Siete Claves

para la Excelencia Organizacional

Presupuestos ms apretadosTendencias econmicas inciertasCostos de mano de obra
en aumentocosto del combustible que se va a las nubesy por cierto, la demanda de
los clientes en aumento son todas las razones por las que la necesidad de produccin
eficiente y la satisfaccin oportuna de pedidos es ms importante que nunca.
Este documento analizar como la Excelencia
Organizacional es la clave para el xito an en tiempos
difciles, guiando hacia una mayor prosperidad cuando
nuestro ambiente econmico mejore. No es slo el
equipo y el software, se trata de slidos principios de
negocios y de cmo ahora es el momento de
implementar estas Siete Claves para la excelencia
Organizacional!

6. Capacidades y destrezas de la Gerencia

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7. Motivacin de la fuerza de trabajo
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8. Metas de servicios a clientes
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Si usted evaluase sus distribuciones de operacin qu

calificacin obtendran en las siguientes categoras? (1 =
requiere mejorar, 2 = cumple con las expectativas, 3 =
excede las expectativas)
1. Productividad, rendimiento y costo de mano de obra
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2. Mejores prcticas del sector
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3. Asociados entrenados en forma cruzada
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4. Estado de nimo, retencin y reclutamiento
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5. Precisas mtricas individuales de desempeo
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Es muy comn que incluso aquellas operaciones

altamente eficaces tienen oportunidades para mejorar y
stas a menudo estn ocultas por sus fortalezas. Por
ejemplo, una empresa puede estar cumpliendo con sus
metas de servicio al cliente, pero no cumpliendo
objetivos de presupuesto, productividad o costo de
mano de obra.
Para alcanzar la Excelencia Organizacional, se debe
prestar atencin a varios factores que afectan aquellos
que gestionan y efectan las tareas crticas de
distribucin. Se debe hacer todos los esfuerzos para
habilitar a la Gerencia y a los asociados para que
triunfen, ya que su xito es integral al xito general de
la empresa.

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Siete Claves para la Excelencia Organizacional

1. Desarrollo y Alistamiento
Organizacional
Comience con el fin en mente. Para la mayora de las
empresas, las operaciones de distribucin han
evolucionado en el tiempo, ms que debido a un diseo
organizacional. Esto es especialmente cierto para
empresas exitosas de rpido crecimiento; como tales, es
comn encontrar que muchos de los componentes
bsicos de diseo organizacional y de estructura, no
estn presentes. Las razones de asociados a personal de
gestin son altas; las descripciones de cargos no
existen; los organigramas tienen vacos; la
documentacin de procesos y procedimientos es
insuficiente; los programas y polticas no se han
documentado o comunicado; los programas de
entrenamiento y comunicacin son inconsistentes. Un
diseo organizacional adecuado y completo requiere
esfuerzo y alimentacin de parte de varias partes
interesadas, incluyendo a operaciones, recursos
humanos y finanzas (para las polticas de pagos). Una
vez que se haya desarrollado polticas y decisiones, la
comunicacin eficaz multicanal es crtica.

2. Procesos Magros
Racionalice, simplifique y estandarice. Los procesos
slidos son la base de una distribucin eficiente. Muchas
empresas han adoptado las iniciativas TQM, Lean y
Six Sigma, pero independientemente del mtodo de
mejoramiento, los mtodos ineficientes de trabajo y las
actividades que no aaden valor deben ser minimizados
o eliminados. A medida que los sistemas y la
automatizacin se tornan ms complicados, es esencial
que los procesos continen a evaluarse y a mejorarse.
Se debe comunicar las Mejores Prcticas a los
asociados, y ellas deben ser claras, concisas e
internalizadas. Para aumentar el sentido de propiedad,
considere llevar a cabo sesiones de lluvias de ideas con
los asociados, supervisores y gerentes, para pedirles sus
ideas, muchas de las cuales no se conocera de otras
formas. Tambin es importante documentar procesos y
procedimientos y crear guas de entrenamiento para
reforzar y educar las mejores prcticas.

3. Entrenamiento y Entrenamiento
Cruzado
Lleva 30 das establecer un hbito. De acuerdo, muchas
de las operaciones de hoy en los DC son simples y
sencillos (p.ej. descargar y cargar). Sin embargo, la
tecnologa usada en la seleccin puede representar un

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desafo para los asociados nuevos. El entrenamiento

debe incluir algo ms que atenerse a los procedimientos,
sino que tambin a la secuencia de tareas, y a la
metodologa para efectuar la tarea. Se debe desarrollar
los Mejores Mtodos y compartirlos con todos los
asociados, aunque sean los de mejor o peor
rendimiento, o los nuevos. El entrenamiento debe ser
efectuado por entrenadores calificados o por
supervisores de primera lnea. El entrenamiento cruzado
de los asociados en otras operaciones le permitir a la
Gerencia utilizar el talento disponible segn se requiera,
para el uso eficaz de las horas de mano de obra en la
instalacin. Tenga presente que los asociados tendrn
que trabajar ocasionalmente en las operaciones en que
han recibido entrenamiento cruzado, de lo contrario
perdern competencia.

4. Software de Gestin de Mano de Obra

El seguimiento permite que las tareas se hagan. En
muchas empresas, el seguimiento de la productividad
an se hace con una planilla electrnica. Las mtricas
ms comunes de productividad son las unidades por
hora, el costo por unidad y las horas de mano de obra,
directas/indirectas, por departamento y al nivel de la
instalacin. Si bien estas mtricas son adecuadas para
medir el desempeo general, no efectan seguimiento al
desempeo o eficacia individuales, ni tampoco permiten
el feedback de los individuos. Este nivel de visibilidad es
imperativo para administrar eficazmente la mano de
obra. En el pasado, la recoleccin de datos para efectuar
seguimiento al desempeo individual requera tiempo y
el seguimiento de la produccin va tarjetas de registro
de tiempos, hojas de produccin e informes. Sin
embargo, los avances tecnolgicos, especialmente de los
proveedores WMS, han reducido significativamente la
carga administrativa y han automatizado la recoleccin
de datos. La mayora de los proveedores WMS ofrece
mdulos de Software de Gestin de Mano de Obra (LMS)
que estn integrados a sus WMS o a un ERP. Al tener los
informes detallados que entregan informacin individual
de desempeo, les permite a los gerentes intervenir y
ofrecerles entrenamiento o disciplina a los asociados de
bajo desempeo, segn sea el caso. Otro beneficio del

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Siete Claves para la Excelencia Organizacional

seguimiento efectivo de la productividad es que la
informacin se puede usar para planificar y equilibrar el
personal por rea operacional, haciendo el mejor uso de
los activos disponibles de mano de obra, en el
transcurso del da.

en una forma de arte perdida. La cantidad de tiempo

invertida en el entrenamiento, tutora, motivacin y
coaching de sus asociados es mnima. El establecimiento
de metas y las evaluaciones de desempeo se reservan
para el proceso anual de revisin del desempeo. Los
gerentes deben liderar y necesitan tener contacto diario
con su gente; deben tener conocimientos de sus
operaciones al nivel de detalle de los procesos y de las
condiciones ptimas de operacin. Necesitan estar
comprometidos con el desempeo de sus asociados y
eliminar los obstculos para un desempeo exitoso.
Deben haber sido entrenados en destrezas blandas,
tales como tcnicas de coaching y gestin del cambio.
Necesitan herramientas para el seguimiento eficaz del
desempeo y para la utilizacin de la mano de obra en
la instalacin. Necesitan que su desempeo est
vinculado al desempeo de su gente.

5. Estndares de Mano de Obra

Todo el mundo necesita una meta. Los estndares de
mano de obra que contemplan mltiples variables son
una herramienta objetiva para medir el desempeo
individual o de equipos y son necesarios para reflejar en
forma precisa el contenido del trabajo en las
operaciones de distribucin. Al establecer las metas de
desempeo, es importante que los asociados las
perciban como realistas, justas y precisas. Si no lo son,
es frecuente que los asociados se desanimen, lo que
afecta el estado de nimo, la productividad y la
retencin. El uso de estndares de mltiples variables
permite que los estndares de mano de obra sean
autoajustables para responder a los inevitables
cambios a la mezcla de productos, slotting de productos
o viajes.

7. Motivacin

Hay varios mtodos para desarrollar estndares,

incluyendo los estudios de tiempo y movimiento, MOST
y master standard data (MSD). Hay razones a favor y en
contra de cada mtodo, pero el resultado es el mismo:
minutos estndares permitidos (SMA). stos son una
medicin de tiempo para las tareas que se est
ejecutando, la meta estndar en tiempo para la
operacin. Al desarrollar estndares precisos y justos, se
puede establecer una meta de desempeo en toda la
instalacin: 100% de Desempeo.

6. Destrezas de Liderazgo
No se limite a administrar, HAGA COACHING La mayora
de los gerentes y supervisores ha sido entrenada para
administrar las tareas requeridas y para resolver los
problemas que ocurren en forma reactiva. Sin embargo,
muchos gerentes no estn bien equipados para
LIDERAR. Muchas horas del da se gastan en el
seguimiento del estatus de pedidos o de olas, en
reuniones y en contestar mensajes de correo
electrnico, todo ello desde la comodidad de sus
oficinas. La presencia en el patio se est convirtiendo

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Hay 1001 formas de recompensar a las personas. Si

desea crear un ambiente de alto desempeo, tendr que
proporcionar mltiples formas de motivacin, ya que no
todas las personas se ven influenciadas de la misma
forma. Es tpico en la gente que despliegue el mximo
esfuerzo cuando hay algo para m. Las tres principales
formas de motivacin incluyen el reconocimiento, las
recompensas y los incentivos y son ms eficaces cuando
se usan todos juntos. Los programas de reconocimiento
pueden ser pblicos o personales, pero requieren la
interaccin personal entre la Gerencia y el asociado.
Esto puede ser un palmetazo en la espalda o ser
reconocido en una reunin. Los programas de
recompensas pueden ser individuales o por equipos y a
menudo se caracterizan por regalos, sorteos, entradas o
almuerzos patrocinados por la empresa. Los programas
de incentivos normalmente proveen sus propios fondos,
en el sentido de que los ahorros de mano de obra
generados por el aumento de productividad exceden de
los pagos por incentivos, creando una situacin de flujo
positivo de caja.

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Siete Claves para la Excelencia Organizacional

En resumen, la Excelencia Organizacional
requiere enfocarse en las siguientes reas clave:
1.

Desarrollo y alistamiento organizacional

2.

Procesos magros

3.

Entrenamiento y entrenamiento cruzado

4.

Software de gestin de la mano de obra

5.

Estndares de mano de obra

6.

Destrezas de liderazgo

7.

Motivacin

Los ahorros potenciales de mano de obra son

significativos, a menudo en el rango de varios
millones de dlares. El cambio cultural que se
lleva a cabo, asociados de alto desempeo con
actitudes positivas, afectar a muchas facetas de
la organizacin. Para alcanzar la Excelencia
Organizacional, enfquese en las claves.

Los beneficios que se puede obtener al alcanzar la

Excelencia Organizacional:
Mayor productividad (30 - 50% con incentivos)
Menor costo de mano de obra (25 40%) incluyendo
menos tiempo extra y personal temporal
Visibilidad para la Gerencia del desempeo de los
asociados y de la efectividad general
Mayor capacidad operativa y volumen de rendimiento
Mejor estado de nimo, retencin y efectividad del
reclutamiento
Mayor eficacia de la Gerencia; conocimientos y
herramientas
Fuerza de trabajo motivada y enfocada en el
desempeo
Mayores niveles de servicio al cliente

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