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Pillole

Time
management

Ciao !
Innanzitutto, voglio complimentarmi con te per aver scelto di scaricare questo
materiale e, se la prima volta che scarichi guide dal sito professioneformatore.it,
voglio darti il mio personale benvenuto in questa comunit di appassionati di
formazione professionale e sviluppo personale.
Il materiale che hai tra le mani, se utilizzato correttamente, pu ampiamente
incrementare le tue competenze nel campo dell'efficienza personale e questo avr
un impatto diretto sul tuo futuro psicologico, emozionale, economico, e finanziario. I
principi esposti in queste pagine, in forma di pillole, possono realmente cambiare in
meglio la tua vita e dovrebbero essere applicati ogni giorno, sia nella tua attivit
professionale sia nella vita privata.

IL TIME MANAGEMENT

Gli psicologi sostengono che la causa dello stress non sia riscontrabile tanto nella
quantit di cose che una persona ha da fare ma, piuttosto nel fatto di non riuscire a
portare a termine tutti i compiti che ci si era prefissati.
Il tempo una risorsa limitata. Tutti noi abbiamo solo un determinato numero di ore a
disposizione per fare quello che dobbiamo fare e quello che vogliamo fare. Quando
gestiamo il nostro tempo in modo pi efficace e pi efficiente, riduciamo i livelli di
stress, la frustrazione, diventiamo pi socievoli, e ci sentiamo molto meglio.
Il tempo la risorsa pi democratica che esista al mondo. Il tempo l'unica che ci
rende tutti uguali. Ci sono persone che nascono pi ricche di altre, persone che
vivono in quartieri migliori, persone che, per grazia della natura, nascono pi belle e
pi forti e per questo accedono alle risorse migliori e alle opportunit migliori ma, tutti
noi viviamo giornate di 24 ore!
Pensaci bene ! Il tempo uguale per tutti, per il ricco e per il povero, per il bello e per
il brutto. Quando parliamo di gestione del tempo non abbiamo alibi. Siamo tutti
uguali. La nostra capacit di dominarlo fa la differenza se avremo o meno successo
nella nostra vita.
Ora immagina come sarebbe la tua vita se potessi avere tutto il tempo che desideri
da trascorrere con i tuoi amici e con i tuoi cari! Come sarebbe la tua vita se avessi a

20 pillole di time management

disposizione ogni giorno almeno 2 ore di tempo da dedicare alle tue passioni ai tuoi
hobby ai tuoi interessi?
Questo piccolo report nasce proprio per te! In queste pagine troverai 20 brevi
consigli su come ottimizzare la tua risorsa pi preziosa "il tempo". Se ti impegnerai
quotidianamente nell'applicazione di questi semplici consigli vedrai nell'arco di un
solo mese migliorare visibilmente la qualit della tua vita. Raggiungerai obiettivi che
fino a ieri ti sembravano impensabili e ti rimarr tantissimo tempo a disposizione da
dedicare alle tue passini, ai tuoi hobby e ai tuoi affetti. Un mese il tempo sufficiente
affinch questi consigli diventino parte delle tue abitudini. All'inizio farai un po fatica
ad applicare questi stratagemmi, queste regole ma, vedrai che in seguito sar tutto
pi facile e guardandoti indietro penserai:"ma come diamine facevo prima?"
Ho strutturato questo report in forma di piccoli consigli, vere e proprie pillole da
applicare ogni giorno. Ho preferito evitare di scrivere pagine e pagine sull'importanza
della gestione del tempo, sul valore della programmazione, sulla identificazione degli
obiettivi, sul principio dell'80/20 e altro perch ho voluto creare uno strumento
semplice ed immediato. Tutte queste altre cose le ho gi studiate io e non
necessario che le studi anche tu!
bene imparare a limitare il consumo eccessivo di informazioni. Sarebbe un
controsenso se, per imparare a gestire meglio il tuo tempo, dovessi sacrificare
giornate preziose del tuo lavoro solo per leggere montagne di pagine sulla gestione
del tempo. E poi, a noi italiani non piace leggere troppo! Io stesso non amo le cose
molto lunghe. A Napoli quando un libro troppo voluminoso lo chiamiamo
"susamiello" (nome di un dolce natalizio particolarmente impegnativo per la
digestione). Questo report, come avrai modo di constatare tu stesso non un
susamiello anzi, si digerisce in fretta. In queste pagine quindi trovi solo il succo delle

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licenza Creative Commons Attribuzione Non commerciale Non opere derivate 2.5
Edizioni www.professioneformatore.it Soluzioni per chi lavora nel campo della
Formazione Professionale e per coloro vogliono accrescere le loro competenze
Aggiornamenti ed approfondimenti http://www.professioneformatore.it/category/
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Timnt
manageme
Questo special Report ha esclusivamente scopo formativo e rappresenta le opinioni
dell'autore!

20 pillole di time management

migliori tecniche di time management, solo l'essenziale per sviluppare competenze di


successo.

AVVERTENZA

Prima di cominciare bene che sia sincero con te. Mi hai dato fiducia scaricando
gratuitamente questo materiale e quindi giusto che anche io ti parli con onest.
Ci sono tantissimi sistemi per "gestire il tempo". Tantissimi sono gli autori che hanno
scritto di time management. Puoi leggere tutti i libri di questo mondo sulla gestione
del tempo e sullo sviluppo personale ma, bene che tu sappia, che non esiste
nessun sistema capace di lavorare al posto tuo! Credimi te lo dico per
esperienza puoi spendere tutti i soldi che vuoi ma, nessun libro, nessun sistema,
nessun corso, nessun foglio excel, grafico o quant'altro, lavoreranno al posto tuo.
Probabilmente mentre leggerai le mie 20 pillole sulla gestione del tempo ti
soffermerai su alcune di queste pensando: "ehi! ma io questa la conosco gi! una
banalit! Bene! Complimenti per te ma ... Stai applicando questo principio nella tua
gestione quotidiana? Sei costante nell'applicazione? Se una banalit perch non
diventata una competenza acquisita? Cogli l'occasione per capire quanto e in che
modo questo consiglio, una volta applicato, potrebbe portare beneficio alla tua vita e
in che modo potresti cominciare ad inserirlo come una nuova sana abitudine nella
tua vita.

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CHI LAUTORE
Mi chiamo Luciano Cassese e sono lautore di questo report. Se segui il mio Blog
(http://www.professioneformatore.it) sicuramente saprai che mi occupo di
formazione professionale. Da oltre 12 anni sono un formatore e un docente. Quelle
che ti presento in questa guida sono tecniche ampiamente sperimentate e riflessioni
nate sul campo.
La formazione e lo sviluppo personale sono per me una passione e oggi sono
diventati una vera e propria ragione di vita. Non solo adoro questo Mestiere ma,
amo soprattutto lidea di rendermi utile agli altri. Fare formazione per me significa
dare un contributo concreto alla crescita e all'aumento della libert di ogni individuo.
In 12 anni di carriera, nelle azioni di orientamento e formazione nelle aree e del
marketing, del marketing personale, dellorientamento, del career coaching, ho
incontrato ragazzi alle prime esperienze, studenti, disoccupati di lunga durata,
lavoratori socialmente utili, professionisti alla ricerca di clienti, aziende, cassaintegrati,
dipendenti di multinazionali, aspiranti imprenditori, lavoratori interinali. Con tutti ho
sempre cercato un modo per offrire un valore aggiunto reale, supportando lo
sviluppo di competenze concrete, attraverso la mia esperienza e ci che avevo
appreso sulla mia pelle nel corso degli anni. Tutte le azioni, le attivit e le iniziative
che suggerisco in aula come nelle pagine di questa guida, sono azioni e tecniche
verificate di cui conosco lefficacia perch le ho sperimentate io stesso.
Queste pagine nascono anche dalla volont di condividere alcune tecniche ed
informazioni utili con tanti. In questanno di attivit con lAssociazione Formatori
Professionisti e con il sito www.professioneformatore.it ho avuto modo di conoscere
tanti nuovi amici che, hanno appoggiato il progetto e si sono aggregati alle iniziative
proposte. Stiamo diventando un gruppo sempre pi affiatato di appassionati di
formazione e sviluppo personale. Uomini e donne diversi tutti accomunati da

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un'unica passione quella per le persone. Questa mini-guida il risultato di una


volont crescente di condivisione di competenze, esperienze e soprattutto speranze.
Sono sicuro che troverai in queste pagine, risorse utili per quello che stai cercando e
ti auguro di realizzare quanto prima tutti i tuoi desideri e tutti i tuoi progetti
professionali.

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20 pillole di time management

COSA SIGNIFICA IMPARARE A GESTIRE IL PROPRIO TEMPO


Quando faccio corsi per la gestione del tempo uso spesso una metafora in aula,
faccio una piccola rappresentazione. Mi porto dietro un vaso di vetro trasparente di
quelli economici dell'Ikea, lo appoggio sul tavolo e lo mostro alla classe dicendo:
"questa metafora della gestione del tempo, il nostro tempo uno spazio limitato".
Poi comincio a metterci dentro dei sassi fino a riempirlo tutto e chiedo: " pieno?"
Tutti rispondono "si pieno". "Bene!" faccio un sorriso e comincio a metterci dentro
della sabbia senza togliere le pietre (la sabbia si infila e riempie gli spazi vuoti). Arrivo
fino al bordo del vaso e chiedo nuovamente: " pieno?" a questo punto le persone in
aula ostentano lo sguardo furbetto di chi ha gi capito dove voglio arrivare prima di
finire la rappresentazione e dicono "si" con pizzico di perplessit come a dire
"abbiamo capito gi non farla troppo lunga". A questo punto prendo dell'acqua e il
vaso si riempie nuovamente (l'acqua scorre riempiendo lo spazio lasciato libero da
sabbia e pietre. A questo punto tutti pensano di aver capito e io chiedo nuovamente:
"cosa volevo dire questa metafora?"
Fermati un attimo. Faccio anche a te la stessa domanda: cosa rappresenta questa
metafora? Cosa voglio comunicarti? Fermati ora un paio di minuti rispondi alla
domanda su un pezzo di carta scrivi la risposta alla mia domanda e solo dopo
continua a leggere! Perdonami ma mi piace far partecipare attivamente i miei
interlocutori.

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La risposta pi comune che di solito ricevo in aula questa: "volevi dire che c'
sempre tempo per fare un po di tutto!" oppure "la tua rappresentazione intende
sostenere che per quanto pensiamo di essere occupati con migliaia di attivit
impegni e sacrifici, volendo riusciamo sempre a trovare uno spazio per svolgere un
nuovo compito".
Quale la tua risposta ? in linea con queste?
Bene! Se la tua risposta simile a queste non sei un buon gestore del tuo tempo!
Con questa metafora, infatti, voglio rappresentare un altro concetto: Nella gestione
del tempo le cose importanti (le pietre per l'appunto) devono essere poste per prima,
poi a va tutto il resto. Cosa sarebbe successo se avessi riempito tutto il vaso prima
con la sabbia? Non mi sarebbe rimasto posto per le pietre! Se avessi cominciato con
il riempire il vaso con l'acqua sarebbe stato un problema mettere le pietre perch
avrei inondato il tavolo con l'acqua che usciva fuori dal vaso.
Imparare a gestire il proprio tempo non vuol dire apprendere complicate tecniche di
ottimizzazione per riempire tutti gli spazi della propria vita di impegni ma, al contrario,
vuol dire semplificare ed eliminare il superfluo e concentrarsi sulle cose importanti.
Solo cos avremo spazio per fare quello che realmente ci piace, ci fa stare bene e ci
diverte.

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20 pillole di time management

Esercizio
Prima di cominciare ti propongo un semplice ma fondamentale esercizio. Questa
una versione molto ridotta di quello che propongo di solito in un corso di time
management in aula o in outdoor. Mi scuso sin da ora se quello che ti chiedo pu
sembrarti riduttivo ed eccessivamente sintetico ma, penso sia funzionale in un
documento come quello che stai leggendo. L'esercizio si chiama: consapevoli
dell'uso del orologio tempo.
Ognuno di noi una persona e come tale individuo differente dagli altri. Ognuno di
noi percepisce ed elabora le cose in maniera differente e gestisce il tempo in maniera
differente. Prima che tu possa imparare ad ottimizzare e a gestire meglio il tuo tempo
bisogna che tu focalizzi per un attimo l'attenzione sul modo in cui percepisci e
gestisci normalmente il tuo tempo, in modo tale da poter identificare possibili aree di
miglioramento. Rispondi a questa serie di domande e potrai identificare il tuo stile di
gestione:
1.Come percepisci a livello inconscio il Tempo? un qualcosa da riempire? un
ostacolo o un nemico? Una risorsa per raggiungere gli obiettivi?
2.Fai una lista di tutte le tue attivit e i compiti della giornata, e dagli un voto da 1 a 5
a seconda del livello di controllo che hai su di esse. Usa 5 per il controllo totale di
quella attivit e 1 per nessun controllo. Le attivit che hanno un voto inferiore a 4
sono quelle che necessitano di un miglioramento gestionale .

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20 pillole di time management

LE 20 PILLOLE DI TIME MANAGEMENT


Fatto l'esercizio ecco i miei 20 consigli su come imparare a gestire al meglio il tuo
tempo, evitare di farti dominare dagli eventi imprevisti e continuare ad essere
focalizzato verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi pi importanti. Se vuoi essere un
vero effective time manager (come dicono gli americani) comincia da questi brevi
consigli. Trasforma ognuno di questi consigli in una piccola abitudine e vedrai che in
poco tempo, la qualit della tua vita migliorer notevolmente.

1 Scrivi un piano giornaliero delle cose da fare. Pensa alle tue


giornate come alla costruzione di un edificio. Quando devi costruire
una casa, cosa fai? Accumuli mattoni alla rinfusa in uno spiazzale e
poi ti affidi al caso sperando che vadano ognuno al proprio posto
o, prepari un progetto al quale ti affidi pi o meno
scrupolosamente? Allo stesso modo organizza la tua giornata
prima di cominciarla. Scrivi il tuo piano al mattino presto o, meglio
ancora, la notte prima di andare a dormire (in modo da memorizzarlo al meglio).
Preparare un piano ti offre l'opportunit di avere una buona panoramica di come si
svilupper la giornata seguente e di organizzarla al meglio. Il tuo compito per la
giornata sar solo quello di aderire nel miglior modo possibile a quanto
precedentemente programmato.
In questo piano giornaliero individua le 3 cose pi importanti da fare nella giornata. E
falle prima di ogni altra cosa.

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20 pillole di time management

2 Stabilisci un limite massimo di tempo da dedicare ad ogni attivit che devi


svolgere. Un esempio:Completare il compito X entro le ore 10, il compito Y da 03:00,
e la voce da Z 5:30 pm. Questo impedir alle diverse attivit di trascinarsi oltre
misura e di erodere tempo prezioso riservato per altre attivit.

3 Usa un calendario per pianificare e distribuire le attivit nellarco delle settimane.


Molte persone commettono l'errore di organizzare il proprio tempo utilizzando come
unit di misura il giorno. Ma in realt il tempo che noi viviamo suddiviso in
settimane e mesi. I giorni della settimana tra di loro non sono indifferenti.
I compiti che possono essere svolti il luned non detto
che possano essere svolti indifferentemente anche il
marted o il mercoled. Avere un calendario il passo
fondamentale per la gestione ottimale delle attivit. Un
calendario, grazie alla suddivisione del tempo in
settimane e mesi ci offre la possibilit di pianificare nel
medio periodo e di distribuire le attivit funzionalmente
ed equamente. Se si utilizza Outlook o Lotus Notes, il
calendario parte integrante del software di posta
elettronica. Chi usa Mac trover facilmente sulla dashboard di Osx
lapplicazione Ical. Chi invece preferisce le applicazioni on line trover molto utile
Google Calendar ( grande - io stesso lo utilizzo sincronizzandolo con ical).
Qualunque sia la tua scelta ancora meglio se riesci a sincronizzare il calendario con
il telefono cellulare e tutte le altre periferiche che utilizzi (Tablet, notebook etc. etc. ) -

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in questo modo, puoi accedere al tuo piano di lavoro, ovunque ti trovi e con tutti i
tuoi orpelli tecnologici.

4 Conoscere sempre le scadenze. Ogni volta che affronti un nuovo compito


opportuno che rispondi alla domanda: "di quanto tempo ho bisogno per completare
la mia attivit?". Non lanciarti in una attivit senza averne prima stimato
opportunamente i tempi di realizzazione. Segna il termine in modo chiaro sul
calendario e nella tua agenda in modo da sapere sempre entro quando devi finirle
quella cosa.

NO!

5 Impara a dire "No". Non prendere pi impegni di quanti tu


non possa gestire. Non hai bisogno di accontentare sempre tutti
per aver successo nella vita, anzi al contrario! Il successo il
risultato dell'abitudine di portare a termine le cose importanti. La
maggior parte delle richieste sono distrazioni che vengono a
rubare tempo e attenzione a quello che stai facendo. Impara a dare un fermo "no" a
questo tipo di richieste e, se proprio non puoi (come nel caso di richieste provenienti
da un superiore) impara a rinviarle ad un momento successivo.

6 Datti come obiettivo quello di arrivare sempre per primo agli


appuntamenti. Se, quando hai un appuntamento, un incontro o una riunione, ti dai
come obiettivo quello di arrivare semplicemente "in orario", ti potr capitare di
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arrivare puntuale o in ritardo ma, per esperienza, ti dico che la maggior parte delle
volte sarai in ritardo. Questo per un meccanismo psicologico molto semplice. La tua
mente si concentrer sulla stima del tempo minimo necessario e tralascer la
valutazione degli eventuali imprevisti (che si chiamano per l'appunto imprevisti
perch non stimabili a priori). Tutti i tuoi passi, i gesti e i movimenti saranno conformi
alla tua rappresentazione mentale, elaborata con la stima del tempo previsto per
arrivare "in tempo". Diversamente, se maturi una ferma decisione di arrivare sempre
per primo a tutti i tuoi appuntamenti, sar molto probabile che arriverai sempre
puntuale perch la tua mente ti spinger a muoverei in modo tale da aderire a questa
nuova rappresentazione. Inoltre, l'effetto degli imprevisti sar limitato dal tuo essere
"in anticipo"

7 Limita il consumo di informazioni. Viviamo in un momento storico senza


precedenti chiamato "societ dell'informazione". Diversamente da
quello che avveniva solo fino a 20 anni fa, quando le informazioni
erano scarse e sempre filtrate da qualcun altro, oggi abbiamo un
offerta informativa senza precedenti. Possiamo sapere tutto di tutti.
Le informazioni su un disastro naturale in un paese asiatico o gli
aggiornamenti sulla situazione di un gruppo dispersi in
un'escursione sulla Cordigliera delle Ande ci arrivano in tempo
reale, mentre si consuma l'evento stesso. Oggi grazie ad internet tutti noi abbiamo la
possibilit di esprimere la nostra opinione, pubblicare un giornalino sul quale
diffondere informazioni libere e opinioni. Tutto questo estremamente "Figo".
bellissimo!

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Questa abbondanza smisurata di informazioni rappresenta misura della nostra


libert. Peccato per che queste informazioni ci rubino tempo prezioso al
raggiungimento dei nostri obiettivi. Ti rivelo un altro segreto. A meno che tu non stia
gi ora, in questo preciso momento, preparando lo zaino per partire come volontario
per aiutare la popolazione colpita dal terremoto asiatico, la maggior parte di quelle
informazioni che leggi sui giornali sono completamente inutili e ti stanno soltanto
rubando tempo. Limitati a leggere solo le notizie relative a fatti ed eventi sui quali tu
puoi avere una influenza diretta. Tutti gli altri puoi conoscerli sentendoli al bar quando
prendi il caff. Non ti attardare con il meteo, se non devi affrontare un lungo viaggio ti
basta tirare la testa fuori alla finestra per sapere se devi portarti dietro l'ombrello
oppure no.

8 Mettiti un orologio di fronte. Quando lavoriamo, la maggior


parte delle volte capita che siamo cos assorti nel nostro lavoro che
perdiamo la cognizione del tempo. Anche questo un meccanismo
psicologico. La nostra attenzione selettiva. Quando cerchiamo di
risolvere un problema o di terminare una serie di operazioni le
nostre risorse mentali sono tutte indirizzate. Avere un enorme
orologio di fronte, ti terr al corrente del tempo che passa in ogni momento e ti
spinger ad essere sintetico. Eviterai, cos di perdere tempo con inutili dettagli che
non aggiungono nulla al tuo lavoro.

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20 pillole di time management

9 Setta un promemoria almeno 15 minuti prima di ogni impegno. La maggior


parte dei software per la gestione di calendari hanno una funzione di promemoria. Se
hai un incontro importante al quale devi partecipare, imposta un allarme almeno 15
minuti prima. In questo modo avrai il tempo di prepararti mentalmente a quellevento.

10 Concentrati su un compito specifico per volta. Ti rivelo un altro segreto che


ho scoperto solo da poco tempo e che mi sta cambiando letteralmente la vita. Gli
uomini e le donne, diversamente dai computer non sono multi-tasking ( multi-tasking
un termine utilizzato in informatica e indica la capacit, da parte di un sistema
operativo, di elaborare contemporaneamente pi programmi e di gestirli l'uno
indipendentemente dall'altro).
Se cerchi di fare pi cose contemporaneamente (parlare al telefono e rispondere alla
posta elettronica, navigare su internet e compilare un foglio Excel etc etc ) stai sicuro
che non otterrai nulla.
Concentrati invece su un solo compito fondamentale alla volta. Quando lavori al
computer chiudi tutte le applicazioni che non stai utilizzando in quel preciso
momento, e chiudi anche tutte le finestre del browser web aperte che non fanno
altro che rubasti attenzione. Concentrati esclusivamente su quello che stai facendo
in quel preciso momento. Sarai pi efficiente e avrai molto pi tempo da dedicare,
successivamente, ad altre attivit.

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20 pillole di time management

11 Blocca tutti i distrattori. Che cosa ti distrae di solito nel tuo lavoro? messaggi
istantanei? Il bip di messanger o quello della chat di facebook? GLi squilli del
telefono? Il suono della posta elettronica ? La tua ragazza che entra in continuazione e ti disturba?
Personalmente non uso mai le chat. Le uniche volte in cui mi collego quando, non
voglio svolgere nessun compito e ho intenzione di parlare con una persona in
particolare.
Quando sto facendo un lavoro importante, sono solito abbassare anche la suoneria
del telefono, come in questo momento che sto scrivendo questa mini guida.
In questo modo le telefonate ricevute vengono registrate in "telefonate perse" e mi
riservo di contattare successivamente le persone che mi hanno chiamato. Questo mi
aiuta a concentrarmi meglio e ad essere pi produttivo.
12 Tieni traccia del tempo che impieghi per le attivit. Sapere quanto tempo si
impiega mediamente per svolgere un certo compito molto utile. Ci consente di
adattare le nostre performance al nostro stesso standard.
Ho scoperto solo da poco che esistono degli apparecchietti che si
chiamano Egg Timer molto utili per tracciare il tempo che manca
per portare a termine un certo compito. Sono molto diffusi negli
Stati Uniti. Sono dei giocattolini a forma di uovo che fanno da
conto alla rovescia. Esiste anche un sito web che offre questo
servizio gratuitamente on line http://my.online-eggtimer.com dove
s i p o s s o n o i m p o s t a re fi n o a t re c o n t i a l l a ro v e s c i a
contemporaneamente. Quando il tempo destinato ad ogni attivit scaduto, il timer

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20 pillole di time management

emette un segnale acustico. Questo ottimo modo di essere a conoscenza del


tempo che spendi per ogni attivit e se ti stai discostando dal tuo tempo medio.

13 Non trattenerti sui dettagli di poco conto. Tutti noi siamo animati da una sana
spinta all'eccellenza e al primeggiare. Ognuno di noi vuole sentirsi dire che il
migliore ma, vorrei rivelarti una cosa: Non puoi fare sempre tutto esattamente come
lo desideri. Non puoi sempre curare alla perfezione ogni singolo dettaglio. Anzi!
Tentare di farlo inefficace oltre che inefficiente. L'eccellenza il risultato
dell'accumulazione di competenze ed abilit nel corso del tempo e di una accurata
progettazione. Cercare di essere un perfezionista pu non essere una cosa cos
tanto utile come pensi. Cerca, piuttosto di fare le cose bene e di farle in tempo.
Non ti sto suggerendo di essere impreciso e superficiale bada bene, ma di fare le
cose bene. In una scala da 1 a 10 se raggiungere la perfezione ti costa troppo
tempo rendi 8 e fallo velocemente. Il successo richiede anche velocit. Maturando
questa abitudine in tutto quello che fai vedrai che l'eccellenza sar una naturale
conseguenza del tuo voler fare le cose bene e in tempo.

14 Stabilisci delle priorit. Poich non possibile fare di tutto,


impara a privilegiare le cose realmente importanti e lascia andare
tutto il resto. Applica il principio di Pareto dell'80/20 che un
principio fondamentale nella definizione delle priorit.

80/20
principio

Sai chi era Pareto? Vilfredo Federico Damaso Pareto stato un ingegnere,
economista e sociologo italiano. Forse il pi importante economista italiano di tutti i

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20 pillole di time management

tempi. Nel 1897, studiando la distribuzione dei redditi, e provando a definire dei
modelli teorici universali di interpretazione dei fenomeni di distribuzione, osserv che
in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della
ricchezza (in altre parole i ricconi erano pochi).
Questa osservazione lo indusse a porsi delle domande sul perch si verificassero
fenomeni di distribuzione cos polarizzati e le osservazioni che ne derivarono
ispirarono la cosiddetta "legge 80/20". La legge dell'80/20 una legge empirica
(cio nata dalla e dallosservazione e misurazione dei fenomeni) che nota anche
con il nome di principio di Pareto, e che sintetizzabile nella seguente
affermazione: "la maggior parte degli effetti dovuta ad un numero ristretto di
cause".
Naturalmente i valori 80% e 20% sono ottenuti mediante osservazioni empiriche e
sono solo indicativi, ma interessante notare come numerosi fenomeni nella realt
fisica e nel relazioni sociali, abbiano una distribuzione statistica in linea con questi
valori.
Questo principio ha numerose verifiche pratiche in diversi settori della vita umana: nel
mondo: l'80% delle ricchezze in mano al 20% della popolazione; nelle aziende il
20% dei venditori fa l'80% delle vendite, ed il restante 80% dei commerciali fa solo il
20% delle vendite; l'80% del deficit sanitario italiano localizzato in un 20% di ASL
sparse sul territorio; in informatica l'80% delle operazioni degli utenti sono dovute al
20% delle funzioni a disposizione di unapplicativo.
Penso che a questo punto avrai intuito da solo perch ti ho citato Pareto. Identifica
quel 20% di attivit che da sole rendono l'80% della tua produttivit e concentrati su
quelle. Lascia stare tutto il resto.

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15 Delega. Se ci sono compiti che possono essere svolti meglio da altri o cose che
in fondo non sono cos tanto importanti, impara a delegarle. Delegare ti consentir di
liberare tempo prezioso da dedicare ad attivit pi importanti. Smettila di pensare
che come fai tu le cose non le fa nessun altro. L'idea "chi fa da se fa per tre" non
solo vecchia ed antiquata, ma anche disfunzionale. Non puoi e non devi fare
tutto tu. Delega e controlla.

16 Organizza per lotti di attivit. Quando organizzi e pianifichi le tue giornate


cerca di mettere assieme attivit simili. Crea dei lotti di attivit e svolgile tutte
assieme. Per esempio, nel mio lavoro posso organizzare le cose da
fare classificandole in questi gruppi principali: (1) scrivere (articoli, il
mio prossimo libro, dispense, programmazioni, guide etc etc) (2)
coaching (3) promozione (4) sviluppo delle nuove attivit (5) compiti
amministrativi (6) attivit commerciali.
Organizzando tutti i compiti simili e tra loro connessi sviluppi
sinergia e abbatti i tempi di avviamento dell'attivit. Se ho bisogno di fare telefonate,
assegno una frazione di tempo lavorativo da dedicare a tutte le telefonate della
giornata (di solito la mattina presto o a ridosso della pausa pranzo). Questo modo di
gestione delle attivit semplifica notevolmente il processo e libera risorse mentali.

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17 Elimina le perdite di tempo. Cosa ti porta via tempo al tuo lavoro? Facebook?
Twitter? Controllo della posta elettronica? Ferma questi ladri di tempo finch puoi.
Verifica la posta elettronica al massimo due volte al giorno e disconnettiti da
facebook. Mi dirai : "ma io uso facebook per lavoro! Ho 300 contatti tutti potenziali
clienti! Bene, buon per te! Ma, almeno che tu non svolga il lavoro di animatore di rete
e non sia pagato per chattare dalla mattina alla sera, facebook ti ruba solo tempo.
Per capitalizzare i contatti di facebook, non c' bisogno che tu sia collegato in
continuazione. Puoi benissimo collegarti una sola volta al giorno per 10-5 minuti per
rispondere alla posta, scrivere sulla tua bacheca e sulla quella degli amici.
Una cosa che puoi fare per dare un taglio alla dipendenza dai social network e dalla
posta elettronica, quello di rendere difficile l'accesso e il controllo costante degli
aggiornamenti. Rimuovi dal tuo browser i collegamenti rapidi / bookmarks ai social
network e sostituiscili con dei collegamenti a importanti siti legati al tuo lavoro. La
sera prima di chiudere e di tornare a casa puoi sempre verificare le novit sul tuo
account. Solo lo farai con una una frequenza pi bassa rispetto a prima.

18 interrompi quando necessario. Il motivo principale dell'usura eccessiva del


nostro tempo che spesso ci ritroviamo coinvolti in attivit alle quali non
necessaria la nostra presenza. Non avere paura di abbandonare una riunione
quando il tuo contributo si esaurito o l'argomento in discussione non pi
pertinente alle tue attivit. Ti baster dire in modo educato una frase come questa:
"chiedo scusa ma, se la mia presenza non pi strettamente necessaria, devo
proprio allontanarmi da questa riunione, avrei piacere a rimanere, tuttavia devo finire
di rileggere il report per l'attivit x e sono gi fuori tempo massimo". Nessuno ti

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biasimer per questo. Applica la stessa strategia alle "riunioni fiume" quelle riunioni
dove nono sono definiti con precisione tempi, obiettivi ed ordine del giorno.

19 tieni ordinato il desktop del tuo computer. Quanto tempo passi davanti al
computer e quanto tempo lo trascorri a cercare file e icone sul desktop. Un desktop
in disordine e pieno di icone causa di inefficienza, distrazione e confusione mentale
( "e mo... Dove sta quella cosa che avevo visto 3 giorni fa....").
Sul tuo desktop dovrebbero esserci solo 3 cartelle:
1. archivio
2. da fare
3. un giorno forse
Con queste sole tre cartelle puoi aumentare del 30% la tua produttivit quotidiana.
Utilizza la cartella "archivio" per archiviare in maniera ordinata tutti i file relativi a tutte
le attivit che segui. Dentro "archivio" ci saranno le cartelle di ogni progetto e di ogni
attivit che segui, ordinate per tipologia e ordine alfabetico. Dentro la cartella "da
fare" vanno messi tutti i file relativi alle attivit che svolgi nell'arco della giornata ("oggi
devo fare il compito a, b, e c, e questi sono i file relativi"). A fine giornata tutti i
compiti finiti andranno nella cartella "archivio". Tutti i file relativi a idee progetti futuri,
ipotesi, e altro va inserito nella cartella "un giorno forse".
Questa cartella importante per sviluppare creativit e innovazione. Capita spesso
che mentre stiamo lavorando ad un progetto navighiamo su internet leggiamo il
giornale o facciamo altro ci baleni alla mente una idea. Questa idea possiamo
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appuntarla su un file di testo e salvarlo nella cartella "un giorno forse". Altre volte
capita che stando su internet alla ricerca di qualcosa, incorriamo in un bel sito pieno
di in formazioni, dal quale vogliamo salvare un articolo perch pensiamo ci torner
utile ("ma tu guarda che bella idea! Voglio farlo anche io qualcosa di simile fammi
salvare sta pagina"). Anche queste pagine web le salviamo nella cartella "un giorno
forse". Il materiale cos. Accumulato lo rivediamo dopo qualche tempo e lo
rivalutiamo di nuovo. Molte di quelle idee ci sembreranno inutili. Altre ci sembreranno
ancora buone. A questo punto iniziamo a progettare di utilizzarle in qualche modo.
Quando abbiamo tempo e voglia facciamo una visita a questa cartella e vediamo nel
corso del tempo cosa si accumulato denti e cosa posiamo realmente utilizzare.
E il desktop a cosa serve? A lavorare! I file che tieni contemporaneamente aperti
lasciali salvati sul desktop mentre li lavori. In questo modo se dovrai fare elaborazioni
complesse con pi programmi ti sar facile ritrovarli.

20 affronta i compiti pi fastidiosi all'inizio della giornata. Capita nella gestione


delle attivit lavorative che, ci si presentino attivit che per qualche motivo ci fanno
sentire a disagio. Potrebbe essere una telefonata ad un cliente particolarmente
difficile, l'istallazione di un particolare software, la scrittura di una relazione, o
quant'altro. Solitamente, siamo tutti portati a procrastinare questo genere di attivit.
Arrivati in ufficio ci facciamo rapire da tutte le email pubblicitarie arrivate
(pensando :"forse stavolta ci trovo il modo per diventare ricco on line senza fare nulla
dalla mattina alla sera") e se dobbiamo fare una telefonata "difficile" troviamo migliaia
di alibi per rimandarla di ora in ora ( "adesso troppo presto non sar ancora
arrivato in ufficio", "a quest'ora star in pausa pranzo", "oggi venerd si esce prima"
etc. etc.). Questo accade perch la nostra mente programmata per la
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sopravvivenza e, a livello inconscio, ci spinge ad evitare le possibili situazioni di


dolore, e come un perfetto computer trova 1000 motivi per non farci affrontare
questa attivit. Questo procrastinare ci aiuta a sentirci meglio solo nel brevissimo
periodo ma, gi verso la fine della giornata, diventer causa di sensi di colpa e ci
sottrarr una notevole quantit di energia che avremmo potuto destinare ad altro.
Nella gestione della tua giornata svolgi questi compiti all'inizio, prima di ogni
altra osa che hai da fare.
Le attivit che ti creano disagio dovrebbero sempre avere la precedenza su
tutto. Questo perch se le fai non appena arrivi in ufficio (o se lavori a casa non
appena ti siedi alla scrivania) le affronterai con un livello di energia pi alta (del resto
la giornata di lavoro appena iniziata) e potrai affrontare agevolmente anche gli
eventuali imprevisti. Inoltre, appena avrai affrontato questi compiti ti sentirai pi
leggero pi libero da un peso che ti trascinavi da tempo.

Siamo arrivati cos alla fine di questo breve report. Utilizza questo scritto in maniera
critica, come dicevano gli antichi romani: "cum grano salis". Mi auguro che questi
consigli diventino presto per te delle abitudini che, tu avrai sapientemente
personalizzato. Sono sicuro che ti accompagneranno verso la realizzazione dei tuoi
obiettivi nel lavoro e nella vita privata.
A presto
Luciano Cassese

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Lavoro; Trovarlo e cambiarlo anche con questa crisi


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sviluppo professionale.
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rendendola sempre pi efficace.
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