Gua Office 2013.

ndice del curso

Unidad 1. Conociendo Office 2013

1.1. Introduccin
1.2. Comenzando con Office 2013
1.3. Iniciando sesin en Office 2013 desde la Bienvenida
1.4. Iniciar una aplicacin de Office 2013
1.5. La interfaz de Office 2013
1.6. La Barra de ttulo
1.7. La Barra de herramientas de acceso rpido
1.8. La cinta de opciones
1.9. El Backstage
1.10. La MiniBarra de herramientas
1.11. Vista preliminar en Vivo (Live preview)
1.12. La Barra de estado
1.13. Los cuadros de dilogo y paneles
1.14. Las resoluciones
1.15. Guardar archivos
1.16. Guardar un archivo por primera vez
1.17. Guardar un archivo nuevamente
1.18. Guardar en otro directorio
1.19. Guardar con formato de versiones anteriores
1.20. El nuevo trabajo con los archivos PDF
1.21. Guardar un documento en PDF
1.22. Editar un archivo en PDF
1.23. Office Web Apps
1.24. Revisar un archivo desde Office Web Apps
1.25. Abrir archivos
1.26. Las Ubicaciones de almacenamiento
1.27. Cerrar un archivo
1.28. Crear un nuevo archivo
1.29. Convertir un archivo de versiones anteriores al nuevo formato

Unidad 2. Trabajando con los textos

2.1. Seleccionar texto

2.2. Mover y copiar texto
2.3. Usando el Panel de tareas portapapeles
2.4. Eliminar texto
2.5. Cambiar el texto
2.6. Seleccionar fuentes para el texto
2.7. Cambiar el tamao de fuente del texto
2.8. Aplicar atributos a los textos
2.9. Utilizar Copiar Formato para ahorrar tiempo
2.10. Aplicando efectos de texto al texto
2.11. Aplicar subrayado al texto
2.12. Aplicar un color de fuente al texto
2.13. Formas de manipular Maysculas y minsculas
2.14. Insertar Smbolos y caracteres extraos
2.15. Corregir la Ortografa y Gramtica
2.16. Subrayados en el documento (Word 2013)

Unidad 3. Tcnicas especiales para trabajar con los archivos de Office

2013

3.1. Deshacer un error

3.2. Rehacer o Repetir
3.3. Aplicar Zoom
3.4. Ver varias pginas en un documento de Word
3.5. La Barra de herramientas Zoom
3.6. Trabajar con ventanas
3.7. Nueva ventana
3.8. Organizar ventanas
3.9. Cambiar ventanas
3.10. Insertar tablas
3.11. Dibujar una tabla
3.12. Insertar una tabla prediseada
3.13. Insertar una tabla como hoja de clculo de Excel
3.14. Aplicar un estilo de tabla
3.15. Crear un nuevo estilo de tabla
3.16. Opciones de estilo de tabla
3.17. Insertar Filas y Columnas
3.18. Eliminar Celdas, Columnas, Filas y Tabla
3.19. Combinar y Dividir
3.20. Aplicar alineacin a los textos en la tabla
3.21. Agregar un nombre de usuario
3.22. Personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido
3.23. Mover la Barra de herramientas de acceso rpido
3.24. Personalizar la cinta de opciones

Unidad 4. Comprendiendo lo bsico de Word 2013

4.1. Iniciar Word 2013

4.2. Cerrar un documento Word 2013
4.3. La pantalla de Inicio de Word 2013
4.4. Creando un nuevo documento en blanco
4.5. Crear un documento a travs de una plantilla
4.6. Salir de Word
4.7. Abrir un documento
4.8. Abrir desde el equipo local
4.9. Abrir desde la lista de documentos recientes
4.10. Personalizar el nmero de documentos recientes
4.11. Abrir desde SkyDrive o un sitio de Office 365
4.12. Abrir y editar archivos PDF
4.13. Guardar un documento
4.14. Guardar por segunda vez
4.15. Autoguardar un documento cada cierto tiempo
4.16. Guardar en SkyDrive o un sitio de Office 365
4.17. Convertir un documento a la nueva versin
4.18. Agregar Propiedades al documento
4.19. Usando las teclas para desplazarse por los textos
4.20. Desplazarse por el documento con AvPag y RePag
4.21. Utilizar las teclas Inicio y Fin
4.22. La Barra de desplazamiento
4.23. Utilizando el Mouse para desplazarse
4.24. Desplazarse por el documento con el Panel de navegacin
4.25. Las vistas de documentos
4.26. Diseo de Impresin
4.27. Vista Modo de lectura
4.28. La vista Esquema
4.29. La Vista Diseo Web
4.30. Vista Borrador
4.31. Dividir la ventana

Unidad 5. Agregar contenido y aplicar formato

5.1. El Punto de insercin y el cursor

5.2. Usando el corrector ortogrfico
5.3. Usando las opciones Definir, Sinnimos y Contar palabras
5.4. Herramientas de traduccin
5.5. Configurar el idioma de traduccin
5.6. Traducir el documento completo
5.7. Utilizando herramientas para Buscar y Reemplazar textos
5.8. Buscando una palabra con el Panel de Navegacin
5.9. Usando bsquedas avanzadas
5.10. Reemplazando palabras
5.11. Aplicando formatos a los textos
5.12. Alineacin de texto
5.13. Aplicar Estilos
5.14. Crear un estilo a partir de un texto
5.15. Las Listas
5.16. Formato a las listas
5.17. Utilizar tabulaciones
5.18. Aplicar Sangras

Unidad 6. Construyendo sus documentos adecuadamente

6.1. Elegir el tamao de Papel

6.2. Orientacin de pgina
6.3. Cambiar los mrgenes del documento
6.4. Personalizar los mrgenes
6.5. Trabajar con columnas
6.6. Aplicar un fondo de pgina
6.7. Agregar una Marca de Agua
6.8. Aplicar un borde pgina
6.9. Aplicar encabezado y pie de pgina
6.10. Aplicar temas
6.11. Los Elementos rpidos
6.12. Autotexto
6.13. Propiedad del documento
6.14. Campo
6.15. Guardar seleccin en una galera de elementos rpidos
6.16. El Organizador de Bloques de creacin

Unidad 7. Insertar Imgenes, Formas, Tablas, Grficos y Vdeos en Word

7.1. Insertar Formas

7.2. Personalizar una forma
7.3. Insertar Imgenes
7.4. Personalizar una imagen Insertada
7.5. Insertar una imagen Online
7.6. Capturar pantalla
7.7. Quitar fondo
7.8. Insertar una Portada
7.9. Insertar Tablas
7.10. Insertar y Eliminar Filas o Columnas
7.11. Cambiar el Estilo de una tabla
7.12. Grficos SmartArt
7.13. Ecuaciones
7.14. Insertar un Vdeo en su documento
7.15. Insertar aplicaciones de Office.com
7.16. Insertar WordArt

7.17. Agregar un grfico de Excel

Unidad 8. Trabajando con documentos extensos

8.1. Crear una Tabla de contenido

8.2. Marcar elementos para una tabla de contenido
8.3. Crear una tabla de contenido personalizada
8.4. Actualizando una tabla de contenido
8.5. Crear un Hipervnculo
8.6. Crear un hipervnculo a un lugar dentro del documento
8.7. Crear una combinacin de correspondencia
8.8. Comience con su documento y agregue destinatarios
8.9. Insertando campos a su documento base
8.10. Finalizar la combinacin

Unidad 9. Una mirada a PowerPoint 2013

9.1. Quines usan PowerPoint y Por qu?

9.2. La Pantalla de Inicio de PowerPoint
9.3. Impresin desde la vista Backstage
9.4. Difundir una presentacin
9.5. Usando la vista moderador
9.6. Combinar formas
9.7. Insertar vdeos online
9.8. Iniciar PowerPoint 2013
9.9. Creando su primera presentacin
9.10. Cerrar una presentacin
9.11. Salir de la aplicacin
9.12. Abrir una presentacin
9.13. Abrir un archivo reciente
9.14. Guardar una presentacin
9.15. Crear una nueva presentacin desde una plantilla

Unidad 10. Trabajando con su presentacin

10.1. Las Vistas de presentacin

10.2. La vista Normal
10.3. La vista Clasificador de diapositivas
10.4. La vista Esquema
10.5. La vista Pgina de notas
10.6. La Vista de lectura
10.7. La Barra de herramientas Vista
10.8. La Vista Presentacin con diapositivas
10.9. Aplicar Zoom
10.10. Ajustar la Ventana
10.11. La Barra de herramientas Zoom
10.12. Nueva Ventana
10.13. Organizar ventanas
10.14. Organizar en Cascada
10.15. Manejar los colores de la presentacin
10.16. Crear una nueva diapositiva
10.17. Duplicar una diapositiva seleccionada
10.18. Agregar un esquema
10.19. Reutilizar una diapositiva
10.20. Aplicar un diseo de diapositiva
10.21. Agregar secciones
10.22. Los marcadores de posicin
10.23. Dar formato al texto
10.24. Aplicar una fuente

10.25. Aplicar un tamao de fuente

10.26. Aplicar un atributo
10.27. Aplicar espacio entre caracteres
10.28. Agregar vietas al texto
10.29. Cambiar el tamao y el color de las vietas
10.30. Aplicar Numeracin al texto
10.31. Manejo de columnas
10.32. Alineacin y Direccin del texto
10.33. Alineaciones ms usadas
10.34. Otras alineaciones
10.35. Aplicar direccin del texto
10.36. Convertir a un grfico SmartArt
10.37. Agregar un encabezado y pie de pgina
10.38. Agregar un pie de pgina a una diapositiva
10.39. Insertar WordArt
10.40. Transformar un WordArt
10.41. Aplicar un giro 3D a un WordArt
Unidad 11. Insertando objetos en PowerPoint

11.1. Insertar Formas

11.2. Aplicar un Estilo de Forma
11.3. Elegir un color de contorno y relleno
11.4. Aplicar una textura como relleno
11.5. Aplicar una imagen como relleno
11.6. Usar el cuentagotas
11.7. Combinar formas
11.8. Insertar Imgenes
11.9. Insertar una imagen desde archivo
11.10. Insertar Imgenes en lnea
11.11. Capturar una imagen
11.12. Crear un lbum de fotografas
11.13. Creando un grfico SmartArt
11.14. Lista
11.15. Proceso
11.16. Ciclo
11.17. Jerarqua
11.18. Relacin
11.19. Matriz
11.20. Piramide
11.21. Cambiar el diseo de un grfico SmartArt
11.22. Cambiar el color de un grfico SmartArt
11.23. Cambiar el estilo de un grfico SmartArt
11.24. Insertar un video
11.25. Insertar un video en lnea
11.26. Recortar un video
11.27. Reproducir un video
11.28. Ms opciones de reproduccin
11.29. Reproducir a pantalla completa
11.30. Ocultar con reproduccin detenida
11.31. Repetir la reproduccin hasta su interrupcin
11.32. Rebobinar despus de la reproduccin
11.33. Insertar un audio
11.34. Grabar una narracin
11.35. Insertar una tabla
Unidad 12. Manejando el diseo de la presentacin

12.1. Cambiar el tamao de la diapositiva

12.2. Configurar Pgina

12.3. Aplicar un Tema a las diapositivas
12.4. Cambiar el color de un tema
12.5. Aplicar un estilo de fondo
12.6. Los patrones de diapositivas
12.7. Diferencias entre un objeto insertado en un Patrn o en un Diseo
12.8. Imprimir una presentacin
12.9. Aplicar Transiciones
12.10. Las opciones de Intervalos
12.11. Sonido
12.12. Duracin
12.13. Avanzar la diapositiva
12.14. Aplicar animacin a los objetos
12.15. El Panel Animacin
12.16. Copiar animacin
Unidad 13. Fundamentos de Excel

13.1. Qu es Excel?
13.2. Identificar los elementos de la interfaz
13.3. Filas, Columnas y Celdas
13.4. Terminologas de Excel
13.5. Libro de trabajo
13.6. Hoja de trabajo
13.7. Celda
13.8. Puntero de celda
13.9. Celda Seleccionada Actualmente
13.10. Rango
13.11. Barra de frmulas
13.12. Creando un libro en blanco
13.13. Crear un libro a partir de una plantilla predefinida
13.14. Desplazarse por Excel
13.15. Desplazarse por el contenido
13.16. Desplazarse a los extremos de la hoja
13.17. Insertar Hojas
13.18. Renombrar hojas
13.19. Eliminar hoja
13.20. Ocultar y mostrar hojas
13.21. Aplicar un color de etiqueta
13.22. Guardar los libros de Excel
13.23. Abrir Libros de trabajo
13.24. Introducir Datos en Excel
13.25. Los valores numricos
13.26. Los textos
13.27. Insertar frmulas
13.28. Modificar el contenido de una celda
13.29. Introducir fechas
13.30. Introducir horas
13.31. Aplicar formatos a los nmeros
Unidad 14. Comenzando con las frmulas y funciones

14.1. Elementos de una frmula

14.2. Ingresar una frmula
14.3. Ingresar una Frmula manualmente
14.4. Ingresar una frmula sealando celdas
14.5. Pegar nombres
14.6. Espacios y saltos de lnea
14.7. El lmite de las frmulas

14.8. Ejemplo de frmulas

14.9. Editar frmulas
14.10. Usar la barra de frmulas como una calculadora
14.11. Usar operadores en las frmulas
14.12. Operadores de referencia
14.13. Ejemplo de frmulas que usan operadores
14.14. Prioridad de los operadores
14.15. Parntesis anidado
14.16. No usar valores literales
14.17. Calcular Frmulas
14.18. Referencias de celda y rangos
14.19. Creando una referencia absoluta o mixta
14.20. Notacin A1 VS F1C1
14.21. Referencias a otras hojas o libros
14.22. Convertir frmulas a valores
14.23. Cuando usar Autorelleno en lugar de Frmulas
14.24. Errores en las frmulas
14.25. Utilizar funciones en las frmulas
14.26. La sintaxis
14.27. Insertar una funcin
14.28. Las funciones matriciales
14.29. Funciones Bsicas
14.30. Funcin SUMA
14.31. Funcin Promedio
14.32. Funcin Contar
14.33. Funcin Max y Min
Unidad 15. Trabajando con ms funciones

15.1. Unir textos con la funcin CONCATENAR

15.2. Usando las funciones IZQUIERDA y DERECHA
15.3. Usando la funcin EXTRAE
15.4. Crear un Cdigo basado en las cadenas de texto
15.5. Separar una cadena de texto
15.6. Funcin HOY y AHORA
15.7. Funcin FECHA, DA, MES y AO
15.8. Contar los das que faltan para tu cumpleaos
15.9. Funcin DIASEM
15.10. Funcin DIAS.LAB
15.11. Funciones lgicas
15.12. Funcin SI
15.13. Funcin Y
15.14. Sumar el total si todos son mayores que 0
15.15. Funcin O
15.16. Contar.si
15.17. Sumar.si
Unidad 16. Trabajando con Tablas y Grficos

16.1. Qu es una Tabla?

16.2. Creando una tabla
16.3. Cambiar el look de una tabla
16.4. Desplazarse por una tabla
16.5. Seleccionando partes de una tabla
16.6. Agregar nuevas filas y columnas
16.7. Eliminando filas y columnas
16.8. Mover una tabla
16.9. Opciones de estilo de tabla
16.10. Creando un grfico

16.11. Seleccionando datos para crear un grfico

16.12. Crear un grfico
16.13. Dejar que Excel decida por m
16.14. Personalizando el Diseo y Estilos de un grfico
16.15. Seleccionando un Diseo de grfico
16.16. Seleccionando un estilo de diseo

Unidad 1. Conociendo Office 2013 (I)

Incluye: Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Adicional: Incluye muchos temas avanzados no tocados
en el curso.

1.1. Introduccin
En nuestros das, todo el mundo utiliza la tecnologa para laborar de manera eficiente. Existen
diversas herramientas para trabajar con productividad, como programas que permiten crear programas,
otros que permiten crear diseos espectaculares y retocar imgenes, pero en la oficina, la mejor
solucin, es Office 2013.
Aunque Office 2013 tiene cuatro programas importantes como Word, Excel, PowerPoint y Outlook,
en realidad, hay mucho ms por explorar, ya que Office 2013 es toda una suite de colaboracin y que al
juntarlos, puede mejorar ms su productividad.

Office 2013 presenta una gran variedad de programas para todo tipo de necesidades en la oficina, en
el hogar e incluso en la empresa. Con una completa participacin en la nube, Office 2013 se ha
convertido en la suite ms esperada por todos. En mi opinin, el paso a la nube indica que esta nueva
versin de Office 2013 permitir trabajar con nuestros documentos desde donde queramos.
Ahora Office 2013 presenta una interfaz basado en METRO (Interfaz para Windows 8) para todas sus
aplicaciones, pero adems, su apariencia es an ms atractiva, pues ahora los botones y comandos se
han hecho un poco ms grandes para permitir el trabajo con pantallas tctiles, y muestra
automticamente ms espacio a la vista para elaborar documentos sin ningn problema.

Pg. 1.1

1.2. Comenzando con Office 2013

Office 2013 presenta una nueva forma de trabajo en la nube el cual ayuda a mantenernos conectados
con todos nuestros documentos a travs de los distintos dispositivos mviles en el mercado.
Cuando instala Office 2013 y accedes a cualquiera de las aplicaciones, aparecer una ventana que nos
da la bienvenida a Office 2013, pulse clic en el botn Siguiente y luego aparecer un vdeo donde nos
hace una demostracin de cmo trabaja el nuevo Office 2013. Puede terminar de ver el vdeo o
simplemente hacer clic en la X para cerrar.

1.3. Iniciando sesin en Office 2013 desde la Bienvenida

Una vez haya terminado de ver el vdeo de demostracin del nuevo Office 2013 en la pantalla de
Bienvenida, aparecer informacin para iniciar sesin con su cuenta Microsoft.

Por qu debera iniciar sesin de Office 2013? Aunque simplemente puede cerrar la ventana de
dilogo y usar Office sin ningn problema, el inicio de sesin ayuda a obtener una comunicacin entre
todos sus servicios Microsoft.
Puedes usar una cuenta de Windows Live ID y obtener acceso a directorios creado en SkyDrive con
Office Web Apps. Tambin, si tienes una cuenta de usuario en el nuevo servicio de Microsoft llamado
Office 365, conectarte, permite que puedas acceder a estos servicios y compartir documentos e
informacin con los compaeros de trabajo. Para comenzar a conectarte, haga clic en Iniciar sesin.
Pg. 1.2

En la ventana de dilogo Iniciar sesin en Office, aparecer dos opciones de conexin. Puede usar la
opcin Personal si tiene cuentas Microsoft como Hotmail, Messenger o MSN. Tambin puede usar la
opcin Organizacin o escuela para conectarse a Servicios Online de Microsoft, como por ejemplo
Office 365 que incluye servicios como SharePoint Online, Outlook online yLync.

Haciendo clic en cualquiera de las dos opciones de conexin, aparecer una ventana como lo muestra
la siguiente imagen. Desde este formulario podr escribir su cuenta Microsoft o una cuenta basado en
los servicios online Microsoft. En mi caso, estoy manejando una cuenta de Office 365 el cual est en el
campo Id. De usuario. Adems debo agregar mi contrasea y activar la casilla Mantener la sesin
iniciada por si no desea volver a iniciar sesin cada vez que quiera conectarse a un servicio.
Use el botn Regresar ubicado en la parte superior de la ventana para volver a elegir las opciones de
conexin. Haga clic en Iniciar sesin para que Office 2013 comience a conectarse con Microsoft Online
Services.

Pg. 1.3

Una vez iniciado sesin aparecer un mensaje de bienvenida a los productos Office. Lo primero que
puede hacer a travs de esta ventana es elegir el aspecto que tendrn sus ventanas de Office, y es que
encontrar una lista desplegable debajo de Qu aspecto quiere que tena Office? Y podr elegir uno de

los 6 fondos que estn en lista. Este fondo es un diseo que aparece en la parte superior derecha de la
ventana de cualquier programa de Office.

Haga clic en Siguiente y podr ver una pequea descripcin de cmo trabaja SkyDrive con sus
documentos. Luego de hacer clic en el botn Siguiente una vez ms, aparecer la opcin de poder
conocer las novedades de Office 2013. Haga clic en el botn Echar un vistazo para comenzar a ver las
novedades, o simplemente haga clic en No, gracias y comience a usar Office.

Pg. 1.4

1.4. Iniciar una aplicacin de Office 2013

Como toda aplicacin esta se encuentra instalada en la unidad (C:), a menos que cambie la unidad. Al
instalarse, podr encontrar un acceso directo al programa desde el men Inicio o desde los mosaicos en
Windows 8.

Para ingresar a algn programa de Office 2013 siga estos pasos:

En Windows 7:
1 Haga clic en el botn Iniciar.
2 Seale Todos los programas.
3 Haga clic en Microsoft Office.
4 Clic en algn programa de Office 2013
En Windows 8:
1 Desplcese por los mosaicos en la ventana de Inicio.
2 Haga clic en el mosaico del programa con el cual desea trabajar.
Cuando hace clic en algn programa de Office 2013, automticamente aparece una pantalla de
presentacin. En la parte superior de la pantalla, podr ver los botones Minimizar y Cerrar.
Cuando se inicia el programa, por lo general ahora todas las aplicaciones de Office 2013 presentan la
vista Backstage dnde podr comenzar un documento nuevo.

Pg. 1.5

1.5. La interfaz de Office 2013

Todos los programas de Office 2013 presentan casi la misma estructura y el diseo de sus ventanas.
Todos los programas de Office 2013 tiene la famosa Cinta de opciones, que desde Office 2010 se haba
decidido implementar. En la versin de Office 2007 solo lo utilizaba Word, Excel, Access, PowerPoint y
parte de Outlook.
La siguiente imagen muestra la ventana de Publisher 2013. Como puede observar, tambin posee la
cinta de opciones y todas las caractersticas de la nueva interfaz de office 2013.

Pg. 1.6

1.6. La Barra de ttulo

Cuando necesite ver el nombre de su archivo o el nombre de su cuenta (en caso de Outlook), dirija su
vista a la barra de ttulo ubicado en la parte superior de la ventana. En esta barra no solo encontrar el
nombre del archivo, tambin podr ver el nombre del programa utilizado. La siguiente imagen muestra
el nombre del documento en Word 2013 as como el nombre del Programa.

Pg. 1.7

1.7. La Barra de herramientas de acceso rpido

En Office 2013 an existe una barra de herramientas que contiene algunos comandos comunes para
trabajar con los archivos llamada Acceso rpido. Esta Barra de herramientas de acceso rpido se
encuentra a la izquierda de la barra de ttulo y en programas como Word, Excel entre otros, presenta tres
botones clsicos (Guardar, Deshacer y Rehacer/Repetir).|

A la derecha de la barra de herramientas de acceso rpido se encuentra una flecha de

nombre Personalizar barra de herramientas de acceso rpido. Al hacer clic en esta flecha se muestran
varios comandos que puede agregar a la barra. Todos los comandos de esta lista que tengan un visto
bueno (Checking) nos indica que estn activos y por lo tanto se muestran en la barra. Haga clic en el
nombre de un comando para activar o desactivarlo.
Adems de la lista de comandos que aparece en la flecha Personalizar barra de herramientas de
acceso rpido, tambin encontrar tres opciones importantes.
Modo tctil: Permite activar el comando Modo tctil en la barra de herramientas de acceso rpido.
Cuando hace clic sobre el comando Modo tctil, la Cinta de opciones de la aplicacin sufre ciertos
cambios de visualizacin. La siguiente imagen muestra una cinta de opciones con comandos ms
grandes y una separacin adecuada para el manejo de pantallas touch.

Ms comandos: Desde esta opcin podr activar el cuadro de dilogo Opciones de Word con la
opcin Barra de herramientas de acceso rpido activa. Con esta opcin podr personalizar los comandos
que se encuentran en la barra.

Mostrar debajo de la cinta de opciones: Permite mover la barra de herramientas de acceso rpido y
posicionarlo por debajo de la Cinta de opciones. Cuando la barra est por debajo de la cinta, entonces
ahora aparecer la opcin Mostrar por encima de la cinta de opciones.

Pg. 1.8

1.8. La cinta de opciones

Aunque fue una novedad en Office 2007, en esta versin, todos los programas han adoptado la Cinta
de opciones al igual que en Office 2010. Con la cinta de opciones, podemos trabajar intuitivamente con
las aplicaciones, ya que estn muy bien organizadas por nombres en sus respectivas fichas, adems,
cada ficha posee su propio grupo y cada grupo sus propios comandos.

Cuando se selecciona algn objeto, como por ejemplo una Tabla, imagen o grficos, automticamente
aparecen nuevas fichas contextuales con comandos especiales para trabajar con el objeto seleccionado,
una vez que haya terminado de trabajar con el objeto y deje de seleccionarlo, las fichas contextuales
desaparecern.

Pg. 1.9

1.9. El Backstage
El nuevo Backstage es una interfaz para trabajar con los archivos de sus programas. Se puede
ingresar al Backstage desde la ficha Archivo que en realidad, reemplaza al botn de Office en la versin
2007. Cuando hace clic en la ficha Archivo, podr ingresar al nuevo Backstage y encontrar una serie
de opciones interesantes, entre ellas, las opciones de Imprimir y la vista preliminar.

Pg. 1.10

1.10. La Mini Barra de herramientas

La Mini Barra de herramientas est presente en todas las aplicaciones de Office 2013, generalmente
cuando se escribe texto. Al seleccionar un texto o hacer clic derecho en esa seleccin, aparece una
pequea barra de herramientas (por ello el nombre Mini Barra) con una serie de comandos de fcil uso.
La siguiente imagen muestra la Mini Barra de herramientas en accin. Simplemente se selecciona el
texto y mueva lentamente el puntero hacia arriba de la seleccin, ver como poco a poco se va
mostrando los comandos.

Pg. 1.11

1.11. Vista preliminar en Vivo (Live preview)

En esta nueva versin de Office se mantiene el modo Live preview o vista preliminar en vivo. Por
ejemplo, cuando se selecciona un texto y hace clic en la flecha del comando Tamao de fuente por
ejemplo, al sealar cada opcin de la lista desplegable podr ver una vista previa en vivo, de esta

manera puede saber si lo que va a aplicar es lo adecuado para su trabajo, y si est de acuerdo,
simplemente hace clic en el tem para aplicarlo.

1.12. La Barra de estado

En Office 2013 encontrar la barra de estado del programa en la parte inferior de la ventana de la
aplicacin. Por lo general la barra de estado presenta diversos detalles del contenido de su documento.
Por ejemplo, cuando trabaja en Word 2013 la barra de estado presentar informacin sobre el nmero
de pginas que contiene el documento o el idioma del mismo. Si usa Excel 2013 encontrar
informacin sobre la celda si est en un estado de introduccin de textos o inclusive los resultados
rpidos de algunas funciones.
Al extremo derecho encontrar la Barra de herramientas Vista. Desde esta seccin podr ver las
diversas vistas que posee una aplicacin como la Vista Diseo de Impresin o Lectura en Word 2013, o
vistas de Presentacin en PowerPoint.

Tambin encontrar una barra deslizante para hacer Zoom. Haga clic en la barra delgada y mueva de
izquierda a derecha para ver la accin de Zoom, tambin puede usar el signo menos y el signo ms para
tal fin.
Pg. 1.12

1.13. Los cuadros de dilogo y paneles

Desde hace mucho tiempo que los paneles y los cuadros de dilogo an siguen existiendo a pesar de
todos los cambios que ha habido en Office desde sus primeras versiones. Tanto los paneles como los
cuadros de dilogo presentan comandos u opciones adicionales para trabajar con sus textos o cualquier
objeto.
En la cinta de opciones, ms especficamente a la derecha de los nombres de grupos, encontrar un
pequeo botn llamado Iniciador de cuadros de dilogo. Este iniciador dar pie a que aparezcan en
pantalla un cuadro de dilogo o un panel si es el caso. Por ejemplo, en el grupo Portapapeles encontrar
un Panel y en el grupo Fuente se activar un cuadro de dilogo.

Pg. 1.13

1.14. Las resoluciones

Office 2013 ha sido creado para completar su experiencia con los dispositivos tctiles. Por lo tanto al
activar el modo tctil los comandos se ajustarn para que les sea ms fcil la navegacin y uso de sus
herramientas preferidas. Pero, tambin debe saber que dependiendo del tamao de resolucin de su
pantalla, la forma en cmo se muestran los comandos en Office 2013 puede variar.

Resolucin baja:
Si la pantalla est configurada con baja resolucin, por ejemplo, 1024 por 768 pxeles,
algunos grupos de la cinta de opciones slo mostrarn el nombre del grupo, en lugar de los
comandos del grupo. Tiene que hacer clic en la flecha del botn del grupo para ver sus
comandos.
La siguiente imagen muestra la ventana de Word 2013 con una resolucin de 1024 x 768.
Como puede observar, el grupo Edicin al final de la cinta, solo muestra una flecha para
acceder a sus comandos.

Minimizada:
Con cualquier resolucin, si reduce el tamao de la ventana, se llega a un tamao en el que
algunos grupos slo mostrarn el nombre de grupo y tendr que hacer clic en la flecha del
botn del grupo para mostrar los comandos.

Tablet PC:

Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequea, comprobar que la cinta de opciones se
ajusta y muestra versiones ms reducidas de las fichas y los grupos. Si tiene un monitor
mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones ms grandes.

Pg. 1.14

1.15. Guardar archivos

Casi todas las aplicaciones de Office 2013 tienen el mismo mtodo para guardar un archivo. Puede
comenzar un documento en blanco y luego, despus de cinco minutos, guardarlo. Otras aplicaciones
como Access 2010, te obliga a guardar primero la base de datos para que pueda comenzar a trabajar.
Para acceder a las opciones de guardar, debe ingresar a la vista Backstage desde la ficha Archivo. En
esta vista, puede encontrar dos comandos comunes, como por ejemplo Guardar y Guardar como.

1.16. Guardar un archivo por primera vez

Cada vez que tengas la sensacin de que has hecho algo muy importante en tu documento,
publicacin, libro, etc, y no quieres perderlo porque no te gustara empezar de nuevo, es ah donde
debes guardar tus archivos. Si usamos una PC de escritorio, posiblemente el fluido elctrico falle y el
equipo se puede apagar, entonces podemos perder la informacin escrita. Si utilizamos un Porttil, las
posibilidades de perder un documento no guardado se reducen, pero sabemos que aun corremos el
riesgo de los virus o que el sistema falle, as que no dude en guardar cada cierto momento sus archivos.
Cuando va a guardar un archivo por primera vez, deber agregarle un nombre que identifique al
contenido escrito y una direccin de directorio donde ser almacenada. Esto es posible cuando se abre
el cuadro de dilogo Guardar como.
Para guardar un archivo por primera vez siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Archivo.
2 Haga clic en Guardar.
3 Seleccione una opcin de ubicacin, SkyDrive, dentro del equipo o Agregar un sitio de
SharePoint. En este caso elegir Equipo.

Pg. 1.15

4 Haga clic en Documentos, Escritorio o clic en el botn Examinar si necesita guardarlo en otra
ubicacin local.

5 En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para su trabajo.

6 En el cuadro Tipo, verifique que est activo el tipo de formato con el que guardar su archivo (por
ejemplo en Word puede guardarlo como Documento, Documento de versiones anteriores o plantillas).
7 Haga clic en Guardar.
Tambin puede utilizar el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rpido o Ctrl + G,
pero tenga en cuenta que si utiliza nuevamente estos comandos despus de guardar, no podr elegir un
directorio, ni un nombre, ni nada ms.

Pg. 1.16

Cuando trabajamos con Access 2013 deber crear primero la base de datos. Las bases de datos de
Access 2013 se guardan por defecto en la carpeta Mis documentos o la biblioteca Documentos.
Para crear una base de datos en blanco y que esta se guarde automticamente en la biblioteca
Documentos, siga estos pasos.
1 En el Backstage, haga clic en Base de datos del escritorio en blanco.

2 En la ventana flotante, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para su base de datos.
3 Haga clic en Crear.

Lo mismo, al guardar un archivo de OneNote 2013, deber elegir el tipo de objeto a guardar. Todas
estas acciones en OneNote lo debern hacer desde la seccin Exportar.

Pg. 1.17

1.17. Guardar un archivo nuevamente

Despus de haber puesto un nombre para tu archivo, elegir el directorio donde se encuentra el mismo,
y haber elegido el tipo de archivo, la segunda vez que guardes este archivo ser ms fcil, pues el
cuadro de dialogo Guardar como ya no se presentar. Puedes utilizar varias opciones, por ejemplo el
botn Guardar de la Barra de herramientas de acceso rpido, o Guardar del men de Office o
simplemente pulsando Ctrl + G.
A esta operacin, muchos usuarios lo llaman Actualizar, ya que ests guardando los cambios en el
archivo.
Cuando se trabaja con base de datos de Access, esta se guarda automticamente una vez cerrado el
archivo.

1.18. Guardar en otro directorio

Es recomendable que tenga varias copias del mismo archivo, as se sentir seguro, y si pasa algo con
su archivo, tendr el otro para restaurarlo, esto es muy parecido a Backup (copia de seguridad) y digo
parecido, porque programas como Access, o Excel pueden crear un Backup con otra extensin. Al
guardar en otro directorio, volver a utilizar el cuadro de dialogo Guardar como.
1 Pulsa clic en la ficha Archivo.
2 Clic en Guardar como.
3 Seleccione una ubicacin local o en la nube, en mi caso seleccionar Equipo.
4 Seleccione Documentos, Escritorio o use Examinar para elegir un directorio de su preferencia.
5 Verifique que en el cuadro Nombre de archivo y Guardar como tipo, sigan con las mismas
opciones que anteriormente elegiste.
6 Pulsa clic en Guardar.

Pg. 1.18

1.19. Guardar con formato de versiones anteriores

El problema de actualizarse rpidamente a Office 2013 es que no mucha gente se actualiza a la par
contigo. Muchos usuarios prefieren seguir con versiones anteriores, incluso muy pero muy anteriores.
Por ejemplo, la gran mayora de negocios pequeos, an utilizan Office 2003 y lamentablemente,
Office 2003 no posee compatibilidad con los archivos de Office 2007 y Office 2010.
Para guardar en una versin anterior siga estos pasos:
1 En la vista Backstage, haga clic en Exportar.
2 Haga clic en Cambiar el tipo de archivo.
3 En Cambiar el tipo de archivo, en la seccin Tipo de archivo de documento, haga clic
en Documento de Word 97-2003.
4 Haga clic en Guardar como.

5 En el cuadro de dilogo Guardar como, seleccione un directorio o escriba un nombre para el

archivo y clic en Guardar.

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1.20. El nuevo trabajo con los archivos PDF

Para conservar el formato de sus archivos cuando los comparte con otros usuarios o imprime
mediante mtodos comerciales, puede usar los programas de Microsoft Office para guardar los archivos
como PDF sin necesidad de otro software ni de complementos. Use el formato PDF si desea que un
archivo:

Tenga la misma apariencia en la mayora de los equipos.

Tenga un tamao de archivo pequeo.

Cumpla con un formato de la industria.

Por ejemplo, currculos, documentos legales, boletines, archivos para lectura e impresin nicamente,
y archivos para impresin profesional.

1.21. Guardar un documento en PDF

Ahora aprender a como guardar sus documentos en un formato PDF.
1 Haga clic en la ficha Archivo.
2 Clic en Exportar.

3 Seleccione la opcin Crear documento PF/XPS.

4 haga clic en el botn Crear documento PF/XPS.
5 Agregue un nombre para su archivo y haga clic en Guardar.

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