Administracin de proveedores

La gestin o administracin de proveedores es un elemento vital en la

administracin moderna de las organizaciones, sobre todo si se considera que a
partir de la calidad de las entradas se puede garantizar la calidad de las salidas.
Es por ello que se hace necesario que los gerentes encargados del
aprovisionamiento tengan herramientas que les permitan tomar decisiones
gilmente, y en la medida de lo posible, que sean objetivas y fciles de usar.

Ventaja y objetivos
La ventaja principal de una adecuada Gestin de Proveedores radica en que la
organizacin TI obtiene mayores beneficios al contratar a aquellos suministradores
que brindan el mejor servicio al menor coste.
Los principales objetivos de la Gestin de Proveedores consisten en:
Aportar el mximo valor aadido al menor coste en aquellos servicios que prestan
los proveedores.
Asegurar que los contratos y acuerdos con proveedores estn alineados con la
estrategia y necesidades de negocio de la organizacin.
Gestionar la relacin con los proveedores.
Gestionar el rendimiento de los proveedores.
Negociar los contratos con los proveedores y gestionarlos a lo largo de su ciclo de
vida.
Mantener una poltica de proveedores y una Base de Datos de Proveedores y
Contratos (SCD).

Los principales riesgos a los que se enfrenta la Gestin de Proveedores son:

La Gestin de la Demanda no proporciona las directrices bsicas para racionalizar
el gasto, por lo que la Gestin de Proveedores se ve forzada a improvisar los
niveles de capacidad a contratar de los suministradores.
Los contratos en vigor son demasiado vagos y no contemplan objetivos fcilmente
cuantificables como horas de trabajo, nmero de entregables, etc.
Los contratos son demasiado exigentes en calidad-precio, por lo que las
negociaciones con los proveedores se tornan autnticas discusiones bizantinas
que acaban alargndose demasiado.

Base de Datos de Proveedores y Contratos (SCD)

La Base de Datos de Proveedores y Contratos (SCD) es un repositorio
documental donde se archiva toda la informacin relacionada con los proveedores
y los servicios que prestan, incluyendo por supuesto copias de los contratos (UCs)
en vigor.
Es aconsejable que la Base de Datos de Proveedores y Contratos est integrada
en el Sistema de Gestin de la Configuracin (CMS) y en el Sistema de Gestin
del Conocimiento del Servicio (SKMS).
La Gestin de Proveedores se ocupa de definir y gestionar:
Los requisitos de contratacin que se van a exigir a los proveedores.
Los procesos de evaluacin y seleccin de proveedores.
La clasificacin y documentacin de la relacin con los proveedores.
Gestin del Rendimiento de los proveedores
Renovacin o terminacin.

Requisitos de contratacin
La primera tarea que la Gestin de Proveedores debe llevar a cabo es analizar las
estrategias generales de la organizacin y los servicios que se prestan para definir
las necesidades de contratacin.
Han de tenerse en cuenta, tambin, los informes econmicos proporcionados por
la Gestin Financiera, los niveles de calidad acordados con los clientes desde
la Gestin de Niveles de Servicio, y la previsin de la capacidad necesaria para
desplegar el servicio que haya definido la Gestin de la Demanda.
Por ltimo, se deben estudiar a fondo en el Catlogo de Servicios las condiciones
del servicio a prestar y el papel que desempearn los proveedores en el proceso.
Una vez recogidos y analizados estos inputs, la Gestin de Proveedores debe
preparar:
Requisitos que se van a exigir a los proveedores.
Caso de Negocio inicial sobre el que trabajar durante las negociaciones con los
proveedores.
Garantizando en todo momento que tanto los requisitos como las premisas
bsicas de negociacin estn alineados con la estrategia general de la
organizacin TI.

Evaluacin y Seleccin de proveedores

A la hora de elegir un nuevo suministrador han de tenerse en cuenta:
Su adecuacin a los requisitos previamente definidos.
Referencias de otros competidores.
Disponibilidad y capacidad.
Aspectos financieros.
Una vez elegido el proveedor, se han de negociar los trminos del servicio. El
resultado debe quedar reflejado en el Contrato de Provisin del Servicio (UC), un
documento legal que atestigua la relacin entre la organizacin TI y el
suministrador.
Es importante que en el UC queden reflejadas las metas y responsabilidades del
proveedor de cara al cumplimiento de los SLAs.

Clasificacin y Documentacin de proveedores

Una vez que se han acordado y negociado los servicios de un determinado
proveedor, es preciso crear una Base de Datos de Proveedores y Contratos (SCD)
donde se recoger toda la informacin relacionada:
Contratos de provisin del servicio (UCs).
El nivel de actuacin del proveedor: Estratgico (directivos), tctico (mandos
intermedios), operativo (nivel ejecutor).
Relaciones con otros elementos del ciclo de vida.
Gestin del Rendimiento de los proveedores
A grandes rasgos, se trata de verificar si efectivamente se estn cumpliendo los
niveles de calidad y disponibilidad acordados en los contratos:
El suministrador se integra adecuadamente a los procesos de la organizacin TI?
Cul es el procedimiento para informar al proveedor en caso de recibir una
incidencia en el Centro de Servicios?
Si un elemento de configuracin relacionado con el proveedor cambia, cul es el
procedimiento a seguir para actualizar el CMS?
Renovacin o terminacin de contratos
Esta actividad consiste en llevar a cabo renovaciones de contratos, asesorar a la
direccin acerca de si stos son relevantes y terminar la relacin contractual en
caso de que ya no se necesiten ms los servicios del proveedor.
Los aspectos a considerar para tomar la decisin de renovar a un proveedor
incluyen:
El buen funcionamiento del contrato y su relevancia de cara al futuro.
Cambios que es preciso acometer: servicios, productos, contratos, acuerdos,
objetivos.
Perspectivas futuras de la relacin con el proveedor: crecimiento, estancamiento,
cambio, terminacin, transferencia, etc.
Rendimiento comercial del contrato (criterios de cobro, estructura de precios, etc.)
Buenas prcticas para la gestin de contratos.
Administracin de proveedores y contratos.