Subsistema de

abastecimiento.
Ciclo del abastecimiento
Presentado por : Dr. Luis Navarro Hospinal

Abastecimiento es un trmino que se

vincula con la accin y las consecuencias
de abastecer. Este verbo hace referencia,
por su parte, a proveer de aquello que es
necesario para la supervivencia.

Puede decirse, por lo tanto, que el

abastecimiento es una actividad que
consiste en satisfacer, en el tiempo
apropiado y de la forma adecuada, las
necesidades de las personas en lo
referente al consumo de algn recurso o
producto comercial. La nocin, por lo
general, se equipara al suministro o al
trmino ingls supply

A nivel econmico, el abastecimiento

aparece vinculado a la logstica y a la
cadena de suministro. Esta cadena debe
prever la demanda de los consumidores y
asegurar la entrega de los productos a los
distribuidores, para evitar el agotamiento de
unidades a la venta. Curiosamente, algunas
empresas, sobre todo fabricantes de
productos electrnicos, utilizan la falta de
stock como punto de venta, ya que para
llegar a ese punto es necesario haber tenido
mucho xito con la propuesta.

El proceso de abastecimiento, por lo

tanto, abarca todas aquellas actividades
que posibilitan la identificacin y la
compra de los bienes y de los servicios que
una empresa u otra entidad necesita
para funcionar.

La
gestin
de
la
cadena
de
abastecimiento se encarga de establecer
las
relaciones
entre
sus
diversos
componentes y de integrar las actividades
para que sus objetivos puedan cumplirse.

Ms all del comercio, podra decirse que

el abastecimiento de alimentos a la
ciudadana
es
la
obligacin
ms
importante de un gobierno. Sin alimentos,
no hay vida posible; con una alimentacin
deficiente, el desarrollo no puede
completarse.

Gestin de compras

Si no sabes cul es el ciclo de compra de

tus clientes, ests perdiendo una gran
oportunidad de mejorar tus acciones de
Marketing y aumentar el beneficio de tu
empresa.

El ciclo de compra consta siempre de las

mismas 4 fases (AIDA) para cualquier
producto o servicio, pero la duracin de
este proceso puede variar en cada caso:


Atencin (o Awareness): una persona
se da cuenta de que tiene un problema,
una necesidad o un deseo. La pregunta
que se hace es: Cmo puedo
solucionarlo?

Investigacin (o Interest): entonces

pasa a una fase de bsqueda de
alternativas. Qu opciones existen en el
mercado para solucionar mi problema o
necesidad?


Decisin (Decision): para elegir entre
las distintas alternativas, debe formarse un
criterio y tener en cuenta todo lo que
puede influirle en su toma de decisin
(precio, tiempo de entrega, frecuencia de
renovacin...). As pues, aqu el usuario se
pregunta cul es la mejor opcin.

Accin (Action): una vez ya ha tenido

en cuenta todas las variables, llega el
momento de la compra; es decir, llega el
momento de tu venta.

Actualmente existen modelos de ciclo de

compra ms complejos en los que se
incluyen ms fases para detallar mejor el
proceso por el que pasa el usuario en su
evaluacin de un producto o servicio. El
ciclo AIDA es uno de los ms conocidos e
incluye los procesos imprescindibles que
debes tener en cuenta.

Por qu es importante conocer el ciclo de

compra de tus clientes
Como comentbamos al inicio, si sabes el
proceso por el que pasan tus clientes antes
de comprar tu producto, vas a poder
preparar una estrategia de Marketing mucho
ms efectiva: podrs idear acciones de
Marketing especficas dependiendo de la
fase del ciclo de compra en la que se
encuentre el usuario, mejorando de forma
notable sus resultados.

El Ciclo de Compras
El proceso de compra de una empresa no
es fcil de realizar ya que se debe tener
una organizacin adecuada y acorde a
las necesidades propias de ellas.

ENTONCES: Podemos concluir que la

tarea de compra es bsicamente una
serie de operaciones que se repiten;
porque involucra un ciclo de etapas que
necesariamente se deben cumplir a su
debido
tiempo
y
una
tras
otra
respectivamente, porque el ciclo de
compra se pone en funcionamiento cada
vez que se tenga la necesidad de adquirir
un determinado material.

A continuacin podrs identificar las cinco

etapas principales de un ciclo de compras:
1.
Anlisis de las Solicitud de Compras.
2.
Investigacin
y
Seleccin
de
Proveedores.
3.
Negociacin
con
el
Proveedor
(seleccionado).
4.
Acompaamiento de Pedido.
5.
Control de la Recepcin del Material
Comprado.

Representemos el ciclo de compras en el

siguiente esquema:

Veremos cada una de las etapas antes

nombradas:
1. Anlisis de la solicitud de compra.
Corresponde a la primera etapa del ciclo de
compras y comienza cuando el organismo
encargado de adquisiciones recibe la solicitud de
compras, emitida por el rea de punto o seccin
que requiera un determinado producto.
El organismo de compra efecta el anlisis del
pedido, para conocer los antecedentes del
material requerido tales como: Especificaciones,
cantidades requeridas, poca adecuada para su
recepcin entre otros.

Debemos tener muy en claro que en

muchas empresas, las solicitudes de
compras, se hacen llegar al organismo
encargado a travs de un listado que
adems de contener los antecedentes del
material requerido, tambin lleva otros
datos como son: Ficha de ltima compra,
Nombre
del
proveedor,
Cantidad
comprada y Precio de venta.

En esta primera etapa, el organismo de

compras debe planear sus actividades de
tal modo que pueda atender las
solicitudes de compras recibidas, y
proveer las compras. Como una forma de
facilitar esta tarea, ste organismo
mantiene un fichero o block de datos
sobre los materiales necesarios para la
empresa y a la vez un fichero de
proveedores para cada tipo de material.

Los siguientes esquemas te muestran

ejemplos de programacin de materiales
para compra y ficha de historia de cada
material.

2. Investigacin y seleccin de Proveedores.

sta es la segunda etapa del ciclo de
compras la que podemos dividir en dos
partes: La Investigacin y La Seleccin de los
Proveedores.

La Investigacin: Consiste en investigar y

estudiar los posibles proveedores de los
materiales requeridos. Esta investigacin la
realiza el organismo encargado de compras
y parte con la verificacin de los proveedores
ya registrados.

Debemos tener claro que muchos

proveedores buscan las empresas a travs
de
sus
ejecutivos
de
ventas
correspondientes y en la actualidad, va
Internet (e-mail, correo electrnico); estos
para ser calificados para posibles
consultas, envan datos para su registro,
como nombre, direccin, capital social,
productos o servicios ofrecidos, referencias
de los clientes, etc.

Es necesario recordar que Proveedores son

las empresas que producen las materias
primas e insumos necesarios y que los
venden.

Como ya vimos en la etapa anterior, el

organismo encargado de compra debe
tener un banco de datos acerca de los
proveedores ya registrados, que contengan
antecedentes
de
los
abastecimientos
realizados y las condiciones en que se
negocio.

Este registro facilita enormemente los trabajos de

investigacin y seleccin de proveedores ya que
adems de los datos del proveedor, el organismo
de compra debe mantener todo texto posible
como listas telefnica, revistas tcnicas, catlogos,
folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo
que pueda ofrecer informacin sobre los posibles
proveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los
proveedores como: Proveedor Real, que es aquel
que ya efectu ventas de materiales o insumos a
la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede
ser candidato para futuros abastecimientos.


La Seleccin: Consiste en comparar
las propuestas o cotizaciones recibidas de
los proveedores y elegir cual es el que
mejor atiende las conveniencias de la
empresa. Para una buena seleccin del
proveedor se deben considerar diversos
criterios tales como: precio, calidad del
material,
condiciones
de
pago,
descuentos,
plazos
de
entrega,
confiabilidad en el cumplimiento de
plazos, etc.

Debes tener presente que a pesar de los

diversos criterios, generalmente el "precio" es
la referencia ms importante en la seleccin
de los proveedores.
La
investigacin
de
los
proveedores
bsicamente es una estadstica del mercado
que permite verificar cuales son las posibles
fuentes de suministro de un material
requerido. La tarea de seleccin y eleccin
de proveedores la hace el organismo de
compras y tiene como base la comparacin
entre los posibles proveedores.

De acuerdo a lo anterior podemos

concluir que la investigacin permite una
comparacin de los diversos proveedores
calificados, mientras que la seleccin es
una decisin sobre cul ser el escogido
para proveer el material requerido.
El esquema que observars corresponde a
la comparacin de precios y cotizaciones
de materiales.

3. Negociacin con el Proveedor.

Una vez que se ha escogido el proveedor
ms adecuado, el organismo de compras
empieza a negociar con l la adquisicin del
material requerido, dentro de las condiciones
ms adecuadas de precios y pago. La
atencin
y
cumplimiento
de
las
especificaciones exigidas de material y el
establecimiento de plazos de entrega, deben
ser asegurados en la negociacin. La
negociacin es la tercera etapa del proceso
y sirve para definir cmo se har la emisin
de la orden de compra al proveedor.

La Orden de Compra es un contrato formal entre

la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las
condiciones en que se realiz la negociacin, ya
que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin
implica cumplir con todas las condiciones
estipuladas. El comprador por una parte es el
responsable de las condiciones y especificaciones
contenida en la orden de compra, mientras que el
proveedor debe estar plenamente informado de
todas las clusulas, pre-requisitos y criterios
exigidos por la Empresa, los procedimientos de
recepcin
del
material,
los
controles
y
especificaciones de calidad, etc., para que el
pedido de la compra sea legalmente valido.

Qu es la Negociacin?, Se le da este
nombre a los contactos entre el organismo
de compra y el proveedor para reducir las
diferencias y llegar a un termino medio;
cada parte cede un poco para que
ambos se beneficien.
Te presento un esquema de una orden de
compra.

4. Acompaamiento del pedido.

Hecha la orden de compra, el organismo de
compras necesita asegurarse que la entrega
del material se har de acuerdo a los plazos
establecidos, calidad y cantidad negociada
y por lo tanto debe haber un seguimiento del
pedido, a travs de constantes contactos
personales o telefnicos con el proveedor.
Esto significa que el organismo de compras
no abandona al proveedor despus de
haber emitido la orden de compra. El
seguimiento o acompaamiento representa
una constante supervisin del pedido y una
cobranza permanente de resultados.

Cuando la compra es de gran volumen,

algunas Empresas realizan el seguimiento en
fechas y plazos preestablecidos. De aqu la
denominacin Follow-Up, trmino en ingles
que significa seguir, acompaar, fechar.
La etapa de Follow-Up permite localizar en
forma anticipada los problemas y xitos,
sorpresas desagradables; a travs de l, el
organismo de compras puede apurar el
pedido, exigir la entrega en los plazos
establecidos y/o intentar complementar el
atraso con otros proveedores.

5. Control de la recepcin del material

comprado.
Es la quinta etapa del ciclo de compras y se
da cuando el organismo de compras recibe
del proveedor el material solicitado en la
orden de compra. En la recepcin del
material, el organismo de compras verifica si
las cantidades estn correctas y, junto con el
organismo de control de calidad, realiza la
inspeccin para comparar el material con las
especificaciones determinadas en la orden
de compra, esta operacin es la que se
llama Inspeccin de calidad en la recepcin
del material.

Confirmada la cantidad y calidad del

material, el Organismo de Compras
autoriza a la bodega o almacn, recibir el
material y encomienda al Organismo de
Tesorera o Cuentas por Pagar, la
autorizacin para el pago de la factura al
proveedor, dentro de las condiciones de
precio y plazo de pago estipulado.

El ciclo de compras es continuo e

ininterrumpido, por lo tanto el gran
volumen de trabajo que realiza un
organismo de compras exige una agenda
de seguimiento y cobranza muy intensa,
principalmente, en empresas donde
puedan ocurrir cambios en el plan de
produccin que impliquen anticipaciones
o atrasos en las entregas de materiales.

Si quieres conocer el pasado,

entonces mira tu presente que
es el resultado.
Si quieres conocer tu futuro
mira tu presente que es la
causa