Activo

Sistema de Control de Activos Fijos
Manual de Usuario
14/01/2014
Adventech Logstica S A de C V.
Advance Assets
ndice
Contenido
ndice .................................................................................................................................................................................. 1
INTRODUCCION .................................................................................................................................................................. 3
VENTAJAS DE ADVANCE ASSETS ..................................................................................................................................... 3
Captulo 1: Instalacin ........................................................................................................................................................ 4
Requisitos del sistema .................................................................................................................................................... 4
Instalacin en PC ............................................................................................................................................................ 4
Conexin con la Base de datos ....................................................................................................................................... 6
Sistema Multi-usuario con SQL.............................................................................................................................. 6
Captulo 2: Inicio y Men Principal ..................................................................................................................................... 9
Ingreso al Sistema........................................................................................................................................................... 9
Men principal................................................................................................................................................................ 9
Descripcin de los botones de la barra del Mouse del sistema. ............................................................................... 10
Captulo 3: Catlogos Generales....................................................................................................................................... 12
Tipos de Compaas...................................................................................................................................................... 12
Compaas .................................................................................................................................................................... 13
Direccin (centro de costos) ......................................................................................................................................... 14
Departamento .............................................................................................................................................................. 14
Empleados .................................................................................................................................................................... 17
Proveedores.................................................................................................................................................................. 19
Catlogos varios............................................................................................................................................................ 20
Clasificacin de Activos ................................................................................................................................................ 21
Capitulo..................................................................................................................................................................... 21
Conceptos ................................................................................................................................................................. 21
Partida ...................................................................................................................................................................... 22
Captulo 4: Activos. ........................................................................................................................................................... 23
Registro de Activos. ...................................................................................................................................................... 23
Asignacin de activos ................................................................................................................................................... 27
Control de Asignacin de activos ............................................................................................................................. 27
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Manual de Usuario
Traspaso de Activos Entre Empleados ...................................................................................................................... 28

Mantenimiento............................................................................................................................................................. 29
Generacin de Archivos de Inventario ......................................................................................................................... 31
Histricos ...................................................................................................................................................................... 32
Histrico de Responsivas .......................................................................................................................................... 33
Histrico de Asignaciones. ........................................................................................................................................ 33
Reporte de Activos. .................................................................................................................................................. 36
Captulo 5: Utileras del Sistema....................................................................................................................................... 38
Administracin de Usuarios.......................................................................................................................................... 38
Administracin de Folios .............................................................................................................................................. 39
Configuracin de Etiquetas .......................................................................................................................................... 41
Diseo de etiquetas en Nice Label ........................................................................................................................ 41
Configuracin de etiquetas en el sistema ................................................................................................................ 57
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Advance Assets
INTRODUCCION
En primer lugar permtame agradecerle su eleccin de ADVANCE ASSETS para el control y administracin
de los activos fijos en su empresa. Ha hecho una eleccin que sin duda le permitir mejorar sus procesos durante los
prximos aos, proporcionndole un alto grado de satisfaccin a sus necesidades en este mbito.
ADVANCE ASSETS ha sido realizado en un entorno amigable e intuitivo, usando pantallas e conos que le
permitan agilizar la incorporacin de datos y movimientos administrativos, lo cual hace que sea gil y sumamente
fcil de utilizar, esto permite que cualquier persona pueda usarlo a pleno rendimiento con solo un par de horas de
aprendizaje.
ADVANCE ASSETS es una herramienta tecnolgica, diseada para la agilizacin de los procesos concernientes
al control de activos fijos: ubicacin, asignacin, inventario, entre otros. Es capaz de agilizar el procesamiento de la
informacin y provee al administrador de los elementos necesarios para conocer el status de los activos fijos y el
comportamiento de estos, durante su vida til o estada en la empresa.
VENTAJAS DE ADVANCE ASSETS

Ubicacin exacta del activo y responsable al que se asigno.
Reduccin en el ndice de reubicacin de activos, reduccin en errores y tiempo, en el control de los
activos.
Inventarios reales en menor tiempo.
Control multi-empresa.
Historial del activo por reasignacin.

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Captulo 1: Instalacin
Este proceso le permitir realizar la instalacin de la aplicacin ADVANCE ASSETS en su equipo, antes de
iniciar el proceso deber de comprobar los requisitos mnimos necesarios para su instalacin.
Requisitos del sistema

Monousuario.
DESKTOP:
Sistema Operativo: Windows 98 / 2000 / NT / XP / Vista / Windows 7 (32 bits o 64 bits)
Recursos: Disco Duro con 1GB, RAM 256 KB, Puerto USB
Base de Datos: Licenciamiento de base de datos (SQL Server 2005 o superior, tambin trabaja con las
versiones Express).
Multiusuario en red.
DESKTOP:
Sistema Operativo: Windows 98 / 2000 / NT / XP / Vista / Windows 7 (32 bits o 64 bits)
Recursos: Disco Duro con 1GB, RAM 256 KB, Puerto USB
SERVIDOR:
Sistema Operativo: Windows 2000 Server / 2003 SERVER / Vista / Windows 7 (32 bits o 64 bits)
Recursos: Disco Duro con 500 GB, RAM 1 GB (mnima recomendada)
Base de Datos: Licenciamiento de base de datos (SQL Server 2005 o superior, puede instalarse la versin
Express).
Instalacin en PC
La instalacin del sistema consta de varios pasos, ya que hay libreras que se tienen que instalar previas y
adems de que se tiene que determinar que plataforma se utilizar para ejecutar el sistema ADVANCE ASSETS. La
instalacin cuenta con los siguientes archivos y carpetas:

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El sistema ADVANCE ASSETS utiliza libreras (archivos DLL) de una aplicacin de diseo de etiquetas llamado
Nice Label. De esta forma, el primer paso es instalar el Nice Label ejecutando el archivo NiceLabelProSuite5_new.exe incluido en la instalacin del sistema. Esta aplicacin se puede instalar en versin Demo o se
puede adquirir la licencia de uso.
Al finalizar la instalacin del Nice Label, se debe elegir la carpeta correcta de instalacin, dependiendo de la
plataforma en que se va a instalar el sistema; si el sistema operativo es Windows XP o inferior, entonces se debe
utilizar el instalador de la carpeta Assets32 que contiene los archivos de instalacin. Si el sistema operativo es
Windows Vista o Windows 7, entonces se debe elegir entre la carpeta Assets32 y Assets64 dependiendo de la
plataforma (si es a 32 bits se debe elegir la carpeta Assets32 y si es a 64 bits Se debe elegir la carpeta Assets64). En
cualquiera de las dos carpetas, se debe ejecutar el archivo de nombre SETUP.
Se mostrar una direccin predeterminada para instalar el sistema, que puede ser modificable
dependiendo de las preferencias del usuario.

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Nota: Es importante guardar la ubicacin de la instalacin del sistema ADVANCE ASSETS, para
posteriores referencias.
Conexin con la Base de datos

Sistema Multi-usuario con SQL
El sistema ADVANCE ASSETS en su modalidad de SQL requerir de los siguientes parmetros para su
conexin con la base de datos, estos sern solicitados en su primera ejecucin:
1.
2.
3.
Nombre del Servidor o Direccin IP

Nombre de usuario
Contrasea
Estos datos debern ser proporcionados por el administrador de la Base de Datos SQL; o, en su defecto, que
sea el administrador de la Base de Datos de SQL quien realice esta configuracin.
Una vez instalado ASSETS en el o los equipos de trabajo, se genera un acceso directo en el escritorio

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Como el sistema se debe ejecutar en Modo administrador, dentro de los sistemas operativos Vista y
Windows 7 ya que el sistema requiere accesar a archivos dentro de la carpeta de instalacin del sistema; como son
los archivos de diseo de etiquetas. Para habilitar el archivo ejecutable en Modo Administrador, deber ingresar a
una cuenta con privilegios de administrador en la mquina donde se instal el sistema Advance Assets y por medio
de un explorador de Windows, ingresar a la carpeta de instalacin del sistema. Localizar el archivo ejecutable
Advance Assets.exe y dar clic con botn derecho sobre este archivo para que se despliegue el submen:
Seleccione la opcin Propiedades.

En la ventana que se despliega, seleccionar la pestaa Compatibilidad, y dentro de esta pestaa habilitar la
casilla que dice Ejecutar este programa como administrador

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Oprimir el botn Aplicar y despus el botn Aceptar.

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Captulo 2: Inicio y Men Principal

Ingreso al Sistema.
Para acceder al sistema se ingresa el NOMBRE del usuario y su CONTRASEA. Estos datos nos permiten validar
la existencia del usuario, su perfil y nivel de seguridad definido por el administrador.
Si los datos capturados son correctos, el sistema permitir el ingreso del usuario al sistema de acuerdo a su
perfil, esto es que slo le presentar las opciones del men a las cuales tenga acceso dependiendo de su perfil.
Men principal
El men principal del sistema completo (para un perfil de administrador de sistema), se compone de tres
partes principales:
Catlogos
Activos
Sistema (Utileras)
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Cada parte del men principal desplegar sus propias opciones dependiendo de los permisos que tenga cada
usuario firmado en el sistema. De esta forma, cabra la posibilidad de que se presente alguna de estas tres partes
principales del men, pero sin opciones, lo cual quiere decir que el usuario firmado en el sistema no tiene acceso a
ninguna de las opciones de esa parte en especfico del men.
A continuacin se presenta la pantalla con el men principal del sistema, mostrando las tres partes
principales del sistema con todas sus opciones desplegadas para un usuario administrador del sistema.
Descripcin de los botones de la barra del Mouse del sistema.

En la parte superior de las pantallas de captura se muestra la barra de botones del mouse:

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A continuacin se describe la funcionalidad de cada uno de estos botones
Limpiar Se emplea para limpiar la informacin asociada con los campos de captura o aquellos empleados
como criterios de seleccin de informacin (por ejemplo, cuando se efecte una consulta y
despus se desee realizar otra pero utilizando algn otro criterio de seleccin).
Refrescar datos Este botn se emplea para refrescar la informacin en la pantalla, por ejemplo despus de
actualizar informacin.
Guardar Al presionar este botn, se efectuar una validacin interna para saber si la informacin capturada
es correcta. Si hay algn error o dato faltante, se enviar un mensaje para que se efecte la
correccin, en caso contrario, la informacin del registro se grabar. Este botn se debe utilizar
nicamente para agregar (dar de alta) registros nuevos y no para actualizar (modificar) informacin.
Modificar Guarda los cambios efectuados en la informacin desplegada en la ventana o el registro
seleccionado. Antes de almacenar los cambios, se validar la informacin para evitar errores en al
momento de actualizarlos en el sistema.
Borrar Al presionar este botn, se eliminar el registro seleccionado. Antes de efectuar el borrado se
validar que no exista informacin asociada que pudiera ser afectada al ser eliminada. En caso de
existir informacin relacionada con el registro que se desee borrar, ser desplegado un mensaje
indicando que no se puede borrar el registro. Cuando se desee eliminar un registro que tenga
informacin dependiente de ste, es necesario que se elimine primero toda la informacin asociada.
Es importante mencionar que una vez que se elimina un registro no hay forma de recuperarlo.
Consultar Permitir efectuar la consulta de todos los registros que coincidan con los parmetros
introducidos en los campos de Criterios de Bsqueda. En caso contrario (que todos los campos
de Criterios de Bsqueda estn en blanco), se desplegarn todos los registros asociados con el
mdulo y opcin seleccionada.
Salir Al presionar este botn, el usuario saldr de la pantalla de captura actual y volver al men inicial.
Cuando esto suceda, cualquier ventana que se encuentre activa se cerrar.
Nota: Es importante sealar que los botones de Guardar, Modificar, Borrar y Consultar slo se habilitarn
cuando el usuario tenga privilegios para efectuar este tipo de operacin.

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Captulo 3: Catlogos Generales.

Las pantallas de captura para los catlogos generales del sistema son muy parecidas cambiando nicamente
en los campos de captura y tipos de datos de los mismos; pero se deben tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
El nombre del campo de captura que aparezca en negritas, es un campo obligatorio que necesariamente
deber tener un valor antes de realizar una accin de guardar o modificar.
Los campos que contengan un asterisco (*) al inicio del nombre del campo, son campos que sirven como
filtros para realizar las consultas y/o generar los reportes dentro de cada pantalla de captura.
Las pantallas que no tengan un listado debajo de los campos de captura, presentarn una ventana
independiente de consulta cuando se oprima el botn de consultas; en las pantallas que si tenga este listado,
presentar el total de registros si los campos de criterio de bsquedas (los que tienen un asterisco * al
inicio del nombre del campo) estn vacos.
Tipos de Compaas
Esta opcin nos permite dar el perfil y/o servicios que brinda(n) la(s) empresa(s). Se emplea para dar
mantenimiento a la informacin correspondiente a los tipos de compaa. La pantalla de captura para el tipo de
compaas es la siguiente:

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Para agregar un nuevo tipo de compaa, solo se deber capturar la descripcin y el sistema en automtico le
asignara la clave; esto oprimiendo el botn de guardar. Las modificaciones se puede realizar nicamente sobre el
campo de descripcin y oprimiendo el botn de modificar. Las bajas se podrn realizar para tipos de compaas que
no tengan compaas asociadas a este tipo, de lo contrario se debe eliminar primero la compaa y despus el tipo de
compaa. Para eliminar un tipo de compaa, se deber tener en pantalla el tipo de compaa que se desea eliminar
y a continuacin oprimir el botn de borrar.
Compaas
Se emplea para dar mantenimiento a la informacin correspondiente a la compaa. La pantalla de captura de
compaas es la siguiente:
Para agregar una nueva compaa digite los datos de la compaa y presione el icono de guardar datos, la
informacin con letras azules en negritas es obligatorio introducirla. Como las compaas dependen del tipo de
compaa, es necesario que se capturen primero los tipos de compaas en el sistema
Para consultas se debe hacer clic sobre el icono de Consulta de Datos, si existe ms de una compaa, el
sistema presentar una lista en una nueva ventana, seleccione con doble clic la compaa que desea consultar o
modificar, si desea modificar, digite los cambios y presione el icono de modificar datos. Si solo existe una
compaa, los datos se llenarn inmediatamente en la pantalla de captura.
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Direccin (centro de costos)

Se emplea para dar mantenimiento a la informacin correspondiente a los Departamentos usuarios (Centros
de Costos).La pantalla de captura para las direcciones es la siguiente:
Para agregar una nueva direccin, digite los datos de la Direccin para la compaa seleccionada en la lista
desplegable y presione el icono de guardar datos. Como las direcciones dependen de una compaa, es necesario que
primero se hayan capturado las compaas en el sistema.
Parta modificar una direccin, seleccione con doble clic la Direccin que desea modificar, digite los cambios
y presione el icono de modificar datos
Departamento
Se emplea para dar mantenimiento a la informacin correspondiente a los Departamentos usuarios, Los
departamentos dependen de una direccin; por lo que es necesario capturar las direcciones previamente.
Para la captura de los departamentos en el sistema, se tiene la pantalla de captura siguiente:

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Digite los datos del Departamento, clave y descripcin, seleccione el centro de costo al que pertenece y
presione el icono de guardar datos.
Para modificacin seleccione con doble clic el Departamento que desea consultar y la informacin
aparecer en la parte superior, para modificar, digite los cambios y presione el icono de modificar datos.
Esta pantalla de captura tiene un reporte, que me lista los bienes o activos asignados que pertenecen al
departamento. Para generar el reporte, una vez seleccionado el departamento deseado oprima el botn de reporte
que es el que tiene como icono la imagen de un grafico. Si no hay activos asignados que pertenezcan al
departamento, el sistema muestra un mensaje indicando el error.
Si el departamento si tiene activos que ya fueron asignados y pertenecen al mismo, entonces presenta el
siguiente reporte:

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Todos los reportes en el sistema tienen los mismos controles.
Ir a la primera pgina del reporte.

Regresar una pgina.
Avanzar una pgina.
Ir a la ltima pgina del reporte.
Ir a un nmero de pgina en especfico.
Elegir la impresora e Imprimir el reporte.
Exportar el reporte a otros formatos de archivos (Excel, Word, Texto, PDF, HTML, etc.).
Herramienta de Zoom. Cambia la escala de presentacin del reporte.
Refrescar los datos del reporte.
Buscar algn dato en el reporte.
Mostrar/Ocultar el rbol de grupos del reporte

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Empleados
Se emplea para dar mantenimiento a los datos correspondientes a los Empleados (responsables). La captura
de empleados se realiza con la pantalla siguiente.
Para agregar un nuevo empleado, digite los datos del Responsable y presione el icono de guardar datos. Los
campos marcados en azul debern contener algn dato y las listas desplegables de compaa, direccin y
departamento debern contener al menos un dato para ser seleccionado para el trabajador.
Para modificar los datos de un empleado, seleccione con doble clic al responsable que desea modificar y la
informacin aparecer en la parte superior, para guardar los cambios presione el icono de modificar datos.
Al empleado se le pueden incluir imgenes, para lo cual se debe dar clic con botn derecho sobre el rea de la
imagen:

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En el men que se despliega, elegir la opcin Agregar imagen y seleccionar la imagen del empleado que se
desea agregar al mismo. Cuando se agrega ms de una imagen, se puede navegar a travs de las mismas por medio
de los controles:
Donde:
Ir a la primera imagen.
Ir a la imagen anterior.
Indica el nmero de imagen actual y el total de imgenes.
Ir a la imagen siguiente.
Ir a la ltima imagen.
Para eliminar una imagen del empleado, se debe dar clic con botn derecho del mouse sobre la imagen que
se desea eliminar, y en seguida elegir la opcin Eliminar Imagen del men que se despliega.
Esta pantalla de captura tiene un reporte, que me lista los bienes o activos asignados al empleado. Para
generar el reporte, una vez seleccionado el empleado deseado oprima el botn de reporte que es el que tiene como
icono la imagen de una impresora. Si no hay activos asignados que pertenezcan al empleado, el sistema muestra un
mensaje indicando el error.
Si el empleado si tiene activos asignados, entonces se presenta el siguiente reporte:

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Proveedores
Se emplea para dar mantenimiento a los datos correspondientes a los Proveedores de activos. La pantalla de
captura para proveedores es la siguiente:
Para agregar un nuevo proveedor, digite los datos del Proveedor y presione el icono de guardar datos. La
informacin de la cuenta contable del proveedor es meramente informativa, ya que el sistema no hace clculos
contables de plizas.
Para modificar los datos de un proveedor, hacer clic sobre el icono de buscar o consultar; aparecer la lista de
proveedores en una nueva ventana, seleccione con doble clic el Proveedor que desea modificar y la informacin
aparecer en la ventana de captura de proveedores; a continuacin digite los cambios y presione el icono de
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modificar datos.
Catlogos varios
En el sistema de ADVANCE ASSETS existen varios catlogos con motivos o caractersticas de los activos, estos
catlogos son:
Motivos de Bajas Crea un catlogo con las razones o motivos por las cuales se puede dar de baja un
activo.
Motivos de Actualizacin Crea un catlogo con las razones o motivos de las actualizaciones que puede
sufrir un activo.
Tipos de Servicio Crea el catlogo con los tipos de servicio que se pueden utilizar el mdulo de
Mantenimiento de activos del sistema.
Unidades de medida Crea un catlogo con las distintas unidades de medida para el manejo unitario de los
activos.
Tipo de adquisiciones Crea un catlogo con las diferentes formas en que un activo puede ser adquirido,
como por ejemplo la compra directa, una licitacin, donacin, etc.
Tipos de actas Crea un catlogo con los diferentes tipos de actas que se pueden levantar para un activo.
En todos estos catlogos, se maneja una clave que se genera automticamente por el sistema y una descripcin.
Para agregar un registro en cualquiera de estos catlogos, simplemente capture la descripcin y oprima la
tecla para guardar. La descripcin deber ser diferente a las que ya existan en ese catlogo, de lo contrario el
sistema mandar un mensaje indicando el error. La clave la asignar de forma automtica el sistema.
Para modificar la descripcin de cualquiera de estos catlogos, seleccione el catlogo que desea modificar del
listado que aparece en la parte de abajo y de un doble clic sobre ese registro, los datos se desplegarn en la parte de
arriba. Modifique la descripcin y oprima el botn modificar.

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Clasificacin de Activos
En el sistema ADVANCE ASSETS se puede realizar una clasificacin de activos en tres categoras: Capitulo,
Concepto y Partida
Capitulo
Se podrn ingresar la clave de grupo de artculos, la descripcin del grupo de artculos y la depreciacin anual:
Conceptos
Los campos a completar en esta seccin estn compuestos por Clave de Concepto, Capitulo y una descripcin
del movimiento que se est realizando

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Partida
Se podrn llenar los datos correspondientes al mdulo de partida con los siguientes valores: Clave de Tipo de
Artculos (Partida), Concepto de Artculos y la Descripcin correspondiente

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Captulo 4: Activos.
Registro de Activos.
En esta seccin se ver la administracin de los activos en el sistema as como la generacin del reporte de los
activos del sistema.
La pantalla de captura de activos es la siguiente:
Para agregar un nuevo activo se deben capturar todos los datos marcados en color azul como obligatorios a
excepcin del nmero de inventario ya que ese lo asignara el sistema de forma automtica, recuerde que mientras
ms completa est la informacin de un activo fijo, ms provecho podemos sacar. Los datos de las cuentas
contables son nicamente informativos ya que el sistema no hace uso de esta informacin para ningn clculo
de tipo contable.
Si se pretende capturar la informacin de varios activos con las mismas caractersticas, entonces se debe
activar la cacilla de Duplicar Datos para que de esta forma al momento de guardar la informacin el sistema
no limpie la pantalla y nicamente se vaya autogenerando el nmero de inventario cada vez que se de clic en el
icono de guardar datos.
Para la consulta de activos se pueden utilizar los campos que tienen un asterisco (*) en el nombre del
campo; estos campos sirven como filtros para las bsquedas de los activos y tambin para la generacin del
reporte de activos. Una vez que se ha capturado en pantalla los criterios de bsqueda se debe dar clic sobre el
icono de consultar datos, con lo cual se presenta una ventana con la lista de los activos que cumplan con los
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criterios especificados. Se puede hacer uso del asterisco (*) como un comodn para indicar que el asterisco
puede representar cualquier cadena de datos. Si se da clic sobre el icono de consultar datos o sobre el icono de
imprimir reporte con la ventana de captura vaca, entonces el sistema presentara todos los activos que hay en el
mismo.
Del listado que se presenta se debe seleccionar el activo deseado dando doble clic sobre este, con lo cual
se presentaran los datos del activo seleccionado en la pantalla de captura. Puede modificar cualquier dato del
activo y posteriormente dar clic sobre el icono de modifica datos para actualizar los datos del activo en el
sistema.
Tambin se puede agregar una imagen al activo dando clic con botn derecho sobre la imagen:

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De igual forma que en las compaas y en los empleados. Para eliminar una imagen, se debe dar clic con botn
derecho del mouse y seleccionar la opcin Elimina Imagen. Si se desea imprimir las etiquetas del activo en
pantalla, oprima el botn que dice Imprimir Etiquetas.
Tambin se pueden capturar actualizaciones y/o actas para el activo en pantalla oprimiendo los botones
correspondientes.

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Y se presentan las pantallas de captura siguientes (dependiendo del botn que se haya oprimido):
Para dar de baja un activo, primero se debe seleccionar al activo y en el campo Estado cambiar el valor
a INACTIVO, con esto se habilita la fecha de baja y se debe seleccionar el motivo de baja en la pestaa de
control y posteriormente dar clic en el icono modifica datos para actualizar los datos del activo en el sistema.
El reporte de activos se genera como sigue:

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Advance Assets
Asignacin de activos
En el sistema ADVANCE ASSETS se tienen dos tipos de asignacin: asignacin de activos y traspaso de activos
entre empleados.
Control de Asignacin de activos
Este tipo de asignacin se asocia un activo con un responsable. La pantalla de captura es la siguiente:

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Manual de Usuario
En esta pantalla se debe seleccionar al empleado responsable, tambin el empleado responsable y se puede
modificar la fecha de asignacin del activo. Para guardar los datos y generar la carta responsiva se debe dar clic sobre
el icono de guardar datos.
A continuacin se presenta un ejemplo de la carta responsiva:
Traspaso de Activos Entre Empleados

Primero se debe seleccionar al empleado que tiene asignados actualmente los activos, posteriormente se
debe seleccionar al empleado al cual se le van a traspasar los activos. En el listado de abajo de la pantalla viene la lista
de los activos que tiene asignado en empleado que se selecciono primero, marcar los activos de esta lista que se van
a traspasar al segundo empleado, o si se van a traspasar todos los activos activar la cacilla Marcar Todos. Para
generar la carta responsiva y actualizar los datos en el sistema se debe dar clic en el icono de guardar dato.
Para el traspaso de activos entre empleados se presenta la siguiente pantalla de captura:

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Advance Assets
Mantenimiento.
El sistema tiene la opcin de manejar mantenimientos programados que puedan sufrir los activos, como son
arreglos, mantenimientos preventivos o correctivos, etc.
Cuando existe un servicio que est por cumplirse la fecha dentro de los ltimos 30 das, se muestra un aviso
en la barra de estado de la pantalla principal del sistema resaltado en color rojo:
Para revisar los servicios programados y/o que estn por cumplirse, se debe dar clic sobre el cono
seleccionar la opcin Revisar Servicios.
La pantalla para el mantenimiento de activos es la siguiente:

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Manual de Usuario
Para generar un servicio para un activo, se debe seleccionar primeramente el activo oprimiendo el botn
, y seleccionar el activo del listado que se presenta dando doble clic sobre el activo deseado. Seleccionar la
fecha en que se llevar a cabo as como el tipo de Servicio; opcionalmente se puede capturar al responsable del
servicio y al responsable del mantenimiento, as como el mensaje del servicio y la frecuencia (en caso de ser un
mantenimiento preventivo programado). Se debe seleccionar el estatus del servicio, indicando si el servicio est
abierto, terminado o cancelado. Para guardar el nuevo servicio dar clic sobre el icono de guardar datos y que
aparezca en el listado de abajo de la pantalla. Dependiendo de los das que falten para que se cumpla la fecha del
servicio, es el color con el que se presentar este servicio en este listado. Si el servicio tiene ms de 30 das para que
se cumpla, entonces se presentar en color blanco; si el servicio est dentro de los ltimos 30 das pero a mas de 7
das para su cumplimiento, entonces se presenta en color amarillo, pero si el servicio ya est dentro de los ltimos 7
das o ya se pas de la fecha programada, entonces se presenta en color rojo. Estos servicios se pueden visualizar en
el listado seleccionando la opcin Abiertos. Los servicios terminados se listan en color verde y seleccionando la
opcin Terminados y los servicios que ya fueron cancelados se presentan en color blanco y seleccionando la opcin
Cancelados. Si se desean ver todos los servicios en el sistema en este listado, se debe seleccionar la opcin

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Advance Assets
Todos, con lo que se despliegan todos los servicios del sistema con el color correspondiente a su estatus y a los das
que le falten para que se lleve a cabo en el caso de los servicios abiertos.
Generacin de Archivos de Inventario

Para la toma de inventarios de los activos en el sistema, se ocupa la terminal porttil con el sistema de
ADVACE ASSETS previamente cargado en la misma. Pero se necesita prepara la terminal previamente a la toma de
inventario con los datos de los activos y del departamento en el cual se va a levantar el inventario. Para preparar los
archivos de inventario que se van a enviar a la terminal porttil, se muestra la siguiente pantalla:
En esta pantalla se debe seleccionar el departamento para el cual se va tomar el inventario. La terminal
deber estar conectada a la computadora por medio de su cable de comunicacin, y tambin deber estar
sincronizada con la computadora.
Una vez seleccionado el Departamento y ya con la terminal porttil conectada y sincronizada, se debe oprimir
el botn Exportar datos a la Terminal, para iniciar la carga de archivos en la terminal porttil.
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Manual de Usuario
Cuando ya se ha tomado el inventario y se desea vaciar la informacin de la terminal porttil en la

computadora; se debe conectar la terminal porttil y sincronizar la misma con la computadora y oprimir el botn que
dice Importar datos de la Terminal. El sistema preguntar si se aplican los cambios realizados en la terminal; si se
oprime que si, entonces el sistema se actualizar con los cambios hechos en la terminal en los catlogos de Activos,
Unidades de medida, Partidas y departamentos (segn sea el caso). Si se oprime que no, entonces no se hace
ninguna afectacin a la BD del sistema de los cambios hechos en la terminal. Una vez terminada la descarga de la
informacin y de procesar los datos del inventario, el sistema genera un nmero de folio para el inventario generado
y se muestra en un mensaje en pantalla este folio. Para generar los reportes de inventario, se debe seleccionar el
nmero de folio del inventario deseado y dar clic sobre el icono de imprimir reporte.
El sistema genera 3 reportes diferentes para la toma de inventario:
Reporte de Activos inventariados
Reporte de Activos no inventariados
Reporte de Activos inventariados pero que no pertenecan al departamento
Estos tres reportes se generan con el mismo folio del inventario seleccionado.
Histricos
Dentro de este mdulo se pueden volver a generar ciertos reportes del sistema como son:
Las cartas responsivas de asignacin o traspasos de activos (Histricos de responsivas)
Reporte del histrico de las asignaciones de un activo en especfico (Tarjeta de resguardo)
Reporte de activos utilizando diferentes criterios de bsqueda, a los que utiliza la pantalla de registro de
activos.
Nota: La consulta de las cartas responsivas es sobre las cartas ya generadas en el sistema con
anterioridad en los mdulos de asignacin o traspasos de activos, no es posible generar nuevas
cartas responsivas desde este mdulo del sistema Advance Assets.

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Histrico de Responsivas
Para la re-impresin las cartas responsivas generadas en el sistema, se presenta la siguiente pantalla de
captura:
En esta pantalla se debe seleccionar al empleado responsable de la carta responsiva que se desea re-imprimir
y seleccionar el folio de la responsiva dando doble clic sobre el folio deseado en el listado que se presenta en el
listado de la parte baja de la pantalla. Una vez seleccionado el folio oprimir el icono de imprimir reporte. El formato
del reporte generado es el mismo que se gener en el mdulo de asignacin de activos o en el de traspaso de activos.
Histrico de Asignaciones.
En esta opcin del mdulo de Histricos del sistema, se presentan los responsables que han tenido al activo
seleccionado bajo su responsabilidad. Esta pantalla es de solo consulta y nos muestra un listado de los responsables
que ha tenido el activo incluyendo al responsable actual del activo (o el ltimo responsable del activo, en caso de que
el activo ya haya sido dado de baja).

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Manual de Usuario
Para la consulta de este histrico de asignaciones de activos, se debe seleccionar primeramente el activo al
que se desea conocer su historial de asignaciones, para esto se presentan una serie de filtros para reducir la
bsqueda del activo deseado.
En la parte superior de esta pantalla se presentan los diferentes filtros para utilizarlos en la bsqueda del
activo. Al igual que en la pantalla del registro de activos, se puede seleccionar la compaa, el centro de costos o el
departamento al que pertenezca el activo; o se puede hacer la bsqueda por la clasificacin del activo como lo es el
captulo, concepto o partida al que pertenezca; o tambin se puede hacer la bsqueda por clave (nmero de
inventario) y/o descripcin del activo. En el caso de estos dos ltimos filtros, se puede utilizar el asterisco (*) como
mscara de bsqueda. Es decir, si por ejemplo se desea seleccionar al activo cuya descripcin contenga la palabra
DIGITAL, entonces en el campo de bsqueda Descripcin se deber capturar: *DIGITAL*, para que busque todos
los activos que contengan la palabra DIGITAL dentro de su descripcin. Si se desea hacer la bsqueda dentro de
todos los activos registrados, entonces esta pantalla se deber dejar vaca para realizar la bsqueda.
Una vez establecidos los criterios de bsqueda, se debe oprimir el botn de bsqueda (identificado con el
cono de unos binoculares
y situado en la parte media de la pantalla).
Si los criterios de bsqueda no corresponden a ningn activo registrado, el sistema manda un mensaje
indicando que ningn activo corresponde con el criterio de bsqueda. Si se encuentra ms de un activo que coincida
con el criterio de bsqueda, entonces se presentar la pantalla emergente para la seleccin del activo deseado de un
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Advance Assets
listado. Si nicamente un solo activo es el que coincide con los criterios de bsqueda, entonces ese activo es el que se
presentar en la pantalla.
En la parte media de la pantalla se despliegan los datos del activo seleccionado como son: Clave, descripcin,
Nmero de serie, Marca y modelo. Y en el listado de la parte baja de la pantalla se muestran los responsables que
han tenido asignado al activo seleccionado en orden de antigedad de asignacin, estando en la parte alta del listado
el responsable ms antiguo y en la parte baja del listado el responsable actual o el ltimo responsable del activo.
Nota: Los activos que se presentan en el listado de bsqueda o en la pantalla, son aquellos que ya
han sido asignados a un responsable por lo menos en una ocasin. Los activos que no han sido
asignados, no aparecern en esta pantalla de histricos de asignaciones.
Para la impresin de la tarjeta de resguardo, se debe oprimir el botn de reportes de la barra de botones del
mouse situada en la parte superior de la pantalla

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Manual de Usuario
La tarjeta de resguardo tiene el siguiente formato:
Reporte de Activos.
El reporte que se genera en este mdulo del sistema es el mismo reporte que se genera en el registro de
activos; pero con la diferencia de que en este mdulo se pueden emplear diferentes filtros para la generacin de este
reporte.
La pantalla para generar el reporte de activos con los diferentes filtros de seleccin de activos es la siguiente:

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Advance Assets
En esta pantalla simplemente se deben capturar los datos con los cuales se desea filtrar a los activos, y dar
clic sobre el icono de imprimir reporte.
Si se imprime el reporte de activos sin llenar ningn campo de esta pantalla, entonces se incluirn todos los
activos en el sistema.

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Manual de Usuario
Captulo 5: Utileras del Sistema

Administracin de Usuarios.
La seguridad es un punto importante dentro del sistema ADVANCE ASSETS, y para administrar a los usuarios
que van a tener acceso al sistema, junto con los permisos que tendrn dentro del mismo se tiene la siguiente pantalla
de captura:
En esta pantalla se pueden agregar, modificar o eliminar a los usuarios que van a tener acceso al sistema. Se
les debe asignar una contrasea adems de su clave de usuario.
En el listado de abajo se muestran todos los mdulos del men del sistema y en la parte derecha de este
listado los permisos que se pueden otorgar para cada una de estas opciones como son: Guardar, Modificar, Borrar,
Imprimir y Consultar. Para otorgar o quitar un permiso, simplemente se debe posicionar en la opcin del men y
activar o desactivar la casilla correspondiente al permiso que se desea otorgar o quitar al usuario en el sistema. Las
opciones del men a las que no se les otorgue ningn permiso, no sern mostradas en el men del usuario cuando
este se firme en el sistema.

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Advance Assets
Administracin de Folios
Antes de generar responsivas en el sistema, o de hacer toma de inventarios; se deben especificar los folios
que sern utilizados para estos dos tipos de documentos La pantalla de captura para la administracin de folios es la
siguiente:

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Manual de Usuario
En esta pantalla se debe capturar la letra para identificar la serie del documento y el nmero de folio inicial
para cada uno de los documentos (Responsivas e Inventarios), para cada compaa dada de alta en el sistema.
Nota: Las compaas a las que no se les hayan generado sus nmeros de folios, no podrn generara
cartas responsivas, ni reportes de inventario.

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Advance Assets
Configuracin de Etiquetas
El sistema ADVANCE ASSETS utiliza unas libreras de un programa de diseo de etiquetas llamado Nice
Label. Este programa deber estar previamente instalado en el mismo equipo donde se est ejecutando el sistema
para su buen funcionamiento. El diseo de la etiqueta que ocupa el sistema se debe realizar en este programa Nice
Label y el archivo que se guarda de este diseo es el que ocupa el sistema para realizar la impresin de las
etiquetas.
Diseo de etiquetas en Nice Label
En este apartado se presentar una gua rpida para la creacin de diseos de etiquetas en el programa Nice
Label y no es la intencin de este documento tratar los diferentes conceptos del programa, para una mayor
informacin acerca del manejo y uso del programa Nice Label, refirase al manual de usuario del mismo programa.
Para comenzar el diseo de la etiqueta con el programa Nice Label, ejecute este programa
(no importa que sea en forma de demostracin).
Al iniciar el programa, se debe indicar que se desea crear una nueva etiqueta y oprimir el botn Finalizar:

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En seguida, este programa solicitar se especifique la impresora que se va a utilizar

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Advance Assets
La impresora deber estar instalada en el equipo como una impresora normal de Windows (no importa que
est en red). Oprimir el botn Siguiente para continuar.
Lo siguiente que solicita el programa es el formato de la etiqueta (dejar la opcin por omisin <NINGUNO>
y oprimir el botn Siguiente.
A continuacin se solicita el tamao de la Pgina. En este caso se debe seleccionar la opcin Seleccione el
tamao de pgina y en el apartado Tamao de Pgina seleccionar user defined de la lista desplegable. Enseguida
capturar los valores del tamao de la pgina (por lo regular es en centmetros, a menos que se especifique una
unidad de medida diferente en la seccin de Tamao de Pgina) como son Ancho y Altura. Oprimir el botn
Siguiente para continuar.

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La siguiente caracterstica que se solicita es la orientacin de la etiqueta. En este caso dejar el valor por
omisin vertical y oprimir el botn Siguiente para continuar.

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Advance Assets
A continuacin se debe capturar el tamao de la etiqueta y la cantidad de etiquetas que vienen por pgina,
recurdese que en la seccin anterior se configura el tamao de la pgina, y en este caso es el tamao de la etiqueta,
de tal forma que si la etiqueta es nica (solo viene una etiqueta por pgina) entonces se deber dar el mismo tamao
de la etiqueta que el que se especific al configurar el tamao de la pgina.
En esta pantalla se debe especificar el tamao de la etiqueta (Ancho y Alto), as como los mrgenes internos
de la misma (Margen superior, Margen inferior, Margen Izquierdo y Margen derecho) En caso de que exista ms de
una etiqueta por pgina, entonces se deber especificar el nmero de etiquetas por columna y por fila de la pgina y
el espacio que existe entre estas etiquetas de forma horizontal (X espacio) y de forma vertical (Y espacio). La unidad
de medida se puede cambiar oprimiendo el botn con la unidad de medida actual, como en este caso la unidad de
media es el centmetro (cm), si se oprime este botn se cambiar la unidad de medida a pulgadas (in).
Una vez establecidos las caractersticas de la etiqueta se debe oprimir el botn Siguiente para continuar.

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Manual de Usuario
La ltima pantalla de esta configuracin de la etiqueta es una ventana para importar variables desde un
archivo, en este caso no se har uso de esta utilera por lo que no se deber capturar nada en esta pantalla y se debe
oprimir el botn Finalizar para terminar con este asistente y comenzar con el diseo de la etiqueta.
Una vez terminado el asistente para las caractersticas de la etiqueta, el programa Nice Label muestra la
pantalla de trabajo para realizar el diseo de la etiqueta, en esta pantalla se pueden agregar varios elementos a la
etiqueta como son:
Textos
Cdigos de Barras
Imgenes
Cuadros
Lneas
Elipses
Efectos de texto

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Advance Assets
Herramientas
del mouse
Elementos de la
etiqueta
rea de la
etiqueta
Para agregar un elemento a la etiqueta, simplemente se debe dar clic con botn izquierdo del mouse sobre el
elemento de la parte izquierda y enseguida dar clic con botn derecho del el mouse sobre el rea de la etiqueta.
Dependiendo del tipo de elemento que se hay incluido en la etiqueta, es la pantalla de caractersticas que se
despliega para hacer la inclusin del elemento en la etiqueta. A continuacin se vern los elementos ms comunes
que se utilizan para el diseo de etiquetas.
Elemento Texto
Al insertar un elemento de tipo texto dentro del rea de la etiqueta, se despliega la siguiente pantalla de
propiedades:
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En esta pantalla se definen las propiedades y valores del objeto de texto que se agreg a la etiqueta. Si el
texto es un ttulo fijo, entonces se deber elegir la opcin Texto fijo en la seccin de Contenidos y capturar el
texto dentro del cuadro debajo de esta opcin. Si el texto que se pretende insertar es un texto variable, es decir no es
un texto fijo, sino que va a tomar su valor de una fuente externa (como puede ser entrada por teclado), entonces se
debe elegir la opcin Texto variable en la seccin de Contenidos. En la seccin Fuente se puede cambiar el tipo
de fuente, tamao y otras caractersticas relacionadas con la fuente (tipo de letra).
Si se eligi la opcin Texto fijo en la seccin de Contenidos, entonces se debe oprimir la tecla Finalizar
para salir de esta pantalla y regresar al diseo de la etiqueta.
Si se eligi la opcin Texto variable en la seccin de Contenidos, entonces se debe oprimir el botn
Siguiente > para continuar con las propiedades del texto variable que se va a utilizar.

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Advance Assets
En esta pantalla de propiedades para determinar el tipo de variable que se va a utilizar, se tienen varias
opciones para el tipo de variable:
Entrada de teclado Crea una variable que almacena el valor que se introduzca a travs del teclado al
momento de mandar a imprimir la etiqueta. Para el sistema Advance Assets, este es el tipo de variable que se
debe utilizar.
Contador Crea una variable de tipo numrica que almacena un valor generado automticamente y que se
ir incrementando a partir del valor definido.
Campo de Fecha Crea una variable de tipo Fecha en donde almacena el valor de la fecha del sistema o
de la diferencia que se defina en das, meses o aos.
Campo de Tiempo Crea una variable de tipo Tiempo (Time) en donde almacena el valor de la hora del
sistema o de la diferencia que se defina en horas, minutos o segundos.
Base de datos Establece las propiedades para la conexin a la Base de datos. No es objetivo de este
documento el tratar con la opcin de Base de datos, por lo que si se desea mayor informacin al respecto,
favor de referirse al manual de usuario del programa Nice Label.
En todos estos tipos a excepcin del tipo Base de Datos, se debe asignar un nombre a la variable que se va a
utilizar para guardar el valor del texto que se desea introducir.
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Manual de Usuario
Como los tipos de variable que son importantes para el diseo de la etiqueta que ser utilizado en el sistema
ADVANCE ASSETS son: Entrada de teclado, campo de fecha y campo de tiempo; estos tres tipos son los que se vern
a continuacin.
Pantalla de propiedades de la variable tipo Entrada de teclado:
En esta pantalla se debe introducir una leyenda que es la que se desplegar para solicitar el valor a introducir
por medio del teclado al imprimirse la etiqueta. Este texto que se capture es necesario nicamente para imprimir la
etiqueta desde el programa Nice Label, pero es totalmente irrelevante para el diseo que se va a utilizar en el
sistema ADVANCE ASSETS.
En la siguiente seccin se debe especificar el tipo de dato que se va a capturar a travs del teclado. Este tipo
de datos tiene que ver con el valor que le va a ser asignado a esta variable; para efectos prcticos y si no se est
seguro del tipo de valor que se va a introducir, se debe dejar la seleccin de Todos.
Finalmente se debe introducir el tamao mximo de la cadena que se va a capturar en esta variable a travs
del teclado.
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Advance Assets
Pantalla de propiedades de la variable tipo Campo de fecha:
En esta pantalla se debe primeramente definir el formato de la fecha, para esto se deber seleccionar este
formato de la lista desplegable que aparece en la pantalla.
Si la fecha que necesitamos se imprima es una fecha futura (como en las fecha de caducidad) entonces se
deber especificar el valor de la diferencia en das, meses y/o aos de la fecha futura que se desea imprimir. En caso
de que la fecha que se requiere es la fecha del sistema, entonces estos campos se debern dejar en cero.
En la barra de Vista previa, se muestra un ejemplo del formato y valor que ser impreso en la etiqueta al
momento de imprimirse.
Pantalla de propiedades de la variable tipo Campo de tiempo:

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Manual de Usuario
En esta pantalla se debe primeramente definir el formato del campo tiempo, para esto se deber seleccionar
este formato de la lista desplegable que aparece en la pantalla.
Si la hora que necesitamos se imprima es una hora futura entonces se deber especificar el valor de la
diferencia en segundos, minutos y/o Horas del tiempo futuro que se desea imprimir. En caso de que la hora que se
requiere es la hora actual del sistema, entonces estos campos se debern dejar en cero.
En la barra de Vista previa, se muestra un ejemplo del formato y valor que ser impreso en la etiqueta al
momento de imprimirse.
Al terminar de definir las propiedades de estos tipos de variables, se puede oprimir el botn Finalizar para
terminar el asistente y regresar al diseo de la etiqueta; ya que la siguiente pantalla dentro de este asistente es la
definicin de los prefijos o sufijos que se le pueden agregar al valor de la variable.
Al finalizar el asistente del elemento de texto que se va a agregar, se debe ubicar al elemento dentro del rea
de la etiqueta; con lo que se mostrar este elemento en la ubicacin seleccionada y con las caractersticas que se le
asignaron en el asistente.

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Advance Assets
Elemento Cdigo de Barras

Al insertar un elemento de tipo Cdigo de Barras dentro del rea de la etiqueta, se despliega la siguiente pantalla
de propiedades:
Al igual que en el elemento Texto, en este elemento de Cdigo de barras se le puede asignar un valor fijo
o un valor variable. Si se elije el valor fijo, el tipo del valor depender del tipo de cdigo de barras que se elija, ya que
existen cdigos de barras que aceptan valores alfanumricos y otros que nicamente aceptan valores numricos. Si
se elije la opcin de valor variable, entonces se deber elegir el tipo de variable al igual que en el elemento de
Texto y que se vio en el apartado anterior.
A diferencia que en el elemento de Texto, en este tipo de elemento se debe adems elegir el tipo de cdigo
de barras que se va a imprimir, junto con sus caractersticas; para este fin, se debe oprimir el botn Definir de
esta pantalla, con lo que se desplegar la siguiente pantalla de propiedades para elegir el tipo de cdigo de barras:

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2789-7414
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Manual de Usuario
En la parte izquierda de esta pantalla se despliegan los diferentes tipos de cdigos de barras que se pueden
imprimir con el programa. Se recomienda utilizar el cdigo Code128 o el Code-39, ya que estos tipos de cdigo de
barras no tienen una longitud fija y aceptan caracteres alfanumricos.
Del lado derecho de esta misma pantalla se especifican las caractersticas de tamao y relacin de aspecto del
cdigo de barras elegido, adems de una vista previa del aspecto que tendr el cdigo de barras en el diseo de la
etiqueta que estamos trabajando.
Una vez terminado el asistente se debe ubicar al elemento de Cdigo de Barras dentro del rea de la
etiqueta.
Elemento Imagen
Al insertar un elemento de tipo Imagen dentro del rea de la etiqueta, se despliega la siguiente pantalla para
seleccionar el archivo de grficos (imgenes) que se va a agregar al diseo de la etiqueta (los tipos soportados de las
imgenes que se vayan a imprimir en la etiqueta dependen de la impresora y no del programa Nice Label o del
sistema ADVANCE ASSETS):

C. P. 09070. Mxico D. F.
Pgina 54
01 (55) 2789-7413
2789-7414
5243-8083
5243-8084
Advance Assets
El archivo de grficos seleccionado es el que se incluir en el diseo de la etiqueta. Cabe hacer mencin de
que esta imagen no se incluye dentro del diseo de la etiqueta, sino que se hace un vnculo (referencia) entre el
archivo de la imagen y la etiqueta; por lo que si el archivo de la imagen es movido o eliminado, la imagen ya no podr
ser impresa en la etiqueta.
Tambin se pueden incluir imgenes prediseadas, para lo cual en esta pantalla de seleccin del archivo de
imagen se debe oprimir el botn Galera Clipart, con lo cual se presentar la siguiente pantalla con el conjunto de
todas las imgenes prediseadas que se incluyen con el programa Nice Label clasificadas en diferentes categoras:

C. P. 09070. Mxico D. F.
01 (55) 2789-7413
2789-7414
5243-8083
5243-8084
Pgina 55
Manual de Usuario
Del lado izquierdo de la pantalla se presenta el listado de las categoras en que estn agrupadas las diferentes
imgenes prediseadas. Del lado derecho se presentan los iconos de estas imgenes y del lado izquierdo, en la parte
de abajo, se presenta una vista previa de la imagen seleccionada.
Estos tres elementos son los que se utilizan ms comnmente dentro del diseo de las etiquetas y por tanto
son los nicos que se vern en el presente documento, para mayor informacin de los otros elementos de la
etiqueta, favor de consultar el manual de usuario del programa Nice Label.
Diseo final de la etiqueta en Nice Label
El diseo que se va a emplear dentro del sistema ADVANCE ASSETS qued de la siguiente forma:

C. P. 09070. Mxico D. F.
Pgina 56
01 (55) 2789-7413
2789-7414
5243-8083
5243-8084
Advance Assets
Elemento Texto
Variable tipo Tiempo
Elemento Cdigo de Barras

Variable tipo Entrada de
Teclado
Nombre de variable: Parte
Elemento Texto
Variable tipo Fecha
En este diseo se utiliz un elemento de Cdigo de Barras con una variable de tipo Captura de Teclado
llamada Parte, un elemento de Texto con una variable de tipo Tiempo llamada Time1 y un elemento de
Texto con una variable de tipo Fecha llamada Date1.
Para el sistema ADVANCE ASSETS, el elemento importante es el de Cdigo de barras, ya que esta variable es
la que se utilizar para imprimir las etiquetas generadas en el sistema.
Configuracin de etiquetas en el sistema
Para configurar las etiquetas que se van a utilizar en el sistema ADVANCE ASSETS, es necesario tener ya un
diseo elaborado en el programa Nice Label y guardado en un archivo.
C. P. 09070. Mxico D. F.
01 (55) 2789-7413
2789-7414
5243-8083
5243-8084
Pgina 57
Manual de Usuario
La carpeta que contiene al archivo del diseo de la etiqueta es Etiquetas y se encuentra dentro de la
carpeta donde se instal el sistema. El sistema muestra la siguiente pantalla para configuracin de la etiqueta:
En esta pantalla, en la parte superior izquierda se muestra un listado con los archivos de los diseos de las
diferentes etiquetas; en este listado se debe seleccionar el archivo que contiene el diseo que se elabor para la
impresin de las etiquetas del sistema. Una vez seleccionado el archivo del diseo de la etiqueta, el sistema muestra
una vista previa del diseo con los elementos de la etiqueta:
En esta vista previa se muestran los elementos de la etiqueta con sus valores o el nombre de la variable
asociada al elemento, como es el caso del elemento Cdigo de Barras de este diseo, donde se muestra el nombre
C. P. 09070. Mxico D. F.
Pgina 58
01 (55) 2789-7413
2789-7414
5243-8083
5243-8084
Advance Assets
de su variable codigobarras. Debajo de este listado de los archivos de diseos de etiquetas, se presenta un listado
de las variables del diseo de la etiqueta seleccionado, seguido del listado de los campos que se pueden utilizar del
sistema ADVANCE ASSETS y despus un listado de las variables y campos que ya fueron seleccionados e incluidos en
la configuracin de la etiqueta:
Para asignar el valor de un campo del sistema a una variable del diseo de etiqueta seleccionado se debe
seleccionar el nombre de la variable de listado del lado izquierdo y el nombre del campo del sistema del listado a la
derecha. Una vez seleccionados los dos elementos, se debe oprimir el botn de inclusin

C. P. 09070. Mxico D. F.
01 (55) 2789-7413
2789-7414
5243-8083
5243-8084
Pgina 59
Manual de Usuario
Al oprimir el botn de inclusin >>, se incluirn los valores seleccionados en el diseo de la etiqueta y
aparecern en el listado del lado derecho de la pantalla; en la columna Objeto aparecer el nombre de la variable
del diseo de la etiqueta y en la columna Campo el nombre del campo del sistema seleccionado; y estos valores
desaparecern de los dos listados del lado izquierdo:
Para quitar elementos de la configuracin de la etiqueta, se debe seleccionar del listado del lado derecho el
elemento que se desea quitar y despus oprimir el botn de exclusin
Al finalizar de incluir elementos en la configuracin, se puede observar una previsualizacin de la etiqueta
oprimiendo el botn Previsualizar. Para guardar esta etiqueta en el sistema se debe oprimir el botn Guardar y
asignar un nombre interno a la etiqueta.

C. P. 09070. Mxico D. F.
Pgina 60
01 (55) 2789-7413
2789-7414
5243-8083
5243-8084
Advance Assets
El nombre que se le asigne a esta etiqueta ser la forma en que se identifique dentro del sistema y es con
este nombre como se manda llamar a esta etiqueta para la impresin de etiquetas en el sistema.

C. P. 09070. Mxico D. F.
01 (55) 2789-7413
2789-7414
5243-8083
5243-8084
Pgina 61

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Sistema de Control de Activos Fijos

Traspaso de Activos Entre Empleados ...................................................................................................................... 28

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VENTAJAS DE ADVANCE ASSETS

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Requisitos del sistema

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Conexin con la Base de datos

Nombre del Servidor o Direccin IP

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Seleccione la opcin Propiedades.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Oprimir el botn Aplicar y despus el botn Aceptar.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Captulo 2: Inicio y Men Principal

Descripcin de los botones de la barra del Mouse del sistema.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

A continuacin se describe la funcionalidad de cada uno de estos botones

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Captulo 3: Catlogos Generales.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Direccin (centro de costos)

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Todos los reportes en el sistema tienen los mismos controles.

Ir a la primera pgina del reporte.

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Adventech Logstica S.A. de C. V.

Si el empleado si tiene activos asignados, entonces se presenta el siguiente reporte:

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Traspaso de Activos Entre Empleados

Para el traspaso de activos entre empleados se presenta la siguiente pantalla de captura:

Adventech Logstica S.A. de C. V.

La pantalla para el mantenimiento de activos es la siguiente:

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Generacin de Archivos de Inventario

Cuando ya se ha tomado el inventario y se desea vaciar la informacin de la terminal porttil en la

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

La tarjeta de resguardo tiene el siguiente formato:

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Captulo 5: Utileras del Sistema

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

Adventech Logstica S.A. de C. V.

En seguida, este programa solicitar se especifique la impresora que se va a utilizar

Adventech Logstica S.A. de C. V.

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