I - CADASTRAMENTO DE

PROCESSOS E DOCUMENTOS
1.1 AUTUAO DE PROCESSOS

O que preciso para

autuar um processo?

Para atuar processo necessrio

que o documento seja original ou cpia,
desde que autenticada e requerida
pela autoridade competente.

Lembre-se:
S se forma processo quando o assunto refere-se a
ao jurdica, contbil-financeira ou de pessoal.

E como Autuar?

E se ocorrer erro
na numerao?

Encape o documento com capa para processo

na cor branca, numerando as folhas em ordem
crescente, a partir da primeira, utilizando
carimbo que dever ser aposto no canto superior
direito da folha registrando no sistema.

Voc deve inutilizar a folha anterior,

renumerando as folhas seguintes, certificando
a ocorrncia. Veja o exemplo:

Quando o erro ocorrer nas folhas

dos processos oriundos de outras
Instituies, voc deve certificar a
ocorrncia e corrigir a numerao.
Veja o exemplo:

Qual a quantidade
de folhas que deve ter
um processo?

Os autos no devero exceder a 200 folhas

em cada volume. Sendo que os grampos de
fixao observaro a distncia, na margem
esquerda, de cerca de 2cm.

O que fazer se um documento

tiver mais de 200 folhas?

Como fazer o encerramento

e a abertura de volumes?

Veja os exemplos para

compreender a maneira
correta de agir.

Por exemplo, o processo tem 180 folhas

e voc recebeu um documento com
50 folhas para inserir neste processo,
ento faa assim:
Encerre o volume com 180 folhas e
abra o novo volume com o documento
de 50 folhas.
Outro exemplo, um processo tem
200 folhas e voc recebeu um documento
com 2 folhas para inserir neste processo,
ento faa assim:
Encerre o volume com 200 folhas e
abra o novo volume com o documento
de 20 folhas.

Veja o exemplo:

180

50

200
20

Lembre-se:
No permitido desmembrar documentos.

Na ltima folha do volume

anterior voc deve incluir o
Termo de Encerramento
devidamente numerado.

Lembre-se:
O encerramento e a abertura de novos volumes
sero efetuados mediante a lavratura das
respectivas certides, disponveis no sistema, em
folhas suplementares, prosseguindo a numerao.

No novo volume, voc deve incluir o

Termo de Abertura de volume, logo
aps a capa, devidamente numerado.
Veja o exemplo:

A abertura de novo volume ser executada diretamente pelas

unidades setoriais, que devero providenciar o preenchimento da
nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema.

O que juntada?

a unio de um processo a
outro, com o qual se tenha
relao ou dependncia, pode
ser por Anexao ou Apensao.

Qual a diferena entre

juntada por Anexao e juntada
por Apensao?

Os volumes devero ser numerados na

capa do processo, com a seguinte
numerao: 1 volume, 2 volume, etc.

Juntada por Anexao a juntada

definitiva de um processo a outro,
passando ambos a constiturem um s
documento, devendo ser executada
mediante despacho do dirigente.

Documento encadernando ou em brochura,

bem como os de grande volume, sero
apensados ao processo com a colocao
da etiqueta contendo o nmero do
processo e a palavra Anexo.

Lembre-se:
6

Ateno: O processo uma unidade orgnica,

constitudo por um ou mais volumes, devendo
portanto tramitar juntos.

No retire a capa do
processo que est sendo
anexado ao mais antigo.

Aps esse procedimento, renumere as

folhas do processo juntado, dando seqncia
a numerao do mais antigo.

E a juntada
por Apensao?

A Juntada por Apensao

a juntada de um processo a outro, com
a finalidade de propiciar estudos, opinies,
informaes e decises.

Cada processo, no entanto, permanece

com o seu nmero, devendo ser executada
mediante despacho do dirigente.
Voc deve incluir, aps a ltima folha
do processo, a Certido de Juntada por
Anexao e registrar no sistema.

Veja o exemplo de certido:

Voc deve incluir aps a ltima folha

do processo principal, a Certido de Juntada
por Apensao, no renumerando as folhas,
registrando no sistema.

Veja o exemplo:

 possvel separar ou
retirar folhas do processo?

O que
desapensao?
E como
proceder?

10

Sim, e estes procedimentos

so denominados desapensao
e desentranhamento.

a separao dos processos, que foram apensados,

quando sua finalidade for atingida, devendo ser
executada mediante despacho do dirigente.

Voc deve incluir aps a ltima

folha do processo principal
a certido de desapensao e
logo aps registrar no sistema.
Veja o exemplo de certido:

O que desentranhamento
e como proceder?

a retirada de folhas do
processo, devendo ser executada
mediante despacho do dirigente.

Voc no deve numerar novamente as folhas, mas deve certificar em

folha de despacho os desentranhamentos que foram autorizados
incluindo a certido de desentranhamento e acrescentando uma
cpia do documento original, com carimbo de Confere com o
Original, no lugar da folha retirada.

Como proceder
a tramitao?

Voc deve encaminhar o processo ou documento

unidade desejada, atualizando no sistema e emitindo
se necessrio, o relatrio de tramitado entregue.

11

Quando um processo ou documento

pode ser concludo?

Por deferimento,
indeferimento do pleito e por
expressa desistncia
do interessado.

Lembre-se:
A tramitao do processo ou documento dever ser
objeto de rigoroso controle por parte das Unidades
Protocolizadoras, que devero manter o Sistema de
Controle de Processos e Documentos - CPROD
devidamente atualizado, responsabilizando-se pelo
eventual extravio do documento.

1.2 CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Como fazer a
classificao dos
documentos?

A classificao consiste em distribuir

documentos em codificaes estabelecidas
em plano previamente estruturado e que reflete
as funes e atividades da Instituio.

Para classificar um
documento indispensvel
conhecer o funcionamento e
as atividades desenvolvida
pela Instituio, sendo o
primeiro passo identificar se
o documento diz respeito
rea fim ou meio.

Atividade Fim atividades e atribuies especficas

Exemplo:
- Planejamento para Administrao Pblica Federal
- Pagamento de Pessoal para Administrao Pblica Federal
Atividade Meio atividades que auxiliam e viabilizam a
execuo da atividade fim

12

Exemplo:
- Compra de material de consumo especfica para o
Ministrio
- Pagamento de Pessoal especfico para o Ministrio

13

Toda documentao produzida ou

recebida pelo MP dever ser classificada
no CPROD no ato de seu cadastramento
ou arquivamento na unidade
administrativa setorial.

Podemos notar que a codificao um

encadeamento lgico que subordinado a
cada classe. O cdigo 022.221 s tem
significado quando percebemos que cada
nmero tem sua importncia.

Veja como
poderamos
dizer que:

Lembre-se:
O objetivo da classificao agrupar os documentos
sob um mesmo TEMA, como forma de agilizar sua
recuperao e facilitar os procedimentos arquivsticos
relacionados a avaliao, eliminao, transferncia,
recolhimento e acesso a esses documentos.
Conhea a estrutura do Plano de Classificao do MP
rea Meio
000 Administrao Geral
010 Organizao e funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimnio
050 Oramento e finanas
060 Documentao e informao
070 Comunicaes
080 Vaga
090 Outros assuntos referentes administrao geral

14

rea Fim
100 Planejamento e investimentos estratgicos
200 Administrao de Recursos Humanos
300 Oramento Federal, Finanas Pblicas Gesto Fiscal
400 Administrao do Patrimnio da Unio
500 Logstica e Tecnologia da Informao
600 Administrao das Empresas Estatais
700 Extino e liquidao de entidades da Administrao Pblica Federal
Direta, Autrquica e Fundacional, Empresa Pblica e Sociedades de
Economia Mista
800 Gesto, Reforma e Modernizao do Estado

Lembre-se:
O prazo fixado passa a correr no momento em que o
processo ou documento for concludo e arquivado
primeiramente na unidade setorial (corrente).
O prazo no corre pela data de cadastro do
documento e sim aps sua concluso.

Por exemplo:
Processo 1258/80
Assunto: penalidades disciplinares
Cdigo 025.12
Concluso do processo: 04/10/2001
Arquivamento na unidade: 05/10/2001
Prazo de guarda 05 anos corrente: 05/10/2006
Aps concluso do prazo, transferir para o Arquivo Central (CODIN).

15

O que
avaliao de
documentos?

Avaliao, consiste na definio de prazos

de guarda e estabelecimento da destinao final
dos documentos: eliminao ou transferncia ao
Arquivo Central, com base na Tabela
de Temporalidade dos Documentos.

II REGRAS GERAIS PARA ENTRADA

DE DADOS NO CPROD

Qual o procedimento para

cadastrar um documento
no sistema?

Aps a Classificao o CPROD efetua a avaliao automaticamente,

devendo ser emitidos os relatrios de transferncia e eliminao de
documentos, e encaminhados ao Arquivo Central para anlise e
aprovao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do
MP.

Lembre-se:
ELIMINAO
o descarte de documentos que j tiveram os
seus prazos de guarda expirados.

16

Entre no CPROD pela

Intranet, coloque seu login e
senha, e clique OK. Entre no
menu esquerda da tela
principal, e selecione o item
Registro e Trmite, opo
cadastro, indicando se
processo ou documento que
receber um nmero
de protocolo.

Lembre-se:
Todo documento produzido ou recebido deve
ser registrado no CPROD e receber um nmero
de protocolo.

17

E se o documento
j tiver um nmero
de protocolo?

Voc deve transcrever

o nmero j existente no
documento.

E como inserir
o nmero do documento
no sistema?

Digite o nmero,
observando que o algarismo 0
no aceito pelo sistema.

Lembre-se:
Quando o documento ou processo for classificado
no sistema, este informar a sua temporalidade,
fixando seu tempo de arquivamento ou vida na unidade
Corrente ou Central (Arquivo Central/CODIN).

Como identificar
as datas existentes
no sistema?

A data do documento e de recebimento

poder ser igual ou menor a data de
abertura do processo ou documento,
mas nunca maior. J a data de abertura
do documento no sistema fixa.

Se voc recebeu um
documento com o nmero 012,
transcreva 12.

Como classificar
os documentos no sistema?
Digite o cdigo de
classificao ou o assunto
do documento ou do
processo.

18

Caso seja digitada a

palavra-chave que identifica
o assunto, o sistema fornecer
uma lista com opes para
classificao, para que
voc escolha o assunto
desejado.

O que procedncia?

quem enviou ou originou

o processo ou documento.

19

Quem o interessado,
e o solicitante?

O interessado quem
tem interesse, benefcio,
proveito sobre o assunto do
documento ou processo.

Como proceder no preenchimento dos

campos procedncia, interessado e
solicitante para pessoa fsica?

Caso haja mais de um nome,

voc deve transcrever todos, ou
optar pela expresso e outro(s),
que dever ser selecionado como
outro interessado.

O solicitante quem solicita, pede,

procura, busca, requer providncias
sobre o assunto. Veja os exemplos:

Lembre-se:
Lembre-se:
O campo de procedncia, interessado e solicitante
divide-se em pessoa fsica (servidor ou cidado) e
pessoa jurdica (Coordenaes, Secretarias,
Departamentos, Ministrios, Empresas).

20

Digite o nome completo da

pessoa, utilizando a acentuao
correta.

Verifique o preenchimento dos campos antes

de salvar, observando se no foram digitados
espaamentos duplos, pontos, hfens, trema e
outros sinais que no contemplam o nome.

No inclua o atributo (senador, deputado,

presidente, secretrio, Doutor, Senhor, etc.)
juntamente ao nome do interessado ou solicitante, e
sim no campo especfico para esta funo, assim como
a sigla dever ser usada no campo especfico.
O sistema possui uma chave (+) que auxilia a
localizao da procedncia, interessado e solicitante
desejado nas tabelas de apoio.

21

Como preencher os
campos procedncia,
interessado e solicitante
para pessoa jurdica?

O campo de pessoa jurdica tabelado,

devendo ser consultado e selecionado o nome
desejado na tabela de apoio de procedncia,
interessado e solicitante.

Caso no exista o nome da unidade,

aparecer uma tela em branco e
voc dever solicitar sua incluso
CODIN.
Como imprimir as etiquetas
dos documentos e processos?

Acesse no sistema o Menu Relatrio,

item Etiqueta, opo Nmero de Etiquetas
para imprimir etiquetas de documentos. Para
imprimir etiqueta para processos selecione
a opo etiqueta de protocolo.

Como proceder
para fazer a tramitao?

Aps o cadastramento do documento,

o sistema apresentar a tela de tramitao,
onde voc dever selecionar a unidade
de destino e gravar a tramitao.

Para tramitar da sua unidade

para outra voc deve primeiro
buscar o documento no sistema pelo
nmero de protocolo e selecionar no
Menu Registro e Trmite, o item
Trmite Original ou Trmite Cpia.

Lembre-se:
Efetuando esse procedimento o sistema
apresentar a opo para emisso da ficha de
acompanhamento ou tramitado entregue.

Como posso fazer

o recebimento dos
documentos?

O sistema permite o recebimento eletrnico de

documentos e para utiliz-lo basta posicionar a leitora
de cdigo de barras sob a etiqueta ou selecionar na tela
de apresentao o item Recebimento de Protocolo.

Lembre-se:

22

Caso ocorra erro no momento da impresso, v ao

menu Atividade, Gerenciamento de Etiqueta e coloque
o nmero da etiqueta que voc quer que inicie a
impresso justificando o por qu.

23

Qual a diferena entre

prazo de resposta e prazo
de concluso?

Prazo de resposta refere-se

data estabelecida para posicionamento
sobre o assunto antes do prazo
de concluso.

Como fao para preencher

o campo de destinao
dos documentos?

Para incluso de unidade

interna (setores do MP) ou externa
(outros Ministrios, Empresas), consulte
e selecione na tabela de apoio
a unidade desejada.

Prazo de concluso
refere-se a data final para
o encaminhamento do parecer
sobre o assunto.

Caso no exista o nome

da unidade, aparecer uma tela em
branco e voc dever solicitar sua
incluso CODIN.

Veja o exemplo:

Processo recebido do TCU, no dia 27/11/02, solicitando

informaes sobre tomada de contas em at 15 dias, ou seja,
13/12/02.
Prazo de resposta:
Joo recebe o processo e solicita a Maria uma posio at o dia
28/11/02.
Prazo de concluso:
Joo recebe a resposta da Maria no dia 28/11/02, restando-lhe
11 dias para concluso do parecer e encaminhamento ao TCU,
at o dia 13/12/02, que o prazo de concluso.

24

Como proceder
ao preenchimento do
nome do tcnico?

Caso no exista o
nome do tcnico na tabela, solicite
sua incluso CODIN.

Localize e selecione
o nome do tcnico responsvel pelo
assunto da unidade de destino,
na tabela de apoio.

Lembre-se:
Lembre-se que o sistema possui uma chave (+) que
auxilia a localizao da unidade externa ou interna
desejada.

25

Como descrever o assunto

do documento ou processo?
Como informar no sistema
o nmero de volumes
e pginas de um processo?

Descreva o assunto de forma

resumida, clara e precisa, de modo que
expresse com exatido o contedo do
processo ou documento.

Digite no campo especfico para volume

a quantidade destes e digite no campo
especfico para pginas, o nmero da
ltima folha do volume final do processo.

No campo Assunto Complemento,

inclua apenas informaes adicionais
de interesse do setor responsvel
pelo processo ou documento.
O que um despacho?
E como deve ser feito?

o posicionamento dado pela

Unidade responsvel pela anlise
do processo ou documento.

Lembre-se:
26

O despacho deve ser descrito de forma objetiva e

resumida, de modo que pela consulta permita ao
usurio a ntida compreenso do despacho.

Lembre-se:
Leia atentamente o documento para identificar o
assunto especfico.
A quantidade de palavras digitadas no
importante para a localizao do documento e sim a
qualidade, clareza e simplicidade.
No inclua no campo assunto complemento
documentos novos que devem ser cadastrados.

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Como devo proceder

para tramitar as cpias?

As cpias devem ser tramitadas da

mesma forma que o documento
original, utilizando para isso o menu
Registro e Trmite Tramitao Cpia.

Como efetuar a juntada por

anexao e apensao no sistema?

Como proceder
a desapensao?

Entre no Menu Atividade, opo

Juntar Processo, e informe
o nmero do processo.

Como proceder para converter

um documento em processo?

Entre no Menu Atividade,

opo Converter Documento e digite
o nmero do documento.

Entre no Menu Atividade, opo

Juntar Processo; informe o nmero
do processo mais antigo e depois
o nmero do processo que voc
quer juntar, seja por anexao ou
apensao, selecionando a opo.
Em seguida grave a atualizao
realizada.

Automaticamente o sistema
informar os dados do documento,
aparecendo o lado esquerdo da
tela a opo Converter. Selecione
esta opo para confirmar
a converso.

28

29

Como arquivar um documento

ou processo no sistema?

Entre no Menu Atividade, opo

Arquivar Protocolo, selecionando se
processo ou documento, digite o
nmero do protocolo e preencha os
campos da tela, gravando
a atualizao feita.

Como desarquivar
no sistema?

Como proceder a consulta dos

documentos e processos no sistema?

Voc pode realizar a consulta

de duas maneiras.

Entre no Menu Consulta,

opo Protocolo caso voc
tenha informaes suficientes
para a busca do mesmo.
Caso voc no tenha muitos
dados como n do protocolo,
data do documento...
entre no Menu Consulta,
opo Textual e preencha
os campos com os dados
que possui.

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Entre no Menu Atividade, opo Arquivar

Protocolo, selecionando se processo ou
documento e digite o nmero de protocolo.
Automaticamente o sistema apresentar
todos os dados do documento
selecione a opo gravar para proceder
o desarquivamento.

31

Esperamos ter ajudado voc no esclarecimento das principais

dvidas das reas de protocolo e arquivo, durante a nossa
conversa. E se alguma dvida ainda persistir, lembre-se de
entrar em contato com a CODIN, afinal esta a nossa casa,
e estaremos sempre disponveis para auxili-lo.

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