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Orden y Aseo
1.
OBJETIVOS
2. DEFINICIN
Orden y Aseo: se trata de un programa sencillo de gestin aplicable a cualquier organizacin
que quiera iniciar, mantener y mejorar su forma de competir y sobrevivir en este mundo
cambiante. Su aplicacin se extiende al hogar visto ste como el primer eslabn dentro de todo
el macrosistema universal.
La Prestacin de un servicio oportuno, seguro y acorde con las necesidades de los clientes,
acompaado de calidad y precio competitivo, se convierten en elementos fundamentales para
generar ventajas competitivas sostenibles actualmente. Pero estas caractersticas y/o atributos
que se deben ver como medios y no como fines organizacionales, encuentran en el orden y aseo
a nivel de plantas industriales y de organizaciones de servicio un pilar fundamental para su
alcance.
La satisfaccin de los clientes implica un trabajo en las organizaciones centrado en su talento
humano, que lleve implcito un desarrollo integral de las personas, partiendo de su propia
satisfaccin, generando en ellas, compromiso, pertenencia, motivacin, autoestima y, como
consecuencia espera el desarrollo de sus potencialidades para un mejor aporte institucional.
Para empezar un programa de mejora continua, la forma ideal es, mejorar las condiciones de
trabajo de las personas en su ambiente cotidiano y fomentar hbitos y procedimientos que
permitan su mejoramiento integral en la organizacin. Sobre estas premisas las cinco eses1 son
la condicin y base para iniciar la implementacin de programas de aseguramiento de calidad y
de mejora de la productividad
importante y ante todo demanda cambios de actitud drsticos que con el devenir del tiempo se
esperan convertir en costumbre, llevar al inconsciente del individuo que en forma autnoma
haga su aplicacin.
Las Cinco eses, son por lo tanto, una respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de
trabajo, lo cual prepara el terreno para la aplicacin de cualquier herramienta gerencial. Se
habla del sitio de trabajo pues en l se desarrolla una parte muy importante de la vida, en
muchos casos el tiempo en el trabajo es superior al tiempo del hogar o social dado las
ocupaciones y responsabilidades adquiridas por cada persona.
Un ambiente de trabajo agradable garantiza compromiso, desarrollo personal y atencin de
calidad para los usuarios.
Las Cinco Eses se trata de trminos que provienen de palabras en japons y todas empiezan por
S:
SEIRI
SEITON
SEISO
SEIKETSU
SHITSUKE
Los cuatro primeros trminos tienen prefijo SEI, esto significa sentimiento, sinceridad, respeto y
justicia. Rescata el hecho de la autoestima como eje sobre el cual gira la propuesta.
Las tres primeras se relacionan directamente con el Espacio de Trabajo; la oficina, el taller, el
consultorio y los servicios complementarios. Las dos ltimas se refieren directamente a la
persona.
A cada palabra del japons descrita anteriormente se le asocia con trminos en espaol que
siguen un procedimiento lgico para su aplicacin, como programa de mejora a travs del
orden.
1. SEIRI: Inventariar, Clasificar, Agrupar, Seleccin, Registrar
2. SEITON: Organizar, Identificar, Almacenar, Archivar.
3. SEISO: Limpieza, Aseo, Higiene, Mantenimiento.
As como se indic que las tres primeras se refieren al ambiente de trabajo, las dos ltimas
apuntan a la persona, al individuo, pues es l quien finalmente es el responsable de los cambios
y por donde se debe empezar.
4. SEIKETSU: Salud personal (fsica y mental), Bienestar Personal
5. SHITSUKE: Autodisciplina, Forma de vida, hbito, costumbre.
Seguidamente se presenta una explicacin detallada de cada uno de los componentes del
programa.
1.1 SEIRI: Inventariar, Clasificar, Agrupar, Seleccin, Registrar.
Realizar un inventario, clasificar, agrupar, seleccionar y registrar debidamente lleva a la
simplificacin y la estandarizacin de tal manera que se disponga en cada sitio de trabajo de lo
absolutamente necesario.
Por ejemplo ubicados en el puesto o sitio de trabajo y/o ubicados en el hogar y tomando como
referencia un rea en particular (trabajo: oficina, escritorio, archivador; casa: sala, comedor,
habitacin, un armario).
Una vez en el sitio de trabajo, mire a su alrededor: Posiblemente por mencionar algo, existen
hojas que corresponden a memorandos, correspondencia interna, formatos que ya no estn en
uso, (todo esto amarillo por lo viejo); existen peridicos, revistas, seis ceniceros, folletos,
publicidad,
anteriores, una biblioteca con libros y objetos que nadie utiliza, cuatro materas (sin jardn) que
ocupa la mitad del espacio, una coleccin de muequitos(treinta y cuatro), tres mquinas de
escribir daadas (estn en un rincn en el piso), una silla daada con la cual se tropiezan por lo
menos tres personas diariamente.
Entonces vale la pena preguntarse.
Estos documentos y/o elementos son indispensables? (por ejemplo las mquinas daadas).
Si se utilizan, con que frecuencia se hace?,
La ubicacin actual es la mejor?
Se justifica aun mantenerlos?
Si definitivamente hay que deshacerse de ellos?
1.2 SEITON: Organizar, Identificar, Almacenar Archivar.
Una vez realizada la clasificacin, a travs de esta segunda
donde los
encontremos fcilmente, de manera que todos conozcan cmo se han guardado y dnde se
deben buscar. Esto unido a una eficiente distribucin en planta asegura un ambiente especial
para el trabajo.
Se han clasificado los elementos, informacin y dems, pero hay que ubicarlos en el mejor sitio
posible. Por ejemplo se va a guardar toda la informacin sobre quejas del semestre anterior que
se encuentra posiblemente en el piso. Se debe guardar en un sitio donde quede catalogada de tal
forma que si llega alguien que no es de la dependencia o alguien nuevo, pueda ver dnde estn y
cmo se guardan los reclamos respectivos.
Hoy da el archivar informacin, almacenar insumos, repuestos y dems, ante todo demanda de
una identificacin apropiada, por tal razn es importante aplicar tcnicas adecuadas donde se
destacan los cdigos de barras y los microchips entre otros.
1.3 SEISO: limpieza, Aseo, Higiene, Mantenimiento
Esta tercera S trata de mantener permanentemente el ambiente higinico y agradable para
laborar, propendiendo por la eliminacin de las causas fundamentales que ocasionan la mugre y
la suciedad.
Analizando el siguiente ejemplo tpico: Al entrar un cliente, sea un compaero de trabajo; un
pariente que nos visite, un usuario; considera Usted que su visitante se sentir tranquilo y
cmodo al ver: ceniceros llenos de colillas, chicles en diferentes sitios incluido pegamentos en
las paredes, vidrios polvorientos y manchados, adems se utiliza de atrapamoscas las telaraas
y por decir algo ms un sistema de informacin inoperante, recordando que el invitado no se
pudo sentar por el estado de sus sillas.
Cul es su reaccin? Tranquilidad y comodidad? O por el contrario quisiera que la situacin
fuese diferente.
En las plantas industriales se considera pertinente manejar a nivel de mantenimiento programas
TPM (Mantenimiento Productivo Total)
reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y ante todo una disposicin personal que
favorezca actitudes y conductas encaminadas a la salud personal garantizan la cuarta S.
1.5 SHITSUKE: Autodisciplina, Forma de Vida, Hbito, Costumbre, Status Quo. Forma
de Vida, El sentimiento de autoestima y autodisciplina.
Es el compromiso con el cumplimiento de las normas, patrones ticos, morales y tcnicos de la
organizacin y con la bsqueda del mejoramiento continuo a nivel personal y organizacional.
Juega un papel fundamental en el proceso de implementacin de tcnicas como las 5S, la
ingeniera de mtodos, donde el lograr relacionar los diferentes recursos y potencialidades
humanas a travs de mtodos simplificados, estandarizados, entendibles, mejorados
permanentemente, originan incrementos sostenidos en los niveles de competitividad, partiendo
de una premisa siempre habr una mejor manera de hacer las cosas .
La suma de las 5 S, se da cuando se trata de convertir el hbito, en costumbre, en una forma de
vida; esto se aplica a ejemplos tan sencillos como dejar las llaves en su respectivo sitio cada vez
que se utilicen, dejar el marcador, el borrador, el lpiz en el sitio indicado una vez sean usados,
el tablero dejarlo no como se encuentra sino tal vez mejor (limpio), dejar el telfono en la
posicin que normalmente sea ms cmoda de usar siempre, dejar ordenado el sitio de trabajo
cuando se retire de l y en general hacer del orden y aseo una costumbre, en el que
inconscientemente se dejen las cosas donde se han encontrado o bien donde deben estar. Esto
permite mejorar como personas y por supuesto como parte de una organizacin y de una
comunidad.
El programa se debe disear para cada organizacin pues como tal no existe un modelo mgico
inflexible que se pueda utilizar indistintamente; tambin en cada organizacin recibe un nombre
especial, fcil de recordar que invite a la accin, pues en unas empresas se denomina 5S, en
otras se prefiere llamar programa de Orden y Aseo, en otras se llama Salud, Vida, xito, Futuro,
Mejora, higiene, clase, entre otras.
ACTIVIDAD
Creacin de comits para la implementacin del programa.
ACCIONES
Crear comits por reas comunes de trabajo.
Es recomendable empezar por secciones lo mas puntuales posibles y que en un efecto
multiplicador vaya envolviendo a toda la organizacin.
No son recomendables grandes reas que cubran ms de veinte empleados, se debe
propender porque sean unidades de trabajo lo ms pequeas posibles.
Siempre bajo la direccin general del coordinador del programa.
ACTIVIDAD
Implementacin de la herramienta evaluacin general
ACCIONES
Generacin de proyectos de 5S por reas: se conforman grupos o comits de trabajo,
quienes partiendo de una priorizacin, trazan unas metas realizables y un plan de
ejecucin, evaluacin, mantenimiento y de Mejora continua.
Los comits realizan la caracterizacin del rea, presentan el diagnstico respectivo,
donde se haya documentado cules son los problemas particulares en cada rea.
Se procede a implementar el programa de Orden y Aseo. Siguiendo en cada caso una
secuencia rigurosa que incluya un inventario, una identificacin y almacenamiento
adecuado, un programa de mantenimiento de orden y limpieza propicio. Tambin el
desarrollo de los programas de Salud Ocupacional que velen por la salud individual del
trabajador.
En trminos generales el plan debe comprometer a todas las personas de la institucin
desde el mensajero, operador, auxiliar, hasta el gerente y debe incluir el qu, quin,
cmo, dnde, por qu y cundo en cada una de las ESES del proyecto.
4
ACTIVIDAD
Seguimiento y evaluacin del programa.
ACCIONES
Debe existir una retroalimentacin y seguimiento sistemtico.
Generalmente se descuida este aspecto y el programa fracasa, porque es comn querer
volver al ritmo habitual
Absolutamente necesario en toda organizacin que desee trabajar en funcin del cliente.
Cuando se pretenda eliminar desperdicios, mejorar ambientes de trabajo y ante todo buscar
un clima organizacional adecuado.
1. Taller
Objetivos
Familiarizar al usuario
integrantes, dedicar un poco de tiempo (30 minutos -semana inicialmente) luego esto debe
hacer parte del trabajo cotidiano.
Resultados
Son diversos los resultados e impactos que tiene en el desarrollo organizacional, destacando lo
siguiente: mejora la actitud frente al trabajo, mejora la productividad y un ambiente sano y
seguro en el cual todos ganan en la empresa
En la hoja de trabajo (cuadro 2), se utiliza como gua para la puesta en marcha de la propuesta.
En los espacios en blanco incluya las respuestas correspondientes, si los espacios son
insuficientes utilice hojas complementarias.
FASE 2. Desarrollo
SEIRI: Inventariar, Clasificar, Agrupar, Seleccin, Registrar.
Se procede a inventariar y se registran los diferentes elementos por clases. Se podra pensar en
cuatro clases as.
Clase 1. Elementos, dispositivos, herramientas, necesarios y de uso muy frecuente. (diario)
Clase 2. Elementos, dispositivos, herramientas, etc., necesarios y de uso frecuente. (semanal)
Clase 3. Elementos, dispositivos, herramientas poco utilizados y de uso de muy baja
frecuencia. (mensual)
Clase 4. Elementos, dispositivos, herramientas absolutamente innecesarios y de ningn uso en
su seccin o rea de trabajo.
Clase 1. Elementos, dispositivos, herramientas, etc., absolutamente Utilizar
necesarios y de uso muy frecuente.
Hoja
Identificar y listar los medios que se requieren para desarrollar su Adicional
trabajo, (tenga en cuenta que son lo medios requeridos y que
dispone de ellos). Utilice para las mismas hojas de trabajo, o en
medio informtico hojas electrnicas que permiten su ordenacin
por categoras o por codificacin.
Defina como identificar los tems y el lugar apropiado para cada Utilizar hoja de trabajo
cosa, como bibliotecas, vitrinas, archivadores, legajadores, medios adicional
magnticos, etc.
Toda esta labor es importante desarrollarla con su grupo de trabajo,
pues esto funciona en la medida que se desarrolle trabajo en equipo.
ACTIVIDAD
EN EQUIPO DE TRABAJO ELIJA UN REA DE LA UNPRG, en
donde aplicar el mtodo de las 5 eses.
Para empresarios y/o funcionarios de una organizacin pueden desarrollar
la tcnica, de acuerdo con el taller descrito anteriormente.