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OBJETIVOS
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ACTIVIDADES
1. En primer lugar, la planificacin de los espacios necesarios y de la organizacin interna del
almacn. Por la naturaleza inflamable de la mayora de los productos manejados por la
empresa editorial y sus diferentes exigencias de temperatura, humedad, etc., a la hora de ser
almacenados, deben separarse el material fotogrfico, las tintas y el papel, acondicionndose
convenientemente los distintos espacios destinados a cada uno de estos materiales. Es
necesario, adems, reservar una zona de descarga aislada de la zona de almacenamiento
propiamente dicha. En este lugar, un muelle o zona de trnsito, permanecer el material
hasta superar el proceso de control de calidad o ser devuelto al proveedor.
2. Recepcin de materiales: Esta operacin se realiza, como hemos dicho, en la zona reservada
expresamente para ello (zona de descarga). Se exigir siempre albarn acompaando a los
materiales, el cual deber contrastarse contra el pedido para averiguar si coinciden las
especificaciones de lo solicitado con lo servido.
3. Control de calidad: Antes del almacenamiento del material recibido debe realizarse siempre el
control de calidad. Ya advertimos anteriormente que esta actividad es responsabilidad no del
personal del Almacn, sino de especialistas pertenecientes al departamento de Produccin.
La naturaleza de las pruebas depende de los productos a contrastar, y suelen ser realizadas
sobre muestras representativas.
4. Entrada de materiales y almacenamiento: Las unidades que pasaron satisfactoriamente el
control de calidad son identificadas, introducidas sus referencias en el ordenador (para
actualizar las existencias) y trasladadas a su lugar de depsito.
5. Conservacin de los materiales: Todas las existencias almacenadas deben mantener
ntegramente, a pesar del paso del tiempo, su capacidad de satisfacer las necesidades para
las que fueron adquiridas. Es responsabilidad del personal de Almacn crear y mantener las
condiciones necesarias para ello, evitando deterioros en su manipulacin o conservacin, as
como prdidas de cualquier clase. Por ello, no es recomendable el trnsito por el Almacn de
personal ajeno al mismo.
6. Salida de materiales: sta siempre debe producirse mediante peticin de persona autorizada,
normalmente el responsable de la seccin productiva que ha de consumirlos. El
requerimiento se har por escrito, en documento o vale de salida, que servir despus de
justificante para la introduccin en el ordenador de la correspondiente baja de existencias y la
imputacin del coste al departamento solicitante.
TCNICAS DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES
El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los materiales.
Estos pueden exigir una simple estantera hasta sistemas complicados, que involucran grandes
inversiones y complejas tecnologas. La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales
depende de los siguientes factores:
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Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias
fsicas (cantidad real en existencia).
Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores monetarios.
Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de
balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal.
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere
de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. La recepcin es el
proceso de planificacin de las entradas de unidades, descarga y verificacin tal y como se
solicitaron mediante la actualizacin de los registros de inventario. El objetivo al que debe tender
una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como sea
posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al
producto. Otra tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin de
programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mnimo
las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no aaden valor.
En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de
entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el
horario, artculos, y procedencia de cada recepcin, este proceso se conoce como cita previa ya
que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy especficos como
montacargas, plataformas mviles, rampas, entre otros. Es evidentemente necesario que se
distingan los ingresos de unidades internas de las externas. En el primero de los casos, los
requerimientos de recepcin son significativamente menores que las mercancas de origen
externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las
mercanca.
IMPORTANCIA DE LA RECEPCIN DE MATERIALES
La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya que una
gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepcin
total bajo un departamento nico, las excepciones principales son aquellos grandes empresas
con plantas mltiples. La recepcin est estrechamente ligada a la compra, ya que
probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento
de compra
ZONAS DE UN ALMACN
Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De
adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zonas especficas de stock para
mercancas especiales, devoluciones, etc.
Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas tras pasar por
la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin
Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la inspeccin
final de las mercancas
Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados tambin para
permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: zona destinada a la ubicacin de
puestos
de
trabajo
MOVIMIENTO
Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los
materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin a la
ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr
por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de materiales.
El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:
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Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de entrada y salida del
almacn de las mercancas son variadas, como por ejemplo:
1. Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la primera que sale
para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos.
2. First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es la primera que es
sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para evitar las obsolescencias
3. First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad es el primero en salir.
1. Segn sus existencias
1.1.ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS: El almacn de productos terminados presta
servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el
momento de despachar los productos a los clientes.
1.2.ALMACEN DE MATERIA PRIMA Y PARTES COMPONENTES: Este almacn tiene como funcin
principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los
departamentos de produccin.
1.3.ALMACEN DE MATERIAS AUXILIARES: Los materiales auxiliares son todos aquellos que no
son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo.
Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.
1.4.ALMACEN DE PRODUCTOS EN PROCESO: Si los materiales en proceso o artculos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la
programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso.
1.5.ALMACEN DE HERRAMIENTAS: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un
encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se
prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe
mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.
1.6.ALMACEN DE MATERIALES DE DESPERDICIO: Los productos partes o materiales rechazados
por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben
tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento
mismo.
1.7.ALMACEN DE MATERIALES OBSOLETOS: Los materiales obsoletos son los que han sido
descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por
descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn
especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los
espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.
1.8.ALMACEN DE DEVOLUCIONES: Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan
y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.
2. Segn su relacin con el flujo de produccin
2.1.ALMACENES DE MATERIAS PRIMAS: Aquellos que contiene materiales, suministros, envases,
etc.; que sern posteriormente utilizados en el proceso de transformacin.
2.2.ALMACENES DE PRODUCTOS INTERMEDIOS: Aquellos que sirven de colchn entre las
distintas fases de obtencin de un producto.
2.3.ALMACENES DE PRODUCTOS TERMINADOS: Exclusivamente destinados al almacenaje del
resultado final del proceso de transformacin.
2.4.ALMACENES DE MATERIA AUXILIAR: Sirve para almacenar repuestos, productos de limpieza,
aceites, pinturas, etc. La demanda de estos productos suele ser estocstica.
2.5.ALMACENES DE PREPARACIN DE PEDIDOS Y DISTRIBUCIN: Su objeto es acondicionar el
producto terminado y ponerlo a disposicin del cliente.
3. Segn su ubicacin
3.1.ALMACENAJE INTERIOR: Almacenaje de productos con proteccin completa contra
cualquiera de los agentes atmosfricos, permitindose incluso modificar las condiciones de
temperatura e iluminacin.
3.2.ALMACENAJE AL AIRE LIBRE: Carecen de cualquier tipo de edificacin y que estn formados
por espacios delimitados por cercas, marcados por nmeros, seales pintadas, etc. Se
almacenan productos que no necesitan proteccin contra los agentes atmosfricos.
4. Segn el material a almacenar
4.1.ALMACN PARA BULTOS: El objetivo es juntar el material en unidades de transporte y de
almacn cada vez mayores para el aprovechamiento pleno de la capacidad de carga de un
vehculo para conseguir su transporte econmico.
4.2.ALMACENAJE DE GRANELES: Si es posible, debe estar en las proximidades del lugar de
consumo debido a que el transporte es costoso. Hay que hacer transportable y almacenable
el material que se puede verter. Su contenido debe poderse medir automticamente, su
extraccin regulable y con conexin a un medio de transporte.
4.3.ALMACENAJE DE LQUIDOS: Es un material especfico de granel pero que pueden ser
transportables por caeras.
4.4.ALMACENAJE DE GASES: Requieren unas medidas de seguridad especiales que han de ser
observadas por la alta presin o la particular inflamabilidad.
5. Segn su localizacin
PASOS A SEGUIR
1. UNIDAD DE ALMACN
a. Secretaria
i. Recibe la 3 copia de la Orden de Compras y tres (3) Informes de Recepcin (4,5 y 6
copias de la Orden de Compras) y los archiva temporalmente hasta que llegue el material
solicitado.
b. Almacenista
i. Recibe el material solicitado, pide al Proveedor la Factura en original y dos (2) copias y
Orden de Compras original.
ii. Solicita la 3 copia de la Orden de Compras y los Informes de Recepcin a la Secretaria.
iii. Compara la Factura con la Orden de Compra.
iv. Verifica que la cantidad y caractersticas del material recibido concuerde con lo
especificado en la Factura. Si cumple con las especificaciones, estampa su firma y verifica
si es un Activo, de serlo, informa a la Seccin de Bienes Nacionales para que realice el
respectivo Registro y Control. Si no cumple con las especificaciones, es devuelto de
inmediato al Proveedor.
v. Pide al Proveedor que descargue el material solicitado en el lugar indicado.
vi. Enva Orden de Compra y copia, Informes de Recepcin y Factura en original y las dos (2)
copias al Jefe de la Unidad de Almacn.
c. Jefe de Almacn
i. Recibe documentacin, verifica que todo este en orden, firma y sella todos los
documentos en seal de conformidad. Caso contrario va al paso N 5.
ii. Enva a la Secretaria de la Unidad la documentacin para su desglose.
d. Secretaria
i. Recibe Documentacin.