Crear una tabla de contenido

Las tablas de contenido se crean eligiendo los estilos de ttulo, como por ejemplo Ttulo 1, Ttulo 2
y Ttulo 3, que se desea incluir en las mismas. Microsoft Office Word busca los ttulos que tienen el
estilo elegido, aplica formato y sangra al texto del elemento en funcin del estilo de texto e
inserta la tabla de contenido en el documento.
Microsoft Office Word 2007 ofrece una galera con varias tablas de contenido para elegir. Marque
las entradas de la tabla de contenido y, a continuacin, haga clic en el estilo de la tabla de
contenido que desee en la galera de opciones. Microsoft Office Word 2007Office Word 2007 crea
automticamente la tabla de contenido a partir de los ttulos que haya marcado.
COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA - INTRODUCCIN
Si necesitamos enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones, la herramienta
combinacin de correspondencia de Word nos es de mucha ayuda. En las siguientes lecciones
aprenderemos como crear cartas y etiquetas postales, basadas en una lista de direcciones una
lista de contactos de Outlook.
Probablemente en alguna ocasin hayamos recibido por correo electrnico por el correo
tradicional cartas en la que nuestros datos como nuestro nombre, direccin, entre otros aparecen
en distintas partes del documento. Este tipo de correspondencia es elaborada utilizando la
herramienta llamada COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA.
La combinacin de Correspondencia es un proceso a travs del cual los datos de una lista de
direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando as una carta
personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.
Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con dos archivos: Primero
una LISTA DE DIRECCIONES u Origen de datos, este archivo contiene la informacin especfica de
cada destinatario. Aqu se guardan y enlistan los datos que posteriormente se incluirn para cada
destinatario dentro del documento maestro.
El otro archivo es el DOCUMENTO O CARTA MAESTRA, esta ser un documento de Word que
contendr la informacin que deseamos transmitir a los destinatarios. A este documento se le
colocarn los campos de combinacin, que son los marcadores donde se ubicar la informacin
especfica para cada uno de los destinatarios.
Sobres y etiquetas en Word 20007
Para qu sirven estas herramientas? Son herramientas con las cuales se puede crear e imprimir
informacin en sobres y etiquetas, los cuales son un complemento perfecto para las cartas
combinadas mediante combinar correspondencia.
Para crear sobres tienes que hacer lo siguiente:
[Correspondencia] -> [Sobres]

En la ventana mostrada escriba los datos necesarios del destinatario (Direccin) y del remitente
(Remite), as mismo podr agregar otras opciones como el franqueo electrnico y modificar las
caractersticas o propiedades para el sobre que se est
creando.
Opciones de la ventana
Direccin rea para escribir lo datos del
destinatario
Libreta de direcciones Permite insertar direcciones
provenientes de la libreta de direcciones.
Agregar franqueo electrnico Son programas
administran el almacenamiento de fondos
postales, crean la imagen de sello, crean el cdigo
de barras bidimensional con la informacin de
direccin y sello.
Remite rea para escribir los datos del remitente.
Omitir Omite los datos del remitente en el sobre.
Imprimir Manda directamente a impresin los sobres.
Agregar al documento Agrega los datos al documento para ser mostrados en pantalla
antes de ser impresos.
Opciones Establece o modifica opciones para el sobre y para la impresin.
Propiedades de franqueo electrnico Establece o modifica las opciones del franqueo
electrnico.
Crear etiquetas
[Correspondencia] [Etiquetas.]
2. En la ventana mostrada escriba los datos necesarios del
destinatario (Direccin), as mismo podr modificar las
caractersticas o propiedades para la etiqueta que se est
creando.
Opciones de la ventana
Direccin rea para escribir lo datos del destinatario.
Libreta de direcciones Permite insertar direcciones
provenientes de la libreta de direcciones.
Usar direccin de remite Inserta la direccin del remitente.
Imprimir Configura las opciones correspondientes a la impresin de la etiqueta.
Etiqueta Muestra las caractersticas principales de la etiqueta actual.
Imprimir Manda directamente a impresin las etiquetas.
Nuevo documento Agrega los datos a un nuevo documento para ser mostrados en
pantalla antes de ser impresos.
Opciones Establece o modifica opciones para la etiqueta y para la impresin.
Propiedades de franqueo electrnico Establece o modifica las opciones del franqueo
electrnico.
Escribir o grabar una macro
En Microsoft Office Word 2007 se pueden automatizar las tareas realizadas con ms frecuencia
creando macros. Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones que se agrupan en
un solo comando de manera que la tarea pueda realizarse automticamente.

Con frecuencia, las macros se utilizan para lo siguiente:

Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.
Combinar varios comandos; por ejemplo, para insertar una tabla con un tamao y bordes
especficos, y con un nmero determinado de filas y columnas.
Hacer que una opcin de un cuadro de dilogo sea ms accesible.
Automatizar series de tareas complejas.
Para crear macros puede utilizar la grabadora de macros para grabar una secuencia de acciones, o
bien, puede crear macros desde el principio escribiendo cdigo de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA) en el Editor de Visual Basic.
Aplicar validacin de datos a celdas
La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden
escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un
intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que slo se
escriben nmeros enteros positivos.
En este artculo se describe cmo funciona la validacin de datos en Excel y se describen
brevemente las diferentes tcnicas de validacin de datos disponibles. No cubre la proteccin de
celdas, que es una caracterstica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de
clculo para que no se puedan editar o sobrescribir. Para obtener ms informacin sobre cmo
proteger las celdas
Funciones de bsqueda y referencia en Excel
Las funciones de bsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra
hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la bsqueda. Tambin nos ayudan a obtener
informacin de referencia de las celdas.
Consulta la sintaxis de cada funcin haciendo clic sobre su nombre.
FUNCIN

INGLS

DESCRIPCIN

AREAS

AREAS

Devuelve el nmero de reas de una referencia. Un rea es un

rango de celdas contiguas o una nica celda.

BUSCAR

LOOKUP

Busca valores de un rango de una columna o una fila o desde una

matriz.

BUSCARH

HLOOKUP

Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y

devuelve el valor en la misma columna desde una fila
especificada.

BUSCARV

VLOOKUP

Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una

tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una
column especificada. De forma predeterminada, la tabla se
ordena de forma ascendente.

COINCIDIR

MATCH

Devuelve la posicin relativa de un elemento en una matriz, que

coincide con un valor dado en un orden especificado.

COLUMNA

COLUMN

Devuelve el nmero de columna de una referencia.

COLUMNAS

COLUMNS

Devuelve el nmero de columnas en una matriz o referencia.

DESREF

OFFSET

Devuelve una referencia a un rango que es un nmero

especificado de filas y columnas de una referencia dada.

Criterios
Condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o un filtro Versin: Microsoft Excel 2007
Unidad 3: Autofiltros

o
o
o

Tipos de filtros
Autofiltro: Incluye filtrar por seleccin, para criterios simples.
Filtro avanzado: Permite establecer criterios complejos.
Versin: Microsoft Excel 2007 Unidad 3: Autofiltros

o
o
o

Tipos de filtros
Autofiltro: Incluye filtrar por seleccin, para criterios simples.
Filtro avanzado: Permite establecer criterios complejos.
Versin: Microsoft Excel 2007 Unidad 3: Autofiltros A diferencia de la ordenacin, el
filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se
desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato,
representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de
reorganizarlo ni ordenarlo.

o
o
o

Tipos de filtros
Autofiltro: Incluye filtrar por seleccin, para criterios simples.
Filtro avanzado: Permite establecer criterios complejos.
Versin: Microsoft Excel 2007 Unidad 3: Autofiltros A diferencia de la ordenacin, el
filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se
desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato,
representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de
reorganizarlo ni ordenarlo.

Qu es una tabla dinmica?

Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de
las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos
te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin
con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la
siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes
regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las
ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de
terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero
ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear
los nuevos reportes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este
problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola frmula,
pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus
necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinmicas
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran muy
complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes, la realidad
es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias
ocasiones he ledo libros o tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis
multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un
principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un principio.
A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas dinmicas. Mi objetivo
es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fcilmente y pronto
puedas utilizar adecuadamente esta caracterstica de Excel que te har ms productivo.