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5 Passos de ouro para organizar as reas de trabalho

H cinco passos de ouro, designados de organizao 5S, que ajudam a resolver estas questes e a organizar as reas de trabalho
Kaizen Institute Portugal | 27/04/2015 | 18:09

A falta de organizao da rea de trabalho um cenrio recorrente no quotidiano das empresas. Embora possa no parecer
primeira vista, o ambiente pesado, a dificuldade em localizar os itens necessrios, a falta de espao e a dificuldade permanente de
acesso e partilha so entraves produtividade, na medida em que aportam consigo uma srie de outras problemticas como perda
de tempo, stress na equipa, dependncia das pessoas ou m imagem para os visitantes.
Como podemos ser mais produtivos? Como responder mais rpido s solicitaes? Como tornar o espao de trabalho mais transparente?
H cinco passos de ouro, designados de organizao 5S, que ajudam a resolver estas questes e a organizar as reas de trabalho, desde as mais
pessoais como a secretria at s partilhadas, como por exemplo cozinha, copa, rea social ou biblioteca. Podem aplicar-se a todo o tipo de reas, desde
a indstria aos setores mais administrativos, propondo-se que sejam sempre desencadeados pelas prprias pessoas que trabalham nos espaos, pois s
assim se garante que so adequados.
1 Triagem (Seiri)
Retirar das reas de trabalho tudo o que no necessrio para os processos que ali se desenvolvem. Para tal, importa definir o que indispensvel e
identificar aquilo que no necessrio, procurando exaustivamente nas prateleiras, debaixo das mquinas, em armrios, etc., de modo a libertar o local
de trabalho do que no relevante.
2 Arrumao (Seiton)
Definir o local para cada item de acordo com a frequncia de uso. A arrumao dever seguir a mxima "um local para cada coisa, cada coisa no seu
local".
3 Limpeza (Seiso)
Restaurar as boas condies dos equipamentos e infraestruturas, assumindo o lema "limpar inspecionar". As condies originais de funcionamento
do espao e dos equipamentos devem ser repostas e os problemas simples devem ser resolvidos de forma imediata. Os pontos que no sejam de
resoluo imediata devero ser identificados de forma visual, atravs da utilizao de uma etiqueta vermelha.
4 Normalizao (Seiketsu)
Devem ser definidas normas de modo a assegurar que a nova organizao ser mantida, marcando assim a diferena entre uma organizao
tradicional e uma organizao 5S. Este passo serve para permitir e facilitar a sustentabilidade dos trs primeiros S (triagem, arrumao e limpeza).
tempo de definir normas visuais para evidenciar os locais de arrumao e estabelecer regras de utilizao de materiais e equipamentos. Sero utilizados
cdigos de cor e smbolos para facilitar a identificao e utilizao de materiais e equipamentos.
5 Disciplina (Shitsuke)
A disciplina levar a que se cumpram os standards definidos. A manuteno e a melhoria da organizao do posto de trabalho contnua no tempo,
pelo que todos devem conhecer as normas, aplic-las diariamente e melhor-las sempre que possvel. As auditorias devem ser realizadas
periodicamente para garantir o estado saudvel do local de trabalho.
Cumpridos os cinco passos, registar-se- seguramente um aumento da produtividade atravs da reduo dos tempos de procura e da motivao das
equipas. Os postos de trabalho estaro mais organizados e "transparentes", melhorando tambm a qualidade do servio.
O Kaizen Institute uma empresa multinacional que d suporte s organizaes no desenho e implementao de processos que permitem a
melhoria contnua de forma sustentada.
Dinheiro Vivo

31-07-2015 01:08