INTRODUCCIN

El crecimiento acelerado de las organizaciones trajo como consecuencia

que los gerentes se vieran en la necesidad de modernizar, los sistemas
contables debidos a las numerosas transacciones que ellos manejan, estos
grandes movimientos de dinero originaron que las empresas recurrieran a las
cuentas bancarias para realizar a travs de estos las operaciones de
desembolso de dinero.
La administracin del efectivo es de principal importancia en cualquier
organizacin debido a que es el medio para obtener mercanca y negocios. Se
requiere de una cuidadosa contabilizacin de las operaciones debido a que
este rubro puede ser mal utilizado; es decir, que la administracin del mismo
se centra en el control interno del efectivo, con el fin de asegurar que este se
utilice para propsitos propios de la empresa y de esa manera prevenir robos y
evitar fraudes.
Un sistema de control interno, est constituida por las polticas y normas
formalmente dictados, los mtodos y procedimientos efectivamente
implantados por los recursos humanos, financieros y materiales, deben estar
coordinado y dirigidos al cumplimiento de los siguientes objetivos:
salvaguardar el patrimonio, garantizar la exactitud cabalidad, veracidad y
oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y
tcnica.

DEFINICIONES BSICAS: Antes de entrar directamente en tema objeto de

esta investigacin, vamos a establecer unas definiciones bsicas sobre el tema,
que nos permitir entender con claridad todo lo relacionado sobre el Control
Interno del Efectivo.
Control: Proceso por medio del cual las actividades de una organizacin
quedan ajustadas a un plan preestablecido y el plan se ajusta a las actividades
de la empresa. (U.N.A 2002, p 246).
Control Interno: Consiste en la aplicacin de todos los mtodos y
procedimientos necesarios a aplicar en una empresa para evitar fraude.
(RODRGUEZ 1998, p 26).
Efectivo: Son todos aquellos activos que generalmente son aceptados como
medio de pago, son propiedad de la empresa y su disponibilidad no est
sometida a ningn tipo de restriccin. (BRITO 1992, p 261).
Importancia del control interno.
El control tiene como objetivo cerciorarse que los hechos vallan de acuerdo con
los planes establecidos. Este proceso es de vital importancia dado que:
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen
los planes exitosamente.
Determina y analiza rpidamente las causas que pueden
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

originar

Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento

en que se establecen medidas correctivas.
Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciar el proceso de planeacin.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y
consecuente en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa. (Munich, 2002, p172)
Control Interno del Efectivo.
El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas
administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de
todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en Caja y bancos,
con el fin de informar la exactitud de sus resultados.

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el

propsito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan
afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo
salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los
registros.
Estos procedimientos, constituyen en el Control del Activo
Circulante Disponible, y deben armonizar, en su complejidad, de acuerdo al
carcter, volumen operativo e importancia de la empresa.
Este tipo de control tambin se conoce con el nombre de Control Interno,
ya que es realizado por orden de la empresa. El propsito u objetivo
fundamental del Control Interno es:
La reduccin de errores.
La reduccin del riesgo de prdida y la obtencin de fluidez en su manejo.
Exactitud y veracidad de resultados.
Exactitud de los registros.
Exactitud en la informacin financiera.
Exactitud en los pronsticos financieros.
Evitar fraudes.
Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa.
Las medidas de Control Interno se fundamentan en este principio:

La confrontacin interna de los informes operacionales del efectivo.

Esta confrontacin se logra con la aplicacin de las siguientes reglas:

Una correcta divisin del trabajo.

Asignacin clara de responsabilidades.
Una delegacin de autoridad por reas.

Procedimiento de Control: Son las actividades establecidas por la empresa,

a fin de proveer y resguardar sus intereses.
Estos procedimientos son aplicables a:

Al efectivo en Caja Principal.

Al Fondo Fijo.

A los depsitos en instituciones financieras.

Control Aplicado al Efectivo en la Caja Principal.

Con carcter general, podemos sealar que los controles aplicables a la
Caja Principal se pueden fraccionar en tres grupos:
a)
b)
c)

Control aplicable a los Ingresos.

Control aplicable a los Egresos.
Control de Saldos.

a) El Control de ingresos: Es la confrontacin de Informe Diario de Caja en

el rea de ingresos con los informes presentados por los departamentos de la
empresa que dieron origen a esos ingresos.
Podemos citar un ejemplo:
Ingresos por cobro de facturas Pendientes.
cobranzas.

Informes de
Informes de

cobradores.
Ingresos por cobro de facturas de Contado.

- Informes de venta.
- Informes de

vendedores.
- Informes del
Almacn de Mercancas.
b) El Control de egresos: Son las medidas tomadas para garantizar que
todos los ingresos de Caja han sido depositados en las cuentas abiertas de la
empresa con las instituciones financieras.
Se instrumenta esta medida, a travs de una permanente verificacin
del Informe de Caja con sus correspondientes depsitos. Verificacin
permanente de la autenticidad de los comprobantes de depsitos en cuanto a
fecha, monto, detalle de su contenido efectivo y relacin de cheques - , entre
otros.
c) El Control de saldos del Informe de Caja: Son peridicas constataciones
de su veracidad con la existencia fsica del dinero en poder del cajero; a este
acto se le llama Arqueo de Caja.
Los Controles Aplicados al Fondo Fijo.

Se fundamentan en la vigilancia permanente de las normas establecidas

por la empresa en la creacin del Fondo Fijo. Este control se hace sentir cada
vez que se prepara una Reposicin de Fondos, o en los frecuentes Arqueos de
Caja que se practican.
Las exigencias mnimas de las medidas de control, se fundamentan en:

Pago mnimo.
Naturaleza del pago.
Aprobacin del pago

El Control Aplicado a los Depsitos en Instituciones Financieras.

Debido a la naturaleza de los depsitos a la vista, podemos clasificar las
medidas de control en cuatro grandes grupos:

Control
Control
Control
Control

de
de
de
de

Ingresos o Depsitos.
cheques y/o autorizaciones.
notas de Dbito y de Crdito.
saldos.

El Control de ingresos o Depsitos. Se realiza a travs de la confrontacin

de cifras con el Informe de Caja-egresos, con su correspondiente planilla de
depsitos y los registros del mismo.
Elementos que utiliza el procedimiento de pago por cheques para su control.
Al adoptar el procedimiento de pago por cheques, se hace necesaria la
inclusin de una serie de elementos como sera:
a)

Un Diario Auxiliar de entradas de Caja.

b)

Un Diario Auxiliar de salidas de Caja.

c)
La creacin de un Fondo Fijo de Caja o Caja Chica, para hacer los pagos
interiores en efectivo.
Este control se fundamenta en la independa, autonoma y
responsabilidad de los diferentes funcionarios que intervienen, desde la
solicitud de su emisin hasta la entrega al beneficiario.
Recuerde que el control es cotejar cifras de diferentes orgenes y el mismo
poder probatorio.
Las firmas que formalicen y den valor al cheque ante terceros, deben ser
como mnimo dos, y en forma mancomunadas, de funcionarios altamente
calificados y responsables en la estructura organizativa de la empresa.

Por ejemplo, un miembro de la Junta Directiva y el Director de

Administracin.
El Control de las Notas de Dbito y Notas de Crdito.
Las notas de dbito y de crdito son documentos emitidos por las
instituciones financieras a fin de informar las disminuciones o aumentos de
fondos, informacin sta de la que tiene conocimiento la empresa al momento
de recibirlas. Para tener un control efectivo de ellas, debe existir fluidez en las
comunicaciones entre la institucin financiera y la empresa, y una revisin
oportuna de estos documentos.
Sealemos algunos ejemplos:
El banco abona directamente los intereses producidos por inversiones de la
empresa a Plazo fijo, y en este momento se emite una Nota de Crdito.
Mediante autorizacin permanente de la empresa, el banco cancela una
asignacin fija a un funcionario jubilado y en este momento se emite una Nota
de Dbito.
Es conveniente advertir que en muchas de estas Notas de Dbito y
Crdito, que se hacen con periodicidad y sin alternaciones, el registro contable
es automtico, en la empresa y en la institucin financiera, y el documento
emitido slo sirve para confrontar la exactitud de ambos registros.
El Control de Saldos.
Es el control absoluto y general, de todas las operaciones registradas por
la empresa y por los institutos financieros, bancarios y/o de crdito. Estos
ltimos emiten una relacin de sus registros, que se denomina Estado de
Cuenta y que responde a todos los documentos de ingresos registrados por la
empresa. Su confrontacin se llama Conciliacin.
EVASIN DEL CONTROL
Los innumerables casos de evasin de control hacen que la direccin de la
empresa, en todos sus niveles, mantenga y aplique un celo minucioso en el
manejo de efectivo.

Implementacin de procedimientos de controles adecuados.

Seleccin de personal idneo.

Cruzando y cotejando informacin sobre la alimentacin del efectivo.

Mantenimiento y adecuado el control de su existencia fsica.

Los casos de evasin de control

clasificar en:

de acuerdo a sus causas los podemos

Negligencia involuntaria del responsable del manejo del efectivo, por falta
de Control Interno.

Negligencia voluntaria del responsable del manejo del efectivo,

fundamentndose en la falta de Control Interno.

Negligencia voluntaria del responsable del manejo del efectivo, usando

procedimientos fraudulentos que distorsionan el Control Interno aplicado.
SALDO FALSEADO DEL EFECTIVO
Es el procedimiento irregular de alterar los Saldos del Balance de
Situacin, a travs de una planificacin intencional de acumular, para una
fecha dada, ingresos y/o egresos, al utilizar una presentacin demorada del
Informe de Caja.
Esta irregularidad se logra de la siguiente manera:
El responsable de la Caja Principal, para la fecha del cierre del ejercicio
econmico, paraliza la rendicin del Informe Diario, y su correspondiente
registro, de esta forma puede acumular, parcial o totalmente los
ingresos de los das subsiguientes.
De esta forma, el Balance de Situacin presenta saldos inexactos, al
incrementar irracionalmente el saldo de la empresa y alterar en la
misma proporcin Cuentas Reales y/o cuentas de resultados.
De cualquier manera es una actitud administrativa para falsear los
Estados Financieros, y hacer una presentacin fraudulenta para quienes
planifican acciones sobre los mismos:
Si los ingresos tomados de los das subsiguientes provienen de Cuentas
por Cobrar, el objetivo planificado irregularmente es transformar Activos
Disponibles Efectivo en Caja- y aumentar en esta forma, la liquidez en
la empresa.
Si los ingresos tomados de los das subsiguientes corresponden a ventas
al contado, el objetivo planificado irregularmente, se dirige a disminuir el
Costo de Venta, incrementar la utilidad o disminuir la prdida en contra
de una irrazonable presentacin de las Cuentas, Caja, y Almacn o
Inventario.
LA CENTRFUGA DE FONDOS
Es una accin fraudulenta amparada por la mora en la presentacin del
Informe Diario de Caja y consiste en tomar los fondos ingresados en los das
subsiguientes, para cubrir la sustraccin de efectivo del da relacionado.

EL SOBREGIRO
Es la utilizacin de los Fondos Efectivos disponibles de la empresa en
exceso, o sobre su capacidad. Su presencia se observa en la Disponibilidad
Bancaria, en esta ltima se presentan dos tipos de sobregiros.
El sobregiro planificado: Es la emisin descontrolada de cheques y el
control de su entrega al beneficiario. Esta situacin obedece a razones de
emergencia, a falta de control contable de saldos, o a cambiar la razonabilidad
en la presentacin de los Estados Financieros. Cualquier situacin mencionada
es la menos conveniente para la empresa, en virtud de que la planificacin de
pagos es el pronstico ms efectivo para evitar la carencia de control, o la
desviacin del mismo en un momento determinado.
El sobregiro autorizado: Es la autorizacin concebida por el banco para
sobregirar, transitoriamente la cuenta. Es prcticamente una operacin de
crdito, que responde en su lmite al fijado como mximo por el banco o como
variable por la empresa en su uso, est en una operacin normal en el mundo
financiero.
LA NATURALEZA DEL SOBREGIRO
Conocemos que la naturaleza del Efectivo en Caja y Banco y
especialmente el Saldo Bancario, es un Activo Circulante Disponible. Su saldo
normal es deudor.
Como el sobregiro es una situacin transitoria y emergente para la
empresa, transforma automticamente el saldo, por haber dispuesto de una
mayor suma de efectivo, al que la empresa posee.
Saldo al 31-07-XX

700,oo

01-08-XX

Depsito

300,oo

1000,oo

01-08-XX

Cheque xxxx

1.200,oo

(200,oo)

En este saldo se puede observar el mencionado cambio de positivo a negativo,

sealado con ( ), al emitir el cheque xxxx por Bs 1.200,oo. Cuando nuestra
disponibilidad era de Bs 1.000,oo.
El monto de Bs 200,oo. Negativo o acreedor, es prcticamente una
deuda de la empresa al banco, y por esta caracterstica contablemente se le da
el mismo tratamiento.
TRANSFERENCIA DE FONDO
Es el traslado de efectivo disponible en la Cuenta Corriente de un banco,
a otra cuenta del mismo banco, o a otro banco. Bien sea a travs de cheques u

rdenes permanentes y/o circunstanciales, en este ltimo caso, el soporte de la

transaccin lo constituyen las Notas de Dbito y Crdito que se reciben
posteriormente.
Ejemplo: Supongamos que la cuenta que una empresa mantiene con el Banco
Financiero, para el 02-08-XX, se encuentra sobregiro en Bs 200,oo, y la
administracin de la empresa quiere cubrir el sobregiro con una transferencia
del Banco Comercial, y al efecto emite el cheque N 2333 por Bs 1.900,oo para
ser depositado en la cuenta sobregirada, el Banco Comercial presenta un saldo
a la fecha, de Bs 2.600,oo. A tal efecto realicemos los asientos contables, tanto
en el Mayor Principal, como en el Diario Principal.