CMO INTEGRAR SIPLAFT AL

SISTEMA DE GESTIN EN
CONTROL Y SEGURIDAD BASC?

rea de Operaciones
BASC Captulo Antioquia
Abril de 2012

INTRODUCCIN
El apoyo a nuestros afiliados es uno de los principios fundamentales de
nuestra filosofa, por lo cual se ha desarrollado el presente documento,
con el fin de que las empresas del sector transporte que se encuentran
certificadas BASC dispongan de una gua para dar cumplimiento a los
requisitos de la circular 011 de noviembre de 2011 emitida por la
Superintendencia de Puertos y Transporte.
Dentro de este contexto, se han identificado las similitudes entre los
requerimientos de la Circular 011 y los estndares BASC versin 3:2008,
buscando la integracin de las actividades para la prevencin del Lavado
de Activos y la Financiacin del Terrorismo (LA/FT) a los procesos
desarrollados en la actividad econmica de la empresa y que se
encuentran dentro del alcance del Sistema de Gestin en Control y
Seguridad (SGCS), de igual manera se han extrado los requerimientos
que no se encuentran incluidos en los estndares BASC y que deben ser
implementados para dar cumplimiento a la circular 011.

CMO INTEGRAR SIPLAFT

AL SGCS BASC?
Como primer paso se debe incorporar el Lavado de Activos y la
Financiacin del Terrorismo a la gestin de riesgos de la organizacin, con
el fin de identificar las fuentes generadoras y definir los controles para
minimizar este tipo de riesgo.
Riesgo de LA/FT: Es la posibilidad de
perdida o dao que pude sufrir una
empresa al ser utilizada para
cometer los delitos de lavado de
activos o financiacin del terrorismo.

La incorporacin del Riesgo de LA/FT

implica ajustes en los procedimientos
y/o documentacin del SGCS.

Dentro de las definiciones del SGCS se

puede incluir las que incorpora la
Circular 011.

A medida que se integran el SIPLATF y el SGCS los objetivos estratgicos

deben cambiar para dar cubrimiento al riego de LA/FT.

La estructura del SGCS no cambia, los requerimientos de la circular 011

se integran con dicha estructura.

La administracin de los riesgos de seguridad comparte la misma

estructura que la administracin de los riesgos de LA/FT (Se sugiere
utilizar como gua la norma ISO 31000 o una metodologa equivalente).

Requisitos de
los Asociados
de Negocio
Capacitacin en
Seguridad y
Concientizacin
de Amenazas

Seguridad de
la Tecnologa
de
Informacin

Seguridad de
los Vehculos

Estndares
Parte A

Seguridad
Fsica

Controles de
Acceso Fsico

Seguridad de
Personal
Seguridad de
Procesos

Que me hace
falta para dar
cumplimiento a la
circular 011

Requisitos de
los Asociados
de Negocio

Procesos escritos y verificables para la seleccin de

asociados de negocios, adems de procedimientos de
evaluacin de nuevos clientes que incluyan indicadores
de seguridad, tal como referencias comerciales y
asociaciones profesionales.

011

Yo te digo!!!
Es muy Fcil !!!
Completa los
requisitos 5.2 a), b) y
c) de la circular 011 y
listo!!!

Respecto del numeral 5.2.a) Como parte del registro de verificacin de

referencias del cliente, reportar el nombre de quien verifica, fecha y
hora.
Respecto a la base de datos, el sistema de informacin que utiliza la
compaa puede ser la fuente de datos para el anlisis y la trazabilidad
de las operaciones, identificando situaciones que puedan generar
alerta de LA/FT. Cada compaa define sus parmetros de acuerdo con
las caractersticas propias de sus actividades.

Respecto del numeral 5.2.b) Una vez definido el concepto de personas

expuestas pblicamente, definir controles extras en la verificacin de
antecedentes y autorizacin para contratar por un rgano competente,
para mejor manejo se puede incluir como parte de la verificacin de
referencias.

Respecto del numeral 5.2.c) Para los socios y accionistas de la

compaa establecer documentos que comprueben la legalidad de sus
aportes en dinero o especie, la compaa definir dichos documentos
(Ej: Certificacin por Revisor Fiscal, certificacin de carcter individual o
personal, declaracin de renta, entre otros).

Estamos de acuerdo BASC

y Circular 011 respecto a
los asociados de
negocio!!!

011

Seguridad de
los Vehculos

Controles de
Acceso Fsico

La circular 011 no contempla nada

especifico referente a la seguridad de
los vehculos y la carga, como
tampoco de los controles de acceso
fsico a las instalaciones pero si
contempla la identificacin de
situaciones que generen riesgo de
LA/FT.

Y entonces?????

Dado que la operacin de transporte es vital en la

cadena logstica se debe determinar los riesgos de
LA/FT, haciendo especial nfasis en contrapartes,
productos a transportar, canales de distribucin y
jurisdiccin territorial.
Los controles a establecer los define la
organizacin, consultando la experiencia y
opiniones de los socios y accionistas (Alta
direccin), administradores y empleados.

011

Estas acciones deben documentarse e incluirse en

los procedimientos, instructivos y formatos que
determine la administracin del riesgo de LA/FT
en los procesos.

Estamos de acuerdo BASC y

Circular 011 respecto a los
Seguridad de los Vehculos y
los controles de acceso
fsico!!!

011

La integralidad del SIPLAFT y SGCS BASC no exime de la

verificacin expresa de cada organismo de control.

Seguridad de
Personal

Y es que mi SGCS
no satisface este
requerimiento!!??

La circular 011 es enftica en la

periodicidad de las verificaciones de
antecedentes de los empleados.

El SGCS contempla las verificaciones de

antecedentes en la pre contratacin y
peridicamente una vez vinculada a la compaa,
segn la criticidad del cargo.

011

Para dar cumplimiento a la circular 011

simplemente la periodicidad queda definida por
lo menos una vez anualmente o cuando se
detecten
comportamientos
inusuales
en
cualquier persona que labore en la empresa, la
criticidad del cargo es definida para el SGCS, sin
embargo, en la circular 011 este control debe ser
aplicado a todo el personal.
Estas acciones deben documentarse e incluirse en
los procedimientos, instructivos y formatos que
determine la administracin del riesgo de LA/FT
para los proceso de Gestin Humana.

Las adiciones de informacin que se realicen a la

documentacin deben de citar explcitamente
que dan cumplimiento a la circular 011, esto con
la finalidad de identificar plenamente los
requerimientos del SGCS y la Circular.

Pero son
las mismas
operaciones
sospechosas del
SGCS??

Seguridad de
Procesos

La esencia de la circular 011 radica en la

identificacin de Operaciones inusuales,
sospechosas e intentadas a lo largo de
la totalidad de los procesos de la
compaa.

011

Las operaciones
inusuales, sospechosas
e intentadas tienen
caractersticas
especiales cuando se
trata del riesgo de
LA/FT

Operacin Sospechosa: Es aquella que por su numero, cantidad o

caractersticas no se enmarca dentro de los sistemas y practicas
normales de los de los negocios, de una industria o de un sector
determinado y, adems de que de acuerdo con los usos y costumbres
de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente
justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser
reportadas a la UIAF.

Operacin Inusual: Es aquella cuya cuanta o caractersticas no

guardan relacin con la actividad econmica de los clientes o que por
su numero , por las cantidades tranzadas o por sus caractersticas
particulares , se salen de los parmetros de normalidad establecidos.

Operacin Intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la

intencin de una persona natural o jurdica de realizar una operacin
sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a
cabo desiste de la misma o por que los controles establecidos o
definidos por la empresa no permitieron realizarla, estas operaciones
tambin deben reportarse a la UIAF.

Estamos de acuerdo
BASC y Circular 011
respecto a la seguridad
de procesos!!

011

El cambio en los procedimientos debe ser

comunicado a la totalidad de la compaa y dejar
registro de su divulgacin.

Seguridad de
la Tecnologa
de
Informacin

Los sistemas de Informacin son una de las

principales herramientas en la deteccin de
operaciones inusuales, sospechosas e intentadas
fundamentales en el cumplimento de la circular 011.

Pero mi SGCS ya
contempla todos los
temas de seguridad
de la informacin!!!

El SGCS proporciona la confiabilidad y resguardo de la informacin, para

dar cumplimiento a la circular 011 se deben establecer parmetros de
extraccin y anlisis de datos tendientes a la identificacin de operaciones
inusuales, sospechosas e intentadas respecto del riesgo de LA/FT, as
como de la confidencialidad en el maneja de la informacin.
La trazabilidad de los anlisis de datos de operaciones inusuales,
sospechosas e intentadas es un requisito de estricto cumplimiento en la
circular 011, as como su tiempo de conservacin (5 aos), teniendo en
cuenta que las autoridades competentes pueden solicitar dicha
informacin.
Estas operaciones deben documentarse e incluirse en los procedimientos,
instructivos y formatos que determine la administracin del riesgo de
LA/FT en la totalidad del numeral 7 estndares parte A.

Estamos de acuerdo
BASC y Circular 011
respecto a la seguridad
de la tecnologa de
informacin!!!!

011

Capacitacin en
Seguridad y
Concientizacin
de Amenazas

El SGCS consta de un programa de

concientizacin sobre amenazas enfocado a
reconocer y crear conciencia sobre las amenazas
de terroristas y contrabandistas en cada punto de
la cadena de suministro.

Con esto cumplo lo

que me pide la
circular 011???

La circular 011 es muy exigente en temas de

comunicacin y capacitacin con el fin de asegurar
que las polticas y procedimientos del SIPLAFT
sean entendidas, implementadas y mantenidas en
todos los niveles de la organizacin, para esto
determina una periodicidad anual de cubrimiento
total a todos los empleados, adems de ser
incluida en los procesos de induccin de personal
nuevo.

Capacitacin en
Seguridad y
Concientizacin
de Amenazas

El SGCS se complementa a la circular 011

incorporando al programa de concientizacin los
temas concernientes al riego de LA/FT y dejando
evidencia de la realizacin de las capacitaciones.
Estas operaciones deben documentarse e incluirse
en los procedimientos, instructivos y formatos que
determine la administracin del riesgo de LA/FT
en la totalidad del numeral 8 de los estndares
parte A.

011

Estamos de acuerdo
BASC y Circular 011
respecto a la totalidad
de los estndares parte
A!!!!

011

Estudio Legal
Capacitacin en
Seguridad y
Concientizacin
de Amenazas

Control de
Documentos y
de Informacin

Control de
Materias
Primas y
Materiales de
Empaque

Sistema de
Gestin

Estndares
Parte B
C-TPAT

Administracin y
Seleccin de
Personal Propio,
Subcontratado
y/o Suministrado

Sistema de
Seguridad
Logstica de
Recibo y
Despacho de
Carga

El SGCS dentro de su estructura da cubrimiento a los requerimientos de la

circular 011 en cuanto al estudio legal, sistema de gestin, Administracin
y Seleccin de Personal Propio, Subcontratado y/o Suministrado, Logstica
de Recibo y Despacho de Carga, Control de Materias Primas y Materiales de
Empaque, Capacitacin en Seguridad y Concientizacin de Amenazas.

Control de
Documentos
y de
Informacin

Con la administracin
documental del SGCS
es suficiente para dar
cumplimiento a la
circular 011??

Tiene que disponerse de

procedimiento documentado
control de documentos,
incluyan listados maestros
documentos y de registros.

un
de
que
de

La Administracin documental del SGCS satisface

en gran medida lo requerimientos de la circular
011, sin embargo la inclusin al sistema del
riesgo de LA/FT conlleva a la administracin de
nuevos documentos.
La circular 011 contempla los siguientes:

Informes presentados por el oficial de

cumplimiento.

Informes presentados por el revisor fiscal

sobre el funcionamiento del SIPLAFT.

Constancias de envi de los reportes de

operaciones sospechosas ROS, remitidos s la
UIAF, y dems reportes solicitado por esta
unidad.

Las actas de junta directiva donde conste la

presentacin del informe del oficial de
cumplimiento y del revisor fiscal.

Las bases de datos de los reportes de

transacciones sospechosas.

011

Sistema de
Seguridad

La Empresa tiene que tener un Jefe o

responsable de la seguridad, con
funciones debidamente documentadas.

La circular 011 habla

de un oficial de
cumplimiento, puede
ser el mismo??

011

El oficial de cumplimiento tiene funciones

especificas tendientes a minimizar el riesgo de LA/FT
en la organizacin, deber ser un empleado de alto
rango, fcilmente identificable en toda la
organizacin, tener capacidad de decisin y contar
con el apoyo de la alta direccin, la aceptacin al
cargo de oficial de cumplimiento debe ser por
escrito, el representante legal deber informar a la
UIAF el nombramiento del oficial de cumplimiento.
En efecto el oficial de cumplimiento y el jefe o
responsable de la seguridad que menciona el SGCS,
podrn ser la misma persona siempre que se de
cumplimiento tanto a las capacidades como a las
responsabilidades que determinan el SGCS y la
circular 011.

La Circular 011 contempla requerimientos que no se asocian a los ya

tratados en el SGCS por lo tanto deben de incluirse para lograr una
integracin con la circular 011.
A continuacin se describen los nuevos aspectos a incluir en el SGCS,
para dar cumplimiento a la Circular 011:

Vigencia para la aplicacin de la circular 011.

Nuevas seales de alerta en la identificacin de operaciones

inusuales, sospechosas e intentadas.

Anlisis de riesgos en la incursin en nuevos mercados y/o

ofrecimiento de nuevos bienes o servicios.

Monto mximo de efectivo que puede manejarse al interior de la

empresa.

Reportes a la UIAF (Unidad Administrativa Especial de Informacin

Anlisis Financiero).

Nuevas responsabilidades de la Junta directiva.

Responsabilidades del Revisor Fiscal frete al SIPLAFT.

Rgimen sancionatorio por incumplimiento.

Reportes a la UIAF:
a) Operaciones Intentadas o sospechosos deben reportarse como ROS
(Registro de Operaciones Sospechosas) de manera directa e inmediata a la
UIAF segn Instructivo Anexo.
b) Los soportes de la operacin reportada de deben organizar y conservar
mnimo 5 aos.
c) Reportar la ausencia de operaciones sospechosas dentro de los 10
primeros das calendario del mes siguiente al trimestre.

e) Reporte de transacciones mltiples de carga durante los 10 primeros das

de los meses de abril, julio, octubre y enero siguientes al trimestre anterior
para todas las transacciones de carga nacional e internacional realizadas con
una misma persona natural o jurdica que en conjunto en el trimestre
anterior sean iguales o superiores a $ 30.000.000 de pesos U$ 15.000
dlares americanos o su equivalente en otras monedas, de igual manera
reportar la ausencia de transacciones mltiples de carga .
f) La UIAF puede establecer reportes y/o controles para ser entregados en los
trminos y periodicidad que determine , de acuerdo con los riegos y la
vulnerabilidad de LA/FT detectados en la actividad.
Nuevas Funciones Junta Directiva:
a)
Designar el oficial de cumplimiento.
b)
Incluir en el orden del da de sus reuniones la presentacin del
informe del oficial de cumplimiento cuando este lo determine
necesario.
Vigencia Circular 011:
a)
Mediante circular 006 del 29 de Marzo de 2012, se establece como
plazo mximo de aplicacin el 31 de mayo de 2012, sin embargo se
debern de presentar los reportes desde le primer trimestre de 2012
los primeros 10 das del mes de julio de 2012.
Rgimen Sancionatorio por Incumplimiento:
a)
El Incumplimiento de las disposiciones contenidas en la circular 011,
dar lugar a la imposicin de las sanciones administrativas
pertinentes, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del
articulo 86 de la ley 222 de 1.995, sin prejuicio de las acciones que
correspondan a otras autoridades.

Realmente BASC y Circular 011

son complementarios!!!!
Si una empresa tiene
implementado el SGCS, el
camino para cumplir la circular
es mucho ms corto y fcil de
lograr.

011

El contenido de este documento es ilustrativo y puede ser utilizado como

gua para la implementacin del Sistema Integral de Prevencin y Control
del Riesgo de lavado de Activos y Financiacin de Terrorismo SIPLAFT , sin
embargo, no reemplazada la circular 011 de noviembre de 2011.
Para mayor informacin:
www.uiaf.gov.co
http://www.supertransporte.gov.co/super/