ERP, una solucin o una carga

para las compaas

16 JULIO 2010 1.187 VIEWS UN COMENTARIO
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Con el transcurso del tiempo, se ha ido incrementando la importancia de contar con informacin confiable,
ntegra y oportuna para lograr los objetivos estratgicos de las organizaciones. Para lograr esto, la
integracin de sistemas ya no es considerada como una opcin, se considera una obligacin. La
integracin significa alinear la estrategia de Tecnologas de Informacin (TI) con los objetivos de negocio.
Para lograr tal integracin, en el caso de los sistemas internos de la compaa, existe el sistema ERP. Sin
embargo, una pregunta muy comn y difcil de responder para varios directivos es: Por qu son tan
frecuentes los fracasos en proyectos de ERP?. La razn es muy simple: a la gente no le gusta el cambio.
Para ayudar a disminuir esta problemtica, algunos investigadores proponen el uso de estrategias de
implementacin de ERP orientadas a la gente. Por lo tanto, vamos a analizar las principales ventajas y
beneficios de los ERP, as como sus desventajas y problemas asociados con su implementacin, los
principales retos en su implementacin, adems de otros aspectos importantes que requieren mayor
atencin al momento de tomar la decisin de implementar una aplicacin como el ERP.

Introduccin.
Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el mbito empresarial actualmente,
requiere de impulsar los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las
compaas ante sus ms fuertes competidores. Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado mayor
importancia a las Tecnologas de Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio para mejorar
sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de
paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los
directivos de las compaas esperan tener integradas todas las reas de la compaa que contribuyen
para

la

generacin

de

sus

productos

servicios.

Esta integracin de sistemas, sin embargo, ha ocasionado muchos problemas desde la dcada de los 90
s. Las compaas se enfocaban en la adopcin de sistemas ERP para resolver problemas de integracin.
Sin embargo, estos sistemas automatizaban las actividades principales del negocio sin resolver las
estructuras y procesos de negocio fundamentales. Como resultado, frecuentemente coexista un
sinnmero

de

aplicaciones

diferentes

con

los

sistemas

ERP

Por lo tanto, este documento pretende proporcionar las bases para que las compaas interesadas en la
adquisicin de un sistema ERP, tenga los elementos suficientes para determinar si la adquisicin de un
sistema ERP para su empresa representara una buena solucin para los problemas de integracin que
se tengan o una carga extra y que requiere considerar otros aspectos de la compaa antes de tomar la
decisin de adquirir un sistema ERP.

Por

qu

la

Integracin?

Durante los ltimos aos, dos de los grandes

problemas

que

han

enfrentado

las

organizaciones para el logro de sus objetivos

y

estrategias

de

negocio

ha

sido

la

comparticin de informacin y, por otro lado,

la

comunicacin

entre

sus

principales

departamentos tales como manufactura y

logstica, finanzas, ventas, mercadotecnia y
recursos

humanos.

Con el transcurso del tiempo, se ha ido

incrementando la importancia de contar con
informacin confiable, ntegra y oportuna
para lograr los objetivos estratgicos de las
organizaciones. Debido a esto, para las organizaciones actuales es de vital importancia tener
comunicados a todos sus departamentos; dicho de otra manera, que sus fuentes y almacenes de
informacin dispongan de los medios mediante los cuales puedan generar, compartir, actualizar,
comunicar y obtener informacin til y confiable para el logro de sus objetivos. Para lograr esto, la
integracin de sistemas ya no es considerada como una opcin, se considera una obligacin. Y no se
trata slo de conectar los sistemas, la integracin significa alinear la estrategia de Tecnologas de
Informacin (TI) con los objetivos de negocio. Sin embargo, adems de permitir conectar los sistemas y
alinear la estrategia de TI con la estrategia de negocio, mencionan que la integracin se logra con el
enlace entre la informacin y la ventaja competitiva. As pues, hoy en da los directivos de TI y su staff de
colaboradores estn tratando el tema de integracin como un imperativo del negocio, no como una
posible

estrategia

entre

otras

ms,

sino

como

nica

estrategia

posible.

Tal integracin, permite a la compaa tener una relacin ms estrecha con sus clientes y socios de
negocio. Al momento de que los sistemas de la compaa estn integrados en uno slo y la informacin
que se genera de ste es percibida como confiable y til para los clientes de la organizacin, stos
dedicarn un mayor esfuerzo por concentrarse en mantener y acrecentar su relacin con tal compaa.
Por otro lado, los objetivos de esta integracin, como mencionan algunos consultores, son desde luego la
comparticin de informacin, evitar la duplicidad de trabajo, reducir el esfuerzo desperdiciado y eliminar
las actividades que no representan valor. An logrando lo anterior, no es ninguna sorpresa que la
integracin a esta escala cuesta grandes cantidades de dinero, y sta es la razn por la cual mucha gente
y compaas estn y tendrn que debatir. As pues, para lograr tal integracin, en el caso de los sistemas
internos

de

Implementaciones

la

compaa,
de

ERP:

existe
por

el

sistema
qu

ERP.
fracasan?

El ERP es un conjunto de programas integrados que apoya las principales actividades organizacionales
tales como manufactura y logstica, finanzas y contabilidad, ventas y mercadotecnia y recursos humanos.
Esto significa que, de lo que se trata es contar con un slo programa de software que satisfaga las
necesidades de la gente del departamento de manufactura, as como las de la gente del departamento de
recursos humanos, ventas y mercadotecnia, entre otras. Normalmente, cada uno de estos departamentos
tiene su propio sistema de computacin de acuerdo a las formas de trabajo en particular del

departamento. Lo que el ERP hace es combinar todos estos sistemas en un solo programa de software
integrado que "corre" (ejecuta) una sola base de datos de tal manera que varios departamentos puedan
intercambiar, acceder y actualizar informacin y comunicarse con los otros departamentos ms
fcilmente. Esta integracin puede traer un reembolso tremendo si las compaas instalan el software
correctamente . Sin embargo, una pregunta muy comn y difcil de responder para varios directivos es:
Por qu son tan frecuentes los fracasos en proyectos de ERP?. La razn es muy simple: a la gente no le
gusta

el

cambio.

Con el uso del ERP, lo mnimo que puede esperarse es que los procesos de trabajo se realicen de
manera distinta. El ERP genera cambios en la manera como las personas realizan su trabajo. Pero los
cambios en la forma en que las personas realizan su trabajo no es la parte ms difcil. Lo ms complicado
al momento de introducir una nueva tecnologa, como el caso del ERP, es que las personas cambien su
forma de pensar y la percepcin de que la nueva tecnologa les ayudar a hacer mejor su trabajo. Este
cambio en la forma de realizar el trabajo es la razn por la cual el valor del ERP es tan difcil de afianza).
Para ayudar a disminuir esta problemtica, algunos investigadores proponen el uso de estrategias de
implementacin de ERP orientadas a la gente. Por lo tanto, con el fin de que las implementaciones de
ERP sean exitosas, hay que saber cmo y qu es lo que las personas piensan; es el pensamiento lo que
tiene que cambiar.
Principales

beneficios

ventajas

del

ERP.

Por otro lado, como se mencionaba anteriormente acerca de los

costos tan altos de integrar los sistemas internos de la
compaa, el aspecto financiero es uno de los temas de mayor
preocupacin para las compaas al tomar la decisin de cul
solucin de ERP ser la ms apropiada. Sin embargo, y aunque
no es una tarea fcil, los efectos de alinear los procesos
financieros con la ayuda del ERP son muy atractivos:
*

Las

transacciones

requieren

de

menor

tiempo.

* El staff financiero puede invertir ms tiempo realizando trabajo con mayor valor agregado.
*

Los

costos

relativos

se

ven

disminuidos.

* Los ejecutivos quienes toman las decisiones son capaces de prestar mayor atencin a otros aspectos
financieros

que

surjan

en

cualquier

lugar

que

se

presente

alguna

necesidad.

Como ya se mencion anteriormente, un sistema ERP ayuda a las diferentes partes de la organizacin en
la comparticin de informacin y conocimiento, as como a su comunicacin. Adems, ayuda en la
reduccin

de

costos

al

eficientar

simplificar

los

procesos

de

negocio.

Esta mejora en los procesos de negocio puede traer como consecuencia que se pueda mejorar la
administracin

de

tales

procesos.

De igual manera, existen otras razones por las cuales las compaas emprenden proyectos de ERP:
*
*

Integrar
Estandarizar

*
*

la
y

acelerar

informacin
los

Reducir
Estandarizar

la

procesos

financiera.
de

el
informacin

de

manufactura.
inventario.

Recursos

Humanos.

Debido al incremento en el mercado de implementaciones de ERP, se tiene un factor que ayuda a

consolidar los beneficios que trae la implementacin y uso de sistemas ERP en las organizaciones
actuales para los proveedores de este tipo de sistemas. Este crecimiento del mercado ayuda a predecir

que las ganancias de los proveedores tanto de sistemas ERP como de sistemas tales como CRM
(Customer Relationship Management) y SCM (Supply Chain Management), se incrementarn
considerablemente

en

los

aos

prximos.

A raz del incremento de implementaciones de sistemas ERP y CRM, se generan otros de los beneficios
de contar con estos tipos de sistemas en la organizacin. Al contar con sistemas tales como ERP y CRM,
se facilita la integracin de la informacin relacionada con las rdenes de los clientes, de esta manera
mejorando la relacin y el servicio al cliente. Una de las grandes ventajas de este tipo de paquetes de
aplicaciones como el ERP, es que en la medida en que las tecnologas state-of-art avancen, t avanzas
con ellas. En las compaas de manufactura, las principales razones por las cuales invierten en sistemas
ERP son por la mejora en la productividad, demandas de los clientes, velocidad, ventaja competitiva y la
reduccin de costos. Los usuarios de ERP pueden obtener ventaja competitiva en base a la manera en
que implementen los sistemas y exploten los datos resultantes. Adems, los usuarios opinan que los
sistemas los pueden hacer a ellos ms giles en el marketplace en comparacin con aquellas compaas
con programas personalizados difciles de cambiar. Por todo lo anterior, el hecho de conocer lo que el
ERP puede hacer realmente para el beneficio de la
compaa es de vital importancia.

Desventajas

problemas

asociados

implementaciones

de

con

las
ERP.

No es raro escuchar casos en los cuales que al momento de

tomar la decisin de adquisicin de un sistema ERP, no se
toman en cuenta los procesos clave de la organizacin que
son tal vez los que proporcionan su mayor ventaja sobre sus
competidores. Debido a esto, una vez tomada la decisin de
adquisicin, se percata de que se requiere de modificar el
software con el fin de ajustarlo a los procesos de negocio que generan la ventaja competitiva de la
compaa. Estas modificaciones al software, son muy frecuentes que traigan como consecuencia varias
situaciones
Slo

por

que
mencionar

ocasionarn
algunas

de

desventajas
las

desventajas,

para
se

la
listan

compaa.
las

siguientes:

* La duracin de la implantacin del sistema se prolongar ms del tiempo inicialmente proyectado.

* Se introducirn vacos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionar deficiencias en su
ejecucin.
* Las futuras actualizaciones del software por parte del proveedor del ERP sern extremadamente
difciles, debido a que ya se encuentra personalizado el software del cliente que hizo las modificaciones, y
las actualizaciones requerirn trabajo extra y reescritura del cdigo fuente con el fin de ajustarlo a la
nueva

versin.

Un aspecto que puede traer grandes costos al implantar un sistema ERP es el hecho de subestimar la
asignacin de recursos a estrategias de implementacin tales como el entrenamiento y capacitacin de
los usuarios. Lo mejor es asignar los suficientes recursos de tal manera que los usuarios sean capaces de
aprender a utilizar y explotar al mximo posible el potencial del ERP con el fin de lograr la meta de toda
organizacin,

independientemente

del

giro

sus

objetivos,

que

es

generar

riqueza.

No est por dems mencionar algunos de los costos asociados al adquirir un sistema ERP. Este tipo de
sistemas, as como proveen de soluciones integrales (en el mejor de los casos) para la compaa, de
igual manera sus costos de adquisicin son bastante altos. Desde la adquisicin de equipo de cmputo y

software complementario (si se requiere), la propia integracin de los sistemas internos, servicios de
consultora,

entre

otros,

hasta

el

costo

del

propio

paquete

de

software.

Adems, se deben considerar los costos asociados durante la implementacin del ERP, siendo estos los
costos

reales

de

mantenimiento,

actualizacin

optimizacin

del

sistema.

En relacin a la conversin y anlisis de datos, es otro aspecto que puede resultar bastante complicado y
costoso si no se manejan adecuadamente. Esta conversin implica mover la informacin corporativa,
tales como registros de clientes y proveedores, datos de diseo de productos, entre otros, de los viejos
sistemas

al

nuevo

sistema

ERP.

Mayores

retos.

El problema de mayor peso al tomar la decisin de implantar un sistema ERP es sin lugar a dudas la
gente que trabaja en la compaa. Cambiar los hbitos de la gente ser un reto enorme. Hacer que la
gente use el software para mejorar las formas de trabajo es por mucho el reto ms grande. Si la compaa
es resistente al cambio, entonces el proyecto de ERP estar ms propenso a fracasar. Lo anterior, da
origen a otro de los retos ms grandes que las compaas enfrentan que es definir y ejecutar el propio
plan de implementacin de ERP, siendo ste uno de los retos de mayor importancia relacionados con este
sistema empresarial tan importante y a
la vez tan problemtico para una gran
cantidad de compaas.

Conclusiones.
En

general,

proporcionan

los

sistemas

los

ERP

directivos

informacin en tiempo real con la cual

pueden
Debido

tomar
a

mejores

esto,

el

ERP

decisiones.
no

slo

proporciona un panorama actual de la

organizacin, sino que tambin permite
dar

respuestas

creciente

ms

entorno

eficientes

competitivo,

al
en

especial en la industria de manufactura.

De igual manera, el ERP se est
expandiendo hacia otras industrias que
se estn dando cuenta de los incrementos en los ingresos tan significativos que se generan al contar con
un

sistema

ERP.

Cuando se pretende por primera vez en la compaa llevar a cabo una implementacin de un ERP y que
sta sea exitosa se requiere de una metodologa estructurada, esto es, una estrategia enfocada en la
gente y los procesos. De esta manera se pueden administrar efectivamente los riesgos. Un error muy
comn que se presenta es no tener a los empleados preparados para utilizar los nuevos procesos y
sistema

de

soporte.

Aqu

la

consecuencia

es

un

fracaso

total

inevitable.

Los sistemas ERP son herramientas de negocio muy ventajosos en las manos de alguien quien sepa qu
hacer con ellas, pero pueden ser muy peligrosas en las manos de alguien quien no sepa qu hacer con
ellas.