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ATIVO IMOBILIZADO
NDICE
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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Alm de possibilitar a administrao de imobilizados e seus valores, a contabilidade do imobilizado deve
oferecer uma estrutura organizacional para os imobilizados que reflita a estrutura organizacional do
empreendimento. Por esse motivo, o componente Contabilidade do Imobilizado (FI-AA) usa as vrias
unidades organizacionais da SAP. Um bem claramente atribudo a essas unidades organizacionais, a
qualquer momento em que isto for determinado. Alm disso, necessrio classificar os imobilizados de
acordo com os diferentes critrios de contabilidade (tais como os mtodos de depreciao). Esta
classificao auxilia em tarefas voltadas contabilidade e administrao e na compactao do patrimnio
no Razo.
1.1.1
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1.1.2
Quanto aos procedimentos da administrao dos imobilizados Na Sara Lee, no se aplicar nenhum
incremento especfico, levando como conceito nico os procedimentos hoje existentes na empresa como
um todo.
Plano de Contas
O plano de contas utilizado para as atribuies de contas na Contabilidade do Imobilizado; para a Sara
Lee utilizaremos um nico plano de contas.
Plano de Avaliao
definido para cada pas e geralmente todas as empresas dentro do pas utilizam o mesmo Plano de
Avaliao (depreciao).
Este contm as reas de Avaliaes necessrias para diferentes tipos de avaliao; desta forma os
imobilizados podero ser avaliados de acordo com objetivo, sejam eles comerciais ou legais (por exemplo,
depreciao fiscal permitida, depreciao gerencial, etc).
As reas de Avaliaes so identificadas por uma chave numrica de 2 (dois) dgitos e contm condies
de avaliao / depreciao que podem ser lanadas no registro mestre do imobilizado ou nas classes do
imobilizado refletindo diretamente no Razo.
O Plano de Avaliao para a Sara Lee ter as seguintes reas de Avaliaes:
01 Avaliao em Real
02 Avaliao em Dlar
61 Avaliao USGAAP Real
62 Avaliao USGAAP Dlar
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1.2
CADASTROS MESTRES
1.2.1
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Carga Inicial
A carga ser feita manualmente durante o processo de parametrizao do Ativo Imobilizado pelo
prprio consultor do mdulo.
Manuteno Operacional
A manuteno a ser feita no cadastro da classe, refere-se a alteraes na determinao de contas
(conta de aquisio, depreciao, etc.), intervalo de numerao associado, plano de avaliao e no
caso de uma reestruturao dos bens, ser necessrio gerar novas classes.
Melhorias Obtidas
Com o cadastro das classes de imobilizado, estaremos facilitando o cadastro do item, pois este
estar associado a uma determinada classe e ter como vida til, percentual de depreciao,
contas de aquisio, contas de depreciao as mesmas definidas para a sua classe.
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1.2.2
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Usar a classe a qual pertence o imobilizado para fornecer os valores propostos. Assim, a
classe do imobilizado fornece os parmetros de controle mais importantes do registro
mestre do imobilizado.
Usar um imobilizado existente como referencia para criao do novo registro mestre do
imobilizado.
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Melhorias Obtidas
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1.3
1.3.1
AQUISIES DE BENS
Descrio do Processo
De forma simplificada o processo de compra de ativo imobilizado atualmente funciona da seguinte
forma:
Ativos Fixos
A compra de ativos fixos requisitada pelo prprio departamento solicitante que pega
aprovao diretamente com a diretoria da empresa. A contabilidade fica sabendo desta
aquisio atravs da anlise das contas transitrias de imobilizado e recebimento da Nota
Fiscal de compra ou quando feita uma solicitao de pagamento ou adiantamento a
fornecedores.
Ativos em andamento
O processo semelhante ao de Ativos Fixos, sendo que de responsabilidade da
Controladoria a elaborao do CER (Projeto), contendo uma previso de todos os gastos,
despesas e ativos que sero adquiridos.
A Controladoria emite uma cpia deste relatrio e envia para todas as reas envolvidas; no
caso do Ativo Imobilizado, a pessoa responsvel acompanhar todo o projeto e far os
lanamentos necessrios para ativao dos mesmos no final.
Poderemos lanar a aquisio de um imobilizado comprado de 2 (duas) maneiras atravs dos
componentes do R/3:
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Modelagem do Processo
Estrutura Organizacional
Como conseqncia da integrao no sistema R/3, a Contabilidade do imobilizado (FI-AA) transfere
dados diretamente de e para outros componentes do R/3. Por exemplo, possvel lanar do
componente Administrao de materiais (MM) diretamente para FI-AA. Quando se adquire ou
produz um bem patrimonial internamente, possvel lanar diretamente a entrada de fatura, a
entrada de mercadorias ou a sada de mercadorias do depsito, para o ativo no componente
Contabilidade do imobilizado. Ao mesmo tempo, possvel repassar a depreciao e os juros
diretamente para os componentes de Contabilidade financeira (FI) e de Controlling (CO). Do
componente Manuteno (PM), possvel estabelecer atividades de manuteno que requeiram
incorporao a imobilizados. O grande ganho que a informao centralizada evita problemas com
redundncia de dados
O sistema de informao prev relatrios deste processo e podemos obter vrias informaes, por
exemplo, relatrios de valores de imobilizado, depreciaes, aquisies, e outros.
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Produtos Obtidos
Integrao total com o departamento de compras, facilitando a localizao da Nota Fiscal que deu
origem a aquisio do bem, controle para obras em andamento atravs da ordem interna (CO)
capitalizando ao final da obra para um ou mais bens, integrao com a Manuteno (PM) para
novas incorporaes aos ativos existentes e relatrios para anlise de depreciaes, reavaliaes,
quantidade de bens e muitos outros.
GAPs Identificados
N/A
Autorizaes
N/A
Pontos de Ateno
Conforme pde ser visualizado na descrio do processo acima, dever existir uma grande sintonia
entre o departamento de compras, o emissor da Requisio de Compras e a Contabilidade para no
prejudicar o fluxo de compras de um ativo.
Notas de Rodap
N/A
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1.3.2
TRANSFERNCIAS DE BENS
Descrio do Processo
Atualmente no comum transferncia de valores de um ativo para outro. Entretanto, existem
casos em que necessria a transferncia de valores entre parcial ou total, devendo o R/3 estar
preparado para realizar esta operao.
Desta forma, no R/3, para efetuarmos a transferncia, identificamos primeiro o imobilizado que ser
transferido, segundo o imobilizado que receber esta transferncia e se este ser um imobilizado
novo ou um existente; informamos valores ou percentual para transferncia e confirmamos as
alteraes, estas sero gravadas no histrico de movimentao do bem.
Ao usar a transferncia de imobilizado, possvel transferir um imobilizado fixo ou um componente
de imobilizado a um registro mestre de imobilizado diferente. O imobilizado adquirido deve estar na
mesma empresa que o imobilizado baixado. A transferncia de imobilizado pode ser necessria por
uma das seguintes razes:
Um imobilizado foi criado na classe de imobilizado errado. Uma vez que no se pode
modificar a classe de imobilizado nos dados mestre do imobilizado, necessrio transferir o
imobilizado para um novo registro mestre.
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Modelagem do Processo
Estrutura Organizacional
Ao final do processo de Transferncia, teremos os valores atualizados diretamente na Contabilidade
FI. O sistema de informao prev tambm relatrios deste processo e podemos obter vrias
informaes no histrico do bem.
Produtos Obtidos
Perfeito domnio dos lanamentos realizados e refletidos na Contabilidade.
GAPs Identificados
N/A
Autorizaes
N/A
Pontos de Ateno
Toda movimentao de ativos na empresa dever estar apoiada em uma Norma Administrativa a
ser realizada pela empresa.
Notas de Rodap
N/A
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1.3.3
BAIXAS DE IMOBILIZADOS
Descrio do Processo
O processo de vendas de ativos acontece da seguinte forma:
Com o R/3, poderemos estar realizando baixa de ativos por venda sucateamento e obsolescncia.
O processo de vendas de ativos ser realizada no mdulo de SD para gerao do contas a receber
e emisso da Nota Fiscal e registro nos livros fiscais; a cpia da Nota Fiscal de venda ser enviada
Contabilidade que efetuar a baixa do ativo no AA, apurando o ganho ou perda. Quando da
realizao da baixa no AA ser gerado automaticamente a contabilizao desta baixa de acordo
com a determinao de contas definida pela Contabilidade. Alm disso, para as baixas com receita
o sistema calcula automaticamente o ganho ou perda na venda, gerando o lanamento contbil.
A baixa de ativo imobilizado por sucateamento ou obsolescncia ter como prtica a baixa total dos
valores, no sendo comum a prtica de baixas parciais. Entretanto, o sistema deve estar preparado
para realizar baixas parciais e totais. Quando da realizao da baixa no AA ser gerado
automaticamente a contabilizao desta baixa de acordo com a determinao de contas definida
pela Contabilidade. Veja Anexo 1 para maiores detalhes.
Modelagem do Processo
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Estrutura Organizacional
Ao final do processo de Baixa, teremos os valores e informaes atualizadas diretamente na
Contabilidade FI (Livros Fiscais, Contas a Receber e Razo). O sistema de informao prev
tambm relatrios deste processo e podemos obter vrias informaes.
Produtos Obtidos
Controle efetivo de todos os bens ativos na empresa.
GAPs Identificados
N/A
Autorizaes
N/A
Pontos de Ateno
No caso de baixa por venda, a mesma no feita automaticamente pelo mdulo de SD; aps a
emisso da NF de sada deve-se efetuar a baixa manual no Ativo Imobilizado deste item.
Notas de Rodap
N/A
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1.3.4
Descrio do Processo
A Sara Lee utiliza a depreciao linear para todos seus ativos fixos. Veja maiores detalhes no
Anexo 1.
No R/3 criaremos uma chave de depreciao linear e em cada bem dever ser informada a vida til
para o clculo da depreciao. Pode-se tambm definir uma vida til padro para as classes de
imobilizados. Dessa forma, a cada novo imobilizado criado o sistema trar como padro a vida til
vinculada classe deste bem, podendo o usurio acat-la ou no.
A depreciao ser executada mensalmente na empresa. No caso de bens adquiridos durante o
ms, independente da data de aquisio, ter a sua depreciao includa no prprio ms.
A Sara Lee atualmente no utiliza a depreciao acelerada em funo dos turnos de trabalho para
as suas classes de mquinas e equipamentos, mas o sistema estar preparado caso seja
necessrio se utilizar desta funo.
No R/3 a acelerao da depreciao em funo de turnos ser definida pelo preenchimento do
percentual correspondente.
A paralisao da depreciao de bens durante um determinado perodo no utilizado atualmente
pela empresa. Entretanto a empresa tm a inteno de habilitar este campo no cadastro mestre dos
bens e aprender esta funcionalidade para possvel utilizao no futuro .
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Modelagem do Processo
Estrutura Organizacional
Ao final do processo, teremos os valores e informaes atualizadas diretamente na Contabilidade
FI (Razo) e em CO (Centro de Custos). O sistema de informao prev tambm relatrios deste
processo e podemos obter vrias informaes.
Produtos Obtidos
A empresa ter controle dos valores de aquisies, depreciaes e custos. Possibilitando um
melhor acompanhamento e detalhamento dos ativos imobilizados.
GAPs Identificados
N/A
Autorizaes
O responsvel pela execuo da depreciao no sistema ser o Sr. Marcos A. Lima.
Pontos de Ateno
N/A
Notas de Rodap
N/A
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1.3.5
Descrio do Processo
A preparao para o encerramento mensal e do exerccio simples e caracteriza-se pela gerao
mensal da depreciao e emisso de relatrios que possibilitem uma reviso geral dos dados e das
transaes realizadas.
O processo ser mantido tambm dentro do R/3, e este possui inmeros relatrios que ajudaro
nas analises mensais e no encerramento do exerccio. Todas as informaes relevantes para o AA
esto disponibilizadas em relatrios.
Para o fechamento mensal ser necessrio executar a rotina de depreciao dentro do R/3 e
analisar os valores para ver se esto corretos.
Para o fechamento do exerccio necessrio no R/3 a gerao das seguintes rotinas :
Considerar que a mudana de exerccio se trata somente de uma necessidade tcnica para
transportar todo imobilizado para o exerccio novo. Esta no possui relao alguma com o
Encerramento de Exerccio do ponto de vista contbil; para poder encerrar os valores anuais na
contabilidade do imobilizado de um determinado exerccio, necessrio efetuar o Encerramento
de Exerccio para este fim antes do Encerramento de Exerccio no Razo.
O sistema utiliza o Programa de Encerramento de Exerccio. Aps o encerramento do exerccio,
o usurio no pode mais lanar ou modificar valores dentro de Administrao do Imobilizado
(recalculo da depreciao). O sistema s encerra um exerccio em uma empresa se: no
encontrou erros durante o clculo da depreciao, a depreciao planejada da rea de avaliao
automtica foi lanada completamente no razo, os saldos das reas de avaliao lanados
periodicamente foram lanados completamente no razo e todos os imobilizados adquiridos no
exerccio j foram capitalizados.
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Modelagem do Processo
Estrutura Organizacional
Ao final do processo, teremos os valores e informaes atualizadas diretamente na Contabilidade
FI (Razo). O sistema de informao prev tambm relatrios deste processo e podemos obter
vrias informaes.
Produtos Obtidos
A empresa ter controle dos valores de aquisies, depreciaes e custos. Possibilitando um
melhor acompanhamento e detalhamento dos ativos imobilizados.
GAPs Identificados
N/A
Autorizaes
N/A
Pontos de Ateno
N/A
Notas de Rodap
N/A
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1.4
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1.5
DESENVOLVIMENTOS SAPSCRIPTS
No haver desenvolvimento de Sapscripts para o mdulo de Ativo Imobilizado.
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