FORO 1.

Teniendo en cuenta la temtica del primer y segundo contenido de estudio,

responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:
a. Cul es la importancia de la Administracin Documental?
Siendo la Administracin documental un proceso de elaboracin de
documentos, lo cual se rige por una organizacin y posterior control que est
debidamente regulada a travs de normatividades como la Ley 594 del 14 de
julio del 2000, la Gua tcnica 185 del 30 de agosto de 2009, el Acuerdo 060
del 30 de octubre del 2001, ISO 9001 del 2008, su importancia es muy
relevante para las empresas porque son parte del funcionamiento de las
mismas ya que la gestin documental permite conservar de manera
organizada todos los trmites que se realizan a nivel interno o externo de la
empresa. Con los avances tecnolgicos se maneja un gran cumulo de
informacin y la administracin documental tiene todas esas disposiciones que
nos posibilitan procesar de manera organizada esta informacin durante todo
el ciclo de vida pasando por sus diferentes etapas como es crear, transformar,
aprobar, revisar, publicar, buscar, recuperar, archivar y posterior eliminacin o
conservacin como aporte cultural, o histrico.
y cmo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?
Cuando se regula la gestin de archivos se hace la recopilacin de datos los
que convertidos en informacin permiten a la empresas crear estrategias para
enfrentar la competitividad y se ve reflejado en aumento de productividad,
toma de decisiones, solucin de problemas, innovacin, reduccin de riesgos,
agilidad en las comunicaciones, reduccin de costos .
B:

Aspectos de la Ley 594 del 2000

1.- ARCHIVO: La entidad cuenta con un archivo organizado por fechas

y se conservan respetando el orden ya que al ser documentos legales
sirven de soporte e informacin tanto a los sujetos procesales como a
la ciudadana en general y a la Ley. El archivo tambin se encuentra
dispuesto de manera descentralizado con control descentralizado, ya
que la Rama Judicial cuenta en Cartago con 19 dependencias todas
de manera independiente unas de otras.
2. FUNCIN ARCHIVSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del que
hacer archivstico, la dependencia maneja la informacin en documentos que
comprende desde su creacin y todo el proceso de administracin documental
hasta su eliminacin o conservacin permanente
3 ARTICULO 11. El Juzgado Tercero Penal del Circuito, al ser una dependencia
de la Rama Judicial, que a su vez una de las Instituciones del Estado
Colombiano, por Ley se rige en este artculo 11., el cual hace referencia a la
Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos.

4. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con

todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su
autenticidad e integridad. Dentro de este contexto en el Juzgado se
conservan todos los expedientes originales, con todas las respectivas
actuaciones realizadas en su ciclo de vida, habiendo en su momento
eliminando de manera definitiva el cuaderno de copias que se
tramitaba como soporte.

5. ARTICULO 23. Formacin de archivos. Hace la clasificacin en Archivo

de gestin, archivo central y archivo histrico, de acuerdo al ciclo de
los documentos. Este proceso se lleva a cabo en cada una de las
dependencias que conforman la Rama judicial, como es el Juzgado
Tercero Penal del Circuito.
B:

Aspectos del Acuerdo No. 027 del 2006

Archivo de gestin: El Juzgado genera documentos de muchos tipos

de archivo con valoracin documental, valor administrativo, valor
jurdico, valor contable, valor histrico, cada uno de los cuales son
sometidas a continua utilizacin y consulta administrativa.
Almacenamiento de documentos: Los archivos se encuentran
dispuestos en lugares de archivo destinados explcitamente para este
fin.
Carpeta: El Juzgado maneja toda la informacin y tipos de archivos
agrupndolo en carpetas que a su vez conforman expedientes y que
protegen los documentos para su almacenamiento y preservacin.
Copia: Los expedientes de
reproduccin exacta o copia.

procesos

judiciales

poseen

una

Depuracin: La depuracin se da en la fase de organizacin de

documentos y son retirados aquellos que no tienen valores primarios
ni secundarios, para su posterior eliminacin, tambin se clasifican
aquellos que van al archivo central y al archivo histrico.

Comparto el concepto emitido por Luis Alberto Henao en cuanto a que

de la adecuada administracin y gestin de los archivos, depende la
eficiencia y eficacia en una empresa y que sirve como indicador de
gestin para medir la satisfaccin de los usuarios.

Considero relevante la acotacin realizada por Elbert Eugenio, en la

importancia de que el personal directivo y quienes se encarguen del
manejo directo de los archivos estn capacitados en el tema.

APRENDIZ: GLORIA STELLA PALACIOS QUIROZ

FECHA: 04-10-2014
DESARROLLO GUIA DE APRENDIZAJE
ACTIVIDAD No. 1
3.3. Actividades
Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin)
EMPRESA: RAMA JUDICIAL
Dependencia: Juzgado Tercero Penal del Circuito
Basado en la terminologa del proceso administrativo
mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que
usted indague en la oficina o unidad que seleccion, acerca de cmo
se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo
con la normatividad vigente.
En la dependencia Juzgado Tercero Penal del Circuito, el proceso
de planeacin no est muy bien definido, si bien es cierto los
documentos nacen a su ciclo de vida y de manera intuitiva se aplican
los pasos de la administracin documental. Sabiendo que esta
primera etapa es fundamental para llevar a cabo los siguientes pasos.
Por disposiciones legales la empresa Rama Judicial ha hecho
conocer al personal de las diferentes dependencias la necesidad de
dar cumplimiento a las Leyes relacionadas con la gestin documental,
la Ley General de Archivo, entre otras.
Se ha creado y se maneja un archivo de gestin, uno central y a
futuro se est implementando el histrico, que ser una realidad en
cuanto se realice la depuracin como lo establece la normatividad, ya
que el gran cumulo de expedientes con ms de 100 aos, no permite
que este trabajo sea realizado con eficiencia y celeridad y porque la
depuracin dar como resultado un archivo histrico y cultural de

gran trascendencia para la ciudad de Cartago y las poblaciones

vecinas.
Se aplica conceptos del acuerdo 027 del 2006, en lo referente a
las copias, el archivo de gestin, la depuracin, el uso de carpetas y
la conservacin de los expedientes originales
A pesar que la planeacin no es la ptima si son aplicados
muchos de los parmetros establecidos ya que tanto los documentos
recibidos y creados son clasificados, ordenados y foliados segn la
norma y ante una solicitud de informacin es posible suministrarla
eficientemente.
Se vislumbra la falencia en el control determinado sobre todo el
proceso archivstico, no hay seguimiento y control por parte de la
organizacin para el logro de los objetivos.
Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el
segundo contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin
de los archivos.
* Segn la Organizacin:

Archivo Descentralizado con control descentralizado.

* Segn su uso:

Archivo Activo, se tramitan los expedientes y procesos que

estn activos mientras dure su etapa de investigacin,
sentencia y cumplimiento de la misma,

Archivo semiactivo: y una vez finalizadas estas etapas se

ordena el archivo definitivo y cancelacin de su radicacin
y enviados al archivo central.

Archivo inactivo: Una vez en el archivo Central y conforme

a la Ley de archivo sern depurados y remitidos al archivo
histrico, los archivos que as lo ameriten.

* Segn su ciclo vital: En el Juzgado los procesos o

expedientes pasan por los tres tipos de archivos

Archivo de gestin,

Archivo central

Archivo histrico

* Segn su naturaleza:

Archivo pblico

DIAGRAMA DE FLUJO.
EMPRESA: RAMA JUDICIAL. Dependencia Juzgado Tercero Penal del
Circuito
Calle 11 Nro. 5-67 Tercer Piso. Palacio de Justicia. Cartago, Valle del
Cauca.
APRENDIZ: GLORIA STELLA PALACIOS QUIROZ