Organizacin y mtodos

Enviado por jorgeguerra

1.
2.

Espectro de las actividades de organizacin y mtodos

3.

Responsabilidades del rea de organizacin y mtodos

4.

El analista de organizacin y mtodos

5.

Manuales

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el xito o hacia el
fracaso. Ellos son su Organizacin y los Procedimientos Administrativos que determinan su
ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.
Organizacin y Mtodos, es el rea de la Organizacin que se ocupa de analizar
los Problemas Estructurales y los Procedimientos de la Empresa a fin de optimizar su infraestructura
para el logro de los objetivos preestablecidos.
Introduccin
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el xito o hacia el
fracaso. Ellos son su Organizacin y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento
interno para el logro de una operatividad eficiente.
Para llevarlo a la prctica se han desarrollado tcnicas que, por su especialidad, especificidad y
complejidad requieren el aporte de especialistas. Existe una tcnica que se orienta a optimizar la
efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organizacin y ella es la
de ORGANIZACIN y MTODOS.
Organizacin y Mtodos, es el rea de la Organizacin que se ocupa de analizar los problemas
estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el
logro de los objetivos pre-establecidos.
Del anlisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnolgicas disponibles,
surgir una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerrquico e informativo de la
empresa, entendiendo como:
Eficacia: el grado de alcance de los objetivos

Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relacin con estos.

Organizacin y Mtodos, surge con un criterio de Eficientismo en el uso de los recursos, a fin de
racionalizar gastos en las reas de Servicio, orientndose hacia la Productividad y la Calidad Total.
Aprovechar el enorme potencial que encierra la Tecnologa de la Informacin (Internet, Workflow, Firma
Digital, Digitalizacin de Documentos, Cuadro de Mando Integral, Buissines Intelligent,
prximamente Factura Electrnica, etc.) impulsa la necesidad de que las Organizaciones se vean en la
necesidad de encarar verdaderas Reingenieras de Procesos a fin de optimizar los Circuitos y
los Sistemas deInformacin.
La Idea es Mejorar en Calidad, Productividad y Servicio. La tecnologa debe ser usada no solamente para
automatizar o alterar procesos existentes, sino ms bien como una herramienta para cambiar
fundamentalmente la forma en que las organizaciones hacen las cosas. Esto es INNOVACIN.
Es aqu donde Organizacin y Mtodos adquieren un valor relevante ya que es la nica rea de la
Organizacin que ve a la misma como un todo.

Espectro de las Actividades de Organizacin y Mtodos.

Respecto a la Estructura de la Organizacin.

Analizar la estructura.

Estudiar la estructura jerrquica.

Reordenar los niveles jerrquicos.

Crear o suprimir rganos

Modificar la estructura de dependencia

Fijar la red de interrelacin.

Analizar las Funciones

Para asignar las funciones en cada caso es necesario que:

La estructura jerrquica est definida.

Los procedimientos administrativos estn normalizados.

Estn asignadas las reas de responsabilidad.

La asignacin de funciones comprende:

El anlisis y determinacin de las funciones.

La descripcin del cargo.

La descripcin de la red de interrelaciones del cargo.

La fijacin de tareas para cada funcin asignada.

La autoridad y responsabilidad requerida para la funcin. Cules son sus lmites.

El perfil de requerimientos personales o tcnicos para desempaar la funcin.

Respecto a los Procedimientos (Anlisis de los procedimientos)

Deteccin de errores respecto a:

Control interno

Reiteracin de trmites

Archivos repetitivos

Pasos innecesarios

Superposicin de funciones

Diseo de Formularios

El formulario es una pieza importante dentro un procedimiento por lo tanto su diseo debe ajustarse a
su desarrollo siguiendo secuencialmente su desarrollo, supliendo en muchos casos intervenciones
escritas en el trmite.
Debe tenerse en cuenta:
Aplicacin de Normas IRAM

Diseo adecuado para sistematizar la informacin que contenga

Aspectos Legales: Tipo de informacin a archivar, Periodo de retencin

Ordenamiento y Distribucin de Oficinas

Es una actividad mediante la cual se determina la mejor distribucin fsica de los espacios,
amoblamientos, equipos, ficheros, medios de comunicacin, etc. de manera de facilitar la circulacin de
personas y actuaciones, determinando tambin la facilidad de acceso al equipamiento necesario para
desarrollar las actividades incluidas en los procedimientos.
En esta actividad se verifica:
Distribucin fsica de oficinas.

Recorrido fsico de la informacin.

Circulacin de personas.

Accesibilidad de equipos

Espacios de espera.

Medicin del trabajo administrativo

Es un conjunto de tcnicas sistemticas que permiten establecer los tiempos de ejecucin de las tareas
administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades
previstas dentro de una organizacin.
Todo este espectro de actividades estar signado por las Herramientas Tecnolgicas que la Organizacin
estar dispuesta a implementar.
Mucho tienen que ver las metas de la Organizacin en cuanto a si est dispuesta o no a encarar un
verdadero proyecto de Despapelizacin sobre una plataforma de Workflow, donde:
Los documentos viajan por la Red.

Las tareas se direccionan automticamente en forma inteligente.

Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automticas.

Los tiempos de proceso disminuyen sustancialmente.

Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento.

Responsabilidades del rea de Organizacin y Mtodos

Conjugar los resultados del trabajo de las distintas jurisdicciones con las exigencias expresadas
por los objetivos generales empresariales, mediante la formulacin de un plan de organizacin cuya
finalidad principal sera la transformacin, de las partes que componen el trabajo de las reas en unidades
lgicas y necesarias, activa y orgnicamente acopladas en la estructura de la empresa,
Establecer criterios de departamentalizacin y confeccionar y/o actualizar la estructura
organizativa de la empresa.

Redactar el Manual de Organizacin de la empresa incluyendo las misiones, funciones,

caractersticas de cada puesto de trabajo, responsabilidades, autoridad, dependencia y perfil de cada
cargo.

Proponer la inclusin de los diversos servicios no considerados en la estructura organizativa y

destacar la adecuada asignacin de responsabilidades y autoridad a dichos sectores.

Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de reduccin de costos en el

trabajo administrativo.

Coordinar y organizar el trabajo de relevamiento y registro de datos, asegurndose de que se

realiza de acuerdo con las exigencias de las elaboraciones a que habrn de someterse esos mismos
datos.

Analizar de acuerdo con lo previsto en el plan mencionado en el primer punto, los procedimientos
y los mtodos seguidos en la ejecucin de los trabajos, para hallar sus deficiencia y proponer las
modificaciones que resulten necesarias para optimizar su funcionamiento.

Formular recomendaciones para la eliminacin de procedimientos no econmicos, no

funcionales, repetitivos e innecesarios.

Confeccionar los manuales de Procedimientos, del Empleado y del Puesto de Trabajo, de

acuerdo con los diseos aprobados.

Confeccionar los cursogramas y diagramas de recorrido de los cursogramas en estudio.

Elegir de acuerdo a las disponibilidades de la empresa los mtodos de trabajo ms idneos,

mantenindose permanentemente actualizado respecto a novedades de equipamiento y suministros.

Ejercer un control eficaz sobre todos los impresos utilizados en la empresa, asegurndose de su
idoneidad tanto desde el punto de vista de las finalidades para las que han sido confeccionados, como su
diseo, formato, nmero de copias y destino de cada una de ellas, proponindose como
principal objetivo la eliminacin de los impresos intiles, su unificacin y cuando sea posible su fusin;
como tambin centralizar las rdenes de reimpresin, llevando registro de los pedidos, consumos
estimados, codificaciones, etc.

Cuidar que la distribucin en planta de los puestos de trabajo sea lo ms racional posible en
relacin con los circuitos administrativos que deban satisfacer.
El Analista de Organizacin y Mtodos
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el xito o hacia el
fracaso. Ellos son su Organizacin y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento
interno para el logro de una operatividad eficiente.
a.
Lineamientos que encuadran su actividad:

El analista debe recordar que siempre acta como asesor

El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte rdenes.

Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios.

Para solucionar los problemas no existen frmulas mgicas, sin estudio previo.

Debe darles participacin a las personas entrevistadas, aceptando sugerencias.

Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo.

Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.

b.
Condiciones personales del Analista de Organizaci6n y Mtodos:

Predisposicin constructiva para el Cambio: Capacidad para transformar.

Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales

Mente abierta, no dogmtica: Receptivo a ideas tiles. Facultad para juzgar.

Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones tericas y prcticas.


Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes y frustraciones.

Capacidad analtica: Implica, observacin e identificacin de los hechos; verificacin de su validez,

desintegracin en sus partes, habilidad para relacionar la informacin con otras logradas anteriormente

Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.

Habilidad para persuadir con estrategia y diplomticamente: Saber "vender" sus productos y lograr
compradores para su "mercanca"

Cumplir inexorablemente con los plazos previstos.

Facilidad para trabajar en equipo.

c.
Responsabilidad

Efectuar relevamientos dentro de la organizacin a fin de obtener la informacin buscada a travs

de entrevistas, cuestionarios, estudio de documentacin, etc.

Obtener antecedentes documentales de la situacin existente.

Buscar y hallar soluciones lgicas a los problemas de Organizacin y procedimientos que puedan
existir en la empresa en estudio

Efectuar el anlisis de la documentacin sostn de la situacin analizada.

Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer mejoras.

Analizar y diagnosticar de la situacin existente y confeccionar propuesta.

Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementacin del sistema.

Manuales

Constituyen una de las herramientas con que cuentan Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de
sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente un instrumento de comunicacin.
Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene:

la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organizacin

y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas.

Ventajas.
Son un compendio de la totalidad de Ias funciones y procedimientos que se desarrollan en una
organizacin. Registran a manera de inventario las prcticas reconocidas dentro de la organizacin y son
fuente de consulta.

La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o

criterios subjetivos del funcionario actuante, sino regidas por normas que mantienen continuidad a travs
del tiempo.

Clarifican la accin a seguir y las responsabilidades a asumir en aquellas situaciones en las que
puedan surgir dudas respecto al rea que debe actuar o a Ia decisin a tomar.

Mantienen homogeneidad en cuanto a la gestin administrativa impidiendo la excusa del

desconocimiento.

Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el correr del tiempo al incorporarse
en Ia cultura de la organizacin a travs de su evolucin administrativa.

Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones delegadas al existir un
instrumento que define con exactitud cuales son los actos delegados.

Facilita Ia capacitacin del personal al existir compendiados los reglamentos internos de la

organizacin.

Resuelven conflictos al dirimir problemas de jurisdiccin, superposicin de funciones o

responsabilidades.

Ayudan a la planificacin, coordinacin y control de la empresa al tener claramente determinados

los objetivos y las responsabilidades para cumplirlos.

Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones que antes deban ser analizadas,
evaluadas v resueltas en cada caso.

Ubican Ia participacin de cada componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a

los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.

Desventajas.
Costo: Existe un costo de redaccin y confeccin que indudablemente debe afrontarse.
Actualizacin: Exige una constante actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su
contenido, acarrea su total inutilidad.

Tipos de Manuales.
Manual de Organizacin

Describe la Organizacin Formal de la Empresa consignando:

Misiones: enunciacin sinttica del objetivo que persigue el rea de la Organizacin.

Funciones Bsicas

Autoridad: Quienes dependen de el y l que quien depende

Responsabilidad

Caractersticas

y Especificaciones de la Posicin.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de l, en materia de
funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de Ia
empresa.
Los manuales deben distribuirse completos a todos lo jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre
todos y cada uno de los jefes.
Ejemplo:
Manual de Organizacin para la posicin: Gerente de Administracin y Finanzas.
Misin:
Formular polticas y planes referidos a la estructura y accin administrativa de la Empresa.

Desarrollar e implementar mecanismos de control sobre actividades de la Empresa.

Elaborar y analizar informacin contable para evaluar los resultados operativos de la Empresa.

Funciones:
Custodiar el patrimonio de la empresa, a travs de la registracin correcta y en tiempo de
transacciones que afecten el activo y pasivo, conforme a exigencias legales.

Mantener adecuados registros de los inventarios en cuanto a existencias y su valorizacin,

conforme a mtodos y usuales y reconocidos.

Proteger a la empresa en lo referente al manejo del flujo de fondos y mantener

el equilibrio financiero.

Vigilar el cumplimiento de obligaciones de terceros hacia la empresa y de la empresa hacia

terceros.

Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes en la organizacin.

Velar por la adecuada registracin de los costos de produccin, administracin u

de comercializacin.

Asegurar que a travs de la informacin que surja de los estados contables y financieros puedan
decidirse acciones correctivas.

Autoridad:
Ejerce supervisin directa sobre el Jefe del Departamento de Contadura General y sobre el Jefe del
Departamento de Tesorera General, e indirectamente sobre los Jefes de las Secciones de: Tenedura
de Libros, Caja y Bancos, Cuentas Corrientes a Cobrar y a Pagar,
Costos, Contabilidad Presupuestaria, Activos Fijos, Contabilidad de Depsitos, Liquidacin de Sueldos y
Jornales, Impuestos y Seguros.
Caractersticas de la Posicin:
Informacin que se Emite:

Estados Contables peridicos y de Fin de Ejercicio (Balance General), Conciliacin de Ingresos y Egresos
de Fondos. Resmenes de Cuenta de Clientes y de Proveedores, Liquidacin y declaraciones juradas de
Impuestos y de Cargas Sociales,
Informacin que se Recibe:

Facturas de Proveedores de Bienes y Servicios, Resumen de horas trabajadas, Ordenes de Compra

emitidas, Partes de Recepcin de Materias Primas y Materiales, Presupuestos tentativos formulados por
otros sectores, Resumen de Cuentas Bancarias, .
Informacin que se Registra:

Asientos y minutas contables, Imputaciones Contables, Registros de Ley (libros rubricados), Subdiarios
Auxiliares, Registros de Activo Fijo (Bienes de Uso),.
Especificaciones de la posicin:
Titulo Profesional:

Contador Pblico o Licenciado en Administracin, con capacidad adicional en impuestos, procesamiento

de datos, seguros, administracin financiera.
Aptitudes Personales:
Organizador y Metdico, Voluntad de Anlisis, Responsabilidad en el Control.
Fecha de Aprobacin, de Vigencia y de Revisin.

Manual de Procedimientos.

Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial
de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos
procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:

Cartula de Presentacin: indicando Tema, N de Procedimiento, Vigencia, reas

afectadas y Analista Actuante.

Objetivos y Alcance

Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualizacin.

Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representacin

grfica que describe en forma clara y lgica los sistemas administrativos. Se utilizan columnas para
representar las reas involucradas (IRAM: 34503) , Grupos de Smbolos para la representacin grfica
(IRAM 34501).

Descripcin de los Procedimientos.

Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.

Glosario

ndice Temtico.

Fecha de Emisin, Vigencia, Reemplazo y Revisin.

Manual del Empleado.

Contiene los objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, situacin en el mercado, planes de
incentivacin, programacin de la carrera, derechos y obligaciones, etc.
Su contenido debe responder a la siguiente estructura:
Institucional:

Datos de la Empresa
Rubro.
mbito de Actividad.
Objetivos.
Organizacin.
Nombre Directivos.
Sucursales.
Cantidad de Empleados.
Equipamiento.
Personal:

Desarrollo de la Carrera.
Incentivos
Convenio Colectivo.
Caja a la que Aporta
Obra Social.
Beneficios.
Derechos.
Obligaciones.
Manual del Puesto de Trabajo.

Describe en forma pormenorizada la intervencin que le corresponde a la posicin en cada uno de los
procedimientos en los que le toca intervenir. El Cmo, el Porqu y el Para Qu.
Su contenido debe responder a la siguiente estructura:
Objetivos.

Funciones del Sector.

Descripcin de Procedimientos.

Tareas a realizar.

Instrucciones.

Responsabilidad.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos21/organizacion-y-metodos/organizacion-ymetodos.shtml#ixzz3nohwShxa

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Organizacin y Mtodos
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Concepto

Origen de Organizacin y Mtodos

Funciones

Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Mtodos

Ubicacin dentro de la empresa

Personal de Organizacin y Mtodos

Obstculos y limitaciones de Organizacin y Mtodos

Conclusin

Bibliografa
INTRODUCCIN
El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes
conceptos de un sistema de Organizacin y Mtodos, para comparar las funciones que realiza de acuerdo
con la dependencia en la cual trabaja y las caractersticas que debe contener los anlisis del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la creacin y de los antecedentes de este
sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.

Se profundizar en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder destacar la mejor ubicacin
del mismo en una empresa u organismo, basndose y teniendo en cuenta la coordinacin y las
normativas de dicho rgano.
1.1 Concepto
El avance incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes defectos que ella acusa,
ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios
para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administracin.
Y es as como hoy en da, en la mayora de las empresas han sido creadas Centrales de Organizacin y
Mtodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organizacin y Mtodos es uno de
los trminos que integran la labor general de la racionalizacin.
Sobre la Teora de Organizacin y Mtodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para
proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como
disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de
esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin, se llama unidad, equipo
o servicio de Organizacin y Mtodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicacin de la
tcnica del mencionado servicio.
Organizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administracin,
cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organizacin y
mtodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Mtodos
es asegurar el mximo de eficiencia en el financiamiento de la mquina administrativa, y mediante la
aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin; conseguir economas en el costo de
la produccin y en la utilizacin de mano de obra, pero como regla general a Organizacin y Mtodos no
se le concede autoridad sobre otras unidades en administracin.
Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los
administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los mtodos
adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los
administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin y Mtodos, y sea capaz de
dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente responsable de sus actividades.
Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea
conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organizacin y
crear los instrumentos apropiados o mtodos para llevar a cabo la funcin.
La ventaja principal que Organizacin y Mtodos tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad
es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener
que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene
la mayora de su informacin a travs de personas encargadas de la actividad que se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en trminos de
propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qu de ello.
Un buen servicio del departamento de Organizacin y Mtodos se caracteriza por:
Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presin.

Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer
apreciaciones objetivas.

Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus

funcionarios.

Liberacin de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de

las necesidades de la empresa.
Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organizacin y mtodos no sern aceptadas, es decir,
que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta.
"El trmino de Organizacin y Mtodos se utiliza para designar el conjunto de tcnicas administrativas y
de investigacin destinados a mejorar el funcionamiento de la administracin pblica"
De esta manera, el trmino de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la organizacin como la
funcin que se sustenta en buscar los medios prcticos para distribuir las funciones en las distintas
unidades orgnicas del servicio administrativo respectivo: determinar su grado de eficiencia,
su rentabilidad, as como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en

conceptuar al mtodocomo el proceso de reflexin abstracta que permite enfocar y abordar el problema
de la organizacin.
Adems, se aplica en administracin pblica con el fin de obtener un mejor rendimiento de
los recursos destinados a la prestacin de servicios.
La esencia de la relacin entre Organizacin y mtodos es que los mtodos deben ser acordes con la
organizacin y sta con los mtodos aplicados. Una variacin en la organizacin ocasiona una variacin
en los mtodos y, a la inversa, un cambio en los mtodos provoca cambios en la estructura orgnica. El
mtodo permite descubrir cules son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la
organizacin para hacerla eficiente y eficaz.
La introduccin de esta concepcin al sector pblico se ha realizado conforme han surgido los problemas
en la prestacin de los servicios pblicos. Se inici la aplicacin de este concepto en las empresas
pblicas para las cuales el criterio de rentabilidad y productividad es importante, a pesar de que el lucro
no es su finalidad. El concepto de O y M se utiliza bajo un enfoque poltico y social. Y en el sector privado
bajo un enfoque ms financiero y de auto-enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios
determinados y particulares.
Las unidades de organizacin y mtodos se crean en cada dependencia y obedecen a
dos objetivos fundamentales:
1.
Servir de vinculacin entre el rgano central de modernizacin administrativa y las dependencias
en la ejecucin de las prioridades del mejoramiento administrativo.
2.

Analizar los problemas originados en la estructura de la organizacin y los problemas derivados

del flujo o proceso administrativo; as como los problemas del cambio de actitud y comportamiento,
en el marco de la modernizacin administrativa.

1.2 Origen de Organizacin y Mtodos

La creacin de las unidades de Organizacin y Mtodos se vincula, por una parte, a los esfuerzos de
reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer ms eficiente cuyos antecedentes que
remontan a 1821, fecha de la aparicin del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al
establecimiento del proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y
formacin y otra referente a su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, que se inicia con la creacin de los departamentos
administrativos y termina con la instalacin de las unidades de Organizacin y Mtodos en toda la
administracin. Este perodo se caracteriza por la confusin y el parcialismo, porque se lig la funcin de
Organizacin y Mtodos a las funciones de contabilidad y auditora con funciones de mejoramiento
administrativo, ya que stas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracin e introducen
las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su accin de revisin
permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.
Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:
1.
"Acuerdo por el que se establecen las bases para la promocin y coordinacin de las reformas
administrativas"
2.

"Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar
la atencin que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"

3.

"Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo
visitas peridicas de evaluacin en materia de reforma administrativa y los diagnsticos necesarios"

"En los ltimos aos, Organizacin y Mtodos, no slo se ha consolidado mediante el apoyo poltico y
legal que se les otorga, sino tambin por su funcionamiento en la prctica"
2. Funciones
El funcionamiento del sistema de Organizacin y Mtodos vara de acuerdo con el desarrollo de la
organizacin, dentro de la que se ubica y con las tcnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo
de sus funciones de anlisis y diagnstico administrativo y diseo organizacional.
"Las funciones consisten en una orientacin general en el conjunto de la administracin" y se pueden
destacar de la siguiente manera:

1.

Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia.

Esta primera funcin implica que efecten varias actividades como la realizacin de un diagnstico
general de la estructura y procedimientos de la organizacin, la proposicin de modificaciones para la
adaptacin de sistemas y procedimientos, su diseo y la formulacin de manuales administrativos.

2.

Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Segn esto,
deben desarrollarse actividades de investigacin y clasificacin de acuerdo a las bases jurdicas que
le otorgan legitimidad a la administracin de la dependencia.

3.

Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en

la interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas; coordinndose con cada una de ellas e
implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitacin del personal.

4.

Hacer actividades de promocin, investigacin y divulgacin. Para promover la coordinacin de

los recursos e investigar las nuevas tcnicas de administracin que se puedan aplicar, de este modo
comunicar o divulgar dichas tcnicas para que sean aplicadas.

5.

Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se verifiquen todas las
actividades realizadas como un anlisis integral de finalidad, de organizacin, sistemas y
procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los mtodos.

6.

Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que deba realizar la organizacin en

cada una de sus divisiones.

7.

Conocimiento de las tcnicas concernientes al mejoramiento de mtodos y a

los principios generales para resolucin de problemas que se plantean en la organizacin de la cual
dependen.

8.
9.

Estudio, bibliografa y documentacin sobre temas de organizacin y mtodos.

Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor
eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

"Respecto con las funciones que deben desempear los sistemas de Organizacin y Mtodos, se pueden
distinguir tres fases de desarrollo administrativo"

Anlisis

Cuadros

Elabo

Elabora

Anlisi
Se dividen en estas fases ya que va desarrollndose mediante la dependencia, el mejoramiento, el
comportamiento del personal y los sistemas de la organizacin
a.
Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativas aportadas por la teora de la organizacin
clsica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando
organogramas como cuadros de distribucin del trabajo, departamentalizacin y delegacin de
tareas.
b.
Fase de Desarrollo (Inicio):

c.

En este nivel de actividad recurren las tcnicas ms avanzadas y complicadas para el desarrollo del
comportamiento y la teora moderna de la organizacin, as como los sistemas y los proyectos.
Fase de Desarrollo (Intermedia):

d.

Fase de Desarrollo (Consolidacin):

Es la fase donde se hace ms avanzado el desarrollo, recurriendo a teoras cuantitativas con la utilizacin
de recursos matemticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrnicos de datos.
3. Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Mtodos
La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgnica de la que se trate,
se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y
desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo con la estimacin
de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos
anlisis se deben seguir diversos pasos:
1.
Conocer el hecho o la situacin que se analiza.
2.

Describir tal hecho o situacin.

3.

Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

4.

Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especfico en

estudio.

5.

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo

comparaciones y buscando analogas.

6.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenmenos
administrativos y el departamento donde se trabaja.

7.

Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas administrativas,

funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

Es importante saber las caractersticas que distinguen a los anlisis de un sistema de Organizacin y
mtodos, las cuales se denotan as:
a.
Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de procedimientos o de
pasos dentro de un proceso.
b.

Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas.

c.

Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los

factores.

d.

Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las

formas, registros e informes.

e.

Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el anlisis de las

operaciones de un procedimiento.

f.

Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos,

produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades homogneas de tiempo.

g.

Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una variable puede
ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

h.

Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las inferencias acerca
de las caractersticas del personal.

i.

PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La planeacin y control de un

conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y
actividades, asignacin de recursos, etc.

j.

Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a travs de la
eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisicin,
durabilidad, utilizacin en diversas etapas.

k.

Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as proporcionar
datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

l.

Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Mtodos, diversas teoras que caracterizan a
su dependencia o a las etapas por las que est desarrollndose, stas se dividen as:

Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de servicio, y la mayora de

los modelos suponen una distribucin especfica de las llegadas y el tiempo.

Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable

para el desarrollo sistemtico del anlisis.

Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de competencia, y aplicar en

problemas de productividad hacindose responsables pero conociendo las reglas.

4. Ubicacin dentro de la empresa:

Ya est definido que la funcin nica de Organizacin y Mtodos corresponde a aconsejar, aunque a
veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad,
dando como resultado que la unidad de Organizacin y Mtodos pueda situarse en diferentes lugares en
la estructura administrativa de una empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretara. Lo
que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazn de la
administracin como un instrumento efectivo para su mejoramiento.
"La ubicacin de Organizacin y Mtodos en los organismos de la administracin es muy variada y
depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado".
Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organizacin y mtodos dependan de la misma
autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir,
de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo.
a) Ubicacin segn la funcin de asesora:
Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el mximo nivel jerrquico o mximo nivel de
decisin, pero pueden situarse en otro nivel jerrquico. Existen dos casos
En una secretara, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de
un gerente.
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En una administracin descentralizada, donde puede depender directamente del director o
gerente general y del subdirector o subgerente general.
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La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que la
estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y evolucin de
las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide
aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgnica asesora.
Realizndose mediante la recoleccin de una serie de datos que le permiten conocer la situacin como
una fase de diagnstico y considerar los cambios para una mejora del sistema de actuacin
administrativa como una fase de diseo.
b) Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo:

Es aquella que permite a los rganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa
las tareas de programacin, presupuestos, informacin, administracin de recursos humanos y materiales
y control.
Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos a nivel lineal, dependiendo de un rgano de lnea
pero con autoridad funcional sobre las unidades orgnicas de la dependencia para el caso especfico y
especial del apoyo administrativo en Organizacin y Mtodos.
Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo,
auxiliadas por pequeas unidades de diagnstico y proyectos ubicados en las reas que dada su
importancia o dimensin las requiera.
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c) Ubicacin segn la funcin de los proyectos:
La organizacin por programas o proyectos es la ms resultante del desarrollo de las relaciones
horizontales dentro las organizaciones.
La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituye una organizacin orgnico ajustable y
flexible, identificndose como una estructura horizontal diagonal. Es una combinacin de la relacin de
coordinacin y del mando especializado, pero tambin puede considerarse como una vinculacin entre la
estructura programtica, cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y
la organizacin.
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"Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organizacin y Mtodos"
El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al ms alto nivel
con una relacin de asesora en el organograma.
El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las actividades
del proyecto hasta su trmino y los funcionarios de lnea conserven su autoridad lineal original.
"En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los distintos
administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto"
4.1 Personal de Organizacin y Mtodos
El personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como analistas. ste se encarga de
recopilar y analizar informacin con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, as como
asesorar en la implantacin de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un tcnico o
profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la administracin y de la
organizacin, de sistemas y metodologa de la investigacin.
Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos administrativos y
el diseo organizacional, anlisis y elaboracin de organogramas, diagramas de flujo y distribucin de
espacio.
El analista debe tener la capacidad de anlisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar
informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.
4.2 Obstculos y limitaciones de Organizacin y Mtodos
Los obstculos y limitaciones de un sistema de Organizacin y Mtodos se resumen en tres aspectos:
a.
La carencia de un programa general de Organizacin y Mtodos en las dependencias pblicas.
b.

La escasez de personal calificado.

c.

La resistencia al cambio.

CONCLUSIN
Para concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital para cualquier empresa
ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se localice, ayudar de manera
directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo,
tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde
se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera ms rpida, eficaz y
consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el
mximo nivel jerrquico de la empresa.

BIBLIOGRAFA
INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIN PBLICA: Organizacin y mtodos,
un instrumento de la Reforma administrativa. San Jos de Costa Rica. Mayo de 1969. Pgs. 90

PETROGLIA, Luis A: Organizacin y mtodos en la Amrica Latina. Ediciones Machi Crdova

2015. Buenos Aires, Argentina. 1966. Pgs. 162

QUIROGA, Gustavo: Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica. Editorial

Trillas. Mxico 1999. Pgs. 405.

Pginas Web:
www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtml

www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml

www.monografias.com/trabajos11/moconta/moconta.shtml

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml#ixzz3noiCaNSx