Gestin de Operaciones

Administracin de Operaciones
Instituto IACC

Desarrollo

Para cualquier unidad organizacional que usted tenga acceso (sea sta una unidad de negocio,
divisin, gerencia, departamento, rea, etc. de cualquier tipo de empresa) realizar el
levantamiento, reconocimiento y definicin de los temas o conceptos o elementos asociados a la
Gestin de Operaciones. Inicialmente debe describir brevemente la unidad organizacional y
luego debe indicar claramente cul es la operacin que se ejecuta o realiza en ella.

Pondr como ejemplo el Departamento de Contabilidad, que es dependiente de la Jefatura de

Finanzas de la Polica de Investigaciones

Este Departamento se encuentra formado por la Jefa de Departamento, y luego hay tres
secciones, la primera seria la Seccin de Anlisis y Consolidacin de Informes, la Seccin
Patrimonio y la Seccin de Registro Contable. Este departamento se encuentra encargado de la
contabilidad de la PDI (regin metropolitana), adems de la revisin de informes y
conciliaciones bancarias, anlisis de cuentas, encargado del patrimonio a nivel nacional, de las
operaciones contables, remuneraciones, viticos, entre otros.
Por ende para el desarrollo de la actividad, me enfocare directamente en la Seccin de Registro
Contable, cuya funcin es la de efectuar las operaciones contables asociado al pago de facturas,
viticos en territorio nacional y extranjero, remuneraciones, reembolsos y otros.

Para el desarrollo de la gestin de operaciones se deben definir los siguientes temas:

Generacin de estrategias: En esta seccin seccin no existe una claridad en lo que respecta a
los objetivos y metas, literalmente los objetivos son el registro de los hechos econmicos,
ingreso de los activos al patrimonio y los cierres mensuales (al ser una entidad pblica
trabajamos con presupuesto), como meta seria la ejecucin mensual del presupuesto para
reflejar gastos ante la Direccin de Presupuesto, y realizar el cierre mensual dentro de los
tiempos establecidos.

Como estrategias deberamos realizar lo siguiente:

La definicin de objetivos y metas del Departamento, y luego las de cada seccin.

Programa de actividades para el cumplimiento de objetivo y metas.
Elaboracin de las estrategias para el Departamento y las Secciones, las cuales nos guiaran
hacia los objetivos.

Planificacin: especficamente este concepto no est muy desarrollado particularmente en el

Departamento, si hablamos de planificar nos enfocamos solo a la ejecucin mensual del
presupuesto y reflejar el gasto mediante la contabilizacin. En s, no tenemos este elemento para
nada asociado a nuestra labor, nuestro procesos de trabajo no se encuentran estipulados, por lo
que es casi imposible intentar planificar, pero si puedo indicar que a fin de ao tratan de
definir acciones para ejecutar el proceso de cierre de ao en conjunto con el balance anual de la
operaciones.

Ante esta situacin, se realizara la siguiente planificacin:

Desarrollar una planificacin mensual de las actividades por departamento y por seccin, la
cual deber estar asociada a una planificacin anual.
Confeccionar un plan de operaciones para la seccin.
Identificar los periodos de ms alta demanda.
Elaborar planes para poder hacer frente y manejar los periodos de alta demanda de cargas
laborales.
Realizar una revisin minuciosa a los procesos de trabajo de cada seccin en particular y de
los actuales procedimientos que se utilizan.

Programacin: bajo este elemento, puedo sealar que si existe una pequea programacin de
ciertos trabajos o actividades que debemos cumplir mensualmente. Estas actividades son
ejecutadas siempre por las mismas personas, la asignacin de cargas de trabajo es dispar, y es
carente en algunas situaciones de secuencias para el desarrollo.

Diseo de programacin:
Establecer claramente cual ser nuestro trabajo a realizar.
Revisin del equipamiento disponible, adems de establecer los sistemas de control que
existirn para prevenir errores.
Asignacin adecuada de las cargas de trabajo.
Establecer secuencias y orden en los procesos de trabajo.
Revisin de las funciones que tiene cada empleado y de las actividades a cumplir.

Elaborar orden de trabajo para cada procedimiento en particular, que permitir que el
proceso funcione adecuadamente.

Sistema de control: bajo este punto, no hay sistemas de control. Las actividades se realizan a
diario, y cuando se produce un error este se corrige en el momento, no existen indicadores de
control que nos sirvan para saber si nos estamos desviando, como tampoco existen patrones
para la orientacin.

Por lo que deberamos desarrollar los siguientes sistemas de control:

Revisin de objetivos y metas (los cuales deberamos tener ya definidos).

Definir y elaborar indicadores de control para todas las secciones y el departamento.
Elaborar patrones de control relacionados directamente con las actividades diarias.
Desarrollar un sistema de clculo para los indicadores.
Definir mtodos de retroalimentacin hacia las actividades.

Bibliografa