Sei sulla pagina 1di 16

1/5/2013

1/5/2013 Superintenden cia de Administración Tributaria, G CEG
1/5/2013 Superintenden cia de Administración Tributaria, G CEG
1/5/2013 Superintenden cia de Administración Tributaria, G CEG

Superintenden cia de Administración Tributaria, G CEG

S A T - G C E G

2 -

L i b r o s

A s i s t e

S A T - G C E G 2 - L i b r o s

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

2

Superintendencia de Ad ministración Tributaria

Gerencia de Contribuyen tes Especiales Grandes

División de Recaudación y Gestión

ASISTE LIBROS

Estimado Contribuyente, a co ntinuación se le presenta una guía de apoyo pa ra el uso de la

lo que aquí se

mención y la forma correcta d e la operación de la Herramienta Asiste Libros 2.

herramienta asiste libros 2, e l cual deberá de leer y tomar en consideración

ARCHIVO PLANO

1. En Excel normal, se in gresan los datos de compras y ventas en una columnas según las si guientes especificaciones.

plantilla de 30

se in gresan los datos de compras y ventas en una columnas según las si guientes
se in gresan los datos de compras y ventas en una columnas según las si guientes

S A T - G C E G

2 -

L i b r o s

A s i s t e

S A T - G C E G 2 - L i b r o s

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

COLUMNAS DE CUIDA DO

Columna 1 se ingresa el núm ero de establecimiento, ejemplo: 1, 2 o 3, etc. en el catalogo debe de haber grabado estos establecimientos.

Asegúrese que

3

Columna 2 se especifica si es compra o venta con una C o V respectivamente .

Columna 3 se debe utilizar un o de los siguientes acrónicos:

3 se debe utilizar un o de los siguientes acrónicos: Notas Importantes 1. Para las facturas

Notas Importantes

1. Para las facturas de ingresan los datos de

pequeño contribuyente se utilizan el acrónic o de FPC y se las columnas de la uno a la 9 y el resto se deja n vacías hasta

llagar a las columnas d e la 27 a la 30 donde deben ingresar los valore s gravados.

2. No debe ingresar val ores negativos, en ningún tipo de documento , las notas de

está diseñada

crédito y debito, debe n estar con valores absolutos. La herramienta para que opere aritmé ticamente sumas y restas.

3. No deje espacios en generará un error.

blanco después de cada dato ingresado, de l o contrario se

Columna 4 se debe digitar e l número de serie, si es factura electrónica d gitar según el siguiente.

se debe digitar e l número de serie, si es factura electrónica d gitar según el

Ejemplo

FACE-63-FEA-01-001

S A T - G C E G

2 -

L i b r o s

A s i s t e

S A T - G C E G 2 - L i b r o s

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

Columna 5 se debe digitar según el siguiente.

el número de documento, si es factura elec trónica digitar

Ejemplo anteponiendo la com illa simple (‘) Ejemplo:

quede representado como 1. 20E+11 porque dará un error.

‘120000000000124

ob servar que no

Columna 6 Debe ingresar

observar que no debemos dig itar la comilla simple.

la

fecha

en

formato

dd/mm/aaaa

,

ejemplo

01/01/2012,

4

Columna 12 Número de ord en de la cédula, se debe de digitar indistintam ente A-1 o A1, pero si ingresa un número de DPI o parecido por el tamaño, lo debe de dejar en blanco.

Columna 13 Número de Ord en de Cédula o DPI, si está ingresando núme ro de cédula,

asegúrese que sea mejor a 8

dígitos Ejemplo: 11258861, si es número de D PI, ingresar el

CUI, anteponiendo la comilla simple (‘), y sin espacios intermedio, Ej. ‘20652 83881802

NOTA IMPORTENTE: Si ingres a datos en la columna 7 NIT, debe dejar las col umnas 12 y 13

en blanco, si ingresa datos columna 7 en blanco.

en una de estas dos columnas (12 y/o 13),

debe dejar la

Columnas

de

la

16

a

la

23 Deben de contener como mínimo un cero

y en formato

general, cuando ingrese cu alquier tipo de documento a excepción d e facturas de

pequeños contribuyentes.

y en formato general, cuando ingrese cu alquier tipo de documento a excepción d e facturas

S A T - G C E G

2 -

L i b r o s

A s i s t e

S A T - G C E G 2 - L i b r o s

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

5

NOTA IMPORTANTE: Los v alores a ingresar es el 112% del docu mento (esto significa inclusive IVA).

El archivo será según el sigui ente ejemplo:

IVA). El archivo será según el sigui ente ejemplo: NOTA: En caso de Factura ejemplo de
IVA). El archivo será según el sigui ente ejemplo: NOTA: En caso de Factura ejemplo de

NOTA: En caso de Factura

ejemplo de la fila 7 de la imag en anterior.

especial puede ingresar número de cédula o

DPI según el

2. Asegurarse que no tenga

las teclas {END} y luego la te cla {HOME} del teclado en ingles, en español {INICIO}.

columnas ni filas de más, para este caso debe n de presionar

y luego

{FIN}

2 -

L i b r o s

A s i s t e

2 - L i b r o s A s i s t e Guía de

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

6

Al presionar estas teclas, el cu rsor se ubicará en la última celda utilizada, ej.

el cu rsor se ubicará en la última celda utilizada, ej. de registrar una factura de

de registrar una factura de pequeño contribu yente note en

factura en la

columna “AA” a la “AD” conf orme a lo que corresponda, y se dejó en blanc o las columnas

la fila 2, de la imagen anteri or, que solo se ingresó el valor gravado de la

NOTA IMPORTANTE: En caso

de la “P” a la “W”

a. Sí el cursor se ubica quedó el cursor, hasta

en otra columna superior a la “AD” selecciona r desde donde la columna AE,

S A T - G C E G
S A T - G C E G
quedó el cursor, hasta en otra columna superior a la “AD” selecciona r desde donde la
Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG 7 Se marcan las columnas y con

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

7

Se marcan las columnas y con click derecho del ratón en la opción de elimina r.

y con click derecho del ratón en la opción de elimina r. b. En el lado

b. En el lado de las filas documento grabado, de las columnas.

se debe asegurar que el cursos se ubique en la fila del último

procedimiento

de lo contrario eliminar las filas con el mismo

3. Se guarda el archivo con

luego se debe eliminar la fila de encabezados y cualquier otra fila que nos h ubiera servido

de referencia, a efecto de de jar en la primera fila, el primer registro a graba r.

un nombre, para nuestro caso el nombre ser á “Ejemplo” y

A s i s t e L i b r o s 2 - S
A s i s t e
L i b r o s
2 -
S A T - G C E G

A s i s t e

A s i s t e El archivo ejemplo quedará a sí: Guía de Usuario Asiste

El archivo ejemplo quedará a sí:

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

8

quedará a sí: Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG 8 NOTA IMPORTANTE contenga 30

NOTA IMPORTANTE

contenga 30 columnas repetimos el proces o del punto 2

anterior, si el cursor se ubica en una columna diferente a la AD, entonces co nsignamos un

cero en la última fila y colu mna AD, esto para que al momento de gene rar el archivo plano, reconozca las 30 colum nas.

Para asegurar que el archivo

4. Luego renombramos el ar chivo (Guardar Como),

L i b r o s 2 - S A T - G C E
L i b r o s
2 -
S A T - G C E G
colum nas. Para asegurar que el archivo 4. Luego renombramos el ar chivo (Guardar Como), L

A s i s t e

A s i s t e Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG 5. Seleccionamos

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

5. Seleccionamos el tipo de a rchivo a grabar como “Texto (Delimitado por c

mas)”

9

L i b r o s 2 - S A T - G C E
L i b r o s
2 -
S A T - G C E G
por c mas)” 9 L i b r o s 2 - S A T -

NOTA:

Debemos de guarda r el archivo en un lugar donde lo podamos ubic ar fácilmente,

en este caso en el escritorio.

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG 10 6. Al dar click en guardar,

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

10

6. Al dar click en guardar, sa ldrán dos errores al primero se le da aceptar

guardar, sa ldrán dos errores al primero se le da aceptar Y al segundo Si. Luego

Y al segundo Si.

dos errores al primero se le da aceptar Y al segundo Si. Luego se cierra la

Luego se cierra la hoja que s e está trabajando,

Si. Luego se cierra la hoja que s e está trabajando, Dando click sobre la “x”
Dando click sobre la “x” pa ra cerrar el archivo, aceptando todos los m ensajes
Dando click sobre la “x” pa ra cerrar el archivo, aceptando todos los m ensajes como
siguen:
A s i s t e
L i b r o s
2 -
S A T - G C E G

A s i s t e

A s i s t e Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG 11 7.

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

11

7. Ubicamos el archivo graba do como “.txt”, y lo marcamos y lo abrimos pa ra editar.

do como “.txt”, y lo marcamos y lo abrimos pa ra editar. sobre el lado derecho

sobre el lado

derecho del primer númer o, en este caso sobre el lado derecho de l primer “1”.

Presionamos la tecla “Shift” y marcar el espacio en blanco

uno y la c del

8. El archivo se abrirá con

el editor de texto y posicionamos el cursor

sin soltarla la tecla flecha a la derecha (->), de l teclado para

y copiar el espacio intermedio del número

archivo ejemplo ingresar a he rramientas, reemplazar, pegar seleccionar ree mplazar todo.

ejemplo ingresar a he rramientas, reemplazar, pegar seleccionar ree mplazar todo. L i b r o
L i b r o s 2 - S A T - G C E
L i b r o s
2 -
S A T - G C E G
ejemplo ingresar a he rramientas, reemplazar, pegar seleccionar ree mplazar todo. L i b r o
ejemplo ingresar a he rramientas, reemplazar, pegar seleccionar ree mplazar todo. L i b r o

2 -

L i b r o s

A s i s t e

2 - L i b r o s A s i s t e Guía de

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

12

Posteriormente en la casi lla de Reemplazar usamos la combinaci ón de teclas (ALT+124),para que aparezca el “|” llamando pipe.

teclas (ALT+124),para que aparezca el “|” llamando pipe. 9. Y luego dar click sobre la o

9. Y luego dar click sobre la o pción de Reemplazar todo.

S A T - G C E G
S A T - G C E G
que aparezca el “|” llamando pipe. 9. Y luego dar click sobre la o pción de

S A T - G C E G

2 -

L i b r o s

A s i s t e

S A T - G C E G 2 - L i b r o s

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

10.

Luego procedemos a ca mbiar de extensión de .txt a .csv asi; para ell o damos click

13

sobre archivo, luego en Guard ar como según la siguiente pantalla.

luego en Guard ar como según la siguiente pantalla. En tipo de archivo le consigna mos

En tipo de archivo le consigna mos “Todos los Archivos” y en nombre le agreg amos “.ASL”

los Archivos” y en nombre le agreg amos “.ASL” Posteriormente cerramos el a rchivo. OBSERVACIONES -

Posteriormente cerramos el a rchivo.

OBSERVACIONES

- Manejo de varias empre sas en una misma PC: La única solución que se le

puede dar a los

contribuyentes, es que i nstalen el asiste libros en varias máquinas según el número de empresas que tengan q ue trabajar

- Otra solución sería que, con el apoyo del personal de informática de la emp resa, se cree una carpeta en algún se rvidor o computadora en la que existan tantas copia s de la herramienta como empr esas necesiten trabajar.

- Si tienen registros con C /F colocar el NIT del contribuyente que realiza el as iste libros.

- Las notas de crédito deb en de ser consignadas con signo positivo.

- Las facturas anuladas n o incluirlas.

iste libros. - Las notas de crédito deb en de ser consignadas con signo positivo. -

A s i s t e

A s i s t e ESTRUCTURA DE UN ARC HIVO PLANO Guía de Usuario Asiste

ESTRUCTURA DE UN ARC HIVO PLANO

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

14

L i b r o s 2 - S A T - G C E
L i b r o s
2 -
S A T - G C E G
A s i s t e ESTRUCTURA DE UN ARC HIVO PLANO Guía de Usuario Asiste

A s i s t e

A s i s t e Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG 15 L

Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG

15

L i b r o s 2 - S A T - G C E
L i b r o s
2 -
S A T - G C E G
A s i s t e Guía de Usuario Asiste L ibros 2, GCEG 15 L

S A T - G C E G

2 -

L i b r o s

A s i s t e

S A T - G C E G 2 - L i b r o s

Guía de Usuario Asiste Libros 2, GCEG

16

S A T - G C E G 2 - L i b r o s
S A T - G C E G 2 - L i b r o s