Capacitacin Institucional

Gestin Documental QUIPUX

Correo Electrnico Zimbra
Sistema de Incidencias GLPI

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INTRODUCCIN
El presente documento describe las funcionalidades de dichas
opciones, mismas que permiten a una institucin de la
Administracin Pblica generar sus propios documentos y
poder realizar su posterior envo a los servidores pblicos de
la misma, para el respectivo conocimiento interno; a otra
institucin o tambin a un ciudadano, como respuesta al
documento que se ha recibido.

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FLUJO DE ENTRADA

Figura

1 : Flujo para el SGDQ

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FLUJO INTERNO

Figura

1 : Flujo SGDQ - Bandeja de Salida

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ACCESO

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ACCESO AL SISTEMA QUIPUX

Para ingresar al SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL QUIPUX (SGDQ)
se debe acceder haciendo uso del navegador Mozilla Firefox versin
17, digitando la siguiente URL: www.gestiondocumental.gob.ec

Figura

2 : Ingreso al Sistema

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ACCESO AL SISTEMA QUIPUX

BLOQUEOS POP UP

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ACCESO AL SISTEMA QUIPUX

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ACCESO AL SISTEMA QUIPUX

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ACCESO AL SISTEMA QUIPUX

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ESTRUCTURA

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ESTRUCTURA DEL SISTEMA

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ESTRUCTURA DEL SISTEMA

MENU DE OPCIONES

Figura7: Men de Opciones - NUEVO

Figura 124 : Bandeja Por

Figura 121 : Bandeja
Informados
Figura
Figura

7 : Men de Opciones

83 : Bandeja

Imprimir

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BANDEJA DE ENTRADA

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BANDEJA DE ENTRADA

Ciudadano
Otras Instituciones

Si no existe el ciudadano se debe crear

Funcionarios del Ministerio

del Ambiente

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BANDEJA DE ENTRADA

OPCION REGISTRAR

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BANDEJA DE ENTRADA
REGISTRAR

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BANDEJA DE ENTRADA
BUSCAR DE / PARA

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BANDEJA DE ENTRADA
CREAR CIUDADANO NUEVO

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BANDEJA DE ENTRADA
DIRIGIR DOCUMENTO

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BANDEJA DE ENTRADA
ANEXOS

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BANDEJA DE ENTRADA
IMPRESIN DE COMPROBANTES

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BANDEJA DE ENTRADA
IMPRESIN DE COMPROBANTES

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BANDEJA DE ENTRADA
IMPRESIN DE COMPROBANTES

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BANDEJA DE ENTRADA
ANEXOS

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BANDEJA DE ENTRADA
ENVIO DEL DOCUMENTO

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BANDEJA DE ENTRADA
ENVIO DEL DOCUMENTO

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BANDEJA DE ENTRADA

OPCION COMPROBANTE

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BANDEJA DE ENTRADA
COMPROBANTE

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BANDEJA DE ENTRADA

CARGA DOCUMENTO DIGITALIZADO

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BANDEJA DE ENTRADA
CARGA DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

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BANDEJA DE ENTRADA

CARGA ANEXOS AL DOCUMENTO

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BANDEJA DE ENTRADA
ANEXOS AL DOCUMENTO

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BANDEJA DE ENTRADA
DEVOLUCION

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BANDEJA DE ENTRADA
DOCUMENTO CIUDADANOS

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BANDEJA DE ENTRADA

CASO PRACTICO

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BANDEJA DE SALIDA

BANDEJA DE SALIDA

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BANDEJA DE SALIDA
El presente se describen las funcionalidades que
permiten a una institucin de la Administracin
Pblica generar sus propios documentos y poder
realizar su posterior envo a los servidores pblicos
de la misma, para el respectivo conocimiento
interno; a otra institucin o tambin a un
ciudadano, como respuesta al documento que se ha
recibido.

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BANDEJA DE SALIDA
FLUJO DE DOCUMENTOS

Figura

1 : Flujo SGDQ - Bandeja de Salida

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BANDEJA DE SALIDA

NUEVO DOCUMENTO

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BANDEJA DE SALIDA
NUEVO DOCUMENTO

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BANDEJA DE SALIDA
ANEXOS

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BANDEJA DE SALIDA
BUSCAR DE / PARA
Figura

22 : Men Instituciones

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BANDEJA DE SALIDA
ACEPTAMOS DOCUMENTO

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BANDEJA DE SALIDA
DOCUMENTO EN EDICION

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BANDEJA DE SALIDA
CATEGORIZACION

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BANDEJA DE SALIDA
REASIGNACION

Figura

41 : Pantalla Reasignar

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BANDEJA DE SALIDA
TERMINO DEL DOCUMENTO EN EDICION

Figura

39 : Mensaje de Confirmacin

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BANDEJA DE SALIDA

CASO PRACTICO

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BANDEJA DE SALIDA

GESTIN DE UN DOCUMENTO

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BANDEJA DE SALIDA
TRAMITE DE UN DOCUMENTO RECIBIDO

Figura

66 : Flujo de trmite de documentos

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BANDEJA DE SALIDA
TRAMITE DE UN DOCUMENTO

Figura

68 : Listado de Documentos Recibidos

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BANDEJA DE SALIDA
VISUALIZACION DEL DOCUMENTO

Figura

69 : Botones de Accin Mltiple Bandeja "Recibidos"

, que

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BANDEJA DE SALIDA
ACCIONES SOBRE EL DOCUMENTO
Este botn permite elaborar un documento de
Respuesta sobre el documento recibido

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BANDEJA DE SALIDA
ACCIONES SOBRE EL DOCUMENTO
Este botn permite Archivar un documento cuando
su trmite ha finalizado o cuando no se va a realizar
un documento de respuesta; por ejemplo un
Memorado o una Circular, que son documentos
internos de la institucin y de carcter meramente
informativo

Figura

71 : Pantalla Archivar Documentos

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BANDEJA DE SALIDA
ACCIONES SOBRE EL DOCUMENTO
Este botn permite al usuario elaborar una acta de
traspaso de documentos y anexos fsicos cuando se van
a trasladar de una rea a otra. Puede tener un acceso
rpido con la combinacin de las teclas Shift+Ctrl+F

Figura

80 : Pantalla Dar Fsico

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BANDEJA DE SALIDA
TRAMITE DE UN DOCUMENTO
Este botn permite Restaurar un documento eliminado,
es decir devolverlo a la Bandeja previa a la accin
Eliminar. Puede tener un acceso rpido con la
combinacin de las siguientes teclas Shift+Ctrl+R

Figura

94 : Restablecer Documentos Eliminados

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BANDEJA DE SALIDA
TRAMITE DE UN DOCUMENTO
El botn Informar permite enviar un documento generado a
travs del SGDQ, como informacin a otro usuario de la
misma institucin. Puede tener un acceso rpido con la
combinacin de las siguientes teclas Shift+Ctrl+I

Figura

108

: Pantalla Informar

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BANDEJA DE SALIDA
TRAMITE DE UN DOCUMENTO
Este botn permite agregar un comentario a un documento,
este comentario posteriormente se podr visualizar en la
opcin Recorrido del documento. Puede tener un acceso rpido
con la combinacin de las siguientes teclas Shift+Ctrl+M

Gestin Documental QUIPUX

BANDEJA DE SALIDA
TRAMITE DE UN DOCUMENTO
Este botn permite recuperar el documento que fue
reasignado a otro usuario. El documento regresar a la
Bandeja de En Elaboracin o Recibidos, dependiendo del
tipo de documento que se haya reasignado

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BANDEJA DE SALIDA
TRAMITE DE UN DOCUMENTO
Este botn permite realizar una copia del contenido
del documento generado a travs del SGDQ, para
poder generar un nuevo documento con un nuevo
Destinatario. Puede tener un acceso rpido con la
combinacin de las siguientes teclas Shift+Ctrl+O

Figura

48 : Pantalla Copiar

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BANDEJA DE SALIDA
TRAMITE DE UN DOCUMENTO
Este botn permite asignar una Nueva Tarea
sobre el documento recibido, a otro usuario del
SGDQ

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BANDEJA DE SALIDA
TRAMITE DE UN DOCUMENTO
Este botn permite traspasar el trmite a otro usuario. La
reasignacin de documentos se la hace solamente entre usuarios
de la misma Institucin, de la misma rea o de otra rea,
respetando la estructura orgnica funcional. Puede tener un acceso
rpido con la combinacin de las siguientes teclas Shift+Ctrl+P

Figura

41 : Pantalla Reasignar

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BANDEJA DE SALIDA

CASO PRACTICO

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BANDEJA COMPARTIDA

BANDEJA COMPARTIDA

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BANDEJA COMPARTIDA
BANDEJA COMPARTIDA
Jefe del rea de una institucin de la Administracin Pblica,
quien podr compartir su Bandeja con un usuario de su misma
rea para delegar el trmite de dichos documentos, logrando as
optimizacin de tiempo

Figura

130 : Listado de Documentos Compartidos

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ADMINISTRACION

RESPALDOS QUIPUX

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ADMINISTRACION
RESPALDOS QUIPUX

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ADMINISTRACION
RESPALDOS QUIPUX

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ADMINISTRACION
RESPALDOS QUIPUX

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ADMINISTRACION
RESPALDOS QUIPUX

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ADMINISTRACION
RESPALDOS QUIPUX

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ADMINISTRACION
RESPALDOS QUIPUX

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ADMINISTRACION
RESPALDOS QUIPUX

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ADMINISTRACION
RESPALDOS QUIPUX

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ADMINISTRACION
RESPALDOS QUIPUX

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ADMINISTRACION
RESPALDOS QUIPUX

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ADMINISTRACION
RESPALDOS QUIPUX

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ADMINISTRACION

CASO PRACTICO

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BUSQUEDAS

BUSQUEDAS AVANZADAS

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BUSQUEDAS
BUSQUEDAS AVANZADAS

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MUCHAS GRACIAS