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UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN CRISTOBAL DE HUAMANGA

FACULTAD DE ING. MINAS, GELOGIA Y CIVIL


ESCUELA DE FORMACIN PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

ENTORNO MS PROJECT 2010


Microsoft Project (o MSP) es un software de administracin de
proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para
asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes,
asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso,
administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

I.

Objetivos:

Entender la importancia de gestionar el alcance


Saber cmo crear un EDT
Conocer el entorno de MS Project2010
Saber cmo ingresar nuestro EDT del proyecto en MS Project.
Definir el esquema de planificacin del proyecto en el entorno
del MS Project 2010, ingresando entregables, actividades,
actividades repetitivas e hitos.
Crear calendarios para el proyecto utilizando MS Project 2010.

II.

Marco Terico:
PROCESO DE PLANEACION

(SCOPE STATEMENT)
ENUNCIADO DEL ALCANCE

SCOPE

Definir el Alcance
Es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin
detallada del proyecto y del producto.
La preparacin de una declaracin detallada del alcance del
proyecto es fundamental para su xito, y se elabora a partir de
los entregables principales, las restricciones que se documentan
durante el inicio del proyecto.

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Durante el proceso de planificacin, el alcance del proyecto se


define y se describe de manera ms especfica conforme se va
recabando mayor informacin acerca del proyecto.

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)


qu es la EDT?
La Estructura de Desglose del Trabajo(EDT) es una
descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable del
trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto, para
lograr los objetivos del proyecto y crearlos productos
entregables requeridos. Organiza y define el alcance total al
subdividir el trabajo en porciones de trabajo ms pequeas y
fciles de manejar, llamados paquetes de trabajo, que pueden
programarse, costearse, supervisarse y controlarse
La EDT debe incluir todos los productos, servicios, o resultados
finales.
La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y
representa el trabajo especificado en la declaracin del alcance
del proyecto aprobada y vigente
El trabajo planificado est contenido en el nivel ms bajo de los
componentes de la EDT, denominados paquetes de trabajo.
Crear la EDT es el proceso que consiste en subdividir los
entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en
componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.

EJEMPLO: EDT: Organizado por Fases

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EDT: en forma tabular

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Ejemplo
:
proyecto
(EDT organizado por fases)

desarrollo

sw

Proyecto
Desarrollo del
Sistema de Autorizaciones
de Transporte Urbano

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

6.0

7.0

8.0

Gestin del
Proyecto

Configuracin
del Entorno

Definicin de
la Solucin

Diseo
dirigido al cliente

Diseo
dirigido a la
construccin

Software
d esarrollado

Pruebas
integrales

Entrega
del Paquete

1.1
Acta de
Constitucin
firm ada

1.2
Plan d e Gestin
d el Proyecto
ap rob ado

2.1
Muebles y
equipos
instalados

3.1
Documento de
Definicin Reqs
ap rob ado

4.1
Documento de
Estndares de
Diseo aprobado

5.1
Mod elo
d e d atos
ap rob ado

Mdulos de
software

7.1
Plan d e
Prueb as
ap rob ado

8.1
CD con
cdigo fuente y
exe's entregado

1.3

1.4

2.2

4.2

5.2

7.2

8.2

Documento
Definicin Alcance

WBS

Servidor BD
instalado y

Documento
Modelamiento

Script creacin
de estructuras

Archivo de
Incidencias

Manual
Tcnico

configurado

de Procesos entreg.

d e d atos

revisado

entregado

2.3
Servidor APP
instalado y

4.3
Documento de
Casos de Uso

5.3
Documento de
Estnd ares de

7.3
Informe de
correcciones

8.2
Manual
de Usuario

configurado

entregado

Programac. aprobado

realizadas

entregado

firm ado
1.5
Cronog rama
d el Proyecto

1.6
Presup uesto
d el Proyecto

1.7

1.8

4.4

5.4

7.4

8.3

Informe
d e Riesg os

Acta de
Entorno
instalad o

Definicin de
perfiles y
escenarios aprobado

Documento de
Casos d e U so
ap rob ado

Informe
final d e
Prueb as Integrales

Gua de
Usuario para
Transportistas

1.9
Acta de

1.10
Acta de

4.4
Documento de

Aceptacin
de Requerimientos

Aceptacin de
Doc de Diseo

diseo de
elementos externos

1.11
Acta de
Acep tacin de
p ruebas integ rales

1.12
Acta de
Cierre
firm ada

III.

DESAROLLO

PARTE 1: CREACIN DE UN PROYECTO MEDIANTE EL


WBS CHART PRO.
Utilizar la herramienta WBS Chart Pro.

1.- Realizar el siguiente esquema:

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DEL ESQUEMA ANTERIOR, OBTENEMOS EL SIGUIENTE


MODELO EN UN PROYECTO MS PROYECT.

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PARTE 2: INTRODUCCIN AL MS. PROJECT 2010


ACTIVIDADES:
a) Partes de un proyecto:
i) Tareas. En Project, es una actividad con comienzo y fin.
ii) Hitos. Un hito es una tarea sin duracin (cero das) que se utiliza
para identificar sucesos significativos en la programacin, como la
finalizacin de una fase importante.
Si se especifica una duracin de cero das para una tarea, Microsoft
Project mostrar el smbolo de hito en el diagrama de Gantt de ese da.
iii) Recursos. Personas, equipamiento y material que se utilizan para
completar las tareas de un proyecto.

CONOCIENDO PROJECT 2010


1. Acceso al producto (Microsoft Office
Professional 2010)
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Project

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2. Vistas de MS Project 2010: Diagrama de Gantt


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PARA CREAR UN ARCHIVO


Inicie el programa
En el Men Archivo-- haga clic en la opcin Nuevo

En el cuadro de dilogo que aparece en la parte izquierda de la


pantalla seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar
uno existente

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Definir si la programacin se har a partir desde la fecha de


finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto
programado desde la fecha de finalizacin, las tareas que no
requieran una fecha especfica se programarn lo ms tarde posible,
en lugar de hacerlo lo ms pronto posible).
Cuando ya tenga toda la informacin clara:
INFORMACIN DEL PROYECTO
Haga clic en Proyecto Informacin del Proyecto

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Escribir en el cuadro de dilogo que aparece:


Fecha de comienzo escriba la fecha de comienzo del proyecto. El
programa calcular automticamente la fecha de fin
.
Programar a Partir de Escoja si va a utilizar la programacin desde el
inicio o desde el final del proyecto Cuando se programa desde el final
del proyecto la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha de Fin
y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto Por defecto el programa
utilizar la fecha del da que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para
iniciar la programacin. Si usted desea iniciar desde otra fecha
modifquela.

Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de


Dilogo

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DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO


Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios
son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de
recursos, de tareas o al proyecto en general.
Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00
p.m. con una hora libre a medio da. Este es el calendario
predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y
los recursos.
Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las
11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora
libre de 3:00 a 4:00 de la maana.
24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das
de la semana, sin detenerse.
Para modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades
del proyecto:
Haga clic en Herramientas Cambiar Calendario Laboral

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Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuales


son los das de descanso que afectan la programacin y las horas de
trabajo que se vaya a implementar en el proyecto.
Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al
de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres
calendarios coinciden.
Aparecer, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe
decidir: si modificar algn calendario base o va a crear uno
totalmente nuevo.

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CASO PRCTICO 01.


abordamos la prctica en el aplicativo Ms Project con el siguiente
caso:
Se trata de preparar una reunin para brindar capacitacin a los
empleados del municipio de Huamanga, con conferencias sobre la
implementacin de sistemas municipal en lnea. Ingrese la siguiente
informacin al Project. Las caractersticas del proyecto se describen a
continuacin:
[Archivo] [Propiedades]
Proyecto: Conferencias para implementar un sistema municipal en
lnea.
Asunto del Proyecto: Implementacin de Gobierno Municipal en
lnea.
Autor: Nombre del estudiante
Organizacin: Municipio de Huamanga
Utilice la opcin [Proyecto] [Informacin del proyecto] para
abrir el cuadro que contiene la informacin general del proyecto:
Fecha de Comienzo: SETIEMBRE 2015.
Prioridad: 500
En el campo Programar a partir de: se determina si el proyecto se
debe programar a partir de la Fecha de comienzo (para que todas las
actividades se ejecuten ASAP, tan pronto sea posible) o de la Fecha
de fin de proyecto (cada actividad se programar ALAP, que significa
tan tarde como sea posible) y, dependiendo de lo seleccionado, se
activan los campos Fecha de comienzo o Fecha de fin para digitar la
fecha respectiva.
El campo Fecha de estado contiene la fecha que el programa tiene en
cuenta para sus clculos de cierre de reportes. Si no se escribe una,
aparece NA.
El campo Fecha de Hoy contiene la fecha del computador y no es
necesario variarla.
En el campo Calendario, de la lista desplegable se escoge el que se
asigna como calendario base del proyecto.
Presione [Aceptar] para completar la informacin.
Lista de Tareas Inicial:

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Modificacin de la lista de tareas inicial:


Insertar nueva tarea Reservar centro de conferencias, duracin
2 das, antes de la tarea Imprimir Carta.
Desplazar la tarea 3, Imprimir Carta, detrs de la tarea 5,
Preparar Carta (arrastrar y colocar)
Esquematizacin de las Tareas del Proyecto:
Modificar el Proyecto Actual para incluir la siguiente lista de
actividades:

Recuerde: Para aplicar o quitar sangras se usan los botones:


Figura 2.3. Botones para administrar sangras.
Insertar una nueva tarea 1, Reunin de empleados Municipales, y
luego aplicar sangra a las tareas de la 2 a la 20.
Esquematizar la lista de tareas en tres grupos:
Sangra a las tareas de la 3 a la 6

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Sangra a las tareas de la 8 a la 13


Sangra a las tareas de la 15 a la 19

DEFINIR LA DURACIN DE LAS TAREAS


En el momento en que escriba una tarea, Project le asignar una
duracin estimada de 1 da, simplemente para tener algo que mostrar
en el Diagrama de Gantt.
Todos los valores del campo Duracin que vayan acompaados de un
signo de interrogacin se consideran como duraciones estimadas.
Las duraciones pueden ser escritas en:
Minutos (m o min)
Horas (h o hr)
Das (d o d)
Semanas (S o sem)
Meses (me o ms)
Para escribir la duracin de las tareas:
Muestre el Diagrama de Gantt
En el campo duracin de cada tarea, escriba el periodo estimado
que se demorar para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo
de interrogacin para indicar que es la duracin estimada).
Pulse Enter.
Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de
Gantt. Las fechas del diagrama se calcularn automticamente,
segn las fechas que se definieron en la informacin del proyecto.
Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas
vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las tareas
ser la misma que la fecha desde la que se va a programar el
proyecto.
Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfica,
independiente de los das laborales, se puede escribir una duracin
transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente en
actividades que despus de iniciadas no pueden detenerse o que son
independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo:
Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones
transcurridas se programan 24 horas al da, 7 das a la semana, hasta
que finalicen.

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Para especificar una duracin transcurrida se debe escribir una t


despus de la unidad de duracin, por ejemplo: 3dt para tres das
transcurridos.

ESTABLECER DEPENDENCIA DE TAREAS


Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden.
Las tareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, es
decir, tienen que tener un vnculo. Los vnculos establecen relaciones
de orden entre las tareas.
MS Project establece cuatro posibles tipos de vnculos entre las
tareas:

Fin a comienzo (fc):


Cuando Finaliza la tarea predecesora, la tarea actual Comienza (este
tipo de vnculo es el ms comn y el que MS Project establece de
forma predeterminada cuando se vinculan dos tareas).
La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea
predecesora

Fin a Fin (FF):


La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la
predecesora.
Cuando Finaliza una tarea, Finaliza la tarea actual.

Comienzo a Comienzo (CC):


Cuando Comienza una tarea, Comienza la tarea actual

Comienzo a Fin (CF):


La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea
predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza normalmente, aunque
este disponible.
Cuando Comienza una tarea, Finaliza la actual

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Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:


Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede
generarse en cualquiera de las hojas de tareas, pero en el Diagrama
de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vnculos)
- Seleccionar las dos tareas a
relacionar - Vincular tareas.
La operacin de vincular tareas se realiza mediante el botn de la
barra de herramientas estndar

En la lnea negra con flecha que vincula las tareas se puede hacer
doble clic para modificar el tipo de relacin a cualquiera de las ya
Lo mismo que para establecer vnculos existe un botn, existe
otro botn que permite desvincular tareas:

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Desvincular tareas
Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se
expresa como un valor negativo, que puede ser un porcentaje de la
actividad predecesora (-25%) o un perodo de tiempo especfico (4d). Para escribir esta programacin directamente sobre la hoja del
Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo
de vnculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC 2

CREACIN DE HITOS EN UN ESQUEMA


Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de
entregas del proyecto.
Para crear hitos hay dos formas. La ms fcil es escribir el hito como
una tarea (Por ejemplo: construccin primer piso completo) y ponerle
una duracin de cero (0), por ejemplo: Entrega de Planos. Sin
embargo el hito no tiene duracin cero, por lo tanto la otra forma es
convertir una tarea un hito, de la siguiente forma:
Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que
aparezca el recuadro con la informacin de la tarea
En la pestaa Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un
Hito

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Los hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas


de inicio y fin permanecern en la base de datos del programa sin
sufrir alteraciones.
Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando
se le haya aplicado sangra), aunque se seale como hito no
aparecer en la pantalla con la convencin de hito.

TERCERA PARTE: Definicin de Tareas y Precedencias


En esta leccin se pretende aprender a definir en Project la estructura
de descomposicin de trabajos de un proyecto y a definir las
relaciones de precedencia (o dependencias) entre tareas.

Del caso prctico Realizar las siguientes modificaciones sobre el


proyecto:
Vinculacin de Tareas:
o Vincular todas las tareas con una dependencia de fin a comienzo.
o Desvincular la tarea de resumen 7, Carta de Notificacin y la
tarea de resumen 14, Detalles de la Reunin (seleccionar
nicamente las tareas de resumen).
o Vincular la tarea de resumen 2, Planificacin Preliminar, con la
tarea de resumen 14, Detalles de la Reunin.
Establecimiento de Dependencias entre Tareas. Se proponen los
siguientes cambios a la programacin del proyecto:
o Cambiar la dependencia entre la tarea 8, Ordenar Lista de Envo
y la tarea 9, Preparar Carta a Comienzo-Comienzo

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o Cambiar la dependencia entre la tarea 16, Preparar Salas de


Reunin del Comit, y la tarea 17, Preparar equipamiento
necesario, a Fin-Fin
o Especificar un tiempo de adelanto de 0,5 das en la dependencia
entre la tarea 4, Reservar Centro de Conferencias y la tarea 5,
Buscar Conferenciante.
o Especificar un tiempo de posposicin de 2 das entre la tarea de
resumen 14, Detalles de la reunin y la tarea 20, Celebracin de la
reunin.
Guardar el archivo como ConferenciaMunicipal.mpp

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