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MOOC
Tema 6
Grupo de procesos de seguimiento y
control Grupo de procesos de cierre
Contenido
Introduccin.................................................................................................................................. 3
Procesos de seguimiento y control...............................................................................................3
rea de Integracin...................................................................................................................... 3
rea de Alcance........................................................................................................................... 5
rea de Tiempo............................................................................................................................ 6
rea de Costos............................................................................................................................. 7
rea de Calidad............................................................................................................................ 8
rea de Comunicaciones............................................................................................................. 9
rea de Riesgos........................................................................................................................... 9
rea de Adquisiciones................................................................................................................ 10
rea de Interesados................................................................................................................... 11
Introduccin
En este tema presentaremos el grupo de procesos de monitorizacin y control.
Durante esta fase se realiza un seguimiento del desarrollo del proyecto y se
implementan las correcciones necesarias. En esta etapa se identifican los cambios
a realizar y se asegura que slo se llevan a cabo los que han sido aprobados. En
concreto, vamos a ver los procesos del rea de alcance, los de tiempo y los de
costes.
rea de Alcance
1.- Validar el alcance
En el proceso de validar el alcance se aceptan formalmente los entregables del
proyecto por parte del cliente o patrocinador. Es necesario generalmente mantener
reuniones planificadas y frecuentes, y las principales tcnicas que se utilizan son la
inspeccin y las tcnicas grupales de toma de decisiones. Lo habitual es que los
entregables que se presentan al cliente hayan sido verificados previamente en el
proceso de controlar la calidad.
Aparte del plan para la direccin del proyecto, las entradas de este proceso ms
importantes son la documentacin y matriz de trazabilidad de requisitos, cuyo
cumplimiento debe ser examinado, as como los entregables verificados por el equipo
en el proceso de calidad ejecutado previamente.
Al finalizar este proceso obtenemos las siguientes salidas:
Entregables aceptados.
Solicitudes de cambio, que sern o no aceptadas en el futuro.
Informacin de desempeo del trabajo.
Actualizacin de los documentos del proyecto.
Avda. Teniente Flomesta, 5. Edif. Convalecencia. 30003 Murcia
T. 868 884 222 F. 868 888 337 www.um.es
rea de Tiempo
1.- Controlar el cronograma
El objetivo de este proceso es monitorizar el grado de ejecucin de las tareas del
proyecto, as como controlar los cambios en la lnea base del cronograma. Para
ello es necesario que el director de proyecto conozca cmo se est ejecutando el
proyecto y pueda compararlo con una lnea base del cronograma correctamente
definida.
El control del cronograma implica determinar qu elementos del cronograma han
cambiado y cuantificar su impacto, gestionar las solicitudes de cambio y actualizar
las lneas base, documentos y actividades a medida que los cambios se aplican.
rea de Costos
1- Controlar los costos
El proceso de controlar los costos es similar al de controlar cualquier otro rea de
conocimiento pero con el foco puesto en lo costos y el presupuesto. Se encarga
monitorizar el grado de ejecucin del presupuesto y controlar los posibles cambios
en la lnea base del coste. Durante este proceso el director de proyecto centra su
trabajo en:
Gestionar las solicitudes de cambio, detectando nuevas necesidades
y asegurndose de que se aplican los cambios de presupuesto aprobados.
Controlar que no se incumplan las restricciones de financiacin y
sobrecostes establecidas en el proyecto.
Realizar el seguimiento del grado de ejecucin de los costes,
registrar el desempeo real y contrastarlo con la lnea base del coste.
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rea de Calidad
1- Controlar la calidad
Controlar la calidad es el proceso por el que se monitorizan y registran los
resultados de la ejecucin de las actividades de calidad del proyecto. De este
modo se verifica que los entregables estn siempre dentro de los lmites de calidad
exigidos. Uno de los objetivos de este proceso es asegurar la aceptacin de los
entregables por parte del cliente, que se realiza en el correspondiente proceso de
verificacin del alcance.
En numerosas ocasiones, especialmente en proyectos grandes, el control de la
calidad es realizado por un depatarmento de calidad, que informa posteriormente
al director de proyecto de los problemas encontrados y tramita las solicitudes de
cambio que procedan. Se parte de la informacin registrada en el plan de
direccin, las listas de control o las mtricas de calidad, entre otros.
Las 7 herramientas bsicas para realizar el control de calidad, que deben
conocerse son las siguientes:
Diagramas de causa y efecto, que agrupa diferentes causas por
temtica que originan el problema.
Listas de comprobacin.
rea de Comunicaciones
1- Controlar las comunicaciones
El objetivo principal de este proceso es monitorizar las comunicaciones a lo largo
de todo el ciclo de vida del proyecto, evaluar cmo se estn desarrollando para
garantizar que la informacin fluya segn lo planificado, de modo que se satisfagan
las necesidades de informacin de los interesados en tiempo y forma.
rea de Riesgos
1- Controlar los riesgos
El proceso de controlar los riesgos asume que el director de proyecto ha realizado
una correcta planificacin de riesgos, habiendo definido los propietarios de los
riesgos, su impacto y probabilidad, planes de contingencia, etc.
Uno de los objetivos ms importantes de este proceso es optimizar de manera
continua la respuesta a los riesgos. Para ello se pueden llevar a cabo las
siguientes acciones:
Implementar los planes de respuesta a los riesgos.
Dar seguimiento a los riesgos identificados.
Monitorizar los riesgos residuales.
Identificar nuevos riesgos.
Evaluar la efectividad del proceso de gestin de riesgos a lo largo del
proyecto.
Algunas de las herramientas utilizadas durante este proceso son:
La reevaluacin de los riesgos, que debern estar programadas para
identificar nuevos riesgos, volver a evaluar los actuales y cerrar aquellos
que estn obsoletos.
Auditoras de riesgos, que determinan la eficacia tanto de las
respuestas a los riesgos como del proceso de gestin de riesgos.
Anlisis de reservas de contingencias, para actualizarlas si fuera
necesario.
rea de Adquisiciones
1- Controlar las adquisiciones
Durante este proceso se revisan las contrataciones externas con el objetivo de
garantizar el grado de satisfaccin y
cumplimiento de las condiciones
contractuales, tanto del comprador como del vendedor. Es importante realizar un
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control financiero para que se cumplan las condiciones de pago definidas, siempre
acordes al avance del trabajo realizado por el proveedor y a lo establecido en el
contrato.
Adems, si fuera necesario, se recopila la informacin para una posible finalizacin
anticipada del trabajo contratado.
Algunas de las herramientas utilizadas durante este proceso son:
Revisin del desempeo de las adquisiciones: una revisin completa
del avance de los distintos vendedores para cumplir con la calidad y el
alcance, dentro del plazo y costo acordados en el contrato.
Inspecciones y auditoras.
Administracin de reclamaciones.
rea de Interesados
1- Controlar la participacin de los interesados
Durante este proceso se realiza un seguimiento de la participacin de los
interesados con el objetivo de implicarlos activamente en el proyecto con los
beneficios en eficacia y eficiencia que ello conlleva. Mantener una buena relacin
con los interesados y controlar su grado de implicacin y compromiso es una tarea
continua que realiza el director de proyecto hasta que el proyecto llega a su fin.
Para realizar este control, se llevan a cabo reuniones, Juicios de expertos y se usa
el sistema de gestin de la informacin, que permite a la direccin almacenar y
distribuir a los interesados la informacin relativa a los costos, avance del
cronograma y desempeo del proyecto.
Como en todos los procesos de control, es tarea del director de proyecto comparar
lo sucedido con lo especificado en el plan, con el fin de analizar desviaciones y
detectar errores, problemas en la implicacin de los interesados y necesidades de
cambio. Se utiliza tambin el registro de polmicas, herramienta que permite
realizar seguimiento a los problemas, desacuerdos o inquietudes ms
significativos.
La salida ms destacable de este proceso son las solicitudes de cambio y la
informacin del desempeo.
Procesos de cierre
rea de Adquisiciones
rea de Integracin
1- Cerrar proyecto o fase
Este proceso completa el grupo de procesos de cierre del proyecto, junto con el
anterior proceso de cierre de adquisiciones. Consiste en el cierre de todas las
actividades de los diferentes grupos de procesos para realizar el cierre formal de
una fase o del proyecto.
A este proceso se le debe dar la importancia que merece. Un director de proyecto
debe entender qu significa el cierre del proyecto y dedicar recursos suficientes a
realizar este proceso, con el que llevar a cabo las siguientes actuaciones: