OFICINA DE GESTIN DE PROYECTOS EN LA EMPRE

- Llanos Snchez, Eleanne.

- Nuez Quispe, Roxana.
- Yanccehuallpa Paulino, Rocio.

INDICE:
1.OBJETIVOS
2.JUSTIFICACION
3.DISEO BASICO DE LA OFICINA
3.1 MODELO
3.2 PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DE
LA PMO
3.3 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
3.4 PERSONAL
4.RESULTADO DEL PROYECTO
5.PLAZO
6.COSTO
7.RIESGOS
8.CRITERIORES DE PRIORIZACION DEL
PORTAFOLIO

IMPLEMENTACION DE UNA OFICINA DE GESTION DE PROYECTOS EN LA

EMPRESA CONCTESE A LA RED GLOBAL S.A.C

1. OBJETIVOS
El objetivo general consiste en elaborar una propuesta para la
implementacin de una Oficina de Administracin de Proyectos en la
empresa Conctese a la Red Global S.A.C
Plantear la realizacin de un diagnstico de la situacin actual de la
empresa en cuanto a Administracin de Proyectos, para determinar la
factibilidad de implementar una Oficina de Administracin de Proyectos.
Definir el tipo de Oficina de Administracin de Proyectos que sea ms
adecuada a las necesidades de la empresa para valorar su implementacin.
Proponer una estrategia de implementacin de una Oficina de
Administracin de Proyectos, planteando misin, visin y objetivos de la
oficina, as como la estructura organizacional, ubicacin dentro de la
empresa, actividades a corto mediano y largo plazo y responsables; con el
fin de definir el plan de trabajo necesario para implementar la Oficina de
Administracin de Proyectos.
2. JUSTIFICACION
Al establecer una Oficina de Administracin de Proyectos su funcionalidad
se dar como una opcin para administrar la amplitud de los proyectos en
razn de mejorar las reas de conocimiento del mismo.
Tambin se mejorar la estimacin de los tiempos de cumplimiento de los
proyectos al incluir personal que planee los cronogramas, los contratiempos
y los problemas que se presenten cuando se realicen las
implementaciones.

Se espera que al brindar una mejor visibilidad de los nuevos proyectos los
clientes se sientan satisfechos y brinden nuevas oportunidades de negocio
a la empresa que generen ms ingresos.

Se obtendr el control real de los proyectos al tener un encargado que

administre las actividades y siga el rumbo inicial. Se dar una efectividad
mayor en las futuras implementaciones debido a la transferencia de
conocimiento realizada por los mismos involucrados, al ser distribuidos en
futuros trabajos que requieran de actividades similares.
3. DISEO BASICO DE LA OFICINA
3.1 MODELO
Torre de control
Este modelo plantea una cuota diferente de responsabilidad a los
miembros de la oficina de proyectos. En l se consideran
organizaciones que cuentan fuera de la Oficina de Administracin de
Proyectos con gerentes de proyectos calificados que aplican sus propios
protocolos para la planificacin, presupuestos y seguimiento de sus
proyectos.
En este enfoque se concede a estos gerentes de proyectos el suficiente
espacio para la creatividad y mantiene al mismo tiempo, un adecuado
control desde la oficina de proyectos sobre la asignacin de recursos y
la coordinacin del espacio areo de la organizacin, esto mediante la
coordinacin por mediciones de control sobre al avance de las etapas
de los proyectos y la metodologa, seguimiento de riesgos, roles,
responsabilidades, comunicacin, lecciones aprendidas y herramientas.
3.2 PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DE LA PMO

Motivar a todo el personal de la organizacin para presentar y

proponer proyectos en sus respectivas reas del trabajo.
Evaluar y priorizar las propuestas de proyectos alinendolas con
los objetivos estratgicos y el presupuesto establecido para la
inversin en proyectos.
Gestionar recursos compartidos a travs de todos los proyectos
dirigidos por la PMO.
Desarrollar y gestionar polticas, procedimientos, plantillas y otra
documentacin compartir de los proyectos.
Orientar, capacitar y vigilar el cumplimiento de los estndares,
polticas, procedimientos y plantillas de la direccin de proyectos
mediante auditorias control y seguimientos de avances de los
proyectos as como informes a la alta gerencia.

Coordina la comunicacin entre proyectos.

Consolidar los informes finales de los proyectos

3.3 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

A continuacin se muestran los roles, responsabilidades y competencias
que se desarrollarn dentro de cada proyecto que dirija la oficina.

3.4
3.5

3.4 PERSONAL
Los funcionarios a laborar en la oficina de proyectos no debern laborar en
el mismo a tiempo completo.
Debido a que los ejecutivos de la empresa no podrn abandonar sus
funciones diarias, por ello las actividades del proyecto requieren realizarse
mediante sesiones de trabajo semanales de un grupo variable de
funcionarios, de los cuales el nico permanente en todos los grupos es el
Administrador del Proyecto.
En las sesiones, el Administrador del proyecto plantea al grupo asignado los
objetivos especficos de las labores a realizar, se realiza una discusin para
aportar conocimientos adicionales y otros elementos o aclaraciones del
objetivo y finalmente se reparten labores o tareas entre los diferentes
participantes, definiendo las correspondientes fechas de entrega.
Las siguientes sesiones permiten la presentacin de las labores asignadas
por cada uno de los responsables, el anlisis y discusin de las mismas y
reasignaciones adicionales de responsabilidades hasta concretar los
objetivos propuestos.
Los grupos de trabajo se conformarn de acuerdo a los conocimientos
especializados requeridos por cada una de las actividades y ser

responsabilidad del Administrador del proyecto la solicitud del personal

idneo conforme las competencias requeridas por cada actividad.

4. RESULTADO DEL PROYECTO

Nueva estructura de la Organizacin

Oficina PMO implantada con las responsabilidades
Personal Contratado y Capacitado en el funcionamiento de la PMO.
Manuales de procedimientos y procesos de la organizacin detallado.
Reporte e informes de progreso de los proyectos
Indicadores de costo
Informe de lecciones aprendidas.

5. PLAZO

6. COSTOS
Descripcin
Implementacin de la oficina de
proyecto

Costos
150000

Anlisis
Inicio y planificacin del proyecto
Diagnstico de la situacin actual
Desarrollo del caso del negocio
Diseo
Definir estructura organizacional
Desarrollar el plan de capacitacin
implementacin
Desarrollar el plan de puesta en marcha
Poner en marcha la oficina de proyectos PMO

37200
8200
16500
12500
28400
19200
9200
84400
14800
69600

7. RIESGOS
R1 Resistencia al cambio de organizacin de parte de la Alta gerencia
R2 Resistencia al cambio de parte de las gerencias funcionales y directores
de Proyectos
R3 Retraso en adquisicin del personal clave de la PMO
R4 Falta de compromiso en los miembros de la PMO
R5 Planificacin optimista respecto a lneas bases
R6 Mala estimacin de tiempos en la curva de aprendizaje

PROBABILIDAD

0
5
4
3
2
1

COD. RIESGO
R1

ESTRATEGIA
Mitigar

R2

Mitigar

IMPACTO
1
2

R6

R3
R5
R4

ACCION
Reuniones para
exponer los
beneficios de
PMO a los
objetivos
estratgicos
Charla sobre los
beneficios de la
nueva distribucin
de
responsabilidades
con la
implementacin de

RESPONSABLE
Director del
proyecto de
implementacin de
PMO

Futuro director de
la oficina PMO

R3

Transferir

R4

Mitigar

R5

Mitigar

R6

Aceptar

la PMO
Encargar la
seleccin del
personal a una
empresa
especializada en
reclutamiento de
personal
Conseguir
motivacin con
reuniones para
fomentar el
espritu de equipo
Planificacin
objetiva con
informacin
referencial de
proyecto
anteriores
Accin correctiva:
Colaboracin
entre los
miembros para
mejorar
aprendizaje

Director de
proyecto de
implementacin de
PMO

Futuro Director de
la oficina PMO

Director del
proyecto de
implementacin de
PMO

Futuro director de
la oficina de PMO

8. CRITERIOS DE PRIORIZACION DE PORTAFOLIO

PROYECTO

CAPEX

VAN

TIR
15%

DURACI
ON
5

PRIORID
AD
1

TELECOMUNICACI
ONES GDT

500M
M

200M
M

ESTACIN EBC

850M
M

140M
M

10%

NUEVA SUCURSAL

445M
M

230M
M

JUSTIFICACI
ON
Ampliacin
de la
demanda y
rentabilidad
Creacin de
nuevas
sedes.
Dado el
crecimiento
del sector.