Universidad Nacional Abierta Y A Distancia

Escuela de Ciencias Administrativas,

Contables, Econmicas y de Negocios
100500 Fundamentos de Administracin
Actividad No. 10:
Trabajo Colaborativo No. 2
Grupo 343
Presentado Por:
Jose Horacio Garcia
Jenny Viviana Ariza
Leidy Andrea Moreno Moreno
Daniel F. Cordero B.
Tutora:
Blanca Sonia Bolaos Escobar
1 de Noviembre de 2012
Colombia

INTRODUCCIN
El presente trabajo pretende dar solucin el trabajo colaborativo no. 2
del curso Fundamentos de la Administracin que se imparte en la UNAD
y que hace parte del programa educativo del programa Tecnologa de
Sistemas.
El trabajo se aborda estableciendo el grupo colaborativo como el
personal administrativo de una empresa de asesora de contabilidad y
asuntos financieros y que tiene como objetivo consolidar la estructura,
metodologa, roles, recursos y el orden y funcionamiento de todos estos
elementos para en teora permitir a la empresa ficticia Gestionando el
Cambio el inicio de operaciones y la atencin de sus clientes en un
sector de PYMEs en Bogot D.C.

OBJETIVOS
General
Crear todo el componente administrativo correspondiente a requisitos,
materiales, procedimientos y procesos para la empresa ficticia

Gestionando el Cambio para que pueda iniciar operaciones de asesora

y operativas en el rea administrativa de contabilidad y finanzas para
clientes que requieren sus servicios que stos sean de calidad, que
tengan confidencialidad y un manejo apropiado de su informacin.

Especficos

Implementar, con orientacin a la mejora de las organizaciones,

una estructura e infraestructura procedimental y documental para

que una empresa pueda dar inicio a sus operaciones teniendo un
modelo administrativo que describe los cargos y su estructura
interna.
Establecer una identificacin y uso de los recursos que requiere

una empresa de servicios para funcionar.

Comprender el grado de importancia que tiene la teora

Administrativa en el desarrollo de una organizacin empresarial y los

pasos para llevar a la prctica ste conocimiento.
Ejercitar a los estudiantes en la redaccin de los criterios y
procedimientos asociados a las diferentes fases del proceso
administrativo de empresas.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
1. Misin
1.

Prestar la asesora y acompaamiento contable tributario y

financiero de que requieran las empresas para desempear
su labor con la mayor eficiencia posible, brindando un sentido
de pertenencia y confianza que conlleve al liderazgo
proyectando su actividad econmica de una manera prospera
utilizando estrategias que brinden confianza y seguridad bajo
los parmetros legales exigidos de tal forma que su
organizacin lleve al crecimiento empresarial y financiero,
tomndolo como ventajas y habilidades para lograr sus
objetivos.

Visin
2.

Implantar las herramientas necesarias a nuestros clientes

para que nuestro servicio sea prestado en las mejores
condiciones lo que les posibilite un desarrollo ascendente,
trayendo nuevas oportunidades financieras, empresariales y

llevarlos as a una ubicacin en el mercado de alta

competitividad y excelencia basados en la buena direccin y
apropiada organizacin en el desarrollo de su actividad, lo
cual promueva beneficios comunes a nuestro buen nombre y
reconocimiento, generando resultados ptimos en la
prestacin de nuestros servicios.
3.
Objetivo
Nuestra finalidad ser velar porque el desarrollo de las
actividades de las empresas se haga correctamente en todos los
mbitos reglamentarios en cuanto al cumplimiento conforme lo
indican las normas legales vigentes y forjar su crecimiento que
permita cumplir sus propsitos y metas, brindando los
conocimientos que favorezcan y faciliten su desempeo.
Metas
Organizar a nuestros clientes impulsando en ellos los parmetros
de trabajo mediante los cuales se hace el correcto desarrollo de una
empresa para el cumplimiento de sus objetivos.
2.
Convertirnos en el apoyo fundamental para guiar la toma de
decisiones de los empresarios de una manera confiable y efectiva y
de esta manera llevarlos al xito empresarial.
3.
Incrementar progresivamente nuestro nivel de clientes, partiendo
del buen reconocimiento las recomendaciones y la experiencia
adquirida en estas empresas, y llegar de esta manera a una
cobertura expandida en la prestacin de nuestros servicios.
1.

Polticas
Por encima de cualquier valor lucrativo estn los intereses y
necesidades de nuestros clientes.
2.
Se mantendr absoluta discrecin en la informacin suministrada
de tal forma que nuestros clientes puedan tener la total confianza
que no ser divulgada ni utilizada en fines diferentes a los que sean
requeridos para la prestacin del servicio contable tributario y
financiero.
3.
Se prestara el servicio integral, dotado del material tecnolgico,
intelectual necesario para mantener el ms mnimo margen de error
1.

posible y con los elementos suficientes para atender la demanda del

mercado.
4.
Nuestro servicio se prestara fundamentado en valores, en la
integridad y tica profesional pertinente demostrando las
capacidades y conocimientos que nos capacitan para efectuar
nuestra labor, sin efectuar ningn tipo de competencia desleal.

2. PLANEACIN
Para lograr la finalidad de nuestra empresa lo primordial es enfocarnos
en lo que queremos y la forma como ejecutaremos cada paso hasta
llegar al logro de nuestros objetivos.
Lo primero que debemos hacer es hacer un anlisis del estado actual de
los clientes que vamos a asesorar para as poder dar un diagnstico y
proceder al siguiente paso que sera aplicar los procesos necesarios para
su optimizacin de la siguiente manera.

Actividades

Examinar la parte legal en cuanto a los documentos de

consolidacin y creacin de la empresa como lo son el RUT, y

CAMARA DE COMERCIO.
Dependiendo del tipo de empresa se observara la forma como

estn efectuando sus ventas o servicios, mirando que exista la debida

factura legal con todos sus parmetros, que se diligencia de manera
correcta y que se expida tal cual es exigida por la direccin de
impuestos.
De la misma manera se har con las materias primas, o mercanca

no fabricada por la empresa que se compre para el desarrollo de la

empresa la cual debe estar debidamente facturada y bajo las
condiciones ptimas para el consumo.
Seguidamente entraremos a observar los estados financieros de la

empresa que son los que nos reflejan el estado real de la misma y
que nos determinaran el proceso a seguir.
Luego de apropiarnos de cada etapa de la empresa podemos
determinar las falencias que tiene al igual que sus ventajas y
proceder a dar las pautas para mejorar los aspectos en los que se
est fallando y as orientarlos en la parte de produccin,
comercializacin o prestacin de servicio que requieran.

Transmitiremos la confianza que necesitan para la toma de

decisiones fundamentadas en soportes reales y constantes de que lo
que se va a hacer dar los resultados proyectados y de la forma
indicada.
Y como ltimo punto todo ello lograra que los resultados hablen
solos y sern ellos quienes conquisten nuevos mercados para
nuestros clientes y para nosotros como asesores que seremos los
responsables del rumbo que tomen las empresas que estarn bajo
nuestra asesora.

Recursos
Cronograma: Diagrama de Gantt

3. ORGANIZACIN
Organigrama de subdivisin el trabajo, la
autoridad y responsabilidad entre los
trabajadores
El trabajo Y responsabilidades sern asignados de la siguiente manera
con sus respectivos cargos:
JENNY VIVIANA ARIZA: Director(a) de la empresa, quien se encargara
de asignar tareas y dirigir los procesos generales mediante los cuales se
trabajara para el cumplimiento de los objetivos. Adems del
acompaamiento a cada asesor y por su puesto a los clientes en sus
necesidades.
LEIDY ANDREA MORENO: Asesora De servicios en la parte de servicio
al cliente y empresas de sector jurdico y prestacin de servicios, quien

se encargara de colaborar en todo lo relacionado con empresas de

servicios y empresas jurdicas en general.
JOSE HORACIO GARCIA: Asesor Industrial, quien ser el encargado de
dar cobertura a todas las empresas manufactureras que requerirn
especial atencin y colaboracin por su actividad de produccin en la
que sern necesarias visitas y constante seguimiento
DANIEL FERNANDO CORDERO: Asesor Comercial, en cuanto a lo
correspondiente a las empresas dedicadas a la comercializacin,
incluyendo estas tanto a grandes medianas y pequeas empresas en su
campo.
SANDRA LILIANA AYALA DIAZ: Asesora Tributaria, Quien se encargara
de la parte de impuestos de todas las empresas como son retencin en
la fuente, IVA, ICA y adems de la gestin financiera en cuanto a
prstamos con entidades bancarias que sean solicitadas por nuestros
clientes.
Cabe destacar que cada asesor se encarga de sistematizar y hacer el
proceso de acompaamiento, visita a las empresas siempre y cuando lo
requieran adems de la elaboracin de informes, contabilidad y
declaracin de renta segn corresponda y por su puesto los dems
servicios que necesiten para el ptimo desarrollo de su actividad. Para
esto contara cada asesor con un sistema de cmputo, un equipo de
comunicacin celular, el paquete contable un escritorio y la papelera
requerida para impresin de documentos. La empresa contara con el
equipo de oficina adecuado para su funcionamiento.

ORGANIGRAMA:

Deberes de cada empleado.

-DIRECTOR GENERAL JENNY VIVIANA ARIZA
DEBERES DEL PUESTO

Toman decisiones y las imparten a sus subordinados.

Asignar recursos tanto humanos como materiales.

Dar seguimiento interno y externo de informaciones que pueden

ser tiles
para su empresa.
Realizar evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las

funciones de los diferentes departamentos.

Son planificadores, organizadores, lderes y contralores de la

organizacin.
Crear planes formales y controlar la ejecucin
Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes
corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de
la empresa.

-ASESORA DE IMPUESTOS Y FINANCIERA SANDRA LILIANA

AYALA DIAZ
DEBERES DEL PUESTO

Advertir de las oportunidades y opciones para ahorrar impuestos

Liquidar trimestral del IVA e IRPF

Legalizacin de libros contables en el Registro Mercantil

Responder por la adecuada presentacin y entrega oportuna de los

balances, anexos e informes exigidos por la Direccion general y las

entidades de control y vigilancia.
Verificar el cumplimiento por parte de las personas a su cargo y de

las distintas reas de la empresa de las normas administrativas,

legales y fiscales vigentes en materia de contabilidad.
Realizar anlisis de la informacin contable con el fin de brindar

informacin que ayude a la toma de decisiones por parte de la

Direccion general.
Presentar Estados Financieros en las fechas establecidos de

acuerdo con el cronograma correspondiente

-ASESOR DE SERVICIOS LEIDY ANDREA MORENO
DEBERES DEL PUESTO

Atender clientes, programar turnos para brindar los servicios

Tomar las solicitudes de servicio deseado y explicarlas claramente

en qu consiste el servicio.
Estimar el costo y tiempo necesario para realizar el servicio,

teniendo en consideracin los tiempos del cliente.

Receptar quejas de clientes y mantener altas normas de

satisfaccin de stos.
Abordar clientes potenciales usando los canales de comunicacin

ms efectivos
-ASESOR INDUSTRIAL JOSE HORACIO GARCIA
DEBERES DEL PUESTO

Prospeccin de nuevos clientes

visita nuevos clientes

Realizar cotizaciones

Brindar Asesoramiento Tcnico

Negociacin y cierre de ventas

Atencin a la actual cartera de clientes

-ASESOR COMERCIAL DANIEL FERNANDO CORDERO

DEBERES DEL PUESTO

Conocer acertadamente servicios que ofrece la organizacin.

Asesorar de manera real y objetiva a los clientes y sus

necesidades.
Mantener un continuo contacto con los clientes.
Administrar coherentemente su agenda de trabajo.
Mantener una bsqueda constante de nuevos clientes y mercados.
Realizar investigaciones constantes acerca del mercado y sus

precios.
Responsabilizarse del recaudo de cartera de los clientes.
Ofrecer un excelente servicio post venta.
Diligenciar y reportar al Director las oportunidades de

mejoramiento expresadas por el cliente.

Cumplir con las metas establecidas para el presupuesto.
Consolidar la imagen corporativa de la organizacin.
Mejorar continuamente nuestro desempeo hacia el cliente.

reas de autoridad y responsabilidad.

Al momento de generacin de este documento
se asignan las responsabilidades de las reas de
la empresa de esta manera
-Direccin General: Jenny Viviana Ariza
rea Financiera: Sandra Liliana Ayala Diaz
rea Administrativa: Leidy Andrea Moreno
rea De Asesora Industrial: Jose Horacio Garcia
rea Comercial: Daniel Fernando Cordero
Recursos necesarios para que desempeen su
trabajo
Para el desarrollo de las actividades propias de cada rea, a cada lder se
le asignar un ordenador porttil, un telfono mvil con servicio de
Internet y un plan de voz, un escritorio, oficina y los elementos de
papelera necesarios, y una impresora compartida para todos.

Al equipo de trabajo se le dar unas instalaciones con buena

iluminacin, ventilacin y se abrir una zona verde y blanca que permita
realizar actividades de esparcimiento.

4. DIRECCIN
Metodologas para desarrollo armnico y
eficiente del trabajo.
Cada uno de nosotros va tomar el cargo de administradores de
esta empresa
5.
Asumindolo con mucha responsabilidad y entrega total.
6.
Bajo el mando de un jefe el cual es el encargado de supervisar que
los procesos hechos estn satisfactoriamente bien.
4.

7.
8.

9.
10.
11.
12.
13.

14.
15.

16.
17.

Como nuestra funcin es asesorar a distintos clientes en el

proceso de cmo llevar sus contabilidades para generar una
excelente utilidad.
Nos podemos distribuir en diferentes roles, es decir en diferentes
campos, distintas actividades econmicas.

EMPLEADO 1 encargado de atender toda la parte de impuestos

es decir declaraciones de IVA se presentan bimestrales, retenciones
en la fuente mensualmente estas son presentadas en cualquier
entidad financiera.
EMPLEADO 2 Comisionado de atender toda la parte publica como
alcaldas, hospitales, en si todos los entes territoriales donde se
maneja presupuesto y se ve reflejado lo que hay por ejecutar y lo que
falta, hacer los respectivos estados financieros para rendirles
informes en las diferentes entidades como lo son la procuradura, la
contralora, entre otros.

18.

19.
20.
21.

EMPLEADO 3 Delegado a tender toda la parte de comercio de

vveres en general estados financieros comparativos, control de
nmina, informantes de exgena.

EMPLEADO 4 Nominado a ofrecer el servicio de crditos que si en

algn momento un cliente necesita un prstamo lo pueda hacer all
mismo.

22.
23.
24.
25.

Metodologas para comunicacin eficaz con los

empleados.
26.

27.
28.

Nosotros como empresa ofrecedores de un servicio, debemos de

tener una excelente comunicacin, tratarnos bien entre compaeros
tener un vocabulario pleno, usar palabras a acordes del tema que
estemos tratando.
Este es un factor muy importante que debe permanecer siempre
en nuestra empresa sabernos entender y colaborar entre s que si yo
no s de un tema x mi compaero me pueda ayudar y me pueda
explicar.

Metodologas para fomentar inters, iniciativa y

participacin en el personal.
Siempre, en cada instante en cada empresa en cada organizacin,
debemos de mostrar siempre inters por lo que hacemos, que lo
hagamos sea con entrega con dedicacin, entusiasmo y all es donde se
refleja el rendimiento de nuestra empresa.
Un aspecto muy importante es la capacitacin del personal, que si yo
soy gerente debo de brindarles unos conocimientos eficaces a mis
empleados para que all las tareas asignadas sean lo mejor posible
realizadas.
Por ejemplo en el caso de nuestra empresa es importante tener
bastantes conocimientos de cmo atender al cliente, donde cada quien

sea satisfecho por cada una de las partes tanto de quien ofrece el
servicio y de quien lo vaya a recibir.

Metodologas para mantener la disciplina en el

grupo de trabajo.
El grupo de administradores se va a dar conocer, como un grupo de
trabajo con una excelente disciplina, con valores cualidades donde se
refleja el buen comportamiento como persona como empleado siempre
dando lo mejor de s.
Siempre resaltando los valores:
Como

Responsabilidad

Entrega

Entusiasmo

Dedicacin

5. CONTROL
Metodologas para controlar y analizar
desempeo de empresa.
Asegurndose de que todos los recursos estn siendo utilizados
de la manera ms efectiva posible siempre en funcin del logro de los
objetivos que la organizacin ha propuesto.
Debemos de mantener un control, con un orden especfico para poder
realizar cada una de nuestras actividades satisfactoriamente.
En caso de nuestra empresa nos comprometemos a llevar un control
eficaz un ejemplo podemos dar el de los impuestos, llevar un control de
cada uno de los clientes, que estn obligados a presentar, tener un
listado donde se especifique el nombre del cliente su nmero de cedula
y de acuerdo a los dos ltimos dgitos de la cedula se va presentado
cada vencimiento.
31.
Para as cumplir con esta labor satisfactoriamente en el tiempo
que es.
29.

32.

Fechas para realizar controles en los procesos.

(Cmo)

Al iniciar el ao nos muestra un calendario tributario el cual es emitido

por la DIAN, de los vencimientos de declaraciones de renta formato 110
y 210 obligados y no obligados a llevar contabilidad En el cual nosotros
como administradores los debemos de tener muy presente para
presentar dicha declaracin en el momento propicio, porque en caso
contrario nos toca presentarla como extempornea es decir con una
sancin ao 2012261.000.

Metodologas para basarse en hechos y datos

reales y no en suposiciones o rumores en la
toma de decisiones. (Cmo)
Controlando el proceso de reunir y retroalimentar informacin acerca del
desempeo, de manera que quienes tomen decisiones puedan comparar
los resultados reales con los planeados y decidir qu hacer acerca de
cualquier discrepancia o problema.
Tener siempre de la mano la pgina de la DIAN, donde nos dan a
conocer normatividad vigente en los distintos aspectos. No debemos de
creer de informaciones de terceros si no actualizarnos por si mismos ya
que podemos de correr el riesgo de estar equivocados.

Metodologas para tomar las medidas

correctivas. (Cundo)

Cuando los objetivos establecidos en la empresa no estn siendo

cumplidos en su totalidad.
Por ejemplo una declaracin de IVA por x motivo se nos fue
extempornea por qu no la presentamos en el momento oportuno
debemos de tomar las medidas correctivas como son:

En la tasa de usura calcular los intereses es decir los das de mora.

Y presentarla en una entidad financiera ya con la sancin y los

interese liquidados.

6. COMUNICACIN
La buena comunicacin es el resultado de una administracin seria y
competente que la utiliza como medio para lograr el funcionamiento
uniforme del proceso de administracin.
Todo ejecutivo es responsable de que se creen y se mantengan unos
Canales de comunicacin que permitan el trmite de la informacin de

una manera clara y adecuada. Si se encuentra dificultad para lograr el

mutuo entendimiento entre los miembros de un grupo de trabajo, o para
mantener informados a otros en los diversos niveles operativos, ver
afectado el rendimiento como consecuencia del desconocimiento u
olvido de los requerimientos de trabajo que son indispensables para
cumplir planes y alcanzar objetivos.
Definir fechas de encuentros, reuniones, y entrevistas con el personal y
directivos.
En una organizacin se entienden diferentes niveles de comunicacin: la
comunicacin
Vertical, entre diferentes niveles de jerarquas y, la comunicacin
horizontal, en el mismo
Nivel, entre pares.
Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los
organigramas) a
Travs de encuentros, reuniones, y entrevistas.
El desarrollo de una adecuada poltica comunicacional, se propicia la
integracin de los
Distintos niveles de la organizacin a travs de construir un cdigo
comn, y se optimiza la
Participacin del personal a travs de una positiva motivacin, en todos
sus niveles.
La comunicacin de una organizacin es de gran importancia ya que nos
permite actuar a tiempo.
La comunicacin es el resultado de una excelente administracin y que
se utiliza como medio para lograr le funcionamiento enorme del proceso
de administracin.
La comunicacin vertical es la que tiene que ver los diferentes niveles de
jerarqua es decir en cada departamento debe existir una excelente
comunicacin por que esto consiste en una cadena la cual una depende
de la otra para que los procesos salga satisfactoriamente bien.
Para ello existen los canales formales e informales que pueden ser
directos e indirectos. Orales, o escritos.

CONCLUSIONES

Se identifica la administracin como una disciplina que abarca

mltiples reas del conocimiento humano y que busca la coordinacin

entre personas y recursos para el logro de objetivos usando muchas
aproximaciones a cada uno de los retos a que se enfrenta.
El uso de la administracin pretenden que las personas y en

especial el administrador use de manera eficiente y eficaz los

recursos logsticos, de autoridad, de planeacin, etc, con que cuenta
para la realizacin de los objetivos de la organizacin a la que sirve.
Para la formacin del administrador hacen falta la adquisicin de
conocimientos y habilidades tcnicas, tericas y sociales que
permitan desarrollar canales de comunicacin, coordinacin,
supervisin y ordenamiento, para que se logre una eficaz
coordinacin todos las partes administrativas y operativas de una
empresa.

BIBLIOGRAFA
Protocolo del curso exe. UNAD. Bogot. Contexto terico. Consultado el
21 de octubre de 2012, en la pgina web:
http://66.165.175.240/campus04/mod/resource/view.php?id=87
Chiavenato, Idalberto. (2001). Administracin. Proceso administrativo:
Teora-proceso- prctica. Bogot. .3a ed. McGraw-Hill
George. Claude S. (2005). Historia del pensamiento
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Hall.
Hampton, David R. (2005). Administracin. Fundamentos a la
administracin. Mxico. 3a ed. en espaol. McGraw Hill.