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TeleGEST
y
TeleGEST+ 
 090219

TeleGEST
y
TeleGEST+ 


© TeleGestión Informática, S.L.

Dpto. de Formación

Juan de Urbieta, 13 28007 Madrid (Spain)

Solicite información de los cursos presenciales y on-line sobre el contenido de este Manual:

+34 915 016 438

formacion@telegestion.com

www.telegestion.com

Edición: febrero de 2009.

Introducción

Introducción

7

Contenido
de
TeleGEST

7

Contenido
de
TeleGEST
+

7

Sobre
la
aplicación

8

Herramienta
ERP

8

Objetivo:
favorecer
la
Comunicación

9

Protocolo
de
utilización
del
SIT

9

Configuración
básica Usu arios Datos
Generales Privilegios
de
Acceso Acceso
Empresas Preferencias TPV Empresas Generales Contabilidad
(Pestaña
“Conta”) Cuentas Gestión Laboral Hacienda Acceso Cargos Comunicados TPV
(Terminal
Punto
de
Venta) SAT
(Ser vicio
de
Atención
Técnica) Tareas Miscelánea Preferencias Generales Comercial Supervisor
(sólo
usuarios
con
este
privilegio) Comunicaciones
(versiones
SQL)

10 10 10 10 11 11 1 1 12 12 13 13 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 14 14 14 15 15

Gestión
de
Entidades
y
Cuentas

16

Entidades

16

Objetivos

16

Fusión
de
Entidades

16

Cuentas

17

Tipos
de
Cuenta

17

Asociar
una
Cuenta
a
una
Entidad

18

Cuen tas
“por
defecto”

18

Operativa

18

Pestaña
“Gestión”

19

Cliente
o
Proveedor
extranjero

19

Contratos

19

Ejemplo
d e
un
Contrato
de
Mantenimiento

19

Contactos
Comerciales
y
Contactos
de
una
Cuenta

20

Búsqueda
rápida

21

Funcionamiento

21

Operaciones
admiti das

21

Impresión
de
Cartas,
Sobres
y
Etiquetas

21

Introducción

Módulo
de
Promoción
Comercial

21

Almacenes,
Familias
y
Artículos

23

Almacenes

23

Términos
utilizados

23

Movimientos
(Entradas
en
Almacén)

23

Traspasos
(Salidas
de
Almacén)

23

Cierre
de
Almacén

24

Inven tario

24

Informe
sobre
las
Existencias

24

Familias

25

Control
de
Existencias

25

Familias
con
control
de
existencias

25

Información
de
existencias
“en
vivo”

25

Artículos

25

Características

25

Cómo
definir
artículos

26

Agregar
artículos

26

Alta
y
Baja
de
Artículos

27

Margen
comercial
y
Factor
multiplicador

27

Descuentos

28

Número
de
Serie
/
Lote
y
Fecha
de
Caducidad

28

Stock
mínimo
y
máximo

28

Existencias
por
debajo
de
cero

29

Buscar
un
artículo
por
su
Número
de
Serie

29

Modificar
artículos
en
Bloque

29

Composición
de
artículos

29

Artículos
accesorios

30

Extracto
comercial

30

Impresión
de
Tarifas

31

Impresión
de
Etiquetas

31

Imagen
del
Artículo

33

Campo
“Su
código”

33

Objetivo
del
campo
“Su
código”
en
el
SIT

33

Imprimir
“Su
código”
en
documentos
de
compra

34

Imprimir
“Su
código”
en
documentos
de
venta

34

Actualización

34

Gestión
de
Precios
de
Coste
y
Venta

35

Precios
aplicados

35

Pe staña
“Precios”

36

Documentos
de
Gestión

38

Tipos
de
documentos

38

Presupuesto

38

Líneas
de
comentario

38

Impre sión

39

Precios
de
Coste
y
Proveedores

39

Pedido

40

Generación
de
pedidos
a
proveedores
y
control
de
existencias

40

Número
de
pedido

41

Fusionar
pedidos

41

Impresión

41

Albarán

41

El
albarán
como
herramienta
de
gestión
del
almacén

42

Introducción

Agrupación
de
alb aranes Portes Impresión
de
Hoja
de
Contenido
(Packing ­ List) Impresión
de
Etiqueta
“Expediente
del
Porte” Importes
Accesorios
(ga stos
de
Flete,
Aduana
y
otros) Factura Generación
automática
de
facturas Definir
y
asignar
series Pagos
por
Transferencia Impresión
de
facturas Procesos
Automáticos Generar
Pedido
al
Proveedor
desde
un
Pedido
al
Cliente Pedido
a
proveedores
en
exclusiva Pedidos
a
proveedores
consignados
en
pedidos
de
clientes Generar
Movimiento
de
Almacén
desde
un
Albarán Utilización
de
colores
en
documentos
comerciales Presupuesto Pedido Albarán Factura Líneas
de
cada
uno
de
los
documentos
(artículos) Impresión
de
Documentos
Comerciales Generación
de
documentos
en
formato
HTML Impresión
de
imagen
corporativa
por
Sede Situaciones
especiales Ventas
con
Incidencia Domiciliación
de
cobros
y
pagos Entrega
gratuita
de
productos
o
servicios Materiales
en
deposito Consumos
propios
(Autofacturas) Comisiones
a
Comerciales Paso
previo Comercial
por
Clientes Comercial
por
Artícul os Comercial
por
Pedido Gestión
de
las
Comisiones Trazabilidad Ventana
de
Trazabilidad Descuento s Aplicados
a
los
Artículos Aplicados
a
las
Cuentas Búsqueda
de
Documentos
de
Gestión

42 42 43 43 44 44 44 45 45 46 46 47 47 47 48 48 48 48 49 49 49 49 50 50 50 50 51 51 52 53 53 53 53 54 54 54 54 55 5 5 55 55 55

Informes
de
Gestión
Comercial

57

Informes
de
Compras
y
Ventas

58

Informes
exportables
a
Hoja
de
Cálculo

58

Estadísticas

58

Estadísticas
sobre
Ventas
y
sobre
Compras/Ventas

58

Ejemplos
de
Informes

58

Caso
1:
Albaranes
y
Facturas

58

Caso
2:
Artículos
con
o
sin
existencias
en
Almacén

58

Caso
3:
Compras
a
un
proveedor

59

Proyectos

60

Introducción

Informes
de
Resultados
vinculados
a
Proyectos

60

Utilidades
vinculadas
a
Proyectos

60

Utilidades

61

S upervisor

61

Contadores

61

Gestión
Documental
de
Archivos

61

Envío
de
Correos
Electrónicos

61

Envío
de
Correos
Electrónicos
en
formato
HTML

62

Problemas
con
los
Ficheros
de
Datos

62

Reindexar
Ficheros

62

Recuperar
Ficheros

62

Importación
de
Datos

63

I ntroducción

63

Importar
cuentas
contables,
clientes
y
proveedores

63

Importar
asientos
contables

64

Importar
registro
de
facturas

64

Importa r
Inmovilizado

64

Importar
artículos

64

Importar
movimientos
de
gestión

64

Exportación
de
Datos

64

Quick
Report
Editor
 (4th
Dimension)

64

Imprimir
o
exportar
Listado
de
Artículos

65

Imprimir
o
exportar
Cuentas

65

Otras
exportaciones:
Contactos

66

Códigos
de
Fusión

66

Claves
permitidas

66

Introducción

Introducción

Contenido de TeleGEST

TeleGEST es una aplicación de la familia SIT para atender la gestión y el ciclo comercial de la empresa, que integra la Gestión de Cuentas, el Control básico de Vencimientos y el Proceso completo de Ventas (incluyendo la emisión de Facturas):

Gestión global de ventas: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas.

Reversibilidad de las operaciones.

Extractos comerciales instantáneos por artículo /cuenta.

Series ilimitadas de emisión de facturas.

Ilimitadas direcciones / departamentos en Clientes y Proveedores. El SIT permite dirigir las facturas y otros documentos comerciales a diferentes direcciones. No hay límite en el número de direcciones que puede tener una cuenta.

Contenido de TeleGEST +

TeleGEST+ añade a TeleGEST las siguientes características: Control Ampliado de Vencimientos, Proceso completo de Compras, Facturación Automática de Contratos, Trazabilidad (norma ISO), Comisión a Vendedores, Gestión de Portes, Control de Existencias y Gestión de Comunicados.

Además es compatible con los siguientes módulos de ampliación:

CRM Promoción Comercial, Especificaciones (Tallas y Colores), TPV, Gestión de Derechos Audiovisuales, Artes Gráficas-Producción Interna, Inmobiliarias y Gestión de Tareas.

Principales características:

Gestión de Compras tan amplia como la de Ventas: Presupuestos, Pedidos, albaranes, Facturas, etc.

Trazabilidad de operaciones según normas ISO.

Precios individualizados para cada proveedor /cliente con actualización automática

Generación inmediata de Tarifas en formato html (Internet) y QuarkXPress (si se dispone del módulo de Promoción Comercial)

Gestión de contratos para facturaciones periódicas.

Control de existencias.

Impresión de etiquetas con códigos de barras.

Comunicaciones con clientes / proveedores

Cálculo de comisiones a vendedores sobre importe y sobre margen.

Gestión de portes.

Introducción

Sobre la aplicación

Herramienta ERP

La Planificación de Recursos Empresariales, o simplemente ERP (Enterprise Resources Planning), es un conjunto de sistemas de información gerencial que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la contabilidad, la logística, el inventario, los envíos y la gestión comercial.

De esta manera, a través del software ERP, en vez de estar los programas trabajando de manera independiente uno del otro y sin tener una conexión entre si, trabajan de una forma integrada que permite la interconexión entre todos ellos. Tampoco hay que considerar que es un ERP un sistema que integre sólo un sector de la compañía (por ejemplo la contabilidad), sino que tienen que estarlo todas las partes que permiten los procesos de negocios de la empresa.

La integración de todos estos datos en una base de datos centralizada permite la optimización de los procesos y la obtención de la información de manera más rápida y precisa y además, todos los usuarios pueden compartir la información y acceder a ella en forma constante.

Esta es una de las características fundamentales que diferencian al ERP de otro software de gestión: la integridad de sus sistemas. Pero además cuenta con más particularidades que influyen en su diferenciación con otras aplicaciones, y que son la división interna en módulos, lo que permite que se vayan instalando según las necesidades de cada cliente, y por esto mismo, la adaptabilidad.

El sistema de gestión debe permitir el "reflejo" inmediato de cualquier incidencia que se produzca en el período en el que una operación está abierta: desde que se emite un presupuesto o se publica una tarifa de precios, hasta que se cobra al cliente.

Por ello, es aconsejable que se utilicen todas las fases del proceso a pesar de que, en un primer momento, pueda parecer que el sistema de gestión de la empresa es más sencillo.

El SIT basa su trabajo de gestión en:

1. Planificación de un presupuesto, basado en precios de coste actualizados o en una tarifa de precios fija.

2. Aprobación del presupuesto mediante la generación de un Pedido de Cliente.

3. Prestación de servicios y entregas de materiales mediante la generación de uno o múltiples albaranes desde el pedido del cliente.

4. Facturación del albarán o albaranes según las normas de facturación de la empresa.

5. Ejecución del cobro de las facturas.

El proceso de compras funciona exactamente de la misma manera, siempre y cuando la empresa tenga un sistema de compras que no está relacionado directamente con el de ventas. Es decir, la empresa compra para mantener un stock de artículos.

En el caso en el que la empresa compre o subcontrate servicios para cada una de las operaciones de venta, el proceso de venta anteriormente descrito puede tener la siguiente derivación:

1. Desde el pedido del cliente se generan los pedidos a los proveedores.

2. Recepción de servicios y materiales mediante la generación de uno o múltiples albaranes desde el pedido al proveedor.

3. Facturación del albarán o albaranes de compras según las normas de facturación del proveedor (El usuario reproduce con el SIT lo que el proveedor ha hecho en su sistema de gestión).

Introducción

4. Ejecución del pago de las facturas.

Habitualmente la generación de un documento a partir del anterior produce un efecto general:

El documento anterior cambia su estatus de "Pendiente" a "Procesado" o una terminología adaptada a cada caso pero similar a la anterior. Si el procesamiento del documento es parcial, éste puede tomar el estatus "Parcialmente procesado" o similar.

El documento generado tiene un estatus de "Pendiente".

Objetivo: favorecer la Comunicación

Hay que incidir en la importancia de la visibilidad de la información introducida en el SIT por los distintos usuarios. Pensar que lo que nosotros escribimos lo van a ver o lo pueden ver en el futuro otras personas. Por eso es muy vital escribir correctamente y pensando en que lo pueda entender alguien que no conozca la empresa.

Por eso la clave está en la forma en cómo introducimos la información generada por nuestra empresa. Al final, la aplicación será el resultado de lo que sus usuarios hagan con ella.

Protocolo de utilización del SIT

Los avisos y comunicaciones deben seguir un protocolo previamente definido en la empresa, y que debe ser dado a conocer por todos los usuarios de la aplicación.

De esta forma, cada vez que algún contacto se dirija a la empresa, cualquier usuario del SIT debe primero consultar la aplicación para después tener información debe cómo tratar a ese contacto.

Nuestro objetivo es que el SIT se convierta en herramienta clave para la comunicación dentro de la empresa. Ya no hay que contarse las cosas, anotarlas en cualquier sitio o memorizarlas:

únicamente hay que dejarlas reflejadas en el SIT.

Con ello, cada usuario se libera de la información que va recibiendo para “soltarla” a la aplicación. De esta forma se centra en otras tareas y deja que el SIT vaya recordando a cada usuario las tareas que tiene pendientes.

Para asegurar el éxito del protocolo, éste debe ser:

1. Conocido por todos los usuarios.

2. Que el SIT contenga toda la información de la empresa y la vinculada a ella.

3. Que cualquier decisión que tome un usuario esté basada en la información que le dé el SIT.

4. Que los usuarios se hagan responsables de toda la información que aportan al SIT.

Configuración básica

Configuración básica

Usuarios

[Botón USUARIOS]

En esta sección se pueden configurar los distintos perfiles de usuario del SIT. Cada perfil debe asignarse a una persona usuaria, aunque una persona puede tener más de un perfil (por ejemplo, uno como contable y otro como usuario de TPV).

Para crear un nuevo usuario, seleccionar Comando/CTRL+N o hacer clic en el botón Nuevo (ver apartado USABILIDAD en la Guía de Iniciación al SIT).

El SIT le solicitará asignar un nombre de usuario y una contraseña para proteger los datos y que sólo tengan acceso al sistema las personas autorizadas.

No obstante, si no quiere que al principio aparezca la ventana de petición de datos del usuario, puede crear un usuario “nombre” con la contraseña “nombre”.

Como paso previo, será necesario importar las tablas [UTILIDADES : Importar Tablas], donde se encuentra, entre otros datos, un listado de países y provincias necesarios a la hora de dar de alta estos registros.

Datos Generales

Dar de alta los datos de la Cuenta Persona Física para este perfil de usuario. Si es la primera vez que introduce el nombre, el SIT preguntará si desea crearla.

En caso de crear la nueva cuenta, tendrá que introducir un número (a elección suya), al cual se le asignará, de forma automática, una número de cuenta contable de tipo personal (según el Plan General Contable). En caso de no querer generar una cuenta contable, deje en blanco este campo.

Además de otros datos generales, puede incluir sus datos de cuenta de correo electrónico:

Correo electrónico.

Servidor de envío SMTP.

Nombre usuario de la cuenta de Correo.

Clave de acceso a la cuenta de Correo.

Con este apartado correctamente cumplimentado, podrá enviar 1 correos electrónicos de forma individual o conjunta, a cualquiera de sus cuentas abiertas en el SIT (clientes, proveedores, etc.).

Privilegios de Acceso

Determinaremos los diferentes privilegios que deberá tener el usuario para acceder, visualizar, modificar, etc. haciendo doble clic sobre cada una de ellas.

El color determina el acceso de ese usuario a un determinado privilegio. Rojo: sin acceso. Verde: con acceso. Naranja: acceso restringido a una determinada opción (la que figura entre paréntesis).

Seleccionaremos el tipo de usuario: supervisor, vendedor, etc. Como mínimo habrá un “supervisor”, que será el usuario administrador de la aplicación.

1 El envío de correos electrónicos dependerá de los módulos de SIT instalados.

Configuración básica

Usuarios TPV: Todas las opciones que comienzan por 6 otorgan o deniegan privilegios a los usuarios del módulo TPV. Para aquellos usuarios sin privilegios de administrador o supervisor, se recomienda poner en rojo (denegar) las siguientes opciones:

preferencias, listas, informes, etc.

EL SIT puede delimitar el acceso de usuarios a determinados documentos (Entidades, Cuentas, Tareas y Documentos Comerciales). Este permiso controla la visualización de dichos documentos. No evita trabajar con ellos, sino que, al entrar en su ficha, los datos no resultan visibles. De esta manera, el usuario conoce que un determinado documento existe, pero no accede a su contenido.

Para ello, primero hay que configurar la preferencia 0402 “Acceso a confidenciales” para establecer los privilegios de cada usuario [USUARIOS : Privilegios Acceso]:

Verde: acceso libre a todos los documentos.

Rojo: sin acceso.

Naranja: acceso restringido únicamente a los documentos de las cuentas propias.

Acceso Empresas

Simplemente seleccione con un doble clic las empresas a las que podrá tener acceso este usuario.

En el apartado EMPRESAS, puede generar las empresas que desee gestionar con el SIT.

Preferencias

Las diferentes preferencias que tendrá el usuario serán activadas en esta pestaña. Recuerde que en un futuro podrá modificarlas de acuerdo a las necesidades. Algunas de estas preferencias se verán en forma de ventanas como “Búsqueda rápida de contacto”, “Búsqueda rápida de apuntes”, “Gestor de tareas” o “Ventana de información de existencias”.

Adicionalmente, seleccionará el formato de fechas con el que trabajará y la serie que por defecto se utilizará en las facturas.

Usuarios TPV: Si quiere que un usuario vendedor, al abrir el SIT vaya directamente a la ventana de TPV (cuando este módulo se encuentra habilitado), ponga en verde la opción “Ventana TPV al inicio”.

En Preferencias también podemos establecer un formato de fechas. IMPORTANTE: si se elige la opción de fechas de dos dígitos para el año, tenga en cuenta que si el año es inferior a 40, el SIT lo va a asociar al siglo XXI (por ejemplo: 19/12/28, el SIT lo entiende como 2028). En cambio, para años iguales o superiores a 40, el SIT lo asocia al siglo XX (por ejemplo:

19/12/41, el SIT lo entiende como 1941).

TPV

En el caso de tener el módulo TPV tendremos que asignar en esta pestaña la caja a la cual este usuario ha sido asignado y el almacén correspondiente.

No activar la introducción gráfica de artículos salvo que se utilicen pantallas de tipo táctil.

Configuración básica

Empresas

[Botón EMPRESAS]

En esta sección se pueden configurar las distintas empresas que gestionará a través del SIT. El SIT es un sistema multiempresa, es decir nos permite llevar la contabilidad, gestión, nóminas, etc., de un ilimitado número de empresas en un solo fichero de datos.

Las opciones seleccionadas en Empresas afectarán a todos los usuarios con acceso a dichas empresas (ver [USUARIOS : Seleccionar Empresa : Pestaña Acceso Empresas]).

Para crear una nueva empresa, seleccionar Comando/CTRL+N o hacer clic en el botón Nuevo (ver apartado USABILIDAD en la Guía de Iniciación al SIT).

Cree una nueva empresa indicando todos los datos que sea posible. Todos los datos que se introduzcan aquí servirán para automatizar después muchos procesos del programa. En esta opción nos encontramos con diversas pestañas:

Generales

Para consignar todos los datos fiscales y de funcionamiento de la empresa.

Si dispone de un servidor Web y de correo electrónico para la empresa, indicarlos en este apartado.

En la solapa generales introduciremos la información correspondiente a la empresa. Si disponemos de un logo en formato normal (JPG, etc.) y con un peso y una resolución contenidos (inferior a 200 ppp), lo podrá importar para que se imprima en los documentos comerciales.

Las preferencias de la empresa serán configuradas de acuerdo a las necesidades de la misma y tomando en cuenta el/los tipos de módulos adquiridos.

El color rojo significa que no está activa dicha preferencia para toda la empresa independientemente del usuario, con un simple doble clic se puede activar y comprobaremos que ha cambiado de color al verde.

Dentro de las preferencias de la empresa dispone de distintos grupos de opciones:

1. Opciones predefinidas: opciones que se establecerán por defecto, facilitando por ejemplo, la impresión de documentos. No obstante, el usuario podrá modificarlas a lo largo del programa si lo estima conveniente.

2. Forzar (obligar) o Autorizar una determinada acción: como por ejemplo, la necesidad de incluir el nombre de un comercial, la obligación de que todas las operaciones lleven una trazabilidad o autorizar los pagos.

3. Procesos automáticos: determinados procesos que el SIT podrá o no realizar, como el recálculo IRPF en nóminas, actualización de existencias, vencimientos automáticos en facturas y nóminas o los precios de compra.

4. Activación de Módulos: si se dispone de determinados módulos, aquí puede definir si se ejecutan o no para esta empresa. Este es el caso de la Contabilidad Analítica, la Gestión Multisede o la Producción Externa.

5. Advertencias: existencia de artículos en depósito.

Configuración básica

Contabilidad (Pestaña “Conta”)

Se introducen las cuentas imputables del Plan contable que utilizarán los usuarios, para facilitar la automatización en la introducción de asientos. Es lo que denominamos cuentas por defecto. También en esta pantalla se definen los diarios contables con los que se trabaja.

Más información en el Manual del Módulo TeleConta.

Cuentas

Podrá definir las Cuentas Contables por Defecto cada vez que ejecute alguno de los siguientes procesos:

1. Nóminas.

2. Facturas Expedidas y Recibidas.

3. Por Cambio de Divisa.

4. Retenciones IRPF.

Después tendrá la opción de modificarlas en cada caso.

Si dispone del Módulo de TPV, no olvide configurar la Cuenta de Clientes y la Cuenta de Descuadres de Caja en la pestaña de TPV.

Gestión

Para definir las distintas series de facturas expedidas con las que se puede trabajar, los decimales y el modelo de factura elegido.

Si dispone del módulo de TPV, podrá configurar una serie especial para las facturas relacionadas con las ventas a través de su Terminal (ir a la pestaña TPV).

También incorporará los textos de las Condiciones Generales que deberán incluir sus Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas.

Laboral

Esta pestaña afecta únicamente a los usuarios del Módulo de Laboral (ver Manual Módulo Laboral).

Hacienda

Son datos de interés que podrá imprimir en aquella documentación relacionada con Hacienda.

Acceso

Especifique en este apartado qué usuarios tendrán acceso a esta Empresa.

También podrá acotar las fechas en que esta Empresa estará visible para todos los usuarios.

Cargos

Mediante un clic en el signo “+” o “-“ podrá añadir o quitar personas a quienes designar uno de los siguientes cargos:

Administrador.

Configuración básica

Firma en Contratos Laborales.

Responsable de Prevención.

Quedarán incluidos como firma en los respectivos Documentos de Gestión que genere.

Comunicados

Este apartado se debe configurar para los Módulos de Gestión Documental y Gestión de Clientes (C.R.M.) (ver los Manuales respectivos).

TPV (Terminal Punto de Venta)

Este apartado se debe configurar para el Módulo de TPV (ver Manual de TPV).

SAT (Servicio de Atención Técnica)

Este apartado se debe configurar para el Módulo de SAT (ver Manual de SAT).

Tareas

Este apartado se debe configurar para el Módulo de Tareas (ver Manual de Tareas).

Miscelánea

Aquí configurará datos varios como:

1. Tipografía corporativa a utilizar en sus Documentos.

2. Medio utilizado para los mensajes por defecto (C. Electrónico, Carta, Fax, SMS, etc.).

3. Extensión de los ficheros de exportación para Mac y PC (dependiendo de su versión instalada).

4. Otros.

Preferencias

Generales

Si emite facturas para la exportación o en operaciones intercomunitarias, debe especificar el texto legal que se imprimirá con dichas facturas (puede copiarlo de otra aplicación y pegarlo aquí).

Indique la empresa principal (por defecto) para el SIT.

Conozca la ubicación de su fichero de datos, así como la versión con la que actualmente está trabajando.

Comercial

Cuando realice documentos de gestión, puede añadir comentarios (icono globo de texto) relacionados. Estos comentarios vienen con unos botones que se pueden definir en esta pestaña (apartado comentarios automáticos). Haga clic sobre un botón e introduzca el texto. Si deja un espacio al final, al hacer clic en ese botón cuando inicie un comentario, tiene la posibilidad de añadir más texto.

Configuración básica

Si dispone del módulo de tareas, en esta pestaña puede realizar la misma operación para sus comentarios sobre tareas.

Configure en esta pestaña su servidor SMS y de CORREO SALIENTE.

Supervisor (sólo usuarios con este privilegio)

En

Comunicaciones).

versiones

las

anteriores

a

SQL,

se

definen

los

directorios

de

trabajo

Comunicaciones (versiones SQL)

del

SIT

(ver

Se definen los directorios donde se ubican los archivos de:

1. Directorio WEB

2. Documentos adjuntos

3. Sistema RED

4. Histórico

Se configuran los datos relativos a:

1. FTP

2. Bandeja de entrada de correo electrónico (POP3)

3. Recepción de Tareas (módulo de Tareas)

4. Servidor SOAP

Gestión de Entidades y Cuentas

Gestión de Entidades y Cuentas

La Gestión de Entidades y Cuentas está directamente relacionada con el funcionamiento de todos los módulos del SIT.

Entidades

[GENERALES : BOTÓN “ENTIDADES”]

El SIT permite la gestión de una o varias empresas. Cada empresa gestionada, trata a su vez con otras empresas o personas, a las cuales llamamos ENTIDADES.

Por ello, podemos definir como ENTIDAD a toda persona física o jurídica que no es mi EMPRESA y con la que juega uno o varios “papeles”.

Cada papel o rol entre mi empresa y una entidad se denomina CUENTA.

Por eso es importante:

1. Asegurarnos que cada entidad que demos de alta vaya a jugar un papel con mi empresa.

2. Para dar de alta una nueva Entidad, hacer clic en el icono “nuevo”.

3. Para editar una Entidad desde otras ventanas, hacer clic en icono “lápiz” próximo al campo “código entidad”.

4. Una Entidad puede tener varias cuentas (o roles entre esa Entidad y la Empresa).

5. Dar de alta en la pestaña “contactos personales” aquellas personas que me interesa que figuren para una determinada Entidad. Importante: para ver los nuevos contactos agregados a una Entidad, es necesario actualizar la ficha de Entidades.

6. Un contacto en “negrita” significa que está asignado a una Cuenta.

7. Podemos agrupar varios contactos por cuentas u otras formas de agrupación que nosotros designemos.

8. Nivel de acceso: podemos establecer de forma arbitraria varios niveles de acceso que tendrá un determinado contacto a las distintas personas de la empresa. Por ejermplo, verde: puede ser atendido por cualquier persona; rojo: pasar únicamente a dirección; etc.

Objetivos

1. Evitar la duplicidad innecesaria de información así como un esfuerzo adicional del usuario a la hora de dar de alta nuevas cuentas.

2. Mantener una agenda lo más actualizada posible y al alcance de todos los usuarios del sistema.

3. Disponer de un medio de comunicación directo con todas las cuentas, independientemente de su tipo (proveedores, clientes).

Fusión de Entidades

Puede darse la situación de que en el día a día se generan, de forma no consciente, varias Entidades que en realidad son la misma, pues tienen todas ellas el mismo documento de identificación (CIF, NIF, etc.), asignándose a cada una distintas cuentas.

El SIT permite eliminar las duplicidades, para ello:

Gestión de Entidades y Cuentas

Lo primero que debe tener en cuenta es que en las Entidades a fusionar el documento de identificación (CIF, NIF, etc.) debe ser el mismo, ya que en caso contrario no se permite la reunificación de Entidades.

A continuación, ir a [GENERALES : ENTIDADES]. Hacer clic en "Buscar Duplicados" (El SIT busca duplicados por su documento de identificación).

Después seleccione las Entidades que quiere unificar y haga clic en el botón "Fusionar Entidades".

El SIT le preguntará cuál de las anteriores Entidades quiere que permanezca. Para el resto (cuentas incluidas) se asignarán a la Entidad aquí seleccionada.

Cuentas

[GENERALES : CUENTAS]

Una Cuenta es un registro, perteneciente al archivo de Cuentas, que contiene todos los datos identificativos de cualquier persona o Entidad que se relaciona con una Empresa. Ese tipo de relación no tiene por qué ser exclusivamente contable o comercial. Particularmente, el SIT trata como cuentas aquellas personas o entidades que la empresa considera Contactos Comerciales. La única diferencia entre una Cuenta Contable y un Contacto Comercial es que éste carece de Código Contable. Se les puede asignar tan sólo documentos comerciales de tipo Presupuestos de Ventas y en un futuro se les puede convertir en cuentas de clientes.

Cada cuenta podrá tener ilimitados Contactos Personales o Departamentos que podrán ser usados por el programa de muy distinta manera.

Las Cuentas están "marcadas" mediante un Tipo. En ciertos casos, el Tipo va acompañado de un Subtipo. La combinación de Tipo y Subtipo determina en qué lugares y de qué forma puede ser manejada dicha cuenta y, también, qué Código Contable le corresponde.

La identificación de los tipos de cuenta puede restringir, en algunos casos, la libertad de uso de dichas cuentas por parte del usuario. No obstante, las ventajas que proporciona dicha identificación son muy superiores.

Las Cuentas de proveedores, clientes, personal y bancos se identifican por un código numérico (Código). Los Códigos de estos grupos de cuentas forman una secuencia independientemente del subtipo al que pertenecen. Por ejemplo, podemos tener siete cuentas de banco, numeradas del 1 al 7, pero cada una de ellas tendrá asignado su subtipo: unas serán cuentas corrientes y otras cuentas de crédito.

Tipos de Cuenta

Las cuentas se encuentran clasificadas en cinco tipos:

1. PROVEEDORES: Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de compras. Pueden ser de los subtipos proveedor, acreedor, proveedor extranjero, etc.

2. CLIENTES: Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de ventas. Pueden ser de los subtipos cliente, cliente extranjero, empresa del grupo, etc.

3. PERSONAL: Son las cuentas a las que se pueden asignar nóminas.

4. BANCOS: Son las cuentas correspondientes a las Entidades Bancarias. Pueden ser de los subtipos Cuenta Corriente o Cuenta de Crédito.

5. VARIOS: Son las cuentas contables que no pertenecen a ninguna de las categorías anteriores.

Gestión de Entidades y Cuentas

Asociar una Cuenta a una Entidad

Cada vez que se crea una nueva Cuenta, al introducir su nombre en el campo “descripción”, el SIT busca si existe una Entidad con el mismo nombre (o similar). Si la encuentra, la aplicación asignará dicha Entidad a la nueva Cuenta. En caso contrario, se abrirá una ventana de Entidad, donde se deberán introducir los datos correspondientes.

No obstante, si no está de acuerdo con la asociación sugerida por el SIT, puede modificarla:

1. Ir a [CUENTAS : CLIENTES/PROVEEDORES] (la que corresponda).

2. Abrir la cuenta que carece de la Entidad o a la que queremos asignar una nueva Entidad.

3. En el campo descripción, introduzca el nombre que corresponde a la nueva Entidad. El SIT le preguntará si quiere realizar la asociación Cuenta-Entidad. Confirmar.

4. Si ya existe un nombre similar y no es la asociación que desea, en el campo “descripción” escriba “nuevo”. El SIT le preguntará si quiere realizar una nueva asociación (Cuenta – Entidad). Responder afirmativamente.

Recuerde que en la ventana Entidad, lo primero que tiene que rellenar es el campo “Tipo de Sociedad”. Si es una persona física, teclee “P.F.”. De esta forma, la información solicitada se adaptará al tipo de sociedad o persona física introducida.

Cuentas “por defecto”

El usuario puede decidir qué datos por defecto debe usar el cuando se crea un cliente nuevo. Las

condiciones que se fijan son las referentes a régimen de impuestos y forma de pago. Para fijar

las condiciones proceda como sigue:

1. Entre en la ficha de un cliente, o cree un cliente nuevo, con las condiciones que se desean como condiciones por defecto.

2. Clic en el botón “por defecto”.

A partir de ese momento, cualquier cliente que se cree nuevo tendrá asignadas dichas

condiciones.

También podemos asignar esas condiciones a un cliente ya existente. Para ello, haga Mayúsculas + clic sobre el botón “por defecto”. Ahora, ese cliente tiene las mismas condiciones que el cliente marcado por defecto anteriormente.

Operativa

Para dar de alta una nueva cuenta o entidad procederemos de la siguiente forma:

[CUENTAS : PROVEEDORES/CLIENTES/PERSONAL/BANCOS/VARIOS : Nuevo]

En "Descripción" introduciremos el Nombre de la Cuenta que queremos crear 2 . El SIT buscará

entre las ENTIDADES existentes para comprobar que no exista ya esta entidad. Pueden darse dos circunstancias:

1. La ENTIDAD ya existe: El SIT introducirá los datos de esta Entidad en esta nueva Cuenta y faltará completar otros datos complementarios. Los datos se mostrarán en la solapa "Entidad".

2 Puede introducir los primeros caracteres, o un grupo de caracteres, y el SIT presentará las Cuentas que más se le aproximan. También puede introducir el símbolo “?” y el SIT presentará una lista de todas las Cuentas. Esta herramienta funciona desde todas las ventanas de la aplicación.

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2. La ENTIDAD no existe: El SIT abrirá la ventana de ENTIDADES, dónde podremos completar los datos de la misma, para, posteriormente al confirmar esta ventana, completar el resto de datos correspondientes a la cuenta.

Si buscamos una cuenta desde [Búsqueda Rápida De Contactos/Operaciones] o desde [CUENTAS], nos mostrará los datos de la Entidad, independientemente del tipo de cuenta en el que nos encontremos. Es necesario pulsar el botón "lápiz" para modificar los datos de la Entidad (Datos fiscales, dirección, origen comercial, actividad, etc.)

Si se desea modificar los datos de las distintas cuentas se hará desde Entidad.

Cada cuenta podrá tener ilimitados Contactos Personales o Departamentos que podrán ser usados por el programa de muy distinta manera.

Pestaña “Gestión”

Esta Pestaña sólo es visible cuando el usuario tiene activo el privilegio de Cuentas 1103 Datos de Gestión. Ir a [USUARIOS : PRIVILEGIOS DE ACCESO] y mediante un doble clic poner en verde dicha opción.

Cliente o Proveedor extranjero

[CUENTAS : CLIENTES/PROVEEDORES : Pestaña Entidad]

En el campo "Residencia", introduzca el país (por ejemplo: "Francia". Si se pone, por ejemplo, “fr”, aparecerá un listado de países con esas letras, entre ellos Francia. Seleccione entonces el país deseado). De ese modo en el campo NIF/CIF podrá consignar el "nº VAT" correspondiente. Confirme la Entidad.

En la ventana “Cuentas de clientes / proveedores”, en la parte superior derecha tiene dos desplegables: en el primero aparece "Cliente" (o "proveedor") que indica la raíz de la cuenta contable (43 ó 40 ó 41). En el segundo desplegable debe seleccionar el tipo de cliente o proveedor/acreedor: “Extranjero”.

Contratos

[ CUENTAS : CONTRATOS ]

La gestión de contratos va dirigida a:

1. Mantenimiento de una base de información de los compromisos de atención adquiridos por la empresa frente a sus clientes.

2. Generación automática de facturación periódica.

Independientemente de que se use esta segunda prestación o no, es aconsejable mecanizar los mencionados compromisos con los clientes mediante la introducción de un contrato.

Aquí puede definir un nuevo contrato por cliente, donde figura la cuenta, la firma (el contacto de dicha cuenta con quien se acuerda el pago), el artículo (por ejemplo, una subscripción, un contrato de mantenimiento, etc.) y la duración y numero de cuotas (por ejemplo; puede establecer 1 año y 12 cuotas).

En la pestaña previsión, haga clic en el botón "Generar" y se mostrarán todos los vencimientos. Si quiere que sea un día concreto, indíquelo en la fecha de inicio del contrato.

Ejemplo de un Contrato de Mantenimiento

En primer lugar debe crear un artículo denominado "Mantenimiento".

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A continuación, ir a [GENERALES : CUENTAS : CONTRATOS : NUEVO] o a

[GENERALES : CUENTAS : CLIENTES : Seleccionar cliente : Pestaña contratos : nuevo

(signo +)]. También puede acceder desde la barra de búsqueda rápida de contactos, introduciendo la cuenta del cliente a quien va a aperturar un nuevo contrato.

Cuando abra una nueva ventana de contratos, tendrá que rellenar los siguientes campos:

- Cuenta: la del cliente.

- Firma: el contacto con quien se "firma" este contrato (a elegir entre los contactos de la cuenta del cliente). Es obligatorio.

- Estado: estado en que se encuentra el Contrato.

- Artículo: El artículo objeto del contrato, que como se indicaba anteriormente, puede ser "mantenimiento". Es obligatorio.

- Clave proceso: es una referencia para este contrato, de tal forma que se pueda procesar posteriormente desde [UTILIDADES : GESTIÓN : Procesar Contratos]. Puede utilizar claves fáciles de reconocer, de tal forma que pueda agrupar sus contratos, por ejemplo, por sus vencimientos (A: anual, M: Mensual, etc.). Esta opción le permitirá generar albaranes, controlar sus trabajos y facilitar la posterior facturación. Este campo es obligatorio.

- Cantidad y precio unitario: éste último puede corresponder con el del artículo, o introducirlo el usuario manualmente.

- Fechas: fecha de inicio y término, o duración del contrato. Si existen cuotas, éstas se calculan automáticamente.

- Observaciones: todas las condiciones relativas al artículo principal del contrato. Se deben incluir en la ficha del artículo, al darlo de alta.

Por último, en la pestaña Servicios, puede añadir los artículos que componen este contrato, si existen. Debe hacer clic en el signo "+" que se encuentra a la derecha.

Contactos Comerciales y Contactos de una Cuenta

El SIT diferencia entre Contactos de una Cuenta y Contactos Comerciales.

Hasta ahora hemos visto que una CUENTA es un registro, perteneciente al archivo de CUENTAS, que contiene todos los datos identificativos de cualquier persona o ENTIDAD que se relaciona con una EMPRESA. Ese tipo de relación no tiene por qué ser exclusivamente contable o comercial.

Particularmente, el SIT trata como cuentas aquellas personas o entidades que la empresa considera CONTACTOS COMERCIALES. La única diferencia entre una CUENTA CONTABLE y un CONTACTO COMERCIAL es que éste carece de CÓDIGO CONTABLE. Se les puede asignar tan sólo documentos comerciales de tipo PRESUPUESTOS DE VENTAS y en un futuro se les puede convertir en cuentas de clientes.

En cambio, una CUENTA puede tener múltiples CONTACTOS, que siempre son personas

físicas o Departamentos (a los que podemos asociar una persona). Los CONTACTOS son las personas pertenecientes a una CUENTA, a quienes nos dirigimos en nuestras gestiones con dicha CUENTA, del tipo que sea (cliente, proveedor, banco, etc.).

Un ejemplo de una Cuenta con varios Contactos podría ser el siguiente:

1. Tenemos una Entidad, que es un Ayuntamiento, y 3 Contactos, que son 3 Concejalías.

2. Por

lo

tanto el camino

ideal es crear 3 Contactos a partir de 1 Cuenta que es el

Ayuntamiento.

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3. Para cada contacto, escriba el nombre de la persona de contacto (si dispone de él, sino lo puede dejar en blanco) y en el campo “Departamento” la Concejalía correspondiente.

4. No olvide marcar en “Clasificar para la Gestión” aquellos documentos en los que este Contacto debe aparecer.

Búsqueda rápida

Activar desde: [USUARIOS : PREFERENCIAS : opción 05; búsqueda rápida de contactos (verde)].

Al entrar en el SIT el usuario dispondrá de una pequeña ventana situada en la parte inferior central de su pantalla desde la que podrá hacer rápidas consultas en el archivo de CUENTAS. Este es un "Proceso" independiente del "principal", es decir, podremos acceder a esta ventana cada vez que lo necesitemos, estemos dónde estemos en la ventana principal. En algunos casos, el propio "Proceso Principal" recurre a esta Barra para ejecutar búsquedas independientes. El "Proceso Principal" es el que ejecuta todas las operaciones a las que accedemos desde la "Ventana Principal".

Funcionamiento

Desde la Búsqueda Rápida de Contactos podremos buscar cuentas de cualquier empresa a la que tengamos acceso, introduciendo cualquiera de los siguientes datos:

Nombre de la cuenta: Descripción y Nombre Comercial.

Nombre de Contacto: Nombre de alguna de las personas que pertenecen a la cuenta.

NIF, CIF u otro documento de identificación.

"TL" + espacio + teléfono de la cuenta o de alguno de sus contactos.

"CC" + Código numérico del cliente: Busca la cuenta de cliente con dicho número en la Empresa Principal.

Operaciones admitidas

*NP: nueva solicitud de Presupuesto: Crea un nuevo presupuesto, en la Empresa Principal. Permite la introducción de "Cuenta de cliente" y Observaciones. Este presupuesto quedará sin valoración en [DOCUMENTOS DE GESTIÓN :

PRESUPUESTOS].

*NSAT: igual que la anterior, pero en este caso, genera una nueva Solicitud de Reparación SAT.

*NOR: igual que la anterior, pero en este caso, genera una nueva Orden de Reparación SAT.

*NC: nuevo Contrato Laboral. Propuesta de contrato laboral.

Impresión de Cartas, Sobres y Etiquetas

De forma individual puede hacerse desde la ficha del Contacto, desde el botón del "Sobre" en la ficha de la Cuenta (seleccionar antes el Contacto), o ir generando comunicados individualmente (sin enviar) y después generar "Sobres" o "Etiquetas" desde la ventana de correo del SIT.

Módulo de Promoción Comercial

En el SIT, los envíos masivos se realizan en el módulo de PROMOCIÓN COMERCIAL.

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No obstante, si no dispone de este módulo, TeleGest+ le permite crear un único modelo de carta en formato HTML.

No se deben olvidar las tres fases indispensables para envíos publicitarios:

1. Selección de contactos.

2. Generación masiva de comunicados.

3. Envío de los comunicados generados.

4. Archivo del envío para su posterior consulta.

Pueden generarse envíos masivos desde distintos lugares:

[ MÓDULOS : PROMOCIÓN COMERCIAL (C.R.M.) : CONTACTOS ]

Seleccione las personas destinatarias del comunicado y luego haga clic en "Generar Comunicaciones en Bloque".

Y también en:

[ MÓDULOS : PROMOCIÓN COMERCIAL : PROCESOS ]

Seleccione los procesos que desee y haga clic en el botón "Generar Comunicados en Bloque". En este último caso, el comunicado va dirigido a la persona marcada como responsable de ese proceso.

Una vez generados los comunicados, estos se encuentran a la espera de envío en la Bandeja de Correo: clic en botón Sin Enviar:

Desde esa ventana puede darse salida al envío de múltiples maneras:

1. Enviar (cada envío saldrá de la forma prevista: correo electrónico, carta, etc.).

2. Generar Etiquetas: se abrirá el editor de etiquetas (para saber más sobre el Editor de Etiquetas, ir a la sección Artículos de este Manual).

3. Sobres: se imprimirá un sobre con la dirección de destino.

Almacenes, Familias y Artículos

Almacenes, Familias y Artículos

Almacenes

Términos utilizados

Existencias Reales: cantidad exacta de artículos existentes en un determinado almacén.

Existencias Virtuales: artículos a los que todavía no se han dado salida de almacén, para los que ya existe un albarán. Únicamente falta hacer clic en el botón entrada/salida de almacén para que se convierta en Existencias Reales.

Situación Futura: nos indica la cantidad de un artículo que se encuentran en presupuestos y pedidos (proveedor/cliente) y cual sería la existencia futura.

Previsión: Representa el stock máximo y mínimo para un artículo en un determinado almacén. Sus valores se fijan en [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Pestaña Estadística : Almacenes].

Movimiento Directo: es un movimiento de almacén que NO proviene de un proceso comercial (apertura almacén, traspaso, cierre almacén, etc.), realizado a través de [GESTIÓN : ALMACENES : MOVIMIENTOS].

Movimiento Indirecto: Es un movimiento de almacén que SI proviene de un proceso comercial.

Cierre de Almacén: es la generación automática de movimientos de almacén con el único objetivo de poner las existencias reales a cero. Contablemente no es necesario realizar un cierre de almacén para realizar el cierre del ejercicio contable.

Movimientos (Entradas en Almacén)

[GESTIÓN : ALMACENES : MOVIMIENTOS]

Desde esta opción es posible añadir cualquier movimiento de entrada de cada almacén, bien por dar de alta un stock de apertura, por recepción de un albarán, etc.

Cuando no existe el artículo objeto del movimiento, es posible crearlo por primera vez en esta ventana.

Los movimientos de almacén procedentes de Albaranes es recomendable realizarlos, de uno en uno desde [DOCUMENTOS DE GESTIÓN : ALBARANES : Modificar : Salida de almacén] o en bloque desde [UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL : Salida de almacén]

Traspasos (Salidas de Almacén)

[GESTION : ALMACENES : TRASPASOS].

1. Clic en botón NUEVO.

2. Se abre una nueva ventana donde tendrá que seleccionar (en la parte inferior) el almacén de salida y el de entrada.

3. En la parte superior, indique la cuenta del cliente (puede ser la propia empresa, en caso de que el traspaso no se deba a una venta).

4. En la parte central, debe incluir todos los artículos que van a ser traspasados, indicando referencia y cantidad.

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5. Por último, hacer clic en “Ejecutar traspaso” para generar el movimiento de almacén.

Cierre de Almacén

[ UTILIDADES : GESTIÓN : CIERRE DE ALMACÉN ]

El proceso de cierre de Almacén genera, para el almacén seleccionado, un movimiento de ajuste de tal manera que las existencias reales de los artículos quedan a "0". La utilidad de este procedimiento consiste en facilitar al usuario la introducción, posterior, de un movimiento con las existencias reales en ese momento.

Antes de realizar un cierre/apertura de almacén se debe comprobar que los albaranes de compras y de ventas pendientes de anotar en el almacén son ciertas. Si no se hace así, la salida posterior de mercancía de un albarán que erróneamente figuraba como pendiente de entrega, desvirtuará las existencias reales.

Una vez cerrado el almacén, el usuario deberá introducir un movimiento de entrada con las existencias reales de cada artículo.

Siga estos pasos:

1. Para cerrar el almacén, ir a [UTILIDADES : GESTION : Botón Actualizar Existencias].

2. A continuación, ir a [UTILIDADES : GESTION : Botón Cierre Almacén]. Se genera un movimiento de cierre de almacén.

3. Por último, ir a [GESTION : ALMACENES : MOVIMIENTOS] y hacer clic en nuevo. Se crea un nuevo movimiento donde deberá indicar las existencias por artículo.

Inventario

Se crea un movimiento de apertura de almacén para incluir las unidades de los artículos que hay en stock.

El proceso se realiza de forma manual desde [GESTIÓN : ALMACENES : MOVIMIENTOS], introduciendo un único movimiento con todos los artículos/unidades que quiera incluir o, si tiene el inventario en una hoja de cálculo, realizar un movimiento de entrada en almacén desde [UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL : IMPORTAR MOVIMIENTOS]. Al hacer clic en este botón, le indicará el orden y formato con el que debe importar las líneas del movimiento.

Para realizar un movimiento de entrada bastará con que indique para todas las líneas el mismo número de movimiento, fecha y concepto del movimiento ("Movimiento de apertura", por ejemplo) e indique artículo, importe y cantidad de entrada para cada línea.

IMPORTANTE: una importación incorrecta puede invalidar totalmente el FICHERO DE DATOS sobre el que se ha practicado, por lo que antes de cualquier importación es necesario realizar una copia de seguridad del fichero de datos y otra copia por cada una de las importaciones que se realicen para poder recuperar, en un momento dado, los datos tal y como estaban en cualquier parte del proceso. Para ello se deberán mantener perfectamente identificadas cada una de las copias que pertenece a cada parte de proceso.

Después de la importación de cada uno de los ficheros se debe comprobar minuciosamente el resultado y decidir continuar o recuperar el fichero anterior, corregir y repetir el proceso.

Informe sobre las Existencias

Para obtener un informe de existencias en un periodo de tiempo, seleccione:

[GENERALES

COMPRAS/VENTAS]

:

INFORMES

:

GESTIÓN

COMERCIAL

:

ESTADÍSTICAS

Almacenes, Familias y Artículos

Siempre que se necesite un informe de existencias es conveniente realizar una actualización de dichas existencias en [GENERALES : UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL :

ACTUALIZAR EXISTENCIAS].

Familias

[GESTIÓN : ALMACENES / ARTÍCULOS : FAMILIAS]

Es un sistema de clasificación de artículos o comportamientos de esos artículos. Un ejemplo de comportamiento es si los artículos llevan o no control de existencias.

A la hora de escribir los artículos, se les aplica el formato de “nombre propio”, mientras que las

familias se escriben todas en mayúsculas.

Control de Existencias

Familias con control de existencias

[ GESTIÓN : ALMACENES / ARTÍCULOS : FAMILIAS ]

En esta ventana, tiene la opción de especificar si va a existir un Control de Existencias para los artículos pertenecientes a una determinada familia.

En caso de existir Control de Existencias, de forma automática se generan todos los movimientos de almacén de Entrada y Salida.

Información de existencias “en vivo”

[ EXTRAS : Botón “Información de Existencias” ]

La ventana de "INFORMACIÓN DE EXISTENCIAS EN VIVO" mostrará la información del artículo en cualquier almacén. Para ello tenemos que tener previamente seleccionado el artículo.

Si no existen movimientos, existencias (reales o virtuales), pedidos pendientes, etcétera, en esa

ventana no mostrará ningún dato (porque no existen).

Podrá ver los documentos que han originado los movimientos haciendo clic en el botón “Extracto Pedidos”.

También puede hacer que esta ventana esté siempre activa, en [USUARIOS :

PREFERENCIAS], poniendo en verde la opción 12: Ventana de información de existencia.

En [EMPRESAS : PREFERENCIAS : 1305 ACTUALIZAR EXISTENCIAS EN VIVO] es posible desactivar el control de existencias "en vivo". Esta preferencia evita Bloqueo de registros cuando se utiliza de forma intensiva un número muy limitado de artículos por varios

usuarios simultáneamente. Una vez desactivada, si se desea conocer el estado de las existencias,

es necesario actualizarlas en la ficha del artículo, en la Ventana de Información de Existencias o en [UTILIDADES : GESTIÓN : ACTUALIZAR EXISTENCIAS].

Artículos

[GESTIÓN : ALMACENES ARTÍCULOS : ARTÍCULOS]

Características

El SIT define artículo como el concepto por el cual la empresa se relaciona con el cliente. Un artículo puede provocar un ingreso o un coste, pero estos pueden ser cero desde el punto de vista contable.

Almacenes, Familias y Artículos

Sobre un artículo podemos tener un coste en tiempo o recursos de la empresa. Esta información, correctamente reflejada en el SIT, nos será muy útil en el futuro para poder establecer un coste económico que podamos repercutir en el precio.

Así, puede interesar dar de alta un artículo aunque no se cobre por ello, con coste cero. El sistema refleja la existencia de una relación empresa-cliente, mientras que el cliente percibe que lo que le hemos “regalado” sí tiene un valor.

En cambio, no interesa crear artículos en el SIT que sean irrelevantes para el futuro de la empresa (desde el punto de vista financiero, contable, comercial, logístico, etc.).

Cómo definir artículos

Frecuentemente, el usuario confunde el aspecto estético que quiere darle a sus documentos comerciales con sus objetivos de información. Aconsejamos, desde el primer momento, no incluir la apariencia de dichos documentos como factor decisivo a la hora de describir nuestro fichero de artículos.

Igualmente, determinados usuarios dan poca importancia a este fichero porque la empresa vende "servicios". Creemos que es un error: las empresas de servicios tienen las mismas necesidades informativas que cualquier otra empresa que se dedique a la compra / venta.

El usuario debe plantearse el "nivel" de descripción al que su archivo de artículos debe llegar. Habrá usuarios que, por necesidades de controlar las existencias de cada uno de los artículos, tendrá que describir cada uno de ellos como artículos independientes.

En cambio, habrá determinados artículos que no será necesario que sean descritos independientemente: bastará con dar de alta un "artículo" genérico que se usará en todas las operaciones, aunque en cada una de ellas, el usuario cambie la descripción del artículo. Por ejemplo: es diferente un negocio de venta de ordenadores que trabaja con stock (es decir:

compra y almacena) que otro que vende bajo demanda: el primero necesitará dar de alta cada modelo de ordenador porque debe estar informado de los distintos modelos de los que dispone en almacén. En cambio, en el segundo caso, basta con dar de alta un artículo que se llame "Ordenador", especificando en cada proceso (pedido a proveedor, albarán de venta) de qué modelo se trata. Por principio, un artículo genérico siempre tiene un stock virtual "0": todo lo que se compra tiene una venta inmediata.

Agregar artículos

El SIT permite la introducción continua de registros, de tal forma que podemos agregar una serie de artículos simplemente confirmando tras cada nuevo registro. Cuando alcanzamos el último registro que deseamos agregar, tenemos dos opciones: pulsar la tecla “mayúsculas” a la vez que confirmamos, o bien “confirmar” y a continuación “salir”.

Pestaña Generales:

El SIT permite incluir en la ficha del artículo una foto o imagen del mismo para ello procederemos a utilizar los comandos copiar y pegar.

Previamente, tendremos que definir en [LISTAS : GESTION] la Unidad de Venta (unidad, litro, metro, etc.) y la Unidad de Agrupación (cajas, palés, etc.).

Los artículos y todas las especificaciones en ellos incluidos sirven tanto para compras como para ventas. Por lo tanto, si en sugerir unidades ha introducido 5, esa es la cantidad mínima que le permitirá incorporar el SIT en un documento comercial de compra (o de venta).

Únicamente tenga en cuenta que si en el campo "Cantidad por (Unidad de Agrupación)" ha introducido 5, en el campo "Sugerir unidades" como mínimo podrá escribir 5 o múltiplos de 5 (10, 15, etc.).

Almacenes, Familias y Artículos

En la solapa gestión existe un campo para poner el código Intrastat, si fuera requerido. Ver en [INFORMES : Gestión] "Transacciones intracomunitarias". También, en [CUENTAS:

PROVEEDORES / CLIENTES], un botón con la bandera de la Unión Europea, nos permite seleccionar las cuentas que pertenecen a países de la Unión (excepto España).

Alta y Baja de Artículos

Si un artículo tiene bandera roja, está de baja y no se puede incorporar a ningún documento de gestión.

Cuando el SIT informa de que los artículos están en uso, es porque se están utilizando en documentos comerciales (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas, tanto de clientes como de proveedores).

Por esta razón, si ya tiene documentos con estos artículos, no debe suprimirlos (clic en “papelera” pues alteraría toda la información.

Lo que recomendamos es abrir este artículo y seleccionar una bandera roja (la tiene en [GESTION : ALMACENES : ARTICULOS : Pestaña GENERALES], en la esquina superior derecha. De esta forma el artículo queda automáticamente dado de baja, y no se podrá añadir a más documentos comerciales.

También puede ir a [GESTION : ALMACENES : ARTICULOS], seleccionar varios artículos, pulsar la tecla mayúsculas del teclado y sin soltarla, hacer clic en "Estado" (parte inferior de la pantalla). Seleccione la bandera roja. De esta forma, todos los artículos seleccionados quedan en estado "baja".

Margen comercial y Factor multiplicador

Los Márgenes para artículos se aplican de la siguiente manera:

En "Próximo Costo" escriba el precio de coste. Para la Tarifa 1 (es posible definir hasta 3 tarifas para 3 tipos de clientes), podemos indicar bien un "Factor multiplicador" respecto del próximo costo (si escribe 110, estará multiplicando por 1,10, es decir; el precio de venta será un 110% del próximo costo), o bien un margen comercial "M%", en cuyo caso establecerá el porcentaje del margen comercial, aplicado en este caso al precio de venta, no al de costo.

Las fórmula que el SIT utiliza en este último caso es la siguiente:

"Precio Venta" = "Próximo costo" multiplicado por 1,XX (donde XX es el porcentaje a aplicar al próximo costo).

Como podrá observarse, el SIT también puede hacer el cálculo a la inversa, es decir, escriba primero el "Precio Venta" o el precio de venta "IVA Incluido", y la aplicación calcula el margen aplicado.

Los campos de "Próximo Costo", "Precio Venta" y "IVA Incluido" admiten la entrada directa de fórmulas.

Por último, existe la posibilidad de modificar o aplicar el margen directamente en las líneas de un presupuesto de [GESTION : DOCUMENTOS DE GESTION : PRESUPUESTOS]. Aplicar la fórmula directamente en el campo que está debajo del botón "Precio Unitario". Puede poner, por ejemplo, para un margen sobre el precio de coste de un 20%: Precio coste*100/80 (estas fórmulas no admiten paréntesis y no guardan la fórmula sino su contenido).

Almacenes, Familias y Artículos

Descuentos

El SIT permite aplicar un Descuento para un artículo determinado. El descuento se introduce en el campo del mismo nombre, mediante la cantidad: si queremos aplicar un 10% a este artículo, se introduce “10”.

El SIT también permite incorporar descuentos desde la ficha de la Cuenta del Cliente o Proveedor (pestañas GESTIÓN o PRECIOS), e incluso de forma independiente en cada Artículo de un Documento Comercial.

En estos casos, para que al descuento aplicado en este artículo se acumulen los descuentos que pueda tener el cliente (definido en Cuentas) o en un determinado Documento Comercial, es necesario incluir en el campo Descuento la cantidad precedida del signo “+”, “;” o “.”.

Ejemplos:

1. “+10”: al descuento del artículo se suma otro 10%, resultando un 20%.

2. “;10”: el descuento al artículo (10% en el ejemplo) se incrementa en un 10%, resultando un 11%.

3. “.”: anula cualquier descuento que pueda incorporar el artículo.

Número de Serie / Lote y Fecha de Caducidad

Para aquellos artículos que requieran una identificación del tipo “Número de Serie” o “Lote y Fecha de Caducidad”, realizar los siguientes pasos:

1. En [GESTIÓN : ALMACENES / ARTÍCULOS : FAMILIAS], seleccionar la familia y escribir la descripción que debe mostrar este apartado. Hágalo en el campo “Etiqueta Nº de Serie…”.

2. En [GESTIÓN : ALMACENES / ARTÍCULOS : ARTÍCULOS : pestaña GESTIÓN], seleccionar la casilla “Lleva nº de serie” o la casilla “Lote/Caducidad”.

Cada vez que en un contrato o documento de gestión añada este artículo, realice un pedido o quiera darle entrada o salida mediante un movimiento de almacén, el SIT le pedirá que rellene este dato.

También podrá en todo momento conocer sus “Números de Serie” haciendo clic en el botón del mismo nombre que aparece en varias pantallas del SIT.

Stock mínimo y máximo

En [ALMACENES : ARTÍCULOS : Modificar : Pestaña "Estadística"], haga clic en el icono que se encuentra debajo de “EXISTENCIAS DE ALMACÉN”, y podrá indicar un Stock mínimo y máximo para este artículo en cada almacén.

Este dato queda reflejado en la ventana de Información de existencias “en vivo”, en las columnas de “Previsión”. Debe tener en cuenta que superar la cantidad mínima o máxima no impide la venta del artículo, ni se realizan avisos. El mínimo o máximo de la columna “Previsión” se mostrará en rojo cuando las existencias rebasen dichos límites.

Las personas que gestionan stocks y compras, disponen de un informe para detectar aquellas existencias que se encuentren por debajo del mínimo marcado. Ir a [GENERAL : INFORMES :

GESTIÓN : Artículos bajo mínimos].

Almacenes, Familias y Artículos

Existencias por debajo de cero

Los usuarios recibirán avisos de “ruptura de stock”, o impedirá un proceso comercial, cuando se generen albaranes o realicen movimientos de almacén que provoquen que las existencias queden por debajo de cero. Se bloqueará las operaciones a los usuarios que no tengan permiso para "Evitar el control de existencias" [USUARIOS : Modificar : Privilegios de acceso : 2106 Evitar Control de Existencias]. Existen dos opciones: una para impedir sobrepasar estos límites y otra únicamente para advertir (Si está en verde, el sistema impedirá cualquier movimiento que sobrepase los límites fijados. Si está en naranja, sólo advertirá).

Esta opción sólo funciona con artículos pertenecientes a Familias con control de existencias.

Buscar un artículo por su Número de Serie

Si conoce el número de serie pero no recuerda el documento de gestión o contrato al que pertenece, puede buscarlo en las siguientes rutas:

[CUENTAS : CONTRATOS]. Botón Lupa.

[DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PRESUPUESTO/PEDIDO/ALBARAN/FACTURA]. Botón Lupa.

Modificar artículos en Bloque

Otra opción nos permite modificar en bloque varios artículos. Para ello sólo tenemos que seleccionar los artículos que queremos modificar (utilizando la tecla “mayúsculas” o “comando”) y hacer clic en el botón “modificar en bloque”.

Composición de artículos

Un artículo puede componerse a su vez otros productos o factores se compone un artículo. Para ello, acceda a:

[GESTIÓN : ALMACENES : COMPOSICIÓN]

1. Clic en "Nuevo".

2. Introduzca el artículo a descomponer y la cantidad.

3. Añada uno a uno los artículos necesarios para la composición, indicando su cantidad, coste e imputación (100% en la mayoría de los casos).

4. Marque "Factor multiplicador" si el artículo debe ser multiplicado por el número de unidades del producto terminado que se fabrique o componga.

El SIT tiene un sistema para conocer si algún artículo está compuesto de otros y en qué proporción. El fundamento principal de funcionamiento es que cualquier artículo puede ser, a su vez, un componente de cualquier otro. Es decir, no hay distinción técnica entre artículos y subartículos o materias primas. (Por supuesto, el usuario puede distinguir unos y otros mediante su inclusión en familias diferentes.)

El SIT utiliza las composiciones de artículos en los siguientes casos:

1. En Gestión Comercial, al realizar un presupuesto de venta, si existen frecuentes operaciones de venta que responden a un modelo, se puede introducir ese modelo como composición. Al crear el presupuesto, basta con introducir el artículo compuesto haciendo clic sobre el botón "Integrar Composición", para que el programa incluya en el presupuesto todos los artículos sencillos contenidos en la composición del lote.

Almacenes, Familias y Artículos

2. En Gestión Comercial, al generar una orden de fabricación, haciendo clic en "Producto Terminado" se introduce éste como artículo a producir y su composición como artículos a consumir.

El usuario puede programar tantas composiciones de los artículos como desee.

Entrando la composición de un artículo (o Producto Terminado) el usuario determina qué factores productivos son necesarios para la producción del Producto Terminado, en qué cantidad son necesarios y cuál es el coste de cada uno de los factores y, en consecuencia, cuál es el coste del Producto Terminado.

Con el botón ACTUALIZAR COSTO FACTORES el SIT actualiza los posibles cambios en los costos de los factores productivos que, necesariamente, deben repercutir en el cálculo de un nuevo costo del Producto Terminado.

Una vez calculado el coste de un Producto Terminado, el usuario puede guardarlo en la ficha del artículo haciendo clic sobre el botón ACTUALIZAR PRODUCTO TERMINADO. El programa

le invitará entonces a actualizar las distintas tarifas de precios de venta que están basadas en

dicho costo.

Artículos accesorios

El SIT tiene la capacidad para introducir de forma automática los artículos que son accesorios de otro artículo y que deben ser Presupuestados, servidos y/o facturados conjuntamente.

Por ejemplo, se puede conseguir que, en un Documento Comercial:

1. Al introducir un equipo MP3, el SIT introduce automáticamente el Canon Digital que le corresponde.

2. Al introducir una venta de carnes, el SIT introduce automáticamente el impuesto sobre Deshechos Cárnicos.

3. Al introducir una impresora, el SIT introduce automáticamente el coste del cable y los cartuchos de tinta.

Para conseguir la introducción automática de Accesorios, dirigirse a:

[GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS].

1. Crear primero el artículo accesorio en [GESTION : ALMACENES : ARTÍCULOS].

2. Ir a [GESTION : ALMACENES : ARTÍCULOS : seleccionar el artículo principal :

pestaña PRECIOS].

3. Clic en el espacio debajo de ACCESORIOS, CÓDIGOS.

4. Hacer clic en el signo "+" que hay a la derecha de "Accesorios".

5. El cursor se sitúa a la izquierda. Teclear el código del Artículo Accesorio.

A

partir de ese momento, cada vez que se introduzca el Artículo en un Documento Comercial,

el

SIT invitara a introducir cada uno de los Accesorios.

El

extracto comercial es la lista de movimientos generados para cierto artículo. Un movimiento

de un artículo es una línea de entrada/salida de almacén, línea de un albarán, factura, orden de

producción, orden de traspaso entre almacenes, etc.

Extracto comercial

Los movimientos siempre están asociados a un artículo y un almacén. Si el artículo pertenece a una familia que no lleva control de existencias, entonces el movimiento del artículo no produce movimiento en el almacén.

Almacenes, Familias y Artículos

Dependiendo el lugar desde el que se pide el extracto, éste mostrará una selección diferente de los movimientos:

1. Si el extracto se pide desde la ficha de una cuenta, entonces muestra todos los movimientos de todos los artículos que corresponden a dicha cuenta.

2. Si el extracto se pide desde la ficha de un artículo, entonces se muestran los movimientos de ese artículo para todas las cuentas.

3. Si el extracto se pide desde un lugar dónde están relacionados un artículo y una cuenta, entonces se muestran los movimientos del artículo para esa cuenta. Por ejemplo:

solicitar el extracto desde un albarán o cualquier otro documento comercial.

En este último caso, existen varias formas para solicitar el extracto. Estando en un documento de gestión o cualquier otro lugar donde exista una relación entre una cuenta y un artículo, al hacer clic sobre el botón "Extracto":

1. Si no se selecciona ninguna línea del documento, se muestra el extracto comercial de la cuenta del documento (cliente o proveedor).

2. Si se selecciona una línea del documento, se muestra el extracto para esa cuenta y el artículo seleccionado.

3. Si en vez de clic se hace Mayúsculas-Clic sobre el botón extracto, se muestra el extracto del artículo seleccionado para todas las cuentas, y no exclusivamente para la cuenta del documento.

Cualquier duda sobre el estado de existencias o estadística de un artículo pasará por el análisis exhaustivo del extracto.

En la ventana de "Información de existencias" [AUXILIARES : Ventana de Existencias] se muestran los precios del artículo.

Bastaría buscar el artículo para ver sus precios y existencias (mediante un clic en el botón de búsqueda). Las observaciones se mostrarán al mismo tiempo en la ventana de "Trazabilidad".

Impresión de Tarifas

I r
a
 [ GESTION
:
ALMACENES
:
ARTICULOS ]
 ,
sele ccionar
los
artículos
(Cmd/Ctrl+ A , 
para
seleccionar
 todos)
 y
hacer
clic
en
el
botón
imprimir. 


Se
abre 
una
ventana
donde
podrá
seleccionar
la
opción 
“I mprimir 
Tarifa
de
Precios”.
In cluir
IVA. 


Impresión de Etiquetas

El SIT permite la impresión de etiquetas para los artículos, incluyendo la impresión del código de barras. Los problemas principales para el éxito en la impresión de etiquetas son los siguientes:

1. Elección automática del nº de etiquetas necesarias para cada artículo.

2. Configuración de la impresora.

En cuanto al primer punto, el programa permite imprimir etiquetas de artículos, no sólo desde el propio fichero de artículos [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS], sino desde los documentos comerciales [GESTIÓN : DOCS. DE GESTIÓN : ALBARÁN].

Al solicitar la impresión de etiquetas (Botón Imprimir), el programa abre para el usuario el módulo estándar de impresión de etiquetas (en la primera ventana se selecciona “Etiquetas”, confirmar) y se generan las etiquetas. Una vez generadas, el SIT presenta el editor de etiquetas. De los campos del fichero "Informes" que se muestran, debe usar los siguientes:

Almacenes, Familias y Artículos

[Código] Contiene el Código del artículo. Es el campo al que se debe asignar el tipo de letra Code39 3 para su impresión en forma de código de barras 4 .

[Texto] Contiene la descripción del artículo. Este campo puede imprimir varias líneas, por lo que es necesario darle una altura suficiente.

[Importe01] Contiene el PVP 1 (I.V.A. incluido).

Express color doble cara

! 232,00

*7896676*

Estos tres primeros son los más habituales para etiquetar artículos. Además, es posible presentar

la siguiente información:

[Importe02] Contiene el PVP 2 (I.V.A. incluido)

[Importe03] Contiene el PVP 3 (I.V.A. incluido)

[Importe04] Contiene el porcentaje de Descuento del artículo

[Importe05] Cantidad de artículos

[Importe06] Número de la etiqueta

[Importe07] Número total de etiquetas impresas

[Fecha] Fecha del movimiento de almacén

[DocumentoComercial] Nº del documento (albarán, factura, etc imprimen las etiquetas.

)

desde

el que

se

[NumeroSerie] Número de serie (cada etiqueta muestra uno de los números de serie introducidos en el documento comercial)

Puede establecer atributos de texto para los campos tales como fuente, tamaño, alineación y estilo. Haga clic en el campo[s] y seleccione los atributos apropiados.

Los textos y objetos estáticos también pueden ser ubicados en la etiqueta. Podría usarlos para definir por ejemplo, una dirección de devolución.

Si desea concatenar campos para que no haya espacios entre ellos cuando se impriman, arrastre

y deje caer el segundo campo directamente en el primer campo. El SIT ubica un caracter “+” entre los campos para indicar que los campos están concatenados en una misma línea. Generalmente usted hace esto con campos como nombre y apellido o CP y provincia.

3 Si su ordenador no dispone de esta tipografía, en el paquete de instalación del SIT puede encontrar un fichero con este tipo de letra (Code39Barcode) en la carpeta “contents/extras/accesorios”.

4 La referencia para el código de barras del artículo es el "Código del Artículo" y ese código es el que se representará en el código de barras al imprimirlo, con el formato (EAN-13, EAN- 8, etc.). Simplemente seleccione la tipografía adecuada cuando imprima las etiquetas de los artículos. En [ EMPRESAS GESTIÓN : ENTRADA DIRECTA ESPECIFICACIONES ] puedes decidir qué caracteres compondrán el código de barras entre código de artículo y especificación, pero esta nomenclatura no se acoge al código EAN - 13, por lo que simplemente podrás introducir en este apartado el nº de caracteres para el código del artículo".

Almacenes, Familias y Artículos

Después de haber creado los contenidos de la etiqueta (campos, posición, atributos de texto, etc.) deberá definir el número de etiquetas por hoja, su posición en el papel, los márgenes, etc.

en la página Disposición. Haga clic en la pestaña Disposición para visualizarla.

Luego de hacer clic en botón tamaño de la etiqueta, podrá definir los tamaños de etiqueta, y puede hacerse lo mismo para el tamaño del papel.

Si selecciona Redimensión automática, los valores de Ancho y Alto de la etiqueta se definen

automáticamente.

Puede definir el número de etiquetas por fila y columna, el espacio entre ellas, y si son impresas desde la primera página, hacia abajo, o viceversa. Puede imprimir cualquier número de etiquetas por registro.

Si va a imprimir en una hoja incompleta de etiquetas, puede hacer clic en la primera etiqueta en

la cual desea empezar a imprimir. Las etiquetas anteriores serán ignoradas (sólo en la primera página).

Puede especificar el diseño del papel de la etiqueta utilizando las áreas de entrada en la página Disposición o elegir un diseño estándar del listado Código estándar. Esta lista desplegable contiene especificaciones para una variedad de hojas de etiquetas comerciales estándar.

Recuerde que puede guardar su modelo de impresión para su uso posterior.

Imagen del Artículo

En primer lugar, seleccione la imagen que desea incorporar al artículo. A continuación, ejecute

el comando copiar (Comanda/ CTRL + C).

A continuación, ir a [GESTION : ALMACENES : ARTICULOS], seleccione el artículo,

pestaña Generales y haga clic en el recuadro para su imagen (parte inferior derecha).

Por último ejecute el comando pegar (Comando/CTRL + V).

Tendrá que confirmar para que la imagen quede almacenada en el SIT. Al abrir nuevamente el artículo, lo verá con su imagen.

Campo “Su código”

Objetivo del campo “Su código” en el SIT

El contenido de este campo aparecerá en Documentos Comerciales cuando se dan las siguientes

circunstancias:

1. Cuando realizamos un pedido a un proveedor, y tenemos que detallar “Su código”.

2. Cuando gestionamos una venta, y el cliente nos pide un determinado código para un artículo (IMPORTANTE: el SIT prevé que más de un cliente pueda necesitar “Su código” específico, para un artículo que tenemos dado de alta en la aplicación. Por este motivo, será necesario especificar “Su código” para cada cliente que lo necesite).

3. Cuando un artículo tiene condiciones especiales por volumen, en cuyo caso, si se cumple, también figurará “Su código” para estas condiciones (ver [ARTÍCULOS :

Pestaña PRECIOS]).

En todos estos casos, cuando vamos a imprimir un Documento de Gestión a un proveedor o cliente, siempre aparecerá “su código” en el artículo de dicho documento, en lugar del código propio del SIT.

Cada vez que se necesite incorporar nuevos artículos, habría que darlos de alta con “Su código”

en [ARTÍCULOS : Pestaña PRECIOS/CUENTA], AÑADIENDO UNA LÍNEA POR CADA

Almacenes, Familias y Artículos

CÓDIGO DE CLIENTE o PROVEEDOR (introducir sólo el código de la cuenta y “Su código”. Este último puede hacerse con el comando “pegar”).

Otra opción recomendable es exportar las ofertas existentes, mediante [GENERAL :

UTILIDADES : GESTION : EXPORTAR OFERTAS] y a continuación incorporar, modificar o eliminar registros utilizando los procedimientos para actualización de ofertas, que se describen más abajo.

Imprimir “Su código” en documentos de compra

Para ello, previamente hay que introducir el valor en el campo “Su código”, bien en [ARTICULOS : Pestaña PRECIOS/CUENTA] o en [CUENTAS : Seleccionar PROVEEDOR :

Pestaña PRECIOS], siempre para el proveedor sobre el que se va a generar el Documento de Gestión.

Imprimir “Su código” en documentos de venta

Incluir en [CUENTAS : Seleccionar CLIENTE : Pestaña PRECIOS], aquellos artículos con “Su código”. En estos artículos se imprimirá “Su código” siempre que el Documento de Gestión de venta se realice a este cliente.

Los otros datos (precio vta., descuento, etc.), si están en blanco, reflejarán el dato de la ficha de [ARTÍCULOS : GENERALES]. En caso contrario, el que hayamos escrito en [CUENTAS :

CLIENTES : Pestaña PRECIOS] o en [ARTÍCULOS : Pestaña PRECIOS/CUENTA o Pestaña PRECIOS].

Actualización

Para realizar el proceso de actualización desde una Hoja de Cálculo, podemos exportar desde [ARTÍCULOS] todos aquellos en los que queremos que figure un determinado código en el campo “Su código”, utilizando la herramienta Info/Export (con exportar los campos código y la descripción es suficiente).

El siguiente paso es preparar la hoja de cálculo para la exportación (sin encabezados):

- Columna A: código de la cuenta contable del cliente o proveedor.

- Columna C: código del artículo en el SIT.

- Columna D: código del Proveedor/Cliente para este artículo (Su código). Se pueden introducir desde Excel, manualmente o con un lector de código de barras (códigos EAN).

- Columna E: descripción del artículo (opcional).

- Columna F: Importe del artículo (si es distinto del que figura en la ficha de Artículos).

- Columna G: Descuento del artículo (si es distinto del que figura en la ficha de Artículos).

- Columna H: Cantidad mínima (opcional).

Guardar la hoja de cálculo con formato texto separado por tabuladores.

Ir a [GENERALES : UTILIDADES : GESTION : ACTUALIZAR OFERTAS] y realizar la importación del nuevo fichero.

Ahora, en [CUENTAS : Seleccionar CLIENTE o PROVEEDOR : Pestaña PRECIOS] podrá ver el listado de los artículos con los respectivos códigos de este cliente o proveedor.

Habría que repetir el proceso para cada cliente/ proveedor.

Almacenes, Familias y Artículos

Gestión de Precios de Coste y Venta

Precios aplicados

El SIT desarrolla una completa gestión de precios para permitir adaptarse a cualquier necesidad. Es importante que el usuario conozca la "prioridad" con la que funcionan los automatismos de aplicación de precios para que sea capaz de prever el resultado antes de que este se produzca.

1. Tarifa: [CUENTAS: CLIENTES : Pestaña Precios] o [GESTIÓN : ALMACENES :

ARTÍCULOS: Pestaña Precios/Cuenta].

Para empezar, el SIT aplicará el precio del articulo que corresponde a la tarifa que tiene asignada el cliente. Para ello, no olvide introducir en cada cliente la tarifa que le corresponda. Esto es útil incluso cuando esté previsto generar una tarifa de precios propia para dicho cliente.

En cuanto a los proveedores, el SIT aplicará el Precio de Próximo Costo que aparece en el registro del Artículo en cuestión.

2. Precios por volumen: [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Pestaña Precios].

En segundo lugar, el SIT buscará si existe una tabla de Precios por Volumen. Si es así, el SIT aplicará el precio que corresponda al volumen de la venta. Se debe tener en cuenta que este sistema implica que si posteriormente se cambia la cantidad, el precio de venta vuelve a ser calculado.

Si no introduce una cantidad mínima (CM), el SIT tendrá en cuenta este precio salvo que exista otro en (1).

Este sistema sólo funciona en los documentos comerciales de venta.

3. Precio por Artículo: [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS: Pestaña Generales].

Por último, el SIT busca si existen precios por tarifas en la pestaña Generales del Artículo. Cada tarifa corresponde a una calificación que puede hacer de sus cuentas de clientes, en [GENERALES : CUENTAS : CLIENTES : Pestaña Gestión], en el campo “Tarifa Ventas”.

 

Próximo Costo / Coste

Precio / Importe

 

(1) [GESTIÓN :

El coste del artículo.

Precio de Venta (sin IVA).

 

ALMACENES :

 

ARTÍCULOS : Pestaña Generales]

   

Precio de

Venta

(sin

IVA).

(2) [GESTIÓN :

Prevalece sobre el Precio de (1).

ALMACENES :

ARTÍCULOS : Pestaña Precios]

El Precio que se tendrá en cuenta es el último incluido en la lista, o el que cumpla la condición de “cantidad mínima”.

(3) [GESTIÓN :

 

Precio de Venta (sin IVA), para

ALMACENES :

un

determinado

 

Cliente.

ARTÍCULOS : Pestaña Precios/Cuenta]

Prevalece sobre (1) y (2) para dicho Cliente.

[GESTIÓN : ALMACENES : MOVIMIENTOS]

El importe introducido en (1) en el campo “Próximo costo”.

 

Almacenes, Familias y Artículos

 

Próximo Costo / Coste

 

Precio / Importe

 

(4) [CUENTAS :

 

Ídem a (3):

CLIENTES: Pestaña Precios]

Precio de Venta (sin IVA), para este Cliente. Prevalece sobre (1) y (2) para dicho Cliente.

 

Precio

de

coste

para

este

 

proveedor, cuando

dicho

(5) [CUENTAS :

PROVEEDORES :

proveedor se selecciona en un

Gestión

Pestaña Precios]

Documento de (Presupuesto o Pedido). 5

 

Visible desde Botón “Compras”.

 

No se considera.

 

- El precio de coste de (5), si

 

el proveedor

de

este

[GESTIÓN :

DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS :

documento es el mismo que en (5).

PRESUPUESTO/PEDIDO]

- El próximo costo de (1), si no

se cumple

la condición

anterior.

 

Botón “Compras” (para artículos servidos por el proveedor): esta opción permite visualizar y seleccionar Precios de (5) para que el usuario elija el proveedor más adecuado.

- El Precio de Venta (sin IVA) que primero encuentre en (4), (3), (2) ó (1) (siguiendo dicho orden).

[GESTIÓN :

- Si no encuentra Precios, el campo tendrá valor 0.

DOCUMENTOS DE GESTIÓN : VENTAS :

PRESUPUESTO/PEDIDO]

Botón “Compras” (para artículos en venta): Próximo Costo de (1).

Otras opciones Botón “Compras”:

 

últimos precios en Presupuestos de Venta y de las últimas compras a proveedores.

Pestaña “Precios”

Esta pestaña la encontrará en:

- [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Pestaña Precios]

- [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Pestaña Precios/Cuenta]

- [CUENTAS : CLIENTES: Pestaña Precios]

- [CUENTAS : PROVEEDORES : Pestaña Precios]

5 Los artículos contenidos en la pestaña PRECIOS de un Proveedor sólo se tienen en cuenta en los Presupuesto o Pedidos a dicho proveedor, y siempre que contengan estos artículos.

Si lo anterior se cumple, además, cuando se incluye más de un precio del mismo código en la pestaña PRECIOS (proveedores), al realizar un Presupuesto o Pedido se tendrá en cuenta (por orden):

1. El que cumple la condición de Cantidad Mínima (CM).

2. El último precio introducido en la lista.

Almacenes, Familias y Artículos

- Código del artículo: el artículo previamente dado de alta. Si no lo conoce, puede introducir un signo "?".

- Su código: código del proveedor. Este campo es opcional.

- Descripción: por defecto, la del artículo.

- C.M.: cantidad mínima.

- C.S.: cantidad sugerida.

- Importe: el precio PVP.

- Desc.: descuento aplicado.

Documentos de Gestión

Documentos de Gestión

Tipos de documentos

[GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN]

1. Presupuesto de venta/compra: documento que refleja una intención de compra / venta.

2. Pedido: es un presupuesto aprobado.

3. Albarán: refleja el momento de la compra / venta o de la prestación de un servicio. Deja constancia de la entrega de una mercancía o de un servicio realizado. Ejecuta un movimiento en almacén.

4. Factura: documento que se debe cotejar con el albarán, con el fin de hacerla efectiva.

Se persigue el objetivo de que los responsables de cada departamento (comercial, compras, almacén o técnico y contable) generen los respectivos documentos en el SIT. De esta forma, al contable le será fácil cotejar una factura con un albarán creado a través de la misma aplicación.

Cuando tenemos un determinado documento de gestión abierto, se puede convertir en otro documento haciendo clic en el botón inferior, con el nombre del documento al que se puede convertir. De esta forma, pasamos de un presupuesto a pedido (una vez aceptado el presupuesto), de un pedido a albarán (cuando el pedido sale o entra en almacén) y de un albarán a factura (cuando se pasa al cobro o se efectúa el pago).

Para los servicios ofrecidos desde el S.A.T., el SIT genera los siguientes documentos:

1. Solicitud de reparación (equivale al Presupuesto de Venta).

2. Orden de reparación (equivale al Pedido).

Presupuesto

[GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PRESUPUESTO]

Si introducimos los datos de los artículos en el Presupuesto, evitamos tener que hacerlo en el resto de documentos de gestión.

Al abrir un nuevo presupuesto, la aplicación nos pide una serie de datos entre los que se incluyen los artículos objeto del presupuesto. Estos artículos se añaden, quitan o modifican con los botones “+”, “-“, o modificar que se encuentran a la derecha de la ventana.

Líneas de comentario

Al agregar un nuevo artículo en el presupuesto, el SIT permite la inclusión de un comentario con el que podremos realizar:

Descripciones que engloban a más de un artículo que no se desea que aparezca en un Documento Comercial, sin renunciar al desglose de artículos para poder calcular costes, movimientos de almacén, etc.

Ocultar las líneas de artículos que incluyen los costes de nuestro producto / servicio definido en el comentario.

Totalizar (sumar) los importes de los artículos que estén relacionados con el comentario.

Por lo tanto, el comentario cumplirá básicamente dos objetivos:

Documentos de Gestión

1. Reflejar en el presupuesto un resumen de los artículos que están por debajo de ese comentario (incluyendo totales de las cantidades de dichos artículos).

2. Que el cliente, cuando vea dicho presupuesto (que previamente hemos impreso o guardado como PDF), sólo vea las líneas de comentarios con sus totales.

Tenga en cuenta que:

La totalización es sobre los artículos que se encuentren por debajo de la línea de comentario, hasta la siguiente línea de comentario.

Se puede subir o bajar una línea de comentario con las fechas arriba o abajo.

Para introducir una línea de comentario:

Escribir un asterisco “*” en el campo de código del artículo. De esta forma, lo que introduzcamos en esta ventana se convierte en comentario, no permitiendo otros datos como stock, costes, precios, etc.

Puede elegir si quiere imprimir o no las líneas de comentario, así como si desea imprimir o no las líneas de artículos (puede, por ejemplo, imprimir líneas de comentario a modo de resumen, y ocultar las de artículos). Para ello, seleccione el presupuesto y a continuación haga clic en el botón imprimir. En la siguiente ventana, marque o desmarque las casillas de imprimir líneas de artículos y comentarios.

Impresión

Desde [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PRESUPUESTOS] existen varias posibilidades de impresión de documentos relacionados con los Presupuestos. Para ello sólo hay que seleccionar el presupuesto y hacer clic en el botón “Impresora” (Comando/Ctrl + P):

1. Impresión de Presupuesto Completo: elegir el modelo (recomendamos utilizar “TG”).

2. Rentabilidad de Proyecto: si el presupuesto está asignado a un Proyecto, se imprime un informe completo sobre su rentabilidad.

3. Seguimiento: imprime un informe con las ventas, compras y margen, relacionadas con este presupuesto.

4. Resumen: imprime un presupuesto abreviado, sin los datos de las empresas (sólo la descripción).

Precios de Coste y Proveedores

La introducción de líneas de artículos en Presupuestos y Pedidos difieren en bastantes aspectos de la introducción de líneas en todo el resto de documentos. El motivo de esta diferencia es la capacidad que tiene el SIT para entender una gestión de venta como un proceso completo que parte de un PRESUPUESTO AL CLIENTE, del cual deriva todo el resto de documentos hasta completar la venta. Por ello, es necesario que a la hora de realizar un presupuesto, el usuario decida o analice que proveedor o proveedores servirán las mercancías o servicios necesarios para atender la petición del cliente.

En el formulario de entrada de cada línea de artículo, el usuario puede introducir hasta tres proveedores y/o tres precios diferentes. También puede marcar qué proveedor prefiere para, en caso de ejecutar el procedimiento de “GENERAR PEDIDOS A PROVEEDORES”, el programa sepa de antemano a cuál de los tres proveedores debe hacer el pedido.

Además, el usuario puede forzar que en cada nueva línea de artículo se introduzca automáticamente la misma combinación de proveedores que tecleó en la línea anterior, así como las condiciones de descuento y comisión. Para ello, mantenga pulsada la tecla “CONTROL”

Documentos de Gestión

después de confirmar la línea en que introdujo estos datos, o bien pulse la tecla “CONTROL” a la vez que añade una nueva línea: en ambos casos el SIT sugerirá la combinación de proveedores de la última línea existente, o bien la que el usuario haya seleccionado previamente.

Pedido

[GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PEDIDO]

Generación de pedidos a proveedores y control de existencias

El sistema de creación de pedidos a proveedores desde uno u otro lugar son diferentes y todos garantizan la trazabilidad de la operación.

[GESTIÓN

AUTOMÁTICOS]

Generar Pedido a Proveedores en exclusiva:

El programa generará pedidos a proveedores cuando encuentre artículos que están en [ GENERALES : CUENTAS : PROVEEDORES : Modificar : Solapa Precios ] en un sólo proveedor. Eso significa que es un proveedor en exclusiva y el programa ya conoce a quién debe enviar el pedido. En este caso no es necesario indicar el proveedor en el pedido de cliente.

En cambio, no se encontrará en exclusiva cuando figura en la pestaña "precios" de más de un proveedor.

Generar Pedido a Proveedores consignados en pedidos de clientes:

En cada línea de artículo de un pedido de cliente puede indicar un proveedor para ese artículo y para ese pedido. Tiene también la opción de introducir proveedores de manera automática en el botón "Introducir costos: último, mejor y más frecuente". Este proceso mirará cada línea y creará tantos pedidos a proveedores como sean necesarios.

Solamente es posible realizar esta operación con pedidos de forma individualizada. Hacerlo de otra forma conllevaría romper la trazabilidad de las operaciones.

Si desea fusionar dos o más pedidos de compras a un mismo proveedor, sin romper la trazabilidad de sus operaciones, vaya a Pedidos, selecciónelos y haga clic en el botón "Fusionar".

La ventana de "INFORMACIÓN DE EXISTENCIAS EN VIVO" (activarla en [USUARIOS :

doble clic en usuario : preferencia 11 “Información general en vivo”]) mostrará la información del artículo en cualquier almacén. Si no existen movimientos, existencias (reales o virtuales), pedidos pendientes, etc., dicha ventana no mostrará ningún dato.

El movimiento de almacén se realiza desde:

1. [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : ALBARANES : Modificar : Salida de Almacén]

2. en bloque desde [GENERALES : UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL : Salida de Almacén]

IMPORTANTE: en [EMPRESAS : Preferencias : 1305 Actualizar Existencias en Vivo] es posible desactivar el control de existencias "en vivo". Esta preferencia evita Bloqueo de registros cuando se utiliza de forma intensiva un número muy limitado de artículos por varios usuarios simultáneamente. Una vez desactivada, si se desea conocer el estado de las existencias, es necesario actualizarlas en la ficha del artículo, en la Ventana de Información de Existencias o en [UTILIDADES : GESTIÓN : Actualizar Existencias].

PROCESOS

:

DOCUMENTOS

DE

GESTIÓN

:

PEDIDOS

(VENTAS

)

:

Documentos de Gestión

Número de pedido

El número de pedido es un dato importante en documentos emitidos al cliente (albaranes y facturas). Para que figure en dichos documentos, debemos introducir dicho número en el campo “SU Nº DE PEDIDO” en el Pedido de Cliente.

Siempre y cuando los documentos posteriores se generen a partir de este Pedido de Cliente y se marque la preferencia 0313 "Imprimir origen en documentos comerciales" en [Empresas : doble clic en empresa : pestaña Generales], el SIT imprimirá este número en Albaranes y Facturas.

Si dicho número se conoce posteriormente a la generación del propio albarán o factura, bastará con introducirlo en el lugar descrito para que en una nueva impresión de estos documentos figure correctamente.

Fusionar pedidos

Cada vez que se abre un Pedido [GESTIÓN : DOCUMENTOS COMERCIALES : PEDIDO] tiene la opción de fusionar varios documentos en un único documento (de varios Pedidos a un único Pedido). De esta forma puede seleccionar todos los pedidos de un proveedor, procesarlos y obtener un único pedido resultante.

Esto se consigue con el botón “Fusionar”.

Impresión

Desde [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PEDIDOS] existen varias posibilidades de impresión de documentos relacionados con los Pedidos. Para ello sólo hay que seleccionar el pedido y hacer clic en el botón “Impresora” (Comando/Ctrl + P):

1. Impresión de Pedido Completo: elegir el modelo (recomendamos utilizar “TG”).

2. Estado del Pedido: informe que reproduce la información de la ventana “entrada parcial”, donde se reflejan las unidades pedidas, servidas y pendientes.

3. Orden de Trabajo (sólo con Módulo de Fabricación Externa): nos ofrece la información contenida en la pestaña “Orden de Trabajo” 6 , que se puede ver cuando se abre un pedido.

4. Rentabilidad de Proyecto: si el presupuesto está asignado a un Proyecto, se imprime un informe completo sobre su rentabilidad.

5. Seguimiento: imprime un informe con las ventas, compras, existencias y margen, relacionadas con este pedido.

6. Por especificaciones.

7. Etiquetas.

Albarán

[GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : ALBARÁN]

El albarán es el documento que, en cualquier tipo de negocio, informa del momento en que el material solicitado por el cliente está efectivamente entregado por la empresa, o bien que el servicio solicitado ha sido prestado. Utilizando albaranes, incluso en las empresas de servicios, se consigue aislar la fase de entrega de producto o de prestación de un servicio de la fase de

6 Activar previamente en [EMPRESAS : GENERALES : PREFERENCIAS EMPRESAS], opción 18: Activar producción externa.

Documentos de Gestión

facturación. Esto es imprescindible, dado que el proceso de facturación obedece a otros condicionantes que no tienen nada que ver con la realización efectiva de la venta o prestación.

El albarán como herramienta de gestión del almacén

Además, este documento mantiene una estrecha relación con los movimientos de almacén.

Al introducir un nuevo albarán, el SIT ejecuta dos acciones:

1. Entrada / Salida de Almacén

2. Factura

Existen dos tipos de albaranes:

1. Compra (genera entradas en Almacén)

2. Venta (genera salidas en Almacén)

Agrupación de albaranes

Es una opción del SIT para agrupar albaranes en la misma factura cuando se factura en ”Bloque” mediante un “Proceso Automático”

[GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTION : ALBARANES]

Siempre que se ejecute el procedimiento de Facturación de Albaranes, el SIT tenderá a generar una sola factura por cada grupo de albaranes que coincidan en determinados datos. Por ejemplo, todos los albaranes pertenecientes al mismo cliente tenderán a ser facturados en la misma factura.

El usuario debe conocer todos las características de los albaranes que pueden provocar la generación de más de una factura.

Estas características son:

Forma de Pago

Días de Pago

Número de Vencimientos

Plazo para los vencimientos

Proyecto (sólo si en la ficha del cliente se ha marcado la opción correspondiente.

El Recargo financiero debe ser el mismo. (R/E)

Hay que tener en cuenta que el campo "Clave de Albarán" y "Clave de Facturación" no son el mismo.

El primero está en el propio Albarán. Su objetivo es forzar a que, aunque se intente facturar albaranes del mismo cliente en la misma factura, se crearán tantas facturas como diferentes claves de albarán existan.

Portes

En cada albarán puede introducirse la información de los portes. Para ello, acceda a un albarán y haga clic en la solapa Portes.

Una vez que se introduce una cuenta de transportista (que puede ser cualquiera de las cuentas del SIT), el parte de porte queda grabado junto al albarán.

En "Bultos que contienen" debe introducir la distribución de la mercancía.

Documentos de Gestión

1. Bulto: es la unidad de envío (Palé, Camión, Furgoneta, etc.).

2. "Que contienen" es la unidad de empaquetado: "Caja, Cajón, paquete, etc.).

Una composición de distribución de mercancía puede ser:

2 PG (Palé Grande) que contienen 25 CJ (Cajas)

Previamente, deberá haber creado las unidades de portes en [GENERALES : LISTAS :

GESTIÓN : Unidades de Portes]

Posteriormente, los partes de portes pueden ser gestionados desde [GESTIÓN :

DOCUMENTOS DE GESTIÓN : G. RUTAS]. Desde ese lugar, puede distribuirse la mercancía en las distintas unidades de empaquetado.

Siempre que modifique la cantidad de una línea, puede hacer clic en el botón "Generar" para completar las unidades en unidades adicionales.

Impresión de Hoja de Contenido (Packing-List)

Para imprimir una hoja de Contenido (Packing-List), debe proceder así:

Cumplimentar el parte de Porte en cada albarán

1. En [GESTIÓN : PEDIDO O ALBARÁN : Pestaña Portes] cumplimentar la distribución en cajas/paquetes de la mercancía.

2. Seleccionar el porte deseado e imprimir.

Si lo que queremos realmente es repercutir ese coste en el cliente, entonces simplemente añadiremos esa línea como una venta más en lugar de utilizar la herramienta de "Portes".

Impresión de Etiqueta “Expediente del Porte”

Adjunto al albarán es posible generar un "Expediente del Porte". Este expediente contiene toda la información necesaria para el registro de todos los datos del transporte y su posterior seguimiento. Es posible imprimir etiquetas de envío para todos los bultos que componen el albarán. Para ello:

1. Cumplimente el Expediente de Portes, en la pestaña PORTES: como mínimo se deberán introducir el Nº de Bultos y el contenido por "Bulto".

2. En la lista de albaranes, seleccione los albaranes de ventas deseados.

3. Clic en el botón Imprimir. Elija la opción "Etiquetas de Envío".

4. Se abre la ventana de diseño de etiquetas.

5. De los campos del fichero "Informes" que se muestran, debe usar los siguientes:

a. [Código-] Contiene el nº de Albarán.

b. [Descripción-] Nº de caja y el total de cajas ("Cj. 1 / 12") (Caja 1 de un total de 12). La unidad "Caja" puede ser cualquier otra elegida por el usuario.

c. [Texto] Contiene la dirección de entrega del cliente.

d. [Texto2] Contiene la identificación del transportista.

e. [Cabecera01] Nº de Expedición.

f. [Cabecera02] Portes Pagados / Debidos.

g. [Cabecera03] Nº y tipo de bultos (Palés, Containers, etc.).

h. [Cabecera04] Nº y tipo de cajas (Cajas, Paquetes, Estuches, etc.).

Documentos de Gestión

i. [Fecha] Fecha en Origen.

j. [Importe01] Peso Bruto.

k. [Importe02] Peso Neto.

l. [Importe03] Volumen.

m. [Importe04] Número de la Etiqueta.

Algunos campos contienen varias líneas, por lo que es necesario ajustar su tamaño para que se muestre el contenido completo.

Importes Accesorios (gastos de Flete, Aduana y otros)

Si en un Albarán de Compra, selecciona la pestaña ALMACÉN, podrá incorporar los importes accesorios, que consisten en aquellos gastos que conlleva la importación de una determinada mercancía.

Esta opción está pensada para poder repercutir en el próximo coste y el precio de venta de un artículo, los gastos que conlleva la compra de dicho artículo.

Los importes accesorios se desglosan de la siguiente forma:

1. Flete.

2. Cambio de moneda.

3. Transporte interior.

4. Impuestos.

5. Aduana.

6. Otros.

Cada coste de los anteriormente citados, puede distribuirlos de forma proporcional entre todos los artículos o sólo en parte de ellos. Tiene que hacer clic en las casillas que hay debajo de la columna “distribución”. Cada casilla corresponde, de izquierda a derecha, a los gastos de la columna de la derecha, de arriba abajo.

Estos costes se aplicarán al próximo coste del artículo seleccionado, y si lo desea, al precio de venta, cuando confirme el albarán.

En cambio, no se verán reflejados ni en el albarán ni en la factura de compra, y deberán ser contabilizados aparte.

Factura

[GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : FACTURA EXPEDIDA O RECIBIDA]

Generación automática de facturas

[GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : VENTAS : ALBARANES]

La aplicación SIT permite generar facturas a partir de un albarán previo. Desde la ventana de Albaranes, hacer clic en el botón PROCESOS AUTOMÁTICOS para emitir las facturas a partir de los albaranes existentes.

Naturalmente, el usuario deseará emitir las facturas correspondientes a cierta selección de albaranes.

Documentos de Gestión

Si se prevé que el número de facturas resultantes del proceso van a ser muchas, recomendamos no marcar la opción "Imprimir documentos generados". De esta manera, mientras el programa genera las facturas, el usuario podrá trabajar en otros procesos diferentes.

Una vez terminado el proceso de facturación, proceda a imprimir los documentos.

La "CLAVE DE FACTURACIÓN" es un campo que se encuentra en la ficha de los clientes y no es más que un criterio de búsqueda. Su utilidad principal es seleccionar, entre todos los albaranes pendientes de facturar, todos aquellos que pertenecen a determinada clave de facturación. Por ejemplo: si la clave de facturación "M" significa "mensual", el usuario buscará cada mes todos los albaranes de esa clave para facturarlos en un sólo proceso. Las claves de facturación son libres. Cada usuario elige qué claves utilizar y con que sentido. De esta manera, al facturar albaranes bastará con determinar qué clave de facturación se quiere ejecutar.

1. Recomendamos utilizar claves de facturación como las que siguen: I (Inmediata), V (Viernes), M (Mensual), TR (Trimestral), A03 (Anual en el mes de marzo), etc.

2. Puede darse el caso, por ejemplo, que el 1 de abril debamos ejecutar dos procesos de facturación: M, por el mes de abril y TR por el segundo trimestre del año.

Definir y asignar series

El SIT permite registrar las facturas, tanto Expedidas como Recibidas en distintas series.

Para dar de alta las distintas series, acceda a [EMPRESA : Seleccionar empresa : Gestión] y dé de alta las series necesarias.

Ya que no es habitual que se precisen distintas series en las facturas recibidas, puede seleccionar su serie por defecto para dichas facturas. De esa manera, el SIT evitará preguntarle la serie cuando maneje facturas recibidas.

Marca FR (factura recibida) para la serie que se quiera utilizar para las mismas.

En su ficha de Usuario puede, además, determinar qué serie de facturas emitidas debe proponer el SIT por defecto [USUARIOS : seleccionar usuario : Preferencias].

Asignar las facturas recibidas ya introducidas a una serie. Para ello:

[EMPRESA : Seleccionar empresa : Gestión]

1. Seleccionar todas las facturas.

2. En el menú de selección "Serie", elegir la serie deseada mientras se mantiene pulsada la tecla Mayúsculas. El SIT preguntará si se desean asociar las facturas a dicha serie (contestar afirmativamente).

3. A la pregunta de si se desean renumerar, responder negativamente.

4. Adicionalmente seleccionamos si es IVA normal o el IGIC ( Islas Canarias ).

Debemos definir el modelo de factura al que mejor se adapte nuestras necesidades (por defecto:

TG).

Pagos por Transferencia

En aquellos casos en que quiera imprimir una factura con forma de pago TRANSFERENCIA, le interesará reflejar su cuenta bancaria para facilitar dicho pago.

Para ello sólo tiene que introducir su Cuenta de Pagos en [EMPRESAS : Pestaña CUENTAS]. En la parte inferior tiene una casilla con el nombre "Banco Pago".

Documentos de Gestión

Previamente tiene que tener dada de alta esta Cuenta, en [CUENTAS : BANCOS]. En la ficha de esta Cuenta, ir a la pestaña CONTABLES, e introducir los 20 dígitos de dicha cuenta bancaria.

Impresión de facturas

El usuario puede imprimir las facturas de una en una o en grupo. Dispone de distintos modelos de impresión para que pueda elegir el que mejor se adapta a sus necesidades. Una vez decidido el modelo, se puede dejar seleccionado en la ficha de la empresa.

Es posible que el usuario pretenda imprimir documentos comerciales y el SIT se lo impida mostrando un mensaje que dice "No se han encontrado documentos"

La razón es que el botón imprimir en Facturas imprime un documento que puede, según la normativa, tener el nombre de "Factura". Entre otras cosas, eso obliga a que los artículos o servicios facturados se detallen en dicho documento.

Lógicamente, en las facturas que se introducen tan sólo como registro de I.V.A. en contabilidad

o bien las facturas que han sido importadas a ese registro desde otras aplicaciones, no llevan el citado detalle de artículos y, por lo tanto, no son susceptibles de ser impresas.

No obstante, el usuario puede optar por imprimir el modelo "FACTURA DE SERVICIOS". Este modelo no pretende imprimir el desglose o composición de la factura sino únicamente el campo OBSERVACIONES.

Se puede configurar la impresión de información adicional para que figure en todas las facturas.

Ir a:

[EMPRESAS : Pestaña GESTION], CONDICIONES GRALES. PARA FACTURAS EXPEDIDAS.

Cuando la fecha de la factura y la FECHA DE ENTREGA del albarán NO coinciden, la factura imprimirá los datos del albarán del que procede. Esto es obligatorio por Ley 7 (en toda factura debe figurar la fecha de entrega de un bien o prestación de un servicio, cuando se haya producido en fecha distinta a la de la factura).

Para aquellos casos en que la fecha de entrega y la de la factura coincidan, existe la opción de NO imprimir los datos del albarán de procedencia de cada artículo en la factura. Ir a [EMPRESAS : PREFERENCIAS] y ponga en rojo (mediante un doble clic) la opción 0313 :

Imprimir Origen en D. Comerciales.

Procesos Automáticos

Cada vez que se abre un Documento Comercial [GESTIÓN : DOCUMENTOS COMERCIALES : PRESUPUESTO/PEDIDO/ALBARÁN/FACTURA] tiene la opción de

7 El artículo 6 del REGLAMENTO POR EL QUE SE REGULAN LAS OBLIGACIONES DE FACTURACIÓN y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, establece que:

Artículo 6. Contenido de la factura:

1. Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:

a) Número y, en su caso, serie.

( )

i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el

pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Documentos de Gestión

generar el siguiente documento (de Presupuesto a Pedido, de Pedido a Albarán y de Albarán a Factura) a partir de una selección múltiple de documentos. De esta forma puede seleccionar todos los documentos de un cliente o proveedor, procesarlos y obtener uno o varios documentos resultantes.

Esto se consigue con el botón “Procesos Automáticos”.

Por ejemplo, si tiene varios Albaranes, con la opción "Procesos automáticos" generará una única Factura por cliente o proveedor y también por "Medio de Pago". De esta forma, si un cliente o proveedor tiene varios albaranes con distinto "Medio de Pago", generará tantas facturas como "Medios de Pago" existan.

Los “Procesos Automáticos” aplicados a las Facturas le permitirá contabilizarlas, generando sus Asientos Contables.

Generar Pedido al Proveedor desde un Pedido al Cliente

La generación de Pedidos a Proveedores se puede ejecutar directamente desde [GESTIÓN :

DOC. DE GESTIÓN : Compras PEDIDOS ]. No obstante, el SIT ofrece la posibilidad de generar pedidos a proveedores a partir de un Pedido del Cliente. Esta opción es especialmente útil cuando se realizan pedidos bajo demanda, así como en la mayoría de las empresas que trabajan con Proyectos [LISTAS : Pestaña GESTIÓN COMERCIAL : Botón “Proyectos/Campañas”].

El sistema de creación de pedidos a proveedores desde uno u otro lugar son diferentes y todos garantizan la trazabilidad de la operación.

La opción más directa es mediante [DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PEDIDOS (VENTAS ) :

PROCESOS AUTOMÁTICOS]. Con Procesos Automáticos tendrá dos opciones:

1. Generar Pedidos a Proveedores en Exclusiva.

2. Generar Pedidos a Proveedores consignados en pedidos de los clientes.

Pedido a proveedores en exclusiva

El programa generará pedidos a proveedores cuando encuentre artículos que están en [CUENTAS : PROVEEDORES : MODIFICAR : Pestaña PRECIOS] o en [ALMACEN / ARTICULOS : ARTICULOS : MODIFICAR/AÑADIR : Pestaña PRECIOS/CUENTA] con un sólo proveedor. Eso significa que el artículo tiene solamente un proveedor en exclusiva y el programa ya conoce a quién debe enviar el pedido. En este caso no es necesario indicar el proveedor en el pedido de cliente.

No es un articulo con proveedor en exclusiva cuando éste está incluido en la pestaña "precios" de más de un proveedor, o en la pestaña “precios/cuenta” de un artículo hay más de un proveedor.

Pedidos a proveedores consignados en pedidos de clientes

En cada línea de artículo de un pedido de cliente puede indicar un proveedor para ese artículo y para ese pedido. Tiene también la opción de introducir proveedores de manera automática en el botón "Introducir costos: último, mejor y más frecuente". Este proceso rellenará los espacios de cada proveedor con el costo último, mejor y más frecuente, siempre que se hayan producido anteriormente pedidos de este artículo.

Si desea fusionar dos o más pedidos a un mismo proveedor, sin romper la trazabilidad de sus operaciones, vaya a Pedidos, selecciónelos y haga clic en "Fusionar".

Documentos de Gestión

Se podrá indicar un proveedor para todos los artículo del Pedido P(roveedor) sin necesidad de indicarlo en cada una de las líneas. Esta opción ejecuta el pedido para todos los artículos presentes en el pedido, independientemente de que tengan o no proveedor. Para ello ir a:

[ DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PEDIDOS (VENTAS ) : Modificar : Botón “PEDIDO P” ].

Deberá indicar para cada artículo cuantas unidades debe procesar. Hay que tener en cuenta que pueden existir artículos cuyas unidades ya se encuentren procesadas (lo que significa que ya se ha generado un pedido al proveedor con anterioridad), total o parcialmente.

También puede introducir el Proveedor y el costo para cada nuevo artículo de un Pedido de Ventas. En cada línea "Compras", podrá indicar hasta 3 proveedores con distintos precios y seleccionar uno de ellos y calcular el margen a la hora de generar el Pedido a proveedor.

Generar Movimiento de Almacén desde un Albarán

El movimiento de almacén se realiza desde [ DOCUMENTOS DE GESTIÓN : ALBARANES (Venta) : Seleccionar y modificar : SALIDA DE ALMACÉN ] o en bloque desde [ UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL : SALIDA DE ALMACÉN ].

Utilización de colores en documentos comerciales

Como norma existe un código de colores que refleja el estatus de cada documento y, dentro de estos, de cada una de las líneas que lo componen.

Rojo: Documento de procesamiento urgente

Naranja: Documento pendiente de procesar

Azul: Procesado parcialmente

Verde: Documento procesado

Violeta: Documento cancelado

Gris: Documento especial, no procesable

De manera concreta en cada Tipo de Documento:

Presupuesto

VIOLETA: Rechazado o Rechazado Parcialmente

ROJO: Pendiente o Pendiente de Valoración (Este estado lo toma el presupuesto cuando proviene desde la Barra de Búsqueda rápida de Contactos/Operaciones mediante "*NP", dónde se crea un presupuesto "Sin líneas").

NARANJA: Pendiente

AZUL: Parcialmente aceptado

VERDE: Aceptado

Pedido

VIOLETA: Rechazado

NARANJA: Pendiente

AZUL: En curso (parcialmente servido o cancelado Parcialmente)

VERDE: Servido

Documentos de Gestión

Albarán

VIOLETA: No Facturable

ROJO: de Facturación Inmediata (en este estado el programa envía avisos a usuario que en sus preferencias tiene activa "Recibir Avisos de Gestión")

NARANJA: Facturable

GRIS: Depósito (no facturable)

VERDE: Facturado

Factura

NARANJA: Pendiente de Contabilizar

GRIS: No contabilizable

VERDE: Contabilizada

Líneas de cada uno de los documentos (artículos)

NARANJA: Pendiente de procesar

AZUL: Parcialmente procesada

VERDE: Totalmente procesada

Impresión de Documentos Comerciales

Para que el usuario, una vez realizada una operación según los criterios de funcionamiento de la empresa, consiga imprimir un documento comercial al gusto de la propia empresa, debe decidir, entre los modelos de impresión propuestos, el que más se ajusta a sus necesidades estéticas.

Las herramientas de las que dispone el usuario para ajustar al máximo el resultado de la impresión con sus requerimientos son:

Selección del modelo de impresión.

Inclusión o no de la imagen corporativa.

Inclusión o no del rayado del documento.

Impresión de imagen corporativa por "sede".

Se puede configurar en [EMPRESAS : Misceláneas]:

Tipo de letra corporativo.

Tamaño Genérico (el de la Cabecera).

Tamaño Factura (el del desglose de líneas).

El logotipo se incorpora desde el menú [EMPRESAS : Generales] o en [EMPRESAS : Laboral :

Sedes]. Esta segunda opción permite configurar más imágenes de empresa utilizando distintos datos para el membrete y distintos logotipos, seleccionables cada vez que se imprime un documento Comercial.

El "membrete" principal de la empresa se añade en [EMPRESAS : Gestión : Membrete para d. Comerciales ]

Documentos de Gestión

Para los presupuestos, algunas empresas desean que en vez de la palabra "presupuesto" aparezca "factura proforma". En [Empresas : Gestión] en el campo "Nombre del Presupuesto" escribir "Factura proforma".

Generación de documentos en formato HTML

Esta funcionalidad requiere tener contratado el módulo de Promoción Comercial, lo que le permitirá la posibilidad de creación de Modelos HTML y envíos de modelos en HTML. Consulte el manual correspondiente a CRM para obtener información ampliada.

En cualquier caso, si no dispone de dicho módulo, podrá realizar un único modelo HTML.

Es posible incluir "códigos de campo" en modelos HTML para fusionar datos y diseñar modelos de Documentos Comerciales para su envío por correo electrónico. En [DOCUMENTOS DE GESTIÓN : Elegir Documento], el botón "@->" fusionará los datos del documento seleccionado con un modelo HTML y nos invitará a enviar directamente este modelo por correo electrónico al contacto que consta en el propio documento. Si no queremos enviarlo en ese momento, nos mostrará la ventana de "Vista Previa" con el resultado, guardando el mensaje para su posterior envío desde la Ventana de Correo.

En modelo que utilizará en cada caso para la fusión de datos se definirá en [EMPRESAS :

COMUNIC.], "Presupuesto HTML" para presupuestos y pedido y "Factura HTML" para albaranes y Facturas.

Después, desde [DOCUMENTOS DE GESTIÓN : Elegir Documento], seleccione el documento a enviar y pulse el botón "Enviar HTML".

Si no indicáramos ningún modelo, en cada operación tendremos que seleccionar uno de los modelos HTML disponibles.

Impresión de imagen corporativa por Sede

La gestión de la imagen corporativa imprimible en los documentos comerciales puede personalizarse además si la empresa dispone de distintas sedes y desea una imagen corporativa diferente para cada sede.

Para activar esta funcionalidad se debe marcar la preferencia correspondiente en la ficha de la empresa [EMPRESAS : Generales : opción 301 “Gestión Multisede”].

A partir de este momento, el programa decide qué imagen corporativa utilizar:

1. Asigne un vendedor en concreto a cada contacto comercial de los clientes.

2. En la cuenta del vendedor, asigne un centro de trabajo / Sede.

3. Introduzca en cada Sede la imagen corporativa específica.

4. Asigne en cada documento comercial un contacto personal.

Este sistema funciona en presupuestos, pedidos y albaranes. No funciona en factura ya que, por imperativo legal, la identificación de la factura debe responder a la personalidad jurídica de la empresa y no a una de sus sedes.

Situaciones especiales

Ventas con Incidencia

Una venta con incidencia es una venta:

cuyo cobro no es completo.

Documentos de Gestión

que no ha generado movimiento de almacén.

con otras incidencias.

Para localizar una venta con incidencia, cuando no se dispone del número que le corresponde, puede buscarse con la técnica estándar de búsqueda de incidencias del SIT:

Sitúese en la última venta. Pulse la tecla mayúsculas y clic en el botón Anterior. Mantenga la tecla mayúsculas pulsada mientras el programa busca. Si la venta encontrada no se corresponde con la buscada, mayúsculas-clic en el botón Anterior.

Domiciliación de cobros y pagos

El proceso de facturación puede prolongarse si algún o algunos de los clientes afectados por dicha facturación tienen la DOMICILIACIÓN BANCARIA como forma de pago.

1. En ese caso, acceda a [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : VENTAS :

Vencimientos (VT)].

2. Seleccione en la parte inferior de la ventana la forma de pago DOMICILIACIÓN BANCARIA y el estado PENDIENTE.

3. Ajuste la selección de aquellos vencimientos para los que efectivamente quiera generar una remesa bancaria.

4. Haga clic en el botón EMITIR PAGO. Ahora puede elegir entre generar los recibos impresos para llevarlos a su oficina bancaria o bien generar un fichero en formato AEB.

5. El programa también permite emitir recibos. Para ello solo tendremos que seleccionar la opción "recibos impresos".

Existen datos básicos que no pueden faltar previamente a la generación de Ficheros con formato AEB:

1. [CUENTAS : BANCOS : Pestaña Contables], para registrar el número de tu cuenta por donde se envía la remesa.

2. [CUENTAS : BANCOS : Pestaña Bancos], para registrar el sufijo que proporciona el banco para el cuaderno AEB58, dependiendo si es al descuento o al cobro.

3. [CUENTAS : CLIENTES / PROVEEDORES : Modificar Cliente / Proveedor: Pestaña Contable], para registrar el número de la cuenta bancaria de tu cliente / proveedor y determinar en forma de pago la modalidad a realizar (transferencia bancaria, domiciliación).

La Cuenta de Banco por defecto que utilizará el programa, a falta de una especifica para cada operación, será la que conste en [EMPRESAS : CUENTAS : Banco Pagos]

Entrega gratuita de productos o servicios

El principio básico de una buena gestión es la "integridad". Esto quiere decir que cualquier operación que provoca un movimiento económico o de existencias debe ser reflejado en la gestión de tal manera que no desvirtúe la información que el programa genere posteriormente.

En el caso de entrega de muestras o regalos, es imprescindible respetar todas las normas que siguen el resto de operaciones habituales de la empresa. Estas normas se resumen a continuación:

Al ser una entrega de material dirigida a un cliente es necesaria la creación de un albarán de ventas.

Documentos de Gestión

Al ser una operación sin compensación económica, se debe indicar con un 100% de descuento en la línea correspondiente.

El albarán, como cualquier otro albarán, debe ser facturado. El SIT permite la facturación con importe "0".

El albarán podría, teóricamente, facturarse conjuntamente con otros del mismo cliente que reflejen operaciones habituales.

La factura con importe "0" podría generarse en una serie de facturas específica para este tipo de operaciones. Esto es sólo justificable si la frecuencia de estas operaciones es relativamente alta y se desea que las facturas generadas de esta manera no desvirtúen el registro de facturas de operaciones habituales.

Con este sistema, como se ve, una operación de entrega de muestras o regalos no exige un tratamiento especial, sino respetar el sistema habitual de control y facturación de la empresa.

Materiales en deposito

Esta situación supone que se entrega cierta cantidad de material a un cliente con la expectativa de que éste lo devuelva en un plazo de tiempo. Lo importante en este caso es reflejar en el SIT los dos aspectos que suponen esta situación:

1. Se entrega un material.

2. Se espera su devolución en un periodo dado.

Ahora bien, en este caso la valoración de la operación es más difícil. La pregunta clave es: si el cliente no devuelve el material esperado, ¿qué parte asume el riesgo económico de este incumplimiento?

Si dicho riesgo lo asume la empresa, proponemos que la primera fase, la de entrega de material, se refleje en el SIT exactamente igual que la operación descrita en el apartado anterior. Es decir, se procesa por completo una salida valorada a "0".

Sobre la segunda fase, creemos conveniente que, en el mismo momento en que se entrega la mercancía, se genere un Pedido de Cliente con los mismos datos que la entrega pero con la cantidad en negativo. Esto reflejará la deuda que el cliente tiene ahora con la empresa y su compromiso de devolución.

En el momento de resolverse esa devolución, se generará un albarán desde el pedido del cliente. En dicho albarán se incluirá además una línea adicional que refleje, si existe, la diferencia entre las unidades a recibir y las que realmente se reciben. Esta línea debe reflejar la pérdida efectiva de unidades y su valoración frente al cliente. Como en otras situaciones, este albarán será facturado también, por lo que la valoración de esa línea adicional es la que hará que la factura generada tenga o no tenga importe y el cliente deba o no deba pagar por las unidades no devueltas.

El resumen de esta operación sería el siguiente:

1. Albarán de entrega de 10 unidades valoradas a 0.

2. Albarán de devolución de -10 unidades valoradas a 0.

3. Línea de 5 unidades no devueltas valoradas a 0 (el coste lo asume la empresa) o bien valoradas a X (se facturará al cliente por las unidades perdidas).

4. Variación de existencias resultante: se ha reducido en 5 unidades.

En resumen, esta operación podríamos asimilarla a una venta normal con derecho a devolución. De esta manera se ve que en realidad no representa un método de gestión especial: primero se vende a un determinado importe, se reconoce el derecho de devolución del cliente y, cuando se

Documentos de Gestión

efectúa esa devolución, se gestiona el abono de la primera venta y se realiza una nueva venta sólo con las unidades no devueltas.

Consumos propios (Autofacturas)

Este es otro caso que, en realidad, no supone una situación extraordinaria para el sistema de gestión. Primero, debemos dejar claro que esta operación es exactamente igual a la de cualquier otra venta con la peculiaridad de que la empresa hace también el papel de cliente.

El que se realice esta "peculiar" operación tiene dos motivaciones:

1. Tratar el consumo de la propia empresa con el sistema general de gestión de la empresa, sin desvirtuarlo.

2. Conseguir reflejar en la gestión el cambio de "apariencia" del material sujeto a esta operación

Para entender esto, podríamos fijarnos en un caso muy sencillo: una empresa que se dedica a la compraventa de material de oficina.

Esta empresa tiene un almacén con material de oficina comprado a sus proveedores y listo para la venta a sus clientes. La "apariencia" de dicho material es de Existencias, como cualquier otro que pudiera tener en sus almacenes.

Se produce entonces el hecho de que la empresa dispone de ciertos materiales para su uso como material de oficina. Es decir, la empresa toma del almacén un paquete de folios para su uso en su departamento de administración. Entonces, la apariencia de dicho material cambia: deja de formar parte de las existencias del almacén para convertirse en un gasto por Material de Oficina.

El reflejo de esta operación en todos sus aspectos (control de stocks, estadísticas de ventas, contabilización de gastos, etc.) es automático si la empresa se trata a sí misma como un cliente más:

1. Emite una factura por ventas

2. Recibe una factura por compra de Material de Oficina.

El movimiento económico de la operación es nulo, dado que la venta y la compra tienen el mismo importe, pero hemos conseguido, sin salirnos del sistema general de la gestión, hacer un seguimiento de las existencias y cambiar el "aspecto" contable del material tratado.

Comisiones a Comerciales

Paso previo

Para crear un comercial, se genera como cualquier Entidad que lleva asociada una Cuenta. Ir a [CUENTAS : PERSONAL O PROVEEDORES (según sea el vínculo con su empresa)] y hacer clic en botón "nuevo" (también funciona con Comando/CTRL + N).

Comercial por Clientes

Puede establecer un Comercial y porcentaje de comisión para un determinado cliente. Ir a:

[GENERALES : CUENTAS : CLIENTES : Seleccionar Cliente]

1. Pestaña Cuentas: Nombre del Comercial.

2. Pestaña Gestión: Comisión sobre Ventas.

Documentos de Gestión

Comercial por Artículos

También puede establecer un Comercial y porcentaje de comisión para uno o varios artículos. Ir a:

[GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Seleccionar Artículo : Pestaña Generales]

1. Campo “Agente”: nombre del Comercial.

2. Campo “Comisión”: porcentaje de la comisión y si es sobre el margen del artículo.

Comercial por Pedido

Ir a [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : CLIENTES : PRESUPUESTO / PEDIDO / ALBARÁN / factura (éste último no se recomienda) : Nuevo] y tras introducir los datos del cliente, añadir una línea de artículo (botón "+"). Incluir en el campo de "Comisión" el código o nombre del comercial y el porcentaje de comisión (especificar si es sobre el margen).

Gestión de las Comisiones

Una vez introducida, línea a línea de cada artículo, la información del comisionista y la comisión, el SIT dispone de un sistema de liquidación. El objetivo de este sistema es:

1. Recálculo de las comisiones si fuera necesario.

2. Control de las comisiones ya liquidadas al vendedor.

Para controlar / liquidar comisiones, proceda así:

[ GESTIÓN : COMISIONES ]

1. Realice la búsqueda de líneas a liquidar por los criterios deseados.

2. Clic en el botón "Procesos Automáticos" y seleccione la opción "Generar Liquidación".

3. Imprima el informe con las opciones que le convengan.

Los informes también están disponibles en:

[INFORMES

:

GESTIÓN

COMERCIAL : Estadística Compras/Ventas : Comisiones a

Vendedores].

Trazabilidad

Llamamos "trazabilidad" de las operaciones de compra / venta a la propiedad del SIT de conocer en cada momento el origen y el destino de cada operación así de cómo forzar a que el usuario manipule la información garantizando esa posibilidad. Esto quiere decir que el usuario puede conocer, en cualquier momento, de qué presupuesto partió cada operación de compra o venta así como saber todos los movimientos comerciales producidos por un determinado presupuesto.

El objetivo de la trazabilidad es doble:

1. Dar coherencia a nuestra gestión.

2. Permitir solucionar problemas, ya que gesto en la aplicación tendrá su antecedente, que se reflejará en la ventana de trazabilidad.

Para que el SIT fuerce la trazabilidad de las operaciones para determinada empresa, acceda a

[ EMPRESAS : Modificar Empresa ]

Marcar la preferencia: "Forzar trazabilidad en operaciones".

Documentos de Gestión

IMPORTANTE: a partir de ese momento no se pueden generar ningún tipo de documento comercial excepto presupuestos, por lo que siempre habrá que partir de uno de ellos para continuar la gestión de la operación comercial.

Para ver la trazabilidad de una determinada operación en un documento comercial, hay que abrir el documento (doble clic) y seleccionar el artículo. A continuación, hacer clic en la lupa que se encuentra a la derecha, debajo del signo “-“. Esto nos abre la ventana de trazabilidad para ese artículo.

Ventana de Trazabilidad

Para mostrar la ventana de trazabilidad, asegurarse de que se encuentran en “verde” las siguientes opciones:

1.

[USUARIOS

:

SELECCIONAR

USUARIO

:

PREFERENCIAS]

opción

11:

“Información general en vivo”.

 

2.

[EMPRESAS : SELECCIONAR EMPRESA : GENERALES] opción 1305: “Actualizar existencias en vivo”.

Descuentos

Aplicados a los Artículos

[GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : ALMACENES / ARTÍCULOS : ARTÍCULOS : Pestaña Generales]

Existe la posibilidad de asociar un descuento fijo a cada artículo. A partir de ese momento, dicho descuento entrará automáticamente en cada una de las líneas que se introduzcan en los documentos comerciales del artículo en cuestión.

Aplicados a las Cuentas

Es posible introducir un descuento fijo en la Cuenta del cliente. En caso de existir este descuento, se utiliza éste en vez del anterior. El descuento del cliente puede introducirse mediante las siguientes fórmulas

"+X". En este caso, el descuento del cliente se sumará al del artículo.

";X". De esta manera los descuentos se concatenan y se aplican sucesivamente.

Por ejemplo, si el artículo tiene un descuento de "3" y el cliente del "+6", el descuento resultante será "9". En cambio, si el descuento es de “;6”, lo que se hace es aplicar un 6% al artículo al que ya se ha descontado previamente un 3%.

En los Documentos Comerciales, también se podrán introducir descuentos de forma manual mediante el sistema de X+X para que aplique los descuentos acumulando el anterior.

Búsqueda de Documentos de Gestión

En [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : Cualquier tipo] tiene la opción de realizar búsquedas avanzadas de documentos, haciendo clic en la lupa de la botonera inferior.

Contará con múltiples opciones de búsqueda, teniendo en cuenta que si selecciona más de una, el SIT tendrá en cuenta todos estos criterios (método Y) a la hora de buscar un documento.

En Documento Relacionado, el usuario puede buscar un documento comercial por el número de cualquier otro documento comercial que tenga relación.

Documentos de Gestión

Por ejemplo, en Albaranes: haciendo clic sobre el botón de Búsqueda. En el campo "Documento Relacionado", poner el número de documento relacionado con el albarán que se busca.

Informes de Gestión Comercial

Informes de Gestión Comercial

[GENERALES : INFORMES]

En la ventana INFORMES están disponibles determinados informes que, por su naturaleza, no

se asocian directamente con una empresa determinada o con un fichero determinado.

Cuando accedemos a cualquier fichero (Empresas, Personal, Nóminas, etc.), disponemos de informes propios de dicho fichero. En cambio, los informes de la ventana INFORMES van dirigidos al control de la gestión laboral desde un enfoque general, es decir, no particular de una de las empresas, o bien a la obtención de información cuya naturaleza no está ligada a uno de los ficheros en particular.

El SIT, para la búsqueda de información de la Gestión Comercial:

1. Tiene en cuenta todos los criterios simultáneamente.

2. Sugiere siempre el primer y último valor existente.

Esto quiere decir que cuando se solicita un informe de Gestión Comercial, la ventana mostrada por el SIT para la búsqueda de información es siempre la misma y, además, los valores que se muestran por defecto son siempre el menor y mayor que realmente existen en la gestión.

Una vez entendido esto, el usuario debe saber que en la generalidad de los casos, basta con acotar uno sólo de los datos presentes en la ventana de selección para conseguir el efecto deseado. Lo importante es siempre conocer cuál de los datos ofrecidos es el que realmente queremos acotar. Posteriormente el usuario será capaz de plantearse búsquedas más complejas que perfeccionen la calidad de la información suministrada por el SIT.

Importante: antes de solicitar cualquier informe de ventas vinculado al almacén, hay que Actualizar las Existencias [Utilidades : Gestión Comercial : Actualizar Existencias].

Por defecto, el SIT siempre presenta en las ventanas de selección de registros (apuntes, facturas, etc.) los valores iniciales y finales encontrados en el ejercicio actual. Si el usuario no cambia ninguno de los datos mostrados, el informe mostrará la información del ejercicio actual.

Siempre que el usuario desee restringir su selección a una más pequeña dentro del ejercicio actual, bastará que introduzca el dato en uno de los campos: en aquel cuyo criterio quiera restringir. Es decir, no es necesario que el usuario modifique todos los campos para lograr su objetivo de restricción: basta con que acote sólo el criterio que desea.

En cambio, cuando el usuario quiere "expandir" la selección, es decir, seleccionar más registros que no corresponden al ejercicio actual, entonces sí que se ve obligado a introducir los criterios en todos los campos.

Por ejemplo, si tenemos la selección de apuntes siguiente (sugerida por el SIT y que corresponden a los valores máximos y mínimos del ejercicio 2001):

Fechas: del 01/01/01 al 31/12/01

Asientos: del 1 al 12.345

Documentos: del A0001 al R02678

y queremos incluir los asientos del año anterior, no basta con cambiar la fecha inicial por

01/01/00. Habrá también que asegurarse de que los asientos del año anterior con un número mayor que 12.345 son incluidos. Lo mismo es aplicable a los campos de Documentos.

Por ello, cuando el SIT detecta que el usuario está ampliando la selección de fechas más allá de la sugerida, cambia por si mismo los valores del resto de los campos para asegurarse que también se amplia la selección para el resto de los criterios.

Informes de Gestión Comercial

No obstante, el usuario debe ser muy cuidadoso a la hora de la "ampliación" de criterios y asegurarse, mediante la petición de otro informe, de que la selección ha sido correcta.

Informes de Compras y Ventas

[INFORMES : GESTIÓN COMERCIAL]

El SIT dispone de Informes de compras y ventas, dependiendo del estado en que se encuentren:

Presupuestos, Pedidos, Albaranes o Facturas.

Las opciones para todos ellos son las mismas. Por defecto nos ofrece todos los registros del ejercicio actual. Tenga en cuenta que el Informe ofrecerá información distinta sobre Ventas o Compras dependiendo del tipo de documento comercial elegido.

Por último, el SIT preguntará sobre qué cuentas efectuar el Informe. Puede seleccionar una, varias (pulsando la tecla Comando/Ctrl o Mayúsculas) o todas (Comando/Ctrl + A). No olvide que puede utilizar también los botones de selección.

Informes exportables a Hoja de Cálculo

La solución para necesidades de análisis donde precise el tratamiento de datos mediante hoja de cálculo la tiene en:

[INFORMES : GESTIÓN : RESÚMENES].

En la ventana de Opciones, marcar: Exportar.

Estadísticas

Estadísticas sobre Ventas y sobre Compras/Ventas

[GENERALES : INFORMES : GESTIÓN : ESTADÍSTICAS SOBRE VENTAS]

La primera pestaña hace referencia a las ventas, mientras que la segunda hace referencia a las compras.

Si acota la búsqueda por facturas, en el primer caso tendrá en cuenta solo las facturas emitidas, mientras que en el segundo se ajustará a las facturas recibidas.

Ejemplos de Informes

Caso 1: Albaranes y Facturas

Si deseamos conocer el importe de las comisiones a liquidar en un período dado, lo primero es saber si la empresa liquida las comisiones por las ventas realizadas en el período (Albaranes de Ventas) o bien sobre las "Facturas expedidas" en dicho periodo. La diferencia es muy importante: en el primer caso, el usuario tan sólo modificará los campos de fecha de albaranes. En cambio, en el segundo caso sólo modificará los correspondientes a facturas.

Ahondando en el caso anterior, se puede conocer el montante de las comisiones generadas en un periodo dado pero que quedan pendientes de liquidar. Para ello, determinaremos el período deseado en las fechas de albaranes y además introduciremos en el campo número de factura desde la "0" a la "0". El informe nos mostrará entonces las comisiones devengadas en el período que aún no se han liquidado porque las ventas implicadas no han sido facturadas.

Caso 2: Artículos con o sin existencias en Almacén

[INFORMES : GESTIÓN COMERCIAL : Estado de las Existencias]

Informes de Gestión Comercial

Una vez actualizadas las existencias, en la ventana de selección de artículos, marcar la opción:

"Extender búsqueda a movimientos".

Esto quiere decir que seleccionaremos los artículos para el informe a través de sus movimientos.

La intención puede ser localizar artículos que han tenido movimientos en este año (aunque podríamos seleccionar cualquier otro periodo).

Al marcar la opción:

"Invertir la selección por movimientos".

entonces los artículos seleccionados serán los que NO han tenido movimientos de almacén en este año.

Aceptamos y se abre la ventana de búsqueda de movimientos.

Si buscamos movimientos cuya fecha de movimiento sea desde el 1 de enero a la fecha actual, los artículos encontrados serán aquellos que han tenido movimientos en este año.

Caso 3: Compras a un proveedor

Quiero comparar a través de un informe la mercancía que compramos a un mismo proveedor en el año 2007 y en el año 2008, para saber si hemos dejado de comprar alguna referencia o bajamos en algún producto. ¿Cómo podría hacerlo?

Solución:

[INFORMES : GESTIÓN : Resúmenes].

1. Realizar la selección para el primer período. En la ventana de Opciones, marcar la opción: Exportar.

2. Repetir la operación para el segundo período.

3. Abrir ambos ficheros con un programa de Hoja de Calculo y manipular la información dentro de la hoja de cálculo para realizar las comprobaciones necesarias.

Proyectos

Proyectos

En esta sección se analizan los proyectos sin tener en cuenta el Módulo de Contabilidad Analítica, que se estudia aparte.

Sin necesidad de utilizar la Contabilidad Analítica, los proyectos se pueden asociar a:

1. Los documentos Comerciales (desde Presupuestos a Facturas).

2. Los reportes de Horas.

Previamente,

PROYECTOS/CAMPAÑAS].

definir

los

Proyectos

en:

[LISTAS

:

GESTIÓN

COMERCIAL

:

Informes de Resultados vinculados a Proyectos

Luego, existen informes de resultados sobre esos proyectos:

1. [GESTIÓN : DOCUMENTOS : PRESUPUESTOS CLIENTES]. Seleccionar un presupuesto con proyecto. Imprimir. Seleccionar "Rentabilidad Proyecto".

2. [GESTIÓN : DOCUMENTOS : PEDIDOS CLIENTES]. Seleccionar un pedido con proyecto. Imprimir. Seleccionar "Rentabilidad Proyecto".

3. [INFORMES : LABORAL]. Imputación Horas de Personal.