UNIVERSIDAD RICARDO PALMA

ESTRUCTURAS Y PROCESOS DE ORGANIZACIN

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PLANEACIN EN LA EMPRESA
Tanto los individuos como las organizaciones necesitan planear. La planeacin es
el proceso bsico de que nos servimos para seleccionar las metas y determinar la
manera de conseguirlas. As mismo, la planeacin es la primera etapa del proceso
administrativo, ya que planear implica hacer la eleccin de las decisiones ms
adecuadas acerca de lo que se habr de realizar en el futuro. Esta establece las
bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
Para que una empresa se pueda organizar, dirigir o controlar, antes deben
elaborarse planes que den direccin y propsito a la organizacin, que decidan
qu deba hacerse, cundo y cmo ha de hacerse y quin lo har.
CONCEPTO.
Se puede definir a la planeacin como: "La determinacin de los objetivos y
eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y
elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro"
Para que la planeacin sea eficaz es necesario revisar las respuestas a las
siguientes preguntas:
Qu accin es necesaria?
Por qu?
Dnde?
Cundo?
Quin debe hacerla?
Cmo debe hacerse?
IMPORTANCIA.
Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son:
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin
racional de los recursos

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro,

ms no los elimina
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se
presenten, con las mayores garantas de xito
Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un
afn de lograr las cosas
Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea
Establece un sistema racional para la toma de decisiones
Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades
Las decisiones se basan en hechos y no en emociones
Al establecer un esquema o modelo de trabajo, suministra las bases a
travs de las cuales operar la empresa
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control
Disminuye al mnimo los problemas potenciales, y proporciona al
administrador magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo
Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin
La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la
empresa hacia dnde se dirigen sus esfuerzos
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los
niveles de la empresa.

ETAPAS EN LA PLANEACIN.
Entender el problema
Obtener informacin completa sobre las actividades involucradas
Analizar y clasificar los datos
Formular premisas de la planeacin
Formular planes alternativos
Elegir el plan
Disponer detalladamente la sucesin y direccin de las operaciones
Vigilar como progresa el plan propuesto
PASOS EN EL PROCESO DE PLANEACIN.
La planeacin es muy sencilla y puede condensarse en 4 pasos bsicos que
pueden adaptarse a todas las actividades de la planeacin, en cualquier nivel de la
organizacin:
Establecer una meta o conjunto de metas. - La planeacin comienza con
las decisiones acerca de lo que la organizacin o sub unidad necesitan o
quieren. Sin una definicin clara de metas, las organizaciones distribuirn
sus recursos en una forma demasiado amplia. Determinar las prioridades y
ser especfico respecto a los objetivos, les permitir canalizar sus recursos
con eficacia.

Definir la situacin actual. - A qu distancia se halla de sus metas la

organizacin? De qu recursos se dispone para alcanzarlas? Solo
despus de analizar el estado actual pueden trazarse los planes para
describir el progreso. Las lneas abiertas de comunicacin dentro de la
organizacin y entre sus unidades suministra la informacin que se
necesita.
Identificar las ayudas y barreras de las metas. - Qu factores en el
ambiente interno y externo ayudan a la organizacin a lograr sus metas?
Qu factores podran crear problemas? Es bastante fcil ver lo que est
teniendo lugar en el momento presente, pero el futuro nunca es claro.
Desarrollar un plan o un conjunto de acciones para alcanzar la meta o
metas. Esta ltima etapa en el proceso de planeacin requiere varios
cursos de accin alternos para conseguir la meta o metas deseadas,
evaluar las alternativas y escoger entre ellas la ms idnea para llegar a la
meta. Este es el paso en que se toman las decisiones referentes a acciones
futuras y en que son ms importantes las pautas de la toma eficaz de
decisiones.

TIPOS DE PLANES.
Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como
diseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las
especificaciones necesarias para realizarlos.
Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realizacin, se pueden
clasificar en:
Corto Plazo. - cuando se determinan para realizarse en un trmino menor o
igual a un ao. Estos, a su vez, pueden ser:
Inmediatos: Aquellos que se establecen hasta seis meses
Mediatos: Se fijan para realizarse en un perodo mayor de seis, o menor de
doce meses
Mediano Plazo. - Su delimitacin es por un perodo de uno a tres aos
Largo Plazo. - Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres
aos
Otra clasificacin de los tipos de planes, dice que hay dos tipos principales de
planes:
Planes Estratgicos. - Diseados para cumplir con los objetivos generales
de la organizacin
Planes Operacionales. - Proporcionan los detalles de cmo se realizarn
los planes estratgicos. Estos a su vez se pueden dividir de acuerdo a su
uso de la siguiente manera:
Planes de un solo uso: Se elaboran para alcanzar propsitos especficos y
se disuelven una vez que estos se consiguen. Son cursos detallados de
accin que seguramente no se repetirn de la misma manera en el futuro.
Los principales tipos de planes de un solo uso son:
Programas: El programa comprende un grupo relativamente extenso de
actividades, muestra; los pasos principales que se requieren para conseguir

un objetivo, la unidad o miembro de la organizacin encargado de cada

paso y el orden y la sincronizacin de cada paso.
Proyectos: son las partes ms pequeas e independientes de los
programas. Cada proyecto posee una extensin limitada y directivas bien
definidas acerca de las asignaciones y el tiempo. Cada proyecto quedar
bajo la responsabilidad del personal asignado a quien se darn recursos y
plazos especficos.
Presupuestos: Son estados de recursos financieros que se reservan para
determinadas actividades en un perodo determinado de tiempo. Son ante
todo, medios de controlar las actividades de la organizacin. Detallan los
ingresos y tambin los gastos.
Planes Permanentes: Siempre que las actividades de una organizacin se
repitan varias veces, una sola decisin o un conjunto de decisiones pueden
guiarlas en forma adecuada. Las situaciones se manejan de modo uniforme
y previamente establecido. Los tipos principales de planes permanentes
son:
Polticas: La poltica es una pauta general para la toma de decisiones.
Establece los lmites de las decisiones, especificando aquellas que pueden
tomarse y excluyendo las que no se permiten. De ese modo canaliza el
pensamiento de los miembros de la organizacin para que sea compatible
con los objetivos de ella.
Procedimientos: El procedimiento ofrece un conjunto de instrucciones
pormenorizadas para ejecutar una serie de acciones que ocurren a menudo
o peridicamente. Estas instrucciones detalladas guan a los empleados
que realizan estas tareas y ayudan a asegurar una manera uniforme de
tratar una situacin concreta.
Reglas: Establecen que una accin especfica debe o no llevarse a cabo en
determinada situacin. Son los planes permanentes ms explcitos y no son
pautas del pensamiento ni de la toma de decisiones.
PLANEACIN ESTRATGICA.
Establece los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de base a los
dems planes (tcticos y operativos). Es diseada por los miembros de mayor
jerarqua de la empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y
disposicin, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la
organizacin. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.
La planeacin estratgica es el proceso de seleccionar las metas de una
organizacin, determinar las polticas y programas necesarios para lograr los
objetivos especficos que conduzcan hacia las metas y el establecimiento de los
mtodos necesarios para asegurarse de que se pongan en prctica las polticas y
programas estratgicos.
CARACTERSTICAS.
Se ocupa de cuestiones fundamentales. La planeacin estratgica da
respuestas a preguntas como las siguientes. En qu negocio estamos y

en qu negocio deberamos estar?, Quines son nuestros clientes y

quienes deberan ser?
Ofrece un marco de referencia para una planeacin ms detallada y para
las decisiones ordinarias. Cuando afronta tales decisiones el gerente se
preguntar: Cules opciones sern las ms adecuadas con nuestra
estrategia?
Supone un marco temporal ms largo que otros tipos de planeacin
Ayuda a orientar las estrategias y recursos de la organizacin hacia las
actividades de alta prioridad
Es una actividad de alto nivel en el sentido de que la alta gerencia debe
participar activamente. Esto se debe a que slo ella tiene la visin
necesaria para considerar todos los aspectos de la organizacin.

ELEMENTOS BSICOS.
Estudiar la empresa
Evaluar el medio ambiente
Fijar objetivos
Determinar las estrategias a seguir
DESARROLLO.
Para llevar a cabo la planeacin estratgica es necesario fijar un plan de
mercadeo y un plan de operacin, y asignar los recursos a cada uno de ellos. Los
resultados vienen de estos planes, no deben ser parte integrante de los mismos.
El plan de mercadeo debe incluir la definicin del mercado, su tamao, sus
concurrentes, la actitud de los consumidores, la participacin de la empresa en el
y los factores de xito que este mismo presenta.
Una vez hecho esto, es necesario desarrollar el plan de operacin que seale los
productos que se van a fabricar, los procesos que se van a seguir, los sistemas
que se van a necesitar, la tecnologa que se requiere, etc.
VENTAJAS.
Ofrece pautas congruentes para las actividades de la organizacin. Al
servirse de ella los gerentes dan a su organizacin objetivos definidos con
claridad y mtodos para lograrlos
Ayuda a los gerentes a prever los problemas antes que surjan y a
afrontarlos antes que se agraven
Ayuda a los directivos a reconocer las oportunidades seguras y riesgosas y
a elegir entre ellas
Reduce al mnimo la posibilidad de errores y sorpresas desagradables
DESVENTAJAS.
Existe peligro de crear una enorme burocracia de planificadores que
pueden perder contacto con los productos y clientes de la empresa

Los planificadores pueden tomar decisiones basndose en conceptos

abstractos y no en una estrecha familiaridad con las necesidades reales de
la empresa
Mientras la planeacin estratgica no empiece a funcionar bien, la
organizacin posiblemente tomar las decisiones con lentitud e
incertidumbre
En ocasiones tiende a limitar la organizacin a la opcin ms racional y
exenta de riesgos

PLANEACIN TCTICA.
Determina planes ms especficos, que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratgicos. Es
establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales),
con el fin de poner en prctica los recursos de la empresa
El planeamiento tctico, que es la mediana entre el planeamiento intensivo y el
extensivo, abarca de uno a dos aos y se relaciona con una serie de tcticas o
programas por virtud de los cuales los gerentes de lnea intentarn cumplir la
estrategia de la corporacin. Con frecuencia el planeamiento tctico se manifiesta
en un programa de administracin por objetivos
PLANEACIN OPERATIVA.
Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeacin tctica, y su
funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms detalladas que
deben ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Por lo general,
determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes
operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se
divide un rea de actividad
El planeamiento de operacin o presupuestal, la forma ms intensiva de
planeamiento, es la expresin en trminos financieros de los planes tcticos de la
empresa o del programa de administracin por objetivos. Esos planes adoptan la
forma de estados financieros proforma, mensuales o trimestrales, o de
presupuestos de gastos. El perodo que cubren es generalmente de un ao
dividido por meses o bien por trimestres, agregando un trimestre a medida que
avanza el ao. En algunos casos las compaas tienen siempre un presupuesto de
los doce meses siguientes.
Ningn gerente podr organizar, dirigir y controlar con xito por mucho tiempo, a
menos que antes haya elaborado planes.

Recop.
AGW