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1. INFORMACIN GENERAL

1.1

OBJETIVO

Evaluar la eficacia y eficiencia de las actividades clave vinculadas a la gestin de riesgos

estratgicos, operativos y de informacin; asociados al reconocimiento y entrega de Ayudas
Humanitarias de Carcter pecuniario, desde las competencias del IDIGER para agregar valor
al procedimiento mediante recomendaciones que coadyuven a mejorarlo
1.2

ALCANCE

El procedimiento de Ayudas Humanitarias de carcter pecuniario realizado en el IDIGER en

2014 y 2015
1.3

PERIODO EVALUADO

Enero de 2014 a julio de 2015

1.4

DURACIN DE LA AUDITORIA

Agosto 11 de 2015- septiembre 12 de 2015

1.5

CRITERIOS
Modelo Estndar de Control Interno MECI 2014
Norma Tcnica de calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000: 2009

2. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
2.1

2.2

PERSONAS ENTREVISTADAS O CONTACTADAS

Mara Constanza Ardila: Coordinadora Reasentamientos
Sandra Alvarado Profesional Grado 12 con funciones en el trmites de AHCP
Yaneth Andrea Prez Rincn Profesional contratista Gestin social
Yusy Karina Parra Gmez Profesional contratista Gestin social
Kelly Marriot Pea Cortez Profesional contratista Gestin social
DOCUMENTOS DE REFERENCIA EVALUADOS
36 Carpetas de Ayudas humanitarias: de 2014
Resolucin 091 de 2013 Por la cual se establecen lineamientos y procedimientos para la
entrega de ayudas humanitarias reconocidas por el FOPAE
15 Contratos
de prestacin de servicios del componente social del rea de
reasentamientos

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Informes CRPs de Presupuesto y Pagos realizados de Pagadura

Base de datos reasentamiento NAS
Directiva 003 de 2013
Decreto 255 de 2013
Decreto 230 de 2003
Decreto 480 de 2009
CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCION
TERCERA Consejero ponente: RICARDO HOYOS DUQUE , primero (1) de noviembre de
dos mil uno (2001) Radicacin nmero: 25000-23-27-000-2000-0111-01(AP-031-

2.3

ACTIVIDADES EJECUTADAS
PLANEAR

RECOLECCION DE LA
DOCUMENTACIN
PREVIA
Revisar documentos
pertinentes
PREPARACION DE LA
AUDITORA DE CAMPO
Preparar
Plan
de
Auditora
Realizar Reunin de
apertura
Definir los canales de
comunicacin

HACER
AUDITORA DE CAMPO
Revisar
documentos
pertinentes
Recopilar y verificar la
informacin frente a criterios:
carpetas
de
AHCPcontratos-bases de datosentrevistas
Elaborar
documentos de
trabajo: tamao de la
muestra-clculos
estadsticos
Generar los hallazgos de
auditora
Realizar informe de auditoria

VERIFICAR

Realizar la
Reunin de cierre

ACTUAR

Plan de
mejoramiento

3. RESULTADOS

3.1

FORTALEZAS IDENTIFICADAS

FORTALEZA 1. OPERACIN POR PROCESOS.

Se encuentra documentado el Procedimiento: Reconocimiento de AHCP y Relocalizacin
Transitoria de Familias Afectadas por Emergencia, Calamidad, Desastres o por Riesgo
Inminente GMR-PD-04 Versin 4 con los siguientes registros:

Lista de chequeo - hoja de ruta trmite para pago de AHCP - relocalizacin transitoria.
Cdigo: GMR-FT-04 versin: 3
Registro de familias afectadas por situaciones de riesgo inminente, emergencia,
calamidad o desastre. Cdigo: GMR-FT-30 versin 1.

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Solicitud continuidad pago ayuda humanitaria de carcter pecuniario - AHCPrelocalizacin transitoria. Cdigo: GMR-FT-31 versin 1.
Visita social de verificacin y seguimiento de evacuacin. Cdigo: gmr-ft-33 versin 1
Solicitud de pago AHCP cdigo GMR-FT-34 versin 1
Re notificacin del acta de evacuacin. Cdigo GMR-FT-35 versin 1

FORTALEZA 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FUNCIONAL

Estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en

tareas distintas y la posterior coordinacin de las mismas.
En el rea funcional de reasentamientos donde se encuentra ubicado el procedimiento de
ayudas humanitarias de carcter pecuniario se identifica y clasifica las actividades que se
tienen que realizar por cada uno de los profesionales existiendo una clara definicin de los
deberes, derechos y actividad de cada persona.
SUBDIRECCIN
DE PARTICIPACIN PARA LA GESTIN DE RIESGOS Y
ADAPTACIN AL CAMBIO CLIMTICO

COORDINADORA
REASENTAMIENTO

Equipo financiero

LIDER
AHCP

Equipo Social

Control de Cambios:
Todas las solicitudes de cambios al componente del proyecto debern de ser presentadas al
Subdirector quien evaluar el impacto tanto tcnico como programtico. Esto tambin para
determinar las ventajas del componente del proyecto en relacin a los costos y tiempos que
el cambio requerir. El Subdirector entregar las solicitudes de cambio junto al anlisis
correspondiente a Director de la entidad para su aprobacin respectiva. Una vez aprobada la
solicitud el Subdirector proceder a realizar los cambios solicitados.

En este sentido se sabe y de acuerdo con las entrevistas cmo y dnde obtener la informacin
necesaria para cada actividad. Cada profesional sabe dnde consigue la informacin y le debe
ser facilitada.
Existe una Estructura organizativa formal, cuyas caractersticas son:

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Especializacin: se divide el trabajo en tareas ms simples y estas son agrupadas en

unidades organizativas.
Coordinacin y reas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de una
coordinadora
Formalizacin: grado de estandarizacin de las actividades y la existencia de normas,
procedimientos escritos

FORTALEZA 3. POLTICAS DE OPERACIN PRODUCTO DE CONOCIMIENTOS DE

LECCIONES APRENDIDAS.
Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento adquirido sobre un
proceso o sobre una o varias experiencias, a travs de la reflexin y el anlisis crtico sobre
los factores que pueden haber afectado positiva o negativamente.
Ese conocimiento adquirido en el IDIGER se ha traducido en polticas de operacin entendidas
como guas de accin para la implementacin de las estrategias de ejecucin definiendo los
lmites y parmetros necesarios para ejecutar las actividades en cumplimiento de la misin de
la entidad.
As se ha replanteado el pago de ayudas a travs de la Resolucin 091 para que estas sean
oportunas y respondan al enfoque de derechos que tiene la entidad.
Las lecciones aprendidas permiten no solamente documentar el aprendizaje que emergen de
las operaciones, sino que adems genera conocimiento que permite replicar acciones que
pueden ser exitosas y/o evitar errores en futuras intervenciones en contextos similares.
FORTALEZA 4. ATENCION SOCIAL INMEDIATA
De la revisin de 36 carpetas 2014 de AHCP, considerando la probabilidad de acuerdo al
margen de error de la muestra, se encuentra que se atiende en el evento a las familias
afectadas y se recolecta informacin en el mismo da y en su mayora se tramita en un da a
ms tardar.

3.2

DEBILIDADES IDENTIFICADAS

DEBILIDAD 1. La Identificacin anlisis valoracin y respuesta al Riesgo no

corresponde con una efectiva administracin de riesgos que conlleve a alcanzar los
objetivos con una seguridad razonable en trminos de oportunidad, economa y
celeridad
El proyecto 788 no identifico riesgos; por lo tanto tampoco el componente de AHCP (pg. 5
del proyecto).

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Existen tres riesgos identificados y documentados para el proceso; sin embargo, los controles
definidos es la aplicacin de la normatividad o la aplicacin del procedimiento, por lo cual no
son controles sino obligaciones legales y reglamentarias que requieren control para su
aplicacin efectiva, adems que no son la respuesta a la causa identificada. (Ver matriz de
riesgos).
En la matriz se coloca un tipo de respuesta al primer riesgo que es prevenir, de acuerdo con
la gua interna de riesgos pero que no se define ni en la Gua del DAFP ni en la ISO 31000
pues segn estas referencias son asumir, reducir, compartir, transferir.
La probabilidad del riesgo es conocer cuntas veces se produjo el hecho en un perodo; la
calificacin es raro (1) improbable (2) posible (3) probable (4) casi seguro (5).
En el primer riesgo, la valoracin de la probabilidad se califica como moderada, sin embargo
de acuerdo con las entrevistas podra ser un riesgo posible, porque se est presentado.
La calificacin de impacto de un riesgo se clasifica segn la gua del DAFP en 1 Insignificante,
2 Menor, 3 Moderado, 4 Mayor, 5 Catastrfico. El impacto son las consecuencias que trae para
cumplimiento del objetivo de la entidad y para las familias mismas de ese hecho. En la matriz
se califica el primer riesgo inherente identificado como moderado lo que implica que existira
un grado medio de afectacin si no se evacua, situacin que es contradictoria con la realidad,
si se tiene en cuenta que se recomienda la evacuacin por riesgo alto. Por tanto el riesgo en
cuanto a impacto podra ser catastrfico o mayor y no moderada.
En este orden de ideas la valoracin del riesgo est en E: Zona de riesgo extrema para lo cual
las respuesta son: Reducir, evitar, compartir o transferir, de acuerdo a los controles que se
implementen para que el riesgo residual sea menor: alto o moderado. Cabe anotar que las
zonas de riesgo, segn la gua del DAFP y la ISO 31000 son:
B: Zona de riesgo baja: asumir el riesgo
M: Zona de riesgo moderada: asumir el riesgo, reducir el riesgo
A: Zona de riesgo alta: reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir
E: Zona de riesgo extrema: reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir
Por lo tanto, el nivel de riesgos no es medio como se encuentra en la matriz
No se han documentado otros riesgos que han identificado los lderes del procedimiento o
causas de los ya identificados que se desprenden de las entrevistas realizadas que surgen de
lecciones aprendidas:
1- Pagos demorados (Demora en los Movimientos presupuestales para contar con
disponibilidad de recursos oportunamente)
2- (Cobertura de la atencin social)Insuficiencia de personal para atender a las familias
oportunamente. No se han documentado otros riesgos que han identificado los lderes
del procedimiento que se desprenden de las entrevistas realizadas que surgen de
lecciones aprendidas:
3- tramites de pago demorados)

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4- Dificultades en la recoleccin de Documentacin. Copias a altas horas de la noche,

demora el proceso volver a pedir documentos el afectado tiene que desplazarse a la
entidad
5- Cancelar la ayuda sin verificar la evacuacin
6- Competencia del recurso humano (Falta de idoneidad del recurso humano asignado (
7- Incremento en el nmero de solicitudes por alta demanda de usuarios, desbordando la
capacidad instalada.
8- registros errneos o falta de registros
9- Fallas en el seguimiento a los procedimientos del proceso, dificultades en el archivo de
los expedientes de AHCP
MATRIZ DE RIESGOS
DESCRIPCIN DEL
RIESGO

Desacuerdo
u
oposicin de las
familias para llevar a
cabo el proceso de
evacuacin.

NIVEL DEL
RIESGO
SOBRE EL
PROCESO

ALTO

Tardanza
en
el
cumplimiento
del
ALTO
otorgamiento de la
ayuda.

Cuando un servidor
pblico en desarrollo
de sus funciones al
escribir o redactar un
documento pblico
que pueda servir de
prueba, consigne una EXTREM
falsedad
total
o O
parcial.
Imitar,
copiar
o
reproducir un escrito
o cualquier cosa que
sirva para comprobar
algo,
hacindolo

CAUSAS DEL RIESGO

CONTROL EXISTENTE

NIVEL DEL
RIESGO
DEFINITIV
O

Formatos
GMR-FT-30
registro
de
familias
1. Las familias no perciben la
afectadas y
condicin
de
riesgo.
2. No cuentan con redes de
GMR- FT-33 Visita Social
apoyo para realizar un traslado
de
verificacin
y
inmediato.
MEDIO
seguimiento
de
3. Falta de credibilidad por
evacuacin.
parte de las familias a los
procesos adelantados por las
Resolucin 091 de 2014
entidades distritales.
contino
seguimiento
social
1. Las familias no presentan la Formatos
documentacin
completa. GMR-FT-30 registro de
2. Demoras en la emisin y familias afectadas.
publicacin de los actos
administrativos emitidos por la GMR-FT-04
lista
de
oficina
jurdica. chequeo hoja de ruta MEDIO
3. Inconsistencias de la base de datos ayudas
informacin.
humanitarias de carcter
4.
Vencimientos
de
los pecuniario
trminos de la vigencia para el Base de datos control
trmite de la AHCP.
financiero CRPS y pagos
1. Las familias presentan Formatos
GMR-FT-30
documentacin
falsa. registro
de
familias
2. Las familias suministran afectadas.
informacin falsa al profesional
social en el momento de GMR-FT-04
lista
de
diligenciar el registro de chequeo hoja de ruta
familias.
base de datos ayudas
3.
El
profesional
omite humanitarias de carcter ALTO
informacin relevante para el pecuniario
proceso.
4. Desconocimiento por parte Base de datos control
del profesional de los casos financiero CRPS y pagos
particulares que aumentan la
vulnerabilidad de las familias y Bitcora registro de evento
las haran beneficiarias de la sire

TIPO

PREVE
NIR

MITIGA
R

MITIGA
R

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pasar por autentico o

ahcp, ya que su vida o salud se
verdadero.
encuentra en grave peligro, o
Falta o delito que
en medio de un conflicto
consiste en dejar de
armado a favor de personas
hacer,
decir
o
protegidas.
consignar algo que
deba ser hecho,
dicho o consignado.
segn el cdigo penal
omisin significa
Fuente: M.R. Consolidado. Oficina Asesora de Planeacin. Correo Interno. De: Jonathan Andrs Lara Herrera
<jlara@idiger.gov.co> Fecha: 12 de febrero de 2015, 12:05 p. m. Asunto: Re: Mapas de Riesgos Para: Diana
Constanza Ramrez <dcramirez@idiger.gov.co>

Auditoria interna identifica adems los siguientes riesgos:

Errores en la identificacin de las familias (hallazgo de contralora) las bases de datos

no son iguales, los pagos no se hacen a todos los afectados,
No se encuentre disponibilidad de vivienda en el sector.
que no se evacue ( la ayuda no alcanza para reubicarse )
No cumplir con la meta del componente.

De acuerdo a la gestin de riesgos y clasificacin segn ISO 31000 el nivel de madurez de la

administracin de riesgos en el rea es 1: que significa que se habla de riesgos y que hay un
responsable del monitoreo con limitada autoridad
NORMAS AFECTADAS.
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
1. MDULO DE CONTROL DE PLANEACIN Y GESTIN
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO
1.3.2 Identificacin del Riesgo
1.3.3 Anlisis y Valoracin del Riesgo
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA
4.1 REQUISITOS GENERALES
g) establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la
Satisfaccin del cliente y el logro de los objetivos de la entidad
DEBILIDAD 2. LAS AHCP COMO UN COMPONENTE DEL PROYECTO 788, PRESENTA
REGISTROS DE SUMAS TOTALES DE META FISICA (MAGNITUD) DIFERENTE A LA
SUMATORIA LITERAL DE LO PROGRAMADO REAJUSTANDO LA META MEDIANTE LA
SUMA DE LO EJECUTADO COMO PROGRAMADO ADEMAS NO SE REGISTRAN LOS
PAGOS DE AHCP DE 2012 POR EFECTOS DE LAS INUDANCIONES BOSA KENNEDY
En el ITS se presenta un cronograma mensualizado de resultados cuyas cifras coinciden con
las reportadas en SEGPLAN, sin embargo no se evidencia el registro de ayuda por las
inundaciones de Bosa Kennedy que se pagaron en 2012; son 14.793 AHCP que no se
encuentran en el reporte de ese ao, en 2013 se pagaron 124 AHCP quedando
pendientes de pago 191 y dado que mediante resolucin 162 de diciembre de 2014 se

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liberaron los pasivos exigibles estos debern apropiarse en el presupuesto de cada

vigencia en tanto se paga a los beneficiarios de esas ayudas, lo que implica que en el
presupuesto de cada anualidad debe apropiarse el valor de las ayudas pendientes de
pagar que suman $84.422.000 que para 2015, no se encuentran presupuestados ya que
segn reporte SEGPLAN el saldo de apropiacin 2015 es de $16 millones. (94-78)
Tambin la sumatoria de lo programado como magnitud de lo registrado en el SEGPLAN es
de 5554 pero el sistema registra 4952 dado que se ha programado para sumar lo ejecutado
en las vigencias anteriores como programado para ajustar la sumatoria total a la meta lo cual
obligara a deducirlo de la meta del periodo final, y contabilizando una ejecucin anual ajustada
a lo programado minimizando la desviacin real
En la ficha del proyecto tambin se encuentra registros similares, donde la sumatoria de lo
registrado como programado es literalmente 5554 pero en la columna programado SEGPLAN
se registra 4952.

AO
2012
2013
2014
2015*
2016
TOTAL

REPORTE SEGPLAN-ITS DE METAS AHCP

METAS
sumatoria del sistema
P
E
P
E
1000
817
817
817
1135
753
753
753
1000
963
963
963
1000
259
259
1000
1419
N.D.
1419
5554*
2792
4952
2792

NORMAS AFECTADAS.
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
3. Eje Transversal Informacin y Comunicacin
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA
6.3 INFRAESTRUCTURA
Literal a)
DEBILIDAD 3: LA META Y EL PRESUPUESTO NO SE ESTIMARON TCNICAMENTE,
HACIENDO QUE LA ENTIDAD NO PUEDA CUMPLIR CON LO PLANEADO EN TIEMPO,
PRESUPUESTO Y MAGNITUD
El procedimiento Ayudas Humanitarias con carcter pecuniario es un componente del
PROYECTO 788, la Estructura Desglosada de Trabajo (EDT), del componente AHCP es la
siguiente:

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META

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4952 FAMILIAS EVACUADAS CON PAGO DE AHCP

COMPONENTE

GARANTIZAR A FAMILIAS EVACUADAS EL PAGO INMEDIATO DE LAS

AYUDAS HUMANITARIAS DE CARCTER PECUNIARIO
RELOCALIZACIN TRANSITORIA DE FAMILIAS EVACUADAS
POR EMERGENCIA O RIESGO INMINENTE

PRODUCTO

PAQUETES DE
TRABAJO

VERIFICACION DE
CONDICIONES DE
VULNERABILIDAD

RECOLECCION
DOCUMENTACION
PARA AHCP

TRAMITE
PAGO

LAS ACTIVIDADES SE DETALLAN EN EL PROCEDIMIENTO GMR-PD-04

VERSIN 4
Segn reporte en SEGPLAN la desviacin promedio de lo ejecutado frente a lo programado
en los cuatro aos es del 26%. Este tipo de estimacin es caracterstico de la fase de inicio
de un proyecto, cuando todava no se tiene una informacin precisa. El presupuesto definitivo
se consolida conforme el proyecto tiene ms informacin sobre las condiciones y los supuestos
originales, sin embargo en 2014, con dos aos y medio de ejecucin se presenta una
desviacin del -13% de lo ejecutado frente a lo planeado presupuestalmente. Tcnicamente
estas desviaciones de lo ejecutado frente a lo planeado debe estar entre el -5% a +10%
La curva de Desviacin S permite visualizar la variacin de costos del componente AHCP del
proyecto 788 entre lo programado y lo ejecutado. Con esta tcnica se puede determinar si el
desempeo del proyecto requiere o no ajustes. De acuerdo con la curva S resultante se
determina la brecha entre lo planeado y lo ejecutado
Analizado con la tcnica mencionada el comportamiento en las curvas demuestra
subejecucin sin que se evidencie la toma de decisiones ante las variaciones y as, evitar
riesgos para alcanzar las metas del componente del proyecto. La razn para esta variacin
se puede dar por la disminucin de eventos generadores de este tipo de ayudas lo que tiende
a disminuir los gastos del componente del proyecto y por ende la meta del mismo.

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COSTO PROGRAMADO VS EJECUTADO

2500
2000
1500
1000
500
0
2011,5

2012

2012,5

2013

2013,5

PLANEADO

2014

2014,5

2015

2015,5

EJECUTADO

Tambin esta incertidumbre en la gestin del componente del proyecto, se debe a la falta de
un plan de ejecucin que abarque los aos de duracin del proyecto, en este caso cinco aos,
con el fin de tener una mejor comprensin de sus resultados. Este plan es comnmente
llamado plan de ejecucin del proyecto (PEP). Como parte del PEP, tambin se elabora un
plan operativo anual (POA), de acuerdo con el perodo seleccionado. Para este componente
no se han formulado ninguno de los dos instrumentos.
De otra parte, si aplicramos la tcnica del plan de ejecucin del proyecto (PEP). Como parte
del PEP, tambin se elabora un plan operativo anual (POA (Earned Value Management) se
podra controlar la ejecucin de un proyecto a travs de su alcance, cronograma y recursos,
lo que posibilita medir de una manera simple el desempeo del proyecto con base en lo
planificado1.
El trmino valor ganado proviene del concepto de que cada entregable y/o producto del
proyecto tiene un costo asociado que solo se puede imputar al proyecto en el momento de su
entrega.
A manera de ilustracin; si se tiene que entregar 90 AHCP por mes y cada una de ellas cuesta
$500.000, solo en el momento de entregar la AHCP, el proyecto puede contabilizar la creacin
de valor por $500.000, independientemente de si cost ms o menos de lo planificado. El
proyecto no puede contabilizar trmites, disponibilidades presupuestales e incluso registros
presupuestales ya que estos elementos no son el entregable y/o producto, sino insumos que
se utilizan para crearlo. De esta manera, el VG utiliza una medida que est libre de
interpretaciones ya que computa solo los entregables y/o productos completados en un cien
por ciento y no parcialmente completos.
La tcnica del valor ganado como sistema de control requiere el uso de tres dimensiones:
1

PM4DEV (2008) Fundamentos de Gerencia de Proyectos. Estados Unidos: PM4DEV.

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Costo Real (AC/Actual Cost): es el costo total en el que el proyecto ha incurrido hasta la
fecha para obtener el valor ganado y que se obtiene del reporte de SEGPLAN. $1.525.000.000
hasta el 30 de junio de 2015. Para entregar 2792 AHCP, se gastaron (AC) $1.525.000.000,
segn presupuesto acumulado
Valor Planificado (PV/Planned Value): es el presupuesto programado que se ha asignado
a las metas fsicas programadas a la fecha. $2.180.000.000 valor presupuestado hasta 30 de
junio de 2015 segn reporte SEGPLAN
Valor Ganado (EV/Earned Value): es el costo programado de las AHCP entregadas a la
fecha.
Entonces, segn SEGPLAN el presupuesto total para AHCP es de $2,513 millones tiene una
duracin de 5 aos. En ese tiempo debe entregar 4,952, AHCP AHCP segn la distribucin
detallada por ao del cuadro REPORTE SEGPLAN-ITS DE METAS AHCP lo que resulta en
un costo promedio presupuestado de $502.800 cada AHCP
El valor ganado: a 30 de junio de 2015: es el siguiente:
Hasta esa fecha se han entregado 2792 AHCP, por valor de $1.403.817.600
El valor ganado (EV) es de $1.403.817.600
Variacin del costo: [CV = EV - AC]
CV = $1.403.817.600 - $1.525.000.000 = $-121.182.400 o
Es decir, el componente del proyecto ha gastado $121.182.400
Variacin del cronograma: [SV = EV - PV]
SV = $1.403.817.600- $2.180.000.000 = - $776.182.400 o
El valor es negativo, lo que significa que el proyecto est retrasado en - $776.182.400 Que
equivalen a 1543 AHCP
En este orden de ideas se demuestra que tanto la meta (cuantificada sobre hechos
imprevisibles) como el presupuesto no se estimaron tcnicamente, haciendo que la entidad no
pueda cumplir con lo planeado en tiempo, presupuesto y magnitud, pues no depende de la
gestin de la entidad sino de hechos fortuitos que generan la activacin del procedimiento,
aunque es posible cuantificar a travs de una segunda meta que tome como referentes las
zonas en riesgo que obligaran a reasentamiento, o sea una meta contrastada coordinada
con recuperacin.

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NORMAS AFECTADAS.
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
2. MDULO DE EVALUACIN Y SEGUIMIENTO
2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIN INSTITUCIONAL
2.1.1 Autoevaluacin del Control y Gestin
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA
8.2 Seguimiento y medicin
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos
DEBILIDAD 4. LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS Y EJECUTADAS EN EL PLAN DE
MEJORAMIENTO SUSCRITO CON LA CONTRALORIA DISTRITAL NO PREVIENEN LA
REPETICION DEL HALLAZGO SOBRE INCONSISTENCIA DE INFORMACION DE LOS
AFECTADOS POR EVENTOS DE EMERGENCIA
Del INFORME FINAL DE AUDITORA REGULAR periodo 2013 se encuentra el siguiente:
3.3.1. Hallazgo Administrativo como resultado de las evaluaciones realizadas por este
organismo de control a la emergencia presentada a raz de la ola invernal del ao 2011, en las
localidades de Bosa y Kennedy se detect lo siguiente:
En la normatividad para la entrega de la ayuda humanitaria no se estableci un trmino
mximo para su pago, lo que resulta contradictorio dado que la ayuda se da en razn de la
emergencia, y a la fecha (febrero de 2014), quedan pendientes por pagar ayudas a 191
beneficiarios, correspondientes a $84.864.000, que deben reportarse en los informes
financieros de la entidad hasta tanto no se hayan cancelado en su totalidad.
Si bien es cierto, son varias las entidades que intervienen en la atencin de emergencias en
el Distrito Capital, cada una de estas est en la obligacin de implementar acciones en forma
coordinada, que permitan mejorar la respuesta ante estos eventos, adicionalmente, teniendo
en cuenta que el FOPAE, tiene la responsabilidad de prestar ayuda econmica, estos recursos
deben ser ejecutados con eficacia y oportunidad.
Lo anterior incumple lo establecido en el numeral 10 del artculo 3 de la Ley 1437 de 2011 y el
literal f) y h) del artculo 2 de la Ley 87 de 1993. Ocasionado por la insuficiente coordinacin
interinstitucional para la planeacin y atencin de emergencias, lo que puede generar riesgo
en la asignacin de los recursos a personas no afectadas, y demora en la depuracin de las
cifras.
En el plan de mejoramiento 2014 -2015 se encuentra:
ANALISIS DE CAUSAS: Falta de vinculacin informtica entre las plataformas de informacin
de las entidades distritales.

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ACCIN A IMPLEMENTAR: Realizar acuerdo con las entidades para la conexin de

plataformas de informacin.
INDICADOR QUE PERMITE MEDIR EL ACCIN A IMPLEMENTAR: Acuerdos Ejecutados
/Acuerdos Identificados
META FINAL DE LA ACCIN: Conectar 2 Plataformas
EVIDENCIAS DEL CUMPLIMIENTO
En el 2012 se dise y desarrollo aplicativo web como medio de registro y consulta de las
personas afectadas, as como la posibilidad para la comunidad de verificar el pago de las
ayudas humanitarias, el cual estuvo publicado hasta marzo de 2014 en www.fopae.gov.co, a
la fecha no se encuentra link en espera de definir quien autoriza firma de los certificados.
Por otra parte actualmente la entidad tiene conexin con las siguientes entidades: Avance del
80% NUSE 123: Conexin que permite el paso de informacin (mdulo bitcora) del aplicativo
PROCAD al SIRE (Sistema de informacin de riesgos), la conexin se hace desde el servidor
POSEIDON hacia la IP del NUSE 192.168.98.111, a travs del aplicativo INTERFAZ SIRENUSE y mediante la regla configurada en el firewall pfsense de la entidad. O SECRETARIA
DE HACIENDA: Conexin a travs de canal dedicado el cual permite la ejecucin de los
mdulos financieros (opget, predis, pac) del aplicativo si-capital. La conexin se hace mediante
las siguiente ip configuradas en el firewall de la entidad. (Archivo de soporte regla firewall
conexin SHD) o SECRETARIA DE PLANEACION: Conexin a travs de canal dedicado para
ejecucin
Cabe anotar que las plataformas a conectar segn el hallazgo hacen referencia a datos de
afectados por eventos de emergencia y nicamente se dise un aplicativo para la emergencia
especifica de Bosa-Kennedy, lo cual es una correccin y no una accin correctiva y preventiva,
debido a que implica acuerdos de plataformas comunes con la Secretaria de Integracin
Social, de ah que la relacin de plataformas referidas anteriormente, no son soportes para
dar respuesta a los casos de inconsistencia de datos de afectados para AHCP y por tanto
no se est administrando el riesgo detectado por el ente de control fiscal sobre asignacin de
los recursos a personas no afectadas, y demora en la depuracin de las cifras.
NORMAS AFECTADAS.
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
1. MDULO DE EVALUACIN Y SEGUIMIENTO
2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
2.3.1 Plan de Mejoramiento
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA
8.5 MEJORA
8.5.1 Mejora continua

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DEBILIDAD 5. LOS SISTEMAS DE INFORMACION (BASE DE DATOS EN EXCEL) Y

CARPETAS DE AHCP SE MANEJAN EN FORMA MANUAL, SIN CUMPLIR LAS NORMAS
ARCHIVSTICAS Y DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS GENERANDO RIESGOS DE
PRDIDA O DESTRUCCIN DE LA DOCUMENTACIN
Las carpetas de cada AHCP se archivan manualmente, estas carpetas contienen una hoja de
ruta diligenciada a la mitad y se manipulan por el componente social hasta la entrega al rea
para su archivo. Se calcul una muestra para revisin de carpetas de AHCP con la siguiente
formula:

TAMAO DE LA MUESTRA =

62

Segn el teorema del lmite central, cuando calculamos o revisamos una caracterstica sobre
una muestra, podemos saber cul es la probabilidad de que el universo tenga esa misma
caracterstica, este caso con una probabilidad del 95% y un margen de error del 5%.
Se solicit 40 carpetas del 2014 seleccionadas cada 23 del listado, segn clculo de recorrido
y 22 del 2015 (IDIGER-FONDIGER) seleccionadas cada 20 del listado segn recorrido.
El rea y prestamos archivo permiti el acceso a 36 carpetas de 2014 y el rea no remiti las
carpetas 2015 solicitadas. Por lo cual las caractersticas encontradas son vlidas para las
carpetas 2014. Se evidencio lo siguiente:
El 100% de las carpetas revisadas tienen la hoja de ruta incompleta en su diligenciamiento
El 14% no tiene el acta de verificacin de la evacuacin
El 1% no tiene el pago a beneficiario
El 1% pagos a nombre de IDIGER no est el subsiguiente pago a beneficiario
Se inform que las cuatro carpetas 2014 que no se entregaron las tiene un profesional social
que ya no labora en el rea, lo que genera una probabilidad de que el 10% de las carpetas
2014 no estn archivadas institucionalmente esto es de 79 a 88 carpetas, con riesgo de
prdida de esta informacin
Las bases de datos de AHCP estn en formatos Excel en el NAS con permisos de cambios
para la lder del procedimiento y todos (as) los (las profesionales) del componente social;
Comparando la base de reasentamientos (control financiero) que contiene datos desde 2012;
en 2014 se registran gestiones desde abril de ese ao y pagos desde mayo, pero en la base
de presupuesto CRPs se registran datos desde febrero de 2014, lo que significa que no son
consistentes en cuanto a fechas.

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En 2014 se registran segn el reporte de presupuesto 828 CRPs y segn la base de

reasentamiento 574 pagos, lo que significa que existe una diferencia de 254 AHCP que estn
en la base CRPs que no estn registradas en la base de reasentamientos.
Para 2015 se presenta equivalencia entre presupuesto y reasentamiento, consistente con el
reporte en SEGPLAN pero una diferencia de ms del 50% con lo que reporta pagos.
REASENTAMIENTO
253

CRPs
(IDIGERFONDIGER)
253

PAGOS
104

NORMAS AFECTADAS.
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
2. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIN Y COMUNICACIN
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA
Numeral 4. Sistema de gestin de Calidad
4.2 Gestin documenta
4.2.4 Control de los registros
DEBILIDAD 6 EN LOS CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS DEL
COMPONENTE SOCIAL QUE APOYA EL PROCEDIMIENTO GMR-PD-04 Versin 4 SE
ENCUENTRA QUE LOS RESULTADOS PACTADOS NO SE VISIBILIZAN EN EL INFORME
DE ACTIVIDADES PRODUCTO, QUE LOS ESTUDIOS DE SECTOR SON
DESACTUALIZADOS Y CARPETAS CON DOCUMENTO EXTEMPORANEO O
INCOMPLETOS
En los 15 contratos de prestacin de servicios 2015 revisados del componente social de
reasentamientos que entre sus obligaciones tiene el procedimiento de AHCP en la parte social,
se evidencia que ninguna carpeta esta foliada, que los informes de actividades contienen en
promedio un 60% de las obligaciones pactadas informadas como realizadas pero algunas de
las actividades y productos informados no responden al resultado esperado, como por ejemplo
en ninguna se informa sobre el plan de trabajo que es la primera obligacin; adems tienen
en comn que Lista de chequeo est a lpiz, estn sin foliar, los estudios de sector 2015
estn sin firmas con notas de elaboracin de Martha Lucia Huertas y Vo.Bo. Martha Lucia
Ortiz, que ya no laboran en la entidad desde el primer semestre de 2014, adems la matriz de
riesgos no tiene firmas.
En la carpeta del Contrato 316/15 a nombre de BAIRON ENRIQUE VARGAS LONDOO, no
se encuentra la homologacin de los ttulos de pregrado y postgrado obtenidos en el exterior.
Contrato
323

LIDA JANETH RUIZ GUATAQUI

Certificado personera del 25/08/2015. El contrato

inicio el 23 de junio de 2015

Contrato
324

GLORIA MARLEN ACOSTA NAVARRO

formulario nico de bienes y rentas incompleto

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NORMAS AFECTADAS.
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
1. MDULO DE CONTROL DE PLANEACIN Y GESTIN
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA
7.4. Adquisicin de bienes y servicios
DEBILIDAD 7. SE ESTAN CANCELANDO AYUDAS HUMANITARIAS EN FORMA
CONTINUA A LOS AFECTADOS DE VILLA DE LOS ALPES A LAS CUALES NO ESTA
OBLIGADA LA ENTIDAD SEGN LAS NORMAS VIGENTES A LA FECHA DE LOS
HECHOS Y POSTERIORES ADEMAS QUE LAS SENTENCIAS JUDICIALES NO
OBLIGABAN AL DISTRITO A ESTE RECONOCIMIENTO
El anterior FOPAE y ahora el IDIGER continua pagando AHCP a los afectados de la
Urbanizacin Villa de los Alpes, segn se argumenta, en cumplimiento de sentencia judicial.
Actualmente se estn pagando 15 AHCP a afectados de Villa de los Alpes de 33 que se
encuentran en la base de datos inicial
Estos pagos se hacen en consideracin a las acciones que lidero la Defensora del Pueblo,
que mediante apoderado instaur accin popular contra el Distrito Capital de Bogot, el
Instituto de Desarrollo Urbano - IDU y la Organizacin Luis Carlos Sarmiento Angulo Ltda., por
considerar vulnerados los derechos e intereses colectivos a la realizacin de construcciones,
edificaciones y desarrollos urbanos respetando las disposiciones jurdicas de manera
ordenada y dando prevalencia al beneficio de la calidad de vida de los habitantes y el derecho
a la seguridad y prevencin de desastres.
El Tribunal Administrativo de Cundinamarca mediante sentencia de 11 de agosto de 2006,
ampar los derechos colectivos cuya proteccin se reclam, as:
Teniendo en cuenta las pruebas obrantes en el proceso, el a quo encuentra a manera de conclusiones:
Que la Organizacin Luis Carlos Sarmiento Angulo es responsable de violar los derechos colectivos a
la realizacin de construcciones, edificaciones y desarrollos urbanos respetando las disposiciones
jurdicas, de manera ordenada y dando prevalencia al beneficio de calidad de vida de los habitantes y
el derecho a la seguridad y prevencin de desastres previsibles tcnicamente porque a pesar de que
cumpli con las normas legales vigentes para la poca de la edificacin de las viviendas, sus estudios
y diseos realizados no fueron suficientes para evaluar la posible inestabilidad del terreno y porque en
el desarrollo de la obra hubo factores que aceleraron el fenmeno de reptacin, como las actividades
realizadas durante la construccin de la urbanizacin, tales como los cortes y rellenos compactados
realizados para la adecuacin de la zona donde se construyeron las viviendas; por lo que deber, en el
trmino mximo de seis (6) meses, contados a partir de la ejecutoria de la sentencia:..
..
Que la Alcalda Mayor de Bogot es responsable de violar los derechos colectivos invocados y
en consecuencia deber realizar las siguientes obras, en el trmino de seis meses contados a

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partir de la ejecutoria de la sentencia, en relacin con el mal estado en que se encuentra la

avenida Ciudad de Villavicencio, tal como lo determina el dictamen pericial de la U. Nacional
..
Respecto de la empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot, le ordena que en el trmino mximo
de seis meses, contados a partir de la ejecutoria de esta providencia, realice las siguientes obras:
.
Las entidades demandadas interpusieron sendos recursos de apelacin contra la sentencia del Tribunal
Administrativo de Cundinamarca, expresando los siguientes motivos de inconformidad

Segn el fallo citado no estaba obligado el Distrito el pago de AHCP, no obstante por ser
FUNCION del FOPAE ayudar a las familias en condicin de vulnerabilidad por riesgo de
desastre, tampoco es menos cierto que dicha ayuda estaba limitada al trmino perentorio de
un mes debiendo asumir el pago posterior la Caja de Vivienda Popular al menos a partir de
diciembre de 2003 en aplicacin del pargrafo del artculo 4 del decreto 230 de 2003:
PARGRAFO TRANSITORIO: A partir de la expedicin del presente Decreto y hasta el 31 de
diciembre de 2003, se efectuar el empalme entre el Fondo de Prevencin y Atencin de
Emergencias de Bogot y la Caja de Vivienda Popular. Durante este trmino y con el fin de
evitar la paralizacin del servicio, el Fondo de Prevencin y Atencin de Emergencias
continuar prestando el apoyo necesario para la realizacin de las actividades que se
requieran para el normal desarrollo del programa de reasentamiento.
En el pargrafo del Artculo 3 del mencionado Decreto 230 se estableca:
PARGRAFO TRANSITORIO: A partir de la expedicin del presente Decreto y hasta el 31 de
diciembre de 2003, se efectuar el empalme entre el Fondo de Prevencin y Atencin de
Emergencias de Bogot y la Caja de Vivienda Popular. Durante este trmino y con el fin de
evitar la paralizacin del servicio, el Fondo de Prevencin y Atencin de Emergencias
continuar prestando el apoyo necesario para la realizacin de las actividades que se
requieran para el normal desarrollo del programa de reasentamiento.
Adems debe considerarse que el CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO
ADMINISTRATIVO SECCION TERCERA Consejero ponente: RICARDO HOYOS DUQUE ,
primero (1) de noviembre de dos mil uno (2001) Radicacin nmero: 25000-23-27-000-20000111-01(AP-031) determino teniendo en cuenta que mediante auto del 15 de agosto de 2001,
el Tribunal neg el llamamiento en garanta, por considerar "en primer lugar...que tanto el
distrito capital como el IDU actan como parte en el proceso y sobre su responsabilidad se
decidir en la sentencia. En segundo lugar, porque se desconoce el contrato o la ley que
obligue a los llamados en garanta a responder por los daos y perjuicios que le
pudieran corresponder a la llamante". Confirmo por las razones expuestas, la providencia
dictada por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca el 15 de agosto de 2001 y no llamo en
garanta al DISTRITO

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En el DECRETO 480 DE 2009 en su Artculo 3. Se establece Asignar a la Direccin de

Prevencin y Atencin de Emergencias - Fondo de Prevencin y Atencin de Emergencias, la
realizacin del pago de la ayuda de relocalizacin transitoria requerida para los efectos del
presente Decreto, por un trmino mximo de seis (6) meses, vencidos los cuales la autoridad
competente, de conformidad con las caractersticas del evento y el origen del riesgo pblico,
asumir el pago a que haya lugar de acuerdo con la decisin del Comit de Seguimiento, de
que trata el artculo 9 del presente Decreto, teniendo en cuenta el estudio tcnico y en el
Artculo 5. Si de conformidad con lo dispuesto por el artculo tercero del presente Decreto se
establece que el riesgo no es mitigable se dar aplicacin a lo establecido en el Decreto
Distrital 230 de 2003 como tampoco se evidencia que acciones del comit de seguimiento de
que habla el Decreto en comento: Artculo 9. Para cada evento se conformar un Comit de
Seguimiento que verificar que las disposiciones establecidas en el presente Decreto se
cumplan, mediante la coordinacin interinstitucional de las entidades que lo conforman.
El DECRETO 230 DE 2003 (julio 25) fue Derogado por el art.17, Decreto Distrital 255 de 2013,
estableca
En el pargrafo del artculo 4 del Decreto 255 de 2013 se establece el pago de la AHCP por el
FOPAE hasta por el trmino perentorio de un mes en el pargrafo segundo del mismo artculo
establece que cuando se trate de reparacin o reconstruccin de viviendas el FOPAE
continuara con la AHCP, lo cual implica que no se har en el caso de reasentamiento. En el
procedimiento GMR-PD-04 Versin 4 se establece que las AHCP se seguirn cancelando a
solicitud del profesional social.
Se denota que la entidad no ha realizado las acciones necesarias para que las AHCP
continuas sean asumidas por las entidades encargadas para tal fin y por el particular.
NORMAS AFECTADAS.
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
1. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIN Y COMUNICACIN
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1Determinacin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio Literales b.c, d
DEBILIDAD 8. EL TRAMITE DE PAGO DE LA AHCP NO ESTA EN TIEMPOS
OPTIMIZADOS
La Resolucin 091 de 2014 no establece trminos para la entrega de la AHCP aunque la
califica de prioritaria sobre otros trmites.
Teniendo en cuenta que ante un concepto de evacuacin la AHCP debe pagarse
inmediatamente a riesgo que la familia afectada permanezca en el lugar de la amenaza.
El tramite entre el evento y el pago de la AHCP frecuentemente demora 11 das, con una
probabilidad del 95% y un margen de error del 5% en la muestra calculada se estima que

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frecuentemente se estn demorando entre 10 a 13 das, aunque en la muestra existen casos

aislados de trmite que demoraron entre 5, 7 y 9 das y casos de trmite de 90, 69 y 52 das
Aunque es una fortaleza el tiempo que toma el trmite social (valor Modal 0 das) se presenta
un caso aislado de 46 das y dos de 26 y 25 das, respectivamente.
El tramite entre la radicacin de documentacin y el pago es de 11 das (Moda de la muestra
11) segn el margen de error utilizado para la muestra, es probable que el 95% de los casos
se estn demorando entre 10 y 13 das, dado que existen casos aislados de 90, 46 y 44 das
y de 4, 6 y 7 das, este tiempo menor en el tramite implica que el trmite se puede en menos
de once das.
En efecto de acuerdo con la distribucin de las ayudas tomadas en la muestra como inferencia
del universo o total de ayudas, se encuentra que las AHCP de la muestra se concentran cerca
y por debajo de los 27 das, 65% de las ayudas. Sin embargo de acuerdo con la desviacin
estndar respecto del promedio estas no se distribuyen bajo una curva normal o campana de
Gauss por la concentracin anotada denotndose que el tiempo ptimo para tramitar una
ayuda es de siete das y no de once como se hace frecuentemente, de acuerdo a la
probabilidad que demuestra la curva en relacin con la distribucin normal
DISTR.NORM (C5; $E$1; $E$2; FALSO)

20

40

60

80

NORMAS AFECTADAS.
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
1. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIN Y COMUNICACIN
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio
Literal a)

100

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DEBILIDAD 9. POST-ENTREGA DE LA AHCP LA ENTIDAD NO REALIZA ACTIVIDADES

DE SEGUIMIENTO SICO SOCIAL A LAS FAMILIAS AFECTADAS
Las actividades de post- entrega consisten en continuar el esfuerzo inicial de atencin a los
afectados mediante acciones posteriores al pago de la ayuda humanitaria Hay algunas
acciones que son naturales y conocidas tales como preocuparse de que el pago sea pronto, y
que s se requiere un acompaamiento social en el lugar de reubicacin transitoria o definitiva
o gestin ante otras entidades del Distrito se realice.
Del procedimiento y de las entrevistas de trabajadoras sociales se desprende que ese tipo de
acompaamiento no se realiza y que la labor termina con confirmar el pago de la AHCP previa
verificacin de haber realizado la evacuacin.
NORMAS AFECTADAS.
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIN Y COMUNICACIN
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio
Literal a)

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4. RECOMENDACIONES U OPORTUNIDADES DE MEJORA

1.
La administracin de riesgos es mucho ms que la elaboracin de una matriz de riesgos
para cumplir con la norma. El objetivo debe ser conocer el riesgo, y controlarlo. Del mismo
modo que los frenos de un automvil dan al conductor la posibilidad de ir ms rpido con
seguridad, un profundo conocimiento de los riesgos dar al equipo gestor la confianza para
ser ms emprendedor, por lo cual se requiere una exhaustiva revisin de los riesgos del
procedimiento con participacin de todos los involucrados y con instrumentos que registren la
materializacin cuando se presente para efectos de administrarlos.Los registros en todos los
sistemas de informacin de seguimiento del componente AHCP del proyecto 788, deben ser
revisados y contrastados para efectos de evitar inconsistencias como tambin definir los
parmetros de inclusin o exclusin de las AHCP pagadas, los cuales deben quedar
registrados.
3.
Utilizar un plan de ejecucin del proyecto, PEP, utilizando los planes de trabajo
contratados entre las obligaciones de los contratistas del componente social.. El resultado es
un plan que presenta los principales resultados, tareas, indicadores, riesgos y clusulas para
permitir una estrecha vigilancia y una supervisin de la ejecucin del proyecto. Dado que un
PEP de varios aos de duracin puede ser demasiado amplio si se baja mucho al detalle, se
requiere dividir o desglosar el PEP en partes menores, que faciliten el monitoreo y control.
Esto se realiza mediante los planes operativos anuales, que permiten establecer los objetivos
y los plazos dentro de un perodo de doce meses. La revisin de los resultados al final del ao
sirve de base para preparar el siguiente ao de operacin. Por lo general, realizar la revisin
y la evaluacin una vez en el ao no es una buena prctica, por lo que se plantea como mejor
opcin hacerlo en forma peridica (mnimo trimestral). Sin embargo, determinar la mejor
frecuencia para realizar la revisin, la evaluacin y el ajuste depende de los administradores
del proyecto, la estrategia de planificacin, la importancia de los recursos, el costo y las
personas disponibles para hacerlo. Organizaciones como la Unin Europea, el Banco Mundial,
el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID) y otras agencias de desarrollo utilizan este tipo de enfoque en la planificacin
de los proyectos y los programas de desarrollo
4.
Cumplir el plan de mejoramiento suscrito mediante la realizacin de un acuerdo con la
Secretaria de Integracin Social para disear una plataforma integrada de bases de datos, en
aplicacin del principio de complementariedad.
5.
Organizar con todos los registros y mantener las carpetas AHCP de la vigencia en el
archivo del rea disponible para consulta o inclusin de documentos y no en poder de los
profesionales, adems restringir los permisos de modificacin de la base de datos dejando la
responsabilidad nicamente en la lder de AHCP o a quien ella autorice
6.
Corregir los errores de forma en las carpetas de contratos de prestacin de servicios y
verificar que las actividades y productos informados correspondan con las obligaciones y
resultados esperados.

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7.
Realizar los trmites que se requieran para trasladar el pago de ayudas humanitarias
que superen el trmino perentorio de un mes a la Caja de Vivienda Popular en aplicacin de
la Resolucin 740 de 2015, expedida por esa entidad que reglamenta el artculo 4 del Decreto
Distrital 255 de 2013, que establece:
ARTCULO 4.- Iniciacin de la Ayuda de Relocalizacin Transitoria. La ayuda de relocalizacin
transitoria, iniciar:
1. Una vez vencido el mes cancelado por IDIGER como ayuda humanitaria, previa suscripcin
y presentacin del contrato de arrendamiento a la Caja de la Vivienda Popular.
2. En el caso de solicitud del interesado iniciara la ayuda previa revisin de la Direccin de
Reasentamientos del concepto de IDIGER a travs del cual se declara el predio en alto riesgo
3. Cuando se disponga del traslado inmediato de las familias del programa de reasentamiento,
sin que se hubiere iniciado dicho traslado por IDIGER.
4. Cuando se recomiende la relocalizacin transitoria por orden judicial o acto
administrativo.
Y de la Resolucin 1329 de 2015 (julio 14), tambin de la Caja de Vivienda Popular:
ARTCULO 1.- Modificar el artculo 19 de la Resolucin No. 740 del 30 de abril de 2015, el
cual quedar as:
ARTCULO 19.- Rgimen de Transicin y Vigencia. El presente acto administrativo comenzar a
regir a partir de su publicacin en el Registro Distrital.
PARGRAFO 1: En un periodo de transicin de seis (6) meses contados a partir de la fecha de
publicacin, la Caja de la Vivienda Popular, a travs de la Direccin de Reasentamientos,
desarrollara las actuaciones sociales, administrativas, financieras, jurdicas y operativas, que
permitan implementar en su totalidad la reglamentacin adoptada mediante el presente acto
administrativo.
8.
En consideracin a los tiempos mnimos que se han utilizado para el trmite de pago
que son de cuatro das, es necesario se determine los puntos donde se detiene el trmite que
implica mayores tiempos para efectos de hacer los correctivos y que la entrega de la AHCP
en ningn caso supere los cinco das calendario, pues en caso de desastre no cuentan los
sbados ni domingos ni feriados.
9.
En un enfoque de derechos la asistencia y participacin comunitaria no concluye nunca,
porque la meta es tener siempre al usuario beneficiario completamente satisfecho. Para
alcanzar ese objetivo es necesario dar una gama de servicios complementarios, que hagan
que la relacin sea muy fuerte y no se pierda jams

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En el caso de IDIGER con las AHCP se recomienda implementar con los afectados
beneficiarios las siguientes actividades:
Comprobar la reubicacin. Cuando sea pertinente es necesario hacer una visita personal
inmediata luego de la entrega de la AHCP para supervisar o examinar el sitio de
reubicacin. Esto permite tomar medidas para solucionar cualquier situacin no esperada.
La presencia de alguien de IDIGER demuestra a las personas que se le est dando un
trato especial, que apreciar y tendr en cuenta siempre
Pensar en relaciones de largo plazo. Este paso complementario, por medio de una
llamada telefnica, carta o visita personal, puede cimentar relaciones duraderas entre
IDIGER y los afectados beneficiarios. El inters continuado luego de realizada la entrega
de la AHCP ofrece prueba del inters de la entidad por las personas

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5. CONCLUSIN GENERAL
El Procedimiento: Reconocimiento de AHCP y Relocalizacin Transitoria de Familias
Afectadas por Emergencia, Calamidad, Desastres o por Riesgo Inminente GMR-PD-04
Versin 4, est ejecutado en torno a una organizacin funcional que aprende y documenta lo
aprendido con nuevas reglamentaciones, lo cual implica un enfoque de mejora continua; sin
embargo an no se administra adecuadamente los riesgos, cuya matriz constituye un
documento de archivo , se realiza la administracin del componente AHCP del Proyecto 788
en funcin de una meta cuantificada siendo un riesgo imprevisible y se denota la falta de
tcnicas para calcular meta y presupuesto con base al entorno, suposiciones (Algo asumido
como cierto sin prueba alguna. En planificacin, las suposiciones acerca del personal, la
complejidad de las tareas, las curvas de aprendizaje y muchos otros factores se hacen para
crear escenarios posibles.) Y Suposiciones del proyecto (Declaraciones escritas acerca del
proyecto que ayudarn a aclarar el alcance, los objetivos y otros factores relevantes que no
pueden ser conocidos en un determinado momento)
Los sistemas de informacin son manuales y presentan errores en manejo propias de incluir
datos en una tabla Excel sin restricciones de acceso y cuyo mejoramiento depende de la
voluntad de reas como sistemas.
En cuanto a contratacin se cuenta con personal profesional, sin embargo la supervisin debe
garantizar la congruencia entre las obligaciones establecidas y resultados esperados y lo
reportado en los informes de actividades y productos generados.
De otra parte el IDIGER debe de manera prioritaria hacer el traslado de la AHCP continuas a
la Caja de Vivienda Popular de acuerdo a la normatividad vigente.
Finalmente para que el procedimiento sea optimo y no se termine con la entrega de la AHCP
es posible reducir el tiempo de trmite administrativo, y considerando que la entidad tiene un
enfoque de derechos es necesario hacer seguimiento a las personas afectadas beneficiarios
post- pago de la AHCP

Cordialmente,

Nombre y firma del

Lder del Equipo Auditor

Nombre y firma del

Asesor de Control Interno

Manuel Armando Arteaga

Diana Constanza Ramirez Ardila

Fecha: 10 Septiembre del 2015

Fecha: 14 Septiembre de 2015