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Los manuales administrativos son documentos escritos que

concentran en forma sistemtica una serie de elementos


administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los
integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo
y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que
se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin
con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa
se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que
se utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y
comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica,
en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,
polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la
toma de decisiones en la administracin, ya que facilitan el
aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la
accin humana en cada una de las unidades administrativas que
conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de
ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de
orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la
adecuada realizacin de las actividades que se le han
encomendado.

Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de


cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se
debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a
abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier rea
componente de la organizacin, su alcance se ve limitado
nicamente por las exigencias de la administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar
sujetos a revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las
necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser
inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la
organizacin, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia
de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca
esttico se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta
til puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la
organizacin.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento
dentro de las diferentes reas de la organizacin, en
concordancia con la misin, visin y objetivos de la direccin de la
misma.

Objetivos y beneficios de los Manuales


Administrativos
Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales
Administrativos destacan:

Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos


de la organizacin
Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas,
estructuras y funciones de cada rea integrante de la
organizacin

Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad


administrativa

Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para


realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr
la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la
eficiencia y calidad esperada en los servicios

Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los


funcionarios, evitando funciones de control y supervisin
innecesarias

Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

Reducir los costos como consecuencia del incremento de la


eficiencia en general

Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles


los lineamientos necesarios para el desempeo de sus
atribuciones

Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el


mejoramiento de los sistemas y procedimientos

Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del


personal

Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus


integrantes, as como de sus propios papeles y relaciones
pertinentes

Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las


modificaciones y cambios que se realicen dentro de la
organizacin en general o alguno de sus elementos
componentes.

Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y


su relacin con los dems integrantes de la organizacin.

Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de


trabajo y evita los conflictos inter-estructurales

Limitantes en la elaboracin de manuales


administrativos
Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales
Administrativos tambin tiene sus limitantes las cuales en relacin
a los beneficios descritos son de menor importancia:

Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de


tiempo y dinero.
Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal
debido a que en algunas ocasiones son excesivamente
rgidos y formales.
Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden
causar confusin por ser muy amplios en su contenido

Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo


cual puede causar confusiones dentro del personal al
momento de realizar sus funciones

Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco


atractivos y en la mayora de los casos voluminosos en
contenido

En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales


como herramienta para proteger sus derechos, es decir que
no hacen nada adicional sino est establecido debidamente
en el Manual.

Clasificacin de los manuales administrativos


La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y
Especficos, siendo los Generales aquellos que contienen
informacin de aplicacin universal para todos los integrantes de
la organizacin y Especficos los que su contenido est dirigido
directamente haca un rea, proceso o funcin particular dentro
de la misma.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos
que existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se
hace nfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que
ofrecen mayor aporte para la comprensin del tema central objeto
de estudio:

De Organizacin
De Normas y Procedimientos

De Puestos y funciones

Manual de organizacin

Es un manual que explica en forma general y condensada todos


aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa,
dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer,
familiarizarse e identificarse con ella.
En trminos generales, expone con detalle la estructura de la
empresa, seala las reas que la integran y la relacin que existe
entre cada una de ellas para el logro de los objetivos
organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la
creatividad y visin que los responsables de su elaboracin
redacten dentro de l. Dentro de este contenido se sugiere:

Historia y Descripcin de la Empresa


Misin, visin y objetivos de la empresa

Legislacin o base legal

Estructura de la organizacin (organigrama General)

Estructura de cada una de las reas componentes de la


organizacin en general (Organigrama por rea)

Normas y polticas generales

Manual de normas y procedimientos

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de


la descripcin de los procedimientos que se utilizan dentro de la
organizacin y la secuencia lgica de cada una de sus

actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y


evitar su alteracin arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la
normalizacin de las actividades, evitando la duplicidad de
funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos,
facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del
control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir
para la ejecucin de las actividades que integran los procesos, se
complementa con diagramas de flujo, as como las formas y
formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos
que se describan.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo
para cada una de las reas que integran la estructura
organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma
general representara ser un documento muy complejo, por
pequea que sea la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de
trabajo y las normas que giran al rededor de l; por lo tanto la
integracin de varios de ellos representan al Manual de Normas y
Procedimientos.
La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin:

Identificacin del procedimiento


Nombre

rea de desempeo

Codificacin

Descripcin Genrica (objetivo)

Normas generales

Responsable de cada una de las actividades que lo integran

Nmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)

Descripcin de cada una de las actividades que lo integran

Manual de puestos y funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones


especficas de los diferentes puestos que integran la estructura
organizacional, a travs de la descripcin de las funciones
rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de
manera funcional, es decir que estn divididas en sectores en
donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e
intereses similares, definiendo las caractersticas de cada puesto
de trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad,
esquematizando las relaciones entre cada funcin de la
organizacin.
Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la
organizacin, as como su relacin de dependencia, lo cual quiere
decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura
organizacional, a que posiciones est subordinado directa e
indirectamente y cual es su relacin con otros puestos de trabajo.

Al igual que el Manual de Normas y procedimientos tambin es


aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran la
estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo
en forma general representara ser un documento muy complejo,
por pequea que sea la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los
perfiles ideales para la contratacin de futuros ocupantes de los
puestos; por lo tanto la integracin de varias de ellos representan
al Manual de Puestos y Funciones.
La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente
informacin:

Identificacin del Puesto de Trabajo


Nombre

rea de desempeo

Codificacin

Descripcin Genrica (objetivo)

Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto

Diarias o frecuentes

Semanales

Quincenales

Mensuales

Trimestrales

Semestrales

Anuales

Ocasionales o eventuales

Requisitos del ocupante del puesto (perfil)

Nivel acadmico

Habilidades y destrezas

Conocimientos tcnicos y/o especficos

Metodologa para la elaboracin de manuales


administrativos
Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen
reglas universales, ni metodologas pre-establecidas, solamente
existen lineamientos lgicos para su conformacin, los cuales
pueden integrarse de la siguiente forma:

Recopilacin de informacin
Interpretacin y diseo de la informacin

Elaboracin del manual

Aprobacin y actualizacin del manual

Recopilacin de informacin

La recopilacin de informacin depender de las condiciones


especficas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta
etapa es necesario tener presente el objetivo general y los
objetivos especficos del Manual, definir a quienes estar dirigido,

los trminos que sern utilizados dentro de l y todos aquellos


aspectos tcnicos que se adecen a las caractersticas
particulares del documento.
La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de
toda la organizacin, obviamente para la elaboracin de
Manuales de tipo general, la informacin debe ser recopilada con
ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboracin
de los Manuales especficos la informacin debe ser recopilada
directamente de los responsables de los procesos y las funciones
objeto de estudio.
La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas
directas con el personal, cuestionarios y por medio de la
observacin directa, es recomendable utilizar las tres tcnicas e
interrelacionar la informacin resultante en cada una de ellas.
Interpretacin y diseo de la informacin

La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms


que darle forma a la informacin recopilada bajo lineamientos
tcnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos.
Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos
recopilados, su importancia y aporte al diseo del Manual,
probablemente mucha de la informacin no ser necesario
incluirla dentro del documento por considerar que no agrega
ningn valor para los usuarios directos, pero tambin se puede
determinar que an hacen falta algunos otros datos y que es
necesario realizar una segunda etapa de recopilacin de
informacin.

Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la


informacin recopilada verbalmente contra la informacin que
proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado
durante la primera etapa.
La depuracin y complemento de informacin es muy importante
para no elaborar documentos administrativos que se alejen de la
realidad, por lo que toda la informacin al momento de ser
diseada es importante que sea revisada por los entrevistados y
aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.
El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear
un borrador que permita visualizar claramente el contenido del
documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor
comprensin.
Elaboracin del manual

La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa


de la metodologa, su finalidad es la creacin del documento final
bajo lineamientos claros y homogneos, utilizando para ello un
lenguaje sencillo que logre la comprensin y la adecuada
aplicacin de los usuarios directos del documento y de todos los
niveles jerrquicos de la organizacin. Debe evitarse el uso de
tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual
especfico para una tarea de tipo tcnico.
Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las
conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la
interpretacin del contenido del mismo.

Aprobacin y actualizacin del manual

La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a


su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada
utilizacin de los mismos y para el fomento de dicha cultura
dentro de la organizacin en general.
El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser
el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento
y/o comit especfico para el efecto, etc. No importa quien o
quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de
un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los
Manuales sern consultados y respetados por todos los
integrantes de la organizacin.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia
formalmente, su elaboracin ser un trabajo innecesario, que
incluye costos y esfuerzos bastante altos.
Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe
realizarse por medio de los encargados de la elaboracin y diseo
de los mismos, y a su vez ser aprobados por el rgano
competente para que tenga la validez y el respaldo necesario.
Cualquier modificacin que se realice por separado y que no se
comunique formalmente puede considerarse invlida y los
responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la
organizacin podrn hacer caso omiso a las mismas.

A continuacin el Licenciado Oscar Yambay, consultor empresarial


experto en Organizaciones y Mtodos, ensea cmo elaborar el
manual de procedimientos y el manual de cargos y funciones. Un
complemento muy didctico para continuar aprendiendo sobre los
manuales administrativos.

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