El rea de compras es quizs, uno de los sectores ms expuestos de
la empresa, ya que concentra las presiones de la alta direccin en lo que a precios de insumos y servicios se refiere, concentra adems, las expectativas de los usuarios para que sean satisfechas sus necesidades. La funcin de compras es ejercida - dependiendo el tamao de la empresa - por diferentes individuos. Por lo general en las pequeas y medianas empresas (PYMES) esta funcin puede desglosarse en compras menores, llevadas a cabo por un empleado de la compaa y compras de vital importancia, que en algunos casos son efectuadas por el mismo titular de la firma. Por otra parte, en grandes compaas esta funcin est muy bien delimitada y comprende una serie de actividades que no solo estn asociadas con la adquisicin de materiales y servicios, sino tambin con el diseo y el uso de KPI necesarios para el correcto ejercicio de la actividad de compra. En stas grandes compaas, es posible encontrar tambin, una serie de disposiciones bajo la forma de polticas y procedimientos, que por lo general conforman lo que se suele conocer como Manual de Abastecimiento o Manual de Compras. Si hacemos un poco de historia, observaremos que la funcin de compras ha ido evolucionando lentamente. Al principio la actividad de comprar careca de profesionalismo, esto ltimo entendido como una escasez de profesionales en el rea, especialmente capacitados para ejercer ese tipo de funcin. Tradicionalmente el comprador era aquel empleado que conoca muy bien los materiales que se utilizaban en la planta, y los proveedores que eran capaces de suministrarlos. Era habitual que tuvieran una capacitacin tcnica, y adicionalmente algn conocimiento muy vago de estrategias de negociacin. En ste sentido, era muy usual utilizar como estrategia el regateo, que consiste, bsicamente en asumir por parte del comprador una posicin defensiva y pensar solo en ganar la contienda, ms que en buscar un acuerdo positivo para ambas partes. En los ltimos aos podramos decir que hubo un profesionalismo a medias de stas reas de compras, ya que comenzaron a interesarse en estas posiciones profesionales de diferentes disciplinas; as hicieron su aparicin ingenieros industriales y mecnicos, licenciados en administracin, en tecnologa de los alimentos, qumicos, etc. Todos tuvieron la virtud de aportar los conocimientos de cada rama de la ciencia a la actividad de comprar. Sin embargo haba una caracterstica comn a todos ellos: ninguno era un profesional de compras. Realmente la actividad de comprar se ha transformado en una profesin con peso propio que engloba a una serie de ciencias
que van desde las matemticas, la sociologa, la psicologa, la
tecnologa de los alimentos y la qumica para mencionar solo a algunas. En este sentido es interesante mencionar los diferentes estados de evolucin del rea de compras de acuerdo a las observaciones realizadas por Donald W. Dobler y David N. Burt en su libro Purchasing and Supply Management . Ellos mencionan cuatro estados de evolucin del rea: Re-activo, Mecnico, Pro-activo y Administracin Estratgica del Abastecimiento. Las caractersticas de cada uno de estos estados las encontramos en la siguiente figura.
Podramos decir tambin que como consecuencia de sta evolucin,
se produjeron dos cambios notorios en la manera de pensar de los gerentes de compras, que hacen indefectiblemente a la estrategia.
1. Valor Agregado: El rea de compras participara en aquellas
adquisiciones o actividades que impliquen un agregado de valor para la tarea a ejercer. Dicho de otra manera se comenz a mirar hacia los procesos internos de las compaas para encontrar dnde el departamento de compras podra generar un ahorro. El Valor Agregado que podra generarse a partir de la participacin de compras se lo encontrara entonces en: la calidad de los insumos, los costos, el tiempo de entrega, la tecnologa, y en el manejo correcto del flujo de los materiales.
2. Foco Estratgico: En ste sentido, se ha pasado de hacer foco
en lo tctico, para concentrarse en lo estratgico. La definicin del foco estratgico podemos hacerla girar en torno de tres puntos :
o El rea de compras slo participara en aquellas
actividades que aporten un valor agregado para la compaa. El resto de las actividades, que no aporten ningn valor para la compaa o que no logren ser percibidas cmo un verdadero Valor Agregado por el consumidor, debern indefectiblemente ser descentralizadas. o Profesionalizar el rea de compras, a partir de la bsqueda de individuos con el conocimiento requerido para la nueva Visin del rea de abastecimiento. o Identificar y definir un modelo estratgico de abastecimiento, que permita tanto el crecimiento de la Empresa como de su gente.
Gracias a ste aggiornamiento que ha sufrido el rea de compras, los
nombres de las posiciones, tambin han sufrido cambios. As, al responsable del rea de compras se lo suele llamar: gerente de compras, de abastecimiento, de materiales y de adquisiciones, por solo nombrar los ms comunes. Todos ellos parecen cumplir con las mismas funciones. Los anglosajones, muy por el contrario, han sido bastante ms metdicos y ms claros en se sentido. Ellos han identificado, cmo es la cadena de abastecimiento y han definido cul es la funcin requerida para cada una de ellas. Por ejemplo, en la bibliografa anglosajona es posible encontrar las siguientes posiciones: purchasing manager, procurement manager, material manager o supply chain manager. Las diferencias entre estas palabras inglesas y las espaolas, radica en que las primeras tienen funciones especficas y son evolutivas. Con esto ltimo quiero decir que, purchasing evoluciona a procurement, ste a material management y ste a supply chain management.
A partir de sta visin del rea que evoluciona hacia el concepto de
supply chain o hacia la administracin total de la cadena de abastecimiento, es muy claro que el rol ya deja de concentrarse en lo tctico para hacer foco en los aspectos estratgicos de la gestin. Y en ste sentido, soy de la idea que el aspecto estratgico ms importante a tener en cuenta, es la identificacin de las incertidumbres que se generan en toda la cadena de abastecimiento; de manera que el rol del gerente de abastecimiento reside en la administracin de esas incertidumbres, mediante la identificacin, definicin, diseo e implementacin de las mejores estrategias, para hacerles frente.