Gestin de Ayudas rea Privada

Nuevo procedimiento para la presentacin

de la Justificacin de Gastos. Versin
auditor.

Datos del documento

Realizado por:

Sistemas de Informacin. CDTI.

Fecha creacin:

21/03/2012

Actualizado por:

Sistemas de Informacin. CDTI.

Fecha actualizacin:

31/01/2013

Resumen de contenido:

Especificacin del nuevo procedimiento de

presentacin de la justificacin de gastos. Versin
auditor.

Versin documento:

5.0

NDICE
1

Introduccin .....................................................................................................................................3

Diagrama del procedimiento de justificacin de gastos ..................................................................4

Actividades del procedimiento ........................................................................................................5

Pantallas de la solicitud de justificacin de gastos ..........................................................................6

4.1
5

Registro de auditores ...................................................................................................................6

Pantallas de la firma de documentos por participante ....................................................................8

4.2

Documentos .................................................................................................................................8

4.3

Firmar documentos ......................................................................................................................8

4.4

Comunicar Incidencias .................................................................................................................9

Pantallas de la firma de documentos por auditor......................................................................... 10

5.1

Documentos .............................................................................................................................. 10

5.2

Informe auditor ......................................................................................................................... 10

5.2.1.

Informe auditor ................................................................................................................. 10

5.2.2.

Anexos Informe ................................................................................................................. 12

5.3

Firmar documentos ................................................................................................................... 13

5.4

Comunicar incidencias .............................................................................................................. 13

Departamento de Sistema de Informacin

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1 Introduccin
El presente documento explica el nuevo procedimiento para la presentacin de las solicitudes de
justificacin de gastos y los documentos relacionados con este tipo de solicitud.

Departamento de Sistema de Informacin

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2 Diagrama del procedimiento de justificacin de gastos

3 Actividades del procedimiento

A continuacin se explica cada una de las actividades que componen el diagrama:

Apertura Justificacin Gastos: esta actividad representa el proceso actual realizado por CDTI
para abrir una solicitud de justificacin de gastos a la empresa lder o coordinadora.

Introduccin de gastos y declaracin de ayudas: esta actividad representa el trabajo que

realiza la empresa lder o coordinadora para introducir los datos de:
o Gastos de facturas, personal, etc.).
o Registro de Auditores.
o Declaracin de ayudas de cada una de las empresas participantes, etc.

Finalizar justificacin de participante: en esta actividad la empresa lder o coordinadora

marcar la finalizacin de la "rama" de justificacin de una determinada empresa
participante. Como consecuencia de este proceso de finalizacin, se ejecutarn las
correspondientes validaciones y, si todo es correcto, se generarn los documentos de la
Memoria Econmica y la Declaracin de Ayudas; tambin se marcarn como bloqueados
todos los datos de esta empresa participante. A continuacin, se enviar una comunicacin a
la empresa participante indicndole que debe acceder al portal de Gestin de Ayudas rea
Privada para aceptar los documentos generados o comunicar las incidencias detectadas.

Aceptar o Comunicar Incidencias en los Documentos por el Participante: en esta actividad la

empresa participante acceder a una opcin donde visualizar los documentos generados en
la actividad anterior y podr realizar las siguientes actividades:
o Aceptar los Documentos: la empresa participante firmar electrnicamente los
documentos y el sistema enviar una comunicacin al auditor asociado a la empresa
participante, indicndole que debe acceder al portal de Gestin de Ayudas rea
Privada para revisar estos documentos. Tambin se enviar una comunicacin a la
empresa lder o coordinadora indicndole que los documentos han sido firmados por
la empresa participante.
o Comunicar Incidencias en los Documentos: si la empresa participante detectara
incidencias en los documentos, podr comunicarlas y el sistema eliminar los
documentos generados hasta ese momento y se realizar la reapertura de la rama de
justificacin de la empresa participante a la empresa lder o coordinadora para que
realice las modificaciones propuestas. Esta solicitud ir acompaada de unos
comentarios donde se explicarn las modificaciones solicitadas; se enviar una
comunicacin a la empresa lder o coordinadora con estos comentarios.

Aceptar o Comunicar Incidencias en los Documentos por el Auditor Generar informe del
Auditor: en esta actividad el auditor asociado a la entidad participante acceder a una opcin
donde visualizar los documentos firmados en la actividad anterior y podr:

o Aceptar los Documentos: el auditor podr introducir los datos necesarios para la
generacin de su informe y podr firmar electrnicamente el documento generado.
Se enviar una comunicacin a la empresa lder o coordinadora y a la empresa
participante cuando el auditor firme el documento. El auditor tendr disponible los
documentos de cada empresa y el suyo propio hasta 30 das despus de que la
empresa lder o coordinadora enve la justificacin completa de la anualidad.
o Comunicar Incidencias en los Documentos: si el auditor detectara incidencias en los
documentos, podr comunicarlas y el sistema eliminar los documentos generados
hasta el momento y se devolver el control a la empresa participante, con una
comunicacin de incidencias en los documentos. La empresa participante tendr dos
opciones: o ratificar los datos firmando de nuevo los documentos o comunicar
incidencias a la empresa lder o coordinadora.

Firma y envo a CDTI: en esta actividad la empresa lder o coordinadora firmar la solicitud
de justificacin y se enviar la misma a CDTI. En este momento se realiza el alta en el registro
de entrada de CDTI.

4 Pantallas de la solicitud de justificacin de gastos

4.1

Registro de auditores

En el men de PRESENTACIN existe una nueva opcin de men que permite a la empresa lder o
coordinadora registrar el/los auditor/es asociados al proyecto.

Formulario de listado de auditores: desde este formulario se puede modificar, eliminar o

aadir un nuevo auditor.

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Formulario de datos auditor: desde este formulario se pueden visualizar y modificar los
datos del auditor.

Cada vez que estos datos sean modificados, se enviar un correo-e a las dos direcciones indicadas,
comunicando el alta o la variacin de los mismos.
El campo Tipo auditor puede tener los siguientes valores:
-

Ejerciente Individual: no se muestra el panel de Persona Jurdica.

Auditor Firmante por Cuenta de la Sociedad: se muestra el panel de Persona Jurdica.

Socio Ejerciente Sociedad Auditora: se muestra el panel de Persona Jurdica.

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5 Pantallas de la firma de documentos por participante

La comunicacin enviada a la empresa incluye un enlace o URL, con una serie de parmetros
encriptados, para el acceso a la funcionalidad de aceptacin o comunicacin de incidencias en los
documentos de la justificacin de gastos. Cuando la empresa participante acceda a solicitudes de
ayuda directamente se le mostrar el siguiente men:

4.2

Documentos

En esta opcin se muestran los distintos documentos generados para la entidad participante en base
a los datos introducidos en la solicitud de justificacin de gastos. Adems, si ha realizado la tarea de
firma, podr descargar los ficheros firmados.

En esta opcin la empresa participante slo puede descargar los documentos mostrados.

4.3

Firmar documentos

En esta opcin la entidad participante puede realizar la ejecucin del proceso de firma de la
documentacin, este proceso implica las siguientes actividades:
-

Firma digital de los documentos, para lo cual se solicitar un certificado digital.

Finalizacin de la tarea de Firma documentos entidad participante.

Envo de la comunicacin al auditor asociado a la entidad participante y la empresa principal

para informarles de la aceptacin de la documentacin.

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Si la tarea de Firma de documentos de la entidad no est disponible, no se podr usar esta opcin.

4.4

Comunicar Incidencias

Si la empresa participante detectara incidencias en los documentos, a travs de esta opcin puede
iniciar la ejecucin del proceso de comunicacin de incidencias en la documentacin; este proceso
implica las siguientes actividades:
-

Eliminar los documentos generados.

Apertura de la tarea de Finalizacin introduccin datos a la empresa principal.

Envo de la comunicacin a la empresa principal para informarle de que se han solicitado

modificaciones en los documentos.

Si la tarea de Firma de documentos de la entidad no est disponible, no se podr usar esta opcin.

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5 Pantallas de la firma de documentos por auditor

La comunicacin enviada al auditor por el proceso de firma del participante, incluye un enlace o URL,
con una serie de parmetros encriptados, para el acceso a la funcionalidad de aceptacin o
comunicacin de incidencias en los documentos de la justificacin de gastos. Cuando el auditor
acceda a solicitudes de ayuda directamente se le mostrar el siguiente men:

5.1

Documentos

En esta opcin se muestran los distintos documentos generados para la entidad participante en base
a los datos introducidos en la solicitud de justificacin de gastos (los originales y los firmados), as
como el informe tcnico (si la entidad lo hubiera adjuntado) y el informe del auditor, si ya ha sido
generado. Adems, si ha realizado la tarea de firma, podr descargar el informe de auditor firmado.

En esta opcin el auditor slo puede descargar los documentos mostrados.

5.2

Informe auditor

Esta opcin de men tiene dos pestaas, una para introducir los campos del informe principal del
auditor y otra para adjuntar anexos a dicho informe.

5.2.1. Informe auditor

En esta opcin se solicitan al auditor una serie de campos que se corresponden con las partes
dinmicas de su informe. Una vez introducidos los datos de estos campos, y cada vez que estos se
guardan, el sistema genera de nuevo el documento del informe con los datos actualizados y se puede
visualizar a travs del men anterior. Si se hubiesen adjuntado anexos, el sistema los unir es este
informe.
Es obligatorio haber introducido y guardado datos para poder realizar el proceso de firma de
documentos.

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5.2.2. Anexos Informe

En esta opcin el auditor tiene la posibilidad de adjuntar hasta 5 documentos PDF que sern
adjuntados, en el orden de la lista, al informe principal del auditor. Si el informe principal todava no
est generado, el sistema no generar ningn documento.

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5.3

Firmar documentos

En esta opcin el auditor puede realizar la ejecucin del proceso de firma de la documentacin, este
proceso implica las siguientes actividades:
-

Firma digital de los documentos, para lo cual se solicitar un certificado digital.

Finalizacin de la tarea de Firma documentos auditor.

Envo de la comunicacin a la empresa principal y entidad participante para informarles de la

aceptacin de la documentacin.

Si el informe del auditor no ha sido generado o si la tarea de Firma de documentos del auditor no
est activa no se podr usar esta opcin.

5.4

Comunicar incidencias

Si el auditor detectara incidencias en los documentos, a travs de esta opcin puede iniciar la
ejecucin del proceso de comunicacin de incidencias en la documentacin; este proceso implica las
siguientes actividades:
-

Eliminar los documentos generados.

Apertura de la tarea de Finalizacin introduccin datos a la empresa principal.

Envo de la comunicacin a la empresa principal y la empresa participante para informarle de

que se han comunicado incidencias en los documentos.

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Si la tarea de Firma de documentos del auditor no est disponible, no se puede usar esta opcin.

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