PROCEDIMIENTO

NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN

PROVEEDORES

VERSION:
CODIGO:
FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

1.

OBJETIVO
Establecer las directrices para evaluar, seleccionar y reevaluar los proveedores
de bienes y servicios de alto impacto para el Sistema de Gestin en Seguridad
Salud y Trabajo

2.

ALCANCE
Aplica para los proveedores de bienes y servicios establecidos como de alto
impacto en trminos de calidad del servicio, seguridad, salud en el trabajo y
ambiente; excepto XXX

3.

DEFINICIONES.

Proveedor: Es la organizacin que suministra un producto o servicio a

la empresa

Evaluacin: Es la apreciacin cuantitativa de un proveedor para

verificar que esta en
capacidad para suministrar productos/servicios de
acuerdo con los requisitos de la organizacin.

Seleccin:
Es la aceptacin que se da un proveedor por el
cumplimiento de los criterios de seleccin establecidos de acuerdo a su
evaluacin

Reevaluacin: Es una evaluacin posterior a la seleccin con el

objetivo de verificar el cumplimiento del proveedor de acuerdo a los
requerimientos de la empresa.

SG SST: Sistema de Gestin en Seguridad Salud y Trabajo

SSSTA: Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

PROCEDIMIENTO
NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN
PROVEEDORES

VERSION:
CODIGO:
FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

4. DESARROLLO
Los proveedores con los cuales LA EMPRESA ha mantenido relaciones
comerciales estables, antes de entrar en vigencia el presente documento, se
consideran debidamente seleccionados y aprobados.

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

VERSION:

PROCEDIMIENTO

CODIGO:

NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN

PROVEEDORES

FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

4.1 CLASIFICACIN PROVEEDORES DE ALTO IMPACTO

De acuerdo a la oferta de bienes y servicios se ha realizado la siguiente
clasificacin de proveedores de alto impacto para la prestacin del servicio:
PROVEEDORES DE ALTO IMPACTO
Son proveedores de:

RELACIONAR A QUE SE DEDICAN

Productos:
X
X
X

Contratistas:

X
X
X

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

PROCEDIMIENTO
NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN
PROVEEDORES

VERSION:
CODIGO:
FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

4.2 DOCUMENTACIN EXIGIDA A PROVEEDORES DE ALTO IMPACTO

Para efectos de evaluacin y seleccin todos los proveedores deben diligenciar el
formato XXX Registro de Proveedores y deben cumplir con la documentacin
relacionada a continuacin:

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

PROCEDIMIENTO
NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN
PROVEEDORES

VERSION:
CODIGO:
FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EVALUACIN-SELECCIN PROVEEDORES

PROVEEDORES
CONTRATISTAS Y AUXILIARES
Personas Jurdicas
X

X
X
X

X
X
X
Personas Naturales
Productos)

(Proveedoras

de

(Proveedoras

de

X
X
X
Personas
Servicios)

Naturales

X
X
X

4.3 REQUISITOS ESPECIFICOS SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE

PRODUCTOS O SERVICIOS ALTO IMPACTO

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

PROCEDIMIENTO
NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN
PROVEEDORES

VERSION:
CODIGO:
FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

REQUISITOS ESPECIFICOS PRODUCTOS O SERVICIOS ALTO IMPACTO

DESCRIPCION DE
REQUISITOS SSSTA
REGISTRO
PRODUCTO O SERVICIO

Hoja de Seguridad
Sustancia Qumica del
Refrigerante
Verificar que el
refrigerante sea acorde
con el Protocolo de
Montreal, no debe
contener CFCs u otra
sustancia agotadora de la
capa de ozono

Compra Aires
Acondicionados

Hoja de Seguridad
Sustancia Qumica

El cumplimiento de requisitos de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente se califica

en los formatos XXX- Evaluacin y Seleccin de Proveedores Productos y Servicios
Extramurales y XXX- Evaluacin y Seleccin de Proveedores Intramural
4.4 CRITERIOS EVALUACIN, SELECCIN PROVEEDORES
Para realizar la evaluacin y seleccin de nuevos proveedores se utilizan los siguientes
registros:
XXXX- Evaluacin y Seleccin de Proveedores Productos y Servicios
XXXX- Evaluacin y Seleccin de Proveedores
XXXX- Registro de Proveedores

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

VERSION:

PROCEDIMIENTO

CODIGO:

NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN

PROVEEDORES

FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

EVALUACIN Y SELECCIN PROVEEDORES

ASPECTOS A
CONSIDERAR

PESO

NO CUMPLE
(CALIFICACION 0)

Esta registrado ante la

DIAN

15%

Documentos

CUMPLE
CALIFICACIN 3

CALIFICACIN 5

No tiene RUT

No Aplica esta
calificacin para este
aspecto

Tiene RUT

15%

No ha presentado los
documentos solicitados
tanto para el contratista/
proveedor como auxiliares

No Aplica esta
calificacin para este
aspecto

Presento la totalidad de
documentos requeridos y
vigentes aplicables al
contratista/ proveedor y
auxiliares

Experiencia

10%

Tiene menos de dos aos

de experiencia en el
mercado

Tiene de dos a tres

aos de experiencia en
el mercado

Tiene ms de tres aos de

experiencia en el mercado

Educacin/ Licencia
Aplicable

10%

No tienen educacin en las

rea de inters o licencia
profesional aplicable

Educacin emprica

Educacin certificada por

institucin educativa
autorizada o con licencia
profesional aplicable

Precios

10%

Precios Altos

Precios acordes al
producto o servicio y a
los ofrecidas en el
mercado

Precios Bajos

Certificacin de
Producto o Sistema de
Gestin de Calidad
(Certificado bajo los
parmetros de una
norma tcnica
colombiana o
internacional y
auditado por un ente
acreditado para esto)
Certificacin
Competencias SENA
(Acorde a la labor a
ejecutar)

5%

No cuenta con una

certificacin de Producto o
de su Sistema de Gestin
de Calidad o de
Competencias SENA

Estn en proceso de
implementacin de un
Sistema de Gestin de
Calidad o de
certificacin de
producto o de
Competencias SENA

Cuenta con una certificacin

de Producto o de su Sistema
de Gestin de Calidad o de
Competencias SENA

Cumplimiento de
Requisitos Seguridad,
Salud en el Trabajo y
Ambiente Aplicables

25%

Se registra el promedio de la calificacin de cumplimiento de requisitos

SSTA que se realiza en la pgina 2 del formato de evaluacin, de acuerdo a
los criterios establecidos en el numeral 4.6

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

VERSION:

PROCEDIMIENTO

CODIGO:

NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN

PROVEEDORES

FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

Garanta

10%

No Aplica esta
calificacin para este
aspecto

No ofrece garanta

Ofrece Garanta acorde al

producto o servicio

CRITERIOS DE DECISIN
SELECCIONADO

NO SELECCIONADO

70% de cumplimiento y cumple con las

siguientes condiciones:

Menos de 70% o si no cumple con alguna de las

siguientes condiciones:

Esta registrado ante la DIAN (RUT)

Esta registrado ante la DIAN (RUT)

Cuenta con Seguridad Social tanto el

contratista como sus auxiliares

Cuenta con Seguridad Social tanto el

contratista como sus auxiliares

Cumple con las competencias establecidas

para el cargo

Cumple con las competencias establecidas

para el cargo

Cumplimiento de Requisitos Seguridad, Salud en

el Trabajo y Ambiente Aplicables (Ver numeral
4.3 y 4.6)

Cumplimiento de Requisitos Seguridad, Salud en el

Trabajo y Ambiente Aplicables (Ver numeral 4.3 y
4.6)

4.5 CRITERIOS REVALUACIN PROVEEDORES

La Re-evaluacin de proveedores se realizar anualmente y se les ofrecer una
retroalimentacin escrita a los proveedores de los resultados obtenidos. Para la revaluacin
de proveedores se utilizaran los siguientes formatos:
xxx- Revaluacin Proveedores - Productos y Servicios
xxx- Revaluacin Proveedores xxx- Evaluacin de Competencias y Desempeo (Contratistas Permanentes
Mantenimiento)
RE-EVALUACIN PROVEEDORES
NO CUMPLE

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

CUMPLE

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

VERSION:

PROCEDIMIENTO

CODIGO:

NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN

PROVEEDORES

FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

ASPECTOS A
CONSIDERAR

PESO

(CALIFICACION 0)

CALIFICACIN 3

CALIFICACIN 5

Cumple con los tiempos

de entrega requeridos

10%

Incumple continuamente

Incumple
ocasionalmente

Siempre cumple

Los precios establecidos

son convenientes para la
empresa

10%

Precios altos

Acordes al producto o
servicio y a otras ofertas
del mercado

Precios bajos

Productos o servicios
conformes

15%

Constantemente
presenta productos o
servicios no conformes

Rara vez presenta

productos o servicios no
conformes

Sus productos o servicios

siempre son conformes

10%

Nunca ofrece garanta

por sus producto o
servicios no conformes

La Mayora de veces
ofrece garanta por sus
productos o servicios no
conformes

Siempre ofrece garanta

por sus productos o
servicios no conformes/
Nunca se ha requerido
garanta

5%

Nunca brinda solucin o

respuesta

Brinda soluciones o
respuestas, aunque en
ocasiones no de manera
oportuna y/ o
satisfactoria

Brinda soluciones o
respuestas oportunas y
satisfactorias

No tiene buen servicio al

cliente

Rara vez tiene conflictos

con conductores o
personal de
mantenimiento

Tienen buen servicio al

cliente, nunca entra en
conflicto con conductores
o personal de
mantenimiento
Siempre brinda atencin a
urgencias

Garanta

Solucin o respuesta
quejas y peticiones

Servicio al cliente

5%

Atencin urgencias

5%

Nunca brinda atencin a

urgencias

Brinda atencin de
urgencias aunque a
veces no de manera
oportuna/ Algunas veces
no ofrece atencin
urgencias

Cumple con presupuesto

(Repuestos e Insumos)

5%

Nunca cumple

La mayora de veces
cumple

Siempre cumple

5%

No cuenta con una

certificacin de Producto
o de su Sistema de
Gestin de Calidad o de
Competencias SENA

Estn en proceso de
implementacin de un
Sistema de Gestin de
Calidad o de certificacin
de producto o de

Cuenta con una

certificacin de Producto o
de su Sistema de Gestin
de Calidad o de
Competencias SENA

Certificacin de Producto o
SGC (Certificado bajo los
parmetros de una norma
tcnica colombiana o
internacional y auditado

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

VERSION:

PROCEDIMIENTO

CODIGO:

NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN

PROVEEDORES

FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

por un ente acreditado

para esto) Certificacin
Competencias SENA
(Acorde a la labor a
ejecutar)
Sistema de Gestin de
Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente
(Antes denominado
Programa de Salud
Ocupacional)
Cumplimiento de
Requisitos Seguridad,
Salud en el Trabajo y
Ambiente Aplicables

Competencias SENA

No cuenta con un
Sistema de Gestin de
Seguridad, Salud en
Trabajo y Ambiente
implementado

5%

Cuenta con un Sistema de

Gestin de Seguridad,
Salud en Trabajo y
Ambiente implementado

No Aplica esta
calificacin para este
aspecto

Se registra el promedio de la calificacin de cumplimiento de requisitos

SSTA que se realiza en la pgina 2 del formato de evaluacin, de acuerdo
a los criterios establecidos en el numeral 4.6

25%

CRITERIOS DE DECISIN
APROBADO

APROBADO CON
SEGUIMIENTO

NO APROBADO

Cumplimiento mayor o igual a

80%

Cumplimiento 70 79%

Menos de 70% o no tiene Seguridad

Social (Incluyendo auxiliares)

4.6 CRITERIOS
APLICABLES

CALIFICACION

ASPECTOS A
CONSIDERAR

NO CUMPLE
(CALIFICACION 0)

Sistema de Gestin de
Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente
(Antes denominado
Programa de Salud
Ocupacional)
Respeto Derechos Humanos
(Ver numeral 4.6.1)

REQUISITOS

SSTA

CUMPLE
CALIFICACIN 3

CALIFICACIN 5

No cuenta con un Sistema

de Gestin de Seguridad,
Salud en Trabajo y
Ambiente implementado

No Aplica esta
calificacin para este
aspecto

Cuenta con un Sistema de

Gestin de Seguridad,
Salud en Trabajo y
Ambiente implementado

No Cumple

No Aplica esta
calificacin para este
aspecto

Cumple

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

CUMPLIMIENTO

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

PROCEDIMIENTO
NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN
PROVEEDORES

VERSION:
CODIGO:
FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

No presentan informacin
procedencia materias
primas o componentes de
producto, teniendo en
cuenta que si aplica este
requisito para el bien o
servicio suministrado

No Aplica esta
calificacin para este
aspecto

Presentan informacin
procedencia materias
primas o componentes de
producto.

Matriz de Riesgos

No presenta matriz de
riesgo para la (s) tarea (s)
ejecutadas/ contratadas

Presenta matriz de
riesgo para la (s) tarea
(s) ejecutadas/
contratadas, pero esta
incompleta o no es
conforme. Debe hacerle
ajustes

Presenta matriz de riesgo

para la (s) tarea (s)
ejecutadas/ contratadas

Certificado de aptitud fsica

(aplica para contratistas
permanente)

No se realizo examen
mdico ocupacional, ni
paraclnicos aplicables o No
es apto o tiene
restricciones que afecten la
labor

No Aplica esta
calificacin para este
aspecto

Se realizo examen mdico

ocupacional y paraclnicos
aplicables, es apto, si tiene
restricciones NO afectan la
labor

Planilla Pago Seguridad

Social (Incluye Auxiliares)

No presento planilla pago

seguridad social

Cumplimiento Requisitos
Legales para Trabajo Alto
Riesgo

No Cumple

Informacin Procedencia
Materias Primas

Ficha Tcnica/ Hoja

Seguridad Productos

Certificados de Calibracin/
Licencias Aplicables

Disposiciones
almacenamiento/
presentacin/ manejo
sustancias qumicas/
RESPEL

No Presenta Ficha Tcnica/

Hoja de Seguridad
Productos, teniendo en
cuenta que si aplica este
requisito para el bien o
servicio suministrado
No presenta certificados de
calibracin/ licencias
aplicables teniendo en
cuenta que si aplica este
requisito para el bien o
servicio suministrado
No realiza la disposicin de
almacenamiento/
presentacin/ manejo
sustancias qumicas/
RESPEL de acuerdo a las
normas de seguridad y
requisitos legales
aplicables

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

No Aplica esta
calificacin para este
aspecto
No Aplica esta
calificacin para este
aspecto

Cumple

No Aplica esta
calificacin para este
aspecto

Presenta Ficha Tcnica/

Hoja de Seguridad
Productos

No Aplica esta
calificacin para este
aspecto

Presenta certificados de
calibracin/ licencias
aplicables

Mayora veces realiza la

disposicin de
almacenamiento/
presentacin/ manejo
sustancias qumicas/
RESPEL de acuerdo a las
normas de seguridad y
requisitos legales
aplicables

Siempre realiza la
disposicin de
almacenamiento/
presentacin/ manejo
sustancias qumicas/
RESPEL de acuerdo a las
normas de seguridad y
requisitos legales
aplicables

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

Presento planilla pago

seguridad social

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

VERSION:

PROCEDIMIENTO

CODIGO:

NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN

PROVEEDORES

FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

Certificacin Ejecucin
Trabajo

No presenta certificado de
ejecucin trabajo teniendo
en cuenta que si aplica
este requisito para el bien
o servicio suministrado

No Aplica esta
calificacin para este
aspecto
Utiliza los EPP aplicables
a la tarea, aunque en
algunas ocasiones se ha
reportado anomala por
no usarlos o no hacerlo
adecuadamente
Los equipos o
herramientas utilizados
se encuentran en
trminos generales en
buen estado, aunque hay
algunos elementos que
requieren reparacin o
reposicin. Cumplen con
especificaciones tcnicas
mnimas de seguridad

Presenta certificado de
ejecucin trabajo teniendo
en cuenta que si aplica
este requisito para el bien
o servicio suministrado

Uso Elementos de
Proteccin Personal

No utiliza los EPP aplicables

a la tarea

Estado de Equipos y
Herramientas

Los equipos o herramientas

utilizados se encuentran en
mal estado o no cumplen
con especificaciones
tcnicas mnimas de
seguridad

Cumplimiento Normas/
Procedimientos Seguridad,
Salud en el Trabajo y
Ambiente (SSTA)

Cumple

Algunas veces no
cumple

Siempre cumple

Orden y Aseo

Su rea de trabajo o lugar

donde ejecuta procesos
permanecen en deficientes
condiciones de orden y
aseo

Su rea de trabajo o
lugar donde ejecuta
procesos permanecen en
regulares condiciones de
orden y aseo

Su rea de trabajo o lugar

donde ejecuta procesos
permanecen en buenas
condiciones de orden y
aseo

Presenta un (1) reporte

de accidente o incidente
de trabajo/ ambiente en
el perodo de revaluacin
pero sin consecuencias
graves (persona,
propiedad y/ o ambiente)

No presenta ningn
accidente o incidente de
trabajo/ ambiente en el
perodo de revaluacin

No aplica

Cuenta con toda la

documentacin aplicable
completa

Aprueba con aspectos

por mejorar

Aprueba sin aspectos por

mejorar

Accidentes/ Incidentes
trabajo o ambiente

Documentacin completa
Evaluacin Competencias
(aplica solo para
contratistas permanentes)

Presenta un (1) reporte de

accidente o incidente de
trabajo/ ambiente en el
perodo de revaluacin
CON consecuencias graves
(persona, propiedad y/ o
ambiente) o dos (2) o ms
reportes de eventos sin
consecuencias mayores
No cuenta con toda la
documentacin aplicable
completa
No Aprueba

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

Siempre utiliza los EPP

aplicables a la tarea

Los equipos o
herramientas utilizados se
encuentran en buen
estado. Cumplen con
especificaciones tcnicas
mnimas de seguridad

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

PROCEDIMIENTO
NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN
PROVEEDORES

VERSION:
CODIGO:
FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

Cuando a un proveedor no le aplique alguno de los aspectos evaluados no se

registra calificacin, se anota N.A para que no afecte el promedio
La calificacin final que se debe registrar en la pgina 1 en el Cumplimiento de
Requisitos SSTA aplicables corresponde al promedio de evaluacin de los
aspectos de la siguiente manera
Promedio = Sumatoria Calificaciones Aspectos Evaluados (Los que apliquen)
Cantidad

Total

de

Aspectos Evaluados (Los que apliquen)

4.6.1 DERECHOS HUMANOS
Se debe evidenciar cumplimiento durante la ejecucin de sus tareas o procesos
de los siguientes derechos:
Cumplimiento de legislacin aplicable en temas inherentes a pago seguridad
social, salarios, prestaciones.
No existan reportes por violacin algn derecho humano, discriminacin,
violacin normas, maltrato en general (personal asignado a la labor, de
nuestros empleados, contratistas, visitantes, aprendices etc.)
Se ajusta a la ley en lo que respecta a la jornada mxima laboral: se evidencia
de acuerdo a la cantidad de horas laboradas en la actividad asignada.
No se evidencia discriminacin en la remuneracin de mujeres y hombres de
acuerdo a los niveles jerrquicos y de formacin
Se evidencia cumplimiento de normatividad legal aplicable en relacin a
contratacin menores de edad o explotacin infantil
ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

PROCEDIMIENTO
NOMBRE EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN
PROVEEDORES

VERSION:
CODIGO:
FECHA:

0. LISTA DE VERSIONES
VERSION

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

1
2

No se evidencia discriminacin por sexo, religin, idioma, opinin poltica, entre

otras

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha: