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PROJECT
MANAGEMENT
P6
MANUAL BSICO
Juvenal Figueroa
Manual Bsico P6
NDICE
CAPTULO l. PRIMAVERA PROJECT MANAGEMENT P6 .................................................................................. 1
Qu es Primavera Enterprise? ........................................................................................................................
1
P6 proporciona Estructura de la Empresa (EPS) .......................................................................................
2
Lo nuevo en P6 ..........................................................................................................................................
2
Barras de Herramientas de P6 ..........................................................................................................................
3
Barra de Navegacin (Navigation Bar) .....................................................................................................
3
Barra Gua (Directory Bar) .........................................................................................................................
3
Barra de Actividades (Activity Toolbar) ....................................................................................................
4
Barra de Opciones (Command Bar) ..........................................................................................................
5
Los datos globales contra los datos del proyecto actual ..........................................................................
5
Barra de Estado .........................................................................................................................................
5
Manejo de la informacin disponible para las actividades (Vistas en la parte inferior) ..................................
6
Uso de Asistentes (Wizards) .............................................................................................................................
6
CAPTULO 2. ESTRUCTURANDO UN PROYECTO ............................................................................................. 9
Definir su Enterprise Project Structure (EPS) ....................................................................................................
9
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Fechas
de
la
..................................................................................................................................... 43
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actividad
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filtros......................................................................................................................................
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CAPTULO l.
PRIMAVERA PROJECT MANAGEMENT
P6
Qu es Primavera Enterprise?
Un software de administracin de proyectos que da la posibilidad de presupuestar, elaborar un plan, administrar
ese plan y manejar mltiples proyectos; optimizar los lmites del recursos y compartirlos; controlar los cambios;
mover proyectos en el tiempo y modificar el presupuesto. Proporciona interfaces personalizables, escalables y
herramientas flexibles, y la integracin fcil con software de administracin de proyecto; inclusive, Primavera le
permite la exportacin e importacin de software de versiones anteriores de Primavera y Microsoft Project.
Primavera Project Planner versin 6 incluye la planificacin de multi-proyectos y software de control, construido
en Visual Net y bases de datos relacional de Server de Microsoft SQL 2005. Primavera es una excelente
herramienta en administracin de proyectos y recursos, o se puede usar en unin con otros productos de
Primavera, incluyendo el Progress Reporter, Portfolio Analyst y Methodology Management.
P6 da a su organizacin facilidades para almacenar y manejar sus proyectos desde una ubicacin central. P6
soporta y maneja las estructuras (WBS) de corte de trabajo, las estructuras (OBS) de la organizacin, campos y
cdigos definidos por el usuario, planificacin de rutas de mtodo crtico (CPM), y nivelacin de recurso.
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especficas del proyecto. Mltiples usuarios pueden tener acceso a los mismos proyectos concurrentemente. La
administracin centralizada del recurso, permite inclusive la aprobacin de horarios de recurso y la posibilidad
de comunicarse con los recursos de proyecto que manejan la administracin de riesgos (Risks).
Lo nuevo en P6
La estructura (EPS) del proyecto de la empresa organiza y resume todo el proyecto dentro de la jerarqua de
Empresa para subir o bajar presupuestos, obtener el anlisis del recurso y el costo, y el control de la organizacin
global de la estructura (OBS) para el control de datos.
Los nuevos tipos de recursos adicionados a los tradicionales mano de obra y materiales, como son la maquinaria
y los gastos indirectos (expenses) permiten establecer un diccionario para presupuestar de forma fcil recursos
para la tarea cuando usted desarrolla proyectos en P6. Usted tiene tambin el control completo sobre la
distribucin del presupuesto por planes y marcas gastadas mensualmente, y por roles.
Los datos totales y el resumen de tiempo distribuido se calculan y son presentados en intervalos de tiempo predefinido a demanda de participantes del proyecto; se pueden ver los valores de resmenes ms recientes para
todo proyecto en Enterprise.
Los roles se pueden definir con un nivel especfico para ser asignados y para ser manejados como recursos; los
roles permiten tambin la planificacin a nivel de empresa del recurso basada en roles y requerimientos.
Primavera versin 6 proporciona calendarios por hora y con posibilidad de manejar cambios de estado cada 30
minutos, los calendarios son de gran importancia durante el nivelado y distribucin del recurso.
Automticamente schedule reprograma y nivela cuando se asignan as los parmetros.
Los costos se calculan y almacenan en mayor cantidad, pues los costos del proyecto se basan en unidades de
precios de recurso y diferenciados por tipo de recurso, lo que automticamente calcula los costos del proyecto.
Programacin de avances con peso en distintas fases de la actividad, los avances por pasos (steps) calculan el
porcentaje completado de una actividad basado en valores asignados a cada etapa de la actividad.
El diseador de reportes da la posibilidad de personalizar los reportes con los campos usados en el proyecto o
usar unos pre-definidos.
Cambio global permite a usuarios a realizar cambios globales a los datos de todas las actividades y recursos, tal
como cdigos, duraciones, recursos, calendarios, etc.
En resumen y a diferencia de Project de Microsoft, P6 permite a los usuarios manejar los datos de Proyecto sin
tener que usar otras aplicaciones.
Barras de Herramientas de P6
Barra de Navegacin (Navigation Bar)
Por defecto la barra se encuentra desactivada; sin embargo, resulta ser de mucha utilidad al inicio, para
familiarizarnos con el sistema.
Para activarla, seleccione del men View la opcin Toolbars Navigation Bar
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Muestra/oculta la barra
Gua.
Ayuda
Help:
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Como se observa, la Barra de Actividades viene agrupada por bloques. En el primer bloque tenemos los mens
Imprimir (Print) y Presentacin Preliminar (Print Preview).
Ms adelante nos muestra las opciones de visualizacin de la parte superior de la pantalla de Primavera: Tabla
de Actividades (Activity Table), Diagrama de Gantt (Gantt Chart), Lneas de Relaciones (Relationships Lines) y Red
de Actividades (Activity Network).
El siguiente bloque controla las opciones de visualizacin de la parte inferior de la pantalla, con las siguientes
opciones: Detalles de la Actividad (Activity Details), Tabla de Uso de las Actividades (Activity Usage Spreadsheet),
Perfil de Uso de los Recursos (Activity Usage Profile), Tabla de Uso de los Recursos (Resource Usage Spreadsheet),
Perfil de Uso de los Recursos (Resource Usage Profile), Secuencia de Actividades (Trace Logic) y Mostrar/Ocultar
Panel Inferior (Show/Hide Bottom Layout).
En otro bloque se muestran las opciones de visualizacin de las Barras (Bars), Columnas (Columns) y Escala de
Tiempo (Timescale).
Las opciones de Filtros (Filters) y Agrupacin (Group and Sort) se encuentran a continuacin, seguidas del
Planificador (Schedule), Nivelacin de Recursos (Level Resources) y el Indicador de Progresos (Progress Spotlight).
Finalmente, se encuentran 3 opciones de Zoom: Acercar (Zoom In), Alejar (Zoom Out) y Obtener el Mejor Ajuste
(Zoom To Best Fit).
Tip
Mueva el ratn sobre cada icono para visualizar su descripcin. Esta opcin se activa desde el Men View en la
opcin de Hint Help.
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Agregar nuevo, se usa para crear una nueva actividad, o recurso, WBS, Nota, etc.
Eliminar registro, se usa igual que tecla Suprimir
Cortar registro, es la opcin equivalente a Men Edit, Cut
Copiar registro, es la opcin del men Edit, Copy
Pegar, es la opcin del men Edit, Paste
Agregar recurso, se usa para dar de alta una asignacin de recurso a la tarea actual
Asignacin de recurso por Rol, si existen roles con recursos se usa esta opcin
Asignar roles, que previamente debemos tener definidos
Asignacin de cdigo de actividad
Asignar sucesor
Asignar Predecesor
Asignar a la actividad pasos o etapas
Barra de Estado
La barra de Estado es una barra del mensaje en el fondo de la ventana P6 que muestra una descripcin de la
orden escogida de men, el nombre de la vista, el filtro actual y algunos otros mensajes.
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Crear proyectos
Agregar actividades
Agregar recursos
Crear informes
Importar proyectos
Exportar proyectos
Verificar proyectos
Los asistentes se activan de forma automtica al crear una tarea o un recurso usando las opciones de la barra de
opciones (a la derecha de la pantalla). Otros asistentes estn disponibles cuando usted escoge la opcin aplicable
de men, por ejemplo, las preferencias administrativas fijas estn en Men Admin Admin Preferences.
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CAPTULO 2.
ESTRUCTURANDO UN PROYECTO
La creacin del nuevo proyecto requiere de informacin de la estructura de empresa EPS y de la estructura de
responsables OBS, por lo que primeramente veremos estas opciones antes de crear el nuevo proyecto.
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Cuando crea la estructura de proyecto de empresa, usted debe identificar un elemento de OBS, o la persona
responsable de cada nodo y el proyecto dentro del EPS. Ms adelante veremos a detalle los pasos para definir el
OBS.
1. Seleccione Enterprise, Enterprise Project Structure.
2. D click en la columna de Nombre de EPS donde usted quiera agregar un
elemento nuevo.
3. Click en Agregar (Add).
4. Escriba un ID y el nombre para el nodo de EPS. En el campo Responsible Manager, escoja un elemento
de OBS para el elemento nuevo (si no existe se puede crear despus).
5. Si es necesario, usted puede cambiar la posicin de jerrquica del elemento nuevo
dando click en las flechas
6. Click Close.
Nota
P6 proporciona un nodo de raz en la posicin izquierda superior del EPS. Todos los proyectos listados debajo
forman parte de la misma estructura. Usted puede definir mltiples nodos raz para separar varios componentes
de su Empresa. Para definir un nodo de raz. Clic a la flecha izquierda para mover un elemento de EPS a la posicin
superior izquierda en la jerarqua, se agrega la estructura nueva de proyectos debajo de este nodo.
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Establecer el OBS
El OBS se mantiene como una jerarqua separada y global, por lo que usted tiene la flexibilidad de asignar sus
tareas de OBS y sus cambios de responsabilidades a travs del ciclo de vida del proyecto.
Usted puede querer crear su OBS para emparejar cada nodo de EPS y el proyecto se estableci en el EPS. Usted
podra emparejar inicialmente los nombres de OBS a los nombres del EPS y sus proyectos, como es mostrado en
el ejemplo siguiente:
Estructura EPS
Estructura OBS
HR System
Y asignar a usuarios, por sus nombres de login, a los elementos de OBS para otorgar el acceso a las reas
correspondientes de EPS o proyectos. El tipo del acceso otorgado a un usuario es determinado por el perfil de
seguridad de proyecto asignado al usuario. Los perfiles de la seguridad son establecidos en la caja del dilogo
Security Profiles Admin Security Profiles, y se asignan a los usuarios en la caja de dilogo Users (Men Admin
Users).
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acceso, las actividades, los riesgos, los cuestionamientos y los umbrales que el usuario puede redactar en un
proyecto.
El OBS es una jerarqua global que representa a los responsables de la administracin de proyectos en su
empresa. La jerarqua de OBS se usa para otorgar principalmente a usuarios los privilegios especficos del acceso
a proyectos y a los niveles de WBS dentro de proyectos.
Para tener acceso a un proyecto, un usuario P6 debe tener los permisos necesarios para ese elemento de OBS
dentro del proyecto. Esto le proporciona al usuario el acceso a la informacin de WBS para el cual el elemento
especificado de OBS es responsable, as como tambin acceso a los rangos de informacin dentro de cada WBS
que puede modificar el usuario.
Los perfiles y los privilegios correspondientes se fijan usar la caja del dilogo de Perfiles de Seguridad y se asocian
con el nombre de login P6 del usuario. Cuando usted asigna a usuarios a elementos de OBS que usan sus nombres
de login, el perfil de seguridad se asocia automticamente.
Nota
Usted puede asignar a un usuario un perfil de seguridad para cualquier nmero de nodos OBS.
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El calendario que encontramos al inicio es un Estndar de 5 das y 8 horas diarias "Standard 5 Days Workweek.
La codificacin para las actividades inicia con A1000 y continan con incrementos de 10.
Mostrar ventana detalles
Usted puede desplegar detalles de informacin para muchos elementos dentro de P6, por ejemplo, los
proyectos, los recursos, las actividades, el riesgo.
Para desplegar detalles, haga click en la barra de Display Options, entonces escoge la opcin Details. Para
ventanas que incluyen botones y layouts, por ejemplo, la ventana de Proyectos, haga click en Display Options
Bar, seleccione la opcin Button Layout, escoja la opcin Details.
Nota
En la ventana de Actividades, haga click en la barra Layout Options para desplegar los detalles.
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11. Click en Startup Filters para establecer la informacin que se presentar filtrada al inicio de P6,
considerando que si la informacin se presenta completa (sin filtros) tardar ms tiempo en iniciar
el programa.
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CAPTULO 3.
TRABAJAR CON PROYECTOS
Un proyecto es un conjunto de actividades e informacin asociada que constituye un plan para crear un producto
o servicio. Un proyecto tiene una fecha del comienzo y una de terminacin, Work Breakdown Structure (WBS) o
cortes de trabajo, y cualquier nmero de actividades, relaciones, lneas base, gastos, riesgos, y documentos de
referencia.
En P6, un proyecto puede tener tambin su propio sitio de Web. Mientras los recursos normalmente se extienden
a travs de todos los proyectos, cada proyecto tiene sus propias asignaciones de recursos a las tareas. As mismo,
calendarios, reportes y cdigos de actividad pueden atravesar varios proyectos, aunque tambin pueden ser
especficos de un proyecto.
2. Seleccionar con
4. Escribir una identificador de proyecto (un cdigo o un nombre representativo, sin espacios, de hasta 20
caracteres) y un nombre (sin limitantes de espacio ni caracteres), para el proyecto nuevo.
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5. Se especifica una fecha planeada del comienzo para el proyecto y si el proyecto es de planeacin con fecha
de terminacin se selecciona la segunda caja.
6. Escoger un director responsable de la estructura de OBS.
Abrir un Proyecto
Abrir un proyecto cuando inicia P6
1. Comience P6 y escriba su nombre de login y password.
2. Por default, P6 abre la ltima vista con la cual usted estuvo trabajando. Si dej abierto un proyecto, P6
lo cargar al inicio.
3. Si no hay ningn proyecto abierto, desde la caja de dilogo Open Project, click al proyecto o nodo EPS
que desea abrir, click Open. Usted tambin puede abrir mltiples proyectos al mismo tiempo (se
seleccionan usando Control + Click en cada proyecto que desee abrir).
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Dependiendo de la seguridad o la manera en que otros usuarios han abierto el proyecto, algunas de las
opciones no estarn disponibles.
4. Para ver la lista de usuarios que estn trabajando actualmente en el proyecto escogido, Click Users.
5. Click Open.
Nota
Cundo usted abre un proyecto desde la caja de dilogo Open Project, cualquier proyecto actualmente abierto
en P6 es cerrado. Para abrir mltiples proyectos al mismo tiempo, Control + Click en cada proyecto que se quiere
abrir en la caja de dilogo Open Project.
Slo un usuario puede tener a la vez el acceso Exclusivo a un proyecto. Cundo usted abre un proyecto en el
modo Exclusivo, otros usuarios slo lo pueden abrir en modo Read-Only.
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Confirmar datos en P6
P6 trabaja en conjunto con una base de datos, donde se guardan directamente los cambios que vamos haciendo
a los proyectos. En virtud de que las modificaciones se hacen directamente a la base de datos, no existe aqu el
famoso Control + Z o deshacer.
Sin embargo, en ocasiones el programa no realiza los cambios de inmediato. Si queremos asegurarnos de que
todas las instrucciones y cambios que hemos introducido recientemente se hayan guardado en P6, ir al men
File Commit Changes o presione la tecla F10.
Los cambios que se confirman se escriben en la base de datos inmediatamente. Cerrando P6 tambin se
confirman automticamente los cambios.
Refrescar datos en P6
Use el comando Refresh Data para desplegar la versin ms actual de datos del proyecto, inclusive los cambios
hechos al proyecto por otros usuarios.
Seleccione el men File Refresh Data o presione F5.
Eliminar un proyecto
Seleccione Enterprise Projects, seleccione el proyecto que desea eliminar, luego seleccione Edit Delete.
Nota
Cundo usted borra un nodo de EPS, todos los proyectos debajo de ste se borran tambin.
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CAPTULO 4.
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
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Milestones percent complete; luego, en la pestaa WBS Milestones defina las actividades a considerar como
milestones y el peso especfico de cada una de ellas.
Cuando el progreso ocurre y usted marca cada
milestone completado, P6 calcula el porcentaje de
avance del WBS basado en el milestone.
En el siguiente ejemplo, varios milestones se han
definido para calcular el avance del WBS de
Infraestructura Provisional.
Cuando
el
primer milestone, con un peso de 2/10 es
completado, el porcentaje de avance es igual a 20
%. Cundo usted marca
el
segundo
avance se incrementa a 40% (4/10).
milestone
completado,
el porcentaje de
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Si un status del elemento de WBS es What-If, entonces su progreso no se considera en ninguna actividad incluida
en el elemento de WBS. Esto previene asignarlos al trabajo que realiza en actividades asignadas a un elemento
de WBS que no se autoriza para el uso actual.
Ver WBS
Seleccione Project WBS.
Para ver el WBS como un grfico, seleccione View Show on Top Chart View.
Para ver el WBS como tabla en formato de columnas, seleccione View Show on Top WBS Table.
Para ver el WBS como tabla en formato de columna y barras en escala de tiempo, seleccione View Show on
Top Gantt Chart.
Para ver los detalles de cada WBS, seleccione Project WBS, luego seleccione View Show on Bottom WBS
Details.
Tip
Usted puede escoger tambin las mismas rdenes de View dando click en los iconos correspondientes de la
seccin WBS de P6.
Status seleccione un tipo para determinar accesibilidad para progresos de actividades dentro de WBS.
Anticipated Dates introducir las fechas esperadas de comienzo y fin para el elemento de WBS.
Estas fechas se reemplazan con las fechas verdaderas del comienzo y el fin una vez el proyecto est en
camino.
4. Para que P6 calcule el porcentaje de completado basado en milestones de WBS, click en la etiqueta WBS
Milestones.
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Usted puede cambiar el nivel de detalle que aparece en la pantalla dando click en los iconos siguientes de la
barra de herramientas.
Zoom In amplifica la vista.
Zoom Out reduce el tamao de los elementos en la vista.
Zoom to Best Fit ajusta la informacin para ajustar a la ventana.
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Nota
Si usted escoge No mostrar este cuadro de dilogo otra vez (Do not show this dialog again) al hacer una copia
de WBS, P6 deja de mostrar ese cuadro de dilogo hasta que usted vuelva a abrir la aplicacin.
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CAPTULO 5.
CDIGOS DE PROYECTO
P6 lo permite organizar los proyectos de su EPS en grupos segn categoras especficas, como por ejemplo
ubicacin y director, usando cdigos de proyecto. P6 maneja cdigos ilimitados de proyecto; se pueden
establecer tantos cdigos de proyecto como sea necesario para filtrar, clasificar y obtener reportes, y los arregla
jerrquicamente para la administracin y seguimiento a las tareas ms fcilmente.
El Diccionario de Cdigos de Proyecto es global, por lo que aplica a la empresa entera. Asigne un valor de cdigo
de proyecto a proyectos para cada cdigo predefinido de proyecto.
Los cdigos del proyecto se usan para agrupar proyectos, consolidar las cantidades grandes de informacin y
para distinguir un proyecto de otro. A todo proyecto se le asigna un cdigo, cuando usted agrupa y clasifica por
cdigo de proyecto para totalizar en sus resmenes. Cualquier proyecto que no tiene asignado un valor de cdigo
de proyecto, se coloca al final como la ltima barra de resumen.
Tip
Para agrupar por cdigo de proyecto seleccione la opcin Group and Sort By, elija agrupar por cdigo de proyecto.
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1.
2.
3.
Click Add.
4.
5.
6.
Para cambiar el orden en que los cdigos se listan, usar las flechas de la parte inferior derecha.
1. Escoja Enterprise Projects, entonces escoja el proyecto al que usted quiere asignar un cdigo y el valor.
2. Click en la etiqueta de Cdigos.
3. Click Assign.
4. Escoja el cdigo de proyecto.
5. Usted slo puede asignar un valor por cdigo.
6. Click el botn Assign, entonces click en el botn Close.
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Tips
Para cambiar el cdigo de valor, double-click al cdigo en la caja de asignar nuevo cdigo. Para quitar un cdigo
de proyecto, escoja el cdigo y click Remove.
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CAPTULO 6.
CDIGO DE RECURSOS
P6 permite clasificar los cdigos de recursos que se usan. Con potencialmente centenares de recursos para usar a travs
de una empresa de proyectos, los cdigos proporcionan otro mtodo para filtrar los recursos que usted necesita para
tener acceso rpidamente, o para agrupar los recursos para el anlisis y el resumen de proyectos.
Usted puede usar tambin cdigos de recurso para agrupar, clasificar y filtrar los recursos en el seguimiento de uso de
recursos.
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CAPTULO 7.
CDIGO DE ACTIVIDADES
P6 permite crear ambos cdigos: globales y especficos de cada proyecto. Cada cdigo de actividad puede tener un
nmero ilimitado de valores. Usted puede usar estos cdigos y los valores para clasificar y agrupar las actividades segn
su organizacin y las necesidades de cada proyecto.
Por ejemplo, si su organizacin tiene ms de una ubicacin, usted puede crear un cdigo llamado Ubicacin con
valores tales como Nueva York, Los ngeles y Chicago. Entonces, usted puede asociar las actividades con una ubicacin
especfica, tal como Nueva York.
En P6, usted puede clasificar, filtrar y agrupar las actividades segn los cdigos de actividad y los valores asignados.
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Tip
Para cambiar la orden en el cual se listan los cdigos globales de actividad, click en flechas Arriba o Abajo.
1. Men Project Activities, entonces escoja la actividad a que usted quiere asignar un cdigo y el valor.
2. Click en la etiqueta de Cdigos.
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3. Click Assign.
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4. Escoja el cdigo de la actividad que quiere asignar. Usted slo puede asignar un valor por actividad.
5. Click Assign y click Close.
Nota
Se pueden asignar cdigos globales de actividad a cualquier actividad. Usted slo puede asignar cdigos de actividad
de proyecto a actividades en el proyecto donde los cdigos se crearon.
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CAPTULO 8.
CALENDARIOS
En P6, usted puede crear y asignar calendarios a cada
recurso y cada actividad. Estos calendarios definen los
das laborales y el horario disponible en cada da laboral.
Usted puede especificar tambin los das de descanso
obligatorio por ley, las vacaciones de la organizacin, el
horario de trabajo especfico de proyecto y los das de
vacaciones del recurso. P6 usa calendarios para
planificar las actividades, para seguimiento y para
nivelar recursos. Si una actividad o un recurso asignado
a ella tienen un calendario asignado, la duracin de la
actividad depender de estos calendarios.
P6 maneja 3 tipos de calendario: global, del recurso y
del proyecto. Calendario Global es el que pueden usar todos los proyectos como base. Calendarios del proyecto es un
grupo separado de
calendarios
para cada proyecto.
Los calendarios del recurso se usan para cada
recurso con horarios distintos de trabajo.
Se pueden asignar calendarios de recurso o calendarios globales a los recursos, y se pueden asignar calendarios
globales o calendarios de proyecto a actividades. P6 permite que usted asocie el recurso y actividades a calendarios
globales. Si se hacen los cambios a un calendario
global, P6 aplica sus cambios a todos los calendarios del recurso y el calendario de proyecto asociados al calendario
global modificado.
2. Con click arrastrando seleccione los das a los que se aplicar el horario, si son das separados se puede oprimir
la tecla <ctrl> + click a cada da.
3. En el grfico de Horas de trabajo seleccionar de igual forma arrastrando las horas que se requieren como
laborales y click en Work.
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4. De igual manera, si se requiere dejar horarios sin trabajar, se seleccionan y se oprime Non-work.
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Tips
Para aplicar el mismo cambio a un da laborable especfico en el mes mostrado, haga click en la etiqueta de la columna
del da laborable y se seleccionan todos los das a la vez (por ejemplo, la columna Mon selecciona todos los das lunes
del mes mostrado).
4. Si el calendario tiene asignadas tareas, se mostrar la ventana para solicitar como se tratarn las actividades
de ese calendario.
5. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario que usted escoja, haga click en la opcin Select
Replacement Calendar, click OK y seleccione un calendario de reemplazo.
6. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario global, escoja Link to Default Global Calendar y click
OK.
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CAPTULO 9.
ACTIVIDADES
Las actividades son los elementos fundamentales del trabajo de un proyecto. Ellos son el nivel ms bajo de una
estructura (WBS) de corte de trabajo y son la subdivisin ms pequea de un proyecto que concierne directamente al
director de proyecto. Aunque usted pueda dividir las actividades en pasos, un recurso primario de la actividad es
tpicamente responsable de manejar y rastrear el progreso de los pasos de la actividad, mientras el director de proyecto
es tpicamente responsable de manejar y rastrear el progreso de la actividad completa.
El calendario de la actividad
Tambin se puede definir el tipo de actividad, el tipo de duracin y porcentaje completado, el calendario que se aplicar
a una actividad y si una actividad es un milestone.
Las delimitaciones en la actividad como parte del planificado del comienzo y terminacin.
Los gastos.
Las relaciones del antecesor y el sucesor, que se usan para definir las relaciones con otras actividades.
Los recursos.
Las notas y la realimentacin, que se usan para comunicar con el trabajo del recurso (s) en una actividad.
Los roles, que le sirven a la actividad para agrupar recursos por especialidad.
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Duracin de la actividad
P6 sincroniza automticamente la duracin, el trabajo, as como las unidades de recurso no laborales y las
unidades del recurso/tiempo para actividades usando la siguiente ecuacin:
Duration = Units / (Resource Units / Time)
O lo que es lo mismo:
Trabajo = Unidades * Duracin
Sin embargo, debido a que son tres las variables se implican (duracin, unidades y unidades del recurso/tiempo),
cuando usted cambia el valor de una variable, P6 altera el valor de una segunda variable para equilibrar la
ecuacin. El Tipo de Duracin de una actividad permite que usted controle cmo P6 sincroniza estas variables
cuando una de las variables de ecuacin se cambia.
La tabla siguiente lista el valor que es cambiado automticamente por P6 para sincronizar las variables cuando
el valor de una de las variables se cambia.
Tipo de la
Duracin de la
actividad
Fixed units
Fixed duration
Fixed units/time
Cuando usted
cambia la duracin,
P6 cambia
Cuando usted
cambia las
unidades/tiempo,
P6 cambia
Cuando usted
agrega el 2
recurso, P6
cambia
Duration
Units/Time
Duration
Duration
Units/Time
Units
Units
Units
Duration
Units
Duration
Duration
Tipo de actividad
El tipo de actividad controla la forma como P6 calcula la duracin de una actividad y sus fechas de inicio y
terminacin. P6 maneja cuatro tipos de actividad: Task dependent (Dependiente de la tarea)
Resource dependent (Dependiente del recurso)
Milestone (Sin duracin, una sola fecha fija)
Level of effort (Nivelado por el esfuerzo)
Se asigna el tipo de actividad en el formulario de tareas en la pestaa de general; por default, al inicio las
actividades son de tipo Task Dependent.
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Para una actividad Task Dependent, P6 planifica los recursos asignados segn el calendario de la actividad.
Use este tipo de actividad cuando mltiples recursos se asignan a una misma actividad para trabajar juntos.
Fechas de la actividad
La tabla siguiente define los tipos de fechas de la actividad que estn disponibles en P6 y cmo se pueden usar
para planear y planificar su proyecto.
Fecha
Definicin
Fecha
Definicin
Start
Finish
Actual
Start
Actual
Finish
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Early
Start
Early
Finish
Fecha
Definicin
Fecha
Definicin
Nota
Una A aparece despus de que el valor del Comienzo o el Fin indican que el valor es el Comienzo Verdadero
(Actual Start) o el Fin Verdadero (Actual Finish). Un * aparece despus que el valor del Comienzo o el Fin indican
que hay una limitacin (Constrain) de Comienzo o de Fin en esta actividad.
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Seleccione la actividad inmediatamente encima de donde usted quiere agregar la actividad nueva, entonces click
Add. Para agregar una actividad a un grupo especfico en la tabla de actividades, d click en el resumen del grupo
y click Add.
Dependiendo de sus preferencias de usuario, el Asistente para creacin de nuevas Actividades puede comenzar
y lo puede ayudar a agregar una actividad.
Para indicar que los recursos de la actividad se planifican segn el calendario de la actividad, escojan
el Dependiente de la Tarea. o Para indicar que cada uno de los recursos de la actividad se planifica
segn su propio calendario, escojan el Dependiente del Recurso.
Para indicar que la duracin de la actividad es dependiente en sus actividades del antecesor y/o el
sucesor, escoge el Nivelado por el Esfuerzo.
Para indicar que la actividad marca el principio o el fin de una etapa mayor en el proyecto, escoja
Start Milestone o Finish Milestone.
Notas
Las actividades tipo milestone no tienen tareas basadas en tiempo, costos, ni recursos. P6 no reconoce las
duraciones para actividades de tipo milestone.
Para indicar que la duracin de la actividad no es susceptible a cambio, a pesar del nmero de
recursos asignados a la actividad, elija Fixed Duration & Units.
Para indicar que en la actividad se mantendrn fijas la duracin y las unidades en el tiempo, escoja
Fixed Duration and Units/Time.
Para indicar que el nmero de unidades de la actividad no es susceptible a cambio, elija Fixed Units.
o Para indicar que la actividad ha fijado la disponibilidad del recurso (su trabajo), escoja Fixed
Units/Time.
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Manual Bsico P6
Para especificar que el porcentaje completado sea calculado entre la duracin original y el tiempo
restante, escoja Duracin. En este caso la frmula sera la siguiente:
% completado = % de Duracin completado = (Duracin Original - Duracin Restante)
Para indicar que el porcentaje completado ser asignado por el usuario para esta actividad, escoge
Fsico. En este caso, aplicara la siguiente frmula:
% completado = % Fsico completado.
Para especificar que el porcentaje completado sea calculado de las unidades actuales y restantes,
seleccione Unidades. En este caso, la frmula sera la siguiente:
% completado = % Unidades completado = Unidades Actuales de Trabajo.
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Manual Bsico P6
4. Elija el calendario que usted quiere asignar a la actividad escogida, entonces click el botn Select.
Duracin de la actividad
1. Elija Project Activities.
2. Escoja la actividad cuya duracin quiere insertar o modificar, entonces click a la etiqueta Status.
Para ingresar la duracin original de la actividad, en el campo Original escriba la cantidad de tiempo
seguido por la unidad de tiempo, ejemplo 5d (cinco das).
Para ingresar la duracin real para la actividad, en el campo Actual escriba la cantidad de tiempo seguido
por la unidad de tiempo. Slo se puede capturar la duracin real para las actividades que se completan.
Para ingresar la duracin restante para la actividad, en el campo Remaining escriba la cantidad de tiempo
seguido por su unidad de tiempo. Slo se puede capturar la duracin restante para las actividades que
estn en progreso.
Para ingresar el tiempo de terminacin para la actividad, en el campo At Complete escriba la cantidad de
tiempo seguido por la unidad de tiempo. Slo se puede insertar el tiempo de terminacin para las
actividades que estn en progreso.
Tips
P6 calcula de nuevo automticamente el valor de tiempo y perodo que usted escriba segn el calendario de
proyecto y las unidades de tiempo definidos por su administrador de sistema.
Para considerar las abreviaciones disponibles de unidades de tiempo, vaya al Men Admin Admin Preferences,
click a la etiqueta de Perodos de tiempo.
y seleccione una
Para escribir la fecha real de comienzo de la actividad, marque la opcin Started (iniciamos primero la
actividad) y escriba la fecha verdadera del comienzo en el campo Started o click
fecha.
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Manual Bsico P6
Para escribir la fecha real de terminacin de la actividad, marque la opcin Finished (al marcar finished,
automticamente de marcar la opcin started) y escriba la fecha verdadera de la terminacin en el
campo Finished o click
Nota
Cundo usted escribe una fecha de inicio o de fin para una actividad, dependiendo de su ubicacin en el proyecto,
un cuadro de dilogo puede mostrar una delimitacin (constraint). Para aceptar esta delimitacin, click Yes en el
cuadro de dilogo. Si usted especifica las fechas de inicio y/o terminacin sin aplicar delimitaciones (las
delimitaciones posibles son: Debe Comenzar En o Debe Terminar En), las fechas que usted escribe se pueden
cambiar cuando el proyecto se planifica.
Finish to start
Finish to finish
Start to start
Start to finish
Actividad 2
Manual Bsico P6
Una relacin en que el fin de una actividad depende del fin de su antecesor.
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 2
2. Click sostenido al botn de ratn al arrastrar a la actividad del sucesor. Libere el botn de
ratn. P6
crea la relacin en el mapa de Gantt: en el ejemplo sera de Revisin Ing. Preliminar a Ajustes al Diseo.
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Manual Bsico P6
Si usted dibuja de la orilla derecha del antecesor a la orilla izquierda del sucesor, P6 crea una relacin
finish to start.
Si usted dibuja de la orilla derecha del antecesor a la derecha del sucesor, P6 crea una relacin finish to
finish.
Si usted dibuja de la orilla izquierda del antecesor a la derecha del sucesor, P6 crea una relacin start to
finish.
Si usted dibuja de la orilla izquierda del antecesor a la orilla izquierda del sucesor, P6 crea una relacin
start to start.
Tips
Si ninguna lnea de relacin se muestran en el Diagrama de Gantt, d click en el botn
de la barra de
actividades (parte superior del tabla de la vista de Gantt). Esta opcin tambin se encuentra en el botn de
opciones del dilogo de Barras de Gantt activando la opcin de Show Relationships.
Una ventana se muestra mientras usted arrastra la lnea de relacin entre dos actividades, para decirle qu clase
de relacin se crear cuando usted libere el botn del ratn.
Manual Bsico P6
1. Doble click a la lnea que representa la relacin que usted quiere editar.
2. Escoja un tipo diferente de relacin.
3. Especifique un nmero nuevo de das de demora.
4. Click OK.
Definir milestones
1. Elija Project Activities.
2. Escoja la actividad que quiere definir como un milestone y click en la etiqueta General.
3. En el campo de Tipo de Actividad, seleccione Milestone.
Nota
Los milestones no pueden tener duracin, costos basados en tiempo ni recursos asignados.
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Manual Bsico P6
CAPTULO 10.
RECURSOS
Los recursos incluyen el personal, el equipo y los materiales que realizan el trabajo en las actividades a travs de
todo el proyecto. Los recursos son siempre basados en tiempo y se emplean generalmente entre varias
actividades y/o proyectos. En P6, se crean los recursos que se usan para la ejecucin de las tareas o actividades.
P6 permite crear y poder asignar calendarios de recurso y definir un rol del recurso, informacin de contacto y
los precios que varan de acuerdo al tiempo empleado.
Defina una lista de recursos que contemple los recursos necesarios para completar los proyectos en su empresa.
Organizar los recursos en grupos para hacer ms fcil la asignacin de los recursos a un proyecto es una buena
estrategia. Para cada recurso se deben dar la siguiente informacin: nombre, clave, tipo, lmites de
disponibilidad, precios de la unidad y su calendario para definir sus horarios de trabajo. Con esta informacin se
asignan los recursos a las actividades que los requieren. Para agrupar y reportear sus recursos, debe establecer
cdigos de recurso y asignar los valores de cdigo.
Los recursos (Resources) son diferentes que los gastos (Expenses). Mientras los recursos son basados en tiempo
y se extienden generalmente a travs de mltiples actividades y/o proyectos, los gastos se aplican en artculos
no reusables requeridos por las actividades y que no dependen del tiempo, como por ejemplo los gastos
indirectos de oficina. P6 no incluye los gastos cuando se nivelan los recursos.
Recursos Primarios
P6 permite que usted asigne recursos primarios a actividades. Un recurso primario es tpicamente el recurso
responsable de coordinar el trabajo en una actividad. El recurso primario actualiza tambin la fecha del comienzo
de la actividad, la fecha del fin y la fecha final esperada.
Adems, si una actividad tiene recursos no laborales (materiales o equipos), el recurso primario puede ser
tambin responsable de informar las horas de los recursos materiales y equipos. Con la excepcin de recursos
no laborales, todos los otros recursos son responsables de informar sus propias horas para actividades asignadas.
Agregar un recurso
1. Men Enterprise Resources.
2. Click Add.
Se abre el asistente de Creacin de Recursos. Siga los pasos en cada cuadro de dilogo para crear el
recurso.
3. En el formulario de Detalles de Recursos se puede modificar o agregar informacin del recurso.
Nota
Para usuarios expertos en el manejo de los recursos se recomienda darlos de alta con la tecla <Insert> y llenar la
informacin en el formulario de Recurso.
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en el campo de Calendario.
Busque el calendario para cambiar, si es un calendario de recurso ya creado dar click a la barra de Display
y elegir la opcin Resource Calendars.
4. Escoja el calendario que quiera asignar y d click al botn Select.
Precaucin
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Manual Bsico P6
Si usted marca la opcin Do Not Show This Window Again en el cuadro de dilogo de Copy Resource Options, P6
retiene en memoria lo que se haya definido en este cuadro de dilogo hasta que usted vuelva a abrir la aplicacin.
Borrar un recurso
1. Men Enterprise Resources.
2. Escoja el recurso que usted quiere borrar, entonces d click en Del/Merge.
3. Si el recurso que usted quiere borrar tiene actividades u otros datos asociados, se mostrar un cuadro
de dilogo.
Para borrar el recurso y reasignar otro recurso, escoja el Recurso para Reemplazar.
Para borrar el recurso sin reasignar sus datos asociados, escoger Delete Selected Resource.
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y se
Manual Bsico P6
6. Escriba las unidades mximas de recurso y su costo seguido por un slash (/) y la duracin apropiada de
tiempo.
7. El nmero mximo de Unidades/Tiempo depende del tipo de recurso; en el caso de mano de obra y
maquinaria, se expresa en porcentaje, y en el caso de materiales, se expresa en unidades/medida de
tiempo.
Es posible configurar el programa para que tambin la mano de obra y la maquinaria puedan expresarse
en unidades/medida de tiempo, para ello hay que ir al men Edit User Preferences, en la etiqueta Time
Units seleccionar la opcin Show as units/duration (4h/d).
Por ejemplo, si un recurso se asigna un lmite de 8 horas/da, pero para una actividad en particular usted
slo le asigna dos horas/da, esta informacin puede representarse de dos maneras: como 2h/d o como
25 por ciento (ya que slo es asignado a esta tarea para dos de sus ocho horas por da).
Para permitir que el recurso tenga horas de tiempo extraordinario, click a la etiqueta de Detalles y marcar
la opcin de Tiempo Extra, en el campo del Factor de Tiempo Extraordinario, escriba el nmero por el
cual el precio del recurso se debe multiplicar para determinar el precio del tiempo extraordinario del
recurso (el precio estndar * el factor de tiempo extraordinario = el precio de tiempo extraordinario).
Nota
Las unidades disponibles de tiempo son minutos, horas, das, semanas, meses, y aos. Su administrador del
sistema debe poner la abreviacin para cada unidad en el cuadro de dilogo de Preferencias del men Admin.
CAPTULO 11.
ROLES
Un rol es un ttulo del trabajo del personal del proyecto y permite conocer su habilidad. Los ejemplos de roles
son para el rol de trabajadores, el albail, el carpintero o el arquitecto. Usted puede definir un nmero ilimitado
de roles. Establezca una jerarqua de roles y use los roles como usted lo hace con los recursos durante la ejecucin
del proyecto y planificacin de costos. Cuando sus planes son ms definidos, usted puede reemplazar los roles
con recursos basados en requisitos de perfil de puesto y habilidad. De igual manera, este mtodo de asignacin
de recursos permite analizar el recurso y el rol que maneja, su habilidad y la pericia en el perfil.
El conjunto de roles que se asigna a una actividad define los requisitos de habilidades para esa actividad. El
conjunto de los roles que usted asigna a un recurso describe sus capacidades. La funcin del rol facilita proveer
de recurso a las actividades, porque usted puede asignar los recursos segn el rol.
Manual Bsico P6
Para considerar slo los roles que existen en el proyecto abierto, elija Filter By Current Projects Roles.
Para ver todos los roles, elija Filter By AII Roles.
Agregar un rol
1. Elija Enterprise Roles.
2. Click Add.
3. Click en la etiqueta General, y escribir el ID del rol.
4. Escriba el nombre del rol.
5. Escriba una descripcin de las responsabilidades del rol.
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Manual Bsico P6
Borrar un rol
1. Men Enterprise Roles.
2. Escoja el rol que quiere borrar, click Del/Merge.
3. Si el rol est asignado actualmente, debe elegir entre reemplazar el rol o borrarlo.
Tip
Si el rol que usted quiere borrar no se muestra en la ventana, d click en la barra Display, seleccione Filter By
All Roles.
Manual Bsico P6
En el campo Presupuestado (Budgeted) aparece el nmero de unidades (recursos mano de obra) que
previamente asignamos a la actividad; si se desea se pueden cambiar en este campo las unidades de
trabajo asignadas.
En el campo Real (Actual) aparecen las unidades que realmente se estn ejecutando en la actividad. Este
campo slo puede tener valor si las actividades estn completadas o en progreso.
En el campo Restante (Remaining) se encuentran las unidades restantes de mano de obra para completar
la actividad. Si la actividad no ha iniciado, las unidades Presupuestadas y las Restantes siempre sern las
mismas.
Tips
P6 calcula de nuevo automticamente el valor de tiempo y perodo que usted captura segn el periodo de tiempo
definido por su administrador de sistema.
Para ver las abreviaciones disponibles de Time Period, elija Admin Admin Preferences, y click a Time Periods.
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Manual Bsico P6
Para cambiar las unidades restantes de Maquinaria para la actividad, en el campo Restante, escriba la
cantidad de unidades de Maquinaria. Si la actividad no ha iniciado, las unidades Presupuestadas y las
Restantes siempre sern las mismas.
Tip
P6 calcula automticamente el valor de tiempo y perodo que usted modifica segn el Time Period definido por
su administrador de sistema.
Para ver las abreviaciones disponibles de Time Period, elija Admin Admin Preferences, y click a Time Periods.
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CAPTULO 12.
MANIPULAR PROYECTOS.
Presupuestos en P6
En P6 usted puede crear las estimaciones del presupuesto para cada nodo de EPS, para el proyecto o para cada nivel
de WBS.
Use la etiqueta Budget Log para escribir el presupuesto original. P6 suma la cantidad presupuestada que usted requiere
para cada nodo de EPS o para todo el proyecto.
El Budget Log lo ayuda a seguir los cambios del presupuesto como van ocurriendo. El Presupuesto Actual (presupuesto
original ms cambios aprobados de presupuesto) y el Presupuesto Propuesto (presupuesto original ms aprobacin y
presupuesto pendiente de aprobacin) incorporan estos cambios para que usted tenga informacin reciente y exacta
del presupuesto para cada proyecto o nodo de EPS.
Usted puede registrar el gasto mensual de fondos presupuestado, dar seguimiento a las cantidades no aplicadas y
apegarse al presupuesto mensual que se plane en cada proyecto a cualquier nivel del EPS.
Manual Bsico P6
Manual Bsico P6
Establecer Presupuestos
1. Men Enterprise Projects.
2. Escoja el nodo de EPS/proyecto para el cual usted quiere establecer presupuestos, click en la pestaa Budget
Log.
3. Escriba una estimacin de la cantidad presupuestada que se requiere para este proyecto en el campo
Presupuesto Original (Original Budget), incluyendo financiamientos.
Lneas de Base
Antes de empezar con el seguimiento de la ejecucin de los trabajos en la realidad, se debe crear un plan de Lnea de
Base. Una Lnea de Base es una copia completa de un plan de proyecto que se puede comparar con el plan actual para
evaluar el progreso. Dentro de P6, se puede mostrar la Lnea de Base en el grfico y columnas asociadas a fechas y
costos de la Lnea de Base. El plan ms sencillo es una copia completa o fotografa del proyecto original ideal. ste
proporciona un blanco contra el que usted puede rastrear un costo de proyecto, el avance y el desempeo. Cundo
usted crea una Lnea de Base, puede guardar una copia del proyecto actual para usarlo como Lnea de Base o puede
Elegir otro proyecto para usarlo contra el proyecto actual.
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P6 proporciona la capacidad de guardar un mximo de 3 Lneas de Base por proyecto. A pesar del nmero de Lneas de
Base que puede guardar para un proyecto, slo se puede escoger una como Lnea de Base actual con propsitos de
comparacin. P6 incluye una opcin para que usted especifique cul Lnea de Base quiere usar para la comparacin.
Para ayudarlo a clasificar y utilizar mltiples Lneas de Base para un solo proyecto, usted puede asignar a cada Lnea de
Base un nombre que refleje su propsito; por ejemplo, Lnea de Base de planificacin inicial, de proyecto completo, o
de mitad del proyecto. El administrador P6 o el coordinador de controles de proyecto definen los tipos disponibles de
Lnea de Base. Las Lneas de Base no existen como proyectos separados que usted pueda abrir. Para copiar o modificar
una Lnea de Base primero debe desligarse de su proyecto actual, separndolo como un proyecto independiente, slo
entonces se puede trabajar con este proyecto restaurado de Lnea de Base como se hace con cualquier otro proyecto
en el EPS.
3. Click Add.
4. Elija guardar una copia del proyecto actual como una nueva Lnea de Base, click OK.
Si usted elije convertir otro proyecto, escoja el proyecto en el cuadro de dilogo de seleccin de Proyecto,
entonces click al botn Select.
5. Seleccione el tipo de representacin de informacin de esta Lnea de Base, como por ejemplo Plan inicial.
Notas
Cundo usted guarda una copia del proyecto actual como una nueva Lnea de Base, P6 le asigna por defecto el nombre
del proyecto y un sufijo de -Bx, donde x iguala 1 para la primer Lnea de Base que usted guarda para un proyecto, 2
para el segundo, etctera. Usted puede cambiar este nombre, eligiendo el que le sirva para saber qu informacin
contiene, como puede verse en el ejemplo de arriba.
Manual Bsico P6
Cuando usted elige convertir en Lnea de Base un proyecto distinto al actual, este proyecto no puede estar abierto ni
tener asignadas Lneas de Base. El nombre del proyecto convertido se usa como nombre de la Lnea de Base.
Manual Bsico P6
Tip
Antes de convertir un proyecto en Lnea de Base, si usted quiere seguir teniendo acceso a l debe hacer primero una
copia. Una vez que usted convierte un proyecto en Lnea de Base, ya no est disponible. Usted puede restaurar una
Lnea de Base para hacerla disponible nuevamente como un proyecto separado en la jerarqua de proyectos (ver la
seccin Restaurar una Lnea de Base).
3. Para poner una Lnea de Base como el primario, secundario o terciario y poderlos graficar conjuntamente en
Gantt, seleccione los campos correspondientes.
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Cuando progresa el proyecto y ocurren cambios, usted puede actualizar una o ms Lneas de Base asociadas a los
cambios. Usted no puede ingresar y modificar una Lnea de Base como lo hace con un proyecto. Para actualizar una
Lnea de Base, necesita primero restaurarlo como proyecto, para hacerlo disponible otra vez como un proyecto
separado.
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CAPTULO 13.
PROGRESO DEL PROYECTO
P6 ofrece varias maneras de actualizar su proyecto. Usted puede actualizar el progreso para todas las actividades y
recursos en total; actualizar las actividades y los recursos individualmente; o usar una combinacin de los dos mtodos.
Si su progreso de proyecto es como lo plane o si usted slo necesita estimar el progreso a una fecha especfica y
determinar cul es el progreso de las actividades y cunto queda por ejecutar de las actividades que han iniciado y
poner las duraciones restantes a cero en las actividades que se han completado; si su proyecto no progres como lo
plane, muchas actividades empiezan fuera de la fecha planeada, las actividades toman ms o menos tiempo de
completar que lo que plane originalmente, el uso del recurso excede el uso planeado, actualizar las actividades y los
recursos individualmente lo ayudar a pronosticar los efectos de circunstancias de sobre-asignacin de recursos, para
que usted pueda tomar una accin correctiva a tiempo.
La mayora de los proyectos contienen algunas actividades que progresan segn lo planeado y otras que no. En este
caso, combine los dos mtodos de actualizacin (Schedule). Permita que P6 calcule su proyecto como si el progreso se
da exactamente como lo plane, despus actualice individualmente las actividades y los recursos que se han desviado
del plan.
Una vez que usted actualiza un proyecto, los cambios se hacen en la base de datos inmediatamente.
Manual Bsico P6
Para actualizar las actividades con tipo de Duracin %completado, click en el campo Remaining y escriba el
nmero restante de tiempo que se necesita para completar la actividad escogida. Cuando usted planifica o
aplica real, la duracin real se calcula como la suma de tiempo que ha trabajado desde la fecha real de inicio
hasta la fecha actual (para las actividades en progreso) o hasta la fecha real de fin (para actividades
completadas), usando calendarios de actividades.
Para actualizar las actividades de tipo Physical percent complete, escriba el porcentaje fsico completo y la
duracin restante para la actividad. Si los recursos se asignan, usted debe actualizar tambin en cada recurso
las unidades reales.
3. Repita los pasos anteriores para cada actividad que usted quiera actualizar.
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CAPTULO 14.
ACTIVITY NETWORK (PERT)
PERT visualiza su proyecto como una red de actividades y relaciones para trabajar en la estructura WBS. Una frontera
roja alrededor de una caja de actividad indica una actividad crtica. Una lnea entre actividades indica una relacin de
actividades.
Usted puede controlar casi todos los aspectos de PERT, inclusive la apariencia de las actividades, el contenido de las
cajas de actividad y del espaciamiento entre actividades.
La disposicin de PERT siempre muestra la jerarqua de WBS, a pesar de la seleccin de actividades. El layout correcto
muestra el elemento seleccionado de WBS. Si usted especifica una opcin que agrupa de otra manera al WBS, el layout
muestra las actividades seleccionadas del elemento de WBS segn la informacin de datos de actividad que usted
especifique, por ejemplo, agrupado por la posicin del proyecto o por su terminacin dentro del presupuesto.
Ver fcilmente las relaciones entre actividades y el flujo del trabajo de un proyecto
Mostrar PERT
Elija View Show on Top Activity Network.
Tambin puede dar click en el icono
en la ventana de actividades.
Tip
Para esconder la barra izquierda y mostrar solo PERT, arrastre la barra de divisin que separa los paneles derechos del
izquierdo completamente a la izquierda.
Manual Bsico P6 Ver
Manual Bsico P6
Para mostrar la identificacin de la actividad (Id) y su nombre, coloque la flecha de ratn en la actividad cuyo detalle
quiere visualizar.
4. Escoja una disposicin de la caja de actividad entre la lista de opciones predefinidas. P6 muestra el ejemplo de
configuracin de la caja de la actividad de acuerdo a las opciones elegidas.
5. Para una vista previa de los cambios realizados, click OK y en el siguiente dilogo Apply.
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CAPTULO 15.
HERRAMIENTAS PARA MOSTRAR INFORMACION
Agrupar y clasificar actividades
En P6 puede organizar las actividades agrupando por uno o por ms tipos de datos, inclusive la fase, el departamento,
persona responsable, las fechas, la holgura total, campo de usuario responsable y otros. Los datos agrupados permiten
visualizar las actividades que tienen algo en comn. Usted puede organizar adems su disposicin usando clasificacin
para arreglar el orden de las actividades. Si usted usa ambos, agrupar y clasificar, para organizar su disposicin, los
artculos se agrupan primero y despus se clasifican.
Manual Bsico P6
Filtrar datos
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Manual Bsico P6
Un filtro limita temporalmente los proyectos o las actividades que aparecen en pantalla, segn los criterios que usted
establece. Por ejemplo, usted puede mostrar solamente proyectos o actividades que se planificaron para comenzar
durante las prximas tres semanas. Use los filtros suministrados con P6 o cree sus propios filtros. Aplique uno o ms
filtros a la vez para cambiar la forma como se despliega la informacin.
Parameter
Is
Value
Completed
Where
Activity Status
Equals
Completed
Critical
Where
Critical
Equals
Yes
In Progress
Where
Or
Or
Or
Or
Or
Or
Or
Where
Or
Or
Or
Or
Or
Or
Or
Where
Primary Constraint
Primary Constraint
Primary Constraint
Primary Constraint
Secondary Constraint
Secondary Constraint
Secondary Constraint
Secondary Constraint
Primary Constraint
Primary Constraint
Primary Constraint
Primary Constraint
Secondary Constraint
Secondary Constraint
Secondary Constraint
Secondary Constraint
Activity Status
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Equals
Finish On
Finish On or Before
Finish On or After
Mandatory Finish
Finish On
Finish On or Before
Finish On or After
Mandatory Finish
Start On
Start On or Before
Start On or After
Mandatory Start
Start On
Start On or Before
Start On or After
Mandatory Start
In Progress
Level of Effort
Where
Activity Type
Equals
Level of Effort
Longest Path
Where
Longest Path
Equals
Yes
Milestone
Where
Or
Activity Type
Activity Type
Equals
Equals
Start Milestone
Finish Milestone
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Manual Bsico P6
Negative Float
Where
Total Float
Is less than
0.0d
New Feedback to
Review
Non What-If
Where
New Feedback
Equals
Yes
Where
Project Status
Is not equal to
What If
Filter Name
Parameter
Is
Value
Non Critical
Where
Critical
Is not equal to
Yes
Normal
Not Started
Where
Or
Where
Activity Type
Activity Type
Activity Status
Equals
Equals
Equals
Task Dependent
Resource Dependent
Not Started
Status to Review
Where
Review Status
Equals
For Review
Crear un filtro
1. Elija Project Activities, despus elija View Filters.
2. Click New, entonces escriba el nombre del nuevo filtro.
3. Haga Click en el campo del parmetro y escoja una opcin de datos.
4. Doble click en el campo de criterio. Especifique un valor.
5. Para agregar mltiples criterios al filtro, click Add. En la fila nueva, click en el campo Parameter y seleccione un
nuevo valor. Doble click al campo Is y seleccione otro criterio de filtro. Especifique un valor y haga click en OK.
Tip
Para hacer este filtro disponible a todos los usuarios P6, debe seleccionarlo y hacer click en Make Global, en el cuadro
de dilogo de Filtros.
Combinar filtros
Combine los filtros existentes para ajustar las actividades que desee mostrar. Use cualquier combinacin de filtros por
defecto, globales o definidos por el usuario. Por ejemplo, combine los filtros Crtico y Milestone para ver las actividades
crticas de tipo milestone.
1. Elija Project Activities, despus elija View Filters.
2. Marque la opcin de cada filtro que usted quiera aplicar.
3. Elija All o Any selected filter para determinar cmo aplicar los criterios.
4. Click Apply.
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Manual Bsico P6
3. Escoja la barra del Diagrama de Gantt para la cual usted quiere cambiar el filtro. Doble click en la columna del
filtro.
4. Marque la opcin a cada filtro que usted quiera usar.
5. Click Apply.
Borrar filtros
1. Elija Project Activities, despus elija View Filters.
2. Escoja el filtro que quiera borrar y haga click en Delete.
Nota
Usted slo puede borrar los filtros definidos por el usuario, a menos que se le hayan otorgado los derechos de borrar
filtros globales.
Resumen de actividades
Cundo usted agrupa por algn campo de proyecto o cualquier cdigo asignado, usted puede resumir fcilmente o
"contraer" los datos de las actividades para simplificar su presentacin. Click en los smbolos ms (+) y menos (-) a la
izquierda de cualquier banda que agrupa para expandir o desplegar la informacin.
Usted tambin puede dar doble click a las bandas para mostrar o esconder los detalles.
Para mostrar ambas, tanto la informacin resumida como la detallada, usted puede desplegar o contraer los grupos
individuales y entonces mostrar un suma general a la cabeza de la vista.
Nota
P6 tambin le permite resumir los valores de cada nivel del proyecto y los almacena en la base de datos P6 para su
anlisis y para la creacin de reportes. Ms adelante vemos los detalles.
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Manual Bsico P6
Si la actividad resumida est completada al 100 %, P6 calcula la duracin original como la diferencia entre el inicio y la
terminacin real; la duracin restante es cero.
P6 considera tiempos no laborables cuando resume los datos de una actividad basada en el calendario global por
defecto.
Si usted muestra la duracin real, P6 calcula la informacin como sigue:
Earliest Actual Start - Data Date (para actividades sin fecha real de terminacin)
Earliest Actual Start - Latest Actual Finish (todas las actividades en el resumen deben tener una fecha real de
terminacin)
Holgura: Usted puede basar la holgura total de la informacin resumida en las fechas de inicio, de terminacin o en la
mayora de las fechas crticas. Esta opcin se puede configurar en el men Tools Schedule Options, en la etiqueta
General, en el campo Compute Total Float as. Si usted basa la holgura en fechas de inicio y todas las actividades tienen
asignado el mismo calendario, la holgura total es la diferencia en periodos de trabajo entre las fechas del ms temprano
inicio tardo y el ms temprano inicio temprano. Por fechas de terminacin, P6 usa las fechas del ltimo fin tardo y del
ltimo fin temprano para calcular la holgura total. La holgura ms crtica es la holgura total ms baja encontrada en las
actividades detalladas de cada grupo de resumen.
Si todas actividades no tienen asignado al mismo calendario, P6 se basa en el calendario global por defecto para definir
la holgura total.
Avance: La medida ms sencilla para determinar el porcentaje de avance usa la duracin para comparar la cantidad de
tiempo restante para completar las actividades a su duracin original. En este caso, P6 usa el siguiente criterio para
cada grupo resumido:
[(Resumen de la duracin original Resumen de la duracin restante) / Resumen de la duracin original] * 100.