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El SISTEMA DE INFORMACIN Y TECNOLOGIA DE LA EMPRESA

El sistema de informacin y tecnologa (sistema) constituye una de las herramientas de mucha importancia
para la administracin de las empresas pblicas y privadas, ya que apoya la ejecucin de diferentes
procesos y la generacin de la informacin requerida para la gestin de las operaciones, si la empresa
no dispone del sistema, sera imposible su administracin, adems existen leyes y/o normas que obligan a la
empresa a brindar informacin sobre sus operaciones, ya sea a socios, instituciones contraloras como la DEI,
el Tribunal de Cuentas, Auditores, etc. Por otro lado se necesita informacin para efectuar el control
correspondiente, pero algo muy relevante es que con el crecimiento de las empresas el sistema se ha vuelto
indispensable, ya que de forma manual no podran ejecutar las actividades eficientemente.
Podemos definir que El Sistema de Informacin y Tecnologa es, "un conjunto de recursos tecnolgicos,
materiales y humanos, organizado sistemticamente, con el fin de apoyar los procesos y generar la
informacin necesaria para la gestin de las operaciones de la empresa".
Debemos entender en trminos generales como recursos tecnolgicos todos aquellos que forman parte de la
tecnologa de informacin, como equipos, aplicaciones, redes, documentacin, datos, metodologas, etc.
Recursos materiales tales como instalaciones fsicas, ambientales, elctricas, mobiliarios y equipos auxiliares,
insumos, entre otros y los recursos humanos lo constituyen todo el personal que tiene relacin con del sistema
de la empresa, mas adelante identificaremos cada uno de los recursos que integran el sistema, Adems
debemos tener bien claro que la Finalidad del sistema en una empresa es Apoyar los procesos y Generar la
informacin necesaria para la gestin de las operaciones de la empresa

PRINCIPIOS GENERALES DE LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS


La Teora General de Sistemas establece que todo sistema debe cumplir un conjunto de principios generales,
para ser considerado como tal, entre los ms importantes que se aplican al sistema de informacin, tenemos
los siguientes:

1. Finalidad, Todo sistema tiene una finalidad, pero es importante que la finalidad est documentada,
actualizada y adems que sea conocida por los recursos humanos. Ya hemos establecido cual es la
finalidad del sistema en una empresa, normalmente un profesional de la informtica hace un diagnstico de
requerimientos de informacin y tecnologa para la gestin de cada una de las operaciones, luego ese
diagnstico es socializado a nivel de la empresa y posteriormente utilizado para organizar el sistema. Como
es normal los requerimientos de los usuarios tambin evolucionan, as que debemos mantener actualizado
este diagnstico para lograr un mantenimiento adecuado del sistema.
2.

Funcionalidad, Cada elemento del sistema desempea una funcin determinada, para lograr la finalidad
del sistema tal como ha sido definida, es necesario la integracin del conjunto de elementos compatibles
entre ellos, a los cuales se le asigna una funcin especfica, cada elemento debe desempearse de
manera eficiente para lograr el funcionamiento integral del sistema. Es importante observar que
cuando uno o varios de estos elementos no funciona eficientemente, todo el sistema se ve afectado y la
finalidad se ve disminuida en trminos de produccin, calidad o eficiencia.

3.

Integralidad,

4.

Adaptabilidad, Todo sistema debe permitir los cambios del entorno, diariamente la ciencia, la tecnologa,

El sistema debe ser compatible con otros sistemas o subsistemas relacionados, una
empresa bien organizada es usualmente concebida como un sistema y dentro de ella podemos identificar
varios subsistemas (Finanzas, recursos humanos, produccin, ventas, control, etc.), estos subsistemas
deben funcionar coordinadamente para que la empresa pueda lograr la misin y los objetivos establecidos,
el sistema obligatoriamente debe estar organizado de tal manera que funcione en coordinacin con todos
los otros subsistemas que integran la empresa.

la sociedad y todo el universo evolucionan o involucionan, de todas maneras experimentamos cambios


frecuentemente y el sistema de la empresa debe permitir en forma regulada que se produzcan los cambios
generados dentro del entrono en el que funciona, para poder evolucionar o involucionar de acuerdo con
toda la empresa a la que pertenece. Por ejemplo: cambian los requerimientos de los usuarios, el nivel de
desempeo de los recursos que lo integran, las capacidades del recurso humano, el sistema de control, las
metodologa de trabajo y una cantidad de factores adicionales. Pero aun con todos los cambios el sistema
debe seguir funcionando eficientemente al efectuar los cambios necesarios.

RECURSOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA:


El sistema de cualquier empresa est integrado por 9 grupos de
continuacin:

recursos, los cuales se describen a

1. RECURSOS HUMANOS, est integrado por todas las personas que ejecutan algunas funciones fsicas y/o
intelectuales relacionadas con el sistema, este grupo de recursos podemos dividirlo en tres subgrupos
segn sus funciones:
TECNICOS, son aquellas personas que trabajan directamente en el desarrollo y mantenimiento del
sistema, los cuales generalmente se encuentran ubicados dentro del departamento de informtica, en este
subgrupo encontramos al gerente del sistema, analistas, programadores, operadores, administradores de
comunicaciones, personal de soporte tcnico, auditores de sistemas, en fin todos los que hacen posible
que el sistema funcione apropiadamente.
USUARIOS, son todas aquellas personas que operan el sistema y/o usan la informacin para desempear
sus funciones relacionadas con la gestin de las diferentes operaciones de la empresa, aqu encontramos
todo el personal operativo, administrativo y ejecutivo de la empresa
GERENTES, este es un subgrupo muy especial que aparte de encontrarse dentro del grupo de usuarios
y/o tcnicos , tambin desempea un papel importante en el proceso de toma de decisiones relacionadas
con el sistema, usualmente en este grupo encontramos al gerente general, gerentes de departamentos,
asesores tcnicos y algunas veces la participacin de la junta directiva u organismos de alto nivel que
deben participar en la toma de decisiones de mucha importancia, sin embargo, la composicin de este
subgrupo vara dependiendo del estilo organizacional, en algunas empresas encontramos que quin toma
las decisiones es un comit ejecutivo gerencial o un comit de informtica, estos comits generalmente
estn integrados por el gerente general, los gerentes de rea y los asesores tcnicos, as mismo podemos
observar que en las empresas medianas y pequeas normalmente el Gerente General toma las decisiones
relacionadas con el sistema sin considerar la opinin del personal administrativo u operativo.
2. METODOLOGIAS DE TRABAJO estn constituidas por el conjunto de leyes, normas, Convenios,
Tratados y reglamentos Internacionales; Leyes, normas y reglamentos Nacionales; normas o polticas y
reglamentos internas de la empresa; Procesos, procedimientos, sistemas de control, planes estratgicos y
operativos, estructura organizacional y todo aquello que establezca el funcionamiento de la empresa. Si
una empresa dispone de metodologas de trabajo cuidadosamente diseadas, tendremos la oportunidad
de organizar, desarrollar y mantener un sistema que permita alcanzar resultados que satisfagan los
requerimientos de los Usuarios y a la vez alcanzar un alto grado de eficiencia; en cambio cuando una
empresa no dispone de metodologas apropiadas es muy difcil que podamos organizar, desarrollar y
mantener un sistema satisfactorio. Al momento de organizar el sistema tambin debemos establecer las
metodologas para la gestin del mismo y pasarn a formar parte de las metodologas de trabajo de la
empresa. En conclusin podemos decir que las metodologas de trabajo establecen el marco de referencia
para la organizacin y mantenimiento del sistema de la empresa.

3. EQUIPO DE COMPUTACION (Hardware), est compuesto por todas aquellas herramientas de hardware

necesarias para la ejecucin de tareas, captacin, procesamiento, almacenamiento de datos, transmisin


de datos y la generacin de informacin, tales como: servidores, computadoras, impresoras, escneres,
cmaras, proyectores de datos, dispositivos de almacenamiento y todos los dispositivos necesarios para el
funcionamiento del sistema de la empresa.
4. APLICACIONES (Software), lo constituye el conjunto de aplicaciones necesarias para el normal
funcionamiento del sistema, aqu encontramos desde sistemas operativos, procesadores de texto, hojas
electrnicas, gestores de presentaciones, aplicaciones administrativas para el procesamiento de los datos,
manejadores de base de datos, gestores de proyectos, gestores de procesos, lenguajes de programacin
o generadores de aplicaciones, gestores de documentos, aplicaciones para seguridad como antivirus y anti
espas, aplicaciones para diseo grfico, etc.; es importante comprender que todo el conjunto de
aplicaciones deben ser compatibles entre s para poder funcionar apropiadamente.

5. INSTALACIONES, estn integradas normalmente por cuatro grupos: 1) instalaciones fsicas, que son
todos los espacios donde se ubica el sistema, podemos identificar el espacio para servidores, para equipos
de comunicacin, oficinas para el personal tcnico, etc.; 2) Instalaciones ambientales son todas aquellas
que son necesarias para mantener un ambiente apropiado para la operacin normal del sistema, como
iluminacin, aire acondicionado, ambiente de oficinas en cuanto su privacidad, seguridad, localizacin, etc.;
3) instalaciones elctricas para el funcionamiento del equipo de computacin, todos los equipos
electrnicos y la luz, dentro de estas encontramos: la red de distribucin de energa, paneles de control,
ups, generadores de energa, etc.; 4) Instalaciones para transmisin electrnica o redes, las cuales
hacen posible compartir datos, aplicaciones, documentos, hardware, etc. entre los diferentes usuarios.
Cabe mencionar que las instalaciones algunas veces son consideradas como parte integral dentro del
diseo general de los edificios, sin embargo, las antes mencionadas forman parte del sistema ya que sin
ellas el sistema no funcionara.

6. MOBILIARIO Y EQUIPO AUXILIAR, est compuesto por todo el conjunto de muebles y equipos auxiliares
necesario para lograr un adecuado funcionamiento del sistema, tales como cajas de seguridad, Racks para
organizar servidores, escritorios y sillas para personal tcnico, Archivadores de documentos, trituradores
de documentos, muebles especiales para ubicar ciertos equipos, Racks para equipo de comunicaciones,
Patch panel para organizar cables de comunicacin, Herramienta para fijar conectores a los cables de red,
Equipo de diagnstico para la red, Equipo de diagnstico para flujos de energa, Otros relacionados con el
sistema. Claro est, que solamente incluiremos aquel mobiliario o equipo que tiene relacin directa con el
sistema o que est ubicado dentro del departamento de informtica.
7. INSUMOS o MATERIALES, est constituido por el conjunto materiales necesarios para lograr un
apropiado funcionamiento del sistema, un recurso que es a menudo considerado como menos importante,
sin embargo, la ausencia de cualquier insumo en un momento especfico, podra ocasionar problemas que
provocaran una disminucin de la eficiencia del sistema. Entre los insumos ms importantes tenemos:
energa elctrica, tinta para impresin, medios de almacenamiento auxiliar, papelera en general, lpices,
materiales de limpieza, material para mantenimiento de equipo electrnico, materiales para mantenimiento
de equipo de aire acondicionado, qumicos para destruccin de documentos, material para archivar
documentos, materiales para copias de datos, documentos, software y otros materiales necesarios para el
mantenimiento del sistema

8. DATOS, constituyen el insumo principal para el sistema, la mayora de los datos deberan estar
almacenados en la base de datos de la empresa, los datos al ser procesados generan la informacin
requerida. Es obvio que este recurso es el ms valioso para la empresa, en vista que es generado
internamente derivado de la ejecucin de las operaciones y no existe la posibilidad de adquirirlo fuera de la
empresa, por otro lado la recuperacin de datos perdidos generalmente ocasiona gastos relativamente
altos y algunas veces existen datos cuya nica fuente es el sistema, por eso vale la pena efectuar una

adecuada administracin de este recurso.


9. DOCUMENTACIN TECNOLOGICA, es el Conjunto de documentos relacionados con el sistema,
requerida para el desarrollo, implementacin y mantenimiento del mismo, esta contiene la mayora del
conocimiento sobre el sistema, normalmente los encontramos en forma impresa o electrnica, tales como:
manuales para la operacin y mantenimiento de aplicaciones, planos de las instalaciones, planes
estratgicos y operativos, sistema de seguridad, sistema de control, diagnstico de requerimientos de
informacin y tecnologa, metodologas de trabajo relacionadas con el sistema, programas y planes de
capacitacin tcnica, planes de mantenimiento, sistema de investigacin tecnolgica, inventario de
recursos tecnolgicos y documentos de respaldo, perfiles tcnicos del personal y otros documentos
relacionados con el sistema.
Se han definido los recursos principales para un sistema de informacin y tecnologa, en donde cada uno de
estos cumple una funcin especfica, adems, cada uno tienen un nivel de importancia relativa para el sistema,
una forma fcil de analizar la validez de cada uno de estos recursos es suprimiendo uno de ellos y observando
que es prcticamente imposible el funcionamiento normal del sistema.
En el diagrama siguiente podemos observar cmo interactan los recursos para generar la informacin
necesaria para la gestin de las operaciones de la empresa. Iniciando el proceso en la casilla de Recursos
Humanos. Podemos visualizar el proceso general desde el inicio de operaciones hasta que se obtiene y se
utiliza la informacin de forma indefinida ya que las empresas generalmente no tienen una fecha de
finalizacin.

INTERACCIN DE LOS RECURSOS


DEL SISTEMA
Gestin de
Operaciones

Metodologas
de Trabajo

Recursos
Humanos

Hardware,
Software,
Instalaciones,

Mobiliario y Equipo auxiliar,


Informacin tecnolgica e
Insumos

Datos
Generados

Procesamiento
de datos

Informacin
sobre Gestin
de operaciones

Inicio

En una empresa solamente existe un sistema de informacin y tecnologa, el cual debe proporcionar la
informacin y el apoyo tecnolgico que cada uno de los usuarios necesita para la gestin de las operaciones,
segn las funciones que cada uno debe ejecutar y nunca se consideran unos usuarios ms importantes que
otros, Tal como podemos observar en el diagrama siguiente que los usuarios pueden estar ubicados en
diferentes niveles.

COBERTURA DEL SISTEMA


.

AREA
GERENCIAL
AREA
ADMINISTRATIVA

AREA OPERATIVA

USUARIOS EXTERNOS

ETAPAS DE EVOLUCION DEL SISTEMA EN LA GESTION EMPRESARIAL


1. Aqu el sistema es utilizado principalmente para procesar datos y generar la informacin requerida, para
la Gestin de las operaciones de la empresa.
2. En esta etapa el sistema es capaz de ejecutar muchas tareas programadas con la mnima o ninguna
intervencin del recurso humano, a la vez que genera la informacin requerida.
3. En la tercera etapa el sistema puede tomar decisiones, ejecutar tareas programadas y generar la
informacin requerida.

Caractersticas principales de un sistema de informacin y tecnologa eficiente.


1. Proporciona informacin completa, correcta y oportuna sobre las operaciones de la empresa.
2. Participa activamente en la gestin de las operaciones de la empresa, es decir cuando a travs de la
tecnologa podemos ejecutar todas aquellas tareas que puedan ser mecanizadas.
3. Posee una adecuada organizacin capaz de lograr la finalidad del sistema.
4. Utiliza racionalmente los recursos tecnolgicos disponibles.
5. Posee un alto nivel de eficiencia en la generacin de informacin o en la gestin de operaciones
6. Dispone de un alto nivel de seguridad, para proteger integralmente el sistema
7. Genera costos de operacin y mantenimiento razonablemente bajos.
8. Facilidad de operacin y mantenimiento.
9. Posee un alto nivel de estabilidad.
10. Alto grado de satisfaccin de los usuarios y tcnicos

Factores principales para disponer de un sistema eficiente en la empresa.


1. Contar con la tecnologa necesaria.
2. Disponer de Recurso humano capacitado, motivado y comprometido
3. Una comunicacin eficiente entre el recurso humano

4. Metodologas de trabajo optimizadas


5. Un sistema de administracin eficiente (Planificacin, organizacin, direccin y control)
6. Un adecuado sistema de control
7. Un eficiente sistema de seguridad
8. Un adecuado mantenimiento preventivo y correctivo
9. Capacidad financiera para cubrir los costos.
10. Sistema de investigacin tecnolgica
11. Nivel de desarrollo tecnolgico de la regin
12. Actitud positiva del personal hacia la mejora continua.

Importancia del sistema para una empresa (ventajas y beneficios)


El Sistema de Informacin y Tecnologa adquiere un relativo nivel de importancia para una empresa, en la
medida en que contribuye a lograr los resultados siguientes:
1. Mejorar el proceso de planificacin estratgica y operativa.
2. Facilitar la administracin de los recursos: (Humanos, tecnolgicos, materiales y financieros)
3. Optimizar el nivel de eficiencia en el desarrollo de las operaciones.
4. Brindar al cliente un servicio satisfactorio.
5. Administracin eficiente de los procesos y operaciones.
6. Optimizar costos operativos.
7. Mejorar el nivel de competitividad.
8. Optimizar el nivel de productividad.
9. Facilitar el control interno y externo.
10. Mejorar el ambiente de trabajo.
11. Incrementar el desarrollo profesional de los recursos humanos.
12. Mantener un mejor nivel de salud general en los recursos humanos.
13. Alcanzar un nivel de satisfaccin ptimo de los recursos humanos.
14. Preservar el medio ambiente.
15. Mantener el desarrollo institucional sostenible.
Despus de observar la gran participacin del sistema de informacin y tecnologa dentro de la empresa debe
quedarnos bien claro porque una empresa necesita un sistema realmente eficiente, para su administracin.

PREGUNTAS DE REPASO
1. Defina: Que es un sistema de informacin y tecnologa (sistema) dentro de la empresa ?
2. Cul es la finalidad del sistema dentro de la empresa ?
3. Porque una empresa debe tener un sistema de informacin y tecnologa ?
4. Cules son los recursos que integran el sistema ?
5. Cules son los recursos humanos que participan en el sistema ?
6. Cules son los tipos de instalaciones que encontramos en el sistema ?
7. Indique las principales caractersticas de un sistema eficiente en una empresa.
8. Indique las principales razones por las que el sistema eficiente es importante para la empresa.
9. A quien o a quienes debe proporcionar informacin el sistema de una empresa ?
10. Porque debemos conocer las metodologas de trabajo al organizar el sistema en una empresa ?
11. Indique los principales factores que debemos considerar para lograr un sistema eficiente ?
12. Para qu sirve la documentacin tecnolgica del sistema ?
13. Indique los principales tipos de documentos que describen al sistema
14. Indique los principales tipos de aplicaciones que encontramos dentro de un sistema
15. Describa algunos insumos que normalmente encontramos en cualquier sistema ?
16. Indique los diferentes tipos de hardware que encontramos en un sistema
17. Porque una empresa debe proteger los datos relacionados con sus operaciones ?
18. Qu recomendara usted al gerente de sistemas para preservar o mejorar el medio ambiente ?
19. Que problemas podra enfrentar una empresa al no disponer de un sistema eficiente ?
20. Elabore el siguiente cuadro sinptico, mostrando las funciones de cada uno de los tipos o subtipos de
recursos que integran el sistema de la empresa?

Cuadro sinptico
Tipos / Subtipos de recursos
1. Recursos Humanos
1.1 Tcnicos
1.2 Auditores / Contralores
1.3 Usuarios
1.4 Autoridades (Gerentes)
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(siguientes)
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Funcin 1
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Funcin 2
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Funcin n
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