tambin
las Bibliotecas y los Museos. El hecho de relacionar los Archivos con los mismos
organismos que gestionaban las Bibliotecas y Museos, ha condicionado, desde
pocas muy tempranas su marcado carcter cultural e histrico, en detrimento de
su carcter administrativo.
Archivos Histricos Provinciales. Es importante tambin resear por su importancia histrica la

creacin de nuevos sistemas autnomos como el archivstico militar, o el sistema autonmico,
creados tras la instauracin de la Democracia; estos sistemas tomaros como base el sistema estatal
de archivos. El sistema de archivo estatal no slo cuentan con centros contemporneos, tambin se
han incorporado los antiguos centros procedentes de la Edad Moderno y Media, formando un
conglomerado que muestra la capacidad no slo de continuidad sino incluso de reforzamiento de
las instituciones archivsticas espaolas a lo largo de la historia.
3
Real Decreto de 17 de julio de 1858 disponiendo que las Bibliotecas y Archivos sujetos al
Ministerio de Fomento, dependan inmediatamente de la Direccin General de Instruccin Pblica,
y dando las reglas convenientes para la organizacin del Personal de Archivos y Bibliotecas.
(Gaceta de Madrid, n 199, 17 de julio de 1858).

La Direccin General de Instruccin Pblica pasa a denominarse entre los

aos 1877 y 1880, Direccin General de Instruccin Pblica, Agricultura e
Industria. Al aumentar las funciones de la Direccin General, algunas funciones
caen en detrimento frente a otras. Por ello, desde el ao 1885, los archivos
dependern ya no de una Direccin General, sino de un dependencia de carcter
inferior, el Negociado de Archivos, Bibliotecas, Museos y Escuelas Especiales,
anteriormente denominado Negociado 1 y Negociado 3 de la Direccin General
de Instruccin Pblica del Ministerio de Fomento. Este Negociado que pasa a
denominarse Negociado de Archivos, Bibliotecas y Museos y depender de la
Direccin de Instruccin Pblica hasta el ao 1900 cuando pasa a la Subsecretara4
del Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes, adquiriendo un mayor
carcter. Esta nueva estructura se establece por Real Decreto de 18 de abril de
1900, que suprimi el Ministerio de Fomento creando en su lugar dos nuevos
Ministerios, el de Instruccin Pblica y Bellas Artes y el de Agricultura, Industria,
Comercio y Obras Pblicas. Desde este momento la funcin archivstica pasar a
estar
definitivamente
estrechamente
relacionada
con
organismos
de
la
administracin encargados de la funcin cultural, este hecho ser un obstculo

para que las normas de descripcin dictadas desde el mbito archivstico tuviesen
transcendencia fuera de los centros gestionados por el Cuerpo Facultativo,
dificultando la normalizacin de la descripcin en Espaa.
La Direccin General de Archivos y Bibliotecas fue creada por ley de 25 de
agosto de 1939, sustituyendo el Servicio Nacional de Archivos, Bibliotecas y
Museos, organismos del Gobierno Nacional creado en el ao 1938. Durante la
Guerra Civil, todos los organismos ministeriales estaban duplicados, el Gobierno
Republicano tena un organismo equivalente del Servicio Nacional de Archivos,
Bibliotecas y Museos en el Ministerio de Instruccin Pblica. En el ao 1966, por
Por Reglamento para el Rgimen Interior del Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes,
forma parte de la Subsecretara del Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes, no slo el
Negociado de Archivos, sino tambin, el Archivo Central y el Registro General del Ministerio.
(Gaceta de Madrid, 20 de julio de 1900).

la Ley 35, de 31 de mayo, el Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes pasa

a denominarse Ministerio de Educacin y Ciencia5.
La evolucin de los servicios archivsticos en el seno de los ministerios
viene marcada por diferentes regulaciones de la poca franquista. Con la Ley de
Rgimen Jurdico de la Administracin del Estado de 1957, se establecieron las
Secretarias General Tcnicas, los Gabinetes Tcnicos y los Centros de
Documentacin en los diferentes ministerios, sin embargo, los archivos y
bibliotecas seguirn dependiendo de las Subsecretaras. Ser a partir del Decreto
nmero 2764, de 27 de noviembre de1967, de reorganizacin de la Administracin
Civil del Estado, cuando se integren a las Secretaras Generales Tcnicas todos los
servicios
documentales:
archivos
generales,
bibliotecas
centros
de
documentacin. Lo que se deriva en una falta de diferenciacin entre archivo y

biblioteca en los diferentes servicios gestionados por personal del Cuerpo
Facultativo de Archiveros y Bibliotecarios. Esta falta de distincin se mantiene en
la actualidad en muchos organismos, a pesar de las diferencias acadmicas y
tcnicas de tratamiento entre ambos materiales.
Una institucin en la que han confluido los fondos documentales de los
archivos ministeriales ha sido el Archivo General de la Administracin, tanto con
destino a su antecedente, el Archivo General Central de Alcal de Henares, creado
el 17 de julio de 1858, como hacia la nueva institucin que lo sustituy tras su
desaparicin, el Archivo General de la Administracin, creado por Decreto
nmero 914, de 8 de mayo de 1969. A travs de su carcter articulador el Archivo
General de la Administracin ha tratado de establecer pautas normativas para
procedimientos como las transferencias documentales, la valoracin y eliminacin
de documentacin, para la gestin informtica de archivos, Convirtindose,
incluso en centro de formacin de las mltiples generaciones de archiveros.
Por Decreto nmero 2993, de 25 de octubre de 1974, se suprime la
Direccin General de Archivos y Bibliotecas, y crea la Direccin General del
5
Ley 35/1966, de 31 de mayo, sobre cambio de denominacin del Ministerio de Educacin

Nacional por la de Educacin y Ciencia y reestructuracin de la Seccin 18 de los Presupuestos
Generales del Estado. (Gaceta de Madrid, n 131, 02/06/1966).

Patrimonio Artstico y Cultural del
Ministerio de Educacin y Ciencia. Esta
Direccin fue regulada por Orden Ministerial de 7 de marzo de 1975, que

desarrollaba el Decreto, distribuyendo los cometidos del nuevo organismo en una
serie de Comisaras que tenan el carcter de subdirecciones. La Comisara
Nacional del Patrimonio Artstico llevaba implcitas las funciones de archivos
adems de las de patrimonio documental.
La transicin a la Democracia viene marcada por mltiples cambios, el
primero determinado por el Real Decreto de 27 de agosto de 1977, (Boletn Oficial
del Estado 1 de septiembre de 1977), que se estableci la estructura orgnica del
Ministerio de Cultura, en la que se integraron los archivos, bibliotecas y museos.
Los archivos quedaron adscritos a la Direccin General del Patrimonio Artstico,
Archivos y Museos. Entre las funciones de la nueva Direccin se encontraba la
conservacin, explotacin e incremento de la riqueza documental. En el seno de
esta Direccin General se cre la Subdireccin General de Archivos, en la que se
integraban los Servicios de Organizacin y Gestin, y de Racionalizacin y
Asistencia Tcnica.
Con el nuevo rgimen, las funciones archivsticas pasaron a ser
compartidas por la Administracin Central y las Comunidades Autnomas en el
nuevo marco competencial definido por la Constitucin de 1978. En el nuevo
Estado de las Autonomas, se crearon nuevos gobiernos, en los que se
constituyeron nuevos sistemas archivsticos, con la creacin de centros
archivsticos para la gestin documental e informativa de los gobiernos incipientes.
Las
Comunidades
Autonmicas
asumieron
progresivamente
las
competencias transferidas y entre ellas las funciones archivsticas, as fueron

adoptando la gestin de los Archivos Histricos Provinciales, as como de los
Archivos Regionales, y como funcin genrica, el control de la conservacin del
patrimonio documental de otras instituciones de carcter pblico o privado
ubicadas en el mbito de la Autonoma. Las funciones archivsticas han sido
asumidas por las nuevas Consejeras de Educacin o Cultura a imitacin de la
Administracin Central. Sin embargo, si bien la mayora de los gobiernos

autonmicos han seguido el modelo estatal, existen excepciones, como es el caso

de Canarias, donde la funcin archivstica es asumida en la actualidad por la
Consejera de Presidencia, Justicia y Seguridad, alejando la competencia de los
archivos de los organismos culturales para acercarla a organismos con mayor
poder y presencia en la administracin y en la sociedad.
En este ltimo mbito, las funciones culturales, y por tanto, la archivstica
ha estado siempre relacionada con el mbito cultural y no con la administrativo,
que fue situado alternativamente en el Ministerio de Educacin y en el Ministerio
de Cultura, ministerios que ha estado unidos en pocas de gobierno popular
formando un nico ministerio o separados en pocas de gobiernos socialista.
2. Las Juntas, las Inspecciones y el Cuerpo Facultativo: rganos ex proceso
encargados de la funcin archivstica
En el mbito de los ministerios diversos organismos, adems de las propias
Direcciones Generales, rganos de carcter menos poltico, han asumido las
labores archivsticas, y por tanto, de descripcin.
Como se indic al comienzo de este captulo, por Real Decreto 17 de julio
de 1858, se cre el Cuerpo Facultativo de Archiveros-Bibliotecarios y la Junta
Superior Directiva de Archivos y Bibliotecas del Reino. Se estableci como
individuos natos de la Junta, los Directores de la Escuela de Diplomtica y de la
Biblioteca Nacional, los dems vocales fueron: un acadmico de nmero de la
Historia; dos catedrticos, uno de Facultad o otro de Enseanza Superior; tres
personas de reconocida competencia en las materias de la Junta, y un individuo del
Cuerpo de Archivos y Bibliotecas, que desempeara las veces de Secretario. Entre
las funciones de la Junta la ms relacionada con el tratamiento descriptivo de los
fondos documentales se recogi en el Real Decreto de creacin. La Junta se
encargara del examen de los estados en que peridicamente los Jefes de los
Archivos y Bibliotecas habran de dar cuenta de los trabajos emprendidos en sus
oficinas, dentro de los trabajos se remitiran las tareas de catalogacin e inventario
de los fondos documentales.

Por Real Decreto nmero 1417, de 30 de mayo 1930 (Gaceta de Madrid, n

152, de 1 de junio de 1930), se reconstituy la Junta Facultativa de Archivos,
Bibliotecas y Museos, entre sus funciones se incorporaba: la proposicin de la
precisa catalogacin de las nuevas colecciones adquiridas; la proposicin de
acuerdos de Real Orden para las Instrucciones en los trabajos facultativos; la
redaccin del Anuario del Cuerpo, y cada cinco aos, de una Memoria sobre el
estado de los establecimientos, trabajos realizados en ellos y datos estadsticos del
servicio; la funcin de informar sobre cuestiones tcnicas que se le sometan a la
Administracin Central, y singularmente las iniciadas por los Jefes de los
establecimientos del Cuerpo, as como promover la iniciacin de las mismas.
Durante la Segunda Repblica Espaola existen mltiples disposiciones
legislativas en relacin a los organismos encargados de los archivos y sus
funciones. Se vuelve a regular sobre la Junta de Archivos por Decreto Orgnico
de 19 de mayo de 1932, y con posterioridad, por Ley de 17 de noviembre de 1932.
Un Decreto de 30 de diciembre de 19326, creaba el Consejo Asesor de la Junta
Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos. Una Orden Circular de 22 de
noviembre de 1932, del Ministerio de Instruccin Pblica, asignaba a los
Directores y Jefes de establecimientos de Archivos, Bibliotecas y Museos la
misin de redactar trimestralmente un informe detallado de las obras que
personalmente cumplan en el curso del trimestre cada uno de los funcionarios
adscritos a estos Centros. Una de las tareas de este rgano era realizar dictmenes
a partir de los informes recibidos. Otras funciones que se asignaba al Consejo
Asesor, eran la de fomentar la actividad del Cuerpo en su aspecto tcnico y
cientfico y asesorar a la Junta. El Consejo tena como misin principal, formar un
plan de trabajo anual, el cual, una vez aprobado por la Junta Facultativa del
Cuerpo, deba de llevar a la prctica el Consejo. El fin del plan era activar la
publicacin de inventarios e ndices de los fondos histricos, arqueolgicos y
bibliogrficos de cada establecimiento. El Consejo llevaba un registro de la
marcha de los trabajos de cada establecimiento y de la aportacin de cada uno de
los funcionarios a dichos trabajos, para lo que reciban de los inspectores generales
6
Decreto de 30 de diciembre de 1932 que regula el Consejo Asesor de la Junta Tcnica de

Archivos, Bibliotecas y Museos (Gaceta de Madrid, 6 de enero de 1933).

los partes trimestrales y copias de las actas de los viajes de inspeccin. Como
funcin anexa, deba de ser odo por la Junta, en todo lo que se refera a la
aceptacin de obras para ser publicadas por el Cuerpo, concesin de premios a los
autores de dichas obras, concesin de pensiones para viajes de estudio,...
Por Decreto de 4 de agosto de 19367, se suprimi la Junta Facultativa del
Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos, los Inspectores Tcnicos y el
Consejo Asesor del Cuerpo Facultativo. Estos organismos son sustituidos por una
Comisin Gestora, con miembros exclusivamente del Cuerpo Facultativo de
Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos.
Por Orden de 19 de septiembre de 1939 se cre la Junta Tcnica de
Archivos, Bibliotecas y Museos, como organismo dependiente de la Direccin
General de Archivos y Bibliotecas, refunda en uno dos organismos existentes
durante la Repblica: la Junta Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos y su
Consejo Asesor.
Esta nueva Junta Tcnica se compona de tres Secciones:
Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual y Museos. Las Secciones trabajaban

independientemente, preparando sus trabajos para las reuniones del Pleno. Las
Secciones estaban presididas por el inspector general de los establecimientos
afectos a las mismas. Componan la Junta Tcnica, tres funcionarios que cumplan
sus servicios en Archivos, tres en Bibliotecas y tres en Museos, de los tres
funcionarios de cada Seccin, uno perteneca a establecimientos de provincias y un
secretario general, tambin funcionario facultativo. Esta Junta tena tambin un
enlace con la Universidad de Madrid, a travs del Rector de la misma o de un
Catedrtico en quien l delegase. Las sesiones plenarias estaban presididas por el
Inspector general de mayor antigedad, el que llevaba la presidencia efectiva de la
Corporacin.
Por Decreto 4 de agosto de 1936 que suprime la Junta Facultativa del Cuerpo de Archiveros,
Bibliotecarios y Arquelogos, los Inspectores Tcnicos y el Consejo Asesor del Cuerpo Facultativo
(Gaceta de Madrid, n 219, 6 de agosto de 1936).

Por Decreto nmero 637, de 21 de marzo de 19688, se modifica la

reorganizacin de la Junta Facultativa de Archivos, Bibliotecas y Museos y cambia
su nombre. La Junta estaba jerrquicamente relacionada con las Direcciones
Generales de Archivos y Bibliotecas y de Bellas Artes, era su rgano asesor e
informativo en todo lo relacionado con la conservacin, acrecentamiento y debida
utilizacin del patrimonio documental, bibliogrfico y artstico, confiado a los
Cuerpos especiales de Archivos, Bibliotecas y Museos, as como en todo lo
referente a su personal. Un Decreto de 1968 defina las funciones de la Junta,
algunas de las cuales estaban estrechamente relacionadas con la elaboracin de
instrumentos de descripcin y difusin: el estudio y la proposicin de medidas
para la extensin y perfeccin de los servicios de Archivos, Bibliotecas y Museos;
la promocin de medios para divulgacin de los fondos conservados en los
establecimientos, para el servicio de la documentacin, la enseanza y la
investigacin, tanto dentro como fuera de las fronteras nacionales; la proposicin
de un plan anual de publicaciones, informando sobre sus incidencias y emitiendo
dictmenes de mritos sobre los trabajos propuestos para la publicacin;
intervencin en los programas y cuestionarios para las oposiciones de ingreso en
los Cuerpos Especiales de Archivos, Bibliotecas y Museos,...
La Junta Facultativa actuaba en Pleno, en Secciones y en Comisin
Permanente. El Pleno estaba constituido por el Presidente de la Junta, los
Presidentes y Vocales de las tres Secciones y el Secretario. Se constituy una
Comisin Permanente, formada por el Presidente de la Junta, los Presidentes de las
tres Secciones, los tres Inspectores generales y un vocal por cada Seccin. El
Presidente de la Junta era de libre designacin por el Ministerio de Educacin y
Ciencia entre funcionarios del Cuerpo Facultativo de Archivos, Bibliotecas o
Museos que haban desempeado cargo de Director de alguno de los
establecimientos principales o el Inspector General. Se designaban diversos
vocales adscritos a las Secciones, sin adscripcin determinada: el Jefe de Estudios
e la Escuela de Documentalistas, el Jefe de la Oficina de Publicaciones de la
Decreto 637/1968, de 21 de marzo, sobre reorganizacin de la Junta Facultativa de Archivos,

Bibliotecas y Museos. (BOE n 85 de 08/04/1968).

Direccin General de Archivos y Bibliotecas, el Registrador General de la

Propiedad Intelectual y un representante de los Servicios de Extensin Cultural de
la Secretara General Tcnica. La Junta comparta Secretara con la Direccin
General de Archivos y Bibliotecas.
Un organismo estrechamente relacionado con la Junta fue la Inspeccin de
Archivos, cuyo origen se remonta al siglo XIX, cuando la Inspeccin era,
simplemente, una funcin y no un organismo, del Ministerio de Fomento o,
posteriormente, del Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes. Por Orden de
20 de mayo de 1899 se nombr la Comisin Inspectora con el encargo de visitar
los archivos, bibliotecas y museos. A partir de este ao se inician las visitas de la
inspeccin que slo se interrumpirn en la Guerra Civil. El procedimiento durante
la dcada de los aos veinte era el que se describe a continuacin.
Las visitas se aprobaban por Real Orden publicada en la Gaceta de Madrid.
Estas se anotaban adems en los libros de actas de los archivos. Los archivos
remitan al Ministerio un certificado del acta de la visita, como prueba de que se
haba realizado la visita. Estos certificados eran autnticos informes en el que se
reflejaba incluso las actividades de descripcin que se estaban realizando en los
archivos. De las visitas los inspectores realizaban sus memorias que remitan a la
Direccin General de Bellas Artes, en las que se expona el estado de los archivos,
sus necesidades de infraestructura y personal, La Inspeccin General de
Archivos remita oficio en el que peda informacin a los archivos para realizar la
inspeccin anual, los archivos enviaban: las memorias anuales, los partes de
trabajo que se enviaba peridicamente cada tres meses, los instrumentos de
descripcin, planos de los archivos y cuanta informacin consideraban oportuna
para cubrir la demanda solicitada por el organismo central. Los partes trimestrales
normalmente eran formularios que cada organismo elaborados para enviar la
informacin. En los informes se plantean tambin las necesidades del archivo en
cuanto al personal, los materiales, la infraestructura, En los partes de trabajo se
recogan tantos los trabajos de descripcin, como las consultas o bsqueda de
documentacin, las visitas de los investigadores, la expedicin de certificaciones,
movimientos de entrada y salida de los fondos documentales, las instalaciones, las

consultas a la biblioteca de los archivos, La Inspeccin General de Archivos no

slo examinaba, tambin estableca pautas de clasificacin e inventarizacin de los
fondos documentales, as como impulsaba la descripcin de los fondos y su
publicacin, interviniendo directamente en la poltica del archivo, cuando lo
consideraba oportuno. Terminada la inspeccin del archivo, el funcionario que se
haba ocupado de la inspeccin levantaba acta de la visita realizada.
La Inspeccin General de Archivos, fue crucial despus de la Guerra Civil,
por los informes que emitan en relacin con las visitas se conoca el estado en el
que se encontraban los archivos tras la contienda. En las memorias presentadas
ante la inspeccin se detallaban los trabajos de inventariado y descripcin de los
fondos documentales. Tras la Guerra se reinician las labores de descripcin de los
fondos documentales, incluso con mayor impulso que en otras pocas dado el
estado de desorganizacin y desconcierto en que quedaron sumidos muchos
archivos, en el impulso de estos trabajos fue crucial la documentacin generada en
la gestin de los inspectores.
El Consejo de Inspectores fue creado por Decreto de 23 de enero de 1953,
que estableci las Inspecciones de Zona y el Consejo de Inspectores como rgano
asesor de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas. En dicha disposicin, se
fijaban las funciones del Consejo, entre las que figuraban, el estudio de las normas
de carcter general referentes a los centros, a los servicios de stos y al trabajo de
los funcionarios; as como, la emisin de informes sobre los problemas que la
Direccin General consideraba oportuno. Los inspectores eran nombrados entre
funcionarios del Cuerpo Facultativo de ms relieve y prestigio. Informaba a la
Direccin General sobre la situacin real de las provincias tanto de los centros
como de la actitud de las autoridades con relacin a los servicios de bibliotecas y
archivos. Adems de las Inspecciones Centrales de Archivos, Bibliotecas y
Museos haba seis Inspecciones de Zona de Archivos y Bibliotecas: Centro-Sur,
Centro-Norte, Noroeste, Noroeste y Levante. Entre los temas que se trataron en las
reuniones de la inspeccin hasta el ao 1956 se encontraban las normas de
catalogacin de archivos y la publicacin de las memorias anuales.

No ser hasta el ao 1963 cuando se creen puestos especficos dentro de la

plantilla del Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos destinados a
ejercer la funcin de inspector. Entre las actividades de los inspectores de
archivos, se encontraba como he sealado visitar los centros archivsticos,
informar sobre estos centros a la superioridad, y redactar los instrumentos de
informacin archivsticos, como resultado final del proceso de inspeccin. Entre
los instrumentos redactados por la Inspeccin se encuentra: el Censo-Gua de
Archivos Espaoles, la Gua de los Archivos Estatales Espaoles, la Gua de
Investigadores
en
los
Archivos
Espaoles,
las
Hojas
de
Informacin
Bibliogrfica,
El Decreto nmero 2675, de 11 de octubre de 19739 defini en los ltimos
aos del franquismo las funciones de la Inspeccin General de Archivos y de la
Inspeccin General de Bibliotecas. Ambos organismos estaban regulados por
normas dispersas y antiguas; adems se encontraban supeditados a la Inspeccin
General de Servicios del Ministerio de Educacin y Ciencia y ejercan sus
funciones bajo la Jefatura del Director General de Archivos y Bibliotecas. Las
inspecciones ejercan un control tcnico de los centros y sus servicios, para lo que
podan recabar todos los informes, documentacin o antecedentes que fueran
necesarios, tal y como suceda en pocas anteriores. La funcin de inspeccin se
ejerca entre otros elementos archivsticos en aquellos que repercutan en la
publicidad de los fondos y el grado de descripcin, en este sentido, la inspeccin
realizaba una labor no solo de vigilancia, sino tambin de asesoramiento; vigilaba
que se cumpliesen las leyes, reglamentos y normas; se encargaba de realizar el
inventario de los archivos del territorio nacional, sealaba las deficiencias en la
formacin de cuadros de clasificacin de fondos, sistemas de archivo y su
descripcin para conseguir un mejor servicio; elaboraba la memoria anual y
confeccionaba la estadstica anual de los centros, fondos, personal y servicios, y
realizaba propuestas para estimular a los funcionarios, incentivndolos con la
publicacin de sus trabajos.
Decreto 2675/1973, de 11 de octubre, por el que se regulan las funciones de la Inspeccin General
de Archivos y de la Inspeccin General de Bibliotecas (BOE n 261 de 31/10/1973).

El Decreto nmero 562, de 9 de marzo de 1979, sobre funciones,

organizacin y procedimiento de la Inspeccin General del Ministerio de Cultura,
introduce un nuevo rgimen sobre la actividad de los Inspectores Tcnicos, y
deroga en su disposicin final segunda el Decreto 2675, de 11 de octubre de 1973,
afectando con ello al rgimen de la inspeccin de los servicios de archivos, en la
disposicin se inclua: los fondos documentales y bibliogrficos de la antigua
Inspeccin General de Archivos que hayan sido recopilados en virtud de las
funciones derogadas en la Disposicin Final segunda del Real Decreto 562/1979,
de 9 de marzo, se encomienda a la Subdireccin General de Archivos, que los
utilizar para el funcionamiento de sus servicios o los confiar a la dependencia
ms idnea.
Adems de la Inspeccin, otro organismo que ha tenido una gran
repercusin en la difusin de los instrumentos de descripcin fue el Servicio de
Informacin Documental y Bibliogrfica, creado por Decreto de 27 de junio de
1952. Bajo la direccin de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, se
constitua por tres secciones: la de Informacin Documental, establecida en el
Archivo Histrico Nacional, la de Informacin Bibliogrfica, instalada en la
Biblioteca Nacional, y el Servicio de Microfotografa, que atenda ambas
secciones. Como rgano consultivo contaba con una Junta Central formada por los
Directores de los principales archivos y bibliotecas. El Servicio de Informacin
Documental, se encargaba de resolver la consultas externas, apoyndose en una
recopilacin de las memorias inditas de los archivos espaoles, que se escribieron
entre 1915 y 1950, por funcionarios del Cuerpo de Archiveros y Bibliotecarios,
quienes por encargo de la Direccin General recorrieron distintas provincias
visitando los archivos oficiales, municipales y eclesisticos tomando notas sobre
su estado. Producto de estas visitas se realizaron las memorias que contenan una
descripcin del archivo y sus fondos, con noticias de su estado de conservacin y
catalogacin. El servicio redact diversos ndices para el manejo de las memorias.
La relacin completa de las memorias fue publicada en el Boletn de la Direccin
General de Archivos y Bibliotecas, nmero treinta de 1955. Estas memorias se
conservan en la actualidad en el Archivo Histrico Nacional. El Servicio Nacional
tambin llev a cabo la recopilacin de la bibliografa de archivos espaoles, que

recoga tambin instrumentos de descripcin publicados. Esta bibliografa ser

continuada por el CIDA.
Como he sealado, las ltimas dcadas son clave en la reorganizacin
institucional, esta ltima etapa se inici con la transicin democrtica, en la que se
experiment un proceso paulatino de descentralizacin de las funciones. Los
cambios se plasmaron en importantes cambios estructurales y organizativos
basados en la supresin o transformacin de las viejas instituciones y en la
creacin de nuevos organismos que surgieron, sobre todo, a raz de la constitucin
de las Comunidades Autnomas. Los archivos no fueron ajenos a los cambios
poltico-institucionales que se produjeron en el territorio nacional con la
descentralizacin de las funciones. Las funciones descriptivas y divulgativas de los
archivos se repartieron entre la Administracin Central y la Administracin
Autonmica. En el mbito de la Administracin Central, las funciones descriptivas
fueron asumidas por la Subdireccin General de Archivos Estatales cuya
dependencia pas por el Ministerio de Educacin y el Ministerio de Cultura, en el
que se encuentra en la actualidad, a travs de este departamento se han llevado a
cabo y se siguen acometiendo las labores de normalizacin descriptiva nacional,
publicidad de la informacin descriptiva de los archivos tanto centrales, como
autonmicos o privados, a travs del apoyo y subvencin; as como el control de
patrimonio documental y los archivos,
En el mbito de la Administracin
Autonmica la funcin archivstica fue asumida por en su gran mayora por

instituciones con un corte semejante a la Administracin Central, por instituciones
culturales, educativas o patrimoniales, reproduciendo un mismo modelo errneo de
control archivstico, que se asimila a la vieja idea de que slo existen archivos con
carcter histrico o con valor patrimonial, y no archivos en trnsito de carcter
administrativo, que cada vez est adquiriendo mayor importancia con los cambios
que se estn experimentando a nivel de la Administracin con las nuevas leyes de
gestin electrnica, y que a pesar de ello son los ms alejados de las premisas y
prcticas archivsticas.
Por ltimo, me gustara resear la publicacin reciente del ltimo hito
legislativo, el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se

establece el Sistema Espaol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la

Administracin General del Estado y de sus Organismos Pblicos y su rgimen de
acceso. Este Real Decreto se prev la creacin de un nuevo organismo Consejo de
Cooperacin
Archivstica,
rgano
colegiado
especfico
de
composicin
interadministrativa, encargado de canalizar la cooperacin archivstica entre las

administraciones pblicas. El Consejo de Cooperacin Archivstica actuarn como
coordinador del sistema de archivos estatales constituido por: Integran el Sistema
de Archivos de la Administracin General del Estado los archivos, centros,
servicios y, en su caso, sistemas archivsticos de los departamentos ministeriales, y
de sus organismos pblicos existentes y los que en el futuro puedan crearse
reglamentariamente.
Otro organismo que se crea en la nueva legislacin es la Comisin de
Archivos de la Administracin General del Estado, rgano interministerial adscrito
al Ministerio de Presidencia, elaborar las instrucciones, recomendaciones,
manuales y criterios para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de
archivos e impulsar la gestin coordinada de los mismos. El papel de este
organismo en la normalizacin de la descripcin archivstica es bsico: la
implantacin de sistemas de gestin de documentos que faciliten la toma de
decisiones a los rganos administrativos y sean garantes de los derechos de los
ciudadanos; el desarrollo de propuestas de armonizacin y homogeneizacin de los
procesos y tareas desarrolladas en los archivos, en aras de la eficacia y la
simplificacin administrativa; el diseo de planes e indicadores de evaluacin de
calidad, aplicables a los archivos del Sistema; el fomento de la normalizacin de
los procesos de descripcin archivstica,
aplicando las normas nacionales e
internacionales de descripcin y el desarrollo de recomendaciones y propuestas

para su estudio por la Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica
(CNEDA); la utilizacin en los archivos del sistema, de formatos estndares de uso
comn, atendiendo a la normativa tcnica y dems recomendaciones de
Organismos Nacionales e Internacionales.
Ambos organismos resultan interesantes para lograr la espera evolucin y
adaptacin de los archivos pblicos a la administracin electrnica, sin embargo,

por el momento slo existen en el papel y las previsiones futuras son un tanto
negativas, como consecuencia del cambio gubernativo y la crisis econmica.
Este Real Decreto recoge los centros que forman parten del sistema y entre las
funciones especficas de estos centros, aparecen las descriptivas, en este sentido,
no contempla ninguna novedad reseable:
Archivos de Oficina o de Gestin. No seala ninguna funcin descriptiva a esta
tipologa de archivos, simplemente le corresponde segn la legislacin la
organizacin de los documentos producidos por sus respectivas unidades.
Archivos Generales o Centrales. Las funciones de descripcin de esta tipologa
de archivo son: llevar a cabo el proceso de identificacin de series y elaborar el
cuadro de clasificacin; describir las fracciones de serie conforme a las normas
internacionales y nacionales de descripcin archivstica; proporcionar al archivo
intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las
transferencias.
Archivo Intermedio. Las funciones descriptivas del Archivo General de la
Administracin segn el Real Decreto son: Completar las descripciones elaboradas
por el Archivo Central de las agrupaciones documentales recibidas, especialmente
en lo relativo a los niveles superiores de descripcin o macrodescripcin,
conforme a las normas internacionales y nacionales de descripcin archivstica.
Archivos Histricos. Las funciones descriptivas de los Archivos Histricos
son: Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la
Administracin sobre las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de
las unidades documentales, conforme a las normas internacionales y nacionales de
descripcin archivstica.
Por otro lado, el Real Decreto, asigna funciones de difusin y descripcin
archivstica
especficas
los
departamentos
ministeriales:
impulsar
el
cumplimiento en sus archivos de las instrucciones y recomendaciones de la

Comisin de Archivos de la Administracin General del Estado; impulsar por la
inclusin en el Censo-Gua de Archivos de Espaa e Iberoamrica de cualquier

servicio de archivos dependiente de su Departamento; promover programas de

gestin en los que se establezcan los objetivos que deben cumplir sus archivos
mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar.
CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 121

CAPTULO 3
ANLISIS DE LA
ARCHIVSTICOS
EVOLUCIN
DE
LOS
INSTRUMENTOS
Las relaciones existentes entre la clasificacin y otras fases de la

descripcin (inventarizacin, indizacin,) son estrechas. Podemos al menos
encontrar tres paralelismos entre estas tareas propias de la descripcin archivstica.
En primer lugar, ambas fases son necesarias a la hora de trabajar cualquier fondo
documental, es muy difcil determinar que tarea es previa, si la clasificacin o la
descripcin de los fondos documentales; aunque generalmente, es necesario tener
una descripcin mnima, a nivel de inventario para poder elaborar un cuadro de
clasificacin. En segundo lugar, ambas tienen como objetivo final facilitar la
recuperacin y accesibilidad a la documentacin. Y en tercer lugar, en ambos
casos, el objetivo de su ejecucin es referenciar los fondos documentales.
Por todo ello, podemos considerar la clasificacin como una fase ms de
descripcin, la diferencia con otras fases se encuentra en los instrumentos que se
derivan de su ejecucin. En el caso de la clasificacin ser, el cuadro de
clasificacin y en el resto de las tareas sern: el inventario, el catlogo, los
ndices,
Por otro lado, el cuadro de clasificacin tiene un carcter ms intelectual
que otros instrumentos de descripcin. Ya que es una representacin orientativa
del contenido genrico del fondo documental presentado de manera estructurada y
breve, cuya organizacin no tiene por qu corresponder con la realidad fsica de la
documentacin en el depsito. Otras de las caractersticas que lo diferencian del
resto de los instrumentos archivsticos es su carcter ms dinmico, ya que est
siempre expuesto a cambios, sobre todo, a medida que se profundiza en la
descripcin de los fondos documentales. Sin obviar, finalmente, que es la base
para la realizacin de cualquier gua de archivo y el punto de partida referencial
del resto de los instrumentos de descripcin.
Debido a lo anteriormente expuesto, he divido en dos partes, el captulo de
la teora y prctica de la evolucin de los instrumentos de descripcin en Espaa.

Una primera dedicada al estudio de la definicin y evolucin del cuadro de

clasificacin y una segunda parte, centrada en el resto de los instrumentos de
descripcin.
1. La estructuracin intelectual de los archivos en los cuadros de clasificacin
Los archiveros han seguido en su prctica diaria a lo largo de la poca
contempornea determinadas referencias bibliogrficas y legislativas, bien
proporcionadas en su formacin, bien porque eran muy conocidas en el mbito de
la profesin, o bien porque eran de obligado cumplimiento. En el apartado que a
continuacin se recoge he realizado en la parte terica una revisin de los
principales y posibles manuales de archivstica empleados por los archiveros
para la elaboracin de sus clasificaciones. A nivel prctico, analic tanto la
bibliografa que influy en la clasificacin por tipologas, como la normativa de
archivos y bibliotecas y ejemplos reales de clasificacin archivstica encontrados
en la documentacin de archivo.
1.1. Definicin de cuadro de clasificacin
Difcilmente podremos llevar a cabo la descripcin de ningn fondo
documental, sin haber realizado una primera revisin de los productores de la
documentacin, sus funciones en el ejercicio de la produccin de documentos y los
tipos documentales a los que ha dado origen. Esta tarea enunciada actualmente
como identificacin, nos permitira establecer un primer cuadro de clasificacin de
los fondos documentales que podra ser orgnico, orgnico-funcional o
simplemente funcional.
El primer cuadro de clasificacin que se forma con la informacin
anteriormente consignada, es un cuadro a priori, es decir, un cuadro hipottico
del fondo documental, que proporciona los niveles superiores de la descripcin:
los fondos documentales y las series documentales. Si se profundiza en la
descripcin del fondo documental, es decir, en la descripcin de la unidad
documental intelectual, simple o compuesta, la identificacin ser ms rigurosa,
ya que permite conocer el productor, el tipo documental y la funcin de cada
documento. Cuando hacemos la descripcin de los fondos documentales de

manera ms detallada, la propia documentacin nos har cuestionar la clasificacin

a priori; esta circunstancia que se produce a menudo a la hora de describir
cualquier fondo documental, nos llevar a revisar el cuadro en funcin de los
nuevos datos proporcionados por esta descripcin ms detallada, dando lugar a un
nuevo instrumento, el cuadro a posteriori, que proporciona una visin ms
realista y detallada del contenido del fondo documental. Sera interesante que la
elaboracin de uno u otro cuadro, se especificarse que tipo de sistema se ha
seguido para su realizacin, de modo que el usuario sepa a lo que se va a enfrentar
a la hora de acceder a un fondo documental.
Existen mltiples definiciones de cuadro de clasificacin, el Diccionario de
Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura lo define como: Instrumento
de consulta resultado de la fase de identificacin, que refleja la organizacin de un
fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos
esenciales de su estructura (denominacin de secciones y series, fechas
extremas,...). Esta definicin incluye el trmino seccin que nos recuerda ms a
los cuadros existentes antes del desarrollo de la normalizacin archivstica.
En otro texto, como es el Diccionario de Terminologa Archivstica del
Consejo Internacional del Archivos, la definicin en ingls de classification
scheme es: Esquema de gestin de archivos, por grupos, series y unidades. Y,
en francs, cadre de classement, se define como: Plan director establecido para
la clasificacin del conjunto de los documentos conservados dentro de un servicio
de archivos por fondos, series, subseries1.
El cuadro de clasificacin aparece integrado como un elemento esencial en
todas las normas internacionales de descripcin archivstica desarrolladas en el
seno del Consejo Internacional de Archivos. La norma que mejor refleja el cuadro
de clasificacin es la ISDF2, esta norma, aunque es muy difcil de implementar en

Dictionnaire de Terminologie Archivistique. Saur, Pars, 1988, p. 38-39.
2
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT DE BUENAS PRCTICAS Y
NORMAS PROFESIONALES. ISDF: Norma Internacional para la descripcin de funciones.
Primera Versin, Dresde, Alemania, Mayo 2007.

la realidad prctica3 recoge uno de los elementos de construccin de los cuadros de

clasificacin: las funciones. Los cuadros de clasificacin generados a partir de las
funciones son ms sencillos de elaborar que los cuadros a partir de organismos,
que son ms cambiantes, fundamentalmente en la administracin espaola. La
clasificacin tambin se contempla en la norma ISAD (G)4, cuya regla
fundamental es la descripcin multinivel, que no es ms que la articulacin de la
descripcin de los fondos documentales a travs del cuadro de clasificacin, en el
que se diferencian como principales, los siguientes niveles descriptivos: fondo,
serie, unidad documental compuesta y unidad documental simple. La clasificacin
aparece tambin en la norma ISDIAH5, en la que se indica que en los instrumentos
de descripcin de las instituciones se podrn incluir referencias a los cuadros de
clasificacin.
Lgicamente, tambin en las normas de gestin electrnica de la
documentacin como la norma ISO 15489 o las MoReq se recoge la elaboracin
de clasificaciones para la gestin de la documentacin. La MoReq introduce un
trmino en la clasificacin archivstica, la clase, que define como parte de una
jerarqua representada por una lnea que va desde cualquier punto del cuadro
jerrquico de clasificacin a todos los expedientes que quedan por debajo. E
incluye una nota: Este trmino se puede corresponder, en la terminologa clsica,
con una clase primaria, un grupo, o una serie (o bien una subclase, un
subgrupo, una subserie,) de cualquier nivel del cuadro de clasificacin.
Fiorella Foscarini ha analizado en profundidad las dificultades para realizar en la realidad prctica
las clasificaciones funcionales en los archivos, llegando a la conclusin en su tesis doctoral de la
falta de preparacin de las organizaciones para acometer este tipo de clasificaciones. En: La
clasificacin de documentos basada en funciones: comparacin de la teora y la prctica. En:
Innovar o morir: En torno a la clasificacin, En: Tabula: Revista de Archivos de Castilla y Len, n
13, 2010, p. 41-57.
4
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT DE NORMAS DE DESCRIPCIN.
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, Estocolmo-Suecia, 19-22
septiembre, 1999, Madrid, 2000.
5
NORMAS. ISDIAH: Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de
archivo. Primera Versin. Londres, 10-11 de marzo, 2008.

1.2. La articulacin estructural de los fondos documentales durante el siglo

XIX
1.2.1. Teora de la clasificacin
Para conocer la realidad prctica de los primeros aos del siglo XIX, es
necesario conocer las posibles obras de referencia o manuales que siguieron los
archiveros del siglo XIX, a parte de las disposiciones legislativas. A continuacin
se hace un pequeo repaso a los manuales archivsticos nacionales del siglo
XIX. Estos manuales tienen una doble vertiente, por un lado, son las reflexiones
tericas de los autores sobre las novedades, y por otro, se reflejan en los trabajos
de los archivos en los que muchos de ellos trabajaron.
Uno de los primeros archiveros que durante el siglo XIX trata la
clasificacin archivstica, con anterioridad al apogeo y desarrollo institucional de
la archivstica en la Espaa, fue Froiln Troche y Ziga, quien recogi en su
obra6 los diferentes sistemas de archivo que se observan antes del ao 1830.
Troche y Ziga, abogaba por una separacin de los diversos fondos documentales
de los archivos; al considerar el archivo general como la reunin de diversos
archivos particulares: Nunca conviene formar una archivo general de todos los
documentos que tenga una casa concernientes a las diferentes dichas: aunque un
archivo sea general, esta generalidad no debe constituirla la mezcla de
documentos, sino la reunin de los archivos particulares. Establece as la primera
clasificacin del archivo: la diferenciacin del archivo por fondos documentales,
dentro de esta primera divisin propone una particin intelectual del archivo
particular basada en las siguientes clases: genealoga, nobleza, hacienda e
intereses generales, regalas, regalas abolidas, pleitos generales, cuentas, lanzas y
medias-anatas, y comenta el tercer nivel de clasificacin, al hablar de los tipos
documentales que se incluirn en cada una de ellas. Dentro de cada seccin
propone una ordenacin topogrfica-cronolgica fsica de los documentos, que
considera que es la operacin ms compleja.
6
TROCHE Y ZIGA, Froiln. El Archivo cronolgico-topogrfico. Arte de Archiveros. Mtodo

fcil, sencillo y poco costoso para el arreglo de los archivos particulares, til a los hacendados y
poseedores de bienes que tienen documentos para conservar sus intereses. Arreglo interior y
econmico de las casas direccin y manejo de los intereses de ellas. Segunda edicin corregido y
aumentada por su autor en el ao 1830, Imprenta de Iguereta, La Corua, 1835.

Enlazando con lo ltimo, Troche y Ziga no slo trata en su obra la

clasificacin de los fondos documentales, trata tambin la ordenacin fsica de la
documentacin, entre los sistemas de ordenacin, sita entre los ms comunes el
sistema alfabtico; este sistema dio paso a otros sistemas combinados como el
alfabtico-cronolgico o el alfabtico-topogrfico,, Troche y Ziga seala en
su obra las desventajas de estos sistemas, consideraba que suponan una prdida
de tiempo; por lo que propuso su propio mtodo de ordenacin y clasificacin: el
cronolgico-topogrfico.
Otro autor de esta primera poca, fue Facundo de Porras Huidobro, quien
reflej la falta de un criterio cientfico y coordinador entre los diferentes archivos,
con respecto a la clasificacin de los fondos documentales a comienzos del siglo
XIX, al igual que en el caso del autor anterior, en la poca de publicacin de su
obra, no se haba enunciado el principio bsico de la archivstica, el principio de
procedencia, que aparecer publicado por primera vez, en Francia en una Circular
del 24 de abril de 1841, constituyndose como base de toda clasificacin de
archivos7.
Facundo de Porras trata el tema de la clasificacin de archivos de manera
muy genrica, sin pautas claras, y sin establecer criterios bsicos: El archivero de
una oficina o secretara deber de clasificar en grande sus expedientes, es decir, en
las menos divisiones posibles, segn los puntos capitales que se versen en ella,
haciendo otras tantas secciones, que es mejor que nombrar continuamente los
mismos puntos; y en una se incorporarn y abrazarn las cosas extraordinarias o
indiferentes, a que no pueda darse ttulo conocido y seguro, destinando otra para
solo para las reales rdenes generales, circulares y avisos de su recibo, pues las
particulares quedan unidas al expediente que las motiva, y llevando adems libro
copiador cronolgico de las primeras8. En lneas generales el sistema de
clasificacin propuesto por este autor inclua divisiones poco precisas.
FOUCHE, Pascal. (Dir.). Dictionnaire enciclopdique du Livre. Electre-ditions du Cercle de la

Librairie, 2002, p. 137.
8
PORRAS HIDROBO, Facundo. Disertacin sobre archivos y reglas de su coordinacin til para
todos lo que tiene o manejan: con un apndice, noticia original de la estimacin que tuvo el
maraved y otras monedas que corrieron en Castilla, Madrid, 1830, p. 87.

En la esfera municipal, en el ao 1857, M. Martnez Alcubilla recoge en su

9
obra un sistema de clasificacin para los archivos a nivel local, basado en

secciones y series. Las secciones se codifican mediante letras, y las series
mediante nmeros. Se establece un nmero limitado de secciones aunque habla de
la posibilidad de introducir ms. Esta obra tuvo una gran difusin en el mbito de
los archivos municipales siendo manual de referencia para esta tipologa de
archivo.
En este siglo se plantean los primeros debates acerca de una clasificacin
archivstica idnea, debates que continuarn a lo largo del todo el periodo tratado
en el presente trabajo, y que han generado cantidades ingentes de obras, informes,
documentos, normas,
En el ao 1871 se hace pblica una de estas primeras discusiones en la
Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, este debate gira entorno a la
organizacin y clasificacin de los archivos dependientes del Cuerpo Facultativo,
sus promotores sern M. Velasco y Santos, del Archivo del Reino de Valencia y J.
de Gemes Willame, Director de la Revista. En este momento, ya se haba
producido la institucionalizacin de la archivstica en Espaa a travs del
Ministerio de Fomento y de la normativa que regulaba los archivos y los nuevos
organismos archivsticos.
M. Velasco Santos10, denunciar la dificultad de llegar a una uniformidad
en la clasificacin de todos los archivos. Opinaba que en caso de imponerse dicha
homogenizacin debera de ser obligatoria; esta uniformidad presenta matices,
pues considera que los principios o bases de la organizacin deberan ser comunes,
pero el sistema sera variable en funcin al tipo de archivo y de los documentos
que albergase. Explicar de manera muy detallada las diferencias que se podan
presentar entre los diferentes archivos a la hora de llevar a cabo la clasificacin:
Hay bases, o principios de clasificacin, cual, por ejemplo, el orden cronolgico,
MARTNEZ ALCUBILLA, M. Archivos Municipales, El Consultor de los Ayuntamientos, 15,

1857.
10
VELASCO Y SANTOS, M. Sobre la organizacin de Archivos. En: Revista de Archivos,
Bibliotecas y Museos, Madrid, 5 de mayo de 1875, p. 141-146.

que a todos los archivos (y dentro, por supuesto, de las secciones, grupos o
divisiones adoptadas) igualmente se deben aplicar: la manera de hacer catlogos e
ndices, pueden y an deben, con ligeras variantes, ser en todos idntica, ms no
todos ni en cada cual de sus secciones, piden el propio nmero de ndices, ni su
necesidad de orden es en todos igual, puesto que en un archivo puede ser y es a
veces de todo punto indispensable,..., un ndice por orden topogrfico, y de el
puede muy bien y an debe tal otro archivo prescindir. Este autor era defensor de
mantener el orden en el que llegaban los documentos y era totalmente detractor del
sistema de clasificacin por Secciones, es un rechazo de la clasificacin por
materias francesa, anterior a la enunciacin del principio de procedencia: Nada
(...) ms intil, pernicioso y hasta imposible en prctica, por no darle otro nombre,
que esa (caprichosa en verdad con visos de profunda) divisin en Secciones
Histrica, Seorial, Judicial y Legislativa, que establecieron para su Archivo
Nacional nuestros vecinos de allende el Pirineo.
J. de Gemes Willame contest a M. Velasco y Santos en otro artculo
publicado en la Revista11, este archivero frente a Velasco y Santos defenda la
posibilidad de llegar a la uniformidad en la clasificacin en todos los archivos,
respetando la especificidad de los documentos conservados en cada Archivo. El
autor consideraba que la clasificacin deba de realizarse bajo una autoridad
comn: la Junta Facultativa de Bibliotecas, Archivos y Museos de Antigedades y
bajo el asesoramiento del Cuerpo Facultativo. Era partidario de realizar la
clasificacin de los fondos bajo el respeto al principio de procedencia al afirmar:
no habiendo trminos hbiles de uniformar la organizacin de los Archivos
histricos, es preciso respetar la que en la actualidad tienen; por ltimo
recomienda a la Junta, que a la hora de tomar decisiones acerca de la clasificacin
de archivos, escuche la voz de los profesionales que atienden los establecimientos:
una circular dirigida a todos los jefes de los archivos histricos, recomendndoles
o exigindoles, para el mejor acuerdo, que remitan un pliego de observaciones, o
una Memoria, en la que vertiendo todo el caudal de su prctica y experiencia,
expongan y funden en razones filosficas y cientficas el sistema de organizacin
11
GEMES WILLAME, J. Sobre la organizacin de los archivos. En: Revista de Archivos,

Bibliotecas y Museos, Madrid, 5 de julio de 1875, Nmero 13, p. 213-218.

que se sigue en su respectiva dependencia y las alteraciones o modificaciones que

quepa introducir para mejorarlo dentro del sistema establecido. Aconsejaba
adems a la Junta Facultativa de Bibliotecas, Archivos y Museos de Antigedades,
la elaboracin de reglamentos o instrucciones para establecer un sistema.
Luis Rodrguez de Miguel, realiz en su manual12 una profunda reflexin
acerca de las dificultades de clasificacin de los archivos, entre las cuestiones que
ms le preocuparon estaba la variacin constante de los productores u organismos
que dificultaban la existencia de un cuadro de clasificacin estable desde el punto
de vista de la procedencia. Tras esta reflexin, consider, sin embargo, que todo
archivo administrativo tena que ser clasificado por procedencias formando
grupos, series, clases y subclases, hasta llegar al documento o expediente
particular. Aconsejaba para realizar cualquier clasificacin estudios previos de la
institucin. Luis Rodrguez era partidario del principio de procedencia en la
clasificacin del archivo; incluy en su obra un cuadro de clasificacin aplicable a
las instituciones que trabaj; se trata de un cuadro fundamentalmente funcional,
dividido en series, que trataba de superar las dificultades que presentan las
instituciones. Inclua una clasificacin aparte, por asuntos, con un carcter auxiliar
del cuadro de clasificacin. Al final de su artculo aparece un ejemplo de cuadro de
clasificacin desarrollado. Por otro lado, como complemento del cuadro,
consideraba de gran importancia los ndices auxiliares, tanto alfabtico como
cronolgico.
Otro manual del mbito municipal, que transcendi ms all del siglo XIX,
fue el Manual del Empleado del Archivo General de Madrid13, publicado en el ao
1875, mostraba un cuadro de clasificacin de aplicacin real, el del archivo del
ayuntamiento de Madrid a finales del siglo XIX y la forma en la que se elabor. La
clasificacin en el archivo del ayuntamiento se realizaba en papeletas sueltas y en
registros encuadernados. En la obra encontramos indicios de la aplicacin del
12
RODRGUEZ DE MIGUEL, Luis. Manual del Archivero o sea teora y prctica de arreglo y
clasificacin de los Archivos de las Diputaciones, Beneficencia, Gobiernos de Provincia,
Ayuntamientos y Administraciones Econmicas, Imprenta Cea, Toledo, 1877, p. 44-51.
13
DOMINGO PALACIO, Timoteo. Manual del Empleado en el Archivo General de Madrid con
una resea histrica del municipio. Imprenta y Litografa de los Asilos de San Bernardino, 1875, p.
91-102.

principio de procedencia: las correcciones de que hablamos deben tener lugar en

las papeletas y luego en los registros; nunca en los documentos originales, en los
cuales un archivero debe respetar hasta los ms conocidos errores. Estableca la
posibilidad de realizar referencias cruzadas de todas las materias existentes en cada
documento plasmndose en las papeletas y en el registro, que genricamente eran
cronolgicos, pero tambin existan los auxiliares, por materias y alfabticos de
apellidos. El sistema de clasificacin se basaba en clases que iba estableciendo el
archivero, aunque existan una serie de clases ya preexistentes y el archivero poda
crear ms segn las necesidades, estas clases estaban sujetas a unas normas que se
recogan en la obra, tales como: evitar epgrafes como vario o indiferente.
Jos Morn y Liminiana14 public su manual en 1879, en l estableci
como elemento esencial de la descripcin del archivo, el ndice. A lo largo del
manual explicaba como se deban de elaborar los ndices que relaciona muy
estrechamente con la clasificacin, tanto desde el punto de vista intelectual como
fsico. Para Morn y Liminiana existan seis tipos de agrupaciones para los
ndices: la cronolgica, topogrfica, categrica, personal, histrica y alfabtica,
explic ampliamente dichas agrupaciones y estableci la posibilidad de realizar
combinaciones entre las mismas.
Este autor defini la articulacin de los fondos como clasificar es formar
clases. Puede ser material o de objetos corpreos; inmaterial, racional o de ideas; o
mixta (...). Para clasificar hay que fijarse en los caracteres o cualidades especficos
salientes, por decirlo as; y stos, no son ms que los diferentes (diferencias) de los
dems. Las diferencias, pues, y las semejanzas son la raz de la clasificacin
(...)15.
Para l, las clasificaciones partan de los sistemas archivsticos y pasaban
por los diferentes niveles hasta llegar al propio documento, antes de llegar al
documento se contemplaban: los archivos, las secciones, las divisiones y las
14
MORN Y LIMINIANA, Jos. Manual de Arquivonoma. Tratado terico-prctico del orden

documentos, Imprenta de la Viuda de Ayoldi, Valencia, 1879.
15
dem, p. 52.

subdivisiones de los archivos, mediante la elaboracin de un plan nacional y la

creacin de sistemas. Este autor mostr una visin amplia y moderna de la
clasificacin y la descripcin de los archivos.
1.2.2. La prctica de la clasificacin
Durante el siglo XIX empiezan a formarse en los archivos los primeros
cuadros de clasificacin de sus fondos documentales, fruto de las grandes
organizaciones y desorganizaciones de los archivos que se produjeron como
consecuencia de las guerras napolenicas y los cambios institucionales y polticos.
A continuacin se estudian dos ejemplos prcticos de estas transformaciones a
travs de dos tipos de cuadros de clasificacin, uno de carcter regional, y otro
ministerial, ambos cuadros se han consultado en los informes remitidos por los
archivos a los organismos encargados de la inspeccin archivstica.
El primer ejemplo es el archivo del Reino de Valencia, a travs de un
informe de 1858, podemos conocer los antecedentes de su clasificacin, en este
informe, se mostraban las dificultades existentes para la organizacin y
clasificacin de las instituciones archivsticas a principios del siglo XIX, tras la
invasin napolenica: Destruido el antiguo Real, con motivo de la invasin
francesa, fueron trasladados en 1810 en completo desorden a la casa profesa de los
Jesuitas intramuros de esta ciudad. En este mismo documento se muestra el
sistema de clasificacin que se emple en los primeros tiempos de clasificacin y
organizacin del archivo, este sistema se conserv durante largo tiempo: No
existiendo ms ndices que uno mal redactado y falto de muchas hojas, se adopt
para principiar una marcha uniforme en el arreglo de los cinco archivos expresados
el mtodo siguiente, que es el que hoy se contina: 1 Clasificacin de los libros,
papeles y pergaminos con distincin de Tribunales, Autoridades, Corporaciones,
Escribanas y cualquier otra dependencia a que corresponden segn los
antecedentes archivados. 2 Continuacin del arreglo por orden cronolgico
riguroso de su respectiva clase y dependencia. 3 Formacin de legajos de un
tamao regular, manejable y uniforme con sus epgrafes en un cartn indicativo de
las clases, dependencias, aos a que corresponden, letra inicial y numeracin a
todo lo cual se refieren los ndices. 4 Los papeles que contienen los legajos, los

estantes y piezas en que se colocan llevan otra numeracin particular a la cual

debern referirse los ndices cuando vayan formndose para facilitar el ms pronto
hallazgo de los instrumentos que soliciten los interesados16.
En 1875 se publica el cuadro de clasificacin del Archivo del Reino de
Valencia en la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos17, en el artculo, se
muestra como el archivo se clasificaba en cinco Secciones o fondos: del Real, de
la Gobernacin, de la Baila, de la Generalidad, y del Justicia, ms dos
subsecciones, agregadas a la Seccin primera, una y otra a la quinta o ltima, que
se llamaban: del Racional y Subjusticia o de Trescientos Sueldos. Otra Seccin
estaba reservada para los Protocolos Notariales que se denominaba Seccin o
Apndice y que titulaban Extravagante. Dentro de las Secciones se organizaban
los documentos en series o categoras (gneros).
El Archivo del Reino de Valencia, no se mostraba partidario de alterar la
organizacin y clasificacin antigua de los fondos documentales: No hay cosa
peor en estos establecimientos que alterar un sistema ya adoptado y seguido, y
andar a cada paso, cual de Penlope se cuenta, tejiendo, destejiendo y volviendo a
tejer, ni an con pretexto de mejorarle o reformarle, el plan o mtodo de su
organizacin18.
El segundo ejemplo analizado, es el archivo ministerial del Ministerio de
Gobernacin. El primer cuadro de clasificacin, segn la Gua del Archivo del
Ministerio de Interior19, data del 17 de julio de 1896, este cuadro fue consecuencia
de la Orden del 20 de septiembre de 1875 de la Subsecretara del Ministerio, en la
que se ordenaba la organizacin del Archivo. Este cuadro comprende ocho
secciones diferenciadas por letras maysculas, que se subdividen en grupos y
subgrupos. En las notas se incluyen diversas cuestiones sobre el desarrollo del
16
ESPAA. ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. MINISTERIO DE

INSTRUCCIN PBLICA. Expediente de antecedentes del sistema de clasificacin seguido en
los Archivos. Archivo de Valencia, 21 de noviembre de 1858. Valencia, Leg. 6552-8, AGA,
31,6700.
17
GEMES WILLAME, J. Sobre la organizacin de archivos. En: Revista de Archivos,
Bibliotecas y Museos, Madrid, 5 de junio de 1875, Ao V, n 11.
18
dem, p. 182.
19
SERRANO NAVARRO, Pilar. Gua del archivo del Ministerio de Interior, Ministerio de
Cultura, Madrid, 1981, p. 71.

cuadro de clasificacin, en las notas se indica la ordenacin en el ltimo nivel del

cuadro, es decir, la ordenacin de la documentacin. Primero se seala la
ordenacin de la documentacin geogrficamente y luego por orden cronolgico,
excepto las Secciones A y H.
La Seccin H (Seccin Libros-Registros) se
organiz por aos, y la Seccin A (Personal) alfabticamente, excepto, algunos

subgrupos que se organizaron por orden cronolgico y por orden geogrfico. Este
cuadro no presenta grandes diferencias con respecto al cuadro de clasificacin del
ao 191020 en relacin a su estructura, las diferencias estn en relacin al
contenido de los subgrupos, es decir, del tercer nivel. En el cuadro de clasificacin
de 1910 se aade una nueva seccin la I (Beneficencia), pero no presenta grandes
novedades. No sabemos si la ausencia de novedades se debe a que no se realizaron
profundizaciones en la descripcin de sus fondos o en los fondos documentales
incorporados posteriormente al ao 1896, o bien, porque el cuadro era
suficientemente operativo.
El carcter conservacionista que muestran en sus memorias los archivos a
la hora de cambiar su clasificacin originaria, tenan su origen en la ubicacin
fsica de las unidades de instalacin en el depsito. El cambio organizativo en el
inventario llevaba implcito el cambio fsico de toda la documentacin, con el
consiguiente esfuerzo que esto supona. Esta caracterstica en la organizacin de
los archivos a principios del periodo estudiado, recuerda a las clasificaciones que
se realizaban en los archivos medievales y modernos, donde la unidad fsica
documental, bien fuese un armario, un cajn, un arca,, posea una letra o nmero
que tena su correlativa entrada de un memorial o inventario. Mara de las Nieves
baraj la posibilidad de esta clasificacin fsica en el Archivo del Convento de San
Francisco de Valladolid21.
20
El cuadro de clasificacin del ao 1910 se incluye en el Anexo IV, el cuadro del siglo XIX se
public en la Gua de Archivos del Ministerio del Interior de 1981.
21
PEIR GRANER, Mara de las Nieves. Notas sobre Diplomtica y Archivstica Franciscana en
el siglo XVI. El Memorial del Convento de San Francisco de Valladolid. En: III Jornadas de la
Sociedad Espaola de Ciencias y Tcnicas Historiogrficas. Diplomtica antigua. Diplomtica
moderna. Murcia, 20 y 21 de junio de 2005, p. 366-367.

1.3. La articulacin estructural de los fondos documentales durante el siglo

XX
El siglo XX es un siglo intelectualmente muy activo propicio a la reflexin
terica de la clasificacin archivstica. A los manuales del siglo XIX, se aaden
tambin nuevas formas de difusin de la informacin e intercambio archivstico, es
el caso de los congresos, que a continuacin pasar a analizar.
En el ao 1923 se publicaron las comunicaciones de la Asamblea del
Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos, se trata de una Asamblea que
nunca se realiz y que fue prevista para los das del 23 al 29 octubre de 1923, en
esta Asamblea se iba a tratar de manera amplia la descripcin de la
documentacin, al no celebrarse, se volvieron a frustrar las expectativas de
evolucin de la descripcin en el mundo archivstico. Los aos veinte se
caracterizaron por el gran impulso terico y prctico de la archivstica, sin
embargo, este Congreso que gener importantes participaciones y comunicaciones
por parte de los archiveros, slo tuvo transcendencia a travs de la Revista de
Archivos.
Entre las diferentes temticas que se trataron en las comunicaciones de la
Asamblea, nos encontramos con la preocupacin por la organizacin y
clasificacin de los archivos. Esta Asamblea es sintomtica de la situacin de la
descripcin en los Archivos del Cuerpo y los Archivos en general en el momento
de su celebracin. Entre las comunicaciones presentadas relativas a la clasificacin
podemos destacar la de Julin Paz22, que present una comunicacin sobre la
organizacin y la clasificacin de los Archivos Histricos y Regionales. Este
archivero rechazaba los sistemas de clasificacin acadmicos, por considerarlos
inaplicables en el archivo real y prctico y era partidario del respeto de la
organizacin o clasificacin originarios de los fondos documentales, aunque
llegasen desordenados. Le gustaban ms los cuadros de clasificacin sinpticos
22
PAZ, Julin. Organizacin y clasificacin de los Archivos Histricos y Regionales. En:

Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, octubre-diciembre de 1923, Nms. 10-11-12, p. 462464.

realizados a priori, era seguidor a ultranza del principio de procedencia y de la

necesidad de poseer un conocimiento profundo de los fondos documentales para
poder actuar en la organizacin y clasificacin de los mismos. No consideraba
oportuna la modificacin de la clasificacin de un fondo documental, que haba
sido durante largo tiempo, citado y publicado, aunque opinaba que siempre se
poda mejorar a travs de la descripcin.
En su comunicacin, ngel Gonzlez Palencia23 denunciaba la ausencia de
unas instrucciones para la catalogacin y realizaba una propuesta para concretar
unas. Comentaba que en la Seccin de Consejos Suprimidos del Archivo Histrico
Nacional, en la que trabaja, la mayora de las series tienen un sistema de
clasificacin antiguo, el que vena en los inventarios originarios. La propuesta
normativa para la clasificacin de los archivos de ngel Gonzlez se bas en
conciliar lo antiguo y lo nuevo: Se conservar irremisiblemente la organizacin
que los documentos tenan cuando respondan a organismos vivos. Se utilizarn los
registros, inventarios, matrculas o ndices antiguos, de cualquier clase que fueren
y en cualquier forma que estuvieren redactados. Cuando la organizacin y
clasificacin antiguas hayan sido deshechas, se tender a reconstituirlas. Cuando la
organizacin y clasificacin antigua, no ha existido en algn fondo o procedencia
(...) se clasificar teniendo en cuenta los asuntos y fecha del documento. Es
interesante el afn conservador de este autor, tanto de la clasificacin originaria,
como de los viejos instrumentos de descripcin.
En varias comunicaciones se afirmaba la necesidad de llevar a cabo la
clasificacin y organizacin de los fondos documentales conforme al respeto del
principio de procedencia, alguna de ellas, incluso se centraban nicamente en esta
cuestin, tal es el caso, del texto de Rafael Andrs y Alonso24, que incluso fue
defensor de una imposicin obligatoria de dicha organizacin conforme a los
ndices antiguos, siempre que fuese posible. En estas ponencias se puede
23
GONZLEZ PALENCIA, ngel. Clasificacin, organizacin y catalogacin de los Archivos

Histricos: Bases para unas instrucciones. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y
Museos, octubre-diciembre de 1923, n 10-11-12, p. 464-482.
24
ANDRS Y ALONSO, Rafael. Sera conveniente la constitucin de los archivos existentes en
nuestros depsitos, en vista de los ndices antiguos?. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y
Museos, y Museos, octubre-diciembre de 1923, n 10-11-12, p. 485-487.

comprobar la estrecha relacin existente entre la clasificacin y la indizacin,

ambos instrumentos tienen como objetivo resumir, sintetizar el fondo documental,
dar una idea genrica del mismo, con la finalidad de permitir de modo sencillo,
rpido y prctico el acceso a la informacin que se quiere localizar.
Ismael Garca Rmila25 present una comunicacin en la que consideraba
que las normas existentes para la clasificacin de los Archivos de Hacienda
estaban desfasadas26. Este archivero realizaba una nueva propuesta mezclando dos
metodologas de clasificacin, por un lado, propona la clasificacin de los libros
por procedencias y de los legajos por materias.
En relacin tambin a los Archivos de Hacienda, realiz su comunicacin
Manuel Rubio Borrs27, quien prest servicio en archivos de esta categora. Al
igual que Ismael Garca, denunci la insuficiencia de la Instruccin Provisional de
Hacienda de 1889 para la clasificacin de los archivos en su manual28, publicado
en 1908. Al igual que Ismael Garca fue partidario de la distincin entre libros y
legajos a la hora de clasificar los fondos de hacienda, de los cuales conceba una
clasificacin basada en procedencias, como nica base, una vez establecidos los
negociados y oficinas. Adems propuso agrupar la documentacin por materias
iguales o equivalentes. El autor incluy su propio cuadro de clasificacin como
propuesta para la organizacin de los Archivos de Hacienda.
Durante el siglo XIX se comienza a teorizar sobre la organizacin y
clasificacin del archivo no slo de la oficina pblica, sino tambin de la privada,
con la finalidad de establecer pautas sencillas con destino a la enseanza de su
tratamiento. Para el archivo de oficina es fundamental la obra29 de Sabino lvarez
25
GARCA RAMILA, Ismael. Archivos de Hacienda: Instrucciones para su catalogacin. En:

Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y Museos, octubre-diciembre de 1923, n 10-11-12, p.
488-496.
26
Uno de los debates ms importantes de la Archivstica contempornea en Espaa ser
precisamente la clasificacin de los fondos de los archivos, y fundamentalmente de los fondos de
Hacienda.
27
RUBIO BORRS, Manuel. Manuel Rubio Borrs, de la Biblioteca Universitaria de Barcelona.
En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y Museos, octubre-diciembre de 1923, n 10-1112, p. 497-505.
28
RUBIO BORRS, Manuel. Manual del Archivero de Hacienda, Burgos, 1908.
29
ALVAREZ GENDN, Sabino. Ensayo de clasificacin y registro de documentos y expedientes
administrativos, Madrid, Editorial Reus, 1934.

Gendin. Este autor fue catedrtico de derecho administrativo y secretario del

Ayuntamiento de Oviedo, aunque no era archivero, probablemente fue un gran
conocedor del archivo por las funciones que ejerci como secretario, su obra
aunque basada en el Archivo del Ayuntamiento se orient hacia cualquier tipo de
archivo de oficina. En ella, dio un repaso a los instrumentos de control empleados
para la ordenacin de los documentos y expedientes. Trat los sistemas de
clasificacin que se empleaban en la oficina, entre ellos: el alfabtico, el numrico
o el decimal. De todos los sistemas, el que consideraba ms inadecuado era el
decimal, propio del mbito bibliotecario, requera demasiado tiempo y espacio, por
lo que resultaba el ms costoso. Por otro lado, habl tambin del sistema eclctico,
que defini como un sistema de ficheros organizados alfabtica, numrica y
cronolgicamente. Este sistema se resuma fsicamente en una ficha historial en la
que figuran (los peticionarios o solicitantes que se ordenan alfabticamente), las
fechas de los expedientes (segundo criterio de ordenacin), y un nmero de
expediente que se da en la oficina, entre otros datos; era el sistema que consideraba
ms idneo para los expedientes de las oficinas de Ayuntamiento y es el que
empleaba en el Archivo de Oviedo. En su obra recoga otros sistemas de control de
la documentacin que se empleaban en la oficina municipal: los registros de
acuerdos; las fichas recib (reflejaban la remisin de los expedientes de una
dependencia a otra para su trmite); las fichas sintticas (para documentos con
trmites menores); ficheros de trminos (indicaban cuando finalizan los plazos);
registro del archivo (cuando se pasaba un expediente finalizado al archivo). El
sistema propuesto por Sabino lvarez resulta demasiado complejo, basado en
demasiados ficheros, y pocos criterios de bsqueda.
En el mbito archivstico de la empresa, en el ao 1946, Jaime Vicens
Carri, escribi un tratado30 para la formacin del personal destinado a ejercer
funciones en los archivos de oficina, en el que critic la ausencia de formacin en
el mbito de la oficina en la clasificacin de los archivos en Espaa, frente a otros
pases como Estados Unidos. En este manual se recoge el tema de la clasificacin
en el archivo de la oficina de manera muy amplia y genrica, sin embargo, fue una
30
VICENS CARRI, Jaime. Tratado de clasificacin y archivo. Editorial Labor, 2 Edicin,

Barcelona, 1956, p. 370.

obra muy reeditada que seguramente fue tomada como referente tanto en el mbito
de la oficina tanto pblica como privada.
Jaime Llad y Ferragut en su Gua del Archivero Municipal, trat la
clasificacin desde el punto de vista fsico, incluyndola dentro de las operaciones
propias de la catalogacin de un archivo: Colocacin de unos cartelones,
convenientemente distanciados en la sala en donde haya de hacerse la
clasificacin; habr un carteln con el ttulo de cada divisin. Formacin de pilas
de libros y papeles frente a cada carteln. Separacin, al mismo tiempo, de los
libros, papeles sueltos y pergaminos, as como los de distinto tamao. Colocacin,
pegndola, de una etiqueta a modo de ex-libris en el dorso de la cubierta
anterior,31.
Para este autor, la clasificacin se poda hacer tomando como base los
siguientes puntos: la materia, el lugar, el tiempo y la persona; o bien, por poderes
pblicos. Sin embargo, era partidario para el Ayuntamiento, de una clasificacin
por materias, que l mismo considera como artificial. En el mbito del
Ayuntamiento hablaba de tres tipos clasificaciones por materias: una para la
seccin histrica, otra para la seccin administrativa moderna y otra para la
contempornea, es decir, parta de una primera divisin cronolgico-histrica de
los fondos documentales32.
Inclua al final de la gua una serie de clasificaciones por materias de
archivos municipales, stas eran diferentes entre si como consecuencia de la
aplicacin de un sistema de materias no normalizado, el autor al final de la obra,
propona una clasificacin decimal bibliotecaria aplicada a los archivos basndose
en la obra de L. Delvaux33.
Filemn Arribas Arranz expona en el ao 1951 la posibilidad de aplicar
una clasificacin por materias tanto en la biblioteca como en el archivo. Sin
embargo, desaconsejaba totalmente la aplicacin de este sistema en fondos
31
LLAD Y FERRAGUT. Gua del archivero municipal: normas para clasificar los fondos de un
archivo y formar su ndice y catlogo, Palma de Mallorca, 1950, p. 44.
32
dem, p. 47.
33
dem. p. 81-83.

documentales clasificados desde los rganos de procedencia con otro tipo de

clasificacin: (...), la desintegracin de un legajo con fines de ordenacin por
materias puede acarrear a la investigacin muchos ms perjuicios que ventajas, de
donde se desprende que en tal caso no conviene realizarla34.
En cierto modo, la clasificacin por materias que propona Filemn Arribas
Arranz responda a un sistema de indizacin a posteriori de los documentos, es
decir, a la creacin de puntos de acceso que faciliten una bsqueda de la
documentacin, pero que supone un previo respeto al principio de procedencia en
la organizacin de los fondos documentales tal y como se muestra en las pautas
que da para realizar dicha clasificacin:
1 La clasificacin metdica de los archivos histricos debe hacerse
exclusivamente sobre la base de la organizacin administrativa que produjo la
documentacin.
2 Esta clasificacin a posteriori exige el conocimiento profundo y minucioso del
sistema, seguido por el organizador del archivo.
3 Cualquier clasificacin por materias, segn los sistemas modernos, puede y
debe realizarse exclusivamente sobre las cdulas catalogrficas de la
documentacin, sin alterar en lo ms mnimo la constitucin del archivo.
4 Cuando del estudio antes propugnado se deduzcan errores en la ordenacin
actual del archivo, debe corregirse sta, colocando los documentos en el lugar que
por su origen les correspondiera, si no hay razones que aconsejen lo contrario35.
Este autor habl en su obras de los archivos parroquiales, destacando la
Carta Circular a los Prelados espaoles acerca de la organizacin de los
Archivos Parroquiales del Nuncio de S. S. Monseor F. Tedeschini, del ao 1929,
por este documento, comentaba, quedaron reorganizados los archivos eclesisticos
34
ARRIBAS ARRANZ, Filemn. Las clasificaciones metdicas y su aplicacin a los fondos de

archivos. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, cuarta poca, ao V, Tomo LVII,
Madrid, 1951, p. 318.
35
dem, p. 323.

de Espaa y establecida la Junta Tcnica en Madrid, finalmente inclua un cuadro

de clasificacin tambin por materias para los Archivos Parroquiales36. En la
organizacin de estos archivos existen incluso influencias anteriores al siglo XIX,
en este sentido fue clave la obra de Oliver Legipont en el siglo XVIII37, sobre todo
para los Archivos Parroquiales valencianos, tal y como recogi Vicente Pons
Als38, autor que situ la archivstica moderna en su obra. Precisamente una obra
de principios del siglo XIX, recoge el estado de algunos archivos eclesisticos
entre ellos los valencianos, los catalanes, los mallorquines y los madrileos, se
trata de Viaje Literario a las Iglesias de Espaa de Jaime Villanueva39. La obra de
este autor se divide en varios tomos en los que se recogen entre otras
informaciones de carcter cultural y patrimonial, aquellas relativas a los archivos
eclesisticos espaoles y la relacin de documentos ms importantes que se
conservan en los mismos, as como el estado de los mismos.
Jaime Vicens Carri, autor de gran influencia en la archivstica en el
mbito de la gestin administrativa, analiz los diferentes sistemas de clasificacin
y organizacin en su tratado exponiendo en una tabla40 las ventajas y desventajas
de cada uno de ellos. De los cuatro sistemas que recogi: el alfabtico, geogrfico,
numrico, decimal y alfabtico-numrico, para Vicens Carri, los que ms ventajas
presentaban eran el alfabtico y el numrico, seguido del decimal, en segundo
lugar, y el geogrfico y alfabtico-numrico, en tercer lugar. El que ms
objeciones presentaba era el decimal, luego el alfabtico-numrico, despus el
alfabtico, seguido del geogrfico y en ltimo lugar, el numrico.
36
dem, p. 90-91.
LEGIPONT, Oliver y MARN, Joaqun. Itinerario en que se contiene: el modo de hacer con
utilidad los viages cortes estrangeras: con dos dissertacions, la primera sobre el modo de
ordenar, y componer una libreria : la segunda sobre el modo de poner en orden un archivo, Benito
Monfort, 1759.
38
PONS ALS, Vicente. El siglo XVIII y los comienzos de la archivstica moderna: la obra de
Oliver Legipont y los archivos eclesisticos valenciano. En: Memoria ecclesiae, n 8, 1996
(Ejemplar dedicado a: Parroquia y Arciprestazgo en los Archivos de la Iglesia (I). Santoral hispanomozrabe en Espaa. Actas del X Congreso de la Asociacin de Archiveros de la Iglesia en Espaa
(Salamanca, 12-15 de Septiembre de 1994) / coord. por Agustn Hevia Ballina), p. 379-399.
39
VILLANUEVA, Jaime. Viaje literario a las Iglesias de Espaa. T. 1-22. Madrid-Valencia, 18031852.
40
VICENS CARRI, Jaime. Tratado de clasificacin y archivo. Editorial Labor, 2 Edicin. S. A.
Barcelona 1956, p. 98-99.
37

Uno de los archiveros que ms influencias ha ejercido en la tradicin

archivstica espaola tanto desde su cualidad de formador de archiveros, como de
gestor de grandes centros documentales en el mbito de la hacienda pblica y la fe
pblica notarial, ha sido Antonio Matilla Tascn, quien apenas trat el tema de la
clasificacin de los archivos en su renombrada Cartilla41. Al hablar de esta tarea
archivstica la defini como una etapa previa a cualquier labor del archivo: etapa
por la que la documentacin en desorden se distribuye en clases, estableciendo
separacin entre las pertenecientes a los distintos organismos, luego entre libros y
papeles, entre lo relativo a cada divisin y subdivisin del Organismo, hasta llegar,
por ltimo, a establecer separacin entre los distintos asuntos concretos, dando a
todo ello, y a cada grupo, el orden ms apropiado42. Su obra fue concebida para la
formacin en archivos a nivel de iniciacin, en ella estableci los pasos a seguir en
el caso de encontrarse ante un fondo documental desordenado, se trata de una obra
destinada a dar una metodologa precisa, sin entrar en reflexiones metodolgicas o
tericas. Una de las fases de la clasificacin es la ordenacin, en esta fase se
indicaba cuales eran los mtodos que se podan seguir: el numrico, el
cronolgico, el geogrfico, el alfabtico, el orgnico, el cientfico (clasificacin
por materias tradicional) y el
mtodo compuesto (combinacin de varios).
Diferenciaba entre el mtodo orgnico y la reorganizacin que tienen un carcter

muy semejante; por un lado, el mtodo orgnico: consiste en clasificar la
documentacin segn el orden de las subdivisiones del organismo, descendiendo
hasta su grado ms inferior, por otro lado, la reorganizacin: limita la clasificacin
a los grandes grupos43. A pesar de definir el sistema orgnico, no lo consider
adecuado a la hora de aplicar al fondo documental: Con frecuencia, sin embargo,
el mtodo orgnico no alcanza a individualizar el documento, vindose precisado a
auxiliarse, para conseguirlo, de otros mtodos. Tampoco era muy partidario del
sistema de clasificacin de Dewey: mas en este sistema de clasificacin decimal,
acontece que cuando la materia se subdivide ms all de un sexto grado, han de
manejarse cifras de muchos guarismos (...)44.
41
MATILLA TASCN, A. Cartilla de organizacin de archivos, Direccin General de Archivos y

Bibliotecas, Madrid, 1960.
42
dem., p. 11-12.
43
dem., p. 14.
44
dem., p. 16.

La teora de clasificacin que revolucion ciertos sectores de la archivstica

espaola durante los aos sesenta fue la propuesta por Schellenberg, a travs de su
obra Archivos Modernos: Principios y Tcnicas, esta obra se public por primera
vez en Estados Unidos en el ao 1956, fue originalmente publicada como una
circular para el personal de los Archivos Nacionales de Estados Unidos bajo el
ttulo de Evaluacin de los Archivos Modernos, fue considerada como "un
reemplazo del Manual de Jenkinson de Archivos de la Administracin", que
Schellenberg consider como "obsoleto " y " poco fiable". El xito de la obra de
Schellenberg supuso su traduccin en varios idiomas y su difusin a nivel
internacional. La primera traduccin en espaol se realiz en el ao 1958 en La
Habana (Cuba)45, por el Instituto Panamericano de Geografa e Historia, otra
traduccin en castellano fue la realizada por George S. Ulibarri, publicada en el
ao 1961, bajo el ttulo Tcnicas Descriptivas de Archivos46 por la Universidad
Nacional de Crdoba (Argentina). En Espaa no lleg a publicarse una traduccin
autctona de la obra, por existir varias traducciones en castellano en otros pases,
sin embargo, si se difundi su contenido gracias a la publicidad que se dio en las
reseas bibliogrficas de la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos47 y del
Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas48.
En relacin a la clasificacin, Schellenberg seal en su obra: Una vez
conocida la historia del archivo, del origen de los papeles que encierra, la
ordenacin de sus partes ocupa el ms destacado lugar. Estas partes se escalonan
desde las grandes agrupaciones de documentos hasta la pieza simple, constituida
por la mnima unidad documental, el documento o expediente, indivisible ya. Las
primeras agrupaciones, reunidas en atencin a su origen, son las Secciones,
45
SHELLENBERG, T. R. Archivos modernos: Principios y tcnicas, 2 edicin, La Habana, 1958

(traduccin y adiciones por el Dr. Manuel Carrera Stampa).
46
SCHELLENBERG, T. R. Tcnicas descriptivas de archivos, Universidad Nacional de Crdoba,
Buenos Aires, 1961.
En Latinoamrica fue quizs mayor la influencia de este autor, por venir del mbito
norteamericano, a pesar de ser un autor de origen Europeo. En Espaa, exista una propia tradicin
archivstica muy arraigada y acadmica.
47
En una resea de la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos del ao 1959, se realiza la
siguiente referencia bibliogrfica: Cuatro ediciones de un libro en un mismo ao es una cifra que
habla por s sola del xito de este libro (...) Este es el caso de los Principles and Techniques of
Modern Archives, del doctor T.R. Schellenberg.... p.886.
48
DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Boletn de la Direccin General
de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1961, Volumen 10, Nms. 57-62, p. 107.

integradas por los papeles procedentes de una institucin o divisin administrativa

importante, que tenan una organizacin, funciones y fines conocidos, y cuya
historia, a su vez, determina naturalmente la segunda categora de las divisiones: la
Serie. Cada una de estas quedar constituida por los documentos producidos por
cada una de las oficinas diversas de la institucin mayor que constituye la Seccin,
encargadas de las diversas actividades que dicha institucin desarrolla para la
consecucin del fin o de los fines que le estn encomendados. () Como algo
aparte de stas, que podramos llamar divisiones naturales de los fondos
documentales, existen las colecciones de documentos, agrupaciones artificiales de
aquellos papeles que deben su existencia a causas distintas a la actividad
documental de una entidad o individuo49.
Mientras que en mbito de la archivstica profesional se gestaba la
organizacin y clasificacin de los fondos documentales por procedencias, en el
mbito del archivo de oficina, un manual de clasificacin traducido al espaol del
francs del ao 196750, recomendaba sistemas clsicos de clasificacin, como es el
caso de: la clasificacin alfabtica, la numrica, la numrica por terminacin51, la
decimal o de Dewey (CDU) , la alfabtico-numrica, la ideolgica (la que se basa
en las necesidades del usuario, son clasificaciones semejantes a la CDU que han
surgido para resolver problemticas especficas), la cronolgica y la geogrfica.
Los sistemas empleados en el mbito de la oficina, confunden en cierto modo dos
tareas propias de la organizacin del archivo, como son la clasificacin y la
ordenacin de la documentacin. En la archivstica la ordenacin52, que puede ser
alfabtica, numrica, o cronolgica se emplea para ordenar la documentacin a
nivel de unidad documental o expediente o bien para organizar la informacin en
instrumentos de descripcin, frente a la clasificacin por rganos, funciones, por
asuntos, orgnico-funcional, orgnico-funcional-asuntos; rganos y tipologas
documentales, funciones y tipologas documentales, materias y tipologas
49
SCHELLENBERG, T. R., dem. 16.

MARLOT, D. Clasificacin y archivo, Barcelona, 1967, p. 20-38.
51
Esta clasificacin se implant en Amrica bajo el nombre de terminal digit system, se basa en la
clasificacin numrica, sin embargo, los nmeros se puede leer de izquierda a derecha o de derecha
a izquierda.
52
La ordenacin en el mbito de la oficina en ocasiones se denomina bajo el epgrafe de
clasificacin en lugar de ordenacin.
50

documentales, que se plasmara en cuadros de clasificacin y que es una tarea

intelectual con la que se trata de realizar una representacin de la totalidad de un
fondo documental.
Autores ms cercanos a nuestra poca, como Olga Gallego y Pedro Lpez,
compararon la clasificacin archivstica con la taxonoma. Definieron la
clasificacin como la operacin de describir y delimitar categoras y clases. Se
mostraron partidarios de la reconstruccin de la organizacin original de los
fondos documentales y de los sistemas de clasificacin establecidos por
Schellenberg53: orgnico, funcional y sistemtico de materias. De los tres sistemas
consideraban el ms adecuado, el funcional, por ser el que menos riesgos de
confusin y ambigedad presenta, dando mayor continuidad en el tiempo a la
clasificacin, frente al orgnico, que obliga a cambiar el cuadro de clasificacin
constantemente, como consecuencia de los constantes cambios de los organismos
en el tiempo. El sistemtico de materias, lo consideraban como el ms
antiarchivstico porque no muestra como se producen los documentos.
Ambos publicaron un cuadro de clasificacin para los Archivos Histricos
Provinciales54, fruto del trabajo colectivo de una Comisin que comenz su
andadura en el ao 1985, y que se cre para mejorar el cuadro orgnico-funcional
que haban publicado en el ao 1980, cuadro que fue necesario modificar por la
evolucin de los organismos. En esta obra se resaltaban cuestiones interesantes
sobre los cuadros de clasificacin: Los cuadros de organizacin, constituyen,
como ya hemos indicado, adems de una gua para la organizacin, el primero de
los instrumentos descriptivos de la fase archivstica. En general, no aparecen como
53
GALLEGO DOMNGUEZ, Olga y LPEZ GMEZ, Pedro. Introduccin na Arquivstica.

ANABAD GALICIA, Estudios n 1, 1985.
54
Los Archivos Histrico Provinciales fueron los grandes olvidados de la administracin central
hasta su incorporacin a las Comunidades Autnomas, hasta este momento no ha habido grandes
desarrollos descriptivos. Esta situacin se pueden comprobar en los fondos documentales del
Archivo General de la Administracin, en la que apenas se encuentran seales de sus trabajos
descriptivos, slo encontramos informacin sobre el tratamiento de los protocolos notariales. Estos
archivos fueron estudiados por ngel Laso Ballesteros (Vid. Bibliografa), este autor ha hecho
mltiples referencias a esta carencia descriptiva, seal que los trabajos antes de la Democracia se
centraron en los fondos documentales notariales, sobre todo, en los documentos de la Edad Media y
de la Iglesia. El nico rgano de publicidad de sus trabajos antes de la Democratizacin fue el
Boletn de la Direccin General de Archivos, Bibliotecas y Museos.

instrumentos independientes, pues son, o debe ser, la introduccin a las guas e

inventarios. Son, por consiguiente, instrumentos descriptivos auxiliares (...)55.
Uno de los autores que han tratado el principio de procedencia en relacin a
la clasificacin han sido Mara Paz Martn-Pozuelo, esta autora realiz un repaso
del principio de procedencia en Espaa a travs de autores cuyas obras han sido
nombradas y revisadas en el presente apartado desde el punto de vista que dan al
tratamiento de la organizacin y la clasificacin de los archivos. Esta autora
realiz esta revisin desde las Ordenanzas de la poca Medieval y Moderna de los
Archivos Espaoles56. Es interesante su visin con respecto al principio de
procedencia, porque probablemente es la que ms se acerque a la realidad: La
formulacin del principio de procedencia no es el resultado de un nico momento
ni sucede en un nico lugar57.
Otro archivero espaol que ha estudiado el origen y evolucin del principio
de procedencia en relacin a la clasificacin de los fondos documentales ha sido
Jos Ramn Cruz Mundet, este autor, realiza un repaso de la historia del principio
de procedencia y de todos aquellos autores que teorizaron sobre este principio en
la archivstica contempornea, sita su origen en Natalis Wailly, que como ya he
sealado en otro apartado, lo enunciara en el ao 1841. Cruz Mundet seal que
en un momento dado el principio propone la posibilidad de clasificar los fondos
por asuntos o materias dentro de cada fondo a partir de cierto nivel. En 1881 H.
Von Seybel, Director de los Archivos de Estado en Prusia, enunci un principio, el
registraturprinzip, segn el cual, los documentos de cada fondo deban mantenerse
en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de por materias o
asuntos, considera que este es el nacimiento el principio de respeto al orden
originario de los documentos. En 1898, los archiveros holandeses Muller, Feith y
Fruin, publican una obra gracias a la cual se difunden los principios enunciados,
55
GALLEGO DOMNGUEZ, Olga y LPEZ GMEZ, Pedro. Organizacin de fondos de los

Archivos Histricos Provinciales, ANABAD, Madrid, 1994.
56
MARTN-POZUELO CAMPILLOS, Mara Paz. La construccin terica en archivstica: el
principio de procedencia. [Tesis], Boletn Oficial del Estado, 1996. Esta autora ha desarrollado un
estudio en extenso de la evolucin del principio de procedencia a travs de esta tesis.
57
dem, p. 25.

Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, estos autores aaden
otro principio, el de restablecer el orden original cuando haya desparecido.
Cruz Mundet tambin habl sobre los detractores de estos principios, como
P.J. Scott, quien consideraba que la reproduccin de la clasificacin en las
estanteras del depsito era un atraso, por cuanto cada incorporacin de nuevos
documentos exiga remover todo o parte del fondo en el archivo. En la actualidad
con la aplicacin de la informtica y el desarrollo de los gestores de
documentacin ya no se considera necesario la reorganizacin fsica del fondo
documental cada vez que realizamos la inclusin de nuevos documentos.
La mayora de las crticas al principio de procedencia tienen un origen
americano o norteamericano, para Cruz Mundet, el principio de procedencia se
adapta a la tradicin espaola: el respeto a la procedencia no ofrece problemas
especiales o irresolubles, incluso en las administraciones latinas, se puede
reconstruir la organizacin y las funciones de cada entidad. No ocurre lo mismo
con el respecto al principio de orden interno: es factible y necesario reconstruir el
orden de los documentos en los expedientes, en las series de correspondencia,..., es
decir al nivel bsico, pero resulta ilusorio pretender lo mismo con los sistemas de
clasificacin empleados -como han existido- para mantener organizados los
fondos58.
El comienzo del siglo XX fue muy fructfero en los trabajos de
clasificacin llevados a cabo en los archivos dependientes del Cuerpo Facultativo,
fundamentalmente por el impulso de la Junta Facultativa y el Ministerio de
Instruccin Pblica y Bellas Artes. El resultado fue la elaboracin de mltiples
cuadros de clasificacin, algunos de cuales se conocen, porque han sido
publicados, otros han llegado a conocerse a travs de los informes ministeriales.
58
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica, Madrid, 2001, p. 230-235.

A pesar de esta prolfica emergencia clasificatoria, en el ao 1907 en un

artculo relativo al Archivo Central del Ministerio de Marina59, se comentaba la
escasez de publicaciones sobre cuadros de clasificacin de archivos espaoles, en
este artculo se inclua el cuadro de clasificacin ntegro del Archivo del
Ministerio de Marina, bajo la denominacin de Cuadro Sinptico de la
clasificacin general del Archivo del Ministerio de Marina. El responsable de su
elaboracin fue Francisco Carrasco Guisasola60, archivero encargado de la
organizacin del Archivo. El cuadro que aparece publicado en la Revista de
Archivos, Bibliotecas y Museos, presentaba siete niveles de clasificacin, sin
contar con el nivel de unidades documentales por no existir una relacin con el
inventario. Las divisiones de cuadro eran: Seccin, Grupo, Clase, Divisin y
Subdivisin y Materia y Serie. El cuadro no presenta una estructura muy clara, por
el grado de complejidad de la codificacin empleada en las diferentes divisiones.
La complejidad de la clasificacin se puede comprobar en el siguiente muestreo
del cuadro:
Seccin: Personal
Grupo: I
Clase: A
Divisin: A
Subdivisin:
Materia: Cuerpo General de la Armada

Expedientes personales de los individuos pertenecientes a las Escalas activa y reserva del
Cuerpo General de la Armada
A principios de siglo, el Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes

remiti diversas circulares ordenando a los archivos bajo su control remitir sus
instrumentos de descripcin ms importantes, entre los cuales se encontraban los
cuadros de clasificacin y los inventarios de los fondos documentales. El 28 de
abril de 1910, la Subsecretara del Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes
59
El Archivo del Ministerio de Marina. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, mayojunio de 1907, n 5-6, 1907, p. 435-445.
60
CARRASCO GUISASOLA, Francisco. Cuadro Sinptico de la clasificacin general del Archivo
del Ministerio de Marina, Madrid, Imprenta de Infantera de Marina, 1885.

remiti mediante circular, una Orden a los archivos dependientes del Cuerpo
Facultativo entre los que se incluan los archivos generales: el Archivo Histrico
Nacional, el Archivo Central de Alcal de Henares, el Archivo General de
Simancas, el Archivo General de Indias; los archivos regionales: el de la Corona
de Aragn, el de Valencia, el de Palma de Mallorca, el de Galicia; los de las
Chancilleras de Granada y Valladolid, as como de los Archivo Centrales de los
Ministerios. En la circular se solicitaba la remisin de los cuadros de clasificacin
de sus fondos documentales con la finalidad de presentarlos en el Congreso de
Ciencias Administrativas, que se celebr en Bruselas en el mes de julio de 1918,
en la orden se indicaba cmo se deban formar los cuadros, incluyendo: sus
Secciones, Subsecciones, Grupos, Subgrupos, y Series, con la clase de documentos
comprendida en cada uno de ellas. Entre otros archivos se remiti el cuadro de
clasificacin del Archivo Central del Ministerio de Instruccin Pblica.
Con motivo de este Congreso remitieron sus cuadros de clasificacin: el
Consejo de Estado61, el Ministerio de Fomento62, el Ministerio de Justicia63, el
Ministerio de Gobernacin64, el Consejo de Ministros65, el Ministerio de Estado66,
todos estos cuadros que se incluyen transcritos en los anexos finales del presente
estudio, son esenciales para conocer la articulacin de la organizacin intelectual
de los fondos documentales a principios de siglo.
Estas clasificaciones archivsticas de los fondos documentales de los
ministerios y de las principales instituciones centrales no presentan ms de cinco
niveles. No se observa un modelo comn de clasificacin, existen importantes
diferencias entre unos y otros. En el primer nivel se articula en secciones y
negociados que representan las grandes funciones de las diferentes instituciones,
61
En el Anexo I se puede ver la transcripcin completa del cuadro de clasificacin del Consejo de
Estado.
62
En el Anexo II se puede ver la transcripcin completa del cuadro de clasificacin del Ministerio
de Fomento.
63
En el Anexo III se puede ver la transcripcin completa del cuadro de clasificacin del Ministerio
de Justicia.
64
En el Anexo IV se puede ver la transcripcin completa del cuadro de clasificacin del Ministerio
de Gobernacin.
65
En el Anexo V se puede ver la transcripcin completa del cuadro de clasificacin del Consejo de
Ministros.
66
En el Anexo V se puede ver la transcripcin completa del cuadro de clasificacin del Ministerio
de Estado.

en niveles inferiores, se subdividen en asuntos o materias o en diversas

instituciones. En el ltimo nivel, se dividen en asuntos o materias e incluso
tipologas documentales. Presentan una codificacin basada en nmeros y letras,
combinando ambos sistemas o empleando nicamente los nmeros; algunos de los
cuadros de clasificacin no presentan codificacin alguna. Los cuadros de
clasificacin incluyen apartados indeterminados, como: varios, miscelnea,
diversos, o incluso la palabra etctera, que engloba un totum revolutum
documental. Uno de los cuadros de clasificacin presenta apartados de fondos
documentales que no han sido ingresados en el archivo, mostrando su carcter de
archivo abierto, tal y como se refleja en el cuadro del Ministerio de Estado:
SECCIN COLONIAL (1). Esta Seccin, de creacin reciente, conserva aun
todos sus documentos y no existe de ella nada en el Archivo. Se previene su
futura transferencia al archivo.
Estos cuadros al incluir SECCIONES y no otras divisiones, hacen
referencia a un modelo ms propio de una clasificacin metdica o por materias
que de una clasificacin por procedencias, siguen el modelo de los Archivos
Histricos. Son cuadros muy extensos en cuanto a los ttulos, poco metdicos, con
excesivas divisiones, y muy dinmicos y poco previsores, ya que van incluyendo
nuevas divisiones a medida que se van introduciendo nuevos fondos documentales
en los archivos.
La organizacin ministerial en Espaa se ha caracterizado por una
constante transformacin, con continuas reestructuraciones y refundiciones
orgnicas, esta circunstancia histrica se ha plasmado en las dificultades de los
archivos a la hora de establecer cuadros de clasificacin de carcter orgnico. Los
cuadros de los anexos, son muestra de un periodo determinado, pero muy
difcilmente se han podido mantener para la posterioridad en la organizacin de los
archivos centrales o archivos a los que fue remitida la documentacin. Cuadros de
clasificacin de los ministerios ms contemporneos, distan mucho de estos
cuadros, slo basta echar un vistazo a una gua de archivos como la del Archivo
del Ministerio de Obras Pblicas, en la que se publican varios cuadros de

clasificacin del archivo, que han sido un intento de normalizacin y que muestran
los cambios sealados.
Un archivo regional, como es el Archivo General de Galicia, remiti
tambin su cuadro de clasificacin por Orden del Ministerio de Instruccin Pblica
y Bellas Artes durante el ao 1911. El archivo explicaba brevemente en el informe
remitido al Ministerio el sistema de catalogacin, en el se indicaba que se
empleaba el mismo sistema que a finales del siglo XVIII, cuando se iniciaron los
trabajos en el archivo, un siglo despus y a pesar de la evolucin de la teora
archivstica a nivel internacional, el modelo del archivo no ha cambiado. La
clasificacin de los fondos documentales del cuadro de clasificacin que se remiti
al Ministerio se basaba en secciones y subsecciones. Esta clasificacin se sigui
mucho tiempo. Las secciones que aparecen en el cuadro son: Faria, Figueroa,
Gmez, Pillado (que eran los cuatros escribanos de asiento), Pleitos de Provincia,
Juzgado de Correos y Caminos (Pleitos), Protocolo de Escribanos Antiguas, Junta
Superior de Defensa de Galicia, Documentos escritos en pergamino. Las secciones
Faria, Figueroa, Gmez y Pillado se dividen a su vez en las siguientes
subsecciones: apeos; pleitos de arzobispos y obispos; cabildos; cofradas; colegios;
comendadores; condes, duques y marqueses; conventos, fuerzas eclesisticas;
hospitales; monasterios; particulares; pedimentos y sentencias; pleitos de pueblos;
registro de escribanos; pleitos de universidades y obras pas; visitas de escribanos;
letra fiscal; ejecutorias67.
En un informe muy anterior, del ao 1858, el encargado del Archivo
General de Galicia, expona la antigedad de la clasificacin, pero argumentaba
por qu se segua empleando este cuadro a pesar de estar desfasado, la razn era la
viabilidad que presentaba para la recuperacin de la informacin en el archivo. Sin
embargo, no descartaba la posibilidad de realizar otra clasificacin ms
contempornea del archivo, basada en el Reglamento aprobado por Real Orden de
4 de marzo de 1853 para el rgimen y gobierno del Archivo General de Galicia,
que dividira el archivo en tres secciones: la primera seccin se destinara a los
67
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas

Artes. Expediente de remisin de Cuadro de Clasificacin del Archivo General de Galicia al
Ministerio de Instruccin. La Corua, 12 de mayo de 1910, Caja. 31/6700, Legajo. 6553-15.

instrumentos de fe pblica; la segunda seccin para los pleitos y causas; y una

tercera que comprendera los papeles que no son judiciales, ni instrumentos de fe
pblica. El autor propona tambin un posible cambio de los ndices por un sistema
basado en el orden alfabtico seguido en los nombres de los litigantes, que debera
de cambiarse por el apellido68.
En otra memoria del Archivo General de los Ministerios de Instruccin
Pblica y Bellas Artes y de Fomento de principios del siglo XIX, se habla de dos
grandes reorganizaciones del archivo a lo largo del siglo XVIII, la primera tuvo
una duracin de ms de cuatro aos, que buscaba poner orden a los expedientes
que se encontraban amontonados y mezclados en los fondos de Universidad,
Primera Enseanza, Instruccin Pblica y Obras Pblicas. La segunda tuvo lugar
al trasladarse el establecimiento a un nuevo edificio, en sta se seala que aunque
los fondos documentales se encontraban en perfecto orden, hubo que modificarlos
en casi su totalidad, el encargado del cambio fue Jos Ortega y Garca, en el
informe se comenta su trabajo: ide una clasificacin tcnica y racional tan
ajustada a los buenos principios archivolgicos que mereci el aplauso entusiasta
de los funcionarios ms inteligentes del cuerpo y que esta dependencia fuese
calificada de Archivo modelo cuya organizacin estudiaran hoy con el mayor
inters y fruto numerosos opositores a las plazas vacantes.
Dentro de los archivos ministeriales, ser en los Archivos de Hacienda
donde se muestre un mayor esfuerzo normalizador, sobre todo, en sus cuadros de
clasificacin, principalmente en el periodo que va desde finales del siglo XIX a
mediados del siglo XX69. Como motivo de la elaboracin de nuevas instrucciones
de clasificacin y ordenacin para los Archivos de Hacienda, la Inspeccin
General de Archivos remiti una Circular de 8 de febrero de 1943, para conocer el
68

Artes. Informe del archivero, Vicente Somoza al Director de Instruccin Pblica. La Corua, 20 de
noviembre de 1858, Caja. 31/6700, Legajo. 6553-15.
69
Desde el Real Decreto de 2 de julio de 1889, aprobando con carcter provisional la instruccin
para el rgimen y organizacin de los Archivos provinciales de Hacienda (Gaceta de Madrid, n
186, de 5 de julio de 1889), hasta la publicacin de:
DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Anteproyecto de Reglamento y
Organizacin de los Archivos de Delegaciones de Hacienda. Espaa. Direccin General de
Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1961. Ninguna de las disposiciones tuvieron nunca carcter
definitivo, por lo que se consideraban recomendaciones ms que normas a seguir.

estado de los trabajos en los archivos de las Delegaciones de Hacienda. Como

consecuencia de esta Circular, los archivos remitieron sus respectivos cuadros de
clasificacin, que fueron la base para la elaboracin del cuadro de clasificacin
que luego se public como modelo en el Anteproyecto de Ordenacin de los
Archivos de Hacienda70. Esta circular marca el paso hacia una nueva dinmica de
trabajo en la elaboracin de instrucciones de trabajo y normalizacin archivstica,
basada en la consulta a los archivos de sus propias problemticas y de su realidad
prctica; y en la experiencia y profesionalidad de los archiveros que desarrollan
sus tcnicas en dichos archivos.
Las preguntas que se planteaban en la circular eran bsicamente dos:
Cmo se clasifican los fondos de ese archivo? y Qu clasificacin puede
formularse de los fondos producidos desde el ao 1901? Las respuestas de los
archivos fueron diversas, algunos archivos incluyeron sugerencias para el nuevo
anteproyecto; sus cuadros de clasificacin, e incluso alguna publicacin relativa a
la clasificacin de los Archivos de Hacienda.
A continuacin se recogen las contestaciones resumidas enviadas por los
Archivos de Hacienda a la Inspeccin de Archivos con la finalidad de llevar a cabo
la normalizacin de esta tipologa de archivo, en relacin a la descripcin de sus
fondos. Las contestaciones resultan interesantes porque a travs de ellas nos
podemos acercar a la disparidad de la clasificacin de estos archivos antes de la
publicacin del Anteproyecto:
1. Archivo de la Delegacin de Hacienda de lava: Presentaba una clasificacin
en dos grandes grupos: libros y legajos. Planteaba la descripcin por separado de
ambos fondos documentales, realizando papeletas o registros catalogrficos,
tambin por separado. No desarroll un cuadro de clasificacin por Secciones,
Clases y Series, sino ordenado alfabticamente por asuntos (basado en un ndice
temtico), a pesar de remitir un cuadro de clasificacin como sugerencia. El
70
INSPECCIN GENERAL DE ARCHIVOS. Anteproyecto de ordenacin de los Archivos de

Hacienda, Madrid: Junta Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos, 1945.

archivero encargado de este centro remiti con la encuesta su obra71, dedicada a la

clasificacin de los Archivos de la Delegacin de Hacienda. Este autor denuncia
la falta de conocimientos administrativos del Cuerpo Facultativo de Archivos, con
una formacin excesivamente historicista a la hora de tomar posesin del puesto
de trabajo. En su obra se incluye una propuesta de cuadro de clasificacin para los
Archivos de las Delegaciones de Hacienda, a continuacin se incluye una muestra
del cuadro de clasificacin propuesto por el archivero:
B. Impuestos (La letra B mayscula indica la Seccin o Gnero Supremo)
B.-III. Contribuciones Indirectas (El nmero romano la Clase o gnero intermedio)
B.-III.-6 Aduanas (El nmero arbigo indica la Subclase o gnero nfimo)
B.-III.-6 (a) Expedientes 1. Defraudacin (las letras minsculas y si son necesarios otros nmeros
arbigos los que reprendan a las especies)
En el ltimo nivel se muestran las tipologas documentales (relaciones, estados,

inventarios, expedientes, actas, circulares, instancias,).
2. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Alicante: Este archivo segua la
Instruccin de 188972 para la clasificacin de sus fondos documentales. Clasificaba
por separado libros y documentos. Contaba con inventario de los documentos y un
ndice en papeletas del mismo. Y un ndice por orden cronolgico de los libros.
3. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Almera: El archivo divida en libros
y legajos los fondos documentales, realizando dos ficheros topogrficos, uno por
cada seccin. Presentaba un fichero general comn para ambas secciones dividido
por conceptos: contabilidad, propiedades, monopolios, Dentro de cada concepto
presenta una ordenacin alfabtica de los apartados.
4. Archivo de la Delegacin de Hacienda de vila: Separaba los libros y los
legajos. Los legajos estaban clasificados en cinco secciones, cuya denominacin
71
NEZ DE CEPEDA, Marcelo. Un ensayo para ordenar la documentacin de los Archivos de

las Delegaciones de Hacienda. Imprenta de Viuda e Hijos de Sar, 1927.
72
Real Decreto de 2 de julio de 1889, aprobando con carcter provisional la instruccin para el
rgimen y organizacin de los Archivos provinciales de Hacienda (Gaceta de Madrid, n 186, de 5
de julio de 1889).

no corresponda con la dependencia productora y los libros por orden alfabtico de

ttulo.
5. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Badajoz: Diferenciaba entre libros y
legajos y segua una clasificacin en secciones y conceptos.
6. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Baleares: Este archivo se encontraba
desclasificado y desordenado como consecuencia de su empleo como parapeto en
la Guerra Civil, antes de verse envuelto en estas circunstancias su clasificacin se
basaba en la Instruccin en 1889. El archivero que trataba de poner orden al fondo
separaba los fondos en libros y legajos, tena dos ndices: uno general y otro
auxiliar. El general contena cdulas guas de las oficinas y dependencias que
envan fondos, con su nombre oficial y por orden alfabtico y detrs de cada una
de ellas y tambin por orden alfabtico, el repertorio de cdulas matrices de las
materias que despachan. El ndice auxiliar de cdulas ordenadas alfabticamente
por sus encabezamientos, que eran los nombres genricos de los asuntos por cada
una de las distintas oficinas, con los apellidos de las personas a las que se
mencionaba. Este ltimo fichero remita al principal. Diferenciaba entre
clasificacin fsica e intelectual de los fondos documentales, para evitar la
existencia de huecos en el depsito.
7. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Barcelona: Este archivo no segua el
sistema de clasificacin de la Instruccin de 1889. Separaba los libros de los
legajos. Presentaba un inventario topogrfico para cada uno de ellos, con los
siguientes elementos: nmero de orden, aos, dependencia y negociado, contenido,
estante, tabla. Presentaba tambin inventarios especiales para los fondos
documentales, que contenan documentos de gran importancia. A parte mostraba la
existencia de un catlogo de papeletas por materias o asuntos.
8. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Burgos: Este archivo era partidario de
que la clasificacin de los legajos se hiciera por conceptos no por dependencias.
9. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Santa Cruz de Tenerife: Diferenciaba
libros y legajos. Clasificaba el fondo en siete grandes secciones: secretara,

intervencin, abogaca del estado e inspeccin. Cada seccin se divida en

conceptos basados en los negociados que abarcaba. Los conceptos se dividan en
tantos grupos como asuntos llevaba cada negociado y los grupos en clases.
10. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Castelln: La organizacin de este
centro se basaba en la Instruccin de 1889, a partir de la guerra la clasificacin se
vuelve ms desorganizada consecuencia de la falta de espacio. En la encuesta se da
noticia de la prdida de inventarios durante la guerra. Se redactaban papeletas por
palabras o asuntos y cuantas referencias fueran necesarias a partir de las papeletas.
El archivero no era partidario del sistema por procedencias u otros sistemas por ser
poco tiles a lo largo del tiempo, como consecuencia de los mltiples cambios y
transformaciones.
11. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Ciudad Real: Esta archivo se
caracterizaba por un gran desconcierto en su clasificacin. Separaba libros y
legajos. Estaba clasificado por conceptos no por secciones o dependencias.
Existan dos clasificaciones, el cambio se produce en 1942, a partir esta fecha se
clasifican por secciones.
12. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Cuenca: Segua la Instruccin de
1889 por secciones.
13. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Gerona: Diferenciaba entre legajos y
libros. En el momento de la Circular no estaba clasificado, no tena ni inventario,
ni fichero. El ltimo inventario databa del ao 1934 y su descripcin no
corresponda con la del fondo documental, probablemente desorganizado como
consecuencia de la Guerra Civil.
14. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Guadalajara: Diferenciaba legajos y
libros y estaba clasificados por: secciones (dependencias); asuntos y negociados; y
tipologas documentales.
15. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Logroo: Separaba los legajos de los
libros, tena un inventario topogrfico para cada uno de ellos. Se encontraba

clasificado en un fichero nico para todo el archivo dividido en secciones por

dependencias productoras, subdivididas a su vez en asuntos y conceptos.
16. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Pontevedra: Segua la Instrucciones
de 1889, diferencia libros y legajos; se distribua cada grupo en secciones (por
procedencia) y dentro de cada seccin se clasifica por conceptos generales que
despachan los distintos negociados.
17. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Salamanca: Contemplaba la
Instruccin de 1889 en cuanto a la clasificacin. Este centro clasificaba los fondos
documentales en tres grupos: 1) antes de 1901 o antiguo; 2) posterior a 1901; 3) el
archivo del Marqus de Ensenada. Divida el fondo posterior a 1901 en: libros,
legajos y matrices. Este archivo aconsejaba la divisin del fondo documental por
procedencias, con la creacin de un ndice general y un ndice auxiliar, este ltimo
ndice servira para resolver los cambios de denominacin que se van produciendo
con los cambios de denominacin de las procedencias.
18. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Madrid: Distingua los legajos y
libros. Separaba las fichas catalogrficas por orden alfabtico de conceptos sin
sealar la procedencia. Propona una clasificacin por procedencias en secciones y
conceptos, sin incluir los pequeos negociados por los constantes cambios que
sufran.
19. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Mlaga: Los fondos estaban
ordenados alfabticamente por conceptos y dependencias o negociados. Dentro de
un mismo negociado o dependencias se segua un orden alfabtico. Reconoca la
necesidad de seguir una clasificacin diferenciando en primer lugar libros y
legajos, y luego clases.
20. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Navarra: Organizaba sus fondos
segn el cuadro de clasificacin incluido en la Instruccin de 2 de julio de 1889.
Diferenciaba entre legajos y libros.

21. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Palencia: No era partidario de

uniformar la clasificacin de todos los Archivos de Hacienda. El cuadro de
clasificacin mezcla procedencias y conceptos. Era partidario de copiar la relacin
de entrega con mejoras cuando fuesen necesarias a la hora de realizar el catlogo.
22. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Sevilla: Sigui la Instruccin de
1889 hasta el ao 1942, hasta entonces, los fondos documentales se dividan en la
siguientes secciones: propiedades y derechos del estado, contribuciones e
impuestos, contabilidad en general, personal y varios. A partir del ao 1942, la
clasificacin se basa en clases, subclases y series. Los libros estaban clasificados
por dependencias productoras. Propona una clasificacin por dependencias y
negociados.
23. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Toledo: Presenta un cuadro de
clasificacin que se divida primero por dependencias, luego diferencia entre
legajos y libros y por ltimo estableca conceptos o asuntos e incluso tipologas
documentales, ordenados alfabticamente.
24. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Valladolid: Presentaba un cuadro de
clasificacin que diferencia entre legajos y libros, se clasifica en dependencias y
luego en conceptos y asuntos (incluso tipologas documentales) ordenados
alfabticamente.
25. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Zamora: Mostraba un fichero
diccionario de dependencias y temas principales. Tena catalogados todos los
fondos documentales. Fsicamente ordenaba los fondos documentales por
dependencias, pero tuvo que acabar hacindolo por orden cronolgico por falta de
espacio. No inclua un cuadro de clasificacin.
26. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Zaragoza: Propona una divisin
diferente al resto de los archivos, no se divida en libros y legajos, sino en
impresos, registros y legajos, el archivero diferenciaba entre el Boletn o la Gaceta,
que era material de hemeroteca, del registro de entrada que era propio del archivo.
En cuanto a los registros y legajos propona la divisin escalonada, primero, en

dependencia principal que remite; segundo, en dependencia secundaria o

negociado y tercero, en concepto especfico. Propona tres ficheros para cada
grupo y ficheros auxiliares y de referencias.
En resumen, la mayora de los Archivos de las Delegaciones de Hacienda
seguan una separacin a la hora de clasificar sus fondos documentales entre
legajos y libros, incluso, un archivo diferenciaba entre legajos, registros e
impresos. Slo ocho de veintisis seguan la Instruccin de 1889, en cuanto a las
clasificaciones eran
muy diversas, se clasifican
fundamentalmente por
dependencias, por conceptos y asuntos o bien por sistemas mixtos. Es interesante

ver como de veintisis archivos, cuatro han sufrido la destruccin de la Guerra
Civil, lo que ha influido en su organizacin y clasificacin.
Los archivos remitieron sus propuestas a la Direccin General de Archivos
y Bibliotecas, y esta Direccin remiti a los archivos el Anteproyecto de
Ordenacin de los Archivos de Hacienda, al cual respondieron algunos archivos
aportando diferentes sugerencias. Como consecuencia de todo este proceso de
trabajo se public el Anteproyecto en el ao 194573, en l se reflejaba un cuadro de
clasificacin sinptico y otro desarrollado aplicable a los Archivos de Hacienda.
Con posterioridad a este Anteproyecto se public en el ao 1961, el Anteproyecto
de Reglamento y Organizacin de los Archivos de Delegaciones de Hacienda74.
Es interesante realizar una comparacin entre los cuadros de clasificacin que
aparecen en ambas obras, prueba de la evolucin y el cambio de la clasificacin de
una misma tipologa de archivo a lo largo del tiempo. A travs de esta
comparacin vemos que el cuadro de clasificacin de 1961 presenta algunas
novedades con respecto al ao 1945, aunque en el nivel superior de clasificacin
no hay novedades. En el Anteproyecto de 1961 se presentan dos cuadros de
clasificacin: uno para legajos y otro para libros. Otra de las novedades que
presenta el cuadro respecto al de 1945 es la codificacin del cuadro a travs de un
73
INSPECCIN GENERAL DE ARCHIVOS. ESPAA. Anteproyecto de ordenacin de los

Archivos de Hacienda. Madrid: Junta Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos, Madrid, 1945.
74
Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1961.

sistema numrico que enlaza con un ndice de conceptos que se incluye como
anexo del segundo documento. Supone un avance en la indizacin.
Cuadros de Clasificacin en los Anteproyectos de los Archivos de Hacienda
Anteproyecto de Ordenacin de los Archivos de
Hacienda .1945
Anteproyecto de Reglamento y Organizacin de los

Archivos de Delegaciones de Hacienda. 1961
DELEGACIN
DELEGACIN
Administracin Local
Administracin Local
Juntas Administrativa
Aduanas
Secretara
Juntas Administrativa
Macomunidad Sanataria
Secretara
ABOGACA DEL ESTADO
ABOGACA
Asuntos Generales
Asuntos Generales
Asesora
Asesora
Defensa del Estado en lo Civil y Criminal
Defensa del Estado
Derechos Reales
Liquidacin de Impuestos
Fiscala de lo Contencioso-Administrativo
Personas Jurdicas
ADMINISTRACIN DE PROPIEDADES Y
CONTRIBUCIN TERRITORIAL
ADMINISTRACIN DE PROPIEDADES Y
CONTRIBUCIN TERRITORIAL
Asuntos Generales
Asuntos Generales
Contribucin Territorial
Contribucin territorial
Propiedades y Derechos del Estado
ADMINISTRACIN DE RENTAS PBLICAS
ADMINISTRACIN DE RENTAS PBLICAS
Asuntos Generales
Asuntos Generales
Adunas y Alcoholes
Contribuciones de impuestos
Contribuciones e Impuestos
Timbre y Monopolio
Pagos al Estado
Timbre
CONTRIBUCIN DE LA RENTA
CONTRIBUCIN DE LA RENTA

INSPECCIN
INSPECCIN
INTERVENCIN
INTERVENCIN
Asuntos Generales
Asuntos Generales
Caja de Depsitos
Caja de Depsitos
Clases Pasivas
Clases Pasivas
Contribuciones e Impuestos
Contabilidad General
Corporaciones
Deuda Pblica
Derechos Reales
Ordenacin de Pagos
Deuda Pblica
Seccin Fiscal
Gastos Pblicos
Inspeccin
Ordenacin de Pagos
Recaudacin
Rentas Pblicas
Seccin Fiscal
Tesoro
Timbre
TESORERA
TESORERA
Asuntos Generales
Asuntos Generales
Apremio
Depositaria- Pagadura
Data Interina
Loteras
Depositaria- Pagadura
Recaudacin
Loteras
TRIBUNAL ECONMICO-ADMINISTRATIVO
TRIBUNAL ECONMICO-ADMINISTRATIVO
Figura 3. Cuadro comparativo de los Cuadros de Clasificacin de los Anteproyectos para la

ordenacin de los Archivos de Hacienda

1.3.3. La clasificacin por materias en los archivos

El sistema de clasificacin decimal era conocido por los profesionales de
archivos y bibliotecas desde el ao 1895; su introduccin en Espaa se debe a
Manuel Castillo, quien hizo la primera referencia a este sistema en el Boletn de
Archivos, Bibliotecas y Museos en el ao 1895, este autor se considera el primer
difusor y traductor del sistema en Espaa75. Como hemos comentado, los franceses
rechazaron este sistema metdico o por materias desde la enunciacin del principio
de procedencia en el ao 1841, por suponer continuas clasificaciones y
reclasificaciones de los fondos documentales, destinadas a satisfacer las
necesidades de investigacin de los eruditos.
A pesar de ser un sistema totalmente rechazado por los archiveros, tenemos
ejemplos de archivos de gran importancia que trataron de clasificar sus centros
siguiendo un sistema por materias o asuntos, debido a la complejidad de realizar
clasificaciones por procedencias de la documentacin producida por unas
estructuras administrativas y polticas que se caracterizaron por los continuos
cambios a lo largo de la Edad Contempornea.
En la Gua del Archivo del Ministerio del Interior76 se recoge cmo un
archivero llamado Fabi propuso en el ao 1933 un proyecto de clasificacin que
se conserva como borrador en el Archivo de este Ministerio. Este sistema trataba
de dar cierta flexibilidad al sistema de clasificacin recogido en el Reglamento del
Ministerio de Interior, basndose en asuntos, en vez de Direcciones, Secciones y
Negociados (que resultan ms cambiantes) que las materias, que eran ms estables.
Propona una primera divisin en grupos, dentro de cada uno de ellos propona a
su vez una clasificacin por asuntos.
El Ministerio de Asuntos Exteriores desde el ao 1953 adopt, entre sus
normas de organizacin para todos los archivos del sistema, la Clasificacin
75
SAN SEGUNDO MANUEL, Rosa. Teora e Historia de la Clasificacin Bibliotecaria En

Espaa: siglos XIX y XX, Tesis Doctoral de la Universidad Complutense de Madrid, p. 239.
[http://eprints.ucm.es/est/index.php?action=show_detail_eprint;id=1784]
(Consultado el 12 de diciembre de 2010).
76
Cultura, Madrid, 1981, p. 72.

Decimal Universal (CDU). Se daba una referencia decimal a cada documento, se

desgajaban los expedientes y se mezclaban libros y revistas con documentos de
archivo. En la gua de archivos se relata el proceso de transformacin del archivo,
la adopcin de este sistema trajo otras complicaciones, como la subjetividad en la
descripcin, clasificacin y ordenacin de los documentos; cada archivo elabor su
propia adaptacin a la clasificacin decimal o a otro tipo de clasificacin similar77.
Esta clasificacin se aplic sobre todo en la parte del archivo denominada
Archivo Renovado, la gua de archivo explica la razn de la aplicacin de este
sistema, y lo asocia a determinados directores del archivo para quienes el centro
contena documentacin de tipo secreto y por lo tanto, cerrada al acceso de los
usuarios para la investigacin. Por este carcter reservado de los fondos
documentales, realizaron los instrumentos de bsqueda y recuperacin en forma de
Catlogo-Diccionario. En la gua se seala que es el sistema que se sigue para la
bsqueda rpida de informacin en el archivo, pero se habla de un posterior
trabajo de reorganizacin con criterios ms archivsticos que bibliotecarios,
basados en la clasificacin por organismos y series documentales. Se establece,
como el medio ms eficaz y adecuado para concretar la transformacin de la
clasificacin, el que emplea medios informticos, que evitan tener que realizar
clasificaciones fsicas.
El empleo de sistemas de clasificacin por materias en los archivos, en
muchas ocasiones, est relacionado con la prctica diaria de los archiveros durante
los siglos XIX y XX, quienes eran encargados no slo del archivo, sino tambin de
la biblioteca de los centros en los que cumplan sus funciones. Es el caso de
algunos de los fondos y colecciones del desaparecido Archivo y Biblioteca de la
Direccin General de Plazas y Provincias Africanas78. Este centro dependi la
mayor parte de su existencia del Ministerio de Presidencia. Al estar el archivo
77
DE SANTOS CANALEJO, Elisa Carolina, Gua del Archivo General del Ministerio de Asuntos
Exteriores, Ministerio de Asuntos Exteriores, Madrid, 1997, p. 41-45.
78
Este archivo tuvo tres denominaciones diferentes: Archivo-Biblioteca de la Direccin General de
Marruecos y Colonias; Archivo-Biblioteca de la Direccin General de Plazas y Provincias
Africanas, y Archivo-Biblioteca de la Direccin General de Promocin del Sahara, en los inicios de
su creacin dependi del Ministerio de Estado, posteriormente dependi del Ministerio de la
Presidencia. Fue un archivo independiente dentro del Ministerio de Presidencia y sus fondos
documentales fueron transferidos al Archivo General de la Administracin al transferirse la ltima
colonia espaola.

integrado con la biblioteca, la archivera encargada, Mara Asuncin del Val,

organiz parte de sus fondos documentales, concretamente la documentacin
producida por la Direccin General de Marruecos y Colonias, mediante una
clasificacin temtica, que recuerda la CDU, basndose en una codificacin
relacionada con un ndice temtico.
Los archivos ministeriales no fueron los nicos que adoptaron sistemas de
clasificacin temtica durante el siglo XIX, incluso se aconsejaba por diversos
autores, como Lasso de la Vega79, quien analizaba en el ao 1959 los diferentes
sistemas de clasificacin que se aplicaban en el archivo administrativo, entre los
sistemas de clasificacin empleados a nivel internacional, habla extensamente de
la CDU y la considera como uno de los sistemas ms desarrollados y
profesionales, as como el que ms xito ha tenido en su aplicacin prctica.
Aunque era un defensor a ultranza de esta clasificacin, tambin trat los
inconvenientes de la misma, como la
dificultad para la proteccin de la
documentacin reservada o secreta, (aunque ofrece una solucin para este tipo de
documentacin, entre las cuales hace referencia a mantener guardados los
documentos bajo llave). Otro de los inconvenientes que seala del sistema CDU,
es la excesiva extensin de las signaturas, aunque tambin establece soluciones
para evitar esta complejidad. Por otro lado, el sistema CDU, no exima al archivero
de realizar ndices para sacar referencias de los documentos con el fan de atender
las mltiples consultas, que se plasman en el instrumento que el autor denomina
catlogo de fichas sueltas, as como de realizar las correspondientes referencias
cruzadas.
Lasso de la Vega denunci la ausencia de un sistema nico y unas reglas
comunes en la clasificacin de los archivos administrativos espaoles. Hay que
tener presente, que Javier Lasso de la Vega, promovi la obligatoriedad de la
utilizacin de la Clasificacin Decimal Universal en las bibliotecas espaolas de
titularidad estatal, desde su cargo como Jefe del Servicio Nacional de Archivos y
Bibliotecas, durante el ao 1939.
79
LASSO DE LA VEGA, J. Necesidad de aplicar un sistema orgnico a la ordenacin de los

archivos administrativos. En: Revista de la Administracin Pblica, n 28, 1959, p. 273-308.

En el archivo de la oficina privada tambin se contemplaba este sistema,

Jaime Vicens en su cuadro comparativo de los diferentes sistemas, establece como
ventajas del sistema decimal: la expansin ilimitada; la mayor facilidad de
localizacin e identificacin que ofrece el nmero sobre la letra; la agrupacin
homognea de materias por divisiones, la reduccin al mnimo de las referencias
sistemticas (en teora) y entre las objeciones: las divisiones principales estn
limitadas a 10, es de clasificacin y consulta indirectos, su manejo requiere
personal especializado80.
En el ao 1955 se publica en el Boletn de la Direccin de Archivos y
Bibliotecas, un resumen de la leccin dada por Felipe Mateu y Llopis, para el
Curso de formacin de Archiveros y Bibliotecarios en el Archivo de la Corona de
Aragn81. Este profesor realizaba un repaso a la historia de la catalogacin por
materias en los archivos, consideraba que con vistas a la bsqueda por parte de los
investigadores no era suficiente el cuadro general de fondos y el inventario
general, para lo que recomendaba seguir el Reglamento de 1901; adems
aconsejaba profundizar en la descripcin de los fondos documentales mediante un
catlogo metdico y para realizar estos instrumentos recomendaba la obra El
catlogo alfabtico de materias por temas o asuntos82.
En el ao 1966, en una leccin del programa de la asignatura denominada
Documentacin de la Escuela de Documentalistas impartida por Javier Lasso de
la Vega, se recoga el siguiente programa: El registro y la conservacin de
documentos. La organizacin del archivo: a) La correspondencia y dems
documentos administrativos del Instituto o de la Empresa. Tcnicas aplicables a la
organizacin, el almacenado, la circulacin y la conservacin del archivo
administrativo. Aplicacin de la CDU a la clasificacin de estos archivos: reglas,
consejos y principios. Pases que la aplican a los archivos municipales,
80
VICENS CARRI, Jaime. Tratado de clasificacin y archivo. Editorial Labor, S. A. 2 Edicin.

Barcelona 1956, p. 99.
81
MATEU Y LLOPIS, Felipe. Metodologa de la investigacin en las bibliotecas y archivos. En:
Nacional, septiembre, 1955.
82
MATEU Y LLOPIS, Felipe: El catlogo alfabtico de materias por temas o asuntos o catlogo
alfabtico especfico. Instituto Nicols Antonio del Consejo Superior de Investigaciones
Cientficas, Barcelona, 1945.

provinciales y estatales83. Este programa refleja como los archiveros y

bibliotecarios compartan las mismas enseanzas en la escuela, en la que no se
diferenciaba en muchas ocasiones las materias de archivos y bibliotecas, incluso se
combinaban tcnicas descriptivas de ambas.
Algunos autores fueron partidarios de un sistema de clasificacin numrica
de materias a imitacin de las bibliotecas, por ser un sistema flexible que permita
ir incorporando nuevos tipos documentales de manera continuada, como ocurri,
por ejemplo, en el mbito de la administracin hacendstica. Es el caso de Mara
Vilar Bonet, que en el ao 1972 en un artculo84, apostaba por crear un sistema de
clasificacin basado en un cuadro de clasificacin codificado numricamente
integrado por materias y por tipologas documentales.
El sistema de clasificacin por procedencias fue poco a poco triunfando
como preferencia de los archiveros, frente a otros sistemas de clasificacin.
Autores como Mara Luisa Conde Villaverde no era partidarias del sistema de
clasificacin por materias en su manual para archivos administrativos, en el que
expuso un rechazo total a la clasificacin por materias de cualquier archivo en el
mbito de la organizacin fsica de los expedientes o documentos, no as en lo
intelectual o en la elaboracin de ndices: para atender adecuadamente las
consulta, se har a travs de fichas de materias, nombres de personas o lugares
geogrficos, pero sin alterar en ningn caso la estructura de los expedientes, que
debe permanecer intacta85.
Hoy en da el sistema de clasificacin triunfante es el basado en los
principios bsicos de la archivstica; sin embargo, las viejas clasificaciones de los
archivos son muy difciles de modificar y, en este caso, como se seala en la
anteriormente citada Gua del Ministerio de Asuntos Exteriores, la informtica es
83
LASSO DE LA VEGA, Javier. Programa de la asignatura Documentacin de la Escuela de

Documentalistas. En: Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Nmero 90-95,
Madrid, Julio-Octubre, 1966, p. 33.
84
VILAR BONET, Mara. Ensayo de clasificacin numrica de materias de los fondos
documentales de los archivos provinciales de hacienda. En: Boletn de la ANABAD, Tomo 22, n
1-4, 1972, p. 39-109.
85
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos,
Direccin de Archivos Estatales, Madrid, 1992, p. 26.

la que nos permite la reclasificacin virtual de los fondos sin modificar los
ordenacin y clasificacin originaria de los documentos, prevalece el respecto al
orden originario. Por otro lado, la clasificacin por materias ha quedado relegada a
la creacin de puntos de acceso.
1.4. La articulacin estructural de los fondos documentales en el cambio de
siglo. La bsqueda de la normalizacin
A partir de los aos ochenta aumenta la preocupacin en Espaa por
normalizar los cuadros de clasificacin de los archivos, con el objetivo de lograr
establecer un mismo modelo de cuadro para una misma tipologa de archivo. La
normalizacin tiene su base en el triunfo de la clasificacin por procedencias, cuya
aplicacin daba como resultado la creacin de cuadros de clasificacin orgnicos,
funcionales u orgnico-funcionales. En el mbito de la normalizacin, sern los
archivos municipales los que realicen mayores esfuerzos en la creacin de grupos
de trabajo, reuniones, estudios,..., destinados a la creacin de sistemas
normalizados para la organizacin y clasificacin de sus archivos; mediante la
normalizacin de tipologas documentales que permitieran definir las series.
Los sistemas de gestin documental de archivos, al estar integrados por
mltiples tablas y bases de datos basadas en sistemas relacionales recogen la
posibilidad de realizar varias clasificaciones de un mismo fondo documental, sin
tener que modificar fsicamente su organizacin. Cada uno de los elementos que se
emplean para describir un fondo documental, se convierte en un ndice de
recuperacin y bsqueda. Un documento puede recuperarse por elementos
normalizados o que pueden ser objeto de normalizacin. Los elementos
normalizables son los Productores o Autoridades (que se recogen en la norma
ISAAR (CPF) y la norma de puntos de acceso del Ministerio de Cultura); las
Funciones (que se recogen en la norma ISDF (G)); las materias que se articulan en
Tesauros o Vocabularios (que se recogen en las normas ISO o las normas
nacionales como la de puntos de acceso del Ministerio de Cultura); o los
geogrficos. A pesar de los esfuerzos por la normalizacin, que son, sobre todo,

convenientes a la hora de difundir la informacin, la funcin de los puntos de

acceso o ndices tradicionales ha cambiado: antes de la aparicin de la informtica
eran fundamentales para la bsqueda y recuperacin de la informacin, sin los
ndices, cuya realizacin era manual, resultaba prcticamente imposible acceder al
documento. Los nuevos sistemas, permiten la bsqueda de la informacin, pero no
es esencial realizar un ndice manual de las descripciones puesto que recogen
frmulas basadas en la recuperacin mediante texto libre rastreado en cualquiera
de los elementos de la descripcin; el propio sistema indiza las descripciones de
manera automtica. En la actualidad, los puntos de acceso o ndices ayudan a
unificar descripciones, relacionar informacin, reducir ruido informativo y nos
obligan profundizar en la descripcin de los documento, han adquirido, por tanto,
nuevas funcionalidades. Los sistemas de clasificacin orgnicos-funcionales
integran los principales puntos de acceso: las Autoridades y las Funciones.
Las nuevas normas de descripcin archivstica son fruto de un desarrollo
tecnolgico sin precedentes que se ha producido en las ltimas dcadas y que ha
supuesto la incorporacin de la informtica y sus desarrollos como un instrumento
imprescindible en el mbito archivstico. Dicha incorporacin ha creado una nueva
necesidad de revisar la archivstica tradicional para adaptarla a la nueva situacin,
la clasificacin tradicional no ha quedado aparte de esta revisin. Los sistemas de
clasificacin documental fueron concebidos para la bsqueda y recuperacin de la
informacin de manera rpida y eficaz en sistemas de clasificacin manual. Los
cuadros de clasificacin realizados por los nuevos sistemas aportan ventajas que
no han proporcionado tradicionalmente los sistemas de clasificacin, no slo
permiten la clasificacin y recuperacin automatizada de la documentacin, sino
que son el paso hacia la deseada coordinacin y colaboracin en la normalizacin
de los archivos, para ello, es necesario permitir el acceso externo a otros archivos
al sistema de gestin documental, como en el mbito de las bibliotecas, a travs de
protocolos restringidos de acceso, que permitan la consulta pero no la
modificacin de la informacin. En este sentido, se carece en el mbito de los
archivos estatales de un organismo con autoridad intelectual, como es el caso de la
Biblioteca Nacional, que ha tenido un papel fundamental en la normalizacin de
las bibliotecas espaolas.

Con respecto a la normalizacin de la clasificacin es interesante la

reflexin realizada por Jos Ramn Cruz Mundet: En efecto la organizacin de
los archivos est sujeta al respeto de la idiosincrasia de la institucin que genera
los documentos y, en tanto los organismos son diferentes entre si, no es posible
llegar a un sistema universal... Claro est que por ahora es de todo punto imposible
alcanzar un cuadro de clasificacin universal de archivos, como existe la CDU
para las bibliotecas... Por otra parte, es preciso sealar que las pautas
organizativas, as como los procedimientos observados en la totalidad de las tareas
archivsticas (...) presentan da a da un creciente grado de normalizacin (...) especialmente destacable a partir de la creacin del Consejo Internacional de
Archivos a mediados de siglo86.
Como bien seala Cruz Mundet, el impulso de la normalizacin en el
mbito de la archivstica se produce sobre todo a partir de la creacin del Consejo
Internacional de Archivos. El surgimiento de esta institucin, permite, por primera
vez, diferenciar los archivos del resto de las instituciones documentales, como es
el caso de las bibliotecas, cuya tarea normalizadora cuenta con una mayor
tradicin, en cuanto a su eficacia, no en sus intentos, que son paralelos a los del
mundo archivstico. A partir de la dcada de los aos cincuenta del pasado siglo
comienzan a desarrollarse comits con el objetivo de regular las tareas
archivsticas, sobre todo, de la descripcin, en las que Espaa tuvo una importante
participacin a travs de los profesionales archiveros del Ministerio de Educacin
primero y luego del de Cultura. Sin embargo, los resultados prcticos sern tardos
y no se plasmarn a nivel internacional hasta la aparicin de la primera norma de
estructuracin descriptiva, la norma ISAD (G)87. Esta norma introduce un nuevo
concepto de clasificacin de los fondos documentales, a travs de la regulacin de
la descripcin multinivel, basada en el principio de procedencia y en la descripcin
jerrquica del fondo documental. Los niveles de la descripcin multinivel, se basan
en el desarrollo previo de un cuadro de clasificacin, que parte desde el fondo
hasta alcanzar la unidad documental simple, los cuadros resultantes sern cuadros
86
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica, Madrid, 2001, p. 246.

ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, Estocolmo-Suecia, 19-22
87

orgnico-funcionales. Si bien la norma ISAD (G) no trata directamente el cuadro

de clasificacin, si viene recogido ampliamente en una norma internacional
posterior, la ISDF88, esta norma supone un triunfo del cuadro de clasificacin por
funciones, que siempre se han considerado ms estables que los rganos: El
anlisis de las funciones de las instituciones es importante como base para muchas
actividades relacionadas con la gestin de documentos. Generalmente se reconoce
que las funciones son ms estables que las estructuras administrativas, que
frecuentemente se fusionan o se transfieren cuando se produce una
reestructuracin89. En esta norma se incluye un elemento denominado
clasificacin dentro del rea de Identificacin. Este elemento es el nmero
5.1.5., y tiene como objetivo: clasificar la funcin de acuerdo con un cuadro de
clasificacin, la regla para su inclusin es: Cumplimentar cualquier trmino y/o
cdigo tomado de un cuadro de clasificacin de funciones. Consignar el cuadro de
clasificacin utilizado en el elemento Reglas y/o convenciones utilizadas (el
cuadro de clasificacin se convierte en regla, convencin o norma).
La norma ISDIAH90, incluye los cuadros de clasificacin en el rea de
descripcin: Vinculacin de la descripcin de la institucin que custodia los
fondos de archivo con los recursos archivsticos y sus productores, en esta rea se
indica. Las relaciones entre las instituciones que custodian los fondos de archivo
y los recursos archivsticos se pueden establecer conforme a esquemas de
clasificacin y/o de acuerdo a cualquier otro criterio acordado empleado por la
institucin con el fin de ordenar de manera inteligible los fondos que la
mencionada institucin conserva. Normalmente los cuadros o criterios de
clasificacin estn orientados a representar la estructura de los estados, la sucesin
de los regmenes polticos y/o la tipologa de los documentos de archivo y/o sus
productores (gubernamentales, privados, empresariales,). En este documento se
vuelve a dar categora de regla o convencin a los cuadros de clasificacin.
88

NORMAS PROFESIONALES. ISDF: Norma Internacional para la descripcin de funciones.
Primera Versin, Dresde, Alemania, Mayo 2007.
89
dem., p.7.
90

La clasificacin de los documentos electrnicos ha sido estudiada por

autores como Jordi Serra, quien establece como base de la clasificacin de los
documentos electrnicos la serie documental. Este autor se basa en la norma ISO
15489, que establece la existencia de tres tipos de clasificacin: la funcional, la de
seguridad y acceso y la de ciclo de vida, que se integran alrededor del concepto de
serie documental. Propone la ubicacin de los documentos dentro del espacio del
software de manera que indiquen que pertenecen a una misma serie documental,
en una misma carpeta o directorio, o bien, propone que dicha asignacin se realice
mediante los metadatos, mediante uno o varios cdigos de clasificacin a cada
documento electrnico. Considera que la clasificacin es esencial, porque la
incorrecta asignacin de cdigos en un documento puede afectar a su conservacin
permanente o no o a la correcta accesibilidad o no al documento, lo establece
como base del proceso de seleccin del documento para su acceso o su eliminacin
en la serie documental91. Tal y como indica Jordi Serra la norma ISO 1548992
introduce el cuadro de clasificacin como un elemento esencial: El cuadro sirve
de soporte a todos los procesos de gestin y permite que las operaciones de
valoracin, seleccin, asignacin de responsabilidades, limitacin de derechos de
acceso,..., puedan llevarse a cabo sobre conjuntos de documentos y no sobre cada
uno de los documentos por separado.
Otra norma que recoge el cuadro de clasificacin es la MoReq93, que trata
sobre la elaboracin y el mantenimiento de los cuadros de clasificacin. Esta
especificacin considera el cuadro de clasificacin como un elemento clave de la
norma, ya que define el modo en que los documentos electrnicos de archivos se
organizarn en expedientes, as como las relaciones entre dichos expedientes. En
cuanto a la configuracin del cuadro de clasificacin la norma recoge: El SGDEA
deber soportar el cuadro de clasificacin de la organizacin y ser compatible con
l; debe de permitir la utilizacin de un cuadro de clasificacin en el que los
expedientes se pueden representar dispuestos en una jerarqua con un mnimo de
91
SERRA SERRA, Jordi. Los documentos electrnicos. Qu son y cmo se tratan, Ediciones,
TREA, 2008, p. 93-95.
92
COMIT TCNICO DE NORMALIZACIN NMERO 50. AENOR. UNE-ISO 15489-1:
2006 Informacin y Documentacin. Gestin de Documentos.
93
COMISIN EUROPEA. Moreq. Modelo de requisitos para la gestin de documentos
electrnicos de archivo. Especificacin Moreq. Bruselas-Luxemburgo, 2001, Madrid, 2004.

tres niveles, es interesante la puntualizacin que realiza con respecto a este ltimo
punto: Tres niveles se consideran el mnimo esencial; en ciertos entornos sern
necesarios ms. Conviene que el SGDEA no restrinja el nmero de niveles de la
jerarqua del cuadro de clasificacin; debe de permitir que en el momento de la
configuracin se definan mecanismos de denominacin; debe permitir la
construccin de un cuadro de clasificacin ya en el momento de la configuracin,
de forma que sea posible proceder a la captura o la importacin de documentos
electrnicos de archivo; debe permitir a los administradores aadir nuevas clases
en cualquier posicin dentro de una clase, cuando no existan expedientes
almacenados en ese punto; cuando posea una interfaz grfica, sta deber permitir
la navegacin y la exploracin, en un entorno visual, de los expedientes y de la
estructura del cuadro de clasificacin, as como la seleccin, la recuperacin y la
presentacin de los expedientes electrnicos y su contenido por medio de tal
mecanismo; conviene que permita la definicin y uso simultneo de varios cuadros
de clasificacin; y el uso de un cuadro de clasificacin distribuido cuyo
mantenimiento se pueda realizar a travs de un red de repositorios electrnicos de
archivo.
En cuanto al mantenimiento del cuadro de clasificacin, la Moreq recoge:
La SGDEA debe permitir la reubicacin de un expediente y sus volmenes, o
bien de una clase completa de la jerarqua, en un lugar distinto del cuadro de
clasificacin; debe permitir que un documento electrnico de archivo se pueda
volver a clasificar en otro volumen de expediente electrnico; debe reservar a los
administradores la capacidad de trasladar las clases, los expedientes, los
volmenes y los documentos de archivo dentro del cuadro de clasificacin; debe
dejar constancia clara del estado de cualquier clase, expediente, volumen o
documento de archivo con anterioridad a su reclasificacin, de modo que pueda
conocerse fcilmente todo su historial; conviene que permita al administrador
introducir las razones que le llevaron a la reclasificacin de cualquier clase,
expediente, volumen o documento de archivo; debe de evitar en todo momento que
se elimine un expediente o cualquier parte de su contenido, salvo en caso de
destruccin conforme a la norma de conservacin, eliminacin llevada a cabo por
un administrador como parte de un procedimiento auditado; debe de permitir el

cierre de un expediente conforme a un procedimiento especfico reservado a los

administradores; conviene que pueda cerrar un volumen de un expediente de forma
automtica cuando se cumplan unos criterios determinados; debe de grabar la
fecha de cierre de un volumen e incluirla entre los metadatos de dicho volumen;
debe impedir que un volumen abierto de formar temporal siga abierto despus de
que el administrador se desconecte al sistema; conviene que permita a los usuarios
crear referencias cruzadas entre los expedientes relacionados entre s; debe de
mantener en todo momento la integridad interna; conviene que permita crear
entradas mltiples para un documento electrnico de archivo en varios expedientes
electrnicos, sin duplicacin fsica del documento electrnico de archivo; conviene
que disponga de herramientas que proporcionen al administrador estadsticas sobre
distintos aspectos de la actividad en el cuadro de clasificacin,
La MoReq recoge asimismo los elementos de metadatos de los cuadros de
clasificacin, que son: Nombre, Identificador, Descripcin, Elementos de
metadatos definidos por el usuario.
Como consecuencia del gran desarrollo de la normalizacin de la
descripcin, sobre todo, a raz de la publicacin de las normas de descripcin
archivstica, los archivos comenzaron a crear cuadros de clasificacin
estandarizados por tipologas de archivo. Estos cuadros fueron creados por grupos
de trabajo, que contaban con la colaboracin de los archiveros que se reunieron
con la finalidad de concretar un modelo comn para todos los archivos que
compartiesen
fondos documentales generados por la misma tipologa de
institucin productora y que tuviesen una misma tradicin documental. Son

muchos los ejemplos de este proceso de creacin de cuadros de clasificacin
modlicos. A continuacin se muestran algunos casos.
En el mbito de la archivstica universitaria, los trabajos se encaminaron
hacia el establecimiento de un cuadro de clasificacin comn para los archivos
administrativos, un ejemplo de cuadro de la clasificacin reciente es el de la

Universidad de Navarra94, institucin cuya preocupacin fue ms all al obligar a

crear por Reglamento, su cuadro de clasificacin. El cuadro de clasificacin
administrativo de la Universidad de Navarra, se basa en las funciones y las
actividades administrativas de la Universidad, tambin incluye tipologas
documentales, e incluso, desciende al expediente documental, recoge los
organismos productores indizados. Esta tipologa de cuadros de clasificacin
resulta ms sencilla de codificar y articular que los cuadros para fondos
archivsticos antiguos y cerrados. Un ejemplo de la codificacin realizada en el
cuadro de clasificacin de la Universidad de Navarra es el siguiente:
D 100 GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS
Subdivisiones especficas:
E 100 Personal Docente
E 140 Contratados
E 141 Profesores ayudantes
La Universidad de Navarra no slo normaliz el cuadro de clasificacin de

sus oficinas administrativas, tambin ha desarrollado el cuadro de clasificacin de
sus fondos documentales cerrados.
En relacin a la elaboracin de cuadros de clasificacin de fondos
archivsticos histricos universitarios, han surgido algunas propuestas como, por
ejemplo, la de Agustn Vivas Moreno95, quien confeccin un cuadro de
clasificacin para la Universidad de Salamanca. Entre las dificultades para la
realizacin del cuadro, este autor se encontr bsicamente con dos: la larga
duracin de la institucin, que da lugar a una gran complejidad institucional y la
dificultad de acceso a la documentacin, en ocasiones fragmentada y dispersa. Se
trata de un cuadro de clasificacin orgnico-funcional aplicable a la
94
El cuadro de clasificacin de la documentacin administrativa de la Universidad Pblica de

Navarra. Versin 10. Junio- 2009.
[http://www1.unavarra.es/digitalAssets/127/127952_cuadroclasificacion09.pdf].
95
VIVAS MORENO, Agustn. Clasificacin de fondos documentales de Archivos Histricos
Universitarios. El modelo de Archivo Histrico Universitario. En: Teora, historia y metodologa
de las Ciencias de la Documentacin: (1975-2000) / coord. por Jos Lpez Yepes, 2000, p. 271294.

documentacin de los siglos XVI y XVII; es un cuadro restrictivo, y no comparado

con la realidad documental, es hipottico. Este cuadro no transciende del mbito
local, est adaptado a una realidad nica, la de la institucin universitaria
salmantina por lo que carece de carcter normalizador ms all de este mbito. La
normalizacin de los cuadros de fondos histricos de la universidad resulta incluso
ms compleja que en el mbito de los fondos administrativos.
Si bien existen cuadros de clasificacin elaborados para archivos
particulares, se ha desarrollado un cuadro de clasificacin muy especfico, para los
archivos nobiliarios, a partir de la Seccin Nobleza del Archivo Histrico
Nacional, en la actualidad, el Archivo de la Nobleza, se encuentra ubicado en
Toledo en un edificio propio. Este cuadro de clasificacin tiene como objetivo
adaptarse a cualquiera de los fondos documentales de las familias nobles existentes
en el archivo, y se basa en la funciones. Las series documentales, no responden
propiamente a las series clsicas, pero en la propia publicacin se recoge el
porqu: el concepto de serie en un archivo familiar debe entenderse en un sentido
amplio. En efecto los documentos que la componen casi nunca estn regulados por
la misma norma de procedimiento, ni estn generados por un mismo sujeto
productor96. Recoge un cuadro de secciones y series con un ndice alfabtico final
de series documentales.
Dentro de la tipologa de archivos en la que se ha desarrollado ms la
normalizacin de la clasificacin, ha sido en el mbito municipal. Los archiveros
municipales de la Comunidad de Madrid en un Grupo de Trabajo constituido en el
200297, han trabajado en la elaboracin de un cuadro de clasificacin que sali a la
luz en unas Jornadas98 celebradas en mayo del 2010. Una de las conclusiones del
Grupo de Trabajo fue el carcter abierto de los cuadros de clasificacin, por ello la
Comisin elabor un cuadro de clasificacin disponible a travs de la Web, con
96
GARCA ASER, Rosario y LAFUENTE URIN, Arnzazu. Archivos Nobiliarios: Cuadro de

Clasificacin. Seccin Nobleza del Archivo Histrico Nacional, Ministerio de Educacin, Cultura y
Deporte, Madrid, 2000, p. 40.
97
Los estudios parten de dcada anteriores, incluso se remontan a los aos ochenta.
98
Pilares de la e-administracin [Texto impreso]: cuadro de clasificacin y tesauro / XVIII
Jornadas de Archivos Municipales, San Sebastin de los Reyes, 27-28 de mayo de 2010, [Madrid]:
Comunidad de Madrid, 2010.

vistas a que sea fcilmente accesible con la finalidad de recibir sugerencias para su
adaptacin y evolucin futura. El cuadro de clasificacin fue publicado en tres
versiones: una basada en las unidades productoras de documentos; un cuadro
desarrollado que incluye las series documentales y un ndice permutado de todas
las series documentales.
A parte de una Comisin para la elaboracin de un cuadro de clasificacin
municipal, se constituy otra Comisin para la elaboracin de un Tesauro
Municipal, sobre este proyecto, se ha trabajado desde 1997, la ltima versin del
Tesauro fue presentada en las mismas jornadas en las que se present el Cuadro de
Clasificacin, y se han publicado en tres formatos: Macroestructura, Listado alfajerrquico, Listado alfa-sistemtico, e ndice permutado.
Otro intento de crear un cuadro que se adapte a cualquier tipo de archivo
municipal, respetando su especificidad, es el propuesto por el Grupo de Archiveros
de la Administracin Pblica de Navarra99, para conseguir este objetivo se ha
desarrollado un cuadro de clasificacin funcional. Plantea la posibilidad de que las
funciones se subdividan en subfunciones. La estructura del cuadro: funciones
(Secciones) y subfunciones (Subsecciones), y desciende hasta las series
documentales. Incluye un cuadro sencillo, con las secciones y subsecciones y un
cuadro desarrollado con las series documentales. El cdigo de clasificacin no
desciende a las series documentales slo aparece en las secciones y subsecciones.
Se incluye un ndice del cuadro de clasificacin, con trminos que no aparecen en
el cuadro de clasificacin pero que se pueden emplear. Un fragmento del cuadro
de clasificacin:
3.00 SERVICIOS
3.01 Obras y Urbanismo
Expedientes de planeamiento urbanstico
- Constitucin de juntas de compensacin
99
GRUPO DE ARCHIVEROS AL SERVICIO DE LAS ADMINISTRACIONES PBLICAS DE

LA COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA. Cuadro de Clasificacin para los Archivos
Municipales y Concejiles de Navarra. (1999 aproximadamente).

Es evidente el desarrollo de la clasificacin en los archivos de las entidades

municipales, quizs son los archivos que ms se han preocupado por esta funcin
archivstica a lo largo de la poca contempornea, ya que el nmero de
publicaciones sobre esta temtica en el mbito de los archivos municipales supera
a otros mbitos.
Entre las ltimas publicaciones, destaca la teora planteada por Javier
Barbadillo Alonso100, este autor realiz un repaso a los mtodos de clasificacin
archivsticos empleados en el mbito municipal, diferenciando entre los sistemas
monojerrquicos y polijrarquicos. El sistema monojerrquico es el sistema
tradicional de clasificacin, en este sistema explica Barbadillo una unidad
documental slo puede pertenecer a una serie documental, una serie slo puede
pertenecer a un fondo y a una divisin de fondo, el otro sistema que propone se
basa en el empleo de cuadros paralelos de clasificacin. Se construiran un
cuadro de clasificacin orgnico y otro funcional, y una misma serie documental
estara relacionada con dos cuadros de clasificacin, en este sistema no sera
necesario realizar la duplicacin de sistemas.
Un ejemplo de normalizacin es el de la Comunidad de Aragn, como
consecuencia de su organizacin poltica, tiene una entidad territorial, la
comarca, que ha generado su propio gobierno y administracin, lo que ha dado
lugar a una tipologa determinada de archivo dentro de la organizacin del sistema
archivstico de la comunidad. El Gobierno de Aragn, ha normalizado el Cuadro
de Clasificacin de los Archivos Comarcales101 y lo ha publicado en la Web para
su uso por todos los archivos comarcales. El cuadro de clasificacin de fondos
documentales de Aragn es un ejemplo de la diversidad de los cuadros en Espaa
como consecuencia de su gran variedad territorial, hecho que se ha produce no
slo en la actualidad, sino tambin en la historia102.
100
BARBADILLO ALONSO, Javier. Apuntes de clasificacin archivstica. En: Legajos:

Cuadernos de Investigacin archivstica y gestin documental, n 10, 2007.
101
GOBIERNO DE ARAGN. GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS COMARCALES DE
ARAGN. ARARCO. Archivos Comarcales de Aragn, Zaragoza, 2008.
102
En el caso de Galicia ocurre algo similar con las parroquias, que si bien, son entidades
territoriales de la divisin eclesistica, tambin se emplean en la Administracin Municipal, por lo
que se encuentra en los cuadros de clasificacin de fondos documentales.

La normalizacin de los cuadros de clasificacin lleg a los protocolos

notariales en el mbito regional con la Norma per a l'elaboraci del quadre de
classificaci del fondos notarials, del Servicio de Archivos de la Generalitat de
Catalua, publicado en el ao 1997, este cuadro segn autores como Laure
Sabat no tuvo gran difusin debido a que la mayora de los archivos ya estaban
descritos y propona la clasificacin centrada en la notara no en el notario
autorizante103.
Los cuadros de clasificacin en la archivstica espaola contempornea han
sido estudiados, entre otros autores, por Mariano Garca Ruiprez104, en cuanto al
modelo de cuadro de clasificacin propuesto por Olga Gallego y Pedro Lpez,
coment el autor que fue adoptado en el cuadro de organizacin de fondos
documentales del Archivo del Reino de Galicia, y en el cuadro de clasificacin de
fondos documentales del Archivo General de la Administracin en Alcal de
Henares. La crtica que plante este autor a ambos cuadros es que no descendan
nunca a series documentales, por lo que consider que deberan llamarse cuadros
resumen de fondos o cuadros de fondos o cuadros de descripcin de fondos para
diferenciarlos de los que descienden a niveles inferiores, como bien seal, estos
cuadros representan fondos mltiples y no nicamente un fondo documental, por
lo que el volumen resultaba tan grande que poner todos los niveles de descripcin
en el cuadro, lo convertiran en un documento muy extenso, cuando el cuadro debe
permitir tener un visin genrica de lo que hay y que no hay en el archivo. Para
este autor el cuadro modelo propuesto por los autores anteriormente mencionados
ha tenido una gran aceptacin y extensin.
Este autor habl de otro modelo, el denominado cuadro de fondos
aprobado por el Servicio de Archivos de la Generalitat de Catalua, que se aplica a
toda la red de archivos: Provinciales, Comarcales, ..., este modelo incluye catorce
fondos (mejor denominados grupo de fondos), se trata de los fondos de las tres
administraciones pblicas: autonmica, local y perifrica, los fondos de la
103
PARAGOLAS SABAT, Laura. Los archivos notariales, que son y como se tratan, Ediciones
TREA, 2007.
104
GARCA RUIPEREZ, Mariano. Tipologas. Series Documentales. Cuadros de Clasificacin.
Cuestiones Metodolgicas y Prcticas, Anroar Ediciones, Gran Canaria, 2007 p. 63-102.

administracin real y seorial, y los fondos notariales, judiciales, registrales e

institucionales, y los archivos privados: religiosos, asociaciones y fundaciones,
comerciales y empresas patrimoniales, personales y colecciones.
En el mbito de la clasificacin de los fondos documentales de la
administracin de justicia, consider que haba mucho trabajo todava por hacer, a
pesar de la existencia de mltiples estudios parciales, como el de la Real
Audiencia de Galicia por Pedro Lpez Gmez105; el del Antiguo Rgimen de
Mara Jess lvarez-Coca Gonzlez106; el ms genrico de S. Arribas Gonzlez107:
o estudios ms especficos como el de J. Martul lvarez de Neyra108, sobre
Magistraturas de Trabajo; o el de A. M. Herrero Pascual y V. Montojo Montojo109
sobre instituciones penitenciarias.
Este autor nombr la clasificacin de los organismos dependientes del
Ministerio de Gobernacin, Interior o Administraciones pblicas, concretamente,
los cuadros de clasificacin publicados por el Grupo de Trabajo creado por el
Ministerio de Cultura para identificar y valorar la documentacin de los Gobiernos
Civiles. Incluy los cuadros de clasificacin publicados por los archivos de los
ministerios, como el de C. Fuentes Cobos, para el Ministerio de Obras Pblicas y
Urbanismos, el de M. Carmona de los Santos, para el Ministerio de Educacin y
Ciencia, o el de P. Serra Navarro, para el Ministerio del Interior, todos ellos
publicados en las respectivas guas de archivos.
105
LPEZ GMEZ, P. La Real Audiencia de Galicia y el Archivo del Reino, Tomo II. Santiago:
Xunta de Galicia, 1996.
106
LVAREZ-COCA GONZLEZ, Mara Jess. La Cmara de Castilla. Inventarios de libros de
la Secretara de Gracia y Justicia que se conservan en el Archivo Histrico Nacional, Madrid:
Direccin de los Archivos Estatales, 1993.
107
ARRIBAS GONZLEZ, S. Los Archivos de la Administracin de Justicia en Espaa. Sus
fondos, organizacin y descripcin de los mismos. En: Boletn de la ANABAD, XXXVII: 1-2
(1987).
108
MARTUL LVAREZ DE NEYRA, J. Organizacin y descripcin normalizada de un fondo
documental del ARG: Las Magistraturas Provinciales de Trabajo de La Corua. En: Congresso
Nacional de Bibliotecarios, Arquivistas e Documentalistas, Coimbra, Livraria Minerva, 1987.
109
HERRERO PASCUAL, A. M., MONTOJO MONTOJO, V. Fondos documentales de
instituciones penitenciarias en el Archivo Histricos Provincial de Murcia. En: La Administracin
de Justicia en la Historia de Espaa, Vol. II, Guadalajara: Junta de Comunidades de Castilla LaMancha, ANABAD, Castilla-La Mancha, 1999.

Para los archivos universitarios, seal el cuadro de A. Prieto Cantero110,

que consider simple y poco prctico. Este autor habl de la publicacin de otros
cuadros de clasificacin como de: centros docentes, archivos de bibliotecas y
museos, instituciones hospitalarias antiguas, de los ministerios, autonmicos,
privados,....
De los cuadros eclesisticos seal que la Asociacin de Archiveros de la
Iglesia no haba elaborado cuadros de clasificacin normalizados para los archivos
catedralicios, diocesanos, parroquiales o conventuales. Entre los autores que
comenzaron la normalizacin de los cuadros de clasificacin de esta tipologa
seal a: P. Rubio Merino, Vicenta Corts, Mara Jos Casaus Ballester y X.
Pedrals i Costa. En 1984 se realiz un proyecto en colaboracin con el Ministerio
de Cultura que trat de unificar series y cuadros de clasificacin de los archivos
catedralicios, sin embargo, el proyecto debido a la complejidad, al no existir dos
archivos iguales, no se finaliz. A pesar de las frustraciones de los primeros
tiempos, en los ltimos aos se han concretizado iniciativas a nivel eclesistico de
gran inters, algunas de las cuales se sealan ms adelante.
Este autor sostuvo que a pesar de que los cuadros ms empleados son los
funcionales, los orgnicos no se deban dejar de lado, porque existan buenos
ejemplos de los mismos, su uso depender del tipo de institucin y archivo. Seal
que los cuadros catalanes estn muy influenciados por la archivstica anglosajona
de M. Roerge. Consider que la archivstica espaola haba elaborado cuadros de
clasificacin muy sencillos, coherentes y generales. Una de las cosas que seal
fue que los cuadros de clasificacin confunden, en muchas ocasiones, el mismo
nivel: rganos, funciones, materias y series documentales. Entre los archivos que
consider que precisaban una mayor normalizacin y ms urgente seal: los de
instituciones religiosas, los de archivos familiares, los de empresas, los de
establecimientos educativos, los judiciales y los sanitarios, por su gran nmero y
por estar representados en todo el territorio espaol.
110
PRIETO CANTERO, A. Los archivos histricos universitarios espaoles. Ensayo de un

esquema de organizacin, en: Boletn ANABAD, XXIX, n 2, 1979.

En el mbito de los archivos eclesisticos, en las I Jornadas de Archivstica

Eclesistica, del ao 2002, se formaron los primeros grupos de trabajo entre
Dicesis para la elaboracin de cuadros de clasificacin de los archivos
eclesisticos.
Un ejemplo de desarrollo de cuadro de clasificacin en esta tipologa de
archivos se plasma en la gua del archivo111 de la Catedral de Santiago de
Compostela, presenta dos cuadros muy completos y ejemplarizantes, el cuadro de
la Catedral y el cuadro del Cabildo. El primero recoge de manera integrada
mltiples fondos documentales. Realiza una primera diferenciacin entre fondos
privados, pblicos y colecciones. Los fondos privados los divide en: clero,
fundaciones pas, instituciones de asociacionismo religioso, instituciones de
enseanza y personales. Los fondos pblicos los dividen en: fe pblica, judiciales
y de la administracin de la provincia y partido de Santiago. Diferencia dentro de
las colecciones las series facticias y las colecciones propiamente dichas. Por otro
lado, recoge el cuadro del cabildo de la catedral, que tambin tiene una
articulacin muy estructurada y clarividente. A parte de la gua, que es lo que ms
nos interesa resaltar en el presente apartado, en los ltimos aos la catedral de
Santiago de Compostela ha realizado importantes obras de descripcin
archivstica112, que son prueba sintomtica del inters por el desarrollo de trabajos
de catalogacin en los archivos catedralicios. Para este tipo de instituciones, una
de las propuestas de cuadro de clasificacin ms reciente, ha sido la realizada para
el Archivo de la Catedral de Salamanca, por Pedro Jos Gmez Gonzlez113. Este
111
CABILDO DE LA S.A.M.I. CATEDRAL DE SANTIAGO DE COMPOSTELA. Gua del

Archivo de la Catedral de Santiago, Santiago de Compostela, 2007, p. 70. La gua recoge algunos
intentos de normalizacin de cuadros de clasificacin en el mbito eclesistico.
112
Algunos de los instrumentos ms recientemente publicados:
NOVS PREZ, M Elena, Catalogo de la Coleccin Guerra Campos del Archivo-Biblioteca de
la Catedral de Santiago, Santiago de Compostela, 2009.
SNCHEZ SNCHEZ, Xos M., Recuento de las fuentes medievales del Archivo de la Catedral
de Santiago de Compostela, en Compostellanum, vol. LI, n 3-4 (2006), Santiago de Compostela.
SNCHEZ SNCHEZ, Xos M., A Coleccin Lpez Ferreiro do Arquivo-Biblioteca da Catedral
de Santiago de Compostela, Santiago de Compostela, 2009.
SNCHEZ SNCHEZ, Xos M., Catlogo de Manuscritos do Arquivo-Biblioteca da Catedral de
Santiago de Compostela, Santiago de Compostela, 2009.
113
GMEZ GONZLEZ, Pedro Jos. Propuestas de organizacin para archivos eclesisticos: el
cuadro de clasificacin de los fondos del Archivo Catedral de Salamanca. En: Archivos hbridos.
Las transformaciones en materiales, procesos y productos. Tabula: Revista de Archivos de Castilla
y Len, n . 12, 2009.

archivero, ha propuesto cuadros de clasificacin para otras instituciones

eclesisticas como el archivo parroquial114 y el archivo episcopal115 de Ciudad
Rodrigo.
La organizacin de las hermandandes religiosas ha sido tratada en la obra
de Antonio J. Lpez Gutirrez y Joaqun Rodrguez Mateos116, quines denunciaron
la falta de una organizacin y clasificacin uniforme para este tipo de
instituciones. Como colofn realizaron una revisin tipolgica documental y una
propuesta de cuadro de clasificacin para estas instituciones, basndose en un
ejemplo real. Para la clasificacin de los archivos conventuales y monsticos han
planteado la misma problemtica, Mara Guadalupe Prez Ortiz y Agustn Vivas
Moreno117, quienes realizaron una propuesta, tambin de carcter hipottico, pero
de gran inters. Ambos autores sealaron entre las dificultades para establecer un
cuadro de clasificacin nico en esta tipologa de archivos: el largo periodo de
desarrollo de las instituciones generadoras de la documentacin; la complejidad
institucional; los escasos estudios sobre tipologa documental de estos organismos
y la tradicin de los propios archivos reticentes a una reclasificacin de sus fondos
documentales. El cuadro propuesto presenta una divisin funcional y por
tipologas documentales basada en una codificacin numrica, asimismo, incluye
una explicacin supletoria de cada epgrafe del cuadro, este ltimo apartado hace
que se trate de un cuadro muy completo. Un fragmento de este cuadro:
114
dem. Propuestas de organizacin para archivos eclesisticos: el cuadro de clasificacin de

fondos parroquiales de la dicesis de Ciudad Rodrigo. En: xodos y documentos. Tabula: revista
de archivos de Castilla y Len, ISSN 1132-6506, n . 9, 2006.
115
dem. Propuestas de organizacin para archivos eclesisticos (2): el cuadro de clasificacin de
los fondos de la curia diocesana de Ciudad Rodrigo (archivo episcopal). En: Tabula: revista de
archivos de Castilla y Len, (Combates por la memoria. Archivstica de la posmodernidad), n . 10,
2007.
116
LPEZ GUTIRREZ, Antonio y RODRGUEZ MATEOS, Joaqun. Los archivos de las
Hermandades Religiosas. Sevilla, 1993.
117
PREZ ORTIZ, Mara Guadalupe y VIVAS MORENO, Agustn. Ensayo de organizacin de la
documentacin conventual: propuesta de cuadro de clasificacin. En: Anales de Documentacin, n
11, 2008, p. 165-181.

1.0 ADMINISTRACIN
1.1.
Cartularios
1.1.1. Expedientes y escrituras de adquisicin de bienes

Compra
Donaciones
Escritura de patronazgo
La clasificacin de los documentos electrnicos, permite superar problemas

tradicionales de clasificacin, adems de facilitar al administrativo y al archivero
su labor diaria. Como bien ha sealado Jos Bonal Zazo118: la clasificacin de
documentos electrnicos es, desde el punto de vista aplicado, ms sencilla que la
clasificacin de documentos en soporte papel, baste con elaborar una estructura
jerrquica de directorios, subdirectorios y ficheros que represente, en el ordenador,
el esquema general del cuadro de clasificacin. En el paso del soporte en papel al
digital, en muchas ocasiones, se observa una falta de comprensin de la utilidad de
los nuevos sistemas, una de las ventajas se presenta en la posibilidad de realizar
clasificaciones virtuales a la carta sin tener que modificar el orden fsico de la
documentacin.
En la actualidad, la creacin de sistemas de almacenamiento masivo de la
informacin en repertorios digitales y bases de datos ubicadas en las sedes Web de
los archivos y la posibilidad de rastrear la informacin de esas ubicaciones a travs
de potentes buscadores, metabuscadores,..., en la Red de Internet, han supuesto un
gran desarrollo de los sistemas de recuperacin de la informacin,119 que en cierto
modo convierten las clasificaciones y fundamentalmente las indizaciones
tradicionales, en sistemas caducos desde el punto de vista de la recuperacin de la
informacin en una red con un volumen de informacin inabarcable. Los sistemas
118
BONAL ZAZO, Jos Luis. El documento electrnico y el archivo. En: V Jornadas de

Archivos Electrnicos. El reto electrnico: nuevas necesidades, nuevos profesionales, Priego de
Crdoba, 14 y 15 de marzo del 2002, Ayuntamiento de Priego de Crdoba, 2002. p.17-19.
119
Se han realizado mltiples investigaciones relativas al desarrollo de sistemas de bsqueda y
recuperacin de la informacin a travs de mtodos que imitan la inteligencia human. En este
sentido son interesantes las Actas del IV Congreso ISKO-Espaa EOCONSID99, celebrado el 2224 de abril de 1999 en Granada, dedicado a La Representacin y la Organizacin del Conocimiento
en sus distintas perspectivas: su influencia en la Recuperacin de la Informacin en dicho Congreso
se exponan las ltimas investigaciones y desarrollos sobre sistemas de bsqueda y recuperacin
de la informacin en Internet.

de clasificacin tienen una utilidad prctica, conocer a simple vista que

documentacin nos vamos encontrar en un archivo, sin embargo, para la bsqueda
de la informacin entre los fondos documentales digitalizados o los sistemas de
referencia, se hace necesario recurrir a los desarrollos tecnolgicos de
recuperacin la informacin, es decir, a los buscadores. Los sistemas de
clasificacin todava resultan tiles debido a que los resultados de los buscadores
ofrecen informacin que abruma al usuario por la cantidad y no por la calidad, y
aunque existen importantes investigaciones sobre sistemas de recuperacin de la
informacin basados en la inteligencia humana, todava los usuarios dependen de
la estructuracin que nos permiten los sistemas clsicos de clasificacin.
Sera conveniente, para alcanzar la deseada normalizacin de los cuadros
de clasificacin, que los archiveros contasen con un instrumento comn, en
formato de publicacin impresa o digital, en la que figurasen los diferentes
modelos de cuadro de clasificacin por tipologas de archivos, as como los
tesauros existentes, a modo de CDU de los archivos. Este recurso estara sujeto a
una revisin peridica en la que se incluiran nuevos cuadros de clasificacin y
modificaciones de los existentes.

2. La descripcin del contenido de los documentos archivsticos en las guas,

los censos, los inventarios, los catlogos, los registros, las relaciones, los
sistemas informticos (Bases de datos, Sistemas de gestin de la
informacin,)
Este segundo apartado se basa en un anlisis de la teora descriptiva
archivstica, a travs de los manuales relativos a archivos, de la legislacin y de la
normativa tcnica que ha influido durante dos dcadas en la elaboracin de los
instrumentos de descripcin. En cuanto a la regulacin recogida abarca tanto la
que se desarroll a nivel general y que afecta a cualquier archivo, como la que se
desarroll a nivel particular, para regular los archivos en funcin a su tipologa. A
nivel prctico, este apartado al igual que el anterior, pero en mayor profundidad es
una revisin de las fuentes documentales de archivo que recogen las prcticas
descriptivas de los centros.
2.1. La descripcin en el siglo XIX
2.1.1. Teora y regulacin de la descripcin
2.1.1.1. Regulacin legal en la Administracin Central
Las primeras normas que recogen las bases para la organizacin cientfica
de los archivos y bibliotecas, as como los primeros intentos de normalizacin de
la descripcin en la administracin central espaola durante la poca
contempornea se centraron en dos puntos: en la creacin de instrucciones para la
clasificacin y organizacin de los archivos y bibliotecas y en el control
centralizado de los fondos documental es a travs de los instrumentos de
descripcin. Ambas cuestiones tuvieron una evolucin desigual a lo largo de dos
siglos.
Del siglo XIX parte el origen del lastre que ha impedido durante dcadas el
establecimiento de normas centralizadas para todos los archivos de la
administracin espaola. Uno de estos lastres fue el ligar los organismos
encargados de dictar dichas normas archivsticas a un organismo sin capacidad de
influencia sobre el resto de los archivos del Estado. Esta situacin se ha
prolongado a nuestros das, al depender la funcin archivstica al Ministerio de
Cultura, en vez de al Ministerio de Presidencia.

El primer intento de normalizacin lo constituye el Real Decreto publicado

en el ao 1859120 por la Direccin General de Instruccin Pblica, en esta
disposicin se estableci que los archivos y las bibliotecas guardaran relacin
entre s, con ligeras modificaciones, y observaran las mismas reglas para la
formacin de ndices e inventarios. A mediados del siglo XIX, la brecha entre
archivos y bibliotecas en la formacin de sus instrumentos de descripcin era
simplemente inexistente. En esta misma disposicin se estableci que los ndices
de las Bibliotecas se guardaran en la Nacional, y los de todos los Archivos en la
Central: Facilitando el conocimiento de sus riquezas y para facilitar al Gobierno
los cambios, copias y traslaciones que hayan de efectuar de un punto a otro. La
organizacin de todos los Archivos, la clasificacin de sus documentos y la
formacin de ndices e inventarios seran uniformes en cuanto lo permitiera el
sistema existente y conforme a las instrucciones que se comunicaran en
disposiciones posteriores.
En el ao 1860 se dict el denominado Plan de un reglamento para el
Cuerpo Facultativo de Archiveros-Bibliotecarios121, en este documento se
definieron los objetos bsicos de tratamiento descriptivo por parte del Cuerpo
Facultativo: los diplomas, los cdices y documentos de los archivos, las monedas,
piedras, inscripciones, estatuas y restos arquitectnicos y dems objetos de la
antigedad, depositados en los museos arqueolgicos; y las ediciones, obras
inditas, manuscritos y dems que se guarden en las bibliotecas, todava no se
haba establecido una diferenciacin con respecto a la especializacin de sus
actividades entre los miembros Cuerpo Facultativo. Esta ausencia de separacin de
sus funciones aparece reflejada en el documento: La clasificacin cientfica de los
archivos, museos y bibliotecas, el estudio de sus objetos y las exposiciones
cientficas de sus aplicaciones, son los especiales y ms importantes trabajos
cientficos del cuerpo de archiveros-bibliotecarios. Por otro lado, se sealaba la
jerarqua en las tareas de descripcin al sealar las funciones de los ayudantes:
120
Real Decreto 8 de mayo de 1859, disponiendo las bases para la organizacin de los Archivos y
Bibliotecas Pblicas del Reino (Gaceta de Madrid n 133, de 13/05/1859).
121
Ministerio de Educacin. Archivo General de la Administracin. Plan de un reglamento para el
cuerpo facultativo de Archiveros-Bibliotecarios. (Publicado en la Revista de Instruccin Pblica de
3 de mayo a 7 de junio de 1860). AGA, 31, 6706, Leg. 6558-18.

debern firmar en papeletas numeradas provisionalmente la descripcin o estracto

de los objetos arqueolgicos, diplomticos o bibliogrficos. Las funciones de los
oficiales: harn cuantas observaciones crean convenientes a cada una de las
papeletas, escribindolas en la misma, sin pasar a correcciones de ningn gnero
que slo competen a los jefes, y se limitarn slo a marcar todo cuanto en ella
presente algn inters histrico, arqueolgico, filolgico o crtico. Y las funciones
de los jefes: con los antecedentes referidos, a los cuales debern aadir sus
propias observaciones y cuantas correcciones y advertencias que juzguen
convenientes, formarn anualmente una memoria en que procurarn demostrar la
importancia y aplicaciones cientficas o artsticas de cuanto forman el material
cientfico de los establecimiento puestos a su cuidado. Estas memorias se
divulgarn por la Inspeccin General y eran de gran importancia porque
constituan una forma de difusin de los trabajos de los archivos. En el documento
se sealaba, adems, la reserva de los derechos de autor al ser considerados
propiedad del Estado.
Entre los primeros intentos por establecer una normativa podemos sealar
la Instruccin para el arreglo y clasificacin de los archivos, firmada en Madrid,
el 25 de junio de 1860. Esta instruccin no lleg a aprobarse, ni publicarse y se
conserva como proyecto en el Archivo General de la Administracin en Alcal de
Henares122. Con esta Instruccin se persegua la normalizacin general de la
descripcin en los archivos, es el primer intento de crear una norma nacional. Este
documento introduca trminos contemporneos como el de procedencia, cuya
definicin, por otro lado, resulta un poco vaga: Por procedencia pues, se entiende
toda coleccin existente o que haya de formarse en un archivo, y en la cual se
comprendan los documentos cuyas materias participen de la misma ndole, o los
que puedan interesar a un establecimiento, corporacin o familia ms
inmediatamente.
122
Aparece referenciada en la signatura del Archivo General de la Administracin (AGA, 31, 6706)
en la obra: Brjula a Internet. Los Archivos Estatales Espaoles, XIV Congreso Internacional de
Archivos, Ministerio de Educacin Cultura y Deporte, Sevilla, 2000. La transcripcin ntegra de la
Instruccin se incluye en el Anexo IX.

Este documento, a pesar de no llegar a publicarse, es un reflejo de las fases de

trabajo que se llevaban a cabo para la descripcin de los archivos a mediados del
siglo XIX. Como tarea previa a la descripcin se sealaba el reconocimiento (que
equivaldra a la actual identificacin de fondos documentales), esta operacin
consista en examinar todos los documentos del archivo, tomando notas sucintas
que se plasmaban a continuacin en papeletas, que se utilizaban para la redaccin
de los ndices con la finalidad de facilitar su manejo. A la par se realizaba la
numeracin, primero, de los legajos y despus, de los documentos. Sealaba los
elementos que se vaciaban del documento y que aparecan plasmados en las
papeletas: fecha del documento, las personas que figuraban en el documento,
materia del documento, asunto que trataba. En la instruccin se recogan los
siguientes ejemplos de papeletas:
1. Papeleta de extracto (Que se realiza en la identificacin del fondo documental
y primer vaciado)
2. Papeleta de ndice de materias
3. Papeleta de remisin
El documento seala las tareas que se consideraban ms propias de la
clasificacin: la distribucin de las papeletas en grupos provisionales y la
clasificacin, en la que se propona una posible divisin en tres partes: histrica,
legal y administrativa. Estos grupos se dividiran en series, y estas a su vez se
podan subdividir dentro de cada serie. Por otro lado, la Instruccin estableca que
todos los documentos se clasificaran por procedencia, materias, por asuntos y
documentos. En el sistema de clasificacin ideado, se reconoca que un documento
poda estar en ms de una seccin, por ello, el sistema se basaba en referencias
cruzadas. Las papeletas se referiran directamente a los documentos y se
ordenaban cronolgicamente. Sin embargo, estableca la posibilidad de emplear
otros sistemas de ordenacin como el topogrfico (por lugares). Se introduca una
novedad: las clasificaciones deban de estar aprobadas por la autoridad superior.
Las tareas de descripcin se completaran con la sealizacin fsica de la signatura
de la clasificacin en el documento y legajo.

Por otro lado, estableca la posibilidad de crear ndices auxiliares, para

evitar tener que consultar constantemente los ndices de materias, estos ndices
eran el cronolgico (fechas de los documentos), el alfabtico (de personas) y el
topogrfico (de lugares).
La Instruccin defina el inventario como un instrumento de control, ms
que de descripcin: otra formalidad indispensable en los archivos bien
organizados es la de llevar en un registro especial razn minuciosa y exacta de
todos y cada uno de los documentos, no ya para su mejor servicio, sino para hacer
constar en todo tiempo su existencia y su identidad. Aconsejaba elaborar los
inventarios en papeletas y no en libros como normalmente se realizaba, debido a la
dificultad que presentaba a posteriori la realizacin de las intercalaciones. Este
inventario se realizaba a partir de una copia de las papeletas del ndice de materias,
que se sellaba para darles el carcter formal de un registro.
Casi una dcada despus del anteproyecto de Instruccin, el Ministerio de
Fomento (Instruccin Pblica y Bellas Artes en el momento) por Real Decreto del
ao 1867123, dictar medidas para reunir en el Archivo Histrico, un ejemplar de
todas las colecciones de documentos, ndices o registros,... Esta medida recuerda al
depsito legal en la Biblioteca Nacional, aplicada al mbito archivstico.
Unos aos ms tarde, un Real Decreto de 1871124 recoga el tratamiento de
los instrumentos de descripcin en muchos de sus artculos. En esta disposicin se
recomendaba que los Reglamentos e Instrucciones para el servicio de los archivos,
sus catlogos, ndices e inventarios, tendran que ser conformes en todo el Reino,
en cuanto lo permitiese el sistema que se haba seguido hasta el momento. En uno
de sus artculos mandaba publicar los Reglamentos de los Archivos, Bibliotecas y
Museos y el de la Escuela Diplomtica. En su captulo 2 (De la Junta Consultiva
de Archivos, Bibliotecas y Museos), estableca las atribuciones de la Junta en su
artculo 6, entre las que figuraba: Redactar las instrucciones facultativas para la
123
Real Decreto 12 de junio de 1867, Clasificacin de las Bibliotecas, Archivos y Museos

Arqueolgicos, agregacin al cuerpo de archiveros y bibliotecarios de la Seccin de Anticuarios.
124
Decreto de 5 de julio de 1871, aprobando el reglamento orgnico del Cuerpo de Archiveros,
Bibliotecarios y Anticuarios y establecimientos de l dependientes. (Gaceta de Madrid n 191, de
10/07/1871).

formacin de los ndices y catlogos. En el captulo 6 (De la Inspeccin), recoga

las atribuciones de los inspectores en el artculo 21, se recoga que estos se
encargaran de vigilar: El modo de cumplirse las instrucciones respectivas para el
arreglo y clasificacin de libros, documentos y antigedades. En el ttulo 3 (Del
Servicio de los Establecimientos), captulo 1 (De la conservacin, arreglo y
clasificacin), se recogan varios artculos con respecto a los instrumentos de
descripcin. En el artculo 68 se dictaba: En todos los establecimientos habr
inventarios e ndices circunstanciados de los libros, manuscritos, objetos
arqueolgicos y dems que poseyeren. Y en el artculo 77 se recoga: Se
remitirn a la Direccin General de Instruccin Pblica en el menor plazo posible
una copia formal y exacta de los ndices e inventarios de cada establecimiento, los
que despus de examinados por la Junta se depositarn respectivamente en el
establecimiento central de cada ramo. Este Real Decreto, sin embargo, no pasa de
ser una relacin de buenas intenciones, debido a la ausencia de reglamentos y
normas.
El corpus del Real Decreto de 1881125 es muy semejante al de 1871,
aunque introdujo variaciones. En el captulo 2 (De la Junta Consultiva de
Archivos, Bibliotecas y Museos), entre las atribuciones de la Junta, se recogan en
el artculo 7: Proponer la manera ms conveniente de establecer en Madrid un
ndice general de los libros, documentos y objetos que se custodian en los
Archivos, Bibliotecas y Museos Arqueolgicos que el Estado sostiene y fomenta.
En el captulo 7 (De la Inspeccin) entre las funciones de la inspeccin se sealaba
en el artculo 30.1.: El modo de cumplirse las instrucciones respectivas para el
arreglo y clasificacin de libros, documentos y antigedades. En el ttulo 3 (Del
Servicio de los Establecimientos), captulo 1 (de la conservacin, arreglo y
clasificacin), se citaban varios artculos en relacin a los instrumentos de
descripcin, concretamente en el artculo 70 se recoga el mismo artculo que en el
ao 1871: En todos los establecimientos habr inventarios e ndices
circunstanciados de los libros, manuscritos, objetos arqueolgicos y dems que
125
Real Decreto de 25 de marzo de 1881, aprobando el reglamento orgnico del Cuerpo de

Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios, y establecimientos que del mismo dependan. (Gaceta de
Madrid n 85, de 26/03/1881).

poseyeren. En el artculo 79: Los Jefes de los establecimientos remitirn al

Presidente de la Junta Facultativa en el menor plazo posible una copia de los
ndices e inventarios de cada establecimiento, los que, despus de examinados por
esta, irn a formar parte del ndice general.
El Real Decreto de 1885126 es tambin muy similar en su articulado a los de
los aos 1871 y 1881, la regulacin de los instrumentos de descripcin aparece
reflejada en: el captulo 3 (De la Junta Facultativa de Archivos, Bibliotecas y
Museos), entre las facultades de la Junta del artculo 18.2 se recoga: Acordar las
instrucciones para los trabajos facultativos. En el captulo 10 (De los Inspectores
y de las visitas de inspeccin) entre las facultades del inspector se contemplaba en
el artculo 61.1.: La observancia de las prescripciones reglamentarias y en el
artculo 61.2.: El cumplimiento de las respectivas instrucciones.En el captulo 14
(De la conservacin, arreglo y clasificacin) con respecto a la elaboracin de
instrumentos de descripcin se recogan dos preceptos, el artculo 80: En todos
los establecimientos habr inventario o ndice circunstanciado de los documentos
manuscritos y objetos de antigedad y de arte que poseyeren. Y el artculo 86:
Los trabajos de formacin de inventario, ndices o catlogos y dems operaciones
propias del arreglo y clasificacin cientfica se ejecutarn conforme a las
instrucciones publicadas o que se publicaren en adelante.
En el Real Decreto de 1887127 se volvan a recoger las funciones de los
inspectores en sus visitas, entre las cuales figura la de vigilar el estado de los
ndices que deba tener cada establecimiento. En el artculo 72 se dispona que
todos los establecimientos deberan tener inventarios e ndices circunstanciados de
los libros, documentos, manuscritos, impresos y objetos arqueolgicos y artsticos
que poseyeran. Y en el artculo 78 se contemplaba que los trabajos de formacin
de inventarios, ndices, catlogos y dems operaciones propias de un arreglo y
126
Real Decreto, de 19 de junio de 1885, aprobando el reglamento del Cuerpo de Archiveros

Bibliotecarios y Anticuarios, y establecimiento que del mismo dependan. (Gaceta de Madrid n
186, de 05/07/1885).
127
Real Decreto 18 de noviembre de 1887, que aprueba el Reglamento facultativo de archiveros,
bibliotecarios y anticuarios, y de los establecimientos que del mismo dependen.

clasificacin cientficos, se ejecutaran conforme a las instrucciones formadas por

la Junta Facultativa.
El 11 de enero de 1897, la Junta Facultativa, en sesin ordinaria, acord
proponer a la Direccin General de Instruccin Pblica el nombramiento de una
Comisin Inspectora de los trabajos de catalogacin de los establecimientos del
ramo128 (archivos, bibliotecas y museos). Dicha comisin estaba compuesta de seis
vocales de la misma Junta. La Comisin tena como misin fundamental el
examen de las memorias anuales de los archivos, bibliotecas y museos.
Habr que remontarse a finales del siglo XIX para estudiar las primeras
disposiciones que recogen la obligatoriedad legal de crear instrumentos
centralizados de control, aparte de las disposiciones normativas enunciadas en el
captulo anterior, que recogan los primeros intentos de control, en el Real Decreto
de 1884129, en su artculo 13 se dictaba: Mando establecer en el Ministerio de
Fomento un ndice general de los documentos, libros y objetos que se conservan
en los establecimientos del Cuerpo.
Este Real Decreto qued en papel mojado por una disposicin posterior, el
Real Decreto de 1887130, que interrumpi la formacin del ndice en su artculo 11:
Se suspende la formacin de ndice general de los documentos, libros y objetos
que se conservan en los establecimientos del Cuerpo, mandado formar y no
comenzado, por el artculo 18 del Real Decreto de 12 de octubre de 1884. El
Ministerio de Fomento dispondr lo conveniente para establecer este ndice,
cuando
estn
terminados
antes
de
terminados
los
parciales
de
los
establecimientos. Aunque la disposicin suspende la formacin del ndice, no

supone ningn cambio en la prctica, puesto que no se haba iniciado el ndice
general.
128
Formada por Orden Circular del 15 de enero de 1897 sobre el nombramiento de una Comisin
Inspectora de los trabajos de catalogacin en los establecimientos del Cuerpo.
Real Decreto de 12 de octubre de 1884, reorganizando el Cuerpo de archiveros, bibliotecarios y
anticuarios, y refundiendo en un solo escalafn los de las tres Secciones en que se halla dividido.
Jefe Superior del Cuerpo, inspectores, jefes, oficiales, ayudantes y aspirantes: ingreso y ascenso,
inamovilidad, ndice general de documentos, libros y objetos que se conservan en los
establecimientos del os Archivos, Bibliotecas y Museos.
130
Real Decreto 18 de noviembre de 1887, que aprueba el Reglamento facultativo de archiveros,
bibliotecarios y anticuarios, y de los establecimientos que del mismo dependen.

Las principales instituciones archivsticas trataron de articular mediante sus

preceptos y disposiciones el tratamiento y control de los archivos del territorio
espaol desde mediados del siglo XIX, a travs de la vigilancia del tratamiento
descriptivo y ubicando a los miembros del Cuerpo Facultativo formados en el seno
de estas instituciones en los principales archivos de los ministerios e instituciones
ms importantes de la Administracin. Sin embargo, cada organismo gener en la
medida de sus posibilidades sus propias disposiciones de tratamiento
administrativo y archivstico para regular sus sistemas archivsticos. A
continuacin se analiza la regulacin de algunas de estas instituciones.
2.1.1.2. Regulacin legal en los Archivos de Hacienda

Por Real Decreto de 21 de junio de 1850, se cre el Archivo General de
Hacienda, refundindose en l todos los archivos dependientes del Ministerio de
Hacienda. Por Real Orden de 15 de enero de 1854 se aprueba la Instruccin para el
rgimen y gobierno de los Archivos Generales de Hacienda Pblica de las
provincias131. Por Ley de 30 de junio de 1894, se incorpor al Cuerpo Facultativo;
y por Real Decreto de 31 de julio de 1888, se incorporaron los Archivos Histricos
Provinciales de Hacienda, lo que supuso su organizacin y descripcin conforme a
los preceptos emanados de la Junta Superior de Archivos y sus reglamentos. Las
primeras instrucciones especficas para el rgimen y organizacin de los Archivos
de Hacienda, se plasmaron en el Real Decreto de 2 de julio de 1889132. En el
captulo III (sobre el arreglo y clasificacin de los archivos), se trataba
ampliamente la clasificacin y descripcin de los Archivos Histricos Provinciales
en los siguientes artculos:
- Artculo 28: El arreglo de cada Archivo ser el resultado de tres operaciones
distintas y sucesivas que son: 1. Separacin y clasificacin de todos los papeles,
libros y documentos que en el archivo existan. 2. Disposicin de los papeles en
132
Real Decreto de 2 de julio de 1889, aprobando con carcter provisional la Instruccin para el
rgimen y organizacin de los Archivos provinciales de Hacienda (Gaceta de Madrid n 186, de 05
de julio de 1889).

legajos, rotulacin de stos y su colocacin en los estantes. 3. Redaccin de los

ndices, inventarios, registros y dems libros indispensables para el ms fcil y
pronto servicio.
- Artculo 29: La reparacin y clasificacin se verificar distribuyendo los
documentos en cinco secciones... los de cada seccin en sus respectivas clases, y
los de cada una de stas en las subclases y divisiones de que fuere susceptible.
- Artculo 33 se recoga: Habr en cada archivo un registro o libro de entrada de
documentos, foliado, donde se anotarn por orden de fechas los que en aquel
vayan ingresando, y otro de salida, tambin foliado.
- Artculo 34: En otros dos libros, asimismo foliados, se inventaran
separadamente y por orden cronolgico los documentos relativos a tierras y a
censos...
- Artculo 35: Respecto a los documentos de censos, escrituras de imposicin, de
venta, redencin, subrogacin,..., se indicar la clase; la cuanta del principal y la
del rdito; la finca, renta o derecho sobre que estuviere impuesto, los nombres de
censatarios y censualistas; el de Escribano ante quien se otorg el contrato, la
fecha, el nmero de hojas y la signatura.
- Artculo 36: De los dems documentos se formar un ndice en papeletas sueltas
del tamao de media cuartilla, y de cartulina o papel que ofrezca consistencia, y
propias para colocarse en una caja de madera de las medidas que exijan las
necesidades del servicio. En esas papeletas se expresar concisa, pero
determinantemente, el concepto de documentos a que se refieran, pudiendo
comprenderse en una sola el contenido de uno o de muchos legajos, siempre que
sean perfectamente homogneos.
- Artculo 37: Unos cartones de color ms altos que las papeletas y en cuya parte
saliente vayan escritos en letra gruesa los ttulos de las cinco secciones, servirn
para dividir aquellas en otros tantos grupos primordiales, que a su vez se separarn

en las clases indicadas en el cuadro, por medio de otros cartones de color diferente
del de los primeros, en cuyo remate irn escritos los nombres de esas clases...
- Artculo 38: Tambin se redactarn en papeletas dos ndices auxiliares, uno
topogrfico para las Secciones de fincas y censos, y otro alfabtico, por apellidos,
para la de personal. En el primero se ordenarn alfabticamente los nombres de las
fincas rsticas o urbanas cuando fueren conocidas por uno particular, y por los
nombres de los lugares en que radiquen slo lleven los genricos de casa,
olivar,...
- Artculo 40: En lo relativo al personal, adems de los apellidos, naturalmente
arreglados por orden alfabtico, se llevar aparte un registro o prontuario en que,
agrupados por dependencias, se hallen cronolgicamente dispuestos los apellidos y
nombres de los funcionarios que sucesivamente los hayan desempeado.
En el documento adems se adjuntaban varios formularios (libros de
entrada y salida, papeletas de descripcin) y el cuadro del sistema de clasificacin
para los documentos de los Archivos de las Delegaciones de Hacienda133, dividido
en cinco secciones, con sus respectivas clases.
Los archivos provinciales de hacienda tenan la obligacin de remitir
relaciones documentales al archivo de la Intervencin General de la
Administracin. Este archivo remiti una circular134 para dar indicaciones a los
archivos de hacienda. La Intervencin General de la Administracin fue un
organismo coordinador de los archivos de hacienda a finales del siglo XIX,
adems de generar su propio archivo administrativo en el seno del Ministerio de
Hacienda.
En la circular citada, la Intervencin estableci la obligacin de
organizar y clasificar los legajos y libros de las delegaciones provinciales de las

intervenciones de Hacienda, que se encontraban en un estado lamentable en cuanto
a su cuidado, en la disposicin se inclua un pequeo formulario para realizar un
primer inventario con la finalidad de informar sobre el estado de los archivos de
133
Este cuadro se proyecta con anterioridad, desde el ao 1879, se localizan cuadros de

clasificacin para los archivos provinciales de Hacienda realizados en el Ministerio de Hacienda.
134
Intervencin General de la Administracin del Estado. Circular sobre las reglas para el arreglo
de los Archivos de Hacienda pblica. (Gaceta de Madrid nm. 245, de 02 de septiembre de 1878).

las
delegaciones provinciales. Uno de los formularios que se incluan en la
circular tena como objetivo asegurar un control peridico de los archivos. En el se

ordenaban y clasificaban los fondos en dos categoras: por un lado, clasificados o
no clasificados, y por otro lado, por periodos: anteriores a 1850, de 1850 a 1870 y
de 1870 en adelante. Distingua por un lado legajos y por otros libros. El otro
formulario que se inclua serva para controlar si los fondos documentales haban
sido o no indizados o inventariados.
2.1.1.3. Regulacin legal en los Archivos Militares
Los archivos militares se autorregularon desde fechas muy tempranas135,
una Real Orden de 17 de enero de 1752, estableca normas para la organizacin de
los Archivos Militares, sin embargo, estos centros estuvieron largo tiempo en
manos exclusivamente de gestores militares sin formacin especfica en
archivstica. No ser hasta el ao 1844, por Real Decreto del 14 de febrero,
cuando se establezca personal especializado encargado de la custodia y
clasificacin, a travs de la creacin de las Secciones de Archivo en las Capitanas
Generales. En 1847 se establecieron al cargo de dichas Secciones, cuerpos con el
mismo nombre, que fueron reorganizados en 1860. Como continuidad de este
cuerpo, se cre por Circular n 41 de 11 de febrero de 1896, el cargo de auxiliar
de oficinas militares.
El siglo XIX es muy prolfico en el mbito archivstico militar, dando lugar
a mltiples disposiciones que regulan la descripcin de sus archivos: Por Real
Orden del 27 de diciembre de 1851, se dieron instrucciones para la clasificacin de
los expedientes que deban pasar a los archivos. Otra Real Orden de 9 de octubre
de 1865, se aprobaron instrucciones para el arreglo del archivo de la Direccin de
administracin militar. Y por Circular de Infantera de 28 de mayo de 1890, se
dictaron reglas para la clasificacin de documentos importantes en los Cuerpos.
Una Real Orden Circular de 1 de julio de 1896 aprobaba el Reglamento
135
Autores como Manuel Melgar Carmenaza sostienen que desde el siglo XIX, el Ejrcito y la
Armada cont con su propia estructura archivstica independiente del resto de la Administracin.
Vid.: MELGAR CAMARZANA, Manuel y LPEZ WEHRLI, Silvia A. Los archivos militares.
Qu son y cmo se tratan, Ediciones TREA, 2010, p. 15.

Provisional para el Detall y Rgimen interior de los Cuerpos, en sus Ttulos I y II,
captulos XXXI y III, se trataba ampliamente el sistema de clasificacin y archivo
de la documentacin de los Cuerpos.
Frente al marasmo de normativa militar que se dict durante este siglo,
destac el primer reglamento136 que regul los archivos militares. Antonio
Gonzlez Quintana ha sealado slo como destacables en este siglo, el
Reglamento de Archivos de Sanidad Militar (1861), el de Marina de 1885 y el del
Ejrcito de Tierra de 1898137.
En cuanto al Reglamento de Archivo de Marina de 1885138, ser el captulo
II el que trate de manera genrica la elaboracin de instrumentos archivsticos,
quedando en manos del Jefe del Archivo todas las decisiones con respecto a la
clasificacin y ordenacin de los libros y expedientes del archivo. Este
reglamento recoga las tareas de descripcin en el ms incipiente de los archivos,
el de la oficina. Entre las funciones del Jefe del Archivo se contemplaba: Cuidar
de que cada expediente est provisto de una carpeta, en la cual se haga constar
todos los documentos que contiene (). Llevar los libros necesarios, numerados
y foliados para justificar la entrada y salida de todos los documentos. En cuanto a
los instrumentos de trabajo que aparecen figuraba no slo el registro de entrada y
salida, tambin figuran los inventarios y los ndices que acompaaban las entradas
de documentos en el archivo.
El Reglamento de Archivos Militares que destaca, tanto por su continuidad
en el tiempo como por la importancia de su aplicacin prctica, fue el publicado en
el ao 1889. Es Reglamento recogi una clasificacin basada en cinco secciones:
Personal, Asuntos, Material, Causas y Reservado. Se constitua por primera vez
una clasificacin normalizada para todos los archivos del sistema:
136
Reglamento provisional para el rgimen y servicio de los Archivos Militares (Aprobado por
Real Orden Circular de 1 de septiembre de 1898).
137
GNZALEZ QUINTANA, Antonio. El sistema archivstico de la defensa y la tradicin
archivstica militar: nuevas perspectivas para los archivos militares espaoles. En: Fuentes para la
Historia en los Archivos Militares, VI Jornadas Nacionales de Historia Militar, Sevilla, 6-10 de
mayo de 1996, Madrid, 2000, p. 31.
138
Real Decreto de 16 de julio de 1885, aprobando el reglamento del cuerpo de Secciones de
Archivo de Marina. (Gaceta de Madrid n 199, de 18/07/1885)

La seccin de Personal la documentacin se organizaba por orden alfabtico.
La seccin Asuntos la documentacin se divida a su vez en otras
subdivisiones en el cuadro de clasificacin, un total de 16.
La seccin Material la documentacin se divida a su vez en otras
subdivisiones en el cuadro de clasificacin, un total de 6.
La seccin Causas, no tena divisiones y se ordenaba por orden numrico
correlativo.
En cuanto a la seccin Reservada, el Reglamento observaba la existencia de
dos instrumentos de control, un registro para los documentos de la seccin Asuntos

y otro registro para los documentos de la seccin Material. Esta seccin se
constitua con documentos de las otras secciones.
Para la entrega de documentos a un archivo se formalizaba un nico ndice
de todos los documentos que se remitan. En los anexos al Reglamento se incluan
instrucciones para la clasificacin y colocacin de los expedientes personales, un
cuadro de distribucin, un nomencltor y formularios. Se incluan normas para la
indizacin de los nombres y un sistema de clasificacin basado en materias139.
2.1.1.4. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio de Estado y Cortes

Generales
La mayora de las disposiciones legislativas relativas a los archivos del
Ministerio de Estado, son normas y reglamentos de carcter interno. Desde el ao
1826 se realizaron planes de organizacin de la documentacin dirigidos al
personal de las oficinas del Ministerio y representaciones exteriores, sin embargo,
la autntica organizacin y clasificacin se realizar en el archivo central. Se
intentaron regular las transferencias de documentos de la oficina al archivo, que
eran muy abundantes y en 1899 se orden que fueran acompaadas por ndices de
remisin, de los que se extraan en el archivo los ndices por materias. La
incorporacin de personal especializado del Cuerpo Facultativo de Archiveros,
139
CADENAS Y VICENT, Vicente. Archivos militares y civiles donde se conservan fondos de

carcter castrense relacionados con expedientes personales de militares. Ediciones Hidalgua,
1975.

Bibliotecarios y Anticuarios en el Archivo del Ministerio de Estado se recoge por

primera vez en el artculo 8 de la ley de 28 de marzo de 1900140.
En cuanto al Reglamento del Archivo de las Cortes Generales141, el del ao
1862, recoge el instrumento archivstico que debe de elaborar el personal a su
servicio: Formar ndices exactos y metdicos de los expedientes que constituyen
el archivo; y por separado, de los libros, con expresin de origen y fecha de
adquisicin. El encargado del Archivo de las Cortes Generales, deba realizar
tanto los instrumentos archivsticos como bibliotecarios, y llevar la gestin tanto
del archivo como de la biblioteca. Aunque el Reglamento de las Cortes Generales
lleva por ttulo, Reglamento del Archivo, es un reglamento destinado tanto a la
biblioteca como al archivo; resulta interesante comprobar como el catlogo de
materias de la biblioteca del Congreso recoge entradas de documentos de archivos
a la par que de monografas.
2.1.1.5. Regulacin legal en los Archivos de Justicia
Los antecedentes normativos de los Archivos de Justicia se pueden rastrear
en las Ordenanzas de las Audiencias, aprobadas el 19 de diciembre de 1835, en las
que se establecan que el secretario archivero de las Audiencias tena a su cargo los
archivos. Los Secretarios Archiveros fueron sustituidos por los Secretarios de
Gobierno por Real Decreto de 28 de octubre de 1835. En el Real Decreto de 10 de
diciembre de 1843 se estableca un control frreo sobre los archivos en las
Audiencias.
Una Real Orden de 28 de diciembre de 1835, estableca las bases de la
organizacin del archivo en el artculo 47: En cada uno de los repartimentos o
apartados de los estantes se pondr por Escribanas los expedientes en legajos
encarpetados con cartones o pergaminos, y con rtulos al frente de la clase y
nmero de expedientes que contengan, ao, provincia y partido a que corresponda,
140
Ley fijando los preceptos de la organizacin de las carreras diplomtica, consular y de intrprete
de 14 de Marzo de 1883. (Gaceta de Madrid n 88, de 29/03/1900).
141
CORTES GENERALES. Catlogo por orden alfabtico y de materias de la biblioteca del
Congreso de los Diputados y Reglamento del Archivo, Imprenta Nacional, Madrid, 1862.

y Escribano de Cmara ante quien haya pasado. Este sistema se ha mantenido

hasta fechas muy recientes a pesar de su antigedad.
Como consecuencia de la dejadez en la organizacin y conservacin de los
archivos de justicia, el Archivo del Ministerio de Gracia y Justicia public un Real
Decreto en el ao 1847, en el que se ordenaba la organizacin de los mismos a
travs de una Junta Superior Directiva, que era la encargada de las funciones de
coordinacin en las Juntas de Partido que se establecan en las provincias. Dichas
juntas estaban presentes hasta la finalizacin de los trabajos de organizacin. En
este Real Decreto se observa la preocupacin desde la poca contempornea por la
puesta en orden de manera comn de todos los archivos del sistema judicial142.
Esta Junta se ocupaba de los Archivos de las Audiencias, Chancilleras, Consejo
de Navarra, Tribunal Especial de rdenes, Supremo de Justicia, los generales de
Cmara, Consejo y Presidencia de Castilla y el particular de Gracia y Justicia,
entre otros. Entre las funciones de la Junta figuraba: Clasificacin general de
todos los papeles que encierran los mencionados archivos judiciales y generales
con dobles ndices cronolgico y alfabtico. La Junta Superior Directiva ser
sustituida en el ao 1849 por una Direccin de Archivos143, entre las funciones de
la Direccin se encontraba la definicin del mtodo de colocacin de sus papeles y
el sistema de los ndices. Bajo la coordinacin de la Direccin se crearon dos
Juntas Consultivas que tenan entre otras funciones la supervisin de la
clasificacin de los documentos judiciales.
En el mbito de la fe pblica, la Ley del Notariado de 1862, estableci que
los protocolos notariales eran propiedad estatal poniendo la responsabilidad de su
conservacin en manos de los archiveros (por Decreto-Ley de 1869144, se establece
la figura del notario-archivero145), pasando entonces a ser controlados por
142
Real Decreto disponiendo las bases para la organizacin comn y uniforme a los archivos
generales del Ministerio de Gracia y Justicia (Gaceta de Madrid n 4801, de 06/11/1847).
143
Real Decreto aprobando el reglamento para la direccin de los archivos dependientes del
Ministerio de Gracia y Justicia. (Gaceta de Madrid n 5369, de 26/05/1849).
144
Decreto-Ley de 8 de enero de 1869 disponiendo la creacin de un Archivo general de protocolos
en cada distrito notarial y dictando reglas para su formacin y establecimiento.
145
DEZ DE LOS ROS SAN JUAN, Mara Teresa. El archivo general de escrituras pblicas y el
archivo histrico de protocolos de Madrid. En: VI Jornadas Cientficas sobre Documentacin
Borbnica en Espaa y Amrica (1700-1868), Madrid, 2007.

instrumentos propiamente archivsticos y no nicamente administrativos. Por Real

Orden de 1867146, se establece; que en el tiempo de seis meses formen todos los
Notarios un inventario de los protocolos que tienen en su poder, expresando el
nmero de estos, folios de cada volumen, escribanos o notarios, autorizantes y
aos que comprenden, se buscaba la creacin de un instrumento normalizador,
para facilitar el control uniforme de los protocolos, estos instrumentos se
remitiran a las Juntas de los Colegios de Notarios.
La incorporacin de profesionales del Cuerpo Facultativo de Archiveros al
archivo del Ministerio de Gracia y Justicia se recoge en la Orden Ministerial de 14
de julio de 1894. Por Decreto de 12 de noviembre de 1873147, se reformar
orgnicamente del Archivo y la Biblioteca del Ministerio de Gracia y Justicia y se
establecer un negociado en el Ministerio que se encargar del Archivo y la
Biblioteca. En el Decreto se establecan adems los requisitos que tena que
cumplir el personal encargado del servicio del archivo: ser doctor en Filosofa y
Letras y probar ante un tribunal nombrado al efecto conocimientos sobre:
paleografa, historia del derecho espaol, historia y organizacin de archivos,
historia de las instituciones. Sin embargo, no se observaba conocimientos prcticos
en catalogacin.
2.1.1.6. Regulacin legal en los Archivos Municipales
Tradicionalmente la normativa municipal se ha publicado en forma de
Ordenanzas y ms actualmente a travs de los Reglamentos de Servicio. Si bien
los antecedentes para la regulacin de los archivos municipales se remontan al
Antiguo Rgimen, la organizacin de los archivos como servicios, as como la
posibilidad de acceso a sus fondos documentales se empieza a generalizar en la
segunda mitad del siglo XIX.
[http://www.ucm.es/centros/cont/descargas/documento11391.pdf]
146
Real Orden de 31 de diciembre de 1867 dictando varias disposiciones previas para la formacin
del reglamento orgnico de los archivos notariales (Gaceta de Madrid n 12, de 12/01/1868).
147
Decreto estableciendo en la Secretara del Ministerio de Gracia y Justicia un Negociado especial
encargado del Archivo y de la Biblioteca del Ministerio con arreglo la organizacin que se
expresa. (Gaceta de Madrid n 320, de 16/11/1873)

La legislacin de los archivos municipales emana directamente de los

rganos de gobierno municipal, sin embargo, no es la nica referencia legislativa
que han contemplado los archivos municipales, pues han estado tambin
supeditados a la normativa estatal y supranacional.
Revisando la legislacin, la primera disposicin del siglo XIX que trata
sobre instrumentos de descripcin es la Instruccin de 3 de febrero de 1823,
relativa al gobierno econmico-poltico de las provincias, concretamente en el
artculo 65 se encarga a los Secretarios de los ayuntamientos la custodia y
metdica colocacin de todos los expedientes, rdenes y dems papeles
correspondientes a la Secretara, formando ndices de ellos para que se sepa
fcilmente los que son, y para que por medio de los mismos ndices se trasladasen
anualmente al archivo los que estuviese fenecidos, o no hayan de tener ya uso
corriente.
El Real Decreto de 23 de julio de 1835, para el arreglo provisional de los
Ayuntamientos del Reino, en su artculo 66, encargaba de nuevo al Secretario el
Archivo, y estableca: Llevar un libro registro para mayor claridad y facilidad de
la busca de papeles cuando fuera menester. Esta funcin del Secretario se reitera
en disposiciones posteriores, hay que destacar entre ellas la Ley Municipal de 20
de agosto de 1870, en la que adems de la obligacin de realizar un inventario por
parte del Secretario, se estableca la obligacin de realizar un apndice anual del
inventario y la remisin de ambos con el visto bueno del Alcalde y la Diputacin
Provincial.
2.1.1.7. Tericos espaoles de la descripcin archivstica
A comienzos del siglo XIX uno de los instrumentos archivsticos clave fue
el registro, que era considerado como el instrumento central en la gestin del
archivo. De esto modo lo trat Porras Huidrobo en su obra, en la que seal que en
todas las secretaras deba de haber un oficial encargado el registro, que registrar
las solicitudes que entraban diariamente. Dichos registros deberan tener un ndice
alfabtico. Este registro no slo era considerado por Porras Huidrobo como un
elemento de gestin interna del archivo, sino tambin como elemento de gestin de

la informacin, al sealar su empleo para la realizacin de consultas externas, se

constitua como un instrumento de control y de informacin: Es tan til este libro
que no solo da puntual noticia de todos los expedientes y sus progresos, sino que
sirve para dar el parte al pblico con toda exactitud, y adems para hacer cargo al
Archivo de todo lo ingresado en l. Porras Huidrobo hace particip al archivero
en el registro, y seala el momento: Desde el da en que se dice archivado, y que
con efecto lo queda, corre de cuenta del Archivero responder de l, y desde aquel
mismo empieza a colocarse en sus libros cronolgico y alfabtico...148.
En la cita anteriormente recogida, se hablaba de dos tipologas de ndice: el
cronolgico y el alfabtico, estos instrumentos de descripcin son realizados
propiamente por el archivero y su elaboracin es explicada de manera detallada.
Ambos se realizaban en formato de libro. El ndice cronolgico se divida en
secciones y se compona de una tabla en la que figuraban listados los expedientes,
con la fecha a la izquierda y la signatura a la derecha (formada por seccin, legajo
y nmero). El ndice alfabtico era de menos volumen que el cronolgico, tena el
mismo estilo y citas, pero estaba dividido en letras del abecedario que sobresalan
en el libro para facilitar la consulta149.
Otro terico de comienzos del siglo XIX, Froiln Troche y Ziga150,
diferenci dos tipos de archivo: los archivos propiamente dichos, gestionados por
archiveros, y los archivos particulares gestionados por personal que no es
archivero. Su obra estaba encaminada a establecer pautas sencillas para la
organizacin de este ltimo tipo de archivos. Esta obra tuvo dos ediciones, la
primera de 1828 y la segunda de 1835151, esta ltima inclua mejoras con respecto
148
PORRAS HIDROBO, Facundo. Disertacin sobre archivos y reglas de su coordinacin til

para todos lo que tiene o manejan: con un apndice, noticia original de la estimacin que tuvo el
maraved y otras monedas que corrieron en Castilla, Madrid, 1830, p. 85-87.
149
dem, p. 88-91.
TROCHE Y ZIGA, Froiln. El Archivo cronolgico-topogrfico. Arte de Archiveros.
Mtodo fcil, sencillo y poco costoso para el arreglo de los archivos particulares, til a los
hacendados y poseedores de bienes que tienen documentos para conservar sus intereses. Arreglo
interior y econmico de las casas direccin y manejo de los intereses de ellas. Segunda edicin
corregido y aumentada por su autor en el ao 1830, Imprenta de Iguereta, La Corua, 1835.
151
HIDALGO, D.; HIDALGO, M. F. Diccionario general de bibliografa espaola: Compendio-El
sistema. 1867. Imprenta de las Escuelas Pas, Madrid, 1867, p.387.
150

a la primera. Entre los instrumentos bsicos que sealaba Froiln se encontraba el

ndice, que defina como el resumen de todos los documentos del archivo,
recomendaba que fuera simplificado y recomendaba la realizacin de un ndice por
cada fondo documental del archivo: cada archivo particular de los que componen
el general, debe tener uno, en cuanto a la forma de presentacin recomendaba el
volumen y su colocacin al principio del archivo antes del primer legajo: Debe
formarse en un libro largo de a pliego o folio, de suerte que tenga el mismo largo y
ancho de los cartones de los legajos que no ocupe ms que ellos y se acomode
segn los mismos. Entre los instrumentos de control seal el libro de memorias,
en el que se anotaban los documentos que se extraan del archivo, expresando, por
quien, en qu da, para qu uso, a qu legajo y nmero perteneca. Coment que
una vez devueltos se borrara el asiento y consider que el mejor mtodo era poner
un testigo en el legajo.
Este autor no era partidario de los procedimientos de Porras Huidobro para
arreglar archivos, por lo que realiz una crtica a su obra, principalmente, porque
haba sido anteriormente criticado por el autor. Consideraba que la obra de este
autor no daba pautas para el arreglo de archivos, sino que se limitaba a realizar un
repaso de la historia de los archivos y criticar que no estaban correctamente
arreglados. Adems seal que Porras Huidrobo se limitaba a dar cuatro reglas
generales, considerando su propia obra como ms profunda que la de Porras.
El siglo XIX se inicia con la Guerra de Independencia que tendr grandes
consecuencias en la descripcin de estos archivos. Las consecuencias de las
guerras resultan siempre contradictorias en el mbito de los archivos, por un lado,
suponen la prdida de importantes fondos documentales que han superado en
muchas ocasiones la dura batalla del deterioro que causa el tiempo, pero que no
consiguen superar la accin destructiva del ser humano; y por otro lado, la
postguerra aumenta las tareas de descripcin documental y la revisin de los
instrumentos con la finalidad de evaluar que fondos documentales que se han
conservado y cules han desaparecido, adems de provocar nuevas clasificaciones
y organizaciones sobre los fondos desbaratados. Esta situacin se observa
claramente en el mbito de los archivos municipales, por ser aquellos que quizs

han estado menos protegidos en los conflictos blicos.
Fernndez Hidalgo y
Garca Ruiprez han comentado en su obra esta situacin: La Guerra de la

Independencia ocasion serias prdidas en muchos de nuestros archivos como
consecuencia de los saqueos e incendios de las tropas. Este fue el motivo por el
que nuevos intentos de organizacin se llevaron a cabo una vez terminado el
conflicto. Esta situacin se volver a producir en la Guerra Civil.
Una de las obras que nos da informacin sobre la realidad prctica en el
archivo municipal, es el manual de Timoteo Domingo Palacio, archivero del
Ayuntamiento de Madrid, que muestra cuales eran las operaciones relacionadas
con la descripcin en el Ayuntamiento en torno al ao 1872152: Examen y
rotulacin de expedientes y documentos desconocidos; traslacin de los extractos a
papeletas que deben quedar de cada uno de los originales; formacin de legajos
iguales en longitud, latitud y altura, prescindiendo completamente del nmero de
documentos; numeracin de legajos; dem de expedientes y sus papeletas; cotejo
para identificar estas numeraciones; separacin de papeletas de sus originales;
clasificacin; escritura de los estractos o papeletas, y sus signaturas en
Registros153.
Al igual que en la obra de Porras Huidrobo, Domingo Palacio seal el
registro como instrumento bsico de control y descripcin del archivo, pero no lo
consider como el nico. Cuando se realizaba el traslado de la documentacin de
la oficina al archivo, se reflejaba a travs de inventario; se daba una signatura
concreta (representada por la seccin, legajo y nmero de expediente), y se
asentaba en el inventario. Una vez numerado, este inventario pasaba a formar parte
del resto de las relaciones de entrega que se conservaban en el Archivo, con la
152
Existen referencias de organizacin, clasificacin y descripcin de archivos municipales

anteriores a esta obra, es el caso de:
VELZQUEZ Y SNCHEZ, Jos. El archivo municipal de Sevilla: historia, estado y primeras
faenas de su arreglo, situacin actual y proyecto de ordenacin definitiva, Imprenta y litografa,
Librera Espaola y Extranjera [sic] de D. Jos M. Geofrin, Sevilla, 1864.
Sin embargo, la que se constituy como ms importante y con mayores repercusiones fue la de
Timoteo Domingo Palacio, quizs por su carcter de fcil manejo que la aproxima ms a un
manual.
153
DOMINGO PALACIO, Timoteo. Manual del Empleado en el Archivo General de Madrid con
una resea histrica del municipio. Imprenta y Litografa de los Asilos de San Bernardino, 1875, p.
84.

diligencia de entrega (hojas del tomo en que se ingresa, la fecha y el nombre del
oficial de quien procede, registrando en el ndice alfabtico las materias,...).
En el manual de Luis Rodrguez de Miguel, se recoga tambin el registro
como instrumento importante del archivo municipal y de las diputaciones
provinciales, adems del ndice. El ndice, para este autor, estaba ntimamente
relacionado con la clasificacin y su organizacin se basaba en sta. Las hojas de
ndice deban incluir los siguientes elementos: aos, objeto, seccin, legajo y
nmero. Las hojas del ndice se encuadernaban en tomos. Este autor recoga
tambin una especie de inventario relacionado con la clasificacin. Y consideraba
el Registro como un instrumento auxiliar del ndice, tal y como figura en su obra:
como el ndice de un archivo, por escasos que sean sus fondos, suele constituir
varios tomos, de aqu es necesario un catlogo que denominaremos Registro de lo
que en cada tomo del ndice se contiene154. Este instrumento adoptaba tambin la
forma de libro, con una relacin de la clasificacin cuyas entradas indicaban el
tomo del ndice en el que se encontraba cada epgrafe.
Otro manual que tuvo importantes repercusiones en los archivos
municipales, entre otros archivos, fue el de Morn y Liminiana, quien tambin
habl del ndice como el instrumento de descripcin por antonomasia del archivo.
En cuanto al resto de los instrumentos de descripcin y control, los considera
auxiliares del ndice: catlogos, inventarios, ndices auxiliares, cuadros sinpticos,
estados, tablas, nomencltores, memoriales y diarios de operaciones. Diferenciaba
entre dos tipos de ndices: el general razonado, o principal, que segn el autor no
se emplea tanto para la bsqueda, como para la conservacin, como una garanta
de la existencia y duracin de los documentos del archivo, este ndice tambin lo
denomin como inventario; y el ndice especial, o parte del ndice general que por
las necesidades del servicio era necesario duplicar, este ltimo si se empleaba en
las bsquedas.
154
Ayuntamientos y Administraciones Econmicas, Imprenta Cea, Toledo, 1877, p. 104.

Este autor hablaba del archivo del archivo, lugar en el que se ubicaban
los instrumentos de descripcin para su guarda y custodia. Dentro de este espacio,
el autor, situaba el registro de ndices: es o debe ser uno o ms libros en folio de
500 fojas, donde se anoten no solo los incidentes del ndice general del archivo y
sus documentos auxiliares, sino cuantos ndices, inventarios, facturas o relaciones
que viniesen con las remesas de documentos, que se hicieren al archivo, y todas
cuantas vicisitudes experimente el ndice y las entregas de documentacin o
entradas del material cientfico155.
2.1.2. La realidad prctica de la descripcin
Entre los primeros instrumentos de control archivstico del Ministerio de
Fomento156, nos encontramos con un registro de fondos documentales datado a
principios del siglo XIX. En este registro se muestra como la confusin de la
terminologa a la hora de denominar los instrumentos est presente en la prctica
diaria durante esta poca y proviene probablemente de la propia oficina. En este
instrumento se encuentran insertas mltiples relaciones documentales que en el
registro se denominan con diversos trminos: ndice, relacin o inventario, que se
usan indistintamente para denominar el mismo instrumento con los mismos
elementos referenciales. Este instrumento se form con relaciones de entrega que
se remitan con los fondos documentales que ingresaban en el archivo, en algunas
ocasiones, los fondos documentales no iban acompaados de sus respectivas
relaciones de entrega y el propio archivo receptor realizaba la relacin para incluir
su asiento en el registro. Estas relaciones que se elaboraron a mano y que se
encuentran en papeles individuales, contienen los siguientes elementos, aunque en
algunos casos son variables: Denominacin del fondo documental o negociado de
origen, nmero de legajo, asunto (ms o menos extenso), fechas.
Adems de este instrumento, en el archivo del Ministerio de Fomento se
form un ndice de los primeros archivos y fondos documentales que se ingresaron
155
MORON Y LIMINIANA, Jos. Manual de Arquivonoma. Tratado terico-prctico del orden

documentos, Imprenta de la Viuda de Ayoldi, Valencia, 1879, p. 247.
156
Archivo General de la Administracin. Registro de los fondos documentales ingresados en
Archivo del Ministerio de Obras Pblicas y Urbanismo. Legajo 17310.

en el centro. Este ndice se plasm en formato de libro encuadernado formado por

hojas de papel timbrado. En el interior del ndice aparecen diferentes fondos
documentales, uno de estos fondos documentales se encabeza con la siguiente
denominacin: inventario de los efectos. Los legajos y libros de archivo se han
considerado como un bien ms a la hora de disgregarse o desaparecer una
institucin de carcter pblico o privado, sobre todo, en el Antiguo Rgimen; por
ello, en muchas ocasiones, es necesario buscar los fondos documentales en los
inventarios de bienes de las instituciones. En este ndice en el que se recogen los
fondos documentales ingresados en el archivo, aparecen relaciones de bienes,
aparte de las archivsticas. En el ao 1836, se suprime el Seminario de Nobles de
los Padres Jesuitas y todos los bienes de este Seminario, incluidos sus papeles,
pasan al Estado tras su desaparicin. En el ndice aparece una autntica
descripcin del edificio, el mobiliario, los libros y los documentos de la
institucin, incluso se describen los muebles del archivo del Seminario: Un
armario de pino pintado de porcelana con red de alambre y figurando tres armarios
con dos cuerpos y dos de entrepao en el alto y bajo y seis puertecitas de a dos
hojas cada uno. Otro dem, uno de dos cuerpos con su entrepao en cada uno y 3
cajones en el cuerpo inferior. Una mesa de pino pintada como de despacho con tres
cajones y barandilla de madera y otra dem de pino blanca con encerado en el
acabado. Otra de las denominaciones que encabezan las relaciones de fondos
documentales es nota de los papeles. Esta ltima denominacin denota la poca
importancia que tiene la documentacin en los inventarios de bienes. En este
ndice vemos relaciones de ndices e inventarios de otros archivos entre los fondos
documentales. Con los fondos documentales transferidos de los archivos que se
disgregan, se transfieren tambin los inventarios o instrumentos de descripcin o
control, que se incluyen en el conjunto del resto de los documentos, en muchas
ocasiones sin diferenciarse del resto del fondo documental157.
Los cambios de ubicacin de los fondos documentales, bien sea dentro del
propio archivo o bien por transferencia a otra institucin, han supuesto la continua
modificacin de los instrumentos de descripcin de los fondos documentales,
157
Archivo General de la Administracin. ndice de los fondos documentales ingresados en

Archivo del Ministerio de Obras Pblicas y Urbanismo. Legajo 17310.

con la finalidad de plasmar su nueva ubicacin fsica e intelectual
en los
instrumentos de descripcin. De ello da cuenta un oficio del jefe del archivo del
Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes, de 4 de octubre de 1897158:
Terminados los trabajos de instalacin provisional de este Archivo, tengo el gusto
de participar que desde esta fecha queda abierto al servicio del Ministerio y del
pblico, pero habindonos de ocupar en la labor de rectificar los ndices, de dividir
legajos, para adaptarlos a las nuevas estanteras, de estarcir carpetas y otras
operaciones necesarias para la instalacin definitiva, ruego que hasta nuevo aviso,
no nos remitan legajos, documentos, libros, ni expedientes. El cambio de
ubicacin han supuesto grandes quebrantos para los archiveros, que non han
podido prestar servicio de los fondos documentales hasta darles una ubicacin
fsica e intelectual a las unidades de instalacin. Estos cambios en el fondo
documental se han plasmado en el instrumento de descripcin de mltiples
maneras antes de la aparicin de tcnicas informticas para la elaboracin de los
instrumentos. En los viejos instrumentos de descripcin elaborados a mano o
mecanografiados nos encontramos escritos en diferentes grafas las nuevas
anotaciones. Entre las correcciones se encuentran la reasignacin de signaturas en
los propios instrumentos que se transfieren con la documentacin. En otras
ocasiones se realizan nuevos instrumentos de descripcin y las relaciones de
entrega se convierten en instrumentos provisionales que, una vez corregidos,
sirven para dar servicio inmediato, a la espera de la elaboracin de nuevos
instrumentos de descripcin. El problema se encuentra en que, demasiadas veces,
los instrumentos de remisin del fondo documental, se convierten en instrumentos
de acceso y no se elabora un instrumento nuevo por falta de recursos o tiempo. En
algunos casos, se observa que el instrumento nuevo que se realiza del fondo
documental, resulta ser ms pobre, desde el punto de vista de la informacin
aportada, que el instrumento que ha acompaado la transferencia. Muchas veces
los viejos instrumentos se han perdido o han quedado ubicados en la institucin
que ha transferido los fondos. Es necesario conservar y permitir el acceso a los
viejos instrumentos de descripcin, teniendo presente que forma parte de la
158
Archivo General de la Administracin. Oficio del jefe del archivo del Ministerio de Instruccin
Pblica y Bellas Artes, de 4 de octubre de 1897. Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes.
Legajo 17314.

historia archivstica del fondo, con las indicaciones adecuadas para evitar
confusiones, puesto que el instrumento de descripcin antiguo tiene sus propias
problemticas (no siempre est cotejado adecuadamente, ya que muchos de sus
expedientes o unidades de instalacin han vuelto al archivo de origen, la
documentacin puede encontrarse en un orden muy diferente en el archivo de
destino que el que tena en el archivo de origen,...). Los antiguos instrumentos de
descripcin de un fondo documental, forman parte de las diversas fases de trabajo
sobre los documentos, muchos de ellos fueron realizados por grandes profesionales
que dedicaron sus horas y vida a sondear el mare magnum documental, as pues,
su preservacin es esencial para conocer la evolucin de los instrumentos de
descripcin.
El reflejo documental de los trabajos de descripcin realizados en el seno
de las instituciones archivsticas estatales a mediados del siglo XIX, se plasman en
los estados de trabajos159 realizados durante un periodo cronolgico determinado
por el personal especializado en archivos, formado en este periodo en la Escuela
Diplomtica. Los primeros trabajos archivsticos de los que tenemos noticias en el
siglo XIX, se centran en la descripcin de los fondos eclesisticos procedentes de
las instituciones desamortizadas. Durante el siglo XIX los archivos eclesisticos,
tanto de clero regular como secular, fueron los que sufrieron mayores quebrantos,
muchos de ellos, fueron ingresados en la Real Academia de la Historia como
consecuencia de la desamortizacin; siendo el origen del Archivo Histrico
Nacional. De hecho los primeros inventarios que se realizaron durante el siglo XIX
en el mbito del Cuerpo Facultativo iban destinados a controlar la riqueza del
patrimonio documental y bibliogrfico eclesistico. Estos trabajos se realizaron en
la Real Academia de la Historia hasta la creacin del Archivo Histrico Nacional
al que se traspasaron los fondos documentales desamortizados y con ellos los
inventarios. En los estados se refleja la relacin nominal del personal, el fondo
documental que trabajaba cada archivero, el nmero de papeletas y el nmero de
documentos tratados durante el periodo, un ejemplo de redaccin de asiento en
estas relaciones es: D. Vicente Sinisterra. Ha extractado 203 documentos del
159
Los estados de trabajo eran partes de tareas que se pasaban peridicamente al Ministerio
encargado de las funciones archivsticas, para dar cuenta de los trabajos que se estaban realizando.

Monasterio de Santa Cristina. Total 219 (papeletas)160. Se reflejaba el tipo de

tarea descriptiva que se realizaba: inventario, extractado de documentos
(catalogacin), clasificacin: D. Vicente Carra y Salelles. Ha hecho 27 papeletas
de inventario de los documentos Jesuitas del Per y ha clasificado
cronolgicamente 500 cartas de los Jesuitas de Valencia161. Tambin se reflejan
las tareas de revisin previas a la publicacin de los instrumentos de descripcin:
D. Vicente Vignan. Se ha ocupado en la revisin de todos los papeles
pertenecientes a los Jesuitas y en la de las papeletas del Monasterio de Sahagn,
que han de publicarse en el presente ao162. En estas relaciones no slo aparecen
reflejados los trabajos de descripcin de los fondos documentales sino tambin
otras tareas administrativas que realizaban los archiveros como la realizacin de
oficios, memorias, consultas,
La descripcin del contenido de los fondos documentales no slo se plasm
en los instrumentos de descripcin, en muchos archivos, se indic la clasificacin
y la descripcin de los documentos en cartelas que se ponan en las propias cajas,
legajos, documentos, para facilitar la localizacin de la documentacin en los
depsitos documentales. Un ejemplo de de esta prctica la encontramos en la
Instruccin para la realizacin de transferencias al Archivo General Central de
Alcal de Henares de 1860: En cada legajo se pondr, adems del nmero que le
corresponda, el nombre de la procedencia respectiva y la resea del contenido,
tomada del inventario o de una ligera inspeccin del legajo163. Algunas cajas,
archivadores, carpetillas incluyen incluso pequeos formularios para rellenar el
contenido de sus documentos. Esta prctica habitual en el mundo bibliotecario,
consistente en facilitar la localizacin fsica de la documentacin, mediante la
reproduccin fsica de la clasificacin y descripcin intelectual, no resulta
pragmtica en el mbito archivstico, ya que permite el fcil acceso a cualquier
persona a documentacin que en muchas ocasiones contienen informacin no
160
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Instruccin y Bellas Artes. Parte de trabajo

del Archivo Histrico Nacional. 31 de Marzo de 1867, Madrid, AGA,31,6964.
161
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Parte de trabajo del Archivo
Histrico Nacional. Septiembre de 1869, Madrid, AGA,31,6964.
162
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Parte de trabajo del Archivo
Histrico Nacional. 31 de Marzo de 1867, Madrid, AGA, 31,6964.
163
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes, AGA,
31, 6690, Leg. 6542-12.

accesible, por otro lado, el archivo, tiende a un constante movimiento, sobre todo
en los inicios de su ciclo vital, la organizacin o clasificacin fsica se
desbarajustar al realizar la transferencia de la documentacin a otra instalacin.
2.1.3. La formacin de los archiveros en la descripcin archivstica
Para acercarnos ms a la formalizacin de los instrumentos archivsticos no
slo es necesario conocer la evolucin de la teora, a travs de los manuales y la
regulacin, o la prctica a travs de los propios trabajos, es preciso conocer
tambin en que mbitos y bajo que influencias acadmicas se formaron los
archiveros en Espaa.
Por Real Decreto de 1856 del Ministerio de Fomento164, se cre en Madrid
la Escuela Diplomtica, como bien es conocido, esta creacin institucional se sita
dentro de una corriente de fundacin de Escuelas en toda Europa para la formacin
de especialistas en Archivos. La primera Escuela de estas caractersticas se cre en
Pars en el ao 1821, se trata de la cole des Chartes, este centro continu su
andadura hasta nuestros das, a diferencia de la Escuela Diplomtica espaola165,
que desaparecer prontamente a finales del siglo XIX.166
La formacin tena una duracin de tres aos y entre las materias que se
impartan se encontraba la clasificacin y arreglo de los archivos y bibliotecas.
Bajo la denominacin de arreglo, se entenda tanto la ordenacin como la
descripcin de los archivos y bibliotecas. En cuanto a la metodologa no slo se
imparta la tradicin archivstica espaola sino tambin extranjera.
164
Real Decreto creando en Madrid una Escuela de Diplomtica. (Gaceta de Madrid n 1375, de
09/10/1856).
165
La Escuela Diplomtica ha sido varios autores de los que me gustara resaltar los estudio de:
TORREBLANCA, Agustn. La Escuela Superior de Diplomtica y la poltica archivstica del
siglo XIX. En: Historia de los archivos y de la Archivstica en Espaa / coord. por Juan Jos
Generelo Lanaspa, ngeles Moreno Lpez, Ramn Alberch i Fugueras, 1998.
SOTELO MARTN, Elena: La Escuela Superior de Diplomtica en el Archivo General de la
Administracin, en Anexos de Signo. 1, Universidad de Alcal, 1998. En: La Escuela Superior
de Diplomtica (1856-1900). Fondos documentales para su estudio, en La investigacin y las
fuentes documentales de los archivos: I y II. Jornadas sobre Investigacin en Archivos, vol. 2,
1996.
166
MARTN FUERTES, Jos Antonio. La evolucin de la Archivstica con disciplina en Espaa
(1975-2000). En. Cuadernos de Documentacin Multimedia, n 10, Madrid, 2000.
[http://multidoc.rediris.es/cdm/]

La Escuela necesitaba un Reglamento para el ejercicio diario de sus

actividades, por ello en el ao 1860167, se publicarn las normas bsicas de
funcionamientos del centro. En este mismo ao, la Junta de Archivo, institucin
tambin creada a mediados del siglo XIX, remite una comunicacin a los
Ministerios en la que insiste sobre que sus archivos sean servidos por quienes
tengan el ttulo de archivero-bibliotecario168. Esta comunicacin es sintomtica de
la valoracin pblica del ttulo expedido en la Escuela.
En el Reglamento de 1860 se recoga que la formacin recibida por los
alumnos los dotara de las herramientas necesarias para llevar a cabo la
catalogacin de cualquier bien cultural, no slo de los documentos de archivo.
Para la prctica de catalogacin ser fundamentalmente el tercer ao, cuando la
Escuela Diplomtica se centra en la prctica de la descripcin archivstica al
impartir la leccin de Bibliografa, clasificacin y arreglo de Archivos y
Bibliotecas, esta asignatura se centraba en la elaboracin de instrumentos de
descripcin. Entre las materias que se impartan: historia de la imprenta; nociones
generales de bibliografa, teora y prctica; de la clasificacin y arreglo de
Archivos y Bibliotecas; mtodos empleados dentro y fuera de Espaa; historia y
organizacin
de
los
establecimientos;
historia
organizacin
de
los
establecimientos de ambos ramos.

Para conocer la importancia de la descripcin de los fondos documentales
en la Escuela Diplomtica, es interesante ver la evolucin de la asignatura, as
como conocer la trayectoria del profesorado que las imparta. La asignatura de
bibliografa, con la que los alumnos adquiran las tcnicas de catalogacin tanto
de archivos como bibliotecas, era impartida desde 1866, por Cayetano Rosell, que
desempeaba esta ctedra por Real Orden de 18 de diciembre169, este docente era
jefe de primer grado y director especial de bibliotecas y de la seccin de
167
Reglamento de 31 de mayo de 1860, de la Escuela Superior Diplomtica. (Gaceta de Madrid n

154, de 02/06/1860). La descripcin aparece especialmente reflejada en el Captulo II. Del orden
de las clases y mtodo de enseanza.
168
RAMOS RUIZ, Carlos. Catlogo de la documentacin referente a los archivos, bibliotecas y
museos arqueolgicos, Madrid, 1950, p. 14.
169
PEIR MARTN, I. y PASAMAR ALZURIA, G. La escuela superior diplomtica, los
archiveros en la historiografa espaola contempornea, ANABAD, Madrid, p. 74.

manuscritos de la Nacional. Se observa un marcado carcter bibliotecario en los

primeros aos de la escuela en la formacin de los archiveros en las funciones de
descripcin.
Entre los aos 1879 y 1889 la asignatura cambi su denominacin, pasando
a denominarse bibliografa e historia de la literatura, el encargado de la
formacin de los alumnos de la Escuela era Toribio del Campillo y Casamor,
historiador y archivero170. Se produce un cambio en el carcter de la asignatura
hacia una formacin ms historiogrfica y archivstica.
En el curso de 1884-1885, adquiri un carcter ms prctico en la
denominacin, sin embargo, no era impartida por un docente concreto, era
impartida por auxiliares, en esta poca la descripcin se imparta en la clase:
ejercicios prcticos de clasificacin, catalogacin y arreglo de archivo171.
En el curso de 1897-1898 cambi de nuevo la denominacin por la de
archivonoma y ejercicios prcticos de archivos, imparta de nuevo la asignatura
un profesor concreto, pero con carcter auxiliar, Juan G. Lpez Valdemoro172.
Por otro lado, no era una asignatura de gran afluencia por parte del
alumnado, entre 1858-1867 se matricularon en bibliografa y arreglo de archivos
y bibliotecas, un total de 54 alumnos, en dos cursos el de 1858-1859 y el de 18591860. Fue una de las clases con menos matriculados173.
Entre los aos 1876 y 1900 se matricularon en la asignatura de
archivonoma 28 alumnos, concretamente entre los aos 1888 y 1900, igual
nmero de alumnos que en la de bibliologa174.
Entre otras tcnicas auxiliares fundamentales para la catalogacin de
documentos que se impartieron en la Escuela, nos encontramos con la paleografa,
sin conocimientos de esta materia y herramientas para la crtica histrica y
170
dem, p. 89.
dem, p. 107.
172
dem, p. 119.
173
dem, p. 132.
174
dem, p. 133.
171

diplomtica de los documentos, es imposible llevar a cabo la elaboracin de los

instrumentos de descripcin de documentos anteriores al siglo XIX. La
importancia de esta materia en los trabajos archivsticos del siglo XIX, es recogida
por Mara de las Nieves Peir Graner175, quien seal la creacin por Real Orden
de 21 de julio del ttulo de Revisor de letra antigua, a propuesta de la Real
Academia de la Historia, que sera expedido por el Ministerio de Gracia y Justicia.
Esta autora seala adems la incorporacin de la ctedra de Paleografa en la
Escuela de Diplomtica, por Real Decreto de 7 de octubre de 1856. La paleografa,
as como los conocimientos de diplomtica e historia siempre se han considerado
necesarios para acceder a los puestos pblicos de archivos. Dichos estudios se han
mantenido en las universidades en las facultades de historia a lo largo de la Edad
Contempornea, sin embargo, hoy en da se observan grandes carencias en la
formacin archivstica de los alumnos de la universidad al no considerarse
obligatoria esta materia en los estudios de historia o documentacin y al escasear
los cursos de calidad especficos para la enseanza de la paleografa.
2.2. La descripcin en el siglo XX
2.2.1. Teora y regulacin de la descripcin
2.2.1.1. Regulacin legal en la Administracin Central
En el ao 1901, tras medio siglo intentando concretar y aprobar unas
Instrucciones para la organizacin de los archivos, una Real Orden176 anuncia el
futuro Reglamento de archivos, establece el procedimiento para su formacin y
encarga a la Junta Facultativa la redaccin y propuesta de un reglamento de
carcter tcnico y administrativo para cada una de las tres secciones del Cuerpo. A
raz de esta regulacin se formularon las instrucciones para la redaccin de los
catlogos generales y especiales que en cada clase de establecimientos deban de
175
PEIR GRANER, Mara de las Nieves. El saber histrico en la formacin de los archiveros en
el siglo XIX. El archivo municipal de Burgos. En: Boletn Millares Carlo, 22, 2003, p. 305-341.
176
Real Orden disponiendo que por la Junta facultativa de Archivos, Bibliotecas y Museos se
proceda la redaccin y propuesta de un reglamento para cada una de las tres Secciones del Cuerpo
(Gaceta de Madrid n 256, de 13/09/1901).

existir y el cuadro sistemtico al que deba adaptarse el catlogo general de

materias de las bibliotecas pblicas del Estado.
El Reglamento se publica poco despus de la Real Orden, en noviembre de
ese mismo ao por Decreto177 propuesto por el Ministerio de Instruccin Pblica y
Bellas Artes. Este texto se ha convertido en un Reglamento de larga duracin, al
publicarse recientemente el ltimo Reglamento. Habr que esperar ms de un siglo
para su actualizacin.
El Reglamento de 1901 recoge instrucciones tanto para la formacin de
instrumentos de descripcin como los de control. El tratamiento de los
instrumentos de descripcin es amplio y se recoge en diversos artculos. En los
diferentes archivos (Generales, el Histrico Nacional, el Central de Alcal de
Henares, el de Simancas y el de Indias) se estableca una Junta de Gobierno, cada
uno de los jefes de las respectivas juntas deban de or a la Junta en: la publicacin
de los catlogos y en las reformas respecto a la catalogacin y ordenacin de los
ndices, siempre y cuando no se alejase de las instrucciones generales redactadas
por la Junta Facultativa de Archivos, Bibliotecas y Museos. El Jefe de los
Archivos era responsable de los catlogos, de que se redactasen con toda exactitud,
y de que no sufrieran retraso.
Los encargados de la seccin confrontaran, previo decreto del Jefe, los
inventarios de documentos que tendran entrada en el Archivo y pondran en
aquellos su conformidad si resultasen exactos, o consignaran a continuacin los
errores u omisiones que contuviesen; exponiendo los defectos que observasen en la
catalogacin.
El Reglamento estableci que para la buena organizacin tcnica deber
de haber en los archivos:
177
un cuadro de clasificacin de fondos;
Decreto de 22 de noviembre de 1901 por el que se aprueba el Reglamento de Archivos del

Estado (Gaceta de Madrid, de 26/11/1901)

un inventario general, que lo constituirn los inventarios parciales de entrega
de los fondos que se recibieran en el Archivo. Cuando en alguna Seccin no

hubiese inventarios de entrega, se supliran stos por los catlogos que se hubieran
formado posteriormente. Estos inventarios se colocaran por orden cronolgico, y
llevaran la signatura de los papeles a que se referan; un inventario topogrfico
que indicase el lugar que los libros, documentos y legajos ocupasen en los estantes
y en las salas;
un catlogo que expresase el contenido de cada legajo y su numeracin
correlativa dentro de cada serie, con su signatura;
un ndice que individualizase cada documento o expediente, determinando la
materia de que se tratase; las cdulas de este ndice se clasificaran por orden
cronolgico, topogrfico, alfabtico o de materias, segn el ndole de los papeles y
con arreglo a las instrucciones que dictase la Junta facultativa del ramo;
un catlogo de procedencias, cuando stas sean muy numerosas;
un catlogo de los libros manuscritos que contuviese cada Seccin;

El inventario general se guardara bajo llave, que tendra el Jefe o el Secretario,
donde lo hubiere. De este inventario se sacaran copias, cuando fuese necesario,

para los encargados de Seccin; adems de los catlogos e ndices enumerados, se
formaran los ndices auxiliares que fuesen necesarios para la ms fcil
localizacin de los documentos; en los Archivos en que la calidad de sus fondos lo
permitiese, se formaran tambin catlogos especiales; los documentos que
tuvieran sello pendiente o de placa se separaran de sus respectivas procedencias
para formar con ellos una Seccin especial, que se denominara, Sigilogrfica; los
Archivos que poseyesen colecciones de sellos, de estampas sueltas, de dibujos
Originales, de facsmiles de documentacin, de mapas o planos sueltos, de
fotografas y dems objetos anlogos, deberan tener catlogos especiales de estos
objetos; los Archivos que tuviesen catlogos impresos pondran ejemplares de
ellos a disposicin del pblico; con permiso del Jefe del establecimiento, podran
tambin consultar el pblico los catlogos manuscritos encuadernados. Los
catlogos manuscritos fuera de uso se conservaran en la Secretara del Archivo,
sin que por ningn pretexto se inutilizasen.

En el Reglamento de Archivos se trataron tambin los instrumentos de

control, en todos los archivos se llevara: un registro de entrada y salida de
comunicaciones oficiales; un registro de las actas de la Junta de Gobierno; un
registros de actas de visita de Inspeccin; un registro de entrada de fondos; un
registro de salida definitiva; un registro de movimiento de fondos y un registro de
actas de recuento. La entrada de libros impresos con destino a la Biblioteca se
registrara en un libro especial. Recoge la siguiente tipologa de instrumentos de
control: el registro de entrada y salida de fondos, de movimiento y de actas de
recuento.
En relacin a la entrada de fondos; todos los libros, documentos y
expedientes que se remitiesen a los Archivos deberan enviarse con relaciones
duplicadas de inventario, las cuales se confrontaran la una con la otra, y ambas
con los fondos que relacionaban. Si de esta confrontacin resultase que las
relaciones fuesen exactas, el encargado de la Seccin pondra su conformidad en la
que quedaba en el Archivo, y en la otra pondra el Jefe, el "Recib", devolvindose
al establecimiento, centro o dependencia de donde procediese. Si resultasen del
cotejo omisiones o errores, el mismo encargado de la Seccin los anotara en la
expresada relacin que quedaba en el Archivo, y esas mismas notas se trasladaran
a las que se devolvan. En uno y otro caso, y despus de hechas las
comprobaciones, se registraba la relacin en el libro de entrada de fondos. Estas
relaciones o inventarios de entrada llevaban una numeracin correlativa. Por
ningn motivo se podan hacer tachones y raspaduras en el registro general de
entrada de fondos. Todo error que en l se consignase, deba salvarse con tinta roja
entre lneas o en la casilla de "Observaciones". Todos los volmenes y los
documentos
importantes
deban
ser marcados
con
sello
del
Archivo,
inmediatamente despus de su inscripcin en el registro general de entrada.

En relacin a la salida definitiva de fondos, al realizarse un traslado de
fondos de uno a otro establecimiento, el jefe del Archivo que remitiese el fondo
deba hacer por duplicado un inventario detallado de todos los documentos,
expedientes y libros que tena que entregar, y enviara con ellos todas las cdulas y
catlogos que a aquellos documentos se refiriesen, consignando todo en el libro de

registro de salida definitiva. Las relaciones de inventarios se acompaaran a la

remesa, y el Jefe del Archivo adonde se destinasen los documentos devolvera una
de ellas, despus de rellenar las formalidades.
Con respecto al movimiento de fondos; en el libro correspondiente se
registraran todos los pedidos de documentos y expedientes, las certificaciones que
se solicitasen, los informes que se reclamasen y las copias y consultas que se
hiciesen.
La descripcin es una de las facetas profesionales del archivero que est a
su vez ligada a la difusin. Un decreto del ao 1932, reafirma en su artculo 3 esta
funcin puramente archivstica: la misin del Cuerpo de Archiveros,
Bibliotecarios y Arquelogos consiste, no solamente en custodiar y conservar los
fondos que el Estado le encomienda, sino en facilitar su consulta y
aprovechamiento mediante la formacin y publicacin de inventarios, catlogos e
ndices y en contribuir con trabajos de investigacin al estudio, interpretacin y
crtica de dichos fondos178.
Durante el siglo XX se desarrolla ampliamente la normativa que regula los
instrumentos centralizados de control del patrimonio documental, aunque la
iniciativa parte del siglo anterior. El Reglamento de Archivos de 1901179, establece
como funcin de la Junta Facultativa de Archivos, Bibliotecas y Museos, la
redaccin de las instrucciones generales respecto a la catalogacin y ordenacin de
ndices, en su artculo 5 e), se encargara de establecer las instrucciones para los
ndices parciales de los establecimientos, mientras no se configure un ndice
general de todos los archivos. A la espera de una Instruccin para la formacin de
los parciales, ser imposible la formacin del ndice general de los
establecimientos.
178
Decreto relativo al Cuerpo facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos. (Gaceta de

Madrid n 142, de 21/05/1932).
179
Decreto de 22 de noviembre de 1901, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos del
Estado (Gaceta de Madrid 26/11/1901).

La primera Ley de Patrimonio, del ao 1933180, no recoga la elaboracin

del ndice general del patrimonio documental, dejando en un segundo plano este
patrimonio, en esta ley se vislumbra la posibilidad de establecer una legislacin de
base en su artculo 4: Una Ley especial regular lo relativo a la conservacin de la
riqueza bibliogrfica y documental de Espaa, quien quiera que sea su poseedor,
siempre que no est al cuidado del Cuerpo Facultativo de Archivos, Bibliotecas y
Museos. En este precepto se considera que los documentos bajo la supervisin del
Cuerpo Facultativo estn perfectamente protegidos al exceptuarse.
En sustitucin al Patronato del Archivo Histrico Nacional181 se cre el
Patronato Nacional de Archivos Histricos dependientes del Ministerio de
Educacin Nacional por Decreto de 1947182. En este Patronato se integraran el
Archivo Histrico Nacional y los dems archivos de carcter histrico que se
dispusieran por Orden Ministerial a propuesta de la Direccin General de Archivos
y Bibliotecas. Los fines de dicho patronato seran: promover las publicaciones de
inventarios, catlogos, series documentales y trabajos, con la colaboracin, en caso
oportuno, de los organismos con el relacionados y la comunicacin de los archivos
con los dems nacionales y extranjeros y con las corporaciones cientficas.
En un Decreto183 del ao 1942, se regul en relacin al ambicioso proyecto
de catalogacin de la totalidad del patrimonio archivstico y bibliotecario, en los
siguientes artculos:
Artculo Primero. El Ministerio de Educacin Nacional queda encargado de la
formacin, del Catlogo del Tesoro Bibliogrfico y Documental de Espaa y
autorizado para dictar instrucciones de carcter general que sean necesarias en el
cumplimiento de esta misin.
180
Ley relativa al Patrimonio Artstico Nacional. (Gaceta de Madrid n 145, de 25/05/1933).

Este primer patronato se cre por la Ley de 23 de octubre de 1931, por el que se crearon los
patronatos directivos e inspectores de diversos centros, adems del Patronato del Archivo Histrico
Nacional, se crearon: el de Indias, el de Simancas, el de la Corona de Aragn. La ley estableca la
posibilidad de crear patronatos en cuantos otros Archivos, Bibliotecas y Museos estimara necesario
el Ministro del ramo de patronatos.
182
Decreto de 8 de mayo de 1947 sobre el Patronato Nacional de Archivos Histricos. (Boletn
Oficial del Estado, n 150 de 30/05/1947).
183
Decreto por el que se ordena la formacin del "Catlogo del Tesoro Bibliogrfico y Documental
de Espaa". (Boletn Oficial del Estado n . 362, de 28/12/1942).
181

Artculo Segundo. Todos los Centros, Organismos y Establecimiento vendrn

obligados a la redaccin de los Inventarios y Catlogos de sus Colecciones
Bibliogrficas y Documentales y la formacin de listas especiales de los
ejemplares mltiples que posean.
Artculo tercero. Centros y establecimientos oficiales que no estn servidos por
personal del Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos y los de carcter
particular que contengan fondos de especial inters, podrn solicitar del Ministerio
de Educacin Nacional la colaboracin de aquel personal para cumplir la
obligacin impuesta en el artculo anterior. Pero en todo caso, unos y otros,
atendern a las instrucciones de carcter general dadas por dicho Departamento
para la ejecucin del presente Decreto.
Artculo cuarto. Los Archivos y Bibliotecas eclesisticos podrn colaborar a la
obra encomendada al Ministerio de Educacin Nacional, y as lo gestionar ste de
las Autoridades correspondientes, ofreciendo, ya sea, los servicios del Cuerpo de
Archiveros, Bibliotecarios, por si ellas juzgasen conveniente su intervencin, ya
subvencin para el personal propio de que aquellos Centros disponga.
Para el cumplimiento de la Normativa expuesta se crearon por Orden
Ministerial Comisiones para la formacin del Catlogo Bibliogrfico y
Documental de Espaa. Estas Comisiones tenan como finalidad la formacin de
inventarios de las colecciones de documentos, de cdices, manuscritos e impresos
de los siglos XV, XVI y XVII. Las primeras Comisiones que se crearon fueron en
Barcelona, Crdoba, Granada, Palma de Mallorca, Salamanca, Santiago, Sevilla,
Tarragona, Vitoria y Zaragoza184. Estas Comisiones se centralizarn en Madrid, a
travs de la Comisin Central del Catlogo Bibliogrfico Documental de Espaa
en el ao 1945185. Esta Comisin estaba constituida por dos Secciones, una de
Archivo y otras de Bibliotecas. La Seccin de Archivos estaba presidida por el
Inspector de Archivos, y entre sus funciones figuraba: reunir los materiales
184
Orden por la que se crean Comisiones para la formacin del Catlogo Bibliogrfico y
Documental de Espaa. (Boletn Oficial del Estado n 302, de 28/10/1944).
185
Orden por la que se crea en Madrid la Comisin Central del Catlogo bibliogrfico documental
de Espaa. (Boletn Oficial del Estado n 62, de 03/03/1945).

remitidos por las Comisiones; proponer a la Direccin General los planes para la
mejor realizacin del Catlogo; orientar y dirigir los trabajos y preparar el plan de
publicacin de los inventarios y catlogos.
El Decreto de 27 de junio de 1952, cre el Servicio Nacional de
Informacin Documental y Bibliogrfica186, este organismo se crea con la
finalidad de agilizar la formacin el Catlogo del Tesoro Bibliogrfico y
Documental de Espaa. Entre sus funciones se recoga: redactar y publicar el
Catlogo del Tesoro Documental y Bibliogrfico; inventariar la documentacin
histrica y de los fondos bibliogrficos; formar una gua o ndice de la bibliografa
existente en los archivos y bibliotecas; informar a los investigadores y preparar
planes de seguridad de la documentacin y para completar las series documentales
y bibliogrficas.
Por Decreto de 12 de junio de 1953 se dictan disposiciones para la
formalizacin del Inventario del Tesoro Artstico Nacional187, pero de nuevo al
igual que la ley de 1933, se excepta de la regulacin el patrimonio documental,
que se recoge en su artculo 2: Queda exceptuado de este Decreto cuanto se
refiere a la conservacin de la riqueza bibliogrfica o documental de Espaa que
ser objeto de disposiciones especiales.
Habr que esperar al ao 1972 para encontrar una disposicin que recoja de
modo extenso la obligacin de relacionar la totalidad del patrimonio documental
en un instrumento de control por un organismo pblico central, el encargado ser
el Servicio Nacional del Tesoro Documental y Bibliogrfico. En este caso la
disposicin se public en forma de Ley188, en su artculo tercero se recoga: El
Servicio Nacional del Tesoro Documental y Bibliogrfico de la nacin proceder a
confeccionar un registro-inventario de las series documentales, colecciones o
piezas que deben integrarse en el Tesoro Documental y Bibliogrfico de la Nacin.
186
Decreto de 27 de junio de 1952, cre el Servicio Nacional de Informacin Documental y

Bibliogrfica. (Boletn Oficial del Estado n 198, de 16/07/1952).
187
Decreto de 12 de junio de 1953 se dictan disposiciones para la formalizacin del Inventario del
Tesoro Artstico Nacional (Boletn Oficial del Estado, n 182, 0107/1953).
188
Ley 26/1972, de 21 de junio (Jefatura), para la defensa del Tesoro Documental y Bibliogrfico
de la Nacin y regulacin del comercio de exportacin de obras pertenecientes al mismo. (BOE n
149 de 22/06/1972).

Los particulares, instituciones pblicas o privadas, organismos de la iglesia y

centros oficiales, as como las personas o entidades mercantiles dedicadas al
comercio de libros y documentos, vendrn obligados a prestar su colaboracin en
la confeccin de este Registro-Inventario, suministrando los datos que con este fin
les sean solicitados por el citado Servicio y facilitando la tarea al personal
encargado de su redaccin.
En el artculo octavo-uno se establecan los lmites de la recogida de
informacin: Los fondos integrados en el Tesoro Documental y Bibliogrfico de
la Nacin que sean de propiedad del Estado sern incluidos en el Inventario
General de Bienes y Derechos del Estado. Y en el artculo veinte-dos se recogan
las funciones del Servicio Nacional del Tesoro Documental y Bibliogrfico:
Confeccionar el Catlogo General del Tesoro Documental y Bibliogrfico de la
Nacin e informar sobre el mismo y Confeccionar el Registro-Inventario regulado
en el artculo tercero.

PROVINCIA
LOCALIDAD..
ORGANISMO, ENTIDAD O PARTICULAR
ARCHIVO DE
Series que comprende
Dgase si est
inventariada en
su totalidad o
en que parte
CONCEPTO
NMERO DE: (1)
Libros
Expedientes
Carpetas
FECHAS
ESTADO
TOPES
DE
(2)
CONSERVACIN
Legajos
(1)._ Consgnese en cada casilla lo que existe de ese formato, sin duplicar el contenido de una en
otra
(2)._ Expresada e aos, y cuando no sea posible, en siglos.
Figura 4. Ejemplo de hoja de vaciado del censo-gua de archivos en los aos sesenta se compona
de los siguientes campos
Estas disposiciones fueron derogadas al publicarse la legislacin que rige

actualmente la elaboracin de instrumentos pblicos de control de la totalidad del
patrimonio histrico del territorio estatal, entre las cuales encontramos la Ley de
Patrimonio Histrico Espaol189. En esta Ley los artculos que recogen la
obligacin de recopilar toda la informacin del patrimonio documental y los
instrumentos especficos de recogida son:
189
Ley del Patrimonio Histrico Espaol. Ley 16/1985 del 25 de junio de 1985. (BOE n 155 de
29 de junio de 1985).

El artculo 53: Los bienes integrantes del Patrimonio Documental y Bibliogrfico,

que tengan singular relevancia, sern incluidos en una seccin especial del
Inventario General de bienes muebles del Patrimonio Histrico Espaol, conforme
al procedimiento establecido en el artculo 26 de esta Ley.
Artculo 60: 1. Quedarn sometidos al rgimen que la presente Ley establece para
los Bienes de Inters Cultural los inmuebles destinados a la instalacin de
Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal, as como los bienes muebles
integrantes del Patrimonio Histrico Espaol en ellos custodiados. 2. A propuesta
de las Administraciones competentes el Gobierno podr extender el rgimen
previsto en el apartado anterior a otros Archivos, Bibliotecas y Museos. 3. Los
Organismos competentes para la ejecucin de esta Ley velarn por la elaboracin
y actualizacin de los catlogos, censos y ficheros de los fondos de las
instituciones a que se refiere este artculo.
Artculo 51:1. La Administracin del Estado, en colaboracin con las dems
Administraciones competentes, confeccionar el Censo de los bienes integrantes
del Patrimonio Documental y el Catlogo Colectivo de los bienes integrantes del
Patrimonio Bibliogrfico conforme a lo que se determine reglamentariamente. 2. A
los efectos previstos en el apartado anterior, la Administracin competente podr
recabar de los titulares de derechos sobre los bienes integrantes del Patrimonio
Documental y Bibliogrfico el examen de los mismos, as como las informaciones
pertinentes para su inclusin, si procede, en dichos Censo y Catlogo.
Tendr que pasar un ao, para que por Real Decreto190, se recoja el
procedimiento de elaboracin y tratamiento de los instrumentos de control estatal
de los bienes muebles del patrimonio cultural espaol y de las comunidades, y por
tanto, tambin del patrimonio documental. Los instrumentos son:
190
Real Decreto 111/1986, de 10 de enero de desarrollo parcial de la Ley 16/1985, de 25 de junio,

del Patrimonio Histrico Espaol.

1. Registro General de Bienes de Inters Cultural

Aparece recogido en el Captulo II, en el artculo 21: 1. El Registro
General de Bienes de Inters Cultural tiene por objeto la anotacin e inscripcin de
los actos que afecten a la identificacin y localizacin de los bienes integrantes del
Patrimonio Histrico Espaol declarados de inters cultural. Estar adscrito a la
Direccin General de Bellas Artes y Archivos del Ministerio de Cultura que, a
travs de la Subdireccin General de Proteccin del Patrimonio Histrico,
desarrollar las funciones relativas a la formacin y actualizacin del citado
Registro.
2. Inventario General de Bienes Muebles
Se trata en el artculo 24: 1. El Inventario General comprender los bienes
muebles integrantes del Patrimonio Histrico Espaol, no declarados de inters
cultural, que tengan singular relevancia por su notable valor histrico,
arqueolgico, artstico, cientfico, tcnico o cultural. Estar adscrito a la Direccin
General de Bellas Artes y Archivos del Ministerio de Cultura que, a travs de la
Subdireccin General de Proteccin del Patrimonio Histrico, desarrollar las
funciones relativas a la formacin y actualizacin del citado Inventario General.
3. Censo de los bienes integrantes del Patrimonio documental
Es citado en el Captulo IV, artculo 35: El Ministerio de Cultura, en
colaboracin con las Administraciones de las Comunidades Autnomas,
confeccionar el Censo de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y el
Catlogo Colectivo de los bienes integrantes del Patrimonio Bibliogrfico. En el
artculo 36: El Censo comprender la informacin bsica sobre archivos,
colecciones y fondos de documentos, entendidos stos como toda expresin en
lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en
imagen, recogidas en todo tipo de soporte material, incluso los soportes
informticos, de acuerdo con lo previsto en el artculo 49 de la Ley 16/1985.
Estar adscrito a la Direccin General de Bellas Artes y Archivos. Y en el
artculo 38: El Ministerio de Cultura, odo el Consejo del Patrimonio Histrico,

disear los modelos de descripcin y formular las instrucciones tcnicas de

recogida, tratamiento y remisin de las informaciones por la Administracin
competente, para su integracin por dicho Ministerio en las bases de datos
correspondientes al Censo
y Catlogo
colectivo. No obstante,
ambas
Administraciones podrn convenir el tratamiento informtico parcial o total por la

Comunidad Autnoma respectiva de modo que quede garantizada la integracin
tcnica en las correspondientes bases de datos. En las disposiciones finales,
concretamente en la primera, se recoge: Se autoriza al Ministro de Cultura para
mediante Orden: 4. Dictar las instrucciones precisas para la confeccin de las
fichas tcnicas relativas al Catlogo Colectivo y al Censo del Patrimonio
Documental.
Este Real Decreto fue modificado parcialmente por otro Real Decreto en el
ao 1994191, vemos una nueva redaccin relativa a los instrumentos como la que
refleja el artculo 2.20. El captulo VI pasa a denominarse Elaboracin del Censo
de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y del Catlogo Colectivo de
los bienes integrantes del Patrimonio Bibliogrfico.
Por el Real Decreto de 1986 y por el Real Decreto de 1994, que modifica
parcialmente el de 1986, actualmente vigentes, se comenzaron a firmar convenios
de colaboracin entre el Ministerio y las Comunidades Autnomas para la
realizacin del censo-gua192 de archivos, entre las Comunidades que han firmado
dicho convenio podemos nombrar: Islas Baleares193, Galicia194, Valencia195,
191
Real Decreto 64/1994, de 21 de enero, por el que se modifica el Real Decreto 111/1986, de 10
de enero, de desarrollo parcial de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol.
(Boletn Oficial del Estado n 52 de 2/3/1994).
192
El trmino de Censo-Gua se establece a raz de una publicacin del ao 1972, el Censo-Gua,
que se inicia en el Ministerio en el ao 1960 a travs de la Inspeccin General de Archivos. El
censo fue continuado por el CIDA (Centro de Informacin Documental de Archivos), que difunda
la informacin a travs de los PIC (Puntos de Informacin Cultural), posteriormente se ha puesto a
disposicin a travs de Internet en la pgina Web de la Subdireccin General de los Archivos
Estatales, a travs del portal denominado Censo-Gua de Archivos de Espaa e Iberoamrica,
incorporndose los archivos de otros pases, cuyas fuentes documentales son de gran inters para la
difusin de la historia y cultura hispnica.
193
Resolucin de 1 de febrero de 2006, de la Direccin General de Cooperacin y Comunicacin
Cultural, por la que se da publicidad al Convenio de colaboracin entre el Ministerio de Cultura y
la Comunidad Autnoma de las Illes Balears, para la realizacin del Censo del Patrimonio
Documental y del Censo-Gua de los Archivos Espaoles. (Boletn Oficial del Estado n 43 de
20/2/2006).

Regin de Murcia196, Principado de Asturias197, Castilla y Len198, Canarias199,

Andaluca200, Castilla-La Mancha201. Para la elaboracin del censo-gua, la
Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, a travs de la Subdireccin
de Archivos Estatales, colabora en la actualidad con las Comunidades a travs de
las Consejeras que tienen entre sus funciones el control de los archivos, en la
recogida de datos que nutren y actualizan una plataforma informtica creada para
la constitucin del censo de archivos espaoles. La recogida de informacin se
realiza a travs de un cuestionario o formulario que puede ser en papel o en
soporte informtico, tambin elaborado por la Subdireccin de Archivos Estatales.
194
Resolucin de 1 de septiembre de 2005, de la Direccin General de Cooperacin y

Comunicacin Cultural, por la que se da publicidad al Convenio de colaboracin entre el
Ministerio de Cultura y la Comunidad Autnoma de Galicia, para la realizacin del Censo del
Patrimonio Documental y del Censo-Gua de los Archivos Espaoles. (Boletn Oficial del Estado n
220 de 14/9/2005).
195
Resolucin de 9 de enero de 2003, de la Direccin General de Cooperacin y Comunicacin
Cultural, por la que se da publicidad al Convenio de colaboracin entre el Ministerio de Educacin,
Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma Valenciana, para la realizacin del censo del
patrimonio documental y del censo-gua de los archivos espaoles. (Boletn Oficial del Estado n
19 de 22/1/2003).
196
Resolucin de 2 de diciembre de 2002, de la Direccin General de Cooperacin y
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma de la Regin de Murcia,
para la realizacin del Censo del Patrimonio Documental y del Censo-Gua de los Archivos
Espaoles. (Boletn Oficial del Estado n 303 de 19/12/2002).
197
Resolucin de 2 de diciembre de 2002, de la Direccin General de Cooperacin y
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma del Principado de Asturias
para la realizacin del Censo del Patrimonio Documental y del Censo-Gua de las Archivos
Espaoles. (Boletn Oficial del Estado n 303 de 19/12/2002).
198
Resolucin de 8 de noviembre de 2002, de la Direccin General de Cooperacin y
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma de Castilla y Len, para la
realizacin del Censo del Patrimonio Documental y del Censo-Gua de los archivos espaoles.
199
Resolucin de 29 octubre de 2002, de la Direccin General de Cooperacin y Comunicacin
Cultural, por la que se da publicidad al Convenio de colaboracin entre el Ministerio de Educacin,
Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma de Canarias, para la realizacin del Censo del
Patrimonio Documental y del Censo-Gua de los Archivos Espaoles. (Boletn Oficial del Estado
n 278 de 20/11/2002).
200
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma de Andaluca, para la
realizacin del Censo del Patrimonio Documental y del Censo-Gua de los Archivos Espaoles.
201
Comunicacin Cultural, por la que se da publicidad al convenio de colaboracin entre el Ministerio
de Educacin, Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma de Castilla-La Mancha, para la
realizacin del censo del Patrimonio Documental y del Censo-Gua de los Archivos Espaoles.

Los datos recopilados pasa a formar parte de dos bases de datos, la que recoge el
censo de la Comunidad Autnoma y la que recoge el censo del Estado. Se prev la
posibilidad de difusin de los datos a travs de diversos medios y queda en manos
de la Comunidad el medio, publicacin impresa o base de datos. Para la
elaboracin del censo se dispone de un presupuesto anual aportado tanto por el
Ministerio como por la Comunidad Autnoma.
Entre los aos 2002 y 2007, el Ministerio de Cultura, a travs de la
Subdireccin General de Archivos Estatales, materializa la cooperacin con los
pases iberoamericanos a travs de acuerdos de cooperacin cientfica, entre los
pases firmantes: Argentina, Bolivia, Brasil, Costa Rica, El Salvador, Guatemala,
Mxico, Uruguay, Repblica Dominicana, Colombia, Cuba, Puerto Rico,..,
incorporando su patrimonio documental al Censo-Gua.202 De modo que el censogua espaol recoge las fuentes documentales y archivos del mbito de tradicin
espaola e iberoamericana.
202
Los acuerdos de cooperacin con los pases iberoamericanos se pueden consultar en la pgina
Web del Censo-Gua de Archivos de Espaa e Iberoamrica del Ministerio de Cultura.
[http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/acuerdos2003.htm]
(Consultado el 12 de diciembre del 2010).

IDENTIFICACIN DEL SERVICIO DE ARCHIVO

Cdigo del archivo
Nombre del archivo
Nombre paralelo del archivo
Forma Excluida
rea geogrfica
Pas
Comunidad autnoma
Provincia
Municipio
Ncleo de Poblacin menor
Calle
Cdigo postal
Telfono(s)
Fax
Correo(s) electrnico(s)
Pgina Web
Horario
Apertura al pblico
Horas de apertura
Cerrado al pblico
Acceso
Director responsable
Apellidos
Nombre
Cargo o funcin
Fecha de nombramiento
Historia del archivo
Fundacin del archivo
Fecha
Norma(s)
Supresin del archivo
Fecha
Norma(s)
Gua del archivo
Estructura administrativa del archivo
Edificio
Introduccin
Metros cuadrados de depsito
Metros lineales de estantera
Nmero de puestos de la sala de investigadores
Facilidades para personas discapacitadas
Metros lineales de documentacin
Georeferencia
CLASIFICACIN
Titularidad
Gestin
Ciclo Vital
Tipologa
SERVICIOS TCNICOS
Taller de Restauracin
Servicios de reproduccin documental
Servicio de fotocopias
Servicio de microfilms
Servicio de fotografas
Servicio de reproducciones digitales
Biblioteca Auxiliar
Nmero de publicaciones monogrfica
Nmero de publicaciones seriadas
INFORMATIZACIN
Funciones informatizadas
Gestin de usuarios
Descripcin de fondos
Lenguajes documentales
Otra informacin
DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO
Creacin
Fecha de Creacin
Informante
Apellidos
Nombre
Funcin o cargo
Fuente empleada
Observaciones
Figura 5. Ejemplo de formulario actual del Censo-Gua de Archivos

2.2.1.2. Regulacin legal en el Ministerio de Hacienda

El Anteproyecto de Ordenacin de los Archivos de Hacienda203 de 1945,
no lleg a transformarse en una disposicin legislativa, pero ha servido como base
o referencia para la organizacin de los Archivos de Hacienda, con un marcado
carcter normalizado, fue publicado en el ao 1945. Este anteproyecto recoga
materiales para la ordenacin y clasificacin de los Archivos de Hacienda y se
public para sustituir la Instruccin Provisional de 2 de julio de 1889. Esta norma
tena como objetivo dar uniformidad a la clasificacin y a los instrumentos de
control y descripcin a travs de un cuadro de clasificacin comn. Incorporaba un
diccionario de los trminos de hacienda (una lista de trminos normalizados o
tesauro) y una serie de formularios para establecer pautas comunes. Incorporaba
los modelos en formato de formulario, para la elaboracin de los instrumentos de
control y descripcin que a continuacin se relacionan:
1) Inventario de los libros y documentos que se remiten al Archivo de la
Delegacin de Hacienda para su custodia (transferencia del archivo de oficina al
archivo central)
2) Inventario perpetuo de libros y legajos204
3) Inventario topogrfico
4) Inventario del fondo transitorio205
5) Inventario de ndices de remisin
6) Registro general del archivo (Registro de inventarios)
203
INSPECCIN GENERAL DE ARCHIVOS. ESPAA. Anteproyecto de ordenacin de los

Archivos de Hacienda. Junta Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos, Madrid, 1945.
204
Se diferencian a la hora de realizar el catlogo los libros de los legajos. El inventario perpetuo
es un inventario detallado de los fondos, la forma de presentacin es la hoja encuadernable y
cambiable, se indicaba de modo correlativo cada legajo en una hoja extrable, de modo que si salan
fondos se extraan las hojas y quedaba el nmero de hoja vacante para una nueva entrada.
205
El fondo transitorio se defina como aquel que caducaba a corto plazo, o que ya ha caducado al
entrar en el archivo, son fondos destinados a su eliminacin, tenan su numeracin propia en el
anteproyecto.

Tambin se recogen los modelos de formulario de las fichas (que se

denominan con el trmino cdula):
1.
Modelos de cdulas de libros
2.
Modelos de cdulas de legajos

En el anteproyecto figuran otros instrumentos de descripcin, adems de
los mencionados, se establece el catlogo sistemtico, los organismos centrales

imprimiran las cdulas-guas, que se distribuiran entre los archivos. Detrs de las
guas se colocan las cdulas correspondientes, ordenadas alfabticamente en sus
apartados de concepto o clase (se refiere al cuadro de clasificacin), y dentro de
stos, el cronolgico, a menos que predomine el dato personal o topogrfico que
impone el orden alfabtico. Tambin algunos fondos, escasos, exigirn el orden
numrico, por ser el que se ha dado en su oficina de origen.
Otro de los instrumentos de descripcin que se sealan en el anteproyecto
son los ndices auxiliares, sobre estos instrumentos se indica: aun detallados los
expedientes en cada cdula principal del catlogo de materias y hechas las
referencias precisas en el mismo a razn de sistematizacin, ser necesario
redactar ndices auxiliares, principalmente el onomstico y el topogrfico.
Es interesante la matizacin que hace de las cdulas o fichas del archivo, se
indica que deben de ser mayores que las de las bibliotecas, por la extensin del
texto en algunas y por la profusin de datos que deben constar, ya que en algunas
series de documentos de la misma ndole en una cdula pueden incluirse varios
libros o legajos.
Los instrumentos de descripcin recogidos en el anteproyecto corresponden
a un archivo administrativo o de oficina, el Archivo Central del Ministerio de
Hacienda desarrollar sus propios instrumentos de descripcin, as pues, se
recogen instrumentos para la transferencia de los fondos documentales al archivo
central y para el control de los archivos de gestin o de oficina de las delegaciones
de hacienda.

En el ao 1961206 la Direccin General de Archivos y Bibliotecas publica

el Anteproyecto de Reglamento y Organizacin de los Archivos de Delegaciones
de Hacienda, en este reglamento se establecen las funciones de los Jefes de los
Archivos de las Delegaciones de Hacienda, que sern personal de Cuerpo
Facultativo de Archiveros, entre las responsabilidades de los Jefes figura la
puntualidad y eficacia de los trabajos de Clasificacin, Catalogacin y
Ordenacin. Se estableca la obligacin de enviar trimestralmente los trabajos
realizados a la Inspeccin General de Archivos, adems a principio de ao, se
estableca la obligacin de remitir una memoria de los trabajos realizados, en la
que figuraran los progresos en los catlogos e ndices. Los Secretarios del archivo
se encargaran de confrontar, previo decreto del jefe, los inventarios de los
documentos que tuviesen entrada en el Archivo, y poner su conformidad si
resultasen exactos, y sino consignar los errores u omisiones que contengan. Los
encargados de seccin, seran los que realizaran las actividades de clasificacin y
catalogacin de los fondos con arreglo a las instrucciones del Jefe. Y los
auxiliares administrativos los encargados de copiar con el mayor esmero y
correccin los catlogos, inventarios e ndices, se trat de relaciones o de
papeletas.
En el captulo IV (De la Organizacin Facultativa) artculo 37 se trata el
tema de los instrumentos de descripcin: Para la buena organizacin tcnica de
estos Archivos, deber haber en ellos: a) El cuadro de clasificacin de fondos que
se acompaa. b) Un inventario general, que los constituiran, los inventarios
parciales de entrega de los fondos que se reciban en el Archivo, y otros inventarios
particulares por cada una de las secciones, que se formarn con los duplicados.
Cuando en alguna seccin no haya inventarios de entrega, se suplirn estos por los
catlogos que se hayan formado posteriormente. Los inventarios se colocarn por
orden cronolgico y llevarn la signatura de los papeles a que se refieran. c) Un
estadillo topogrfico que indique el lugar que los libros y legajos ocupan en los
estantes y en las salas. d) Un inventario topogrfico de libros y otros de legajos,
206

Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1961.

que indiquen el contenido de cada unidad. e) Un catlogo por procedencias u

orgnico que, por series, refleje el contenido de cada legajo o libro. (Sirven fichas
duplicadas del ndice alfabtico). f) Un ndice alfabtico de los conceptos,
nombres geogrficos, y onomsticos por apellidos, de todo lo contenido en el
catlogo orgnico o de procedencia. g) Cuando la ndole de la documentacin lo
requiera, se harn fichas que individualicen cada documento o expediente, y con
ellas se formarn ndices especiales.
Las normas posteriores para regular los archivos de hacienda son escasas y
la mayora de los fondos documentales de las delegaciones de hacienda
provinciales se ubican en la actualidad en Archivos Histricos Provinciales, en los
que reciben un tratamiento descriptivo de fondo histrico. El Ministerio de Cultura
public una norma en el ao 1996, como consecuencia del gran volumen que
genera la serie del IRPF y el Patrimonio, La Norma para el tratamiento de la
documentacin administrativa. La documentacin de Hacienda207. Los archivos de
hacienda como consecuencia de la transcendencia que supone la buena gestin de
su informacin y documentacin, son los que han desarrollado el sistema de
gestin electrnica ms sofisticado; sin embargo, se desconocen las normas y
prcticas de su gestin.
2.2.1.3. Regulacin legal en los Archivos Militares
A pesar del carcter provisional del Reglamento de 1898 fue el texto
empleado en la praxis de la oficina militar durante todo el siglo. Por Real Orden de
17 de enero de 1927, se declara obra de utilidad para el ejrcito la publicacin de
Narciso Gibert Rodrguez, oficial de primera de oficinas militares, Archivos
Militares. Reglamento para su rgimen y servicio, organizacin de los archivos de
guerra. Legislacin complementaria208. Esta obra adems fue premiada con la
Cruz del M. M. Blanca, pensionada y sirvi para la difusin del Reglamento de
1898, que se incluye ntegramente con comentarios ampliados por el autor, adems
207
MINISTERIO DE CULTURA. La Norma para el tratamiento de la documentacin

administrativa. La documentacin de Hacienda: IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas
Fsicas y Patrimonio, Ministerio de Cultura, Madrid, 1996.
208
GIBERT RODRGUEZ, Narciso. Archivos militares. Reglamento para su rgimen y servicio.
Organizacin de los Archivos de Guerra. Legislacin Complementaria, 5 Ed., 1940.

de legislacin e informacin sobre los diferentes archivos y formularios que se

empleaban en los archivos.
Existen en esta obra disposiciones legislativas de carcter interno209, entre las
cuales son de inters para el conocimiento de la descripcin en los archivos
militares:
- La Real Orden Circular de 10 de febrero de 1904, por la que se crea la Seccin
Reservado en los Archivos Militares.
- La Real Orden Circular de 19 de agosto de 1916, por la que se publican las
reglas a las que debe sujetarse la organizacin del Archivo Facultativo de
Artillera. En esta Real Orden Circular, se establece la clasificacin del archivo en
secciones: Planos del material de guerra; Planos diversos; Memorias, Proyectos e
Informes; Informacin Extranjera; Historia y Asuntos Varios. Como bien indica la
propia Real Orden, el carcter de este archivo, lo aproxima ms a un centro de
documentacin por denominar a sus fondos colecciones que a la organizacin de
un archivo, de hecho, recomienda realizar un catlogo de los documentos.
- Las Instrucciones de 21 de agosto de 1922 de la Direccin General de la Guardia
Civil, por la que se fijan normas para el rgimen y servicio de sus archivos, en
estas Instrucciones se establecen sobre todo los plazos de conservacin de la
documentacin en la oficina y procedimientos para su destruccin, tantos unos
como otros, no responden a criterios tcnicos archivsticos, por ejemplo, habla de
la destruccin de la documentacin pero no establece pautas para realizar la
eliminacin, las deja para un reglamento posterior.
- La Real Orden de 26 de octubre de 1922, por la que se aprueba el Reglamento
del Detall del Cuerpo de Carabineros, en el que se dictaban reglas para la
organizacin de sus archivos.
- La Real Orden Circular de 28 de agosto de 1926, por la que se aprueba el
Reglamento para el rgimen y despacho del Ministerio del Ejrcito, en el que se
dictan normas para el funcionamiento de su archivo. En esta Real Orden Circular,
209
La mayora de estas normas, tiene un carcter interno, por lo que no aparecen publicadas en el
Boletn Oficial del Estado.

se facilita un formulario para la transferencia de fondos documentales al Ministerio

del Ejrcito aparece normalizado un instrumentos de control.
En el siguiente ejemplo de formulario, vemos claramente que los
instrumentos de control son documentos de trmite administrativo, ya que se
explica en la Real Orden Circular el trmite y se muestra el documento en formato
de formulario (instrumentos de control). Si analizamos diplomticamente el
documento vemos que presenta todas las formalidades necesarias para ser un
documento administrativo, y por tanto un documento de archivo: organismo
remitente, organismo receptor, contenido formalizado, fecha y media firma, como
se puede ver en la siguiente reproduccin del formulario.
(Formulario n 3. citado en la p. 21)
MINISTERIO DE LA GUERRA Seccin o...............Negociado de Secretara
ndice de los documentos de personal que en el da de hoy se entregan por esta
Seccin al Archivo del Ministerio

Letras
NOMBRE DE LOS INTERESADOS
Documentos
Anotaciones
que se entregan
del
Archivo
A
lvarez Prez (D. Antonio)..............
Expediente.
Bab Daz (D. ngel).......................
dem.
Cmara Iglesias (D. Faustino)..........
Minuta aprobada.
Domile Rizo (D. Calixto).................
2 tantos.
Enrique Sarabia (D. Indalecio).........
Conocimiento.
.......................de.................................de 19......................
(Media firma del Jefe de la Seccin o firma entera del Jefe del Negociado)
(En pliego)
Figura 6. Reproduccin del formulario de la R.O.C de Archivos Militares

- La Orden de 26 de junio de 1940, por la que se aprueba el Reglamento orgnico

y de rgimen interior del Consejo Supremo de Justicia Militar, en el que se
establecen reglas para el servicio de su archivo, esta norma aade algo interesante
sobre las funciones del archivero: Artculo 91. El Archivero procurar, con todo
celo y eficacia, que se prosigan y no paralicen nunca los trabajos de formacin de
ndices y compilacin de cedularios que son clave de aquel departamento.
Existen manuales de carcter general en el mbito militar, que tiene como
objetivo llevar a cabo la actualizacin de las prcticas archivsticas militares, sin
embargo, siguen respetando el Reglamento de 1898, es el caso por ejemplo de la
obra de Emilio del Ro Prez210. Podemos considerar que la archivstica militar y
la descripcin de los fondos de sus instituciones se han caracterizado por su
carcter conservador a lo largo del periodo estudiado.
La actualizacin del Reglamento de archivos militares se producir un siglo
ms tarde a travs de un Real Decreto, que se publicar en 1998211, es el
Reglamento actualmente vigente, en cuanto al tratamiento de los instrumentos de
descripcin se detalla en varios captulos. El Captulo VII est estrechamente
relacionado con la identificacin de los fondos que es tratada en el Captulo IV. En
l se establece la obligatoriedad de elaborar instrumentos de referencia y
descripcin, y se indican las tipologas: guas, inventarios, catlogos e ndices, que
tambin se definen. Reconoce al inventario, como instrumento fundamental de los
archivos militares. En cuanto a la normativa para la elaboracin de los
instrumentos de descripcin, establece que ser aprobada por el Ministerio de
Defensa, previa consulta de la Junta de Archivos Militares.
En el Reglamento se concreta la posibilidad de realizar un programa
descriptivo y regula muy genricamente el acceso a los instrumentos de
descripcin. La mayora de las normas relativas a archivos militares existentes
entre los reglamentos mencionados y que abordan la descripcin, se realizaron
210
RO PREZ, Emilio. Manual prctico del Archivo Militar (adaptacin moderna al Reglamento
de Archivos Militares), Madrid, 1954.
211
Real Decreto 25/1998, de 4 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos
Militares. (Boletn Oficial del Estado n 303 de 19/12/1998).

para regular las transferencias de documentacin entre la oficina y el archivo, as

como para regular la incorporacin de la informtica en los archivos militares.
2.2.1.4. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores
En 1925 se intent organizar el archivo de la Seccin de Poltica del
Ministerio de Asuntos Exteriores, pero fue en 1933, cuando se implant la
organizacin del archivo mediante el ndice General de Referencias, basado en un
cdigo alfanumrico. Cada seccin del Ministerio y las Representaciones tendra
que organizar la documentacin conforme a ese ndice y la remitiran al Archivo
General de acuerdo con dicha clasificacin.
En el ao 1953 se aplicar la Clasificacin Decimal Universal, con los
nuevos ndices de remisin basados en esta clasificacin y remitidos desde las
diferentes oficinas al archivo central, se elaborar el fichero catlogo-diccionario
con encabezamientos onomsticos, geogrficos y de materias, sin ninguna
normalizacin y sin ningn ndice que facilitase su consulta. A pesar del gran
desarrollo de la teora archivstica, en ministerios como el de Asuntos Exteriores,
se aplican clasificaciones bibliotecarias para la bsqueda y recuperacin de la
informacin.
En 1991 se dictaron desde el Archivo General unos principios para la
organizacin de todos los archivos del Ministerio y sus representaciones; adems,
la Orden de 11 de noviembre de 1993 estableci los Modelos de cuadros de
clasificacin de los archivos de las Representaciones de Espaa en el Exterior. A
partir de entonces se desarrollaron los modelos de cuadros de clasificacin, se
normaliz la terminologa mediante un Tesauro de Archivo y se uniform el
procedimiento de transferencia de documentacin. A partir de este hito, el Archivo
Central del Ministerio de Asuntos Exteriores cre su propio Programa de
Descripcin y Normalizacin y cre el Catlogo de Instrumentos de Descripcin y
el desarroll su Inventario Topogrfico212.
212
CAROLINA DE SANTOS CANALEJO, Elisa. Gua del Archivo General del Ministerio de
Asuntos Exteriores, Ministerio de Asuntos Exteriores, Madrid, 1997, p. 41-45.

2.2.1.5. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio Interior

Desde fechas tempranas, cuando todava era una Secretara, el Ministerio
de Gobernacin tena en su seno un archivo213, y un archivero214. Sin embargo,
habr que esperar al ao 1894, para que se incorpore al Cuerpo Facultativo215, y
por tanto, se siga en su tratamiento la regulacin emanada de la Junta Facultativa.
A pesar de que no existi archivero hasta ese ao, los trabajos del archivo
se realizaron desde pocas anteriores, por Orden de 20 de septiembre de 1875, de
la Subsecretara, se estableca la primera clasificacin normalizada del archivo.
Esta primera organizacin se articulaba por aos, direcciones y ramos, y obligaba
a realizar un ndice general de todos los legajos depositados en el Archivo. Para la
realizacin de este trabajo se estableca un plazo lmite de 60 das.
Dentro de las normas internas que abarcan cuestiones relativas a la
descripcin de los fondos del Ministerio de Interior se puede destacar la
Instruccin de 1 de julio de 2003, de la Secretara General Tcnica, por la que se
dictan normas sobre transferencias de documentos de los archivos de gestin de
servicios centrales y perifricos del Departamento a los archivos correspondientes.
Dentro de las tareas que hay que realizar en el procedimiento de transferencia se
seala: junto con la documentacin, se transferir una copia de los instrumentos
de control que la describan (ficheros, ndices, registros, etc.), en papel y/o soporte
informtico y que hayan venido sirviendo a la unidad para el control y la
recuperacin de los documentos. En el caso de que el control de los expedientes se
haya realizado por la unidad mediante un fichero manual, el conjunto de fichas o
tarjetas que correspondan a los expedientes transferidos se extraern de ste y se
adjuntarn a la transferencia. En el caso de que dicho control se haya realizado por
213
Real Decreto de 9 de noviembre de 1832 por el que se crea el Archivo del Ministerio de
Gobernacin. Vid: SERRA NAVARRO, Pilar. Gua del Archivo Central. Ministerio del Interior.
Madrid: Ministerio de Cultura, 1981.
214
Espaa. -Madrid 23 de Agosto.- Los Sres. jefes de seccin, oficiales, archivero, oficiales
auxiliares, los del archivo y dems dependientes de la secretara del Despacho de la Gobernacin
del Reino han prestado en el da de ayer el juramento prescrito la Constitucin poltica del ao
1812. (Gaceta de Madrid n 617, de 24/08/1836).
215
Real Orden declarando incorporado el Cuerpo de Archiveros y Bibliotecarios el Archivo de
Ministerio de la Gobernacin. (Gaceta de Madrid n 201, de 20/07/1894).

la unidad mediante una o varias bases de datos, correspondientes a una o varias

series documentales, se transferir en soporte informtico la porcin de la base de
datos que corresponda a cada serie a transferir.
El impreso de previsin de transferencias, recoge los siguientes datos:
Archivo Remitente; rgano Productor; Depsito de Procedencia; Estado de
conservacin del depsito y de los documentos; Fechas extremas de la serie;
Volumen en cajas; Formato; Series Documentales; Ordenacin de la Serie;
Instrumentos de control y/lo descripcin (Fichero en papel y/o informtico).
Aparte de la regulacin de los archivos a travs de su propia normativa. El
Ministerio de Interior ha aplicado en su archivo otras leyes que afectan a los
archivos; especialmente, seala la importancia del nuevo Reglamento de la Ley
Orgnica 15/1999, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que
afecta tanto a los archivos como a los datos personales en soportes electrnicos o
de papel, incluyendo los instrumentos para su control y recuperacin.216
3.2.2.1.6. Regulacin legal en los Archivos Judiciales y de la Fe Pblica
El Real Decreto de 1 de junio de 1911, por el que se aprob el Reglamento
Orgnico del Cuerpo de Secretarios Judiciales, tras su modificacin por Real
Decreto de 3 de abril de 1914, encarg de la custodia de los archivos a los
Secretarios Judiciales. Ms actual, la Ley Orgnica del Poder Judicial de 1 de junio
de 1985 (en los artculos 287 y 473.3, establece como nico encargado del archivo
al secretario judicial que se ocupar de la ordenacin, custodia y conservacin de
los documentos) y el Reglamento Orgnico de los Secretarios Judiciales217,
mantiene entre los deberes de dicho Cuerpo, la funcin archivstica. En el archivo
216
Ministerio de Interior. Secretara General Tcnica. Espaa. El Sistema Archivstico del

Ministerio de Interior: Normativa. Coleccin Archivo General I, Madrid, 2008.
217
Los Secretarios Judiciales no reciben una formacin para cumplir funciones archivsticas, sin
embargo, se ocupan del archivo, esta cuestin plantea dudas a los archiveros acerca del buen
ejercicio por su parte de cualquier funcin archivstica, y como no, tambin de la funcin
descriptiva. Los informes relativos al estado de los archivos en la Administracin de Justicia a lo
largo del periodo estudiado muestran, en demasiadas ocasiones, una dejadez absoluta por parte de
sus encargados. Los instrumentos de descripcin remitidos en las transferencia, son en su mayora
mudos, limitndose al nmero de sumario, rollo,..., si bien, esta es la manera de ocultar una
informacin delicada, sin embargo, implica dificultades en la descripcin.

judicial ms moderno, el Secretario Judicial, se convierte en responsable no slo

del archivo en papel, sino tambin de los ficheros automatizados218.
Como consecuencia de los lentos procesos de tramitacin de los actos
judiciales, que llevan implcitos la dificultad en la recuperacin de la informacin
judicial, se publica un Real Decreto219 en el ao 2003, que tiene por objetivo la
modernizacin del archivo judicial. Este Real Decreto surge con la finalidad de
facilitar el acceso a la documentacin, sobre todo, en el mbito de la oficina
judicial y acabar con la acumulacin de trabajo y trmites. Esta disposicin resulta
un tanto tarda, dada la existencia desde hace muchos aos de la informtica en el
mbito de los archivos y su gestin, as como en el resto de las oficinas la
administracin. El Decreto no incluye el empleo de las normativas archivsticas
existentes en los procesos de descripcin e informatizacin de la documentacin
judicial, ni relaciona de manera exhaustiva los instrumentos de descripcin en los
que se plasmar la organizacin de la informacin, slo habla de manera genrica
de la informatizacin de los archivos. Se prev nicamente la informatizacin de la
documentacin empleada en la oficina de gestin, el resto de la documentacin,
una vez finalizado el trmite, se enviar a los archivos correspondientes o se
eliminar, a travs de una Junta de Expurgo. La parte tcnica no resulta muy
profesional desde el punto de vista archivstico, debido a la escasa concrecin que
se muestra en este Real Decreto y a pesar de haberse producido grandes avances
en el desarrollo de la normativa archivstica a nivel nacional e internacional.
Por otro lado, la terminologa empleada en el Real Decreto de 2003, resulta
poco tcnica desde el punto de vista archivstico, a pesar de haber un desarrollo de
la terminologa a travs de mltiples trabajos y publicaciones; se emplean trminos
como el expurgo o en el mbito que nos interesa: relaciones de documentos en vez
de relaciones de entrega; al hablar de transferencias de documentacin: remisin
de documentos judiciales.
218
Se puede consultar en el: Reglamento 1 de 2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones
judiciales (Boletn Oficial del Estado n 231 de 27/09/2005).
219
Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernizacin de los archivos judiciales (Boletn
oficial del Estado n 181 de 30/7/2003).

La ausencia de profesionales formados para el trabajo de archivo en el

mbito judicial no garantiza la existencia de unos instrumentos de consulta
eficaces, los archivos judiciales no se han caracterizado por su gran organizacin a
lo largo de la historia. La archivstica puede solucionar viejas problemticas en la
descripcin de los fondos documentales judiciales, sin embargo, la administracin
de justicia ha obviado la existencia de normas tcnicas archivsticas especficas
elaboradas durante dcadas a la hora de llevar a cabo la modernizacin de los
archivos judiciales. La documentacin judicial slo recibe un tratamiento
archivstico cuando se remite a un archivo dentro del sistema en el que est
integrado, en este caso, actualmente, las mayora de las transferencias de los
archivos de la administracin judicial tendrn como destino, fundamentalmente,
los Archivos Generales de las Comunidades Autnomas, slo al llegar a estos
centros sern objeto de una correcta descripcin, y por tanto, de la elaboracin de
instrumentos de descripcin normalizados.
En el contrapunto, la situacin de los archivos notariales con respecto a la
incorporacin de profesionales de la archivstica, es diferente a la de los archivos
judiciales. Los archivos notariales se incorporarn al Cuerpo Facultativo por
Decreto de 1931220, y por tanto, desde fechas tempranas seguirn las normas de
clasificacin y descripcin de los archivos estatales. En la disposicin transitoria
primera del Decreto de incorporacin de los archivos al Cuerpo se estableci que
en tanto no se dictarn Instrucciones y Reglamentos especiales para la
catalogacin de los Archivos Histricos de Protocolos y de los Archivos Histricos
Provinciales, serviran, por analoga, como disposiciones supletorias, los
Reglamentos de los Archivos de las Delegaciones de Hacienda y del Archivo
Histrico Nacional. Igualmente serviran de base para una primera y elemental
clasificacin jurdica de los Protocolos y sus ndices cronolgicos anejos.
220
Decreto disponiendo que los Protocolos de ms de cien aos de antigedad queden incorporados
al servicio del Cuerpo facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos para reorganizarlos
como Archivos histricos. (Gaceta de Madrid n 317, de 13/11/1931).

En el ao 1933, se publicar el primer Reglamento en el que se establecan

las normas de descripcin de los Archivos de Protocolos221. Las Instrucciones se
iniciaban con el siguiente artculo: En todos los Archivos de Protocolos debern
abrirse los registros de carcter administrativo que previene el Reglamento vigente
de 22 de noviembre de 1901, en su artculo 67. Se obliga a incorporar
instrumentos de control archivstico. Por otro lado, se establece un sistema de
clasificacin: Cuando los seores Archiveros tengan reunidos los protocolos de
su jurisdiccin, procedern a clasificarlos cuidadosamente por localidades de
residencia notarial, agrupando dentro de ellas los de cada Notario o Escribano, por
riguroso orden cronolgico, y limitndose en esta primera fundamental operacin a
encarpetar aquellos que no estuvieran encuadernados, para evitar disgregacin.
Entre los instrumentos que se deban elaborar figura el ndice topogrfico en
cdulas, e ndices alfabtico, cronolgico y geogrfico, tambin en cdulas, estos
instrumentos se emplearan para facilitar la consulta a los usuarios. De estos
ndices se remitira copia al Archivo Histrico Nacional, tal y como establece el
artculo 24 del Decreto Orgnico de 19 de mayo de 1932.
En las Instrucciones se aada una segunda fase en la elaboracin de los
instrumentos de descripcin, encaminada a una mayor profundizacin en los
trabajos de descripcin, tras la elaboracin de los ndices, los archiveros
procedern a la redaccin de cdulas personales y materias de cada uno de los
instrumentos notariales. Tras la elaboracin de ndices generales se procedera a
la elaboracin del catlogo. En cuanto a los personales se incluyen los siguientes
elementos encabezados por el primero como
punto de acceso al catlogo:
apellidos y nombres de los otorgantes, vecindad, concepto jurdico del

instrumento, circunstancias peculiares del mismo, nmero de protocolo y folio,
localidad del otorgamiento y fecha exacta del documento. Tambin aconsejaba
realizar referencias cruzadas de todas las personas que interviniesen en el
documento, excepto del Notario o Escribano. El otro instrumento que aconsejaba,
en formato de cdulas, era un ndice por asuntos o materias, se consideraba como
el instrumento ms importante desde el punto de vista archivstico, y era el que
221
Instrucciones provisionales para la ordenada clasificacin y catalogacin de los Archivos

Histricos de Protocolos, Inspeccin General de Archivos, Madrid, 1933.

ms resaltaba el carcter de los protocolos como fuente de informacin histrica;

sin embargo, se sealaba la ausencia de instrucciones tcnicas para la formacin de
ndices de materias en los archivos y, a pesar de este vaco, se incorporaba una
serie de conceptos que se deban de recoger en los ndices de materias.
Un Decreto de Presidencia de 2 de marzo de 1945, regul los fondos
documentales histricos notariales. En este Decreto las Secciones Histricas de los
Colegios Notariales, pasaban a cargo del Cuerpo de Archiveros del Estado222. En
l, se consideraba que los Colegios tendran bien organizado su archivo histrico
siempre que cumpliesen ciertos requisitos como: que estuviese en un local
convenientemente acondicionado y abierto diariamente al pblico y que se
elaborasen los instrumentos descriptivos correspondientes. El resto de las
Secciones Histricas que se establecen en los Archivos Histricos Provinciales y
Distritos Notariales, estaran a cargo de un notario-archivero, pero, slo en el caso
de los Archivos Histricos Provinciales la ordenacin tcnica estaba confiada
directamente al Cuerpo de Archiveros. En los Distritos Notariales, el encargado
sera el notario-archivero, con asesoramiento de los funcionarios del Cuerpo. Esta
fue la ltima norma que regul de manera especfica los archivos histricos de
protocolos notariales, ya que en la actualidad, estos centros dependen de las
Comunidades Autnomas223.
Habr que esperar hasta el ao 1980, para ver publicadas nuevas normas de
descripcin de los archivos de protocolos notariales. Esta vez, no tendrn un
carcter tan formal como la Instruccin, siendo fruto de los trabajos realizados por
una Comisin de Expertos y de los trabajos realizados en el Archivo Histrico de
Protocolos Notariales de Madrid224, que fueron publicadas bajo la direccin de
222
El control de los trabajos de descripcin de los archivos notariales fue seguido por la Inspeccin
General de Archivos, hasta el ao 1977. En los fondos documentales de este organismo, que se
custodian en el Archivo General de la Administracin he podido comprobar las voluminosas
relaciones de protocolos notariales que remitan los archivos encargados de los protocolos para su
supervisin por la Administracin Central.
223
Desde el Real Decreto 1558/1977, de 4 de julio, por el que se reestructuran determinados
rganos de la Administracin Central del Estado (Boletn Oficial del Estado n 159 de 5/7/1977),
la Direccin General de Bellas Artes y Archivos ser la que se encargar de la poltica archivstica
nacional hasta el traspaso de competencias a las Comunidades Autnomas.
224
Instrumentos Publicados bajo la direccin de Matilla Tascn:

Antonio Matilla Tascn. Estas normas dan preferencia al registro de entrada en

relacin a la descripcin, adems, establecieron los diferentes tipos de ndices y un
formulario que ser la base para la primera mecanizacin de los inventarios.
La Ley 36 del 2006225, introdujo una reforma material en los ndices, como
consecuencia de la adaptacin del soporte documental electrnico en el mbito de
la administracin. En el artculo 6, que modifica el artculo 17 de la ley 28 de
mayo de 1862, se obliga a los notarios a llevar ndices informatizados y en soporte
papel de los documentos protocolizados e intervenidos: A los efectos de la debida
colaboracin
del
Notario
de
su
organizacin
corporativa
con
las
Administraciones pblicas, los notarios estarn obligados a llevar ndices

informatizados y, en su caso, en soporte papel de los documentos protocolizados e
intervenidos. El Notario deber velar por la ms estricta veracidad de dichos
ndices, as como por su correspondencia con los documentos pblicos autorizados
e intervenidos, y ser responsable de cualquier discrepancia que exista entre
aquellos y estos, as como del incumplimiento de sus plazos de remisin.
Reglamentariamente se determinar el contenido de tales ndices, pudindose
delegar en el Consejo General del Notariado la adicin de nuevos datos, as como
la concrecin de sus caractersticas tcnicas de elaboracin, remisin y
conservacin. El Consejo General del Notariado formar un ndice nico
informatizado con la agregacin de los ndices informatizados que los notarios
MATILLA TASCN, Antonio. Inventario General de Protocolos Notariales. Aos 1504 a 1879.
Madrid: Ministerio de Cultura, 1980.
MATILLA TASCN, Antonio: Archivo Histrico de Protocolos de Madrid. ndice de testamentos
y documentos afines (Primera serie), Ministerio de Cultura, Direccin General de Bellas Artes y
Archivos, Subdireccin General de Archivos, Madrid, 1980.
MATILLA TASCN, Antonio. Planos, trazas y dibujos, Ministerio de Cultura, Direccin General
de Bellas Artes, Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1983.
MATILLA TASCN, Antonio. ndice de testamentos y documentos afines de nobles, Hidalgua,
Madrid, 1984.
MATILLA TASCN, Antonio. ndice de testamentos y documentos afines (Segunda
serie).Madrid: Ministerio de Cultura, Direccin General de Bellas Artes y Archivos, Subdireccin
General de Archivos, Madrid, 1987.
MATILLA TASCN, Antonio y BARATECH ZALAMA, Teresa. Papeles sueltos. Inventario.
Madrid: Direccin General de Bellas Artes y Archivos, Madrid, 1987.
MATILLA TASCN, Antonio. Iglesia y eclesisticos en la documentacin notarial de Madrid.
Catlogo. Fundacin Matritense del Notariado, Madrid, 1993.
MATILLA TASCN, Antonio. Cdulas y Provisiones Reales en la documentacin notarial de
Madrid (Catlogo), Fundacin Matritense del Notariado, Madrid, 1994.
225
Ley 36/2006, de 29 de noviembre, de medidas para la prevencin del fraude fiscal. (Boletn
Oficial del Estado n 30 del 11/11/2006).

deben remitir a los Colegios Notariales. A estos efectos, con la periodicidad y en

los plazos reglamentariamente establecidos, los notarios remitirn los ndices
telemticamente a travs de su red corporativa y con las garantas debidas de
confidencialidad, a los Colegios Notariales, que los remitirn, por idntico medio,
al Consejo General del Notariado.
2.2.1.7. Regulacin legal en los Archivos Municipales
Una Real Orden de 13 de septiembre de 1925, estableci las inspecciones
en los archivos municipales de las distintas provincias por parte del Cuerpo
Facultativo. El resultado de esta y otras disposiciones fue la recogida de
inventarios y la realizacin de mltiples Memorias226 de esos archivos, esta
documentacin se encuentra en la actualidad en el Archivo Histrico Nacional.227
El 10 de febrero de 1945228, se publica una circular de la Direccin General
de la Administracin Local, ordenando la organizacin e inventario de los archivos
municipales. Es de las pocas normas emanadas de la administracin central sobre
archivos municipales. En ella, se recoga, que en el artculo 5 del Reglamento del
Cuerpo de Secretarios, Interventores y empleados municipales, de 23 de agosto de
1924, se determinaba que, en el caso de no haber Archivero, el Secretario del
Ayuntamiento tena la obligacin de clasificar y catalogar los documentos en el
plazo de un ao, y remitir al Gobernador Civil Provincial una copia del inventario
y adiciones resultantes para su custodia en la Diputacin Provincial. Esta
disposicin surge como consecuencia de la Guerra Civil, que caus la destruccin
226
El trmino memoria nos evoca los instrumentos archivsticos de la Edad Media y Moderna. En
la Edad Contempornea adquieren un carcter ms normalizado (son obligatorios) y
administrativos, comienzan a realizarse como consecuencia de las inspecciones o visitas a los
archivos; as pues, son documentos de trabajo o instrumentos internos, en los que se reflejan
mltiples aspectos relativos al archivo. La profundidad y calidad en su elaboracin es variada, entre
los elementos que pueden contener: historia de los archivos e instituciones, cuadros de
clasificacin, estado de conservacin de los fondos documentales, instrumentos de descripcin del
archivo, evolucin de las tareas de descripcin, obras de referencia, instalaciones y edificio,
fotografas,...
227
FERNNDEZ HIDALGO, Mara del Carmen; GARCA RUIPEREZ, Mariano. La
clasificacin en los archivos municipales espaoles: evolucin histrica y situacin actual, En:
Revista IRARGI, n II, 1989, p.172.
228
Circular de 10 de febrero de 1945, de la Direccin General de la Administracin Local,
ordenando la organizacin e inventario de los archivos municipales (Boletn Oficial del Estado de
14 de febrero de 1945).

de mltiples archivos, se buscaba garantizar el cumplimiento de la norma para

evitar otra destruccin similar sin que hubiese copia de seguridad de los
inventarios.
La Circular obligaba a las Diputaciones provinciales a clasificar los
inventarios municipales dentro de los Archivos provinciales, unificndolos en un
nico fichero, por materias. De este fichero, a su vez, se remitira copia literal al
Instituto de Estudios de Administracin Local para su integracin en la Oficina de
Documentacin Local. Se recomendaba, adems, a las Diputaciones Provinciales,
la reorganizacin de los archivos provinciales manteniendo la individualidad de
cada archivo local.
Esta disposicin regulaba lo establecido de manera genrica en
disposiciones anteriores, como la Orden de 19 de octubre de 1938, que recoga,
entre las obligaciones de los Patronatos Provinciales, la remisin de catlogos e
inventarios a los Archivos del Estado; o el Decreto de 16 de diciembre de 1942,
que estableca la obligacin de todos los centros, organismos y establecimientos
dependientes del Estado, Provincial o Municipio de redactar los inventarios y
catlogos de sus colecciones bibliogrficas y documentales.
El Decreto de 24 de julio de 1947, sobre normas para la ordenacin de
Archivos y Bibliotecas, anunciaba que la Direccin General de Archivos y
Bibliotecas publicara unas normas de ordenacin, formacin de catlogos,
ndices, registros,..., de las Secciones histricas de estos Archivos. Estas normas
no llegaron nunca a publicarse, como ocurrira con otras normas de descripcin
archivstica que se quedaron en simples proyectos.
Son muchas las disposiciones posteriores que recogen la obligacin de
describir los fondos documentales de los Ayuntamientos; sin embargo, hay que
destacar la Circular del Servicio Nacional de Inspeccin y Asesoramiento de las
Corporaciones Locales, de 9 de julio de 1966. En esta norma el Servicio Nacional
se aconsejaba la formacin de un fichero analtico de la documentacin archivada
en todos los Ayuntamientos que careciesen de archivero y estuviesen servidos por
Secretarios pertenecientes a la primera categora del Cuerpo Nacional.

Los archivos municipales se rigen tambin por otras normas de carcter

local, como la Ley Reguladora de Bases del Rgimen Local229; en el artculo 79 de
dicha ley, al establecer el derecho de consulta de los ciudadanos a los archivos y
registros de las Corporaciones locales, recalca la necesaria existencia de
instrumentos que permitan la bsqueda de dichos documentos. Tambin el
Reglamento de Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdicos de las
Entidades Locales230 (ROF), obliga a los Ayuntamientos, en el artculo 148, a
responsabilizarse de la custodia, clasificacin y catalogacin de los documentos y
expedientes; por otro lado, en el artculo 179, establece: los expedientes
tramitados pasarn peridicamente al archivo y tendrn un ndice alfabtico
duplicado en el que se exprese el asunto, nmero de folios y cuantos detalles se
consideren oportunos.
Otras normas que regulan los archivos municipales, son las emanadas de
los propios rganos municipales, entre otras tareas archivsticas, la descripcin
viene contemplada en los Reglamentos de Archivos Municipales o en otro tipo de
disposiciones municipales. Aunque el origen de los Reglamentos parte de la Edad
Moderna, uno de los considerados ms completo es el del Ayuntamiento de
Madrid231 (1784); en las ltimas dcadas se ha producido la publicacin de
Reglamentos de Archivos, en gran nmero de Ayuntamientos de todo el territorio
nacional.
La elaboracin y normalizacin ha sido una preocupacin temprana de los
archiveros municipales. Para concretar normativas se constituyeron diversos
grupos de trabajo, fundamentalmente autonmicos, es el caso de los formados en
Madrid232, Galicia, Aragn,
229
Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Rgimen Local. (Boletn Oficial del
Estado n 80 de 03 de abril de 1985).
230
Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de
Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Entidades Locales (Boletn Oficial del
Estado n 305 de 22/12/1986).
231
GARCA RUIPREZ, Mariano. Los archivos municipales en Espaa durante el antiguo
rgimen: regulacin, conservacin, organizacin y difusin, Universidad de Castilla La Mancha,
1999, p. 59. En esta misma obra se habla adems de la continuidad en la utilizacin de este
Reglamento en la poca contempornea.
232
GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. El reglamento del archivo
municipal, Ayuntamiento de Arganda, Madrid, 1992.

En el mbito de los Reglamentos de Archivos Municipales, el tratamiento

de la organizacin, clasificacin y descripcin de los archivos, es un tema
considerado complementario u opcional, como bien ha sealado Julio Cerd
Daz233. Sin embargo, podemos observar en el anlisis de los Reglamento que a
continuacin se expone, como la temtica no ha podido ser obviada.
Anlisis de los Reglamentos Municipales de Archivos
Dado el diverso carcter de los Reglamentos Municipales de Archivos, he
realizado una seleccin aleatoria, para analizar las lneas de tratamiento de los
instrumentos de descripcin en los diferentes archivos municipales.
En el articulado de los reglamentos de los archivos municipales se recoge,
en muchos de ellos, un captulo dedicado a la organizacin, clasificacin y
descripcin de los documentos. Se observa una formulacin y estructuracin muy
semejante entre los diferentes reglamentos analizados, basados en un modelo
comn.
Los reglamentos suelen aparecer publicados en los portales Web de los
diferentes ayuntamientos en la respectiva seccin dedicada al archivo, en
ocasiones, en dichos portales, tambin se publican los trabajos de descripcin
realizados, bien sean proyectos de descripcin, descripcin y digitalizacin,
publicaciones peridicas, publicacin de instrumentos,... Muchas veces, son las
propios Gobiernos de las Autonomas quienes publican los censos y proyectos de
descripcin realizados en los archivos municipales en sus sitios Web o en los
diarios oficiales.
El Reglamento del Archivo Municipal de Ferrol234, recoge un captulo
dedicado a las transferencias. Para facilitar la realizacin de estas remisiones
233
CERD DAZ, Julio. Normas y reglamentos para archivos municipales. En: Boletn
AABADOM, julio-diciembre, 2002, p. 8.
234
Reglamento del Archivo Municipal de Ferrol. (2002)
[http://www.ferrol.es/arquivo/pdf/regulamento_arquivo_es.pdf]
(Consultado el 12/01/2011)

documentales, el Reglamento recoge un modelo de formulario, que denomina

Hoja de remisin de fondos.
Este Reglamento recoge un captulo dedicado a las tareas de clasificacin y
descripcin. Pone en manos del archivero la elaboracin de las normas para
realizar dichas operaciones de organizacin y descripcin, algo que resulta
curioso, ya que en este momento exista ya una normativa de carcter internacional
que se estaba aplicando en mltiples instituciones archivsticas; probablemente se
refiere a las normas especficas a seguir en el organismo. Al igual que en otros
reglamentos, la ltima decisin sobre la aprobacin de dichas normas recae en el
Pleno del Ayuntamiento.
Una de las cuestiones interesantes que se reflejan en el Reglamento, es el
inters por la formacin del personal de cualquier negociado en las funciones
archivsticas, circunstancia que favorece al correcto tratamiento del archivo desde
sus orgenes. Destaca, tambin, el inters por la publicidad de la informacin para
facilitar el acceso de los ciudadanos.
Entre los instrumentos de descripcin que contempla este Reglamento
encontramos: los cuadros de clasificacin, la norma ISAD (G)235, manuales de
tipologa, ficheros, ndices, inventarios, guas y catlogos.
Entre los Reglamentos estudiados, el del Ayuntamiento de Corvera236 en el
Principado de Asturias, en relacin a la descripcin y sus instrumentos recoge:
Los Ayuntamientos debern custodiar y organizar los fondos de las fundaciones
municipales con sus instrumentos de control y descripcin independientes de los
fondos documentales.
Entre las funciones que debe de cumplir el archivo municipal se sealan:
La elaboracin de cuadros de clasificacin as como de instrumentos de
235
Se incluye la norma ISAD (G) como si fuera un instrumento de descripcin, lo mismo sucede
con los manuales de tipologas, instrumentos que no aparece reflejados como tales en ninguna
teora archivstica.
236
Reglamento del Sistema Municipal de Archivos del Ayuntamiento de Corvera de Asturias.
[http://webs.um.es/isgil/Reglamento%20Archivo%20Municipal%20Corvera%20de%20Asturias.pd
f] (Consulta el 05-10-2010).

descripcin: inventarios, catlogos e ndices,... elaborar los instrumentos de control

necesarios y facilitar estadsticas anuales para evaluar el Servicio.
El archivero municipal es el que est ms prximo a la primera fase de vida
de la documentacin, la fase de gestin o de oficina, y esto aparece reflejado en los
reglamentos con respecto a la descripcin, por ello, pone la nota en la necesidad de
aplicar criterios archivsticos en la organizacin, clasificacin, descripcin,
ordenacin e instalacin de los documentos desde el inicio de su gestin, por lo
que establece la necesaria creacin de un archivo de gestin. Tambin en esta fase
de archivo, se describirn las unidades documentales y se crearn instrumentos de
consulta adaptados a las necesidades de la oficina. Entre las funciones del archivo
municipal se encuentra la elaboracin de los procedimientos archivsticos, entre
ellos, la descripcin.
En los Reglamentos se relata el proceso de aprobacin de la normativa para
los archivos: El archivo municipal propondr a los rganos de gobierno
municipales los criterios y normas de clasificacin, ordenacin, descripcin, entre
otras, y sern de obligado cumplimento en todo el sistema archivstico.
El archivo municipal cumple funciones de difusin de los fondos
documentales y dentro de las acciones culturales del archivo, se trata el tema de la
publicidad de los instrumentos de informacin y descripcin de los fondos
documentales.
Otro Reglamento de archivos municipales
analizado es el del
Ayuntamiento de Legans237, en Madrid, que al igual que el Reglamento

anteriormente citado, recoge el proceso de elaboracin de las normas de
descripcin. Figura como encargado, el jefe del archivo, ser adems el
responsable tcnico, siendo, normalmente, aprobadas por el pleno del
Ayuntamiento. El jefe del archivo tambin formar al personal administrativo en
237
Reglamento del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Legans. (Madrid).

[http://www.leganes.org/leganes/pdfs/archivoMunicipal/REGLAMENTO_ARCHIVO.pdf]
(Consulta el 05-10-2010).

las tcnicas archivsticas, entre las cuales figura la descripcin de la

documentacin.
En Reglamentos ms actuales, como el del archivo municipal de
Ondarroako Udala238, en el Pas Vasco, se recoge la aplicacin de las normas
nacionales e internacionales, como la ISAD (G), en la descripcin de la
documentacin, frente a otros Reglamentos que establecen que las normas se
definirn por los rganos de gobierno municipal a propuesta de los archiveros
municipales.
Existen Reglamentos en los que se recoge la elaboracin de manuales de
tipologas documentales para el mbito municipal, creando incluso grupos de
trabajo para su elaboracin, es llamativo el caso de los archivos municipales de la
Comunidad de Madrid.
Si bien en la elaboracin de instrumentos de descripcin es cada vez ms
habitual el empleo de la informtica desde la propia oficina en la que se genera la
documentacin, tal y como aparece reflejado en algunos Reglamentos, esta
circunstancia actual aparece reflejada en el caso del Reglamento del archivo
municipal de Tudela239, en Navarra, en el que se recoge la participacin del
archivo en todo el desarrollo de las aplicaciones informticas de gestin
administrativa, sobre todo en lo referente a la descripcin, clasificacin y
ordenacin documental.
En este reglamento se recoge la participacin del archivero en la
elaboracin del cuadro de clasificacin, en las normas de organizacin y
descripcin de todas las series documentales de todas las oficinas municipales,
creando un marco de estrecha colaboracin con la oficina en todo el ciclo vital del
documento, sea generado en uno u otro formato. Un aspecto interesante relativo a
la proteccin intelectual de los instrumentos de descripcin se recoge en este
238
Reglamento del Archivo Municipal de Ondarroako Udala.

[http://www.ondarroa.eu/ayuntamiento/ordenanzas/ordenanza-archivo-municipal]
239
Reglamento del Archivo Municipal de Tudela (Navarra)
[http://www.tudela.es/cas/ayuntamiento/documentacion/010104anexo.pdf]

Reglamento, en el que no se permite la reproduccin de ejemplares de

instrumentos de descripcin que no estn impresos.
En el Reglamento del archivo municipal de Toledo240, vemos desarrollado
el tema del empleo de las nuevas tecnologas, se resalta la priorizacin en la
descripcin del empleo de las tcnicas informticas, con la ayuda de bases de datos
que facilitan la bsqueda de la informacin.
Tambin en el mbito municipal se busca la transparencia administrativa de
los Estados Democrticos, plasmada a travs de la transparencia documental, por
ello se obliga a la puesta a disposicin de los usuarios de los instrumentos de
descripcin existentes, facilitando as el acceso a los ciudadanos a los fondos
documentales de los archivos municipales.
Las autonomas asumen el papel de coordinadoras del sistema de archivos
municipales y dictan normas especficas para la regulacin de los archivos
municipales, ya que estos archivos forman parte del sistema archivstico
autonmico. Dentro del sistema archivstico de las comunidades, el rgano
superior que dicta las competencias en materia de archivos son las consejeras con
competencias archivsticas y entre sus funciones se encuentra, el control de la
descripcin y de la elaboracin de instrumentos de descripcin, as como su
difusin por diversos medios. En muchas comunidades se publican ofertas de
empleo anuales y proyectos archivsticos encaminados al avance en la descripcin
de los archivos municipales que carecen de archivero.
2.2.1.8. Regulacin legal en los Archivos de las Comunidades Autnomas
Las Comunidades Autnomas recogen la regulacin del patrimonio
documental en leyes especficas de archivos, que analizaremos con ms
profundidad, y en leyes sobre patrimonio, en las que apenas se recoge el
tratamiento descriptivo que realizan los archivos. En dichas leyes se regula el
sistema archivstico de la Comunidad que incluye tanto los archivos pblicos como
240
Reglamento del Archivo Municipal de Toledo (Castilla La-Mancha).

[http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/68_0.pdf]

privados. Entre los pblicos se encuentran: los Archivos Generales de la

Comunidad, los Archivos Histricos Provinciales y los Archivos Municipales. As
pues, la normativa referente a la descripcin afectar por igual a todos los archivos
que se encuentren en el territorio de la Comunidad, salvo a aquellos cuya gestin y
titularidad dependa de la administracin central.
Existen comunidades que no tienen legislacin autonmica especfica de
archivos, por lo que vienen regulados dentro de la ley de patrimonio, es el caso del
Principado de Asturias241, Regin de Murcia242, Canarias243, Valencia244,
Madrid245; en otras leyes se describe muy genricamente la funcin de descripcin,
es el caso de Cantabria246, Catalua247, La Rioja248, Navarra249, Pas Vasco250,
donde se recoge la necesidad de elaborar instrumentos de descripcin en relacin
al acceso y la obligacin de los archivos de elaborar programas y planificaciones
de descripcin a nivel comunitario,...
En el caso de las Islas Baleares, la Ley 15 de 2006, de 17 de octubre de
archivos y patrimonio documental de las Islas Baleares251, en el artculo 28,
recoge: b) Los documentos se han de clasificar, ordenar y describir mediante los
241
Ley 1/2001, de 6 marzo 2001. Normas reguladoras del Patrimonio Cultural del Principado de
Asturias (BOE n 135, 06/06/2001) (BOPA n 75, 30/03/2001).
242
Ley 6/1990, de 11 abril 1990. Regula los Archivos y el Patrimonio Documental de la Regin de
Murcia (BOE n 170, 17/07/1990).
243
Ley 3/1990, de 22 febrero 1990. Normas reguladoras del Patrimonio Documental y Archivos de
Canarias (BOE n 92, 17/04/1990) (BOC n 27, 02/03/1990).
244
Ley 4/1998, de 11 junio 1998. Ley del patrimonio cultural valenciano (BOE n 174,
22/07/1998) (DOGV n 3267, 18/06/1998).
245
Ley 4/1993, de 21 abril 1993. Regula los Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad
de Madrid. (BOE n 138 , 10/06/1993) (BOCM n 101, 30/04/1993).
246
Ley 3/2002, de 28 junio 2002. Archivos de Cantabria (BOE n 176, 24/07/2002) (BOCANT n
131, 09/07/2002).
247
Ley 10/2001, de 13 julio 2001. Archivos y documentos de Catalua (BOE n 206 ,
28/08/2001)
(DOGC n 3437, 24/07/2001).
248
Ley 4/1994, de 24 mayo 1994. Archivos y Patrimonio Documental de La Rioja (BOE n 144,
17/06/1994) (BOR n 67, 28/05/1994).
249
Ley Foral 12/2007 de 4 de abril de Archivos y Documentos de Navarra (BOE n 113, 11-052007); (BON n 48, 18-04-2007).
250
Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de
Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del Pas Vasco (BOPV, 11-12-2000).
251
Traducido de: LLEI 15/2006 del 17 d'octubre, darxius i patrimoni documental de les Illes
Balears. (BOIB n 152, 28-10-2006; BOE n 285, 29-11-2006).

instrumentos de control e informacin adecuados. Cada fondo ha de contar

tambin con un cuadro de clasificacin de la documentacin252.
En Extremadura253, la Ley de Archivos, recoge en un precepto del Ttulo
III (Rgimen Sancionador) en el artculo 53 los tipos de sanciones. Se considera
falta leve: c) El incumplimiento por parte de los titulares de archivos de la
organizacin y descripcin de los fondos documentales del mismo.
En Castilla-La Mancha254, la Ley 19 de 2002, de 24 de octubre, de
Archivos Pblicos de Castilla-La Mancha, recoge en el artculo 38: Es gratuita la
consulta directa de los documentos as como la utilizacin de los instrumentos de
bsqueda de los mismos. En el artculo 39 se recoge: En todo caso, son de
consulta pblica los catlogos, repertorios, guas, inventarios y dems
instrumentos de identificacin de los documentos contenidos en los archivos
pblicos.
La Ley de Archivos de Andaluca255, recoge aspectos como la difusin de
los instrumentos de descripcin en el artculo 82: Propiedad intelectual de los
instrumentos de descripcin. A efectos de la propiedad intelectual de los
instrumentos de descripcin se estar a lo dispuesto en la legislacin vigente sobre
esta materia. En todo caso, en la edicin o difusin de los instrumentos de
descripcin se citar al archivero o la archivera, o a los archiveros o a las
archiveras, que hubieran intervenido en su confeccin. As como en el artculo
93: Consulta pblica e instrumentos de descripcin 1. La consulta pblica de los
documentos del Patrimonio Documental Andaluz se realizar preferentemente a
travs de los instrumentos de descripcin de que disponga el titular de los
documentos, stos podrn ofrecerse en cualquier tipo de soporte estn o no
editados. 2. A efecto de lo dispuesto en el apartado anterior, los archivos del
252
Traducido de: b) Els documents han destar classificats, ordenats i descrits mitjanant els
instruments de control dinformaci adequats. Cada fons ha de comptar amb un quadre de
classificaci de la documentaci.
253
Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura. (BOE n
127 de 28/5/2007).
254
Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Pblicos de Castilla-La Mancha (DOCLM n 141
(15-11-2002)) (BOE 301 (17/12/2002)).
255
Decreto 97/2000, de 6 marzo 2000. Aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y
desarrollo de la Ley 3/1984, de 9-1-1984 de Archivos (BOJA. n 43, 11/04/2000).

Sistema Andaluz de Archivos tienen la obligacin de poner a disposicin del

pblico, en zonas de libre acceso, todos los instrumentos de descripcin elaborados
sobre los documentos que sean de consulta pblica.
La legislacin de la Comunidad de Aragn256, recoge los archivos en uno
de los instrumentos generales de control del Patrimonio: El Censo del patrimonio
documental de Aragn, en el artculo 4, establece: 1. El Departamento de
Cultura y Educacin confeccionar el Censo de los bienes integrantes del
Patrimonio Documental de Aragn que estar adscrito a la Direccin General del
Patrimonio Cultural. 2. El Censo comprender la informacin bsica sobre
archivos, colecciones y fondos de documentos integrantes del Patrimonio
Documental de Aragn. 3. El Departamento de Cultura y Educacin, oda la
Comisin Asesora de Archivos y de conformidad con el Ministerio de Cultura
establecer los modelos de descripcin y formular las instrucciones tcnicas de
recogida y tratamiento de la informacin comprendida en el Censo.
En Castilla y Len257, se prev la creacin de un Centro de Informacin de
Archivos, entre cuyas funciones se encuentra: a) La elaboracin de instrumentos
generales de informacin y difusin sobre los archivos y documentos integrados en
el Sistema Archivstico de Castilla y Len. b) La realizacin de planes de edicin
de instrumentos de descripcin de los archivos integrantes en el Sistema. d)
Promover y coordinar la formacin del Censo de los archivos de la Comunidad
Autnoma, as como la de los inventarios de sus fondos documentales.
En Galicia258, la legislacin establece como obligacin de los archivos de la
Comunidad la descripcin de los fondos documentales que posean. Es interesante
resaltar la definicin que realiza de descripcin: es la identificacin de los
caracteres de los documentos y la localizacin fsica e intelectual de los mismos
dentro del archivo. En las leyes se prev el establecimiento de un plan de
256
Decreto 34/1987, de 1 abril 1987. Desarrolla parcialmente la Ley 28 noviembre 1986, que
regula los Archivos de Aragn (BOA n 42, 13/04/1987).
257
Decreto 115/1996, de 2 mayo 1996. Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y Len
(BOCYL n 87, 08/05/1996).
258
Decreto 307/1989, de 23 noviembre 1989. Regula el sistema de archivos y el patrimonio
documental de Galicia (DOG n 23, 01/02/1990).

descripcin a nivel autonmico, al igual que otros planes relacionados con las
funciones archivsticas, tambin recogen la elaboracin de planes de edicin de
En el caso de Ceuta259, se recoge informacin de los instrumentos de
descripcin en el artculo 53: La consulta pblica de los documentos se realizar a
travs de los instrumentos de descripcin de que dispongan los archivos, estos
podrn estar realizados en cualquier soporte.
2.2.1.9. Tericos espaoles de la descripcin archivstica
En las comunicaciones de la Asamblea del Cuerpo de Archiveros,
Bibliotecarios y Arquelogos de 1923, que se ha mencionado en epgrafes
anteriores, se hacen mltiples referencias a la descripcin y a los instrumentos
resultantes. La Asamblea se pens como un punto de partida para la elaboracin de
nuevas normas de descripcin archivstica, sin embargo, no slo no se celebr,
sino que no tuvo repercusin en cuanto a la concrecin prctica de sus objetivos.
ngel Gonzlez Palencia, realiz en su comunicacin260 una amplia
propuesta de catalogacin, con la finalidad de que se incluyese en las Instrucciones
para la catalogacin de los archivos. Esta ponencia es interesante porque muestra
la transicin de un sistema antiguo de catalogacin a un sistema nuevo: de un
sistema de catlogo alfabtico (que segua su antecesor en el puesto), basado en
papeletas de catalogacin de documentos encabezadas por un nombre elegido
libremente por el propio archivero, a un sistema nuevo basado tambin en
papeletas pero que no estaban encabezadas ni organizadas por nombres, sino por
un nmero correlativo que se dara a los documentos de una serie. ngel Gonzlez
propuso este sistema porque considera muy complejo establecer el elemento que
deba de encabezar la ficha, pues un mismo documento poda presentar mltiples
nombres de personas, asuntos o lugares. Los diversos nombres se consignaran en
259
Reglamento de Proteccin, de 20 de febrero de 2004 del Patrimonio Documental Ceut y del

Sistema Archivstico de la Ciudad de Ceuta (BOCCE n 4297, 20-02-2004).
260
Histricos: Bases para unas instrucciones. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos,
octubre-diciembre de 1923, n 10-11-12, p. 464-482.

las papeletas de referencias, con referencia a la signatura y al nmero de

documentos que presenta cada uno de los nombres.
Otro autor que particip en la elaboracin de las comunicaciones, Rafael
Andrs y Alonso261, se convierte en un defensor a ultranza del respeto de los
inventarios antiguos de los fondos documentales: Casi todos los Archivos
Histricos importantes poseen series de inventarios e ndices antiguos, a los que no
siempre se les ha concedido su verdadero valor. Justo ser reconocer que no
abundan, por desgracia, inventarios tan perfectos como los de don Juan Antonio
Fernndez, archivero de la Orden de Santiago, o de don Francisco Javier de Gama,
que lo fue de la Corona de Aragn262, donde se conservan millones de extractos de
documentos estudiados durante su direccin.
Rafael Andrs propona adoptar los extractos de estos inventarios antiguos
y transformarlos en papeletas, como una solucin de ahorro de tiempo en la
elaboracin de ndices, por ser este el trabajo en el que consideraba que deban
concentrarse los esfuerzos de los archiveros. Este sistema que parece tan sencillo,
e incluso se lleva a la prctica en la creacin de nuevos instrumentos de consulta y
difusin de los archivos elaborados en soporte electrnico, supone un estudio
previo de los inventarios, as como una revisin de la situacin topogrfica de la
documentacin, e incluso la creacin de nuevas entradas de registros para aquellos
documentos que no tiene descripcin o cuya descripcin no es la ms adecuada. El
propio Rafael ndres recoga esta problemtica en su comunicacin: Claro es que
a todo esto debe de preceder un concienzudo estudio de la labor anterior a nosotros
para seleccionar sin error los extractos que merezcan ser transformados en
papeletas, dando preferencia a los que coincidan con el orden actual de los
documentos....
261
ANDRS Y ALONSO, Rafael. Debe perpetuarse obligatoriamente en los Archivos Histricos

la utilizacin de los inventarios e ndices antiguos, con preferencia a los trabajos que se puedan
emprender actualmente? En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y Museos, octubrediciembre de 1923, n 10-11-12.
262
Con anterioridad un director del centro criticaba la ausencia de ndices de personas y materias en
el Archivo de la Corona de Aragn a pesar de la gran importancia de las descripciones del archivo.
GRANADOS, Juan Joaqun. Memoria sobre archivo y proyecto para su arreglo, con apndice
curioso que comprende el catlogo cronolgico-alfabtico de los privilegios de ferias y mercados
por los sres., Reyes de Aragn a varias ciudades, villas y lugares de sus reinos. Imprenta de
Joaqun Verdaguer, Barcelona, 1847.

Como representante de los Archivos de Hacienda, present su

comunicacin263, Ismael Garca Rmila, quien ejerci sus funciones en el Archivo
de la Hacienda de Burgos. En su exposicin critic la Instruccin de 2 de julio de
1889 para los Archivos de Hacienda, que bajo su criterio naci ya desfasada, pues
la considera una copia de otra publicada en el ao 1854. Por otro lado, criticaba
que, a pesar de tener un carcter provisional, segua vigente treinta aos ms tarde
de su promulgacin; tambin la consideraba poco flexible. Ante la falta de
contemporaneidad de la nica Instruccin para la descripcin de los Archivos de
Hacienda, el autor aprovech su ponencia en la Asamblea para plantear un mtodo
que l emplea en la clasificacin de su archivo, proponindolo como posible nuevo
modelo para la descripcin de los Archivos de Hacienda. El mtodo que present
Ismael Garca se basaba en crear dos instrumentos diferentes, uno para los libros, y
otro para los legajos. En cuanto a la descripcin de libros, era partidario de la
diferenciacin por dependencias productoras y luego por conceptos, y dentro de
cada concepto, por orden cronolgico; a continuacin se basaba en la numeracin
de los libros y la elaboracin de cdulas (fichas) sueltas para cada libro; una vez
realizadas las cdulas, se organizaran por dependencia en orden alfabtico. Para
los legajos propuso una descripcin partiendo de una previa clasificacin basada
en quince conceptos: Boletines, Cdulas Personales, Consumos, Cuentas en sus
diversas clases, Derechos Reales, Expedientes, Facturas, Gacetas, Industrial,
Nminas, Personal, Propiedades y Derechos del Estado, Rentas Arrendadas,
Territorial (Rstica y Urbana), tambin se enumeraran los legajos y se haran
cdulas de los mismos, luego se ordenaran las cdulas por orden alfabtico, dentro
de cada concepto.
Manuel Rubio Borrs, propuso en su intervencin264 la elaboracin de tres
tipos de ndices en papeletas: el numrico para el libro inventario, el alfabtico y el
cronolgico. Entre los instrumentos de control, situ el libro de buscas en el que se
consignaba: la oficina que lo solicita, el documento, ao, fecha de pedido y fecha
263

Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y Museos, octubre-diciembre de 1923, n 10-11-12, p.
488-496.
264
RUBIO BORRS, Manuel. Manuel Rubio Borrs, de la Bibliotecas Universitaria de
Barcelona. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y Museos, octubre-diciembre de 1923,
n 10-11-12, p. 497-505.

de devolucin; un libro de entradas en el que se consignar: la fecha, la oficina, el

documento, ao y legajos; libros de registros de comunicaciones de entrada y
salida, y el de actas de visitas de inspeccin.
Entre las comunicaciones presentadas destac la de Cristbal Espejo de
Hinojosa265, dedicada ntegramente a por qu consideraba que se deban redactar
unas Instrucciones de catalogacin; entre las razones esgrimidas por el autor se
encontraba la mejora del servicio al pblico por parte de los archiveros. Para
avalar su afirmacin, realiz un repaso de las diferentes disposiciones legislativas
que hablaban de la creacin de unas Instrucciones para la descripcin y que, a
pesar del paso de las generaciones, seguan sin concretarse, lleg a la conclusin
de que no slo eran necesarias unas normas genricas, sino que deban realizarse
reglas mltiples adaptadas a cada casustica, para apoyar su comunicacin puso
como ejemplo las normas bibliotecarias.
Rafael Andrs y Alonso266, estableci en su comunicacin unas pautas
metodolgicas para la elaboracin de las normas de catalogacin, partiendo de los
diferentes sistemas conocidos, fuesen modernos o antiguos; de las iniciativas de
los archiveros y de las normas existentes en los archivos del extranjero.
La preocupacin de los archiveros por realizar instrumentos de difusin de
los fondos documentales con la finalidad de difundirlos y llegar a un gran nmero
de potenciales conocedores de la existencia de los archivos, es algo temprano. En
el ao 1924, aparece un artculo en la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos
de Eugenio de Lostau y Cachn, dedicado al inters por potenciar la publicacin
de obras de divulgacin de los archivos. Este autor recoga en su escrito las
ventajas de realizar catlogos con vistas a la publicacin, entre las que sealaba,
dar a conocer a los Gobiernos y la gente con poder econmico los fondos
documentales de los archivos para que participen en su proteccin. Por otro lado,
este autor denunciaba la escasez de obras de difusin existentes en Espaa en
265
ESPEJO DE HINOJOSA, Cristbal. Necesidad urgente de redactar instrucciones para la

catalogacin de archivos. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y Museos, octubrediciembre de 1923, n 10-11-12, p. 533-536.
266
ANDRS Y ALONSO, Rafael. Rafael Andrs y Alonso. En: Revista de Archivos, Bibliotecas
y Museos, octubre-diciembre de 1923, n 10-11-12, p. 536-537.

relacin a los archivos, para este autor, las obras de difusin tenan que adoptar la
forma de Catlogos metdicos o de materias. Entre las causas de la escasez de
dichos catlogos, hablaba de la carencia de medios econmicos para la publicacin
de obras, as como los intentos pretenciosos de crear catlogos generales que
nunca llegan a finalizarse, por ello, aconsejaba: Catlogos pequeos, sin lujo, con
impresin clara y barata, que abarquen secciones o grupos en los que se
encuentren las materias anlogas que interesan a cada uno267. Este archivero
tampoco recomendaba que esta actividad formase parte de las funciones diarias del
archivero, propona que se dedicase un tiempo determinado a dicho cometido.
En cierto modo, las denuncias sobre la descripcin de la Asamblea se
acaban plasmando a mediados del siglo XX, mediante creacin de diversas
Comisiones268 en el seno de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas para la
establecer normas de catalogacin comunes en archivos y bibliotecas para diversos
materiales especiales y comunes de ambos tipos de instituciones: manuscritos,
mapas, incunables,... Estas Comisiones, cuya iniciativa de creacin parte de finales
del siglo XIX, se crean como consecuencia de los trabajos de normalizacin que se
estaban realizando en pases como Francia, Alemania, Pases Escandinavos,
Inglaterra, Estados Unidos, ya que para fijar, en el futuro, reglas comunes a nivel
internacional era necesario establecer reglas a nivel nacional.
267
LOSTAU Y CACHN, Eugenio. El da del catlogo. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y

Museos, Tercera poca, ao XXVIII, enero-diciembre de 1924, Madrid, 1925, p. 53-55.
268
Orden de 5 de abril de 1957, por la que se nombra una Comisin encargada de redactar un proyecto
de instrucciones para la catalogacin de incunables en las Bibliotecas y Archivos del Estado. En:
Boletn de Direccin General de Archivos, Bibliotecas y Museos, Direccin General de Archivos y
Bibliotecas, V. VI-VII, 1957.
Orden de 3 de abril de 1957, por la que se nombra una Comisin encargada de redactar un proyecto
de instrucciones para la catalogacin de mapas en las Bibliotecas y Archivos del Estado. . En:
Boletn de Direccin General de Archivos, Bibliotecas y Museos, Direccin General de Archivos y
Bibliotecas, V. VI-VII, 1957.
Orden de 6 de febrero de 1957, por la que se nombra una Comisin encargada de redactar el
proyecto de instrucciones para catalogar manuscritos en las Bibliotecas y Archivos del Estado. En:
Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, n 44, diciembre, 1957. En el caso de
las instrucciones para catalogar manuscritos, fue una revisin, puesto que existan instrucciones
anteriores: Real orden aprobatoria de las adjuntas Instrucciones para la redaccin y catalogacin de
manuscritos en las Bibliotecas pblicas del Estado. (Gaceta de Madrid n 216, de 04/08/1905).
Orden de 23 de abril de 1957, por la que se nombra una Comisin encargada de redactar un
proyecto de Instrucciones para la catalogacin de estampados, dibujos y fotografas en las
Bibliotecas y Archivos del Estado. (Boletn Oficial Estado n 26 de junio de 1957)

Las primeras normas estaban orientadas a la catalogacin de manuscritos e

incunables y se publicaron en el Boletn de la Direccin General de Archivos y
Bibliotecas del ao 1957. Para la redaccin de estas reglas de catalogacin de
manuscritos269 se basaron en obras francesas, belgas e italianas, como las Rgles
suivre pour la rdaction du Catalogue de manuscrits latins, que era de uso interno
en la Biblioteca Nacional de Pars; Rgles suivre pour la confection des
Catalogues de manuscrits grecs, del Abate M. Richard; y el Catlogo de la
Biblioteca Napoletana dei re dAragona, de Tammaro de Marinis, entre otros.
Entre los instrumentos de descripcin recogidos en las reglas se encuentran: el
inventario topogrfico, el catlogo diccionario, ndices especiales (procedencias,
poseedores, lenguas, cronolgico-paleogrfico, de autgrafos y copistas, de incipit
y primeros versos, de miniaturas, de encuadernaciones, de encuadernadores), que
se plasmaran en fichas catalogrficas.
Con motivo del IV Congreso Internacional de Archivos, celebrado en
Estocolmo del 17 al 20 de agosto de 1960, el Director General de Archivos
encarg a Miguel Bordonau Mas la redaccin de un informe270 en el que se
reflejase el estado de los archivos espaoles en la dcada de los aos sesenta. Este
informe fue elaborado a partir de un cuestionario remitido a los archivos. Algunas
de las preguntas eran relativas a la clasificacin y la redaccin de inventarios en
los archivos271.
269
Instrucciones para la catalogacin de manuscritos. En: Boletn de la Direccin General de

Archivos y Bibliotecas, n 44, diciembre, 1957.
270
BORDONAU MAS, Miguel. Los Archivos del Estado. Informe por Don Miguel Bordonau.
En: Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, n 57, enero-febrero, 1961,
p. 79-109.
271
dem p. 81. Contenido del cuestionario: 1. Clasificacin. Cules son las reglas de clasificacin
empleadas? Emplea usted el mtodo de clasificacin decimal? Existe algn proyecto de
planificacin para la clasificacin respecto al volumen de los archivos? Est establecida una
preferencia de catalogacin para ciertas categoras de archivos? Mencinese el nmero de metros
lineales de documentos clasificados entre los aos 1939 y 1945, 1946-1950, 1951-1955 y 19561959.
2. Inventarios. Se redactan listas de entrega o incrementos, inventarios sumarios, inventarios
detallados, registros? Corresponden estas clases de inventarios a periodos de progreso en la
clasificacin de los archivos o bien a determinadas categoras de stos? Qu procedimiento
emplea para la reproduccin de los inventarios (manuscritos, impreso, multicopista, Offset)?
Indquese el total de los crditos disponibles para la publicacin de inventarios. Dgase el nmero
de inventarios publicados de 1935 a 1939, 1940-1945, 1946-1950, 1950-1955 y 1956-1959.
Tienen intercambio de inventarios con los Archivos de otros pases? El producto de la venta de
los inventarios se ingresa en el Tesoro o lo perciben los Archivos?.

En las conclusiones del cuestionario en relacin a los instrumentos de

descripcin se habla de la existencia de instrucciones para la redaccin de ndices e
inventarios a partir de la documentacin de los archivos administrativos y de
protocolos notariales. En cuanto al empleo de la CDU, se comenta la escasa
aceptacin que tiene entre los archiveros esta norma, a pesar de que hemos
observado su empleo en algunos de los archivos ms importantes del sistema
central.
En relacin a los archivos histricos, particulares, eclesisticos y
municipales, el informe recoga un gran inters de estos centros por la elaboracin
de un inventario en el que se plasmase la riqueza documental. A partir de este
material se realizaban las guas documentales de estos centros. Los esfuerzos de
recopilacin documental tambin se centraban en la elaboracin del ndice de
protocolos notariales que se conservaban en los archivos dependientes de la
Direccin General. Con respecto a los archivos administrativos los trabajos se
centraban en la clasificacin de los archivos de las Audiencias y de las
Delegaciones de Hacienda. Para los archivos generales, debido a la escasa
informacin proporcionada en el cuestionario tiene que acudir a las publicaciones
de los archivos. Con respecto a los archivos administrativos, en el informe se
expona: los ndices de envo de la documentacin, convenientemente
comprobados y corregidos, se utilizan como Inventarios. Adems, se redactan
fichas a las cuales se van agregando los ingresos peridicos, juntamente con la
signatura. En relacin a los archivos histricos se sealaba: en todos ellos se
dispone de inventarios sumarios y, en algunos casos, slo de ndices numricos.
Cuando se produce algn ingreso importante, si ste no va acompaado de su
correspondiente inventario, se hace uno muy sumario con el fin de poner al
servicio del pblico dicha documentacin los ante posible. La etapa final de la
elaboracin de estos instrumentos de trabajo es el catlogo que, generalmente, es
una descripcin de los fondos, pieza por pieza, o el inventario detallado (...) Estos
inventarios o catlogos existen en los archivos en forma de fichas o tambin

manuscritos o mecanografiados. La publicacin, hasta ahora, se ha hecho

solamente por medio de la impresin272.
Durante los aos sesenta, A. Matilla Tascn273 trat ampliamente los
inventarios en su Cartilla de organizacin de archivos, este autor diferenciaba
diversas tipologas en funcin al grado de detalle: el inventario esquemtico (idea
brevsima del contenido de las series, nmero de unidades y fechas extremas), el
inventario-registro (registro general de entrada de legajos o de libros, fecha de
entrada, procedencia, idea general del contenido y fechas extremas), el inventario
sumario (contenido y fechas extremas de cada expediente (breve)); el inventario
analtico (contenido, fecha y localizacin de cada documento); el inventario
analtico de epgrafes (se forma cuando se individualiza el documento con una sola
palabra o frase corta por cada asunto importante de que se trate); el inventario
analtico de extractos (lo mismo pero con uno o ms periodos de oraciones
gramaticales, mximo ocho o diez lneas); el inventario analtico de resmenes (se
introduce un resumen); el inventario registro de hojas cambiables (para los fondos
documentales cambiantes); y el inventario topogrfico perpetuo (para los fondos
documentales permanentes).
En cuanto a los catlogos, Matilla Tascn, consideraba que se poda hacer
directamente a partir de los inventarios analticos de extractos o resmenes, si
estaban bien hechos, sino se realizaran a partir de la propia documentacin.
Introdujo un modelo de ficha de catlogo.
Por otro lado, diferenci tres tipos de gua: la gua sinptica (solo cuadro de
clasificacin orgnica con indicacin escueta de los asuntos globales), la gua
sucinta (cuadro de clasificacin orgnico con los conceptos genricos, volumen,
fechas y emplazamientos de la documentacin) y la gua detallada (con ms detalle
que las anteriores con el cuadro de clasificacin orgnico y los conceptos
especficos comprendidos en cada concepto genrico). Con respecto a los ndices
272
dem p. 90-91.
MATILLA TASCN, A. Cartilla de organizacin de archivos, Direccin General de Archivos
y Bibliotecas, Madrid, 1960.
273

diferenci entre onomstico, geogrfico, toponmico, de materias, numrico,

cronolgico y topogrfico274.
En la dcada de los noventa, para el archivo de oficina, desde la Direccin
de Archivos Estatales, se recomendaba el
manual275 de Mara Luisa Conde
Villaverde. En esta obra se recogan los siguientes instrumentos de control y

descripcin: cuadro general de competencias que tiene asignada la unidad
administrativa y tipos documentales en que se materializan; manual de normas
redactado por el archivo central, registro de transferencias, ndices de materias,
nombres, lugares geogrficos,...; estos instrumentos son instrumentos aplicables al
archivo de una administracin pblica en la que existe un archivo central, que sera
el que receptor de la relacin de entrega, instrumento de control, que se entrega
con los fondos documentales transferidos desde las oficinas. Para el archivo
central de una administracin pblica, en el manual se recogen los siguientes
instrumentos de control y descripcin: los registros de entrada de fondos, registro
de salidas de fondos, registro de prstamos, registro de consultas, registro
topogrfico, registro grfico de depsitos a partir del repertorio de series, ndices e
inventarios, ...
Autores como Joaquim Llans, muestran una gran preocupacin por la
gestin que los archiveros realizan desde el archivo de oficina abarcando todo el
ciclo vital de los documentos, basndose en modelos de gestin, que ya se aplican
274
Los catlogos o ficheros temticos o por asuntos reciban el nombre de catlogos diccionarios
(Matilla Tascn emplea este trmino en los partes de trabajo que remiti desde el Archivo de
Hacienda).
En la documentacin que gener el Archivo Central de Hacienda en el ejercicio de sus funciones
podemos ver como se llevaban diversos instrumentos desde los aos cuarenta: el registro o
inventario topogrfico, el inventario topogrfico perpetuo, el catlogo alfabtico de apellidos, el
catlogo por empleos, el catlogo alfabtico, el catlogo cronolgico, el catlogo diccionario. La
palabra catlogo en este caso se llega a asimilar a ndices (son ficheros con entrada de nombres,
asuntos).
En cuanto al registro de entrada de fondos se denomina en el caso del Archivo de Hacienda a travs
de diversos trminos: registro de inventarios o ndices de remisin, coleccin general de
inventarios, registro general de legajos, registro general de libros, catlogo de inventarios,
(Archivo General de la Administracin. Fondo del Ministerio de Educacin, AGA, 31, 7066).
275
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos,
Direccin de Archivos Estatales, Madrid, 1992. Esta autora, fue directora del Archivo General de la
Administracin, archivo desde el que se generaron prcticas de trabajo archivstico en relacin a
este tipo de centros.

en archivos como el NARA (National Archives and Records Administration) de

EEUU276. Este autor seala cules son los sistemas empleados en las oficinas del
NARA: el archivo temtico (subject filing)277 y el archivo de expedientes (case
filing)278. El diez por ciento de los archivos de oficina del Gobierno Federal de
Estados Unidos, siguen el sistema temtico y las tres cuartas partes, el sistema de
archivo de expedientes. Este autor habla de la necesidad de llevar a cabo una
clasificacin diaria desde la oficina, independientemente del sistema que se
emplee. En Estados Unidos se ha calculado el coste de los errores de archivado,
como media, un documento mal archivado cuesta a una oficina cerca de 120
dlares279. Estos clculos son un reflejo de las consecuencias de la ausencia de
normativa y formacin prctica archivstica en el mbito de la oficina. Con la
administracin electrnica el archivero parece haber desaparecido totalmente del
mbito del archivo de oficina, si no se pone remedio, las prdidas de documentos
por eliminaciones descontroladas, o por descontrol en la organizacin y la
descripcin del documento electrnico, sern incalculables. Por otro lado, la falta
de control sobre la documentacin, no slo supone prdidas econmicas para la
administracin pblica o privada, en el caso de la documentacin pblica, lleva
implcitas otras prdidas como la rebaja en los derechos de los ciudadanos o la
prdida de transparencia de la informacin y la documentacin en la
administracin.
276
En Espaa hemos tenido que esperar a la implementacin de la Legislacin sobre la

Administracin Electrnica para que se comenzaran a desarrollar de manera real modelos de
gestin de documentos y archivos que inician el control archivstico de la informacin desde que se
genera en el mbito de la oficina. An as la evolucin futura de este modelo es incierta.
277
Los documentos archivados por temas (Subject Files) reflejan funciones administrativas y de
programas no relacionados con asuntos especficos que constituiran los expedientes, o case files.
El archivo temtico consiste en el proceso de organizar y archivar los documentos de acuerdo con
su contenido informativo general, con el fin de proporcionar juntos todos los documentos sobre el
mismo tema para facilitar que se encuentre la informacin cuando es necesaria. Es un modelo que
se aplica desde el Antiguo Rgimen en pases de tradicin anglosajona,
278
Un case file o expediente puede ser definido como una carpetilla u otra entidad de archivo que
contiene material relativo a una accin especfica, evento, persona, lugar, proyecto u otro asuntos, o
tambin a un grupo de tales carpetillas o unidades de archivo.
279
LLANS, Joaquim. La gestin de la documentacin activa. El Modelo Norteamericano. En:
XI Jornadas de Archivos Municipales. La organizacin de documentos en los Archivos de Oficina,
2 Edicin, Madrid, 1996, p. 103-128.

2.2.2. La funcin descriptiva en el acceso al Cuerpo Facultativo

A la hora de hablar de descripcin archivstica, no slo resulta interesante
analizar la formacin especfica en prcticas archivsticas impartida en escuelas o
facultades, tambin resulta curioso analizar la carga de la teora y prctica
descriptiva en los temarios de acceso a las oposiciones destinadas al ingreso de
personal en los archivos.
Desde el ao 1881, se establece oficialmente la oposicin como forma de
ingreso en el Cuerpo Facultativo de Archivos. El primer reglamento que recoge
este sistema es publicado por Real Decreto de 26 de julio de 1881.
A principios del siglo XX, las pruebas para el acceso a Oficiales de Cuarto
Grado del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos280
constaban de dos partes, una terica y otra prctica. El ejercicio terico consista
en contestar a catorce temas sacados del cuestionario redactado por la Junta
Facultativa del ramo y aprobado por la Subsecretara; cuatro, de las materias de
archivos, bibliotecas y Museos; una de propiedad intelectual, y otra, de
organizacin administrativa. La parte prctica se compona de dos ejercicios. El
primer ejercicio prctico consista en la lectura, traduccin y anlisis de un
diploma, en la redaccin de papeletas para la catalogacin de un manuscrito, de un
libro incunable y de otro moderno, y en la clasificacin de tres objetos
arqueolgicos autnticos o reproducidos. El segundo ejercicio prctico consista en
la lectura y traduccin de impresos e una lengua viva y otra antigua.
Para el acceso a cualquier plaza se exigan grandes conocimientos en
mltiples materias culturales. En cuanto a los temas de archivos, se exiga tener
conocimientos de: paleografa, epigrafa, diplomtica, criptografa, braquigrafa,
cronologa, sigilografa, ya que todas estas materias y otras, eran necesarias para
poder inventariar y catalogar los documentos de los archivos. Sobre la redaccin
de instrumentos de descripcin, en el cuestionario de archivos, se recogan los
280
Real Orden de 15 de abril de 1903, convocando oposicin para proveer ocho plazas de Oficiales
de cuarto grado del Cuerpo facultativos de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos. (Gaceta de
Madrid, n 136, 16 de mayo 1903).

siguientes temas: El 26: Qu se entiende por cuadro de clasificacin de fondos de

un archivo.- Inventario general del mismo.- Catlogos de series.- De las claves.Sus ventajas e inconvenientes.- De los ndices en forma de libro y en forma de
papeletas.- Ventajas e inconvenientes de cada uno de estos sistemas.Procedimiento que debe emplearse.- El 27: Qu se entiende por inventario
topogrfico en un Archivo.- En qu se diferencia del ndice geogrfico.- De los
ndices alfabtico y cronolgico.- El 29: ndices.- Inventarios y catlogos.Significacin de cada una de estas palabras. El 30: De las papeletas de ndice de
los documentos pertenecientes a las colecciones diplomticas de la Edad Media.Como deben redactarse.- El 34: Plan general de arreglo y clasificacin de un
Archivo histrico: A. Cuando ste tiene ndice y sus papeletas estn
convenientemente enlegajados. B. Cuando no tiene ndice, pero el estado de sus
legajos y el contenido de sus cartelas indican que si hubo ndice. C. Cuando no
existe ndice, ni los legajos estn formados y se trata slo de un montn de
papeles. Operaciones previas que tiene que hacer el Archivero en cada uno de
estos tres casos. Del tema 35 al 46, se realizaban diversas preguntas sobre cuadros
de clasificacin en diferentes tipos de archivos.
Durante la Segunda Repblica se publica un nuevo Reglamento de
oposiciones al Cuerpo281. En la prueba prctica se exiga: la transcripcin y
traduccin de tres documentos escritos en letra visigoda, francesa y procesal, sin
elementos auxiliares. Tras el primer examen, el reglamento estableca la
realizacin de un cursillo durante seis meses. Todas las materias que se impartan
en el curso suponan la preparacin de los aspirantes para llevar a cabo las tareas
de descripcin y catalogacin: dos horas diarias de paleografa; dos horas diarias
de diplomtica y filologa romnica; una hora diaria de catalogacin; dos horas
semanales de instituciones, legislacin, arquivologa y fuentes de la historia; una
hora semanal de sigilografa y reproduccin de sellos y una hora semanal de
pericia caligrfica.
281
Reglamento de Oposiciones al Cuerpo Facultativo de Archivos, Bibliotecas y Museos, 5 de

junio de 1933 (Coleccin Legislativa de Instruccin Pblica, ao 1933, p. 411).

Despus del cursillo se realizaba la segunda parte de la oposicin, que se

centraba fundamentalmente en la evaluacin de las capacidades descriptivas del
opositor: transcripcin, traduccin, comentario paleogrfico, diplomtico e
histrico y catalogacin de tres documentos en tres letras diferentes, con positivas
dificultades, en castellano, cataln y gallego; catalogacin metdica de un
cartulario medieval y de otro moderno; catalogacin metdica de cuatro
expedientes y dos documentos de la Edad moderna; catalogacin completa de
tres sellos, una real, otro eclesistico y otro municipal o particular, con los
comentarios que procedan.
Tras la Guerra Civil Espaola, en los aos cuarenta se vuelven a convocar
oposiciones. En la Orden 3 de febrero de 1940, se valoraban entre los mritos
especiales previos para el acceso al Cuerpo la elaboracin de catlogos de
archivos. Los aspirantes tenan que pasar una prueba de catalogacin de archivo,
una de biblioteca y otra de museo. El ejercicio de archivo consista en la
transcripcin y traduccin de dos documentos, uno en visigtica o francesa y otro
en cortesana o procesal, dos de los tipos de letras que mayores dificultades de
interpretacin presentan. En el cursillo282 que se realizaba a posteriori, se daban las
materias necesarias para la descripcin de los documentos: paleografa,
diplomtica, catalogacin, sigilografa,Como colofn a la formacin, se
realizaba una segunda prueba de descripcin consistente en el anlisis
paleogrfico, diplomtico, transcripcin y catalogacin de un documento en
castellano, otro en gallego y otro en cataln; catalogacin de un cartulario
medieval y otro moderno; catalogacin de documentos y expedientes de la Edad
Media y Contempornea y catalogacin de tres sellos.
En la Orden de 23 de diciembre de 1968,
por la que se convocan
oposiciones libres para proveer 46 plazas vacantes en el Cuerpo Facultativo de

Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos, figura entre los ejercicios la redaccin
de las fichas catalogrficas: Redaccin de fichas catalogrficas de cuatro
documentos de los siglos XII al XVII, ambos inclusive, escritos en alguna de las
282
Los cursos para ingresar al Cuerpo de manera definitiva fueron siempre obligatorios, se
contaban como parte de la evaluacin junto con el examen.

lenguas de la Pennsula. Entre los temas figurarn: instrumentos de descripcin y

control, catalogacin de sellos, sistemas de clasificacin de los documentos, fichas
y ficheros (sistemas convencionales y modernos). Desde la dcada de los aos
cincuenta, los cursillos finales se realizarn en la Escuela de Documentalistas.
Los temarios para el ingreso en el Cuerpo se mantuvieron sin grandes
modificaciones hasta el cambio de siglo en el que se empezaron a incorporar los
temas de normalizacin descriptiva internacional, con la inclusin de la Norma
ISAD (G), tanto en la parte terica como en la prctica, as como la incorporacin
de los servicios Web para la descripcin de archivos. Estos cambios se
comenzaron a experimentar en dcadas anteriores. En los aos setenta se comenz
la experimentacin en los archivos estatales, con los primeros sistemas
automatizados. En la dcada de los ochenta, se incorpor la informtica aplicada a
los archivos y en los aos noventa, se incorporaron las normas ISO y las bases de
datos documentales. El gran cambio ms radical en el temario se producir en el
ao 2006, con la incorporacin de las normas de gestin de documentos
electrnicos y metadatos y con la adaptacin del temario a los nuevos cambios que
se estaban produciendo.
Tras la instauracin de la democracia, con el traspaso de competencias
culturales del Estado de las Comunidades Autnomas, comenzaron a convocase
oposiciones para tcnicos de archivos en el mbito de los Gobiernos Autonmicos.
Con la autonoma de las Universidades y otras instituciones pblicas, tambin
comenzaron las convocatorias propias para cubrir las plazas de archiveros; muchos
temas fueron copiados directamente del publicado por la Administracin General
del Estado, en otros casos, se incorporaron temas propios pero siempre se
consideraron, fundamentalmente en la parte prctica de las pruebas, las habilidades
descriptivas del opositor.

2.2.3. La formacin de los archiveros en la descripcin archivstica

A comienzos del siglo XX, las enseanzas de la Escuela Superior
Diplomtica, fueron asumidas por la Facultad de Filosofa y Letras por Real
Decreto de 1900283. En el programa de la facultad se incorporarn las enseanzas
de la Escuela dentro de la asignatura de Bibliologa o Bibliografa. Esta
asignara ser uno de los requisitos exigidos en el acceso a las oposiciones al
Cuerpo Facultativo. En este momento, no existe una formacin acadmica que
recoja materias propias encaminadas a la formacin de archiveros, a pesar de
haberse constituido como un conocimiento y disciplina autnoma. Podemos
afirmar que, a lo largo de todo el periodo estudiado, no existi una institucin que
asumiera la formacin exclusiva de los archiveros.
Existan materias en la Facultad de Filosofa y Letras, que permitan
adquirir tcnicas para trabajar en los archivos, pero habr que esperar hasta pocas
recientes para que se impartan cursos especficos orientados a la archivstica. En la
reorganizacin de los estudios de la Facultad, durante el ao 1931, se estableci el
ttulo de Archivero-Bibliotecario, con la finalidad de suplir el antiguo ttulo
expedido por la Escuela Diplomtica de Archivos. Este ttulo se hizo obligatorio
para acceder a las oposiciones al Cuerpo Facultativo por Decreto del Ministerio de
Instruccin Pblica y Bellas Artes del ao 1934.
Durante el ao 1952, la formacin para los archiveros es asumida en el
seno del Ministerio por la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, a travs de
la creacin en Madrid de los cursos para la formacin tcnica de archiveros,
bibliotecarios y arquelogos284. Su funcin se centraba en la formacin de los
facultativos que haban superado las oposiciones. En 1953, se transform en
Escuela de Formacin Tcnica de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos
283
Real Decreto suprimiendo la Escuela Superior de Diplomtica e incorporando las enseanzas

que la constituyen a la Facultad de Filosofa y Letras, y reformando sta. (Gaceta de Madrid n
203, de 22/07/1900).
284
DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. MADRID. Cursos para la
formacin tcnica de archiveros y bibliotecarios. Separata de: Boletn de la Direccin General de
Archivos y Bibliotecas, n 20, 1954.

Segn el programa del curso de 1959-1960285, las clases que se centraban

en la descripcin de los archivos, la bibliografa, la archivstica y la catalogacin
de documentos antiguos, eran impartidas por Mara Teresa de la Pea Marazuela,
archivera del Archivo Histrico Nacional, cuyos trabajos en este centro se
centraron en la catalogacin de los fondos documentales tal y como se muestra en
su bibliografa286. Podemos observar como la docencia era impartida por personal
formado en la teora y la prctica de la descripcin. En 1964, se crear por Orden
Ministerial287, la Escuela de Documentalistas, con sede en la Biblioteca Nacional.
Se impartan una serie de cursos que no tenan reconocimiento acadmico
especfico; sin embargo, se expedan dos tipos de diplomas. La enseanza de la
Escuela era muy genrica se imparta tanto para los tcnicos destinados en los
Archivos, como para los destinados en las Bibliotecas; slo se diferenciaba entre el
diploma que se conceda a los Bachilleres Superiores (Ayudantes de
Documentacin) y el que se conceda a los Licenciados (Documentalistas).
En el ao 1969 se realiza el primer curso para el tratamiento de la
informacin a travs de mquinas, bajo la denominacin de I Cursillo sobre
fundamentos bsicos del tratamiento de la informacin por mquinas y
procedimientos modernos; convocado por la Direccin General de Archivos y
Bibliotecas, iba destinado a la formacin de los funcionarios; los contenidos del
curso se publicaron en el Boletn de la Direccin General de Archivos y
Bibliotecas; algunas de las temticas que se trataron fueron las siguientes:
introduccin general a los ordenadores; tratamiento aritmtico de la informacin;
285
DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Cursos para la formacin

tcnica de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos (1959-1960), Madrid, 1959.
286
Su obra se centra ms en el trabajo prctico que terico de la catalogacin:

PEA MARAZUELA, Mara Teresa de la.
- Archivo de los Duques de Fras (inventarios), Madrid, 1955-1973.
- Archivo Histrico Nacional. Seccin de Ultramar (inventario), Madrid, 1972-1988.
- Catlogo de los fondos manuscritos de Juan Ramn Jimnez, Madrid, 1979.
- Papeles de Don Luis Araquistain Quevedo, Madrid, 1983.
- Papeles de Santo Domingo. Archivos Histrico Nacional. Seccin Ultramar, 1985.
287
Orden de 23 de septiembre de 1964 por la que se crea una Escuela de Documentalistas
dependiente de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas. (Gaceta de Madrid n 246, de
13/10/1964).

lenguajes de programacin; organigramas; soportes de la informacin; mquinas

clsicas (perforadoras, verificadoras, clasificadoras, intercaladoras, tabuladoras)288.
En los aos 1976-1977, se reestructura el programa de la Escuela de
Documentalistas y entre las novedades que se introducen en su temario, se
encontraba la informtica aplicada a los archivos; desde el ao 1975 se comienzan
a emplear tcnicas automatizadas en los archivos dependientes del Estado, y las
novedades aparecen reflejadas en las enseanzas. En el ao 1976 se celebra el I
Curso de Informtica para Archiveros del Ministerio de Educacin, en el que se
muestran los primeros proyectos de descripcin con base informtica. El uso de las
aplicaciones es todava rudimentario, requiere una estructuracin previa y una gran
preparacin de la documentacin antes de su introduccin en los sistemas
informticos.
Aunque existen iniciativas anteriores de creacin de estudios universitarios
centrados en las bibliotecas y de modo secundario en los archivos, ser la
Universidad de Santiago de Compostela289, por Orden Ministerial de 1977, una de
las pioneras en la inclusin de estudios de archivstica en la Facultad de Geografa
e Historia, y por tanto, de las tcnicas de descripcin y elaboracin de
instrumentos en los archivos. En su plan de estudios se inclua una especialidad de
Archivstica y Biblioteconoma, con las siguientes asignaturas: Archivstica,
Biblioteconoma y Documentacin, Historia del Libro, Paleografa y Diplomtica.
Un ao despus de la iniciativa Compostelana, por Real Decreto de
1978
290
, se permitir oficialmente a las Universidades espaolas incorporar las
enseanzas de Biblioteconoma y Documentacin, a travs de Escuelas

Universitarias, previa autorizacin del Ministerio de Educacin y Ciencia, la
Archivstica se fundira con la Biblioteconoma y la Documentacin, pero
implicara la generalizacin de la formacin en tcnicas documentales en Espaa.
288
I Cursillo sobre fundamentos bsicos del tratamiento de la informacin por mquinas y

procedimientos modernos. En: Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas; n 105,
enero-febrero, 1969, p.16-17.
289
Orden de 30 de junio de 1977, por la que se aprueba el Plan de Estudios del segundo ciclo del a
Facultad de Geografa e Historia de la Universidad de Santiago (BOE nmero 226 de 21/9/1977).
290
Real Decreto 3104/1978, de 1 de diciembre, por el que se crean en la Educacin Universitaria
las enseanzas de Biblioteconoma y Documentacin (BOE n 8 de 9/1/1979).

Los estudios de las Escuelas tendrn una duracin de tres aos. Entre las
asignaturas que se impartan en relacin a la descripcin291 se encontraban:
Anlisis Documentales (principios generales de la catalogacin, catalogacin),
Lenguajes Documentarios (sistemas de clasificacin y anlisis de contenido),
Informtica Documental (automatizacin de bibliotecas y telecomunicacin) y
Archivstica.
A partir del Real Decreto 912 de 1992 292, se permiti la transformacin de
las enseanzas de las Escuelas Biblioteconoma y Documentacin en Licenciaturas
de Documentacin; el cambio no supuso una mejor consideracin de la
Archivstica como disciplina con respecto a la Diplomatura. Si analizamos la carga
lectiva, sin embargo, se crean iniciativas y plataformas encaminadas a convertir la
archivstica en una enseanza propia, como es el caso de las impulsadas en
Catalua. Dichas iniciativas han quedado en papel mojado, como consecuencia de
los cambios que est experimentando la universidad: la adaptacin de las
enseanzas universitarias espaolas a la Comunidad Europea con la adopcin del
Plan de Bolonia; la crisis econmica, que ha producido una cada del alumnado
con la desaparicin de materias y carreras universitarias, la escasa demanda de
profesionales, as como la mala remuneracin en el mbito empresarial.
La formacin en archivstica, y por tanto, en descripcin archivstica, se ha
desarrollado a travs de otros medios universitarios como la especializacin, a
travs del Doctorado y las Tesis Doctorales, los Postgrados, Masters, Cursos,... As
como a travs de instituciones pblicas como el Instituto Nacional de
Administraciones Pblicas, o las Escuelas de Administracin, Asociaciones de
archiveros y documentalistas y centros de formacin privados293.
291
Orden de 24 de febrero de 1981 por la que se fijan las directrices de los Planes de Estudio de las
Escuelas Universitarias de Biblioteconoma y Documentacin (BOE nmero 63 de 14/3/1981).
292
Real Decreto 912/1992, de 17 de julio, por el que se establece el ttulo universitario oficial de
Licenciado en Documentacin y la aprobacin de las directrices generales propias de los planes de
estudios conducentes a la obtencin de aqul. (BOE n 206 de 27/8/1992).
293
Las posibilidades de formacin archivstica en la actualidad as como su evolucin han sido
recogidas ampliamente entre otras obras en: LPEZ GMEZ, Pedro. La formacin de los
archiveros espaoles en el siglo XX: una mirada retrospectiva, Xunta de Galicia, Ourense, 2008.

En la actualidad, sea en el mbito pblico o privado, nos encontramos ante

un panorama desolador en cuanto a la formacin archivstica, tanto por la
desaparicin progresiva de enseanzas en la universidad, como por la falta de
calidad de los cursos en el mbito privado, especialmente en relacin al
tratamiento descriptivo del archivo digital, que se est actualmente generando en
el mbito de las administraciones pblicas y privadas.
Dentro de las enseanzas impartidas por el Ministerio de Cultura a travs
de la Subdireccin General de Archivos, se desarrollaron ya en la poca
democrtica, a partir del ao 1988, las Escuelas-Taller de Archivos,
posteriormente denominadas Escuelas de Archivos. Estas prcticas archivsticas
tenan su sede en importantes archivos, como el Archivo Histrico Nacional o
Archivo General de la Administracin. Los profesionales que se formaron en
dichas escuelas, trabajaban directamente con los fondos documentales de los
archivos, desarrollando importantes instrumentos de descripcin que todava se
emplean en la actualidad tanto en papel, como de base para la transferencia de la
informacin contenida en los mismos a sistemas de gestin informtica. La
formacin del Ministerio de Cultura va ms a all del mbito estatal, con la
extensin de la tradicin descriptiva espaola a pases de tradicin latina, a travs
de la Escuela de Formacin Archivstica en Iberoamrica dentro del Programa
ADAI (Ayuda al Desarrollo Archivstico Iberoamericano).
2.2.4. La formacin archivstica del personal con destino a la empresa privada
En el mbito de la formacin archivstica del personal destinado a las
oficinas en el mbito de la empresa privada, Jaime Vicens Carri denunci en el
ao 1946, que en la Escuela de Altos Estudios Mercantiles de Barcelona no se
enseaba ni tcnicas de clasificacin, ni archivo. Pero sealaba que esta era la
tnica general de todas las academias de formacin administrativa. Jaime Vicens
Carri nombraba a Rafael Bori en su obra, indicando que antes del ao 1936, daba
clases de clasificacin y archivo en el Instituto de Cultura de la Mujer. Rafael Bori
fue fundador de la Escuela de Secretarias Comerciales, en las que tambin se

impartan clases de clasificacin y archivo, incluyendo material para la realizacin

de prcticas.
Jaime Vicens habl de academias como la Cots o Almi, que introdujeron
esta materia, con prcticas e incluso con enseanza autodidacta294. Rafael Bori,
public un manual destinado a la clasificacin del archivo de oficina entre 1925 y
1932, con bastante xito de distribucin como demuestras sus cuatro ediciones.
Este mismo autor public otros manuales relacionados con el mundo del comercio
y la oficina, en los que se que establecan pautas sencillas. En el manual sobre
clasificacin se incluan los sistemas existentes en la poca en los archivos de
oficina, tanto en Espaa como en el exterior. Recoga los diferentes equipos que
se empleaban en la oficina para la clasificacin. Se definan trminos como el de
gua en la oficina, que consista en una simple cartulina, con una pestaa saliente,
que serva para clasificar por letras, nmeros, nombres; defina las pestaas
intercambiables o portamarbetes, que eran piezas de metal con una especie ventana
en la que se coloca un papel, cubierto de celuloide transparente, en el que iba
inscrita la inicial de la gua o el nombre de la carpeta. Las dos piezas de metal
formaban en su parte inferior una pinza, por la que se sujetaban en la cartulina (en
guas, carpetas individuales y de varios).
El manual inclua prcticas de archivo; guas de falta de documentos, que
se emplean para indicar los documentos que han sido prestados; se explicaba en
que consista el archivo definitivo. Se recomendaba que, al finalizar el ao, la
correspondencia se guardase en clasificadores o cajas de cartn, retirndolas de los
muebles, con indicacin de la clasificacin y el ao o periodo.
Los sistemas de clasificacin que recomendaba en los ficheros eran:
alfabticos, numricos, por asuntos, geogrficos, decimal, mixtos. Incluye sistemas
curiosos que seran sustituidos por nuestra actual agenda electrnica como el de
294
VICENS CARRI, Jaime. Tratado de clasificacin y archivo. Editorial Labor, S.A. Barcelona
1956, p. 366-367.

cajitas memorndum, los ficheros pequeos que servan para recordar asuntos
pendientes (una especie de agenda en forma de fichero)295.
El mbito del archivo de oficina estuvo durante muchos aos en manos
exclusivas del gnero femenino. Entre los manuales que circulaban para el
aprendizaje de los mtodos de tratamiento de la documentacin en la oficina,
Jaime Vicens Carri, que fue profesor de la Escuela de Secretarias Comerciales de
Barcelona y miembro de la Academia de Ciencias Econmico-Financieras, tradujo
del francs un manual de A. Brauman, titulado, la Gua de la Archivera. Durante
esta poca, el archivo de oficina estaba estrechamente relacionado con la profesin
de Secretara, profesin que fue considerada durante dcadas, como una actividad
propia de la mujer. Es un manual destinado a la enseanza de la prctica de
archivo en la oficina durante los aos sesenta, cuando la archivstica profesional en
Espaa empezaba a salir de sus propias fronteras. Resultan interesantes desde el
punto de vista sociolgico e histrico, los consejos finales que se proporcionan a la
lectora (puesto que por el propio ttulo se considera una obra destinada
nicamente a las mujeres), bajo el epgrafe: Las reglas de oro de la archivera, la
seora Antoinette Brauman aconsejaba:
1. Ni tanto ni tan calvo. El trabajo de la archivera es importante, pero no se crea
el centro del Universo. Evite aislarse de las restantes funciones tras un teln de
acero.
2. Gota a gota se llena el cntaro. Hagamos igual, archivando cotidianamente toda
la documentacin del da.
3. Quien mucho abarca, poco aprieta. Para clasificar fcil y cmodamente,
divdase el trabajo en fases sucesivas.
4. El archivo no es el cementerio de papeles. Antes de archivar un documento,
asegurmonos de que, en efecto, su inmediato destino es el archivo.
295
BORI, Rafael. Manual prctico de clasificacin y Archivo. Barcelona, Imp. La Neotipia, 1923.

5. No slo los candidatos a un empleo necesitan buenas referencias: el archivo

tambin. A cada nueva carpeta o ficha abierta, hagamos inmediatamente las
referencias cruzadas necesarias, si son del caso.
6. Como los artculos de valor o intervenidos, los documentos confiados a la
custodia de la archivera slo pueden circular acompaados de un pase o gua.
Cuidemos, pues, de anotar siempre las caractersticas de cualquier documento
prestado, as como los datos concernientes a la persona que lo ha pedido.
7. La ocasin hace al ladrn. Aprovechemos cada oportunidad para manejar las
carpetas, para comprobar su contenido296.
La autora incorpor los sistemas de clasificacin existentes en el momento,
trat la clasificacin de materiales especiales como fotografas, libros, patentes,
muestras,...; diferenci entre archivo provisional y definitivo; habl sobre el
mobiliario e incluy ejemplos prcticos de clasificacin. La obra su public en
Espaa del 1958 al 1977, con cinco ediciones, con gran influencia en la formacin
de las secretarias durante estos aos. Adems de esta referencia bibliogrfica de
origen externo, existieron otras empleadas tanto en la empresa privada e incluso
pblica, se siguieron manuales como los de Italo Baldini o de Guiseppe
Continolo297, que fueron tambin una novedad en su poca, al centralizarse en la
organizacin y clasificacin de los archivos de oficina298. Estos manuales no slo
se encuentran en el mbito de la oficina privada, tambin fueron empleados en la
oficina pblica, tal y como podemos comprobar en el catlogo de la Bibliotecas
del Instituto Nacional de Administracin Pblicas.
En la formacin profesional en la Espaa de los aos 60, el empleo de
secretaria, fue considerado como una profesin ms propia de la mujer, tal y como
296
BRAUMAN, A. Gua de la archivera [Traducida y adaptada por Jaime Vicens Carri],

Francisco Casanovas, Barcelona, 1958, p. 105-106.
Se public durante varios aos varias ediciones, dentro de una serie para la oficina, hay tambin
gua de la mecangrafa, gua de la secretara.
297
CONTINOLO, Guiseppe. El archivo en la organizacin moderna. Ediciones Deusto, Bilbao,
1965.
298
BALDINI, Italo. El archivo en la empresa moderna: tratado prctico de organizacin y
funcionamiento de sus servicios. Editorial Hispano Europea, Barcelona, 1964.

he sealado con anterioridad, tal y como se muestra en el ttulo de un libro de texto

de enseanza media y profesional no estatal de la poca: Secretaras
Comerciales299. En este pequeo libro de texto, como en muchos otros de la
poca, se trata, entre las funciones de la Secretara, encargarse del archivo, aunque
se recoge de manera muy superficial: Una de las misiones de la Secretara es la de
comprender muy bien el orden, para saber inculcarlo. Esta obra se olvida de dar
pautas para su organizacin.
Otra institucin privada dedicada a la formacin, fue el Instituto Tcnico
para la Racionalizacin de la Administracin Pblica, que public un tema sobre
Archivo300, dentro de una serie de documentos que salieron a la luz durante el ao
1972, dedic uno a la organizacin del trabajo administrativo. El Instituto, a pesar
de dedicarse a la formacin de profesionales con destino a los archivos de las
administraciones pblicas, en la bibliografa de este tema, no incluye ninguna
referencia elaborada por profesionales de los archivos que trabajaban en la
administracin, aunque si recoga una obra propia de oposicin, para la formacin
de auxiliares administrativos para las administraciones pblicas. El tema estaba
dedicado a la formacin de archiveros en el mbito del archivo de empresa. Inclua
diferentes sistemas de clasificacin de los documentos: el alfabtico, el analtico,
el cronolgico, el geogrfico, el ideolgico, el numrico, el alfanumrico, el
decimal-centesimal,
sealando
tanto
sus
ventajas,
como
inconvenientes.
Finalmente recomienda la seleccin de un mtodo en funcin al uso que se vaya a

dar. Adems de mezclar los diferentes sistemas, creando quizs mayor confusin
en la formacin del personal al que va destinado el tema; las recomendaciones son
un tanto sui generis, ya que aconseja la ordenacin numrica para los libros de una
biblioteca y la ideolgica (en la que incluye la CDU) para documentacin tcnica,
jurdica y fiscal.
299
MORELL VERGAD, Jos. Secretarias Comerciales. Centro de Enseanza Media y

Profesional no estatal de modalidad administrativa Colegio Femenino Oller, Valencia, 1961.
300
INTITUTO TCNICO PARA LA RACIONALIZACIN DE LA ADMINSITRACIN
PBLICA. Organizacin del trabajo administrativo. Tema 6. Archivos: Problemas y su
tratamiento, Madrid, 1972.

2.2.5. La prctica de la descripcin

Durante el siglo XX, la informacin sobre la realidad prctica en los
archivos se ha plasmado a travs de los partes de trabajo trimestrales y las
memorias que los archivos dependientes del Estado remitan a la Inspeccin de
Archivos, sin embargo, esta no es la nica va de acceso a la prctica descriptiva
de los archivos.
Durante un periodo de treinta y cinco aos, entre los aos 1915 y 1952, la
Inspeccin de Archivos de la Junta Facultativa, por iniciativa de la Direccin con
competencias en el mbito de los archivos, se dedic a visitar los archivos
espaoles con la finalidad de formar el inventario general del patrimonio
documental espaol. El resultado de estas visitas se plasm en diversas memorias
que recogan diferentes tipos de informacin, debido a la falta de normalizacin
existentes en los archivos pblicos y privados. Estas memorias pasaron de la
Direccin General al Servicio Nacional de Informacin Documental. En el ao
1955 se public un ndice toponmico301 en el Boletn de la Direccin General de
Archivos y Bibliotecas con la relacin de las memorias conservadas. El Servicio
Nacional de Informacin Documental, realizaba copias de seguridad, tanto de los
fondos documentales, como de sus inventarios. Las relaciones de estas copias de
seguridad fueron publicadas en el Boletn de la Direccin General.
2.2.5.1. La actividad descriptiva en el comienzo del siglo XX
A travs de los documentos de trabajo que los archivos dependientes de la

Administracin Central remitieron a lo largo del siglo XX podemos abrir una
ventanita temporal que nos permita conocer la prctica archivstica de la
descripcin y la elaboracin de instrumentos de descripcin en los propios
archivos. A continuacin repasar algunos documentos de archivo de los centros,
en los que se trata el trabajo archivstico de los centros.
301
Memorias inditas sobre archivos espaoles. En: Boletn de la Direccin General de Archivos,
Bibliotecas, Madrid: Ministerio de Educacin Nacional, julio, 1955.

En la memoria remitida por el Archivo del Reino de Galicia al Ministerio

de Instruccin Pblica y Bellas Artes, se observa como los ndices empleados en el
siglo XX eran los mismos que se empleaban en el ao de la creacin del archivo,
en el siglo XVIII: Los ndices datan de los primeros tiempos de la creacin del
archivo y se hallan en muy buen estado a pesar del gran movimiento que hay en
ellos y cuyo orden de asiento es el siguiente: Los pleitos se registran por siglos,
escribanas, que en primera o segunda instancia los sustanciaron y por los nombres
de las partes que entablaron la demanda o vinieron en apelacin a este Tribunal,
segn el orden alfabtico, exponindose a continuacin el de la otra parte y causa u
objeto de la cuestin302. En el ao 1911 se remite el inventario del archivo, el
inventario se divide en secciones, y en cada una de ellas se indican los siguientes
elementos: naturaleza de los fondos que contienen (breve informacin), fecha,
nmero de legajos, nmero de expedientes y observaciones303.
En cumplimiento de una Real Orden del Ministerio de Instruccin Pblica,
de 13 de octubre de 1910, el Archivo del Reino de Valencia remiti por oficio, el
inventario general de sus fondos documentales al Ministerio. Gracias a esta orden
podemos conocer cmo se elaboraban los inventarios en los archivos regionales a
principios del siglo XX. El inventario se realiz en papel de cuadrcula, con
indicacin de la seccin, serie, concepto o descripcin de la serie, fechas extremas,
nmero de volumen y nmero de legajos. En la parte final del inventario se inclua
un cuadro sinptico con el nmero total de volmenes, legajos y pergaminos por
secciones304.
En torno a 1914, en una memoria del Archivo General del Ministerio de
Fomento, concretamente en el apartado sobre el estado en que se encuentra la
redaccin de los instrumentos descriptivos y los trabajos de organizacin del
Archivo, se indicaba el sistema de redaccin de los ndices y de las papeletas: La
302
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Memoria del Archivo General

de Galicia remitida al Ministerio de Instruccin. 1911. La Corua, Caja. 31,6700, Legajo. 6553-19.
303
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Expediente de remisin del
inventario del Archivo General de Galicia al Ministerio de Instruccin. La Corua, 11 de marzo de
1911, Caja. 31,6700, Legajo. 6553-26.
304
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Expediente de remisin de
Inventario General del Archivo del Reino de Valencia al Ministerio de Instruccin. 5 de abril de
1911, Valencia, Caja. 31,6700, Legajo. 6552-18.

gran mayora de sus documentos estn inventariados y registrados en catlogos de

series las cuales unas son alfabticas, como sucede con las personales, otras
cronolgicas, como son las de los asuntos generales y legislacin y otras mixtas lo
cual ocurre con los asuntos por provincias, que dentro de cada una, estn los
expedientes por orden cronolgico y en los de concesiones mineras cuya
ordenacin es primero topogrfica, por provincias y despus alfabtica por los
nombres de las concesiones. Otras series, las menos, han necesitado para su buen
orden y fcil busca, que la catalogacin fuese por papeletas, tales son en el grupo
de carreteras, los expedientes de expropiacin, construccin, liquidacin,
conservacin y reparacin de las mismas; en el de Puertos, los de construccin,
conservacin y concesiones a particulares; en el de aguas, los aprovechamientos;
en Montes, los de ordenaciones, deslindes y amojonamientos; en Comercio, los de
Compaas y Sociedades; en los de Universidades, Institutos y Escuelas
Especiales, los de oposiciones y concursos a ctedras; en el de Construcciones
Civiles de Instruccin Pblica, los de construccin y reparacin de edificios; en el
mismo grupo de Fomento, adems de los de construccin y conservacin de sus
edificios, los de mejora y ensanche de poblaciones y por ltimo, todos los
expedientes procedentes de los negociados de contabilidad de instruccin pblica,
agricultura y obras pblicas305. Resultado de esta prctica que se remonta al
antiguo Ministerio de Fomento, se remitieron al Archivo General de la
Administracin
instrumentos
de
descripcin
en
formato
de
fichero,
fundamentalmente del fondo documental de obras pblicas. Este fichero se sigui

formando en el Ministerio de Obras Pblicas al separarse del Ministerio de
Fomento, hasta la inclusin de medios informticos que permitieron transferir los
ficheros manuales a bases de datos informticas.
A travs de los partes de trabajo del archivo del Ministerio de Fomento, se
puede conocer la evolucin en la produccin de papeletas en los primeros aos del
siglo XX, este trabajo equivaldra a la produccin de nuestros actuales registros
descriptivos en bases de datos informticas. En la grfica que sigue a continuacin,
se puede observar una evolucin muy irregular en la productividad de papeletas.
305
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Fomento. Memoria del Ministerio de

Fomento, 1914, Legajo 17314.

Destacan sobre todo los aos 1903 y 1910, por el nmero de entradas descriptivas,
frente a los aos 1906, 1907 y 1913, que son los aos ms precarios en actividad
productiva. Este tipo de grficas son sintomticas de los recursos humanos con los
que cuenta el archivo para la realizacin de descripciones a lo largo del periodo
cronolgico recogido en la grfica, y es adems sintomtico de lo que suele ser la
realidad de un archivo, las pocas de mayor o menor actividad, van en funcin, a
la incorporacin o no de nuevo personal, temporal o permanente, que es el
encargado de realizar las actividades descriptivas.
Figura 7. Evolucin del nmero de papeletas descriptivas producidas en el Archivo Central del
Ministerio de Fomento
Los instrumentos de control son realizados por personas que no son

profesionales de los archivos. Existe un caso muy concreto, que gener un
expediente para la adquisicin de un fondo documental por donacin con destino
al Archivo Histrico Nacional306, tramitado por un particular, Ramn de Vilanova,
investigador que en uno de sus viajes descubri fondos documentales de origen
espaol en el Archivo del Ministerio de Estado de Viena, encargado del trmite de
transferencia de la documentacin de un pas a otro, realiz un inventario de los
fondos documentales, que se plasm en una relacin, que tena la finalidad de
306
Archivo General de la Administracin. Fondo del Ministerio de Educacin. Expediente sobre

inventario de documentos referentes exclusivamente a Espaa que se hallan en el Archivo de
Austria firmado por D. Ramn Vilanova, Secretario de Campo de la Nobleza de Catalua. 1920.
Legajo 6546-61, Caja. 31.694.

dejar constancia de la documentacin que se iba a remitir al Archivo. En este caso

especfico, la funcin del instrumento es, simplemente, la de control de la
documentacin en el trnsito desde un archivo a otro, actuara como relacin de
entrega de la documentacin. Este instrumento no presenta un gran rigor
archivstico en su redaccin debido a su realizacin por un investigador y no un
profesional en archivos. Es muy habitual encontrar en los archivos relaciones de
entrega realizadas por personal con escasa o nula formacin archivstica.
Antes y durante la Guerra Civil Espaola, los diferentes archivos
dependientes del Estado remitieron sus memorias y partes anuales a la Inspeccin
de Archivos, algunas de estas memorias recogen con detalle la descripcin de los
instrumentos existentes en los archivos, tal es el caso de la memoria de la
Audiencia Territorial de Valencia, del ao 1932: En cuanto a los ndices e
Inventarios de los distintos Archivos reseados existen los siguientes. Seis
volmenes encuadernados tamao folio y titulados (ndices antiguos del Archivo)
y corresponden a la documentacin de Procesos civiles desde 1707 a 1849; y tres
volmenes del mismo tamao encuadernados tambin y titulados (ndices
reformados del Archivo), correspondientes a Procesos civiles desde 1707 a 1781,
de cuyo ligero examen se desprende constituyen una obra que qued por terminar
para ampliacin y mejora de los anteriores. Ambos ndices se corresponden
bastante con los respectivos Procesos situados en las salas I y II del Archivo
antiguo, pero adolecen del defecto propio de la poca, de estar redactados por
orden exclusivamente cronolgico y aunque contienen la indicacin de asuntos y
litigantes, son de difcil manejo hasta tanto no se viertan a papeletas para
clasificarlas luego alfabticamente307.
307
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Memoria descriptiva del

Archivo de la Audiencia Territorial de Valencia, Valencia, enero de 1932, AGA, 31, 5147.

2.2.5.2. La actividad descriptiva durante la II Repblica y la Guerra Civil

Espaola
Los archivos de las Diputaciones provinciales se han preocupado desde el
siglo XX, por la descripcin de los fondos locales y particulares de la provincia. El
24 de noviembre de 1930, el archivero-bibliotecario de la Diputacin de Vizcaya,
Dario Areitio, llam la atencin sobre la necesidad de actuar sobre los archivos
locales en un informe remitido al Ministerio de Instruccin Pblica. En el escrito
propona la remisin de archiveros desde la Diputacin para el tratamiento
archivstico de los fondos documentales: Para la catalogacin de los fondos
municipales, parroquiales, de cofradas y notariales, que tan alto inters tienen para
nuestra historia, una vez obtenida la autorizacin, pudiera destinarse personal del
Archivo debidamente instruido, sealndole el Archivo que haba de catalogar308.
En los partes trimestrales y memorias de los archivos, se muestra un
respeto a las instrucciones vigentes elaboradas por la administracin central a la
hora de elaborar los instrumentos de descripcin, tal es el caso del Archivo
Histrico de Protocolos de Valladolid, en cuanto a la metodologa empleada en las
tareas de descripcin, menciona que sigue la Instruccin para los Archivos de
Protocolos Notariales de 1933: se redact la mayor parte del ndice cronolgico,
con arreglo al apartado VII de las mencionadas Instrucciones309.
En la realizacin de las tareas de catalogacin, entre otras, los archiveros
han estado siempre apoyados por personal externo, normalmente estudiantes en
prcticas y becarios, esta circunstancia se ha prolongado a la actualidad, el archivo
no slo es un centro de investigacin, es tambin un centro de formacin prctica,
es una relacin de simbiosis, donde ambos sectores se benefician, en la memoria
del Archivo Histrico Provincial de Valladolid del ao 1939, vemos incluso que
participan en sus trabajos, estudiantes que todava no se han licenciado: Durante
los dos primeros trimestres del ao se benefici el Archivo con los servicios de dos
308
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Informe del archiverobibliotecario del Archivo de la Diputacin de Vizcaya, Dario Areitio, 24-12-1930, AGA, 31, 5147.
309
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Memoria del Archivos
Histrico de Protocolos de Valladolid, 21 de diciembre de 1937, AGA, 31, 5147.

estudiantes auxiliares. (...) En el corto periodo de su permanencia en el Archivo

redactaron un ndice topogrfico en 1574 fichas; otro de documentos publicados,
en 59 fichas (...)310.
En muy raras ocasiones encontramos disposiciones que reflejen los planes
de descripcin de los archivos de manera individualizada. Una disposicin de 11
de abril de 1933311, recoge el programa de descripcin del Archivo General de
Indias y los fondos que abarcaba: los catlogos de las secciones de Justicia,
Escribana de Cmara, Contadura, previa revisin de los elaborados a fines del
siglo XVIII y principios del siglo XIX; los catlogos modernos, de las secciones
de Patronato, Estados, Papeles de Cdiz,...; fichero de pasajeros de Indias, con
revisin de las papeletas y previa formacin de ndices onomsticos, geogrficos y
de oficios312. La disposicin recoga tambin las futuras publicaciones que se iban
a realizar en el archivo: una serie cronolgica integra, con sus correspondientes
ndices auxiliares de la cartografa americana; planos de ciudades y cuadernos de
proyectos de arquitectura colonial.
El archivero profesional no slo se limita a la descripcin de la
documentacin, sino incluso a la bsqueda y seleccin de fuentes documentales
que puedan ser de inters local. En una fuente muy susceptible de investigacin
local, como son los protocolos notariales, se trata de dar un valor complementario
al archivo; vemos una labor activa del archivero al resaltar las caractersticas de los
fondos documentales al no limitarse nicamente a catalogarlos sino a profundizar
en temas de investigacin de inters general: Por el Director del Archivo se ha
dado comienzo al estudio de la documentacin, llegando en la actualidad al
protocolo sealado con el n 8 (...). De dicho estudio se ha sacado gran nmero de
papeletas de inters local, principalmente con referencia a nombres de antiguas
310
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Memoria Anual del Archivo

Histrico Provincial de Valladolid del ao 1939, AGA, 31, 5147.
311
Coleccin legislativa de Instruccin Pblica, ao 1933, p. 262.
312
La constante revisin de los instrumentos de descripcin de los Archivos, a lo largo de dos
siglos, muestra una realidad: los instrumentos de descripcin caducan, surgen en un momento dado
para determinadas necesidades y servicios, pero, tanto esas necesidades como ese servicio varia con
el tiempo, por ello, se hace necesario rehacer los instrumentos para adaptarlos a las peticiones de
los usuarios o darles mayor difusin por las transformaciones tcnicas y tecnolgicas que se van
adoptando en los centros.

calles de la ciudad y de oficios y profesiones. Tambin se han conocido datos de

inters artstico e histrico, como por ejemplo, el documento que hace mencin a
la colocacin de la primera piedra de la hoy Catedral de Valladolid313.
Durante la Guerra Civil Espaola, la difusin de la descripcin de los
fondos documentales conservados en los archivos se paraliz temporalmente y
resulta muy complejo encontrar noticias de instrumentos de descripcin pblicos
realizados durante la contienda; incluso se puede afirmar que durante el periodo se
destruyeron muchos instrumentos que aportaban informacin sobre los fondos
documentales, esta fue la situacin de los instrumentos de referencia, la
documentacin de la que informaban no corri mejor suerte, y los fondos
documentales sufrieron dispersin, e incluso, destrucciones indiscriminadas. Los
legajos fueron considerados, en muchos casos, material de guerra, pasando a
formar parte de las trincheras, en el mejor de los casos, algunos se salvaron de la
destruccin. A esta situacin estuvieron expuestos los archivos ministeriales, que
se encontraban en el ncleo de batalla. Esta circunstancia fue comentada por
autores como Ana Mara Fernndez Hidalgo y Mara Jos Remn Ripalga en su
artculo sobre la reconstruccin de un fondo documental del Ministerio de Justicia.
En esta publicacin indican la desaparicin del instrumento de descripcin del
fondo documental y la dificultad de reconstruir la informacin referencial: Este
fondo se compona de legajos y libros totalmente desordenados, cubiertos de una
densa capa de polvo y porquera. Pero, a esta circunstancia hay que aadir el hecho
de la ausencia de un inventario o de unas hojas de remisin de envo, las cuales
nos hubiera sido de gran utilidad para iniciar la reorganizacin314. Este fondo
documental fue transferido al Archivo General de la Administracin y, a pesar de
los trabajos de identificacin y organizacin realizados en el Archivo Central del
Ministerio de Justicia, al final del artculo, las propias autoras no lo consideran
suficiente para dar servicio: Este fondo de Guerra Civil, en el momento de
finalizar el presente artculo, no se halla en condiciones de ser consultado por
carecer de un inventario que agilice la tarea a investigadores, historiadores y
313
Coleccin legislativa de Instruccin Pblica, ao 1933, p. 262.

FERNNDEZ HIDALGO, Ana Mara y REMN RIPALDA, Mara. Fondos documentales
sobre la Guerra Civil y Postguerra Espaola conservados en el Archivo del Ministerio de Justicia.
En: Boletn de la ANABAD, XXXIX, 1989, n. 3-4.
314

archiveros315. Este es un ejemplo de la importancia que tienen los instrumentos de

descripcin que se realizan sobre los fondos documentales, y el gran quebranto que
supone su eliminacin o destruccin. Adems su supresin supone la prdida de
parte de la historia archivstica del fondo documental.
Alicia Alted316 ha recogido en sus estudios noticias acerca de un normal
funcionamiento de los archivos a cuyo servicio estaba el Cuerpo Facultativo de la
zona nacional, entre los que se encontraban: los Archivos Generales de Simancas e
Indias, as como los de las dos Chancilleras y los regionales, de La Corua y
Mallorca. Estos archivos no sufrieron las vicisitudes a las que estuvieron expuestos
otros centros archivsticos y, es probable, que continuaran con las labores de
catalogacin y descripcin con cierta normalidad. No ocurri lo mismo con los
Archivos Histricos de Protocolos, los Provinciales y los de muchas Delegaciones
de Hacienda, que fueron abandonados por falta de personal. A medida que
avanzaba el bando nacional, se iban incorporando los archivos que quedaban en
pie, en las ciudades que se iban ocupando.
En la zona republicana, se concentr una parte de los centros gestionados
por el Cuerpo Facultativo, donde la labor se centr en la salvacin del patrimonio
documental. Algunos de los archivos ms importantes en esta zona fueron: el
Archivo Histrico Nacional, los Archivos Ministeriales, el Archivo de la Corona
de Aragn, el Archivo del Reino de Valencia,... En el Gua del Archivo del
Ministerio del Interior, se incluye informacin de la gran destruccin que sufrieron
los instrumentos de descripcin: Entre las prdidas, cuantiosas, se contaron los
ficheros de los Archivos y la Biblioteca y los libros Registro de Entrada de Libros
de la Biblioteca y de Entrada y Salida de Documentos en el Archivo. En la
memoria-resumen de la labor realizada en el Archivo desde el ao 1939 hasta
1950, el archivero Sr. Sancho afirma no haber encontrado a su llegada al Archivo,
en 1943... el ms somero ndice o inventario de lo existente Bajo su direccin
315
dem, p. 487.
ALTED VIGIL, Alicia. Poltica del Nuevo Estado sobre Patrimonio Cultural y Educacin
durante la Guerra Civil Espaola, Madrid: Direccin General de Bellas Artes y Archivos, 1984, p.
47-48.
316

comienza a redactarse el fichero topogrfico, y a reunirse las Relaciones o ndices

de Entrega de documentos, la ms antigua de las cuales data del ao 1946317.
La Junta de Proteccin del Patrimonio Artstico de Madrid, que se ocup
de realizar una labor de proteccin de los archivos pblicos y privados expuestos a
la destruccin, llev las colecciones de documentos al Archivo Histrico Nacional,
cuyos locales no fueron suficientes para albergar los fondos de ms de sesenta
procedencias que ingresaron para evitar su desaparicin. Entre la documentacin
de colecciones privadas que alberg el Archivo se encontraban los fondos de:
Fras, Alburquerque, Castromonte, Medina Sidonia, Mirasol, Njera, Pastrana, de
San Gins, Almudena, Buen Consejo, San Idelfonso, San Jernimo, Santa Teresa,
San Jos, San Marcos, San Milln, la Paloma, San Sebastin, Santiago, Santa Cruz
y San Justo y Pastor, de diversos conventos y colegios religiosos,....
En otras provincias se conservaron muchos archivos, entre ellos los de las
Catedrales de Valencia, Cuenca, Murcia, Orihuela y los de todas las dicesis
catalanas, as como los parroquiales318,... este movimiento de salvaguarda urgente
de los legajos, probablemente tuvo como consecuencia la dispersin de las
colecciones, con la consecuente prdida de su organizacin y clasificacin
original, sin embargo, en este momento lo importante era salvar el Patrimonio.
La Junta llev a cabo una descripcin de los archivos que iban rescatando.
Prez Boyero, archivero de la Biblioteca Nacional, recogi la metodologa con que
se realizaba el control de los archivos y sus fondos documentales. La recogida de
informacin se realizaba a travs de un instrumento en formato de fichero. Este
archivero relata con detalle la formacin de este inventario: En el Archivo de la
Biblioteca Nacional se conserva un fichero que contiene las fichas confeccionadas
por la Junta en todo lo referente a la incautacin o precinto de locales donde
hubieran archivo, bibliotecas, documentos y libros. El sistema seguido en la
recogida y catalogacin de archivos y bibliotecas era similar al mtodo empleado
317
Cultura, Madrid, 1981, p.73.
318
NAVARRO TOMS, Toms. Archivos y Bibliotecas de la Repblica Espaola durante la
guerra. En: Biblioteca en Guerra, Madrid, Biblioteca Nacional, 2005, p. 230.

con las obras de arte; gracias al detallado dossier que dej la Junta presidida por
ngel Ferrant (...) contamos con una descripcin de dicho sistema: Cuando por
cualquier conducto oficial o particular, nos llega la noticia de que alguna biblioteca
o archivo est en peligro, o que, por orden superior, debe recogerse, se abre una
ficha en el fichero de Bibliotecas y Archivos (encabezada por su antiguo
propietario, si se sabe, por los actuales o por el domicilio) en la que se anotan los
datos conocidos y, girada una visita al local, se anota en la misma ficha la
impresin recogida (importancia, dificultades que presenta,...) y para la misma
ficha al epgrafe de Visitadas y una vez recogida se anota la fecha en la misma
papeleta y se pasa a Recogidas o Precintadas o Nada por recoger segn los
casos. As pues, en cada papeleta puede seguirse la historia abreviada de la
biblioteca o archivo de que se trate. (...) El fichero se compone de varias secciones:
Avisos, Visitadas, Recogidas, Precintadas, Pueblos. Segn nos indica Prez
Boyero la clasificacin del fichero original no se corresponde con la que indica se
indica en el informe, y en muchas fichas aparecen anotaciones de las devoluciones
a los propietarios originarios319.
Agustn Torreblanca320 nos da la lista de archivos gestionados por el
Cuerpo Facultativo cuyas colecciones desaparecieron para su conocimiento futuro:
Archivo Central de la Administracin de Alcal de Henares; los Provinciales de
Hacienda de Oviedo, Santander y Teruel; gran parte de los fondos documentales
del Archivo Central del Ministerio de Hacienda, los de las Delegaciones de
Hacienda de Crdoba y Bilbao;...de estos archivos conservamos en muchos casos
slo sus instrumentos de descripcin, tal es el caso del Archivo Central de la
Administracin de Alcal de Henares, del que conocemos sus fondos y
clasificacin a travs de las memorias que remitieron durante su existencia al
Ministerio de Instruccin Pblica y gracias a publicaciones previas a su
destruccin, como la de Jos Torre Revello321.
319
PREZ BOYERO, Enrique. El Archivo de la Biblioteca Nacional: fuentes documentales para

el estudio de los archivos, bibliotecas y museos espaoles durante la Guerra Civil. En: Biblioteca
en Guerra, Madrid, Biblioteca Nacional, 2005, p. 192-194.
320
TORREBLANCA LPEZ, Agustn. El Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y
Arquelogos (1858-2008), Ministerio de Cultura, Madrid, 2009, p. 146-154.
321
TORRE REVELLO, Jos. Archivo General Central de Alcal de Henares. Resea histrica y
clasificacin de sus fondos, Facultad de Filosofa y Letras, Buenos Aires, 1926.

En el Archivo General de la Administracin encontramos testimonios de

las secuelas sufridas en los archivos como consecuencia de la Guerra Civil
Espaola, adems del incendio que destruy el antecedente histrico del centro, el
Archivo General Central. El Archivo General de la Administracin conserva
fondos documentales histricos del Ministerio de Obras Pblicas y del Ministerio
de Hacienda, en ambos fondos encontramos documentos desorganizados y
deteriorados, que no perdieron su organizacin originaria. Existen incluso
testimonios fsicos de la guerra, algunos legajos del Ministerio de Obras Pblicas,
presentan impactos de bala y restos de plvora. Estos documentos llegaron sin
inventarios detallados, en los archivos centrales se realizaron fundamentalmente
relaciones de entrega para describir de manera genrica los fondos documentales a
la hora de realizar las transferencias documentales al Archivo General de la
Administracin, sin embargo, no existe constancia de los inventarios originales. En
otras ocasiones, nos encontramos, que los inventarios ms elaborados se conservan
en el archivo de origen (bases de datos, ficheros, catlogos...) y slo se remite una
relacin escueta de la documentacin acompaando la transferencia. El separar los
instrumentos de descripcin de la documentacin supone una prdida irreparable,
ya que esta se queda sin referencia y contextualizacin.
Para el estudio de la destruccin de los archivos espaoles durante la
Guerra Civil Espaola se pueden consultar entre otras fuentes documentales las
conservadas en el Archivo General de la Administracin, concretamente, el fondo
del Ministerio de Educacin y Cultura, en el que se recogen los informes
encargados a la Guardia Civil por el Servicio de Recuperacin Artstica,
Bibliogrfica y Cientfica o el Servicio de Recuperacin de la Direccin General
de Archivos y Bibliotecas. Estos informes tenan como objetivo crear un censo
sobre el estado de los archivos y bibliotecas durante la contienda en las diferentes
localidades entre los aos 1938 y 1940. Entre los archivos que se evaluaron se
encuentran los municipales, parroquiales, notariales y judiciales, entre otros. En
cuanto a la evaluacin del estado de los archivo, los trminos que se emplearon
fueron: bien, incompleto, destruido, desaparecido y no existencia. Es necesario
tener en cuenta que estos informes eran realizados por personal que no era
profesional de archivo, y no tena preparacin para realizar un inventario de los

fondos documentales, por ello, en esta documentacin no figura ningn inventario

o relacin de los documentos, desconociendo realmente qu parte de los fondos se
salv y qu parte no.
Estos fondos se analizaron en diversas investigaciones. Leonardo Borque
Lpez
322
ha realizado un estudio sobre los archivos y bibliotecas en el Principado
de Asturias, tomando conciencia de las limitaciones de esta documentacin, cita la

Circular de 11 de febrero de 1945, de la Direccin General de Administracin
Local, en la que se ordenaba a todos los municipios espaoles que realizarn un
inventario de sus fondos. Esta documentacin, en el caso del Principado de
Asturias, se encuentra en el Archivo General de la Administracin del Principado
de Asturias; sobre la misma, el autor comenta: se trata de una relacin muy
escueta, solamente referida al archivo municipal, y tampoco est completa la serie
de concejos323.
A parte de la obra anteriormente comentada, Julio Cerd324 ha realizado un
estudio completo sobre la situacin de los archivos municipales en toda Espaa
durante la Guerra Civil Espaola, tomando entre otras fuentes documentales, los
informes remitidos por la Guardia Civil y que se conservan en el Archivo General
de la Administracin.
Si bien en el bando republicano el Cuerpo de Archiveros estuvo al servicio
de la salvacin del patrimonio documental, la otra cara de la moneda fue el control
informativo de los archivos a travs de los expedientes personales que realiz el
bando nacional. La conservacin de la informacin y la documentacin no siempre
se ha realizado con una finalidad cultural y prueba de ello es un oficio remitido al
Ministerio de Educacin en el ao 1938, en el que el bando nacional muestra su
preocupacin por la organizacin de su documentacin: A la Auditora del
Ejrcito de Ocupacin, que depende del Cuartel General del Generalsimo y cuya
labor de Justicia es sobradamente conocida, le amaga hoy un peligro que, de
322
BORQUE LPEZ, Leonardo. Bibliotecas, archivos y Guerra Civil en Asturias, Ediciones

TREA, 1997.
323
dem., p. 60
324
CERD DAZ, Julio. Los archivos municipales en la Espaa Contempornea, TREA, 1997.

convertirse en realidad, desorganizara una de las principales secciones, tal vez la

que es la piedra angular de su organizacin. Me refiero a los Ficheros que es la
cantera de donde salen los materiales para aquilatar la inocencia o la criminalidad
de los que estn sujetos a procedimiento y para depurar al personal de los diversos
organismos del Estado (...)325. Estos ficheros, que sirvieron en su da para la
persecucin y el ostracismo de aquellos que apoyaron al bando republicano, se
emplean hoy en da para intentar reparar el dao causado, fundamentalmente,
desde la aprobacin de la Ley de Memoria Histrica326, el valor y finalidad de los
instrumentos de descripcin es cambiante con los tiempos y las ideologas, sin
embargo, siempre es incierta su finalidad futura.
Los archivos eclesisticos, ha sufrido grandes percances durante la
Repblica y la Guerra Civil Espaola. Sin embargo, los aos posteriores les han
sido favorables, ya que se han elaborado gran cantidad obras de referencia de estos
centros. Sus archiveros han tenido una de las mejores formaciones gracias a las
escuelas y asociaciones inspiradas por el Archivo y Biblioteca Vaticana; han
creado sus propias asociaciones, como es la Asociacin de Archiveros de la Iglesia
en Espaa; han desarrollado normativas internas como los Reglamentos de los
Archivos de la Iglesia327, que recogen las tareas de clasificacin y descripcin y a
quien competen, e incluso, existen iniciativas de normalizacin a nivel ms
regional, como es el caso de el Reglamento marco de los Archivos de la Iglesia en
Andaluca328. En los ltimos tiempos se han preocupado por referenciar el
conjunto de sus archivos y fondos documentales a travs de Guas Generales como
se el caso de la Gua de los Archivos de la Iglesia en Espaa, la primera publicada
en 1985329, esta gua recoge de manera breve la descripcin de los centros a travs
de los siguiente campos: tipo de archivo, direccin, horario, vacaciones, director
325
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Expedientes auditora del

Ejrcito de ocupacin. Zaragoza, 7 de septiembre de 1938, Leg. 13422-41, AGA, 31, 5147.
326
Ley 52/2007, de 26 de diciembre, por la que se reconocen y amplan derechos y se establecen
medidas en favor de quienes padecieron persecucin o violencia durante la guerra civil y la
dictadura. (BOE n 310 de 27/12/2007).
327
Reglamento de los archivos eclesisticos espaoles. Patrimonio cultural: Documentacin,
estudios, informacin, n 3, 1985.
328
Reglamento marco de los Archivos de la Iglesia en Andaluca (BOAS mayo 2008, p. 241)
[http://www.archisevilla.org/index.php?option=com_content&view=article&id=166&Itemid=75]
329
MARTN BONET, Jos Mara. Gua de los Archivos y Bibliotecas de la Iglesia en Espaa,
Asociacin Espaola de Archiveros Eclesisticos, Len, 1985.

del archivo, personal, historia del archivo, bibliografa, fondos y colecciones,

fondos de cdices, incunables y otros impresos, fondos documentales en depsito,
material fotogrfico, instrumentos de trabajo y consulta, otros servicios,
publicaciones, instalaciones, estado de conservacin y medidas de seguridad,
observaciones. En la actualidad, la Gua de archivos de la Iglesia en Espaa330 se
ha separado de las bibliotecas y en la actualidad es posible consultarla a travs de
Internet en formato digital, este nuevo formato resulta de gran comodidad para
localizar rpidamente la informacin.
El sistema de archivos militares elabor mltiples instrumentos de
descripcin que han sido ampliamente publicados, adems de su propia gua de
archivos331, la cual refleja el gran nmero de centros y fondos documentales que se
integran bajo su dependencia. La gua recoge entre otros elementos; aquellos de
utilidad prctica, como: horario, direccin, fecha de creacin, telfonos,...; tambin
recoge informaciones, como: una breve historia institucional y un cuadro de
clasificacin de los fondos documentales y series documentales con fechas
extremas y volumen. Los datos de las guas resultan ms fciles de actualizar en la
propia Web, que en publicaciones en papel, por ello, las tradicionales guas
impresas, cada vez ms, estn siendo sustituidas por sitios informativos o portales
Web.
2.2.5.2.1. El caso particular de los Archivo Gallegos
A travs de los partes trimestrales de trabajo y las memorias anuales
remitidos por los archivos de las diversas provincias a la Inspeccin de Archivos
con la finalidad de controlar y orientar las actividades de los centros, se puede
comprobar la evolucin del trabajo de descripcin realizado por los archivos.
Como he sealado con anterioridad, estos partes se conservan actualmente en el
Archivo General de la Administracin, en el fondo documental de antiguo
330
MARTN BONET, Jos Mara (Dir.). Gua de los Archivos de la Iglesia en Espaa, Archivo
Diocesano de Barcelona, Asociacin Espaola de Archiveros Eclesisticos, Ministerio de
Educacin, Cultura y Deporte, Barcelona, 2001.
http://www.mcu.es/archivos/docs/ArchivosIglesia.pdf
331
MINISTERIO DE DEFENSA. ESPAA. Gua de Archivos Militares Espaoles. Ministerio de
Defensa, Madrid, 1999.

Ministerio de Instruccin Pblica. Entre los documentos conservados nos

encontramos los partes de todas las provincias, sin embargo, a continuacin me
gustara presentar un estudio detallado de los partes y memorias de los archivos
ubicados en Galicia durante la II Repblica y la Guerra Civil.
2.2.5.2.1.1. El Archivo del Reino de Galicia
En la documentacin remitida por el Archivo se puede comprobar la
importante labor de descripcin y acondicionamiento de los documentos que se
realiz durante los aos de la Guerra Civil Espaola, incluso superior a aos
anteriores y posteriores. Durante este periodo, a las preocupaciones habituales de
conservacin del archivo, se sum el peligro de la destruccin que provocan las
guerras, este hecho, probablemente, deriv en la intensificacin de las labores de
referencia y cuidado de la documentacin. Durante los aos de la contienda, sobre
todo, en los aos 1938 y 1939, se cotejan unos 31.000 expedientes y sumarios, y se
realizan 12405 papeletas catalogrficas a partir de la revisin. Es un nmero
considerable de papeletas para un archivo regional, si lo comparamos con el
momento ms lgido del grfico anteriormente reseado del Ministerio de
Fomento. Tras la guerra, durante el ao 1940, desciende el nmero de cotejos, pero
todava ms el de papeletas realizadas, slo figuran 1636 en un ao, tal y como se
puede comprobar en la figura 8, de las que se pueden ver a continuacin, es
posible que la crtica postguerra influyera en los nimos del personal del archivo.
En la figura 9, podemos observar como en la evolucin de las tareas de
descripcin (redaccin, rectificacin, alfabetizacin e intercalacin entre 19381940), el peso del trabajo se centra en el ao 1939, con una cada en el ao 1940.
En la figura 10 se observa, sin embargo, que en el ao 1940 aumentaron las tareas
de instalacin de fondos, frente al ao 1939. Tras la guerra, los legajos que fueron
acondicionados para ser protegidos de los diversos desastres que puede provocar
una guerra (bombas, saqueos, incendios,), precisan recuperar su instalacin
original.

Figura 8. Grfica comparativa de pleitos y expedientes comprobados y papeletas realizadas en el

Archivo General de Galicia (1938-1940)
Figura 9. Grfica comparativa de papeletas trabajadas en el Archivo del reino de Galicia (19381940)
Figura 10. Grfica comparativa de las tareas de instalacin de legajos en el Archivo General de
Galicia (1938-1940)

2.2.5.2.1.2. El Archivo de la Delegacin de Hacienda de Ourense

Las memorias332 de este archivo son muy interesantes a la hora de analizar
los aspectos descriptivos de esta tipologa de establecimientos. En la memoria de
1937 del Archivo se recoge la terminacin de la catalogacin del Catastro de
Ensenada. En otra memoria de 11 de noviembre de 1938, se detalla y describe los
instrumentos de control del Archivo: Hay en el establecimiento un Libro de
entrada de fondos, un Libro de salida de fondos, un libro-registros de
comunicaciones de salida de oficios, un libro-registro de certificaciones expedidas,
un libro de actas de visitas y un libro-catlogo. En cuanto al libro de salida de
fondos se empleaba para registrar el nmero de consultas hechas en el archivo,
pues no era habitual la presencia en este establecimiento de investigadores que
realizasen bsquedas en l. Las consultas de informacin se hacan desde las
dependencias de la Delegacin, solicitando el envo de libros o legajos. Para las
consultas directas en el archivo contaban con otro instrumento, el libro-registro de
consultas, cuya apertura se produce entorno a los aos treinta.
Los partes de trabajo del Archivo de la Delegacin muestran como a partir
del primer trimestre de 1938, resulta imposible realizar el ingreso de nuevos
fondos documentales en el archivo, como consecuencia de la completa ocupacin
de las estanteras. Esta situacin supone una parada en la catalogacin de los
fondos documentales, que en trminos generales no era muy productiva en este
centro, tal y como se muestra en la figura 11, que a continuacin se muestra:
Figura 11. Grfica comparativa de los trabajos de catalogacin en el Archivo de la Delegacin de

Hacienda de Ourense (1932-1940)
332

Bellas Artes, AGA, 31, 5144, Leg. 13.418.

En el Archivo de la Delegacin de Hacienda de Ourense las tareas de

descripcin archivstica se centraban en la catalogacin mediante la elaboracin de
papeletas y la creacin de un inventario topogrfico, en la realizacin de este
ltimo instrumento, los trabajos durante los aos reseados en la grfica son
escasos. Hay que destacar la mayor actividad catalogrfica del archivo durante los
aos 1932 y 1933. La utilidad de la descripcin archivstica de un centro se mide,
en muchas ocasiones, por el nmero de bsquedas realizadas en los instrumentos
de descripcin, as como por los servicios a la administracin y a los ciudadanos.
En la figura 12, que a continuacin se recoge, se muestra la evolucin de los
servicios del Archivo entre los aos 1932 y 1940. A pesar de que las tareas de
catalogacin no avanzan durante todo el periodo, las consultas y prstamos del
archivo no disminuyen, e incluso aumentan. En la figura 13 se muestra como los
servicios tienen un importante peso en el Archivo, constituyendo una cuarta parte
del trabajo del centro.

Ourense (1932-1940)
Figura 13. Grfica comparativa entre los servicios y la descripcin en el archivo de la delegacin de
Hacienda de Ourense (1932-1940)

2.2.5.2.1.3. El Archivo Histrico Provincial de Pontevedra

Al igual que en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de Ourense para
el Archivo Histrico Provincial de Pontevedra resulta de gran inters analizar las
memorias333 remitidas a la Inspeccin de Archivos.
En la memoria de 1936, firmada por Enrique Fernndez Villamil, el
archivero comentaba que las tareas extraordinarias del centro se haban centrado
en las actividades de la biblioteca, sin embargo, estos trabajos no haban impedido
atender el servicio ordinario del archivo, en este sentido, indicaba que todas las
tareas se encontraban al da. Por otro lado, como en la mayora de los archivos, en
la memoria se denunciaba la escasez de personal en el centro.
En otra memoria, concretamente la de 1938, Enrique Fernndez reseaba
los trabajos de catalogacin finalizados, concretamente los fondos documentales
procedentes de Tuy, Caldas de Reyes y Pontecaldelas, as como las pendientes de
catalogacin, por su reciente incorporacin, los fondos documentales de Cambados
y de Laln. Por otro lado, mostraba como las tareas de catalogacin centraban la
mayora de las actividades del archivo.
En cuanto a la clasificacin del archivo en la memoria se indicaba:
Contina esta primordial tarea con toda regularidad, de modo, que excepto los
nuevos fondos que pueden ingresar, los ahora existentes quedarn clasificados en
gran parte durante el prximo ao 1939, aunque de momento, redactada una
sumaria gua, todos pueden ser inmediatamente hallados, cuando sea necesaria su
consulta.
Resumiendo los datos que se consignan en los partes trimestrales en
relacin a las anotaciones practicadas en esta operacin en las fichas matrices, se
recogen en la tabla que a continuacin se muestran:
333

Bellas Artes, AGA, 31, 5144, Leg. 13419.

Tipo de ndice
Anotaciones
ndice Topogrfico
173
ndice Alfabtico de notarios
1321
ndice Geogrfico
147
ndice Cronolgico
1336
Total Anotaciones
2977
Figura 14. Tabla del nmero de anotaciones en los ndices segn la Memoria de 1938 del Archivo
Histrico Provincial de Pontevedra
En la memoria de 1938 tambin se recoge informacin sobre la

catalogacin de los fondos: Siendo previa a sta operacin, la de clasificacin de
los protocolos que se est ahora realizando, se comprende que la catalogacin no
haya entrado aun en serias vas de realizacin. No obstante, como simple ensayo,
el Archivero que suscribe aprovechando momentos sueltos ha catalogado algunos
instrumentos pertenecientes al protocolo del escribano Snchez Falcn (Tuy)
1600, primero de los que se conservan en la serie de dicha ciudad, por la cual se
comenzar la catalogacin cuando la clasificacin est terminada. En cuanto a las
papeletas de catalogacin redactadas se indica: 120 personales y 40 de materias.
La importancia de las tareas de descripcin se muestran tanto en el
volumen de tareas centradas en esta funcin, tal y como se muestra en el grfico
que a continuacin se expone, en el que se refleja como supone el 75% de la
actividad en el archivo, como en las palabras del propio archivero, que muestra
cual es la finalidad de estas tareas, la publicidad del archivo: Con respecto a este
establecimiento slo debo anotar que cumpliendo rdenes de la superioridad, el
que suscribe redact la Gua del Establecimiento, que ya obra en poder de esa
Inspeccin. Se han reseado en ella los protocolos de 652 escribanos, ordenados
de forma que se percibe la parte del Archivo catalogada y la que aun queda por
clasificar, pero de modo que, con ayuda del ndice alfabtico que se ha colocado al
final, se pueda hallar rpidamente cualquiera de los escribanos buscados. Estos,
tanto en una como en otra de ambas secciones se han colocado en orden
geogrfico de residencia y dentro de cada una en orden cronolgico.

Denominacin de las tareas en la

Memoria AHP
Anotaciones practicadas en las papeletas
matrices
Funciones
N Tareas
Descripcin
Protocolos colocados en las estanteras
Instalacin
215
Catalogacin. Nmero de papeletas
Catalogacin
160
Protocolos servidos al pblico
Atencin al pblico
Correspondencia oficial/Partes
trimestrales
Gestin Administrativa
Papeletas redactadas para la gua
Publicacin
17
625
Figuras 15 y 16. Grfica y tabla del porcentaje de las actividades en el Archivo Histrico Provincial
de Pontevedra
2.2.5.2.1.4. El Archivo de la Delegacin de Hacienda de Pontevedra

Tanto en el Archivo Histrico Provincial como en el Archivo de la Delegacin
de Hacienda de Pontevedra, la funcin descriptiva ocupa un primer plano en las
tareas del centro tal y como se muestra en las figuras 19 y 20, que a continuacin
se exponen y que son el resultado del anlisis de los partes de trabajo334 remitidos
a la Inspeccin de Archivos. Entre los aos 1934 y 1940, con excepcin de los
aos 1936 y 1937, en los que desconocemos si hubo o no actividad porque no se
conservan partes de trabajo de esta poca, las tareas de descripcin ocupan el 96%
de la actividad del centro. A travs de los partes de trabajo se observa tal y como
se refleja en las figuras 17 y 18, un incremento de la actividad, sobre todo, a partir
334


de 1938. Toda la actividad se concentra en una nica persona, salvo en el ao

1939, esta persona se ocupa no slo del archivo, algo habitual, tambin se encarga
de la biblioteca y las lecturas al soldado.
Aos
Total
Inventario
Catalogacin
1934
75
1935
60
1938
870
254
1939
215
1383
1940
18
2157
1103
3929
Figuras 17 y 18. Grfica y tabla comparativas de los trabajos de catalogacin e inventario en el

Archivo de la Delegacin de Hacienda de Pontevedra (1934-1940)

Funciones (1934-1940)
Nmero de Tareas
Descripcin (Clasificacin, Inventario,

Catalogacin)
Instalacin (Arreglo de Legajos)
Servicios (Certificaciones, Buscas,
Pedidos Negociados,)
5032
80
128
Figuras 19 y 20. Grfica y tabla comparativas de las actividades del Archivo de la Delegacin de
Hacienda de Pontevedra (1934-1940)
2.2.5.2.1.5. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Lugo

En los partes trimestrales de trabajo335 de este Archivo se recoge como la
Guerra Civil no haba supuesto una interrupcin en la actividad del centro. Es
interesante tambin observar el destino de los partes de trabajo que se remitan, la
Inspeccin de Archivos ubicada en Zaragoza, es decir, con destino al Gobierno
Nacional.
En cuanto a los trabajos de descripcin, durante estos aos se inici un
nuevo inventario de los fondos documentales, a base de una numeracin nica para
libros y legajos.
El Archivo de la Delegacin de Hacienda no informa nicamente de los
trabajos desarrollados en el centro, al asumir la archivera, Amalia Prieto Cantero,
las funciones de secretara de la Junta de Cultura Histrica y del Tesoro Artstico
de la provincia, se convierte en transmisora de las prdidas de fondos archivsticos
de la provincia. Estas no son las nicas actividades asumidas por la archivera,
como en otros archivos, se tiene que encargar de las lecturas al soldado, la
Biblioteca del Instituto, y el Registro de la Propiedad. Al comentar las prdidas de
la parroquia de Nogueira en el Ayuntamiento de Chantada, se seala la
desaparicin de un instrumento de descripcin, la Gua del Archivo: sin la cual no
es posible concretar las prdidas sufridas en sus fondos.
335


En el ao 1936, tras recibir instrucciones336 de Madrid para arreglar la

documentacin, la archivera enva una detallada descripcin del proceso de
clasificacin de los fondos documentales del archivo, mostrando todas las
problemticas que supone este trabajo, tal y como a continuacin se reproduce:
Pensando que sin orden no puede hacerse nada provechoso comenc por colocar
en su sitio todos los legajos y libros que estaban en el suelo, esto con lo
catalogado, y sobre tres mesas, lo sin catalogar, quedando de este modo la sala
primera, que es a la que he limitado mi trabajo, sin obstculos, para andar
libremente por ella. En la habitacin que fue despacho en tiempo del finado Sr.
Arocena clasifiqu cronolgicamente todos los Repartimientos y Apndices de la
Contribucin Territorial que ya sin catalogar, ya catalogados, pero fuera de su
legajo estaban esparcidos en gran cantidad. Por el Inventario Topogrfico que
dicho seor dej sin terminar me enter de la existencia de nueve tablas vacas que
utilic enseguida para colocar en ellas casi todos (los libros que estaban sin
catalogar, redactando de ellos las correspondientes papeletas, comenc el expurgo,
que tuve que interrumpir por el mucho fro que en local se siente, dedicando desde
entonces mi atencin a la clasificacin de los Repartimientos de Contribucin de
que antes hice mencin, los cuales voy colocando en las estanteras libradas por el
expurgo, redactando tambin de ellos el correspondiente Inventario Topogrfico,
valindome de las papeletas ya existentes para rehacer los legajos, les coloqu en
su sitio, sealado ya anteriormente, sitio que por ahora procuro que ocupen todos
los fondos, pues es la nica manera de entenderse. Dentro de breves das tendr
que continuar expurgando pues realmente se termina el espacio libre para colocar
ms legajos nuevos.
336
Las instrucciones recibidas desde Madrid para la ordenacin del Archivo son:
1.- Separar todos los documentos y libros que puedan considerarse intiles, previo los informes
que procedan para su expurgo y venta. Para esta operacin necesitara v. un local donde se fueran
depositando, con objeto de que las salas del Archivo quedaran ms expeditas.
2.- Reparar todas las estanteras que estn desquiciadas y vacilantes.
3.- Sin proceder a una detenida clasificacin colocar en los estantes los legajos y libros, redactando
un ndice Topogrfico provisional que sirviera de base para ulteriores operaciones.
4.- Clasificar los legajos y libros en dos series con numeracin independiente cada una de ellas,
utilizando ya, las papeletas que deben existir en los ndices redactados por el Sr. Arocena, de los
cuales debern segregarse pero no inutilizarse, las cdulas correspondientes a los legajos y libros
que se expurgen.

En cuanto a los servicios que prestaba el Archivo de la Delegacin de

Hacienda de Lugo, tal y como se puede ver en la figura 21, la gran mayora de las
consultas eran directas y no a travs de los Negociados tal y como sucede en otros
archivos de hacienda. Durante la Guerra no se dejaron de recibir consultas, ni
solicitudes de certificaciones, ni peticiones por parte de los Negociados. Se puede
comprobar un funcionamiento normal de los servicios.
En cuanto a la descripcin, sta, ha planteado siempre mayores
problemticas en esta tipologa de archivo, tal y como se observa en las propias
palabras de la archivera, las prioridades se centraron en la realizacin del
inventario topogrfico, mientras que la catalogacin de libros es provisional, la
actividad se centra en la catalogacin de los legajos. Tal y como se observa en la
grfica 22, la descripcin presenta picos, en los aos 1936, 1938 y 1940, es cuando
existen mayor actividad, y en los aos 1937 y 1939, se produce una cada total de
la actividad.
La descripcin de los fondos documentales en el Archivo de la Delegacin
de Hacienda de Lugo tiene implcita una importante labor de seleccin de la
documentacin con vistas a su eliminacin, tal y como seala reiteradamente la
archivera en sus partes de trabajo. La labor de seleccin para la eliminacin no
aparece reflejada en los partes de trabajo a pesar de ser un trabajo importante.
Se muestra tambin como la primera labor de descripcin de determinados
documentos, que no presentan tanto inters resulta, en ocasiones, una actividad
superficial: utilizando la mayora de las veces los legajos ya formados, y
redactando las fichas con arreglo a lo que aquellos indicaban, pues la mayor parte
tenan en la cubierta un ndice o resumen. La propia archivera es consciente de la
superficialidad de esta catalogacin e indica: No obstante una vez arreglado el
archivo estos legajos pueden ser objeto de una revisin con objeto de ampliar los
datos del ndice.
El trabajo de descripcin constituye algo esencial en el archivo durante los
aos 1936 y 1940, tal y como se muestra en la figura 23, constituyendo el ochenta
y cinco por ciento de la actividad. Probablemente esta gran actividad se debe al

estado lamentable en el que se encontraba el archivo cuando lleg la responsable

del mismo al centro.

Lugo (1936-1940)
Figura 22. Grfica comparativa de los trabajos de descripcin en el Archivo de la Delegacin de

Hacienda de Lugo (1936-1940)
Figura 23. Grfica comparativa de los trabajos de descripcin y servicios en el Archivo de la

Delegacin de Hacienda de Lugo (1936-1940)

2.3. La normalizacin de la descripcin en el trnsito al siglo XXI

2.3.1. Teora de la descripcin normalizada
En el momento actual asistimos a dos lneas de desarrollo normativo
divergentes en la gestin de los documentos, que dependen del mbito en el que
nos encontremos, y que influyen a la hora de abordar la descripcin de los fondos
documentales:
Por un lado, la descripcin que se desarrolla en instituciones archivsticas
con carcter histrico, que normalmente en el caso de Espaa, afecta al tratamiento
de la documentacin en papel (u otros soportes fsicos) con o sin instrumentos de
descripcin previos, que se introduce en un sistema de gestin informtico
mediante la descripcin de su contenido, y cuya referencia se toma, bien del propio
documento, o bien del antiguo instrumento de descripcin; a dicha descripcin se
le puede aadir o no la imagen, tras un proceso de digitalizacin del documento
original, con vistas al tratamiento de la documentacin para su conservacin
permanente.
Y por otro lado, la descripcin que se desarrolla o no en instituciones
archivsticas, mediante el tratamiento descriptivo del documento que se genera en
soporte electrnico o digital, en un sistema de gestin documental o en un
repositorio digital, y cuyo objeto de tratamiento es el documento administrativo
generado en la oficina, negociado o dependencia, que puede convertirse o no en
documento de conservacin permanente337.
Ambos campos de actuacin plantean problemticas diferentes, desde el
punto de vista de la conservacin. En el primer mbito, hay que garantizar la
337
La legislacin sobre administracin electrnica recoge incluso nuevos tipos de instrumentos de

tratamiento de la informacin, que pueden resultar tiles a la hora de controlar los fondos
documentales tal es el caso del inventario de informacin administrativa, que se regula en el
artculo 9 del Real Decreto 5/2010 por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad
en el mbito de la Administracin Electrnica, este instrumento se define como: 1. Las
Administraciones pblica mantendrn actualizado un Inventario de Informacin Administrativa,
que incluir los procedimientos administrativos y servicios que prestan de forma clasificada y
estructurados en familias, con indicacin del nivel de informatizacin de los mismos. Asimismo
mantendrn una relacin actualizada de sus rganos administrativos y oficinas de registros y
atencin al ciudadano, y sus relaciones entre ellos. Dichos rganos y oficinas se codificarn de
forma unvoca y esta codificacin se difundir entre las Administraciones pblicas.

permanencia de dos tipos de soporte: el soporte tradicional y el digital; en este

mbito se da ms importancia a la conservacin del soporte tradicional, puesto que
al digital se le considera una copia y el soporte tradicional tendr, en muchas
ocasiones, un valor patrimonial, para lo que se acude a disciplinas como la
restauracin o la conservacin patrimonial. Por otra parte, la copia en papel
todava da mayor seguridad de conservacin a largo plazo que la copia digital.
En el segundo mbito, las preocupaciones se centrarn en la conservacin
del soporte digital, para lo que se ha desarrollado incluso una nueva disciplina
encargada de la preservacin digital, desde esta rama se han desarrollado mltiples
investigaciones en colaboracin con las universidades y los gobiernos con la
finalidad de evitar que la obsolescencia tecnolgica suponga la prdida del objeto
digital y la imposibilidad de su acceso futuro a la documentacin administrativa
actual.
Cuando se aborda, por ejemplo, el tratamiento de la informacin relativa a
la conservacin en un sistema de gestin documental, el tratamiento descriptivo
ser variable dependiendo del mbito en el que nos encontremos. En el primer
mbito, la descripcin se realizar en fichas en formato ISAD (G) o en formato de
registro de bases de datos, que recoger los elementos relativos a la conservacin
del rea de Acceso y Condiciones; y sin nos encontramos en el segundo mbito, la
descripcin se har en los metadatos que soporta el propio documento digital y en
los que se incluir la informacin relativa a su conservacin. En el mbito del
documento electrnico la conservacin es un dato fundamental que aparece entre
los elementos descriptivos, en el mbito de la documentacin en soporte fsico,
existe elementos en la ISAD (G) dedicados a introducir informacin relativa a la
conservacin, sin embargo, los conservadores y restauradores consideran que es un
campo de descripcin y no de conservacin, y prefieren desarrollar sus propias
bases de datos no normalizadas, para recoger informacin ms detallada del
documento. Esto ltimo es un hecho, y una prueba de la falta de entendimiento de
la gestin electrnica de la documentacin.

En el mbito archivstico profesional la formalizacin de las normas de

descripcin se ha producido en las dos ltimas dcadas en el seno de los
organismos internacionales de archivos, fundamentalmente, a travs del Consejo
Internacional de Archivos. Fruto de las diferentes Comisiones, se han desarrollado
las normas de descripcin, a partir de las cuales se han creado regulaciones
nacionales, que no son sustitutivas sino amplificadoras de las normas
extranacionales. A pesar de la necesidad de normalizar todas las tareas del archivo,
estas normas se han centralizado nicamente en una parte del trabajo archivstico,
en la descripcin, dejando de lado aspectos que forman parte de un mismo proceso
de trabajo y que necesitan una regulacin especfica, como la digitalizacin, la
conservacin, la transferencia de documentacin, ..., para estos procesos se han
creado, sobre todo, recomendaciones en el seno de la UNESCO y sus estudios
RAMP y a travs de la normas ISO. Sin embargo, no existe una articulacin
comn entre estas normas y las de descripcin, desarrolladas en el seno del
CIA/ICA.
En el caso de los documentos electrnicos, en la ltima dcada, se ha
producido un gran desarrollo normativo y legislativo, como consecuencia de la
implementacin de la informtica en todos los mbitos de trabajo, que ha llevado a
la incorporacin del documento electrnico a la tramitacin diaria de las
administraciones pblicas y al desarrollo de la administracin electrnica. Este
proceso se inicia en fechas tempranas, en la dcada de los aos noventa, con
proyectos como el de ventanilla nica, que buscaba la unificacin de las oficinas
de registro, independientemente de la administracin (central, autonmica o local),
con la finalidad de facilitar al ciudadano la presentacin de su documentacin ante
la cualquier administracin. Otro ejemplo de los inicios de la administracin
electrnica, es la presentacin de la declaracin de la renta por va electrnica. El
desarrollo legislativo confiri validez legal al documento electrnico como
documento administrativo. Todo ello dio lugar a mltiples disposiciones legales.
Tambin se han desarrollado recomendaciones y normativas a nivel europeo e
internacional para la gestin tcnica de la informacin en un sistema informtico,
estas ltimas recomendaciones o normas se emplean tanto en el mbito del
tratamiento de documentacin generada en soporte electrnico como la generada

originariamente en papel y luego introducida en un sistema de gestin electrnica

mediante la digitalizacin.
En algunos sectores de la archivstica se ha reflexionado sobre la explosin
normativa338. Incluso hay autores que consideran que es excesiva, tanto en el
nmero de reglamentaciones como de manuales de descripcin. Es el caso de Luis
Martnez Garca, que ha sealado al respecto: Entre los archiveros espaoles
existe una enorme premisa sobre las bondades de leyes, reglamentos y normas
archivsticas especficas. No es extrao escuchar indignados sobre la falta de
reglamentos y las desdichas, consecuencia de su funesta inexistencia. Sin embargo,
son ms las quejas por el incumplimiento continuado de una ley, por la falta de un
desarrollo ms abundante y por las escasas bondades archivsticas de los textos
legales promulgados339. Es cierto, que las normas son necesarias, pero tambin, es
cierto, que hay que tambin cumplirlas y hacerlas cumplir. Lo importante es
integrar la normativa y la regulacin a la prctica diaria y conocer que tenemos
que emplear en cada caso, para ello, la formacin no slo es til, sino es
imprescindible.
Uno de los aspectos bsicos que deben tener las normas de descripcin
archivsticas, y todava ms, aquellas que emanan de instituciones pblicas, es su
fcil accesibilidad para cualquier archivo, sin coste alguno. Considero que es un
requisito bsico para asegurar su empleo, ya que sino es accesible, no se emplear.
Es una de las caractersticas que tienen casi todas las normas de aplicacin
archivstica.
Pedro Lpez Gmez340 ha estudiado los cambios que se han producido,
desde el ao 1975 hasta el ao 2005, en la teora archivstica espaola, entre los
que se sitan tambin los cambios de la descripcin y sus instrumentos. Los
cambios tericos tuvieron su repersecucin en la prctica en: un aumento de los
338
La Asociacin ACAL, ha organizado un congreso dedicado a la temtica, cuyas ponencias se

han publicado bajo el ttulo de Ahogados en un mar de siglas. Estndares para la gestin,
descripcin y acceso a los recursos archivsticos. (Vid. Bibliografa)
339
MARTNEZ GARCA, Luis. La prestacin de servicios de calidad en los archivos. En:
Boletn de la ANABAD, n 1, 2009, p. 14-15.
340
LPEZ GMEZ, Pedro. Archival Science in Spain between 1975 and 2005: o review. En:
Archival Science, v. 7, n 3, 2007, p. 245-287.

manuales prcticos, el desarrollo de los modelos de clasificacin, el aumento de

las operaciones archivsticas de mecanizacin, el desarrollo legal del acceso a los
documentos y en la conservacin del patrimonio documental, Incluye tambin
una recopilacin bibliogrfica nacional, muy interesante y que es testimonio del
gran desarrollo intelectual archivstico de los ltimos aos.
A continuacin realizo un repaso a los principales organismos encargados
del desarrollo normativo que afecta a la descripcin de los archivos y las
principales normas que se han desarrollado, tanto a nivel nacional como
internacional.
2.3.2. El desarrollo de la normalizacin
Tal y como aconsejaban las normas de descripcin archivstica
desarrolladas en el seno del Consejo Internacional de Archivos, los pases deben
desarrollar normas de descripcin complementarias a la normativa internacional y
que se adapten a las propias tradiciones archivsticas y lingsticas. En Espaa, el
intento de alcanzar este desarrollo, se ha materializado a travs del Proyecto
NEDA341. Se trata de un proyecto de la Subdireccin General de Archivos del
Ministerio de Cultura, desarrollado desde el ao 2006, que nace con el objetivo de
proporcionar normas de aplicacin obligatoria para diversas fases de la descripcin
archivstica dentro de un sistema de almacenamiento de datos, fundamentalmente:
- Normas de estructura de datos
- Normas de contenido de datos
- Normas relativas a la salida de datos
La NEDA resulta de gran inters porque incluye nuevos conceptos
terminolgicos en la tradicin archivstica espaola: entidad, atributo, valor, estos
341
SANTAMARA GALLO, Abelardo. La norma espaola de descripcin archivstica (NEDA):

Anlisis y propuesta de desarrollo, Subdireccin General de Archivos Estatales, Madrid, 2006
[http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaAnalisis.pdf] (Consulta el 04-04-2011).
PROYECTO NEDA-I (Normas Espaolas de Descripcin Archivstica Proyecto I: Normas de
Estructura y Contenido de Datos para las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes,
Funciones y Archivos) Documento de la CNEDA (17-09-2007). CNEDA/NEDAI/Proyecto/20070917. [http://www.mcu.es/archivos/docs/MC/ProyectoNEDA_I_170907.pdf]

conceptos acercan a la archivstica al sistema lgico de la tecnologa informtica,

al traducir los tradicionales elementos de la archivstica a un lenguaje ms cercano
al programador y a diseador de las plataformas de descripcin. La NEDA recoge
otro instrumento referencial de los documentos de archivo, que no es algo fsico
como son los instrumentos de descripcin, sino lgico, se trata de la memoria del
archivero, que en muchas ocasiones guarda aquella informacin que no aparece en
el instrumento de descripcin. La memoria de los archiveros no puede asimilar
toda la informacin referencial de un fondo documental, lo mismo que un sistema
informtico no puede recoger toda la informacin de un fondo documental, el
archivero adquiere no slo una memoria de los fondos documentales, ya que
relaciona la informacin de un modo diferente al sistema informtico, el archivero
tiene adems un conocimiento global del fondo documental que comprende: el
proceso de seleccin de la informacin que va a ser referenciada, como se ha
introducido la informacin en los instrumentos de descripcin, qu criterios se han
empleado para la seleccin, que informacin no ha sido seleccionada; y adems
relaciona la informacin con el contexto temporal y espacial en el que est creando
el instrumento de descripcin; as como sus vivencias y conocimiento adquiridos
en el pasado o su propio anlisis del futuro, e incluso podramos sealar, con su
propia imaginacin, elemento que define a la humanidad y que ya resalt Albert
Einstein como fundamentalmente en el desarrollo del conocimiento: La
imaginacin es ms importante que el conocimiento. El conocimiento es limitado,
la imaginacin rodea el mundo. La memoria de las mquinas y la memoria de las
personas todava presentan grandes diferencias, a pesar de los avances en
inteligencia artificial que tratan de igualar las mquinas con los seres humanos.
La ltima actualizacin de la NEDA se ha publicado en el ao 2011, se
trata del Modelo Conceptual de Descripcin Archivstica y Requisitos de Datos
Bsicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones342.
342
CNEDA. Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las

descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad - Parte 2:
Relaciones (09-06-2011). [Recurso Electrnico].
http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Documentos.html

Es ltimo documento es un borrador que ha estado abierto a las sugerencias de los

archiveros antes de cerrar su versin definitiva.
La NEDA despert muchas expectativas, que generaron mltiples
reflexiones y publicaciones343, todas ellas giran entorno al primer documento que
se public del proyecto. Una de estas expectativas era la de cumplir el objetivo de
llegar a la consecucin definitiva, al fin, despus de dos siglos de historia
archivstica espaola, de una norma nacional general de descripcin archivstica,
sin embargo, su carcter de proyecto en ejecucin (cinco aos) y el gran desarrollo
de la gestin electrnica de los documentos en seno de la Administracin
Electrnica, de manera paralela y no convergente, ha supuesto una cierta prdida
de esperanza con respecto a su finalizacin.
Las actividades de normalizacin descriptiva, no slo parten de la
administracin central, los archiveros de Castilla y Len han desarrollado un
Manual344 con la finalidad de adaptar las normas internacionales a la realidad de
los archivos de la Comunidad Autnoma, que ha tenido repercusin en todos los
archivos del territorio nacional, bajo el ttulo de Manual de Descripcin
Multinivel, se public en el XIV Congreso Internacional de Archivos durante el
ao 2000. El manual es fruto de todas las problemticas que plante la adaptacin
de la Norma ISAD (G) al proceso informtico. La norma contempla ms niveles
de descripcin que la Norma ISAD (G) que son propios de la tradicin archivstica
espaola: Subfondo, Seccin, Subseccin, Subserie, Unidad de Localizacin, as
como elementos que no aparecen en la Norma ISAD (G), y lo ms importante, es
la primera norma a nivel nacional que aporta normas de contenido, como, por
ejemplo, para formar las fechas, los ttulos,
343
GMEZ DAZ, Raquel. NEDA (norma espaola de descripcin archivstica): un paso ms en

la normalizacin?. En: Archivamos: Boletn ACAL, n 59, 2006, p. 19-20.
La norma espaola de descripcin archivstica (NEDA): reflexiones
HEREDIA HERRERA, Antonia. La norma de descripcin archivstica (NEDA): reflexiones. En:
Boletn de la ANABAD, Tomo 56, n 2, 2006, p. 11-30.
344
JUNTA DE CASTILLA Y LEN. CONSEJERA DE CULTURA Y TURISMO. Manual de
Descripcin Multinivel. Propuesta de adaptacin de las normas internacionales de descripcin
archivstica, 2 Edicin, 2006.

A raz de la publicacin de la norma ISAD (G), adems de Castilla y Len,

otras Comunidades Autnomas han adaptado la norma internacional a sus
tradiciones archivsticas y lingsticas. En el caso de Galicia, la normalizacin de
la descripcin archivstica se ha plasmado a travs de la NOGADA345. Los
elementos consignados en la ISAD (G) y en la NOGADA son los mismos, la
estructura es fiel a la ISAD (G), con esta norma se buscaba profundizar en el
contenido desde el punto de vista de las peculiaridades archivsticas gallegas, por
ello, esta norma incluye ejemplos locales del empleo de la norma ISAD (G), que
resultan de gran inters para la adaptacin de la norma al mbito territorial gallego.
Antes que Galicia, Catalua fue antecesor en el inters mostrado por
adaptar la norma internacional a su propia realidad lingstica y archivstica,
incluso traduciendo la primera versin de la norma ISAD (G) al cataln en el ao
1994. En el ao 2007 se public la primera norma catalana que adaptada la ISAD
(G) a su propia realidad archivstica y territorial, la NODAC346. Esta norma al
igual que la gallega incluye ejemplos extrados de los archivos territoriales.
Adems desarrolla cuestiones interesantes como los elementos que se consideran
obligatorios, opcionales y recomendables en cada nivel de descripcin y desarrolla
al igual que la NOGADA el contenido de cada uno de los elementos.
2.3.2.1. Normalizacin a travs del CIA/ICA347 (Consejo Internacional de
Archivos)
El Consejo Internacional de Archivos public en el ao 2001 un
documento preparado por el Sub-Comit de Instrumentos de Descripcin,
denominado Orientaciones para la Preparacin y Presentacin de Instrumentos
345
GRUPO DE ARQUIVEIROS DE GALICIA. NOGADA. Norma Gallega de Descripcin

Archivstica, Xunta de Galicia, 2010.
346
BERNAL CERCS, ngels; RULL MAGRINY, Anna y PLANES ALBETS, Ramon (ed.)
NODAC. Norma de Descripcin Archivstica de Catalua, Generalitat de Catalunya, 2007.
347
El Consejo Internacional de Archivo es una organizacin no gubernamental creada en el ao
1948. Est regida por una Asamblea General y administrada por un Comit Ejecutivo. Sus ramas
estn constituidas por foros regionales, secciones, comits y grupos de trabajo que trabajan a nivel
internacional para el desarrollo de los archivos y la conservacin de la memoria de la humanidad.

de Descripcin348, en el que se establecan orientaciones y principios para elaborar

instrumentos de descripcin conforme a los normas de descripcin del Consejo
Internacional de Archivos. Este documento resulta esencial para entender la
elaboracin de instrumentos de descripcin a partir de las normas del Consejo
Internacional de Archivos, porque establece una relacin entre los instrumentos de
descripcin en las diferentes tradiciones archivsticas nacionales y los nuevos
instrumentos basados en la descripcin multinivel. En el documento se diferencian
tres clases de instrumentos de descripcin:
- La Clase A, que comprendera los instrumentos de descripcin que incluyen
descripciones de los niveles de fondo o subfondo. Esta clase correspondera a la
tradicional Gua en el mbito archivstico espaol.
- La Clase B, que comprendera los instrumentos de descripcin que incluyen
descripciones del material archivstico hasta el nivel de unidad de conservacin
(caja, legajo, carpetas,). Esta clase correspondera al tradicional Inventario en el
mbito archivstico espaol.
- La Clase C, que comprendera los instrumentos de descripcin de las unidades
documentales (simples o compuestas) y que correspondera al tradicional Catlogo
en el mbito archivstico espaol. Dentro de esta categora se diferenciaran dos
tipos. El C1 que son instrumentos de descripcin descritos desde el ms alto nivel
hasta el nivel de documento y el C2 que son instrumentos de descripcin descritos
nicamente en el nivel de unidad documental simple o compuesta sin mostrar el
contexto jerrquico.
348
CONSEJO INERNACIONAL DE ARCHIVOS. SUBCOMIT DE INSTRUMENTOS DE

DESCRIPCIN. Informe de la Subcomisin de encontrar directrices Ayudas para la Preparacin
y Presentacin de Instrumentos de Descripcin, 2001.
[http://www.icacds.org.uk/eng/findingaids.htm]
(Consultado el 04-04-2011)

DIAGRAM 1. 349
SCHEMA REPRESENTING THE RELATIONSHIPS BETWEEN LEVELS
OF DESCRIPTION AND TYPES OF FINDING AIDS
FONDS/ SFONDS
SERIES/ SUBSERIES
B
C1
FILE
ITEM
C2
A Finding aids which include descriptions at only fonds, and/or subfonds levels.
B Finding aids which include descriptions of archival material at all levels down to
the file level.
C1 Finding aids with item descriptions treated as the last level of description of a
fonds.
C2 Finding aids with item descriptions treated as single items without hierarchical
context to what they are part of.
Figura 24. Grfico extrado del Informe de la Subcomisin de encontrar directrices Ayudas para la
Preparacin y Presentacin de Instrumentos de Descripcin del Subcomit de Archivo del Consejo
Internacional de Archivos del 2001
Las normas internacionales archivsticas se han desarrollado en las dos

ltimas dcadas en el seno del Consejo Internacional de Archivos a travs de
diversos comits. Todas las normas de descripcin archivstica presentan una
estructura semejante, basada en reas, que a su vez se dividen en elementos.
Incluso algunas reciben una denominacin comn en las diferentes normas. En las
normas se incluye el alcance y objeto; as como otras normas y directrices
aplicables, fundamentalmente ISO, as como un glosario de trminos. En cada
elemento de la norma para facilitar su uso se incluye el objetivo y la regla, as
como un ejemplo de uso. Las normas han tenido una gran difusin en Espaa por
su rpida traduccin al idioma castellano, as como su presencia gratuita en la
Web. Espaa ha participado muy activamente en la elaboracin de Normas de
Descripcin Archivstica a nivel internacional, esta participacin se ha canalizado
349
dem.

a travs de la Subdireccin General de Archivos Estatales del Ministerio de

Cultura. Las principales normas de descripcin desarrolladas por el CIA son:
- La ISAD (G) (Norma Internacional General de Descripcin Archivstica).
Las primeras reuniones para la elaboracin de la norma se celebraron a principios
de la dcada de los noventa; sin embargo, la inquietud por desarrollar normas a
nivel internacional se va gestando en la dcada de los aos ochenta,
fundamentalmente, por el xito de las normas canadiense e inglesa. En el ao
1992 se celebr en Madrid la segunda reunin plenaria de la Comisin Ad Hoc
sobre normas de descripcin, en la que se aprob la declaracin de principios
relativos a la descripcin archivstica y el primer borrador
de normas de
descripcin. La norma ISAD (G) cuenta con dos versiones. La primera fue
aprobada en Estocolmo en enero de 1993350; la segunda versin se adopt en
Sevilla en el XIV Congreso Internacional de Archivos en el ao 1999351, esta
segunda versin se caracteriz por mayor flexibilidad. La norma ISAD (G) ha
tenido un gran xito de aplicacin en el mbito de todo tipo de archivos,
desarrollndose mltiples plataformas de descripcin adaptadas a su estructura.
- La ISAAR (CPF) (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias). Se elabor de manera
paralela a la norma ISAD (G), por los mismos comits que desarrollaron la norma
ISAD (G), la primera edicin de la norma fue publicada en el ao 1996 por el
Consejo Internacional de Archivos. Al igual que la norma ISAD (G) fue objeto de
revisin y se public una nueva versin entorno al ao 2004. En la segunda
versin se incluye un rea ms con respecto a la primera versin.
- La ISDIAH (Norma Internacional para describir instituciones que custodian
fondos de archivo). Fue adoptada por el Comit de Buenas Prcticas y Normas en
el ao 2008, en la preparacin de esta norma ha participado Espaa, incluso parte
350
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMISIN AD HOC SOBRE NORMA DE

DESCRIPCIN. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. 1993,
Madrid, Ministerio de Cultura, Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, 1995.
351
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT PARA LAS NORMAS DE
DESCRIPCIN. ISAD (G). Norma internacional General de Descripcin Archivstica, 2 edicin,
Madrid, Subdireccin de los Archivos Estatales, 2000.

de ella ha sido discutida en Madrid. Esta norma define por primera vez una
estructura y unos elementos que deben llevar las Guas de Archivo, tanto a nivel
nacional como internacional. Hasta la aparicin de la Norma, o bien se empleaban
los elementos de la Norma ISAD (G) para la elaboracin de la Gua, o bien no se
empleaba ninguna norma. La primera norma a nivel internacional nace en el
contexto de la informatizacin de los archivos y su acceso a travs de la Web. Esta
norma vincula la guas con el resto de los instrumentos de descripcin de archivo y
sus puntos de acceso, por lo que algunos de sus elementos estarn vinculados con
los elementos de la norma ISAD (G), ISAAR (CPF), e ISDF. La norma ISDIAH
define la estructura de las guas pero necesita el desarrollo de los metadatos para
poder realizar la transferencia de los registros de unos sistemas informticos a
otros, la propia norma as lo recoge: La presente norma aborda slo una parte de
los requisitos necesarios para el intercambio de informacin de instituciones
detentoras de fondos de archivo..
- La ISDF (Norma Internacional para la descripcin de funciones)352. Fue
elaborada por el Comit de Buenas Prcticas y Normas Profesionales y presentada
en Dresde en el ao 2007. El objetivo de la norma es la normalizacin de las
funciones de archivos, por lo tanto es complementaria de las descripciones basadas
en el ISAD (G) y la ISAAR (CPF). Se basa en las funciones por ser ms estables
que los organismos a la hora de elaborar cuadros de clasificacin archivsticos.
ISDIAH (2008)
rea de Identificacin
Identificador
Forma autorizada del nombre
Forma paralela del nombre
Otra forma del nombre
Tipo de institucin que conserva los fondos de

archivo
ISDF (2007)
ISAAR (CPF)
(2004)
rea de
Identificacin
Tipo
rea de Identificacin
Forma autorizada del

nombre
Forma paralela del
nombre
Clasificacin

nombre
Forma paralela del
nombre
Formas normalizadas
del nombre segn otras
reglas
Otras formas del
nombre
Tipo de entidad
ISAD (G) (1999)

rea de
Identificacin
Cdigo de
referencia
Ttulo
Fecha
Nivel de
Descripcin
Volumen y soporte
de la unidad de
descripcin
Identificadores para
instituciones
rea de Contacto
352

NORMAS PROFESIONALES DE DESDE. Norma Internacional sobre la descripcin de
funciones: ISDF, 2007.

Localizacin y direccin
Telfono, fax, correo electrnico
Persona de Contacto
rea de Contexto
Fechas
rea de Contexto
Nombre del
productor
Historia
Institucional/Resea
Biogrfica
Historia
Archivstica
Forma de ingreso
Descripcin
Historia
Legislacin
rea de Descripcin
Historia de la Institucin que custodia los fondos
de archivo
Contexto cultural y geogrfico
Estructura administrativa
Gestin de documentos y polticos de ingresos
Edificio
rea de Descripcin
Fechas de existencia
Historia
Lugar
Estatuto Jurdico
Funciones, ocupaciones
y actividades
Atribucin/Fuente legal
Estructura
interna/Genealoga
Contexto General
Fondos y otras colecciones custodiadas

Instrumentos de descripcin, guas y
publicaciones
Horario de apertura
Condiciones y requisitos para el uso y el acceso
Accesibilidad
rea de Servicios
Servicios de ayuda a la investigacin
Servicios de reproduccin
rea de Relaciones
rea de Relaciones

nombre/Identificador
de la funcin
relacionada
Tipo
Nombre/Identificadores
de instituciones,
personas o familias
relacionadas
Naturaleza de la
relacin
Categora de la
relacin
Descripcin de la
relacin
Descripcin de la
relacin
Fechas de la relacin
rea de Contenido
y Estructura
Alcance y
contenido
Valoracin,
seleccin y
eliminacin
Nuevos ingresos
Organizacin
rea de
Condiciones de
Acceso y Uso
Condiciones de
Acceso
Condiciones de
Reproduccin
Lengua/escritura de
la documentacin
Caractersticas
fsicas y requisitos
tcnicos
Instrumentos de
Descripcin
rea de
Documentacin
Relacionada
Existencia y
Localizacin de
Originales
Existencia y
Localizacin de
Copias
Unidades de
Descripcin
Relacionadas
Nota de
Publicaciones

rea de Control
rea de Control
reas de Control
Identificador de la descripcin
Identificador de la
descripcin de
funcin
Identificador de
institucin
Regla y/o
convenciones
utilizadas
Estado de
elaboracin
Nivel de detalle
Fecha de creacin,
revisin o
eliminacin
Lengua y escritura
Fuentes
Notas de
mantenimiento
Vinculacin de las
funciones con las
instituciones, los
documentos de
archivo y otros
recursos
Identificador y
forma autorizada del
nombre/ttulo de la
entidad relacionada
Naturaleza de la
relacin
Identificador del
registro de autoridad
Identificador de la institucin
Regla y/o convenciones
Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fecha de creacin, revisin o eliminacin
Lengua y escritura
Fuentes
Notas de mantenimiento
Vinculacin de la descripcin de la institucin
que custodia los fondos de archivo con los
recursos archivsticos y sus productores
Ttulo e identificador del recurso archivstico

relacionado
Descripcin de la relacin
Identificador de la
institucin
Reglas y/o
convenciones
rea de Notas
Notas
reas de Control de
la Descripcin
Nota del Archivero
Reglas o Normas
Fecha de la
Descripcin
Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fecha de creacin,
revisin o eliminacin
Lengua y escritura
Fuentes
Notas de
mantenimiento
Relacin instituciones,
personas y familias,
con documentos de
archivo y otros
recursos
Identificadores y ttulos
de recursos
relacionados
Tipos de recursos
relacionados
Naturaleza de las
relaciones
Fechas de los recursos
relacionados y/o de las
relaciones
Figura 25. Comparacin de la estructura de las reas y elementos de las Normas Internacionales de
Descripcin Archivstica desarrolladas en el seno del Consejo Internacional de Archivos
2.3.2.2. Normalizacin a travs de ISO

La ISO (Organizacin Internacional para la Normalizacin), es un
organismo dependiente de la ONU (Organizacin de Naciones Unidas). Su origen
se encuentra en el ao 1946, cuando representantes de 25 pases se reunieron en
Londres para crear una nueva organizacin internacional cuyo objetivo era la
unificacin de los estndares industriales, su andadura comenzar en el ao 1947.
Cada pas miembro de ISO tiene un Comit Nacional que transmite las
aportaciones de cada pas a las normas. ISO colabora con IEC e ITU. Estos tres
organismos colaboran a su vez en la estandarizacin de los campos de las
tecnologas, de la informacin y la telecomunicacin.

A nivel nacional, la AENOR353 (Asociacin Espaola de Normalizacin y

Certificacin) fue reconocida por la Orden del Ministerio de Industria y Energa,
de 26 de febrero de 1986, de acuerdo con el Real Decreto 1614/1985, como
organismo de normalizacin y con capacidad para actuar como entidad de
certificacin. Por el Real Decreto 2200/1995, en desarrollo de la Ley 21/1992, de
Industria, sera la encargada de: elaborar normas tcnicas espaolas (UNE), con la
participacin abierta de todas las partes interesadas y representar a Espaa en los
distintos organismos de normalizacin regionales e internacionales. Los comits
encargados de la Normalizacin en el mbito archivstico son el AEN/CTN 50
(Documentacin), ISO/TC 46 (Informacin y documentacin) y el ISO/TC 171
(Aplicaciones para la gestin de documentos).
El Comit AEN/CTN 50 tiene su secretara en la FESABID, y se encarga
de normalizar: Todas las etapas del proceso de transferencia de la informacin a
travs de documentos, tales como: preparacin, redaccin y presentacin de los
documentos y sus resmenes; almacenamiento, tanto de los documentos como de
la informacin en ellos contenida y su reproduccin; tcnicas aplicables en la
micrografa, incluyendo aspectos tales como caractersticas fsicas de calidad de
los fotogramas, sus mtodos de ejecucin y terminologa especfica. Con exclusin
de: Las caractersticas fsicas de los discos pticos.
Eduardo Nez Fernndez354 realiz un estudio sobre las normas aplicables
a los archivos. En el presente apartado, se van a tratar las normas especficas para
la elaboracin de los instrumentos de descripcin. Existen una serie de normas
ISO355 que vienen citadas en las normas de descripcin internacional, ISAD (G),
353
354
http://www.aenor.es/aenor/inicio/home/home.asp
NEZ FERNNDEZ, Eduardo. Archivos y normas ISO, Ediciones TREA, 2007.
355
ISO 639. Cdigos para la representacin de nombres de lenguas. Partes 1 y 2.

ISO 639. Cdigos para la representacin de nombres de lenguas. Parte 2.
ISO 690: 1987. Documentacin. Referencias bibliogrficas. Contenido, forma y estructura.
ISO 690-2: 1997. Informacin y documentacin. Referencias bibliogrficas. Documentos
electrnicos o parte de los mismos.
ISO 999:1996. Informacin y documentacin. Directrices para la elaboracin, estructura y
presentacin de ndices.
ISO 2788:1986. Documentacin. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros
monolinges.

ISAAR (CPF) e ISDF. Existen otras normas ISO356 que afectan a los archivos y a
la descripcin que no son citadas por las normas de descripcin archivstica pero
tambin pueden ser empleadas en los procesos de descripcin.
Todo el conjunto de normas ISO son importantes a la hora de afrontar un
proyecto de descripcin, si embargo, existen algunas normas que hay que
ISO 3166-1: 2006. Cdigos para la representacin de los nombres de pases. Parte 1. Cdigos de
pases.
ISO 5963: 1985. Documentacin. Mtodos para el anlisis de documentos, determinacin de su
contenido y seleccin de trminos de indizacin.
ISO 5964: 1985. Documentacin. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros
multilinges.
ISO 8601:2004. Elementos de datos y formatos de intercambio. Intercambio de informacin.
Representacin de la fecha y la hora.
ISO 15924: 2004. Informacin y documentacin. Cdigos para la representacin de nombres de
escrituras.
ISO 15511: 2003. Informacin y documentacin. Identificacin internacional normalizada para
bibliotecas y organismos similares.
ISO 15489-1: 2001. Informacin y documentacin. Informacin y Documentacin. Gestin de
documento. Parte 1: Generalidades.
ISO/ TR 15489-2: 2001. Informacin y documentacin. Gestin de documento. Parte 2:
Directrices.
356
UNE-ISO/TR 26122:2008 IN. Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de trabajo para
la gestin de documentos.
UNE-ISO 15836:2007. Informacin y documentacin. Conjunto de elementos de metadatos Dublin
Core (ISO 15836:2003)
UNE-ISO 22310:2010. Informacin y documentacin. Directrices para los redactores de normas
para el establecimiento de los requisitos de la gestin de documentos en las normas.
UNE-ISO 23081-1:2008. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.
Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios.
Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales.
UNE-ISO 5127:2010. Informacin y documentacin. Vocabulario.
UNE 1125:1984. Microcopia. Mira ISO nmero 1. Descripcin y utilizacin en la reproduccin
fotogrfica de documentos.
UNE 1126:1984. Microcopia. Mira ISO nmero 2. Descripcin y utilizacin en la reproduccin
fotogrfica de documentos.
UNE 50104:1994. Referencias bibliogrficas. Contenido, forma y estructura.
UNE 50131:1996. Documentacin. Directorios de bibliotecas, archivos, centros de informacin y
documentacin y sus bases de datos.
UNE 50106:1990 Documentacin. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros
monolinges.
UNE 50106:1995 ERRATUM. Documentacin. Directrices para el establecimiento y desarrollo de
tesauros monolinges.
UNE 50125:1997. Documentacin. Directrices para la creacin y desarrollo de tesauros
multilinges.
UNE-ISO 2709:2006. Documentacin e informacin. Formato para el intercambio de informacin.
(ISO 2709:1996).
UNE 50113-11:1996. Documentacin e informacin. Vocabulario. Parte 11: Documentos
audiovisuales.
UNE 50121:1991. Documentacin. Mtodos para el anlisis de documentos, determinacin de su
contenido y seleccin de los trminos de indizacin.

considerar a parte, puesto que son importantes para la gestin de documentos

electrnicos, que cada vez son ms usuales en los archivos. Es el caso de la normas
para sistemas de gestin de para los documentos: UNE-ISO 30300357, UNE-ISO
30301358, ISO 30302, ISO 30303, ISO 30304, y las normas para la implementacin
de procesos de gestin documental: ISO 13008359, UNE-ISO 13028360, ISO 15489,
ISO 16175361, ISO 23081362, ISO 26122363, ISO 14721:2003364, estas normas se
auxilian de otras normas365, sin embargo, la base de la gestin electrnica de los
documentos de archivo a largo plazo son las normas sealadas:
- La Norma ISO 15489, es el primer documento normativo que intenta analizar
sistemticamente principios, mtodos y formas de trabajo en la gestin de
documentos, tal y como sealan Federico Taboada Cardoso y Mnica Nielsen de
Allende366. Los orgenes de esta norma se encuentran en una iniciativa australiana
357
UNE-ISO 30300:2011 Sistemas de gestin para los documentos. Fundamentos y vocabulario.

Traducida y adaptada por el Comit Tcnico 50 Subcomit 1 de Gestin de documentos y
aplicaciones de AENOR.
358
UNE-ISO 30301:2011 Sistemas de gestin para los documentos. Requisitos. Traducida y
adaptada por el Comit Tcnico 50 Subcomit 1 de Gestin de documentos y aplicaciones de
AENOR.
359
ISO 13008:2010 Information and documentation -- Digital records conversion and migration
process
360
UNE-ISO 13028:2011 Informacin y documentacin. Directrices para la implementacin de la
digitalizacin de documentos.
361
ISO 16175-1:2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for
records in electronic office environments -- Part 1: Overview and statement of principles.
362
Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales.
363
ISO 26122:2008 Information and documentation -- Work process analysis for records.
364
ISO 14721:2003 Space data and information transfer systems -- Open archival information
system -- Reference model.
365
ISO 26122: 2008. Information and documentation -- Work process analysis for records. Version
espaola: UNE-ISO/TR 26122:2008 IN. Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de
trabajo para la gestin de documentos.
ISO 15801: 2004. Electronic imaging -- Information stored electronically -- Recommendations for
trustworthiness and reliability. Versin espaola: UNE-ISO/TR 15801:2008 IN. Imagen
electrnica. Informacin almacenada electrnicamente. Recomendaciones sobre veracidad y
fiabilidad.
ISO 18492: 2005. Long-term preservation of electronic document-based information. Versin
espaola: UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservacin a largo plazo de la informacin basada en
documentos.
ISO 19005: 2005. Document management -- Electronic document file format for long-term
preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Versin espaola: UNE-ISO 19005-1:2008.
Gestin de documentos. Formato de fichero de documento electrnico para la conservacin a largo
plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1)
366
TABOADA CARDOSO, Federico y NIELSEN DE ALLENDE, Mnica. Archivstica y
Normalizacin, Ediciones Alfagrama, Argentina, 2006

del ao 1996, que se public como norma nacional, la AS 4390 Records

Managament, en el ao 1997 se present como propuesta para convertirla en
norma ISO, el texto definitivo se aprob en el 2000 y se public en el ao 2001.
En Espaa se public por la AENOR en el ao 2006. Esta norma se divide en dos
partes: La ISO 15489-1:2001367, que contiene los principios fundamentales y la
ISO/TR 15489-2: 2001368, que es un informe tcnico que recoge
los
procedimientos y el proceso de implantacin de la norma.

Segn Jordi Serra Serra369, un sistema de gestin documental que cumpla
con la norma tiene que tener tres elementos principales, entre los cuales se
encuentra un sistema de clasificacin que recoge y normaliza las funciones, las
actividades y las transacciones que lleva a cabo la organizacin y que se concreta
en un sistema de clasificacin (file plan). Este autor seala asimismo la
publicacin de una norma ISO, la ISO/PRF TF 26122370, para la definicin del
procedimiento para el anlisis de las funciones, las actividades y las transacciones
de una organizacin.
- La ISO 14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System)371. Este
modelo se emplea para la creacin de un sistema de gestin documental y archivo
para la conservacin permanente. Los instrumentos de descripcin se incluyen
dentro de la funcin de gestin de los datos, que el modelo OAIS recoge como:
La entidad OAIS que contiene los servicios y funciones de publicacin,
mantenimiento y acceso de la amplia variedad de informacin. Algunos ejemplos
de esta informacin son los catlogos e inventarios de los que se pueden recuperar
los archivos almacenados,372 Por otro lado aade: Esta entidad ofrece los
367
ISO 15489-1: 2001. Information and Documentation. Records Management. Part 1: General.
ISO 15489-2: 2001. Information and Documentation. Part 2: Guidelines.
369
SERRA SERRA, Jordi. Los documentos electrnicos. Qu son y como se tratan, Ediciones
TREA, 2008, p. 60.
370
ISO/PRF TF 26122: 2008. Information and Documentation. Work process analysis for records
371
ISO 14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System).
[http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf] (Consultado el 02-02-2011)
372
Traducido de : Data Management: The OAIS entity that contains the services and functions for
populating, maintaining, and accessing a wide variety of information. Some examples of this
information are catalogs and inventories on what may be retrieved from Archival Storage (...), cita
extrada de la pgina 1-9 de CONSULTATIVE COMMITTEE FOR SPACE DATE SYSTEMS.
Reference Model for an Open Archival Information Systems (OAIS), Janury 2002. (Consultado el
12 de 12 del 2010). [http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf]
368

servicios y funciones para publicar, mantener y acceder a informacin descriptiva

sobre identidades, fondos de archivo y datos administrativos usados para la gestin
de archivo. La gestin de datos incluye la administracin de las funciones de bases
de datos de archivo (esquema de mantenimiento, definiciones de vista e integridad
referencial), realizacin de actualizaciones de la base de datos (cargas nuevas de
informacin descriptiva o archivo de datos administrativos), realizacin de
consultas sobre los datos de gestin para generar conjuntos de resultados, y
producir informes de estos conjuntos de resultados373 Esta funcin se representa
.
mediante un diagrama UML en la norma ISO que a continuacin se muestra374:
Figura 26. Diagrama sobre la administracin de funciones de las bases de datos de archivos de la
Norma ISO 14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System)
El responsable de la descripcin de la informacin, se denomina en la

norma administrador de la base de datos, segn las funciones expresadas en este
373
Traducido de: Data Management:

This entity provides the services and functions for
populating, maintaining, and accessing both Descriptive Information which identifies and
documents archive holdings and administrative data used to manage the archive. Data
Management functions include administering the archive database functions (maintaining schema
and view definitions, and referential integrity), performing database updates (loading new
descriptive information or archive administrative data), performing queries on the data
management data to generate result sets, and producing reports from these result sets. Idem., p. 4-2
374
dem., p. 4-9

perfil profesional se requiere un documentalista con amplios conocimientos de

archivos: El responsable de administrar la base de datos es responsable de
mantener la integridad de los datos, la gestin de la base de datos, que contiene
tanto informacin descriptiva como informacin del sistema. Identifica la
informacin descriptiva y describe los fondos de archivos y el sistema de
informacin que se utiliza para apoyar las operaciones de archivo. La funcin del
responsable de administrar la base de datos es crear cualquier esquema, definir las
tablas necesarias para soportar los datos, tener capacidad para crear, mantener y
acceder a los usuarios a vistas personalizadas de los contenidos almacenados y
para proporcionar la validacin interna (la integridad referencial por ejemplo) de
los contenidos de la base de datos. Las funciones del administrador de la base de
datos se realizarn de acuerdo con las polticas de la administracin375.
Una de las funciones de la gestin de datos es la generacin de informes,
que en la norma se denomina generate report, el informe no deja de ser un tipo
de instrumento referencial de la documentacin contenida en la base de datos. Los
informes requieren realizar consultas contra la base de datos.
Otra de las funciones de la gestin de datos es la realizacin de consultas
en la base de datos, que en el esquema se denomina perfom queries.
En el modelo OAIS, se establece como objeto de descripcin del archivo el
denominado Archival Information Package (AIP), que estara compuesto por dos
grupos de metadatos: los de informacin del contenido y los de informacin de
descripcin para la preservacin. En el siguiente esquema se expone376:
375
Traducido de: The Administer Database function is responsible for maintaining the integrity of
the Data Management database, which contains both Descriptive Information and system
information. Descriptive Information identifies and describes the archive holdings, and system
information is used to support archive operations. The Administer Database function is responsible
for creating any schema or table definitions required to support Data Management functions; for
providing the capability to create, maintain and access customized user views of the contents of this
storage; and for providing internal validation (e.g., referential integrity) of the contents of the
database. The Administer Database function is carried out in accordance with policies received
from Administration. dem, p. 4-9.
376
dem., p. 4-31.

Figura 27. Diagrama del AIF (Archival Information Package) de la Norma ISO 14721:2003,
modelo OAIS (Open Archival Information System)
Los metadatos de informacin de descripcin para la conservacin, sera de

cuatro tipologas: de referencia, de procedencia, de contexto y de autentificacin.
Se expone en el siguiente esquema377:
Figura 28. Diagrama del PDI (Preservation Description Information) de la de la Norma ISO
14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System)
377
dem., p.4-34

Cada Archival Information Package est asociado con una estructura de

informacin descriptiva llamada paquete de descripcin (Package Description), en
la que el usuario puede localizar informacin de potencial inters, analizar
informacin y ordenar la informacin deseada. Se representa en el siguiente
esquema378:
Figura 29. Diagrama del Package Description de la de la Norma ISO 14721:2003, modelo OAIS
(Open Archival Information System)
2.3.2.3. Normalizacin a travs de la UNESCO

La UNESCO379 ha participado en la normalizacin internacional
archivstica a travs del programa de gestin de archivos y de documentos
(RAMP), que se estableci en el ao 1979 con el objetivo ayudar a los Estados
miembros a la creacin de infraestructuras eficaces de gestin de documentos y
archivos para la normalizacin. La UNESCO public los resultados de sus trabajos
378
dem., p. 4-35.
La Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura es un
organismo especializado de las Naciones Unidas. Se fund el 16 de noviembre de 1945 con el
objetivo de contribuir a la paz y a la seguridad en el mundo mediante la educacin, la ciencia, la
cultura y las comunicaciones.
379

a travs de estudios y directrices RAMP. Los estudios RAMP muestran las

cuestiones y problemas que afectan a cualquier archivo en cualquier pas,
independientemente de la tradicin archivstica del lugar.
Entre los estudios publicados por la UNESCO que afectan a la elaboracin
de instrumentos de descripcin en el seno de los archivos, destacan:
- The Applicability of UNISIST Guidelines and ISO International Standards to
Archives Administration and Records Management380. Este estudio fue preparado
por James B. Rhoads a travs del Consejo Internacional de Archivos para evaluar
la aplicabilidad de las directrices elaboradas por el programa UNISIST de la
UNESCO y las normas ISO, antes de fines del ao 80, en las actividades de
gestin de la informacin de archiveros y gestores de documentos. Adems de
evaluar las directrices y las normas indica en que reas son necesarias, as como
los desarrollos necesarios. Entre las reas analizadas se encuentran los
instrumentos de descripcin y publicaciones sobre documentos, incluye las
directrices y normas existentes en el momento de su elaboracin, se analizaba la
aplicabilidad de las normas a las publicaciones de archivos y se proponen nuevas
directrices.
- Legal implications of the production of machine-readable records by public
administrations381. Este estudio es interesante porque abordaba las implicaciones
jurdicas, tecnolgicas, as como de conservacin y de seguridad que planteaban
los nuevos soportes a finales de la dcada de los aos ochenta.
- The impact of computerization on archival finding aids382. Este estudio analiza
las transformaciones que se experimentaron en los instrumentos de descripcin
archivsticos, tanto de control como de difusin, al ser convertidos en formatos
electrnicos, tanto a nivel individual desde los propios archivos como a nivel
colectivo, que supuso la creacin de repositorios entre archivos; se analizaban las
380
RHOADS, James B. The Applicability of UNISIST Guidelines and ISO International Standards
to Archives Administration and Records Management: A RAMP Study, UNESCO, Pars, 1982
381
FREDBERG, Birgit Fredberg, PIEYNS-RIGO, Paulette. Legal implications of the production of
machine-readable records by public administrations: A RAMP Study, UNESCO, Pars, 1988.
382
KITCHING, Christopher. The impact of computerization on archival finding aids: A ramp
study, UNESCO, Pars, 1991.

ventajas383 y problemas384 del cambio de soporte; los estndares de descripcin a

nivel internacional; la nueva terminologa o conceptos derivados de la
informatizacin; los formatos de intercambio de datos, fundamentalmente el
formato MARC, etc. En este estudio se nombra un proyecto de espaol, con
colaboracin de Italia, se trata de la gua de fuentes para la historia de Espaa e
Italia.
- The Elaboration of Policies and Plans for the Automation of Archives 385. Este
estudio establece directrices para ayudar a los archivos a llevar a cabo la
planificacin e instalacin de un sistema informtico. Este estudio incluye
recomendaciones tecnolgicas. Entre las reas del archivo en las que recomienda
la aplicacin de la informtica se encuentra la catalogacin (precisamente una de
las primeras reas del archivo que fue informatizada fue la descripcin de los
fondos documentales). Segn el estudio, la informtica facilita la elaboracin de
listas, la revisin de la informacin, as como la detencin de errores,
la
recuperacin de la informacin, adems de facilitar las modificaciones o cambios

en los datos. Una de las ventajas de los sistemas informticos con respecto a la
descripcin de los archivos que se seala es la elaboracin de instrumentos de
descripcin de manera jerrquica, en la que se puede profundizar ms o menos
segn las necesidades. El estudio seala que las dificultades son mayores en los
niveles inferiores de descripcin, debido a que el volumen de datos al que se debe
de dar entrada es mayor, y la conversin de la informacin manual al soporte
informtico es una tarea costosa, no slo por el volumen, sino tambin por la
dificultades de estructuracin de la informacin. Para los proyectos de
383
Entre las ventajas se sealan un mayor control por parte de los archiveros de la informacin y de
la documentacin; las mayores posibilidades de difusin de los instrumentos de descripcin y de
orientacin del usuarios; una mayor normalizacin a nivel nacional e internacional de los
instrumentos de descripcin,
384
Entre los problemas se sealan las dificultades para la seleccin de un hardware y software
adecuado para llevar a cabo los proyectos de creacin de instrumentos de descripcin, la caducidad
de los sistemas, los problemas de financiacin, las dificultades de enseanza y formacin en las
nuevas tecnologas; las dificultades econmicas y para trasladar los viejos instrumentos de
descripcin al nuevo soporte; los problemas de seguridad; de conservacin; la adaptacin de los
instrumentos a los usuarios finales,
385
GREEN, Adam. The Elaboration of Policies and Plans for the Automation of Archives. Paris,
UNESCO, 1991.

catalogacin o descripcin se seala la necesidad de grandes equipos de recursos

humanos.
2.3.2.4. La normalizacin a travs de la Unin Europea
En las ltimas dcadas la Unin Europea ha emprendido importantes
programas para el desarrollo de la normativa de descripcin de los archivos, sobre
todo, en relacin en la creacin de estndares para el establecimiento de requisitos
destinados a la creacin de sistemas de gestin documentales informticos, Espaa
ha sido un pas que ha participado con gran implicacin en los proyectos
desarrollados Las lneas de actuacin ms importantes de la Unin Europea en el
desarrollo de normas archivsticas son:
- DLM386 Forum. Como se indica en su sitio Web, fue creado a travs de una
iniciativa de la Comisin Europea en el ao 1997, con el apoyo de los archivos
pblicos de los Estados miembros de la Unin Europea. Hasta el ao 2002 el DLM
Forum fue liderado por los Estados miembros de la Unin Europea, pero a partir
de este ao se ampli la comunidad de partes interesadas en el archivo, los
registros, documentos y la gestin del ciclo vital de la informacin de toda Europa.
A partir de la tercera conferencia trienal de Barcelona en el ao 2002 el Foro
DLM, se convirti en un organismo independiente y se incorporaron miembros de
los sectores pblicos y privados, consolidndose como un centro europeo de
influencia en el establecimiento de normas y directrices en el mbito de la gestin
del archivo electrnico. Este organismo funciona a travs de conferencias trienales
y en reuniones que se celebran dos veces al ao. Espaa participa en las reuniones
a travs de la Subdireccin General de Archivos Estatales. Desde el ao 2008, la
representante espaola en el Comit Ejecutivo es Mara Elena Corts Ruiz387,
archivera del Cuerpo Facultativo de Archivos Estatales, actualmente Jefa del
Departamento de Descripcin y Conservacin del Archivo General de la
Administracin. Elena Corts cuenta con gran experiencia en la normalizacin de
386
El Acrnimo DLM significa: Document Lifecyle Management, tambin ha significado

Donnes Lisible par Machine (en English "Machine Readable Data").
387
Informacin extrada de la pgina Web de DLM Forum. (Consultado el 12-12- 2012)
[http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=107%3Acortes-ruizmaria-elena&catid=907%3Abiographies&Itemid=98&lang=en]

la descripcin archivstica internacional, ya que ha participado activamente en

normas tan importantes como: en la traduccin al espaol de la norma ISAAR
(CPF); en el Grupo de Expertos de los Estados Miembros sobre digitalizacin y
conservacin digital de la Comisin Europea; en la AENOR (Agencia Espaola de
Normalizacin y Certificacin), y actualmente en la elaboracin de las MoReq,
normas en las que se plasman los resultados de los trabajos de las reuniones de
DLM-Forum. Hasta la fecha se han publicado las siguientes MoReq;
MoReq. Model Requirements for the Management of Electronic Records.

MoReq Specification, 2001.
MoReq2. Model Requirements for the Management of Electronic Records

Update and Extension. MoReq Specification, 2008.
MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems. Volume 1 Core

Services & Plug-in Modules. Version 1.0.
Todas estas especificaciones y otros documentos de desarrollo son publicados

en la pgina Web del DLM Forum, a diferencia de otras normas, las MoReq son
accesibles a todos los usuarios interesados en su consulta.
- APEnet388. Tal y como se describe en su pgina Web: El proyecto APEnet
(Portal Europeo de Archivos) es una Red de Mejores Prcticas apoyada por la
Comisin Europea en el marco del programa eContentplus, cuyo objetivo es
construir una Pasarela o Portal de Internet para Documentos y Archivos europeos.
Este proyecto cuenta con la participacin de diecisiete archivos nacionales
europeos, que en estrecha cooperacin con Europeana crearn un punto de acceso
comn a la informacin sobre los archivos y los documentos en ellos depositados,
y en muchos casos al propio documento digitalizado. En el seno de APEnet la
normalizacin se ha desarrollado como consecuencia de la necesidad de crear
plataformas informticas para transferir los registros descriptivos de los archivos
europeos a un mismo repositorio, obligando a normalizar los metadatos a nivel
comunitario. Para el desarrollo de esta normalizacin se ha partido de las normas
388
Informacin extrada de: http://www.apenet.eu/

de metadatos (EAD; EAC y EAG) y de las propias realidades de los diferentes

archivos.
Al igual que en MoReq, Espaa a travs de las Subdireccin General de
Archivos Estatales participa activamente en los proyectos desarrollados por
APEnet, nuestro representante en el proyecto, como coordinador es el archivero
Luis Enseat Caldern, Jefe de Servicio de Cooperacin Internacional.
2.3.2.5.
La
normalizacin
de
los
lenguajes
documentales:
ndices,
Clasificaciones, Tesauros, Nomencltores,

En reiteradas ocasiones, se confunde la indizacin con la clasificacin en el
mbito de los archivos, debido a que en muchos archivos, sobre todo, en los
archivos de oficina y gestin, se han empleado y se emplean los sistemas de
indicacin y ordenacin de la documentacin para la clasificacin, tanto intelectual
como fsica, en lugar de respectar la procedencia u organizar el archivos por
instituciones o funciones. La indizacin de la documentacin, ya sea manual o
automtica, es una operacin auxiliar de la descripcin que tiene la nica finalidad
de facilitar la bsqueda y recuperacin de la informacin, no es un sistema de
clasificacin intelectual u ordenacin fsica de la documentacin. Esta confusin
ha llevado a la disparidad en la organizacin y clasificacin de los archivos.
La normalizacin y la descripcin de los nombres de persona, para la
creacin de puntos de acceso normalizados, ha planteado y plantea en la actualidad
mltiples dificultades, ya que son muchos los aspectos que hay que considerar a la
hora de establecer un ndice de personas: hay que tener en cuenta en primer lugar,
la fecha de los documentos que se van a describir a la hora de extraer los nombres
propios. Hasta la instauracin del registro civil, los nombres de personas
particulares plantean problemas de identificacin, la mayora de las personas no
tena apellido o tena nicamente un apellido, que incluso poda ser variable, lo
que dificulta la normalizacin. Durante la Edad Moderna, a raz de una Ordenanza
del Cardenal Cisneros del ao 1501, se instaura la obligatoriedad de la
identificacin de las personas con una apellido fijo, con anterioridad se empleaba
un apellido o un mote que reflejaba el lugar de procedencia, el oficio o alguna

caracterstica de la persona, esta prctica provocaba grandes problemas

administrativos. Tras la instauracin del registro civil se obligar al uso de dos
apellidos para identificar a las personas de manera unvoca. A pesar de la
implantacin del registro civil, si bien, resulta fcil identificar a personas con
cierta transcendencia pblica que aparece en los documentos, resulta muy
complejo diferenciar una persona de otra cuando comparten el mismo nombre y
apellidos. Otro de los problemas que plantea la normalizacin de los nombres, es
la transcripcin para su inclusin en el registro descriptivo documental, puesto
que, un mismo nombre que se relaciona con una persona perfectamente
identificada, puede aparecer escrito en un mismo documento con diferentes
grafas, con cedilla, sin cedilla, si se realiza una transliteralizazin del nombre
habr que apuntar toda esta casustica en el punto de acceso, si se normaliza, habr
que tener un gran conocimiento de los apellidos de la poca para lo que
habitualmente se emplearon las enciclopedias
herldicas y genealgicas. Las
normas de descripcin aconsejan normalmente la transcripcin a la grafa actual de

todos los nombres, sin embargo, al archivero encargado de realizar la transcripcin
siempre le quedarn dudas sobre si es o no correcta la entrada descriptiva, lo
mismo sucede con los geogrficos.
A comienzos del siglo XIX, la ordenacin y la indizacin alfabtica de los
expedientes personales se realizaba a partir del nombre de pila, debido a las
equivocaciones que se producan con la imposicin de los apellidos.
Los organismos pblicos han establecido a lo largo del periodo
contemporneo, sus propias normas de indizacin de los expedientes, que se
clasificaban por los nombres y apellidos de las personas que aparecan en los
expedientes. Estas normas eran, en muchos casos, de carcter interno pues no
transcendan ms all de los propios centros archivsticos. Los archivos militares
se han caracterizado por tener mltiples reglamentaciones para la elaboracin de
ndices personales, son muchas las normas desarrolladas en este mbito: la Real
Orden de 27 de diciembre de 1851, por la que se dictan instrucciones para la
clasificacin de los expedientes que deben pasar a los archivos; el anexo al
Reglamento de Archivos de 1 de septiembre de 1898, en el que aparecen

instrucciones para la clasificacin y colocacin de los expedientes personales,...

Estas reglas de indizacin fueron creadas nicamente para los archivos militares
que tenan sus propios sistemas de clasificacin de la documentacin, para poder
acceder a los expedientes de estos archivos era necesario conocer las normas de
indizacin de estos expedientes personales. Es algo habitual, en el mbito militar,
como consecuencia de la reserva en el acceso a esta tipologa de documentacin.
En estos sistemas de clasificacin se eliminaban letras del abecedario que pasaban
a otras letras, como es el caso de la Z cuyos expedientes pasaban a la C; o la X
cuyos expedientes pasaban a la J; o se suprima la H y los expedientes se clasifican
por la primera letra que vena despus de la H.
Con respecto a la indizacin por materias mediante lenguajes controlados,
como seala Blanca Gil Urdiciain en su tesis389: Hasta la aparicin de los
primeros tesauros, se manejaban en Espaa vocabularios desarrollados por
instituciones nacionales e internacionales, concienciadas de los inconvenientes que
genera el uso de clasificaciones de carcter universal para la recuperacin de
informacin especializada. Estos vocabularios, por lo general, carecan de una
estructura, salvo la ordenacin alfabtica. Al igual que sucede con las normas
para la indizacin alfabtica, las instituciones han desarrollado sus propios ndices
de materias o asuntos, tal es el caso, de los Archivos de la Armada que han
desarrollado el Nomencltor General de la Documentacin de la Armada, este
documento, de carcter interno, ya que su uso se ha limitado a este tipo de
archivos, se desarroll hace ms de un siglo y se emple durante largo tiempo. El
Centro de Documentacin del Ministerio de Defensa ha publicado otros tesauros
para la gestin de los ndices en su sistema archivstico390.
Para la indizacin de nombres geogrficos en los archivos de los
organismos pblicos se ha empleado con gran xito, el Nomencltor de las
ciudades, villas, lugares aldeas y dems entidades de poblacin de Espaa,
389
GIL URDICIAIN, M. Blanca. Evolucin histrica de los tesauros espaoles y anlisis de su

rendimiento en el proceso de recuperacin de informacin. Tesis de la Universidad Complutense,
Madrid, 1998.
390
Tesauro de defensa, Ministerio de Defensa, Centro de Documentacin, Madrid: Ministerio de
Defensa, Subdireccin General de Publicaciones, 1991

editado por el Instituto Geogrfico y Estadstico, que apareci paralelamente al

Censo de Poblacin en el ao 1857 y cuya publicacin se ha prolongado hasta
nuestros das. Otras fuentes que se han empleado, fueron, el Diccionario
geogrfico-estadstico-histrico de Espaa y sus posesiones de Ultramar de
Pascual Madoz, publicado entre 1845 y 1850, en 16 tomos. Este diccionario
supuso una mejora con respecto al Diccionario geogrfico y estadstico de Espaa
y Portugal, publicado entre los aos 1826 y 1827. Estos recursos se siguen
empleando para documentos ms antiguos en los archivos histricos, en la
actualidad, se compagina su uso con los recursos documentales elaborados por el
Instituto Geogrfico Nacional. Otro recurso empleado en la normalizacin, ha sido
el Tesauro para nombres geogrficos del CSIC (Centro Superior de
Investigaciones Cientficas) publicado a travs del CINDOC (Centro de
Informacin Documental)391. Por otro lado, dada la singularidad idiomtica del
territorio espaol, a la hora de introducir geogrficos, es necesario tener en cuenta
las leyes lingsticas relativas a geogrficos regionales, que indican cual es la
entrada descriptiva correcta en el caso de los nombres de lugar.
En Espaa, la introduccin de los lenguajes controlados se ha realizado a
travs del CINDOC (Centro de Informacin Documental) del CSIC (Centro
Superior de Investigaciones Cientficas), quien ha publicado sus propios tesauros,
que se pueden consultar en lnea en la Web del Instituto de Estudios Documentales
sobre ciencia y tecnologa392. Otro de los tesauros con carcter general que se
pueden consultar en Internet es el creado por las Comunidades Europeas, el
EUROVOC Thesaurus393.
El empleo de tesauros en el mbito de los archivos es reciente. Las normas
para la elaboracin de tesauros ms empleadas en todos los mbitos han sido las
publicadas por el organismo internacional ISO, que han sido traducidas y
publicadas en Espaa a travs de la AENOR (Asociacin Espaola de
391
CSIC, CINDOC. Tesauro ISOC de topnimos, edicin provisional, Madrid: CSIC, CINDOC,
1993. El Instituto de Estudios Documentales sobre Ciencia y Tecnologa (antes CINDOC) del
CSIC, posee un recurso en lnea con la denominacin de tesauros y glosarios:
[http://thes.cindoc.csic.es/index_esp.php].
392
http://thes.cindoc.csic.es/index_esp.php
393
http://europa.eu.int/celex/eurovoc/

Normalizacin y Certificacin). Las dos normas fundamentales para la creacin de

ndices son: la UNE 50125:1997 Directrices para el establecimiento y desarrollo
de tesauros multilinges y la norma UNE 50106:1990 Directrices para el
establecimiento y desarrollo de tesauros monolinges. Estas normas no son las
nicas que se tienen en cuenta a la hora de establecer ndices o puntos de acceso en
los archivos, entre los organismos internacionales que aportan normas se encuentra
la UNESCO, que ha publicado un tesauro monolinge en ingls con equivalencias
en francs y castellano consultable en la Web394. As como normas para la
elaboracin de tesauros, una para monolinges395 y otra para multilinges396.
El CIA (Consejo Internacional de Archivos) ha publicado una serie de
normas que introducen nuevos conceptos para la designacin de los tradicionales
ndices archivsticos; a raz de las normas se toman trminos de las ciencias de la
documentacin como puntos de acceso, que en la norma ISAD (G) se definen
como nombre, trmino, palabra clave, grupo de palabras o cdigo que se utiliza
para
buscar,
identificar
localizar
una
descripcin
archivstica
encabezamientos autorizados. Este organismo ha publicado tambin una norma

especfica para la elaboracin de puntos de acceso o productores397, bien sean
instituciones, personas y familias. La norma ISAAR (CPF), como bien indica la
norma, establece reglas con carcter general que debern complementarse con las
normas nacionales, que son las que establecen instrucciones exactas para la
elaboracin del contenido. La norma ISAD (G) recomienda el empleo de normas
nacionales e internacionales para la elaboracin de los puntos de acceso o ndices.
En las norma ISAD (G) se recomienda para la elaboracin de ndices, la ISO 5963
Documentacin. Mtodos para el anlisis de documentos, determinacin de su
contenido y seleccin de trminos de indizacin y la norma ISO 999 Informacin y
Documentacin Directrices para el contenido, organizacin y presentacin de
los ndices. La norma ISAAR (CPF) introduce un nuevo trmino con respecto a la
394
http://databases.unesco.org/thesaurus/
UNESCO. UNISIST. Principes directeurs pour ltablissement et le dveloppement de
thsaurus monolingues. Paris: UNESCO, mai. 1980.
396
UNESCO. UNISIST. Principes directeurs pour ltablissement et le dveloppement de
thsaurus multilingues. Paris: UNESCO, sept. 1973.
397
Tambin se emplea en documentos tcnicos, como en la Norma de puntos de acceso del
Ministerio de Cultura, el trmino Autoridades tomado del mbito bibliotecario para denominar los
productores.
395

norma ISAD (G), el registro de autoridad, este trmino nos acerca ms al mbito
de las bibliotecas, y se emplea para los puntos de acceso relativos a personas,
familias o instituciones. El empleo de registros de autoridades normalizados en el
mbito de los archivos ha sido ms tardo que en el mbito de las bibliotecas, sin
embargo, su funcionalidad es la misma para ambos mbitos tal y como han
sealado autores como Mara del Pilar Ortego de Lorenzo- Cceres y Jos Luis
Bonal Zazo398: La principal utilidad del control de autoridades en los catlogos de
bibliotecas es la de garantizar la consistencia de los puntos de acceso. Esta funcin
puede ser trasladada plenamente al mbito de los archivos, con el fin de garantizar
la uniformidad de los nombres usados como puntos de acceso, tal y como se ha
puesto de manifiesto en los pases que han aplicado el control de autoridad para la
gestin de los encabezamientos normalizados.
Entre los primeros tesauros temticos especficos para el trabajo en
archivos nos encontramos con el elaborado por Elisa Carolina de Santos Canalejo
para el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores399. Otros tesauros
desarrollados en el mbito de la Archivstica han sido el Tesauro de Archivos
Municipales desarrollado desde el ao 1997 por el Grupo de Archiveros
Municipales de Madrid, publicndose los primeros resultados en el ao 1999.
Han tenido que pasar casi dos siglos para que se publique la primera norma
a nivel estatal para al formacin de puntos de acceso o ndices, se trata de la
Norma para la elaboracin de puntos de acceso normalizados de instituciones,
personas, familias, lugares y materias en el sistema de descripcin archivstica de
los Archivos Estatales. Esta Norma ha sido elaborada por el Grupo de trabajo de
indizacin de los Archivos Estatales400. Con anterioridad a la publicacin de la
norma, la Comunidad de Aragn public su propia norma, la ARANOR (Norma
398
ORTEGO DE LORENZO-CCERES, Mara del Pilar, BONAL ZAZO, Jos Luis. El control de
autoridades y la normalizacin de los puntos de acceso en los archivos, (Ejemplar dedicado a:
Normalizar la descripcin archivstica, Tabula: Revista de archivos de Castilla y Len, n 4, 1999),
p. 63.
399
SANTOS CANALEJO, Elisa Carolina. Tesauro de Archivo, Madrid: Ministerio de Asuntos
Exteriores, 1993.
400
http://www.mcu.es/archivos/Novedades/novedades_Puntos_Acceso_Normalizados.html

Aragonesa para la descripcin de Autoridades de Archivos)401, sin embargo, la

norma estatal incluye no slo autoridades, tambin se incluyen nombres
geogrficos y materias. En el mismo mes que se public la norma estatal, el
Gobierno de Aragn public una norma especfica para la normalizacin de
geogrficos, la GEODARA (Norma Aragonesa para la creacin de descriptores
geogrficos)402, esta norma se centra fundamentalmente en la normalizacin de los
nombres geogrficos de la Comunidad de Aragn, mientras que la estatal se
pueden emplear en todo el territorio nacional.
Como consecuencia de actual tratamiento de los instrumentos de
descripcin mediante el empleo de bases de datos relacionales u objetos digitales,
resulta necesario abordar el trmino de ndice desde el punto de vista del
informtico, precisamente porque en la actualidad se tiende a confundir ambos
trminos. As pues, ndice de una base de datos se define como: una estructura de
datos que mejora la velocidad de las operaciones, permitiendo un rpido acceso a
los registros de una tabla en una base de datos sencilla. Al aumentar drsticamente
la velocidad de acceso, se suelen usar sobre aquellos campos sobre los cuales se
hagan frecuentes bsquedas. El ndice tiene un funcionamiento similar al ndice de
un libro, guardando parejas de elementos: el elemento que se desea indexar y su
posicin en la base de datos. Para buscar un elemento que est indexado, slo hay
que buscar en el ndice dicho elemento para, una vez encontrado, devolver el
registro que se encuentre en la posicin marcada por el ndice403. Los ndices
empleados en los libros y documentos de archivo, deben ser ndices normalizados,
frente a los ndices empleados por la informtica, que pueden estar o no
normalizados.
En la legislacin relativa a la administracin electrnica se define un nuevo
trmino, el ndice electrnico, concretamente en la disposicin legislativa que
regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad: Relacin de documento
401
GOBIERNO DE ARAGN. GRUPO DE TRABAJO DE AUTORIDADES DE ARAGN.

ARANOR. Norma Aragonesa para la descripcin de Autoridades de Archivos, Zaragoza, 2008.
402
GOBIERNO DE ARAGN. GRUPO DE TRABAJO DE DESCRIPTORES GEOGRFICOS
DE ARAGN. GEODARA. Norma Aragonesa para la creacin de descriptores geogrficos,
Versin 1.1, agosto de 2010.
403
Visual FoxPro 9.0 SP1 - Working with Table Indexes. MSDN. Microsoft (2007).

electrnicos de un expediente electrnico, firmada por la Administracin, rgano o

entidad actuante, segn proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del
expediente electrnico y permitir su recuperacin siempre que sea preciso. Este
ndice viene a cumplir la funcin del extracto clsico que acompaaba a los
expedientes referenciando el contenido del documento. Con la informatizacin,
este ndice pasa a tener un papel muy relevante, puesto que se convierte en
elemento de bsqueda y recuperacin de la informacin en un sistema informtico.
2.3.2.6 Normativa para la digitalizacin de documentos
Un grupo de expertos de IFLA y del CIA, con la colaboracin de la
UNESCO, ha desarrollado un documento interesante para ejecutar la
digitalizacin, se trata de Las directrices para proyectos de Digitalizacin de
colecciones y fondos de dominio pblico, en particular para aquellos custodiados
en bibliotecas y archivos404, publicada en marzo del 2002. En estas directrices se
recoge la importancia de la descripcin a la hora de llevar a cabo la digitalizacin
de los documentos de archivo: si el material que se ha considerado candidato para
la digitalizacin tiene lagunas en su catalogacin o en la descripcin de sus datos,
es fundamental para el futuro acceso a dichos materiales crear esos datos, y, por
tanto, ser necesario considerar si los costes adicionales de este trabajo pueden
incluirse en el presupuesto total del proyectos de digitalizacin. La introduccin de
la digitalizacin en los proyectos de tratamiento archivstico supone una revisin
de las tcnicas tradicionales de archivo: La creacin de registros digitales demanda
nuevos mtodos de organizacin del conocimiento y de gestin de datos en un
entorno digital, distribuido y multimedia. La digitalizacin y la automatizacin de
los registros asociados que describen el objeto digital mediante la captura de
metadatos, la catalogacin o descripcin archivstica codificada (EAD), se han
convertido en herramientas para la interaccin con los contenidos basados en la
Web405. La realidad de los archivos es que, en demasiados casos, se produce la
disociacin de ambas tareas, en ocasiones, por la falta de recursos para llevar a
404
Fue publicada en castellano por: ESPAA. MINISTERIO DE CULTURA. Directrices para

proyectos de Digitalizacin de colecciones y fondos de dominio pblico, en particular para
aquellos custodiados en bibliotecas y archivos, Madrid, 2005.
405
dem, p. 105

cabo ambas tareas a al par. As pues, por un lado, se lleva a cabo la catalogacin y
por otro lado, la digitalizacin, esta separacin de funciones, provoca en muchos
casos graves problemas para casar los resultados de ambos trabajos, cuando se han
realizado por separado, sin un plan conductor comn. Una de las problemticas
que se produce en este caso, es que las descripciones de la digitalizacin sern
divergentes a las descripciones de la catalogacin en los registros informticos.
Por ello la norma realiza la siguiente recomendacin a la hora de llevar a cabo la
ordenacin de las imgenes: Antes de tomar en consideracin un nombre y una
descripcin de un fichero de imagen debe decidirse cmo va a almacenarse. Por lo
general, los documentos originales que se escanean, se organizan fsicamente de
acuerdo con principios de ordenacin archivstica o bibliotecaria. (...) La manera
ms fcil de manejar esta cuestin es trasladar los principios fundamentales de la
organizacin fsica de los documentos originales a una jerarqua lgica del
ordenador406.
Para la descripcin de las imgenes digitalizadas se emplean metadatos, la
norma explica por qu se deben usar: El uso de metadatos se encuentra
estrechamente relacionado con las reglas de descripcin y catalogacin de
publicaciones impresas, documentos de archivo y objetos. La diferencia es que en
el mundo digital se necesitan categoras adicionales de metadatos para soportar la
navegacin y la gestin de los ficheros de los datos407.
En el mbito estatal, el desarrollo de la administracin electrnica ha
llevado a publicar diversas normas tcnicas de obligado cumplimiento para todas
las administraciones pblicas, entre las que se encuentra la Norma Tcnica de
Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos publicada a travs de la
Resolucin de 19 de junio de 2011. La norma es consultable a travs del PAE
(Portal de la Administracin Electrnica)408.
406
dem, p. 61-62
dem, p. 63
408
DIRECCIN GENERAL PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIN
ELECTRNICA. ESPAA. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de
Digitalizacin de Documentos. [Recurso Electrnico] (Consultado el 15-12-2011).
[http://www.mpt.gob.es/dms/es/publicaciones/centro_de_publicaciones_de_la_sgt/GUIAS_NTI/tex
t_es_files/Guia_digitaliz-documentos-INTERNET.pdf].
407

A nivel autonmico el Principados de Asturias409 y el Gobierno Vasco ha

publicado en su sitio Web, unas recomendaciones para la digitalizacin de
documentacin manuscrita que resultan de gran inters porque dan unas pautas
claras y sencillas, sin grandes desarrollos que pueden ser adaptadas por cualquier
archivo410.
2.3.2.7. Descripcin de materiales especiales
A pesar del gran desarrollo normativo que se ha producido en las ltimas
dcadas en el mbito de la descripcin archivstica en Espaa, no se han
desarrollado normas tcnicas de descripcin de materiales especiales adaptadas a
las nuevas tcnicas informticas para determinadas tipologas de documentos que
nos encontramos en el mbito de los archivos. La ISAD (G) que es la norma marco
en la creacin de nuevas normas tanto a nivel nacional como regional, reseaba
esta circunstancia en su texto: Esta norma contiene reglas generales para la
descripcin archivstica que pueden aplicarse con independencia del tipo
documental o del soporte fsico de los documentos de archivo. Las reglas
contenidas en esta norma nos dan una pauta general pero no desarrollan los
elementos especficos de descripcin y normas de contenido para documentos
especiales como sellos, registros sonoros o mapas, fotografas,
2.3.2.7.1. La descripcin de los sellos
En la actualidad no existe una norma especfica para la descripcin de este
tipo de materiales basada en la norma ISAD (G). En el primer coloquio de
sigilografa, celebrado en Madrid en el ao 1987, se plante la necesidad de
elaborar una normativa para la descripcin de los sellos y ngel Riesco Terrero
409
COMIT DE NORMALIZACIN PARA EL SISTEMA DE GESTIN E INFORMACIN

DE ARCHIVOS (SIGIA). Digitalizacin de documentos. Direccin General de Modernizacin,
Gobierno del Principado de Asturias, 2007. [Recurso Electrnico] (Consultado el 15-12-2011).
[http://sidra.princast.es/opac/action/sirveFicheros?schema=monografia&schemaEjemplar=ejemplar
monografias&nombreFichero=ejemplarmonografiasprincipado20080514123316020.pdf&idBusque
da=0&pagina=1&sortBy=titulo&idDoc=192705&tipoListado=ampliado&centro=Centro de
Documentacin del Principado de Asturias&tipoDetalle=ampliado].
410
DEPARTAMENTO DE CULTURA. GOBIERNO VASCO. Recomendaciones para la
digitalizacin de Documentacin manuscrita. Creacin, conservacin y difusin de Archivos
digitales, Bergara, marzo 2007.[Recurso Electrnico] (Consultado el 10-09-2011)
[http://www.snae.org/pdf/RecomendDefinitivas.pdf]

estableca el orden de las prioridades para este desarrollo: Sentar las bases
precisas para la redaccin uniforme de las fichas en cuanto a partes, elementos,
orden y datos indispensables de que deben constar. Este mismo autor hablaba de
diferentes instrumentos que se pueden emplear para la descripcin de este tipo de
material: Aparte de las ficha catalogrfica,..., propia de los catlogos y
colecciones sigilogrficas,..., existe la descripcin sucinta a modo de inventario o
gua de una serie o coleccin de sellos, y tambin la descripcin sigilogrfica de
una pieza aislada que realiza el archivero, el historiador, el diplomatista o
cualquier estudioso,...411. A la hora de llevar a cabo la descripcin de este tipo de
materiales nos encontramos con mltiples casusticas; por un lado, nos
encontramos con sellos que forman parte de colecciones que no tienen relacin
con un documento concreto, bien porque se ha roto la relacin al crearse series
facticias, bien porque aparecen en los fondos documentales de manera aislada; y
por otro lado, nos encontramos sellos que aparecen relacionados con documentos.
En el primer caso, al perderse o no existir la relacin con el documento de origen,
se describirn de manera individualizada; en el segundo caso, se describir el
documento y, como anexo de la descripcin, se incluir la descripcin del sello. En
este ltimo caso, la normativa nacional (NEDA) ha introducido un nuevo concepto
que se puede emplear en la descripcin como nivel descriptivo: Elemento de
Descripcin Asociado.
La primera norma tcnica para la descripcin de sellos es publicada por el
Ministerio de Educacin y Cultura412 en el ao 1996, entre los instrumentos de
descripcin que inclua esta norma para la descripcin de los sellos diferenciaba: el
inventario, el catlogo, el corpus (una especie de gua), los ndices y las bases de
datos. Sin embargo, la norma slo profundizaba en los elementos que deban de
constar en el catlogo de sellos: titulo, fecha, formas y dimensiones, contenido
figurativo, leyenda, materia, modo de aposicin, estado de conservacin,
documento, referencias, notas.
411
RIESCO TERRERO, ngel. Notas sobre el estado actual de la sigilografa en Espaa con
algunas sugerencias y orientaciones para la promocin de su estudio en el futuro. En: Actas del
Primer Coloquio de Sigilografa, Madrid, 2-4 de abril de 1987, p. 25-33.
412
CARMONA DE LOS SANTOS, Mara. Manual de Sigilografa. Normas tcnicas de la
Subdireccin General de los Archivos. Ministerio de Educacin y Ciencia: Madrid, 1996.

2.3.2.7.2. La descripcin del material cartogrfico: mapas, planos

Antes de la aparicin de la norma ISAD (G) la descripcin de los
materiales cartogrficos se ha abordado, bien con las reglas catalogrficas de las
bibliotecas nacionales e internacionales413, o bien sin una norma especfica. La
aparicin de la norma ISAD (G) no ha cubierto el vaco de una norma archivstica
especfica para la descripcin de materiales especiales como son los cartogrficos,
pues si bien, aporta una estructura descriptiva, no desarrolla la descripcin
normalizada del contenido, que se sigue supliendo con las normas desarrolladas en
el mbito de las bibliotecas. La propia norma ISAD (G) advierte sobre la
necesidad de completar las normas del CIA con otras normas para la descripcin
de materiales especiales como los mapas o planos.
Como consecuencia de la ausencia de una normativa archivstica nacional
para la descripcin de este tipo de materiales, adems de la norma ISAD (G), los
archivos han empleado otras normas como la ISBD (CM), que se public por
primera vez en el ao 1977, la AACR2 Cartographic materials, las DACS, las
RDA, Reglas de Catalogacin. Estas normas se emplean tanto para la estructura
como para el contenido de los datos, e incluso se ha empleado el formato MARC
para el intercambio de datos. Jaime Sainz Guerra414 ha comentado las
consecuencias del empleo de diversas normas para describir un mismo material: la
falta de una normalizacin comn entre los archivos, que lleva a que sea difcil el
intercambio de datos entre unos y otros: No se utiliza ni una norma de contenido,
ni un formato de datos para todos los archivos. Esto ha originado que en cada
centro se describa ste material con criterios locales, lo que repercute
enormemente en el acceso a la informacin de estas colecciones cartogrficas e
413
Las normas ms habitualmente empleadas son:

MINISTERIO DE CULTURA. SUBDIRECCIN GENERAL DE COORDINACIN
BIBLIOTECARIA. Reglas de catalogacin, Ed. nuevamente Rev., 7 reimp., 2010. Tiene un
captulo dedicado al material cartogrfico y es consultable on line.
FEDERACIN INTERNACIONAL DE ASOCIACIONES DE BIBLIOTECARIOS Y
BIBLIOTECAS. ISBD (CM): Descripcin bibliogrfica internacional normalizada para
materiales cartogrficos (Ed. Rev.).ANABAD, Madrid, 1993.
414
SAINZ GUERRA, Jaime. Los formatos de datos en la descripcin cartogrfica en los
archivos. En: Revista Catalana de Geografa, IV poca, V. XIII, n 35, Diciembre, 2008.

impide cualquier tipo de colaboracin con otros centros e instituciones, como

catlogos colectivos.
El Archivo General de Simancas es el archivos del sistema estatal que ms
ha aportado a la descripcin de materiales cartogrficos con su experiencia a parte
de la normas antes mencionadas este archivo sigue el manual Carmen Liter
Mayayo y Carmen Garca Calatayud415.
2.3.2.7.3. La descripcin de fotografa
Las primeras instrucciones para la catalogacin de fotografa, dibujos y
estampas se publican en el ao 1910 por la Junta Facultativa416, estas instrucciones
fueron compartidas con el mbito de las bibliotecas, los archivos. En los inicios de
la descripcin de fondos documentales, hemos hablado del carcter multifactico
de los archiveros, que se ocupaban tanto del archivo como de la biblioteca, de ah
el hecho de compartir normativas. Hasta la incorporacin de los archiveros
espaoles al Consejo Internacional de Archivo, no existi una diferenciacin entre
el archivo y la biblioteca a la hora de aplicar normas para materiales especiales.
En el ao 1957 se publica una Orden por la que se nombra una Comisin
encargada de redactar un proyecto de Instrucciones para la Catalogacin de
Estampados, Dibujos y Fotografas en las Bibliotecas y Archivos del Estado417. El
resultado de esta comisin se public en el ao 1959, fue la Instruccin para la
Catalogacin de dibujos y grabados418, esta instruccin no contemplaba la
catalogacin de fotografas.
415
Liter Mayayo, Carmen y Garca Calatayud, Carmen. Materiales cartogrficos: Manual de

catalogacin. Arco /Libros, Madrid, 1999.
416
JUNTA FACULTATIVA DE ARCHIVOS, BIBLIOTECAS Y MUSEOS. Instrucciones para la
catalogacin de manuscritos, estampas, dibujos originales, fotografas y piezas de msica de las
bibliotecas pblicas, Imp. de la "Revista de archivos,", 1910
417
Orden por la que se nombra una Comisin encargada de redactar un proyecto de Instrucciones
para la Catalogacin de Estampados, Dibujos y Fotografas en las Bibliotecas y Archivos del
Estado (Boletn Oficial del Estado nm. 165, de 26/06/1957)
418
DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Instrucciones para la
catalogacin de dibujos y grabados, Madrid, 1959.

En el mbito del Ministerio de Cultura, Blanca Desantes419 trat la

descripcin de la fotografa en reiteradas ocasiones. En una Jornada dedicada a
Documentos Fotogrficos, celebrada en el ao 2005, habl sobre la plataforma
AER (proyecto anterior a PARES). A la hora de realizar esta plataforma se
adoptaron las normas ISAD (G) y la ISAAR (CPF). Blanca Desantes, consideraba
en su ponencia que estas normas eran insuficientes, de ah la incorporacin de ms
subelementos para la descripcin de estos materiales especiales, en la plantilla de
descripcin de AER.
En los ltimos aos, se han desarrollado normas para materiales
fotogrficos, incluso a nivel autonmico, como es el caso de la Junta de Castilla y
Len, que ha desarrollado en el ao 2006 una norma420, bajo la denominacin de
convencin para la descripcin de fondos fotogrficos. Esta norma se ha basado en
la norma ISAD (G) y sus elementos y no en la ISBD.
La Generalitat de Catalua ha publicado una disposicin legislativa
especfica para la descripcin de los documentos audiovisuales421, en la que se
definen los elementos que por disposicin normativa deben de contener las fichas
de descripcin de estos documentos.
2.3.2.7.4. La descripcin de los protocolos notariales
Para la descripcin de los protocolos notariales, el Ministerio de Cultura
public un manual en el que se recoge de manera breve la descripcin archivstica
de los protocolos notariales422.
419
DESANTES, Blanca. La descripcin y difusin del documento fotogrfico en la plataforma del

Proyecto AER (Archivos Espaoles en Red). En: Jornadas sobre documentos fotogrficos,
Crdoba, 7-8 de febrero de 2005.
[http://archivo.ayuncordoba.es/pdf/7-01.-%20Blanca%20Desantes.pdf]
420
JUNTA DE CASTILLA Y LEN. CONSEJERA DE TURISMO Y CULTURA. MDM
Convenciones. Fondos Fotogrficos, Valladolid, 2008
421
Ordre de 25 d'octubre de 1995, pel qual es determinen les condicions de descripci i conservaci
dels documents audiovisuals dels arxius de la Generalitat de Catalunya (DOGC n 2126, de
10.11.1995)
422
CARMONA DE LOS SANTOS, Mara; DESANTES FERNNDEZ, Blanca; ALFONSO
ALONSO-MUOYERRO, Beln de. Escuela iberoamericana de archivos: experiencias y
materiales : sellos, fotografas y documentacin notarial, Madrid, 1999.

La Junta de Castilla y Len423 tambin desarroll una convencin para la

descripcin de documentos de la fe pblica o protocolos notariales adaptada a los
elementos de la norma ISAD (G), en cuanto a los niveles que establece la norma
son: Distrito Notarial (Fondo); Localidad (Subfondo); Notario (Seccin);
Protocolos Notariales/Libro de Actas (Unidad de Localizacin); Instrumento
Pblico: Escritura o Acta (Unidad de Localizacin); y Documento Anejo. Las
ltimas convenciones que ha publicado la Junta de Castilla y Len424, estn
dedicadas
a los archivos judiciales y a los proyectos de arquitectura, obras
pblicas y restauracin.
2.3.3. La prctica de la descripcin

En el ao 1978 se publica la Memoria de los Archivos dependientes de la
Direccin General del Patrimonio Artstico y Cultural del ao 1974425, en esta
memoria se plantea la posibilidad de introducir tcnicas informticas en la
descripcin de los fondos documentales, basndose en experiencias anteriores
como la mecanizacin de los protocolos notariales de Cdiz por Mara Carmona o
las licencias y asientos bautismales por Vicenta Corts, se realiz una reunin para
estudiar la aplicacin de la informtica en el Catastro de Ensenada. La reunin se
celebr el 28 de junio de 1975 en Ourense, con la participacin de archiveros y
tcnicos de informtica, pertenecientes al Ministerio de Educacin y Ciencia, y se
tomaron como referencia los libros del Catastro en Galicia, por la gran cantidad de
libros existentes en este territorio y por ser una de las fuentes de mayor
importancia para el estudio del siglo XVIII. Poco despus de la reunin, se celebr
el primer curso de informtica para archiveros en el seno del Ministerio.
423
JUNTA DE CASTILLA Y LEN. CONSEJERA DE TURISMO Y CULTURA. MDM.

Convenciones. Documentos de la fe Pblica, Valladolid, 2009.
424
Convenciones. Documentacin Judicial. Parte I: Juzgados de Primera Instancia e Instruccin,
Valladolid, 2012.
Convenciones. Documentacin Judicial. Parte II: Audiencias Territoriales y Provinciales,
Valladolid, 2012.
Convenciones. Proyectos de arquitectura, obras pblicas y restauracin, Valladolid, 2012.
425
MINISTERIO DE CULTURA. SUBDIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS. Boletn de
Archivos, n 1, enero-abril, 1978, p.120.

Durante ese mismo ao se estaban llevando a cabo otros proyectos de

descripcin automatizada en el seno de otros archivos, fundamentalmente en el
Archivo Central del Ministerio de Educacin y Ciencia, centrado en las tesis
doctorales, y en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores, en el que se
trataban los tratados internacionales suscritos por Espaa426.
Las ltimas dcadas se han caracterizado por el desarrollo sin precedentes
de mltiples proyectos de descripcin informtica de fondos documentales de
archivos, a lo que se ha sumado la integracin de la digitalizacin de los
documentos y fondos en relacin a los registros de descripcin. Las ltimas
dcadas tambin se han caracterizado por el carcter experimental de este tipo de
proyectos, por el desarrollo de mltiples manuales y normativas tanto a nivel
nacional como internacional para su desarrollo y por el gran esfuerzo realizado por
los archiveros que se enfrentan a pocos recursos materiales y econmicos para
asumir proyectos que resultan demasiado ambiciosos. En un primer momento,
estos proyectos se pensaron para ser consultados en las propias salas de
investigacin, y en soporte magntico, en microfilm, luego se difundieron a travs
de publicaciones en soportes electrnicos como CD-ROM, y en los ltimos
tiempos son accesibles a travs de Internet. Entre los primeros proyectos de esta
ndole se encuentra el proyecto desarrollado en el Archivo General de Indias, en la
dcada de los aos ochenta. Una dcada ms tarde se han desarrollado algunos
proyectos de gran magnitud con vistas a la publicacin de fondos documentales
digitalizados en Internet, como el desarrollado por el Ministerio de Cultura, con el
nombre inicial de AER, Archivo Espaoles en Red, y posteriormente con una
evolucin del sistema que pas
a denominarse PARES, Portal de Archivos
Espaoles (nombre actual del sistema). Las ventajas prcticas de esta aplicacin
de las nuevas tecnologas en las tareas del archivo, basndose en las experiencias
del sistema PARES, han sido sealadas por Jos Luis La Torre Merino427, en
relacin a la descripcin: generalizacin del uso de la norma ISAD (G) entre los
426
MINISTERIO DE CULTURA. SUBDIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS. Boletn de

Archivos, n 2, mayo-agosto, 1978, p. 181-192.
427
LA TORRE MERINO, Jos Luis. Archivos y tecnologas: anlisis de los cambios producidos
en los archivos con la incorporacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin. En:
Los nuevos paradigmas de la archivstica. Diputacin Provincial de Huelva, Archivo, Huelva,
2009, p. [35]-48.

archivos del sistema; utilizacin de una herramienta nica para todos,

normalizacin del proceso descriptivo; la posibilidad de realizar la descripcin en
lnea; aumento de las facilidades de descripcin de los trabajos en grupo; mayor
agilidad en el proceso de organizacin del trabajo; mayor coordinacin de la
descripcin; permite la realizacin de la identificacin en paralelo a la descripcin;
permite realizar correcciones masivas si se detectan errores en la identificacin,
descripcin, organizacin, ndices, Adems de las ventajas sealadas por Jos
Luis La Torre, una de las ms importantes, quizs de toda evolucin de la
descripcin de la archivstica, es la posibilidad de llevar a cabo la ordenacin y la
organizacin intelectual de la documentacin sin necesidad de que exista
correlacin fsica de esa ordenacin.
Esta evolucin
ha sido
paralela al
desarrollo
de soportes
de
almacenamiento, cada vez ms sofisticados, que cada da ms, permiten almacenar

un volumen mayor de informacin en cada vez menos espacio y de sistemas de
gestin de la informacin cada vez ms complejos. No slo en el mbito estatal, se
han desarrollado proyectos; tambin los archivos de las comunidades autnomas,
archivos locales y archivos privados han desarrollado sus proyectos de descripcin
y digitalizacin. Los proyectos de digitalizacin y descripcin de archivos
transcienden ms all del mbito territorial, a travs de proyectos elaborados en
colaboracin con la Comunidad Europea como es el caso de APENET, Portal de
archivos Europeos, que como se seala en la pgina Web, se trata de una Red de
Mejores Prcticas apoyada por la Comisin Europea, cuyo objetivo es construir
una pasarela o portal de Internet para documentos y archivos europeos, en la que
participan catorce archivos nacionales en estrecha colaboracin con Europeana.
Este portal emplea para la descripcin las normas de metadatos las EAD, EAG y
EAC, as como las METS. El proyecto APENET representa la concrecin a nivel
europeo del deseado intercambio de registros descriptivos entre archivos, objetivo
que inspir el desarrollo de las normas internacionales de descripcin428.
428
El concepto de interoperabilidad que es la base del Esquema Nacional de Interoperabilidad y el

desarrollo de las normas tcnicas de intercambio de documentacin desarrolladas en el seno de la
Administracin Electrnica, tiene su origen en el mbito de los archivos y bibliotecas, en el
intercambio de registros o ficheros.

La puesta en la red de la informacin archivstica no slo se realiza a travs

de proyectos de descripcin y digitalizacin que tienen como objetivo hacer
accesibles los fondos documentales, muchos archivos han puesto su informacin
en la Web a travs de mltiples formatos y en diferentes niveles de informacin
que van desde la simple gua hasta el catlogo ms exhaustivo de la informacin,
estudios e investigaciones realizadas, exposiciones virtuales,
Muchos de los proyectos que se han desarrollado en el mbito de la
descripcin archivstica se han basado en la conversin de los viejos instrumentos
de descripcin a un soporte informtico. Muchos de los inventarios que se han
elaborado en los archivos a lo largo de las dcadas, han sido creados por grandes
especialistas que han dedicado todos sus esfuerzos a su carrera profesional. Con la
conversin de los instrumentos se trata de revalorizar el trabajo realizado por los
archiveros en el pasado y reducir los costes que supone crear nuevos instrumentos
de descripcin. A continuacin se muestra un ejemplo de conversin, se trata de la
conversin del catlogo impreso del Registro General del Sello del Archivo
General de Simancas, en el sistema PARES.
En el primer registro, observamos una entrada en el portal Google Books
del catlogo del Registro del Sello del Archivo General de Simancas, esta obra que
es muy antigua, es un texto impreso, que aparece en digitalizado en Internet. En el
segundo registro, nos encontramos una entrada encontrada en el buscador de
PARES del mismo registro que hemos localizado en el catlogo del Google Books.

1. Asiento de un documento en un Catlogo del Registro General del Sello (Archivo General
de Simancas) . (Fuente: Libro digitalizado por Google Books)
2. El mismo asiento anterior, en formato de registro en un sistema informtico con acceso Web.
(Fuente: PARES (Portal de Archivos Espaoles) del Ministerio de Cultura)
Figura 30. Ejemplo de asiento descriptivo de un catlogo en papel transferido al sistema de

gestin informtica de archivos (PARES)

Uno de los instrumentos de descripcin en el que vemos una continuidad

de la tradicin archivstica espaola en su estructura, es la gua de archivos. En la
actualidad estamos asistiendo tambin a la transformacin digital de la gua de
archivos que durante muchos aos se ha difundido a travs de publicaciones
impresas. La mecanizacin ha sido auspiciada por el gran desarrollo del CensoGua de Archivos en el caso de Espaa tiene sus orgenes en el siglo XIX y por la
normalizacin.
En la actualidad existe una normativa comn para la elaborar las guas de
archivo, la ISDIAH, que se aplica a nivel nacional e internacional, y de la que se
ha desarrollado en Espaa para la primera versin de metadatos, la denominada
EAG. Ambas normas definen los elementos que debe de recoger una gua
estandarizada.
Sin embargo, si analizamos las guas publicadas desde los aos setenta en
los archivos espaoles vemos una estructura similar, las diferencias vienen
marcadas por las diversas denominaciones de los elementos y el grado de
profundidad al que llega la gua en la descripcin de los fondos documentales.
Analizando cinco guas de diferentes dcadas (aos setenta, aos ochenta, aos
noventa y primera dcada del siglo XXI), vemos que existen elementos que se
incluyen en todas las guas tales como: Historia del Archivo (que pueden incluir
historia de la institucin productora, historia del edificio, historia de la
clasificacin de los fondos documentales), Cuadro de Clasificacin, Instrumentos
de Descripcin, Ilustraciones, fotografas, lminas, (Incluyen algn tipo de
imagen grfica). La mayora de las guas incluye datos relativos al Servicio al
Pblico o a la Administracin, como horario, telfono, correo, fax,... y las guas
que son someras o en formato de folleto como las seleccionadas incluyen
normalmente un desarrollo del cuadro de clasificacin inclusive en formato de
inventario.

Gua del Archivo

Central del
Ministerio de
Educacin y
Ciencia. Mara
Carmona de los
Santos, Alcal de
Henares, 1975
Gua del Archivo

General del Ministerio
de Obras Pblicas y
Urbanismo. Fondos
documentales de Obras
Pblicas. . Concepcin
de la Fuente Cobos.
Ministerio de Cultura,
Direccin General de
Bellas Artes y
Archivos, 1983
Elementos
Elementos
- Informacin general
(Direccin, telfono,
horario al pblico,
servicio de autobs,
consulta de
documentos,
certificaciones y copias,
fotocopias y
microfilms, devolucin
de documentos,
servicios del archivo)
- Historia de la institucin
productora de
documentos.
- Historia del Archivo

(edificio e institucin),
archiveros encargados a
lo largo de la historia
- Transferencias
- Fondos documentales
(resumen de los
mismos, series, aos,
volumen,
organismos,)
- Instrumentos de
localizacin (Inventario
General, Inventario de
Procedencias y
Catlogo Topogrfico)
- Cuadro de
Clasificacin
desarrollado (casi
inventario por series
documentales, fechas
extremas, legajos y
libros (volumen))
- ndice Alfabtico

- Historia de la
Clasificacin del Archivo
- Clasificacin del
Archivo
- Desarrollo del Cuadro de
Clasificacin y
Explicacin (Secciones,
Series, Fechas,
N de Legajos,)
- Instrumentos de
localizacin (Inventario
General, Inventario de
Procedencias Catlogo de
Fichas, Series
Documentales Publicadas)
- Cuadro de Clasificacin
(organismos productores,
series documentales,
fechas extremas, legajos n
,, en formato de
inventario)
- Organigramas del
Ministerio (Evolucin)
- Archiveros que han
ejercido sus funciones en
el Archivo
- Ilustraciones
- Bibliografa Auxiliar
- Fotografas y Lminas
Gua del Archivo

General Militar de
Segovia. Jos
Ignacio Vzquez
Montn. Madrid,
Ministerio de
Defensa, 1997
Elementos
- Direcciones y
Horarios
- Accesos ( acceso del
personal en general y
de los documentos)
- Organizacin de la
investigacin
(instrumentos de
descripcin: Guas,
Catlogos,
Inventarios, ndices,
Claves, Ficheros,
Nomencltor;
informacin
archivstica)
- Servicios Pblicos
Auxiliares
(Edificio y
Organismo)
- Normativa y
Reglamentacin
- Cuadro de
Clasificacin
(Secciones, Series,
Subseries)
- Bibliografa y
Documentacin
- Ilustraciones y
Fotografas
Gua del Archivo de

Villa, Ayuntamiento de
Madrid, Departamento
de Archivos y
Bibliotecas, 2001
Elementos
- Prlogo
- Datos prcticos (direccin,
horario, telfonos, correo
electrnico, fax, transportes)
- Historia del Archivo muy
amplia
- Historia de la
Organizacin de los Fondos
Documentales
- Organizacin y
Descripcin (Clasificacin)
- Descripcin de los Fondos
Documentales
- Instrumentos de
Descripcin (Inventarios
generales, relaciones de
entrega, inventarios
especiales por secciones,
ndice alfabtico de los
inventarios especiales,
ndices de los pueblos
anexionados, ndices
geogrficos, onomsticos y
de asuntos, catlogo
diccionario de la biblioteca
auxiliar)
- Servicios (a la
Administracin y a la
Investigacin)
Gua del Archivo

de la Catedral de
Santiago, 1,
Instrumentos de
Descripcin,
Cabildo de la
SAMI Catedral,
Santiago de
Compostela, 2007
Elementos
- Direcciones,
Admisin, Horarios
e Instalaciones
- Servicios a los
Usuarios
- Historia del
Archivo
- Cuadros de
Clasificacin de
Fondos
- Relacin de
fondos, con historia
archivstica y
institucional,
volumen, contenido,
unidades de
descripcin
relacionadas,
existencia y
localizacin de
copias, nota de
publicaciones
- Instrumentos de
descripcin
- Control de la
descripcin
- ndice alfabtico y
fotografas
- Bibliografa
- Cuadros de Clasificacin
(Volumen, historia
institucional, cuadro de
series documentales y
fechas extremas)
- Documentacin en
proceso de
descripcin
- Bibliografa
- Ilustraciones y Fotografas
Figura 31. Cuadro comparativo de la estructura de cinco Guas de Archivos publicadas en Espaa
CAPTULO 4. Evolucin de las formas de presentacin de los Instrumentos / 353

CAPTULO 4
EVOLUCIN DE LAS FORMAS DE PRESENTACIN DE LOS
INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS
La evolucin de las formas de elaboracin y presentacin de los
instrumentos de informacin a lo largo de la historia contempornea est
ntimamente relacionada con el gran desarrollo tecnolgico que se produce durante
esta poca y su influencia en la transformacin de la escritura. Los cambios se
vienen operando desde la Edad Moderna con el invento de la imprenta, que supuso
grandes mejoras tcnicas y desarrollos durante los ltimos siglos.
En un comienzo, los ndices, los inventarios, los catlogos, los
repertorios,..., se realizaban manualmente, y los instrumentos empleados eran la
pluma, la estilogrfica o el bolgrafo, e incluso, el lpiz; ocasionalmente, estos
instrumentos hechos en papel y a mano, se presentaban impresos, cuando se
buscaba su difusin fuera del archivo para un conocimiento pblico de los mismos.
Posteriormente la invencin de aparatos ms sofisticados, como las mquinas de
escribir, permitieron la realizacin de instrumentos que imitaban los documentos
de la imprenta.
Con la aparicin del primer ordenador, cuyo origen est relacionado con las
mquinas de tarjetas perforadas y con las mquinas de escribir, se facilit el
proceso de elaboracin de ejemplares mltiples; con el posterior surgimiento de
los sistemas de bases de datos y las redes de telecomunicaciones, se hizo ms
sencilla la elaboracin y difusin de los instrumentos de informacin, adems de la
mayor independencia de la informacin de los soportes fsicos.
El empleo de la tecnologa, no es otra cosa que el uso de las mquinas y
est ligada a la evolucin de las tcnicas ofimticas e informticas en el mbito de
la oficina. La aplicacin de esta tecnologa en la oficina, han repercutido en el
archivo; las mismas mquinas que se emplean en la elaboracin de los documentos
en el mbito de la oficina, se emplean en la elaboracin instrumentos que
describen esos documentos en el mbito del archivo. El archivero, incluso, debe

conocer los avances tecnolgicos antes que se adapten a las novedades en la

oficina, as como las repercusiones de su introduccin en la produccin
documental con el objetivo de planificar el archivo.
La evolucin en la presentacin de los instrumentos de descripcin es la
evolucin de la presentacin de la informacin y la documentacin. En general,
estas transformaciones han tenido consecuencias positivas, en cuanto han
facilitado la gestin, manejo y difusin de la informacin, sin embargo, el gran
desarrollo de las mquinas y la tecnologa, as como el desarrollo en los ltimos
aos de las investigaciones sobre inteligencia artificial aplicada a las mquinas, ha
creado la falsa idea de que el hombre no es imprescindible cuando existe un
aparato que lo sustituya, repercutiendo negativamente en la consideracin de los
profesionales de la informacin y la documentacin1. A continuacin se muestra
un esquema en el que he tratado de plasmar como se han operado los cambios
documentales, visionados paralelamente a los tipos de archivo y sistemas de
almacenamiento2.
A pesar de ser una temtica interesante a la hora de estudiar los instrumentos de descripcin, el
soporte de su elaboracin ha sido poco tratado. Uno de los pocos autores que ha recogido,
brevemente, los soportes de los instrumentos de descripcin ha sido A. Tanodi, tanto los soportes
del inventario, como del catlogo. Sobre el inventario este autor seal: El inventario puede ser
presentado en forma de: libros (inventario-registro), cuadernos, hojas sueltas del mismo tamao
posteriormente encuadernados o en fichas (inventario-fichero) El inventario puede ser
manuscrito, mecanografiado e impreso (). Y sobre el catlogo: La forma ms prctica de
catlogo consiste en las fichas Pero el catlogo puede estar formado tambin por listas, hojas
sueltas o libros.

Figura 32. Esquema sobre la evolucin del soporte y el archivo en la Administracin
Explicacin de la figura 32, esquema sobre la evolucin del soporte, los

tipos de archivo y los sistemas de almacenamiento de la informacin en la
administracin:
- En la primera fase, antes de la aparicin de los sistemas automatizados de gestin
de la informacin y la documentacin, la generacin de informacin en la
administracin, era exclusivamente en papel. La documentacin en su fase de
archivo se guardaba en sistemas de almacenamiento fsicos, como estanteras,
ficheros, armarios, ubicados en las oficinas o bien en depsitos documentales
exclusivamente para archivo.
- En la segunda fase, con la aparicin de los sistemas automatizados en la oficina,
se comienza a generar documentacin con procesadores de texto, as como bases
de datos que recogen de manera masiva informacin variada. En el archivo esta

documentacin, se guarda tanto en soportes digitales como en soportes

magnticos, as como en la memoria de los propios ordenadores, paralela a la
generacin de documentacin en soporte electrnico, se imprime en papel, por lo
que el sistema de almacenamiento se hace ms complejo, a la par se guardan en la
fase de archivo documentacin en soporte papel, digital y magntico, que
requieren unas caractersticas determinadas de almacenamiento.
- La tercera fase, en la que nos encontramos, la documentacin se genera tanto en
papel como en soporte digital o electrnico, incluso se habla de objetos digitales a
la hora de hablar de generacin de documentacin, pues los formatos digitales son
de gran variedad: tanto sean texto, audio, imagen o video. En esta fase se ha
producido una eclosin de formatos que suponen una gran problemtica que se
est tratando de resolver a travs del ENI. A la hora de producir sistemas de
gestin de informacin o documentacin, en esta fase se diferencian dos
tipologas, por un lado, el expediente digital, se crean sistemas de gestin de
expedientes electrnicos, y por otro lado, se crean registros digitales, se generan
sistemas de gestin de registros. En este sentido, vemos un retorno a formas de
tratamiento de la informacin anterior a la explosin tecnolgica, ms propias de
la fase primera. Estos sistemas de gestin de la informacin y la documentacin,
cubren ntegramente todas las etapas de vida de la documentacin, desde la
generacin, hasta el archivo documental, incluyendo la recuperacin de la
informacin cuando sea necesaria. Existe un mayor intercambio de informacin
entre las administraciones que comparten los sistemas de gestin de la
informacin, sobre todo, la hora de consultar la informacin contenida en ellos,
normalmente se trata de registros tradicionales de gran consulta.
- La cuarta fase, constituye, todava en la actualidad, una fase idlica y supone la
culminacin de la creacin de una administracin exclusivamente electrnica. Para
alcanzar esta fase, la administracin debera de generar en su seno ntegramente
toda la documentacin en formato digital, tanto la documentacin aportada por el
ciudadano en formato digital, que no debera de convertirse en papel a la hora de
realizar el archivo, como aquella documentacin aportada por el ciudadano en
formato papel, que debera de ser convertida de manera inmediata en formato

digital para su archivos. Por otro lado, el archivo que se conserva en formato
fsico y que se pueda destruir se tendra que convertir en digital, adems de aquella
documentacin en formato fsico que por su carcter no se pueda destruir tambin
se conservar en formato digital como copia de seguridad.
Alcanzar esta ltima fase supone crear una administracin de crecimiento
sostenible, puesto que el ahorro en papel cuyo beneficio econmico ha sido
reiteradamente sealado, supone tambin un ahorro en recursos naturales, que en
ningn caso son ilimitados. Por otro lado, en esta fase, sera exclusivamente
necesario un sistema de almacenamiento masivo, lo que supone un ahorro no slo
de espacio, puesto que los depsitos documentales requieren sistemas de gran
consumo de recursos naturales, como sistemas de ventilacin y calefaccin, as
como productos para evitar plagas que son muy agresivos, no slo para el hombre
sino tambin para el medio ambiente. Estos depsitos se reduciran a aquella
documentacin que imprescindiblemente hay que conservar en papel, por formar
parte del patrimonio documental por su valor o por su antigedad.
1. La elaboracin manual de los instrumentos archivsticos
La elaboracin de los documentos mediante la escritura manual, se
considera como algo ms propio de la Edad Media o Moderna que de la Era
Industrial, sin embargo, prcticamente en el siglo XIX, la gran mayora de los
documentos gestionados a diario en el mbito de la oficina se realizaban de puo y
letra y en muy escasas ocasiones eran impresos, a excepcin de los formularios,
que se impriman para el mbito de la oficina, y luego se cubran a mano, y los
instrumentos destinados a la difusin, que se elaboraban a travs de la imprenta.
Los instrumentos de escritura manual que se emplearon en los inicios de la
Edad Contempornea fueron, principalmente, la pluma y el lapicero, empleados
para la incisin de los caracteres en el papel sobre el soporte de la escritura.
Uno de los primeros utensilios empleados en la escritura en soporte blando,
fue la pluma de ganso. Conocida desde principios del siglo II despus de J.C., su
uso continu hasta el siglo XIX. Las primeras plumas de metal que tuvieron xito

fueron las del mecnico francs Arnoux. Desde mediados del siglo XVII
empezaron a fabricarse en acero endurecido por el alemn Aloys Senefelder, pero
realmente se difundieron con el desarrollo de la industria, concretamente desde el
ao 1820 en la ciudad de Birmingham, donde se alberg la primera fbrica que las
produca en cadena. Como seal, Antonio Viao, esta pluma aunque facilitaba la
escritura tena el inconveniente de que segua dependiendo del tintero. La primera
patente de la pluma con depsito recargable de tinta se present en 1809, pero no
ser hasta mediados del siglo XIX cuando se comiencen a comercializar las
patentes presentadas por Waterman y Parker. En Europa llegaron con mucha
mayor posterioridad. Otro instrumento de escritura que revolucion la escritura a
mano, fue el bolgrafo o ball point, que apareci en el ao 1943 desplazando a la
estilogrfica, por ser ms limpio3.
El bolgrafo no tuvo gran xito en el mbito archivstico, uno de los
utensilios que ms se emplea en las tareas del archivo es el lapicero. Sus orgenes
se sitan en el ao 1665 cuando se descubrieron los yacimientos de grafito en
Cumberland. Los primeros grafitos con envoltura de madera, se fabricaron en
Inglaterra. En 1761 Gaspar Faber, fund en Stein, junto a Nuremberg, la fbrica de
lapiceros, convirtiendo a Alemania en la principal productora de los lapiceros que
se consumen en el mundo4. El lapicero que se usa todava en nuestros das, al igual
que el portaminas, que se invent a comienzos del siglo XIX. Es un instrumento de
escritura que ha tenido un gran xito en el mbito archivstico por sus mltiples
ventajas, entre las cuales, a parte de ser ms econmico que la estilogrfica o el
bolgrafo, es que evita el deterioro de la documentacin. Tradicionalmente, se han
empleado los sellos de tinta para tareas como la realizacin de tejuelos, marcas de
agua, numeracin, contribuyendo al deterioro del documento, adems, un
instrumento como el bolgrafo puede causar accidentes por prdidas de tinta, a la
hora de trabajar con documentacin, sobre todo, si se trata de documentos de valor
histrico. Por todo ello, se aconseja el empleo del lapicero, no slo a los archiveros
en sus funciones de descripcin: numeracin de los expedientes, foliacin, notas
3
VIAO FRAGO, Antonio. Del peridico a Internet. Leer y escribir en los siglos XIX y XX.
En: Historia de la cultura escrita. Del Prximo Oriente Antiguo a la sociedad informatizada, Gijn:
TREA, 2002, p. 329.
4
WEISER, Oscar. La escritura y el libro, Editorial Maxtor, 2005.

en los inventarios en el cotejo, signaturizacin,..., sino tambin al investigador o

usuario que se acerca a consultar documentacin de archivo, ya que permite la
fcil rectificacin, mediante la goma de borrar, en caso de error.
El papel, desde su incorporacin en la Edad Media a la Pennsula Ibrica,
ha sido el principal soporte de elaboracin de instrumentos de descripcin casi
hasta nuestros das, en las ltimas dcadas se ha apostado por la reduccin de su
empleo, tanto en el mbito de las oficinas como de los archivos, por evidentes
motivos de ahorro econmico, que se han implementado en la administracin
pblica y privada con motivo de la crisis econmica mundial. Esta transicin de la
oficina en papel a la digital, se est produciendo en este momento, motivada por la
adopcin obligatoria de las nuevas tecnologas en el mbito de la administracin;
el desarrollo del archivo digital y el desarrollo de nuevas soluciones tecnolgicas
mediante soportes de almacenamiento masivo cada vez ms potentes; pero
tambin por un incremento de la concienciacin ecolgica de la ciudadana y de
los gobiernos5. Todava en los centros de trabajo, los profesionales se resisten al
cambio, por lo que el papel, lejos de ser un elemento del pasado, todava es un
soporte presente. En los archivos se siguen recibiendo transferencias de
documentacin producidas en formato papel, acompaada de instrumentos de
descripcin en papel, los archivos prefieren imprimir los instrumentos para
facilitar la consulta de los investigadores y usuarios, debido a la demanda de los
usuarios que, en ocasiones, presentan un marcado analfabetismo tecnolgico e
informacional, a pesar de los esfuerzos de las administraciones por evitar esta
situacin mediante la formacin de la poblacin y a pesar de las grandes ventajas
de las bases de datos.
En los centros de trabajo existen todava mltiples reticencias al abandono del papel en las tareas
diarias, a pesar del ahorro en todos los aspectos que supone reducir su consumo a lo estrictamente
necesario, se imprimen en muchas ocasiones varias copias de un mismo documento de trabajo, que
cada vez que se modifica en cualquier fase de trabajo, supone una nueva reimpresin. Esta prctica
que se da tanto en el mbito de la oficina como del archivo, se debe a la falta de confianza en las
nuevas tecnologas y en los sistemas de almacenamiento masivo de informacin, entre cuyos
motivos est la falta de conocimiento de su uso por parte de los usuarios, as como la falta, en
muchas ocasiones, de un sistema de gestin de documentos que refleje los procedimientos de
trabajos, tareas y funciones de los empleados.

Las calidades del papel empleado en los instrumentos de descripcin han

variado en funcin de las pocas y las circunstancias histricas. Durante
determinados periodos, como durante las guerras y postguerras, las carencias
econmicas de Espaa llevaron inclusive a sacrificar la documentacin y con ella
los instrumentos de referencia, para las necesidades diarias de la oficina; un
ejemplo de esta eliminacin la encontramos en la memoria anual de los Archivos
de la Chancillera y Audiencia de Valladolid del ao 1937: Lleg ms tarde la
Orden de 29 de marzo a consecuencia de la escasez de papel, nombrando la Junta
de Expurgo para examinar y declarar intil, los rollos y causas antiguas y fueron
cientos de legajos los que se sirvieron a la referida Junta (...). Esta labor alcanz a
los rollos anteriores a 1909, muy especialmente desde 1890, porque de fechas ms
atrasadas se conservaban pocos6. Durante pocas de crisis o escasez, la calidad
del papel ha sido muy inferior como consecuencia de la dificultad para conseguir
recursos para su fabricacin. No slo los papeles fabricados durante pocas de
crisis resultaron ser de mala calidad, papeles como el reciclado, o el autocopiativo,
se han convertido en los principales enemigos de la conservacin permanente de la
informacin, a pesar de representar un avance en otros aspectos.
A parte de las circunstancias histricas adversas, las prcticas de oficina
han influido en la dificultad para la conservacin de los instrumentos de
descripcin; en los archivos, la prctica de realizar inventarios a partir de
relaciones de entrega que se realizaba por triplicado7,
con papeles de calco,
fotocopias o xerocopias, suponan conservar copias del documentos de menor

calidad, a partir de las cuales se realizaban inventarios. La reproduccin constante
de estos instrumentos mediante fotocopias, debido a las modificaciones que se van
realizando de manera manual a medida que se realizan nuevas descripciones,
revisiones, intercalaciones, ha provocado en muchas ocasiones prdidas de
informacin al no realizarse copias correctas de los instrumentos; esta
circunstancia se observa, por ejemplo, en el Archivo General de la Administracin,
6
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Memoria Anual de los Archivos de la

Chancillera y Audiencia de Valladolid del ao 1937, AGA,31,5147. Legajo 12422-13.
7
Esta prctica se inicia en el Archivo General de la Administracin, que es el primer archivo en
Espaa que establece normativa propia de un archivo intermedio, esta regulacin se alza como
modelo a seguir en otros archivos, entre las normas de transferencia se regula la elaboracin de la
relacin de entrega.

en el que existen tres copias de los instrumentos en papel que se han reproducido
una y otra vez, en la actualidad esta situacin se ha solucionado, mediante una
solucin digital, centralizando la informacin en un nico repositorio se evita la
dispersin de los instrumentos de descripcin.
Entre los diferentes tipos de papel que se ha empleado para la elaboracin
de instrumentos de descripcin nos encontramos con la cartulina, que se emple
para las tradicionalmente denominadas cdulas o fichas catalogrficas. La
cartulina se emple para la creacin de ficheros debido a que su gramaje era
superior al del papel, lo que lo converta en un soporte ms grueso y resistente para
su manejo, pero al mismo tiempo flexible. En funcin del presupuesto de la oficina
o archivo, estas cartulinas podan ser hechas a medida o no, ser de ms o menos
calidad, estar o no impresas, llevar formato de gua o no,...
Antes del siglo XIX, los instrumentos de descripcin apenas se difundan,
as pues muy escasamente se empleaba la imprenta para su elaboracin. Ser a
partir de finales de siglo cuando nos encontramos con ms publicaciones
relacionadas con la documentacin de archivo, fruto de la aparicin de la Escuela
Diplomtica y la mayor formacin de los archiveros-bibliotecarios. Antes de la
aparicin de estas instituciones, el empleo de los instrumentos de control y
descripcin estaba prcticamente restringido al mbito de la propia oficina, de la
secretara generadora de la documentacin o del archivo como institucin.
Un instrumento bsico en el mbito de la oficina, tanto para dejar
constancia de la entrada o salida de documentos, como para su bsqueda, fueron
los registros, este primer archivo, se ha realizado en libros encuadernados
compuestos de hojas en blanco, o bien, mediante formularios previamente
impresos, que posteriormente eran encuadernadas, formando tomos o volmenes.
Estos libros tambin se iban rellenando de manera manual a medida que se reciba
o se remita la documentacin. Es un instrumento caracterstico, sobre todo, del
mbito pblico, pero no exclusivamente, y que ha evolucionado al registro digital
actual, instrumento bsico de la administracin electrnica.

Los libros empleados en la clasificacin y control de la documentacin

podan estar dentados, con la finalidad de establecer clasificaciones internas que
facilitaran las bsquedas a travs de las pginas de las unidades de instalacin, en
la parte ms sobresaliente de la hoja se indicaban los diferentes elementos
empleados en la clasificacin que podan ser las letras de abecedario, nmeros,
fechas,...
Uno de los primeros instrumentos que se maneja en los archivos, cuando se
recepciona los fondos documentales, son las relaciones de entrega, que como
simple listado de los documentos que se entregaban al archivo, tradicionalmente,
se ha realizado en papeles pautados o bien en papeles previamente impresos, que
posteriormente eran encuadernados, formando tomos. Actualmente se realizan en
soportes electrnicos o digitales, pero su funcin, es la misma.
Otro instrumento que nos encontramos en el siglo XIX que no provenan de
la oficina sino que era elaborado en el archivo, era el ndice. Estos se realizaban en
hojas sueltas que posteriormente se encuadernaban en formatos de libros, tambin
era realizadas a mano y evolucionarn a tamaos ms pequeos y ms manejables
dando lugar a las cdulas, que nos recuerdan las fichas bibliogrficas que nos
encontramos en cualquier biblioteca, quiz punto de partida de las elaboradas en
los archivos, y cuyo uso comenzar antes de que finalice el siglo XIX.
Jos Morn y Liminiana relat en su manual las formas de elaboracin del
ndice a finales del siglo XIX: Los ndices se presentan en forma de relaciones, o
de cuadros, tablas, estados, por papeletas o cdulas sueltas, en libros o cuadernos,
con ms o menos bellezas caligrficas....8 Este autor diferenciaba entre dos tipos
de ndices: el ndice abierto y el cerrado, el primero formado por papeletas sueltas
puestas en cajas y ordenadas, el segundo de listas o relaciones, en pliegos,
cuadernos o libros.
MORN Y LIMINIANA, Jos. Manual de Archivonoma. Tratado terico-prctico del orden

documentos, Valencia: Imprenta de la Viuda de Ayoldi, 1879, p. 116.

Fue un defensor de la introduccin de las papeletas impresas en el archivo

y la biblioteca, ya que en este momento no estaba muy generalizado su uso:
efectivamente si en las oficinas pblicas, en las bibliotecas y en los archivos, se
aplicar la imprenta para reemplazar el escritorio, creemos que se ahorrara lo
menos la mitad del tiempo y del trabajo que hoy se gasta. Las papeletas de los
archivos y las bibliotecas deberan ser impresas.9
Uno de los mayores inconvenientes de los instrumentos manuales, sean
manuscritos o impresos, es el sealado por este autor: si el ndice es por
papeletas, debe cuidarse, para manejarlas, de tener las manos muy limpias y secas,
evitando esa poco aseada costumbre de humedecer los extremos o puntas de los
dedos con saliva, que por ltimo dejan una huella poco pulcra en el punto de
contacto, y los mismo si el ndice fuese por libros o cuadernos, (...) Para evitar este
vicio, bueno fuera tener un cabo de buja de cera bien blanca, y estregar las yemas
de los dedos, de modo que produjera en ellos el efecto de la saliva sin sus
inconvenientes.10 Afortunadamente, las prcticas en la oficina han evolucionado,
y el archivero se encuentra con los ndices en formatos de bases de datos, o
gestores de documentos, evitando, el incmodo contacto con fichas reiteradamente
manoseadas, si bien, no se deben olvidar estos maravillosos instrumentos fruto de
mentes eruditas que acompaan los fondos documentales ms antiguos, y si es
necesario su uso por no estar migrados a otros formatos, siempre nos quedarn los
avances de la ciencia, como los guantes de ltex o vinilo para un manejo higinico,
o como alternativa, el tratamiento mediante la digitalizacin del soporte.
2. La elaboracin mecanogrfica de los instrumentos archivsticos
La elaboracin de instrumentos de archivsticos de forma mecanogrfica
comienza a realizarse desde la introduccin del invento de la mquina de escribir
en el mbito de la oficina. Estos primeros instrumentos no se elaboraron en el
archivo, al que la mquina de escribir tard en incorporarse a las tareas diarias,
sino en la oficina productora de la documentacin, en la que se hacan
dem, p.154-155.
dem, p.235.
10

instrumentos de control y no de difusin. As pues los primeros instrumentos

archivsticos elaborados con la mquina de escribir fueron instrumentos de control
como: la relacin de entrega, las hojas de remisin, los inventarios
documentales, Hasta ese momento, en torno al tercer cuarto del siglo XIX,
tanto los documentos, como los instrumentos que hablan de esos documentos se
realizaban a mano, excepto los impresos o formularios, muchos de los cuales
desde el siglo XV, se realizaban mediante la impresin de tipos mviles. Para la
obtencin de copias de los documentos hechos a mano se empleaba papel de seda
hmedo y una prensa de mano.
A lo largo de la historia de la mquina de escribir, se emplearon tres tipos
de mquinas: la mecnica, la elctrica y la electrnica. La primera mquina de
escribir fue inventada por un impresor americano, C. L. Sholes, y fabricada por la
empresa Remington en Nueva York a partir del ao 1873, el primer mbito de
difusin fueron los Estados Unidos. La aparicin de la mquina de escribir se
relaciona con un aumento de la actividad en las oficinas, que exigi una mayor
organizacin y sistematizacin del archivo, al aumentar la masa documental.
En un primer momento las mquinas de escribir slo permitan una clase de
tipos y todas las letras tenan asignado el mismo espacio, lo que supona una
presentacin deficiente de la pgina. Las pginas escritas a mquina se podan
reproducir por litografa, pero la calidad era menor que la impresa. Patentes
posteriores mejoraron la mquina de escribir, hasta el ao 1947 no se consigui un
sistema que realizara documentos de gran calidad para la impresin en Offset.
Las mquinas de escribir elctricas aparecen en el ao 1870, pero no ser
hasta 1923 cuando se comercialicen por la empresa North Eastern Appliances Co.
Esta empresa se fusion con IBM (International Business Machines), que en el ao
1946 sac el modelo IBM Executive.11
Las mquinas de escribir electrnicas reemplazarn las mquinas de
escribir elctricas, estas incluan un microprocesador y una memoria magntica
11
DERRY, T. K.; WILLIAMS, Trevor I. Historia de la tecnologa, volumen 5, Siglo XXI de

Espaa Editores, 1989. p. 430-431

intercambiable con capacidad para guardar pginas mecanografiadas. Estas

mquinas presentaba la ventaja de almacenar el documento para poder corregirlo
antes de realizar la impresin del documento final. En el mbito del archivo estas
mquinas tenan la ventaja de permitir realizar copias de los documentos o los
instrumentos de descripcin sin tener que repetir el texto reiterativamente. Los
instrumentos de descripcin resultantes de la mquina de escribir al igual que
cualquier
otro
documento,
estaban
previamente
definidos,
clasificados,
organizados y corregidos, ya que una vez impresos en el papel, para realizar

cualquier cambio era necesario volver a reescribirlo, es decir, realizar una nueva
versin.
3. La elaboracin de los instrumentos archivsticos en fichas
El Diccionario enciclopdico de Ciencias de la Documentacin12 define las
fichas13 desde dos vertientes:
- Desde el punto de vista fsico: Tarjeta de papel resistente o cartulina en donde se
anotan los datos de identificacin documental. Soporte fsico de catalogacin
manual e incluso de los primeros sistemas de catalogacin automtica. Sus
dimensiones estn normalizadas desde la poca de Otlet (12,5 x 7,5 mm.) y el
material es normalmente cartulina.
- Desde el punto de vista del contenido; Consta de las siguientes partes:
encabezamientos que recoge el punto de acceso (onomstico, materia,
topogrfico, en el caso de los documentos de archivos) o autora principal
(clasificacin o productor, en el caso de los documentos de archivo) de un
documento, descripcin bibliogrfica (asuntos o materia en el caso de los
documentos de archivo) y registro de fichas secundarias (referencias cruzadas a
otras fichas en el caso de los documentos de archivo) (). Se incluye tambin la
signatura topogrfica y el nmero de registro. El contenido tambin se denomina
asiento catalogrfico.
12

Sntesis, 2004.
13
Si bien la definicin del Diccionario se basa en los OPAC de las bibliotecas, las fichas
catalogrficas de los archivos no difiere demasiado de las fichas bibliogrficas.

Adems de la definicin de ficha, a la hora de tratar los instrumentos de

descripcin elaborados en este formato, es necesario tener presente la definicin de
fichero. El Diccionario enciclopdico de Ciencias de la Documentacin define
fichero tambin desde varios puntos de vista, que reflejan la evolucin del trmino
fichero que pasa de un soporte fsico a convertirse en un soporte lgico:
- Desde el punto de vista fsico, Mueble formado por un conjunto de gavetas de
tamao normalizado, que contiene las fichas que forman los catlogos manuales de
las bibliotecas (en el caso de los archivos guardan tanto los catlogos como los
ndices).
- Desde el punto de vista lgico, el trmino tiene un carcter polismico:

Conjunto de registros de un banco o base de datos. En las bases de datos

relacionales tambin se le conoce como tabla14.
Conjunto de datos almacenado en una o sucesivas operaciones de registro, que

son manipuladas como una unidad por un determinado mecanismo de
almacenamiento y acceso. Algunos sistemas operativos distinguen los diferentes
tipos de ficheros mediante un sufijo (por ejemplo .exe). En los sistemas operativos,
los ficheros son registrados en un directorio con un nombre o nmero nico.
14
De hecho es una palabra empleada en la legislacin ms actual, como es el caso de la Ley de

Proteccin de Datos de Carcter Personal. En la propia ley se reconoce la existencia de ficheros
manuales y automticos a la hora de definir el objeto de la proteccin.

La diferencia entre ambos tipos de ficheros est en si estn constituidos o

no por datos estructurados; en el caso de las bases de datos, se estructuran en
tablas, en el otro caso no.
La diferencia entre los ficheros manuales y los ficheros informatizados
desde el punto de vista fsico, la encontramos en el soporte. Los ficheros manuales
tienen un soporte fsico y los informticos un soporte lgico. El fichero manual
equivaldra a la tabla de una base de datos, y la ficha a cada registro de una tabla
de base de datos.

El cambio de soporte ha tenido mltiples ventajas: el fichero lgico supone

un ahorro de espacio fsico; permite la bsqueda y localizacin ms rpida de la
informacin; el ahorro fsico se transforma en un ahorro econmico en muchos
sentidos; el soporte lgico se puede duplicar fcilmente; se puede consultar de
manera remota; permite realizar modificaciones de modo ms sencillo; el mismo
fichero se puede consultar en varios puntos fsicos a la vez,
3.1. Los ficheros manuales y las fichas catalogrficas
Las fichas reemplazaron a las antiguas hojas que se podan presentar unidas
(mediante encuadernacin u otro sistema de sujecin) o separadas. Se emplearon
fundamentalmente en el mbito de la oficina y del archivo desde el siglo XIX. A
comienzos del siglo XX, en la Instruccin para los Archivos Histricos de
Protocolos15 se recomendaba la presentacin de los instrumentos de descripcin en
cdulas, posteriormente denominadas fichas. Este sistema era idneo para la
clasificacin. El conjunto de fichas homogneas relacionadas en su contenido
constituan un fichero. Normalmente tenan un formato normalizado, aunque los
formatos eran variables, podan ser de tamao DIN A4, A5, A6 y A7. Estos
formatos venan marcados por los fabricantes de muebles para su colocacin, tal y
como seala en la Instruccin de Archivos de Protocolos, y cada archivo marcaba
su formato: El ideal sera que en todos los Archivos del Estado se usara la clsica
octavilla espaola, pero como muchos muebles para ndices se fabrican fuera de
15
INSPECCIN GENERAL DE ARCHIVOS. MINISTERIO DE INSTRUCCIN PBLICA.

ESPAA. Instrucciones provisionales para la ordenada clasificacin y catalogacin de los
Archivos Histricos de Protocolos, Madrid, 1933.

Espaa, y en ellos no se tiene en cuenta ese tamao.16 En este caso, la tradicin

espaola no pudo marcar sus pautas.
Las fichas podan ser totalmente blancas, sin texto; impresas17 o con
formularios18 que se rellenaban a mano o a mquina19. Para la localizacin de las
fichas en los ficheros verticales, en los que las fichas se colocan unas detrs de
otras, se emplean guas de sealizacin o pestaas. Las guas normalmente son
intercaladores de cartn rgido, con una parte que sobresale, en la que se escribe
una sealizacin basada en clases y subclases. Tambin se empleaban pestaas
que se fijaban sobre las tarjetas-guas, en las que colocaba la etiqueta con la
designacin de las fichas; al principio las pestaas empleadas eran metlicas, luego
pasaron a ser de plstico que resultaban ms manejables y evitaban el deterioro por
la oxidacin. Para facilitar la localizacin de las fichas, se emplearon caballetes o
ndices de sealizacin mvil; a diferencia de las guas, estos podan variar de
posicin, en cuanto al material tambin podan ser metlicos o de plstico. Los
ficheros tambin podan tener muescas o perforaciones en las fichas como medios
de sealizacin.
Para facilitar la visibilidad y lectura de las fichas se idearon dos sistemas:
fichero en abanico, estas fichas tienen un resorte de acero ligero que permite la
disposicin de las fichas en forma de abanico, y el fichero magntico, las fichas
llevan en sus esquinas superiores unas pastillas magnticas, se clasifican en una
cubeta que contiene una barra imantada, colocadas en el campo magntico, las
fichas tienden a repelerse unas a otras. Llevadas por su propio peso, toman forma
de abanico.
El fichero manual tiene su ubicacin en un sistema de almacenamiento
fsico, que se ha denominado fichero, archivador o krdex y cuyo material ha
16
dem, p.14
Existen ficheros en los cuales las fichas con letra impresa, elaboradas con impresoras de oficina o
travs de la imprenta.
18
En muchos ficheros se localizan formularios, impresos normalmente a travs de la imprenta. En
el Archivo General de la Administracin, encontramos un caso de ficha formulario que se ha
impreso mediante tampn de sello de tinta, aunque este caso no suele ser habitual.
19
En un mismo fichero nos podemos encontrar fichas de variado formato, debido a que las fichas
se empleaban durante dcadas, y se iban intercalando nuevas fichas a las ya existentes,
fundamentalmente en los ficheros que se empleaban para describir informacin.
17

evolucionado a lo largo del tiempo, los primeros ficheros que se guardaban en

muebles de madera, estos evolucionaron a los metlicos. En los aos sesenta nos
encontramos con una explosin en la variedad de tipos de sistemas de
almacenamiento manual; estos sistemas variaban en funcin a la visualizacin y
colocacin de las fichas en el mueble, segn el posicionamiento existan los
siguientes sistemas: fichero rotativo (con casillas, con bandejas o con cubetas),
ficheros verticales visibles, ficheros horizontales visibles, fichero de suspensin,
fichero de seleccin visual, fichero con fichas perforadas20,...
Las fichas perforadas, requieren una atencin especial, estas fichas se
seleccionaban del fichero por medio de unas agujas, las fichas estn preperforadas,
esta perforacin vara en funcin de la clasificacin de las fichas; dentro de esta
tipologa de fichas encontramos dos clases: fichas con perforaciones marginales y
fichas con perforaciones centrales21.
En las oficinas y en los archivos, fundamentalmente pblicos, estos
sistemas se elaboraron ampliamente hasta pocas tardas, en los aos ochenta se
siguen utilizando a pesar del desarrollo de la informtica. Hoy en da, se siguen
empleando pero con fines de localizacin de la informacin, no de elaboracin de
instrumentos. Constituyen, en muchas ocasiones, la nica fuente de localizacin de
la informacin que no se encuentra automatizada, asimismo, son el punto de
partida para el tratamiento automatizado de los instrumentos de descripcin. En el
mbito de la oficina se creaban dos tipos de ficheros: aquellos que recogan
informacin para la gestin diaria de la oficina, cada ficha de este fichero es un
documento en si mismo22, y aquellos ficheros que se creaban para la localizacin
de la documentacin, que constituiran un instrumento de descripcin o de control
de la documentacin. Los ficheros y las fichas no son ms que un formato que
sirve de soporte de la informacin, se han empleado para elaborar, tanto ndices,
como inventarios, como catlogos,
20
Por un lado estaban las fichas con perforacin y seleccin manual, que estaran encuadradas en
este apartado, y por otro lado, las tarjetas perforadas por mquinas electrnicas que formaran parte
del apartado de tarjetas perforadas, es habitual la confusin entre ambos tipos.
21
MARLOT, Daniel. Clasificacin y Archivo, Barcelona, 1967.
22
En los archivos nos encontramos gran cantidad de ficheros que no tienen referencia a una unidad
de instalacin, constituyen un documento de archivo.

3.2. Los Ficheros Automatizados y las Fichas Perforadas

A mediados del siglo XIX empiezan a emplearse sistemas automatizados
para la gestin de las fichas y los ficheros, con la finalidad de facilitar la bsqueda
de la informacin. La introduccin en Espaa de estos sistemas se atribuye a la
empresa Krdex, nombre que tom el tipo de archivador o fichero distribuido
por esta compaa. Este nombre incluso se generaliz para cualquier sistema
automatizado de fichero, lo que llev a que el fichero o archivador automtico
acabara recibiendo el nombre de Krdex, tanto en el mbito de la oficina como
en el de los archivos y bibliotecas.
Este sistema se convirti en el sistema ms empleado en las oficinas que
contaban con grandes presupuestos econmicos, en los archivos apenas se conoci
su uso, y su incorporacin se produce en pocas tardas. Los orgenes del Krdex
se remontan al ao 1880, con la aparicin del sistema "Card Index System" en
Estados Unidos. La empresa Krdex se dedic a la fabricacin de otros elementos
de oficina, como: mquinas de escribir; armarios de metal,
Los trminos que se han empleado y se emplean para la denominacin de
los muebles que se utilizan para guardar los documentos o las fichas, tienen un
carcter polismico. Hemos visto el ejemplo del trmino Krdex, que proviene
de la empresa distribuidora de muebles empleados para la clasificacin de
documentos y fichas, se emplea tambin para denominar el propio mueble o
incluso, ha derivado en un trmino que es sinnimo de archivo. El trmino
archivador, se emplea tanto para denominar el mueble de oficina para clasificar
fichas; como la carpeta o soporte de papel o cartn empleado para archivar los
documentos, y por tanto, tambin para clasificar. Ms arriba hemos visto como el
trmino fichero, se emplea tanto para denominar la caja o mueble con cajonera
donde se guardan ordenadamente las fichas, como para denominar el conjunto
organizado de informaciones almacenadas en un soporte comn. Este trmino
tambin tiene una definicin informtica: Agrupacin de informacin que puede
ser manipulada de forma unitaria por el sistema operativo de un ordenador. Un
fichero puede tener cualquier tipo de contenido (texto, ejecutables, grficos, etc.) y

posee una identificacin nica formada por un 'nombre' y un 'apellido', en el que el

nombre suele ser de libre eleccin del usuario y el apellido suele identificar el
contenido o el tipo de fichero. As, en el fichero "prueba.txt" el apellido "txt"
seala que se trata de un fichero que contiene texto plano23, a este fichero tambin
se le denomina archivo informtico.
3.2.1. Las Tarjetas Perforadas
Este sistema se emple, sobre todo, en las dcadas de los aos sesenta y
setenta en el mbito de los archivos y bibliotecas, fue el primer sistema
automatizacin para la elaboracin de ndices, catlogos o trabajos estadsticos, se
utiliz tambin en las oficinas para la elaboracin de documentos y como sistemas
de control y bsqueda de informacin.
La tarjeta perforada tambin denominada ficha perforada o ficha de
proceso de datos (ya que se emplea para la clasificacin de la informacin o los
datos), fue un sistema que se ide hace ms de un siglo, su precursor fue
Hollerith24 en el transcurso del ao 1895, es el soporte ms antiguo para el
tratamiento automtico de la informacin, fue empleado durante un centenar de
aos en el mbito informtico. Fue la empresa IBM la que en 1928, produjo el
estndar de tarjeta perforada ms usado. Habr que esperar hasta el ao 1969, para
que la misma empresa que la estandariz, redujera el tamao de la primera tarjeta
23
Definicin extrada de la pgina: http://www.definicion.org/fichero

Herman Hollerith trabajo en la oficina del censo de EEUU. All le ofrecieron la oportunidad de
ayudar a resolver el problema que planteaba el censo de 1880. Haba tantos habitantes que
resultaba muy costoso hacer las tablas a mano. Durante su trabajo, Hollerith conoci a John Shaw
Billings, que le coment que un proceso tan mecnico como el de tabular datos debera ser llevado
a cabo por mquinas basadas en el telar de Jacquard. Hollerith era un hombre imaginativo y la idea
de Billings le hizo desarrollar su primer diseo. Este consista en un sistema de almacenamiento
basado en una cinta de papel. Esta cinta se dividira en campos marcados con tinta que contendran
informacin booleana: si eran perforados indicaban "cierto", de lo contrario indicaban "falso". Una
vez grabada, la informacin podra ser leda mediante un sistema electromecnico, con el
consiguiente ahorro de tiempo. Hollerith patent su diseo en 1884 y en los aos siguientes se
dedic a aplicar su sistema para el cmputo estadstico de datos sanitarios mientras se dedicaba
paralelamente a mejorarlo. En 1887 ya haba abandonado las cintas de papel por las tarjetas
perforadas y su sistema se utiliz para procesar los datos sobre mortandad en Baltimore. Las
tarjetas permitan organizar la informacin de un modo mucho ms lgico que las cintas de papel y
facilitaban enormemente la correccin de datos. Los orificios eran cuadrados para optimizar el uso
del espacio y el tamao de las tarjetas equivalente al de los billetes de 1 dlar para facilitar su
almacenamiento masivo. Informacin extrada de:
[http://www.history.rochester.edu/steam/hollerith/].
24

estndar y crease el primer sistema para su difusin en la pequea y mediana

empresa basado en estas tarjetas, poco despus, en el ao 1970 se sustituy por el
soporte magntico, que si bien tard en difundirse acab imponindose como
soporte ms idneo para el registro y bsqueda de la informacin25.
El sistema de tarjeta perforada se incorpora al mundo archivstico para
atender la necesidad de clasificacin masiva de la informacin y los datos cuando
el volumen dificulta su tratamiento manual. La mquina haca la operacin de
clasificar, una operacin ms eficaz y rpida que la forma manual.
La ficha perforada que se empleaba tena un formato normalizado
universal, era un rectngulo de papel fuerte, cuya superficie se divida en columnas
y posiciones. Cada columna permita registrar con ayuda de una, dos o tres
perforaciones de forma rectangular: una cifra, una letra, un signo de puntuacin o
un carcter especial, segn un cdigo determinado. La capacidad de la ficha era
limitada, lo que dificultaba el registro de cualquier referencia completa, era
necesario abreviarla. Para aumentar la capacidad de la ficha se emple el cdigo o
registro binario.
Para el empleo de este sistema era necesario una mquina, que realizaba las
detecciones de las perforaciones mediante procedimientos mecnicos, elctricos o
fotoelctricos, estas mquinas permitan identificar los caracteres registrados
cuando efectuaban las operaciones sobre los ficheros de tarjetas (clasificacin,
seleccin, interpretacin) o sobre los datos que aquellas contenan (reproduccin,
clculo, impresin).
La conservacin de las tarjetas se realizaba normalmente en cajones
metlicos con un bloque compresor, colocado en el interior de muebles. La
capacidad de cada cajn era aproximadamente de 2500 fichas.
El equipo de las fichas perforadas constaba de las siguientes mquinas, que
funcionaban autnomamente:
25
BARCEL, Miquel. Una historia de la informtica. Editorial UOC, 2008, p. 40.

1.
La perforadora: se empleaba para grabar en las tarjetas vrgenes los datos
que se introducan en un teclado numrico o alfanumrico.

2.
La perforadora-impresora: interpretaba o traduca simultneamente las
perforaciones, imprimiendo los caracteres legibles en la parte superior de la tarjeta.

3.
La verificadora: verificaba las operaciones por detencin automtica de
anomalas.
4.
La reproductora: se empleaba para reproducir parte o todas las
perforaciones de las tarjetas o multiplicaba una tarjeta en mltiples ejemplares.

5.
La clasificadora: clasificaba las fichas repartindolas en casillas en funcin
de las perforaciones que la mquina detectase.

6.
La interclasificadora: permita la puesta al da automtica de un fichero
para la integracin de fichas nuevas en su lugar entre las antiguas, permita

tambin extraer las fichas que posean un ndice comn.
7.
La tabuladora: efectuaba las operaciones numricas aritmticas a partir de
los datos numricos que se lean en las fichas. Permita sacar referencias de los
documentos, ndices de materias, ndices acumulativos26,...
No cabe duda que la tarjeta perforada se puede considerar como un formato
que se ha empleado tanto para la elaboracin de documentos como para la
elaboracin de instrumentos de informacin, sobre todo en el mbito de la oficina,
por lo que se ha cuestionado si forma o no parte del archivo. Se ha reconocido que
es uno de los precursores del registro informtico27, sin embargo, en los archivos
espaoles se encuentran pocos rastros de este formato documental. No se
incorpor a los archivos por una cuestin econmica, pues era un soporte que se
conoca perfectamente en el mbito de los archivos; encontramos informacin
relativa a la difusin de este sistema, a travs del Boletn de Archivos, en el ao
1965, se publica la noticia de la celebracin de la IX Conferencia Internacional de
Mesa Redonda de Archivos, que se celebr en Londres. En esta Conferencia se
trat en: el estudio de las relaciones entre los archivos y los dispositivos
mecanogrficos o electrnicos de elaboracin de datos y los documentos
26
AMAT NOGUERA, Nuria. Tcnicas documentales y fuentes de informacin, Barcelona, 1978,

p. 232-234.
27
O'NEILL ADAMS, Margaret. Punch card records : precursors of electronic records. En: The
american archivist. Chicago: Society of American Archivists, 1995, vol. 58, n. 2, p.182-201.

especiales que requieren, dentro de la Mesa se habl sobre el tema de la

elaboracin de instrumentos de descripcin en los nuevos soportes: fichas y bandas
perforadas, cintas, discos, cilindros magnticos, las dificultades de conservacin y
las necesidades de adaptacin de los espacios para estos nuevos soportes28. A raz
de esta Conferencia, el Public Record Office realiz un estudio sobre la viabilidad
de la transferencia de la informacin a las tarjetas perforadas, los resultados del
estudio fueron negativos debido a los altos costes que se estimaron para realizar el
cambio: Se ha estudiado el costo del traslado a fichas perforadas de los 32
millones de nombres contenidos en los Chancery Proceedings (1385-1875), fondo
muy interesante pero difcilmente utilizable en la actualidad, y se ha llegado a la
conclusin de que la perforacin de tarjetas requerira el trabajo de un equipo de
30 personas durante veinte aos, lo que representara un gasto anual de 45.000
libras esterlinas; por otro parte, una mquina para la bsqueda rpida de las
informaciones as clasificadas costara 20.000 libras esterlinas al ao29.
En Espaa las mquinas eran importadas, lo que supuso una tardanza en su
incorporacin al mundo documental, fundamentalmente, al archivstico, donde fue
posterior al mundo bibliotecario. A raz de la incorporacin de sistemas
automatizados en la elaboracin de los catlogos surgi un nuevo trmino para
denominar al personal encargado de las nuevas mquinas, surgi el concepto de
documentalista.
La
transformacin
material
tuvo
repercusin
en
la
transformacin conceptual de la profesin.

En la dcada de los aos sesenta, Ricardo Blasco de Gnova, que trataba el
tema de la automatizacin de catlogos en el Boletn de la Direccin General de
Archivos y Bibliotecas, hablaba sobre la evolucin tecnolgica que se estaba
gestando: Han envejecido prematuramente los novsimos procedimientos de los
aos cincuenta para recuperacin de datos; todos los sistemas basados en la ficha
perforada (Uniterm, Peck-a-600) y de marcas magnticas (Filmorex,...); porque
han probado no ser buenas ms que para un nmero bastante limitado de datos y
28
ESPAA. MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL. Boletn Direccin General de

Archivos y Bibliotecas, 1965, n . 83, p. 54.
29
IX Mesa Redonda Internacional de Archivos. En: Boletn de la Direccin General de Archivos
y Bibliotecas, n 86, noviembre-diciembre, 1965, p. 66-67.

fichas, para dar paso a sistemas ms perfectos y rpidos, basados en la tcnica

binaria de los computadores30.
A pesar de la existencia de mquinas para la elaboracin de instrumentos
en la dcada de los aos sesenta, en la mayora de los archivos administrativos
pertenecientes a la administracin pblica, se continuaban realizando los
instrumentos de trabajo a mano, a diferencia de los archivos de empresas que
emplean sistemas automatizados, tal y como seal Antonio Matilla Tascn en su
Ponencia31 para el VI Congreso Internacional de Archivos celebrado en Madrid en
el ao 1968.
3.2.2. La Microficha o Microfilm
El microfilm es considerado como el soporte moderno con mayor
durabilidad en el mbito de los archivos, por ello, se ha empleado para la
conservacin de las imgenes de los documentos de archivo, aunque ha tenido una
mayor incidencia en la conservacin de materiales de hemeroteca. Este no ha sido,
sin embargo, el nico uso que se le ha dado a este soporte, un nmero no
demasiado elevado de instrumentos de informacin se han realizado en microficha.
Estos instrumentos fueron realizados por Centro Nacional del Microfilme, quien
public un folleto titulado Publicaciones en microfilme y microficha, en el ao
1978 y 1979. El Centro Nacional del Microfilme fue el encargado de recoger copia
de conservacin de los instrumentos de descripcin e informacin de los archivos
espaoles, dicha copia se realizaba mediante fotocopia, aunque es posible que
tambin se recogiese en este soporte, en el Boletn de la Direccin General de
Archivos y Bibliotecas se iban publicando los listados de instrumentos que se iban
30
BLASCO DE GNOVA, Ricardo. Automatizacin de catlogos. En: Boletn de la Direccin

General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, Nmero 101, Mayo-Junio, 1968.
31
MATILLA TASCN, Antonio. Los archivos vivos de la Administracin. En: Boletn de la
Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, Nmero 102-103, Julio-Octubre, 1968, p.41.
En este mismo artculo se indica con que sistemas se realizaban los instrumentos de trabajo en los
archivos administrativos de otros pases, se trata de informacin extrada de un cuestionario: Slo
Irlanda del Norte dice valerse de dictfonos; Noruega menciona mquinas especiales de escribir
que facilitan la formacin de listas e ndices; Senegal utiliza policopias o impresos; y Argentina,
Puerto Rico, Jamaica y Nigeria afirman que emplean medios mecnicos: en general, mquinas de
escribir y duplicadoras.

recogiendo por el Centro. El microfilme fue uno de los primeros soportes

modernos que se emplearon para conservar los instrumentos de descripcin.
4. Los instrumentos de descripcin en formato informtico
4.1. Los procesadores de textos
El procesador de textos vino a sustituir a la tradicional mquina de escribir.
Se define como la aplicacin informtica empleada para la redaccin y edicin de
cualquier documento. Su incorporacin a las tareas del archivo supuso la
posibilidad no slo de crear textos sino modificarlos en su formato, diseo y
organizacin con gran facilidad.
Existen tres tipos de procesadores en funcin de la calidad del texto y su
formato: editores de textos, que permiten modificar los formatos, empleados por
los informticos; los procesadores de textos, que son los comnmente empleados
en los ordenadores personales; y los programas de autoedicin, que permiten
disear pginas destinadas a la publicacin.
Las ventajas que present el procesador de textos a la hora de elaborar
instrumentos archivsticos fueron mltiples: el procesador de textos permiti
elaborar el texto y posteriormente archivarlo en la memoria del propio ordenador o
bien en un soporte de almacenamiento, creando as una versin del documento que
se poda modificar, copiar, convertir, enviar; introdujeron la posibilidad de generar
ndices y tesauros, al permitir marcar las palabras que iban a formar parte un ndice
para su incorporacin al final del documento; introdujeron la posibilidad de
realizar la bsqueda de palabras por texto libre a travs de documento, ya que
incorporan buscadores; permitieron realizar reemplazos masivos de los caracteres,
parte de ellos o textos completos. Una de las funcionalidades de los procesadores
que se emplean habitualmente en la elaboracin de los instrumentos de archivo es
el uso de tablas, que permiten presentar los datos de manera organizada, as como
la posibilidad de reorganizar estos datos en mltiples clasificaciones.

Poco a poco se fueron introduciendo nuevas aplicaciones y funcionalidades

al procesador, a medida que avanzaba la industria del software, se fueron
incorporando entre otros instrumentos:
1. Procesadores de impresin de documentos. Estas aplicaciones permitieron
prescindir de la imprenta, quedando limitado su uso slo para aquellos
instrumentos de descripcin o de referencia destinados a convertirse en ediciones
para la publicacin. Los procesadores empleaban unos perifricos para extraer los
documentos impresos, las impresoras. Genricamente se diferencian tres tipos de
impresoras a lo largo de su evolucin: las impresoras de impacto, las impresoras
sin impacto y las impresoras trmicas. La primera impresora, la de impacto,
recordaba a la mquina de escribir elctrica, y reciba el nombre de impresora de
margarita, esta impresora estaba constituida de un crculo de metal sobre los que
estaban ubicados los caracteres en forma de margarita. Se basaban en una cinta
con tinta, como la mquina de escribir, que al golpear sobre su superficie con el
carcter quedaba impreso en la hoja, este sistema era muy lento y estaba limitado
al tipo de carcter incluido en la margarita.
Posteriormente surgieron las impresoras sin impacto, existen dos tipos, que
todava se emplean en la actualidad: la impresora de inyeccin y el lser. Las
impresoras de inyeccin, emplean para imprimir pequeas gotas de tinta que son
inyectadas por un cabezal sobre el papel, los tipos de inyeccin evitan el contacto
con la hoja, por lo que es ms limpio y menos ruidoso que el sistema de margarita.
Las impresoras lser, son el otro tipo de impresora de inyeccin, que recurre a la
utilizacin de un lser, un mecanismo de posicionamiento en la hoja y un tner en
el que se encuentra la tinta, estas impresoras son muy rpidas y de gran calidad. En
las impresoras de inyeccin se introduce el color, con las impresoras de margarita
slo se empleaba el negro. El color hace que la impresin sea ms costosa.
Las impresoras ms modernas son las impresoras trmicas, este tipo se basa
en el sistema de cuatricroma, es decir la utilizacin de cuatro colores de tinta:
cyan, magenta, amarillo y negro, da una impresin de gran calidad, los colores son
ms claros que con las impresoras de inyeccin y no empapan el papel.

Adems de los tipos nombrados, existen otras impresoras que se han

empleado ms para la impresin de documentos en el mbito de la oficina, que
para la impresin de instrumentos de control y descripcin en el archivo, es el
caso de: las impresoras matriciales, de banda, de tambor, de burbuja, de
sublimacin,...
2. El corrector de textos, es una herramienta lingstica, que constituye una de las
ventajas de los procesadores con respecto a las mquinas de escribir. Con su
introduccin se aadi la posibilidad de revisar automticamente el texto y
corregir de un modo rpido y eficaz la ortografa, la gramtica y la sintaxis del
texto, incluso existen correctores de estilo. Esta aplicacin incorpora un
diccionario que el usuario va enriqueciendo a medida que va realizando su uso. En
el mbito del archivo el corrector de textos plantea mltiples problemticas, en
primer lugar, est el diccionario predeterminado, que no recoge toda la inmensa
variabilidad terminolgica que nos podemos encontrar a la hora de describir
fondos documentales, sobre todo, cuando son de carcter histrico. Exigen un gran
conocimiento de la materia tratada, que permita ir domando el corrector y el
diccionario anexo. Es imposible realizar correcciones automticas de manera
masiva, si no se ha realizado un refinamiento adecuado del corrector.
El avance de la informtica ha permitido que estas aplicaciones que
tradicionalmente iban directamente relacionadas con los procesadores de textos,
aparezcan asociadas a otras aplicaciones, como en el caso de los archivos a las
bases de datos; su incorporacin a las bases de datos descriptivas ha permitido la
posibilidad de facilitar la correccin de los registros de manera ms rpida, con las
precauciones a las problemticas anteriormente comentadas.
3. Traductor. Son aplicaciones asistidas por ordenador, basadas en diccionarios
multilinges, que ha evolucionado desde la traduccin de palabras a la traduccin
de textos completos, sus usos van ms all de los procesadores de textos; al igual
que los correctores, se emplean en otro tipo de aplicaciones, en el mbito de la
elaboracin de instrumentos de descripcin no se emplea de manera muy
generalizada, pero en Espaa, su uso facilitara la resolucin de problemas

relacionados con la difusin de las aplicaciones de descripcin accesibles en red,

que tienen que adaptarse a las polticas lingsticas de los pases para mejorar su
difusin. Muchos portales Web a nivel internacional y europeo incorporan la
posibilidad de traduccin simultnea a varios idiomas, como es el caso de la
UNESCO32. Por otro lado, los traductores plantean la misma problemtica que los
correctores, es necesario refinar los diccionarios para evitar traducciones poco
adecuadas.
4.2. El registro y los ficheros informticos
En una base de datos, la informacin se va almacenando en forma de
registros. Si buscamos la definicin de registro desde el punto de vista de las
bases de datos, en diccionarios o glosarios informticos, encontramos definiciones
muy semejantes: pequea unidad de almacenamiento de informacin. En el
mbito de la archivstica tendramos que diferenciar dos tipos de registro. Si se
trata de un instrumento de descripcin sera tambin una unidad de
almacenamiento de informacin, constituida por una serie de campos
normalizados que referenciaran un documento, dichos campos (o valores en el
mbito de la informtica) seran los definidos por las normas de descripcin
archivstica: productor, ttulo, fechas extremas, volumen, nivel de descripcin,..., y
se articularan en tablas vinculadas con otras tablas que contendran informacin
relacional, como son las tablas de productores o autoridades en el mbito de las
bibliotecas, las tablas de signaturas, las tablas de ndices,... en el caso de que se
tratase de un registro que fuese un documento en si mismo, sera tambin una
pequea unidad de almacenamiento de informacin, constituida por una serie de
campos o valores (que no tienen que estar necesariamente normalizados) y que se
articulan en tablas. El registro informtico se ha comparado en muchas ocasiones
con las fichas de los ficheros manuales, dichas fichas pueden ser instrumentos de
descripcin o referenciales de otros documentos o documentos en si mismos
cuando no hacen referencia a ningn documento, lo mismo sucede en el mbito
informtico. El registro manual y el informtico son, en esencia, lo mismo, un
conjunto de datos o informaciones, la diferencia est en su formato y su
32
Ver sitio Web de la UNESCO: http://www.unesco.org/new/es/unesco/

flexibilidad, el registro informtico es siempre ms flexible que el manual, se

puede migrar, recuperar y buscar rpidamente,...
Adems de la articulacin de la informacin y la documentacin en bases
de datos, en la actualidad, podemos encontrar la informacin estructurada en
directorios o carpetas informticas. Los directorios informticos33, se puede
constituir tambin en subdirectorios, y las carpetas informticas se guardan en
unidades lgicas de informacin34. En los directorios se almacenarn los ficheros.
La diferencia entre el trmino de registro no dista mucho en el mbito informtico
del contexto no automatizado, lo mismo sucede con el trmino de fichero, se
emplea indistintamente con el trmino archivo: un archivo es un grupo de datos
estructurados que son almacenados en algn medio y pueden ser usados por las
aplicaciones35. En algunas definiciones como la anterior se emplea la palabra
archivo para definirlo, la diferencia entre el archivo manual y el automatizado est
en la flexibilidad en la organizacin, clasificacin, migracin que permite el
fichero informtico frente al registro manual.
4.3. Los actuales soportes de la informacin
Los instrumentos de descripcin son un tipo documental ms, por lo que su
soporte al igual que el resto de los documentos ha cambiado con la introduccin de
la informtica en el trabajo archivstico. Al igual que el resto de los documentos,
los instrumentos de descripcin han pasado por los mltiples soportes, los
denominados nuevos y novsimos soportes que fueron surgiendo con las
novedades tecnolgicas; por otro lado, han sufrido las problemticas de
33
Definicin: Es el ndice de archivos almacenados en el disco rgido o en una porcin de l, que

pueden ser desplegados y visualizados en el monitor. Compartimiento independiente que almacena
programas y datos en un sector del disco rgido. Estos sectores separados son, en realidad, ndices
que apuntan a archivos. [http://www.lorenzoservidor.com.ar/info01/diccio-d-g.htm] (Consulta el
26 del 11 del 2010)
34
Las unidades de almacenamiento de datos son dispositivos que, conectados a la computadora,
permiten el almacenamiento de informacin (archivos). En general, hacen referencia a
almacenamiento masivo, es decir, de grandes cantidades de datos. Las unidades de almacenamiento
pueden ser externas o internas a la computadora y conforman la llamada memoria secundaria del
ordenador. Las unidades de almacenamiento tambin pueden hacer referencia a las unidades
lgicas de almacenamiento.
[http://www.alegsa.com.ar/Dic/unidades%20de%20almacenamiento.php].
(Consulta el 26 del 11 del 2010)
35
http://www.alegsa.com.ar/Dic/archivo.php (Consulta del 26 del 11 del 2010)

conservacin que se han derivado de estos soportes, que ha obligado a una

constante migracin de los instrumentos de un soporte a otro para garantizar su
conservacin. Los instrumentos de descripcin pasaron de ser guardados en las
fichas perforadas, fichas de marca sensible y cintas perforadas a los nuevos
soportes magnticos como las cintas o los discos, que se caracterizaban por su
mayor capacidad y permitan guardar en poco espacio un mayor volumen de
informacin. Estos soportes magnticos fueron rpidamente sustituidos por otros
porque el material que los constitua era inestable, sobre todo con las variaciones
de temperatura y humedad.
Los instrumentos pasaron de ser guardados en
soportes magnticos a ser guardados en soportes pticos, existe mltiples

tipologas de este soporte, que todava es muy empleado en el mercado actual,
fundamentalmente, para la difusin de la informacin: el CD-ROM, CD-WORM,
CD-RW, el DVD, el DVD-ROM, DVD-RW,
Aunque el disco ptico no ha desaparecido, la normalizacin de la
descripcin ligada al desarrollo tecnolgico, ha permitido la creacin de sistemas
de gestin integral de archivos, que unen en un mismo espacio fsico y lgico al
registro en el que se introduce la descripcin o ficha ISAD (G) con el propio
documento que se describe y que es guardado en soporte digital. Esta unin ha
dado lugar a la necesidad de introducir en los centros archivsticos nuevos soportes
de almacenamiento masivo, que se caracterizan por tener una capacidad ilimitada
de almacenamiento, la informacin se guarda en mquinas, fundamentalmente,
servidores, que caminan cada vez hacia una mayor capacidad.
Las nuevas tecnologas han supuesto el desarrollo de nuevas formas de
comercializacin de la gestin de la informacin y la documentacin. Jos Bonal
Zazo ha sealado las actividades del archivo que se han puesto en manos de la
empresa privada en el mbito de las administraciones pblicas, entre los
actividades se encuentra la gestin automatizada de actividades tradicionales de

tratamiento documental, entre ellas las tareas de descripcin: la clasificacin, la

ordenacin, la descripcin,36
Entre los servicios que se han puesto en marcha en la empresa privada nos
encontramos un nuevo concepto, el cloud computing. Se trata de un sistema de
gestin informtica que se ofrece como servicio por grandes empresas, y que ha
sido barajado tanto por el sector privado como pblico37 como posible solucin a
los grandes costes que implica la conservacin y gestin de la informacin, por sus
mltiples ventajas: no es necesario instalar ningn software ni hardware, ahorra las
constantes actualizaciones de los sistemas que suponen grandes costos, ofrece
mltiples servicios, es una tecnologa de rpida implementacin, Las
desventajas de estos sistemas tambin son importantes: no garantizan al cien por
cien la seguridad de la informacin que viaja a travs de Internet; la informacin
se almacena lejos de la empresa, lo que hace especialmente vulnerable la
informacin reservada, secreta o confidencial; son aplicaciones que dependen del
ptimo funcionamiento de Internet pues se trabaja en red; es necesario planificar el
crecimiento de almacenamiento para evitar la sobrecarga de los servidores;...
4.4. Los sistemas de gestin de bases de datos
A la hora de hablar de bases de datos es importante establecer la diferencia
entre lo que es una base de datos y un sistema de gestin de bases de datos
(SGBD). Son muchas las definiciones que se han realizado sobre ambos conceptos
pero son fundamentales las establecidas en la obras de Ernest Abadal Falgueras y
Lluis Codina Bonilla38; pues resultan de las ms sencillas.
36
BONAL ZAZO, Jos Luis. El documento electrnico y el archivo. En: V Jornadas de Archivos
Electrnicos. El reto electrnico: nuevas necesidades, nuevos profesionales, Priego de Crdoba, 14
y 15 de marzo del 2002, Ayuntamiento de Priego de Crdoba, 2002. p. 17.
37
La crisis econmica ha coincidido con la implementacin de la Administracin Electrnica, los
altos costes que implica la adaptacin de toda la estructura administrativa a la nueva situacin, han
llevado a la administracin ha plantearse soluciones como la cloud computing para el
almacenamiento y gestin de la informacin masiva que est generando la nueva administracin,
este hecho lo experiment en la Jornada de TECNIMAP del 2010, en la que las empresas privadas
ofrecan este servicio como el ms seguro, econmico y eficaz en los proyectos desarrollados en las
Administraciones Pblicas Espaolas.
38
ABADAL FALGUERAS, Ernest y CODINA BONILLA, Lluis. Bases de Datos Documentales.
Caractersticas, funciones y mtodo, Editorial Sntesis, Biblioteconoma y Documentacin, 2005.
p. 18-19.

Segn ambos autores, base de datos es el conjunto o coleccin de datos,

mientras sistema de de bases de datos es el programa que permite la creacin, el
mantenimiento y explotacin de la base de datos.
En el mbito de los archivos, podemos hablar de tres tipos de bases de datos,
de las cuales slo dos tipos se pueden considerar instrumentos de control y
descripcin:
Las remitidas por los productores de la informacin mediante transferencia
para ser almacenadas en el archivo para su eliminacin o conservacin definitiva,

constituyendo un documento de archivo fruto de la gestin realizada en el ejercicio
de determinadas funciones. Son los tradicionalmente denominados sistemas de
gestin de bases de datos administrativos o sistemas de gestin de bases de datos
relacionales, por el modelo de datos que emplean en su creacin.
Las bases de datos que slo incluyen la referencia de los documentos,
creadas para gestionar, buscar y guardar la documentacin de archivo generada en

soportes textuales, analgicos o digitales, pero sin incluir dicho documento.
Los sistemas de gestin electrnica o repositorios digitales de archivos, que
incluyen tanto el documento (bien digitalizados desde un documento analgico o

bien creado digitalmente) como la referencia a los documentos (en forma de
registro informtico o metadatos contenidos en el propio objeto digital).
De los tres tipos de bases de datos sealados, slo los dos ltimos se
podrn considerar instrumentos de descripcin, estaran encuadrados dentro de la
clsica denominacin de sistemas de gestin de bases de datos documentales, ya
que incluirn informacin descriptiva o referencial del documento. Estos
instrumentos se pueden crear en un archivo pero tambin en las propias oficinas
que generan la documentacin.
En la citada obra de Ernest Abadal y Lluis Codina, se analizan los dos
primeros tipos de bases de datos sealadas39, las diferencias se centran en su
capacidad de bsqueda y recuperacin de la informacin, que es la base y objetivo
39
dem. P. 100-101.

de la ciencias de la documentacin en las que se basa la archivstica y la creacin

de instrumentos de descripcin. La capacidad de recuperacin de la informacin es
clave en el diseo de los sistemas de gestin de documentos que se controlan y
crean en cualquier centro de documentacin, frente a los sistemas de gestin de
bases de datos referenciales de las oficinas. Las bases de datos empleadas en los
archivos o centros de documentacin, son sistemas ms flexibles que en el mbito
de la oficina, por ello se centran: en la estructura de los campos, registros y
ficheros; en los sistemas de indizacin automtica, en la elaboracin de
instrumentos de consulta y recuperacin, en los sistemas de control terminolgico
para la facilitar la indizacin y recuperacin de la informacin, en la creacin de
metadatos flexibles,
As pues, los sistemas de gestin documental de los archivos son sistemas de
recuperacin de la informacin, los metadatos se han incorporado a los sistemas
ms avanzados de recuperacin de la informacin, sin embargo, no han sido las
nicas novedades; a lo largo de la evolucin de las bases de datos se han empleado
diversos modelos y sistemas de recuperacin de la informacin: indizacin bsica,
indizacin avanzada, operadores booleanos, de posicin o relacionales,
buscadores, metabuscadores,...
Cuando una empresa o archivo adquiere una base de datos, puede optar por un
programa o aplicacin existente en el mercado, es decir, un sistema llave en mano
o bien solicitar el diseo de un sistema que se adapte a sus necesidades. Para la
elaboracin de instrumentos de descripcin de documentos y archivos se han
empleado los dos tipos de bases de datos; por ello, es importante conocer los
diferentes sistemas que se han empleado a lo largo del tiempo. En el esquema que
sigue, se exponen las principales bases de datos del mercado, tanto sistemas
cerrados como de software libre, este ltimo tipo de sistemas es muy utilizado por
su carcter flexible y sus costes ms asequibles, pero, sobre todo, como solucin a
los constantes cambios de software que obligan a migrar constantemente los datos
de una aplicacin a otra, suponiendo en muchos casos prdidas de informacin.

En la actualidad, fruto del desarrollo de la administracin electrnica en el

mbito de la administracin pblica, cada vez ms se controla la gestin de los
documentos de la oficina mediante sistemas de gestin integral informtica de los
documentos en todo su ciclo vital, desde su creacin hasta su conservacin
definitiva o eliminacin, permitiendo almacenarlo y recuperarlo cuando se hace
necesario. El fcil uso de estos sistemas informticos as como la falsa impresin
de tener un control absoluto sobre la documentacin, han creado la falsa impresin
de considerar prescindible el archivo como unidad en el mbito de la empresa
tanto pblica o privada.

SGBD (Sistema de Gestin de Bases de Datos)

Bases de datos de Software Libre
Base de datos de multinacionales
MySQL
Es la base de datos relacional de Dbase

cdigo libre ms usada en el
mundo. La versin gratuita es el
referente para personas y empresas
que crean pginas Web.
Fue el primer sistema de gestin

de base de datos, usado en
microcomputadoras,
Apache
Derby
Es un sistema gestor de base de Paradox

datos relacional escrito en Java que
puede
ser
empotrado
en
aplicaciones Java y utilizado para
procesos de transacciones online
Base de datos relacional para

entorno MSWindows,
anteriormente disponible para MSDOS y Linux, desarrollada
actualmente por Corel e incluida
en la suite ofimtica WordPerfect
Office.
SQLite
Es un sistema de gestin de bases Access

de datos relacional compatible con
ACID,
contenida
en
una
relativamente
pequea
(~275
kiB)[1] biblioteca en C. SQLite es
un proyecto de dominio pblico
creado por D. Richard Hipp.
El primer Microsoft Access,

versin 1.0, fue lanzado por
Microsoft en noviembre de 1987.
es un programa, utilizado en los
sistemas operativos Microsoft
Windows, para la gestin de bases
de datos creado y modificado por
Microsoft
Firebird
Es un sistema de administracin de Microsoft Es una base de datos mas potente

base de datos relacional (o SQL
que Access, desarrollada por
RDBMS) (Lenguaje consultas: Server
Access para Microsoft
SQL) de cdigo abierto, basado en
la versin 6 de Interbase, cuyo
cdigo fue liberado por Borland en
2000.
PostgreSQL Es un sistema de gestin de base de Knosys

datos relacional orientada a objetos Windows
y libre, publicado bajo la licencia
BSD.
Es un gestor de bases de datos

documentales, que genera su
propio glosario de trminos,
empleada en los archivos,
bibliotecas
y
centros
de
documentacin
ORACLE Es un sistema de gestin de base

de datos relacional (o RDBMS por
el acrnimo en ingls de
Relational Data Base Management
System), desarrollado por Oracle
Corporation. Se considera a
Oracle como uno de los sistemas
de bases de datos ms completos
Figura 33. Tabla comparativa de los SGBD (Sistemas de gestin de bases de datos)

4.5. Trayectoria en la aplicacin informtica en los archivos

La introduccin prctica de la informtica en el trabajo diario de los
archivos tanto en el territorio nacional, como en el exterior fue tarda, con respecto
al mbito empresarial. En el mbito archivstico internacional, se comenzaron a
preocupar por las repercusiones de la informtica en el trabajo archivstico, en el V
Congreso Internacional sobre Archivos, celebrado en 1964 y se cre el primer
grupo de trabajo para analizar las repercusiones del tratamiento automatizado de
los datos de archivo en el ao 1972. Espaa ha participado histricamente en los
Congresos Internacionales, y las novedades que se trataban en dichas reuniones, si
se hicieron eco a travs de las publicaciones oficiales, fundamentalmente, a travs
del Boletn de la Direccin de Archivos y Bibliotecas.
En el campo archivstico los primeros proyectos surgidos a nivel estatal en
los que se aplicaron procedimientos informticos se centraron en las tareas de
descripcin y de elaboracin de instrumentos de descripcin, por constituir esta
tarea el ncleo central del resto de actividades que se desarrollan en el archivo. El
primer curso de informtica para archiveros en Espaa fue celebrado en el seno de
la Direccin General de Archivos y Bibliotecas en el ao 1969, con el ttulo de I
Cursillo sobre fundamentos bsicos del tratamiento de la informacin por
mquinas y procedimientos modernos40, en este curso se impartan tcnicas en las
que se aplicaban las mquinas para la elaboracin de fichas perforadas y tcnicas
ms avanzadas que empleaban microprocesadores. Este curso tuvo una amplia
participacin de archiveros y bibliotecarios de los principales archivos
ministeriales y universitarios, cont con la colaboracin del Centro de Clculo
Electrnico del Consejo Superior de Investigaciones Cientficas. Siete aos ms
tarde, se celebr el primer curso sobre informtica para archiveros, que fue
convocado por la Inspeccin de Archivos del Ministerio de Educacin en el ao
1976, la participacin fue ms variada con personal de los Archivos de los
Ministerios, de los Archivos Histricos, de los Archivos de Hacienda, de los
40
DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. I Cursillo sobre fundamentos

bsicos del tratamiento de la informacin por mquinas y procedimientos modernos. En: Boletn
de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas; n 105, enero-febrero, 1969, p.16-17.

Regionales, Histrico Provinciales, del Archivo del Ayuntamiento de Madrid y de

algn Archivo de Protocolos y Diocesano.
En el curso de 1976 se estudiaron los proyectos archivsticos en los que ya
se haba aplicado tcnicas informticas, se puso como ejemplo, el proyecto de
informatizacin del Catastro de Ensenada. En el curso se presentaron los modelos
de vaciado de datos de la documentacin y los resultados tras el proceso de
informatizacin de la informacin vaciada. En los modelos se observa el carcter
arcaico de los primeros sistemas informticos, que requeran una organizacin
previa de la informacin antes de proceder a su introduccin en el sistema, incluso
obligaban a la elaboracin de referencias cruzadas, que el sistema no generaba
automticamente. En los comienzos de la aplicacin de la informtica, no se
trabajaba directamente con el ordenador, previamente se realizaba manualmente el
trabajo para luego volcar la informacin en el sistema.
En el informe sobre el primer curso de informtica41, se indica que en estos
aos todava no se empleaban los bancos de datos en los archivos, pero destaca
el inters de su introduccin en los archivos. Por otro lado, se da gran importancia
a la formacin de un tesauro para la introduccin de la informacin en el sistema
informtico, para lo que se estudi la posibilidad de crear una Comisin.
Entre las materias que se impartan en los primeros cursos nos
encontramos: elementos que constituyen el ordenador; el ordenador como sistema
de tratamiento de la informacin; lenguajes de programacin; modos de acceso a
la informacin; terminales y trabajo en modo interactivo. En el curso divida el
proceso de automatizacin en varias fases que en el curso se denominaban: la fase
preinformtica, fase informtica y la fase postinformtica. La fase preinformtica,
es la fase de elaboracin de un proyecto informtico, con la seleccin de datos,
definicin de los objetivos y etapas; estudios del volumen de la documentacin, de
las formas de presentacin de la informacin, anlisis de los datos, normalizacin
y codificacin de la informacin, diseo de hojas de recogida de datos, normas de
41
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Educacin y Ciencia,

Direccin General del Patrimonio Artstico y Cultural, Inspeccin General de Archivos. Informe
sobre el primer curso de informtica para archiveros, abril-mayo, 1976, Madrid, AGA,66, 21.258.

cumplimentacin de los campos, eleccin de los soportes (durante este momento

los soportes empleados en la informtica eran: la ficha perforada, cinta perforada
de papel, cinta magntica, lectura de marca sensible, lectura ptica, entrada por
terminal), validacin de la informacin y calidad de la informacin, distribucin
del trabajo,... En la etapa informtica se defina el lenguaje de programacin que se
iba a emplear, se diseaban los registros, los programas de validacin, se trataba la
creacin de ficheros, la correccin de errores,... Y en la fase postinformtica, se
evaluaban los resultados y los medios de difusin de la informacin. A la hora de
llevar a cabo la difusin de la informacin, se reflejaban dos cuestiones
importantes: a qu personas iba dirigida la informacin y las formas de
presentacin de dicha informacin. Entre los medios externos de almacenamiento
de la informacin, en el temario del curso aparecen recogidos: el papel, el
microfilme y la microficha. En el curso se establecieron cdigos normalizados
para los diferentes centros en los que se podan llevar a cabo tareas de descripcin
de sus fondos documentales y se incida en la importancia de la normalizacin
desde los primeros momentos de la aplicacin de la informtica en los archivos.
En las Primeras Jornadas de Documentacin Automatizada, las ponencias
relativas a archivos y la aplicacin de la informtica en sus tareas fueron escasas.
Se present alguna ponencia42 de inters para el mbito archivstico relativa a las
ventajas de la aplicacin del disco ptico-numrico para la conservacin y
recuperacin de la informacin de los archivos frente a la memoria en el propio
ordenador. Antonia Heredia Herrera43 present una ponencia sintomtica de lo que
ocurra en los archivos: exista un cierto miedo a que los ordenadores sustituyeran
al archivero en su labor diario; esta archivera consideraba que los ordenadores no
podran sustituir a los archiveros en las tareas del archivo, que sera necesaria una
colaboracin entre los archiveros e informticos para crear proyectos informticos,
expona que no todas las series documentales se podan automatizar. Esta autora a
pesar de no ser muy partidaria de la aplicacin de la informtica al archivo por los
42
BADILLO, Margarita. Aplicaciones del disco ptico numrico para la conservacin de

documentos, archivos y servicios de referencia. En: Primeras Jornadas Espaolas de
Documentacin Automatizada, 20-21 Noviembre 1984, Madrid, 1984, p. 723-734.
43
HEREDIA HERRERA, Antonia. La mecanizacin aplicada a series documentales histricas.
En: Primeras Jornadas Espaolas de Documentacin Automatizada, 20-21 Noviembre 1984,
Madrid, 1984, p. 735-746.

costes y por la falta de planificacin, expone el proyecto de informatizacin de las

consultas del Consejo de Indias que ella misma dirige. Finalmente admite que la
aplicacin de la informtica al trabajo del archivo favorecera la elaboracin de los
ndices.
En el mismo ao que las Primeras Jornadas, se public uno de los primeros
estudios RAMP sobre automatizacin de archivos, aunque el Comit de
Automatizacin del Consejo Internacional de Archivos, haba publicado diversas
recomendaciones sobre el uso de los nuevos soportes en la revista ADPA, ser en
este ao cuando se publiquen en castellano las recomendaciones RAMP para la
automatizacin de archivos44.
En las Segundas Jornadas de Documentacin Automatizada, la presencia
de los archiveros es tambin limitada; se presenta un proyecto del CIDA (Centro
de Informacin Documental de Archivos) para la elaboracin de una gua de
fuentes documentales en soporte magntico, para facilitar el intercambio de
informacin entre Espaa e Italia45. Otro de los proyectos que fue presentando en
las Jornadas fue relativo a la informatizacin del archivo en la oficina,
concretamente, de los historiales clnicos en los hospitales, cuyos ponentes no eran
archiveros, sino personal de la rama sanitaria; y a pesar de no contar con tcnicas
archivsticas, se consider un proyecto con xito46. Comienza as la desvinculacin
del archivero de la oficina, a la hora de llevar a cabo el tratamiento de la
documentacin. Esta separacin tuvo lugar, precisamente, por la introduccin de la
informtica, que cre la falsa sensacin de control de la informacin, por parte del
usuario.
44
NAUGLER, Harold. Evaluacin por los archivos de los registros legibles a mquina: Estudio
del RAMP con directrices. Programa General de Informacin y UNISIST, Pars, UNESCO, 1984.
45
VZQUEZ DE PARGA, Margarita; SIERRA BRCENA, Carmen y LLANOS, Florencio. Las
bases de datos de fuentes documentales para la historia de Espaa e Italia y para la de Italia en
Espaa: un proyecto italo-espaol para el intercambio de informacin archivstica en soporte
magntico. En: Segunda Jornadas Espaolas de Documentacin Automatizada, 20-22 de
noviembre de 1986, Madrid, 1986, p. 377-386.
46
MUOEZ PLAZA, J. A., SARROCA IBAEZ, J., PRINZ DIAZ, J. Organizacin de un
sistema informatizado de localizacin de historias clnicas en el hospital. En: Segunda Jornadas
Espaolas de Documentacin Automatizada, 20-22 de noviembre de 1986, Madrid, 1986, p. 427443.

En el ao 1991, la UNESCO analiz la repercusin del empleo de la

informtica en la elaboracin de instrumentos de descripcin y consulta, los
resultados del anlisis se publicaron en un estudio RAMP47, en el que se revisaban
tanto las ventajas, como las desventajas de su uso, se planteaba la necesidad de
desarrollar una norma de descripcin a nivel internacional (inexistente) para poder
llevar a cabo la efectiva informatizacin de los instrumentos, as como el
intercambio de informacin. Tambin se analizaban las ltimas novedades en el
tratamiento de imgenes. En este estudio RAMP se comenta ampliamente la
informatizacin del Archivo de Indias. En este proyecto, por primera vez se
plantea la colaboracin entre instituciones pblicas y privadas en la puesta en
marcha de un proyecto de informatizacin archivstica, y ste es uno de los puntos
sealados por el estudio RAMP, dicha colaboracin, supone el empleo de las
ltimas novedades tecnolgicas al servicio del archivo. El contrapunto de este
estudio RAMP, es que Espaa est entre los pases que no respondieron a la
encuesta para analizar el grado de aplicacin de la informtica en los instrumentos
de descripcin, a pesar de que se cita un caso de xito alcanzado en nuestro pas.
4.6. El objeto digital y los metadatos
Ms que definir el trmino objeto digital, es necesario conocer su
evolucin. Desde la aparicin de la informtica, los documentos fsicos se han ido
transformando progresivamente en imgenes o clichs, separados de su soporte
fsico, para ser almacenados en soportes electrnicos. En un comienzo se
empezaron a generar documentos electrnicos integrados en los propios sistemas
de gestin, luego se pasaron los propios documentos fsicos a documentos
electrnicos. Para diferenciar los documentos generados por el sistema, de
aquellos que se transfieren al soporte electrnico, es decir, que pasan por un
proceso de digitalizacin, se emplea el trmino documento digital. El objeto digital
es un paso ms en esta evolucin, sera aquel documento que se relaciona con los
metadatos; este trmino resulta complejo de definir, por un lado, nos encontramos
que es sinnimo de documento digital o documento electrnico, pero, por otro
47
KITCHING, Christopher. Las consecuencias de la informatizacin en los instrumentos de

consulta rpida de los archivos: un estudio RAMP. Programa General de Informacin y UNISIST,
Pars: UNESCO, 1991.

lado, existen diferencias entre los tres trminos. El trmino metadato empiezan a
emplearse a mediados de los aos noventa como tecnologa adecuada para la
organizacin de los objetos de la informacin digital, los primeros proyectos en el
mbito de la archivstica se desarrollan en Inglaterra, Estados Unidos, Canad,
Australia48.
Los metadatos (del griego , meta, despus de y latn datum, lo que
se da, dato) se definen, genricamente, como los datos de los datos.
Encontramos alguna definicin que lo sita en relacin al objeto digital: Los
metadatos son datos asociados a un documento digital que recogen informacin
fundamentalmente descriptiva (autor, ttulo, etc.)49. Metadato tambin se define
como: Un dato detallado de la informacin producida, siendo esto un valor
agregado a la informacin50.
En el manual de documentos electrnicos51 se definen los metadatos
tomando como fuente de informacin la Norma Internacional de Gestin de
Documentos, ISO 15489-1: Datos que describen el contexto, el contenido y la
estructura de los documentos y su gestin, por otro lado, el manual diferencia
entre dos tipos de metadatos: metadatos que proporcionan informacin contextual
sobre las actividades y metadatos que reflejan la gestin del documento despus de
su incorporacin y almacenamiento en el sistema de archivo.
Segn Jordi Serra Serra, los metadatos pueden utilizarse esencialmente con
tres finalidades: hacer posible la recuperacin de los objetos de informacin;
gestionar las colecciones o agrupaciones de objetos de informacin y conservar
recursos de informacin a medio y largo plazo52.
48
MNDEZ RODRGUEZ, Eva Mara. La descripcin de documentos electrnicos a travs de

metadatos: una visin para la Archivstica desde la nueva e-Administracin. En: Revista dArxius,
2003, p. 3. La tesis de esta autora vers sobre esta misma rea, adems de un libro publicado por la
editorial TREA.
49
www.e-archivo.uc3m.es/dspace/help/glosario.html
50
www.cecalc.ula.ve/redbc/html/glosario.html
51
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT DE ARCHIVOS DE GESTIN EN
EL ENTORNO ELECTRNICO. Documentos electrnicos: Manual para archiveros, abril, 2005.
52
TREA, 2008, p. 85.

Los metadatos no slo se emplean en el caso de los documentos digitales,

tambin se emplean para los documentos microfilmados, tal y como figura en el
manual53.
Los metadatos estn ntimamente ligados a la normalizacin de los
documentos, su desarrollo corre paralelo a la difusin a travs de la Web, que hace
que sea cada vez ms necesario facilitar la transferencia de documentos a travs de
este sistema. Su origen se encuentra en los lenguajes de marcas o etiquetado, que
han evolucionado a lo largo del tiempo: HTML, XML, SGML,... En los archivos,
estos lenguajes se han empleado para la creacin de documentos ya que permitan
el fcil intercambio de los mismos entre los diferentes sistemas informticos de los
archivos.
Pepita Ravents, en una ponencia presentada en un Congreso celebrado
recientemente en Santiago de Compostela, afirmaba: Los archiveros y gestores de
documentos han descubierto que los metadatos, que por defecto acompaan un
objeto digital, a menudo no son tan completos como sera necesario para describir
ese objeto (). La disponibilidad de estos metadatos es imprescindible para
establecer la diferencia entre un documento de archivo o no, sobre todo cuando se
analizan en periodos ms largos de tiempo54.
Al igual que los instrumentos clsicos de descripcin del archivo, los
metadatos describen los datos o la informacin contenida en el documento
electrnico o microfilmado, por tanto, cumplen las mismas funciones; la novedad
es que realizan esta funcin desde el mbito de la oficina, desde que se genera el
documento e, incluso, describen informacin que no recogan los instrumentos de
descripcin tradicionales elaborados en las oficinas.
En el mbito de la
descripcin, los metadatos, si se desarrollan de manera amplia, segn las

normativas, pueden llegar a sustituir los instrumentos de descripcin, aportando un
valor aadido al estar relacionados directamente con el objeto digital. La
53
dem, p. 55.
RAVENTS, Pepita. Repositorios digitales: aplicacin del modelo OAIS y los esquemas de
metadatos a la conservacin del patrimonio documental archivstico. En: Seminario Internacional.
El futuro de la memoria: el patrimonio archivstico digital, Santiago de Compostela, 18-19 de
noviembre del 2010, Xunta de Galicia, 2010, p. 189.
54

problemtica mayor es conseguir no slo almacenamiento sino que tambin

permitan la recuperacin de la informacin y el documento digital, con la misma
eficacia y rapidez que los sistemas de gestin y descripcin de los documentos,
quizs la respuesta est en la posibilidad que presentan los metadatos de separar,
los metadatos que describen el recurso mismo, de los que describen el contenido
del recurso, permitiendo la realizacin de la bsqueda sobre los descriptores. Una
de las ventajas de los metadatos en el mbito archivstico es que contribuyen a la
normalizacin tanto de la estructura como del contenido de los documentos, y por
lo tanto, la normalizacin de la descripcin55.
En cuanto a los formatos de la estructura de los metadatos, en el mbito de
los archivos se han creado formatos especficos que se ha realizado de manera
paralela a las normas de descripcin archivstica:
- Australian Government Recordkeeping Metadata Standard. Es un esquema de
metadatos para la documentacin electrnica administrativa elaborado por los
Archivos Nacionales de Australia en el ao 2007.
- ISO 23081. Metadata for records. Modelo de metadatos que da soporte a la
norma ISO 15489 de gestin documental. Aunque en principio es aplicable a
cualquier tipo de soporte fsico, se orienta especialmente a la descripcin de
documentacin electrnica. La primera parte ISO 23081-1: 2006. Information and
documentation. Records management processes. Metadata for records. Part 1:
Principles, especifica los principios y los elementos bsicos de la descripcin,
mientras que la segunda, ISO/TS 23081-2: 2007. Information and documentation.
Records managament processes. Metadata for records. Part 2. Conceptual and
implementation issues, fija las reglas para la creacin de conjuntos de metadatos
de gestin documental basados en esta norma.
- EAD (Encoded Archival Description), definida como: una DTD de SGML y
XML, que regula el marcado de instrumentos electrnicos de descripcin de
55
GARCA MARTNEZ, Ana Mara. Definicin y estilo de los objetos de informacin digitales y
metadatos para la descripcin. En: Boletn de la Asociacin Andaluza de Bibliotecarios, n 63,
Junio-2010, p. 23-47.

archivos. Y su objeto son los instrumentos de descripcin, relativos a cualquier

tipo de fondo o coleccin documental, incluyendo documentos de archivos
textuales, electrnicos, materiales audiovisuales y registros sonoros. Establece las
marcas necesarias para describir la estructura de los instrumentos de descripcin y
la semntica de sus diferentes componentes. El ltimo paso en este proceso ha sido
la aprobacin de la Norma Internacional de Descripcin por el Consejo
Internacional de Archivos en su reunin en Sevilla del ao 2000: ISAD (G)56.
- EAC (Encoded Archival Context)57. En noviembre de 2004 y a raz de la
aprobacin de la segunda edicin de la Norma ISAAR (CPF), durante el Congreso
Internacional de Archivos celebrado en Viena, se ha incorporado un Fichero de
Autoridades sujeto a esta norma y a la DTD de XML.
- EAG (Encoded Archival Guide o Gua Archivstica Codificada)58. La
Subdireccin General de los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura espaol,
ha elaborado una sencilla DTD de XML, que regula el marcado electrnico de la
informacin general sobre los centros de archivo y que actualmente se encuentra
en su versin Alfa 0.2.
Otros formatos de metadatos que se aplican a la descripcin archivstica y al
desarrollo de instrumentos de descripcin, y que ha tenido una mayor implantacin
son:
- MoReq59, este modelo de metadatos es reconocido por el Consejo Superior de
Administracin Electrnica, que est impulsando el desarrollo de la administracin
electrnica dentro del marco legislativo vigente. El Consejo define las MoReq
(Modelo de Requisitos para la gestin de documentos electrnicos de archivo)
56
DVILA OLIVEDA, Alfonso, La funcin archivstica: principios de la Ley de la

administracin electrnica y los archivos. En: E-DOCPA 2006, Oviedo. Administracin de
documentos y servicios a la ciudadana en la administracin electrnica (I-EUROPA, 2010). P. 14.
57
La pgina Web de la EAC es: [http://xml.coverpages.org/eac.html]
58
En la pgina Web del Ministerio de Cultura se puede consultar la gua para la elaboracin de la
descripcin con las etiquetas. [http://aer.mcu.es/sgae/jsp/censo_guia/Documentos/EAG.DTD.txt]
59
La moreq cuenta con tres especificaciones que se pueden consultar en ingls a travs de la Web:
MoReq1, MoReq2 y Moreq2010.
La novedades de la moreq y sus textos originales aparecen en dos ubicaciones Web:
- http://www.moreq2.eu
- http://www.dlmforum.es

como un modelo de requisitos funcionales para la gestin de documentos

electrnicos de archivo elaborado a travs del Programa IDABC (La construccin
de los servicios paneuropeos de Administracin Electrnica) con el fin de que
pueda ser utilizado en todos los pases de la Unin Europea y por todos los
interesados en el desarrollo y aplicacin de sistemas de gestin de documentos
electrnicos de archivo (archiveros, gestores, diseadores de software, proveedores
de servicios, instituciones acadmicas y de formacin)60. La MoReq tiene como
objetivo definir las caractersticas que debe de tener una aplicacin destinada a la
gestin de documentos electrnicos de archivo.
- METS, es un esquema de codificacin normalizada para la descripcin de los
objetos digitales de las bibliotecas, gestionado por la Biblioteca del Congreso de
los Estados Unidos. El formato METS es un formato estndar para codificacin y
transmisin de metadatos. Est pensado principalmente para el envo de los
ficheros, imgenes y objetos multimedia de una biblioteca digital. Emplea un
sistema de etiquetas XML; un documento METS est compuesto por 7
secciones61, no son obligatorias todas; desde el punto de vista archivstico, resultan
60
[http://www.csae.map.es/csi/nuevo/pg5000.htm]
Aparecen explicados en el sitio oficial
[http://www.loc.gov/standards/mets/METSOverview_spa.html]
- Cabecera METS - contiene metadatos que describen el propio documento METS, e incluye datos
como su creador, editor, etc.
- Metadatos Descriptivos - Esta seccin puede: a) apuntar a metadatos descriptivos externos al
documento METS (por ejemplo, un registro MARC en un OPAC o un documento EAD disponible
en un servidor Web); b) contener internamente los metadatos descriptivos, o c) combinar ambas
aproximaciones. En la seccin Metadatos Descriptivos se pueden incluir mltiples metadatos
descriptivos, tanto internos como externos.
- Metadatos Administrativos - ofrece informacin sobre cmo se crearon y almacenaron los
archivos que conforman el objeto digital, derechos de propiedad intelectual, metadatos sobre el
objeto original a partir del cual se obtuvo la representacin digital, e informacin sobre la
procedencia de los archivos que conforman el objeto digital (es decir, relaciones entre copias
maestras y derivadas, migraciones y transformaciones). Al igual que sucede con los metadatos
descriptivos, los metadatos administrativos pueden ser externos o codificarse dentro del propio
documento METS.
- Seccin Archivo - lista todos los archivos con contenidos que forman parte del objeto digital. Los
archivos pueden agruparse en elementos <fileGrp>, uno para cada una de las distintas versiones del
objeto.
- Mapa Estructural - es la parte principal de un documento METS. Recoge la estructura jerrquica
del objeto digital, y enlaza sus secciones con los archivos de contenido y los metadatos
correspondientes a cada una de ellas.
- Enlaces Estructurales - permite registrar la existencia de hiperenlaces entre las secciones del mapa
estructural. Tiene gran valor cuando se usa METS para archivar sitios Web.
- Comportamientos - se puede usar para vincular comportamientos ejecutables con los contenidos
del documento METS. Cada comportamiento tiene una definicin de interfaz y un "mecanismo"
61

de gran inters los metadatos descriptivos, los metadatos administrativos y la

seccin de archivo.
La legislacin que desarrolla la administracin electrnica recoge la
introduccin de metadatos en los documentos generados en la administracin
pblica en el artculo 42 del Real Decreto 1671 de 2009, de 6 de noviembre, por el
que se desarrolla parcialmente la Ley 11 de 2007, de acceso electrnico de los
ciudadanos a los servicios pblicos62. En esta regulacin, se establece la obligacin
de incluir metadatos en los documentos tanto generados por los ciudadanos como
por la administracin, se establece como competente para la inclusin y
modificacin de los metadatos al organismo actuante. Los metadatos no podrn ser
modificados, salvo determinadas excepciones establecidas en la norma. En sta, se
establece la posibilidad de incluir informacin descriptiva: independientemente
de los metadatos mnimos obligatorios a que se refiere el apartado 4, los distintos
rganos u organismos podrn asociar a los documentos electrnicos metadatos de
carcter complementario, para las necesidades de catalogacin especficas de su
respectivo mbito de gestin. En cuanto a los elementos mnimos establece que se
regularn en el Real Decreto 4 de 2010 por el que se regula el Esquema Nacional
de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica63, esta norma,
sin embargo, no establece los metadatos mnimos, sino que define diferenciando
entre metadato y metadato de gestin de documentos. Metadato, en la norma, es
un dato que define y describe otros datos y Metadato de gestin de documentos
es informacin estructurada o semiestructurada que hace posible la creacin,
gestin y uso de los documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su
creacin. Los metadatos de gestin de documentos sirven para identificar,
autentificar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los
procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan. En esta
disposicin normativa se recoge la inclusin de metadatos en la digitalizacin de
que identifica un mdulo de cdigo ejecutable que implementa y ejecuta el comportamiento
definido de forma abstracta por la interfaz.
62
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos
(BOE n 278, de 18 de noviembre de 2009).
63
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica (BOE n 25 y 61, de 29 de enero y
11 de marzo de 2010).

los documentos. En cuanto a la gestin de los documentos electrnicos y los

metadatos, se realiza a travs del repositorio electrnico, que se define como:
archivo centralizado donde se almacenan y administran datos y documentos
electrnicos, y sus metadatos.
4.7. El documento electrnico
Hoy da, la presentacin del instrumento de descripcin se realiza en
mltiples formatos, adems de los comentados, en ocasiones el instrumento de
descripcin puede llegar a convertirse en un documento electrnico que forme
parte del archivo, o bien en una publicacin con vistas de la difusin a travs de las
editoriales. Los instrumentos de descripcin generados por los tcnicos de archivos
en el ejercicio de sus funciones, podrn darse de alta para su consulta interna en el
archivo de gestin de la oficina donde el archivero realice sus actividades. En este
caso, al generarse como un documento de trabajo en formato electrnico, se
integrarn en la oficina actual, en un repositorio o archivo digital.
Esta variabilidad de formatos es muy comn en los archivos, en los se
transfieren fondos documentales con su documentacin de gestin, control y
descripcin. Los formatos en los que se puede presentar la documentacin de
transferencia son: expediente en papel, expediente electrnico o ambos. Dentro del
expediente de transferencia se encuentra: la relacin de entrega; los diversos
instrumentos de descripcin que se han generado del fondo, el formato de estos
tambin puede ser variable: documento en papel o documento electrnico; bases
de datos,..., estos instrumentos se dan de alta en el registro de entrada de
transferencias con el resto de la documentacin que genera el expediente de
transferencia, de manera que forma parte del archivo de gestin de la institucin
archivstica en papel o digital. Del mismo modo que un instrumento de descripcin
se da de alta, se puede dar de baja, es el caso de las diversas versiones de un
mismo instrumento de descripcin a medida que se trabajan los fondos
documentales, o incluso, con instrumentos que se dan de baja, por eliminacin, por
cambio de soporte, o por transferencia a otro archivo, en este caso se guardar una
copia del instrumento de descripcin, como testimonio del cambio, en el registro

general de transferencia o de eliminacin, esta copia, igualmente, puede ser en

papel o electrnica.
La inclusin de los documentos electrnicos, ha influido con importantes
transformaciones en las formas de catalogacin y descripcin de los documentos.
Autores como Jordi Serra, hablan de tres tipologas de tratamiento descriptivo,
desde su introduccin:
Descripcin manual, el usuario que describe el documento rellena los
atributos correspondientes en una ficha descriptiva que se asocia a cada

documento. (...). Este mtodo se utiliza preferentemente para catalogar
documentos en papel con el objetivo de integrarlos en un sistema hbrido.
Descripcin semiautomtica: algunas aplicaciones identifican zonas con
informacin descriptiva en documento con formatos normalizados y capturan los

datos de estas zonas para que el usuario complete posteriormente esta descripcin.
Este sistema se utiliza tanto en formularios electrnicos como en documentos de
imagen (...), es ptimo para aquellos entornos donde existe o se ha podido
implantar un alto grado de normalizacin en la creacin de documentos.
Descripcin automtica: (...). En este caso, la descripcin se informa a partir de
un anlisis de la cabecera de los documentos y del contexto funcional donde estos

documentos se estn usando. La descripcin automtica completa as un primer
estadio, utilizando la clasificacin como forma de asignar los documentos a un
proceso o una funcin de la organizacin (clustering) y hacer que hereden el ciclo
vital correspondiente a esa funcin. (...) se puede utilizar tambin para determinar
el perfil de datos descriptivos con un anlisis detallado, extrayendo del propio
contenido ms datos descriptivos mediante mtodos de indexacin automtica. La
descripcin automtica tiene su principal potencial en la general de los metadatos
de conservacin64.
64
TREA, 2008, p. 89-90.

4.8. Las publicaciones digitales

Los formatos de distribucin pblica de los instrumentos de descripcin
archivsticos ms empleados en la actualidad son las bases de datos o documentos
electrnicos accesibles en lnea, sin embargo, no son los nicos; se siguen
empleando las publicaciones de editoriales, monografas o publicaciones
peridicas.
El formato ms avanzado en la distribucin editorial son las
publicaciones digitales, definidas como: obras puestas a disposicin del pblico a

travs de un medio digital y destinadas a ser ledas a travs del dispositivos de
visualizacin de un ordenador convencional o de un instrumento informtico ad
hoc65. Entre las publicaciones digitales encontramos los libros digitales o
electrnicos; estos formatos necesitan para su lectura un dispositivo denominado
e-reader, este dispositivo tambin se le denomina e-book (denominacin que se
emplea tambin para el propio libro digital), se trata de un sistema porttil que
permite su empleo en cualquier lugar, tambin se pueden leer con un ordenador
personal. Estos ejemplares presentan las caractersticas de las publicaciones
analgicas tradicionales, como el nmero de ISBN si son monografas, y el ISSN,
si son publicaciones peridicas y son elaborados y distribuidos por editoriales. La
distribucin est limitada por derechos de autor, estn protegidos por las leyes de
propiedad intelectual, se pueden adquirir a travs de libreras que los distribuyen
en tiendas en lnea o bien a travs de bibliotecas, entre otros medios.
Ante la crisis econmica actual, la publicidad y distribucin de los
instrumentos de descripcin a travs de las monografas o publicaciones peridicas
en formato electrnico o digital, se presentan como la ms adecuada, desde el
punto de vista econmico. Incluso son medios ms econmicos que los sistemas de
gestin de bases de datos, que requieren constante actualizaciones de las
aplicaciones, as como, un mantenimiento por parte de los informticos, que
supone grandes costos a la administracin pblica.
65
CODINA, Lluis. El libro digital y la www, Madrid: Ediciones Tauro, 2000, p. 94-95.

Lluis Codina66 ha realizado la siguiente comparacin entre ambos tipos de

publicacin:
- El libro analgico puede contener letra impresa e imagen esttica, el libro digital
puede contener adems imagen animada y sonido.
- El libro analgico se puede leer sin aparatos convencionales, el libro digital
requiere aparatos adicionales.
- El libro analgico se imprime en papel, es un objeto de tres dimensiones, el libro
digital se imprime en una superficie de visualizacin de dos dimensiones en un
dispositivo informtico.
66
dem, p. 23.
CAPTULO 5. La publicidad de los Instrumentos / 405

CAPTULO 5
LA PUBLICIDAD DE LOS INSTRUMENTOS DE INFORMACIN
ARCHIVSTICA
1. Evolucin histrica de la publicidad de los instrumentos en Espaa
Desde el siglo XVIII las publicaciones relativas a los fondos documentales
de los archivos adoptarn la forma de colecciones de documentos o diplomticas, o
ediciones de fuentes1, estas publicaciones iban destinadas a un pblico erudito e
intelectual, su difusin estaba limitada a un grupo muy concreto de la sociedad, en
este siglo todava no se haba producido una apertura de los archivos al ciudadano
en general.
Estas obras incluan las transcripciones paleogrficas de los documentos
archivsticos ms interesantes, exista una corriente erudita, encargada de la
transcripcin de documentos de los fondos archivsticos. Algunas de estas
colecciones diplomticas, eran elaboradas por intelectuales e historiadores que
recopilaban fuentes documentales para realizar sus estudios histricos.
Aurelio Tanodi ha dedicado un artculo a la publicidad de los documentos
histricos2. Este autor seal los siguientes sistemas de publicacin: mediante un
instrumento de descripcin; mediante un extracto de resmenes (bien con palabras
del compilador, bien con palabras extradas de una transcripcin); mediante un
Mara del Carmen Rodrguez Lpez reflexion sobre este cambio sealando como posible causa
de la decadencia de esta tipologa de instrumentos de difusin: El desprestigio en que cayeron
estos instrumentos podra deberse a una reaccin a su anterior esplendor. El positivismo, que
despega en el siglo XIX, propici la proliferacin de monografas histricas y de la publicacin de
colecciones documentales de archivos (). Entre finales del siglo XIX y la primera mitad del siglo
XX se desat una polmica sobre la importancia de los trabajos del archivero polarizada, de una
parte, por quienes sostenan que ordenar e inventariar el material documental era la principal de sus
tareas, de la otras aquellos que sostenan que el archivero debe ser tambin historiador y debe el
mismo tambin redactar trabajos de historia. Esta autora ha realizado una edicin de fuentes en su
tesis relativa a los libros de actas municipales, en la actualidad esta tipologa de instrumentos de
difusin son realizados fundamentalmente por investigadores, puesto que los archivos
excepcionalmente realizan esta tipologa de instrumentos a no ser que se trata de exposiciones, o
publicaciones como: facsmiles y catlogos, En: El archivo: instrumento de descripcin y
consulta. Los libros de actas municipales de Astorga (Siglo XV). Universidad de Len, 2006. p.5859.
2
TANODI, Aurelio. En torno a la publicacin de documentos histricos. Separata de: Archivo
Hispalense, n 159-164, Sevilla, 1970, p. 9-20.

sistema de textos reducidos o textos manuscritos; o bien mediante la edicin de

textos completos, in-extenso, palabra por palabra. En la poca en la que Tanodi
escribi este pequeo estudio, ya exista la posibilidad de dar publicidad al
documento mediante la microfilmacin, sin embargo, como el propio archivero
seal, a la hora de hablar de las publicaciones, a pesar de poder presentar una
imagen del documento, es imposible mostrar la integridad de un documento en una
publicacin, ya que algunas de sus caractersticas se tendrn que omitir como: la
composicin
del
encuadernaciones,,
papel,
las
filigranas,
las
tintas,
los
sellos,
las
ninguna copia puede todava emular la realidad de un
documento, y quizs sea un buen facsmil3 el que ms se aproxime. En relacin a

esta ltima posibilidad se encuentra la dificultad de asumir los altos costes de
publicidad que puede ser, por ejemplo, publicar todo un fondo documental en
edicin facsmil o en imagen de alta calidad a todo color. Los costes no son slo
materiales, sino tambin humanos, del personal encargado de interpretar los
documentos, digitalizarlos, describirlos, Aunque llegsemos a incorporarlos a un
sistema integral de descripcin, a las dificultades sealadas se une las dificultades
de interpretacin de materiales anteriores a la poca contempornea, que requieren
conocimientos de paleografa, tal y como seal, A. Tanodi, cuarenta aos despus
nos seguimos encontrando con las mismas dificultades y las mismas necesidades
que se encontr el autor en su da.
En Espaa, la apertura y la democratizacin de los archivos se ve
influenciada por la revolucionaria Francia, sin embargo, a Espaa llegar con
medio siglo de retraso, su introduccin se producir a partir de mediados del siglo
XIX, a raz de la profesionalizacin de la historia en Espaa, tal y como seala
Jos Andrs-Gallego en su obra4. En este siglo, como he recogido en apartados
anteriores, se crea el Cuerpo Facultativo de Archivos, con una importante
formacin de su personal en las tcnicas historiogrficas: paleografa, la historia, la
diplomtica, que se impartirn a travs de la Escuela Diplomtica. Se crean nuevas
instituciones archivsticas, unas fruto de la necesidad de conservar el patrimonio
3
Un facsmil no puede ser igual que el original, lo mismo que no se puede realizar una restauracin
tal y como era un documento antes de su deterioro, porque se saltara la Ley de Patrimonio
Histrico Espaol al asimilarse la reproduccin del documento a una falsificacin del mismo.
4
ANDRS-GALLEGO, Jos. Historia de la historiografa espaola, Madrid, 2004.

de las instituciones desamortizadas, ubicado en el Real Academia de la Historia,

Archivo Histrico Nacional y los Archivos Provinciales de Hacienda, y otras,
debido al crecimiento de los fondos documentales de la administracin pblica y a
la mayor concienciacin de los gobiernos sobre la necesidad de conservar la
documentacin de las diferentes administraciones. Surgen en este contexto los
Archivos Centrales de los diferentes departamentos ministeriales y el Archivo
Central de Alcal de Henares. Se potencia el estudio de la historia en el mbito de
la enseanza tanto en los institutos, como en la universidad. Este inters por la
historia tambin se exalta en el mundo archivstico. Los propios archiveros ejercen
como autores o promotores de los estudios historiogrficos, es el caso de Manuel
Murgua5, que fue tan relevante en la investigacin histrica de Galicia que ha
pasado a los anales por su faceta de historiador y no de archivero. Lo mismo
sucedi con la figura de Jos Villaamil y Castro6, entre otros.
Manuel Antonio Martnez Murgua (Arteijo, La Corua, 1833 id., 1923) fue un historiador y
escritor espaol. Considerado el ms destacado impulsor del Rexurdimento gallego, fue el creador
de la Real Academia Gallega. En su obra en su faceta de historiador y archiveros podemos destacar
los siguientes ttulos: De las guerras de Galicia en el siglo XV y de su verdadero carcter, La
Corua, 1861.Historia de Galicia, T. I, Lugo, Soto Freire, 1865, T. II, Lugo, Soto Freire, 1866, T.
III, La Corua, Libr. de A. Martnez Salazar, 1888, Tomo IV, La Corua, Libr. de E. Carr Aldao,
1891, T.V, La Corua, 1911.Memoria relativa al Archivo Regional de Galicia, La Corua, 1871.El
foro, Madrid, Libr. de Bailly Bailliere, 1882.El arte en Santiago durante el siglo XVIII y noticia de
los artistas que florecieron en dicha ciudad y centuria, Madrid, Est. Tip. de Fernando F, 1884.
Apuntes histricos de la provincia de Pontevedra, folletn de La Temporada, Mondariz, Imp. del
Establecimiento, 1913.
[http://es.wikipedia.org/wiki/Manuel_Murgu%C3%Ada]
6
Jos Villaamil y Castro fue archivero, bibliotecario, anticuario e historiador, naci en Madrid el
12 de noviembre de 1838 y muri el 27 de septiembre de 1910. Escribi numerosas monografas y
artculos sobre temas histricos y arqueolgicos en peridicos y revistas de la poca: Museo
Espaol de Antigedades, El Arte en Espaa, Semanario Pintoresco Espaol, La Ilustracin
Gallega y Asturiana, etc. Adems, es autor de las siguientes obras: Discurso acerca de la situacin
del monte Medulio y sus incidencias histricas; Pinturas murales de la catedral de Mondoedo; La
catedral de Mondoedo. Su historia y descripcin, sus pinturas, murales, accesorios, mobiliario,
bronces y orfebrera, vestiduras y ropas sagradas; Crnica de la provincia de Lugo; Descripcin
histrico-artstico-arqueolgica de la catedral de Santiago; San Froiln y su siglo en sus mutuas
relaciones; La industria primitiva de Galicia; Los cdigos de las Iglesias de Galicia en la Edad
Media. Estudio histrico-bibliogrfico; Colonias griegas en Galicia: su historia y su influjo bajo los
aspectos econmico y social; La polica balnearia segn nuestros fueros municipales. Estudio
histrico; Origen de los foros en Galicia; La abolicin de los foros; Lugo. La muralla y otras
antigedades; La Arqueologa Sagrada en la Exposicin de Lugo; La Catedral de Santiago. Breve
descripcin histrica, con la planta y un diseo iconogrfico;...
[etc. http://www.galegos.info/jose-villaamil-y-castro]

Una de las publicaciones a travs de la que se van a difundir la

investigaciones y trabajos de los historiadores y archiveros, ser el Boletn de la
Real Academia de la Historia, creado en el ao 1877. La Real Academia de la
Historia, fue precursora de la profesionalizacin de la historia y de los archivos;
particip, al igual que los archiveros, en la difusin de los archivos, a travs de su
Boletn y diversas publicaciones, entre las que podemos encontrar autnticos
instrumentos de difusin de los fondos documentales ms propios de un archivo
que de una institucin dedicada a la investigacin, tal es el caso del Memorial
Histrico Espaol. Coleccin de documentos, opsculos y antigedades,
publicado en 47 volmenes entre 1851 y 1918; o la Coleccin de documentos
inditos relativos al descubrimiento, conquista y colonizacin de las posesiones
espaolas en Amrica y Oceana, sacados bajo la direccin de J.F. Pacheco, F. de
Crdenas, L. Torres de Mendoza. La Real Academia de la Historia atesora
colecciones de documentos recopiladas en los diferentes archivos, formadas a lo
largo de su vida por diferentes historiadores, destinadas a fines fundamentalmente
de investigacin histrica, de las que se han elaborado diversos catlogos para su
difusin, como es el caso de ndice de la coleccin de Don Luis de Salazar y
Castro o el Catlogo de la coleccin de D. Juan Bautista Muoz.
Los medios de difusin empleados por los archivos han sido mltiples,
estas publicaciones con carcter peridico o no, pueden ser generadas desde los
propios servicios archivsticos o a travs de publicaciones que no son estrictamente
archivsticas, y que tratan temas histricos y documentales.
Desde mediados del siglo XIX por medio de diversas Reales rdenes se
mand la publicacin de los instrumentos de la Corona de Aragn. En la Real
Orden de 28 de marzo de 1846, la reina Isabel II ordenaba la publicacin de la
coleccin de actas de cortes y otros documentos del archivo, el encargado de
realizar dichas publicaciones y referenciar la documentacin fue el archivero de la
Corona de Aragn. En la citada Real Orden se indicaban dos formas de publicidad
de la informacin, por entregas mensuales o quincenales. Por Real Orden de 7 de
julio de 1846, se destinan partidas presupuestarias del Estado para la publicidad de
los documentos de la Corona de Aragn, y por Real Orden de 28 de abril de 1847,

se dictan las instrucciones para la publicacin y se indica el nmero de ejemplares

que no poda superar los 1000, de los que se remitan 200 al Ministerio para la
distribucin. En el expediente relativo a la publicacin de los documentos de la
Corona de Aragn se presenta la relacin de tomos que se publicaron, y los aos,
la coleccin se public desde 1847 hasta 1876, con una parada durante algunos
aos7. Los documentos fueron publicados como copia literal y transcripcin de los
originales, bajo el ttulo de Coleccin de Documentos Inditos de la Corona de
Aragn.
El Archivo de la Corona de Aragn no fue el nico que realiz
publicaciones de sus documentos durante el siglo XIX, en marzo de 1867, el
Ministerio de Instruccin remite al Comisario Regio del Archivo Histrico
Nacional una Real Orden en la que se comunicaba la publicacin anual en formato
de volumen de los ndices del Archivo Histrico Nacional, con cargo al captulo
veinte y dos artculo nico del presupuesto del Ministerio de Instruccin Pblica8.
La publicacin de los instrumentos de descripcin fue una preocupacin
constante del Ministerio encargado del patrimonio documental. Una Real Orden de
14 de enero de 1893 de la Direccin General de Instruccin Pblica, impuls la
elaboracin y la publicacin de los catlogos de archivos, bibliotecas y museos,
con el objetivo de que estos instrumentos transcendieran y se acercaran a un
pblico ms amplio, en la Real Orden se mostraban las dificultades econmicas y
de personal para llevar a cabo esta labor de publicidad9.
El inters por la publicacin de instrumentos de referencia de los
documentos de archivos no slo se manifest desde las instituciones gobernantes,
el propio personal a cargo de los archivos mostr una gran preocupacin, desde
fechas muy tempranas, por dar publicidad a los documentos de archivo; esta
inquietud que llev, incluso, a dedicar horas extraordinarias no remuneradas a los
funcionarios del cuerpo, se puede ver en el caso de un ayudante del Archivo
7
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Expediente de publicacin de los

documentos inditos del Archivo de la Corona de Aragn, 1846, Legajo 6545-10, Caja. 31,6963.
8
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Real Orden del Ministerio de
Instruccin Pblica del 2 de marzo de 1867, Madrid, Caja. 31,6964.
9
Vid. Anexo X.

Central General que solicit en el ao 1871 permiso para estudiar, copiar y

publicar, en horas extraordinarias de trabajo, documentos del archivo; la
autorizacin de estos trabajos se public en la Revista de Archivos, Bibliotecas y
Museos10.
Durante el siglo XIX se llevaron a cabo importantes publicaciones con gran
difusin como el Anuario del Cuerpo Facultativo de Archivos11, a travs del cual
se daba noticia sobre los fondos documentales, los trabajos de descripcin y los
instrumentos de descripcin de los archivos regidos por el Cuerpo, as como de la
historia de los fondos documentales y de las instituciones que los conservaban,
basndose en las memorias que remitan los archivos al Ministerio. Las partidas
destinadas a estas publicaciones aparecen reflejadas en los expedientes del
Ministerio de Fomento.
Desde finales del siglo XIX, el Ministerio de Fomento potenci el
intercambio
internacional
de
publicaciones
cientficas
literarias,
fundamentalmente, con aquellos pases que remitan monografas y publicaciones

peridicas producidas en sus propios territorios, como es el caso de Francia, Italia,
Blgica y Portugal.
El 1 de abril de 191812 Francisco Rodrguez Marn, en nombre de la
Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, remiti un oficio a los archivos, entre
ellos, al del Ministerio de Instruccin Pblica, en el que se daba indicaciones para
la publicacin de las Guas de los Establecimientos. En el oficio, se hablaba de la
labor de difusin de la revista que se haba iniciado con los Anuarios en los aos
1881 y 1882, que considera ya desfasados debido a la incorporacin de nuevos
archivos y nuevos datos con las memorias aportadas por los nuevos
establecimientos. Se reseaba entre las funciones de la gua la difusin de los
fondos documentales y los archivos entre los investigadores. En el oficio se peda
10
Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, n 13, 31 de agosto de 1871.

Anuario del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios Madrid: Cuerpo
Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios, 1882.
Anuario del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios Madrid: Cuerpo
Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios, 1883.
12
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Fomento. Legajo 17.315.
11

la remisin en el plazo de tres meses de las nuevas memorias y se daban

instrucciones para su elaboracin, tambin desde el punto de vista del diseo: se
aconsejaba la ilustracin con fotografas de los edificios, si tenan un carcter
artstico o monumental; la incorporacin de planos de los establecimientos y vistas
de sus salas; la inclusin de reproducciones de documentos interesantes como
cdices, miniaturas, manuscritos, libros y objetos arqueolgicos de extraordinario
valor. Y se indicaba pautas para la elaboracin de su contenido: I. Resea
histrica del Establecimiento. Descripcin del local que ocupa. II. Organizacin y
clasificacin del Archivo. Determinacin e historia de sus procedencias. Divisin
de stas por secciones y subdivisiones, exponiendo el contenido de cada una, el
periodo de tiempo que abraza y el nmero de legajos, expedientes o documentos.
III. Relacin de las principales colecciones de documentos, cdices, cartularios,
manuscritos, incunables y libros raros y preciosos, indicando, si es posible, su
procedencia, y sin han sido publicados. IV. Estado en el que se encuentran la
redaccin de los ndices y los trabajos de organizacin del Archivo. (Los datos
deben de ser exactos y precisos, pero sin detallar los servicios prestados por cada
funcionario). Sistema de redaccin de los ndices y de las papeletas (excepto en los
archivos de las Delegaciones de Hacienda). V. Estadstica del servicio oficial y
pblico. Adquisiciones y aumentos de los fondos desde 1901 a fines de 1914. VI.
Resea de los Archivos existentes en la provincia, y que no estn a cargo del
Cuerpo (archivos de los cabildos catedrales, de Protocolos, de Ayuntamientos,
Diputaciones, Corporaciones pblicas, etc.). VII. Descripcin de la biblioteca del
Archivo (si la hubiere), con arreglo al Cuestionario especial para las bibliotecas.
VIII. Reformas necesarias en la organizacin y en el material. Plantilla del
personal. La revista adems se reservaba el derecho a modificar las Memorias
para su publicacin.
La II Repblica fue una poca de grandes intenciones legislativas en cuanto
a la promocin e impulso de las publicaciones de archivos, sin embargo, los
resultados en la realidad prctica no cumplieron los objetivos esperados, tal y
como se puede observar en la escasez de publicaciones de archivos durante este
periodo en las grficas presentadas en el Anexo VIII.

El Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes, remiti a los Directores

y Jefes de establecimientos de Archivos, Bibliotecas y Museos una OrdenCircular, fechada el 22 de noviembre de 1933, en la que se encomendaba la misin
de redactar trimestralmente un informe detallado de los trabajos que desarrollaban
los centros. En esta orden se indicaba: No basta el trabajo oscuro, callado y con
frecuencia desconocido, sino que es necesario que los catlogos e ndices salgan a
la luz, para atraer y orientar al futuro investigador, distrado o acaso ignorante de
lo que puede aprender. La especfica misin del Cuerpo de Archiveros,
Bibliotecarios y Arquelogos, ms que guardar y conservar, es captar la curiosidad
del estudioso, fomentar su vocacin, despertar anhelos, provocar aficiones,
mediante la publicidad de las investigaciones que practique. En la Orden se
detallaban las informaciones que deban de contenerse en la Memoria: estado de
los establecimientos, estadstica del servicio pblico y reformas llevadas a cabo,
demandas de modificaciones que la experiencia acredita como necesarias,
iniciativas tcnicas a adoptar, peticiones razonadas e investigadores y lectores,
labor cultural y administrativo, publicaciones que se realizaban y si estas se
hallaban en preparacin o ultimadas. A raz de esta Orden-Circular, se cre el
Consejo Asesor13, como organismo complementario de la Junta Facultativa del
Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos con la finalidad de fomentar
y desarrollar las actividades del Cuerpo. El fin principal del Consejo era procurar
la activacin y la aceleracin de la publicacin de inventarios e ndices de los
fondos histricos, arqueolgicos y bibliogrficos de cada establecimiento. Con la
Junta tena que decidir si se aceptaba o no publicar obras el Cuerpo, la concesin
de premios a los autores de dichas obras, la concesin de pensiones para viajes de
estudio,...
El Gobierno de la Repblica quiso dar una mayor difusin del patrimonio
archivstico y bibliotecario de las instituciones eclesisticas. La Repblica
persegua dar transparencia a estos documentos, normalmente, caracterizados por
su reserva. El Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes estableci por
13
Decreto de 30 de diciembre de 1932 de creacin del Consejo Asesor de Archivos, Bibliotecas y

Museos (Gaceta de Madrid, 6 de enero de 1933).

Decreto del ao 193414 la Junta Auxiliadora y Protectora de las Bibliotecas y

Archivos con la finalidad de llevar a cabo la ordenacin de los fondos
documentales y bibliogrficos y la formacin de catlogos e inventarios. La Junta
era la encargada de llevar a cabo los planes generales de trabajo encaminados a
realizar la instalacin de los fondos manuscritos e impresos de las bibliotecas y
archivos eclesisticos, que haban pasado a ser propiedad del Estado. Adems
estaba autorizada para imprimir los catlogos relativos a dichos fondos
documentales. Las obras publicadas por la Junta eran propiedad del Ministerio de
Instruccin Pblica y Bellas Artes, quien se encargaba de distribuirlas.
En cuanto a la publicacin de instrumentos de descripcin durante el
periodo de la Guerra Civil es casi nulo. Durante el ao 1937, slo encontramos una
obra relativa a la descripcin de documentos de archivos, publicada por el Archivo
General de Simancas, que recoge la documentacin existente en el archivo sobre la
introduccin y la distribucin de la quina15. Existen otras publicaciones con
finalidades de propaganda de guerra y no como instrumentos propiamente
archivsticos, si bien, son muestras del destino de muchos documentos en las
contiendas, que se convierten en elementos publicitarios de los bandos en
conflicto. Ejemplo de este tipo de publicaciones es la obra titulada: Como combate
el enemigo: Coleccin de documentos apresados a los rebeldes16, publicada en el
ao 1938 por el Ministerio de Defensa Nacional.
Los archivos han tenido a lo largo de la historia contempornea sus propios
rganos de comunicacin; algunos han sido fundamentales, los rganos de
expresin del Cuerpo Facultativo fueron: la Revista de Archivos, Bibliotecas y
Museos, que se edit desde el ao 1871; y el Boletn de la Direccin General de
Archivos y Bibliotecas, que se edit desde mediados del siglo XX. Ambas revistas
recogieron mltiples referencias de publicaciones sobre manuales de descripcin y
14
Decreto de 24 de noviembre de 1933 de creacin de la Junta Auxiliadora y protectora de las

bibliotecas y archivos eclesisticos. (Coleccin Legislativa de Instruccin Pblica, ao 1934, p.
748)
15
ARRIBAS ARRANZ, Filemn. Papeles sobre la introduccin y distribucin de la quina en
Espaa, Archivo General de Simancas, Valladolid, 1937.
16
Ejrcito de maniobra. Estado Mayor. Como combate el enemigo: Coleccin de documentos
apresados a los rebeldes. Madrid: Imprenta y Talleres del Ministerio de Defensa, 1938.

catalogacin de archivos; novedades tanto a nivel nacional como internacional;

noticias sobre la publicacin de instrumentos de descripcin; trabajos de
investigacin sobre los fondos documentales archivsticos, as como sobre el
tratamiento de los mismos. Aunque la revista, tal y como seala Gonzlez Garca,
se centr ms en artculos de carcter histrico, diplomtico y paleogrfico que en
documentos tcnicos y profesionales17, incluso public el avance de los trabajos de
los archivos, es el caso de una resea publicada en los aos 1902 y 1903 bajo el
ttulo de Trabajos de catalogacin e instalacin. Noticias del Archivo General de
Simancas18. Con la guerra se detiene la publicacin de la Revista de Archivos,
pero tras el periodo conflictivo, aparecer un nuevo rgano de expresin, el
Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, que se edita entre el
ao 1952 y el ao 1974.
En un mbito ms particular surgir la revista ANABA, en el seno de la
Asociacin Nacional de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos, que se funda en
el ao 1949, con importantes referencias sobre publicaciones de archivos, que son
el reflejo de los trabajos de los archiveros y su evolucin. Su edicin se prolonga a
nuestros das.
El tema de Las Publicaciones de Archivos19, fue estudiado por Antonio
Matilla Tascn en el ao 1964, a raz de la preparacin de una ponencia para el V
Congreso Internacional de Archivos que se celebr en Bruselas. Matilla Tascn
realiz un cuestionario en diversos pases entre los que se encontraba Espaa. Los
resultados de las encuestas, que en el caso de Espaa (unos de los poco pases que
respondi las encuestas, sobre todo, los archivos centrales y municipales),
muestran que en nuestro pas: se prefera publicar catlogos a inventarios; durante
el periodo de realizacin de la encuesta se publican tambin gran nmero de guas;
en cuanto a la normalizacin del formato; el tamao preferido era el cuarto (UNE:
140 por 210 cm.); se colaboraba en la publicacin de las obras con otras
17
GONZLEZ GARCA, Pedro. Los archivos espaoles y el Cuerpo Facultativo. En: Sic vos
non vobis: 150 aos de archiveros y bibliotecarios, Madrid: Biblioteca Nacional, 2008, p. 70.
18
Revista de archivos, bibliotecas y museos. 3 poca, tomo 6, 1902-1, p. 26, tomo 7 1902-2, p. 222
y tomo 8, 1903-1, p. 236.
19
MATILLA TASCN, Antonio. Publicaciones de archivos. En: Boletn de la Direccin
General de Archivos y Bibliotecas, n 79, septiembre-octubre, 1964.

instituciones, tanto nacionales como extranjeras; se contaba con una Gua genrica
de los fondos documentales del pas en el ao 1916 y otra publicada en el nmero
64 del Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas en el ao 1962;
se realizaban guas20 por fondos o series documentales, y raramente por materias.
Espaa era de los pocos pases en los que se elaboraban ndices exentos,
que no forman parte de otros instrumentos u obras. La mayora de los catlogos
que se realizan en este momento corresponde con fondos documentales
medievales. En cuanto a las normas que se siguen en la elaboracin de las fichas
catalogrficas de archivo, no exista una norma de carcter internacional y, en
nuestro pas, como seal el autor: ms que norma hay un uso o costumbre que
hace sean muy semejantes las fichas de los diferentes catlogos. Se seala adems
la existencia de normas para la realizacin de transcripciones publicadas por el
Consejo Superior de Investigaciones Cientficas21.
Aparte de las publicaciones estatales, Espaa tendr presencia en los
organismos internacionales desde el ao 1956, cuando se celebra el I Congreso
Internacional de Archivos en Florencia. Se enviar como representante de Espaa
a Juan Ernesto Martnez Ferrando, que formar parte del Comit Ejecutivo del
20
Se incluyen los elementos que suelen tener las guas:

I. Informacin general sobre el edificio y el personal
II. Historia del Archivo
III. Carcter de los fondos
IV. Cuadro de clasificacin de los fondos
V. Bibliografa general del archivo
VI. Descripcin de los fondos, con los siguientes datos cada unos: a) Ttulo del fondo, b)
Historia de la institucin u organismo de que procede, y explicacin general de la ndole
de la documentacin, su grado actual, de clasificacin y ordenacin, y estado de
conservacin, c) Para cada serie del fondo: 1. Nmero y ttulo de la serie, 2. Los
conceptos, asuntos, temas o materias que comprende (todos o los ms importantes), las
fechas extremas, volumen, expresado en nmero de unidades de conservacin, signatura
que indique el lugar de colocacin, d) Notas, si son precisas, e) Bibliografa: 1. de la
institucin; 2. Del fondo, incluyendo los instrumentos de referencia (impresos o
manuscritos), y facilidades de consulta, 3. Temas a que el fondo puede servir de fuente.
VII. Servicios del archivo: Laboratorio, fotogrfico. Taller de restauracin, Biblioteca,...
VIII. ndice analtico de la gua.
IX. Ilustraciones: Lminas, etc.
X. ndice general.
21
CONSEJO SUPERIOR DE INVESTIGACIONES CIENTFICAS. ESCUELA DE ESTUDIOS
MEDIEVALES. Normas de transcripcin y edicin de textos y documentos, Madrid, 1944.

Congreso Internacional de Archivos22, a partir de este momento Espaa participar

en sus rganos de expresin y en la elaboracin de sus textos tcnicos.
En muy pocas ocasiones, las instrucciones de catalogacin han incluido
recomendaciones para la publicacin de los catlogos, salvo las instrucciones de
catalogacin de manuscritos compartidas tanto por Archivos como por Bibliotecas,
publicada en el ao 195723. En esta norma se recomendaba: la agrupacin por
orden topogrfico; la claridad, la concisin y el fcil manejo; el empleo de
diferentes tipos de imprenta en su composicin; adems de la inclusin de
diferentes ndices: lista de manuscritos fechados, lista de encuadernaciones, lista
de equivalencias, o ndice de initia de obras inditas. Hoy en da se siguen las
normas ISO para la realizacin de publicaciones.
El Ministerio de Educacin y Ciencia public desde el ao 1959 hasta el
ao 1986 la Gua de investigadores. En el ao 1974 se procedi a la mecanizacin
de estas guas en las que se incluan noticias de personas, temas y archivos, tanto
estatales, como eclesisticos, as como de la administracin local.
Con respecto a la poltica de las publicaciones. La actuacin del Ministerio
de Educacin o Cultura, segn las pocas se orient tanto a la publicacin de los
catlogos, inventarios, ndices,..., preparados en los propios centros archivsticos,
estatales o no, como a las subvenciones a publicaciones realizadas por los
investigadores, que no eran personal de plantilla del Ministerio.
La difusin de las publicaciones sobre archivos subvencionadas por el
Ministerio de Educacin primero y luego por el Ministerio de Cultura se ha
realizado a travs del Catlogo de la Oficina de Publicaciones24. Esta dependencia
pas de la Junta Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos a la Direccin General
22
GONZLEZ GARCA, Pedro. Los archivos espaoles y el Cuerpo Facultativo. En: Sic vos
non vobis: 150 aos de archiveros y bibliotecarios, Madrid: Biblioteca Nacional, 2008, p. 76.
23
Instrucciones para la catalogacin de manuscritos. En: Boletn de la Direccin General de
24
La Oficina de Publicaciones de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas se crea por Orden
de 28 de marzo de 1966. Antes de la creacin de la Oficina de Publicaciones, el Servicio de
Publicaciones se encontraba bajo dependencia directa e inmediata de la Secretara de la Junta
Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos por Orden Ministerial de 30 de junio de 1959 que
reorganiz el Servicio de Publicaciones de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas.

de Archivos y Bibliotecas, debido a las dificultades de direccin y administracin

del servicio que se encontraba disgregado en diversos organismos y que supuso un
freno en la publicacin de la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos. La Junta
se encargaba de realizar las publicaciones tanto de la Direccin General de
Archivos y Bibliotecas, como de los centros dependientes de ella; de la direccin
de la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y del Boletn de la Direccin
General de Archivos y Bibliotecas, as como de la supervisin tcnica de las obras
originales, impresin, depsito, administracin y distribucin de los libros,
revistas, boletines y folletos.
Para centralizar la difusin de publicaciones sobre archivos y patrimonio
documental, el Ministerio de Educacin y Ciencia cre en el ao 1977, por Real
Decreto25, el CIDA (Centro de Informacin Documental de Archivos). En este
centro se estableci un PIC (Punto de Informacin Cultural) del Ministerio, cuyo
cometido principal era hacer accesibles, tanto a los archiveros como a los
investigadores, los instrumentos de informacin archivstica creados tanto en el
mbito espaol como iberoamericano. Disponibles en soporte informtico, pues en
este momento, no exista todava la posibilidad de un acceso en lnea a esta
informacin. A parte, este centro contaba con una biblioteca auxiliar sobre
archivstica, fuentes documentales y ciencias relacionadas con la archivstica,
convirtindose en un importante difusor de la literatura archivstica y por tanto,
tambin de las publicaciones sobre instrumentos de descripcin.
El CIDA contaba en sus inicios como diversas bases de datos, destacan
fundamentalmente dos: CARC, que se trataba de un censo-gua de los archivos
pblicos y privados de Espaa e Iberoamrica, y la base de datos CIDA, que
centralizaba las guas de fuentes documentales26. Tanto la gua de fuentes
documentales como el censo-gua estn disponibles actualmente en Internet, al
igual que el catlogo bibliogrfico y un repertorio de legislacin histrica de
archivos. Otras bases de datos que tuvo el CIDA, fue la denominada BARC, que
25
Real Decreto 2258/1977, de 27 de agosto y Orden de 7 de agosto de 1978 del Ministerio de

Cultura.
26
MONTEJO, ngel. CIDA. Centro de Informacin Documental. En: Mtodos de Informacin,
Vol. 4, N 17-18, marzo-mayo, 1997, p.71-73.

era como se denominaba el catlogo bibliogrfico del CIDA, hoy en da, la base de
datos bibliogrfica del CIDA incluye no slo la bibliografa del CIDA, sino que
adems, cuenta con la bibliografa de las bibliotecas de los centros archivsticos.
El CIDA edita desde hace dcadas un Boletn de Informacin, con
referencias bibliogrficas de las ltimas novedades, hoy en da, este boletn es
accesible a travs de Internet.
Algo menos comn en los archivos es la publicidad de los listados de
instrumentos de descripcin que poseen y que no estn distribuidos fuera del
archivo. Sin embargo, el Archivo del Reino de Galicia public en el ao 1993 su
Catlogo de Instrumentos de Descripcin Documental y Bibliogrfica27,
organizado por el cuadro de clasificacin del archivo, por fondos documentales.
Este instrumento es idneo para ver la evolucin de los instrumentos de
descripcin en una institucin archivstica, vemos que se incluyen obras de
investigacin, reglamentos, inventarios, catlogos, guas generales, de fuentes
documentales, catlogos de adquisiciones, catlogos de difusin, directorios de
archivos, catlogos de diversos materiales del archivo, como cartografa, folletos,
publicaciones de revistas, informes, memorias, ndices, bases de datos. Son
instrumentos de descripcin y difusin publicados y no publicados, en diversos
formatos, como bases de datos, fichas manuscritas, mecanografiados. Cada
instrumento va acompaado de su ficha descriptiva, que es variable segn el tipo
de instrumento. Si es un documento publicado sigue las normas de publicacin, si
no incluye una referencia con el nmero, ttulo, el orden de presentacin
(alfabtico, cronolgico,...), las fechas extremas del fondo, caractersticas fsicas,
autor, y data tpica y crnica, contenido, acompaa, corre unido, anexos, si est en
curso o en cambio de soporte,..., al final de la publicacin incluye un ndice.
27
LPEZ GMEZ, Pedro. Catlogo de instrumentos de descripcin documental y bibliogrfica,

Archivo do Reino de Galicia, Xunta de Galicia, La Corua, 1993

2. Anlisis de la publicidad de los instrumentos de descripcin a travs del

OPAC de la Biblioteca Nacional Espaola y el CIDA (Centro de Informacin
Documental de Archivos)
Para conocer la realidad estadstica de la evolucin de la bibliografa
relativa a la publicacin de instrumentos de descripcin, en el caso concreto de
Espaa, desde el siglo XIX hasta la actualidad, he realizado un vaciado de las
obras incluidas en los OPACs de la Biblioteca Nacional de Espaa y el Centro
Informacin Documental de Archivos. He seleccionado la Biblioteca Nacional,
porque es la principal biblioteca de conservacin de Espaa; sus colecciones se
remontan incluso a pocas anteriores del periodo estudiado, adems de ser el
centro encargado del depsito legal, lo que supone que toda obra que lo solicita
forma parte de su fondo documental. Y he seleccionado el CIDA, por ser el
principal centro nacional de documentacin bibliogrfica archivstica, si bien el
CIDA, es ms reciente, posee las colecciones bibliogrficas de centros que le
antecedieron y es un centro de documentacin que se dedica a la adquisicin de
obras cuya temtica principal es la archivstica, la historia institucional, la
legislacin sobre archivos, y por tanto, tambin relativas a la publicidad de
Para realizar el anlisis he procedido al vaciado de la bibliografa por
tipologa de instrumentos de descripcin: gua, gua-inventario, gua-inventariondice, inventario, clasificacin-tesauro, catlogo, catlogo de exposiciones,
Estos son los trminos de bsqueda que se han empleado. Los resultados
alcanzados han sido un total de setecientos instrumentos de descripcin en la
Biblioteca Nacional y un total de mil en el CIDA. Es posible que no se haya
recuperado la totalidad de los instrumentos de descripcin publicitados en Espaa,
pero el nmero obtenido es suficiente para determinar una estadstica de
produccin y evolucin de los instrumentos de descripcin.
El resultado del vaciado de ambos OPACs se ha plasmado en diversas
grficas que se pueden consultar en el Anexo VIII, cuyo anlisis se recoge a
continuacin:

En las dos primeras grficas (A y B), podemos ver como han crecido
cuantitativamente en un amplio periodo cronolgico las publicaciones de
instrumentos de descripcin en ambos OPACs. Como se puede observar ambas
estadsticas son diversas pero podemos encontrar paralelismos. En ambas
reconocemos como hasta los aos cincuenta no empieza apenas a destacar el
nmero de publicaciones, siendo en las dcadas de los ochenta y noventa cuando
se produce un crecimiento sin precedentes del nmero de obras, para continuar con
una nueva cada en la primera dcada del siglo XXI. A pesar de la importancia de
la descripcin de los archivos durante el siglo XIX y comienzos del siglo XX28, el
nmero de obras que encontramos con los trminos de bsqueda seleccionados es
mnimo, los trabajos archivsticos, quedan en la sombra de los archivos, o se
publicitan a travs de investigaciones histricas y no archivsticas. En estas dos
primeras grficas el instrumento de descripcin que ms destaca cuantitativamente
y en duracin temporal es el inventario, destacando sobre todo, en el ao 1999, el
nmero de catlogos incluidos en ambos OPACs, con un total de 80, en la
Biblioteca Nacional, y 140, en el CIDA.
El tipo de instrumento de descripcin que ha tenido mayor difusin ha sido
el catlogo, seguido muy de cerca por el inventario. Ambos tipos de documentos,
en muchas ocasiones, se confunden en su terminologa, es un dato importante a la
hora de analizar la publicidad de estos instrumentos. A continuacin los
instrumentos ms publicados han sido las guas, los tesauros, ndices,29. Otras de
las cuestiones que se pueden observar es la gran variedad de tipologas de
instrumentos de descripcin que nos podemos encontrar en ambos centros,
fundamentalmente, de instrumentos que mezclan varios tipos de instrumentos de
descripcin, como es caso de la tipologa de gua-inventario-ndice.
28
A travs de la gran cantidad de informes y documentos de trabajo de los archivos en el vaciado

de documentos en el Archivo General de la Administracin, he podido verificar la importancia de
los trabajos de descripcin en los archivos durante este periodo, sin embargo, esta dinmica no se
observa en la publicacin de los trabajos. Algo semejante sucede en nuestros das, por este
motivo, es muy complejo ver el trabajo real de los archivos en las publicaciones de instrumentos de
descripcin en los ltimos aos, en que los trabajos de descripcin no se pueden medir por
cantidad de publicaciones, porque la publicidad no es impresa sino digital, que todava resulta
compleja de medir.
29
Vid. Anexo X.

En nuestros das, se ha producido una cada de la publicacin impresa de

los instrumentos de descripcin frente a las publicaciones digitales, como
consecuencia de la adopcin de la Web como herramienta en los archivos, que
prefieren dar publicidad a sus instrumentos a travs de Internet. En las pginas
Web de los archivos podemos ver publicados diversos instrumentos de
descripcin, la mayora de los archivos que tiene presencia en Internet al menos
tiene una gua y un cuadro de clasificacin de sus fondos documentales. Aquellos
archivos que cuentan con ms recursos pueden llegar a incluir en sus pginas Web
una base de datos para realizar bsquedas en el catlogo con imagen digital del
documento vinculada. Ms escasamente nos encontramos sitios Web para
compartir recursos como ocurre en el mbito de las bibliotecas.
En la actualidad, la estadstica de publicidad ya no se mide por el nmero
de publicaciones, se mide por cantidad de registros publicados con o sin imagen en
los repositorios, bases de datos, recursos digitales, que mantienen una cierta
continuidad en el tiempo y en el espacio Web. Los datos de las guas, inventarios y
catlogos se van actualizando y mejorando en los sistemas de gestin y
publicacin de archivos, como es el caso de PARES, a medida que avanzan los
trabajos e investigaciones sobre los fondos documentales o se incorporan nuevos
fondos documentales.
En las siguientes grficas (C-N), se recoge la publicidad de los instrumentos de
descripcin por dcadas en ambos OPACs, vemos una cierta dinmica comn en
cuanto a que el instrumento que ms vuelve a destacar es el inventario. En estas
grficas se puede observar con ms detalle la tipologa de instrumentos de
descripcin predominante en cada dcada y por OPAC. En ninguna dcada se
produce una coincidencia absoluta de los resultado de ambos OPACs en cuanto a
la preeminencia y el nmero de tipologas de instrumentos de descripcin, aunque
si vemos una cercana en algunas dcadas, como en los aos veinte, en la que hay
inventarios, guas y tesauros en ambas grficas; lo mismo sucede en los aos
cincuenta donde en ambas grficas nos encontramos con una gran variedad de
tipologas; al igual que vuelve a suceder en la dcada de los noventa y primera
dcada del siglo XXI, en la que existe tambin una similitud entre ambas grficas.

Tambin se puede ver como a medida que avanza el tiempo aumenta la variedad
de tipologas de instrumentos de descripcin publicitados, circunstancias que se
puede reconocer en los resultado de ambos OPACs, quizs de una manera ms
clara que en las primeras grficas que he comentado. En las ltimas dcadas ha
aumentado la variedad de instrumentos de descripcin y se muestra
fundamentalmente en la publicidad, esta variedad tienen su origen tambin en la
diversidad del pblico que accede al archivo, no es lo mismo, una obra orientada a
cualquier usuario que a un investigador. Un instrumento que no se ha reflejado en
el presente anlisis debido a la dificultad para buscar en los OPACS, pero que
resulta de gran importancia en el archivo es el folleto, la produccin de estos ha
aumentado en los ltimos aos, debido a las actividades de difusin que se realizan
en los archivos y que van orientadas al pblico en general, pero tambin debido a
que ha aumentado el nmero de usuarios en las salas de investigacin, este
instrumento que debe estar siempre presente en el acceso de los usuarios al centro,
tiene como funcin dar una primera orientacin en el archivo.
En las ltimas grficas (O-U), se muestra una evolucin cronolgica
paralela en ambos OPACs de cada tipologa de instrumento de descripcin. En
todos los casos, vemos como la grfica despunta fundamentalmente al final del
periodo cronolgico, y luego experimenta una cada en pico al final. Esta cada
representa el periodo actual, no significa que ya no se produzcan instrumentos de
descripcin, representa el cambio radical que se ha producido en la publicidad de
los instrumentos, sobre todo, en los ltimos aos. En la grfica O, vemos que las
guas se han producido durante todo el periodo cronolgico, con pocas de mayor
o menor produccin, y as se refleja en las relaciones de ambos OPACs. En la
grfica P, se observa como las guas-inventarios se publicitan desde la dcada de
los cuarenta, la mayor coleccin se observa en la Biblioteca Nacional. La grfica
Q, muestra la produccin de gua-inventario-ndice desde la dcada de los aos
setenta. La grfica R, muestra la importancia cuantitativa de los inventarios pero
tambin la continuidad en su publicidad en ambos OPACs. La grfica S,
representa un quiebro entre ambos OPACs frente a las anteriores que son bastante
uniformes,
el
CIDA
presenta
una
coleccin
de
instrumentos
de
clasificacin/tesauro/inventarios ms importante a lo largo de todo el periodo

cronolgico que la Biblioteca Nacional. La grfica T, muestra como los catlogos

se han producido a lo largo de todo el periodo como sucede con las guas con
pocas de mayor produccin y menor produccin en los resultados de ambos
OPACs. En la ltima grfica, la U, se puede observar como los catlogos de
exposiciones se producen desde los aos cincuenta, mostrando la creciente
importancia de las actividades de difusin, que hoy en da continan en
importancia, e incluso, se han hecho ms relevantes que en otras pocas. En este
ltimo caso, la publicidad a travs de la Web mediante videos y catlogos
digitales, est desplazando los grandes catlogos impresos que son ms costosos y
difciles de elaborar.
3. Marketing y calidad en la creacin de productos de descripcin
archivsticos
Una de las funciones que est adquiriendo ms peso en el mundo cultural,
es la difusin del archivo mediante mltiples frmulas, entre las ms clsicas nos
encontramos los servicios educativos, las visitas a los centros, la organizacin de
exposiciones, y entre las ms novedosas, el empleo de Internet para la difusin de
la informacin y documentacin archivstica. Incluso las tcnicas del mercado
libre se han impuesto en el mundo cultural, en el que se estn adoptando trminos
tales como polticas de marketing, el merchandising, industrias culturales,
publicidad30,...
La apertura del acceso del ciudadano a los archivos se inicia a mediados del
siglo XIX por Real Orden de Isabel II, que en un primer momento estableci un
acceso restringido a los archivos, al establecer como nicos usuarios a los
investigadores, convirtindose en los principales usuarios de las instituciones
archivsticas hasta el desarrollo del estado democrtico actual. Habr que esperar
ms de un siglo para que se produzca una verdadera transparencia y apertura de los
archivos pblicos a todos los ciudadanos, aunque en un primer momento, a pesar
de la apertura, el acceso seguir siendo restringido, al exigirse cartas de
recomendacin, tarjetas de investigador. Los ciudadanos manifestaron desde
30
ALBERCH I FUGUERAS, Ramn. Archivos y cultura: manual de dinamizacin, Ediciones

TREA, 2001.

fechas muy tempranas un especial inters en el conocimiento de la informacin

que se encontraba en los archivos, sobre todo, tras una poca de dictadura y
oscuridad informativa. Los archivos han pasado de la sombra y el acceso cerrado
de sus depsitos a la luz de las salas de investigacin, exposiciones y
comunicacin con el ciudadano, pero tambin han pasado a ser un producto de
consumo demandado por el usuario, no slo para el conocimiento de sus derechos,
sino tambin para cubrir su ocio, los archivos han entrado a formar parte del
mercado capitalista del patrimonio cultural, convirtindose en una industria
cultural mal gestionada econmicamente.
Esta tendencia se inicia en las instituciones culturales privadas, y poco a
poco va siendo acogida por las instituciones pblicas, los gobiernos al igual que
las empresas privadas, buscan sacar rentabilidad de todos sus activos financieros y
econmicos y el patrimonio cultural, no deja de ser una inversin, quizs la ms
importante en la vieja Europa, sobre todo, en las ltimas dcadas asistimos a un
prdida de otros sectores productivos. Europa atrae al turista por su patrimonio
cultural y natural.
Esta es quizs, la cara ms fra de la moneda, el templo del conocimiento se
convierte en el centro comercial, sin embargo, existe otra cara, esta apertura de los
archivos, son una oportunidad para llegar a un pblico ms amplio y llegar a
cumplir una funcin de verdadera transparencia de las administraciones, lo que ha
supuesto una transformacin sin precedentes de los medios de transmisin de la
informacin a la ciudadana31.
El archivo abre sus puertas, pero es necesario crear nuevos instrumentos
para comunicarse con todo tipo de pblicos, sean ms jvenes o ms mayores,
tengan ms o menos conocimientos, estn interesados en una parte de la historia u
otra, puedan acercarse o no a las instalaciones del archivo. Estas nuevas
inquietudes llevan a incorporar nuevos medios tecnolgicos ms avanzados, para
poder satisfacer todas las necesidades.
31
Hoy en da la transparencia administrativa se considera un elemento esencial de nuestra

Democracia (Vid. ANEXO XI, noticia n 20)

El tema de la aplicacin de tcnicas de mercado a los instrumentos de

descripcin ha sido tratado directamente por Antoni Tarrs32 en su obra. Este autor,
considera que para que los instrumentos de descripcin sean accesibles a un
pblico ms amplio, es preciso proceder a un cambio de redaccin y de
nomenclatura, as como nuevas agrupaciones intelectuales adaptadas a la demanda
del mercado, ya que es un producto de relacin con el usuario. Este autor introduce
trminos ms propios del mercado agresivo de consumo que del mbito cultural,
tales como: mercado de informacin, vulgarizar nuestros catlogos de
productos,..., pero advierte de un hecho que se est produciendo: un aumento en
la demanda de consumo por parte de todos los sectores de la sociedad, de libertad
de acceso y de necesidad de conocimiento, de unas instituciones tradicionalmente
muy alejadas del gran pblico. Los archivos ya empiezan a ser conscientes de esta
situacin, y desde hace algunos aos se vienen creando productos ms accesibles a
todo tipo de usuarios, la cuestin es seguir avanzando en esa lnea a parte de la
ms puramente intelectual e investigadora.
Uno de los medios clsicos que se emple para que el acercamiento de los
ciudadanos al archivo, son las exposiciones, de las cuales se elaboraban catlogos
ms o menos elaborados. Estas publicaciones estn destinadas a la difusin a un
pblico ms amplio, son obras de divulgacin. stos han evolucionado en cuanto a
su presentacin y maquetacin, se ha pasado de la relacin impresa de los
documentos expuestos en forma de inventario, sin apenas imagen grfica, al
catlogo creado ex-proceso por un diseador grfico, con cuidado diseo, que
incluye imgenes de la exposicin y de los elementos expuestos realizadas por
fotgrafos profesionales; aunque todava existe la costumbre de crear catlogos
fundamentalmente con textos de eruditos basados en profundas investigaciones,
creados para el entendimiento de unos pocos intelectuales, cada vez ms se impone
el catlogo visual, en este sentido, el mercado se vuelve a imponer, al encontrarnos
en la sociedad de la imagen. No slo los catlogos adquieren un cuidadoso diseo
tambin los folletos, que en muchas ocasiones son autnticos pequeos catlogos
de las exposiciones, realizados tambin con cuidado esmero. Existen otros
32
TARRS ROSELL, Antoni. Marketing y archivo, TREA, 2006, p. 144.

instrumentos de difusin, como videos multimedia que se cuelgan en la Web y

permiten realizar visitas virtuales de los objetos y documentos expuestos. Otros
medios de difusin a un pblico ms amplio son las exposiciones virtuales, que
pueden consistir en colgar los catlogos de la exposicin en formato de vdeos,
vdeos recreando virtualmente el lugar de la exposicin, ... Internet reduce los
grandes gastos de publicidad que supone la organizacin de una exposicin,
adems de permitir una duracin ilimitada en el tiempo de permanencia de la
misma, aunque se aconseja la inclusin constante de novedades para evitar una
imagen esttica del centro. En los ltimos tiempos tambin se han aadido las
redes sociales para dar mayor publicidad de todas las actividades de los archivos.
La presentacin no es el nico elemento importante para la difusin de la
informacin, tambin es importante la seleccin de temticas que sean de inters
para un pblico cada vez ms amplio, un ejemplo es la reciente publicacin por
The National Archives33 del Reino Unido de expedientes militares de los cuales
se levant su reserva relacionados con avistamientos de ovnis o el archivo personal
de Whiston Churchill, estas temticas, sobre todo, el tema de los ovnis, resultan
ms propias de programas de televisin, son temticas que pueden resultar de
inters a personas de cualquier pas.
Por otro lado, se realizan portales especficos para la bsqueda de
antecedentes familiares o estudios genealgicos34, o sitios Web que muestran
inquietudes de la ciudadana, como es el caso de la bsqueda de vctimas de una
guerra o un genocidio, en Espaa, por ejemplo, el Portal de Vctimas de la Guerra
Civil Espaola del Ministerio de Cultura. La seleccin y la descripcin de los
fondos documentales ya no estn nicamente supeditadas al investigador, sino a la
inquietud de los diferentes sectores de la sociedad.
La posibilidad de comunicacin electrnica con el usuario, ha marcado la
creacin de nuevos productos de transmisin de la informacin archivstica. A
travs de esta comunicacin no slo se realizan bsquedas concretas para
33
www.nationalarchives.gob.uk
En EE.UU. existen cada vez ms portales de esta tipologa, el acceso a la informacin es gratuito,
sin embargo, cuando se trata de acceder al documento digitalizado, se solicita el pago del mismo.
34

peticiones determinadas de los usuarios o investigadores, esto es habitual, porque

normalmente el archivo no publica toda su informacin por tener un carcter
confidencial, o ser imposible, o porque muchas de las informaciones no se pueden
conocer con simples bsquedas y requieren el consejo de expertos que orienten al
usuario. Uno de los servicios que ofrecen los archivos permite que el usuario se d
de alta en el archivo, de modo que se le van comunicando las ltimas novedades
de publicacin de los fondos documentales, as como otras novedades, como
publicaciones diversas, exposiciones, conferencias, cursos... Incluso, en algunos
archivos, se han dado de alta en las diferentes redes sociales para buscar usuarios
potenciales empleando sus propios lugares de reunin y encuentro. Todos los
recursos que nos ofrece Internet son productos a tener en consideracin para la
difusin de los fondos documentales de los archivos. Para conocer las necesidades
de las nuevas generaciones de usuarios, sera conveniente adems potenciar el uso
de las encuestas, los buzones de sugerencia,..., que se pueden poner inclusive en
las pginas Web de los archivos.
En las instituciones archivsticas, frente a las instituciones bibliotecarias,
apenas se emplean las tcnicas de marketing, a pesar de que, cada vez ms, se
crean productos informativos que tienen como objetivo la satisfaccin del usuario
final. En el mbito bibliotecario desde hace dcadas que se vienen realizando
estudios de usuarios con la finalidad de mejorar el servicio, los archivos se pueden
apoyar en dichos estudios para comenzar a desarrollar los suyos basndose en sus
propias casusticas y especificidades. En relacin al marketing se encuentra la
calidad de los servicios ofrecidos por los centros de informacin y documentacin;
una de las medidas de la calidad, es la satisfaccin del usuario por el producto
ofrecido. Luis Hernndez Olivera y Manuel Moro Cabero han sealado los
motivos por los cuales se debe ejecutar la calidad en el archivo: En primer lugar,
porque el archivo, como unidad de soporte de una organizacin forma parte de ella
y debe acatar la poltica de la misma; en segundo lugar, porque la gestin
electrnica, exige la bsqueda de soluciones para la gestin de la informacin con
valor administrativo en auge; en tercer lugar, porque el documento de archivo
electrnico o no, considerado como informacin interna de una organizacin debe
ser organizado e manera tal que constituya la funcin descriptiva de una

institucin, en su doble acepcin para informar al usuario interno o externo del

contenido del mismo, favoreciendo as el proceso de toma de decisin de una
organizacin, y para conocer el buen hacer de la organizacin (informacin
ambiental y corporativa)35. Para el establecimiento de un sistema de calidad en el
mbito archivstico se pueden emplear las normas ISO de gestin de calidad
vigentes36, que sirven para evaluar todas las etapas de trabajo de los centros,
existen mltiples publicaciones especficas en el mbito de la documentacin para
la aplicacin de las normas de calidad, unas con un carcter ms oficial como la
gua del Ministerio de Educacin y Cultura37, otras con carcter menos oficial
como los manuales para su implementacin en el mbito especfico de los archivos
de Eva Merino Flecha38 y el del Mara del Carmen Peir Mateos39. Existen
publicaciones especficas que han tratado sobre la aplicacin de la norma en el
mbito de la descripcin en general, tal es el caso de la obra de Michela Montesi40,
y sobre la calidad de la descripcin archivstica en particular como es el caso del
artculo de Maria Kitova41, que si bien no refleja la experiencia espaola, muestra
los problemas universales con las que se enfrenta un archivero a la hora de realizar
una descripcin de calidad, como es la dificultad de encontrar un equilibrio entre
la elevada productividad y una inmejorable calidad.
Los instrumentos de los archivos, fundamentalmente, los instrumentos
destinados a la difusin, son productos informativos, tanto su produccin como su
35
HERNNDEZ OLIVERA, Luis y MORO CABERO, Manuela. Normativa ISO 9000 y gestin
de archivos administrativos, Crnica de un encuentro anunciado. En: Boletn ACAL: Archivamos,
n 36-37, 2000, p. 29.
36
UNE-EN ISO 9001:2008. Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos.

UNE-EN ISO 9000:2005. Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario.
UNE-ISO/TS 10004:2010. Gestin de la calidad. Satisfaccin del cliente. Directrices para el
seguimiento y la medicin.
37
MINISTERIO EDUCACIN Y CULTURA. SOCIEDAD ESPAOLA DE
DOCUMENTACIN E INFORMACIN CIENTFICA. GRUPO DE TRABAJO SOBRE
CALIDAD. Gua para la aplicacin de la Norma ISO 9000 a bibliotecas y servicios de
informacin y documentacin, Madrid: SEDIC, 1998.
38
MERINO FLECHA, Eva. Manual para la implantacin de un sistema de gestin de calidad en
un archivo, Valladolid: Archivo General de Castilla y Len, 2006.
39
PEIRO MATEOS, M. del Carmen. Manual de procedimiento de proceso tcnico automatizado:
adaptado a la norma ISO 9000: 2000 y 9001:2000, Murcia: Universidad de Murcia, 2005.
40
MONTESI, Michela. Mtodos de evaluacin y calidad de resmenes documentales, Gijn:
Editorial TREA, 2006.
41
KITOVA, Maria. La descripcin durante el anlisis tcnico-cientfico de los Fondos de Archivo.
En: Arhiven Plegled, Sofia, n.3,(1981) p. 16-23.

difusin deben realizarse aplicando tcnicas de marketing, como los estudios de

usuarios, ya que trata de productos muy costosos tanto a la hora de elaborarse
como de distribuirse. El marketing nos permite conocer los obstculos a los que
nos enfrentamos a la hora de comunicar nuestros productos al usuario final.
E. Sutter42, ha sealado diversos hndicaps que dificultan el acceso de los
usuarios a la informacin y que deberemos tener presentes a la hora de planificar
los instrumentos de consulta: obstculos tcnicos (dificultades de acceso a los
materiales de consulta como catlogos o repertorios a causa de su organizacin;
complejidad de funcionamiento de los equipos o de la navegacin dentro de los
dispositivos de informacin); obstculos financieros (falta de capacidad financiera
del suministrador para adaptar correctamente el dispositivo de informacin que
necesita el cliente, falta de recursos del usuario para pagar los servicios de
informacin); obstculos institucionales (restricciones jerrquicas, administrativas,
derivadas de las condiciones de trabajo, ligadas a la transparencia de la
informacin); obstculos psicolgicos (divisiones entre los grupos jerrquicos,
tensiones entre grupos profesionales rivales, conflictos de autoridad, luchas entre
personas); obstculos psicosociales (actitudes de los diferentes grupos de usuarios
respecto de la informacin, dificultades para acceder a nuevos saberes, falta de
inters hacia la documentacin, prejuicios respecto a los profesionales de la
informacin); obstculos ideolgicos (desacuerdos, falta de consenso, oposicin
hacia los objetivos a conseguir); obstculos debidos a la resistencia al cambio (a
los cambios tcnicos (normalizacin e informatizacin) e institucionales o de las
relaciones humanas) y obstculos debidos a la insuficiente cultura informativa.
El marketing proporciona soluciones tanto a las problemticas especficas
como las derivadas de la difusin de los catlogos en versin Web que incluyen
tanto la descripcin como el propio documento digitalizado, que tradicionalmente
se distribuan mediante publicaciones, con un coste econmico especfico, que ha
provocado en las tradicionales instituciones archivsticas el miedo a la prdida del
control de su patrimonio documental. Una de las tcnicas que se empieza a
42
SUTTER, Eric. Services d'information et qualit: comment satisfaire les utilisateurs, ADBS,
1992.

emplear es el llamado versionado definido por Shapiro y Varian43, que permite

la difusin de la informacin mediante mltiples flujos, de manera que se permita
hacer accesible la informacin a todos los ciudadanos al mismo tiempo que se
pueda ofrecer un producto de mejor calidad mediante un coste econmico
especfico. Estos flujos son: el diferimiento (el servicio en tiempo real es ms caro
que el que se ofrece con cierto retraso); el interface del usuario (la versin
profesional es ms completa que la popular); la manejabilidad (la versin de bajo
precio se maneja pero o es ms incompleta); la resolucin de imagen (la versin de
bajo precio se vende con imagen de baja resolucin); la velocidad de
procesamiento (la versin rpida es ms cara que la lenta); la flexibilidad de uso
(el servicio o programa barato slo puede usarse para determinadas tareas, el otro
es ms completo); la capacidad (la versin profesional tiene ms tamao y puede
hacer ms cosas); las caractersticas y funciones (mejores en el producto ms
caro); la amplitud (el producto de calidad ofrece ms conectividad que el producto
sencillo); la abominable (la versin baja tarda ms en funcionar o en responder
para inducir al usuario a usar la gama alta); el apoyo tcnico (el producto de gama
baja no tiene soporte tcnico).
4. Los nuevos medios de difusin de los instrumentos de descripcin y su
relacin con el grado de alfabetizacin digital de los usuarios
En el momento presente, ms que en ningn otro momento histrico, como
consecuencia de las continuas y grandes transformaciones de la tecnologa
informtica y su implicacin en la archivstica; con el gran desarrollo
normalizador; con la creacin de nuevos instrumentos en nuevos formatos,, se
hace necesaria una formacin constante de los usuarios para facilitarles el acceso a
la documentacin tanto aquellos que acuden directamente a los centros, como
aquellos que realizan su acceso a travs de medios tecnolgicos como Internet.
Esta formacin comprende tanto la educacin de los usuarios en el manejo
de la informtica como en las bsquedas de informacin a travs de los mltiples
43
SHAPIRO, Carl, VARIAN, Hal R. El dominio de la informacin. Una gua estratgica para la
economa de la Red, Antoni Bosch, 2000.

medios que se ponen a su disposicin. Esta necesidad, si bien, se ha desarrollado a

lo largo de las ltimas dcadas con la difusin de la red Internet, se ha convertido
en algo imprescindible en las ltimos aos a raz del desarrollo de la
administracin pblica electrnica, que supondr en un futuro no muy lejano la
desaparicin de la administracin presencial, fenmeno que ya se ha
experimentado en el seno de muchas organizaciones privadas que slo ofrecen
asistencia al usuario por medios electrnicos. La carencia de formacin en las
nuevas tecnologas se ha acuado con el trmino analfabetismo tecnolgico, que
se usa fundamentalmente para referirse a los adultos que ni usan ni comprenden las
tecnologas digitales. Antes del desarrollo de las nuevas tecnologas de la
informacin, se hablaba de alfabetizacin cuando las personas dominaban la
cultura impresa, tanto desde el punto de vista de la lectura como de la escritura,
este trmino se aplica, hoy da, al conocimiento del maneja de las tecnologas, al
relacionarlo con el mundo digital. Se han realizado algunos estudios sobre el grado
de alfabetizacin digital en Espaa, recientemente en el ao 2010, un estudio
encargado por la Comisin Europea44, colocaba a Espaa por debajo de la media
europea en cuanto alfabetizacin digital. En las estadsticas de la Unin Europea,
el 46% de la poblacin espaola tiene un ordenador en casa, y el 39% tiene acceso
a Internet. Es un cuota muy baja, si se pretende crear una administracin
electrnica real.
A la hora de propagar informacin a travs de Internet, y por tanto, a la
hora de llevar a cabo la difusin de la informacin documental a travs de este
medio, es necesario tener en cuenta tanto el porcentaje de poblacin al que va a
llegar la informacin, como el grado de alfabetizacin digital de los usuarios. No
slo hay que llevar a cabo la alfabetizacin digital de la poblacin, tambin hay
que procurar la alfabetizacin informacional45, que consiste en dotar al individuo
44
CELOT, Paolo (coord.) Study on Assessment Criteria for Media Literacy Levels, bruselas,
octubre, 2009. (Consultado el 15 de febrero del 2010)
[http://ec.europa.eu/culture/media/literacy/docs/studies/eavi_study_assess_crit_media_lit_levels_eu
rope_finrep.pdf]
45
GMEZ HERNNDEZ, Jos A. De la formacin de usuarios a la alfabetizacin informacional.
Propuestas para ensear habilidades de informacin.
[http://www.um.es/gtiweb/jgomez/publicaciones/alfabinforzaragoza2.PDF]

de la habilidad para buscar, valorar, emplear y transmitir informacin a travs de

diversos medios.
Son muchas las barreras que se le presentan al usuario de archivo a la hora
de acceder a los fondos documentales. En el mbito de los archivos la formacin
es ms compleja que en el mbito de las bibliotecas, supone no slo el
conocimiento de las nuevas tecnologas, en el caso de acceso a la documentacin
de carcter histrico, es necesario tener conocimientos de disciplinas tradicionales
como la paleografa46 o la historia, adems de fuentes documentales,... Por ello, el
profesional de archivos tiene que valorar todas estas circunstancias a la hora de
realizar un instrumento de descripcin, sobre todo, con vistas a la difusin del
archivo o de los fondos documentales. Ya que a travs de los portales Web de
archivos, vemos como los archiveros seleccionan documentacin para publicar de
difcil lectura o comprensin, es necesario difundir, tanto para los investigadores
como para el resto de los usuarios, por ello, a veces es mejor difundir menos, pero
seleccionar mejor los materiales que se van a difundir, de modo que sean
interesantes y comprensibles para el conjunto de los ciudadanos.
5. Los instrumentos de descripcin como documento de archivo y su
accesibilidad como documentos administrativos
Desde otro punto de vista, el instrumento de descripcin de los fondos
documentales es, como he comentado al comienzo de esta tesis, un documento
administrativo, un documento de gestin. Esta tipologa documental, tiene su
propia regulacin legal.
Por otro lado, el instrumento de descripcin tiene como finalidad facilitar la
accesibilidad a los documentos administrativos. Visto desde el mbito pblico, el
instrumento de descripcin, es, al igual que el documento que describe, un
documento administrativo. Son muchas las definiciones existentes de documento
46
Los repositorios de archivos histricos no slo muestran la informacin catalogrfica o

descriptiva, tambin permiten en muchos casos acceder a los propios documentos digitalizados,
algunos de los cuales se encuentran escritos a mano, presentando problemas de interpretacin para
los usuarios.

administrativo pblico, si analizamos algunas de estas definiciones vemos que el

instrumento de descripcin se asimila a las mismas:
Definicin
de
documento
administrativo
pblico
clsico:
Tiene
consideracin de documento pblico administrativo todo aqul vlidamente

emitido por los rganos de las Administraciones Pblicas47.
Definicin de documento administrativo pblico electrnico: 1. Los
documentos electrnicos debern cumplir los siguientes requisitos para su validez:

a) Contener informacin de cualquier naturaleza. b) Estar archivada la informacin
en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de
identificacin y tratamiento diferenciado. c) Disponer de los datos de
identificacin que permitan su individualizacin, sin perjuicio de su posible
incorporacin a un expediente electrnico. 2. Los documentos administrativos
electrnicos debern, adems de cumplir las anteriores condiciones, haber sido
expedidos y firmados electrnicamente mediante los sistemas de firma previstos
en los artculos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y ajustarse a los
requisitos de validez previstos en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre48.
El instrumento de descripcin no slo es un documento administrativo en
el mbito pblico, tambin es un documento administrativo en el mbito privado,
as pues, se podra incluir en cualquiera de las definiciones de documento de
archivo: producidos o recibidos por una persona o institucin durante el curso de
su gestin o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como
prueba e informacin49.
Los instrumentos de descripcin pueden formar parte y en muchas
ocasiones forman parte de un expediente administrativo, convirtindose en un
documento administrativo inseparable del expediente en su gestin y
conservacin,
47
tal es el caso de un inventario de documentos de un fondo
Artculo 46.4 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y Procedimiento

Administrativos Comn.
48
Artculo 41 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla
parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los
servicios pblicos. (BOE nmero 278 de 18/11/2009)
49
Heredia Herrera, Antonia. Archivstica General. Teora y prctica, 5 ed., Sevilla: Diputacin
Provincial, 1991, p. 123.

documental que haya sido objeto de depsito en un archivo; en el expediente

encontraremos diversos tipos documentales, entre los cuales puede existir un
inventario en el que figure la relacin de documentos que se envan para depsito,
este inventario se guardar como testimonio de los documentos que se han
incluido en el depsito y por tanto, es un documento esencial del expediente y no
se puede extraer del mismo.
Los archiveros, en el ejercicio de su funciones, entre las que figura la
descripcin de fondos documentales, generan una gran cantidad de documentos
que se pueden incluir en la categora de instrumentos de control o descripcin, y
que se convierte, en documentos administrativos; estos instrumentos se generan
por mltiples motivos, tal es el caso de los informes de consulta, se realizan
bsquedas selectivas de documentacin que figuran en un informe para resolver
una consulta determinada, estos informes formarn parte del expediente de
consulta, se pueden considerar relaciones de documentos y, por tanto, son un tipo
de instrumento de descripcin, en ocasiones, incluso se convierte en guas de
fuentes documentales del archivo cuando la consulta es sobre un tema concreto.
As pues, podemos diferenciar los instrumentos de control o descripcin en
dos categoras a la hora de hablar de la accesibilidad:
- Los instrumentos de control y descripcin que no tienen otra funcin que facilitar
el acceso a los ciudadanos y administraciones, quedando a su disposicin para
garantizar la transparencia administrativa.
- Los instrumentos de control y descripcin que se generan en el ejercicio de
funciones administrativas y que no tienen porque crearse con la finalidad de
acceso a la documentacin de los ciudadanos o las administraciones, pudiendo
formar parte de un expediente administrativo.
La primera clase de instrumentos de descripcin estar sometida a los
derechos de propiedad intelectual y derechos de autor, fundamentalmente, aunque
no nicamente, frente a la segunda clase cuya accesibilidad se regir por las leyes
de acceso a los documentos administrativos, algunas de las cuales son:

- Artculo 35 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones

Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn: el acceso a documentos que
contengan datos personales por parte de los propios afectados y el acceso al
expediente por parte de los interesados en el procedimiento.
- Artculo 37 de la Ley 30 de 1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones
Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn: Derecho de acceso a
Archivos y Registros.
1. Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que,
formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera
que sea la forma de expresin, grfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte
material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a
procedimientos terminados en la fecha de la solicitud.
2. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las
personas estar reservado a stas, que, en el supuesto de observar que tales datos
figuran incompletos o inexactos, podrn exigir que sean rectificados o
completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del
tiempo, conforme a los plazos mximos que determinen los diferentes
procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno.
3. El acceso a los documentos de carcter nominativo que sin incluir otros datos
pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de
aplicacin del derecho, salvo los de carcter sancionador o disciplinario, y que, en
consideracin a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los
derechos de los ciudadanos, podr ser ejercido, adems de por sus titulares, por
terceros que acrediten un inters legtimo y directo.
4. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podr ser
denegado cuando prevalezcan razones de inters pblico, por intereses de terceros
ms dignos de proteccin o cuando as lo disponga una Ley, debiendo, en estos
casos, el rgano competente dictar resolucin motivada.

5. El derecho de acceso no podr ser ejercido respecto a los siguientes expedientes:

A) Los que contengan informacin sobre las actuaciones del Gobierno del Estado
o de las Comunidades Autnomas, en el ejercicio de sus competencias
constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo.
B) Los que contengan informacin sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del
Estado.
C) Los tramitados para la investigacin de los delitos cuando pudiera ponerse en
peligro la proteccin de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de
las investigaciones que se estn realizando.
D) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial.
E) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la poltica monetaria.
6. Se regirn por sus disposiciones especficas:
A) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas.
B) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios
personales de los pacientes.
C) Los archivos regulados por la legislacin del rgimen electoral.
D) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadsticos dentro del mbito
de la funcin estadstica pblica.
E) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de
carcter pblico cuyo uso est regulado por una Ley.
F) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones
Pblicas por parte de las personas que ostenten la condicin de Diputado de las
Cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea legislativa de Comunidad
Autnoma o de una Corporacin Local.

G) La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Histricos.

7. El derecho de acceso ser ejercido por los particulares de forma que no se vea
afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios pblicos debindose, a tal
fin, formular peticin individualizada de los documentos que se desee consultar,
sin que quepa, salvo para su consideracin con carcter potestativo, formular
solicitud genrica sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando
los solicitantes sean investigadores que acrediten un inters histrico, cientfico o
cultural relevante, se podr autorizar el acceso directo de aqullos a la consulta de
los expedientes, siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de las
personas.
8. El derecho de acceso conllevar el de obtener copias o certificados de los
documentos cuyo examen sea autorizado por la Administracin, previo pago, en su
caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas.
9. Ser objeto de peridica publicacin la relacin de los documentos obrantes en
poder de las Administraciones Pblicas sujetos a un rgimen de especial
publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser
objeto de consulta por los particulares.
10. Sern objeto de publicacin regular las instrucciones y respuestas a consultas
planteadas por los particulares u otros rganos administrativos que comporten una
interpretacin del derecho positivo o de los procedimientos vigentes a efectos de
que puedan ser alegadas por los particulares en sus relaciones con la
Administracin.

6. Las limitaciones para la publicidad de los instrumentos archivsticos en

Internet
Desde la ampliacin de su apertura al pblico en el siglo XIX, han existido

lmites en el acceso a la informacin de los archivos, estos lmites son
fundamentalmente de dos tipos: materiales e informativos. Los lmites materiales
se basan en la falta de recursos para convertir el archivo en un centro de
informacin, con personal que elabore instrumentos adecuados para facilitar el
acceso a la informacin y el control de las colecciones documentales evitando su
deterioro o desaparicin. Y el informativo se basa en diversas disposiciones
emanadas del poder pblico que limitan el acceso a determinadas informaciones o
datos cuya transcendencia pblica puede derivar en prejuicios para el Estado o
para las personas particulares.
La primera norma que regula, en la poca contempornea, el acceso a los
archivos es la Real Orden de 20 de abril de 184450, que prohiba el acceso a
documentos posteriores al ao 1700 basndose en la necesidad de proteger los
secretos oficiales.
Las limitaciones de acceso no eran nicamente legales, sino tambin
materiales, en el Decreto de 23 de febrero de 187551, en su exposicin de motivos
se indicaba: En casi todas las provincias se limit la ejecucin a cerrar y sellar los
Archivos, que han permanecido desde entonces faltos de la necesaria custodia,
experimentando los prejuicios consiguientes, sin utilidad alguna para los que a
ellos hubieran acudido ese periodo.
La ausencia de un tratamiento descriptivo de los fondos documentales,
impide el acceso a los archivos, siendo una limitacin a su acceso, por lo que el
Real Decreto de 17 de julio de 185852, estableca en sus artculo 72 y 73 la
obligacin de redaccin de inventarios e ndices de todos los documentos, libros y
50
Real Orden de 20 de abril de 1844 sobre reglas para franquear los Archivos a las personas
estudiosas,
51
Decreto de 23 de enero de 1875, del Ministerio de Fomento, mandando devolver a los cabildos y
corporaciones religiosas a quienes pertenecan, los Archivos, Bibliotecas, Gabinetes y dems
objetos de ciencia, arte o literatura de que se incautara el Estado en 1869.
52
Real Decreto de 17 de julio de 1858, del Ministerio de Fomento, de reforma de la Organizacin
de Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios y de los establecimientos que
del mismo dependen.

manuscritos que se custodiaban en los archivos, quedando bajo llave de la persona

encargada de la sala.
En el Decreto de 22 de noviembre de 190153 se establecieron las
condiciones de acceso a la sala de lectura del archivo, as como limitaciones de
acceso en el artculo 127, tambin inclua la necesidad de solicitar permisos
especiales para: la consulta de documentos, manuscritos relativos a lmites y
fronteras de las naciones o negociaciones diplomticas, desde comienzos del
ltimo siglo, y a fortificaciones y defensas nacionales, a tenor de lo dispuesto en el
Real Decreto de 18 de mayo de 1900.
Esta limitacin de acceso a las informaciones de determinados documentos
pblicos aparecer en normas posteriores, como la Ley 9/1968, de 5 de abril,
reguladora de los Secretos Oficiales54, modificada por la Ley 48/1978, de 7 de
octubre, por la que se modifica la Ley de 5 de abril de 196855 y aparecer tambin
regulado en el artculo 5756 de la Ley de Patrimonio Histrico Espaol, en la que
no slo se recogen limitaciones de acceso a documentos pblicos con contenidos
53
Decreto de 22 de noviembre de 190, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos del Estado
(Gaceta de 26 de noviembre de 1901).
54
Ley 9/1968, de 5 de abril, reguladora de los Secretos Oficiales (BOE nmero 84 de 6/4/1968)
55
Ley 48/1978, de 7 de octubre, por la que se modifica la Ley de 5 de abril de 1968, sobre Secretos
Oficiales. (BOE 243 de 11/10/1978)
56
Artculo 57.
1. La consulta de los documentos constitutivos del patrimonio documental espaol a que se refiere
el artculo 49.2 se atendr a las siguientes reglas:
Con carcter general, tales documentos concluida su tramitacin y depositados y registrados en los
archivos centrales de las correspondientes entidades de derecho pblico, conforme a las normas que
se establezcan por va reglamentaria, sern de libre consulta a no ser que afecten a materias
clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser pblicamente conocidos
por disposicin expresa de la Ley, o que la difusin de su contenido pueda entraar riesgos para la
seguridad y la defensa del Estado o la averiguacin de los delitos.
No obstante lo dispuesto en el prrafo anterior, cabra solicitar autorizacin administrativa para
tener acceso a los documentos excluidos de consulta pblica. Dicha autorizacin podr ser
concedida, en los casos de documentos secretos o reservados, por la autoridad que hizo la
respectiva declaracin, y en los dems casos, por el jefe del departamento encargado de su
custodia.
Los documentos que contengan datos personales de carcter policial, procesal, clnico o de
cualquier otra ndole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad
de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrn ser pblicamente consultados sin que
medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de
veinticinco aos desde su muerte, si su fecha es conocida, o, en otro caso, de cincuenta aos, a
partir de la fecha de los documentos.
2. Reglamentariamente se establecern las condiciones para la realizacin de la consulta de los
documentos a que se refiere este artculo, as como para la obtencin de reproducciones de los
mismos.

oficiales, sino tambin a documentos con datos de carcter personal o documentos

judiciales57.
El acceso a los datos de carcter personal se ha regulado desde los aos
ochenta a travs de diversas disposiciones de carcter general58. La proteccin de
los datos personales en documentos automatizados en ficheros tiene un carcter
supranacional con el Convenio para la proteccin de las personas con respecto al
tratamiento automatizado de datos de carcter personal, hecho en Estrasburgo59.
Habr que esperar a los aos noventa para que se publique la primera disposicin
de carcter nacional60, actualmente modificada por la Ley 15/1999, de 13 de
diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal.61
Los lmites materiales han sido en parte resueltos con las nuevas
tecnologas, que permiten el tratamiento masivo de la documentacin mediante la
elaboracin de instrumentos de informacin, a travs de los cuales se pueden
realizar mltiples bsquedas; que evitan el deterioro de los documentos por la
consulta mediante la digitalizacin a travs de la cual se realiza el acceso al tiempo
que se garantiza la conservacin de los documentos originales.
La aplicacin de la informtica en el tratamiento de la documentacin,
adems de las ventajas sealadas, permite el acceso remoto a las fuentes de
informacin sin tener que acudir al centro; sin embargo, ha planteado nuevas
cuestiones relativas a la seguridad de la informacin contenida en las mismas
bases de datos en las que se conserva tanto la documentacin accesible como la no
accesible, as como dudas sobre la valoracin no slo de la documentacin sino
tambin de los instrumentos de informacin, sobre si se debe o no proporcionar
informacin a travs de los instrumentos de descripcin de la existencia o no de
expedientes y documentos que estn clasificados o son de acceso restringido.
57
La publicidad de la documentacin judicial se regula por sus propias disposiciones.

Ley Orgnica 1/1982, de 5 de mayo, de proteccin civil del derecho al honor, a la intimidad
personal y familiar y a la propia imagen (BOE nmero 115 de 14/5/1982), esta ley fue modificada
por la Ley orgnica 3/1985, de 29 de mayo (BOE nmero 129 de 30/5/1985).
59
Convenio para la proteccin de las personas con respecto al tratamiento automatizado de datos de
carcter personal, hecho en Estrasburgo el 28 de enero de 1981. (BOE 274 de 15/11/1985).
60
Ley Orgnica 5/1992, de 29 de octubre, de regulacin del tratamiento automatizado de los datos
de carcter personal. (BOE nmero 262 de 31/10/1992).
61
Ley orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal (BOE
nmero 298 de 14/12/1999).
58

A parte de las limitaciones legales que afectan a la accesibilidad, existen

limitaciones materiales, que no dependen de un desarrollo legislativo, sino de la
existencia de recursos en los centros que custodian la documentacin y la
informacin. Las primeras experiencias en la difusin masiva de los instrumentos
de descripcin a travs de Internet, adems de las cuestiones de seguridad
anteriormente apuntadas y que deben ser resueltas por los tcnicos informticos,
han demostrado que la publicidad de los instrumentos de descripcin sin el
documento digitalizado suponen un aumento de las consultas, sobre todo, en
relacin a la reprografa, cuya demanda no se puede asumir en muchas ocasiones
por el centro archivstico por la escasez de personal. Por ello, a la hora de llevar a
cabo un proyecto de descripcin archivstica con una finalidad de publicidad en la
red, supone un estudio previo de su repercusin pblica, que determinar la
conveniencia a no de la inclusin del documento digitalizado. En ocasiones, es
mejor planificar proyectos pequeos de descripcin que incluyan la digitalizacin
que grandes proyectos que no se pueden digitalizar por el volumen y que pueden
derivar en grandes demandas en reprografa. Los proyectos de descripcin en
combinacin con la digitalizacin reportan grandes ventajas a los centros:
permiten relacionar la imagen con su correspondiente descripcin, bien sea
mediante base de datos con registros relacionados con las imgenes, bien sea
mediante metadatos que se incluyen en el propio documento; el proceso de
digitalizacin del documento, al igual que el de descripcin, sigue unas pautas y
una planificacin; no es una reproduccin puntual del documento, sino una
digitalizacin con vistas a la difusin y, al tiempo, a la conservacin del archivo
digital para evitar la constante reproduccin del documento original y su consulta;
ya no ser necesario consultar el original, que se guardar para su conservacin
definitiva.

7. La proteccin de los instrumentos de descripcin publicados en formato

electrnico
La mayora de los instrumentos de descripcin que se han elaborado en los
ltimos aos, dentro del marco de la normalizacin archivstica iniciada con la
publicacin de la norma ISAD (G), han adoptado la forma de bases de datos o
publicaciones digitales en otros formatos, que no slo han sufrido grandes
transformaciones en los formatos sino tambin en las formas de difusin y
publicidad. Consecuencia del nuevo contexto en el que se est produciendo la
publicidad de la informacin archivstica se ha desarrollado una nueva legislacin
que afecta a la proteccin jurdica de los derechos de autor y a la propiedad
intelectual de las bases de datos. De la regulacin legislativa que ha aparecido en
los ltimos aos hay que sealar:
- A nivel comunitario, hay que destacar la Directiva 96/9/CE del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 1996, sobre la proteccin jurdica de las
bases de datos.
- A nivel estatal,
El Real Decreto Legislativo 1 de 1996, de 12 de abril, por el que se aprueba
el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual (BOE n 97, de 22 de abril

de 1996).
La Ley 5 de 1998 de 6 de marzo, de incorporacin al Derecho espaol de la
Directiva 96/9/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de

1996, sobre la proteccin jurdica de las bases de datos (BOE n 57, de 7 de
marzo de 1998).
La Ley 23 de 2006, de 7 de julio por la que se modifica el texto refundido
de la Ley de Propiedad Intelectual
Y la Ley 10 de 2007, de 22 de junio, de la lectura, del libro y de las
bibliotecas.

La implicacin de algunas de estas disposiciones ha sido tratada por

algunos autores como es el caso de Antonio Pajuelo Macias62, quien aborda en su
publicacin la proteccin jurdica de las bases de datos en el momento de
adoptarse la directiva europea en Espaa.
Los instrumentos de descripcin creados por instituciones archivsticas de
carcter pblico, se pueden encuadrar dentro de las obras de dominio pblico, este
tipo de obras son tratadas de manera amplia en el Real Decreto Legislativo 1 de
1996. Por dominio pblico se pueden entender el conjunto de bienes y derechos
de titularidad pblica, destinados al uso pblico o a un servicio pblico; desde el
punto de vista de los derechos de autor se entiende la situacin en que quedan las
obras literarias, artsticas o cientficas (lo que incluye programas informticos) al
expirar el plazo de proteccin de los derechos patrimoniales exclusivos que las
leyes de derecho de autor reconocen en favor del derecho habiente y que implica
que pueden ser explotadas por cualquier persona o corporacin, pero siempre
respetando los derechos morales (bsicamente la paternidad). Esto sucede
habitualmente trascurrido un trmino contado desde la muerte del autor.
La ley 5 de 1998 establece como objeto de proteccin jurdica en su
exposicin de motivos tanto la base de datos, como los tesauros y sistemas de
indizacin que se incluyen en la base de datos para facilitar la recuperacin de la
informacin, este punto resulta de gran inters a la hora de hablar de instrumentos
de descripcin archivsticos. Esta legislacin es perfectamente aplicable a las bases
de datos que se producen en los archivos y que sirven para difundir las colecciones
documentales, puesto que la legislacin entiende por base de datos a las
colecciones de datos, independientemente de cmo se realice su difusin, por
medios electrnicos o no. (Artculo 1.2).
En cuanto a la ley 23 de 2006, en su artculo 37, trata la reproduccin,
prstamo y consulta de obras mediante terminales especializados en determinados
establecimientos 1. Los titulares de los derechos de autor no podrn oponerse a
62
PAJUELO MACIAS, Antonio. La proteccin jurdica de los autores de las bases de datos en el
derecho comunitario y en el espaol. En: Revista Espaola de Documentacin Jurdica, 22, 4,
1999.

las reproducciones de las obras, cuando aqullas se realicen sin finalidad lucrativa
por los museos, bibliotecas, fonotecas, filmotecas, hemerotecas o archivos de
titularidad pblica o integradas en instituciones de carcter cultural o cientfico y
la reproduccin se realice exclusivamente para fines de investigacin o
conservacin. 3. No necesitar autorizacin del autor la comunicacin de obras o
su puesta a disposicin de personas concretas del pblico a efectos de
investigacin cuando se realice mediante red cerrada e interna a travs de
terminales especializados instalados a tal efecto en los locales de los
establecimientos citados en el anterior apartado y siempre que tales obras figuren
en las colecciones del propio establecimiento y no sean objeto de condiciones de
adquisicin o de licencia. Todo ello sin perjuicio del derecho del autor a percibir
una remuneracin equitativa.
Podemos hacer una doble lectura de este artculo, los archivos, bibliotecas,
fonotecas,..., son establecimientos de titularidad pblica que puede hacer uso de
las obras de otros autores, pero tambin pueden ser ellos mismos autores, este
artculo afecta tanto a la produccin de publicaciones como a la difusin de los
Hay que destacar de esta ley, la disposicin adicional tercera, que trata
sobre el fomento de la difusin de obras digitales: El Gobierno favorecer la
creacin de espacios de utilidad pblica y para todos, que contendrn obras que se
hallen en dominio pblico en formato digital y aquellas otras que sean de
titularidad pblica susceptibles de ser incorporadas en dicho rgimen, prestando
particular atencin a la diversidad cultural espaola. Estos espacios sern
preferentemente de acceso gratuito y de libre acceso por sistemas telemticos,
mediante estndares de libre uso y universalmente disponibles. Asimismo, a estos
espacios podrn incorporarse las obras cuyos autores as lo manifiesten
expresamente.
Estos espacios son de gran inters porque los instrumentos de descripcin
de las instituciones pblicas se difunden a travs de ellos; en este sentido, podemos
diferenciar mltiples proyectos que se han desarrollado en los ltimos tiempos;

tanto en el mbito de la administracin comunitaria, central, autonmica o local, a

travs portales y sitios Web de archivos, bibliotecas y combinaciones de ambos, se
difunden los instrumentos de descripcin archivsticos.
Como he sealado en lneas anteriores, los archivos no publican la totalidad
de sus instrumentos de descripcin fuera del mbito del archivo, aunque es deber
del archivo la puesta a disposicin del usuario de la informacin que posea sobre
documentacin, es decir, garantizar la transparencia administrativa en el mbito
del archivo pblico; en muchas ocasiones, los instrumentos no se pueden publicar
o poner a disposicin de manera inmediata a los ciudadanos por mltiples motivos:
por estn inacabados; por pertenecer a fondos documentales en proceso de
descripcin; o pendientes de otros tratamientos como cambio de soporte,
digitalizacin, restauracin; por estar pendientes de correccin o revisin. Las
razones son mltiples.
Sin bien, la proteccin de los derechos de autor y propiedad intelectual de
los instrumentos publicados estn perfectamente amparados por la ley, los
instrumentos de descripcin internos no publicados del archivo, tambin estn
protegidos por la legislacin. Con respecto a este tipo de instrumentos a los que
slo se les da publicidad en el mbito de la sala de lectura de un archivo, la
mayora de los archivos incluyen en sus reglamentos y en sus normas de acceso a
la sala, textos que los relacionan con la ley de propiedad intelectual. Es el caso del
folleto de la sala del Archivo Histrico Nacional en el que se anuncia lo siguiente:
Los Instrumentos de Descripcin del Archivo (inventarios, catlogos, ndices...) y
la informacin contenida en el Mdulo de Informacin y Referencia del Sistema
Informtico estn protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual, estando
prohibida toda reproduccin de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el
Libro I, Ttulo III, Captulo II del Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril
que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley
5/1998 de Incorporacin al Derecho Espaol de la Directiva 96/9/CE, del

Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccin

jurdica de las bases de datos63.
8. La conservacin de los ejemplares de instrumentos archivsticos publicados
Un ao despus de la creacin de la Biblioteca Real, en el ao 1712, se
public un Decreto disponiendo que se depositase en ella un ejemplar de todos los
impresos que se hubiesen hecho desde 1711. Este precepto fue reiterado en
posteriores disposiciones legales, tal es el caso de la Real Orden de 26 de julio de
1726, por el que Felipe V mand que de todo libro que se imprimiese en Espaa se
entregara un ejemplar encuadernado en la Biblioteca; la Real Orden de 19 de
diciembre de 1761, que mando lo mismo que el anterior Decreto; la Orden de 27
de febrero de 1762, que preceptu que se remitiera a la Biblioteca Nacional un
ejemplar de todo reglamento, ordenacin, ..., que se imprimiese por Orden del
Consejo; la Real Orden de 8 de septiembre de 1788, disponiendo que se enviase a
aquella un ejemplar de todas las obras que fuesen impresas en la Imprenta Real; la
Real Orden de 31 de marzo de 1793, que mand nuevamente la entrega de un
ejemplar de cada impreso a la Biblioteca Nacional; la Real Orden de 6 de abril de
1802, que dispuso lo mismo que la anterior; la Circular de 6 de noviembre de
1812, que acord los preceptos de las precedentes disposiciones; la Real Orden de
22 de marzo de 1837, dictada con el acuerdo de las Cortes, para que se entregara a
la Biblioteca un ejemplar de cada obra que se imprimiera; la Real Orden de 5 de
agosto de 1841, reincidiendo en lo anteriormente preceptuado; la Real Orden e 30
de septiembre de 1843, disponiendo que se entregaran a la Biblioteca Nacional dos
ejemplares de cada obra que fueran impresas en Espaa; la Real Orden 1 de julio
de 1847, aclaratoria del artculo 13 de la Ley de Propiedad Intelectual, de dicho
ao, relativa al depsito que deban hacer los autores de obras en la Biblioteca
Nacional; la ley 10 de enero de 1879, que establece que pase en depsito de la
biblioteca un ejemplar de cada obra que se inscriba a los efectos de aquella ley; el
Real Decreto 4 de diciembre de 1896, que obliga a los impresores la entrega
mensual en la Biblioteca Nacional de un ejemplar e toda obra que impriman,
63
ARCHIVO HISTRICO NACIONAL. MINISTERIO DE CULTURA. ESPAA. Normas de la

sala de lectura. [http://www.mcu.es/archivos/docs/MC/AHN_NormaSala_07.pdf]

litografa, fotografa,..., en su establecimiento, sea libro, folleto, mapa, estampa,

cartel, anuncio u hoja volante.
La organizacin definitiva del depsito legal se llev a cabo mediante el
Reglamento del Servicio del Depsito Legal, aprobado por Decreto de 23 de
diciembre de 1957 (BOE n 17, de 20 de enero de 1958), esta norma contena un
gran variedad de materiales sujetos al depsito legal. Se estableci adems un
sistema administrativo de control, con una Oficina de Depsito Legal por cada
capital de provincia, lo que permiti por primera vez el cumplimiento del depsito
legal.
El depsito legal se rige en la actualidad por la Orden 30 de octubre de
1971 (BOE n 276, de 18 de noviembre de 1971) y de 20 de febrero de 1973
(BOE n 54 de 3 de marzo de 1973). Con la formacin del Estado de las
Autonomas algunas comunidades autnomas han asumido la creacin de sus
propios depsitos legales suscritos a las publicaciones de su mbito territorial.
La relacin de las obras incluidas en el depsito legal se publicitaba a
travs del Boletn del Depsito Legal de obras impresas de la Direccin General de
Archivos y Bibliotecas publicado entre los aos 1958 y 1968 o en la Bibliografa
espaola. Asimismo las obras se pueden rastrear en los catlogos de las diferentes
bibliotecas de conservacin en las que se fueron remitiendo los ejemplares de las
obras depositadas, Biblioteca Nacional o las Bibliotecas Centrales de las
Comunidades Autnomas.
Existen mltiples publicaciones bibliogrficas especficas en las que se
recoge informacin archivstica editada. En el ao 1963, Luis Snchez Belda,
publica una bibliografa de archivos espaoles y archivstica, este autor, comenz
la recogida de materiales en el ao 1952, con la creacin del Servicio Nacional de
Informacin Bibliogrfica y Documental, pues era uno de los fines encomendados
al Servicio. Esta recopilacin bibliogrfica finaliza en el ao 1960 e inclua un
epgrafe con la denominacin Guas, Inventarios y Catlogos. Otro ejemplo de

bibliografa sobre trabajos archivsticos es la bio-bibliografa del cuerpo de

archiveros, bibliotecarios y documentalistas64.
Para el campo especfico de los archivos y las publicaciones derivadas de
las tareas de estos centros, el Boletn de la Direccin General de Archivos y
Bibliotecas inclua las novedades de los archivos; realizaba no slo la publicidad
de las obras de informacin y consulta, tambin realizaba artculos que son
autnticas guas sobre los archivos, un ejemplo de este tipo es un artculo que se
public en el ao 1962 relativo al Archivo Histrico Provincial de Pontevedra.
Este artculo65 realizado por la entonces directora del archivo, Raquel Lesteiro,
recoge informacin detallada de la clasificacin de los fondos documentales e
instrumentos de descripcin del archivo, as como un pequeo ndice de materias.
En el Boletn tambin se recogan publicaciones extranjeras de instrumentos de
descripcin.
Una de las problemticas del depsito actual, es cmo se formar el
depsito de las publicaciones en Internet, sobre todo, en lo que se refiere a los
repositorios digitales de documentos, que constituyen complejas bases de datos.
Autores norteamericanos como Theodore Calvin Pease, trat esta problemtica
entorno a los blogs, planteando una posible solucin para su preservacin66. En la
actualidad, son los propios creadores de los recursos Web, los nicos garantes de
esta conservacin, aunque se han desarrollado algunos proyectos relativos al
archivo de la Web67, muchos de los cuales giran entorno a los repositorios digitales
e institucionales, esta cuestin plantea mltiples dudas debido a su complejidad.
La solucin a esta problemtica, gira entorno a una institucin clsica de
conservacin, la Biblioteca Nacional y las bibliotecas generales autonmicas, que
64
RUIZ CABRIADA, Agustn. Bio-bibliografa del Cuerpo Facultativo de Archiveros,

Bibliotecarios y Arquelogos, 1858-1958, Madrid: Junta Tcnica de Archivos, Bibliotecas y
Museos, 1958.
65
LESTEIRO LPEZ, Raquel. El Archivo Histrico Provincial de Pontevedra. En: Boletn de la
Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, n 65, mayo-junio, 1962.
66
CALVIN PEASE, Theodore. Diaries, on-line, and the future loss to Archives; or, blogs, and the
blogging bloggesr who blog them. En: Society American Archivist, Volumen 68, n , 2005. Este
autor resalt la importancia de social y cultural de los blogs comparndolos con los diarios clsicos
y estableci una estrategia para su conservacin futura.
67
LLUECA, Ciro. Archivando la Web, el proyecto Padicat (Patrimonio Digital de Catalua).
En: El Profesional de la Informacin, Vol. 15, n 6, Noviembre-Diciembre, 2006.

deber adaptarse a los tecnologas y asumir sus funciones de conservacin con

respecto al depsito digital o archivo de las publicaciones Web de archivos en
Espaa.
9. Nuevos conceptos en la distribucin de los instrumentos de descripcin.
Publicaciones Open Archives u Open Access
El libro electrnico, en formato y soporte de disco (CD-ROM)
visualizable y legible en pantalla, est sustituyendo, con ventaja, al libro impreso
en el mbito de las enciclopedias, diccionarios, ndices, compilaciones legislativas
y textos relativos a museos, exposiciones o temas artsticos o en los que se requiere
el uso de la imagen. La posibilidad de combinar imgenes fijas y en movimiento,
sonidos, tablas, grficos y escritura mediante una estructura no lineal sino arbrea
-al modo de hipertextos-, su menor coste y la posibilidad de recoger en un disco la
informacin antes contenida, por ejemplo, en cientos de miles de pginas y mil
kilos de papel, han hecho de este nuevo soporte un medio ideal para el tipo de
libros indicados68.
La distribucin de las publicaciones digitales o electrnicas, se realiza a
travs de dos sectores uno comercial y otro institucional, nos encontramos por un
lado, las editoriales y empresas del sector y, por otro lado, las corporaciones que
promueven la open archive initiative69, esta institucin surge como un movimiento
de respuesta al monopolio que las grandes editoriales ejercen sobre la distribucin
de la informacin cientfica. Se basa en el acceso libre a las publicaciones
peridicas cientficas, siguiendo la filosofa de cdigo abierto u open source70.
68
VIAO FRAGO, Antonio. Del peridico a Internet. Leer y escribir en los siglos XIX y XX. En
Historia de la cultura escrita. Del Prximo Oriente Antiguo a la sociedad informatizada, TREA,
2002. p. 350.
69
http://www.openarchives.org/
70
Cdigo abierto es el trmino con el que se conoce al software distribuido y desarrollado
libremente. El cdigo abierto tiene un punto de vista ms orientado a los beneficios prcticos de
compartir el cdigo que a las cuestiones morales y/o filosficas las cuales destacan en el llamado
software libre. Esta filosofa tecnolgica es ideada por Richard Stallman cuando en el ao 1983
crea el proyecto GNU [ver: http://www.gnu.org/], este proyecto se basa en las libertades del
software libre: 0. La libertad de usar el programa, con cualquier propsito. 1. La libertad estudiar
como funciona el programa y modificarlo, adaptndolo a las necesidades. 2. La libertad de
distribuir copias del programa, con el cual puede ayudar al prjimo. 3. La libertad de mejorar el
programa y hacer pblicas esas mejoras a los dems, de modo que la comunidad se beneficie. Estos
principios dan lugar a mltiples licencias de derechos de autor y copyright, entre las cuales se
encuentran las free documentation licenses.

Imma Subirats Coll y Jos Manuel Barruecos sealan que los archivos
abiertos nacen con Internet, desde su aparicin en los aos noventa, surgen
proyectos e iniciativas a nivel internacional de libre acceso, que tienen como
objetivo distribuir la informacin cientfica, surgen repositorios con los que se
busca la distribucin rpida de la informacin cientfica; reducir los gastos de las
publicaciones y aumentar la visibilidad de las investigaciones71.
El archivo abierto o de libre acceso no es necesariamente gratuito, al igual
que el software libre, las publicaciones libres estn sujetas a licencias limitadas por
los derechos de autor y la propiedad intelectual.
Los archivos abiertos fueron definidos en la BOAI (Budapest Open Access
Iniciative72) en el ao 2002, en la definicin viene implcita la licencia que se
emplea para la distribucin de este tipo de publicaciones digitales73: Por archivo
abierto en este contexto se entiende el puesto a disposicin del pblico en Internet,
permitiendo a los usuarios la lectura, la descarga, la copia, la distribucin, la
impresin, la bsqueda, o el enlace a los textos completos de estos artculos, el
rastreo para la indizacin, pasarlos a datos para el software, o usarlos para otros
propsitos legales sin barreras financieras, legales o tcnicas, ni ms limitaciones
que las fundamentales de conexin a Internet. La nica limitacin es la
reproduccin y distribucin, y el nico lugar de los derechos de autor en este
mbito, debe ser proporcionar a los autores el control sobre la integridad de sus
obras y el derecho a ser adecuadamente reconocidos y citados.
[ver: http://www.gnu.org/licenses/license-list.html#DocumentationLicenses] en las que se basarn

los archivos abiertos.
71
SUBIRATS COLL, Imma y BARRUECOS y Jos Manuel. Un archivo abierto en ciencias de la
documentacin. En: El profesional de la informacin, septiembre, 2004.
72
La Budapest Open Access Initiative surge en una reunin convocada en Budapest por el Open
Society Institute (OSI) en diciembre del 2001. El propsito de la reunin fue acelerar el progreso en
el esfuerzo internacional para hacer artculos de investigacin en todos los campos acadmicos
disponibles libremente en Internet. [http://www.soros.org/openaccess] (Consulta el 02-10-2010)
73
Traducido de: By open access to this literature, we mean its free availability on the public
internet, permitting any users to read, download, copy, distribute, print, search, or link to the full
texts of these articles, crawl them for indexing, pass them as data to software, or use them for any
other lawful purpose, without financial, legal, or technical barriers other than those inseparable
from gaining access to the internet itself. The only constraint on reproduction and distribution, and
the only role for copyright in this domain, should be to give authors control over the integrity of
their work and the right to be properly acknowledged and cited.

Este tipo de publicaciones digitales, plantea la problemtica de los

derechos de autor o de propiedad intelectual, desde la aparicin y la distribucin
de los recursos editoriales se ha planteado una reflexin e incluso un conflicto de
carcter pblico acerca de este tema, incluso se ha tratado sobre la posible
desaparicin de los derechos de autor y de propiedad intelectual, por la facilidad
de copia y distribucin de cualquier recurso electrnico, y la duplicacin a travs
de Internet. La solucin a esta problemtica ha sido, en parte, resuelta por la
industria de la informtica, fundamentalmente del software, por ser en este mbito
donde han surgido, en primer lugar, las dudas relativas a los derechos de autor y de
propiedad intelectual. La solucin es parcial porque es necesaria una adaptacin de
la legislacin nacional, as como de la jurisprudencia, a los problemas que plantean
las nuevas redes de comunicaciones; el desarrollo legislativo se caracteriza por ir
un paso por detrs a la evolucin de la sociedad. La solucin del open source se
basa en las licencias; el open archives o access, al igual que asume en cierto modo,
los principios del open sources, asume tambin, las soluciones y, por tanto
igualmente, el sistema de licencias, que no dejan de lado las disposiciones
legislativas tradicionales. Las licencias74 open sources no slo se emplean en las
aplicaciones informticas, su uso se ha extendido a otros tipos de recursos digitales
o electrnicos que se elaboran tambin con aplicaciones informticas e incluso, en
ocasiones, por su complejidad, podemos considerarlas aplicaciones informticas,
como es el caso de las publicaciones digitales
En el mbito de la publicidad de cualquier instrumento de descripcin
archivstico, si ,por ejemplo, queremos distribuir una Gua de fondos documentales
sobre justicia seorial en la Baja Edad Media, como publicacin digital, podemos
optar por hacerlo de modo tradicional y acudir a una editorial o empresa que nos lo
distribuir en su librera on line, o bien, podemos publicarlo en un repositorio de
archivos abiertos, que ya existen tanto en el mbito privado como pblico, tal es el
caso de las bibliotecas digitales o bien directamente en nuestro propio sitio Web.
74
Definicin de licencia de software: es el conjunto de permisos que un desarrollador da para la

distribucin, uso y/o modificacin de la aplicacin que desarroll. Puede indicar en esta licencia
tambin los plazos de duracin, el territorio donde se aplica, ...
[http://www.alegsa.com.ar/Dic/licencia%20de%20software.php]

Para proteger nuestro recurso, le incluiremos una licencia copyleft75 o de

creative commons76, al final del documento, este tipo de licencias que son las ms
habituales para publicaciones cientficas digitales y que se visualizan en los
documentos porque llevan una serie de smbolos a imitacin del copyright, que son
distribuidos por las corporaciones que gestionan las licencias a nivel internacional,
har que nuestro recurso est protegido en cuanto a los derechos de autor a la hora
de llevar a cabo su distribucin.
Si bien estas licencias estn normalizadas a nivel internacional debido al
carcter mundial de Internet, que conlleva la distribucin de cualquier recurso a
cualquier punto del globo terrqueo, su inclusin no exime del cumplimiento de
las legislaciones nacionales en lo que respecta a los derechos de autor y propiedad
intelectual.
10. La publicidad a travs de los investigadores
Los mayores difusores del patrimonio histrico, cultural y documental, han
sido, son y sern siempre los investigadores, a travs de sus estudios y
publicaciones, no slo difunden el contenido de los archivos sino que adems los
enriquecen. Podemos diferenciar dos tipos de investigadores desde el punto de
vista de la descripcin archivstica. Por un lado, estn los investigadores que se
75
Definicin de Copyleft: es una licencia [...] El nombre surge como oposicin al copyright
tradicional. Se considera que una licencia es copyleft cuando adems de otorgar permisos de copia,
modificacin y redistribucin de la obra protegida, contiene una clusula que impone la misma
licencia a las copias y a las obras derivadas.
Sus partidarios la proponen como alternativa a las restricciones que imponen las normas planteadas
en los derechos de autor, a la hora de hacer, modificar y distribuir copias de una obra determinada.
Se pretende garantizar as una mayor libertad para que cada receptor de una copia, o una versin
derivada de un trabajo, pueda, a su vez, usar, modificar y redistribuir tanto el propio trabajo como
las versiones derivadas del mismo. [http://es.wikipedia.org/wiki/Copyleft]
76
Definicin de Creative Commons: es una organizacin sin nimo de lucro que quiere ayudar a
los artistas a compartir sus creaciones y escoger libremente qu derechos de propiedad intelectual
quieren ejercer sobre ellas.
Creative Commons pone al alcance de todo el mundo un conjunto de licencias gratuitas para
ayudar a la gente a compartir sus obras. El propio autor, como dueo de su trabajo, puede escoger
qu tipo de derechos quiere que tengan sus obras. Ahora, aquellos que quieran que terceras
personas utilicen su obra bajo determinadas condiciones lo pueden hacer. Creative Commons
propone tener "algunos derechos reservados" y no "todos los derechos reservados" como dice el
Copyright. Esta organizacin ofrece seis tipos de licencias.
[http://www.artelista.com/articulos/CC/creative-commons.html#faq1]

dedican a la investigacin archivstica en todas sus vertientes, historia de la

instituciones, paleografa, historia archivstica de los fondos documentales,
estudios de fuentes documentales, estudios diplomticos, y los investigadores
que realizan estudios histricos de diversos contenidos y materias. El resultado de
los estudios del primer tipo de investigadores resultan de gran utilidad en el trabajo
archivstico de descripcin para completar la historia archivstica, institucional,
fuentes documentales relacionadas, y realizar fichas de descripcin a nivel de
fondo ms completas que permitan orientar a otros investigadores, ya que no
siempre es posible profundizar en la descripcin o investigacin de todos los
aspectos de un fondo documental. Estos estudios bien pueden ser realizados
propiamente por archiveros, o bien, por profesores de la universidad, alumnos de
documentacin e historia,El segundo tipo de investigadores, son importantes
para orientar los proyectos de descripcin, a travs de los estudios de estos
usuarios, es posible conocer que fondos documentales presenta mayor inters; las
temticas ms investigadas, las inquietudes de los investigadores; Estos estudios
permiten proyectar un plan de descripcin archivstico, en el que se determinarn
los fondos documentales que van a ser objeto de descripcin y de elaboracin de
nuevos instrumentos de descripcin.
Todas las funciones que se desarrollaron en los archivos desde mediados
del siglo XIX, se han encaminado al servicio pblico de difusin de la informacin
documental a los investigadores y a las administraciones. El acceso a los
investigadores comienza con la Real Orden de 20 de abril de 1844, sobre reglas
para franquear tanto a nacionales como a extranjeros, que estableca como lmite
de consulta el ao 1700; los documentos posteriores a esta fecha no eran
consultables77. A lo largo de la Edad Contempornea se fueron reduciendo los
plazos de accesibilidad, sin embargo, a pesar de que el acceso pblico a los
archivos fue una preocupacin constante, no se lleg a publicar un reglamento
nico para regular el acceso de los investigadores a los archivos estatales y las
normas que regulan su acceso son diversas y estn dispersas en mltiples
disposiciones.
77
DE ALFONSO ALONSO-MUOYERRO, Beln. Evolucin histrica del acceso a la Sala de

Lectura en los Archivos Estatales. En: Boletn ANABAD, Tomo 49, n 3-4, 1999, p. 393.

Los archivos han controlado siempre el movimiento de los investigadores

en los archivos, adems, todos los archivos establecen la obligacin de entregar un
ejemplar de aquellas publicaciones que incluyan documentos de su archivo, esta
obligacin viene reflejada en las cartas y reglamentos de servicios de los
archivos78. El control de los investigadores se regul en el Captulo IV, artculo 55
del Reglamento de 1901: En los archivos generales y regionales se llevar un
ndice en el que consten las personas que han estudiado el documento, expresando
el nombre del lector, su patria y profesin, la fecha en que hizo el estudio, si ese
documento fue copia total o parcialmente y si fue confrontado con otros o
simplemente examinado, por otro lado, se recoge la obligacin de entregar un
ejemplar: Se consignarn adems cuantas noticias puedan recogerse sobre las
publicaciones en que manuscrito haya sido en alguna forma utilizado. La
obligatoriedad de entrega de ejemplares a travs del depsito legal, con destino a
la Biblioteca Nacional, quizs supone una relajacin en el cumplimiento de esta
norma archivstica, sin embargo, el depsito legal, no recoger las obras que se
publiquen fuera de Espaa, aunque incluyan o citen documentos de los archivos
espaoles.
11. Anlisis a travs de la prensa electrnica de las transformaciones de los
instrumentos de descripcin en la ltima dcada
Desde la incorporacin de Internet al mundo cotidiano, los Archivos han
valorado la potencialidad de este instrumento para la difusin de su informacin.
Paulatinamente han ido creando sus sitios Web, con la finalidad de publicitar una
gran variedad de informaciones y dar a conocer al mundo entero tanto los trabajos
que se desarrollan en el archivo como las ltimas novedades. El triunfo de este
medio de comunicacin se debe a mltiples razones:
- Permite la difusin del archivo ms all del mbito local o regional, incluso
traspasando las fronteras nacionales.
78
Un ejemplo de esta norma aparece en la Orden de 27 de mayo de 2003, del Departamento de

Cultura y Turismo, por la que se aprueba el modelo del Reglamento de los Archivos Municipales
de Aragn (Publicado en el BOA el 13 de junio de 2003), que en su artculo 55 (De las
investigaciones resultantes) recoge: Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la
documentacin custodia en el Archivo Municipal tiene el deber de entregar un ejemplar al Servicio
de Archivo.

- Aunque en un principio el coste de la creacin de sitios Web era privativo, hoy

en da, cualquier archivo puede tener presencia en la Web a travs de medios
gratuitos, bien proporcionados por los propios Gobiernos (los Gobiernos
Autonmicos proporcionan a los archivos que forman parte de sus sistemas
archivsticos espacio en sus propios sitios Web), o bien, a travs de servicios que
se ofrecen en Internet, como es el caso de los Blogs, herramientas para la creacin
fcil de sitios Web,
- Resulta un medio ms econmico que la publicacin impresa adems de permitir
una mayor difusin que las elaboradas publicaciones realizadas por las editoriales.
- Es un medio ms dinmico que las publicaciones en papel, al permitir realizar
modificaciones, y por tanto, actualizar constantemente la informacin.
- En funcin a este ltimo punto, el sitio Web se enlazar con las herramientas
habituales de trabajo, de manera que cualquier cambio consecuencia de las
actividades del archivo que afecte al pblico o al usuario del archivo, se pueda
publicitar de manera inmediata.
- Supone un ahorro en los costes de publicidad y marketing de las actividades del
archivo, aunque no hace que se prescinda totalmente de otros medios de
comunicacin como la prensa para determinados acontecimientos como
exposiciones, conferencias, visitas,
- Si bien el sitio Web no es costoso, sin los son las herramientas que se emplean
para la gestin de la documentacin, la descripcin, la digitalizacin y el
almacenamiento de los datos. Cada vez ms los medios tecnolgicos son ms
econmicos, sin embargo, el trabajo de descripcin y digitalizacin requiere
grandes inversiones en medios humanos.
Para realizar el estudio de la evolucin de las publicaciones en Internet,
basta analizar las noticias que se han ido publicitando en la ltima dcada en la
prensa digital.
Si buscamos noticias de los archivos e Internet el listado de resultados
puede llegar a ser inabarcable, por este motivo, he seleccionado una serie de
noticias que creo que han marcado hitos en la difusin de los archivos a travs de
Internet en Espaa durante la ltima dcada. Estas noticias se pueden consultar
ntegramente en el Anexo XI ordenadas cronolgicamente.

Tras el anlisis de las noticias reseadas podemos resaltar las reflexiones

que a continuacin se recogen:
La prensa, a veces, no slo se hace eco de los progresos en la descripcin
de los fondos documentales que se producen en el mbito archivstico, sino
tambin de las insuficiencias o carencias, que son manipuladas polticamente por
unos y por otros. Esta situacin se produce, a pesar, de que existen miles de
documentos que todava no han recibido un tratamiento archivstico por falta de
medios econmicos y materiales y que pueden resultar de inters para la
ciudadana en el mbito territorial nacional espaol. En la noticia n 1 del anexo,
se recoge un fondo documental concreto que ha sido fruto de una gran polmica en
la ltima dcada, se trata del fondo documental del Centro Documental de la
Memoria Histrica de Salamanca, este centro a pesar de contar con instrumentos
de descripcin, no alcanzan las expectativas de un grupo concreto de la sociedad,
que denuncia su insuficiencia de manera razonable, tanto por su antigedad como
por la finalidad por la que fueron creados. El archivero que responde al inters
general, en muchas ocasiones, no pude responder al inters particular, por falta de
medios, las descripciones adems no pueden realizarse para unos pocos, deben
pensarse para la ciudadana en general. Son muchas las tareas que tiene que
realizar el archivero, y en el caso de Salamanca, probablemente el archivo est
enfrascado en las tareas de consulta que son mayores que en otros archivos, debido
a la demanda de los ltimos aos incrementada por la Ley de la Memoria
Histrica, y no se haya podido dedicar tanto a las tareas de descripcin deseadas,
esta situacin es habitual en muchos archivos, en muchas ocasiones las demandas
son mayores a los medios disponibles. A pesar de la insuficiencia de medios, el
Centro de Salamanca ha desarrollado en las ltimas dcadas grandes esfuerzos de
descripcin encaminados a satisfacer las demandas de la ciudadana, no slo
mediante la descripcin detallada de sus fondos, sin tambin con la incorporacin
de nuevas colecciones. Esta noticia es un ejemplo de que elaboracin de un
instrumento de descripcin est supeditada, en muchas ocasiones, a las demandas
polticas y sociales de la poca en la que se crea el instrumento de descripcin, y
los instrumentos que se realizaron en una poca no sirven en otras pocas.

Uno de los proyectos ms ambiciosos de descripcin archivstica realizado

en Espaa que se ha prolongado hasta nuestros das, ha sido la publicacin en
Internet de una parte de los fondos documentales histricos digitalizados de los
Archivos Estatales, este proyecto naci bajo el nombre de AER en el ao 2003, tal
y como se indica en la noticia n 2 que recoge su publicacin. Antes de su puesta a
disposicin, fue necesaria una preparacin previa de nueve aos de trabajos de
descripcin, normalizacin y digitalizacin. Estos trabajos se han prolongado hasta
la actualidad y se han incluido en un nuevo sistema, continuador del anterior,
denominado PARES. AER naci dentro de un contexto de publicacin de diversos
recursos culturales en Internet, como la Biblioteca de Alejandra, tal y como se
muestra en la noticia. Las bibliotecas digitales fueron en este sentido pioneras en la
publicidad de sus recursos bibliogrficos digitales, incluso con el desarrollo de
iniciativas en colaboracin con empresas particulares, como Google Books,
recurso que ha planteado mltiples problemas legales, al no tener en cuenta las
legislaciones nacionales relativas a la propiedad intelectual. Los museos tambin
se han sumado a la publicacin de sus recursos digitalizados en Internet. Incluso se
han desarrollado proyectos que integran recursos de archivos, bibliotecas y
museos, tal es el caso del portal Web Hispania79 (noticia n 22), este proyecto es el
equivalente nacional al proyecto Europeana, en el que Espaa participa con una
importante aportacin como se muestra en la noticia n 18.
Proyectos ambiciosos en el mbito de la descripcin y digitalizacin de los
fondos documentales no slo se han desarrollado a nivel estatal, vemos a travs de
las noticias, interesantes proyectos tambin en el mbito regional o local, que es el
ms prximo al ciudadano. En estos mbitos son muchas las actividades que han
aparecido en la prensa en los ltimos aos, entre los proyectos que he
seleccionado, se encuentra el de la Diputacin Provincial de Jan (noticia n 4).
Este proyecto muestra como tambin a nivel regional, integran recursos de
diversos archivos, centrndose en los archivos municipales de la provincia de Jan.
A pesar del inters que puede suscita su finalizacin, los fondos documentales que
79
MARTY, Paul F. An introduction to digital convergente: libraries, archives, and museums in

the informacion age. En: Archival Science (2008), October 17, 2009, p. 247-250. Tal y como
muestra la obra de Paul F. Marty, se est produciendo un fenmeno a nivel internacional, en el
mbito de los recursos digitales, de integrar recursos de archivos, bibliotecas y museos.

se han descrito y digitalizado no se han publicado en la Web. Otro proyecto

regional, con mayor extensin ha sido el desarrollado por la Junta de Andaluca
(noticia n 5), que ha creado una Web para dar publicidad a las descripciones y
digitalizaciones de los fondos documentales de archivos tanto pblicos como
privados de su mbito de influencia. En esta noticia se resalta la escasez de
presupuesto para llevarlo a cabo. No slo las Comunidades Autnomas colaboran
en los proyectos de descripcin y digitalizacin de los archivos regionales, el
Gobierno ha participado tambin en proyectos autonmicos, es el caso del
proyecto de digitalizacin de fondos documentales gallegos del Archivo Histrico
Nacional (noticia n 9).
Existen proyectos ms pequeos pero que no dejan de ser ambiciosos como
es el caso del Archivo de la Junta de Obras del Puerto de Cdiz (noticia n 6), ste
abarca tanto la descripcin, como digitalizacin del archivo en colaboracin con la
Universidad de Cdiz. En muchas ocasiones, la falta de recursos requiere la
colaboracin de varias instituciones para poder llevar a buen puerto lo planificado.
Este archivo slo publicita el inventario del archivo a travs de la Web, pero no
publicita ni el catlogo ni la imagen digital.
Otro proyecto semejante al del Archivo de la Junta, es el iniciado por el
Monasterio de Pedralbes (noticia n 11), esta noticia muestra el inters suscitado
por las monjas de poner en Internet su archivo, esta noticia es muy curiosa, porque
normalmente, este tipo de instituciones se caracteriza por su carcter reservado, e
pesar de la importancia que tienen los fondos documentales de las instituciones
religiosas para el estudio de la historia.
En otras ocasiones, los archivos publicitan a travs de la Web colecciones
especficas de sus fondos documentales, en los ltimos aos los archivos
municipales han publicado sus colecciones fotogrficas histricas, que son de
inters sobre todo a nivel local, tal es el caso del Archivo del Ayuntamiento de
Logroo (noticia n 10), son proyectos menos ambiciosos pero quizs ms
realistas con los escasos recursos con los que suelen contar los archivos, como
suceden tambin con los fondos de la Real Academia Galega (noticia n 13).
Algunos de los proyectos a escala ms pequea que se encuentran en la
prensa muestran el empleo de tecnologas que ahorran mucho tiempo al archivo y

a los archiveros, tal es el caso del proyecto de digitalizacin del archivo municipal
de Betanzos (noticia n 16), para el que se ha empleado un sistema de
reconocimiento de caracteres u OCR que permite realizar las bsquedas en el
propio documento. En la noticia se muestra la intencionalidad de poner en red el
proyecto.
Estos proyectos de digitalizacin y descripcin no slo van encaminados a
la publicacin de los fondos documentales en Internet, como hemos visto, en
algunos casos no llegan a publicitarse como open archive en Internet, sino que
se desarrollan posteriores publicaciones impresas o investigaciones, que van a
tener una menor difusin que la publicacin digital abierta. Tambin tienen como
objetivo no slo la difusin de los fondos documentales, sino tambin la
preservacin futura de los fondos documentales.
En la prensa se encuentran noticias no slo de tratamiento de fondos
documentales de carcter histrico, cada vez ms, podemos encontrarnos noticias
y recomendaciones para el desarrollo de proyectos relacionados con la
administracin electrnica. En estas noticias se muestran tanto las dificultades de
la implantacin de la administracin electrnica como los proyectos que se estn
realizando. En la noticia n 17, vemos la confusin que supone para los
ciudadanos la llegada de la administracin electrnica, fundamentalmente, por su
funcionamiento todava limitado, la duda que surge a los archiveros, es a dnde
va a parar la informacin una vez tramitada?. Al igual que guardar documentacin
en papel, guardar documentacin en formato electrnico tiene sus riesgos, ningn
sistema es infalible, aunque los mecanismos en muchas ocasiones no son los
adecuados y la ausencia de profesionales que gestionen la informacin no ayuda a
mejorar la situacin, esto provoca una gran inseguridad a la hora de custodiar la
informacin, prueba de ello es la prdida de pruebas mdicas digitalizadas que
aparece en la noticia n 19. Podemos comprobar como en los proyectos de
administracin electrnica, el intercambio de informacin administrativa
transciende al igual que la documentacin histrica la frontera nacional en un
intento de compartir informacin, tal es el caso del proyecto que aparece en la
noticia n 14.

Del anlisis de las noticias revisadas se pueden extraer mltiples

conclusiones. Se pueden diferenciar tres tipos de proyectos en el mbito de los
fondos histricos: los que se desarrollan a nivel nacional e incluso supranacional,
en un intento de integrar recursos culturales variados, tanto archivsticos como
bibliotecarios o museogrficos, representados por los portales Web de Hispania o
Europeana; proyectos a nivel regional, que tratan de integrar los recursos ms
interesantes de un determinado mbito geogrfico, y proyectos a nivel local, que
pueden estar representados por archivos pblicos o privados. Los proyectos
regionales o locales son ms complejos de publicitar en la Web, puesto que sus
recursos son ms limitados y su consulta es ms local o est limitada a una
pequea parte del fondo documental. Actualmente, es muy difcil encontrar
noticias relativas a proyectos que abarquen nicamente la descripcin de fondos
documentales, lo que muestra la falta de inters por la descripcin aislada sin su
equivalente digital, por parte del gran pblico.
En muchas ocasiones, las noticias publicitan aire y son ms las ambiciones
y las perspectivas puestas en los proyectos que los resultados publicitados en la
Web. Un proyecto de descripcin, digitalizacin y publicacin no slo requiere
grandes deseos y voluntad por parte de los encargados de su puesta en marcha,
exige una planificacin previa en la que se incluya la disponibilidad de recursos
econmicos, humanos y tecnolgicos a largo plazo, sin los cuales es imposible que
el sueo archivstico se plasme en una realidad digital.
CONCLUSIONES / 461
CONCLUSIONES
El captulo primero (Definiciones y tipologas de los instrumentos

archivsticos) de la presente tesis es una revisin conceptual de la archivstica en
Espaa, en relacin a la evolucin de la terminologa empleada para la
denominacin de los elementos resultantes de la descripcin.
En Espaa, como en otros pases se han planteado mltiples reflexiones
encaminadas a la definicin terminolgica de los instrumentos archivsticos. Esta
indefinicin, es anterior a la Edad Contempornea, parte de la Edad Media, por
ello, he introducido sus antecedentes, con la finalidad de rastrear los orgenes de la
funcin descriptiva en los archivos. Esta revisin se ha extendido ms all de
nuestro territorio, al incluir algunos ejemplos de autores de pases cercanos a
nuestra zona de influencia cultural, fundamentalmente, Italia y Francia, que
comparten con nosotros una misma tradicin archivstica. Tras el estudio de varios
autores de estos otros pases, se observa la existencia de un cierto consenso entre
los archiveros de un mismo mbito cultural con respecto a la conceptualizacin de
los instrumentos de descripcin.
En nuestro pas he podido observar que hasta la dcada de los sesenta no se
produce, entre los diferentes archiveros, un acuerdo en relacin a las tipologas de
instrumentos de descripcin. En el caso de los instrumentos de control incluso es
ms tardo. Hasta entonces, exista una cierta confusin terminolgica a la hora de
denominar estos instrumentos archivsticos. Los instrumentos bsicos de
descripcin que se barajaron, en aquel entonces y que se mantienen en la
actualidad son: la gua, el inventario, el catlogo y, como auxiliar, el ndices. Por
otro lado, se definieron otros subtipos dentro de estas tipologas, que eran variables
segn el autor.
La terminologa archivstica, y cmo no, la que forma parte del conjunto de
los instrumentos que se elaboran en el trabajo archivstico, ha planteado, plantea y,
probablemente, seguir planteando entre los archiveros, tanto a nivel nacional
como internacional, reflexiones, discusiones y problemticas, a pesar de los
grandes esfuerzos por llegar a un consenso en los conceptos mediante el desarrollo
CONCLUSIONES / 462
de las regulaciones, de la teora archivstica, o de la elaboracin de mltiples obras

de referencia como vocabularios, diccionarios o glosarios.
Me gustara plantear una pregunta: podremos llegar algn da a crear un
diccionario definitivo de cualquier lengua? La respuesta es clara, quizs podremos
llegar a hacerlo cuando se trate de una lengua muerta. Lo mismo sucede con la
terminologa archivstica, no es algo esttico y no lo ser mientras la archivstica
sea una disciplina viva. La archivstica va evolucionado con los tiempos lo que
supone la incorporacin de nuevos trminos, y por tanto, de nuevas discusiones
tericas y este hecho si resulta indiscutible.
Nos encontramos en una poca de grandes transformaciones fruto de la
aceptacin de las nuevas tecnologas en las dinmicas de trabajo, de la
normalizacin archivstica a nivel internacional y de la introduccin de la
administracin electrnica. Todos estos cambios han avivado el debate
terminolgico al introducir nuevos conceptos para denominar nuestro objeto de
estudio. Debido a la incorporacin de mltiples nuevos conceptos en diferentes
lenguas y desde diferentes tradiciones culturales, aumentan si cabe an la
dificultad de traducirlos a otras lenguas, con las implcitas confusiones a la hora de
traspasar las normativas internacionales a los idiomas nacionales. El contrapunto a
esta problemtica es que, los archiveros al igual que el resto de los profesionales,
son cada vez ms polglotas; la generalizacin del ingls en la comunidad
archivstica, reduce el problema del entendimiento, aunque no lo anula, puesto que
hay que mantener las lenguas nacionales y su diversidad. La normalizacin de la
descripcin archivstica y sus instrumentos supone cada vez ms la normalizacin
de la terminologa y su conceptualizacin, es algo necesario para el entendimiento
a nivel internacional. No se trata nicamente de una cuestin nacional, nos
encontramos ya inmersos en la aldea global. Este es uno de los grandes cambios
que hemos experimentado en esta poca de inflexin, el problema de la
terminologa archivstica se ha globalizado; sin embargo, las comunidades
archivsticas aunque hablen en diferentes idiomas, ha encontrado vas de
entendimiento.
Otra conclusin a la que he llegado tras el anlisis de los antecedentes
histricos de los instrumentos de descripcin, es que todas las reas de la
CONCLUSIONES / 463
archivstica forman parte de un mismo conjunto evolutivo, y los cambios

experimentados en la preservacin y conservacin de la documentacin, desde la
Edad Media hasta nuestra poca, ha influido en las transformaciones de la esencia
de la descripcin y sus productos, los instrumentos de descripcin. La
conservacin, a travs del concepto preservacin digital, preocupa ms que nunca
a la hora de llevar a cabo el tratamiento integral del documento, y por tanto,
tambin de la descripcin.
El captulo segundo (Los organismos encargados de los Archivos en la
Administracin Pblica Espaola: articuladores de la funcin descriptiva de
los archivos) es un apartado de contextualizacin ms que de anlisis de las
instituciones implicadas en la regulacin y coordinacin de la descripcin
archivstica en Espaa a lo largo del periodo de estudio. Existen mltiples estudios
centralizados en este anlisis, yo he realizado un pequeo repaso histrico de los
organismos cuya documentacin de archivo he consultado rastreando la historia de
la elaboracin de los instrumentos de descripcin.
Sin embargo, tras la revisin de la historia institucional de los organismos,
he llegado a la conclusin, de que en Espaa han concentrado las
responsabilidades archivsticas en organismos de poco peso en el mbito de la
administracin pblica, durante todo el periodo estudiado, lo que ha supuesto una
prdida considerable de influencia de los tcnicos en archivos en el resto de las
administraciones.
En otro sentido, si bien la evolucin institucional ha sido paralela a los
cambios polticos y gubernativos en Espaa y, aunque estos han sido mltiples y
muy importantes, en el caso de nuestro pas, la gran fractura se produce en la
etapa de la transicin democrtica, al pasar los archivos al igual que mltiples
competencias estatales a depender de las Comunidades Autnomas. Este trasvase
de competencias pudo ser la oportunidad para que la archivstica fuese asumida
por las respectivas presidencias de los gobiernos central y autonmicos, con
suficiente preeminencia para organizar los sistemas archivsticos, sin embargo, en
general, est funcin se vincul a organismos con menor calado. Esta
transformacin hubiese permitido ejercer una mayor autoridad sobre los
organismos pblicos a la hora de cumplir la normativa y de elaborar la legislacin
CONCLUSIONES / 464
referente a descripcin archivstica que tendra como consecuencia una mejor

garanta de la conservacin patrimonial en el mbito documental y transparencia
informativa en el mbito administrativo y poltico.
Resulta importante sealar entre las instituciones desaparecidas, en el paso
del Rgimen Franquista a la Democracia, la Inspeccin de Archivos, organismo
que llev durante ms de un siglo el control del cumplimiento de la elaboracin de
una correcta descripcin archivstica, del avance de las descripciones, y de la
publicidad de la informacin. Esta competencia se descentraliza al ser asumida por
las Comunidades Autnomas en sus respectivos sistemas archivsticos, o por cada
organismo productor de la documentacin en el caso de la Administracin Central
(asumida en este caso por las Inspecciones Generales de Servicios de los
Ministerios). El panorama se complica, el control en el cumplimiento de la
legislacin y normalizacin archivstica en el mbito de la descripcin pasa de un
nico organismo a mltiples organismos, ya no existe un rgano nico supervisor
de los archivos, que guarde el mismo celo que lo hacan las antiguas Inspecciones,
ahora depende de mltiples organismos y del buen hacer de cada archivo, es decir,
de la tica profesional de cada archivero. La duda que se plantea en este caso es:
qu sucede, generalmente, en aquellos archivos que no poseen especialista en
archivstica o documentacin? Para responder a esta cuestin slo hace falta
observar el Censo-Gua de archivos y comprobar tanto, la ausencia de informacin
referente a mltiples fondos documentales y archivos, que sabemos que existen,
como, la deficitaria descripcin introducida por aquellos centros que no poseen
archiveros o tcnicos especialistas.
El captulo tercero (Evolucin de los instrumentos archivsticos) es un
estudio de la trayectoria contempornea de la historia legislativa, as como de la
teora y prctica archivstica en relacin a la elaboracin de instrumentos de
descripcin.
En nuestro pas se puede constatar la existencia de una cierta tradicin en la
catalogacin de los materiales documentales de archivo, proporcionada por una
formacin archivstica, ms que por la regulacin; y todo ello, a pesar de que los
archivos compartieron normas descriptivas durante mucho tiempo con otras dos
CONCLUSIONES / 465
reas culturales, como son las bibliotecas y los museos. De hecho, los primeros
tcnicos eran archiveros, bibliotecarios, al igual que sucede en la actualidad con
las nuevas generaciones de documentalistas, esta circunstancia no impidi la
diferenciacin en el tratamiento de los diferentes materiales. Y aunque a lo largo
del periodo estudiado no lleg a desarrollarse una normativa genrica para la
descripcin de cualquier archivo, si existieron importantes directrices para
determinados archivos, es el caso de la Instruccin para archivos de protocolos o
el anteproyecto de los archivos de hacienda, que han tenido gran repercusin. La
ausencia de normativa descriptiva uniforme, durante largo tiempo, ha derivado en
las ltimas dcadas en una explosin reguladora sin precedentes, tanto a nivel
nacional como internacional. Cuando se produce este gran desarrollo normativo,
hay que regular la descripcin no slo de la documentacin en papel, sino que
tambin la descripcin de los nuevos formatos documentales, surgiendo normas
para el tratamiento descriptivo de los documentos electrnicos y documentos en
papel digitalizados.
Espaa ha sido un pas muy deseoso de normalizacin en el mbito de la
descripcin archivstica a lo largo de todo el periodo estudiado, los testimonios
documentales de la administracin central nos muestran gran cantidad de informes
de los archiveros realizando propuestas para llevar a cabo la tan deseada
normalizacin de la descripcin. Esta tenacidad reguladora llega a nuestros das,
convirtiendo a Espaa, en uno de los pases que ms activamente ha participado en
el proceso normalizador, tanto a nivel nacional como internacional, inclusive, en
muchas ocasiones, patrocinndolo e impulsndolo.
Una de las reas descriptivas en las que se observa una continuidad es
precisamente en el control archivstico de los centros a travs de un censo o
catlogo del patrimonio documental. Y aunque los inicios fueron duros, ya que
desde mediados XIX hasta mediados del siglo XX los esfuerzos de crear un censo
integrado quedan en papel mojado, sin embargo, con la llegada de la
informatizacin y la normalizacin comienzan a cumplirse los objetivos de
centralizar las descripciones relativas al censo de archivos.
En cuanto a la aplicacin de la normativa internacional, tras el anlisis de
los instrumentos de descripcin, vemos que aparte de la norma ISAD (G) y su
CONCLUSIONES / 466
equivalente en metadatos, la EAD, que han tenido gran xito de implantacin, el

resto de las normas apenas son tomadas en cuenta en la realidad prctica de los
archivos a la hora de llevar a cabo sus proyectos de gestin informtica
documental.
El cuadro de clasificacin es un elemento universal en la descripcin
archivstica. En la actualidad ha sido objeto de normalizacin internacional y entre
otras normas, su estructura ha sido definida para los cuadros funcionales a travs
de la norma ISDF, cuya implementacin en la realidad prctica est todava en
paales, y es complejo de investigar. Oteando la realidad histrica espaola, de los
cuadros de clasificacin en Espaa, a travs de los manuales de descripcin y la
teora archivstica, se observa como su presencia es constante, sobre todo, en
relacin a la falta de acuerdos en cuanto a su elaboracin, ha sido una de las
grandes problemticas de los archivos, que incluso ha llegado hasta la actualidad, a
pesar de los mltiples intentos de llegar a cuadros normalizados por tipologa de
archivo. Por otro lado, tanto en la teora como en la prctica archivstica se ha
producido, sobre todo, en los comienzos del periodo estudiado, una confusin
entre el cuadro de clasificacin y la ordenacin fsica de la documentacin, su
distincin en las ltimas dcadas, ha sido una muestra de madurez de la teora y
prctica archivstica; como tambin lo ha sido la elaboracin de grupos de trabajo
y comisiones por tipologas de archivos a la hora de concretizar la normalizacin
de los cuadros, ya que es imposible crear un modelo nico de cuadro de
clasificacin para cualquier tipo de archivo. Los cuadros de clasificacin, no son
ms que referencias informativas de la documentacin, como lo son los ndices,
los tesauros, los vocabularios controlados,..., y desde esta visin los he estudiado;
sin embargo, tienen una peculiaridad, son instrumentos originarios de la
archivstica, como lo es la CDU para las bibliotecas. En el mbito de las
bibliotecas nos encontraremos CDU, pero muy difcilmente nos encontraremos
cuadros de clasificacin archivsticos, a diferencia del archivo que si ha aplicado la
clasificacin por materias.
Una de las conclusiones generales de este apartado, es que los periodos de
guerras han modificado las prcticas de descripcin archivstica, aumentando el
nmero de instrumentos de descripcin producidos, entre la razones de este
CONCLUSIONES / 467
fenmeno, que se ha observado tambin en otros mbitos de patrimonio cultural,

se encuentra la necesidad de inventariar tanto el patrimonio documental existente
antes de una guerra, como conocer que ha quedado tras finalizar la misma.
Tras la revisin de la legislacin y normativa archivstica, tanto la
publicada como la que se qued en mero proyecto o slo tuvo una repercusin
interna, es imposible afirmar que en Espaa no hubo desarrollo normativo
archivstico, quizs, las normas no trascendieron ms all del mbito a la que iban
encaminadas, quizs no hubo grandes desarrollos relacionados con la uniformidad
de las prcticas archivsticas, pero s hubo una gran preocupacin por establecer
pautas. Adems la regulacin ha estado y est vinculada a la poltica y este hecho
constituye, generalmente, ms una lastre que una ayuda a su impulso. Los
instrumentos de descripcin fueron ampliamente tratados en la regulacin
normativa relativa a archivos y patrimonio documental durante todo el periodo
contemporneo, por ello en este apartado se ha incluido todo el vaciado relativo a
instrumentos de descripcin existentes en la legislacin y normalizacin
consultada. A travs de la regulacin podemos observar como existe una constante
reivindicacin de la importancia de realizar instrumentos de descripcin y control
para asegurar la permanencia del patrimonio documental. En todo este mbito
normativo, quizs, si existe un pequeo intento de crear un elemento comn para
todos los archivos: el instrumento de control del patrimonio documental nacional,
el censo del patrimonio documental, que aunque aparece regulado desde fechas
tempranas, sin embargo, la falta de medios materiales para su ejecucin, han
provocado que este instrumento no sea una realidad hasta la aplicacin de la
informtica, como se ha sealado anteriormente, sin embargo, en este caso, la
regulacin se hace tan necesaria como la existencia de una tecnologa que permita
el tratamiento masivo de la informacin.
Por otro lado, tras analizar la legislacin en relacin al tratamiento de los
instrumentos de descripcin en la legislacin espaola a nivel central, se puede
concluir que la normativa aborda el documento ms desde su carcter histrico que
administrativo.
La regulacin legal de las tareas de descripcin archivstica tiene que
realizarse a travs de instrumentos legislativos como los reglamentos u otro tipo de
CONCLUSIONES / 468
legislacin de carcter interno como las instrucciones, las rdenes, las

recomendaciones..., tal y como sucede en archivos muy activos como son los
municipales, que en las ltimas dcadas han mostrado un gran inters por la
creacin de instrumentos archivsticos adecuados y por la publicidad de los
destinados al pblico.
He realizado una pequea revisin de la evolucin de la formacin y de los
trabajos de los archiveros, fundamentalmente, del Cuerpo Facultativo y del
personal de apoyo, en la relacin a los instrumentos de descripcin, aunque su
historia ha sido tratada ampliamente por otros autores, que han llegado a sus
propias conclusiones. Tras el anlisis y mi propia experiencia he llegado a tener mi
propio criterio al respecto; muchas de las tareas de descripcin realizadas por el
personal de los archivos han quedado en el olvido aparcadas en las salas de
catlogos o de investigadores, y muchas actividades de descripcin o proyectos
elaborados por este personal, no salieron a la luz, ms all de los muros de los
archivos hasta el inicio de las tareas de automatizacin masiva de la informacin,
momento en que fueron recuperados para darles una nueva vida y revalorizacin.
Estos instrumentos fueron el fruto de unos profesionales con un conocimiento
autnticamente humanista, que no slo abarcaban la archivstica, sino tambin, la
historia, la paleografa, la diplomtica, el derecho, los idiomas,...
Sin embargo, en el mbito privado, aunque hubo una gran preocupacin
por la formacin del personal, mediante academias, formacin profesional,...,
habr que esperar a la aparicin de las facultades de documentacin para asegurar
la presencia en el mercado autnticos profesionales tcnicos en la gestin de los
archivos.
El captulo cuarto (Evolucin de las formas de presentacin de los
instrumentos archivsticos) constituye un guio a la historia de la diplomtica
del instrumento de descripcin en sus caracteres externos. En este apartado no he
incluido el estudio de la evolucin de la diplomtica interna del instrumento
archivstico, que he tratado superfluamente, porque considero que es un tema a
tratar por especialistas en diplomtica contempornea.
En mi opinin, no es posible entender lo que es hoy un instrumento
archivstico elaborado con las nuevas tecnologas, si no se conoce cmo y por qu
CONCLUSIONES / 469
ha cambiado su forma material a lo largo de nuestra poca, es decir, sin revisar, el

origen de los actuales instrumentos. Ya que los cambios que hemos experimentado
en nuestra Era, en cuanto a los formatos, son comparables al paso de la escritura en
soportes duros al pergamino, o del pergamino al papel.
Los hechos presentados en este apartado son modificaciones que no se han
producido nicamente en nuestro territorio. La invencin de las herramientas que
han operado en el cambio es externa a nuestro pas y tiene un carcter universal.
Sin embargo, vemos un inters de Espaa a lo largo de la poca contempornea en
entender y en participar en todas las innovaciones tecnolgicas e incluirlas en el
trabajo diario de las oficinas y de los archivos.
La existencia de nuevas herramientas y nuevos instrumentos de
descripcin, no nos debe de alejar de la historia de los trabajos de descripcin
como hemos visto en otros prrafos. Hay que considerar que los instrumentos
actuales conviven con los viejos instrumentos de descripcin, muchos de los
cuales se conservan en soportes antiguos que estn siendo convertidos a soportes
actuales para que no se pierda su valiosa informacin. Estos instrumentos son
antiguos, pero no quedan nunca fuera de uso, an cuando se elabora un nuevo
instrumento de descripcin, siguen formando parte de la historia archivstica del
fondo documental y son testimonio de trabajos pasados realizados sobre la
documentacin. Hay que tener presente que los trabajos archivsticos evolucionan
con lentitud debido a los precarios recursos con los que suelen contar el archivo,
por ello, estos instrumentos son necesarios durante largo tiempo, ya que son a
veces, la nica referencia de los fondos documentales.
Los cambios de formato e inclusin de nuevas herramientas para su
elaboracin, no han influido tampoco en las finalidades y funcionalidades del
archivo, aunque si en las formas de trabajo; en el mbito de la elaboracin de los
instrumentos archivsticos, estos cambios han supuesto para el archivero cada vez
mayores facilidades a la hora de realizar su trabajo, lo que ha permitido abarcar un
tratamiento, no slo descriptivo sino tambin reprogrfico, cada vez ms amplio de
los fondos documentales; es decir, a realizar proyectos de descripcin y
digitalizacin masiva. La evolucin de las tecnologas no slo ha supuesto un
cambio cuantitativo sino tambin cualitativo; es posible, realizar una revisin de la
CONCLUSIONES / 470
calidad integral de las descripciones o las digitalizaciones, tareas que eran

impensables en los inicios de nuestra profesin.
Sin embargo, el interrogante que se plantea acerca del futuro de la
descripcin electrnica y de los documentos digitalizados y referenciados, es una
cuestin que posiblemente no lleguemos a resolver en nuestro presente, aunque si
existen indicios para pensar en una posible respuesta a nuestra dudas al respecto.
Si bien el propio documento con sus metadatos est sustituyendo paulatinamente al
documento clsico y sus elementos descriptivos, que podan estar o no vinculados
al propio documento, la duda que se plantea es si actuarn las nuevas herramientas
tecnolgicas como verdaderas cpsulas del tiempo y podrn ver nuestros
sucesores, los documentos que se producen en nuestra contemporaneidad como
nosotros podemos ver, por ejemplo, el Liber inventarii monumentorum regii
archivii Barchinone, del archivero Ferrer de Nagarola del siglo XIV. Todo
depender de la capacidad y del trabajo del hombre que tendr que llevar a cabo la
constante renovacin fsica y lgica de los actuales soportes, tal y como se est
realizando en la actualidad. Por ahora la nica garanta de conservacin digital de
la informacin y la documentacin se basa en la conversin constante del soporte
electrnico y el software en el que se sostiene.
En el captulo quinto (Evolucin de las formas de presentacin de los
instrumentos archivsticos) parto de la idea de que la finalidad del trabajo
archivstico es darlo a conocer a la administracin en particular y a los ciudadanos
en general, con el objeto de alcanzar la deseada transparencia informativa de las
sociedades democrticas. Las transformaciones ms visibles de la descripcin
archivstica se muestran precisamente en la evolucin de su publicidad a lo largo
de la historia contempornea.
Las publicaciones sobre productos descriptivos han evolucionado
paralelamente a la apertura de los archivos al pblico en general y se ha adaptado a
sus necesidades, podemos decir, que han experimentado los cambios polticos,
histricos y sociales ocurridos en la Edad Contempornea. En apenas dos siglos, se
ha pasado de una publicacin erudita impresa, destinada slo para los
investigadores y archiveros, a una publicacin ms divulgativa y visual, como
CONCLUSIONES / 471
catlogos de exposiciones, publicaciones de documentos en repositorios

archivsticos, difusin a travs de redes sociales,...
La publicacin ha superado el mbito territorial y se ha internacionalizado
a travs de Internet. Se ha producido un cambio total en el formato de la
publicaciones descriptivas de archivos, en los sistemas de gestin y publicacin
archivstica, las publicaciones ya no se realizan nicamente en papel impreso o en
publicacin digital, se realizan en bases de datos, que van mostrando sus
novedades a medida que avanza la descripcin.
Estamos en una poca de crisis econmica a nivel internacional, que est
influyendo en la industria editorial y en los archivos; cada vez es ms raro
encontrar publicaciones de instrumentos de descripcin, tanto impresas como
digitales, los archivos buscan economizar medios, por ello, cada vez ms, el
archivo slo publicita su informacin descriptiva en su pgina Web, o en
publicaciones digitales, u otros recursos propiciados por Internet, como las Redes
Sociales, las Listas de Distribucin, repositorios institucionales,
En su da, las publicaciones peridicas, surgieron para dar salida rpida a
las investigaciones y trabajos cientficos y humansticos, hoy en da, la publicidad
a travs de Internet ha batido rcords en la prontitud de la publicidad de la
informacin y el nmero de accesos.
Todas estas transformaciones en la publicidad han planteado nuevas dudas
legales, con respecto a la seguridad de la informacin publicitada en la Web; en
relacin a la regulacin de acceso a la informacin; a los derechos de autor y
propiedad intelectual,
Han surgido tambin mltiples dudas tcnicas, relativas a la conservacin
futura de los nuevos soportes documentales que albergan las descripciones
archivsticas y las propias imgenes de los documentos digitalizados. Estas dudas
tambin se han planteado en el mbito de las publicaciones y aunque se hayan
desarrollado mltiples proyectos de preservacin digital, se desconoce cual ser el
futuro de las publicaciones digitales, y sobre todo, de aquellos que no cuentan con
un depsito legal, por ejemplo, las guas de los archivos publicados en las Web, los
repositorios institucionales, los blogs archivsticos, las listas de distribucin,, es
decir, de la literatura gris. Esta situacin es preocupante, porque cada vez
CONCLUSIONES / 472
existen menos publicaciones impresas o digitales con depsito legal, y ms con

carcter open archive en el mbito de los archivos.
Finalmente, como colofn a la presente, a la revisin bibliogrfica,

documental y a mi propia experiencia personal, puedo concluir que la
configuracin actual de los instrumentos descriptivos en la tradicin archivstica
espaola parte incluso de pocas anteriores a la analizada en el presente estudio,
dando lugar a caractersticas propias y diferentes de otras tradiciones. Por ello, a
pesar de las grandes transformaciones experimentadas como consecuencia de la
asuncin de las nuevas tecnologas en la creacin de nuevos instrumentos de
descripcin, las caractersticas propias de la tradicin espaola han dado lugar a
elementos continuadores, como la insistencia de la archivstica espaola por
alcanzar una homogeneidad descriptiva que permitiese no slo la transferencia de
informacin, sino tambin de la propia documentacin, a travs no slo del
espacio sino incluso del tiempo. Intentando imitar a nuestros antepasados, somos
conscientes de que buscamos la permanencia, de ah el gran desarrollo de
importantes investigaciones entorno a la preservacin digital, la creacin de
mltiples normas a todos los niveles o el impulso dado al corpus legislativo
entorno al patrimonio archivstico y a la administracin electrnica.
Por otro lado, Espaa no ha estado siempre a la cabeza de la archivstica,
pero ha estado pendiente de las novedades tericas y prcticas que se han
producido a nivel internacional en relacin a la creacin de instrumentos de
descripcin archivsticos y a pesar de no disponer de recursos ha intentado
incorporarlas al trabajo diario, y esto se observa al analizar la evolucin material
del objeto de estudio.
La evolucin de los instrumentos de descripcin es cambiante porque la
archivstica es una disciplina viva y continuar su andadura, pese a los intentos por
relacionarla exclusivamente con la historia y la documentacin en papel, ya que
mientras el hombre genere informacin independientemente del soporte, forma o
formato, en el ejercicio de sus funciones o para gestionar sus actividades, existirn
archivos, independientemente del soporte, forma o formato y valga la redundancia.
Es decir, la disciplina archivstica conoce y emplea los nuevos soportes y
CONCLUSIONES / 473
tecnologas, pero su existencia no depende en exclusiva de ellos. Los archiveros

en la historia de Espaa han sido autnticos eruditos, lo que muestra su alto grado
de formacin, pero tambin se ha innovado y han aceptado los cambios.
La mayor revolucin que se ha producido en el mbito de los instrumentos
de descripcin y nuestro pas ha sabido subirse al carro, se encuentra en la
publicidad de la informacin descriptiva archivstica mediante el empleo de la
Web. A pesar de las ventajas de este medio que ha revolucionado el mundo de las
comunicaciones y la informacin, hay que valorar sus aportaciones negativas y
positivas, slo as conoceremos las ventajas de su uso1.
Desde el punto de vista historiogrfico, es todava difcil alcanzar la
objetividad suficiente para llegar a una conclusin definitiva de las causas y
consecuencias de las grandes transformaciones que se estn todava operando.
Cada da se producen nuevos descubrimientos y avances tecnolgicos que se
pueden implantar en los archivos. Esta situacin se complica todava ms, ya que
en los ltimos tiempos estamos asistiendo a una ralentizacin de esta evolucin
como consecuencia de la crisis econmica mundial, que impide la adquisicin de
las ltimas novedades en los centros archivsticos. Se conoce la tecnologa, sin
embargo, resulta muy costosa. Esta situacin nos hace estar ms prximos a los
antiguos romanos o visigodos con respecto a la tecnologa que a los profesionales
del siglo XXI.
As pues, nuestro futuro profesional se presenta incierto, slo cabe esperar,
que alguien, sea archivero o documentalista, se ocupe de conservar nuestra
memoria administrativa y cultural.
Entre las consecuencias negativas se encuentra la escasa seguridad de la informacin en la red, as

como la facilidad para la filtracin de la informacin confidencial, tal y como se ha mostrado en los
ltimo tiempos a travs de la Wikileaks. Entre las positivas se encuentran la facilidad para llevar a
cabo la publicacin, el ahorro econmico y la gran difusin. En un momento dado, lo positivo
puede revertir tambin en negativo, si esta herramienta se emplea mal o cae en malas manos.
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ANABAD. Hoja informativa ANABAD. Madrid: Asociacin Nacional de Archiveros,
Bibliotecarios, Arquelogos y Documentalistas, 1983. Mensual.
AYUNTAMIENTO DE MADRID. Revista de la biblioteca, archivo y museo del Ayuntamiento de
Madrid. Madrid: Delegacin de Cultura del Ayuntamiento, 1924-.Semestral.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ADPA: automatizacin, archivos, informtica.
Boletn del Comit de Informtica. Automatic Data Procesing and Archives (Edicin Espaola).
Madrid: Subdireccin General de Archivos, 1972.
CUERPO FACULTATIVO DE ARCHIVEROS, BIBLIOTECARIOS Y ARQUELOGOS.
Revista de archivos, bibliotecas y museos. Madrid: Cuerpo Facultativo de Archiveros,
Bibliotecarios y Arquelogos, 1871-1986. Trimestral.
1
Se han consultado muchas ms revistas, sin embargo, las que se referencian han sido totalmente
vaciadas porque recogen en un amplio periodo de tiempo la evolucin archivstica espaola
contempornea.
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Andaluca. Consejera de Cultura, 1986.
MINISTERIO DE EDUCACIN Y CIENCIA. Boletn de la Direccin General de Archivos y
Bibliotecas. Madrid: Servicio de Publicaciones del Ministerio de Educacin y Ciencia, 1952-1974.
Bimestral.
MINISTERIO DE OBRAS PBLICAS Y URBANISMO. Boletn informativo del Gabinete de
Archivo y Biblioteca. Madrid: Ministerio de Obras Pblicas y Urbanismo. Gabinete de Archivo y
Biblioteca, [19??].
REAL ACADEMIA DE LA HISTORIA. Archivo documental espaol. Madrid: Real Academia de
la Historia, 1950. Tres veces por semana.
UNIVERSIDAD DE VALLADOLID. Boletn de archivos, bibliotecas y museos. Universidad de
Valladolid: Servicio Universitario de Archivos, Bibliotecas y Museos, 1946.
4. Recursos Electrnicos ms consultados
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o www.aenor.es
ANABAD. Federacin Espaola de Asociaciones de Archiveros,
Bibliotecarios, Muselogos y Documentalistas.
o www.anabad.org
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o http://www.apenet.eu
Arquivos de Galicia. Xunta de Galicia
o www.arquivosdegalicia.org/
Associaci d'Arxivers-Gestors de Documents de Catalunya
o www.arxivers.com/
Asociacin de Archiveros de Castilla y Len
o http://www.acal.es/
BOE. Boletn Oficial del Estado (Sobre todo: Gazeta Histrica y IBERLEX)
o http://www.boe.es/
Biblioteca de A Universidad da Corua
o http://www.udc.es/biblioteca/galego/index.htm
Biblioteca del Instituto Nacional de Administraciones Pblicas
o http://www.inap.map.es/web/guest/catalogo-bibliografico
Biblioteca Nacional. Espaa
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Espaa
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o http://www.csi.map.es/
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o http://dialnet.unirioja.es/
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Google Books. Recurso de Bsquedas de Libros Digitales

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Hemeroteca Digital. Biblioteca Nacional. Espaa
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o http://www.ica.org/6365/welcome/espaol.html
Legislacin Histrica de Espaa. Ministerio de Cultura. Espaa
o www.mcu.es/archivos/lhe/
Ministerio de Cultura. Archivos. Espaa
o http://www.mcu.es/archivos/
Oficina Espaola de Patentes y Marcas. Ministerio de Industria, Energa y
Turismo
o http://www.oepm.es/es/index.html
Portal de la Administracin Electrnica. Gobierno de Espaa
o http://administracionelectronica.gob.es
Red de Bibliotecas de Espaa. Catlogo REBIUN
o http://rebiun.crue.org/cgi-bin/rebiun/O7766/ID20f51d2e?ACC=101
Teseo. Base de Datos de Tesis Doctorales
o https://www.educacion.gob.es/teseo/irGestionarConsulta.do
UNESCO. Archives Portal
o http://www.unesco-ci.org/cgi-bin/portals/archives/page.cgi
Recursos Digitales de Prensa
ABC
o http://www.abc.es/
El PAS. Com
o http://www.elpais.com/
Elcorreo.com
o http://www.elcorreo.com
El MUNDO.es
o http://www.elmundo.es/
Diario de Sevilla
o http://www.diariodesevilla.es/
La Voz de Galicia
o http://www.lavozdegalicia.es/portada/index.htm
Anexos
502
503
Anexo I
Transcripcin del Cuadro de
Clasificacin del Consejo de Estado
(1910)1
1
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Educacin. AGA, 31,6962,

Leg. 8176, 41-46.
504
(PORTADA)
Consejo de Estado. Archivo. Copia del cuadro de clasificacin de los fondos de
esta dependencia. 15 de septiembre 1904.
(ENCABEZAMIENTO)
Consejo de Estado. Archivo. Cuadro de clasificacin de los fondos de esta
dependencia. Comprende desde 1845 hasta 1904. (Encabezamiento)
(TEXTO)
A. Seccin de Estado y Gracia y Justicia

I. Presidencia del Consejo de
Ministros
1. Autorizaciones para procesar

2. Competencias
3. Varios Asuntos
II. Estado
Tratados, Negociaciones, Etc.
II. Gracia y Justicia
1. Actas (Borradores)
2. Antecedentes (Despacho interior de la Seccin)
3. Cofradas
4. Escribanos y Procuradores
5. Indultos
6. Negocios Eclesisticos
7. Preces y Bulas
8. Ttulos de Castilla
9. Varios Asuntos
B. Seccin de Guerra y Marina
I. Guerra
1. Actas del Consejo Real

2. Antecedentes (Interior de la Seccin)
3. Administracin Militar
4. Aforados de Guerra
5. Artillera
6. Batallones provinciales, milicias, etc.
7. Caballera
8. Carabineros
9. Clasificaciones de Infantera, Caballera, Carabineros y Guerra Civil
10. Clero castrense
11. Colegios y Academias Militares
12. Contratos, Subastas y Suministros
505
13. Convenio de Vergara

14. Escalas de Caballera
15. Estado Mayor de Ejrcito y de Plazas
16. Generales y Brigadieres
17. Guardias alabarderos
18. Guardia Civil
19. Indultos
20. Infantera
21. Ingenieros
22. Invlidos
23. Oficiales de la Seccin
24. Ordenes circulares
25. Pensiones, abonos de servicios y Derechos pasivos
26. Proyectos de Ley de ascensos y recompensas
27. Retirados y Licencias absolutas
28. Quintas, Exenciones del servicio y Licencias ilimitadas
29. Sanidad Militar
30. Veterinaria Militar
31. Varios asuntos
II. Marina
Todos los Asuntos

C. Seccin de Hacienda y Ultramar
I. Hacienda
3. Aduanas
4. Bancos y Sociedades de crdito
5. Clases Pasivas
6. Contribuciones
7. Crditos
8. Deuda
9. Diezmos
10. Estados mensuales
11. Estancadas
12. Fincas
13. Indemnizaciones por la guerra civil
14. Presas inglesas
15. Reales rdenes
16. Varios asuntos
506
1. Estado
Negocios de Estado
II. Ultramar
a. Competencias y autorizaciones
para procesar
Antecedentes (Interior de la
Seccin)
b. Indultos
c. Personal y negocios
eclesisticos
2. Gracia y Justicia
d. Personal jurdico, Abogados y

Notarios
e. Preces, Bulas y Rescriptos
f. Ttulos de Castilla
g. Varios Asuntos
3. Guerra y Marina
Todos los asuntos

a. Abono de pasaje
b. Aduanas
c. Bancos y sociedades
d. Contribuciones
4. Hacienda
e. Crditos y Obligaciones
Generales
f. Deuda
g. Empleados y Derechos Pasivos
h. Estancadas
i. Fincas
j. Varios
5. Gobernacin
a. Consejo de Administracin
b. Correos y telgrafos
c. Esclavos y colonizacin
d. Varios asuntos
6. Fomento
Todos los asuntos
7. Leyes y Reglamentos de Ultramar

8. Todos los asuntos de Ultramar en 1899
D. Seccin de Gobernacin y Fomento
I. Gobernacin
3. Ayuntamientos
4. Beneficencia y Sanidad
5. Comunicaciones
6. Construcciones Civiles (1845-1871)
507
7. Diputaciones Provinciales
8. Enseanza provincial y municipal
9. Presupuesto y arbitrios provinciales y municipales
10. Propios
11. Quintas
12. Resoluciones de expedientes por ndices
13. Sociedades
14. Varios Asuntos
II. Fomento
1. Agricultura e Industria
2. Comercio
3. Ferrocarriles
4. Instruccin Pblica
5. Minas
6. Montes
7. Obras Pblicas
8. Sociedades (Asuntos generales)
9. Sociedades mercantiles
10. Todos los asuntos (1854-1856)
11. Varios asuntos
- Leyes Reglamentos en general

E. Secretara general
I. Edificio y Superintendencia
II. Organizacin interior
III. Personal
a. Presidentes y Vicepresidentes
b. Consejeros ordinarios,
extraordinarios y Consejeros
Ministros
c. Fiscales y abogados fiscales
1. Expedientes Personales
d. Secretarios generales, Oficiales,

Secretarios de Salas y Oficiales
agregados
e. Escribientes de planta y
temporeros
f. Ujieres, Porteros, Ordenanzas y
Mozos de oficio
2. Expedientes de Oposiciones
a. Oficiales y aspirantes
b. Escribientes
c. Secretarios de Diputaciones
provinciales
d. Contadores provinciales
508
e. Abogados Fiscales
f. Ujieres
3. Expedientes de Concursos
a. Abogados Fiscales
b. Ujieres
IV. Presupuestos, material y habilitacin

V. Varios
1. Correspondencia oficial y
particular, notas y documentos
sueltos
2. Cuestiones de etiqueta
3. Expedientes X (reservados)
4. Reales rdenes de carcter
general
a. Registros generales y sus
ndices sus ndices auxiliares por
orden alfabtico
b. Registros de Secciones
5. Libros
c. Actas de Pleno
d. Actas de Secciones
e. Copiadores de acuerdos de
Pleno
f. Copiadores de los de Secciones
Madrid, 15 de septiembre de 1904. El Archivero-Bibliotecario. Manuel P. Mourillo. (Data tpica y

cronolgica y firma del documento)
509
Anexo II
Transcripcin
Clasificacin
del
del
Cuadro
Ministerio
de
de
Fomento (1910)2
2
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblicas y Bellas

Artes. Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Fomento. AGA, 31,6962. Leg. 8176.
510
(ENCABEZAMIENTO)
Cuadro de Clasificacin del Archivo general de los Ministerios de Instruccin
Pblica y Bellas Artes y de Fomento
(TEXTO)
Seccin de Instruccin Pblica
I. Personal de maestros, profesores de escuelas y empleados administrativos y subalternos

de estos centros.
II. Oposiciones y concursos
1. Disposiciones que se refieren a la totalidad de las
Primeras enseanzas
2. Expedientes y asuntos relativos a cada una de las
provincias
3. Expedientes y asuntos relativos a cada uno de los
municipios
4. Asuntos de Escuelas Normales
5. Escalafones
6.Asambleas y Conferencias pedaggicas
III. Asuntos Generales
1. Documentos pertenecientes a la suprimida
Inspeccin General de enseanza
Primera
Enseanza
2. Visitas giradas por los Inspectores de cada

provincia
IV. Inspeccin
V. Subvenciones para la construccin de Escuelas
511
1. Expedientes personales de catedrticos, opositores

y empleados administrativos y subalternos de los
Institutos
2. Escalafones y plantillas
3. Alumnos de Segunda enseanza
I. Personal
II. Opositores y concursos a Ctedras, Auxiliares y Ayudantas
1. Expedientes y rdenes generales
III. Asuntos diversos
2. Asuntos de cada Instituto

3. Programas de las asignaturas de Segunda
enseanza
Institutos de
Segunda
Enseanza
1. Colegios, Seminarios y establecimientos de

enseanza no oficial
IV. Establecimientos
2. Disposiciones de carcter general a ellos

referentes
Libros de Registro del Negociado
I. Personal facultativo administrativo y subalterno

II. Oposiciones y concursos
Escuelas
Especiales
1. Asuntos de carcter general a este grado de la

enseanza
III. Establecimientos
2. Asuntos de cada escuela
Bajo esta denominacin se comprenden los siguientes establecimientos de Enseanza

Escuela Superior de Diplomtica
Escuela Superior de Arquitectura
Escuela Superior de Pintura, Escultura y Grabado
Escuela Superior Nacional de Msica y Declamacin
Escuelas Politcnicas
Escuela Superior preparatoria de Ingenieros y Arquitectos
Escuela de Artes e Industria
Escuelas provinciales de Bellas Artes
Escuelas provinciales de Gimnstica
Escuelas provinciales de Veterinaria
Escuelas provinciales de Nutica
512
Escuela de Ingenieros industriales

Real Instituto Industrias
Escuelas de Comercio
1. Personal
I. Derecho
2. Oposiciones y concursos
3. Asuntos varios
1. Personal
II. Notariado
3. Asuntos varios
1. Personal
III. Filosofa y Letras
3. Asuntos varios
1. Personal
3. Asuntos varios
IV. Ciencias
4. Establecimientos dependientes de esta facultad
1. Personal
3. Asuntos varios
V. Medicina
4. Asuntos de la facultad en cada Distrito
universitario
1. Personal
VI. Farmacia
3. Asuntos varios
1. Personal administrativo y subalterno
2. Alumnos de todas las facultades
3. Expedientes y rdenes generales
4. Asuntos de cada universidad
5. Escalafones
6. Visitas de inspeccin
Libros de Registro de la Seccin
513
VII. Asuntos diversos
Universidades
I. Asuntos generales de Bellas Artes

II. Exposiciones de Bellas Artes Nacionales y Extranjeras
III. Teatros
1. Calcografa Nacional
2. Iconografa
3. Museo Nacional de Pintura y Escultura
4. Museo de Arte Moderno
IV. Museos no Arqueolgicos
5. Museos provinciales
V. Catlogo monumental de Espaa

Bellas Artes
I. Personal facultativo del Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos

II. Oposiciones y Concursos
1. Expedientes generales
2. Asuntos de Archivos
3. Asuntos de Bibliotecas
4. Asuntos de Museos
III. Asuntos Generales
5. Monumentos y Antigedades
6. Peritos Calgrafos
1. Disposiciones de carcter general
2. Depsito de libros
3. Cambio internacional
4. Adquisicin de obras
5. Concesin de Bibliotecas
Archivos,
Bibliotecas y
Museos
Arqueolgicos
IV. Propiedad intelectual
Libros de Registro
514
I. Construccin y reparacin de edificios

Construcciones
civiles
II. Personal tcnico y administrativo

III. Asuntos generales
I. Expedientes generales y legislacin

II. Consejo de Instruccin pblica
III. Obras declaradas tiles por el Consejo de Instruccin pblica
IV. Honores y condecoraciones
V. Fundaciones, bienes y rentas
VI. Presupuestos y Contabilidad con sus libros de asiento
VII. Subvenciones a establecimientos y entidades de carcter docente no oficial
VIII. Estadsticas
IX. Parte de asistencia a las clases
Asuntos
generales
X. Academias
Seccin de Obras Pblicas
1. Expedientes personales de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos, Ayudantes,

Sobrestantes y Escribientes delineantes
2. Incidencias del personal. En este grupo se comprenden las promociones, actas de
examen, escalafones, notas de concepto, etc.
Libros registro del Negociado de distribucin del personal y de indemnizaciones
I. Personal
1. Construccin, conservacin y reparacin de carreteras y expropiaciones de fincas para

las obras de las mismas
2. Casillas de peones camineros
3. Construccin, conservacin y reparacin de puentes
4. Subastas de obras de carreteras
5. Presupuestos de gatos de expropiacin para caminos
6. Asuntos generales y legislacin de caminos
II. Caminos
Libros de registro de los Negociados de Construccin y Conservacin de carreteras
515
Personal de Ingenieros, mecnicos, empleados administrativos y subalternos

destinados a las divisiones de ferro
carriles
2. Incidencias del personal. En este grupo se hallan comprendidos los asuntos referentes a
convocatorias, exmenes, escalafones, distribucin del personal, indemnizaciones, etc.
3. Estadstica de ferrocarriles
4. Legislacin
5. Divisiones, inspecciones, tarifas e itinerarios
6. Impresos. Estos impresos son memorias publicadas por las Compaas de ferrocarriles,
revistas y publicaciones particulares relativas al material
7. Asuntos diversos de los ferrocarriles y tranvas (Los de cada uno).
III. Ferrocarriles
Libros registros del Negociados, del personal, de concesiones, de la explotacin y de

estadsticas mercantil.
1. Expedientes personales de Comisarios y dems empleados administrativos y subalternos

de los canales y pantanos
2. Concesiones de aprovechamientos de aguas de los canales y ros
3. Expedientes generales y legislacin
4. Expediente incoados con motivo de las inundaciones
5. Presupuestos de estos servicios
IV.
Libros de registro del negociado
Aguas
1. Expedientes personales de los empleados en las juntas de obras de los puertos y toreros
de faros
2. Expedientes generales de cada uno de los puertos, expropiaciones, construccin de los
mismos y de concesiones a particulares para establecer balnearios, almacenes, explotar las
marismas y construccin de embarcaderos
3. Asuntos por provincias de puertos, faros y balizamientos en general
4. Asuntos de faros por provincias
5. Faros, adquisiciones de aparatos, efectos, material y aceites
V.
Puertos
6. Puertos y faros, conservacin y reparacin

7. Legislacin y expedientes generales
Libros registros del Negociado referentes a personal, material y concesiones
1. Personal administrativo y subalterno

2. Expedientes de administracin y arrendamiento de los portazgos (por provincias)
516
3. Legislacin y asuntos generales

4. Recibos y justificantes de las cantidades satisfechas por las Compaas de ferrocarriles y
telgrafos
Libros registros del Negociado, de personal, arriendos, anuncios, de subastas y producto de
los portazgos
VI.
Portazgos
1. Asuntos generales y legislacin

2. Asuntos generales referentes a una sola provincia. Estos asuntos son principalmente de
distribucin del personal facultativo y subalternos; indemnizaciones a los mismos, vistas de
inspeccin, nombramientos e incidencias de peones camineros, adquisicin de
herramientas, enajenacin de materiales intiles, estadstica y de trnsito, precios medios
de materiales y transportes, etc.
3. Junta consultiva de caminos, canales y puertos. Comprende la organizacin de la misma,
rgimen interior, personal, cuentas del material y estados de trabajos realizados por este
centro consultivo.
VII
Obras Pblicas
en general
(Falta)
1. Triplicados de las cuentas de todos los servicios de obras pblicas

VIII
Contabilidad
Libros de Contabilidad de las mismas
Seccin de Agricultura, Industria y Comercio
1. Expedientes personales de los ingenieros agrnomos,

peritos agrcolas, ayudantes, capataces de cultivo, empleados
administrativos y subalternos
2. Incidencias del personal, asuntos del personal colectivo
517
I. Personal
II. General y Legislacin
1. Legislacin y expedientes generales

2. Asuntos de cada provincia
1. Didium: arbitrio de recursos para combatirlo
2. Filorera: arbitrio de recursos para combatirlo
3. Langosta: arbitrio de recursos para combatirlo
4. Otros insectos: arbitrio de recursos para combatirlo
III. Plagas del Campo
5. Accidentes atmosfricos, remedio de sus consecuencias

6. Asuntos Generales
1. Algodn
2. Arroz
Agricultura
3. Vides
4. Otros vegetales
5. Abonos
6. Concurso de mquinas e instrumentos de labranza
IV. Cultivos: Industrias
Agrcolas
7. Vinificacin
8. Sericicultura
9. Otras industrias agrcolas
1. Real Consejo de la Mesta
3. Servidumbres y vas pecuarias: asuntos generales y por
provincias
4. Enfermedades del ganado
1. Asuntos generales
5. Cra caballar
2. Registro matrcula
caballos de pura sangre
3. Depsitos de sementales
1. Granjas modelos, escuelas

prcticas de agricultura y
campos de demostracin por
provincias
2. Estaciones enolgicas
3. Estaciones antifiloxricas
4. Estaciones ampelogrficas
5. Estaciones meteorolgicas
518
6. Estaciones enotcnicas del

extranjero
7. Jardn de la Orotava
8. Real Cabaa modelo
9. Crdito territorial y
Bancos agrcolas
1. Establecimientos
2. Enseanza Agrcola
1. Congresos agrcolas de de
vinicultura filoxricos, etc.
2. Conferencias agrcolas,
concursos de obras de
agricultura, programas,
cartillas agrcolas y vincolas
3. Adquisiciones, informes e
impresiones de obras,
concesiones de bibliotecas y
libros sueltos
4. Biblioteca agrcola
5. Gaceta agrcola
1. Asuntos generales
2. Colonias agrcolas,
ordenadas por los trminos
municipales en que radican
3. Colonias agrcolas
VI. Establecimientos y
enseanza agrcola
2. Junta General de la Agricultura
519
3. Real Consejo
VII. Real Consejo y
Consejo y Juntas
Provinciales
4. Juntas y Consejo Provinciales
1. Estadsticas de produccin y cultivo

2. Partes mensuales del servicio agronmico en las granjas
experimentales y estaciones enolgicas
3. Partes mensuales del servicio agronmico dados por los
Jefes de los Distritos
VIII. Estadstica Agrcola
4. Observaciones Meteorolgicas
1. Presupuestos por provincias
IX. Contabilidad de
agricultura
2. Triplicado de las cuentas satisfechas por servicios

agrcolas
1. Personal de ingenieros,
ayudantes, guardas y empleados
administrativos
2. Incidencias del personal,
escalafones, indemnizaciones,
distribucin del personal, etc.
I. Personal
3. Vigilantes de incendios
4. Capataces del cultivo
1. Legislacin y expedientes
generales
II. General y legislacin
2. Asuntos de cada provincia
III. Partes mensuales de los

Distritos forestales
1. Planes de aprovechamientos
IV. Productos. Aprovechamientos
forestales
V. Repoblaciones, ordenaciones,
deslindes y amojonamientos de los
montes pblicos
VI. Catlogo de los montes
pblicos exceptuados de las
desamortizacin y sus
rectificaciones
VII. Estadstica forestal
VIII. Daos causados a los montes
pblicos
IX. Junta Facultativa de los montes
2. Subastas de productos forestales
520
X. Expedientes de la flora forestal

XI. Comisin del mapa forestal
Montes
1. Presupuestos
XII. Contabilidad
Libros registros del Negociado
2. Triplicados de cuentas
521
Anexo III
Clasificacin del Ministerio de
Gracia y Justicia (1910)3
3

Artes. Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Gracia y Justicia. AGA, 31,6962, Leg. 8176, 3033.
522
(PORTADA)
Cuadro de Clasificacin del Archivo General del Ministerio de Gracia y Justicia
(Sello del Archivo del Ministerio de Gracia y Justicia)
TEXTO
Seccin 1
I.
Personal
II.
Incidencias de personal
III.
Plantillas
IV.
Oposiciones y Concursos
V.
Expedientes generales y legislacin
VI. Publicaciones
Secretara
VII. Archivos, Biblioteca e Imprenta
VIII. Memorias e Informes
IX. Traslados de Reales Decretos y Reales
rdenes
X.
Seccin 2
Minutas de ttulos y Reales Despachos
I.
Expedientes del Personal de la carrera
judicial y fiscal y sus asimilados
II.
Aspirantes a la Judicatura
III. Personal (auxiliar de la administracin

de justicia)
IV. Personal administrativo y subalterno
de los Tribunales
Personal de la
Administracin de Justicia
V.
Escalafones
VI.
Oposiciones y Concursos
VII. Inspeccin de Tribunales

VIII. Quejas contra funcionarios judiciales
IX.
Seccin 3
Administracin de Justicia
I.
Abogados y Procuradores
Competencias con la Administracin
II. Exhortos, Suplicatorios y Comisiones

rogatorias
III.
Extradiciones
IV.
Recursos de revisin y de queja
V.
Peticiones de justicia
VI. Incidencias del juicio oral y del Jurado

VII. Laboratorios de Medicina legal
523
VIII. Aranceles Judiciales

IX. Justicia municipal
X.
Comisin de Cdigos
XI. Sancin de leyes

XII. Legalizaciones
XIII. Divisin territorial
Seccin 4
I.
Casa Real
Asuntos referentes a la Casa Real

Monteros de Espinosa
Legitimaciones por concesin Real
II.
Ttulos nobiliarios
Ttulos del Reino y Grandezas de Espaa

Autorizacin para el uso de Ttulos
extranjeros
Incidencias
III. Condecoraciones
Seccin 5
Seccin 6
Indultos
Asuntos eclesisticos
I.
Peticiones de indulto
II.
Indultos de carcter general
III.
Armisticios
I.
Relaciones con la Santa Sede
II.
Provisin de Mitras
III.
Clero catedral parroquial y conventual
IV.
rdenes militares
V.
Concordato
VI. Fundaciones
VII. Cofradas
VIII. Colegiatas
IX. Provisin de Curatos
X.
Comunidades religiosas
XI. Seminarios
XIII. Reparacin de Templos y otros
edificios eclesisticos
Seccin 7
Contabilidad y Estadstica
I.
Contabilidad
Expedientes generales
Presupuestos del
Ministerio
Anlisis qumicos
Gastos de ejecucin
de sentencias
524
Obras de edificios
civiles
Habilitacin
Nminas
Dietas e
indemnizaciones a
funcionarios/a
jurados, testigos y
peritos
II.
Estadstica
Estadstica civil
Estadstica criminal
Seccin 8
Registros de la Propiedad
y Notariado
I.
Registros de
la Propiedad
Expedientes
Personales de
Registradores
Provisin de Registros
Expedientes
Generales
Expedientes de
opositores
Oposiciones y
Concursos
II.
Notarios
Expedientes
Personales de
Notarios
Provisin de Notarias
Expedientes generales
Expedientes de
opositores
Oposiciones y
concursos
Seccin 9
Establecimientos penales
I.
Expedientes de personal
II. Suministros a los Establecimientos

penitenciarios
III.
Reclamaciones de presos y procesados
IV. Talonarios del Registro Central de

penados
V. Libros de Registro de la Direccin
General de Establecimientos penales
Seccin 10
Registros
I.
Libros del Registro general del
Ministerio
II.
Libros de Registro de los Negociados
III.
Copiadores de Reales rdenes
525
Anexo IV
Clasificacin del Ministerio de la
Gobernacin (1910)4
4

Artes. Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Gracia y Justicia. AGA, 31,6962, Leg. 8176, 3033.
526
(ENCABEZAMIENTO)
Cuadro de Clasificacin de los expedientes que se custodian en el Archivo
General del Ministerio de la Gobernacin (Formado con arreglo a lo dispuestos
por la Real Orden 2 de mayo de 1919 comunicada por la Subsecretara del
Ministerio de Instruccin Pblica)
(TEXTO)
SECCIONES
GRUPOS
A. Seccin de
Personal
I. Personal
General
Personal del Ministerio de sus dependencias Centrales

Personal del Ministerio de Gobiernos de provincia
Personal del Ministerio de Vigilancia y Seguridad
Personal del Ministerio de Mdico de Baos
A funcionarios pblicos
A particulares
Concesin de Honores
A funcionarios pblicos
A particulares
Concesin de recompensas
Diferentes
Varios
Viudedades
Orfandades
Pensiones
Diferentes
Jubilaciones
II. Personal
Adicional
Consejeros Provinciales
Guerra
Consejos Provinciales
Diferentes
Consejo Provinciales
Varios
Depositarios y Recaudadores de los Gobiernos civiles y sus fianzas

Abono de dietas a Delegados de visitas de inspeccin
Junta Consultiva de Gobernacin
Comisarios Regios
Notarios del Ministerios
Arquitectos del Ministerio
527
III. Gobierno
interior del
Ministerio
rdenes de la Subsecretara
IV. Imprenta
Nacional
Personal
Publicacin de la Gua de forasteros
Contratacin de la Gua de forasteros
Autorizacin para otras publicaciones
Fiscala de Imprenta
V. Material del Ministerio
B. Seccin de
Poltica
I. Alcaldes
Nombramientos.=Dimisiones.=Excusas.= Correcciones.
II. Ayuntamientos
Constitucin
Elecciones
III. Comisiones Provinciales
Constitucin
Elecciones
Nombramientos de Real Orden
IV. Concejales
Nombramientos de Real Orden

Correcciones
Incapacidades e incompatibilidades
Instancias
Suspensiones y reposiciones
V. Consultas
Sobre la ley electoral

Sobre leyes orgnicas
VI. Diputaciones Provinciales
Elecciones
Constitucin
Sesiones
Presidentes.=Nombramientos
VII. Diputados Provinciales
Nombramientos.=Dimisiones.=Excusas.=
Correcciones.=
Incapacidades e incompatibilidades
Instancias
Suspensiones e reposiciones
VIII. Diputados a Cortes
Elecciones
IX. Juntas Administrativas
Constitucin
528
Elecciones
X. Juntas de Asociados
Constitucin
XI. Listas Electorales
Inclusiones
Exclusiones
XII. Listas de
Empadronamientos
Inclusiones
Exclusiones
XIII. Divisin de distritos

electorales
Modificaciones introducidas por leyes especiales
XIV. Senadores
Elecciones
Incidentes
XV. Tenientes de alcalde
Nombramientos. Dimisiones. Excusas. Correcciones

Incapacidades o incompatibilidades
Elecciones. Instancias
Suspensiones. Reposiciones. Varios
XVI. Reales Decretos de

Promulgacin de Leyes
C. Seccin de
Orden Pblico
XVII. Miscelnea
De asuntos de la Seccin
I. Asociaciones
Reuniones Pblicas
Asociaciones Pblicas
Manifestaciones
Huelgas
Motines
II. Polica
Cuestiones Religiosas
Espectculos Pblicos
Crculos de Recreo
Abertura de Cafs y tabernas y cierre
Fuegos prohibidos
Licencias de armas, caza y pesca
III. Seguridad Pblica
Guardia Civil
Bandolerismo
Estadstica Criminal
Extraccin de Criminales
IV. Asuntos Internacionales
Emigracin o inmigracin
Naturalizacin de Extranjeros
Repatriacin
529
Regium execuatur de Cnsules e Vicecnsules

V. Prensa
VI. Calamidades
Naufragios
Terremotos
Incendios
Temporales
Inundaciones
Langosta
VII. Transportes
Emigrados
Deportados Polticos
Deportados Cubanos
De obreros sin trabajo
De armas y municiones
De materias explosivas
VIII. Material
De la seccin
IX. Relaciones con los dems

Ministerios
D. Seccin
Primera
X. Miscelnea
I. Provincial
Autorizaciones a las Diputaciones para litigar y transigir

pleitos
Divisin territorial
Organizacin
Provincial y
Municipal
Deslindes
Asociacin de provincia para fines comunes
Boletines oficiales
Creacin y suspensin de Establecimientos benficos
Personal facultativo (Arquitectos. Secretario.
Contadores. Directores de obras pblicas. Mdicos)
Personal administrativo
II. Municipal
Autorizaciones a los Ayuntamientos para litigar y

transigir pleitos
Divisin territorial
Deslindes
Agregaciones y Segregaciones. Creaciones de nuevas
poblaciones
Variaciones de Capitalidad
Subvenciones de juzgados municipales
530
Asociaciones de Municipios para fines comunes

Creacin y suspensiones de Establecimientos Benfico
Personal Facultativo (Mdicos, Farmacuticos,
Veterinarios, Inspectores de carnes)
Personal Administrativo (Secretarios, Oficiales)
Jubilaciones de Empleados
Comisiones permanentes de Psitos
III. Competencias
Ordinarios
Recursos de Alzada
IV. Consultas
V. Indeterminado
E. Seccin de
Presupuestos y
Contabilidad
I. Administracin Provincial
Presupuestos ordinarios
Presupuestos extraordinarios
Presupuestos adicionales
Recursos relativos de presupuestos
Crditos activos
Crditos pasivos
Emprstitos y otras operaciones de Crdito
Impuestos y arbitrios
Contingente
Inventarios de bienes
Cuentas y sus incidencias
Recursos de alzada de cuentas
Libros de contabilidad
Resmenes y balances
Estadstica
Cuestiones de apremios
Alcances y suministros
Malversacin de fondos
Indemnizaciones
II. Administracin Municipal
Incidencias de presupuestos
Recursos relativos a presupuestos
Presupuestos de crceles
Crditos activos
Crditos pasivos
531
Emprstitos y otras operaciones de Crdito

Inventarios de bienes
Impuestos y arbitrios
Libros de Contabilidad
Cuentas y sus incidencias
Recursos de alzada de cuentas
Resmenes y Balances
Estadstica
Cuestiones de (...)
Consultas
Alcances y suministros
Malversacin de fondos
Indemnizaciones
Cuestiones o incidencias de Psitos
Abonos de haberes de Empleados
F. Seccin de
bienes
provinciales y
municipales y
cuestiones de
polica urbana y
rural
III. Delegados
Nombramientos
IV. Miscelneas
I. Provinciales
Venta de valores mobiliarios

Adquisicin e inmuebles y derechos reales
Permuta y cambio de destino de estos bienes
Enajenacin
Arrendamiento
Servidumbres pblicas
Deslindes de fincas
Acotamientos de Montes
Roturaciones arbitrarias
Censos y otras cargas
Actos conservatorios
Expropiacin forzosa
Construccin de edificios pblicos
Multas y sus incidencias
II. Municipales
Venta de valores mobiliarios

Adquisicin inmuebles y derechos reales
Permuta y cambio de destino de dichos bienes
532
Enajenacin
Arrendamientos
Servidumbres pblicas
Acotamientos de Montes
Roturaciones arbitrarias
Construccin de edificios pblicos
Censos y otras cargas
Prestacin Personal
Expropiacin forzosa
Subastas de servicios y obras pblicas
Expedientes de ochenta por ciento de Propios
Aprovechamientos comunales
Mancomunidades de Ayuntamientos
Multas y sus incidencias
III. Polica urbana y rural
Cuestiones sobre abastos

Adopcin de planos generales de poblacin
Reformas de ensanches
Reformas de saneamiento
Apertura de ensanche de calles
Apertura de plazas y paseos
Alineaciones y rasantes
Construccin de caminos vecinales
Conservacin de aceras y empedrados
Concesin de tranvas urbanos e incidencias
Polica de servicio de carruajes
Alumbrado pblico
Abastecimiento de aguas
Informes sobre construccin de cementerios
Informes sobre depsitos de cadveres
Licencias para obras de carcter particular
dem sujetos a alineacin establecida
Construcciones en solares y yermos
Derribo de edificios ruinosos
Supresin de voladores y salientes de casas
533
Cuestiones de curso de aguas

Alcantarillas
Ferias y mercados
Depsitos de renta de subsistencias
Alhndigas
Pesas y medidas
Multas e incidencias
G. Seccin de
Quintas
IV. Miscelnea
I. Alistamiento
Exclusiones
Inclusiones
II. Servicio Militar
Exclusiones
Excepciones
Prfugos
Devoluciones
III. Recursos de alzada
H. Seccin de
Libros
IV. Miscelnea
I. Libros del Registro General
De administracin Local
De subsecretara
De beneficencia
De sanidad
De quintas
De seguridad y vigilancia
De reales rdenes
II. Libros de Registros de las

Secciones
De organizacin provincial y municipal

De presupuestos y contabilidad
De bienes provinciales y municipales
De polica urbana y rural
De personal
De poltica
De orden pblico
De beneficencia
De sanidad
III. Libros de Actas de Sorteo

de Quintas
I. Beneficencia
I. Hospitales y Colegios
Jess Nazareno (Mujeres intiles)
534
General
Nuestra Seora del Carmen (Hombres intiles ciegos

jvenes)
Nacional de la Princesa (Enfermedades comunes)
Santa Isabel de Legans (Dementes)
Del Rey (Toledo) (Decrpitos y ciegos)
Colegio del Carmen (Hurfanos de las Guardia Civil)
Colegio de la Unin (Hurfanos militares)
Admisiones
Altas
Bajas
Licencias
Quejas
Reclamaciones de educandos
Reclamaciones de Asilados
Abonos por instancia
Indeterminado
II. Contabilidad de la
beneficencia general
Presupuestos generales
Autorizaciones para obras y proyectos
Servicios de urgente necesidad
Suministros
Contratos con Hermanas de la Caridad
Legados y mandas
Indeterminado
535
Anexo V
Clasificacin del Consejo de
Ministros (1911)5
5
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblicas y

Bellas Artes. Cuadro de Clasificacin del Consejo de Ministros. AGA, 31,6962. Leg. 8176.
536
(ENCABEZAMIENTO)
(Cuadro de clasificacin del Consejo de Ministros)
Presidencia del Consejo de Ministros. Archivo.
TEXTO
Negociados
Asuntos
Legajos
Contencioso
Recursos extraordinarios de revisin contra las sentencias del

tribunal de lo contencioso
Recursos de queja contra las providencias de los tribunales

provinciales
Competencias que estos tribunales interpongan
Organizacin y constitucin de los Tribunales provinciales e

interpretacin de las leyes porque se rigen
Competencias
Asuntos
Jurdicos
De jurisdiccin
131
Entre autoridades
administrativas
Recursos de Queja
Relaciones
Generales
Reclamaciones por incumplimiento de la ley de 10 de junio de

1885 que reserv determinados destinos civiles a los sargentos y
licenciados del Ejrcito
21
Cualquier otra clase de asunto en que se produzca una cuestin

de derecho cuya resolucin se halle sometida a la Presidencia del
Consejo de Ministros
Relaciones con la Casa Real
20
Relaciones con los Cuerpos Colegisladores
30
Relaciones con las Comisiones o Juntas nombradas por la

60
Presidencia para conmemorar acontecimientos clebres, honrar la
memoria de personajes, promover exposiciones, informar acerca
de problemas econmicos, etc.
Personal
Honores y condecoraciones que se otorguen por la Presidencia

del Consejo de Ministros, y todos los asuntos varios anejos a la
misma
54
Nombramientos y cesaciones de los Ministros de la Corona
12
Nombramientos y cesaciones de Presidentes y Vicepresidentes

del Senado y Senadores vitalicios
Nombramientos y cesaciones de Presidentes y Consejeros del

Consejo de Estado y del Tribunal Contencioso y de los
funcionarios dependientes de ellos
25
Nombramientos y cesaciones de Presidente, Ministros, Fiscal del
Volmenes
537
Tribunal de Cuentas del Reino
Material
Nombramientos y cesaciones de Gobernadores Generales de

Ultramar y Gobernadores civiles de la Pennsula
30
Nombramientos y cesaciones de todo el personal de la

Subsecretara de la Presidencia del Consejo de Ministros
Nombramientos y cesaciones de Comisarios regios y Comisiones

que se designen y dependan de la Presidencia
Nombramientos y cesaciones de Jefes de Administracin y

Superiores honorarios
Conservacin del edificio

Mobiliario
35
Recepciones,...
Indeterminado
Actas del Consejo de Ministros
14
ndices de firma de Presidente y Subsecretara
20
Sentencias del Consejo de Estado
87
Incidencias de las Seccin Poltica del suprimido Ministerio de

Ultramar
Registro
Libros de
Negociados
Suprimidos
Autorizaciones para procesar a los funcionarios administrativos
52
Junta General de Estadstica
10
Provincias Vascongadas y Navarra
12
3
50
Madrid, 9 de febrero de 1911. El archivero-bibliotecario. Augusto Fernndez de Avils y Garca Alcal. (Data
tpica y crnica, y firma)
538
539
Anexo VI
Clasificacin del Ministerio de
Estado (1910)6

Bellas Artes. Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Estado, 1910, AGA, 31, 6962, Leg. 8176-7
540
(ENCABEZAMIENTO)
(Cuadro de Clasificacin realizado conforme a lo dispuesto en la Circular de 28
de abril de 1910)
(TEXTO)
SECCIN I
CASA REAL Y JEFES DE
ESTADO
A. CASA REAL ESPAOLA
1.Nacimientos y bautizos: fajas

benditas
2.Mayoras de edad: Coronaciones
3. Matrimonios
4. Atestados
5.Viajes por Espaa y al Extranjero
6.Condecoraciones
extranjeras
personas reales
7.Concesin de honores de Infante y
exoneraciones
8. Audiencias al Cuerpo
Diplomtico
9. Audiencias a particulares
10. Regalos a personas reales
11.Cartas a Cardenales extranjeros y
contestaciones
12. Imposiciones al palio
13.Enfermedades de personales
reales
14. Defunciones
15. Regencias: nombramientos de
Regentes
16. Asuntos relativos a la
administracin del Real Patrimonio
17. Testamentos y testamentarias
18. Incidentes sobre las dotes de
personas reales
19.Casos particulares de personas
reales espaolas que apadrinan en el
bautismo o en el matrimonio a
Prncipes
extranjeros
particulares
20.
Capitulaciones
Tratados
541
matrimoniales
21. Varios
B. MONARCAS Y PRNCIPES
EXTRANJEROS
1. Nacimientos
2. Mayora de edad: Coronaciones
3. Matrimonios
4. Atentados
5. Viajes a Espaa y a otros puntos
del Extranjeros
6. Concesin de condecoraciones
espaolas.
7. Jubileos
8. Enfermedades
9. Defunciones
10. Varios
C. PRESIDENTES DE
REPBLICAS
1. Uniones de Presidentes de
Repblicas
2. Enfermedades y defunciones
3. Viajes
4. Atentados
5. Condecoraciones espaolas
6. Varios
II. SECCIN
PERSONAL
A. PERSONAL ESPAOL
1. Expedientes del personal

Diplomtico
2. Expedientes del Consular
3. Expedientes del de Intrpretes
4. Expedientes del de Intrpretes
Jurados
Administrativo Auxiliar
Subalterno
B. PERSONAL EXTRANJERO

Diplomtico
2. Expedientes del Consular
C. EXPEDIENTES DE
OPOSICIONES
1. Carrera Diplomtica
2. Carrera Consular
3. Carrera Intrpretes
4. Cuerpo Administrativo Auxiliar
III. SECCIN
542
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD GENERAL
1. Proyectos de Presupuestos y
DEL MINISTERIO
Expedientes de Ampliacin de
crditos
2. Cuentas de gastos de la Secretara
3. Cuentas de la ordenacin de
pagos
4. Cuentas de crditos
extraordinarios a Embajadas y
Consulados
5. Cuentas de gastos secretos y de
vigilancia
6. Cuentas de acontecimientos de
Cortes, jornadas y viajes de S.M. en
Espaa
7. Cuentas de viajes de S.M. al
Extranjero y de Jefes de Estado a
Espaa
8. Cuentas de Embajadas
extraordinarias espaolas y
extranjeras
3. Cuentas de la ordenacin de
pagos
4. Cuentas de crditos
extraordinarios a Embajadas y
Consulados
5. Cuentas de gastos secretos y de
vigilancia
6. Cuentas de acontecimientos de
Cortes, jornadas y viajes de S.M. en
Espaa
7. Cuentas de viajes de S.M. al
Extranjero y de Jefes de Estado a
Espaa
8. Cuentas de Embajadas
extraordinarias espaolas y
extranjeras
9. Cuentas de asistencia y
repatriacin de locos e indigentes
10. Cuentas de Correos de Gabinete
11. Cuentas de la Interpretacin de
Lenguas
543
12. Cuentas de correspondencia

postal y telegrfica
13. Cuentas de impresiones y
encuadernaciones
14. Cuentas del Boletn
15. Cuentas de suscripciones
16. Cuentas de ingresos por
pasaportes
17. Suscripciones pblicas a favor
de espaoles
18. Cuentas de
18/1. Secretara
la Secretara y
Tesorera de
rdenes
18/2 Tesorera
19. Cuentas de la traslacin del

Ministerio. 1900
20. Cuentas varias
21. Cuentas de
21/1 Embajadas y
edificios de
Legaciones
Embajadas y
21/2 Consulados
Consulados e
inventarios de
muebles
B. CONTABILIDAD DE
1. Cuentas
EMBAJADAS Y LEGACIONES
2. Balances
C. CONTABILIDAD DE
CONSULADOS
1.Cuentas
2. Recaudacin de Derechos
obvencionales
CH. LIBROS DE RECAUDACIN DE CONSULADOS Y AGENCIAS

HONORARIAS
D. TRIBUNAL DE LA ROTA
1. Nminas
2. Cuentas de material
E. COMISIN
1. Delegacin de Espaa
INTERNACIONAL DE LOS
2. Cuentas
PIRINEOS
F. FARO INTERNACIONAL
Pago de la cuota correspondiente a
DEL CABO ESPARTEL
Espaa
SECCIN IV
RDENES
A. INSIGNE ORDEN DEL
1. Antecedentes de la Orden
POISN DE ORO
2. Expedientes de Caballeros
544
B. REAL ORDEN DE CARLOS
1. Legislacin y Estatutos
III
2. Distribucin de Plazas
pensionadas
3. Captulos y funciones religiosas
C. REAL ORDEN DE DAMAS
Legislacin y Estatutos
NOBLES DE MARA LUISA

D. REAL ORDEN DE ISABEL
Legislacin y Estatutos
LA CATLICA
E. CONDECORACIONES A PERSONAS REALES, MINISTROS Y
SQUITOS EXTRANJEROS
F. PROPUESTAS Y
1. Real Casa
PETICIONES DE CRUCES
2. Cuerpos Colegisladores
3. Presidencia del Consejo de
Ministros
4. Ministerio de la Guerra
5. Ministerio de Marina
6. Ministerio de Hacienda
7. Gobernacin
8. Gracia y Justicia
9. Fomento
11. Ultramar
12. Embajadas, Legaciones y
Consulados
13. Propuestas extraordinarias y
colectivas por Exposiciones,
14. Peticiones de particulares
G. PLACETS Y
1. Placets del Gobierno espaol para
AUTORIZACIONES PARA
cruces extranjeras
CONCESIONES Y USO DE
2. Placets de Gobiernos extranjeros
CRUCES
y concesiones de cruces espaolas a

extranjeros
3. Autorizaciones para uso de cruces
extranjeras a espaoles
H. CANJE DE CONDECORACIONES
I. CROQUIS O PROYECTOS DE DECRETOS
J. DECRETOS DE CONCESIN
1. Carlos III
DE CONDECORACIONES
2. Banda de Mara Luisa

3. Isabel La Catlica
K. REMISIN DE TTULOS,
1. Correspondencia y acuses de
545
CREDENCIALES E INSIGNIAS
recibo
A EXTRANJEROS
2. Comprobacin de ttulos
3. Pedido de insignias a la
Secretara de las rdenes
4. Existencias en Subsecretara
5. Devoluciones y reclamaciones
L. INCIDENCIAS
1. Libertad de gastos
POSTERIORES A LA
2. Rehabilitaciones y
CONCESIN DE
rectificaciones
CONDECORACIONES
3. Publicaciones sobre
confirmaciones o caducidad
4. Cancelaciones y certificaciones
5. Ttulos y Credenciales no
recogidos
6. Cartas de pago
7. Cruzamientos en la Real
Cmara
8. Autorizaciones para cruzarse
fuera de la Corte
9. Autorizaciones para usar las
insignias antes del cruzamiento
M. CONDECORACIONES DE
1. Presidencia y Gobernacin
OTROS MINISTERIOS
2. Guerra
CONCEDIDAS A
3. Marina
EXTRANJEROS
4. Fomento
N. ORDEN DEL SANTO
SEPULCRO
2. Expedientes de Caballeros
O. REALES MAESTRANZAS
1. Ronda
DE CABALLERA
2. Sevilla
3. Granada
4. Valencia
5. Zaragoza
P. CUERPO COLEGIADO DE
CABALLEROS HIJOSDALGO
2. Expedientes personales
DE MADRID
Q. ASOCIACIN DE LOS
CABALLEROS
HOSPITALARIOS DE ESPAA
SECCIN V
1. Antecedentes
546
NEGOCIACIONES Y
TRATADOS
A. TRATADOS FIRMADOS POR
1. Originales de los Tratados,
ESPAA
Convenios, Declaraciones,
INTERNACIONALES
Protocolos y Canjes de Notas

firmados por Espaa
2. Proyectos de Tratados
pendientes de ratificacin
3. Proyectos firmados y que por
falta de ratificacin quedaron
definitivamente anulados
4. Ejemplares impresos de
Tratados firmados por Espaa,
para el servicio de las Secciones
del Ministerio
B. NEGOCIACIONES
1. Negociaciones de (de) Tratados

vigentes o que han estado en vigor
2. Negociaciones de los proyectos
Tratados pendientes de ratificacin
3. Negociaciones de proyectos de
Tratados que fueron anulados (se
exceptan aquellos que se
continuaron despus y dieron
origen a nuevos tratados
C. TRATADOS ENTRE
1. Textos de Tratados entre
POTENCIAS EXTRANJERAS
Potencias extranjeras, con sus

antecedentes
2. Colecciones oficiales o
particulares, formando volmenes
de Tratados extranjeros
SECCIN VI
POLTICA INTERNACIONAL
A. ASUNTOS GENERALES
1. Congreso de Aquisgrn
2. Congreso de Viena
3. Congreso de Pars. 1856
4. Congreso de Berln. 1878
5. Cuestin de Oriente
6. Congreso de Berln en 1885
7. Intervencin en Mjico
8. Cuestin de Santo Domingo
9. Guerra del Pacfico
B. EXPEDIENTES PARTICULARES (Clasificados por naciones, y

dentro de stos por orden cronolgico)
C. NACIONALIDAD
1. Expedientes sobre
547
EXTRANJERA
naturalizacin
2. Expedientes sobre nacionalidad
3. Expedientes sobre extranjera
4. Derecho de proteccin
D. ASUNTOS DE MARRUECOS
1. Antecedentes anteriores a 1859

2. Guerra de frica
3. Relaciones posteriores entre
Espaa y Marruecos
4. Poltica de las Potencias
5. Incidentes de Melilla:
cuestiones de lmites: conflicto de
1893
6. Incidentes de Ceuta
7. Antecedentes sobre relaciones
comerciales: tentativas de varias
Potencias para celebrar Tratados
de comercio con Marruecos
8. Expedientes de reclamaciones
E. ASUNTOS DE LA SANTA
1. Antecedentes de Cnclaves
SEDE
anteriores al siglo XIX

2. Expedientes personales de los
Papas
3. Antecedentes del Concordato de
1851
4. Antecedentes del Convenio de
1859
5. Negociaciones posteriores
6. Varios
F. MISIONES
1. Enviadas por Espaa al
EXTRAORDINARIAS
extranjero
2. Enviadas por las Naciones
extranjeras a Espaa
G. CUESTIONES DE LMITES
1. Lmites con Francia

2. Lmites con Portugal
3. Arbitrajes y mediaciones de
Espaa en cuestiones de lmites
H. CONGRESOS Y CONFERENCIAS QUE NO TUVIERON

CARCTER POLTICO Y EXPOSIONES
Y. ASUNTOS DE CUBA
1. Correspondencia con las

Autoridades de la Isla
548

Legaciones y Consulados
3. Expedientes
J. ASUNTOS DE FILIPINAS

Autoridades del Archipilago
3. Expedientes
K. ASUNTOS DE PUERTOS
RICO
Autoridades de la Isla
3. Expedientes
L. ASUNTOS DE LAS CAROLINAS, MARIANAS Y PALAOS

M. RELACIONES DE ESPAA CON LOS ESTADOS UNIDOS
HASTA EL TRATADO DE 1898
N. ASUNTOS DE POLTICA
1. Guerra civiles
INTERIOR
2. Legiones auxiliares extranjeras

3. Antecedentes de los
Pretendientes Don Carlos Mara
Isidro, Don Juan, Conde de
Montemoln, Don Carlos de
Borbn y Este, y Don Jaime
4. Conspiraciones republicanas,
socialistas y carlistas
5. Movimientos insurreccionales
6. Trabajos de los anarquistas
7. Huelgas
8. Reclamaciones por cuestiones
de orden pblico
9. Revolucin de Septiembre:
reconocimiento del Gobierno
provisional de la Regencia del
Duque de la Torre, de la
Monarqua de Don Amadeo, de la
Repblica, y del Gobierno que
presidi en 1874 el Duque de la
Torre
10. La Restauracin: antecedentes:
viaje de Don Alfonso XII a
Espaa: reconocimiento de Don
549
Alfonso XII
11. Juramento de las
Constituciones
12. Varios
SECCIN VII
ASUNTOS JURDICOS
A. EXTRADICIONES
Expedientes
B. EXHORTOS Y
1. Exhortos
SUPLICATORIOS
2. Suplicatorios
C. TESTAMENTARIAS Y
1. Expedientes de Testamentarias
ABINTESTADOS
2. Testamentos
3. Abintestados
D. REGISTRO CIVIL
1. Nacimientos
2. Matrimonios
3. Defunciones
E. NACIONALIDAD E INCLUSIN INDEBIDA EN

ALISTAMIENTOS MILITARES
F. PETICIONES U OBTENCIN DE NOTICIAS DE LOS AUSENTES
G. INDULTOS A PRFUGOS Y DESERTORES
SECCIN VIII
COMERCIO
1. Abanderamientos de buques
2. Aduanas
3. Aranceles Consulares
4. Balizas y Linternas
5. Cmaras de Comercio en Espaa
6. Cmaras de Comercio en el Extranjero
7. Certificados de origen
8. Compaa Trasatlntica
9. Contrabando
10. Demarcacin Consular
11. Fanales
12. Faros
13. Memorias Comerciales
14. Naufragios
15. Pesca
16. Reclamaciones Consulares
17. Reclamaciones varias
18. Reforma Arancelaria
19. Reparacin de buques
20. Sanidad
550
SECCIN IX
INFORMACIN COMERCIAL (1)
(1) Esta Seccin, de creacin reciente, conserva an todos sus documentos y no existe de ella nada en el
Archivo.
SECCIN X
A. CORRESPONDENCIA GENERAL
1. Casa Real
2. Senado
3. Congreso
4. Presidencia del Consejo de Ministros
5. Ministerio de Fomento
6. Ministerio de Gobernacin
7. Ministerio de Gracia y Justicia
8. Ministerio de Guerra
9. Ministerio de Hacienda
10. Ministerio de Instruccin Pblica
11. Ministerio de Marina
12. Ministerio de Ultramar
B. EMBAJADAS Y LEGACIONES
1. Despachos y Telegramas
2. Notas de Embajadores y Ministros Extranjeros
C. CONSULADOS
1. Despachos y Telegramas
2. Partes Sanitarios
D. COMISIN INTERNACIONAL DE LOS
Despachos
PIRINEOS
E. DEPENDENCIAS Y CORPORACIONES
1. Consejo de Estado. Consejo Supremo de Guerra y
OFICIALES EXTRAAS AL MINISTERIO
Marina. Tribunal Supremo de Justicia. Tribunal de
DE ESTADO
Cuentas
2. Dependencias de Fomento
3. Dependencias de Gobernacin
4. Dependencias de Gracia y Justicia
5. Dependencias de Guerra
6. Dependencias de Instruccin Pblica
7. Dependencias de Marina
E. SOCIEDADES Y PARTICULARES
1. Sociedades
2. Particulares
SECCIN XI
OBRA PA DE
JERUSALN
A. REAL PATRONATO
1. Bulas y Breves
2. Consultas, Pareceres y Memorias
3. Correspondencia Diplomtica y Consular
551
B. ORGANIZACIN
Legislacin general. Alteraciones en la administracin.
ADMINISTRATIVA
Comisara General. Cuarto de Comisara. Comisin

Protectora. Incorporacin a la Colectura de Espolios.
Agregacin al Ministerio de Estado. Supresin de la Caja
especial en 1886.
C. COMISARA
1. Personal
GENERAL
2. Capital y
2/1 Fincas
Rentas
2/2 Censos
2/3 Valores
2/4 Crditos. Prstamos. Anticipos.
Legados. Mandas. Pas. Capellanas
3. Contabilidad
3/1 Cuentas Generales

3/2 Relaciones de Limosnas
recaudadas en las Comisara
Diocesanas
3/3 Nminas y descuentos sobre
haberes
3/4 Cuentas de Gastos
Extraordinarios
3/5 Pensiones y Socorros
3/6 (Falta)
3/7 Expedientes sobre recaudacin de
limosnas
3/8 Viajes de religiosos y conductas
de caudales
3/9 Adquisicin y expedicin de
Santuarios
4. Tesorera
4/1 Arqueos, balances y cuentas de

caja
4/2 Cuentas de caja de las Comisaras
diocesanas
4/3 Cargaremes y libramientos
4/4 Reales rdenes de pago
4/5 Recibos de reintegros y pagos
D. COMISARAS
1. Disposiciones generales
DIOCESANAS
2. Comisaras de Espaa. Personal. Conventos. Santuarios,

etc.
3. Comisaras de
Amrica
fuera de Espaa
Constantinopla
Filipinas
552
E. INSTITUTOS
1. San Francisco
1/1 Personal
RELIGIOSOS Y DE
el Grande
1/2 Legados y Mandas-Pas
BENEFICIENCIA DE
1/3 Expedientes general de la huerta y
ESPAA
casa-cuartel del Rosario

1/4 Presupuestos de expedientes de
obras de reforma, consolidacin y
reparacin del Templo
1/5 Expedientes de obras de
decoracin
1/6 Expedientes de adquisicin y
reparacin de ornamentos,
1/7 Expedientes de alquileres,
cesiones de locales,
1/8 Expedientes varios
1/9 Cuentas y listas de jornales y
materiales
1/10 Cuentas de conservadura y
hospedera
1/11 Expedientes y cuentas de Culto
2. Colegios de
2/1 Chipiona
Misioneros
2/2 Priego
2/3 Santiago
3. Institutos
Iglesias, Hospicios, Conventos,
Varios
Hospitales, Colegios, etc, de Areyns

del Mar, Barcelona, Cehegin, Loyola,
Madrid, Monteagudo, Murviedro,
Oviedo, San Clemente y Toledo,
Cementerios Catlicos y protestantes
F. MISIONES EN ASIA
1. Tierra Santa
1/1 Procudadura General. Personal

1/2 Controversias con el Patriarca
Latino-Discretorio. Caja espaola
1/3 Santa Custodia: Noticias de
Conventos, Hospicios, etc.
1/4 Expedientes varios de obras etc.
en Iglesias, Conventos, etc.
1/5 Cuentas
2. China,
Misiones de Agustinos, Dominicos,
Filipinas, Ton-
Trinitarios, etc.
Kin
G. MISIONES DE
FRICA
1. Argelia
1/1 Correspondencia y expedientes

relativos a la Iglesia y Hospital de los
553
espaoles en Argel, 1770-1819

1/2 Correspondencia y cuentas de la
Iglesia de Argel, 1871-1908
1/3 Expedientes de gastos
extraordinarios. Creacin de escuelas
en Argel y Orn
2. Marruecos
2/1 Personal de la Misin

2/2 Viajes de religiosos
2/3 Pedidos y envos de fondos,
ornamentos, etc.
2/4 Expedientes varios
2/5 Correspondencia y cuentas
2/6 Redencin de cautivos
2/7 Casablanca: Iglesia
2/8 Tnger: Iglesia y
Establecimientos Benficos
2/9 Tetun: Iglesia e Institutos
Benficos
3. Golfo de Guinea. Ro de Oro. Trpoli. Tnez

H. LEGACIONES Y
1. Disposiciones generales
CONSULADOS
2. Legaciones
Marruecos
PAGADOS POR LA
OBRA PA
Turqua
3. Consulados
Alejandra
Argel
Beiruth
Cairo
Constantinopla
Damasco
Jaffa
Jerusaln
Tetun
Tnez
SECCIN XII
A. OBRA PA DE
ITALIA
Asis
Gnova
Loreto
Npoles
B. FUNDACIONES DE
ROMA
1. Santiago y Santa Mara de
1/1 Personal
Monserrat
1/2 Pensionistas
554
1/3 Obras
1/4 Censos
1/5 Correspondencia
1/6 Contabilidad
1/7 Actas de la Junta Inspectora
2. Academia de Bellas Artes
C. FUNDACIONES DE
Iglesias de Santa Mara de Monserrat y Santa Eulalia de Palermo
SICILIA
SECCIN XIII
FUNDACIONES
A. FUNDACIONES
Colegio de San
Personal
ESPAOLAS EN EL
ESPAOLAS
Clemente en Polonia
Correspondencia
EXTRANJERO Y
EXTRANJERAS EN
ESPAA
Cuentas
B. FUNDACIONES
1. Iglesia. Hospital de Italianos de Madrid
EXTRANJERAS
2. Iglesia. Colegio de San Luis de los

Franceses en Madrid
3. Iglesia. Refugio de San Andrs de los
Flamencos en Madrid
4. Colegio de Irlandeses en Salamanca
5. Colegio de Escoceses en Valladolid
SECCIN XIV
PRECES- ROMA
A. AGENCIA GENERAL
1. Organizacin. Plantillas. Legislacin

2. Correspondencia
2/1 Ministerio de
sobre presentaciones
Gracia y Justicia
de Obispos, Pases y
2/2 Ministerio de
Venias
Ultramar
3. Correspondencia de la Nunciatura y
Autoridades Eclesisticos
4. Correspondencia de la Ordenacin de
Pagos
5. Correspondencia de Particulares
6. Oficios de envo de Breves
7. Listas generales de preces cursadas a
Roma
8. Cuentas de procura de Pases y Venias
9. Cuentas generales y reparos del Tribunal
B. AGENCIA DE ROMA
1. Correspondencia del Embajador cerca de

la Santa Sede
2. Cuentas de Preces en Roma
C. AGENCIAS DIOCESANAS
1. Correspondencia y cuentas
2. Listas de Preces a Roma
555
3. Listas de Preces a la Nunciatura

SECCIN XV
SECCIN COLONIAL (1)
(1) Esta Seccin, de creacin reciente, conserva aun todos sus documentos y no existe de ella nada en el
Archivo
SECCIN XVI
INTERPRETACIN DE LENGUAS (1)
(1) Los documentos anteriores a 1875, que existan en este Archivo se remitieron en 1899 al Histrico
Nacional: y los posteriores a dicha fecha, los conserva la Seccin
SECCIN XVII
LEGISLACIN. LEYES.
1. Personal
REALES DECRETOS.
2. Contabilidad
REALES RDENES.
3. rdenes y Condecoraciones
REGLAMENTOS.
CIRCULARES
4. Poltica
5. Asuntos Contenciosos y Judiciales
6. Comercio
7. Informacin Comercial
8. Colonial
9. Interpretacin de Lenguas
SECCIN XVIII
REGISTROS
A. REGISTROS GENERALES DEL MINISTERIO

B. REGISTROS DE
1. Secretara de las rdenes
CONDECORACIONES
1/1 Registros
generales
1/2 Contadura
1/3 Secretara
1/4 Tesorera
2. Seccin del Ministerio
2/1 Registros
generales
2/2 Copiadores de
Decretos
2/3 Registros e
Propuestas
2/4 Registros de
Concesiones
C. REGISTRO DE
1. Registros Generales
CANCILLERA
2. Registros Legalizaciones
3. Registros de Patentes
4. Registros del Regium Exacuatur
556
D. REGISTROS DE COMERCIO
E. REGISTROS DE ASUNTOS JURDICOS
F. REGISTROS DE LA OBRA
1. Secretara
PA DE JERUSALN
2. Contadura
3. Tesorera
G. REGISTROS DE LA
1. Libros mayores
AGENCIA GENERAL DE
2. Libros diarios
PRECES
3. Libros de cuentas individuales con los

expedicionarios
4. Registros de cargaremes
5. Registros de libramientos
F.G. REGISTROS DE LA
Obras Pas y Preces (reunidos)
SECCIN ADMINISTRATIVA
H. REGISTROS DE PASAPORTES
I. REGISTROS DE PERSONAL
J. REGISTROS DE POLTICA
K. REGISTROS DE LA SUBSECRETARA
L. MISCELNEA
557
Anexo VII
Grficas de Publicaciones
558
A.
Las publicaciones de instrumentos de descripcin en el

OPAC de la Biblioteca Nacional7
90
80
70
Gua
Gua-Inventario
Gua-Inventario-ndice
Inventario
Clasificacin/Tesauro
Catlogo
Catlogo-Exposiciones
60
50
40
30
20
10
0
XIX
B.
1900-19091910-1919 1920-19291930-1939 1940-19491950-1959 1960-19691970-1979 1980-19891990-1999 2000-2009
2010
Las publicaciones de instrumentos de descripcin en el

OPAC del CIDA8
160
140
120
100
Gua
Gua-Inventario
Inventario
Clasificacin/Tesauro/ndice
Catlogo
80
60
40
20
0
XIX
1900-1909
1920-1929
1940-1949
1960-1969
1980-1989
2000-2009
1910-1919
1930-1939
1950-1959
1970-1979
1990-1999
2010
En el vaciado de su OPAC se han localizado un total de setecientos instrumentos de descripcin

publicados, la estadstica se ha elaborado a partir de estos instrumentos. [www.bne.es]
8
En el vaciado de su OPAC se han localizado un total de mil instrumentos de descripcin
publicados, la estadstica se ha elaborado a partir de estos instrumentos. [www.mcu.es]
559
C.
Grfica de Publicaciones en el siglo XIX

BIBLIOTECA NACIONAL
Gua
GuaInventario
GuaInventariondice
Inventario
D.
CIDA
Gua
Clasificacin
/Tesauro
Catlogo
GuaInventario
GuaInventariondice
Inventario
CatlogoExposicione
s
Clasificacin
/Tesauro/ndi
ce
Catlogo
CatlogoExposicione
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Grfica de Publicaciones en la primera dcada del siglo XX

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/Tesauro
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CIDA
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/Tesauro
Catlogo
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s
560
E.
Grfica de Publicaciones en la segunda dcada del siglo XX

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F.
CIDA
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/Tesauro
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/Tesauro
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Grfica de Publicaciones en la dcada de los aos veinte del

siglo XX
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s
CIDA
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Inventario
Clasificacin
/Tesauro
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561
G.
Grfica de Publicaciones en la dcada de los aos treinta del

siglo XX
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/Tesauro
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Grfica de Publicaciones en la dcada de los cuarenta del

siglo XX
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I.
Grfica de Publicaciones en la dcada de los cincuenta del

siglo XX
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Grfica de Publicaciones en la dcada de los aos sesenta del

siglo XX
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K.
Grfica de Publicaciones en la dcada de los aos setenta del

siglo XX
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GuaInventariondice
Inventario
L.
CIDA
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/Tesauro
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Grfica de Publicaciones en la dcada de los aos ochenta

del siglo XX
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GuaInventariondice
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/Tesauro
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Gua
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Catlogo
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564
M.
Grfica de Publicaciones en la dcada de los aos noventa

del siglo XX
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GuaInventariondice
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N.
CIDA
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Clasificacin
/Tesauro
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Inventario
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s
Clasificacin
/Tesauro/ndi
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Catlogo
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s
Grfica de Publicaciones en la primera dcada del siglo XXI

BIBLIOTECA NACIONAL
Gua
GuaInventario
GuaInventariondice
Inventario
Clasificacin
/Tesauro
Catlogo
CatlogoExposicione
s
CIDA
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GuaInventario
GuaInventariondice
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Clasificacin
/Tesauro
Catlogo
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s
565
O.
Grfica de la evolucin de las publicaciones en formato de

Gua
45
40
35
30
25
Gua/BN
Gua/CIDA
20
15
10
5
0
Gua/BN
1900-1909 1920-1929 1940-1949 1960-1969 1980-1989 2000-2009
XIX
1910-1919 1930-1939 1950-1959 1970-1979 1990-1999
2010
P.

Gua-Inventario
14
12
10
8
Gua-Inventario/BN
Gua-Inventario/CIDA
6
4
2
0
Gua-Inventario/BN
1900-1909 1920-1929 1940-1949 1960-1969 1980-1989 2000-2009
XIX
1910-1919 1930-1939 1950-1959 1970-1979 1990-1999
2010
566
Q.

30
25
20
15
Gua-Inventario-ndice/BN
Gua-Inventario-ndice/CIDA
10
5
0
Gua-Inventario-ndice/BN
XIX
R.
1910-1919
1950-1959
1990-1999
1930-1939
1970-1979
2010

Inventario
60
50
40
Inventario/BN
Inventario/CIDA
30
20
10
0
Inventario/BN
1900-1909 1920-1929 1940-1949 1960-1969 1980-1989 2000-2009
XIX
1910-1919 1930-1939 1950-1959 1970-1979 1990-1999
2010
567
S.

ndice
40
35
30
25
Clasificacin/Tesauro/BN
Clasificacin/Tesauro/ndice
/CIDA
20
15
10
5
0
Clasificacin/Tesauro/BN
1910-1919
XIX
T.
1950-1959
1930-1939
1990-1999
1970-1979
2010

Catlogo
140
120
100
80
Catlogo/BNE
Catlogo/CIDA
60
40
20
0
Catlogo/BNE
1900-1909 1920-1929 1940-1949 1960-1969 1980-1989 2000-2009
XIX
1910-1919 1930-1939 1950-1959 1970-1979 1990-1999
2010
568
U.

Catlogo de Exposiciones
12
10
8
6
Catlogo-Exposiciones/BN
4
2
0
Catlogo-Exposiciones/BN
1900-1909 1920-1929 1940-1949 1960-1969 1980-1989 2000-2009
XIX
1910-1919 1930-1939 1950-1959 1970-1979 1990-1999
2010
569
Anexo VIII
Instruccin para el arreglo y
clasificacin de los Archivos
(1860)
570
(TEXTO)
El sistema de clasificacin de los documentos que se conservan en los archivos,
debe de ser uniforme en todos ellos; y por consiguiente, sus ndices y catlogos
han de ajustarse estrictamente a las presentes instrucciones.
En los archivos ya organizados, aunque fuere imperfectamente, no conviene alterar
el orden de colocacin en que se hallan sus documentos; pero sus catlogos e
inventarios deben acomodarse, sino lo estuvieron, o reformarse al tenor de lo que
en las siguientes reglas se prescribe.
Estas se refieren (hay un tachn) a los archivos (hay un tachn) que se consideran
como histricos, los especiales admiten tambin el mismo sistema que aquellos,
pero reducido y tomando de l la parte que segn su ndole y variedad de
documentos, a cada uno corresponden.
Como todo archivo, y principalmente los que se llaman generales, consta, con
relacin a sus materias de un cierto nmero de colecciones ordenadas o por
ordenar, que por otra parte suelen proceder de establecimientos, corporaciones,
familias o personas diversas, es indispensable designar con un nombre propio estos
grupos generales, que han de ser objeto de la clasificacin. El nombre que, a pesar
de su novedad, parece ms exacto y genrico, es el de procedencias.
Por procedencias, se entiende toda coleccin existente o que haya de formarse en
un archivo, y en la cual se comprendan los documentos cuyas materias participen
de la misma ndole, o lo que pueda interesar a un establecimiento, corporacin o
familia ms inmediatamente. As entre los documentos de un rey, puede haber
unos que se refieran a su vida particular, y otros que consistan en mercedes
otorgadas en su reinado: los primeros se incluirn en la procedencia que en el
cuadro sinptico lleva en el nombre de Personas Reales; los segundos (suponiendo
que sean privilegios otorgados, por ejemplo, a la orden de Santiago) figurarn en
las procedencias de esta denominacin, que pertenece a la Seccin Histrica del
mismo cuadro, y a la serie titulada rdenes Militares. Para determinar bien en este
ltimo sentido la verdadera procedencia de un documento, debe atenderse a la
persona realmente interesada en l: en una merced lo ser siempre aquella en cuyo
favor est otorgada, una minuta o borrador pertenecer a la autoridad o persona en
cuyo nombre se haya extendido, pero el documento producido por la () debe
571
corresponder a la persona, colectiva o individualmente considerada, o quien

interese.
Si de esta persona no existiese procedencia alguna, la merced que se pone por
ejemplo se incluir entre las dems que hubiere en el archivo; y en el ndice
alfabtico de que se hablara despus, se consignar el nombre de la persona
realmente interesada con una remisin a su correspondiente procedencia.
Para toda clasificacin se comenzar por la operacin llamada reconocimiento.
Esta consiste en examinar sucesivamente todos los documentos del archivo,
tomando las notas necesarias para formar un sumario de cada uno, el cual se
escribir en papeletas que servirn despus para la redaccin a los ndices
definitivos.
El reconocimiento se har numerando primero los legajos y despus los
documentos a que cada legajo contase, en el orden en que estuvieren, y cualquier
que sea este: igual numeracin llevarn las papeletas respectivas; advirtiendo que
en esta operacin deben considerarse como documentos, as los papeles sueltos y
aislados, como los procesos, expedientes o volmenes completos.
Estampado el nmero correspondiente en cada una de las papeletas, se llevarn
estas con los datos extractados de los documentos mismos. Dos condiciones
precisas han de tener estos extractos; concisin y exactitud; ms para distinguir
bien los lmites de una y otra, conviene fijar las circunstancias que
indispensablemente habrn de consignarse; a saber:
1 Fecha del documento, reducida, cuando fuere preciso, a nuestro actual, sistema
de calendas.
2 Personas que principalmente figurarn en el documento, al menos aquella en
cuyo nombre est expedido, y aquella en cuyo favor se expide.
3 Materia, es decir, ndole del documento y
4 Asunto o particular a que se refiere.
La numeracin es provisional y habr de desaparecer, sustituyndola con la
definitiva, cuando a cada documento se de su destino y colocacin propia en el
archivo.
Conviene advertir que en punto a clasificacin, materia y asunto son cosas
distintas:
572
materia es la ndole genrica del documento; asunto, el particular a que se refiere;

as todos los testamentos de reyes que existan en un archivo coincidirn en esta
materia comn; pero deferirn en su contexto, y por lo mismo cada uno de ellos
podrn considerarse como un asunto particular, es decir, como una parte de la
materia respectiva.
Procediendo enseguida a la serie de operaciones que constituyen realmente el
sistema de clasificacin, la primera ser distribuir las papeletas, provisionalmente
numeradas, en varios grupos, segn la ndole ms genrica de cada uno de los
documentos representados por aquellas separando los puramente histricos de los
legales, estos de los que se refieran a la administracin antigua o moderna, etc.
Ms como el fraccionamiento excesivo de estas primeras divisiones dara lugar a
una clasificacin tanto ms difcil y acaso irrealizable, cuanto fuere ms rigorosa y
sistemtica, y como por otra parte convenga tener reunidos todos aquellos
documentos que, aunque remota, conserven entre si cierta analoga, de aqu la
necesidad de limitar estos grandes cuadros al menor nmero posible de secciones,
que segn lo que queda indicado, podrn reducirse a tres: Histrica, Legislativa y
Administrativa.
Cada una de ellas puede considerarse como una reunin de archivos parciales, que
formarn otras tantas series. En el cuadro sinptico que acompaa a esta
Instruccin y que servir de modelo para los particulares que se redacten despus
en cada establecimiento, con el objeto de remitirlos a la superioridad y obtener su
aprobacin, se ver que en la seccin histrica, las primeras divisiones se
denominan Monumentos Reales, Santa Sede, Potencias Extranjeras, Asambleas
Legislativas, etc. Estas divisiones que toman el nombre de series.
Las subdivisiones que se advierten dentro de cada serie, con los epgrafes de
Personas Reales, Familia Real, Casa Real, etc., equivalen a otras tantas
procedencias, pues en efecto nunca debern confundirse los papeles referentes a un
monarca con los de los individuos de su familia, ni los de la administracin de su
patrimonio con los actos que ejercen en uso de su potestad y prerrogativas.
A las diferentes procedencias, siguen las materias comprendidas en cada una, los
varios asuntos a que se refieren estas, y por ltimo los documentos aisladamente
considerados. En la procedencia Personas Reales, sern una materia los papeles
573
relativos al nacimiento en los que han sido reyes, asunto los que tengan relacin
con este suceso de la vida de cada uno, y documento el acta oficial y solemne de
su presentacin, etc.
Por el propio sistema se proceder en las secciones Administrativa y Legislativa,
aunque en el cuadro sinptico no se desciende a indicar todas la divisiones
subdivisiones que pueden efectuarse dada las series de cada una.
De forma que todo documento tiene que figurar en su asunto, materia,
procedencia, serie y seccin propios; o en otros trminos, que para efectuar el
ndice de materias de un archivo general, es menester clasificar todos sus
documentos:
1 Secciones
2 Por series
3 Por procedencias
4 Por materias
5 Por asuntos, y
6 Por documentos
Algunos de estos podrn corresponder a la vez a ms de una seccin, como si en el
testamento de un rey se comprendiese, entre otros asuntos, la cesin de la corona a
una nueva dinasta, con toda la fuerza de una ley de sucesiones: En este caso se
sacarn de l tantas papeletas cuantas fueren las secciones a que por sus diferentes
materias o asuntos puedan pertenecer, se agregar cada una a la seccin
correspondiente, y el documento se colocar en la que parezca ms propia
cuidando de hacer en las dems papeletas la conveniente remisin. En el cuadro
sinptico se expresarn tambin algunas materias que aunque consideradas en
absoluto pertenezcan a una seccin, en ciertos casos prcticos y determinados
pueden referirse y de hecho se referirn a otro.
La ltima operacin de las prescritas, esto es, la clasificacin por documentos, se
efecta colocando las papeletas que a ellos se refieren por orden cronolgico o de
fechas. Este mtodo, el ms general y usado, y an a juicio en muchos, el nico
aceptable, no puede sin embargo considerarse como absoluto y exclusivo, sino que
a veces convendr subordinado a los llamados topogrfico o alfabtico. En la
seccin histrica, el propio y esencial es el cronolgico: en la administracin podr
574
precederle el topogrfico, o sea por distritos o provincias, segn la divisin

administrativa de cada poca, en la legislativa ser preferible ya el topogrfico, ya
el alfabtico, pero el ltimo resultado habr de emplearse tambin el cronolgico.
La aplicacin y observancia de este principio depender de lo que aconsejen las
condiciones particulares de cada establecimiento.
ndices
El orden en que se hagan colocando las primitivas papeletas el extracto dar ya el
fundamento de un catlogo general y sistemtico del archivo. Pero los datos que en
ellos constan no son suficientes para redactar un ndice hasta cierto punto razonado
y cual debe serlo en todo archivo el que propiamente se llama de materias, el cual
ha de expresar, adems de la fecha, personas y asuntos del documento, la ndole o
carcter que la distingue, la materia en que se halla escrito, sus dimensiones, su
estado de conservacin, los sellos que lo autoricen, y todos los dems caracteres
que contribuyan a ser terminado con exactitud, y por decirlo as a individualizarlo
de manera que no pueda confundirse en ningn tiempo ni concepto con otro
alguno, etc., este fin, sirvindose de los nmeros provisionales que llevan las
papeletas de extracto, debern sacarse uno por uno los documentos, comprobados
nuevamente con ellas, y averiguada su identidad y exactitud, extender otras nuevas
en que consten todos los datos primitivos y todos los pormenores que como queda
dicho e requieren en el ndice de materias.
Las nuevas papeletas expresarn la seccin, series, procedencia, materia, asunto y
nmero individual que dentro de la respectiva clasificacin () a cada documento.
Ms como sera en extremo prolijo repetir en cada papeleta todas estas
circunstancias, e adaptar un sistema de signos que las representen, y en la seccin
se escribir con todas sus letras, o en abreviatura: Sec. Mist, Sec.Adm., Sec.Leg.;
las series se indicarn con nmeros romanos I, II, III, etc.; las procedencias con
letras maysculas, etc., B, C, D; las materias con minsculas con una o ms rayas
en su parte inferior a, b, c o a, b, c, denotarn los asuntos, considerados en sus
primeras o segundas subdivisiones.
He aqu un ejemplo, primero de la papeleta el extracto, y despus de los del ndice
de materias.
575
Leg..n..(Numeraciones provisionales)
1131-
D. Alfonso el Batallador
Octubre rey de Aragn y Navarra
Su testamento
Deja en l por herederos y sucesores al Sto. Sepulcro de Jerusaln y a los
caballeros del Hospital y su templo por terceras partes
Papeleta del ndice de materias
Sec. Hist. I-A-l-b-6

Testamento de Don Alfonso el Batallador, rey de Aragn y de Navarra, en que
deja por herederos y sucesores de sus reinos al Santo Sepulcro de Jerusaln y a los
Caballeros del Hospital y del Templo por terceras partes.
Facta carta in Era MCLXVIIII (ao 1131)in messe Octubris, ()
Pertamino defolios,milmetros porbien conservado, sin sello. Es una copia
del siglo XIII, al parecer exacta.
0_0_0_0_ (Armario, tabla, legajo y nmero del documento)
576
Remisiones de este documento
Sec. His.-VII.-E
Caballeros Templarios declarados, herederos y sucesores en parte de los reinos de
Aragn y Navarra
V.Sec.His.I_A_l_b_6
Sec.-Leg.
Declaracin de herencia y sucesiones en los reinos de Aragn y Navarra hecha a
favor de los caballeros del Temple, etc.
V.Sec.His.I_A_l_b_6
Las papeletas del ndice de materias clasifica este documento, con arreglo al
cuadro sinptico, en la Seccin Histrica, Monumentos Reales, Personas Reales,
testamentos de los que han sido reyes (suponiendo que te lo indique as) y por
ltimo, testamentos de los Reyes de Aragn (que este querr decir b). El nmero 6
por ejemplo, ser el que tenga el documento en el legajo o legajos sealados con la
misma b. Las remisiones figurarn cada uno en su seccin correspondiente en la 1
slo se pone la serie VII (rdenes militares) y la procedencia. Si en el supuesto de
que sea este el signo que la corresponda.
Cuando a consecuencia del aumento de papeles que vaya adquiriendo un Archivo
General, sea menester intercalar entre las ya existentes procedencias nuevas, o
entre los documentos otros en cuya materia y asunto no existan en la primitiva
clasificacin, ser fcil dar cabida a los artculos nuevos, agrupndolos por medio
de exponentes a las divisiones con que estn relacionados. Entre la procedencia A
y B, podrn introducirse A1, A2, etc., entre B y C, B1, B2 y as sucesivamente. Las
materias a, b, c, d, llevarn por adicin a1, a2, b1, b2, etc., y los asuntos a, b, c, a1,
a2, b1, b2 y cuanto fueron necesario. Por el propio orden se proceder en las series,
se ocurriesen algunas nuevas, aunque ser preferible continuar la numeracin
577
romana dentro de cada seccin y desde el punto a donde llegue la primitiva. Este
sistema ofrece la ventaja de abrazar la clasificacin en su mayor amplitud posible,
previniendo adems cuantos casos puedan ocurrir en lo sucesivo.
La coleccin general de las papeletas as redactadas y puestas en orden metdico,
formar el llamado propiamente ndice de materias. En los archivos que no hayan
de recibir nuevos documentos, este podr conservarse en libros, transcribiendo el
principio de ellos, el cuadro sinptico de clasificacin, y poniendo por va de
epgrafe al frente de cada seccin, serie, procedencia, divisin y subdivisin los
signos correspondientes. Ms en los establecimientos, cuyas colecciones acrecen
sin cesar, son indispensables los ndices de papeletas, pues las continas adiciones
que hay que efectuar, hacen imposible todo otro sistema y rgimen. nicamente
deber ponerse el mayor cuidado en que la serie de papeletas permanezca siempre
en el mismo orden numrico sin el menor trastrueque ni alteracin, a cuyo fin se
cortarn todos iguales, y se guardarn en cajas con las separaciones necesarias, de
modo que puedan manejarse fcilmente y con toda comodidad.
En todo documento, por reducido e insignificante que parezca a primera vista,
deber estamparse el sello del establecimiento, los signos de la clasificacin y el
nmero que dentro de estos le corresponde. La misma signatura, segn la
respectiva seccin, serie, procedencia, etc., se reproducir en la parte exterior y
visible de los legajos, aadiendo los nmeros que comprenda cada cual; pero los
armarios llevarn en todo el archivo una numeracin seguida y correlativa, sin
diferencia alguna de secciones, las tablas otra distinta, contando de abajo arriba y
repitindose en cada armario, y los legajos tambin la suya, segn los que cupieron
en cada tabla. La abreviatura de la seccin en la signatura que se ha prescrito,
puede suplirse adoptando de color blanco para los tejuelos y carpetas de legajos de
la seccin histrica, el amarillo para los de la administrativa y el verde para la
legislativa, de forma que el legajo con carpetas blancas y tejuelo que se diga as:
I-A-b-a
Desde el nmero 15 al 23
12-3-IV
578
Indicar, que aquel legajo comprende los documentos 15, 16, etchasta el 23
de la serie I, procedencias A, divisin b y subdivisin a, propias de la seccin
histrica, y est colocado el cuarto en la tabla tercera del armario n 12. A este
punto, sin embargo, se refiere la advertencia hecha al principio de esta instruccin,
que los archivos ya organizados, aunque fuere imperfectamente, no conviene
alterar el orden de colocacin en que se hallan sus documentos. Siendo as deber
notarse al pie de las papeletas el ndice de materias el sitio fijo en que se guarde
cada documento, segn el sistema que all se observe, y prescindiendo del aqu
queda prescrito.
Los archivos especiales, conforme a la indicacin que tambin se hizo al principio,
no pueden aceptar en su totalidad la clasificacin establecida, pero si tomar del
cuadro sinptico la parte que a cada uno correspondiere, cuidando solamente de
adoptar por fundamento de las divisiones ulteriores las series o las procedencias,
en vez de las secciones, y subdividiendo ms los asuntos, al tenor de lo que la
ndole y variedad de documentos aconsejen en cada caso.
Para el mejor y ms pronto servicio de los archivos, ser tambin conveniente
formar en ellos algunos otros ndices auxiliares, que eviten la prolija y enojosa
tarea de consultar a cada momento los de materias. Los ndices auxiliares pueden
ser varios, uno cronolgico, en que por orden de fechas consten todos los
documentos, otro topogrfico, en que se anoten estos segn los lugares a que se
refieren, y otro alfabtico, que comprender todos los nombres propios de las
personas o corporaciones que intervengan en los mismos documentos. Los ndices
auxiliares, que son meramente un extracto del general o de materias, pueden
formarse por este, tomando de l en cada caso como base de la operacin el dato
ms necesario, para el cronolgico la fecha, para el topogrfico los lugares, y para
el alfabtico las personas.
Inventario
Otra formalidad indispensable en los archivos bien organizados es la de llevar en
un registro especial razn minuciosa y exacta de todos y cada unos de los
documentos, no ya para su mejor servicio, sino para hacer constar de todo tiempo
su existencia y su identidad. A estos registros se da el nombre de inventarios; pero
579
la prctica comnmente seguida de escribirlos en libros, poniendo los artculos o

los documentos a continuacin unos de otros, con el objeto de que no pueda
efectuarse en ellos alteracin ninguna especie, ocasiona el inconveniente de no
poder tampoco intercalar cuando fuere parecidos los documentos que vayan
adquirindose de nuevo. A fin de obviar esta dificultad, se destinar para
inventario una copia que se haga de cada una de las papeletas del ndice de
materias; se numerarn estas correlativamente; se sellarn por personas
autorizadas, y al fin de cada volumen de papeletas, que podrn distribuirse por
letras, armarios o como mejor pareciere, se pondr un resumen de las
numeraciones que comprende aquel. Para la debida autenticidad, las copias de
cada volumen, se efectuarn en lo posible por la misma mano, y el sello lo
estampar el oficial que le tuviere a su cargo.
Las intercalaciones se harn duplicando, triplicando, etc., los nmeros de las
papeletas en estas formas: 12, 13, 14, 24, 22, 23, etc., pues dichas intercalaciones no
se han de hacer arbitrariamente sino por va de adicin a los artculos o
documentos a que se refieran.
Cuando este se haya unificado, se variar cada ao, o en los periodos que mejor
parezca, el resumen de la numeracin en los tomos de inventario.
Por ltimo las papeletas destinadas a este objeto, tendrn una misma dimensin,
llevarn en su margen izquierdo, dos taladros de igual tamao y forma, y se
colocarn entre dos tapas o carpetas con el juego conveniente para poder abrirse
con facilidad y sujetarse por medio de cintas o cordones, de manera que
constituyan una especie de encuadernacin.
El jefe de cada establecimiento cuidar de tener custodiados bajo llave estos
volmenes o inventarios.
Esta conforme con lo acordado por la Junta.
Madrid 25 de junio de 1860.
(Dos rbricas)
580
581
Anexo IX
Real Orden de 14 de enero de 1893
del
Ministerio
de
Instruccin
Pblica sobre la publicidad de los

instrumentos de informacin en los
centros gestionados por el Cuerpo
Facultativo 9
9
Archivo General de la Administracin. Coleccin de Reales rdenes del Ministerio de

Educacin), AGA, 66/20697. Aparece tambin publicada en la Gaceta de Madrid (n 16, 16 de
enero de 1893)
582
(TEXTO)
Ilmo. Sr.: El desarrollo que han tomado los trabajos que corren a cargo del Cuerpo
facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios, no han podido menos de
llamar la atencin de este Ministerio, estimulndole a dar, por su parte, a aquellos
la mayor importancia posible. Encargado de la ordenacin de las Bibliotecas,
arreglo de los Archivos y catalogacin de los objetos que encierran los Museos
Arqueolgicos del Estado, hcese preciso que se vayan conociendo los trabajos,
mostrando al pblico las riquezas que algunos guardan, y slo conocidas por el
escaso nmero de personas que a semejante clase de estudios especialmente se
dedican.
La Biblioteca Nacional, el Archivo Histrico, el de Simancas y el Museo
Arqueolgico de esta corte, entre otros no menos importantes, encierran
documentos y joyas artsticas de inestimable valor, de que tan gallarda muestra dan
en la Exposicin Histrico-Europea, actualmente abierta al pblico, y cuyos
documentos y objetos son motivo de frecuentes peticiones hechas por
corporaciones oficiales e individualidades extranjeras, que casi siempre han
encontrado en ellos materia para la publicacin de obras que han llamado la
general atencin, servicio no pocas veces para la aclaracin y resolucin de dudas
y hechos, objeto de controversias literarias, artsticas, cientficas e histricas,
dando, por ltimo, a conocer asuntos completamente ignorados o desconocidos
para lo que al estudio de estos diversos ramos del saber se dedican.
El art. 52 del Reglamento orgnico del mencionado Cuerpo facultativo, en sus
nmero 5 y 6, establece la obligacin que tienen los Jefes de los establecimientos
del mismo de dar trimestral y anualmente cuenta de los trabajos y estadstica de
cada uno de ellos; el 72 dispone la formacin de inventarios, ndice de libros,
documentos manuscritos, impresos y objetos arqueolgicos que poseyesen; y por
ltimo, el 78 indica el modo de llevar todo esto a cabo.
Que se cumplen estas disposiciones, no hay lugar a duda, como consta por las
Memorias y partes que en observacin del citado Art. 52. vienen dndose
peridicamente; pero que de su cumplimiento se obtenga el fruto y utilidad que de
583
semejante trabajo deba resultar, no es tan notorio desgraciadamente, contribuyendo

acaso a ello en bastante para la exigua cantidad que en los presupuestos se asigna
para este servicio, y la escasez de personal, mayor hoy, con las economas que en
el mismo ha habido necesidad de introducir para cumplir los dispuesto sobre esta
materia en al vigente Ley de Presupuestos.
Pero an as y con todo, contando como se cuenta indudablemente con la buena
voluntad de todos y cada uno de los individuos del Cuerpo, y con el deseo
manifiesto de dar a ste el lugar y la importancia que debe tener entre los amantes
de las letras y antigedades, de esperar es que haya llegado el momento en que,
vencindose estas dificultades, se traduzcan en hechos notorios y pblicos los
trabajo que a fuerza de perseverancia y laboriosidad se estn llevando a cabo.
Por todo lo expuesto, S.M. El Rey (q. D. g.), y en su nombre la Reina Regente del
Reino, se ha servido disponer que por todos los establecimientos servidos por el
Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios se proceda con urgencia a la
formacin, en donde no los hubiere ya, de los catlogos de toda clase de
documentos y objetos que se hallan bajo la custodia, y que en aquellos
establecimientos en que dichos trabajos estn en ejecucin se procure su
terminacin en el ms breve plazo posible, debiendo hacerse especial mencin del
desarrollo que los mismos vayan teniendo en los partes que trimestralmente se dan,
no necesitando indicarse la importancia de la realizacin de los mismos a los
encargados de llevarlos a cabo.
De Real orden lo digo a V.I. A los efectos consiguientes. Dios guarde a V.I.
muchos aos. Madrid 14 de Enero de 1893.- Moret.- Seor Director general de
Instruccin pblica.
584
585
Anexo X
Noticias de prensa relativas a la
publicacin
de
documentales
en
los
Internet
fondos
y
al
empleo de las nuevas tecnologas

para la gestin de los documentos
de archivo
586
NOTICIA N 1
Ms almacn que archivo10
JORDI BUSQUETS - Barcelona - 13/11/2002
Sesenta aos han resultado insuficientes para que el fondo documental que las
tropas franquistas expoliaron en Catalua y trasladaron despus a Salamanca haya
sido ordenado, descrito e inventariado siguiendo, al menos, la ms elemental y
leve exigencia de la archivstica profesional. De hecho, no existen mejores
instrumentos de descripcin que los pergeados a finales de la dcada de los
cuarenta del pasado siglo por quienes en aquellos das se ocupaban del archivo:
guardias civiles cuya funcin, ms que velar por la integridad y ordenacin del
fondo, era suministrar datos a la voraz maquinaria de la represin.
La sustitucin de los guardias civiles por archiveros profesionales, a finales de los
setenta, no mejor la situacin, como revela el testimonio de Jaume Sobrequs,
que a su condicin de historiador aada, entonces, la de senador. Con los datos
recogidos durante una visita a Salamanca elabor Sobrequs un informe que
incluira en un pequeo volumen que titul Els arxius per a la histria del
nacionalisme catal, publicado en 1982. Depositada de 'cualquier forma' en
Salamanca, la documentacin expoliada en toda la Espaa republicana -y entre ella
la de Catalua- fue clasificada de 'forma muy imperfecta' por los servicios del
Estado Mayor del Ejrcito. Una parte, cuenta Sobrequs, fue trasladada al Archivo
Histrico Militar del Estado Mayor Central, con sede en Madrid; un segundo lote
pas a formar parte de la llamada Seccin Militar del archivo de Salamanca, que
dispone tambin de una Seccin Poltico-Social, a la que se adscribi un tercer
lote. El resto fue destruido 'por considerarse intil' para los 'objetivos que se
perseguan': la represin. A la Seccin Poltico-Social pertenece el grueso de la
documentacin que desde finales de los setenta se reclama sin xito desde
Catalua. De este material existan, segn comprob Sobrequs, unos 'ndices por
provincias, muy someros, que no reflejan con exactitud el contenido de los
legajos'. Esta clasificacin, concluye Sobrequs, fue realizada 'sin criterios
archivsticos por personal no tcnico, que a menudo agrupaba los materiales en
legajos sin clasificarlos previamente, tal como los encontraba amontonados'.
10
EL PAS. COM. 13-11-2002. (El enlace est roto)
587
No parece, 20 aos despus de la publicacin del informe, que ese estado de cosas
haya sufrido una variacin sustancial, como ha denunciado el historiador Juan B.
Culla y ha admitido, en declaraciones a este diario, el director del ahora llamado
Archivo General de la Guerra Civil, Miguel ngel Jaramillo. Iniciada en 1979, la
descripcin y el inventario de la documentacin que conserva el archivo se
desarrollan sin pausa y, seguramente, tambin sin prisas: esa labor de catalogacin
todava no ha alcanzado, como admiti Jaramillo, a los miles de legajos
correspondientes a Barcelona, Lleida y Madrid, precisamente los que contienen, en
mayor medida, la documentacin que interesa a Catalua. En estas condiciones, no
es extrao que la comisin de expertos -de la que Culla formaba parte- a la que el
Ministerio de Cultura y la Generalitat pidieron un dictamen sobre la eventual
devolucin a Catalua de los documentos espoliados por las tropas de Franco no
tuviera mejores instrumentos, para analizar el caso, que el Inventario de la Seccin
Poltico-Social Barcelona y el Inventario de la Seccin Poltico-Social Lrida,
realizados en fecha tan reciente como la de 1948. Eso s, se provey tambin a los
expertos de una edicin revisada en 2001, que no aporta mayores novedades que la
correccin de las erratas del original e incorpora el inventario de la documentacin
de la Generalitat republicana; un inventario, este ltimo, realizado en 1982 por
iniciativa de la Generalitat.
La catalogacin de los fondos de un archivo es exigible no slo para facilitar su
estudio por los historiadores; lo es igualmente para garantizar su conservacin e
integridad. No debe de ser fcil, por ejemplo, no ya evitar un robo, sino recuperar
despus un documento de cuya existencia en el archivo no se tiene constancia
cierta. Y en Salamanca, veintitantos aos despus de la llegada de los archiveros
profesionales, los documentos pendientes de inventariar se cuentan por miles. Tan
grave es la situacin -e inusual en un archivo de titularidad estatal como el de
Salamanca- que la 'catica mezcla de fondos' en que se halla sumida la
documentacin procedente de Catalua obedece, ms que a la incapacidad o la
impericia, a una 'tctica defensiva' urdida por los responsables de la institucin
para poner trabas al cumplimiento de un eventual acuerdo de restitucin. As lo
creen, al menos, quienes defienden la devolucin de los mal llamados papeles de
Salamanca a sus legtimos propietarios y as lo escribi Culla hace unas semanas
588
NOTICIA N 2
Toda la Historia espaola, al alcance del ratn11
El archivo de indias, el Nacional de Madrid, el de Simancas, los de Per, Mxico...
Un total de 14,9 millones de documentos se podrn consultar en red desde el
martes. Un nuevo sitio que se une a las mejores web culturales
MARTA PEIRANO
El Museo Imaginario, escriba Malraux en Las Voces del Silencio, aporta a
todas las obras de arte que elige, si no la eternidad que le pedan los escultores de
Sumer o Babilonia, la inmortalidad que le pedan Fidias y Miguel ngel, al menos
una enigmtica liberacin del tiempo. Hoy, medio siglo ms tarde, ese museo
imaginario del gran autor francs se llama museo virtual y no es un sueo: es
Internet.
La Red es un espacio temporal en el que todo presente, pasado y futuro est
sucediendo al mismo tiempo. Los peridicos no se tiran, las personas no
envejecen; todo permanece inalterable. Y todo sucede en nuestro cuarto de estar,
en nuestra oficina. Probablemente por eso, los organismos que se ocupan del
patrimonio histrico y cultural de cada pas estn trabajando de firme en un nuevo
modelo de conservacin artstica: digitalizar todo el material disponible y colgarlo
en sus pginas web, lejos de la inclemencia de los aos que pasan, pero cerca de
todo el mundo, al alcance de cualquiera. Es lo que acaba de hacer el Archivo
Estatal que ofrece en su pgina web (www.cultura.mecd. es/archivos) el contenido
del Archivo de Indias, del Nacional, el de Simancas y otros iberoamericanos.
NUEVE AOS. En un acto de pocos minutos se resume el trabajo de aos,
comenta sonriendo Elisa de Santos, subdirectora del proyecto Archivos Espaoles
en Red. Y no es para menos. Los responsables de Archivos Estatales han pasado
los ltimos nueve aos trabajando en equipo con los departamentos de archivo de
todas las comunidades de Espaa e Iberoamrica para conseguir lo imposible: que
todos los documentos de nuestro patrimonio histrico estn a nuestra disposicin
en la Red a partir del prximo martes.
Estudiantes, investigadores, hispanistas y curiosos podrn acceder cmodamente a
los nueve millones de fondos del Archivo de Indias de Sevilla, cuatro del Archivo
11
El Mundo. Ariadn@. El suplemento para comprender el mundo digital. 30-03-2003.

[http://www.elmundo.es/ariadna/2003/134/1049043594.html]
589
Nacional de Madrid y ms de un milln de documentos del Archivo de Simancas.

Aunque no lo parezca, ha sido un trabajo de chinos.
A la recuperacin y restauracin de gran parte de los documentos hay que sumar
una ardua labor de clasificacin y normalizacin de los mismos, para que su
disposicin en la Web fuera posible. Digitalizar los carteles de la Guerra Civil
nos ha costado ms de dos aos. Muchos de los archivos estaban en mal estado,
con el color desvado, muescas..., comenta De Santos. Otros documentos,
impresos en tintas de los siglos XVI, XVII y XVIII, han necesitado un tratamiento
ms delicado. Adems, el laboratorio de digitalizacin ha tenido que fotografiar
cada pieza de manera independiente y crear una base de datos descriptiva que va
desde la Edad Media hasta la Moderna para que cada bsqueda se realice de
manera rpida y sencilla.
Es slo la punta del iceberg, porque se han firmado convenios con archivos
generales de Per, Mxico, Costa Rica... Se han contratado especialistas en
documentacin, digitalizacin y soportes tcnicos para seguir ampliando los
contenidos de la web y desarrollar nuevos servicios, como la posibilidad de
solicitar piezas concretas en papel, CD Rom o microfilme. Empezamos con
discos pticos y, a mitad de camino, tuvimos que mudar de sistema, bromea
Elisa. Dios sabe con qu tecnologas trabajaremos maana.
Hace unos meses, una propuesta similar despeg en la Red: la Biblioteca de
Alejandra. Fue el ms importante entre todos los templos del saber de la
Antigedad hasta que un incendio acab con la gran mayora de los manuscritos
que albergaba. Su reconstruccin virtual ofrece ms de 200.000 libros y copias
digitales de manuscritos en rabe, ingls y francs.
VIRTUAL. En Espaa, al margen del Archivo Nacional, el proyecto ms
interesante de virtualizacin lo ha realizado Telefnica. En su pgina Arsvirtual
podemos visitar los palacios del Pardo, La Granja y El Escorial, maravillarnos con
las vidrieras de la Catedral de Mallorca o contemplar la Sagrada Familia con los
ojos de quien los tiene fsicamente delante. En la misma lnea, la Universidad de
Salamanca ha querido preservar los grandes monumentos a la arquitectura que son
sus escuelas, patios, palacios y aulas para que el visitante pasee por la ciudad sin
moverse del asiento.
590
Entre los veteranos del museo imaginario encontramos tambin el centro Virtual
Cervantes que no ofrece slo las obras completas del genial escritor del que
obtiene el nombre. Este web es un compendio de eventos, galeras y paseos por el
arte y la cultura hispnicos, destacando la visita al Saln de Reinos. Ms reciente,
cabe destacar el trabajo del Museo Thyssen, cuyas galeras virtuales despiertan
tanta admiracin como las reales, o la Fundacin Lzaro Galdeano, que ha abierto
sus puertas a los internautas mientras cierra las de la calle, para realizar las
remodelaciones del museo.
NOTICIA N 3
La Diputacin jiennense ordena 60 archivos municipales12
G. D. - Jan - 20/05/2004
La Diputacin de Jan ha puesto en marcha un plan para la ordenacin y gestin
de archivos municipales, al que se han adherido por ahora 60 municipios. La
iniciativa, promovida a travs del Instituto de Estudios Giennenses (IEG), pretende
ayudar a los consistorios a cumplir con la ley y poner en orden una ingente
cantidad de informacin. "Queremos asegurar la conservacin y el acceso fcil a
esta documentacin, para lo cual no slo se ordena, cataloga y digitaliza toda la
documentacin existente, sino que les entregamos un declogo de normas que
deben cumplir para guardar los nuevos documentos que se registren", indic ayer
el diputado provincial de Cultura, Marcelino Snchez.
El responsable provincial resalt el valor de esta actuacin, tanto desde el punto de
vista patrimonial como del administrativo y legal, "dado que la informacin y el
acceso a los registros administrativos es una obligacin de los ayuntamientos",
apostill.
La Diputacin de Jan inaugur ayer la nueva sala de Unidad de Patrimonio
Bibliogrfico y Documental del Instituto de Estudios Giennenses (IEG), que ser
el lugar desde donde se coordinen todos los trabajos de catalogacin y
digitalizacin de los archivos municipales. Hasta ahora, han sido siete los archivos
que la Diputacin ha entregado a sus ayuntamientos despus de proceder a su
12
EL PAS. COM. 20-05-2004

[http://www.elpais.com/articulo/andalucia/Diputacion/jiennense/ordena/archivos/municipales/elpep
iautand/20040520elpand_31/Tes]
591
ordenacin: los de Albanchez de Mgina, Jimena, Chiclana de Segura, Higuera de

Calatrava, Santiago de Calatrava, Larva y Rus. Este ltimo se entreg ayer al
alcalde de este municipio, Diego Lpez, con los discos en los que se recogen todos
los documentos de este archivo y las ms de 1.400 cajas en las que se encuentran
fsicamente almacenados y ahora ordenados los documentos, algunos de los cuales
proceden del siglo XVI. El alcalde de Rus agradeci a la Diputacin la tarea de
recuperacin del archivo municipal.
NOTICIA N 4
TRIBUNA: NEW THINKING GERRY MCGOVERN
Consejos para
optimizar la presencia en buscadores13

GERRY MCGOVERN 03/01/2006
La tag o etiqueta de ttulo es vital para optimizar la posicin de sus pginas en los
buscadores de Internet. No complique demasiado el diseo y las especificaciones
tcnicas con elementos de flash, java, marcos o contenidos dinmicos. Cuanto
menos cdigo HTML tenga, mejor, porque as los motores de bsqueda indexarn
ms fcilmente su web.
La tag o etiqueta de ttulo es vital. No complique demasiado el diseo y las
especificaciones tcnicas con elementos flash, java, marcos o contenido dinmico.
- La tag de ttulo es vital
La tag o etiqueta de ttulo es la parte del contenido ms importante para quienes
hacen una bsqueda en Internet. Hgalo corto, de un mximo de 60 caracteres (con
espacios), lo que equivale en torno a unas 8 o 10 palabras.
Empiece por la palabra clave ms importante para esa pgina en concreto. Siempre
coloque primero lo que es especfico para la pgina, y despus pase a lo general.
Muchas pginas web comienzan su ttulo con el nombre de la marca o la
organizacin, y despus continan con lo que se refiere a la pgina. (Ese es un
error muy comn, as que revise su web).
- Se recomienda la tag de descripcin
13
El PAS. COM. 03-01-2006

http://www.elpais.com/articulo/internet/Consejos/optimizar/presencia/buscadores/elpportec/200601
03elpepunet_3/Tes
592
La tag de descripcin no es ni mucho menos tan importante como el de ttulo. No

obstante, tiene su valor. Escrbalo como si fuese un sumario, y que no supere las
30 palabras. Debe tratarse de un texto convincente, conciso.
- Pginas ligeras y HTML limpio, de calidad
Cuanto menos cdigo HTML tenga, mejor, porque as los motores de bsqueda
indexarn su pgina web de forma ms fcil y rpida. Intente que el peso total de
cualquier pgina no supere los 50 kb (incluyendo imgenes). Cualquier elemento
por encima de los 100 kb es lento, y a algunos buscadores no les gustan las pginas
de ms de 100 kb.
- Incluya un mapa o ndice del sitio
A los usuarios les gustan los mapas o ndices en las pginas web. Asegrese de
que hay un enlace al mapa del sitio desde la pgina principal, de que est hecho en
formato de texto y de que est actualizado.
- Evite el flash
No tengo nada en contra del diseo en flash, excepto el hecho de que generalmente
lo detesto. Es tal prdida de tiempo! Anuncios de clase b hechos por personas que
nunca tendrn la oportunidad de hacer un verdadero anuncio para televisin. A los
motores de bsqueda tampoco les gusta el flash, y les cuesta mucho registrar
pginas que lo contienen.
- Haga su web en HTML esttico
Usted no necesita una web dinmica a no ser que tenga contenido que cambia
con frecuencia, como las lneas areas, que tienen que publicar la disponibilidad y
los precios de forma dinmica desde una base de datos porque es informacin que
se actualiza constantemente. Usted puede tener una base de datos, pero es mejor
que muestre el contenido como HTML esttico. Es ms barato, las pginas se
bajarn ms rpido y a los motores de bsqueda les ser ms fcil indexar su web
en profundidad.
- Evite los PDF
Uno de los sntomas de que una web est mal gestionada es que tiene muchos
PDF. Publicar contenido en forma de PDF es normalmente una forma de ahorrar
tiempo. Los motores de bsqueda han mejorado en el registro de archivos PDF,
593
pero an as se recomienda acompaarlos de un encabezamiento y un sumario en

HTML.
- Evite los marcos
Los marcos son una opcin muy mala.
- Atencin al javascript
Cualquier enlace en javascript tambin se debe publicar en HTML, o de lo
contrario los motores de bsqueda no podrn seguirle la pista. Los rollovers son
bonitos, pero slo causan problemas, as que a no ser que tenga un equipo tcnico
brillante, evtelos.
- Texto alternativo
Como regla general, incluya un texto alternativo para cada imagen. Sin embargo,
el nico texto alternativo que reconocen los buscadores es el de las imgenes que
estn enlazadas. Asegrese de que el texto es descriptivo y abundante en palabras
clave.
- Palabras clave
Durante aos, algunas pginas web intentaron engaar a los buscadores llenando la
tag de palabras clave (keyword) con montones de trminos populares. En
consecuencia, muchos motores dan ya muy poco valor a esta etiqueta.
(Traducido por Snap Comunicacin)
Noticia N 5
Una web permite acceder a los fondos de los archivos andaluces14
R. R. - Granada - 09/05/2006
Los fondos histricos de algunos de los ms importantes archivos pblicos
andaluces pueden ya consultarse en Internet. La Consejera de Cultura ha puesto
en marcha una pgina web (www. juntaandalucia.es/cultura/archivos) a travs de
la cual cualquier ciudadano puede acceder a los documentos conservados en estos
centros y a las actividades que prestan.
La pgina web rene, de momento, toda la informacin y los fondos del Archivo
General de Andaluca, los archivos histricos provinciales, el Archivo de la Real
14
EL PAS. COM. 09-05-2006.

[http://www.elpais.com/articulo/andalucia/web/permite/acceder/fondos/archivos/andaluces/elpepia
utand/20060509elpand_9/Tes]
594
Chancillera de Granada y los del Patronato de la Alhambra y el Generalife. Segn

adelant ayer la consejera de Cultura, Rosa Torres, que present la pgina en
Granada, en los prximos meses se incorporarn los documentos de otros centros
pertenecientes al Sistema Andaluz de Archivos, tanto los de entidades privadas,
como los de las administraciones locales y las universidades. Cultura estima que
faltan entre 1.500 y 1.600 archivos por incorporarse a la pgina.
A travs de la Web, adems de consultar los documentos escaneados, se puede
solicitar la tarjeta de investigador nacional, pedir la reproduccin digital de
documentos de los archivos, solicitar prstamos de fondos y hacer sugerencias. La
pgina pretende ser, segn la consejera, una herramienta eficaz tanto para
profesionales como para cualquier ciudadano.
La puesta en marcha de la Web ha requerido ms de un ao de trabajo, aunque el
presupuesto es "mnimo". "Ha sido todo trabajo de funcionarios, archiveros,
trabajadores de la Alhambra y de todos los centros", seal Torres.
NOTICIA N 6
El puerto de Cdiz cataloga 80 aos de sus fondos histricos15
PEDRO ESPINOSA - Sevilla - 18/01/2007
El acta de fundacin de la Junta de Obras del puerto de Cdiz aprobada en 1902 es
el documento ms antiguo que almacena el nuevo archivo de fondos de la
Autoridad Portuaria de la baha gaditana. Un laborioso trabajo de catalogacin y
digitalizacin ha permitido condensar 80 aos de actividad. En este proyecto estn
colaborando Puertos del Estado y la Universidad de Cdiz.
Los investigadores, liderados por el catedrtico Juan Torrejn, han ordenado la
historia del puerto desde su constitucin en junta de obra de Cdiz y El Puerto de
Santa Mara hasta su unificacin bajo un mismo ente que englobaba a todos los
muelles de la baha. Los expertos encontraron fondos en buen estado, salvo una
pequea parte hallada en almacenes junto al mar, con escritos afectados por la
humedad y el paso de los aos. A pesar de ello, han logrado recuperarse.
15
EL PAS.COM. 18-01-2007
[http://www.elpais.com/articulo/andalucia/puerto/Cadiz/cataloga/anos/fondos/historicos/elpepiespa
nd/20070118elpand_14/Tes?print=1]
595
En total, han reunido 2.394 cajas de archivo que han quedado ordenadas e
informatizadas en una base de datos que tiene su sede fsica en la Autoridad
Portuaria para el libre acceso de curiosos e investigadores. "La historia de Cdiz se
puede analizar a travs de la historia de su puerto porque fue fiel testigo de lo que
aqu ocurra", defendi ayer Torrejn.
Junto a los fondos escritos, tambin se ha recopilado un importante volumen de
fotografas. Entre ellas, las de la inauguracin del muelle de la Zona Franca. Segn
explic Torrejn, Franco quiso inaugurarlo "a bombo y platillo" y tuvo que traer a
un buque de guerra ante la ausencia de mercantes.
NOTICIA N 7
El saber perdido en la era digital16
Lucha por preservar la memoria colectiva en el ciberespacio
NYT 22/03/2007
En el Centro Nacional Steinbeck se exhibe una seleccin de artilugios de la vida y
obra de John Steinbeck: objetos familiares, un pasaporte de los aos sesenta y
fotogramas de la pelcula Las uvas de la ira. En el piso de abajo, en una cmara
cuyas condiciones ambientales estn controladas, se encuentra el manuscrito
original de La perla, la novela corta que public en 1947. Los seguidores de
Steinbeck que deseen examinar el manuscrito de La perla tienen que desplazarse
hasta Salinas, previa cita con el archivero, que trabaja a tiempo parcial. El centro
preserva cuidadosamente estas reliquias de Steinbeck, galardonado con un Nobel,
pero no prev llevar la coleccin al siguiente nivel, es decir, adaptarla a la era
digital.
Estas piezas de Steinbeck no son los nicos fragmentos histricos que corren el
riesgo de desaparecer o de ser ignorados en la era digital. Eruditos y archiveros
advierten que, al convertirse cada vez ms museos y archivos en dominios
digitales, y los recursos electrnicos en la principal herramienta para obtener
informacin, las piezas que quedan sin digitalizar corren el riesgo de desaparecer
16
EL PAS. COM. 22-03-2007

[http://www.elpais.com/articulo/internet/saber/perdido/era/digital/elpeputec/20070322elpepunet_1/
Tes]
596
de la memoria cultural colectiva, haciendo que nuestro tejido histrico quede

plagado de agujeros.
"Se est creando la ilusin de que todo el saber humano est en la Red, pero no
hemos empezado a vislumbrar siquiera lo que hay en archivos y bibliotecas
locales", seala Edward L. Ayers, historiador y decano de la facultad de Artes y
Ciencias de la Universidad de Virginia. "Corremos el riesgo de ignorar el material
que no haya sido digitalizado, algo que no hubiese ocurrido en el pasado;
prcticamente se perdera para la gran mayora de usuarios potenciales".
No cabe duda de que los esfuerzos de digitalizacin realizados en el ltimo
decenio han sido ambiciosos. Para muchas instituciones, colgar sus colecciones en
Internet es prioritario. Pero el dinero, la tecnologa y las complicaciones derivadas
de los derechos de autor representan enormes obstculos.
En la Biblioteca del Congreso de EE UU, por ejemplo, a pesar de los ingentes
esfuerzos de digitalizacin, apenas el 10% de los 132 millones de objetos que
contiene estarn digitalizados en un futuro prximo, porque los costes son
prohibitivos. Del mismo modo, en los Archivos Nacionales hay depositados unos
9.000 millones de documentos, de los cuales slo una pequea fraccin van a ser
digitalizados y colgados en Internet. Y la mayor parte de las miles de colecciones
locales de EE UU languidece en anticuados soportes: papel, discos de vinilo,
cintas magnticas y pelculas.
Los archiveros del pas, necesitados de fondos, recurren a socios del sector privado
en busca de ayuda. Google ha donado 2,25 millones de euros para contribuir a
poner en marcha un esfuerzo liderado por la Biblioteca del Congreso que permitir
digitalizar y compartir documentos de todo el planeta, y tambin ha aportado
recursos tcnicos para digitalizar diversos materiales impresos de la biblioteca.
Google, por cuenta propia, est digitalizando libros de la Biblioteca del Congreso.
Y toda una serie de empresas y fundaciones, como Reuters, IBM y la Fundacin
Andrew W. Mellon, han financiado proyectos de digitalizacin en todo el mundo.
Los expertos afirman que incluso con ayuda externa, hay partes enteras de la
historia poltica y cultural que corren el riesgo de quedar olvidadas por las nuevas
generaciones de investigadores aficionados y acadmicos serios. Tomen por
ejemplo el caso del archivo de la Biblioteca del Congreso que contiene cinco
597
millones de imgenes de la revista Look. Abarcan el periodo que va de 1937 a

1971, y Jeremy E. Adamson, director de colecciones y servicios de la biblioteca,
considera que son "un fascinante retrato de Estados Unidos a travs de reportajes
fotogrficos sobre temas sociales y polticos, personajes pblicos, comida, moda y
deportes". Sin embargo, slo han sido digitalizadas 313 de esas fotografas.
NOTICIA N 8
La actualidad del Congreso de los Diputados, a golpe de clic17
La Cmara Baja estrena pgina web que incorpora contenidos audiovisuales y
rene las propuestas de ley de los distintos grupos parlamentarios
EFE - Madrid - 13/06/2007
Tener acceso a las intervenciones de todos los diputados, seguir en directo un
pleno o una comisin o conocer las ltimas iniciativas parlamentarias es posible
gracias a la nueva pgina web que estrena el Congreso de los Diputados, un
"pequeo hito" en el plan de modernizacin de la Cmara.
El proyecto culminar el prximo mes de septiembre, segn ha explicado en rueda
de prensa el presidente de la Cmara Baja, Manuel Marn, cuando se ponga en
marcha el registro electrnico y prcticamente desaparezca la utilizacin de papel.
Marn estuvo acompaado en esta presentacin por los miembros de la Mesa que
ms activos se han mostrado a la hora del salto tecnolgico: Celia Villalobos, Jordi
Vilajoana y Javier Barrero.
La nueva web del congreso, www.congreso.es, ha sido diseada con una lnea
grfica moderna y una navegacin intuitiva y unos contenidos estructurados con la
pretensin de acercar la actividad parlamentaria a todos los pblicos, puesto que
est preparada para ser accesible para discapacitados y personas mayores.
Marn destac, entre las novedades que incorpora la pgina, sus contenidos
audiovisuales, con la emisin de hasta cinco seales simultneas, as como el
nuevo y potente buscador nico. Tambin una mayor presencia de contenidos de
actualidad, ya que la pgina de inicio se actualizar permanentemente, las 24 horas
del da, y en la misma web se pueden encontrar, igualmente, los proyectos de ley
17
EL PAS. COM. 13-06-2007.

[http://www.elpais.com/articulo/internet/actualidad/Congreso/Diputados/golpe/clic/elpeputec/2007
0613elpepunet_6/Tes]
598
que presenta el Gobierno o las proposiciones de los distintos grupos

parlamentarios. Adems de la pgina del Congreso, prximamente se lanzar la
primera versin de los portales del diputado, de los grupos parlamentarios, del
ciudadanos y del conocimiento.
Adems, la Cmara trabaja en la digitalizacin de todo su archivo, que incluir un
catlogo de leyes, y est elaborando tambin el primer "diccionario parlamentario
espaol", en ese caso con la colaboracin de la Academia de la Historia y varias
universidades.
Marn pidi un "ltimo esfuerzo" a toda la "casa" para acostumbrarse a trabajar
"de otra manera", con las facilidades que supone el uso de las nuevas tecnologas,
y argument que, una cosa son las "tradiciones", que hay que "respetar", y otra las
"rutinas".
NOTICIA N 9
El Gobierno digitalizar los archivos medievales gallegos en seis meses18
EL PAS - Santiago - 15/07/2007
El Gobierno central digitalizar todos los documentos medievales gallegos
depositados en el Archivo Histrico Nacional antes de finales de enero de 2008.
Sin embargo, en este proyecto no incluir los documentos del Archivo Militar de
Ferrol, tal y como critic ayer el Bloque Nacionalista Galego.
As, el portavoz nacionalista en el Congreso de los Diputados Francisco Rodrguez
destac que en el Archivo Militar de Ferrol "estn depositadas miles de causas y
juicios sumarsimos que fueron instruidos durante la Guerra Civil", por lo que
solicit al Ejecutivo central que licite tambin la digitalizacin de estos
documentos.
En este sentido, el Ministerio de Cultura indic que el archivo militar de la ciudad
departamental -que contiene documentos pertenecientes al Ejrcito de Tierra y a la
Armada- est "custodiado y en depsito en el Tribunal Militar Territorial Cuarto
de A Corua".
Francisco Rodrguez record adems que la digitalizacin de la documentacin
gallega que s se ha licitado "fue posible gracias a que el BNG logr que se
18
EL PAS. COM. 15-07-2007.

[http://www.elpais.com/articulo/Galicia/Gobierno/digitalizara/archivos/medievales/gallegos/meses/
elpepuespgal/20070715elpgal_10/Tes]
599
incluyesen dos partidas especficas de 300.000 euros en los Presupuestos

Generales del Estado de 2007". El objetivo ltimo de este proceso es que la Xunta
de Galicia tenga una copia para el acceso del pblico a estos documentos.
NOTICIA N 10
La web municipal incluye fotografas antiguas del Archivo de Logroo19
Cuenta con casi 5.500 instantneas y la ms antigua data del ao 1895 Dispone de
un buscador que facilita el rastreo de una imagen concreta
14.12.07 - EL CORREO / EFE
Desde hace unos meses, la pgina web del Ayuntamiento de Logroo (www.logroo.org) ofrece la posibilidad de acceder a los fondos fotogrficos del Archivo
Municipal, que cuenta con casi 5.500 imgenes, la ms antigua tomada en el ao
1895. Adems, la bsqueda de una fotografa concreta se facilita a travs de un
buscador donde se pueden introducir palabras o fechas.
As lo anunciaron ayer el concejal de Cultura de Logroo, Carlos Navajas, y la

directora del Archivo Municipal, Isabel Murillo, quienes explicaron que esta
incorporacin de la web municipal comenz a funcionar el pasado mes de agosto y
ya ha sido visitada por ms de 16.000 internautas.
Actualmente, los archiveros municipales tienen catalogadas y descritas un total de

5.019 fotografas, de las que el 11 por ciento ya estn colgadas en la pgina web.
Adems, cuentan en sus fondos con otras 400 imgenes que tendrn que ir
catalogando poco a poco para ir completando el archivo 'on line' del Consistorio
logros.
Por siete euros
Segn la directora del Archivo Municipal, todas las fotografas publicadas en

Internet se complementan con una ficha con informacin detallada sobre el autor,
19
elcorreo.com. La Rioja. 14-12-2007. [http://www.elcorreo.com/alava/20071214/larioja/municipal-incluye-fotografias-antiguas-20071214.html]
600
el ttulo y el tema de la misma y se han colgado a baja resolucin para facilitar el

acceso de los ciudadanos.
Por otro lado, la pgina web dispone un buscador en el que se pueden introducir
palabras o fechas para facilitar la bsqueda de una fotografa. Adems, si un
ciudadano desea adquirir alguna de las imgenes del Archivo Municipal, puede
solicitarlo por unos siete euros.
Entre las imgenes ya disponibles en la pgina web del Consistorio, las 4.000
restantes se colgarn en los prximos meses, Murillo destac algunas tomadas por
el fotgrafo Alberto Muro sobre la construccin del dique del pantano de La
Grajera o una imagen del capitn Eduardo Gonzlez Gallarza cuando aterriz en
Manila.
Por ltimo, destac que la ms antigua, que data del ao 1895, es un retrato de
cuatro alumnos de la Academia de Msica de Logroo.
NOTICIA N 11
Las monjas de Pedralbes quieren que su archivo entre en Internet20
El museo de Historia y el monasterio impulsan la digitalizacin de los legajos
NGELS PIOL - Barcelona - 11/02/2008
"Nos sabe mal que la gente no se aproveche de algo tan maravilloso. Nuestro
archivo habla de las historias catalana y espaola. Y con su digitalizacin se podr
estudiar y profundizar". Sor Pierrette, que fue durante 19 aos abadesa del
monasterio de Pedralbes, explicaba as el jueves, poco antes de empezar a elaborar
el mat que las monjas ofrecen a los concejales en Santa Eullia, la decisin de las
monjas de digitalizar su archivo para que los ciudadanos lo consulten en la Red.
El proyecto toma forma. El archivo, de unos 2.000 legajos, est depositado en la
torre de Sant Rafel, en la zona de clausura, y a l slo tienen acceso estudiosos que
buscan algo concreto. El monasterio quiere empezar en verano las obras para
20
EL PAS. COM. 11-02-2008

[http://www.elpais.com/articulo/cataluna/monjas/Pedralbes/quieren/archivo/Internet/elpepiespcat/2
0080211elpcat_21/Tes]
601
acondicionar la torre y el archivo se instalar provisionalmente en otro espacio. El

parntesis se quiere aprovechar para convertir los documentos a soporte
informtico. El primer objetivo es conservar los originales, algunos del siglo XIV,
aunque sor Pierrette no descarta que haya ms antiguos. Y, el segundo, su
consulta. "La clausura es un obstculo y la digitalizacin la permitir. Es un
archivo de gran valor patrimonial", dice la directora del Museo de Pedralbes, Anna
Castellano Tresserra.
Protegido por el Consell de Cent desde su fundacin, en el siglo XIV, en una
jugada maestra de la reina Elisenda, el convento ha gozado siempre de proteccin
real y apenas ha sufrido saqueos. Por eso sus fondos son riqusimos y entre ellos
figuran bulas papales, como la del permiso del Papa para fundar el monasterio,
pergaminos de la reina Elisenda y la Regla Orden de las Clarisas, traducida al
cataln, como recuerda sor Pierrette. En el siglo XIX, Eullia d'Anzizu, una monja
muy erudita, sobrina del conde Gell, dedic aos a racionalizar el archivo, pero
su muerte prematura le impidi acabar el proyecto. Los documentos han sido
custodiados por las propias hermanas. "De vez en cuando nos enviaban una
becaria para poner orden", dice sor Pierrette en un mensaje deslizando que desde
1997 han mostrado a la Administracin su preocupacin por el estado del archivo.
Y dice que no es fcil poner orden en unos fondos tan voluminosos que desbordan
y por falta de tiempo. Ahora se ocupa de l sor Inmaculada, organista.
El museo de Historia de la Ciudad y la Generalitat crearn una comisin para
promover la digitalizacin. "Queremos involucrar a la Universidad", explic Joan
Roca, director del museo. El presupuesto ser elevado y los plazos de ejecucin se
ignoran, pero el plan es que, a medida que avance la informatizacin, los fondos se
consulten en puntos como el mismo monasterio, el Archivo Nacional de Catalua,
en Sant Cugat, y el Diocesano. Pierrette es una de las 16 hermanas (recientemente
se han incorporado cuatro ms: sor Pilar, de Arenys, actual abadesa, y tres de
Lleida tras cerrarse sus respectivos conventos), tiene ms de 80 aos y dice que la
vista le impide conectarse a Internet: "Pero otras monjas, ms jvenes, s y utilizan
el correo".
602
NOTICIA N 12
El Gobierno digitalizar los grandes archivos estatales de Cultura21
Los fondos, 260 kilmetros de documentacin, podrn ser consultados desde
cualquier ordenador
EFE - Madrid - 13/06/2008
El Consejo de Ministros ha aprobado hoy el Plan de Digitalizacin y consulta en
red de los fondos documentales de los Archivos Nacionales, que contempla una
serie de medidas y actuaciones para difundir los fondos documentales y facilitar el
acceso de los ciudadanos. Dicho Plan respaldar las actuaciones del Ministerio de
Cultura tendentes a asegurar la difusin y preservacin de la riqueza patrimonial
de los archivos, y a facilitar el acceso a los mismos por parte de los ciudadanos,
segn la informacin facilitada por el Ejecutivo.
El Consejo de Ministros ha aprobado hoy el Plan de Digitalizacin y consulta en
red de los fondos documentales de los Archivos Nacionales, que contempla una
serie de medidas y actuaciones para difundir los fondos documentales y facilitar el
acceso de los ciudadanos. Dicho Plan respaldar las actuaciones del Ministerio de
Cultura tendentes a asegurar la difusin y preservacin de la riqueza patrimonial
de los archivos, y a facilitar el acceso a los mismos por parte de los ciudadanos,
segn la informacin facilitada por el Ejecutivo.
Desde el ao 2004, el Ministerio de Cultura ha efectuado inversiones en este
sentido por un total de 6.261.897 euros. El Plan quiere satisfacer las demandas del
acceso de los ciudadanos a los archivos superando las barreras tradicionales
(horarios, desplazamientos y dispersin de la informacin); potenciar un espacio
europeo e internacional; y contribuir a la oferta de contenidos cualificados para el
desarrollo de futuras industrias culturales y de contenidos en la Red.
Sus medidas fundamentales de intervencin se estructuran en torno a cuatro ejes
de intervencin: normalizacin, preservacin, difusin y mejora, y construccin de
infraestructuras adecuadas. As, se elaborar un anteproyecto de ley que, en el
marco de las competencias estatales, establezca pautas y principios de
21
EL PAS. COM. 13-06-2008

[http://www.elpais.com/articulo/tecnologia/Gobierno/digitalizara/grandes/archivos/estatales/Cultur
a/elpeputec/20080613elpeputec_2/Tes]
603
normalizacin
archivsticas
adecuados
al
entorno
tecnolgico
de
las
organizaciones.
Se elaborar un Programa General de Digitalizacin para el aumento de las bases
de datos digitales y en el ao 2008 est programada la digitalizacin de unos
cuarenta millones de imgenes. Dado que los once archivos estatales del
Ministerio de Cultura albergan 260 kilmetros de documentacin, la digitalizacin
completa supondra cuatro billones de imgenes. Asimismo, incluye un Programa
Intensivo de Descripcin de las imgenes digitalizadas obtenidas en el programa
anterior. En el ao 2008 esta previsto incrementar un milln de registros
informatizndose inventarios, catlogos e ndices.
Ayudas a proyectos
Otros objetivos son la difusin del Portal de Archivos Espaoles (PARES) e
implantacin de esta tecnologa en los Archivos Iberoamercanos y otros espaoles
fuera del sistema estatal. Asimismo, se crear un Programa de Ayudas a Proyectos
Archivsticos, que da cobertura a instituciones privadas sin nimo de lucro:
obispados, fundaciones y archivos privados, entre otros.
La potenciacin de la presencia de Espaa en el Programa ADAI (Ayudas al
Desarrollo Archivstico Iberoamericano) creado por iniciativa de la Cumbre
Iberoamericana de jefes de Estado y de Gobierno, que este ao contar con una
aportacin espaola de 410.000 euros, ser otro de los objetivos.
Se desarrollarn tambin planes especiales como los sitio Web siguientes:
Conmemoracin de la Independencia Iberoamericana, el Archivo Virtual de la
Mediterraneidad, Centro Documental de la Memoria Histrica y Portal Europeo de
Documentos y Archivos de la Unin Europea (Archivo Virtual Europeo), que
permitan la difusin especializada de documentacin. En el apartado de
infraestructuras, el objetivo es disponer de una red de archivos modernizada y se
centra en inversiones en los archivos histricos dependientes del Ministerio de
Cultura.
Algunas de ellas ya estn finalizadas o en desarrollo, como en los archivos de
Santander, Oviedo, Palma de Mallorca, Las Palmas y Ourense; otras en proyecto:
Zaragoza, Guadalajara, Girona, Huelva, Len (ampliacin) y Centro Documental
de la Memoria Histrica; o en previsin: Castelln, Burgos, Crdoba, A Corua y
604
Sevilla. Asimismo, se va a crear el Centro de Difusin y Reproduccin, una unidad

coordinadora de todas las actuaciones, dependiente de la Direccin General del
Libro, Archivos y Bibliotecas.
NOTICIA N 13
Los fondos de la Real Academia abren la era digital del patrimonio gallego
La Cidade da Cultura acoger copias de historiadores, msicos y diarios del
siglo XIX22
PAOLA OBELLEIRO - A Corua - 20/11/2008
Le llamaban "la maleta de Murgua". Era un bulto repleto de documentos y
publicaciones que vag durante dcadas, cerrado y arrinconado, por la sede
coruesa de la Real Academia Galega (RAG) antes de que alguien se atreviese a
abrirlo, organizar su contenido y difundir aquel legado, hasta entonces oculto, del
fundador de la ancestral institucin. Ahora son todas las maletas de los ms
ilustres personajes de la cultura gallega los que van a "abrirse al mundo", en
palabras de la conselleira de Cultura, nxela Bugallo, con el ambicioso programa
de digitalizacin del patrimonio escrito, sonoro o audiovisual de la comunidad
autnoma con el fin de hacerlo accesible a todos, a travs de Internet. Un laborioso
trabajo que arrancar precisamente por los tesoros de la RAG.
Es la primera de una larga lista de instituciones pblicas o privadas con las que la
conselleira firmar un convenio, como el suscrito ayer en A Corua con el
presidente de la Real Academia Galega, Xos Ramn Barreiro, con el fin de
realizar una copia digital de los importantes documentos y obras que conservan.
En el caso de la institucin de la lengua, la digitalizacin de sus fondos, un trabajo
tcnico de gran complejidad que costar 149.000 euros, comenzar con las 11.400
imgenes de los hermanos de la Iglesia, "figuras destacadas del Renacimiento
cultural gallego del siglo XIX".
Obras de Manuel Murgua, Manuel Curros Enrquez, Concepcin Arenal, Alfredo
Braas, Eduardo Pondal, Emilia Pardo Bazn, Rosala de Castro o Miguel y
22
EL PAS. COM. 20-11-2008

[http://www.elpais.com/articulo/Galicia/fondos/Real/Academia/abren/era/digital/patrimonio/galleg
o/elpepuespgal/20081120elpgal_25/Tes]
605
Manuel Colmeiro, por citar slo algunos, pasarn tambin a ser patrimonio de
todos al reconvertirse al formato digital.
Son, en total, 121.320 pginas de fondos bibliogrficos de la RAG,
correspondientes a 792 obras, las que se podrn ver sin desplazarse a la sede de la
Real Academia. La institucin conservar una copia digital, mientras que otra
pasar a llenar los ahora vacos estantes del Archivo y de la Biblioteca nacionales
de Galicia, en la compostelana Cidade da Cultura. Y va Internet se democratizar
el acceso, abierto a todos, del rico patrimonio cultural gallego.
"Por fin", exclam Barreiro al congratularse de esta "autntica operacin de
Estado" que permitir difundir y poner al alcance de cualquiera documentos y
obras que "simbolizan la constitucin cultural de un pas". Y es que al hacerse
copias digitales, se garantiza tambin la conservacin de escritos frgiles y
amenazados por el tiempo, como la obra potica y de cuentos de Emilia Pardo
Bazn que, pese a estar "deshechos", dijo Barreiro, la Real Academia logr
resucitarlos de la mano de las nuevas tecnologas.
O se recuperarn y difundirn fondos documentales inditos o poco conocidos
como el nico ejemplar que la Real Academia Galega logr rescatar de La Oliva,
aquel primer peridico galleguista editado en Vigo entre 1856 y 1857 en el que
colabor el propio Murgua.
En total se digitalizarn, en esta primera fase, 8.000 pginas de publicaciones
peridicas procedentes de 33 cabeceras. Se podr consultar El Mio, el peridico
poltico que tres veces a la semana, entre 1857 y 1868, sucedi a La Oliva.
Tambin, crnicas de El criticn, un semanal dominguero "lenguaraz y novelero",
editado en A Corua en 1885, o de El cronista, publicacin tambin coruesa de
1855 y de corte "satrico y literario".
La Real Academia incluso atesora ejemplares de diarios de principios del siglo
XIX, como Estado Mayor (Lugo, 1811) o Exacto Correo de Espaa en la Corua
(A Corua, 1810-1815).
Junto a estas publicaciones y obras literarias de los ms destacados autores
gallegos del siglo XIX estarn tambin partituras de compositores como Marcial
del Aladid o del creador musical del himno gallego Pascual Veiga.
606
El original que se toc por primera vez en la Habana en 1907 se qued all, pero la
Real Academia s conserva y digitalizar el texto de Eduardo Pondal, con todas las
correcciones y tachados que el autor fue imponindose, cada noche, hasta lograr la
versin definitiva.
NOTICIA N 14
Espaa y 11 pases de la UE pondrn en comn sus historias clnicas23
La tarjeta digital mejorar la seguridad e informacin sanitaria de los cuidadanos
MARA R. SAHUQUILLO - Madrid - 17/08/2008
Pedro M. G. viaja mucho. Trabaja de comercial en una compaa. Su salud es
buena, pero ms de una vez ha tenido que ir al mdico fuera de su comunidad
autnoma. Tambin fuera de Espaa. Cada vez que esto ocurre, se enfrenta a las
mismas preguntas: qu alergias tiene? qu medicamentos toma? padece alguna
enfermedad? El mdico le abre un nuevo historial mdico y sanseacab. As, tiene
esparcidos varios expedientes clnicos dispersos por toda la geografa espaola y
algn que otro pas de Europa. Espaa ha firmado con 11 Estados miembros un
proyecto para que esa dispersin termine. Un protocolo que permitir que el
mdico que atienda a este comercial -en Espaa o en uno de esos pases- pueda
acceder a una base de datos y consultar y completar su historia clnica en formato
digital y en su propio idioma.
El plan, que deber estar funcionando plenamente en 2015 y que se suma a una
propuesta de directiva europea sobre movilidad, es un paso ms hacia la libre
circulacin de pacientes en la Unin. De momento, slo Austria, Suecia, Repblica
Checa, Alemania, Dinamarca, Francia, Grecia, Italia, Holanda, Eslovaquia y Reino
Unido, adems de Espaa, formarn parte del proyecto que contar con una
financiacin inicial de ms de 22 millones de euros durante los tres primeros aos.
Espaa, a pesar de que es uno de los pases con un sistema de digitalizacin de
archivos mdicos ms desarrollados de la UE, tendr que dar un gran impulso para
lograr llegar a tiempo al plazo.
23
EL PAS.COM. 17-08-2008
[http://www.elpais.com/articulo/sociedad/Espana/paises/UE/pondran/comun/historias/clinicas/elpe
pusoc/20080817elpepisoc_4/Tes]
607
Actualmente, el 80% de las historias clnicas que estn los centros de atencin
primaria son digitales, segn el Ministerio de Sanidad. La asignatura pendiente es
generalizarla en los hospitales.
El proyecto europeo -Smart Open Services (SOS)- tendr que lidiar con muchas
dificultades tcnicas que Espaa ya conoce: la diferencia de idiomas, la variedad
de sistemas informticos y las leyes de privacidad de datos. "El modelo espaol de
divisin de competencias puede servir como un buen ejemplo", sostiene el
ministro de Sanidad y Consumo, Bernat Soria. De hecho, ser a partir de octubre
cuando empiece a funcionar en Espaa un proyecto piloto en el que ocho
comunidades -Catalua, Castilla y Len, Cantabria, Andaluca, Murcia, Valencia,
Baleares, La Rioja- intercambien datos de historias clnicas a travs de la red de
comunicaciones del Ministerio de Sanidad.
Ese nodo o conjunto de macroordenadores centrales (que ya funciona, pero no para
el intercambio de historias clnicas) ser el encargado de que se pueda buscar,
encontrar y consultar esa informacin, a pesar de que cada comunidad la tenga
almacenada en un formato digital diferente. Lo mismo que se pretende hacer entre
los 12 pases que participan en el proyecto. As, con la tarjeta sanitaria electrnica
que existe en Espaa -un formato que tendrn que adoptar otros pases- se podrn
consultar esos datos, independientemente del sistema informtico en el que se
hayan almacenado.
Para acceder a esa informacin, el mdico tambin deber tener un certificado
digital reconocido -el del paciente ser la tarjeta sanitaria electrnica- que le
permita consultar las historias. "Y ser el ciudadano, en el momento, quien tendr
que dar permiso para ese acceso. Salvo en caso de accidente o de urgencia vital",
explica Juan Fernando Muoz, subdirector adjunto de Tecnologas de Informacin
de Sanidad y Consumo.
El acceso a informacin mdica est regulado por la Ley de Proteccin de Datos.
Por eso, el sistema de intercambio y consulta deber cumplir requisitos muy
estrictos: toda la informacin deber ir cifrada, y cada acceso a un historial
quedar reflejado.
Los profesionales sanitarios podrn adems acceder a los datos esenciales de un
paciente en su propia lengua. Cmo podr hacerse? "La informacin ir
608
codificada basndose en unos estndares comunes; para ello Espaa ya se ha

incorporado a la Asociacin para la Estandarizacin de la Terminologa Clnica",
matiza Pablo Rivero, director de la Agencia de Calidad del Ministerio de Sanidad.
As, el mdico, al introducir en la base de datos el identificador del paciente,
encontrar sus datos en su propio idioma.
Queda decidir qu datos contendrn esas historias clnicas. Uno de los puntos que
los 12 pases miembros del proyecto tienen que decidir an. Para eso se ha creado
un grupo de trabajo liderado por Espaa. "Contendrn datos bsicos y resumidos.
Como las enfermedades crnicas, las alergias, los medicamentos que se estn
tomando...", dice Bernat Soria. Sin embargo, ser el propio paciente quien decidir
si quiere que sus datos aparezcan en esa historia clnica resumida. "Una persona
tiene tambin derecho a que ciertas cosas no aparezcan en ese documento", dice
Rivero. El proyecto SOS pretende tambin que la llamada receta electrnica
funcione en los 12 pases miembros del proyecto. sta permite el acceso
electrnico -con la tarjeta sanitaria- a las rdenes de prescripcin de
medicamentos. Con este sistema, que an se est implantando en Espaa y que no
funciona todava en todas las comunidades, se podra solucionar la situacin de un
paciente que quiere comprar un frmaco en otro pas. Tambin permitir a las
farmacias dispensar recetas expedidas por otros pases miembros del proyecto. "El
programa fomenta la eficiencia en la prescripcin, en los tratamientos, y reduce
enormemente el gasto", argumenta Soria.
NOTICIA N 15
Los fondos del Archivo Histrico se podrn consultar por internet24
El Ministerio de Cultura contribuir a modernizar la red de documentos pblicos
El presupuesto del Plan de Reproduccin Digital de la Junta slo permite tratar los
ndices de los Protocolos Notariales
El Ministerio de Cultura se ha propuesto modernizar la red de archivos nacionales.
Para ello va a digitalizar y colgar en internet 40 millones de documentos de las 11
sedes oficiales, facilitando as su difusin y preservando la riqueza patrimonial. En
los ltimos cuatro aos ha invertido ms de seis millones de euros para este fin,
24
diariodesevilla.es. 15-07-2008.
[http://www.diariodesevilla.es/article/ocio/180687/los/fondos/archivo/historico/se/podran/consultar
/por/internet.html]
609
una cantidad que pretende superar en esta legislatura, donde se promulgar la

nueva Ley de Archivos. Parte de este dinero se destinar a mejorar las
infraestructuras de los archivos histricos provinciales dependientes del
Ministerio, entre los que se encuentra el de Sevilla.
Mientras tanto, en el monumental edificio de la calle Almirante Apodaca, la

modernizacin es un proceso mucho ms lento. "Hay ms documentos en mal
estado que no se pueden consultar que documentos en mal estado y
microfilmados", comenta la directora del Archivo Histrico Provincial de Sevilla,
Mara Amparo Alonso Garca. El Plan Estratgico para la Cultura en Andaluca,
aprobado por la Junta a finales del ao pasado, destina una partida presupuestaria a
la reproduccin digital de los archivos, que resulta insuficiente. "Hay que
reproducir para fomentar la difusin del patrimonio documental, para hacer que
llegue a todos los ciudadanos", asegura la directora.
La falta de presupuesto obliga a ser muy estrictos en la seleccin de los archivos.

Algunos se digitalizan porque su mal estado de conservacin obliga a retirarlos del
uso y slo se puede trabajar con copias. "Cada vez que se pasa una hoja se
desprenden partes del soporte", se lamenta. Otros, los ms consultados, pasan por
el proceso para facilitar la accesibilidad a los fondos que despiertan ms inters.
El documento estrella del Archivo Histrico Provincial de Sevilla son los

Protocolos Notariales, que aportan una informacin "primordial sobre la vida
social, econmica y religiosa de la Historia de Sevilla en relacin con Andaluca y
con Amrica. Tienen un valor nico", explica Amparo Alonso. Los Protocolos ya
se estn reproduciendo en digital, pero las posibilidades econmicas del Plan de
Reproduccin de la Junta slo permiten que se trabaje con los volmenes ms
antiguos y "los ndices, ya que, a la vez que forman parte del mismo fondo, son un
motor de bsqueda".
Las copias digitales de estos Protocolos son de buena calidad, y pronto estarn
disponibles para todos los ciudadanos en internet, lo que supondr el fin del
610
investigador tal y como se entiende hoy. La directora augura un cambio radical en

el acceso. "Ahora hay ciudadanos que dedican parte de sus vacaciones a venir al
Archivo porque no pueden mientras estn trabajando, y otros vienen una vez al
ao desde Amrica para investigar".
Hasta ahora el Ministerio slo haba colaborado con el de Sevilla en la

recuperacin de documentos sobre la Guerra Civil. Los archivos sobre
responsabilidades polticas y los expedientes de prisiones estn entre los ms
consultados, sobre todo desde que se elimin la tarjeta de investigador en 2006 hoy basta con el DNI para acceder a los documentos-, y se espera que su demanda
aumente en internet. Sin embargo, siempre se podrn consultar los archivos en
papel porque, segn Amparo Alonso, a pesar de la comodidad de la aplicacin
informtica, "al usuario habitual le gusta trabajar con originales. Lo que da la
lectura directa no lo da la pantalla del ordenador".
Con esta labor de difusin el Archivo quiere dejar de ser privilegio exclusivo de
investigadores y estudiantes. Las colecciones fotogrficas estn popularizando sus
fondos, y no dejan de adquirir nuevos documentos de origen privado. Entre sus
ltimas publicaciones, figura un cuadernillo en el que se transcriben los
documentos relativos al encargo a Martnez Montas de la imagen de San
Cristbal de la iglesia del Salvador.
NOTICIA N 16
El archivo de Betanzos digitaliza ms de 25.000 documentos25
El nuevo sistema permite hacer bsquedas en los fondos como en Internet
T.S.
7/11/2009
Una pequea parte de los amplios fondos del archivo municipal de Betanzos ya se
encuentran digitalizados. El Concello inici el proceso de conservacin del
patrimonio documental gracias a una subvencin de la Consellera de Cultura e
Turismo por importe de 24.000 euros.
25
La Voz de Galicia. com. 07-11-2009

[http://www.lavozdegalicia.es/coruna/2009/11/07/0003_8090141.htm]
611
Segn explic el responsable del archivo brigantino, Alfredo Erias, hay tres
grandes bloques en esta primera fase de digitalizacin. Por un lado est la
hemeroteca, con los peridicos publicados entre 1883 y 1966; tambin los libros
de actas capitulares desde el ao 1549 hasta 1816, y por ltimo, tres padrones de
habitantes del siglo XIX, indic el archivero-bibliotecario, que confa en que el
2010 traiga nuevas subvenciones para continuar con el proceso de digitalizacin.
Esta vez, cuatro trabajadores de la empresa Xeinfo volcaron algo ms de 25.000
papeles y legajos durante un mes, segn explic el director de la empresa, Carlos
Raya. Este destac especialmente el rendimiento del programa de conocimiento de
lectura, porque hace innecesaria la indexacin. Permitir una bsqueda igual
que en Internet, bastar poner el nombre que se busca para encontrar todos los
documentos en los que aparece y tiene un 95 por ciento de efectividad, aade
Carlos Raya, quien calific el trabajo desarrollado en Betanzos como un proyecto
valiente y complejo.
Ayer acudieron al archivo varios miembros del equipo de gobierno local para
observar de primera mano el funcionamiento de los archivos digitalizados. El
proyecto tiene como objetivo la digitalizacin de todo el patrimonio documental
del Concello conservado en el archivo, como actas capitulares, cartas del Consello
de Galicia y el fondo Alhajar.
Con anterioridad, el Ayuntamiento de Betanzos ya haba digitalizado y puesto en
Internet todos los artculos publicados en las distintas ediciones del Anuario
Brigantino, con ms de 11.000 pginas. Tenemos mucho que investigar en
Betanzos. Este nuevo sistema no solo estar al servicio de los investigadores, sino
tambin de todos los vecinos de Betanzos, seal la alcaldesa, Mara Faraldo, que
acudi acompaada del teniente alcalde Javier de la Fuente y el concejal de
Cultura, Pedro Gmez.
Los tcnicos del archivo desarrollarn ahora los trabajos necesarios para crear una
pgina web para colgar los documentos digitalizados para hacerlos accesibles a los
interesados. Recibimos muchas llamadas de emigrantes que buscan familiares en
la comarca y esta ser una herramienta perfecta, apunt Alfredo Erias.
612
NOTICIA N 17
La Administracin electrnica llega en un clima de confusin26
La ley impone la operativa en la Red, pero los ciudadanos hallan obstculos
JERNIMO ANDREU - Madrid - 31/12/2009
Desde maana, 1 de enero, los ciudadanos tendrn derecho a realizar todas sus
operaciones administrativas desde Internet. La Ley de Acceso Electrnico de los
Ciudadanos a los Servicios Pblicos entra en vigor en dos das, pero no se parecer
a un apagn de la burocracia tradicional.
Desde maana, 1 de enero, los ciudadanos tendrn derecho a realizar todas sus
operaciones administrativas desde Internet. La Ley de Acceso Electrnico de los
Ciudadanos a los Servicios Pblicos entra en vigor en dos das, pero no se parecer
a un apagn de la burocracia tradicional. De hecho, la mayora de ciudadanos no
sabe todava a qu se parecer. La Administracin argumenta que est ya
preparada "a un 85%" para que sus trmites sean telemticos, pero slo 14
millones de espaoles poseen el DNI electrnico (DNIe), imprescindible para el
proceso, y son muchos menos los que tienen tarjeteros en su casa para que un
ordenador pueda leer el nuevo documento de identidad.
Solicitar la prestacin de desempleo, una beca del Estado o el certificado de
empadronamiento, realizar cualquier trmite tributario... Todo se podr hacer
despus del ltimo da de 2009 "utilizando mtodos exclusivamente electrnicos",
como marca la ley publicada en el BOE en junio de 2007.
Sin colas
Que no haya que hacer colas ni pedir documentos de comprobacin
complementarios es una perspectiva ednica; el problema es que la ciudadana no
parece al tanto. Adems de los ya citados 14 millones de poseedores del
electrnico, en 2010 otros dos millones contarn con un certificado de identidad
electrnica (en realidad, un pequeo software) con el que se pueden acceder
tambin a los servicios telemticos. La firma la expiden ms de 20 entidades:
desde la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre o las Cmaras de Comercio, a
empresas como Camefirma.
26
EL PAS. COM. 31-12-2009

[http://www.elpais.com/articulo/sociedad/Administracion/electronica/llega/clima/confusion/elpepu
soc/20091231elpepisoc_6/Tes]
613
Con un ordenador conectado a la Red, un lector de tarjetas y un DNI (o un

certificado electrnico) se podr solventar cualquiera de los 200 procesos
administrativos considerados prioritarios (los que concentran el 98% de
tramitaciones). Sin embargo, el Ministerio de la Presidencia -bajo mandato de la
vicepresidenta primera, Mara Teresa Fernndez de la Vega-, coordinador del
proceso junto con Industria e Interior, reconoce que "la utilizacin del DNI
electrnico no es acorde con el volumen de tarjetas emitidas". Muchos ciudadanos
tienen uno de los nuevos documentos de identidad, pero ni los han usado ni saben
cmo se hace.
"Es cierto que ahora nos queda explicar el proceso mejor", reconoce Fernando de
Pablo, director general para el Impulso de la Administracin Electrnica. Entre los
primeros usuarios abundan las historias de desencuentro con los certificados
digitales o el nuevo DNI. Por ejemplo, en la pgina web de informacin
www.usatudni.es/dnie/ se destaca un servicio: "Consulta del Informe Laboral". Es
lo que intent Robert Beneyto hace un ao. En la delegacin de Hacienda en
Valencia le aseguraron que el telemtico sera ms rpido que el trmite habitual.
"Sonaba bien, pero no lo consegu", explica. "Tuve que arreglarlo dando mis datos
por telfono". Podra atribuirse el fracaso a la falta de pericia de Robert con las
mquinas, de no ser porque se trata de un programador informtico. An no tena
el DNI, pero solicit el certificado, que tena 24 horas para descargar de una
pgina web. Todo el proceso deba ejecutarse con el mismo ordenador, y luego
podra copiar el archivo con la clave e instalarlo en cualquier mquina (lo
aconsejable es que sea en el equipo privado que se utiliza normalmente para
acceder a Internet). As lo hizo, pero sin xito.
Los funcionarios tampoco le fueron de mucha ayuda. "Tienes que hacer lo que
pone en el folleto", se limitaban a indicarle. El Gobierno asegura que est
trabajando con intensidad en la formacin del personal. En algunos sindicatos,
como Gestha, de tcnicos de Hacienda, responden que las formaciones no han
empezado, pero tampoco les da dolores de cabeza: "La implantacin empezar el
ao que viene. Ya nos acostumbraremos".
Mientras el apagn de la televisin analgica ha sido acompaado de un amplio
despliegue para promocionar la venta de decodificadores, los lectores de DNIe
614
continan arrumbados en un rincn de los grandes almacenes. En uno de ellos, en

Barcelona, cuentan con cinco modelos entre 15 y 40 euros. El dependiente no se
muestra muy optimista sobre sus prestaciones. "Slo funciona bien el de 22 euros.
El resto falla", explica.
De momento, algunos bancos regalan tarjeteros, y el Gobierno comenz en
septiembre la distribucin de 800.000 gratuitos. Presidencia insiste en que el
proceso est siendo "laborioso pero efectivo" y estiman que se revolvern a corto o
medio plazo 545 millones de expedientes anuales, el 95% de las tramitaciones.
Otra de las novedades a partir de maana ser el Registro Electrnico Comn,
accesible en www.060.es, una pgina desde la que se redirige al lugar donde se
tramita cada procedimiento (por ejemplo, revisar los puntos del carn de conducir).
El umbral telemtico deberan franquearlo a un tiempo la Administracin central y
las autonmicas y locales, pero est previsto una demora de estas ltimas en
funcin de su menor disposicin econmica.
NOTICIA N 18
El 20% de los contenidos de Europeana son contribucin espaola27
Noticias EUROPAPRESS | 24/03/2010|13:25h
En 2009, el 20 por ciento de los contenidos de Europeana, el gran portal de la
cultura digital europea, han sido de contribucin espaola, segn anunci la
ministra de Cultura, ngeles Gonzlez-Sinde, en el Pleno del Congreso.
A pregunta del diputado socialista Jos Antonio Prez Tapias sobre la
contribucin del Ministerio de Cultura en relacin con los contenidos digitales en
la red, Gonzlez-Sinde record que es en la la red "donde se juega el futuro de
nuestra cultura".
La ministra abog por que Espaa se site "entre las naciones lderes en la
creacin y difusin de contenidos legales" y seal que el Plan de Fomento de
Industrias Culturales 2010, "incluye una nueva lnea de ayudas para ampliar la
oferta de contenidos en la red".
27
ABC. 17-04-2011.
[http://www.hoytecnologia.com/noticias/contenidos-Europeana-contribucion-espanola/163515]
615
Asimismo, facilit algunas cifras como la que hace referencia a los 35 millones
de imgenes, que van desde incunables hasta fotografas del siglo XX, que su
Ministerio ha digitalizado y puesto a disposicin de la ciudadana.
En este sentido, record tambin que Cer.es, el catlogo en lnea de la red digital
de las colecciones de museos, llegar a contar con 336 instituciones. Por su parte
maana se dar a conocer Hispana, donde estn agregadas 121 bases de datos de
colecciones digitales que contienen imgenes o textos de archivos, bibliotecas,
museos, universidades, academias, fundaciones, etc.
"Toda esta informacin estar integrada en Europeana que es el gran portal de la

cultura digital europea", apunt Gonzlez-Sinde para quien, sin embargo, Espaa
"tiene que aspirar a ms". "Merece estar entre las naciones lderes de la oferta legal
de contenidos", insisti.
NOTICIA N 19
El hospital Clnico pierde miles de pruebas por una avera informtica28
La empresa que gestiona el archivo del centro madrileo asegura haber recuperado
el 97% - A dos pacientes se les ha tenido que repetir un cateterismo
ELENA G. SEVILLANO - Madrid - 30/07/2010
Miles de pruebas diagnsticas en formato electrnico desaparecieron de los
archivos del hospital Clnico el 14 de julio pasado. Una avera, de la que an se
desconoce la causa, provoc que se perdieran todas las grabaciones de los
cateterismos (tcnica invasiva que permite ver cmo funciona el corazn a travs
de un catter que se introduce por la ingle) que se guardaban en las cabinas de
almacenamiento -algo as como discos duros gigantes- del centro. La empresa
responsable del archivo, Philips Ibrica S. A. U., est desde entonces intentando
recuperar la informacin. Una portavoz asegur ayer que el 97% de las imgenes
ya estn disponibles. Durante este tiempo, ha sido necesario volver a realizar el
28
El PAS.COM. 30-07-2010
[http://www.elpais.com/articulo/madrid/hospital/Clinico/pierde/miles/pruebas/averia/informatica/el
pepiespmad/20100730elpmad_2/Tes]
616
cateterismo a dos pacientes, ya que sus pruebas an no se haban recuperado y los

cirujanos las necesitaban para operarles del corazn.
El hospital Clnico tambin asegur ayer a ltima hora que, tras varios das de
trabajo, ya solo siguen prdidas el 3% de las imgenes. Una portavoz asegur que
en breve se podra recuperar el resto. Sin embargo, se neg a informar sobre
cuntas pruebas estaban almacenadas inicialmente, con lo que es difcil cuantificar
las que siguen sin poder ser recuperadas. Tampoco quiso confirmar cuntos
pacientes se haban visto afectados por esta prdida de informacin de sus historias
clnicas.
Otras fuentes del hospital aseguraron que en estas cabinas se archivan cateterismos
desde 2001, que es cuando empezaron a digitalizarse. Teniendo en cuenta que el
Clnico realiza unos 6.000 procedimientos de este tipo al ao (tanto cateterismos
diagnsticos como teraputicos), las pruebas que se perdieron son unas 55.000,
con lo que las que an no se han recuperado rondaran las 1.500.El cateterismo es
un procedimiento invasivo que aporta informacin muy precisa sobre el
funcionamiento del corazn. Se utiliza en pacientes con sospecha de padecer
enfermedades cardiovasculares, para obtener un diagnstico, o cuando ya se
conoce el problema, para hacer un seguimiento. Se usa especialmente en pacientes
coronarios. La tcnica, segn explica en su pgina web la Sociedad Espaola de
Cardiologa, consiste en introducir un catter por una puncin en la ingle -tambin
se puede realizar por acceso humeral, a travs del brazo, y radial, a travs de la
mueca-, de forma que se accede al torrente sanguneo (a la arteria femoral) y se
va avanzando bajo control radiolgico.
As se puede ir midiendo la presin en las cavidades e, inyectando una sustancia
(contraste) en el ventrculo izquierdo se hace visible la sangre para poder estudiar
el comportamiento (la contraccin) y el tamao. Tambin se inyecta contraste en el
origen de las arterias para visualizar todo el rbol coronario (coronariografa). La
tcnica, con anestesia local, se realiza en una sala de hemodinmica y los mdicos
y el personal de enfermera utilizan ropa de quirfano para evitar infecciones.
Desde el da 14 y hasta principios de esta semana Philips solo haba podido
recuperar los archivos anteriores a febrero de 2010. Los ms recientes, que son
precisamente los que se pueden necesitar -estos estudios solo son vlidos durante
617
unos meses, ya que se trata de enfermedades progresivas-, no han estado

disponibles hasta hace unos das. Una portavoz de Philips subray ayer que se trata
de una "prdida transitoria" y asegur que todos los archivos podrn recuperarse
en poco tiempo.
Philips ha estado trabajando con empresas especializadas en recuperacin de datos
para poder extraer la informacin de los discos duros. La portavoz no adelant una
posible causa de la avera y asegur que los tcnicos an estn elaborado el
informe que presentarn al hospital, previsiblemente hoy mismo. No pudo precisar
si exista una copia de seguridad de los datos.
Los informes clnicos de los cateterismos, en los que se consigna el resultado y la
descripcin del procedimiento y que van firmados por los mdicos, no se han
perdido, segn explic ayer Carlos Macaya, jefe del servicio de Cardiologa del
hospital Clnico, porque se archivan junto con la historia clnica de cada paciente.
Macaya explic que en algunas intervenciones los cirujanos no necesitan consultar
las imgenes; tienen suficiente con el informe y unas fotos en papel que suelen
acompaarlo.
En otras operaciones, en cambio, s se requiere ver el vdeo porque aporta
informacin muy precisa de la anatoma de cada corazn, especialmente til en
caso de intervenciones de gran complejidad o en las que hay muchas lesiones. Esa
sera la razn por la que dos pacientes han tenido que ser sometidos de nuevo al
procedimiento. Pese a que en verano se realizan menos estudios de este tipo,
Macaya no descart que haya que repetir algn cateterismo ms, por ejemplo, si
algn paciente coronario entra por urgencias y necesita ser intervenido de manera
inmediata.
El hospital Clnico adjudic el 9 de diciembre del ao pasado la "ampliacin y
actualizacin continuada del sistema Philips de archivo de imgenes e informes de
cardiologa" del centro. El procedimiento fue negociado, sin publicidad. El
adjudicatario, Philips Ibrica S. A. U., recibi 500.000 euros. En el anuncio que
apareci en el Boletn Oficial de la Comunidad de Madrid el 7 de enero de este
ao no figura la duracin del contrato. El lugar donde se guardan las imgenes
digitales, explic ayer la portavoz de Philips, son cabinas de almacenamiento de
HP con sistema de gestin de la informacin de Philips.
618
"An no tenemos un informe por escrito de lo sucedido", asegur ayer una

portavoz del hospital Clnico, que asegur tambin que "el nmero de pacientes
afectados es mnimo". No quiso hablar de cifras. Sobre una posible penalizacin a
la empresa adjudicataria, la portavoz afirm que an se est investigando y que, en
funcin de los resultados, se decidir. El jefe de servicio de Cardiologa s
aventur una posible causa de la prdida de datos. Ayer explic que los tcnicos
estaban realizando un ajuste de memoria cuando se produjo un problema tcnico y
se borraron todos los archivos. El Clnico es el hospital espaol que ms
cateterismos hace de toda Espaa, seal Macaya. Los ms antiguos, que ya no
sirven para el tratamiento de los pacientes, se guardan igualmente en archivo
digital porque se utilizan para investigacin. La portavoz del Clnico no confirm
si el hospital ha comunicado la prdida de datos de historias clnicas a la Agencia
Madrilea de Proteccin de Datos. Esta, en cualquier caso, asegur ayer que el
centro no est obligado a hacerlo.
NOTICIA N 20
La ley de transparencia informativa Una ley regular el 'derecho a saber' de
los ciudadanos ante la Administracin29
Las demandas de informacin debern ser resueltas en un plazo de 30 das - La
falta de respuesta en el tiempo previsto supondr que la peticin se acepta
MIGUEL GONZLEZ - Madrid - 16/08/2010
La informacin es poder. Y el poder se resiste a compartirla, como si fuera de su
propiedad y no perteneciera al conjunto de los ciudadanos, que la sufragan con sus
impuestos. El caso de los diputados valencianos que han llegado hasta el
Constitucional ante la negativa del PP a informarles sobre los contratos del
Gobierno de Camps con la trama Grtel no es una excepcin.
La informacin es poder. Y el poder se resiste a compartirla, como si fuera de su
propiedad y no perteneciera al conjunto de los ciudadanos, que la sufragan con sus
impuestos. El caso de los diputados valencianos que han llegado hasta el
Constitucional ante la negativa del PP a informarles sobre los contratos del
29
EL PAS. COM. 16-08-2010

[http://www.elpais.com/articulo/espana/ley/regulara/derecho/saber/ciudadanos/Administracion/elpe
puesp/20100816elpepinac_1/Tes]
619
Gobierno de Camps con la trama Grtel no es una excepcin. Los poderes

pblicos suelen reaccionar con incomodidad ante la demanda de informacin. En
el peor de los casos, la ven como una intromisin y, en el mejor, como un engorro.
Cualquier pretexto sirve para dar largas al ciudadano, cuando no la callada por
respuesta. Esta situacin cambiar radicalmente cuando el ao prximo entre en
vigor la Ley de Transparencia y Acceso de los Ciudadanos a la Informacin
Pblica, cuyo anteproyecto se propone aprobar el viernes el Gobierno, en su
primera reunin tras las vacaciones.
Por vez primera en Espaa, una norma legal de carcter general reconoce "el
derecho de los ciudadanos a acceder a la informacin pblica". El texto, cuya
elaboracin ha sido coordinada por la vicepresidenta primera, Mara Teresa
Fernndez de la Vega, parte del reconocimiento del derecho constitucional a saber.
Por tanto, no es el ciudadano quien debe justificar su inters en conocer un dato,
sino que es la Administracin la que debe explicar su negativa a facilitrselo.
El anteproyecto, al que ha tenido acceso EL PAS, considera informacin pblica
toda aquella que haya sido "elaborada o adquirida por los poderes pblicos en el
ejercicio de sus funciones y que obre en su poder". Es decir, no solo la que tienen
las distintas administraciones (central, autonmica o local), sino tambin la que
posean "otras entidades o sujetos que presten servicios pblicos o ejerzan
potestades administrativas [desde empresas de recogida de basuras
universidades], siempre que haya sido obtenida o generada en el ejercicio de su

actividad pblica". Y no se trata nicamente de documentos, sino de la
informacin en s, cualquiera que sea su soporte.
Para que el derecho de acceso sea efectivo y la informacin no pierda actualidad,
el anteproyecto fija plazos taxativos a la hora de responder a los ciudadanos. El
rgano al que se dirija la demanda deber responder en un mximo de 30 das.
Solo "cuando el volumen o complejidad de la informacin solicitada hagan
imposible cumplir dicho plazo", este se podr ampliar 30 das ms, de lo que se
advertir al demandante en los 10 das siguientes a la presentacin de su solicitud.
La resolucin se comunicar por escrito al solicitante, al que se indicar cmo
acceder a la informacin. En caso de que se rechace, parcial o totalmente, el
acceso, habr que explicar la razn.
620
Las administraciones debern abandonar su habitual pasividad pues, una vez

agotado el plazo para dictar resolucin -30 o 60 das, segn el caso- sin que esta se
haya producido, el solicitante tendr 10 para confirmar su demanda. Si 30 das
despus de dicha confirmacin sigue sin haber respuesta, la peticin se considerar
aceptada. Se aplica as el silencio positivo, en vez del negativo, como sucede hasta
ahora.
El ciudadano que vea rechazada su solicitud puede, lgicamente, interponer ante
los tribunales un recurso contencioso-administrativo pero, consciente de que se
trata de una va lenta y costosa, el anteproyecto prev la figura de un rbitro que
resuelva con agilidad y prontitud las discrepancias.
Este papel corresponder a la Agencia Espaola de Proteccin de Datos, que
alargar su nombre con la coletilla "y Acceso a la Informacin". El organismo, que
vela porque los ficheros de datos respeten la intimidad de los ciudadanos, se
encargar tambin de garantizar el derecho de acceso a la informacin pblica.
El texto prev que, en los 30 das siguientes a la notificacin de la resolucin, se
pueda formular una reclamacin ante dicha agencia. En un mximo de dos meses,
y tras recabar las alegaciones de las partes, el director de la agencia -actualmente,
Artemi Rallo, catedrtico de Derecho Constitucional- dictar una resolucin. El
Gobierno ha querido curarse en salud, y en este trmite no se aplica el silencio
positivo, sino el negativo. Adems, sus resoluciones solo afectarn a la
Administracin central, no a la autonmica o a la local.
Esta ltima, en virtud de una modificacin de la Ley de Rgimen Local, deber
entregar a los ciudadanos que lo pidan "copias y certificaciones de los acuerdos de
las corporaciones locales y sus antecedentes" y permitirles consultar sus archivos y
registros.
Las administraciones no se limitarn a contestar las demandas de informacin,
sino que deben adelantarse a difundirla. "Los poderes pblicos facilitarn la
informacin cuya divulgacin resulte de mayor relevancia para garantizar la
transparencia de su actividad", dice el texto. Y en la era de Internet lo harn
"preferentemente por medios electrnicos".
Se publicarn "las directivas, circulares, instrucciones, notas o respuestas que
tengan incidencia en la interpretacin o aplicacin del Derecho". Y tambin, en la
621
Administracin central, "los presupuestos ministeriales y de sus organismos

pblicos, con descripcin de las partidas presupuestarias y los datos pertinentes
para el seguimiento de su ejecucin", as como la "informacin econmica y
estadstica ms relevante".
El Gobierno reconoce que el nivel de transparencia y la facilidad de acceso a la
informacin pblica se consideran internacionalmente como un "indicador de la
calidad de los sistemas democrticos". No solo sirve para combatir la corrupcin,
sino tambin la mala gestin y la ineficacia. Pese a ello, ha tardado seis aos en
cumplir una promesa que ya figuraba en el programa electoral de 2004. En este
campo, al contrario que en otros como la igualdad de gnero o el matrimonio
homosexual, Espaa no est en la vanguardia sino en el furgn de cola. La
mayora de los pases europeos tienen una ley de transparencia y el Consejo de
Europa aprob en noviembre de 2008 el Convenio para el Acceso a Documentos
Oficiales en el que, en buena medida, se inspira el anteproyecto.
NOTICIA N 21
El viejo papiro se hace digital30
El portal Dvctvs pone en Internet dos grandes colecciones de manuscritos
JACINTO ANTN - Barcelona - 13/05/2010
Qu destino ms sensacional el de este pequeo fragmento de papiro. Fue lanzado
a los vertederos de la ciudad grecorromana de Oxirrinco en Egipto en los primeros
siglos de nuestra era. De all lo rescataron en el siglo XIX los cazadores de papiros
?quin sabe si no fue el avispado ojo de Sabr'Said, el chaval de ocho aos que
trabajaba para Greenfell y Hunt? y fue a parar a manos de los jesuitas. El salto
final lo ha dado ahora: es uno de los 400 papiros que pueden consultarse en el
portal Dvctvs dedicado a poner en la red los papiros de las dos colecciones ms
importantes del pas, las de la Abada de Montserrat y la del archivo de los jesuitas
en Catalua.
30
EL PAS. COM. 13-05-2010

[http://www.elpais.com/articulo/tecnologia/viejo/papiro/hace/digital/elpeputec/20100513elpeputec
_1/Te]
622
Cuando acabe el proceso de catalogacin y digitalizacin, en unos dos aos, el

portal, dirigido por Alberto Nodar, dar acceso a unos 3.500 manuscritos mayoritariamente en papiro, aunque tambin hay pergamino, papel, tela y
fragmentos de cermica (straca) y los dramticos papiros carbonizados: son cosa
de verse, guardados en cajas de puros como carbn historiado capaz de volver a
encenderse para devenir brasa del conocimiento-.
Los textos, desde fragmentos del tamao de una ua a todo un cdice de
pergamino del siglo V con los Evangelios, estn escritos en diferentes lenguas
(egipcio demtico, hiertico y jeroglfico, copto, rabe, latn, hebreo y siraco) y
abarcan un amplio abanico temporal, del siglo VII antes de Cristo al X de nuestra
era. En cuanto a las materias, van de textos literarios y religiosos a simples (pero
tan elocuentes) sobre la vida cotidiana del pasado) recibos y facturas, pasando por
contratos, cartas y la peticin de apertura de testamento del papiro griego citado al
inicio. Aviso para navegantes: que no se entusiasme quien no lea griego (no
hablemos ya del copto), pues los textos se transcriben en el idioma original, sin
traduccin.
Dvctvs, creado y gestionado por la Universidad Pompeu Fabra, lanza al universo
digital dos colecciones papirolgicas indisolublemente ligadas cada una a sendos
grandes personajes que aunaron ciencia y religin. La de la abada de Montserrat,
de ms de 1.500 piezas, fue adquirida en su mayor parte por el famoso yaventurero
padre benedictino Bonaventura Ubach (1879-1960). La de la Compaa de Jess,
de ms de 2.000 manuscritos, fue adquirida por otro gran sabio, el padre Jos
O'Callaghan (1922-2001) gracias al mecenazgo de su cuado, Josep Palau-Ribes
(que es el que da nombre al fondo).La primera est prcticamente estudiada y
catalogada pero no as la segunda, en la que el proceso actual de investigacin
puede dar lugar a algunas sorpresas y hallazgos, segn seala el director de
Dvctvs, Alberto Nodar.
623
NOTICIA N 22
Nace Hispana, el portal de colecciones digitales de archivos, bibliotecas y
museos de Espaa31
La web, promovida por Cultura, agrupa 121 bases de datos de instituciones
pblicas y privadas y un directorio de 440 proyectos de digitalizacin
EL PAS - Madrid - 25/03/2010
La ministra de Cultura, ngeles Gonzlez-Sinde ha presentado hoy en la sede del
Ministerio el proyecto Hispana: colecciones digitales de archivos, bibliotecas y
museos espaoles. El portal Hispana, que el Ministerio de Cultura pone a
disposicin de los ciudadanos a travs de su web http://hispana.mcu.es , rene 121
bases de datos de colecciones digitales de archivos, bibliotecas y museos
espaoles, pertenecientes a instituciones pblicas y privadas. Tambin incluye un
directorio de los 440 proyectos de digitalizacin que se estn llevando a cabo en
Espaa, ha informado el ministerio en una nota de prensa. Por el momento el
portal da acceso a 1,2 millones de ficheros.
En su presentacin, la ministra ha subrayado: "Hispana, que ya es el cuarto
agregador mundial de recursos digitales, abre las puertas a un cambio en la cultura
de nuestro pas". Asimismo ha anunciado que en un futuro prximo est previsto
incrementar sus contenidos "con la aportacin de materiales digitales provenientes
del proyecto europeo APEnet, que agrupa a los archivos nacionales de 14 pases de
Europa coordinados por el Ministerio de Cultura de Espaa".
Iniciativa europea
Hispana es la versin nacional de Europeana, es decir, constituye un aglutinador
de contenidos de las colecciones digitales. Adems canaliza la aportacin espaola
al proyecto europeo. En 2009, el 20% de los contenidos de Europeana fueron
contribucin espaola, sealan las fuentes.
La iniciativa sigue la Recomendacin de la Comisin Europea sobre digitalizacin
y accesibilidad en lnea del material cultural y la preservacin digital, cuyo
objetivo es contribuir a la accin coordinada de los Estados miembros en estos
mbitos.
31
EL PAS. COM. 25-03-2010

[http://www.elpais.com/articulo/cultura/Nace/Hispana/portal/colecciones/digitales/archivos/bibliote
cas/museos/Espana/elpepucul/20100325elpepucul_6/Tes]
624
En dicha recomendacin, se insta a los pases de la UE a reforzar las estrategias y

los objetivos nacionales para la digitalizacin y la conservacin digital; a
contribuir en Europeana; a mejorar las condiciones para la digitalizacin y la
accesibilidad en lnea y a reforzar la coordinacin dentro de los Estados miembros.
625
Anexo XI
Breve estudio de las fichas de los
Archivos
626
Los ficheros suelen ser los instrumentos de control y descripcin ms

rechazados en el mbito de los archivos, debido a su complejidad.
Muchos ficheros llegan con el ingreso de nuevos fondos documentales,
incluso sin identificar, lo que aumenta la complejidad para encontrar la relacin
con dichos fondos, sino se hallan profundamente descriptos, sin embargo, si se
referencian, sobre todo, los datos numricos de los documentos a la hora de llevar
a cabo la descripcin de los fondos documentales, pueden servir para reconstruir la
organizacin originaria de la documentacin en el momento de su produccin.
Las fichas catalogrficas o descriptivas en papel o cartn, como hemos
visto a lo largo de este estudio, ha sido la forma tradicional de elaboracin y
presentacin de los instrumentos de control y descripcin, tanto en el mbito de la
oficina productora de la documentacin como del archivo. En muchas ocasiones,
se pueden confundir las fichas descriptivas de los ficheros manuales con los
propios documentos, que tambin pueden adoptar el formato de fichero. Es el caso
de la ficha n 1, que forma parte de un fichero de informacin que no remite a
ningn documento, es un documento en si mismo, mientras que la ficha n 2
presenta una estructura propia de una ficha descriptiva o referencial (Asuntos, N
de Expediente, Nmero de Legajo,) que remite a un documento determinado.
Ficha n 1
Ficha de informacin de carcter
personal y asuntos.
Oficina Mixta de Informacin de
Tnger. Alta Comisara de Espaa en
Marruecos. 1929
Ficha n 2
Ficha descriptivas de materias de los
expedientes de la Alta Comisara de
Espaa en Marruecos.
627
Las fichas de la primera tipologa, se empleaban fundamentalmente en el

mbito de la oficina como bases de datos informativas necesarias en la gestin
diaria, dichas fichas podan remitir tambin a otros documentos, es el caso de la
ficha n 3, estas fichas que se ordenaban alfabticamente por los apellidos de las
personas (que han sido borrados por contener informacin policial), dan
informacin sobre la persona y dirigen a un nmero de expediente y legajo,
remitiendo a un documento, en el que se puede obtener ms informacin de la
persona.
Ficha n 3
Ficha de expedientes personales de la

Delegacin
de
Asuntos
Indgenas.
Negociado de Informacin.
Alta
Comisara
de
Espaa
en
Marruecos
En cuanto a la escritura de las fichas, en los ejemplos presentados podemos

ver como las fichas podran ser mecanografas ntegramente; mecanografiadas e
impresas; podan estar marcadas con tampones de tinta (fundamentalmente los
nmero de expedientes, de legajos, los nmero de fichas), escritas a mano como la
fichas n 4. Dentro de un mismo instrumento nos podemos encontrar varios
formatos de fichas, es el caso de las fichas n 4 y n 5 que pertenecen al mismo
instrumento descriptivos, ms su formato es diferente, la ficha n 5 es impresa y
escrita a mano y la ficha n 4 es ntegramente a mano y se ubicaba en un fichero
con gua. Existen diferencias entre ambas fichas, la ficha n 5, indica la ubicacin
del documento en la unidad de instalacin, mientras que la ficha n 4, slo indica
un nmero de clasificacin. Ambos ficheros remitan a un ndice de clasificacin
temtica.
628
Ficha n 4
Ficha de descripcin de expedientes
por materias de la Direccin General
Marruecos y Colonias, segn la
clasificacin del IDD (15)001.000
del Ministerio de la Presidencia
Ficha n 5
Fichas de descripcin de expedientes
por materias de la Direccin General
Marruecos y Colonias, segn la
clasificacin del IDD (15)001.000
del Ministerio de la Presidencia
Las fichas impresas, se empleaban para imprimir el logotipo o membrete de

la institucin, tal y como se muestra en la ficha n 3, al igual que ocurre con la
documentacin la misma prctica se realizaba en las fichas, y cuando cambiaba el
organismo, se seguan empleando las mismas fichas, imprimiendo un tampn de
tinta del nuevo organismo sobre el antiguo organismo, tal y como se muestra en la
ficha n 6. Tambin se impriman los campos de informacin de las fichas, tanto
en las descriptivas, como en las no descriptivas (documentos en si mismos), tal y
como se muestra en la ficha n 6.
629
Ficha n 6
Fichas de haberes de mutilados de
Guerra del Montepo Militar de la
Alta Comisara de Espaa en
Marruecos
Entre los ficheros archivsticos nos encontramos, a veces, son ficheros

bibliogrficos, lo que muestra como los mismos profesionales que se encargaban
del archivo, lo hacan tambin de la biblioteca tal y como se muestra en el fichero
n 7, que se encuentra entre los ficheros del fondo de frica.
Ficha n 7
Fichero Bibliogrfico Impreso
Al igual que los ficheros bibliogrficos, los ficheros legislativos, se

empleaban en mbito de las oficinas pblicas, sobre todo los relativos a
disposiciones internas.
Ficha n 8
Fichero legislativo de la Secretara

General del Movimiento
630
631
Anexo XII
Imgenes
de
Instrumentos
descripcin Tradicionales
de
632
En este Anexo he incluido una serie de fotografas, tomadas en el

Archivo General de la Administracin, en las que he tratado de ilustrar los
diferentes formatos que se han empleado para la guarda y custodia de los
instrumentos de descripcin, fundamentalmente en formato de ficha,
en las
diferentes oficinas y archivos de los organismos de la Administracin General del

Estado.
En primer lugar, he incluido una serie de fotografas que muestran la
gran variedad de formatos de ficheros que se han creado para el manejo y
conservacin de las fichas. Estas fotografas se han tomado entre otras ubicaciones
del Archivo, en las salas de ficheros, de ah la gran cantidad de tipologas de
ficheros que se pueden observar en algunas fotografas. Entre las marcas
industriales de ficheros que se han empleado en Espaa encontramos: RONEO,
AF, Futura, Antonio Bergareche,... Como se puede observar en las fotografas, la
mayora de los ficheros eran metlicos, sin embargo, tambin se fabricaron de
madera, estos ltimos presentan el inconveniente de conservar fichas en papel en
muebles que necesitan un tratamiento para evitar las plagas y que son objeto de
fcil combustin.
En segundo lugar, se pueden ver fotografas en las que se muestra la
variedad de sistemas de clasificacin que se emplean para organizar las fichas en
el interior de los ficheros. Sistemas alfabticos, numricos, mixtos,...
En tercer lugar, recojo diferentes fotografas de gavetas sueltas. En los
ficheros, normalmente las gavetas van unidas mediante un mecanismo al mueble,
pero tambin, nos podemos encontrar gavetas extrables. Las gavetas sueltas
pueden ser metlicas, de plstico o de cartn, que son actualmente las ms
empleadas en el archivo, por motivos de conservacin. Estas gavetas como las
cajas vienen sin montar y es necesario armarlas antes de su utilizacin. Como se
pueden observar en las fotografas a veces las fichas llegan a los archivos en
sistemas improvisados de almacenaje en vez de en sus correspondientes ficheros.
En cuarto lugar, vemos como fotografas de unidades de instalacin, que
muestran como es el sistema clasificacin de la documentacin que se genera. Las
cajas clasificadoras tradicionalmente llamadas A-Z, se clasifican internamente por
letras, por nmeros, mediante separadores, u otros sistemas. Adems recogen en el
633
lomo el contenido de las cajas, mediante el sistema de clasificacin u ordenacin

de la oficina. Adems de las cajas, en las oficinas las mesas contienen cajoneras
clasificatorias que tambin se emplean para organizar la documentacin.
En quinto lugar, he incluido fotografas de la sala de instrumentos
archivsticos del Departamento de Descripcin y Conservacin. La organizacin
de los instrumentos es numrica, y tiene su equivalencia en la bases de datos de
instrumentos. Como se puede observar en las fotografas de las estanteras, existe
gran variedad de formatos en los instrumentos de descripcin en formato papel.
Los sistemas y mecanismos empleados para la fabricacin de las cajas para
clasificar, de muebles ficheros, de gavetas,..., estn, en muchas ocasiones, sujetas a
patente. Por ello, a continuacin de las fotografas de ficheros se muestran algunas
imgenes de patentes que se han empleado para la fabricacin de sistemas de
clasificacin para oficinas y archivos.
Eruditos y archiveros advierten que, al convertirse cada vez

ms museos y archivos en dominios digitales, y los recursos
electrnicos
en
la
principal
herramienta
para
obtener
informacin, las piezas que quedan sin digitalizar corren el

riesgo de desaparecer de la memoria cultural colectiva,
haciendo que nuestro tejido histrico quede plagado de
agujeros.
EL PAS. COM. 22-03-2007 (Vid. ANEXO XI,
noticia n 11)

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UNIVERSIDADE DA CORUA

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EVOLUCIN HISTRICA DE LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA

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1. La elaboracin manual de los instrumentos archivsticos.......................................................................357-363

1. Evolucin histrica de la publicidad de los instrumentos en Espaa......................................................405-418

8. La conservacin de los ejemplares de instrumentos archivsticos publicados........................................446-449

Figura 23. Grfica comparativa de los trabajos de descripcin y servicios en el Archivo de la

La aparicin de los instrumentos de tratamiento documental en la Pennsula

En cuanto a los soportes blandos, el pergamino se fabricaba en la Pennsula

normalizacin en el campo de la archivstica; en el gran avance en la digitalizacin

archivstica tradicional, as como de los elementos que en su da definieron su

permiti la difusin de la cultura ms all de las reservadsimos escriptorium de

LLANES PADRN, Dunia. La representacin normalizada de los documentos. Estudio comparado

constante persecucin del investigador, sin embargo, mi intencionalidad en esta

III. Metodologa y Fuentes

los instrumentos que he revisado, aunque no nicamente como se podr observar

tanto de la historia del fondo enviado como de la propia historia general de la

- Nuevo catlogo de la documentacin no incluida en el anterior y de la recibida con posterioridad

los archivos anteriormente citados, al poseer los fondos documentales de los

Informacin extrada de la Hemeroteca Digital: La Revista de archivos, bibliotecas y museos es

el Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas8 y el Boletn de

Informacin extrada de la Hemeroteca Digital: El Boletn de archivos, bibliotecas y museos se

derivada de la confusin terminolgica, que ocasiones, se ha presentado en torno a

se incluye una breve introduccin a modo de

antecedente sobre su constitucin en la Edad Media y Edad Moderna.

tratamiento descriptivo de los archivos, bien, en forma de recomendacin, de

diferentes desarrollos de dos mquinas, la de escribir y el ordenador, con la

esta tipologa de instrumentos y cmo se han ido transformando paulatinamente,

- Una serie de noticias de prensa electrnica, cuyo anlisis crtico es

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 39

Frente a la tradicin latina estara la tradicin

anglosajona que tiene sus propias peculiaridades archivsticas.

En el pas vecino existen importantes tericos, sin embargo, la influencia en la Archivstica

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 40

Los archiveros espaoles se interesaron, aunque no nicamente, por

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 41

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 42

documentacin que interesa, es la llamada introduccin, es decir, el estudio que

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 43

DUCHEIN, Michel. La clef du Trsor: Lvolution des instruments de recherche darchives du

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 44

origen francs o de tradicin francfona han destacado a nivel internacional y

FAVIER, Jean. Les Archives. Presses Universitaires de France, Paris, 1991.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 45

rpertorie numrique dtaill24, linventaire sommaire (ancienne formule)25,

Es igual que el anterior pero con mayor profundidad en la descripcin.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 46

Catlogo de fondos, Estado General de

Finalmente me gustara destacar un autor de tradicin latina que ha influido

TANODI, Aurelio. Manual de archivologa hispanoamericana: teoras y principios. Universidad

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 47