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CONCEPTO
El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual
se provee a una empresa de todo el material necesario para su
funcionamiento. Su concepto es sinnimo de provisin o suministro. Las
actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:
(a) Clculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logstico.
Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere
para el funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un
determinado perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un
determinado proyecto.
El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin.
Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser
por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y
necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al
factor tiempo.
(b) Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las
adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la
calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al
precio total ms conveniente.
Los principales objetivos especficos de esta actividad son:Mantener la continuidad del abastecimiento;Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios
para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando
calidad adecuada;Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin;Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por
la permanente capacitacin del personal; y, mantener informado al gerente de
logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.
(c) Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad
contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y
paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin, as como la
custodia de todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar
artculos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan
o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:
Nivel tecnolgico
Capacidad de reaccin
Precios
Para conseguirlos es recomendable efectuar visitas y evaluar la capacidad
tecnolgica, econmica y comercial de los proveedores.
Una vez seleccionados los proveedores se debe realizar una evaluacin de los
mismos. Esta tarea, que supone una comparacin entre proveedores, suele
resultar difcil y delicada, mxime si se tiene en cuenta qu se trata de cotejar
variables no cuantitativas mediante un proceso cuantitativo.
La tcnica cuantitativa mas utilizada para apoyar este tipo de decisin es el
uso de un promedio ponderado que tiene en cuenta diferentes criterios,
indicadores o factores que resultan de inters para el decisor. El procedimiento
a emplear consta de tres pasos:
1- Eleccin de los criterios que van a ser utilizados para evaluar los
proveedores.
2- Ponderacin de cada criterio segn la importancia que le asigne el decisor.
3- Clculo de la puntuacin correspondiente a cada proveedor, lo cual nos
permite obtener una valoracin de cada uno de los proveedores. Lgicamente
el o los proveedores seleccionados sern los que obtengan la ms alta
puntuacin.
En trminos generales, los sistemas de evaluacin mas comnmente
empleados, en particular en aquellas empresas dedicadas a la distribucin
comercial se limitan a tomar en cuenta como criterios tres indicadores que son:
Calidad.
Servicio.
Precio.
A los efectos de realizar la evaluacin debe definirse la forma en que se debe
medir cada uno de estos indicadores. Usualmente se realiza de la siguiente
forma:
Calidad: Una forma cmoda y rpida de medir calidad de los productos de un
determinado proveedor es mediante el nmero de productos defectuosos del
total enviado o mediante el nmero de productos aceptados del total enviado
Servicio: Se refleja principalmente en el plazo de entrega del pedido
midindolo mediante el nmero de retrasos ocurridos en un determinado
periodo de gestin o el nmero de pedidos entregados en tiempo en dicho
periodo.
Sin embargo, para la evaluacin de los proveedores puede ser utilizado otro
tipo de procedimiento multicriterio, basado en un procedimiento matricial que
permite determinar por otra va un ordenamiento de los criterios en funcin de
la importancia que cada uno de stos reviste para el decisor. Este
ordenamiento es utilizado posteriormente para la evaluacin de los
proveedores. De este modo, en lugar de asignar directamente una ponderacin
a cada criterio, que indudablemente lleva implcito un ordenamiento relativo de
la importancia de cada uno de ellos, sobre la base de realizar una
consideracin general y de conjunto, se aplica otro procedimiento en el que se
toma en cuenta la importancia relativa de cada criterio cuando se compara con
el resto.
Esto significa que el procedimiento matricial que se presenta es un
procedimiento mediante el cual se compara cada criterio individualmente con
cada uno de los criterios considerados, a partir de su significado e importancia,
escribiendo en el escaque correspondiente de la matriz el que se considere
ms importante como resultado de la comparacin. A partir de ah se
determina para cada criterio la frecuencia, la cual sirve de base para
determinar el ordenamiento de los criterios en funcin de la importancia que le
concede el decisor.
Aunque estas tcnicas permiten tomar decisiones en relacin a las compras,
todava no constituyen una prctica en la mayora de empresas