BLOQUE VI: Bases de Datos Microsoft Access

Concepto de Base de Datos

Las actividades productivas y de servicios requieren de un volumen de datos considerable
para desarrollarse de manera efectiva, y necesitan que estos se encuentren organizados
con relacin a la actividad que se desea desarrollar. Por lo tanto, disponer de informacin
relevante, en forma rpida y sencilla, es imprescindible para tomar decisiones acertadas.
Para lograr su correcta y dinmica organizacin disponemos de una de las herramientas
ms potentes para su manejo: Access 2010. Esta aplicacin permite gestionar contenido
mediante bases de datos (estructura donde se guarda la informacin de forma
organizada), de una manera gil y completa.
Una base de datos se define como una
coleccin
de
datos
organizados
sistemticamente en formato de tablas.
Estas
nos
permiten
generar
nueva
informacin a partir de dichos datos y a
travs de diversos procesos, haciendo uso
de campos (columnas) y registros (filas). Si
bien una base puede contener infinitas
tablas, es conveniente que definamos
previamente su estructura, para no generar
datos duplicados. Lo primero que debemos hacer es tomar lpiz y papel y realizar un
esquema de las actividades que queremos registrar, teniendo en cuenta la forma de
distribucin de la informacin en tablas. Debido a que estas son los elementos ms
importantes de una base de datos, gran parte de nuestro trabajo se centrar en su
apropiada construccin y posterior mantenimiento. Ejemplo de base de datos: Agenda,
Facturacin, Manejo de Stock, Videoclub (Prstamos y Devoluciones), Biblioteca
(Prstamos, Devoluciones, Socios), etc.

Microsoft Access 2010

Access es la aplicacin del paquete Office que permite
gestionar bases de datos. Para ello dispone de 6 clases de
objetos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y
mdulos. Los ms utilizados son los 4 primeros:
1. Tablas: son las planillas donde se almacenan los datos
de un tema en particular, donde cada tabla contendr
toda la informacin sobre ese tema y no habr otra
tabla con informacin repetida. En Access cada columna
se llama Campo, cada fila Registro y las celdas se llaman Datos. De manera de que cada
registro contendr toda la informacin del tema de la tabla para un elemento almacenado
en ella. Por ejemplo: si tenemos una tabla de Empleados es en esta tabla donde se
almacenarn todos los datos de los empleados, no habr otra tabla con datos similares o
repetidos. Un registro (fila) de la tabla de empleados contendr toda la informacin que
conocemos de un empleado.
CAMPOS

DNI

NOMBRE

FECHA
NAC

LOCALIDAD NAC

TELEFON
O

DIRECCIO
N

LEGAJ
O

REGISTROS

DATOS
2. Consultas: Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de
los datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla,
realizar clculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o
eliminar datos de una tabla. Las consultas que se usan para recuperar datos de una tabla
o realizar clculos se denominan consultas de seleccin. Las consultas que agregan,
cambian o eliminan datos se denominan consultas de accin. Tambin puede usar una
consulta para proporcionar datos para un formulario o informe. En una base de datos
debidamente diseada, los datos que desea presentar mediante un formulario o informe
se encuentran a menudo en varias tablas. Al usar una consulta, puede reunir los datos que
desee usar antes de disear el formulario o informe.
3. Formularios: Los formularios son objetos de base de datos que pueden usarse para crear
una interfaz de usuario para una aplicacin de base de datos. Un formulario "enlazado" es
aquel que est directamente conectado a un origen de datos, como una tabla o una
consulta, y que puede ser usado para insertar,
modificar o mostrar datos del origen de datos.
Tambin
se
pueden
crear
formularios
"independientes" sin un vnculo directo al origen
de datos, pero que tambin contienen botones
de comando, etiquetas o cualquier otro control
necesario para que la aplicacin funcione.
Considere los formularios enlazados como
ventanas por las que los usuarios ven y
obtienen acceso a la base de datos. Un
formulario eficaz acelera el uso de las bases de
datos, ya que los usuarios no tienen que buscar
lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms
eficaz trabajar con una base de datos, adems de ayudar a evitar que se introduzcan
datos incorrectos.
4. Informes: los informes permiten imprimir el contenido de la base de datos, ya sea la
informacin de una sola tabla o la combinacin de datos de 2 o ms tablas. Es la
herramienta utilizada para obtener el resultado buscado cuando fue creada la base de
datos. Son ejemplos de informe: facturas, lista de alumnos por curso, lista de clientes, lista
de precios, etc.
Cuestionario:
1.
2.
3.
4.

Qu son las bases de datos. Ejemplos.

Qu es Access y para qu sirve.
Cules son los objetos de Access.
Explicar los 4 objetos de Access ms utilizados.