CLASE DE EXCEL

FUNCIONES

CONTROL + ESC
Abre inicio, tecla de bandera

TECLA BANDERA + R
Se puede abrir todos los programas del sistema (winword, powerpoint,
Excel)

ALT + TABULADOR TECLA BANDERA + TABULADOR

Buscar aplicacin

TECLA BANDERA + D
Llevar al escritorio

TECLA BANDERA + M
Minimizar

TECLA BANDERA + L
Cerrar

ALT + BARRA ESPACIADORA

Abre men de control

ALT + [F4]
Cerrar aplicaciones, apagar el computador

Shif () + [F11]
Hoja nueva

CONTROL + [F11]
Hoja nueva macro

[F11]
Hoja nueva grafico

ALT + [F11]
Abre Visual Basic

CONTROL + tecla [AvPag] [RePag]

Pasar de una hoja a otra
CONTROL + CONTROL +
Ultima Celda
Primera Celda

CONTROL + [inicio]
Se sita en primera celda A1

[F5] CONTROL + i
Ir a una celda especifica

[F8] Shif () + LAS FLECHAS

Seleccionar celdas

[Bloq Desp]
Bloquear o desbloquear lo seleccionado

[F10] ALT
Leer el men

[F2]
Editar la celda

[F5]
Seleccionar un rango especfico

Shif () + BARRA ESPACIADORA

Selecciona fila

CONTROL + BARRA ESPACIADORA

Selecciona columna

CONTROL + [+] y CONTROL + [-]

Insertar
Eliminar

CONTROL + [F4]
Cerrar libro

CONTROL + U
Libro nuevo

CONTROL + ENTER
Copiar celda

CONTROL + *

Seleccionar
CONTROL + 1
Formato celdas

Un libro de Excel tiene 255 hojas

COMO INSERTAR UN MAYOR # DE HOJAS EN UN NUEVO LIBRO

1.
2.
3.
4.

Archivo - opciones
Categora general
Opcin incluir este # de hojas y digitar la cantidad que se requiera
Crear un nuevo libro o archivo (CONTROL + U)

HOJA DE CALCULO, CUDRICULA COMPUESTA POR 1.04.576 FILAS Y

16.384 COPLUMNAS (A-XFD)

[Fin] + flecha hacia abajo ltima fila

[Fin] + flecha hacia derecha
ltima columna
CONTROL + [Inicio]
Celda 1
COMO CAMBIAR LAS REFERENCIAS DE LAS COLUMNAS DE LETRAS A #
VICEVERSA
1. Archivo opciones
2. Categora formulas
3. Activar la opcin estilo de referencia F1C1

PARA IR DIRECTAMENTE A UNA CELDA, SE PRESIONA LA TECLA [F5] SE

DIGITA LA REFERENCIA EN EL CUADRO DE NOMBRE

COMO MOSTRAR EN LAS CELDAS LAS FORMULAS EN LUGAR QUE

RESULTADOS
1. Click ficha formulas
2. Click icono mostrar formulas

PARA CREAR UNA LISTA CONSECUTIVA DE #, SE DEBE PRESIONAR LA TECLA

CONTROL SOSTENIDA AL MOMENTO DE REALIZAR EL AUTOLLENADO

EJERCICIO
HACER UNA LISTA EN 100 CON INCREMENTO DE 20 Y TERMINA EN 400
Se digita los dos primeros #s, osea 100 y 120 y luego se hace autollenado

LISTAS PERSONALIZADAS
1.
2.
3.
4.

Ficha archivo opciones

Avanzadas
Click en la opcin modificar listas personalizadas
Ubicarse en entrada de lista y digitar los elementos que conformaron la
lista
5. Agregar y aceptar

NOTA
SI LA LISTA YA EXISTE, SE PUEDE IMPORTAR AS:
1. Seleccionar la lista
2. Ficha archivo opciones avanzadas
3. Modificar listas personalizada, click en importar

TRABAJO CON HOJAS

1. RENOMBRAR: Doble click en la etiqueta
2. MOVER: Click sostenido sobre la etiqueta
3. DUPLICAR: Hoja en el mismo libro. Click sostenido y arrastrar la hoja
desde la etiqueta
4. MOVER HOJAS A OTROS LIBROS: Click derecho sobre la etiqueta, mover o
copiar al libro, elegir el archivo o nuevo libro

5. COPIAR HOJAS EN OTROS LIBROS: Se debe seguir el mismo

procedimiento anterior, pero se debe activar la opcin

Crear una

copia.

COMO REPETIR UN DATO EN VARIAS CELDAS A LA VEZ

1. Seleccionar los rangos que se requieran presionando la tecla
CONTROL SOSTENIDA
2. Digitar el dato que se requiera
3. CONTROL + ENTER

COMO CAMBIAR LA DIRECCION DE UNA TECLA ENTER

1. Ficha archivo opciones
2. Categora avanzadas
3. Ubicarse en la opcin direccin y elegir la que se requiera

Vista preliminar CONTROL + P

Click en configurar pgina (parte inferior)
Para sar de vista preliminar: ESC

COMO AJUSTAR LA INFORMACIN A UN NUMERO DETERMINADO DE

PAGINAS
1. CONTROL + P
2. Configurar pagina
3. Ubicarse en la opcin o ajustar de ancho o de alto

COMO CREAR SALTOS DE PGINA

Deben estar activa la opcin ajustar al 100% del tamao normal
1. Ubicarse en la columna A y la fila que se requiera
2. Ficha diseo de pagina
3. Click en el icono salto insertar salto
NOTA:

Para eliminar un salto se debe ubicar el puntero en la celda donde fue

creado y click - eliminar salto
Para eliminar todos los saltos click en saltos restablecer todos los
saltos

COMO REPETIR LOS TITULOS CUANDO SE TIENEN VARIAS PAGINAS

1. Ficha diseo de pagina
2. Icono imprimir ttulos
3. Ubicarse en la opcin: repetir filas en extremo superior Hacer click y
elegir los ttulos de la planilla

AREAS DE IMPRESIN
1. Seleccionar los rangos de celdas que se deben imprimir (presiona
CONTROL SOSTENIDA)
2. Click en la ficha diseo de pagina
3. Click en el icono rea de impresin y elegir establecer rea de impresin
NOTA:
Una vez se imprima, se debe borrar el rea de impresin
Siempre debe ser mayor el margen superior que el margen del encabezado

Ejemplo: Superior 4cm, encabezado 2cm

INMOVILIZAR PANELES
1. Ficha vista
2. Click en el icono inmovilizar y elegir fila superior (si se requiere
inmovilizar los ttulos)

QUE SALGA FECHA Y HORA EN UNA CELDA

=hoy()
=ahora()

fecha del sistema

fecha del sistema y hora

CLASE DEL 22 DE
OCTUBRE/2014
TEMAS A TRATAR EN EL CURSO
FORMULAS

Directas - Indirectas
Absolutas Relativas Mixtas
Funciones bsicas
Trabajo con varios hojas de clculos
Funciones SI Sencillo y SI Anidado
Conectores Y-O
Auditorias de Frmulas
Funcin Buscar
Grficos

MANEJO DE DATOS

Ordenar
Filtros sencillos y avanzados
Importar datos
Formato condicional
Quitar duplicados
Validacin de datos
Consolidar
Subtotales
Buscar objetivos
Tablas dinmicas y grficos dinmicos ( con una variable, con 2 o mas
variables, porcentuales y frmulas)

REFERENCIAS ABSOLUTAS
Se utilizan cuando se hace necesario inmovilizar una celda, se inmoviliza
presionando la tecla [F4]
Ejemplo: $B$1

REFERENCIAS MIXTAS
Se utilizan y se hace necesario inmovilizar toda la columna o toda la fila
Ejemplo:

$B$1 Inmoviliza la celda

$B
Inmoviliza columna
B$1 Inmoviliza fila

PERSONALIZAR DATOS

NOTA: Para abrir la caja de dialogo de formato de celdas se presionan las

teclas
CONTROL + 1

El #1 del teclado alfanumrico

Como Cambiar la configuracin del (.) para miles y (,) para decimales
desde Excel.
1. Ficha archivo opciones
2. Avanzadas
3. Desactivar la opcin Usar separadores del sistema y digitar los
separadores correspondientes
Decimales (,)
Miles (.)
NOTA: Al digitar una flecha con el formato DD/MM/AAAA, esta se tiene que
ubicar al lado derecho de la celda si aparece al lado izquierdo, se debe cambiar
as:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Click sobre el reloj

Click opcin cambiar configuracin de fecha y hora
Click en el botn cambiar fecha y hora
Click en la opcin cambiar configuracin del calendario
Ubicarse en la opcin fecha corta y elegir el formato DD/MM/AAAA
Borrar la fecha y digitar nuevamente.

Si quiero saber el da de la semana que nac, as:

Se digita la fecha de nacimiento (dia/mes/ao)

Control + 1
Fecha personalizar
Tipo se borra y se digita dddd (4d) y ENTER

PERSONALIZAR UN NUMERO TELEFONICO

Se para en la celda donde est el nmero telefnico

CONTROL + 1
Categora personalizada
Tipo: Se borra lo que aparece
Se digita como quiere que le aparezca

Ejemplo:

3008289769
(###) ###-##-## y ACEPTAR
Quedara as (300) 828-97-69
PERSONALIZAR UNA FECHA

Se digita la fecha militar

CONTROL + 1
Categora hora
Configuracin regional (ubicacin):
Espaol (Espaa)
Aceptar

TALLER 1
FORMULA INCREMENTO
V*%+V

V * 115%

FORMULA DECREMENTO
VV*%

V * 85%

CLASE DEL 24 DE
OCTUBRE/2014

FORMULA = Dias360(fecha_inicial;fecha_final)
Calcula la diferencia de das que hay entre dos fechas basando en un ao de
360 das.

NOTA:
Se requiere contar el da en que se ingresa a la empresa, se debe sumar +1

NOTA:
Para activar en la barra de estado todas las funciones (max, min, prom,
recuento, contar), se debe hacer click derecho sobre la barra inferior y
activarlas (barra de estado).
Para visualizar los resultados, se selecciona el rango que se requiera.

FUNCION CONTAR RECUENTO NUMERICO:

Se utilizar para contar nmeros

FUNCION CONTAR RECUENTO NUMERICO:

Se utiliza para contar textos alfabticos o alfanumricos

=Promedio (L6:L11)
L6 desde, Consecutivos y L11 hasta

Para aplicar cualquier funcin con datos no consecutivos, se debe seleccionar

la funcin y con la tecla CONTROL sostenida se selecciona los datos.

TRABAJO EN DIFERENTES HOJAS DE CALCULOS

1. Antes de pasar a la otra hoja se debe digitar el operador que

corresponda
Ejemplo: A3*
2. Click sobre la hoja que se requiera y click sobre la celda
3. Si no es necesario devolverse a otra hojay ya termin la formula, se
debe presionar la tecla ENTER.

CLASE DEL 31 DE
OCTUBRE/2014

FUNCION SI SENCILLO
Evala una condicin, devuelve una respuesta por el verdadero y una
respuesta por el falso
SINTAXIS: =Si(condicin;verdadero;falso)

La condicin siempre tiene 3 partes:

1. Por lo general una celda

2. Operador de comparacin
3. Celda valor lista caracteres

>, <, >=, <=, < >

Texto alfabtico o alfanumrico

Verdadero falso: Puede ser celda, formula, valor lista caracteres

FUNCION SI ANIDADO
Es la misma funcin SI, pero con ms alternativas de respuestas porque
permite evaluar hasta 64 condiciones.
NOTA:
No es necesario hace la ltima pregunta, se debe digitar la respuesta que ser
el xxxx de la condicin anterior.
=si(cond1;verd;si(cond2;verd;si(cond3;verdsi(cond63;verd;falso))))

CLASE DEL 5 DE
NOVIEMBRE/2014

CONECTORES Y O

CONCECTOR Y
Devuelve una respuesta por el verdadero, solo cuando se cumplan todas las
condiciones, sino se cumple por lo menos una de ellas, la respuesta ser por el
falso.
SI SENCILLO =si(Y(cond1cond2010);verd;si(y(cond1cond210);verd;falso))

SI ANIDADO =si(y(cond1cond210);verd;si(y(cond1cond210);verd;falso))

CLASE DEL 7 DE
NOVIEMBRE/2014

FUNCIONES CONCATENAR
Permite unir celdas
Ejemplo: A

B
Juan

C
marin

concatener

(A1; ;B1)

TODO EN MAYUSCULA

Mayusc(texto)

Permite convertir todo el texto en mayscula

NomPropio(texto) Permite cambiar el texto a mayscula inicial

Seleccionar celda

Minus(texto)
Seleccionar celda

Permite cambiar el texto en minscula

CLASE DEL 12 DE
NOVIEMBRE/2014

COMO DIVIDIR UN TEXTO EN VARIAS COLUMNAS

1. Seleccionar la columna que se desea separar
2. Click en la ficha datos
3. Click en el icono texto en columnas, elegir delimitados y click en
siguiente
4. Elegir el separador que se requiere y finalizar

VALIDAR
Se validan los datos para aplicar restricciones en el ingreso de ellos
1. Seleccionar el rango que se desea validar
2. Click en la ficha datos validacin de datos
3. Ubicarse en la opcin permitir de la ficha configuracin y elegir nmeros
enteros, o decimal, lista, fechas, horas, entre otros
4. Crear el mensaje de entrada y el mensaje de error

FUNCION BUSCAR V
Permite buscar un valor especfico, en una base de datos en forma vertical
Para trabajar esta funcin, se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Renombrar la base de datos, seleccionando esta informacin desde la
cabecera de las columnas
2. Click en las fichas formular y digitar el nombre para esta base de datos
3. Ubicarse en la hoja en la que se aplicar buscar V, en la celda donde
traern los cdigos, click en la ficha datos, click en el icono validacin de
datos, click en la opcin permitir y elegir lista, ubicarse en la opcin
origen y seleccionar los cdigos que estn en la hoja.
NOTA
Se deben seleccionar celdas en blanco para agregar luego los registros.
SINTAXIS
=buscarV(valorbuscado;matriz_buscaren;indicador_columnas;ordenado)

VALOR BUSCADO
Es la celda donde se digita el cdigo o donde se crea la lista para traer los
cdigos

MATRIZ_BUSCAR EN
Es toda la base de datos (recordar que se asign un nombre a la lista)

INDICADOR_COLUMNAS
Es el nmero de la columna que contiene el dato que se debe mostrar

ORDENADO
Se debe digitar falso; si los cdigos no estn consecutivos

NOTA
Si no se digita cdigo aparece #NA en la celda donde se aplic la funcin, para
que no aparezca este texto se debe:
a. Ubicarse en la celda donde se hizo la formula buscar
b. Ubicarse al comienzo de esta frmula y digitar si.error(buscar(); )

BUSCAR H
Se utiliza para buscar de forma horizontal

CLASE DEL 19 DE
NOVIEMBRE/2014

MANEJO DE DATOS

1. ORDENAR: POR UNA SOLA COLUMNA

NOTA:
Nunca se debe seleccionar la columna por la cual se requiere ordenar

EJEMPLO:
Ordenar la base de datos por ciudad en forma ascendente
a. Ubicarse en cualquier ciudad
b. Click en la ficha datos y elegir ascendente o descendente

2. ORDENAR POR VARIOS CRITERIOS (MAXIMO 64 CONDICIONES)

a.
b.
c.
d.

Ubicarse en cualquier celda de la base de datos

Ir a la ficha de datos, click en el icono ordenar
Click en el icono
Click en el botn

FILTROS SENCILLOS
NOTA:
Se debe ubicar en los ttulos para aplicar los filtros
a. Ubicarse en el ttulo de la base de datos (en cualquier celda)
b. Ficha de datos
c. Click en el icono

NOTA:

Para eliminar todos los filtros, hacer click en el icono filtro

CLASE DEL 21 DE NOVIEMBRE/2014

FILTROS AVANZADOS
Permite traer a una nueva hoja los datos que se requiera.
Los filtros avanzados maneja el conector Y, cuando los criterios se digitan en
forma horizontal.
El conector O, cuando los criterios se digitan en forma vertical.

PASOS
1. Asignar nombre a toda la base de datos
2. Insertar una nueva hoja
3. En esta nueva hoja, copiar los campos o ttulos de los datos que se
quieren traer de la base de datos, adems, pegar los criterios o
condiciones
4. Ubicarse en la ficha Datos y avanzados
5. Aparece ventana, seleccionar copiar a otro lugar
Rango de la lista: Click y digitar el nombre que se asign a la base de
datos
RANGO DE CRITERIOS: Seleccionar todas las condiciones (incluyendo los
ttulos)
COPIAR A: Click y seleccionar los campos o ttulos que se copiaron

EJERCICIOS
1. Mostrar todos los hombres casados de Medelln
2. Mostar todos los datos de la ciudad de Cartagena, Cal o Barranquilla
3. Mostar todos los datos de los hombres que vivan en Medelln o en
Bogot
4. Mostrar todos los datos cuyas fechas de registro estn entre 15/01/2009
y 10/04/2009
Fecha registro
Fecha Registro
<=10/04/2009
>=15/01/2009
CRITERIOS
5. Mostrar las mujeres casadas o solteros cuyas ventas estn entre
1.000.000 y 5.000.000

FILTROS CON MACROS

1. Habilitar la ficha desarrollador o programador, as:

a. Click derecho sobre un rea libre de la cinta de opciones
b. Elegir personalizar cinta de opciones
c. Activar la opcin Desarrollador
2. Guardar el archivo habilitado para macros
Presionar F12 o guardar como
En la opcin tipo: Elegir libro Excel habilitado para macros (x15m)
3. Insertar nueva hoja
4. Pegar en la nueva hoja, el ttulo de los campos que se desean traer los
criterios y condiciones
5. Asignar nombre a la base de datos
6. Click en la ficha desarrollador, click en grabar macro (sin espacios, sin
maysculas y sin ttulos)
Ejercicio:
Mostrar todas las mujeres de Medelln
7. Aplicar el filtro avanzado y click en la ficha desarrollador, detener
grabacin
NOTA: Para eliminar una macro se debe hacer click desarrollador, click
en el icono macros, seleccionar y eliminar
8. Crear un botn para asignarle la macro, as:
a. Click en la ficha desarrollador
b. Click en el icono insertar
c. Ubicarse en controles de formulario y elegir el primer icono
botn
d. Dibujarlo o hacer click sobre la nueva hoja donde se cre el filtro
e. De la ventana que aparece, hacer click en el nombre de la macro.
Ejm: filtro1
f. Digitar un nombre en el botn. Ejm:
FILTR

CLASE DEL 26 DE NOVIEMBRE/2014

Base de datos para subtotales, formatos condicionales, grficos.

BASE DE DATOS
Permite crear un resumen de la informacin, aplicando determinadas funciones
EJEMPLO:
Mostrar el promedio de las ventas por cada cambio de ciudad
PASOS:
1. Ordenar la base de datos por el campo que se requiere. Para el ejemplo:
ordenarla por ciudad
2. Ir a ficha de datos y click en el icono subtotal
3. Aparece un cuadro
Para cada cambio en :
Seleccionar el campo por el cual se orden la base de datos
Usar funcin: Seleccionar la funcin que se requiera
Agregar subtotal a:
Seleccionar el campo al cual se aplicar la funcin segn ejemplo:
ventas.

COMO AGREGAR OTRAS FUNCIONES AL SUBTOTAL

1.
2.
3.
4.

Ubicarse sobre el informe con el subtotal

Click icono subtotal
Desactivar la opcin reemplazar subtotales actuales
Buscar la nueva funcin y aplicarla al campo que se requiera

NOTA: Para eliminar los subtotales se da click en quitar todos.

EJEMPLO:
Mostrar el mximo de las ventas y el minimo de la edad por cada cambio de
sexo, adems mostrar el promedio de la comisin por cada cambio de estado
civil
NOTAS:
1. Se debe ordenas la base de datos por los dos campos que se requieren,
para el ejemplo: por sexo y estado civil
2. Para imprimir estos subtotales de manera independiente se debe hacer
click en el icono subtotales y activar la opcin salto de pgina entre
grupos.

FORMATO CONDICIONAL
Permite aplicar unos formatos especficos a un rango de celdas que cumplan
con las condiciones:
1. Seleccionar la columna a la cual se aplicar el formato
2. Ir a ficha inicio, elegir formato condicional
3. Elegir la opcin que se requiera

COMO CREAR REGLAS PARA EL FORMATO CONDICIONAL

EJEMPLO: Relleno amarillo a las ciudades que sean Medelln, relleno azul a
Barranquilla, relleno rojo a Bogot y verde a Cartagena
1.
2.
3.
4.

Seleccionar la columna para el ejemplo la ciudad

Ficha inicio - formato condicional
Click en la opcin administrar reglas
Click icono nueva regla

NOTA: Se la base de datos no requiere ser ordenada, se puede seleccionar el

dato al cual se aplicar el formato, de lo contrario el dato se debe digitar
5. Elegir aplicar formato nicamente a las celdas que contengan
Elegir texto especifico digitar el dato a seleccionar de la base de datos
Click en el formato y elegir lo que se requiera
Click aceptar y aceptar

COMO MODIFICAR LOS FORMATOS QUE YA FUERON APLICADOS

NOTA: Se debe seleccionar la columna, administrar reglas, click sobre la regla

que se va a modificar y click en el icono editar regla

COMO APLICAR FORMATO CONDICIONAL CON SEMAFOROS O

CONJUNTO DE ICONOS
EJEMPLO: Aplicar semforo verde a las ventas superiores a $3.000.000,
amarillo a las ventas que estn $1.000.000 y $3.000.000 y rojo a las ventas
inferiores a $1.000.000.

1. Seleccionar la columna que se requiera para el ejemplo ventas

2.
3.
4.
5.
6.
7.

Click en inicio formato condicional

Ubicarse en conjunto de iconos y elegir el semforo que se requiera
Click formato condicional, elegir administrar reglas
Seleccionar las reglas a modificar y click en editar regla
Ubicarse en la opcin tipo y elegir nmero para el ejemplo
Digitar los valores que se requieren

EJEMPLO: Descuentos superiores o igual a $150.000 verde, entre

$145.000 y $150.000 amarillo y rojo inferiores a $450.000