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Generales
de
Fiscalizacin
Tributaria
de
Grandes
ciertas
Controles generales
Conciencia de control
Organizacin
El personal de PED (sistemas) no realice las siguientes tareas:
Iniciar y autorizar intercambios que no sean para suministros y servicios propios
del departamento.
Registro de los intercambios
Custodia de activos que no sean los del propio departamento
Correccin de errores que no provengan de los originados por el propio dpto.
Controles de acceso
El acceso al PED debe estar restringido en todo momento. Tambin debe
controlarse:
El acceso los equipos debe estar restringido a aquellos autorizados
El acceso de la documentacin solo aquellos autorizados
El acceso a los archivos de datos y programas solo limitado a operadores
Controles especficos
Los ciclos de informacin contable
Un ciclo de informacin contable est constituido por el flujo de informacin que va
desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los
soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio.
Las cuentas del mayor general son solo objeto de validacin mediante
procedimiento sustantivo.
Para generar los datos contenidos en el mayor, el proceso contable debe capturar
los datos de cantidad, precio, descripcin, al intercambio para luego tratar dichos datos
de tal manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos, dichos datos generen los
saldos del mayor.
Tal tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que estn documentados o
tambin en un medio magntico hasta llegar a generar los saldos del mayor.
Ejemplo: Los datos del nombre del cliente, direccin, artculo y cantidad se
encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de precio del
computador. Aprobado el pedido, se corre el programa de facturacin y remito.
Cuando el cliente recibe la mercadera conforme y firma el remito, se produce un
cambio en la informacin ya que esta se encontrara en Ventas del da.
Lo que vemos es que en un sistema operativo y en un contable, consiste en el
tratamiento de datos en los cuales se produce un cambio de estado en los mismos a
travs de los distintos soportes documentales, de aqu en adelante seguirn
producindose cambios hasta llegar a los saldos del mayor.
Los puntos de control
Los intercambios de informacin estn sujetos a errores, estos pueden ser
responder a la cantidad de intercambios y al tratamiento a cada uno de sus atributos. A
tales efectos y con el objetivo de lograr estados contable exactos se deben introducir
mecanismos de control que detecten tales errores. Que de seguro sern los procesos en
donde se produce el intercambio de informacin.
Tipos de errores
1. Poblacin: Son errores en el nmero de elementos que contienen los datos
que se capturan o procesan Ej. Se realizan 150 ventas y se registran 148, el
mayor no refleja los intercambios totales, se producen errores de subvaluacin.
Tambin existen problemas de exceso de elementos contenedores donde se hayan
realizado los 150 intercambios pero se registraron 148 y dos duplicados. Existen dos
categoras dentro de estos:
a) Autorizacin: Intercambios no autorizados ingresados al sistema por error o
intencin.
b) Integridad: son errores de integridad de la informacin
2. Exactitud: Son discrepancia entre los atributos reales del intercambio y los
atributos que el proceso contable captura o procesa. Si los datos del
intercambio no reflejan correctamente los trminos del mismo, existen errores
de exactitud.
La transmisin inexacta de datos de un documento o medio a otro y los errores
matemticos son la fuente de los errores de exactitud. Tales errores podrn tener efecto
en los saldos.
Los medios y los controles internos especficos
Que existan formularios pre-numerados no es un control interno, pero si existen,
dan la posibilidad de aplicar un control interno, si nadie realiza control, entonces no hay
control interno.
Categoras de controles especficos
1. Poblacin y exactitud: Son los que previenen o detectan, en la captura y
proceso de informacin los errores de poblacin y exactitud.
2. Controles de captura y procesamiento: La informacin de los intercambios del
ente con el exterior, se vuelcan en medios magnticos o documentales y
constituyen los datos inherentes al intercambio. Dichos datos son procesados
por el sistema contable y los resultados de dichos procesamientos se
transforman en saldos contables. Entonces tal control asegura que no se
produzcan errores de poblacin o exactitud en cada una de las etapas.
3. Controles de custodia: Tienen que ver con el mantenimiento de la custodia
de los bienes recibidos como consecuencia de los intercambios o con los
fabricantes. Tales controles abarcan bienes de cambio, dinero, valores.
4. Controles de deteccin: Son referidos en la oportunidad donde se aplica el
control.
5. Controles preventivos: Son referidos a la oportunidad en donde se aplica
mientras ocurre el control.
Mtodo de evaluacin
Una vez entendido el flujo de informacin contable se identifiquen los posibles
errores que pueden surgir cada vez que los datos se trasladan de un soporte a otro. Si el
auditor los ha detectado todos, entonces estar en condiciones de determinar si la
empresa ha establecido controles efectivos para prevenirlos y detectarlos.
Proceso de evaluacin
Se compone de los siguientes pasos detallados:
Paso 1. Comprender el flujo de informacin contable.
Consiste en conocer desde la captura hasta la informacin, los saldos, del mayor.
No se puede realizar una auditoria si no se tiene conocimiento de las actividades y
procedimientos del cliente. Esto comprende el estudio de su control interno.
Se conocen varias formas de realizar este estudio ya sea por medio de cuestionarios,
mtodos descriptivos y flujograma; siendo los ms tiles los dos ltimos.
Paso 2. Identificar los departamentos involucrados y analizar la segregacin de
funciones.
Comprendido el ciclo de informacin contable y haber identificado los medios que
contienen la informacin contable as como tambin los procesos que lo generan.
Debemos tambin identificar las personas dentro de dichos departamentos que la
generan. Esto se hace para identificar las funciones e identificar aquellas que sean
incompatibles.
Paso 3. Explicitar los objetivos del control
Por ejemplo: El departamentos tiene funcin de comprar y esto termina en una
orden de compra. En el captulo 1 se habl de que los intercambios deban cumplir con:
a) exista y se encuentre autorizado.
b) se registre el intercambio.
c) los activos obtenidos le pertenezcan al ente.
d) tenga obligacin por los pasivos.
e) sea correcta la cantidad registrada.
f) sea correcto el precio.
g) sea correcta la descripcin.
h) sea correcto la otra parte del intercambio (tercero)
i) se registre en el periodo contable correcto.
La orden de compra deber cumplir con los objetivos de control
Se encuentren autorizadas
Sea correcta la cantidad registrada
Sea correcto el precio registrado
Sea correcta la descripcin
Sea correcta la otra parte interesada del intercambio
Paso 4, 5 y 6. Listar los posibles errores de autorizacin, integridad y exactitud
Se identifican cada uno de los comprobantes y medios magnticos involucrados y
sus objetivos de control correspondiente y la totalidad de los errores que podran ocurrir,
para luego en un paso posterior analizar los controles que el ente ha establecido para
prevenir y detectar. Si fallamos en la deteccin de errores, entonces mal podremos
evaluar la eficiencia de los controles.
Existen errores de:
Exactitud
- O/C no autorizada
- O/C autorizada por personas no autorizadas
- O/C autorizada por persona autorizadas pero que no respeta lmites.
Integridad
- O/C no pre-numerada
- O/C perdida
Exactitud
- Desigual de cantidad con la cantidad solicitada en la O/C
- Desigual calidad con la calidad solicitada en la O/C
- No corresponde con precios pactadas
- No corresponde con condiciones de precio pactadas
- No corresponde con fecha de entrega pactada
Tales errores tienen impacto sobre la eficiencia de la empresa pero no sobre la
integridad y exactitud de sus estados contables.
Paso 7, 8 y 9. Identificar los controles existentes en el ciclo para prevenir o detectar
errores de autorizacin integridad y exactitud.
Listado los errores de autorizacin, integridad y exactitud corresponde relevar el
sistema con el propsito de identificar aquellos controles existentes que permitirn
prevenir o detectar posibles errores determinados en el paso 4, 5 y 6.
Cabe aclarar que con un recuento fsico, se logran ajustar las diferencias, pero
estos no nos podrn informar sobre errores en la custodia de los bienes.
Entonces los errores de custodia comprenden los controles de entrada, salida,
mantenimiento en existencia. Los controles de existencias son procedimientos de
recuento y comparacin de existencia.
Paso 13. Efectuar las pruebas de cumplimiento.
organizacin. Para determinar si los estados financieros han sido declarados de manera
adecuada de acuerdo con las GAAP, el auditor debe realizar las pruebas requeridas para
determinar si los estados contienen errores importantes u otras declaraciones errneas.
A medida que el nivel de complejidad de los negocios aumenta, ya no es suficiente
que los auditores se enfoquen slo en las transacciones contables. Una visin integrada
de la auditora considera tanto el riesgo de errores y los controles de operacin pensados
para prevenir errores. Cada vez ms este enfoque integrado incorpora una perspectiva
estratgica de la entidad empresarial.
Consultora
Los servicios de aseguramiento son servicios profesionales independientes que
mejoran la calidad de la informacin para los que toman las decisiones. Dichos servicios
son valorados porque el proveedor del servicio es independiente y se sabe que no tiene
tendencias con respecto a la informacin examinada. Los individuos responsables de la
toma de decisiones de negocios contratan los servicios de aseguramiento para ayudar a
mejorar la confiabilidad y relevancia de la informacin que utilizan como base de sus
decisiones.
Los servicios de atestiguamiento entran en cuatro categoras:
1. Auditora de estados financieros histricos.
2. Eficacia de control interno sobre informes financieros.
3. Revisin de estados financieros histricos.
4. Otros servicios de atestiguamiento que se pueden aplicar a un amplio rango de
la materia que nos ocupa.
La auditora en un entorno informtico
La mayora de las entidades, incluyendo los negocios pequeos y los familiares,
dependen de la TI para registrar y procesar las operaciones del negocio. Como resultado
de los avances explosivos en TI, aun los negocios relativamente simples utilizan las
computadoras personales y adquieren software de contabilidad para sus procesos
contables con el fin de reemplazar los ineficientes y cada vez menos efectivos sistemas
manuales de contabilidad. De forma regular, a medida que los negocios crecen y
evolucionan, mejoran sus sistemas de TI para manejar sus necesidades de informacin
continuamente crecientes. El uso de complejos entornos de redes, Internet y las
funciones centralizadas de TI son comunes hoy en da en los negocios.
Entre las mejoras en la estructura del control interno, resultado de la integracin
de la TI en los sistemas de contabilidad, se encuentra lo siguiente:
Los controles computarizados reemplazan los controles manuales. Los beneficios
obvios de la TI, tales como la capacidad de manejar los tremendos volmenes de
las operaciones complejas del negocio de manera econmica y efectiva, obligan a
las organizaciones a que utilicen TI para todos sus procesos de informacin
financiera. Una ventaja de TI es su habilidad para mejorar los controles internos
incorporando controles ejecutados por computadora en las actividades que
procesan las operaciones cotidianas. Reemplazar los procedimientos manuales con
los controles programados, que aplican a los cheques y saldos de cada operacin
procesada puede reducir el error humano que tiene la probabilidad de ocurrir en
los entornos manuales tradicionales. Un sistema bien controlado de TI ofrece un
mayor potencial de reduccin de errores dado que las computadoras procesan la
informacin de forma consistente. Entre los ejemplos de los controles internos
ejecutados por computadoras que una vez fueron procesados por los empleados
estn la comparacin de los nmeros del cliente y producto con los archivos
maestros y comparar los montos de operaciones de venta con los lmites de
crdito programados previamente. Los controles de seguridad en lnea sobre las
aplicaciones, base de datos y sistemas operativos tambin pueden proporcionar
oportunidades para propiciar la separacin de funciones.
Los cinco procesos que se utilizan para transformar los datos en informacin son
los siguientes:
1. Clasificar. Consiste en colocar los datos en categoras. Un ejemplo concreto de este
proceso consiste en categorizar los costos incurridos en la produccin de un bien en
costos fijos y costos variables.
2. Ordenar. Consiste en colocar en cierto orden general o particular los datos. Por
ejemplo, los datos sobre un cliente pueden ser buscados tanto por su nombre o apellido o
por su nmero de cliente.
La pirmide de la informacin
Atributos de la informacin
Actualidad
Frecuencia
Periodo
Exactitud
Pertinencia
Integridad
Brevedad
Alcance
Desempeo
Dimensin Forma
Claridad
Detalle
Orden
Presentacin
Medios
en
forma