Elementos de Excel.

Introduccin
Para qu sirven las funciones y las frmulas? Qu son las tablas? Con qu tipos de datos se
trabaja? Cmo aplicamos formato a nuestras planillas? Cul es la mejor manera de trabajar con
grficos? Responderemos a estas preguntas para empezar nuestro recorrido y ms adelante abordar
de la mejor manera las cuestiones ms complejas.
Hoja de Clculo
Es una aplicacin informtica (software comercial) que permite un verstil manejo y registro de datos
en tablas (celdas) de manera tal que se puedan operar y realizar clculos complejos de toda ndole, a
saber: ingeniera, contabilidad, finanzas y negocios..
Esta aplicacin forma parte de los paquetes tradicionales de oficina en el argot de Informtica y que
est diseada para la manipulacin de datos numricos y alfanumricos con el propsito de obtener
resultados de clculos complejos, frmulas, funciones, grficos, tablas dinmicas y macros.
Las hojas de clculo se iniciaron desde los aos 60, la primera fue creada por Dan Bricklin y la llam
VisiCalc. Al da de hoy se emplean para, adems de lo antes citado (operaciones de clculos entre
celdas, frmulas, funciones, tablas dinmicas y macros), tambin para utilsimas bases de datos
numricos, y como interfaz de datos de entrada para la Administracin de Proyectos y Simulacin, y
muchas otras aplicaciones en el campo de la Ingeniera Industrial
Estas funciones o aplicaciones no slo son muy tiles para la administracin y la toma de decisiones
a nivel ejecutivo, sino que tambin son fundamentales en la operacin cotidiana en todos los niveles
de las reas inclusive las operativas, adems de permitir la presentacin de resultados y conclusiones
laborales y de negocios a pblicos y clientes.
Por lo verstil y su facilidad de uso, de esta aplicacin permite la optimizacin del tiempo (de
elaboracin y resolucin de clculos extensos y complicados) y el costo tambin.
Muchas firmas tienen esta aplicacin, la ms comn bajo el sistema operativo Windows es la de
Microsoft Office, de nombre Excel, aunque tambin puede recurrirse a Calc, de OpenOffice.org,
Gnumeric de Gnome Office, etc.

Excel
Para abrir e iniciar aplicacin, hacer clic en el botn Inicio,
situado normalmente en la
esquina inferior izquierda de la pantalla, esto permitir la apertura de una nueva pantalla con un men
en el que se encontrar la aplicacin de Excel. Una vez localizado el icono
acompaado del
texto Excel 2013, slo deberemos pulsar en l para abrir una nueva hoja de Excel. Otra alternativa es
desde el icono del escritorio si es que est instalado este acceso directo al instalar Office.

Figura nmero 4. Aplicaciones de Windows. Mn Visual que se despliega al ejecutar el botn de inicio del Sistema Operativo
Windows versin 8.1

Para cerrar Excel 2013, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: - Hacer clic en el
botn cerrar
, este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de
Excel y - Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4; con esta combinacin de teclas
cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el men

y elegir la opcin

Pantalla Inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:

Figura numero 5. Aplicacin de Hoja de Clculo Excel. Se despliega al ejecutar la aplicacin, Click en cono Excel 2013.

Para abrir un Libro en blanco, dar clic sobre la primera opcin del men de la derecha, y se mostrar
una hoja de clculo.

.Figura nmero 6. Pantalla de Inicio de la aplicacin Excel 2013, Ventana de Hoja-Libro Inicial, tomado del sitio:
http://excelpara-todos.blogspot.mx/2011/11/ventana-principal-descripcion-de-cada.html

La pestaa Archivo
Para desplegar el men, hacer clic en la pestaa Archivo que se encuentra
en la parte superior izquierda de la pantalla y se desplegar la lista de las
acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar,
Imprimir o crear uno Nuevo.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado
tal y como veremos en la Cinta de opciones.
Contiene elementos como: Informacin, Imprimir, Abrir, o Guardar
como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observars que
tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas se nos mostrar un
panel justo a la derecha con ms opciones, ocupando toda la superficie de
la ventana Excel.

Figura nmero 7. Men

principal de Excel

Para cerrar el archivo o libro de Excel, hacer clic en la ficha Archivo y

volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en el icono con forma
de flecha situado en la esquina superior izquierda.

Las barras
La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, aunque se puede grabar con
cualquier otro nombre. Tambin en esta misma barra, en el extremo de la derecha estn los botones
para minimizar

, maximizar

y cerrar

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar

Deshacer
o Rehacer
, se encuentra en la esquina superior izquierda. Esta barra puede
personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello, debe desplegarse la opcin
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido haciendo clic sobre el pequeo icono con
forma de flecha negra hacia abajo, situado a la derecha de los botones que describamos
anteriormente. Al desplegarse, si se hace clic en una opcin esta aparecer marcada y aparecer en
la barra de acceso rpido. De forma similar, si se vuelve a hacer clic sobre ella se eliminar de la
barra. Si no se encuentra la opcin en la lista que te propone, puedes seleccionar Ms comandos....

Figura nmero 8. Opciones de personalizacin de la barra de herramientas de Excel.

Men principal de alternativas

Es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las posibles opciones del
programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, se tiene acceso a alternativas
que permite dicha pestaa o submen.
Las alternativas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y
Vista. En ellas se encuentran las distintas posibles alternativas con los botones para optar por las
disponibles.
Excel ofrece adems para determinados elementos, las herramientas relacionadas con ellos de
manera ampliada o extendida, es decir al seleccionar un grfico, se dispondr del men de
Herramientas de grficos, con botones especiales para aplicaciones propias de los mismos.

Es posible que en la versin instalada en el equipo de Excel 2013 se visualicen otras menes con
ms opciones. Lo anterior en atencin a que los programas instalados en el equipo son capaces de
interactuar con Excel y por su configuracin podrn aadirse herramientas y funcionalidades.
Esta integracin permite una mayor comodidad, sin embargo se puede ocultar o inhabilitar alguna
de estas fichas, desde el men Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones, ntese que
es posible exportar e importar la personalizacin del entorno en Excel 2013.

Figura nmero 9. Personalizacin de la cinta de opciones de Excel 2013.

Excel ofrece tambin que pulsar la tecla ALT se habilite el modo de acceso por teclado. De esta
forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto
de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Figura 10. Facilidad para habilitar modo de acceso por teclado al Men de Alternativas.
Las opciones no disponibles en el momento VIGENTE se muestran con nmeros semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado volver a pulsar la tecla ALT.
El hacer doble clic sobre cualquiera de las pestaas, ocasionar que la barra se oculte, para disponer
de ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que se vuelva a
hacer clic en cualquier pestaa. Tambin se puede mostrar u ocultar las cintas desde el botn con
forma rectangular con una flecha en su interior, en la zona superior derecha

La barra de frmulas

Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde se encuentra el cursor. Para
modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente.
La barra de etiquetas

Permite mover el control del cursor por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento

Permiten mover a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
La barra de estado

Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom
sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de
tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).
Ayuda
Un mtodo consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual
tendremos que buscar la ayuda necesaria.
Seleccin de celdas
Para seleccionar celdas es importante identificar la forma del puntero del ratn, para seleccionar
debe mostrarse una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuacin:
requiere la Seleccin de una celda solo tienes que hacer clic sobre ella.

.Si se

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del

ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn
mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo.
Para indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a la celda Y
debe hacerse clic sobre una celda, mantener pulsada la tecla Mays (Shift) y luego pulsar la otra.

Seleccin de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.

Seleccin de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

Seleccin de una hoja entera:

Hacer clic sobre el botn superior izquierdo de la hoja
situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o
pulsar la combinacin de teclas Ctrl + E.
Para eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.
Aadir a una seleccin
Para seleccionar celdas NO contiguas ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la
tecla CTRL.
Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo, podemos
seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila
manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una seleccin
Para ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas
contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYS, hacer clic donde
queremos que termine la seleccin.
1.4 Frmulas y funciones.
1.4.1. Elementos de una frmula
Una frmula ingresada en una celda consiste en cinco elementos:
1. Operadores: Estos incluyen smbolos tales como + (para sumar) y * (para multiplicar).
2. Referencia de celdas: Estos incluyen nombres de celdas y rangos que pueden referirse a
celdas en la hoja actual, celdas en otras hojas en el mismo libro, o incluso celdas en una hoja
de otro libro.
3. Valores o cadenas de texto: Los ejemplos incluyen 7.5 (un valor) y Resultado final (una
cadena, encerrada en comillas).
4. Funciones y sus argumentos: Estos incluyen funciones tales como SUMA o PROMEDIO y
sus argumentos. Los argumentos de las funciones aparecen en parntesis, y proporcionan
ingreso para los clculos de las funciones.

5. Parntesis: Estos controlan el orden en el cual las expresiones dentro de una formula son
evaluadas.
1.4.2. Ingresar una frmula
Escribir un signo de igual (=) en una celda vaca, ocasiona que Excel asuma que se est ingresando
una frmula, as tambin se puede usar un smbolo (@) para comenzar una frmula que comienza
con una funcin. Por lo que ambas alternativas son aceptadas por Excel:
=SUMA(A1:A500)
@SUMA(A1:A500)
Se puede ingresar una frmula en la celda tanto manualmente o escribiendo la etiqueta de la celda,
por ejemplo =A4 ocasionar que el valor contenido en la celda columna A fila 4 se ubique en la celda
vigente del cursor.
1.4.3. Ingresar una Frmula manualmente
Observar que a medida que se escriben los caracteres aparecen en la celda as como en la barra de
frmula. Despus de ingresar la formula, pulsar Enter.
Nota: Cuando se trata de una frmula matricial, pulsar Ctrl + Mayus + Enter en lugar de solo Enter.
Una frmula matricial es un tipo de formula especial para varios tipos de datos anidados.
Despus de pulsar la tecla Enter, la celda muestra el resultado de la frmula. La frmula aparece por
s misma en la barra de frmula cuando la celda es activada.

Figura numero 11. Ingreso manual de frmula en una hoja de clculo de Excel 2013.

1.4.4. Ingresar una frmula sealando celdas.

El otro mtodo de ingresar una frmula an involucra algo de la entrada manual, pues es posible
sealar las celdas de referencia en lugar de escribirlas manualmente.

Figura numero 11. Ingreso manual de frmula en una hoja de clculo de Excel 2013.

Excel muestra Introducir o modificar en el lado izquierdo de la barra de estado.

Cuando han de incluirse varias celdas o rango de celdas Pulsar la tecla direccional o flecha (hacia
abajo, arriba, izquierda o derecha, segn se requiera, Excel muestra un borde en movimiento
alrededor de la celda y en la barra de frmula. Tambin muestra el texto Sealar en la barra de
estado.

Figura nmero 12. Emplo de las teclas flecha para marcar rangos de celdas.

1.4.5. Trabajar con Nombres

Es posible en Excel escribir un nombre en lugar de seleccionar celda o rango de celdas para aplicar
frmulas. Para definir nombres dar clic al rango de celdas que se desea identificar con el mismo,
marcando el rango de celdas y posteriormente dar clic derecho al rango

Figura numero 13. Aplicacin de frmulas para seleccionar celda o rango de celdas escribiendo un nombre.

Figura nmero 14. Ejemplo de aplicacin de frmulas con nombres.

De manera tal que para calcular la operacin de Ventas Comisin, podr escribirse o seleccionarse
a travs de los nombres para completar la frmula; 10000-500 = 9500.
Para que la barra de frmulas muestre ms que una sola lnea, arrastre el borde inferior de la barra
de frmula hacia abajo.

Figura nmero 15. Amplicacin de la barra de frmulas.

1.4.6. El lmite de las frmulas

Una frmula puede contener hasta casi 8000 caracteres, para crear una frmula que exceda este
lmite, se debe separar la frmula en varias u optar por crear una funcin personalizada usando Visual
Basic para aplicaciones (VBA).

1.4.7. Ejemplo de frmulas

=1780*.01 calcula el 1% de 1780
=A1+A2 suma los valores contenidos en las celdas a1 y a2
=Ingresos-Gastos substrae el valor en la celda nombrada Gastos del valor en la celda nombrada
Ingresos.
=SUMA(A1:A12) agrega valores en el rango A1:A12.
=A1=C12 compara la celda A1 con la celda C12 usando el operador (=). Si los valores en las dos
celdas son idnticos, la frmula regresa VERDADERO; por lo contrario, regresar FALSO.
=(B2-B3)*B4 frmula substrae el valor en la celda B3 del valor en la celda B2 y a continuacin
multiplica el resultado por en valor en la B4.
1.4.8. Editar frmulas
Doble clic en la celda: Permite editar el contenido de la celda directamente en la celda. Esta tcnica
trabaja solo si la casilla de verificacin, en caso contrario optar por ficha Avanzadas en el cuadro de
dilogo Opciones de Excel
Pulsar F2: Permite editar el contenido de las celdas directamente en la celda, de no ser as, implica
que la casilla de verificacin Permitir editar directamente en las celdas no est seleccionado, por lo
que la edicin se producir en la barra de frmulas: Seleccione la celda de frmula que quiera editar
y haga clic en la barra de frmula. De esta manera es posible seleccionar varios caracteres
arrastrando el mouse sobre ellos o pulsando la tecla Mayus mientras usa las teclas direccionales.
Tambin pulsar las teclas Inicio o Fin para seleccionar al inicio o al final de la lnea actual de la
frmula.

Sugerencia: Cuando una formula sea extensa y contenga un error y Excel no permita ingresar en
ella, convertir la frmula a texto para corregir. Para convertir una frmula a texto, borrar el signo igual
inicial (=), corregir y volver a insertar igual inicial para convertir el contenido de las celdas de nuevo en
una frmula.
1.4.9. Usar la barra de frmulas como una calculadora
Escribir directamente en la barra de frmula como una calculadora en cualquier celda:
=(132*1.15)/12
La frmula siempre regresa el mismo resultado, por lo que se puede almacenar el resultado de la
frmula en lugar de la frmula, pulsar F2 para editar la celda y a continuacin F9, seguido de Enter.
Excel almacena el resultado de la frmula (12.6500), en lugar de la formula. Esta tcnica tambin
trabaja si la frmula utiliza referencias de celda.
Para usar funciones de hoja, ingresar la raz cuadrada de 123 en una celda, escribir =RAIZ(123),
pulse F9, y a continuacin pulse Enter. Excel ingresa el resultado: 11.0905365.
Para evaluar parte de una frmula: =(145*1.05)/A1
Si se desea convertir solo la expresin sin el parntesis para una evaluacin, ingresar al modo de
edicin de celda y seleccionar la parte a evaluar. En este ejemplo, seleccione 145*1.05. A
continuacin pulse F9 seguido de Enter. Excel convierte la frmula a lo siguiente:
=(152.25)/A1
1.4.10. Usar operadores en las frmulas
Los operadores son los elementos bsicos de las frmulas. Un operador es un smbolo que
representa una operacin. La siguiente tabla muestra los operadores que Excel soporta.
Smbolo

Operador

Adicin

Substraccin

Divisin

Multiplicacin

Porcentaje

&

Concatenacin de texto

Exponenciacin

Comparacin lgica (igual a)

>

Comparacin lgica (mayor que)

<

Comparacin lgica (menor que)

>=

Comparacin lgica (mayor o igual que)

<=

Comparacin lgica (menor o igual que)

<>

Comparacin lgica (no es igual a)

Tabla 1. Orden de prioridad de operadores combinados, aritmtico-logico-relacionales.

Nota: El porcentaje no es realmente un operador, pero este funciona casi igual. Ingrese un signo de
porcentaje despus de un nmero para dividir el nmero entre 100. Si el valor no es parte de una
frmula, Excel tambin aplica el formato porcentual a la celda.
1.4.11. Operadores de referencia
Excel soporta otras clases de operadores conocidos como operadores de referencia. Los
operadores de referencia, descritos en la siguiente lista, trabajan con referencias de celda.
Smbolo

Operador

: (Dos puntos)

Rango. Proporciona una referencia a todas las celdas entre dos

referencias.

, (coma)

Unin. Combina varias celdas o referencias de rango dentro de

una referencia.

(espacio)

Interseccin. Proporciona una referencia a las celdas comunes

para dos referencias.

Tabla 8. Operadores de referencia

1.4.12. Ejemplo de frmulas que usan operadores

Estos ejemplos de frmulas usan varios operadores:
La siguiente frmula junta (concatena) las dos cadenas de texto literal (cada una encerrada en
comillas) para proporcionar una nueva cadena de texto:
La concatenacin es usada generalmente con texto, pero tambin funciona con valores tambin. Por
ejemplo, si la celda A1 contiene 123 y la celda A2 contiene 456, el procedimiento de la frmula
debera regresar el valor 123456. El resultado es una cadena de texto. Sin embargo, sta cadena
puede usarse en una frmula matemtica, Excel los trata como un nmero. Muchas funciones de
Excel ignoraran este nmero debido a que ellos estn diseados para ignorar texto.
Otro operador es el de exponenciacin (^) para elevar 8 a la potencia 5 con el resultado: 32768
=8^5
Otra forma es usar una referencia de celda en lugar de un valor particular: eleva el valor en la celda
B1 a la potencia 4:
=B1^4 resulta 20736

Esta frmula regresa la raz cubica de 162: 5.45136178

=16^(1/3)
La siguiente frmula regresa VERDADERO si el valor en la celda A1 es menor que el valor en la celda
A2. Por lo contrario, regresa FALSO:
=A1<A2
Los operadores de comparacin lgica tambin trabajan con texto. Si A1 contiene Herrera y A2
contiene Lpez, la frmula regresa VERDADERO porque Herrera va antes que Lpez en orden
alfabtico.
La siguiente frmula regresa VERDADERO si el valor en la celda A1 es menor o igual que el valor en
la celda A2. Por lo contrario, este regresa FALSO:
=A1<=A2
La siguiente frmula regresa VERDADERO si el valor en la celda A1 no es igual al valor en la celda
A2. Por lo contrario, este regresa FALSO:
=A1<>A2
Excel no tiene operadores lgicos Y y O, por lo que han de emplearse funciones para especificarlos y
poder usarlos en las frmulas:
=O(A1=100,A1=1000)
Esta ltima frmula regresa VERDADERO solo si ambas celdas, A1 y A2 contienen valores menores
que 100:
=Y(A1<100,A2<100)

1.4.13. Prioridad de los operadores

Para aplicar frmulas en Excel han de emplearse parntesis y poder as controlar el orden en el que
los clculos se hacen. Esto implica familiarizarse con la procedencia de los operadores, el conjunto de
reglas que Excel utiliza para realizar sus clculos. La siguiente tabla lista las prioridades de
operadores de Excel.
Smbolo

Operador

Dos puntos (:), coma (,), espacio ( )

Referencia

Negacin

Porcentaje

Exponenciacin

*Y/

Multiplicacin y divisin

+y-

Adicin y Substraccin

&

Concatenar texto

=, <, >, <=, >= y <>

Comparacin

Tabla 8. Prioridad de operadores aritmtico-lgico-relacionales.

Para anular el orden de prioridad de Excel deber utilizarse parntesis, pues las expresiones dentro
del parntesis siempre son primeras en evaluarse
1.4.14. Parntesis anidado
Anidar parntesis en las frmulas, es, colocar parntesis dentro de los parntesis. Cuando una
frmula contiene parntesis, Excel evala la expresin anidada ms profunda en primer lugar y
contina aplicando operaciones hacia afuera. La siguiente frmula utiliza parntesis anidados:
=((B3*C3)+(D3*E3)-(F3*G3))*H3
Tiene en total cuatro parntesis, y de acuerdo a la prioridad de Excel, realizar los productos de
izquierda a derecha, seguidamente sumar los 2 primeros, a este resultado le deducir el tercero y
finalmente calcular el producto de esta cifra por el contenido de la celda H3.
Excel ofrece una ventaja para la edicin de frmulas pues los parntesis emparejados son del mismo
color, y tambin, cuando el cursor se mueve sobre un parntesis, Excel momentneamente muestra
el parntesis y su parntesis emparejado en negrita. Por ltimo, en algunos casos, si la frmula
contiene parntesis no coincidentes, Excel puede proponer una correccin a su frmula
1.4.15. Sugerencia: No usar valores literales
Cuando se construyen y editan frmulas en Excel es recomendable insertar valores en una celda de
manera tal que pueda usarse sta como referencia de celda en lugar del valor literal. Esto hace ms
fcil modificar y mantener su hoja, pues una modificacin de ese valor requerir tan slo la
modificacin de la celda con el valor, y no de todas y cada una de las celdas en las que se hubieran
incluido valores literales.
1.4.16. Clculo automtico de Frmulas
Ante la edicin de frmulas Excel podr de manera inmediata realizar y actualizar los clculos,
siempre que est configurada esta modalidad. Este modo es por defecto, aunque han de
considerarse las siguientes reglas que emplea Excel para sus clculos:
* Ingreso o Edicin de Datos o Frmulas, por ejemplo) = Excel calcula inmediatamente estas frmulas
que dependen de los datos nuevos o editados.

* Ante clculos largos, Excel temporalmente suspende los clculos cuando usted necesita realizar
otras tareas de hojas; se reanuda cuando haya terminado.
* Las frmulas son evaluadas en una secuencia natural. Por ejemplo, si una frmula en la celda B10
depende del resultado de una frmula en la celda B9, la celda B9 es calculada antes que B10.
Para establecer el modo de Calcular de Excel a Manual, en la pestaa Frmulas, grupo Clculo,
hacer clic en Opciones, clculo y clic en Manual.
En la barra de estado Excel muestra, en el modo Clculo manual, si tiene alguna frmula sin calcular
en el rubro Calcular de la pestaa Frmulas. En el rubro Clculo ofrece dos controles: Calcular ahora
y Calcular hoja. Adems de estos controles, se pueden usar las teclas de mtodo abreviado para
calcular nuevamente las frmulas:
F9: Calcula las frmulas en todos los libros abiertos (al igual que el control Calcular ahora).
Mayus + F9: Calcula slo las frmulas en la hoja activa. Este no calcula en otras hojas del mismo
libro (igual que el control Calcular hoja).
Ctrl + Alt + F9: Fuerza un clculo nuevamente de todos los libros abiertos. selo si Excel (por alguna
razn) no regresa los clculos correctos.
Ctrl + Mayus + Alt + F9: Verifica nuevamente todas las frmulas dependientes y a continuacin
fuerza un los clculos nuevamente para todos los libros abiertos.
1.4.17. Referencias de celda y rangos
La modalidad para aplicar frmulas que emplea Excel es hacer referencia a una o ms celdas usando
la direccin de celda o rango (o el nombre si lo tuviese). Las referencias de celda pueden ser de 4
formas, de manera tal que cuando se realizar una copia de la formula vara el resultado de esta
operacin en funcin de dicha forma, a saber:
Relativo: La referencia es totalmente relativa, se ajusta a su nueva ubicacin. Ejemplo: A1
Absoluta: La referencia es completamente absoluta, no cambia. Ejemplo: $A$1
Fila Absoluta: La referencia es parcialmente absoluta, las columnas se ajustan, pero la fila no
cambia. Ejemplo: A$1
Columna Absoluta: La referencia es parcialmente absoluta, las filas se ajustan, pero las columnas
no cambian. Ejemplo: $A1
1.4.18. Creando una referencia absoluta o mixta
Cuando se crean frmulas todas las referencias de celdas y rangos son relativas. Para cambiar una
referencia a una referencia absoluta o una referencia mixta, han de hacerse de manera manual
agregando signos de dlar. Para que se desplieguen los diversos modos de referencias tecla F4.
La siguiente imagen demuestra una referencia absoluta en una frmula. La celda D5 contiene una
frmula que multiplica la cantidad (celda B5) por el precio (celda C5) y a este producto le deduce a
continuacin por los impuestos de ventas (celda B7).
=(B2*C2)*$B$7

Figura 19. Referencia absoluta en una frmula.

La referencia para la celda F3 es una referencia absoluta.

A continuacin se presenta ejemplo de referencias mixtas. Note la frmula en la celda E9
Clculo de los productos de las filas por las columnas dados los valores 1,1.2,1.4 y 1.6 de las filas
9,10,11 y 12 por los de las columnas E,F,G Y H
Al escribir la frmula =$D9* E$8 en la celda E9, se podr copiar tanto hacia abajo y hacia la derecha
(cruzadas) sin problema, es decir; aun conteniendo las celda valores, la frmula asegura que el valor
de la celda D9 (1) se FIJE y multiplique este mismo valor, por cada uno de los distintos valores que
contienen las celdas en la fila 8, a saber F,G y H.

1.0
1.2
1.4
1.6
1.8

1.0
1.2
1.4
1.0x1.0
1.0x1.2
1.0x1.4
1.2x1.0
1.2x1.2
1.2x1.4
1.4x1.0
1.4x1.2
1.4x1.4
1.6x1.0
1.6x1.2
1.6x1.4
1.8x1.0
1.8x1.2
1.8x1.4
Tabla 2. Ejemplo de referencias mixtas.

1.6
1.0x1.6
1.2x1.6
1.4x1.6
1.6x1.6
1.8x1.6

1.8
1.0x1.8
1.2x1.8
1.4x1.8
1.6x1.8
1.8x1.8

Lo anterior dado que la frmula utiliza referencias absolutas para la columna D y para la fila 8. Al
copiar arrastrando el vrtice de la celda E9 hacia la derecha, columna H9 hacia abajo, fila 13,
respetar los valores fijos indicados con el operador $, es decir la columna D y la fila 8, as queda la
tabla:

Figura 20. Ejemplo de referencias absolutas.

1.4.20. Referencias a otras hojas o libros

Una frmula puede estar conformada por valores o frmulas, funciones e incluso macros de celdas
que se encuentran en otra hoja o libro diferente. Para poder hacer referencia a la celda de otra hoja o
libro, se debe anteponer la referencia de celda con el nombre de la hoja seguido por un signo de
exclamacin. Ejemplo de referencia a otra hoja llamada Referencias Mixtas: ='Ref mixtas'!E11*D4
Es posible tambin crear frmulas vinculadas que refieren a
una celda en un libro diferente. Para ello basta anteponer la
referencia de celda con el nombre del libro (en corchetes), el
nombre de la hoja y un signo de exclamacin, al igual que el
siguiente ejemplo:
=[Libro1.xlsx]Hoja1!$F$4*6

Figura 21. Ejemplo de Referencia a otras hojas o libros.

Si el nombre del libro o de hoja en la referencia incluye uno o ms espacios, debe encerrarse entre
comillas simples: ='Ref mixtas'!E11*D4 y si el libro vinculado est cerrado, debe indicarse la ruta
completa para la referencia del libro: ='C:\Users\60227\Documents\SABATICO\unidad 1\
[Libro1.xlsx]Hoja1'!$F$4*6
Para los casos en los que se hacen referencias a otras hojas o libros inclusive, podr indistintamente
escribir la frmula directamente o crear la referencia usando el mtodo comn de seleccionar las
celdas, cuidando que estn abiertos los archivos.
Se puede crear una frmula sealando los resultados en las referencias de celda relativas, sin
embargo, cuando se crea una referencia a otro libro seleccionndolo, Excel asume que se trata de
celdas absolutas. Por ello, cuando se copian frmulas en estas circunstancias deber editarse la
frmula para crear una referencia relativa.

Figura 21. Ejemplo que exige edicin al copiar referencia para crear la relativa.

1.4.21 Convertir frmulas a valores

Cuando se requiere reemplazar las frmulas por sus valores de manera que dicho valor
permanezca fijo y no vuelva a cambiar al momento de actualizar los clculos de la hoja: para ello
hacer click en la pestaa, dentro del grupo Portapapeles, y hacer clic en la flecha de Pegar y clic en el
comando Valores.

Figura 22. Despliegue de alternativas de pegado especial.Conversin de frmulas a valores, tomado del sitio

http://exceltotal.com/convertir-formulas-en-valores-en-excel/

1.4.22. Formas aplicar el Autorelleno

Incluyendo Frmulas: es una forma rpida y eficaz de copiar celda a las celdas adyacentes, pues
permite el ahorro de tiempo cuando se manejan grandes volmenes de datos, as tambin se puede
incluso substituir por frmulas en algunos casos. Por ejemplo, si usted necesita una lista de valores
de 1 al 1000 en el rango que va de la celda C3:C1004, se escribe el nmero 1 en la celda c3 y en la

celda c4 c3+1, a continuacin copiar la frmula a las 998 celdas de abajo o simplemente usar el
controlador del mouse haciendo clic en la esquina inferior derecha de la celda c4 y arrastrar el mouse
hasta la 998. Slo valores: pueden crearse series sin usar una frmula. Escribir 1 en la celda d3 y 2
en la celda d4, seleccionar d3:d4 y arrastre el controlador de relleno abajo hasta la celda A100.
Excel tambin reconoce nombres de series comunes tales como meses y das de la semana.
Para crear una lista de Autorelleno personalizado usando el panel Listas personalizadas, de las
alternativas en General de Opciones avanzadas, del cuadro de dilogo Opciones de Excel.

Figura 22. Pantalla de Listas Personalizadas.

Al arrastrar el controlador de relleno con el botn derecho del mouse, se muestra un men de acceso
directo para seleccionar una opcin de Autorelleno, entre las que ofrece: Copiar celdas, Rellenar
serie, Rellenar formatos slo, Rellenar sin formato, Rellenar das, Rellenar das de la semana,
Rellenar meses.

Esta aplicacin ofrece alternativas de relleno como sigue: Dar clic con el botn
izquierdo del mouse en el extremo inferior derecho de la celda marca (en el
ejemplo es la celda D3 del recuadro verde de Excel) y arrastrar el mouse hasta la
celda que se desee rellenar, al soltar el botn se desplegar la lista que se
muestra en la figura 23, en la que se escoger el formato deseado.
Tambin por defecto ofrece el relleno, es decir, si escribe el nmero 1, se arrastra hasta la 8va celda,
se escribirn automtica y respectivamente en las celdas, los nmeros 2,3,4,5,6,7 y 8. Si se escribe el
lunes, en lugar del nmero 1 y se arrastra el mouse, las celdas contiguas contendrn
automticamente martes, mircoles, jueves, viernes, sbado y domingo.

1.4.23. Errores en las frmulas

Valor de error

Explicacin

#DIV/0!

Este error aparece cuando se intenta realizar alguna divisin entre cero o
quiz una celda vaca, por ejemplo si usted desea realizar la siguiente
operacin: =10/0. Entonces el resultado ser #DIV/0! Pues no existe una
divisin entre 0.
Si tuviese una lista de valores que comprende C2:C6, en el cual tiene que
realizar una divisin con una celda en blanco momentneamente, ya que
despus aadir algn valor, entonces el resultado sera error. Ppuede
utilizar la funcin SI para resolver esta duda.
Utilice la funcin: =SI(C2=0, ,B2*C2), indica que si la celda C2 es una celda
en blanco o igual a cero, entonces aparezca la celda con un espacio en
blanco, caso contrario que se realice la multiplicacin.

#N/A

Este error es muy comn, nos indica que no est disponible el valor deseado
y que la frmula no podr mostrar el resultado correcto.
Algunos usuarios utilizan la funcin ND a propsito, para indicar que faltan
datos.

#NOMBRE?

Este error tambin es muy comn dentro de una hoja de Excel, indica que
est mal escrito el nombre de una frmula, o quiz porque ha incluido el
nombre de un rango sin ser todava creado.
Generalmente este error es un error de sintaxis, para poder resolverlo,
deber revisar la frmula detenidamente.

#NULO!

Este error puede aparecer cuando no existe o no se utiliza correctamente los

separadores de lista (,) o (;)
En la funcin: =SUMA(A2:A6 B2:B6), no aparece ningn smbolo de
separacin de argumentos o listas y el resultado ser #NULO!, la frmula
correcta seria: =SUMA(A2:A6;B2:B6)

#NUM!

Este error en Excel, nos indica que existe un error en algn nmero que
funciona como argumento en nuestra frmula.
Si se utiliza =RCUAD(B4) y tenemos en B4 un valor negativo, el resultado es
error #NUM!, pues la funcin raz no puede operar ante un nmero negativo,
para solucionarlo puede utilizar la siguiente frmula: =RAIZ(ABS(B4))

#REF!

Este error nos indica que la frmula que se est utilizando, presenta una
referencia de celda no valida, por ejemplo: =A1*B1
Devuelve el error #REF! si de casualidad se eliminara la columna A o la
columna B.

#VALOR!

La frmula incluye un argumento u operando del tipo equivocado. Un

operando se refiere a una valor o referencia de celda que una frmula usa
para calcular un resultado.

Tabla 14. Cdigo de errores de frmulas de Excel, tomada del sitio Curso AulaClic 2013, http://www.aulaclic.es/excel2013/

Nota: Si la celda entera se rellena con el marcador almohadilla (#######), significa que la columna
no tiene el ancho suficiente para mostrar el valor. La celda tambin rellena con un marcador
almohadilla si este contiene una frmula que regresa una fecha u hora invlida. Dependiendo de la
configuracin, las frmulas que regresan un error pueden mostrar una Etiqueta inteligente. Al hacer
clic en esta Etiqueta inteligente se muestra informacin sobre el error o para rastrear los pasos de
cada clculo que lo lleven al error.

Funcin:
Es una forma o herramienta implementada para realizar un clculo o clculos predefinidos mediante
valores especificados por el usuario, y stos pueden ser constantes, matrices, referencias a celdas
etc. Son denominados argumentos de funciones y estn organizados en orden estndar dependiendo
de la funcin.
Estructura de una Funcin
Sintaxis de las funciones
La forma de escribir en Excel las funciones exige: el signo "igual" = (como una frmula), luego el
nombre de la funcin y entre parntesis se escriben los argumentos, stos separados por comas y
finalmente el parntesis de cierre. Ejemplo: =PROMEDIO(E3:E11).
1.4.24. Funciones en las frmulas
Para crear de manera eficaz frmulas complejas Excel ofrece la posibilidad de aplicar funciones a
rangos de celdas, as como la variedad de stas: de texto, de fecha y hora, lgicas, de referencias,
matemticas y trigonomtricas, etc. Entre las funciones bsicas tenemos: SUMA, PROMEDIO, MAX,
MIN Y CONTAR.

Existen varios mtodos para insertar una funcin.

1) Escribir en una celda manualmente el smbolo de = y la primera letra de la frmula,
automticamente aparece una lista dinmica que va cambiando de acuerdo a lo que se vaya
escribiendo.

Figura 23. Insercin de funciones a travs del smbolo =

Figura 24. Aplicacin de funciones en las frmulas.

2) A travs del comando Insertar funcin en la barra de frmulas, una vez que se despliegue,
dentro del cuadro de dilogo Insertar funcin, escribir la palabra que indica la operacin que
se requiere, ejemplo: CONTAR y al hacer clic en Ir, la lista Seleccionar una funcin muestra
las funciones recomendadas por Excel para esa operacin. Al hacer clic en Aceptar, aparece
el cuadro de dilogo Argumentos de funcin en el que se le indicar ya sea de manera directa
o dndole clic al botn de seleccin, el rango al que se aplicar esa funcin.

Figura 25. Insercin de una funcin en la barra de frmulas.

Excel tambin permite en la pestaa de Frmulas, del grupo Frmulas insertar las funciones y estn
categorizadas.

Figura 26. Insercin de funciones en la pestaa de frmulas.

Figura 27. Insercin de funcin a travs de la escritura de la descripcin de nombres de frmulas.

Figura 26. Argumentos en las funciones

1.4.28. Funciones Bsicas

Adems de las funciones que se ofrecen en el cuadro de dilogo de frmulas de la barra:

Figura 27.
Excel ofrece AYUDA EN LNEA. Para tener acceso a sta dar clic en el botn de ayuda de Excel
ste est situado en el margen superior derecho de la aplicacin y se desplegar
ventana como la que se muestra:

Los tipos de funciones que ofrece Excel:

Figura 27. Tipos de Funciones de Excel. Tomada del sitio: http://exceltotal.com/video-tutorial-de-funciones-en-excel-2010/

De entre las funciones matemticas y trigonomtricas, Excel ofrece:

Para consultar la sintaxis de alguna funcin escribir en el cuadro de dilogo el nombre de sta,
por ejemplo escrbase SUMA y se desplegar:

Observar que Excel ofrece muchas alternativas por funcin, las primeras de tantas son Sumar
nmeros, Sumar (suma) o restar fechas, Sumar o restar tiempo, SUMAR.SI (funcin SUMAR.SI),
funcin SUMAR.SI.CONJUNTO, SUMAR.SI.CONJUNTO (funcin SUMAR.SI.CONJUNTO)
El dar clic a las palabras hipervinculadas (resalte en azul en el entorno informtico o computacional)
ocasionar el despliegue de una pantalla que relaciona las diferentes alternativas de esa funcin en la
modalidad escogida:

Si se optase por la alternativa Funcin SUMA nmeros, se desplegar la siguiente informacin:

Sumar nmeros de una celda
Para Sumar nmeros de una celda, usar el operador aritmtico + (signo ms) en una frmula. Si
escribe la frmula siguiente en una celda: =5+10, la celda muestra el resultado siguiente: 15
Suma de nmeros contiguos en una fila o columna: si se tiene un rango de nmeros contiguos (es
decir, sin celdas en blanco), usar el botn Autosuma

1. Hacer clic en una celda situada debajo de la columna de nmeros o a la derecha de la fila de
nmeros.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Edicin, hacer clic en Autosuma
ENTRAR.

y despus presionar

Suma de nmeros no contiguos: si se tiene un rango de nmeros que pueden incluir celdas en blanco
o celdas que contienen texto en vez de nmeros, usar la funcin SUMA en una frmula. Aunque
podran estar incluidas en el rango que se usa en la frmula, las celdas en blanco y las celdas que
contienen texto se pasan por alto.
1
2
3
4
5
6

A VENDEDOR
Buchanan
Buchanan
Suyama
Suyama
Buchanan
Dodsworth

B FACTURA
15.000
9.000
8.000
20.000
5.000
22.500

Tabla 3. Datos para calcular formula con funcin suma

Frmula

Descripcin (resultado)

=SUMA(B2:B3;B5)

Suma dos facturas de Buchanan y una de Suyama (44.000).

=SUMA(B2;B5;B7)
Suma facturas individuales de Buchanan, Suyama y Dodsworth (57.500).
Nota La funcin SUMA puede incluir cualquier combinacin de hasta 30 referencias de celda o de
rango. Por ejemplo, la frmula =SUMA(B2:B3;B5) contiene una sola referencia al rango (B2:B3) y
una sola celda (B5).
Otra de las alternativas que ofrece la funcin suma, es la basada en una condicin, por lo que para
conocer la sintaxis particular dar clic en el hipervnculo Suma de Nmeros basndose en una
condicin y el cursor se ubicar en la seccin en la que la describe incluyendo ejemplos la forma de
realizar la funcin. La siguiente pantalla se mostrara:
La funcin SUMAR.SI (COMBINACIN DE FUNCIN MATEMATICA CON LOGICA) sirve para sumar
los valores en un rango que cumple los criterios especificados. Por ejemplo, supongamos que, en una
columna que contiene nmeros, desea sumar solo los valores que son mayores que 5. Puede usar la
siguiente frmula:
=SUMAR.SI(B2:B25,">5")
Este ejemplo aplica los criterios a los mismos valores de la suma. Si lo desea, puede aplicar los
criterios a un rango y sumar los valores correspondientes en un rango distinto. Por ejemplo, la frmula
=SUMAR.SI(B2:B5, "Juan", C2:C5) suma solo los valores del rango C2:C5, donde las celdas
correspondientes al rango B2:B5 son iguales a "Juan."
Nota Para sumar las celdas en funcin de criterios mltiples, vea SUMAR.SI.CONJUNTO (funcin
SUMAR.SI.CONJUNTO).
Sintaxis
SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])
La sintaxis de la funcin SUMAR.SI tiene los argumentos (argumento: valor que proporciona
informacin a una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una funcin o un procedimiento.)
siguientes:

Rango Obligatorio. Es el rango de celdas que desea evaluar segn los criterios especificados. Las
celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
Criterio Obligatorio. Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas
que va a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32",
"manzanas" u HOY().
Importante Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los smbolos lgicos o
matemticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numrico, las comillas dobles no
son necesarias.
Rango_suma Opcional. Son las celdas reales para agregar, si es que desea agregar celdas a las
ya especificadas en el argumento rango. Si omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas
especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que aplica el criterio).
Notas
Puede usar los caracteres comodn signo de interrogacin (?) y asterisco (*) como argumento
criterio. El signo de interrogacin corresponde a cualquier carcter nico y el asterisco equivale a
cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogacin o un asterisco reales,
escriba una tilde (~) antes del carcter.
Comentarios
La funcin SUMAR.SI devuelve resultados incorrectos cuando se usa para comparar cadenas de ms
de 255 caracteres con la cadena #VALOR!.
No es necesario que rango_suma tenga el mismo tamao y forma que el argumento rango. Las
celdas reales que agregadas se determinan usando la celda superior del extremo izquierdo del
argumento rango_suma como celda inicial e incluye las celdas que corresponden con el tamao y la
forma del argumento rango.
Ejemplo 1
Copiar los datos del ejemplo en la siguiente tabla y pguelos en la celda A1 de una nueva hoja de
clculo de Excel. Para las frmulas que muestren resultados, seleccinelas, presione F2 y, a
continuacin, presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para ver todos
los datos.
Valor de propiedad

Comisin

Datos

100.000,00 $
200.000,00 $
300.000,00 $
400.000,00 $
Frmula
=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5
)

7000,00 $
14.000,00 $
21.000,00 $
28.000,00 $
Descripcin
Suma las comisiones de los
valores de propiedad superiores a
160.000.
Suma los valores de propiedad
superiores a 160.000.
Suma las comisiones de los
valores de propiedad igual a
300.000.
Suma las comisiones de los
valores de propiedad superiores al
valor en C2.

250.000,00 $

=SUMAR.SI(A2:A5;">160000")
=SUMAR.SI(A2:A5,300000,B2:B5)

=SUMAR.SI(A2:A5,">" & C2,B2:B5)

Tabla 4. Datos y aplicacin de frmulas y funcin Sumar SI

Resultado
63.000,00 $

900.000,00 $
21.000,00 $

49.000,00 $

La funcin SUMAR.SI utiliza los siguientes argumentos

Frmula con funcin SUMAR.SI

Rango de evaluacin: comprobar estas celdas para determinar si una fila cumple los criterios.
Criterios: la condicin que las celdas evaluadas deben cumplir para que la fila se incluya en la
suma.
Rango de suma: sumar los nmeros de estas celdas si la fila cumple la condicin.

Otro tipo de funciones son las estadsticas:

Funciones Estadsticas
Promedio
Descripcin: Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango
A1:A20 contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos
nmeros.
Sintaxis
PROMEDIO(nmero1, [nmero2], ...)
La sintaxis de la funcin PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:

Nmero1
promedio.

Nmero2, .Opcional. Nmeros, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea
el promedio, hasta un mximo de 255.

Obligatorio. El primer nmero, referencia de celda o rango para el cual desea el

Observaciones

Los argumentos pueden ser nmeros o nombres, rangos o referencias de celda que
contengan nmeros.

Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de nmeros escritos
directamente en la lista de argumentos.

Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas

vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor cero.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros
provocan errores.

Si se desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una referencia

como parte del clculo, usar la funcin PROMEDIOA.

Si se desea calcular el promedio de solo los valores que cumplen ciertos criterios, usar la
funcin PROMEDIO.SI o la funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
NOTA La funcin PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicacin del centro de un grupo
de nmeros en una distribucin estadstica. Las tres medidas ms comunes de tendencia central son
las siguientes:

Promedio, que es la media aritmtica y se calcula sumando un grupo de nmeros y

dividiendo a continuacin por el recuento de dichos nmeros. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7
y 10 es 30 dividido por 6, que es 5.

Mediana, que es el nmero intermedio de un grupo de nmeros; es decir, la mitad de los

nmeros son superiores a la mediana y la mitad de los nmeros tienen valores menores que la
mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.

Moda, que es el nmero que aparece ms frecuentemente en un grupo de nmeros. Por

ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.
Para una distribucin simtrica de un grupo de nmeros, estas tres medidas de tendencia central son
iguales. Para una distribucin sesgada de un grupo de nmeros, las medidas pueden ser distintas.
SUGERENCIA Al calcular el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia existente entre las
celdas vacas y las que contienen el valor cero, especialmente cuando desactiva la casilla Mostrar un
cero en celdas que tienen un valor cero en el cuadro de dilogo Opciones de Excel de la
aplicacin de escritorio de Excel. Cuando se activa esta opcin, las celdas vacas no se tienen en
cuentan pero s los valores cero.
Para encontrar la casilla Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero: En la pestaa
Archivo, haga clic en Opciones y despus en la categora Avanzado, busque Mostrar opciones
para esta hoja.
Ejemplo: Copiar los datos de ejemplo en la tabla siguiente y cpielos en la celda A1 de una nueva
hoja de clculo de Excel. Para que las frmulas muestren resultados, seleccionarlas, presionar F2 y
despus presionar Entrar. Si se requiriese, ajustar los anchos de columna para ver todos los datos.
A

DATOS
10

15

20
7
9
27
2
11
10
19

=PROMEDIO(A2:A6)

Promedio de los nmeros en las celdas A2 a A6.

=PROMEDIO(A2:A6;5)

Promedio de los nmeros en las celdas A2 a A6 y el nmero 5.

=PROMEDIO(A2:C2)

Promedio de los nmeros en las celdas A2 a C2.

Tabla 5. Datos y Aplicacin de la funcin Promedio.

Contar:

Optar por la alternativa Contar la frecuencia de un valor permite a veriguar cuntas veces aparece un
valor de texto o numrico determinado en un rango de celdas. Por ejemplo:

Si un rango, como A2:D20, contiene los valores numricos 5, 6, 7 y 6, el nmero 6 aparece

dos veces.

Si una columna contiene "Toms", "Navarro", "Navarro" y "Navarro", "Navarro" aparece tres
veces.
Hay varias formas de contar con qu frecuencia aparece un valor.

Contar con qu frecuencia aparece un valor nico empleando una funcin

Contar segn varios criterios empleando la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO
Contar segn criterios empleando las funciones CONTAR y SI juntas
Contar con qu frecuencia aparecen varios valores de texto o numricos empleando
funciones
Contar con qu frecuencia aparecen varios valores utilizando un informe de tabla dinmica

Contar con qu frecuencia aparece un valor nico empleando una funcin, usar la funcin
CONTAR.SI para realizar esta tarea.
Ejemplo: Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y pguelos en la celda A1 de una nueva
hoja de clculo de Excel. Para las frmulas que muestren resultados, seleccinelas, presione F2 y, a
continuacin, presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para ver todos
los datos.

Vendedor
Benito
Benito
Solsona
Solsona
Benito
Navarro

Factura
15.000
9.000
8.000
20.000
5.000

22.500
Frmula
Descripcin
=CONTAR.SI
Nmero de entradas de Benito (2)
(A2:A7;"Benito")
=CONTAR.SI(A2:A7,A4)
Nmero de entradas de Solsona (3)
=CONTAR.SI(B2:B7,"<
Nmero de valores de facturas
20000")
menores de 20.000 (4)
=CONTAR.SI(B2:B7,">="&B5 Nmero de valores de facturas
)
mayores o iguales a 20.000 (2)
Tabla 7. Datos y Aplicacin de la funcin CONTAR SI.

Resultado
=CONTAR.SI
(A2:A7;"Benito")
=CONTAR.SI(A2:A7,A4)
=CONTAR.SI(B2:B7,"<
20000")
=CONTAR.SI(B2:B7,">=
"&B5)

Contar segn varios criterios empleando la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO

La funcin CONTAR.SI.CONJUNTO, que se introdujo en Excel 2007, es similar a la funcin
CONTAR.SI con una excepcin importante: CONTAR.SI.CONJUNTO permite aplicar criterios a
celdas en varios rangos y cuenta la cantidad de veces que se cumplen todos los criterios. Puede usar
hasta 127 pares de rango/criterios con la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO. La sintaxis de la funcin
es similar a esta:
CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1; criterios1, [rango_criterios2; criterios2];)
Ejemplo

Id. de empleado
20552
21268
23949

N. regin
2
2
1

Departamento
Ventas
Finanzas
Administracin

24522
28010
29546
31634
32131
35106
40499
42051
43068
45382
47971

4
3
4
3
1
4
1
1
2
2
1

Administracin
TI
Ventas
TI
TI
Finanzas
RR. HH.
Ventas
RR. HH.
Finanzas
TI

Frmula

Resulta

Descripcin

=CONTAR.SI.CONJUNTO(C2:
C15,"Finanzas")

Cuntos empleados trabajan en la regin 2

y en el departamento de finanzas?

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B
15,"2",C2:C15,"Finanzas")

Cuntos empleados trabajan

departamento de finanzas?

en

el

Tabla 8. Datos y aplicacin de la funcin CONTAR SI CONJUNTO.

El primer rango de criterios es el nmero de regin y el segundo rango de criterios es el nombre de

departamento. El criterio aplicado al primer rango de criterios es "2" y el criterio aplicado al segundo
rango es "Finanzas". CONTAR.SI.CONJUNTO comprueba si se cumplen ambos criterios.
Para ms informacin sobre el uso de esta funcin para contar con varios rangos y criterios, vea
Funcin CONTAR.SI.CONJUNTO.
Contar segn criterios empleando las funciones CONTAR y SI juntas
Supongamos que tiene que determinar cuntos vendedores vendieron un artculo especfico en una
regin determinada, o que desea saber cuntas ventas superiores a un determinado valor realiz un
vendedor especfico. Puede usar las funciones SI y CONTAR juntas; es decir, primero usa la funcin
SI para probar una condicin y luego, solo si el resultado de la funcin SI es Verdadero, usa la funcin
CONTAR para contar celdas.

Figura 28. Ejemplo aplicacin de funcin Contar si

Las frmulas de este ejemplo se deben escribir como frmulas de matriz. Si abri este libro
en el programa de escritorio de Excel y desea cambiar la frmula o crear una frmula similar, presione
F2 y despus presione Ctrl+Mays+Entrar para que la frmula devuelva los resultados esperados.

Para que estas frmulas funcionen, el segundo argumento para la funcin SI debe ser un
nmero.
La funcin CONTAR cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y cuenta nmeros dentro de
su lista de argumentos. Si la funcin SI devuelve un valor si una condicin especificada se evala
como Verdadero y otro valor si se evala como Falso.
Para ms informacin sobre estas funciones, vea Funcin CONTAR y Funcin SI.
Contar con qu frecuencia aparecen varios valores de texto o numricos empleando las funciones
SUMA y SI juntas
En el ejemplo que sigue se usan las funciones SI y SUMA juntas. La funcin SI primero prueba los
valores en algunas celdas y luego, si el resultado de la prueba es Verdadero, SUMA calcula el total de
los valores que pasan la prueba.

FIGURA 28. aPLICACIN DE FUNCIN CONTAR SI

NOTA

Las frmulas de este ejemplo se deben escribir como frmulas de matriz. Para que aplique

efectivamente la frmula presionar Ctrl+Mays+Entrar y se calcularn los resultados esperados.

Figura 29. Pantalla de Ayuda de Excel, funciones de Texto.

IZQUIERDA devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que especifique el usuario.
Sintaxis
IZQUIERDA(texto, [nm_de_caracteres])
La sintaxis de las funciones tiene los siguientes argumentos:

Texto

Obligatorio. Es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.

Nm_de_caracteres
funcin IZQUIERDA.

Opcional. Especifica el nmero de caracteres que desea extraer con la

Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.

Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devolver todo
el texto.
Si omite nm_de_caracteres, se calcular como 1.
Ejemplo 1: IZQUIERDA

Figura 30. Ejemplo de funcin Izquierda.

Otro tipo de funciones que ofrece Excel es de fecha y hora:

Figura 31. Ayuda de Excel, funciones de fecha y hora.

DIAS (funcin DIAS)

Descripcin: Devuelve el nmero de das entre dos fechas.

Sintaxis
DIAS(fecha_final, fecha_inicial)
La sintaxis de la funcin DIAS tiene los siguientes argumentos:

Fecha_final
das desea conocer.

Fecha_inicial
das desea conocer..

Obligatorio. Fecha_inicial y fecha_final son las dos fechas cuya diferencia de

Obligatorio. Fecha_inicial y fecha_final son las dos fechas cuya diferencia de

NOTA Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que se puedan usar en
clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1, mientras
que la fecha 1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448, porque es 39447 das posterior al 1 de
enero de 1900.
Observaciones

Si ambos argumentos de fecha son nmeros, DIAS usa FechaFinal FechaInicial para
calcular el nmero de das entre ambas fechas.

Si alguno de los argumentos de fecha es texto, dicho argumento se trata como

FECHANUMERO(texto_fecha) y devuelve una fecha de nmero de entero en lugar de un componente
temporal.

Si los argumentos de fecha son valores numricos no incluidos en el intervalo de fechas

vlidas, DIAS devuelve el valor de error "#NUM!".

Si los argumentos de fecha son cadenas que no se pueden analizar sintcticamente como
fechas vlidas, DIAS devuelve el valor de error "#VALOR!".
Ejemplo

Figura 32. Funcin Das.

Tasa_nominal

Obligatorio. Es la tasa de inters nominal.

Nm_per_ao

Obligatorio. Es el nmero de perodos compuestos por ao.

Observaciones

El argumento nm_per_ao se trunca a entero.

Si uno de los argumentos no es numrico, INT.EFECTIVO devuelve el valor de error

#VALOR!.

Si el argumento tasa_nominal 0 o nm_per_ao < 1, INT.EFECTIVO devuelve el valor de

error #NUM!.

INT.EFECTIVO se calcula como:

INT.EFECTIVO (tasa_nominal,nm_per_ao) se relaciona con

TASA.NOMINAL(tasa_efect,nm_per_ao) en la siguiente ecuacin: tasa_efect=(1+
(tasa_nominal/nm_per_ao))*nm_per_ao -1.
Ejemplo

Figura 32. Funcin Int Efectivo

Funcin Lgica per se Funcin Y

Descripcin: Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como VERDADERO;
devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan como FALSO.
Un uso comn de la funcin Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas lgicas.
Por ejemplo, la funcin SI realiza una prueba lgica y, luego, devuelve un valor si la prueba se evala
como VERDADERO y otro valor si la prueba se evala como FALSO. Con la funcin Y como
argumento prueba_lgica de la funcin SI, puede probar varias condiciones diferentes en lugar de
solo una.
Sintaxis
Y(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...)
La sintaxis de la funcin Y tiene los siguientes argumentos:

valor_lgico1 Obligatorio. La primera condicin que desea probar se puede evaluar como
VERDADERO o FALSO.

valor_lgico2; ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden
evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un mximo de 255 condiciones.
Observaciones

Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO o FALSO, o bien
deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos.

Si un argumento de matriz o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se

pasarn por alto.

Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error

#VALOR!.
Ejemplos

Figura 33. Funcin lgica AND o Y.

Figura 33. Funciones lgicas.

Las funciones matriciales

Las funciones matriciales son funciones algo especiales, pues estas no se insertan en una nica
celda, en lugar de ello, estas se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto permite a la funcin
matricial devolver varios resultados juntos.
El siguiente ejemplo mostrar la funcin matricial FRECUENCIA. Para insertar una funcin matricial
debes seguir los siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango E3:E14 que es donde aparecern los resultados.
2 Escribir la funcin matricial en nuestro caso =FRECUENCIA(E3:E14,G3:G5)
3 Pulsar CTRL+MAYUSC+ENTER para crear la frmula matricial.
Observar en la barra de frmulas que la frmula matricial posee smbolos de llave al principio y final
de la misma.

Figura 34. Ejemplo de Funcin Matricial, Frecuencia de valores en un rango dado.

Figura 35. Resultado de aplicar funcin matricial, Frecuencia de nmeros en un rango.

Esta informacin fue tomada de la ayuda guiada que los paquetes de Microsoft ofrecen, por lo
que se sugiere, para consultar la sintaxis de las funciones seguir los siguientes pasos:

Dar clic en el botn de ayuda de Excel

superior derecho de la aplicacin.
Se desplegar ventana como la que se muestra:

ste est situado en el margen

Para consultar la sintaxis de alguna funcin escribir en el cuadro de dilogo el nombre de sta,
por ejemplo escrbase SUMA y se desplegar:

Figura 35. Ayuda de Excel, Funcin Suma

Observar que Excel ofrece muchas alternativas por funcin, las primeras de tantas son Sumar
nmeros, Sumar (suma) o restar fechas, Sumar o restar tiempo, SUMAR.SI (funcin
SUMAR.SI),
funcin
SUMAR.SI.CONJUNTO,
SUMAR.SI.CONJUNTO
(funcin
SUMAR.SI.CONJUNTO)
El dar clic a las palabras hipervinculadas (resalte en azul en el entorno informtico o
computacional) ocasionar el despliegue de una pantalla que relaciona las diferentes alternativas
de esa funcin en la modalidad escogida:

Figura 36. Funcin Suma y sus alternativas.

Para conocer la sintaxis particular dar clic en la alternativa deseada, para el caso Suma de Nmeros
basndose en una condicin, dar clic en el hipervnculo y el cursor se ubicar en la seccin en la que
describe incluso con ejemplos la forma de realizar la funcin incluyendo la sintaxis apropiada:

Figura 37. Ejemplo de Ayuda, funcin suma si

La funcin SUMAR.SI utiliza los siguientes argumentos

Frmula con funcin SUMAR.SI

Rango de evaluacin: comprobar estas celdas para determinar si una fila cumple los
criterios.
Criterios: la condicin que las celdas evaluadas deben cumplir para que la fila se incluya
en la suma.

Rango de suma: sumar los nmeros de estas celdas si la fila cumple la condicin.

Ejecutando el ejemplo en Excel queda:

Figura 38. Ejemplo. Aplicacin de funcin sumar si

Con lo anterior, el usuario podr consultar el Tutorial o Ayuda en lnea que ofrece Microsoft en
particular de Excel, y acceder a cualquier funcin que requiera conocer y aplicar.

1.5 Tablas dinmicas.

https://www.youtube.com/channel/UCvfxanLbaBE3QxZr-PU5vyQ
http://asp3.anep.edu.uy/capinfo//material/excel/ejercicios/bas/ejexcbas.htm
https://www.youtube.com/watch?v=9dALgwgfpnU&list=PLba-ZvOQJvOv6W6fzTGe35jgi_UK3JtT&index=5
https://app.box.com/s/w1vlhww5sh3c0f5nfrp0
Es una potente tabla interactiva de datos que de manera automtica combina y compara grandes
volmenes de datos destacar los detalles requeridos de los campos o datos de inters, para lograrlo
organiza con varios criterios de agrupacin concretos la informacin global. Esta herramienta de
Excel combina lo mejor de la consolidacin de datos, los subtotales, totales y destaca con creces por
una mayor flexibilidad de presentacin pues se modifica de manera automticamente la misma tan
slo con incorporar o mover al rea de colocacin los campos tanto interna como externamente de
manera tal que permite:

Resumir, explorar y analizar datos

Crear reportes, calcular totales y subtotales con diversos diseos
Filtrar, ordenar y organizar sin escribir las frmulas o macros
Vincular datos de distintos orgenes y combinaciones de stos
Integrar mltiples internas, externas o mixtas
Identificar relaciones y polticas de los datos para determinar acciones o
tomar decisiones

Antes de crear una Tabla Dinmica habr de asegurarse de ciertos requisitos para
asegurar la eficacia de la misma, es decir:
1. Etiquetar apropiadamente las columnas de la hoja de datos.
2. Asegurar que no existan totales ni subtotales
3. Identificar claramente las subcategoras para asegurar no existan
similitudes
4. Eliminar filas y columnas vacas
5. Eliminar etiquetas distintas a las de las columnas
Precisamente fue diseada para el control, administracin de grandes volmenes
de datos, pues permite adems de una presentacin excelsa de los informes en
cuanto al diseo, la implementacin y clculos diversos a travs de filtros,
segmentos de datos y escalas de tiempo, adicionales a las ya conocidas
propiedades de Excel en cuanto a ese rubro desde el punto de vista de hoja de
clculo. Es importante sealar, que las tablas dinmicas se pueden crear a partir
de una lista de Microsoft Excel, una base de datos externa, varias hojas de
clculo de Excel u otro informe de tabla dinmica.
Creacin de Tabla Dinmica a partir de Origen de Datos, desde el Men

Figura 39. Creacin de una tabla dinmica. Blog

EXCEL TOTAL de Moiss Ortiz, Tomada del
sitio: http://exceltotal.com/como-crear-una-tabladinamica/

Figura 40. Seleccin

del rango de datos
que conformarn la
Tabla Dinmica. Blog
EXCEL TOTAL de
Moiss
Ortiz,
Tomada del sitio:
http://exceltotal.com/
como-crear-unatabla-dinamica/

INSERTAR

Seleccionar en la Pestaa Insertar, el cono Tabla

Dinmica,
y
se
desplegar una pantalla en la que deber
seleccionarse el rango
de datos a analizar: Para ello deber pulsarse el
botn y seleccionar el
cursor, y arrastrar hasta la celda deseada, como se muestra a continuacin:

Figura 39. Creacin de Tabla dinmica.Seleccin del Rango de la Tabla de Datos a analizar, Blog EXCEL TOTAL de Moiss
Ortiz,.tomada del sitio: http://exceltotal.com/como-crear-una-tabla-dinamica/

Excel permite crear la Tabla Dinmica en la misma hoja o en una nueva, y el

anlisis de varias tablas. Para crearla directamente aplicar la sucesin de las
teclas Alt B B A, con las que automticamente se incluye el origen de los datos
(mantener cursor sobre la Tabla).

Figura 41. Pantalla Inicial de Diseo de Tabla Dinmica Blog EXCEL TOTAL de Moiss Ortiz,.tomada del sitio:
http://exceltotal.com/como-crear-una-tabla-dinamica/

Diseo de la Tabla Dinmica

Obsrvese que en el rea de campos Listas de campos de Tabla Dinmica estn
relacionados los campos de la Hoja de Datos a analizar, y el diseo de la Tabla Dinmica
depender de la forma en que se ubiquen los campos en las reas de Etiquetas de Fila y
Columna, de Valores y de Filtro.

Figura 42. Tabla Dinmica resultante del diseo de campos en el rea de Filtros, Columnas, Filas y Valores.

Las reas denominadas Filtros, Columnas, Filas y Valores son las que conforman las partes de la
Tabla Dinmica resultante.

Filtros de informe. Al colocar campos en sta rea se restringirn datos de la tabla original
para generar informe que los omita. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer
entre las columnas y filas especificadas.

Etiquetas de columna. Los campos contenidos en esta rea harn que la tabla dinmica los
muestre como columnas.

Etiquetas de fila. Los campos en esta, determinarn las filas de la tabla dinmica.

Valores. Los campos en esta rea fungirn como las celdas de la tabla dinmica y sern
totalizados para cada columna y fila.

Configuracin del Campo Valores.

Fia

Figura 44. Dando formato de celda al campo Valores, tipo moneda, Blog EXCEL TOTAL de Moiss Ortiz, tomada del sitio:
http://exceltotal.com/formato-de-valores-en-una-tabla-dinamica/

La Tabla Dinmica resultante es la siguiente:

Figura 44. Tabla Dinmica con los valores de Suma de Ventas.

Aplicacin de Filtros
Independientemente de los Filtros que en el Area de campos de diseo de la Tabla Dinmica se
pueden aplicar, es posible filtrar y ordenar usando los filtros que Excel coloca de manera
predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila. Esto es posible
seleccionando cualquiera de las opciones del filtro, la informacin ser resumida y solamente
mostrar un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.

Figura 45. Aplicando filtros de manera directa en las etiquetas de filas y columnas. , Blog EXCEL TOTAL de Moiss Ortiz,
tomada del sitio: http://exceltotal.com/filtrar-una-tabla-dinamica/

Figura 46. Tabla Dinmica resultante al aplicar filtros directos, , Blog EXCEL TOTAL de Moiss Ortiz, tomada del sitio:
http://exceltotal.com/filtrar-una-tabla-dinamica/

Para ordenar los datos filtrados, dar clic en el mismo cono encuadrado en rojo y
se desplegar la lista de alternativas para seleccionar el tipo de ordenamiento
como sigue:

Figura 47. Alternativa de ordenamiento de a travs de las etiquetas de filas o columnas, Blog EXCEL TOTAL de Moiss Ortiz,
tomada del sitio: http://exceltotal.com/filtrar-una-tabla-dinamica/

Otras utilidades en las Tablas Dinmicas

En el diseo de Tablas Dinmicas existen Filtros de Campo, Segmentacin, y Escalas o
Segmentacin de Tiempo. Los Filtros de campo estn dispuestos precisamente en las celdas, pueden
ser tanto de Valor como de Etiqueta; para tener acceso, dar clic derecho sobre el boton de lista de la
Etiqueta, ya sea de Filas o de Columnas, como se muestra y para cada una de esas opciones, se
desplegar una amplia gama de posibilidades.
Cuando la Tabla Dinmica no muestra la subcategorizacin de los Filtros, se hace necesaria la
SEGMENTACIN, para ello, en la pestaa Analizar, en el grupo Filtrar, hacer clic en Insertar
Segmentacin de Datos.
La segmentacin de datos en tablas dinmicas ofrece la posibilidad de filtrar los datos dentro de
una tabla dinmica, incluso por ms de una columna.

Figura 48. Recorte de pantalla tomado de Excel 2013. 11/12/2014

Para lograrlo, una vez que se despliegue el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos,
seleccionar el campo por el que se desea filtrar los datos.

Excel agregar a la Tabla

Dinmica un filtro para cada
campo seleccionado: como
se muestra en la figura:

Para filtrar la informacin de la

tabla dinmica debe darse clic
sobre cualquiera de las opciones
del filtro desplegadas en azul.

Figura 49. Ventanas de configuracin de filtro de tablas dinmicas, , Blog EXCEL TOTAL de Moiss Ortiz, tomada del sitio:
http://exceltotal.com/dar-formato-a-una-tabla-dinamica/

Excel realizar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para
mostrar de nuevo toda la informacin puedes hacer clic en el botn Borrar filtro que se encuentra en
la esquina superior derecha de cada panel.
Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo cual te
permitir hacer un buen anlisis de la informacin.
Diseo de formato de la Tabla Dinmica
En la ficha Diseo pueden agregarse tanto estilos, apariencia y colores, como subtotales y totales
generales de los datos.

Estilos de Tablas Dinmicas

Figura 50. Alternativa de diseo de la ficha contextual, Blog EXCEL TOTAL de Moiss Ortiz, tomada del sitio:
http://exceltotal.com/dar-formato-a-una-tabla-dinamica/

La ficha est dividida en tres grupos, el de Diseo da oportunidad para agregar subtotales y totales
generales a la tabla dinmica y tambin modificar aspectos bsicos de diseo; el de Opciones de
estilo de tabla dinmica, permiten restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que
se encuentra justo a su derecha, o sea los estilos que tienen filas con bandas y el de Estilos de tabla
dinmica muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinmica. Con tan slo hacer
clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la tabla.
Modificar campos de las tablas dinmicas
Para reestructurar y cambiar los campos de una tabla dinmica, basta con arrastrar los Campos
nuevos de tabla dinmica ubicados en la Lista de campos a las reas de Valores, Filas, Columnas y
Filtros y tambin, entre esas mismas reas, (en el caso de no estar visible, habr de darse clic en
cualquier celda de la tabla dinmica). Para eliminar un campo, puede optarse por 2 alternativas:
arrastrarlo fuera del rea en el que se encuentre o dar clic izquierdo con el mouse sobre l, para
mover campos, tambin es posible arrastrarlos o emplear el men de alternativas para moverlos a
filtro de informe o a rtulos de fila o columna. Por ltimo, para agregar un nuevo campo, puede
arrastrarse de la lista, o marcar el cuadro de seleccin del mismo.
Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica

La funcin Suma es la que por defecto emplea Excel para crear totales y subtotales de los valores de
una tabla dinmica, para aplicar otra diferente, deber hacerse clic sobre el men de configuracin
del campo de valor, y se desplegarn alternativas como: Cuenta, Promedio, Mx, Mn, Producto,
Contar nmeros, Desvest, Desvestp, Var, Varp.
Grficos Dinmicos derivados de Tablas Dinmicas
Para crear un grfico dinmico deber darse clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica base del
grfico y tambin, en la pestaa ANALIZAR del men principal, en el Grupo de Herramientas, al cono
denominado Grfico dinmico; se desplegar ventana con men de alternativas para seleccionar el
tipo de grfico. Es importante observar, que ste se modificar (actualizar) cuando se apliquen filtros
sobre la tabla dinmica, y tambin tambin el los botones de filtro del grfico dinmico. Para eliminar
un grfico nicamente habr que seleccionarlo y oprimir suprimir.
En el caso que se requiera trabajar de manera independiente con el grfico de una tabla dinmica, en
la pestaa ANALIZAR, Herramientas del Grfico Dinmico, deber darse clic en Mover grfico y podr
se seleccionada una nueva hoja donde ha de ser colocado. Tambin podr modificarse, en la misma
pestaa o ficha de Diseo, el estilo el grfico, y especficamente en la ficha de Presentacin, podrn
agregarse ttulos, rtulos de eje y leyendas y en la ficha de Formato, redisear los estilos de forma.
En ocasiones podra darse la circunstancia de que el origen de los datos de una tabla dinmica este
ubicado en lugar diferente, por lo que la Tabla deber ser actualizada, de acuerdo a lo siguiente:
Cambiar origen de datos de una Tabla Dinmica.
Hacer clic sobre la tabla dinmica y selecciona el icono Cambiar Origen de Datos, en el grupo de
Herramientas de Tabla Dinmica, de la pestaa Analizar, lo que desplegar una nueva ventana, en la
que deber indicarse el rango de datos deseado.

1.6 Macros
Una Macro est conformada por una serie de sentencias de cdigo de algn
lenguaje de programacin estructuradas y ordenadas que se almacenan y
ejecutan con algn clic, alguna combinacin de teclas, un botn, una tecla
particular o un comando.
Estas pueden ser implementadas en otras aplicaciones de Microsoft Office, como
Word, Project, Access, adems de Excel y otros inclusive externos Photoshop y
aplicaciones del grupo Open Office. Los lenguajes de programacin pueden ser
visual Basic, C# o C++; para el caso de Excel 2013, es una aplicacin integrada
en VBA 5.0.
Con el desarrollo e implementacin de las macros es posible automatizar tareas,
disear herramientas metdicas, potencializar caractersticas o propiedades de
las aplicaciones del paquete Office e incluso disear y establecer funciones
especficas y personalizadas.
Es importante sealar, que por defecto, cuando se crea o inicia un libro de Excel,
la pestaa Desarrollador que contiene los grupos e conos para la creacin,
diseo y operatividad de las macros no est disponible.
Para activar dicha pestaa ha de darse clic en el botn de Personalizar Barra de
Herramientas de Acceso Rpido para que al desplegarse pantalla en forma de
lista, se pueda acceder a Ms Comandos y en el rubro Personalizar cinta de
opciones marcar la casilla de activacin de Desarrollador , alternativamente, dar
Clic derecho sobre cualquier pestaa, Personalizar cinta de opciones y activar el
Desarrollador. Las acciones antes sealadas ocasionarn, que la barra de Menes
de Excel quede como se muestra:

El acceso al grupo Cdigo permite abrir el Editor de Visual Basic, el botn

Macros que administra las macros existentes, Grabar macro para crear macros
automticas, Usar referencias relativas como alternativa para mejorar la
aplicacin y Seguridad de macros para habilitar o deshabilitar las funciones
relativas a la seguridad.
Editor de Visual Basic
Requiere conocimientos de lenguajes de programacin y con el programa (VBE Visual Basic Editor) o aplicacin independiente Excel permite desarrollar las
acciones o funciones en Lenguaje o cdigo Visual Basic (VB) como escribir, editar,
exportar, importar y documentar siguiendo especfica sintaxis y metodologa.
Para su efectivo funcionamiento ha de ejecutarse dentro del entorno de Excel.
Para tener acceso y disponibilidad del Editor de Visual Basic, en la pestaa
DESARROLLADOR del Men Principal, dar clic, y en el grupo Cdigo, al cono
Visual Basic o la combinacin de las teclas ALT-F11.

Macros
Alternativa que al ser seleccionada despliega ventana que permite administrar
las macros existentes: ejecutar, eliminar y modificar, entre otras.
Grabar Macros
Son dos Formas las que se pueden seguir para Crear Macros, la manual y la
automtica. La ms sencilla, la automtica o Grabadora de Macros, consiste en
crear o generar cdigo sin necesidad de conocimientos de VBA en los mdulos.
Consiste en captar mediante cdigo los pasos que se van ejecutando en Excel.
Sin embargo, existen limitaciones pues stas solamente pueden grabar acciones
directas, no permite incluir decisiones, esto implica que Excel recuerde o guarde
una secuencia de acciones que se realizan indicando inicio y fin de sta.
Para ejemplificar esta forma, en el grupo Cdigo de la pestaa Desarrollador, dar
Clic en la opcin Guardar Macro y se desplegar ventana en la que deber
indicarse el nombre de la macro, la Letra con la que se combinar la tecla Ctrl
para ejecutarla, el lugar en el que se guardar la macro y la descripcin de la
misma.
A continuacin habrn de realizarse las acciones que coadyuven a lograr el
propsito de la macro y finalmente.
Una vez realicen las acciones
deseadas,
seleccionar
Detener
Grabacin.
En
lo
subsiguiente,
podrn realizarse todas ellas a travs
de la combinacin de las teclas Ctrl(Letra), mtodo abreviado para
ejecutar dicha macro.
Cabe aclarar, que cuando se
implementan macros en un libro, el
archivo que los contiene no podr
guardarse
o
grabarse
convencionalmente, por lo que habr
que acceder a la alternativa de
Guardar Como y el usuario escoger
de acuerdo a sus requierimientos de
entre las siguientes tres alternativas:

Libro de Excel habilitado para macros con extensin .xlsm.

Libro Binario de Excel con extensin .xlsb. (archivos muy grandes)
Libro de Excel 97 2000 .xls (para versiones antiguas)

Nota: en tanto est abierto un libro que contiene macros, stas se podrn aplicar
en otros libros.
Referencias Absolutas y Relativas
Cuando se graban las macros, por defecto stas se aplican en referencias
absolutas, cuando se requiere hacerlo en celdas diferentes a las que fueron
creadas, es decir, hacer flexibles las mismas, han de seguirse las siguientes
acciones: en el Grupo Cdigo de la Pestaa Desarrollador, hacer Clic en el botn

Usar Referencias Relativas, y a continuacin Grabar Macros; realizar las acciones

requeridas o deseadas, y para terminar de Grabar macro, dar Clic en el cono
cuadrado blanco de la Barra de Estado (extremo superior izquierdo). Con lo
anterior, la macro podr aplicarse en celdas diferentes a las originalmente
determinadas.
Seguridad de las macros.
Pueden existir macros maliciosas que pueden causar daos, a los archivos e
incluso al equipo, por lo que Excel, de manera predeterminada no permite
ejecutar las macros automticamente. Sin embargo, cuando se sabe que no hay
cdigo malicioso, es posible configurar las macros, de manera tal que se habiliten
todas. Lo anterior se logra haciendo clic en perstaa Archivo, luego Opciones y
dentro del cuadro de dilogo mostrado seleccionar la opcin Centro de confianza,
pulsar el botn Configuracin del centro de confianza, el que permite:
Deshabilitar todas las macros sin notificacin, Deshabilitar todas las macros con
notificacin, Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente y
Habilitar todas las macros.
Desarrollando Macros Manualmente
Retomando el tema del Editor de Visual Basic, a partir del cual se programan las
macros a travs de cdigo, se describe el entorno del mismo:
Componentes bsicos
Barra de menes (Archivo, Edicin, Ver, Insertar, Formato, Depuracin, Ejecutar,
Herramientas, Complementos, Ventana y Ayuda.
Barra de herramientas que agrupa comandos por funcionalidad
Estndar, Edicin y UserForm), la Estndar est activa por defecto.

(Depuracin,

Explorador de proyectos que contiene la estructura de los proyectos en forma de

lista de rbol. Cada uno de los libros de Excel y complementos abiertos, visibles u
ocultos es un proyecto VBA, cada proyecto es un conjunto de objetos con un
propsito particular. A su vez, cada Proyecto (conjunto de objetos organizados
que tienen como fin, resolver o dar un resultado), en el explorador de proyectos
ha de contener carpetas o nodos que a su vez contienen objetos ordenados de
manera especfica, a saber:
a) Microsoft Excel Objetos contiene todas las hojas de clculo y las
hojas de grfico del archivo de Excel asociado, adems de contener
y el objeto ThisWorkbook que tienen cada uno una ventana de
cdigo.
b) El nodo Mdulos contiene los asociados al proyecto. Los mdulos
se pueden crear manualmente y tambin cuando se crea una macro
utilizando la grabadora de macros.
c) Otro tipo de nodo en un proyecto VBA, los Userforms, que agrupa
los cuadros de dilogo personalizados. Por ltimo, la Ventana de
cdigo, en la que se desarrolla el cdigo Visual Basic de cada objeto
e tem de la macro a implementar.

Los Mdulos son espacios creados en un Libro de Excel a travs del Editor de
Visual Basic que contienen procedimientos, es decir cdigo de programacin
(todo el contenido de la aplicacin o repartido en distintos mdulos aunque
agrupados bajo algn criterio y pueden ser de tipo Estndar (cdigo) o de Clases
(objetos propios).
Dado que un objeto es la existencia de algo en el contexto de un Sistema, cada
mdulo en el entorno del Editor de Visual Basic estar asociado a un objeto (cabe
comentar, que los objetos pueden importarse o exportarse en el entorno de los
proyectos activos a travs de la pestaa Archivo).
Los mdulos, como ya se mencion, contienen cdigo, es decir procedimientos, y
el diseo de los mismos, requiere, en forma previa de conocimientos tanto de
metodologa de la programacin, como de la sintxis de VBA, por lo que, se
sugiere, estudiar las unidades 4,5 y 6 para realizar los ejercicios y prctica de
Macros manuales.

Objetos, propiedades y mtodos.

Objeto, como antes se mencion significa algo abstracto que puede ser cualquier cosa. En Excel
puede ser un libro, cada hoja contenida en el libro, una etiqueta, una fila o una columna, una celda, un
menu, una tabla dinmica, un grfico, es decir, cada elemento identificable es un objeto.
Propiedades.
Son caractersticas como el color, la forma, peso, medidas, etc. Para entender este concepto en Excel
considerar el objeto celda que tiene algunas propiedades como; altura, color de fondo, alto de la
misma, una propiedad puede ser el estar vacia, o contener un texto o un nmero, o una frmula, otro
ejemplo es una hoja de clculo, una propiedad es tener lneas de divisin o por el contrario no
tenerlas, o estar visible o estar oculta, tener o no etiqueta; es decir, que las propiedades del objeto
son las caracrsticas que lo diferencian de otroMtodos.
Los objetos tienen comportamientos o realizan acciones, o bien, es posible realizar acciones sobre
sus diferentes propiedades. Cualquier proceso que implica una accin o pauta de comportamiento por
parte de un objeto se define como mtodo asociado a l. En Excel se emplean mtodos sobre un
objeto hoja como copiar, borrar mover, ocultar, eliminar lneas de divisin etc., o tambn sobre una
celda o rango de celdas en particular, esas acciones son los mtodos que afectaran y/o cambiaran las
propiedades de los objetos.
La Programacin Orientada a Objetos, as como las macros en Excel se basa en lo anterior, es decir:
aplicar mtodos a las propiedades conocidas de los objetos, aunque tambin el programador puede
crear nuevos objetos, usando el lenguaje de programacin del Excel el VBA y definir que propiedades
tendr el objeto y aplica diferentes mtodos sobre los mismos.
Estos conceptos asociados con los elementos de Excel quedan: WorkSheet (Objeto hoja de clculo) o
Range (Objeto casilla o rango de casillas), o Cell (Objeto celda), o Workbook (Objeto Libro).
Un objeto Range est definido por una clase donde se definen sus propiedades, (propiedad es una
caracterstica, modificable o no, de un objeto). Entre las propiedades de un objeto Range estn Value,
que contiene el valor de la casilla , Column y Row que contienen respectivamente la fila y la columna
de la casilla, Font que contiene la fuente de los caracteres que muestra la casilla, etc.

Range, como objeto, tambin tiene mtodos, (los mtodos sirven para llevar a cabo una accin sobre
un objeto.) Por ejemplo el mtodo Activate, hace activa una celda determinada, Clear, borra el
contenido de una celda o rango de celdas, Copy, copia el contenido de la celda o rango de celdas en
el portapapeles,... El cuadro siguiente contiene los conceptos mencionados que emplea VBA para
realizar o ejecutar mtodos a las propiedades de los Objetos que estn dentro del Excel:

OBJETOS

PROPIEDADES

METODOS

Workbook

Libro

Value

Valor

Copy

Copiar

WorkSheet

Hoja

Color

Color

Cut

Cortar

Row

Fila

Width

Ancho

Replace

Reemplazar

Column

Columna

Height

Altura

Sort

Ordenar

Range

Rango

Format

Formato

Move

Mover

Cell

Celda

Size

Tamao

Delete

Borrar

Conjuntos.
Un conjunto es una coleccin de objetos del mismo tipo (array de objetos (arreglo de objetos)).
Ejemplo: Un libro de trabajo (WorkBook) con ms de una hoja (WorkSheet), todas las hojas de un
libro de trabajo forman un conjunto, el conjunto WorkSheets.
Cada elemento individual de un conjunto se referencia por un ndice, de esta forma, la primera,
segunda y tercera hoja de un libro de trabajo, se referenciarn por WorkSheets(1), WorkSheets(2) y
WorkSheets(3).
Objetos de Objetos.
Es muy habitual que una propiedad de un objeto sea otro objeto. Una celda es un objeto que tiene
propiedades, a la vez la celda hace parte de una columna, que tambin es un objeto que tiene
tambin sus propiedades, y la columna hace parte de la hoja, que es un objeto que pertenece al libro,
un subconjunto hace parte de un conjunto mas grande. En Excel, el objeto WorkSheets tiene la
propiedad Range que es un objeto, Range tiene la propiedad Font que es tambin un objeto y Font
tiene la propiedad Bold (negrita). Dicho de otra forma, hay propiedades que devuelven objetos, por
ejemplo, la propiedad Range de un objeto WorkSheet devuelve un objeto de tipo Range.

Insertar un nuevo mdulo

Otra tarea bsica implica es la insercin de un nuevo mdulo, para agrupar
procedimientos y funciones que son entidades que sirven para agrupar
instrucciones de cdigo que realizan una accin concreta.
Para insertar un mdulo, en el explorador de proyecto, dar clic derecho sobre
Mdulo, Insertar, con lo que se activar una nueva ventana, que llevar por
nombre mdulo y el nmero preterminado por orden que tiene:
En esa ventana, para insertar un procedimiento, escribir el siguiente cdigo:
Sub Nombre_Procedimiento()
instrucciones
End Sub.

Ejemplo:
Sub Primero()

Range("A1").Value = "Hola"
End Sub
En la lnea Range("A1").Value="Hola" se indica el objeto a programar es el indicado y
atribuido al objeto a travs de Range. Se indica la referencia a la casilla A1, encerrandola
entre parntesis, y se indica un nuevo valor para la propiedad Value, observese que para
separar el objeto de su propiedad se utiliza la notacin punto.
Ejemplificacin del concepto objeto de objetos
Equivalencia en las siguientes instrucciones:
Range("A1").Value = "Buen dia" y WorkSheets(1).Range("A1").Value = "Buen
dia"
Para hacer referencia a la hoja activa se utiliza ActiveSheet:
Sub Primero()
ActiveSheet.Range("A1").Value = "Hola"
End Sub
Para poner cualquier valor en la casilla activa, se utiliza la propiedad (objeto) Activecell
de WorkSheets.
Sub Primero()
ActiveSheet.ActiveCell.Value = "Inicio"
End Sub
Las hojas (WorkSheets) estn dentro del Objeto WorkBooks (libros de trabajo) y
WorkBooks estn dentro de Application. Application es el objeto superior, es el que
representa la aplicacin Excel. Implementando toda la jerarqua de objetos quedara de la
forma siguiente.
Sub Primero()
Application.WorkBooks(1).WorkSheets(1).Range("A1").Value = "Inicio"
End Sub
Sin embargo, Application generalmente no es especificado pues todos los objetos
dependen de este, el caso de WorkBooks ser necesario implementarlo slo si en las
macros se trabaja con diferentes libros de trabajo (diferentes archivos). Los WorkSheets,
si han de ser incluidos en el cdigo, sobre todo cuando se requiere manipular diferentes
hojas.
Ejercicios preliminares
Ejecutar un procedimiento o funcin.

Para ejecutar el procedimiento desde

la hoja de clculo.

Escribir "Hola" en la casilla A1 de la

Hoja 1, la pondremos en negrita y le

Ejecutar/ Ejecutar Sub Userform. Tambin

puede hacer clic sobre el botn o pulsar la
tecla F5.
1. Active opcin de la barra de mens
Herramientas/ Macro/ Macros. Se despliega
una ventana que muestra una lista donde ests
todas las macros incluidas en el libro de trabajo.
2. Seleccione la macro de la lista y pulse sobre
el botn Ejecutar.
Sub Segundo()
Activisheet.Range(A1).Value=Buen dia

daremos color al texto. Para ello

utilizaremos las propiedades Bold y
Color del objeto Font.

Referenciar un rango de celdas.

Activisheet.Range(A1).Font.Bold=True
Activisheet.Range(A1).Font.Color=RGB(255
,0,0)
End Sub
True, que traducido es verdadero, simplemente
indica que la propiedad Bold est activada. Si
se deseara desactivar, bastara con igualarla al
valor False.
La funcin RGB.
Observe que para establecer el color de la
propiedad se utiliza la funcin RGB(Red, Green,
Blue), los tres argumentos para esta funcin son
valores del 0 a 255 que corresponden a la
intensidad de los colores Rojo, Verde y Azul
respectivamente.
Sub tercero()
ActiveSheet.Range(A1:A8).Value=Heyyyy

ActiveSheet.Range(A1:A8). Font.Bold =
True
ActiveSheet.Range(A1:A8).Font.Color=RGB
(255,0,0)
End Sub

Variables en Visual Basic para Aplicaciones

Al trabajar en Visual Basic, se realiza indefectiblemente la manipulacin de datos,
para ello han de almacenarse en memoria y ello se logra a travs del uso de
variables: lugar de memoria o direccin en el que se guardan un valor o un
objeto. Las variables pueden ser de diversos tipos, como: Boolean, Integer, Long,
Single, Double, Currency, Date, String, Object, Variant, User Defined.
El indicarle al Editor de Visual que reserve espacios de memoria para dichos
datos, implica Declaracin de variables y se realiza de acuerdo a la siguiente
sintaxis:
DIM variable AS tipo.

Reglas para la declaracin de variables en el Editor de Visual Basic:

El primer carcter debe ser letra

No usar espacios
Considerar que el Editor no distingue de entre maysculas y minsculas
Utilizar smbolos, excepto el punto.
Mximo nmero de caracteres de una variable: 255

Declaracin de variable de tipo

String (tipo texto). Reserva de un
trozo de memoria que se llama
Texto y que el tipo de datos que se
guardarn ah sern caracteres.

Dim Texto As String

Funcin InputBox.
Esta funcin muestra una ventana
para que el usuario pueda teclear
datos. Cuando se pulsa sobre
Aceptar, los datos entrados pasan
a la variable a la que se ha
igualado la funcin.
Sintaxis de InputBox.
InputBox(Mensaje, Ttulo, Valor
por defecto, Posicin horizontal,
Posicin Vertical, Archivo ayuda,
Nmero de contexto para la
ayuda).
Mensaje : mensaje que se muestra en la
ventana. Para que acepte ms de una lnea
agregar Chr(13) para cada nueva lnea.
Ttulo : Es el ttulo para la ventana InputBox.
Es un parmetro opcional.
Valor por defecto: valor que mostrar por
defecto el cuadro donde el usuarioteclea el
valor. Parmetro opcional.

Texto=InputBox(Introduzca texto, Entrada de

datos)
Para que los datos tecleados se guarden en la
variable Texto, pulsar Aceptar en la ventana que
muestra InputBox.
Sub Lee_Valor()
Dim Texto As String
Texto=InputBox(Dame texto & Chr(13) &
Para la casilla A1, Entrada de datos)
ActiveSheet.Range(A1).Value=Texto
End Sub
Sin variables.
Sub Lee_Valor()
ActiveSheet.Range("A1").Value=InputBox(
Introducir un texto & Chr(13) & Para la
casilla A1", "Entrada de datos")
End Sub

Posicin Horizontal: posicin X de la pantalla en

la que se mostrar el cuadro para la parte
izquierda. Si se omite el cuadro se presenta
horizontalmente centrado a la pantalla.

Eligiendo Casilla
Option Explicit
Sub Lee_Valor
Posicin Vertical: posicin Y de la pantalla en la
que se mostrar la parte superior. Si se omite
Dim Casilla As String
el cuadro se presenta verticalmente centrado a
Dim Texto As String
la pantalla.
Casilla = InputBox("En que casilla quiere
Archivo Ayuda: Es el archivo que contiene la
ayuda para el cuadro. Parmetro opcional.
entrar
el valor", "Entrar Casilla")
Nmero de contexto para la ayuda: Nmero
asignado que corresponde al identificador del
Texto = InputBox("Introducir un texto " &
archivo de ayuda, sirve para localizar el texto
que se debe mostrar. Si se especifica este
Chr(13) &
parmetro,
debe
especificarse
"Para la casilla " & Casilla , "Entrada de
obligatoriamente el parmetro Archivo Ayuda.
datos")
ActiveSheet.Range(Casilla).Value = Texto
End Sub
Tipos de datos en Visual Basic para Excel.
Tipo de datos

Tamao de
almacenamiento

Intervalo

Byte

1 byte

0 a 255

Boolean

2 bytes

True o False

Integer

2 bytes

-32,768 a 32,767

Long
(entero largo)

4 bytes

-2,147,483,648 a 2,147,483,647

Single
4 bytes
(coma
flotante/
precisin simple)

-3,402823E38 a 1,401298E-45 para valores negativos;

1,401298E-45 a 3,402823E38 para valores positivos

Double
8 bytes
(coma
flotante/
precisin doble)

-1.79769313486231E308 a
-4,94065645841247E-324 para valores negativos;
4,94065645841247E-324 a 1,79769313486232E308 para

valores positivos
Currency
(entero a escala)

8 bytes

-922.337.203.685.477,5808 a 922.337.203.685.477,5807

Decimal

14 bytes

+/-79.228.162.514.264.337.593.543.950.335 sin punto decimal;

+/-7,9228162514264337593543950335 con 28 posiciones a la
derecha del signo decimal; el nmero ms pequeo distinto de
cero es
+/-0,0000000000000000000000000001

Date

8 bytes

1 de enero de 100 a 31 de diciembre de 9999

Object

4 bytes

Cualquier referencia a tipo Object

String
(longitud variable)

10 bytes + longitud Desde 0 a 2.000 millones

de la cadena

String
(longitud fija)

Longitud
cadena

Variant
(con nmeros)

16 bytes

Variant
(con caracteres)

22 bytes + longitud El mismo intervalo que para un tipo String de longitud variable
de la cadena

Definido
por
usuario
(utilizando Type)

de

la Desde 1 a 65.400 aproximadamente

Cualquier valor numrico hasta el intervalo de un tipo Double

el Nmero
requerido El intervalo de cada elemento es el mismo que el intervalo de su
por los elementos
tipo de datos.

(Tabla copiada de la ayuda en lnea de Visual Basic para Excel).

La funcin Val(Dato String), convierte una cadena de caracteres a valor numrico. Si la

cadena a convertir contiene algn carcter no numrico devuelve 0.
Val(Cadena). Convierte la cadena a un valor numrico.
Str(Nmero). Convierte el nmero a una expresin cadena.
Las siguientes funciones tienen la forma Funcin(Expresin).
Funcin
CBool
CByte
CCur
CDate
CDbl

CDec

CInt

CLng
CSng
CStr
CVar

Objetos y Propiedades
Objeto Cells(fila, columna): referencia una casilla o rango de casillas, utilizando la fila
y la columna que ocupa la casilla dentro de la hoja (o objeto WorkSheet).
ActiveSheet.Cells(1,1).Value="Heyyyy"
Range(Cells(1, 1), Cells(8, 2)).Value = "Heyyy": referencia un rango

Variables de Objetos.
Para hacer referencia a un objeto, accediendo a las propiedades de un objeto e invocar a
sus mtodos a travs de la variable en lugar de hacerlo directamente a travs del objeto.
Dim Var_Objeto As Objeto
Dim R As Range
Dim Hoja As WorkSheet
Para asignar un objeto a una variable se utiliza la instruccin Set.
Set Variable_Objeto = Objeto
Set R= ActiveSheet.Range("A1:B10")
Set Hoja = ActiveSheet
Set Hoja = WorkSheets(1)
Para llenar el rango de A1 a B10 con la palabra "Heyyyy" y despus poner negrita:
Sub obj()
Dim R As Range
Set R = ActiveSheet.Range("A10:B15")
R.Value = "Heyyyy"
R.Font.Bold = True
End Sub
Estructura Selectiva Simple
Las estructuras condicionales son instrucciones de programacin que permiten controlar
la ejecucin de un fragmento de cdigo en funcin de si se cumple o no una condicin: if
Condicin then..End if (Si Condicin Entonces...Fin Si).
Leer un valor con la instruccin InputBox y guardarlo en la celda A1 de la hoja activa. Si
el valor es superior a 100, leer otro valor con otro InputBox y guardarlo en la casilla A2 de
la hoja activa. Calcular en A3, un tercer valor, a partir de A1 menos el descuento de A2.
Sub Condicional()
ActiveSheet.Range("A1").Value = 0

ActiveSheet.Range("A2").Value = 0
ActiveSheet.Range("A3").Value = 0
ActiveSheet.Range("A1").Value = Val(InputBox("Dame un numero",
"Entrar"))
If ActiveSheet.Range("A1").Value > 100 Then
ActiveSheet.Range("A2").Value = Val(InputBox("Dame otro numero",
"Entrar"))
End If
ActiveSheet.Range("A3").Value = ActiveSheet.Range("A1").Value ActiveSheet.Range("A2").Value
End Sub
Usando variables.
Sub Condicion()
Dim dato1 As Integer
Dim dato2 As Integer
Dato1 = 0
Dato2 = 0
Dato1 = Val(InputBox("Dame un nmero", "Entrar"))
If Dato1 > 100 Then
Dato2 = Val(InputBox("Dame otro nmero", "Entrar"))
End If
ActiveSheet.Range("A1").Value = Dato1
ActiveSheet.Range("A2").Value = Dato2
ActiveSheet.Range("A3").Value = Dato1 - Dato2
End Sub
Macro que compara los valores de las casillas A1 y A2 de la hoja activa. Si son iguales
cambia el color de la fuente de ambas en azul.
Sub Condicion2()
If ActiveSheet.Range("A1").Value = ActiveSheet.Range("A2").Value Then
ActiveSheet.Range("A1").Font.Color = RGB(0, 0, 255)
ActiveSheet.Range("A2").Font.Color = RGB(0, 0, 255)
End If
End Sub
Estructura Selectiva Doble
Otra forma de condicional, es Si Condicin Entonces y Si no se cumple la condicin se
ejecuta el bloque delimitado por Sino y Fin Si. En Visual Basic la instruccin Si Condicin
Entonces ... Sino ... Fin Si se expresa con las instrucciones siguientes.
Siguiendo el ejemplo anterior, en el caso en el que Dato1 es mayor que 100, aplicar y
calcular porcentaje de 10% y si no, la cantidad deber calcularse el 15% ; cualquiera que
sea el resultado deber asignrse a la celda A3 y en la celda A4, calcular y asignar el
resultado de restarle al Dato1, el porcentaje calculado.
Sub Condicion3 Else()
Dim Dato1 As Single
Dim Dato2 As Single
Dato1 = 0
Dato1 = Val(InputBox("Dame un numero", "Entrar"))
If Dato1 > 100 Then
Dato2 = Dato1 * (10 / 100)
ActiveSheet.Range("A2").Value = 0.1

Else

Dato2 = Dato1 * (15 / 100)

ActiveSheet.Range("A2").Value = 0.05

End If
ActiveSheet.Range("A1").Value = Dato1
ActiveSheet.Range("A3").Value = Dato2
ActiveSheet.Range("A4").Value = Dato1 Dato2
End Sub
Restar los valores de las casilla A1 y A2. Guardar el resultado en A3. Si el resultado es
positivo o 0, poner la fuente de A3 en azul, sino ponerla en rojo.
Sub Condicion_Else2()
ActiveSheet.Range("A3").Value = ActiveSheet.Range("A1").Value - _
ActiveSheet.Range("A2").Value
If ActiveSheet.Range("A3").Value < 0 Then
ActiveSheet.Range("A3").Font.Color = RGB(255,0,0)
Else
ActiveSheet.Range("A3").Font.Color = RGB(0,0,255)
End If
End Sub
Estructuras Selectivas Anidadas
Comparar los valores de las casillas B1 y B2 de la hoja activa. Si son iguales, escribir en
B3 "B1 y B2 son iguales", si B1 es mayor que B2, escribir "B1 es mayor que B2", sino,
escribir "B2 es mayor que B1" .
Sub Condicion4()
If ActiveSheet.Range("B1").Value = ActiveSheet.Range("B2").Value Then
ActiveSheet.Range("B3").Value = "Los Valores de B1 y B2 son iguales"
Else
If ActiveSheet.Range("B1").Value > ActiveSheet.Range("B2").Value Then
ActiveSheet.Range("B3").Value = "B1 mayor que B2"
Else
ActiveSheet.Range("B3").Value = "B2 mayor que B1"
End If
End If
End Sub

Operadores lgicos en VBA

El operador lgico And
El operador lgico And fuerza al cumplimiento de dos condiciones; es decir, se ejecuta el bloque
cuando se cumplan ambas condiciones.
Dadas dos calificaciones, indicar calificacin de Aprobado si ambas son iguales o mayores que 70,
con alguna que no cumpla la condicin, mostrar Reprobado.
El cdigo ser el siguiente:
Private Sub ComandButton1_Click()
If (Range(B1).Value>70) and (Range(B2),Value>70) then

Range(B4).Value=Aprobado
Else
Range(B4).Value=Reprobado
Endif
End Sub

De esta manera comprobamos que el operador lgico And nos ayuda a forzar que ambas
condiciones se cumplan. En cambio, si el valor de una de las celdas es menor a 70, entonces
tendremos un resultado diferente: El operador lgico And devolver el valor verdadero solamente
cuando ambas condiciones se cumplan y ser suficiente con que una de ellas no se cumpla para
obtener un resultado negativo.
El operador lgico Or
El operador lgico Or permitir la ejecucin de un bloque, si al menos una de las condiciones se
cumple.
Private Sub ComandButton1_Click()
If (Range(B1).Value>70) or (Range(B2),Value>70) then
Range(B4).Value=Aprobado
Else
Range(B4).Value=Reprobado
Endif
End Sub
Si alguna de las calificaciones es mayor a 70, entonces el estudiante ser aprobado: La nica manera
en que el operador lgico Or nos devuelva un valor falso es que ninguna de las condiciones se
cumpla. En nuestro ejemplo, el alumno estar reprobado solamente cuando ambas calificaciones
sean menores a 70:
Los operadores lgicos evalan las condiciones de acuerdo a las siguientes:

Lista de Funciones de Comprobacin.

IsNumric(Expresin). Comprueba si expresin tiene un valor que se puede
interpretar como numrico.
IsDate(Expresin). Comprueba si expresin tiene un valor que se puede
interpretar como tipo fecha.
IsEmpty(Expresin). Comprueba que expresin tenga algn valor, que se haya
inicializado.
IsError(Expresin). Comprueba si expresin devuelve algn valor de error.
IsArray(Expresin). Comprueba si expresin (una variable) es un array o no.
IsObject(Expresin). Comprueba si expresin (una variable) representa una
variable tipo objeto.
IsNull(Expresin). Comprueba si expresin contiene un valor nulo debido a datos
no vlidos.
Nothing. No es propiamente una funcin, sirve para comprobar si una variable
objeto esta asociada a un objeto antes de hacer cualquier operacin con ella.
Recuerde que para trabajar con una variable objeto antes debe asignarse a uno
(mediante la instruccin Set), en caso contrario se producir un error en el
programa cuando utilice el objeto y se detendr su ejecucin.

Sub Obj()
Dim C As Range
If C Is Nothing Then
MsgBox Prompt :=
Buttons:=vbOk, _
Title := "Error"
Else
C.Value = "Heyyyy"
End If
End Sub

"La

variable

Objeto

no

ha

sido

asignada",

La funcin MsgBox.
Funcin que muestra un mensaje en un cuadro de dilogo hasta que el usuario pulse un
botn. Para ello devuelve un dato tipo Integer dependiendo del botn pulsado por el
usuario.
Sintxis de MsgBox.
MsgBox( Mensaje, Botones, Ttulo, Archivo de ayuda, contexto)
Mensaje : Obligatorio, es el mensaje que se muestra dentro del cuadro de
dilogo.
Botones : Opcional. Es un nmero o una suma de nmeros o constantes, si se
omite este argumento asume valor 0 que corresponde a un nico Botn OK.
Ttulo : Opcional. Es el texto que se mostrar en la barra del ttulo del cuadro de
dilogo.

Archivo de Ayuda : Opcional. Si ha asignado un texto de ayuda al cuadro de

dilogo, aqu debe especificar el nombre del archivo de ayuda donde est el texto.
Context: Opcional. Es el nmero que sirve para identificar el texto al tema de
ayuda correspondiente que estar contenido en el archivo especificado en el
parmetro Archivo de Ayuda.

Tabla para botones e iconos del cuadro MsgBox . (Tabla copiada del archivo
de ayuda de Microsoft Excel).
Constante Valor Descripcin

Argumentos de MsgBox
Constante

Valor

Descripcin

vbOKOnly

Slo el botn Aceptar (predeterminado)

vbOKCancel

Los botones Aceptar y Cancelar

vbAbortRetryIgnore

Los botones Anular, Reintentar e Ignorar

vbYesNoCancel

Los botones S, No y Cancelar.

VbYesNo

Los botones S y No

vbRetryCancel

Los botones Reintentar y Cancelar

vbCritical

16

Mensaje crtico

vbQuestion

32

Consulta de advertencia

vbExclamation

48

Mensaje de advertencia

vbInformation

64

Mensaje de informacin

vbDefaultButton1

El
primer
botn
(predeterminado)

vbDefaultButton2

256

El segundo botn es el predeterminado

vbDefaultButton3

512

El tercer botn es el predeterminado

vbDefaultButton4

768

El cuarto botn es el predeterminado

vbApplicationModal

Cuadro de mensajes de aplicacin modal (valor

predeterminado)

vbSystemModal

4096

Cuadro de mensajes modal del sistema

vbMsgBoxHelpButton

16384

Agrega el botn Ayuda al cuadro de mensaje

es

el

predeterminado

VbMsgBoxSetForegrou 65536
nd

Especifica la ventana del cuadro de mensaje como

la ventana de primer plano

vbMsgBoxRight

524288

El texto se alinea a la derecha

vbMsgBoxRtlReading

1048576

Especifica que el texto debe aparecer para leer de

derecha a izquierda en sistemas hebreos y rabes

El primer grupo de valores (0 a 5) describe el nmero y el tipo de los botones mostrados

en el cuadro de dilogo; el segundo grupo (16, 32, 48, 64) describe el estilo del icono, el
tercer grupo (0, 256, 512) determina el botn predeterminado y el cuarto grupo (0, 4096)
determina la modalidad del cuadro de mensajes. Cuando se suman nmeros para obtener
el valor final del argumento buttons, se utiliza solamente un nmero de cada grupo.

Nota: Estas constantes las especifica Visual Basic for Applications. Por tanto, el nombre
de las mismas puede utilizarse en cualquier lugar del cdigo en vez de sus valores reales.
Los valores que puede devolver la funcin msgbox en funcin del botn que pulse el
usuario se muestran en la tabla siguiente.
Tabla de valores que puede devolver MsgBox. (Tabla copiada del archivo de ayuda de
Microsoft Visual
Basic para aplicaciones).

Valores devueltos por MsgBox

Constante Valor

Descripcin

vbOK

Botn Aceptar presionado

vbCancel

Botn Cancelar presionado

vbAbort

Botn Anular presionado

vbRetry

Botn Reintentar presionado

vbIgnore

Botn Ignorar presionado

vbYes

Botn S presionado

vbNo

Botn No presionado

La instruccin With.
La sentencia With permite ejecutar una serie de acciones sobre un mismo Objeto. Su
sintaxis es la siguiente.
With Objeto
Instrucciones
End With
With hace referencia al objeto ActiveSheet.
Leer el Nombre, la cantidad y el precio de un producto desde el teclado y guardarlos
respectivamente en B1,B2 Y B3. Calcular el total y guardarlo en B4. Si el total es superior
a 10.000 o el nombre del producto es "Albahaca", solicitar por teclado un descuento,
calcular el total descuento y guardarlo en B5, restar el descuento del total y guardarlo en
B6.
Sub Ejemplo_19()
Dim Producto As String
Dim Cantidad As Integer
Dim Precio As Single
Dim Total As Single
Dim Descuento As Single
Dim Total_Descuento As Single
Precio = 0
Producto = InputBox("Entrar Nombre del Producto","Entrar")
Precio = Val(InputBox("Entrar el precio", "Entrar"))

Cantidad = Val(InputBox("Entrar la cantidad", "Entrar"))

Total = Precio * Cantidad
With ActiveSheet
.Range("B1").Value = Producto
.Range("B2").Value = Precio
.Range("B3").Value = Cantidad
.Range("B4").Value = Total
End With
If Total > 10000 Or Lcase(Producto) = "Albahaca" Then
Descuento = Val(InputBox("Entrar Descuento", "Entrar"))
Total_Descuento = Total * (Descuento / 100)
Total = Total - Total_Descuento
With ActiveSheet
.Range("B5").Value = Total_Descuento
.Range("B6").Value = Total
End With
End If
End Sub

Estructuras Repetitivas.
Este tipo de estructuras permiten ejecutar ms de una vez un mismo bloque de sentencias.
Estructura repetitiva Para (for).
Esta estructura se utiliza para repetir la ejecucin de una sentencia o bloque de
sentencias, un nmero definido de veces. Al iniciar Var en el bucle se iguala a
Valor_Inicial, y las sentencias del bucle se ejecutan hasta que Var llega al Valor_Final,
cada vez que se ejecutan el bloque de instrucciones Var se incrementa segn el valor de
Incremento.
Leer 10 valores utilizando la funcin InputBox, sumarlos y guardar el resultado en la
casilla A1 de la hoja activa.
Sub Ejemplo_21()
Dim i As Integer
Dim Total As Integer
Dim Valor As Integer
For i=1 To 10
Valor= Val(InputBox("Entrar un valor","Entrada"))
Total = Total + Valor
Next i
ActiveCell.Range("A1").Value = Total
End Sub
Propiedad Offset.
Offset, que significa desplazamiento, es una propiedad del objeto Range y se utiliza
para referenciar una casilla situada a n Filas y n Columnas de una casilla dada.
ActiveSheet.Range("A1").Offset(2, 2).Value = "Hola" ' Casilla C3 = Hola, 2 filas
y 2 columnas desde A1.
ActiveCell.Offset(5,1).Value = "Hola" ' 5 Filas por debajo de la casilla Activa =
Hola
ActiveCell.Offset(2,2).Activate 'Activar la casilla que est 2 filas y 2 columnas
de la activa

Estructura repetitiva Do While...Loop (Hacer Mientras).

Estructura repetitiva controlada por una o varias condiciones, la repeticin del bloque de
sentencias depender de si se va cumpliendo la condicin o condiciones.
Sub Ejemplo_27()
Dim Nombre As String
Dim Ciudad As String
Dim Edad As Integer
Dim fecha As Date
WorkSheets("Hoja1").Activate
ActiveSheet.Range("A2").Activate
Nombre = InputBox("Entre el Nombre (Return para Terminar) : ", "Nombre")
Do While Nombre <> ""
Ciudad = InputBox("Entre la Ciudad : ", "Ciudad")
Edad = Val(InputBox("Entre la Edad : ", "Edad"))
Fecha=Cdate(InputBox("Entra la Fecha : ", "Fecha"))
With ActiveCell
.Value = Nombre
.Offset(0,1).Value = Ciudad
.Offset(0,2).Value = Edad
.Offset(0,3).Value = fecha
End With
ActiveCell.Offset(1,0).Activate
Nombre = InputBox("Entre el Nombre (Return para Terminar) : ", "Nombre")
Loop
End Sub

Sub Ejemplo_28()
Activar hoja1
WorkSheets("Hoja1").Activate
Activar casilla A2
ActiveSheet.Range("A1").Activate
Mientras la celda activa no est vaca
Do While Not IsEmpty(ActiveCell)
Hacer activa la celda situada una fila por debajo de la actual
ActiveCell.Offset(1,0).Activate
Loop

End Sub
Es la unin de los dos programas anteriores. Es decir habr un bucle Do While que
buscar la primera casilla vaca de la base da datos y otro para pedir los valores de los
campos hasta que se pulse Enter en Nombre.
Sub Ejemplo_28()
Dim Nombre As String
Dim Ciudad As String
Dim Edad As Integer
Dim fecha As Date
WorkSheets("Hoja1").Activate
ActiveSheet.Range("A1").Activate
Buscar la primera celda vaca de la columna A y convertirla en activa
Do While Not IsEmpty(ActiveCell)

ActiveCell.Offset(1,0).Activate
Loop
Nombre = InputBox("Entre el Nombre (Return para Terminar) : ", "Nombre")
Mientras la variable Nombre sea diferente a cadena vaca
Do While Nombre <> ""
Ciudad = InputBox("Entre la Ciudad : ", "Ciudad")
Edad = Val(InputBox("Entre la Edad : ", "Edad"))
Fecha=Cdate(InputBox("Entra la Fecha : ", "Fecha"))
With ActiveCell
.Value = Nombre
.Offset(0,1).Value = Ciudad
.Offset(0,2).Value = Edad
.Offset(0,3).value = fecha
End With
ActiveCell.Offset(1,0).Activate
Nombre = InputBox("Entre el Nombre (Return para Terminar) : ", "Nombre")
Loop
End Sub
Cuando se tienen que entrar desde el teclado conjuntos de valores, algunos
programadores y usuarios prefieren la frmula de que el programa pregunte si se desean
entrar ms datos, la tpica pregunta Desea Introducir ms datos ?, si el usuario contesta
S, el programa vuelve a ejecutar las instrucciones correspondientes a la entrada de
datos, si contesta que no se finaliza el proceso, observe como quedara nuestro bucle de
entrada de datos con este sistema.
Mas_datos = vbYes
Do While Mas_Datos = vbYes
Nombre = InputBox("Entre el Nombre (Return para Terminar) : ", "Nombre")
Ciudad = InputBox("Entre la Ciudad : ", "Ciudad")
Edad = Val(InputBox("Entre la Edad : ", "Edad"))
Fecha=Cdate(InputBox("Entra la Fecha : ", "Fecha"))
With ActiveCell
.Value = Nombre
.Offset(0,1).Value = Ciudad
.Offset(0,2).Value = Edad
.Offset(0,3).value = fecha
End With
ActiveCell.Offset(1,0).Activate
Preguntar al usuario si desea entrar otro registro.
Mas_datos = MsgBox("Otro registro ?", vbYesNo+vbQuestion,"Entrada de
datos")
Loop
** Observe que es necesaria la lnea anterior al bucle Mas_datos = vbYes, para que
cuando se evale la condicin por vez primera esta se cumpla y se ejecuten las
sentencias de dentro del bucle, Mas_datos es una variable de tipo Integer. Vea la seccin
siguiente donde se estudia una variante de la estructura Do While que es ms adecuada
para este tipo de situaciones.

Estructura Do..Loop While.

El funcionamiento de esta estructura repetitiva es similar a la anterior salvo que la
condicin se evala al final, la inmediata consecuencia de esto es que las instrucciones
del cuerpo del bucle se ejecutaran al menos una vez . Observe que para nuestra
estructura de entrada de datos vista en el ltimo apartado de la seccin anterior esta
estructura es ms conveniente, al menos ms elegante, si vamos a entrar datos, al

menos uno entraremos, por tanto las instrucciones del cuerpo del bucle se deben
ejecutar al menos una vez, luego ya decidiremos si se repiten o no.
Do

Nombre = InputBox("Entre el Nombre (Return para Terminar) : ", "Nombre")

Ciudad = InputBox("Entre la Ciudad : ", "Ciudad")
Edad = Val(InputBox("Entre la Edad : ", "Edad"))
Fecha=Cdate(InputBox("Entra la Fecha : ", "Fecha"))
With ActiveCell
.Value = Nombre
.Offset(0,1).Value = Ciudad
.Offset(0,2).Value = Edad
.Offset(0,3).value = fecha
End With
ActiveCell.Offset(1,0).Activate
Mas_datos = MsgBox("Otro registro ?", vbYesNo+vbQuestion,"Entrada de

datos")
Mientras Mas_Datos = vbYes
Loop While Mas_Datos = vbYes

Observe que en este caso no es necesario la lnea Mas_Datos = vbYes antes de Do para
forzar la entrada en el bucle ya que la condicin va al final.

Estructura Do..Loop Until (Hacer.. Hasta que se cumpla la

condicin).
Es otra estructura que evala la condicin al final observe que la interpretacin es
distinta ya que el bucle se va repitiendo HASTA que se cumple la condicin, no
MIENTRAS se cumple la condicin. Cual de los dos utilizar, pues, no se sorprenda, la que
entienda mejor o le guste ms. La entrada de datos con este bucle quedara
Do

Nombre = InputBox("Entre el Nombre (Return para Terminar) : ", "Nombre")

Ciudad = InputBox("Entre la Ciudad : ", "Ciudad")
Edad = Val(InputBox("Ent re la Edad : ", "Edad")
Fecha=Cdate("InputBox("Entra la Fecha : ", "Fecha")
With ActiveCell
.Value = Nombre
.Offset(0,1).Value = Ciudad
.Offset(0,2).Value = Edad
.Offset(0,3).value = fecha
End With
ActiveCell.Offset(1,0).Activate
Mas_datos = MsgBox("Otro registro ?", vbYesNo+vbQuestion,"Entrada de

datos")
Hasta que Mas_Datos sea igual a vbNo
Loop Until Mas_Datos=vbNo

Estructura For Each.

Este bucle se utiliza bsicamente para ejecutar un grupo de sentencias con los elementos
de una coleccin o una matriz (pronto veremos los que es). Recuerde que una coleccin
es un conjunto de objetos, hojas, rangos, etc. Vea el ejemplo siguiente que se utiliza para
cambiar los nombres de las hojas de un libro de trabajo.

Programa que pregunta el nombre para cada hoja de un libro de trabajo, si no se pone
nombre a la hoja, queda el que tiene.
Sub Ejemplo_29()
Dim Nuevo_Nombre As String
Dim Hoja As WorkSheet
Para cada hoja del conjunto WorkSheets
For Each Hoja In WorkSheets
Nuevo_Nombre=InputBox("Nombre de la Hoja : " & Hoja.Name,"Nombrar
Hojas")
If Nuevo_Nombre <> "" Then
Hoja.Name=Nuevo_nombre
End if
Next
End Sub
** Hoja va referenciando cada una de las hojas del conjunto WorkSheets a cada paso de
bucle.

Ejemplo 30.
Entrar valores para las celdas del rango A1:B10 de la hoja Activa.

Sub Ejemplo_30()
Dim R As Range
Para cada celda del rango A1:B10 de la hoja activa
For Each R in ActiveSheet.Range("A1:B10")
R.Value = InputBox("Entrar valor para la celda " & R.Address, "Entrada de
valores")
Next
End Sub
** Observe que se ha declarado una variable tipo Range, este tipo de datos, como puede
imaginar y ha visto en el ejemplo sirve para guardar Rangos de una o ms casillas, estas
variables pueden luego utilizar todas las propiedades y mtodos propios de los Objetos
Range. Tenga en cuenta que la asignacin de las varaibles que sirven para guardar o
referenciar objetos (Range, WorkSheet, etc.) deben inicializarse muchas veces a travs de
la instruccin SET , esto se estudiar en otro captulo.

Procedimientos y funciones.
Se define como procedimiento i/o funcin a un bloque de cdigo que realiza alguna tarea.
Hasta ahora, hemos construido los programas utilizando un nico procedimiento, pero a
medida que los programas (y los problemas) crecen se va haciendo necesaria la inclusin
de ms procedimientos. Podra fcilmente caer en la tentacin de utilizar, como hasta
ahora, un nico procedimiento por programa pero se dar cuenta rpidamente de que
este mtodo no es nada prctico ya que grandes bloques de cdigo implican mayor
complicacin del mismo, repeticin de sentencias y lo que es ms grave, mayores
problemas de seguimiento a la hora de depurar errores, ampliar funcionalidades o incluir
modificaciones.
La filosofa de utilizar procedimientos es la antigua frmula del "divide y vencers", es
decir, con los procedimientos podremos tratar cada problema o tarea de forma ms o
menos aislada de forma que construiremos el programa paso a paso evitando tener que

resolver o controlar mltiples cosas a la vez. Cada tarea la realizar un procedimiento, si

esta tarea implica la ejecucin de otras tareas, cada una se implementar y solucionar
en su correspondiente procedimiento de manera que cada uno haga una cosa concreta.
As, los diferentes pasos que se deben ejecutar para que un programa haga algo,
quedaran bien definidos cada uno en su correspondiente procedimiento, si el programa
falla, fallar a partir de un procedimiento y de esta forma podremos localizar el error ms
rpidamente.
Los procedimientos son tambin un eficaz mecanismo para evitar la repeticin de cdigo
en un mismo programa e incluso en diferentes programas. Suponemos que habr intuido
que hay muchas tareas que se repiten en casi todos los programas, veremos como los
procedimientos que ejecutan estas tareas se pueden incluir en un mdulo de forma que
este sea exportable a otros programas y de esta manera ganar tiempo que, como dice el
tpico, es precioso.

Definir un procedimiento.
Ya lo hemos hecho unas cuantas veces, pero ah va de nuevo.

Sub Nombre_Procedimento
Sentencias.
End Sub.

Llamar a un procedimiento.
Las secuencias del procedimiento P_Uno se ejecutan hasta llegar a la lnea Call P_Dos,
entonces se salta al procedimiento P_Dos, se ejecutan todas las sentencias de este
procedimiento y el programa continua ejecutndose en el procedimiento P_Uno a partir
de la sentencia que sigue a Call P_Dos.
Es el mismo programa que el visto en el ejemplo 29 pero el cdigo que salta casilla hasta
que se encuentra una vaca se implementa en un procedimiento llamado,
Saltar_Celdas_Llenas. Observe que para entrar valores se ha sustituido Do While..Loop
por Do.. Loop While.
Sub Ejemplo_32()
Dim Nombre As String
Dim Ciudad As String
Dim Edad As Integer
Dim fecha As Date
' Llamada a la funcin Saltar_Celdas_Llenas, el programa salta aqu a ejecutar las
'instrucciones de este procedimiento y luego vuelve para continuar la ejecucin a
partir de la
'instruccin Do
Call Saltar_Celdas_Llenas
Do
Nombre = InputBox("Entre el Nombre (Return para Terminar) : ", "Nombre")
Ciudad = InputBox("Entre la Ciudad : ", "Ciudad")
Edad = Val(InputBox("Entre la Edad : ", "Edad"))
Fecha=Cdate(InputBox("Entra la Fecha : ", "Fecha"))
With ActiveCell
.Value = Nombre
.Offset(0,1).Value = Ciudad
.Offset(0,2).Value = Edad

.Offset(0,3).value = fecha
End With
ActiveCell.Offset(1,0).Activate
Mas_datos = MsgBox("Otro registro ?", vbYesNo+vbQuestion,"Entrada de
datos")
Loop While Mas_Datos = vbYes
End Sub
' Funcin que salta celdas de una misma columna. Si rve para encontrar la primera celda
vaca de la
' columna
Sub Saltar_Celdad_Llenas()
WorkSheets("Hoja1").Activate
ActiveSheet.Range("A1").Activate
Do While not IsEmpty(ActiveCell)
ActiveCell.Offset(1,0).Activate
Loop
End Sub

Generalizar una funcin.

Observe que para saltar un rango de casillas llenas slo necesitar llamar a la funcin
Saltar_Celdas_Llenas, pero, siempre y cuando este rango est en una hoja llamada
"Hoja1" y empiece en la casilla A1, el procedimiento es poco prctico ya que su mbito de
funcionamiento es limitado. En la siguiente seccin modificaremos el procedimiento de
manera que sirva para recorrer un rango que empiece en cualquier casilla de cualquier
hoja.
Parmetros.
Los parmetros son el mecanismo por el cual un procedimiento puede pasarle valores a
otro y de esta forma condicionar, moldear, etc. las acciones que ejecuta. El procedimiento
llamado gana entonces en flexibilidad. La sintaxis de llamada de un procedimiento es la
siguiente,
Call Procedimiento(Parmetro1, Parmetro2,..., ParmetroN)

Los parmetros pueden ser valores o variables. La sintaxis para el procedimiento llamado
es la siguiente,
Sub Procedimiento(Parmetro1 as Tipo, Parmetro2 As Tipo,..., Parmetro3 As
Tipo)
Observe que aqu los parmetros son variables que recibirn los valores, evidentemente
debe haber coincidencia de tipo. Por ejemplo, si el primer parmetro es una variable tipo
Integer, el primer valor que se le debe pasar al procedimiento cuando se llama tambin
ha de ser de tipo Integer (recuerde que puede ser un valor directamente o una variable).
El mismo programa que en el ejemplo 32 pero ahora la funcin Saltar_Celdas_Llenas tiene
dos parmetros Hoja y Casilla_Inicial que reciben respectivamente la hoja donde est el
rango a recorrer y la casilla inicial del rango.

Sub Ejemplo_33()
Dim Nombre As String
Dim Ciudad As String
Dim Edad As Integer
Dim fecha As Date
' Llamada a la funcin Saltar_Celdas_Llenas, observar que mediante dos
parmetros se
' Al procedimiento en que hoja est el rango a saltar y en la casilla donde debe
empezar.
Call Saltar_Celdas_Llenas("Hoja1", "A1")
Do
Nombre = InputBox("Entre el Nombre (Return para Terminar) : ", "Nombre")
Ciudad = InputBox("Entre la Ciudad : ", "Ciudad")
Edad = Val(InputBox("Entre la Edad : ", "Edad"))
Fecha=Cdate(InputBox("Entre la Fecha : ", "Fecha"))
With ActiveCell
.Value = Nombre
.Offset(0,1).Value = Ciudad
.Offset(0,2).Value = Edad
.Offset(0,3).value = fecha
End With
ActiveCell.Offset(1,0).Activate
Mas_datos = MsgBox("Otro registro ?", vbYesNo+vbQuestion,"Entrada de
datos")
Loop While Mas_Datos = vbYes
End Sub
'
' Procedimiento Saltar_Celdas_Llenas.
' Sirve para Saltar celdas llenas de una columna hasta encontrar una vaca que se
convierte en activa
' Parmetros :
' Hoja : Hoja donde est el rango a saltar.
' Casilla_Inicial : Casilla Inicial de la columna
Sub Saltar_Celdas_Llenas(Hoja As String, Casilla_Inicial As String)
WorkSheets(Hoja).Activate
ActiveSheet.Range(Casilla_Inicial).Activate
Do While not IsEmpty(ActiveCell)
ActiveCell.Offset(1,0).Activate
Loop
End Sub
Observe que ahora el procedimiento Saltar_Celdas_Llenas sirve para recorrer cualquier
rango en cualquier hoja.
Observe que al procedimiento se le pasan dos valores directamente, recuerde, y esto es
quizs lo ms
habitual, que tambin pueden pasarse variables, por ejemplo.

Sub Ejemplo_33
.
.

Dim Hoja As String

Dim Casilla_Inicial As String
Hoja = InputBox("En que hoja est la base de datos : ", "Entrar Nombre de Hoja")
Casilla_Inicial = InputBox("En que casilla comienza la base de datos","Casilla
Inicial")
' Observe que los parmetros son dos variables cuyo valor se ha entrado desde
teclado en
' las dos instrucciones InputBox anteriores.
Call Saltar_Celdas_Llenas(Hoja, Casilla_Inicial)
.
.
End Sub
Variables locales y variables Globales.
El mbito de una variable declarada dentro de una funcin es la propia funcin, es decir
no podr utilizares fuera de dicha funcin. As, el siguiente programa que debera sumar
las cinco filas siguientes a partir de la casilla activa y guardar el resultado en la sexta es
incorrecto.
Sub Alguna_Cosa()
.
.
Call Sumar_Cinco_Siguientes
ActiveCell.Offset(6,0).Value = Suma
.
.
End Sub

Sub Sumar_Cinco_Siguientes()
Dim i As Integer
Dim Suma As Single
Suma=0
For i=1 To 5
Suma = Suma+ActiveCell.Offset(i,0).Value
Next i
End Sub
Es incorrecto porque tanto las variable i como la variable Suma estn declaradas dentro
del procedimiento Sumar_Cinco_Siguientes consecuentemente, su mbito de accin es
este procedimiento. Por tanto, la instruccin ActiveCell.Offset(6,0).Value = Suma del
procedimiento Alguna_Cosa, generara un error (con Option Explicit activado) ya que la
variable Suma no est declarado dentro de l. Si piensa en declarar la variable Suma
dentro del procedimiento Hacer_Algo, no solucionar nada porque esta ser local a dicho
procedimiento, en este caso tendra dos variables llamadas Suma pero cada una de ellas
local a su propio procedimient o y consecuentemente con el mbito de accin restringido
a ellos.
Una solucin, que a nosotros no nos gusta, seria declarar suma como variable global. Una
variable global se declara fuera de todos los procedimientos y es reconocida por todos los
procedimientos del mdulo,
Option Explicit
' Suma es una variable global reconocida por todos los procedimientos del mdulo.

Dim Suma As Single

Sub Alguna_Cosa()
.Call Sumar_Cinco_Siguientes
ActiveCell.Offset(6,0).Value = Suma
End Sub
Sub Sumar_Cinco_Siguientes()
Dim i As Integer
Suma=0
For i=1 To 5
Suma = Suma+ActiveCell.Offset(i,0).Value
Next i
End Sub
Las variables globales son perfectas en cierta ocasiones, para este caso seria mejor
declarar Suma en la funcin Hacer_Algo y pasarla como parmetro al procedimiento
Sumar_Cinco_Siguientes.

Sub Alguna_Cosa()
Dim Suma As Single
' Llamada a la funcin Sumar_Cinco_Siguientes pasndole la variable Suma
Call Sumar_Cinco_Siguientes(Suma)
ActiveCell.Offset(6,0).Value = Suma
End Sub
Sub Sumar_Cinco_Siguientes(S As Single)
Dim i As Integer
Suma=0
For i=1 To 5
S = S+ActiveCell.Offset(i,0).Value
Next i
End Sub
Esto le funcionaria porque la variable parmetro S (y se le ha cambiado el nombre
adrede) de Sumar_Cinco_Siguientes es la variable Suma declarada en Hacer_Algo.
Funcionar porque en visual basic, a menos que se indique lo contrario, el paso de
parmetros es por referencia, vea la siguiente seccin.
Paso por referencia y paso por valor.
No entraremos en detalles sobre como funciona el paso de parmetros por valor y el paso
de parmetros por referencia, slo indicar que el paso por valor significa que la variable
parmetro del procedimiento recibe el valor de la variable (o directamente el valor) de su
parmetro correspondient e de la instruccin de llamada y en el paso por referencia, la
variable parmetro del procedimiento es la misma que su parmetro correspondiente de
la instruccin de llamada, es decir, la declarada en el procedimiento desde el que se hace
la llamada. Por defecto, y siempre que en la instruccin de llamada se utilicen variables,
las llamadas son por referencia. Si desea que el paso de parmetros sea por valor, debe
anteponer a la variable parmetro la palabra reservada ByVal, por ejemplo,
Sub Saltar_Celdas_Llenas(ByVal Hoja As String, ByVal Casilla_Inicial As String)

Aunque lo elegante y efectivo por razones de memoria seria pasar siempre que sea
posible por valor, es poco habitual que as se haga en visual basic, seguramente por
comodidad. Como suponemos que har como la mayora, es decir, pasar por referencia,
tenga cuidado con los (indeseables) efectos laterales. Copie y ejecute este programa y
descubrir que son los efectos laterales.
Ejemplo Efecto_Lateral.
Antes de copiar el programa, active una hoja en blanco y ponga valores del 1 al 15
distribuidos de la forma siguiente, en el rango A1:A5 valores del 1 al 5, en el rango B1:B5
valores del 6 al 10, en el rango C1:C5 valores del 11 al 15.

El siguiente programa debe recorrer cada una de tres las columnas de valores, sumarlos y
poner el resultado en las filas 6 de cada columna. Entonces, segn los valores que ha
entrado en cada una de las columnas, cuando haya acabado la ejecucin del programa
debe haber los siguientes resultados, A6 = 15, B6=40, C6=65. Para llevar a cabo la suma
de los valores de cada columna se llama a la funcin Recorrer_Sumar tres veces, una
para cada columna, esta funcin recibe en el parmetro F el valor de la fila donde debe
empezar a sumar, sobre el parmetro C el valor de la columna a sumar y sobre el
parmetro Q la cantidad de filas que ha de recorrer.
El programa utiliza la propiedad Cells para referenciar las filas y columnas de los rangos.
Observe atentamente los valores que ir cogiendo la variable Fila ya que esta ser la que
sufra el efecto lateral.

Sub Efecto_Lateral()
Dim Fila As Integer
Fila = 1
Call Recorrer_Sumar(Fila, 1,5) ' Columna A
Call Recorrer_Sumar(Fila, 2,5) ' Columna B
Call Recorrer_Sumar(Fila, 3,5) ' Columna C
End Sub
Sub Recorrer_Sumar(F As Integer, C As Integer, Q As Integer)
Dim i As Integer
Dim Total As Integer
Total = 0
For i =1 To Q
Total = Total + ActiveSheet.Cells(F, C).Value
F=F+1
' OJO con esta asignacin, recuerde que F es la variable Fila
declarada en
' el procedimiento Efecto_Lateral
Next i
ActiveSheet.Cells(F, C) = Total
End Sub
Cuando ejecute el programa se producir la salida siguiente, en A6 habr un 15, hasta
aqu todo correcto, pero observe que en la segunda columna aparece un 0 en B12 y en la
tercera columna aparece un 0 en C18, veamos que ha pasado. La primera vez que se
llama la funcin, la variable F vale 1 ya que este es el valor que tiene su parmetro
correspondiente (Fila) en la instruccin Call. Observe que F se va incrementando una
unidad a cada paso de bucle For, RECUERDE que F es realmente la variable Fila
declarada en el procedimiento Efecto_Lateral, por tanto cuando finaliza el procedimiento

Recorrer_Sumar y vuelve el control al procedimiento Efecto_Lateral Fila vale 6, y este es

el valor que se pasar a Recorrer_Suma la segunda vez que se llama, a partir de ah todo
ir mal ya que se empezar el recorrido de filas por la 6. Una de las soluciones a este
problema para hacer que cada vez que se llame Recorrer_Sumar la variable F reciba el
valor 1, es utilizar un paso por valor, es decir que F reciba el valor de Fila, no que sea la
variable Fila, observe que entonces, si F no es la variable Fila, cuando incremente F no se
incrementar Fila, esta siempre conservar el valor 1. Para hacer que F sea un parmetro
por valor, simplemente ponga la palabra ByVal antes de F en la declaracin del
procedimiento. Vuelva a ejecutar el programa, ver como ahora funciona correctamente.
Insistimos de nuevo en que tenga cuidado con estas cosas. Al menos ahora ya est sobre
aviso, cuando un programa no haga lo que ha previsto una de las cosas que deber
repasar es el paso de parmetros a los procedimientos.

** Para acabar, observe que en muchas ocasiones le hemos indicado que en el paso por
referencia la variable del procedimiento llamado es la variable declarada en el
procedimiento que llama. En este ltimo ejemplo, le hemos dicho que F era la variable
Fila, pues bien, esto no es cierto Fila es una variable y F es otra variable, ahora es lgico
que se pregunte por qu entonces F acta como si fuera Fila, este es un tema que no
entra en el mbito de este manual, si alguna vez programa en C y llega al tema de los
punteros entender que es lo que sucede realmente en el paso por parmetro y en el
paso por valor. Si ya conoce los punteros de C o Pascal entonces ya habr intuido que el
paso por valor en nuestro ejemplo equivaldra a,
Recorrer_Fila(F, C, Q);
void Recorrer_Fila(int F, int C, int Q)
Y un paso por referencia a
Recorrer_Fila(&F, C, Q);
Void Recorrer_Fila(int *F, int C, int Q)

Funciones.
Una funcin es lo mismo que un procedimiento con la salvedad que este devuelve un
valor al procedimiento o funcin que lo llama. Vea el siguiente ejemplo, es una funcin
muy sencilla ya que simplemente suma dos nmeros y devuelve el resultado.
Funcin que devuelve la suma de dos valores que se le pasan como parmetros. Observe
las diferentes formas en como se llama la funcin.
Sub Ejemplo_34()
Dim x As Integer
Dim n1 As Integer, n2 As Integer
X = Suma(5, 5)
n1= Val ( InputBox("Entrar un nmero : ", "Entrada"))
n2= Val ( InputBox("Entrar otro nmero : ", "Entrada"))
X= suma(n1,n2)
ActiveCell.Value
=
Suma(ActiveSheet.Range("A1").Value
ActiveSheet.Range("A2").Value)
X = Suma(5, 4) + Suma (n1, n2)
End Sub

Function Suma(V1 As Integer, V2 As Integer) As Integer

Dim Total As Integer
Total = V1 + V2
Suma = Total
End Function
Observe la sintaxis de la cabecera de funcin,
Function Suma(V1 As Integer, V2 As Integer) As Intege r
La estructura general seria,
Tipo.

Function Nombre_Funcion(par1 As Tipo, par2 As Tipo,..., parN As Tipo) As

La sintaxis es similar a la cabecera de un procedimiento, slo que una funcin tiene tipo,
esto tiene su lgica, ya que una funcin devuelve un valor, ese valor ser de un tipo
determinado. As, en nuestro ejemplo de Function Suma, esta funcin es de tipo
Integer, o dicho de otra manera, la funcin ejecuta sus sentencias y devuelve un valor
hacia el procedimiento o la funcin que la llam, el valor devuelto se establece igualando
el nombre de la funcin a algo,
Nombre_Funcin = ....
En el ejemplo de Function Suma,
Suma = Total
Observe tambin la sintaxis de la llamada a la funcin, en el ejemplo hemos utilizado
unas cuantas formas de llamarla, lo que debe tener siempre presente es que en cualquier
expresin aritmtica o de clculo, el ordenador realiza un mnimo de dos operaciones,
una de clculo y otra de asignacin. Por ejemplo,
A= B+C
El ordenador primero calcula el resultado de sumar B+C luego asigna ese resultado a la
variable A. En cualquier llamada a una funcin, cojamos por caso,
X= suma(n1,n2)
Primero se ejecutan todas las sentencias de la funcin Suma, luego se asigna el clculo
de la funcin a la variable X. De otro vistazo a la funcin de ejemplo y vea lo que realiza
cada sentencia en la que se llama a la funcin Suma.
Veamos a continuacin unos cuantos ejemplos de funciones. Antes recordarle que todo lo
referente a parmetros por valor y referencia, variables locales y globales, etc. que
estudiamos en los procedimientos es lo mismo para las funciones.
Funcin que devuelve la direccin de la primera celda vaca de un rango. La funcin es de
tipo String ya que devuelve la casilla en la forma "FilaColumna ", por ejemplo "A10".
Utilizaremos la propiedad Address del objeto range, esta propiedad devuelve un string
que contiene la referencia "FilaColumna" de una casilla o rango de casillas. En el caso de
un rango devuelve,
"FilaColumna_Inicial:FilaColumna_Final", por ejemplo "A1:C10"
Sub Ejemplo_35()
Dim Casilla As String
Casilla = Casilla_Vacia("A1")
......

End Sub
' Funcin Casilla_Vacia de Tipo String
' Sirve para Recorrer las filas de una columna hasta encontrar una vaca.
' Parmetros :
' Casilla_Inicio : Casilla donde debe empezar a buscar.
' Devuelve Un string que contiene la referencia de la primera casilla
Function Casilla_Vacia(Casilla_Inicio As String) As String
ActiveSheet.Range(Casilla_Inicio).Activate
Do While Not IsEmpty(ActiveCell)
ActiveCell.Offset(1, 0).Activate
Loop
Casilla_Vacia = ActiveCell.Address
End Function
Similar al anterior. Es la tpica bsqueda secuencial de un valor en un rango de casillas,
en esta funcin solo se avanzar a travs de una fila. La funcin devuelve la direccin
(address) de la casilla donde est el valor buscado, en caso que el valor no est en el
rango de filas, devuelve una cadena vaca ("").
Sub Ejemplo_36()
Dim Casilla As String
Casilla = Buscar_Valor("A1", 25)
' Si valor no encontrado
If Casilla = "" Then
.....
Else 'Valor encontrado
....
End if
End Sub
' Funcin Buscar de Tipo String
' Sirve para Recorrer las filas de una columna hasta encontrar el valor buscado o una
de vaca.
' Parmetros :
' Casilla_Inicial : Casilla donde debe empezar a buscar.
' Valor_Buscado : Valor que se debe encontrar
' Devuelve Un string que contiene la referencia de la casilla donde se ha encontrado
el valor.
' Tambin puede devolver "" en caso que el valor buscado no est.
Function Buscar(Casilla_Inicial As String, Valor_Buscado As Integer) As String
ActiveSheet.Range(Casilla_Inicial).Activate
' Mientras casilla no vaca Y valor de casilla diferente al buscado
Do While Not IsEmpty(ActiveCell) And ActiveCell.Value <> Valor_Buscado
ActiveCell.Offset(1, 0).Activate
Loop
' Si la casilla donde se ha detenido la bsqueda NO EST VACA es que se ha
encontrado
'el valor.
If Not IsEmpty(ActiveCell) Then
Buscar = ActiveCell.Address ' Devolver la casilla donde se ha encontrado el
valor

Else ' La casilla est vaca, NO se ha encontrado el valor buscado

Buscar="" ' Devolver una cadema vaca
End if
End Function
Similar al anterior. Bsqueda secuencial de un valor en un rango de casillas, en esta
funcin se avanzar a travs de filas y columnas. La funcin devuelve la direccin
(address) de la casilla donde est el valor buscado, en caso que el valor no est en el
rango, devuelve una cadena vaca ("").
Sub Ejemplo_36()
Dim Casilla As String
Casilla = Buscar_Valor("A1", 25)
If Casilla = "" Then
.....
Else
....
End if
End Sub
Function Buscar(Casilla_Inicial As String, Valor_Buscado As Integer) As String
Dim Incremento_Columna As Integer
Dim Continuar As Boolean
ActiveSheet.Range(Casilla_Inicial).Activate
Continuar = True
Do While Continuar
Incremento_Columna = 0
' Buscar el valor por las columnas hasta encontrarlo o encontrar una celda
vaca.
Do While Not IsEmpty(ActiveCell.Offset(0, Incremento_Columna) And
ActiveCell. Offset(0, Incremento_Columna.Value <> Valor_Buscado
' Siguiente columna
Incremento_Columna = Incremento_Columna + 1
Loop
' Si no est vaca la casilla entonces parar la bsqueda, se ha encontrado el
valor
If Not IsEmpty(ActiveCell.OffSet(0, Incremento_Columna)) Then
Continuar=False
Else ' La casilla est vaca, no se ha encontrado el valor
ActiveCell.Offset(1, 0).Activate ' Saltar a una nueva fila
If IsEmpty(ActiveCell) Then ' Si la casilla de la nueva fila est vaca
Continuar=False ' Parar la bsqueda, no hay ms casilla a
recorrer
End if
End if
Loop
' Si la casilla donde se ha detenido la bsqueda NO EST VACA es que se ha
encontrado
'el valor.
If Not IsEmpty(ActiveCell) Then
Buscar = ActiveCell(0, Incremento_Columna).Address ' Devolver la
casilla donde se
'ha encontrado el
valor
Else ' La casilla est vaca, NO se ha encontrado el valor buscado
Buscar="" ' Devolver una cadema vaca
End if
End Function

La clusula Private.
Puede anteponer la clusula private a todos los procedimientos y funciones que sean
llamados slo desde el mismo mdulo, es una forma de ahorrar memoria y hacer que el
programa corra un poco ms rpido. Si necesita llamar un procedimiento o funcin desde
otro mdulo, nunca debe precederlo por la clusula private, recuerde que esta clusula
restringe el mbito de utilizacin de un procedimiento a su propio mdulo. Supongamos
el ejemplo siguiente.
' Mdulo 1
Sub General
....
End Sub
....

Private Sub Privado

End Sub

' Mdulo 2
Sub Procedimiento_de_modulo2

este
ser llamado

' Esto es correcto. Llama al procedimiento General definido en Mdulo1

Call General
' Esto no es correcto. Llama al procedimiento Privado definido en Mdulo 1,
' procedimiento va precedido pro la clusula Private, por tanto slo puede
' desde procedimientos de su propio mdulo
Call Privado

End Sub
Vamos a ver a continuacin tres ejemplos ms sobre funciones. Es importante que los
cree en un libro de trabajo nuevo y los ponga en un mismo mdulo, al final del captulo
utilizaremos las opciones de exportar e importar mdulos de procedimientos y funciones.
En todos los ejemplos ver el procedimiento Procedimiento_Llamador, es para mostrar de
que forma se debe llamar al procedimiento o funcin. Los procedimientos implementados
son, por llamarlo de alguna manera, de tipo general, es decir, son procedimientos que
podr utilizar en muchas aplicaciones.
Procedimiento que abre un cuador MsgBox y muestra el texto que se le paso como
parmetro.
Procedimiento mAviso
' Funcin Mostrar el cuadro de funcin MsgBox, con el icono informacin y el botn
OK (Aceptar).
' Se utiliza para mostrar avisos.
' Parmetros:
' Texto = Texto que muestra el cuadro
' Titulo = Ttulo del cuadro
'Sub mAviso(Texto As String, Titulo As String)
MsgBox Prompt:=Texto, Buttons:=vbOKOnly + vbInformation, Title:=Titulo
End Sub
Funcin tipo range que devuelve un rango. Observe como la funcin se iguala a una
variable tipo Range, recuerde que con esta variable podr acceder a todas las
propiedades e invocar todos los mtodos propios de los objetos Range. En este ejemplo

en concreto se utilizan las variables para Copiar un grupo de celdas de un rango hacia
otro, se utilizan los mtodos Copy y Paste del objeto Range.
Sub Procedimiento_Llamador()
Dim Rango_Origen As Range
Dim Rango_Destino As Range
Set Rango_Origen=Coger_Rango(A1,5,5)
Rango_Origen.Copy
Set Rango_Destino=Coger_Rango(G1,5,5)
Rango_Destino.Paste PasteSpecial:=xlPasteAll
End Sub
' Funcin que devuelve un rango a una variable de este tipo
' Parmetros
'
Casilla = casilla inicial del rango
'
Filas = nmero' de filas
'
Columnas = nmero de columnas del rango
Function Coger_Rango(Casilla As String, Filas As Integer, Columnas As Integer) As
Range
Dim Casilla_Final As String
ActiveSheet.Range(Casilla).Activate
ActiveCell.Cells(Filas, Columnas).Activate
Casilla_Final = ActiveCell.Address
ActiveSheet.Range(Casilla & ":" & Casilla_Final).Select
Set Coger_Rango = ActiveSheet.Range(Casilla & ":" & Casilla_FInal)
End Function
Funcin para comprobar el tipo de datos. Es una funcin de comprobacin que se puede
utilizar para validar los datos que se entran desde un cuadro InputBox o desde los
cuadros de texto de formularios. La funcin es de tipo Booleano, devuelve True (cierto) o
False en funcin de si el dato pasado es correcto. En esta funcin se evalan slo datos
numricos y datos tipo Fecha, puede ampliarla para que se comprueben ms tipos.
Sub Procedimiento_Llamador()
Dim Cantidad As Integer
Dim Fecha As Date
Dim Datos As String
Datos = InputBox("Entrar una Cantidad : ", "Entrar")
If Not Comprobar_Tipo(Datos,"N") Then
mAviso("Los datos introducido no son numricos", "Error")
Else
Cantidad = Val(Datos)
End If
Datos=InputBox("Entrar Fecha","Entrar")
If Not Comprobar_Tipo(Datos,"F") Then
mAviso("Los fecha introducida no es correcta", "Error")
Else
Fecha = Val(Datos)
End If
.End Sub
' Funcin que evala si el tipo de datos que se le pasan son correctos o no. Si son
correctos devuelve
' TRUE , en caso contrario devuelve FALSE

' Parmetros
'
Valor =valor que se debe comprobar, de tipo String
'
Tipo = tipo a comprobar, "N" --> Numrico, "F", tipo fecha
Function Comprobar_Tipo(Valor As String, Tipo As String) As Boolean
Dim Valido As Boolean
Valido = True
Select Case Tipo
' Comprueba si es un valor numrico vlido
Case "N"
If Not IsNumeric(Valor) Then
Valido = False
End If
' Comprueba si es un valor fecha vlido
Case "F"
If Not IsDate(Valor) Then
Valido = False
End If
End Select
Comprobar_Tipo = Valido
End Function

Ejercicios Prcticos
1.7 Aplicaciones.
Ejercicios propuestos: o Competencias propuestas:

Aqu empieza eduteka

Utilizar apropiadamente las funciones bsicas del software para crear hojas de clculo
sencillas (crear, abrir, grabar y cerrar).

Demostrar comprensin sobre libros, hojas, celdas, filas, columnas y rangos.

Abrir y cerrar la aplicacin

Abrir y cerrar uno o varios libros de hojas de clculo existentes
Crear un libro de hojas de clculo nuevo
Guardar un libro de hojas de clculo en una unidad de almacenamiento local o remota
Guardar un libro de hojas de clculo con otro nombre o formato
Guardar un archivo para ser abierto con otras versiones del mismo software o con otros
programas.
Comprender la diferencia entre abrir y guardar
Alternar entre libros abiertos
Utilizar las funciones de ayuda que ofrece el software

Comprender qu es un libro.
Comprender qu es una hoja de clculo.
Comprender qu son filas, columnas y celdas en una hoja de clculo.
Comprender qu son referencias a celdas.
Comprender qu es un rango de celdas.

Utilizar el teclado y el ratn (mouse) para desplazarse por libros y hojas.

Realizar operaciones bsicas con celdas, filas y columnas (insertar, seleccionar,

modificar, agregar y borrar contenido).

Digitar cifras, fechas o texto en una celda (datos)

Identificar el tipo de dato de acuerdo a la alineacin.
Seleccionar una celda
Seleccionar un rango de celdas (adyacente)
Seleccionar un grupo de rangos de celdas (discontinuo)
Seleccionar filas, rangos adyacentes o grupos de rangos (discontinuos) de filas
Seleccionar columnas, rangos adyacentes o grupos de rangos (discontinuos) de
columnas
Mover filas, columnas y rangos.
Ocultar y mostrar filas y columnas.
Modificar el contenidos de una celda
Utilizar los comandos deshacer y repetir
Utilizar los comandos copiar y pegar para duplicar el contenido de celdas
Utilizar los comandos cortar y pegar para mover el contenido de celdas
Utilizar las herramientas de auto completar y copiar para facilitar la entrada de datos
Borrar el contenido de una celda.
Bloquear o desbloquear celdas o rangos de celdas.
Proteger y desproteger libros para restringir la edicin de datos en celdas bloqueadas.

Dar formato que d significado al contenido de celdas, filas y columnas.

Utilizar las diferentes teclas y combinaciones de teclas para desplazarse por una hoja de
clculo
Utilizar las diferentes formas que ofrece el ratn (mouse) para desplazarse por una hoja
de clculo

Modificar el ancho de columnas y el alto de filas o un rango de estas

Copiar un formato especfico de una celda a otras.
Eliminar formatos especficos a celdas.
Dar formato a celdas para mostrar cifras con un nmero determinado de posiciones
decimales y con o sin puntos separadores de miles.
Dar formato a celdas para mostrar diferentes estilos de fechas
Dar formato a celdas para mostrar diferentes smbolos de moneda
Dar formato a celdas para mostrar cifras que representen porcentajes
Dar formato a celdas para mostrar cifras que representen fracciones
Dar formato a celdas para mostrar cifras en notacin cientfica
Dar formato a celdas para mostrar el contenido de celdas en formato texto

Realizar operaciones bsicas con hojas de clculo (insertar, nombrar, seleccionar,

eliminar, duplicar, mover, inmovilizar, ocultar).

Insertar y eliminar hojas de clculo

Renombrar una hoja de clculo
Duplicar una hoja de clculo dentro de un mismo libro o entre libros
Mover una hoja de clculo dentro de un mismo libro o entre libros
Seleccionar una o varias hojas de clculo completas
Insertar y eliminar filas y columnas en una hoja de clculo
Ocultar y mostrar hojas.
Inmovilizar y movilizar paneles
Utilizar los comandos de bsqueda y reemplazo de contenidos (datos) especficos dentro
de una hoja de clculo
Ordenar el contenido de un rango de celdas en forma ascendente o descendente

Realizar operaciones con frmulas y funciones bsicas.

Dar formato de presentacin a celdas, filas y columnas.

Alinear el contenido de una celda o rango de celdas (izquierda, derecha, centro, parte
superior o inferior)
Combinar celdas
Centrar un ttulo en celdas combinadas
Cambiar la orientacin del contenido de una celda
Aadir bordes y fondos a una celda o rango de celdas
Vista preliminar de una hoja de clculo

Elaborar hojas de clculo que contengan grficos que representen datos.

Reconocer y comprender la estructura de una frmula (uso de parntesis y parmetros,

orden de prioridad de los operadores, etc)
Generar frmulas utilizando referencias a celdas y operadores aritmticos (suma, resta,
etc)
Reconocer y comprender los cdigos de error bsicos relacionados con el uso de
frmulas
Entender y utilizar referencias relativas, mixtas y absolutas a algunas celdas, en las
frmulas
Generar frmulas utilizando funciones de diversas categoras (financieras, matemticas)
Utilizar adecuadamente la ayuda que ofrece el software para elaborar funciones.

Comprender la aplicabilidad que tienen los diversos tipos de grficos (columnas, barras,
lneas, circulares, etc)
Comprender la forma de organizar en una tabla los datos destinados a la creacin de
grficos.
Crear diferentes tipos de grficos a partir de datos en una hoja de clculo nueva o dentro
de la misma hoja, utilizando adecuadamente el asistente.
Planear y preparar el espacio para ubicar un grfico.
Aadir y eliminar ttulos y etiquetas en un grfico
Editar un grfico (cambiar colores, lneas de divisin, rtulos de datos, aadir porcentajes,
etc.)
Cambiar el tipo de grfico
Cambiar el tamao de un grfico
Cambiar la escala de representacin de los datos (abscisa y ordenada).
Duplicar y mover grficos dentro de una misma hoja de clculo o entre libros abiertos
Eliminar grficos

Preparar e imprimir hojas de clculo.

Comprender la importancia de revisar los clculos de un libro antes de imprimirlo o

compartirlo
Determinar el rea de impresin
Utilizar la vista preliminar de una hoja de clculo.
Insertar manualmente saltos de pgina.
Mostrar u ocultar las lneas divisorias de una hoja de clculo y los encabezados de filas y
columnas antes del proceso de impresin
Cambiar los mrgenes de una hoja de clculo (superior, inferior, izquierdo, derecho)
Cambiar la orientacin del papel (horizontal o vertical)
Cambiar el tamao del papel
Ajustar el contenido de una hoja de clculo al tamao de una o varias pginas
Aadir y modificar textos en el encabezado y pie de pgina de una hoja de clculo
Insertar campos en el encabezado y pie de pgina (numeracin de pginas, fecha, hora,
nombre de archivo, etc)

Aplicar la opcin de repetir filas en el extremo superior de cada una de las pginas a
imprimir
Seleccionar las opciones de impresin (nmero de copias, intervalo de pginas,
intercalar)
Configurar las propiedades de la impresora
Imprimir un rango de celdas
Imprimir una hoja de clculo completa
Preparar e imprimir grficos que representen datos.
Imprimir hojas y grficos en un archivo.

AVANZADO

Realizar operaciones con frmulas y funciones avanzadas.

Definir nombre a celdas o rangos,

Reconocer y comprender los cdigos de error estndar relacionados con el uso de
frmulas
Generar frmulas utilizando funciones de fecha
Generar frmulas utilizando funciones de texto.
Generar frmulas utilizando funciones lgicas.
Generar frmulas utilizando funciones de bsqueda y referencia
Aplicar formato condicional a una celda o un rango de estas.
Reconocer la relacin entre celda precedente y dependiente.
Entender y utilizar la herramienta auditoria .
Utilizar la opcin pegado especial.
Utilizar frmulas como valores.

ACTIVIDADES:
NOTA: Desarrollar adecuadamente estos temas requiere no solamente tiempo sino que los
estudiantes tengan conocimientos previos tanto de lgica como de competencia en el
manejo de frmulas y funciones. Los perodos de clase especificados (12) son el tiempo
mnimo requerido para la comprensin bsica de estos temas.

Importar y exportar datos.

Elaborar hojas de clculo en las que se utilicen filtros y agrupacin para organizar
informacin.

Conocer los formatos de intercambio de datos que acepta y genera la hoja de clculo.
Reconocer las limitaciones para intercambio de datos (mquina, versin del software).
Comprender y utilizar el asistente para importar datos.
Separar texto en columnas.
Comprender y utilizar la opcin Guardar como... para exportar datos.

Utilizar filtros para organizar informacin.

Crear formularios para ingresar informacin.
Agrupar y desagrupar informacin.
Utilizar subtotales (frmulas).

Elaborar hojas de clculo en la que se utilice una base de datos.

Comprender el concepto bsico y los elementos de una base de datos.

Comprender las reglas bsicas de la construccin de una base de datos.
Comprender la manera correcta de ingresar datos en una base de datos.
Utilizar la opcin de restricciones para el ingreso de datos.
Utilizar un nombre de rango como base de datos.

Adicionar una clave a un libro para protegerlo.

Grabar una Macro sencilla

Copiar una Macro
Ejecutar una Macro
Asignar una Macro a un botn personalizado en una barra de herramientas, a un men o
a una combinacin de teclas.

Configurar el entorno de trabajo que le presenta la Hoja de Clculo (mens y barras).

Comprender el concepto de tabla dinmica.

Crear hojas de clculo con tablas dinmicas

Grabar y utilizar una macro sencilla.

Activar el control de cambios

Aceptar o rechazar cambios en una hoja de clculo
Compartir un libro para que varios usuarios puedan modificarlo a la vez
Proteger libros compartidos
Agregar comentarios a celdas.

Elaborar hojas de clculo en las que se utilicen tablas dinmicas.

Adicionar una clave a un libro para protegerlo (lectura o escritura).

Abrir un libro protegido
Eliminar la clave de proteccin de un libro

Elaborar hojas de clculo en forma colaborativa.

Comprender y utilizar las funciones para el manejo de bases de datos.

Seleccionar el idioma para el revisor ortogrfico

Mostrar, ocultar y utilizar las barras bsicas y otras disponibles

Personalizar las opciones del software.

Modificar la ubicacin predeterminada de los archivos

Modificar otras opciones del software (general, ver, calcular, modificar y listas
personalizadas)

NOTA GENERAL: El nmero de clases que aparece asociada a cada uno de los objetivos
especficos indica la cantidad de perodos de clase, de 55 minutos, estimado por los
profesores participantes, necesarios para impartir la instruccin y realizar ejercicios y
prcticas necesarios para que el estudiante pueda dominar lo que se pretende ensear.

INDICADORES DE LOGRO
Antes de finalizar la instruccin en esta herramienta informtica, el estudiante
debe demostrar los siguientes desempeos:
1. Sin ayuda de referencias, describe brevemente, y en sus propias palabras, el entorno de trabajo
que presenta la Hoja de Clculo [A]
2. Utilizando la Hoja de Clculo, crea un Libro nuevo, lo graba en un lugar establecido por el
profesor, lo cierra; si es necesario, lo abre nuevamente para modificarlo [A, C]
3. Sin ayuda de referencias, describe brevemente, y en sus propias palabras, qu son Libros, Hojas,
celdas, filas columnas y rangos cuando hace referencia a una Hoja de Clculo [A]

4. Mediante el desplazamiento por un Libro suministrado por el docente, demuestra agilidad en el

uso del teclado y del ratn [A]
5. Dada una serie de datos por el profesor, los analiza, y apoyndose en una Hoja de Clculo, los
tabula de manera coherente [C, F]
6. Dado un tema por el profesor, usa una Hoja de Clculo para tabular los datos recopilados sobre
ese tema cuidando que el formato dado a las celdas contribuya a dar significado a la informacin
(estilo de fecha, smbolos de moneda, porcentajes, etc) [C, D, F]
7. A partir de los datos obtenidos y tabulados sobre un tema, los ordena ascendente o
descendentemente y hace inferencias sobre lo que encontr [C, F]
8. Dado un tema por el profesor, representa hechos o eventos utilizando las diversas operaciones
matemticas (frmulas, clculos, funciones) que ofrece la Hoja de Clculo [C, D, F]
9. A partir de los datos obtenidos y tabulados sobre un tema, les da formato de presentacin para
que su apariencia sea armnica y esttica [C, F]
10. Dado un tema por el profesor, usa una Hoja de Clculo para tabular los datos obtenidos sobre
ese tema y crea grficos que representen la informacin [C, D, F]
11. Mediante la impresin de una Hoja de Clculo demuestra conocimiento y habilidad para
prepararla antes de imprimirla y para configurar las propiedades de la impresora [A, C, D]
12. A partir de la informacin localizada sobre un tema de investigacin dado por el profesor, crea
tablas dinmicas en una Hoja de Clculo para mostrar los diferentes niveles de desagregacin de
los datos [C, F]
13. A partir de una tabla dinmica, crea un grfico interactivo que permita analizar los datos de la
tabla [C, F]
14. Dado un tema por el profesor y utilizando las funciones que para este fin ofrece la Hoja de
Clculo, tabula la informacin recolectada sobre el tema y genera frmulas (fecha, texto, lgicas,
bsqueda, etc) [C, F]
15. Dado un tema por el profesor, tabula la informacin recolectada sobre este y utiliza la opcin de
pegado especial para pegar objetos o para pegar frmulas como valores [C, F]
16. Dado un tema por el profesor, tabula la informacin recolectada sobre este y utiliza la herramienta
de auditoria de la Hoja de Clculo para rastrear celdas precedentes y dependientes [C, F]
17. Dado un tema por el profesor, tabula la informacin recolectada sobre este y exporta los datos
para utilizarlos en otra aplicacin indicada por el profesor [C, F]
18. Dado un tema por el profesor, tabula la informacin recolectada sobre este y, utiliza las opciones
de filtros y agrupamiento para organizar la informacin en formas diferentes [C, F]
19. Dado un tema por el profesor, elabora una Hoja de Clculo en la cual se almacene la informacin
como Base de Datos [C, F]
20. Dada una Hoja de Clculo elaborada con anterioridad, le adiciona una clave a un libro para
protegerlo [A, C, D]
21. Dada una Hoja de Clculo ejecutada o producida con anterioridad por otro compaero, agrega
comentarios a celdas y activa el control de cambios para dejar huella de las modificaciones
hechas [A, C, D]
22. Dada una Hoja de Clculo realizada por l y modificada por otro compaero, acepta o rechaza los
cambios sugeridos por ste y atiende los comentarios indicados [A, C, D]
23. Dadas una serie de tareas por el profesor, las automatiza con la creacin de una Macro sencilla
[A, C, F]
24. Configura el entorno de trabajo y personaliza las barras de herramientas para ajustarlas a las
necesidades de trabajo indicadas por el profesor [A, C, D]
25. Dada por el profesor una unidad de almacenamiento remota o local, configura la ubicacin
predeterminada de los archivos [A, C]

ACTIVIDADES PARA ENSEAR INFORMTICA (APEI)

En la enseanza de la Hoja de Clculo, se deben dedicar algunas clases de
informtica a realizar, actividades especialmente diseadas para desarrollar
habilidades bsicas en esta herramienta.
Estas, especialmente diseadas para estimular el desarrollo de competencias
bsicas en las distintas herramientas, se utilizan cada vez que se inicia el
aprendizaje de alguna de ellas y se dedican algunas sesiones de clase a

realizarlas. Las Actividades deben ser interesantes, retadoras, reales, variadas y

ayudar a generar rpidamente en las distintas herramientas las habilidades
bsicas necesarias para que se puedan utilizarse con xito en los Proyectos de
integracin.
La principal caracterstica de ellas radica en que se apartan de la enseanza
mecnica de comandos y las funciones de las herramientas y se dedican a
promover su aprendizaje con situaciones de la vida real, divertidas e
interesantes. Alcanzar la competencia bsica para poder utilizar con xito la Hoja
de Clculo en los proyectos de integracin que as lo requieran es muy
importante.
En esta actividad los estudiantes utilizan las opciones de formato y edicin que ofrece la Hoja de
clculo. Estas opciones se usan para crear la replica de una factura de servicios pblicos, en este
caso del servicio telefnico.
Los estudiantes realicen clculos matemticos utilizando los nmeros de una matriz creada en la Hoja
de clculo. En los ejercicios, se har nfasis en utilizar frmulas matemticas que requieran el uso de
parntesis para indicar la prioridad en el orden de ejecucin de las operaciones.

Los estudiantes diseen y elaboren una tarjeta de inventario (kardex) para

almacenar informacin sobre diversos productos. Posteriormente, con el uso de
las funciones lgicas y de bsqueda que ofrece la Hoja de clculo, deben
actualizar la informacin de un producto en forma automtica (nombre, cantidad,
entradas, salidas, etc).

LINEAMIENTOS DE INTEGRACIN
Con la Integracin se busca por un lado afianzar las habilidades adquiridas en el manejo de las
herramientas informticas y por el otro, facilitar, mejorar o profundizar el aprendizaje en otras
asignaturas con el uso significativo de las TIC. Es necesario darle a esta un propsito y unos objetivos
claros para lograr un mejoramiento real en el aprendizaje y la comprensin de temas que sean
fundamentales en las asignaturas seleccionadas para realizar la integracin.
PRODUCTOS SUGERIDOS:
1. Analizar tendencias de datos numricos y generar inferencias con base en su
comportamiento (anlisis de situaciones, datos estadsticos).
2. Analizar ecuaciones lineales (clarificacin de la lgica matemtica implicada en clculos).
3. Representar informacin de tipo cuantitativa (para ello deben tanto reflexionar sobre la
organizacin y posibles relaciones que existan en los datos, como realizar clculos).
4. Realizar actividades de solucin de problemas basadas en anlisis de datos (organizarlos en
tablas, sintetizarlos, categorizarlos, relacionarlos, etc)
RECOMENDACIONES:
Antes de iniciar proyectos de integracin se deben utilizar Actividades especialmente
diseadas para desarrollar habilidades bsicas en la Hoja de Clculo. En la seccin
Actividades de este documento se describen algunas, utilizadas en INSA con este propsito.
En los Proyectos de Integracin es muy importante que los docentes presten especial
atencin al anlisis de los resultados y al anlisis de las tendencias observables en las
grficas; deben favorecer estas actividades sobre aquellas de construccin de tablas y
decoracin de ellas.
En los proyectos de integracin se debe permitir a los estudiantes encontrar la forma de
elaborar los clculos matemticos, trigonomtricos o fsicos (no dar la formula; es mejor,
inicialmente que los estudiantes solucionen los problemas por partes y no con una formula
dada por el docente).
Los proyectos de integracin se deben enfocar en el desarrollo de competencias para
sintetizar, categorizar, ordenar y clasificar datos de cualquier tipo con ayuda de la hoja de
clculo (no necesariamente numricos).

LECTURAS RECOMENDADAS
La Hoja de Clculo, Poderosa Herramienta de Aprendizaje - El uso de esta herramienta desarrolla
en los estudiantes mltiples habilidades. Este artculo incluye, entre otras cosas, un diagrama con
cinco tipos de aplicaciones de la Hoja de Calculo que contribuyen al trabajo en al rea de
Matemticas (organizar, visualizar, generar grficos, usar formulas algebraicas y funciones
numricas).
http://www.eduteka.org/HojaCalculo2.php
Predecir y Verificar, Estrategia para Resolver Problemas - Este artculo evidencia como la Hoja
de Clculo ayuda a los estudiantes, de manera intuitiva, a lograr una mejor comprensin del lgebra.
Suministra ejemplos de como esta herramienta los estimula a descomponer los problemas para
solucionarlos con mayor facilidad.
http://www.eduteka.org/Algebra1.php
Resolver Ecuaciones con la Hoja de Clculo - La funcionalidad de la Hoja de Clculo para crear
grficas, puede ayudar a los estudiantes a visualizar las ecuaciones y sus posibles soluciones, de
nuevas maneras. Con ella pueden relacionar la asignacin de valores a variables mediante la
representacin grafica de una ecuacin y, observar los resultados numricos.
http://www.eduteka.org/HojaCalculo1.php
Squele Provecho a las Macros de la Hoja de Clculo - Creacin y utilizacin de simulaciones con
la Hoja de Clculo (Macros) que posibilita a los estudiantes hacer uso de representaciones para
construir un puente entre las ideas intuitivas y los conceptos formales. Incluye ejemplos de estas
aplicaciones para varias materias.
http://www.eduteka.org/MacrosExcel.php
Dulces de Colores - Proyecto retador en el que grupos de estudiantes apoyados en una Hoja de
Clculo determinan porcentajes y realizan inferencias sobre la cantidad de dulces de cada color que
contiene una "bolsa misteriosa". Se basan en la muestra de los dulces de cada color repartidos a
cada grupo.
http://www.eduteka.org/HojaCalculo4.php
Mis Calificaciones Durante Este Perodo - En este proyecto cada estudiante utiliza la Hoja de
Clculo para registrar sus calificaciones en las materias de un perodo. De esta manera, pueden
inferir qu notas necesitan en los trabajos, pruebas, tareas, etc. para lograr la nota que desean
alcanzar al final del perodo.
http://www.eduteka.org/HojaCalculo3.php
El Principio de la Tecnologa para Matemticas Escolares - Documento del Consejo
Estadounidense de Profesores de Matemticas (NCTM) que contiene la posicin de este organismo
respecto al uso de la Tecnologa en la enseanza de esta materia. Los principios describen algunas
caractersticas de la educacin de calidad.
http://www.eduteka.org/PrincipiosMath.php

Aqu termina eduteka

Desde aqu empieza miguel caballero
sierra
Para ejemplificar las bondades y operatividad (reportar, resumir, graficar y
analizar) de esta potentsima herramienta, se emplearn datos existentes y
disponibles gratuitamente en el Libro de Excel denominado 6.1.1 Tablas
dinmicas.xls
del blog de Miguel Caballero, ubicado en la direccin:
http://excelfree.weebly.com/

http://excelfree.weebly.com/ , http://miguelcaballerosierra.wordpress.com/ y
http://www.bubok.co/autores/katharos/actividad,
.Este libro contiene varias hojas de clculo, una de ellas, la que contiene el
Origen de los Datos para para los informes o tablas dinmicas, se llama Telefona
de Datos y cuenta con 467490 Registros de filas con 12 columnas para los
campos: Pas, Ciudad, Ao, Mes, Ciudad Destino, Duracin, Tipo de Cliente,
Ingreso, Costo, Utilidad, Calidad y Quejas.

Figura 38. Datos de Tabla de Base de Datos del Blog de Distribucin de Clases de Microsoft Excel 2013 de Miguel Caballero
Sierra, sitio ubicado en http://excelfree.weebly.com/ , http://miguelcaballerosierra.wordpress.com/.

NOTA: Es importante sealar, que las tablas dinmicas se pueden crear a partir
de una lista de Microsoft Excel, una base de datos externa, varias hojas de
clculo de Excel u otro informe de tabla dinmica.
Para Crear la Tabla Dinmica a partir de ese Origen de Datos mencionado, desde
el Men INSERTAR:

Seleccionar en la Pestaa Insertar, el cono Tabla

Dinmica, y se desplegar una pantalla en la que
deber seleccionarse el rango de datos a analizar:
Para ello deber pulsarse el botn y seleccionar el
cursor, y arrastrar hasta la celda deseada, como se
muestra a continuacin:

Figura 39. Creacin de Tabla dinmica.

Observar que Excel ofrece la alternativa de crear la Tabla Dinmica en la misma

hoja o en una nueva, asi tambin, el anlisis de varias tablas.
La forma ms rpida y directa de creacin de Tabla dinmica es la sucesin de las
teclas Alt B B A, con las que automticamente se incluye el origen de los datos.
Es importante sealar que para poder modificar una Tabla Dinmica ha de tener
el cursor siempre sobre una de ellas.

Figura 40. Diseo de la Tabla Dinmica a partir de los campos y datos de la Hoja de Clculo.

De no ser as los Campos de la Tabla Dinmica desapareceran. Las reas de

trabajo son:

Figura 41. Areas de Diseo de Tabla Dinmica.

Creando una tabla dinmica a travs de la insercin de campos en el

rea de creacin:
Existen 3 formas para disear o crear una tabla dinmica, a saber, 1) arrastrar el
campo al rea de valores, 2) marcar haciendo clic en el recuadro del campo en
cuestin y 3) dando clic derecho a cada campo se desplegarn las 4 alternativas
de diseo, es decir: a) filtro, b) etiqueta o rtulo de columna, c) etiqueta o rtulo
de fila y d) valor.
Por ejemplo, de los campos seleccionar Utilidad, genera el siguiente reporte:

Figura 42. Agregando al rea de Filas, el campo Pas muestra

Figura 43. Realizando Filtros al incorporar los campos en las reas de diseo.

Una de las columnas, Tipo de Cliente, permite por la frecuencia con la que usan
el servicio, distinguirlos de entre: Muy frecuente, muy poco frecuente, poco
frecuente, frecuente y promedio.

Figura 44. Tabla Dinmica resultante de incorporar el campo Tipo Cliente.

Si se agregase al rea de diseo, en Columna el tipo de cliente, se generara el

siguiente informe:

Figura 45. Tabla Dinmica resultante de incorporar campo Pas en el Area Filas.

Actualizacin de las Tablas Dinmicas

Para tener acceso a esta propiedad debe estar activada la celda en la Tabla
Dinmica, con lo que el panel de diseo y descripcin de campos estar visible y
tambin en la pestaa de Analizar y Diseo de Tablas Dinmicas.

Figura 46. Cmo Actualizar Tablas Dinmicas Relacionadas.

Tambin est disponible Actualizar Todo que permitir la actualizacin de todas

las Tablas Dinmicas relacionadas.
Cuando se requiere modificar el rango u origen de los datos para la Tabla
Dinmica y se actualice apropiadamente considerando esta modificacin, deber
realizase a travs del siguiente botn de la pestaa Analizar:

Figura 47. Automaticacin de la actualizacin de Tablas Dinmicas.

Es posible en automatizar la actualizacin de las tablas dinmicas, utilidad que se

emplea cuando continuamente se agregan o modifican datos de grandes
volmenes de libros y hojas de clculo. Para ello deber seleccionarse en la
pestaa de Frmulas, la opcin Definir Nombre, como sigue:

Figura 48. Medida Definir Nombre, para establecer el origen de los datos a actualizar en forma automtica.

En el campo Se refiere a:
=DESREF('Telefona Datos'!$A$1,0,0,CONTARA($A:$A),CONTARA($1:$1))
A continuacin, deber actualizarse la tabla ya sea con la combinacin de teclas
Alt+F5 o recurriendo a la pestaa Analizar y ah seleccionar Actualizar. Con lo
anterior, la tabla dinmica se actualizar en cuanto los datos sean modificados.
Una vez creado el rango de origen de datos con un nombre, ste se puede
escoger de entre una lista que se despliega a travs de las teclas ALT F3.
Pero una manera ms cmoda y rpida para hacer actualizaciones en una tabla
dinmica sera poner los datos en una tabla de Excel; la combinacin de las

teclas Ctrl y la letra T, solicitar a travs de una ventana el rango de los datos, al
marcarlo todo y dar Enter, se convertir.

Figura 49. Otra forma de actualizar los datos de una tabla dinmica.

Notar la conversin de la lista de datos a tabla, con la flecha azul se seala el

nombre de ella; y las etiquetas de las columnas tiene flechitas que se sealan
con las rojas, que poseen la propiedad que permite realizar ordenamientos y
filtros. Una vez que se ha convertido en tabla la lista de datos, deber cambiarse

el origen de los mismos y actualizar con ALT F5.

Figura 50. Cambio de de origen de datos para actualizar los datos de la Tabla Dinmica en una tabla

Figura 51. Areas de colocacin, en las que se crean las Tablas Dinmicas.

Las reas de colocacin se encuentran en el panel de campos, en la parte inferior

derecho del diseo de tablas, y son FILTROS, COLUMNAS, FILAS Y VALORES.
VALORES: en l se incluyen los campos de los que se desea realizar clculos,
sumas, promedios, etc. Se pueden agregar varios y deben ser completamente
numricos.
FILAS: en este campo la tabla dinmica calcula y organiza verticalmente las
subcategoras de los campos agregados.
COLUMNAS: muy parecido al de las filas pero calcula y organiza las subcategoras
horizontalmente.
Ejemplo: En el campo Valores: Utilidad; campo Filas: Pas y en el campo Filas: Tipo
de Cliente, quedara:

Figura 52. Ejemplo de Tabla Dinmica con datos en Columnas, Filas y Valores.

La tabla dinmica muestra, la organizacin de los valores numricos del campo

Pas, subcategorizados verticalmente (Brasil, Chile y Colombia) por la ubicacin
de este campo en el rea de colocacin Filas; los valores numricos del campo
Tipo de Cliente subcategorizados horizontalmente (Frecuente, Muy Frecuente,
Muy Poco Frecuente, Poco Frecuente y Promedio) por la ubicacin de ste en el
rea de colocacin Columnas.
En el rea de colocacin Valores se ubic o agreg el campo Utilidad, que por
defecto Excel calcula suma, o totaliza, de manera tal que las celdas G5, G6 y G7
contienen el clculo de la suma de la utilidad de Brasil, Chile y Colombia
respectivamente. Las celdas B8, C8, D8, E8, F8 a su vez, totalizan por Tipo de
Cliente las utilidades, es decir: Frecuente, Muy Frecuente, Muy Poco
Frecuente, Poco Frecuente y Promedio. Por ltimo, la celda G8 contiene el
Total General de la Utilidad de la Hoja Telefona de Datos.
El rea de colocacin Filtros permite, tamizar o depurar en subcategoras de los
campos que se requieran. En la hoja de clculo en comento, los datos de calidad
pueden ser de tres tipos: Mala, Regular y Buena; para que la tabla dinmica
realice el clculo de las utilidades de acuerdo a ese filtro: agregar el campo
calidad al rea de Filtros (en el rea de la tabla dinmica, arriba de la misma, se
mostrarn en las celdas A1 y B1 Calidad y una Celda Activa (campo objeto lista)
que muestra la palabra (Todas) y como seala la flecha, permite al darle clic al
botn de seleccin escoger la caracterstica a filtrar o depurar en el rea de datos
de la tabla.

Figura 53. Ejemplo de Tabla Dinmica incluyendo Filtros

Si se dejasen marcados todos los campos no se aplicar ningn filtro por lo que la
tabla dinmica no mostrara ningn cambio en las utilidades.
Para el caso en el que se opte por alguna, por ejemplo, REGULAR, implicar una
actualizacin y los valores numricos de la tabla cambiarn. La tabla filtrada
quedara como se muestra:

Figura 54. Tabla Dinmica aplicando Filtro Calidad Regular.

La celda G8 del Total General cambi de 2061451140 a 330045940, as como

todas y cada una de las celdas que contienen valores numricos del rango de
celdas que va de la B5 hasta la G7. Y que el cono de la celda B1 cambi de
flecha a embudo hacia abajo, lo que implica la aplicacin de un filtro.
Es posible agregar mltiples campos a las reas de colocacin segn se requiera,
as tambin indicar el orden de subcategorizacin en funcin del diseo que se
necesite. El orden de los campos en las reas de colocacin se modifican
moviendo el cursor con el botn izquierdo del mouse. Un ejemplo de la hoja de
clculo de Telefona de Datos muestra una tabla dinmica que contiene la
totalizacin de la Utilidad y Costo en el rea de Valores que por defecto calcula
sumas, y el diseo incluye las subcategorizaciones de los campos Pas y Ciudad
en el rea Filas, lo que ocasiona que por cada pas y cada ciudad se destine una
fila, en el orden en el que agregan los campos, es decir, cada pas, y las ciudades
de ese pas a continuacin; en el rea de Columnas, estn los campos Quejas y
Tipos de Clientes, por lo que para cada tipo de Queja, No, se destinarn sendas
columnas para todos y cada uno de los Tipos de Clientes: Frecuente, Muy
Frecuente, Muy Poco Frecuente, Poco Frecuente y Promedio y
nuevamente, para el tipo de Queja Si, todos y cada uno de los Tipos de Cliente.

Figura 55. Ejemplo de Tabla Dinmica con varios campos en las reas Filas, Columnas y Valores.

Para calcular las utilidades por capital de cada uno de los pases, en el mes de
febrero para los clientes Promedio, se pueden realizar filtros manuales
directamente en los botones de lista de los campos correspondientes: En el rea
de Valores, agregar el campo Utilidad, como slo deber mostrar las utilidades de
los clientes promedio, en el rea de Columnas agregar Tipo de Cliente; para que
se puedan mostrar las capitales de los pases, en el rea de Filas agregar el
campo Ciudad y para que se muestren o calculen los datos referentes a Febrero,
en el rea de Filas, agregar el campo Mes. Para que la tabla dinmica contenga
reporte exclusivamente de las utilidades del mes de Febrero, al filtro deber
explcitamente seleccionar de manera manual el mes de Febrero, como se
muestra:

Figura 56. Tabla Dinmica aplicando filtro de Mes, en este caso Febrero.

Para incluir en la Tabla Dinmica solamente los Clientes tipo Promedio,

seleccionar manualmente la caracterstica. Para ello deber darse clic al botn
del cuadro de lista de la Etiqueta de Columnas.

Figura 57. Tabla Dinmica que incluyen los Clientes tipo Promedio.

Y en cuadro de lista Etiquetas de fila, seleccionar slo las capitales (flecha roja).
Ntese cmo los campos, en el rea de Campos de tabla dinmica tienen conos
indicando que son campos filtro, indicados con flechas azules:

Figura 58. Tabla Dinmica con especificaciones de Campos tipo filtro.

Aunque por defecto Excel calcula sumas o totaliza los campos numricos que se
agregan al rea de Valores, es posible realizar otras operaciones. Supngase se
requiere un Reporte o Tabla Dinmica que indique por cada Pas, la cantidad o
nmero de llamadas: para ello, en la flecha del cuadro o ventana de lista dar clic
botn izquierdo y escoger Configuracin del Campo Valor, se desplegara otro
cuadro o ventana de lista, escoger:

Figura 59. Tabla Dinmica en la que se configura el campo valor.

De lo anterior queda la tabla dinmica muestra las incidencias (cuenta todas las
llamadas realizadas desde el pas Brasil, Chile y Colombia respectivamente:

Figura 60. Tabla Dinamica filtrada con especificaciones de Pas.

Figura 61. Tabla Dinmica que calcula el promedio de los ingresos que se generaron por pas

Si se requiriese calcular este ingreso, identificando y atribuyendo ste a cada ciudad y por Tipo de
Cliente: agregar campo Tipo de Cliente en el rea de Columnas, eliminar en el rea de Filas el campo
Pas y agregar en su lugar el campo Ciudad, a saber:

Figura 62. Tipo de Cliente como columna de todas las Ciudades.

La duracin de llamada ms larga y la de la ms corta por pas implica dar clic en

el cuadro de lista, en la flecha y se depliega lista de alternativas, escoger
Resumir Valores Por, optar por Max:

Figura 63. Identificando la llamada ms larga y la ms corta.

De lo anterior, la Tabla Dinmica queda as:

Figura 64. Tabla Dinmica resultante de la aplicacin de Resumen de Valores.

Cculo del porcentaje con el que contribuy cada pas a la Utilidad Total, en el
Area de Colocacin Valores, agregar el campo Utilidad, en el rea de Filas, Pas y
para calcular los porcentajes, dar clic derecho en cualquiera de los datos de la
columna Suma de Utilidad, se desplegar una ventana con alternativas,
seleccionar Mostrar Valores Como y se desplegar otra ventana con otras
alternativas a escoger, para el caso, % del Total General:

Figura 65. Tabla Dinmica, seleccionando muestra de valores en diferentes.

Y la Tabla Dinmica queda:

Figura 66. Aplicacin de valores en porcentaje.

Para calcular el porcentaje con el que contribuyeron los clientes frecuentes para
cada pas, dar clic derecho en el cualquiera de los datos de la columna de
clientes tipo frecuente, y seleccionar Mostrar Valores Como y seleccionar % Total
de Columnas:

Figura 67. Tabla Dinmica, seleccionando el porcentaje del total de columnas.

Figura 68. Tabla Dinmica con el porcentaje con el que contribuye cada tipo de cliente a la utilidad total de Colombia.

En el diseo de Tablas Dinmicas existen Filtros de Campo, Segmentacin, y

Escalas o Segmentacin de Tiempo. Los Filtros de campo estn dispuestos
precisamente en las celdas, pueden ser tanto de Valor como de Etiqueta; para
tener acceso, dar clic derecho sobre el boton de lista de la Etiqueta, ya sea de
Filas o de Columnas, como se muestra y para cada una de esas opciones, se
desplegar una amplia gama de posibilidades.

En el caso en el que campos tipo fecha se agreguen a las reas de colocacin de

Filas o de Columnas, Excel ofrece filtros de fecha como se muestra:

PENDIENTE : https://www.youtube.com/watch?
v=bFUnMX8n6Ag&index=8&list=PLba-ZvOQ-JvOv6W6fzTGe35jgi_UK3JtT
La empresa desea conocer la siguiente informacin:
a. Cuanto fue la utilidad generada por los clientes promedio en cada una de las
capitales de los distintos pases en el mes de febrero.
i.

Qu capital fue ms rentable?

ii.
Qu porcentaje contribuyeron a la utilidad total las ciudades de
concepcin, Bucaramanga y fortaleza?
b. Se desea conocer cules fueron las quince ciudades que mas contribuyeron a
las utilidades totales de la compaa , adems de saber el orden y en qu
porcentaje contribuyo cada una respecto a al contribucin total de cada cliente
c. Se desea conocer en qu ciudades de destino est distribuido el 75% de los
ingresos
Para calcular el promedio de llamadas no exitosas en cada ciudad de cada pas
de los distintos tipos de cliente que reportaron quejas? Nota: Un cliente hablo de
forma exitosa si la calidad de la llamada fue BUENA, si fue MALA o REGULAR no
fue exitosa.

Cuando la Tabla Dinmica no muestra la subcategorizacin de los Filtros, se hace

necesaria la SEGMENTACIN, para ello, en la pestaa Analizar, en el grupo Filtrar,
hacer clic en Insertar Segmentacin de Datos:

Obsrvese que en el momento en el que se crea la segmentacin, la vista de

trabajo se modifica y se despliega la de Opciones, que le son particulares a la
segmentacin, dado que all se puede modificar la configuracin de la misma:

Esta herramienta de Excel, permite en la Tabla Dinmica, mostrar los datos que
corresponden a Buena Calidad, al darle clic al Botn BUENA; de manera
automtica muestra los que corresponden a Mala y Regular al optar por los
botones MALA y REGULAR respectivamente.

Si el cursor est ubicado en el segmento de datos, la pestaa de Opciones est

activa y ofrece la posibilidad de configurar diseo y caracteristicas del Segmento
de Datos de la Tabla Dinmica, como se muestra en la siguiente vista:

Otra herramienta de las Tablas Dinamicas es la de insertar o incluir Escalas de

Tiempo, para analizar de manera directa y automtica los datos de la Tabla en los
tiempos marcados en dicha escala, en el ejemplo que se estaba empleando,
obsrvese que se agregan a las reas de colocacin de Valores la Utilidad, en la
de Filas el Ao y en la de Columnas el Tipo de Cliente; dado que en el rea de
filas est el campo Ao, las filas de utilidad por cada Tipo de Cliente (Columnas),
tiene como dato una fecha, recurdese que la Hoja de Clculo que se est
empleando una que est disponible en la Red de Internet a travs de un blog de
Excel, y contiene 467498 filas por 13 columnas. Esta til herramienta permite de
un solo clic tener una Tabla Dinmica de algn ms en particular o de 2 o ms
meses si se marca con el cursor los meses requeridos, adems de que en la
objeto de la escala de tiempo tambin se puede modificar a dias, meses,
trimestre o aos.

Otra til herramienta de anlisis de las Tablas Dinmicas es la de Agrupar, por

ejemplo, si el campo de la Hoja o Tabla de Clculo est en formato fecha, es
posible obtener vistas en las Tablas Dinmicas que muestren los datos agrupados
por segundos, minutos, horas,, das, semanas, meses, trimestres y aos.

Sd

As como tambin es posible, agregar otro tipo de agrupacin, adems de

agruparlos por ao, tambin por mes, para lograrlo, ubicar el cursor en cualquier
celda del rea de la Tabla Dinmica, dar clic derecho en el botn flecha del
campo y escoger el modo deseado. Para el ejemplo se requiere por ao y mes, lo
cual quedara as: (Obsrvese que el rea de Columnas, muestra dos veces el
campo ao).

Dependiendo de las necesidades, cuando el cursor est sobre la celda, la activa y

al darle clic derecho agrupar, depender del tipo de dato que contenga la celda
la variedad de agrupacin que permita, a saber: fechas, numricos, as como
tambin lo indicar cuando no sea propia la agrupacin. Nota: la agrupacin por

defecto es de rangos de igual longitud, sin embargo, las subcategoras pueden

ser variadas en cuanto a sus valores iniciales o finales tambin.
Si despus de clasificada o agrupada en subcategorizaciones se requiere ordenar
la Tabla Dinmica, la pestaa Datos no muestra activados los filtros dada su
condicin, por lo que ha de ubicarse el cursor en la celda inmediata siguiente
(adyacente) derecha superior a la tabla, con lo que Excel permite y dispone la
gama de AutoFiltros. (otra medida alterna pero ms tardada implicara copiar la
Tabla como Datos en otra seccin de la Hoja y aplicar el filtro de ordenamiento
requerido.
En los casos en lo que se requiera realizar agrupaciones con rangos diferentes,
deber marcarse el rango, y en la pestaa Analizar, seleccionar Agrupar y
Aceptar, con lo que se crear un Grupo exprofeso, con el rango particular
deseado. Al darle doble clic a la celda denominada Grupo# permitir contraer o
desplegar el rango de celdas agrupadas. El nombre del grupo, o categorizacin
puede ser modificado directamente en el modo de edicin de celdas.
Por ltimo, con respecto a las agrupaciones, Excel tambin ofrece la posibilidad
de agrupar por texto, adems de nmeros y fechas. Para ello, basta seleccionar
las celdas que se requiere agrupar, dar clic derecho, Agrupar , despus de
seleccionar, pestaa Analizar, Agrupar. Notas: importante el hecho de contar con
tablas efectivas, es decir, datos consistentes, del mismo tipo, sin errores u
omisiones de datos y, que es posible modificar nombre de grupos as como
tambin contraer o no los grupos para se muestren o no las celdas en la vista de
la Tabla Dinmica.
Aspecto, diseo, estilo y formatos condicionales en las Tablas
Dinmicas.
Para la presentacin y aspecto del Informe o Tabla de Diseo, en la pestaa
Diseo Excel ofrece una amplia gama de patrones y estilos que combinan
colores, lneas, recuadros y vistas variadas para seleccionar segn los
requerimientos y gusto personal. Por lo que una vez insertada la tabla (Origen de
datos de Hoja u Hojas de Clculo), dar clic en la pestaa de Diseo para proceder
a seleccionar:

Ntese que adems de formatos preestablecidos, pueden modificarse

como los encabezados de las filas o columnas, bandas a las filas
columnas, agregar filas en blanco, diseos diversos de Informe
Compacta, Esquema, Tabular, Repitiendo etiquetas de elementos
subtotales, totales, etc.

detalles
o a las
(formas
o no),

La configuracin de los datos contenidos en las celdas de las Tablas Dinmicas

han de ser formateados independientemente de que en el Origen de los Datos lo
estn, para ello, deber dar clic derecho sobre el dato, escoger la alternativa
Configuracin del Campo Valor y proceder como si se tratase de un valor de Hoja
de Clculo.
Formato Condicional en Tablas Dinmicas

Deben seleccionarse con el cursor las celdas de datos, excluyendo los totales y
subtotales, tanto de filas como de columnas (usar Ctrl cursor), en la pestaa de
Inicio, en el Botn de Formato Condicional se desplegarn alternativas

prediseadas, para el caso se ha escogido de Reglas Superiores e Inferiores, Por

Debajo del Promedio; el ejemplo muestra las utilidades por debajo del promedio
en rosa:

Es importante considerar, que cuando existan modificaciones, adicin o

eliminacin de datos en el Origen de los Datos, la Tabla Dinmica no reconocer
stos, por lo que habr de realizarse medidas a travs del Modificador de Reglas
Dinmicas, una de las alternativas que se despliega en la pestaa Inicio, Formato
Condicional, Administrar Reglas.

Para modificarlas seleccionar Editar Reglas e incluir los cambios.

Otra herramienta de mucha utilidad para las Tablas Dinmicas es la de Ordenar,

para ello, adems de activar la celda del campo en cuestin, dar clic en la
pestaa Datos, y escoger ascendente o descendente segn se requiera, tanto
para valores numricos como de texto; tambin es posible a travs de la pestaa
Inicio, Botn Ordenar y Filtrar.
1.6 Macros
Una Macro est conformada por una serie de sentencias de cdigo de algn
lenguaje de programacin estructuradas y ordenadas que se almacenan y
ejecutan con algn clic, alguna combinacin de teclas, un botn, una tecla
particular o un comando.

Estas pueden ser implementadas en otras aplicaciones de Microsoft Office, como

Word, Project, Access, adems de Excel y otros inclusive externos Photoshop y
aplicaciones del grupo Open Office. Los lenguajes de programacin pueden ser
visual Basic, C# o C++; para el caso de Excel 2013, es una aplicacin integrada
en VBA 5.0.
Con el desarrollo e implementacin de las macros es posible automatizar tareas,
disear herramientas metdicas, potencializar caractersticas o propiedades de
las aplicaciones del paquete Office e incluso disear y establecer funciones
especficas y personalizadas.
Es importante sealar, que por defecto, cuando se crea o inicia un libro de Excel,
la pestaa Desarrollador que contiene los grupos e conos para la creacin,
diseo y operatividad de las macros no est disponible.
Para activar dicha pestaa ha de darse clic en el botn de Personalizar Barra de
Herramientas de Acceso Rpido para que al desplegarse pantalla en forma de
lista, se pueda acceder a Ms Comandos y en el rubro Personalizar cinta de
opciones marcar la casilla de activacin de Desarrollador , alternativamente, dar
Clic derecho sobre cualquier pestaa, Personalizar cinta de opciones y activar el
Desarrollador. Las acciones antes sealadas ocasionarn, que la barra de Menes
de Excel quede como se muestra:

Son dos Formas las que se pueden seguir para Crear Macros, la manual y la
automtica. La ms sencilla, la automtica o Grabadora de Macros, consiste en
crear o generar cdigo sin necesidad de conocimientos de VBA en los mdulos.
Consiste en captar mediante cdigo los pasos que se van ejecutando en Excel.
Sin embargo, existen limitaciones pues stas solamente pueden grabar acciones
directas, no permite incluir decisiones, esto implica que Excel recuerde o guarde
una secuencia de acciones que se realizan indicando inicio y fin de sta.
Para ejemplificar esta forma, en el grupo Cdigo de la pestaa Desarrollador, dar
Clic en la opcin Guardar Macro y se desplegar ventana en la que deber
indicarse el nombre de la macro, la Letra con la que se combinar la tecla Ctrl
para ejecutarla, el lugar en el que se guardar la macro y la descripcin de la
misma.
A continuacin habrn de realizarse las acciones que coadyuven a lograr el
propsito de la macro y finalmente.
Una vez realicen las acciones deseadas, seleccionar Detener Grabacin. En lo
subsiguiente, podrn realizarse todas ellas a travs de la combinacin de las
teclas Ctrl-(Letra), mtodo abreviado para ejecutar dicha macro.

Cabe aclarar, que cuando se

implementan macros en un libro, el
archivo que los contiene no podr
guardarse
o
grabarse
convencionalmente, Excel, solicitar
confirmacin para incluir stas, y el
archivo tendr otra extensin segn
su contenido y funcin primaria: xlsx,
xlsm, xlsb y xls; libros con macros
con o sin grandes volmenes de
datos y hojas, etc. As tambin, en
tanto est abierto un libro que
contiene macros, stas se podrn
aplicar en otros libros.
Referencias Absolutas y Relativas
Cuando se graban las macros, por defecto stas se aplican en referencias
absolutas, cuando se requiere hacerlo en celdas diferentes a las que fueron
creadas, es decir, hacer flexibles las mismas, han de seguirse las siguientes
acciones: en el Grupo Cdigo de la Pestaa Desarrollador, hacer Clic en el botn
Usar Referencias Relativas, y a continuacin Grabar Macros; realizar las acciones
requeridas o deseadas, y para terminar de Grabar macro, dar Clic en el cono
cuadrado blanco de la Barra de Estado (extremo superior izquierdo). Con lo
anterior, la macro podr aplicarse en celdas diferentes a las originalmente
determinadas.
La otra manera, que s requiere conocimientos de lenguajes de programacin es
a travs del Editor de Visual Basic (VBE - Visual Basic Editor). Es un
programa o aplicacin independiente que ofrece Excel para desarrollar las
acciones o funciones en Lenguaje o cdigo Visual Basic (VB) que permitan
escribir, editar, exportar, importar y documentarlo siguiendo especfica sintaxis y
metodologa. Para su efectivo funcionamiento ha de ejecutarse dentro del
entorno de Excel.
Acceso al desarrollador de Visual Basic
Dar clic a la pestaa Desarrollado, y en el grupo Cdigo, optar por el Botn Visual
Basic; aunque tambin se puede a travs de dar Modificar en el botn Macros de
la pestaa Vista.
Componentes bsicos
Barra de menes (Archivo, Edicin, Ver, Insertar, Formato, Depuracin, Ejecutar,
Herramientas, Complementos, Ventana y Ayuda.
Barra de herramientas que agrupa comandos por funcionalidad
Estndar, Edicin y UserForm), la Estndar est activa por defecto.

(Depuracin,

Explorador de proyectos que contiene la estructura de los proyectos en forma de

lista de rbol. Cada uno de los libros de Excel y complementos abiertos, visibles u
ocultos es un proyecto VBA, cada proyecto es un conjunto de objetos con un
propsito particular. A su vez, cada Proyecto en el explorador de proyectos ha de

contener carpetas o nodos que a su vez contienen objetos ordenados de manera

especfica, a saber:
a) Microsoft Excel Objetos contiene todas las hojas de clculo y las
hojas de grfico del archivo de Excel asociado, adems de contener
y el objeto ThisWorkbook que tienen cada uno una ventana de
cdigo.
b) El nodo Mdulos contiene los asociados al proyecto. Los mdulos se
pueden crear manualmente y tambin cuando se crea una macro
utilizando la grabadora de macros.
c) Otro tipo de nodo en un proyecto VBA, los Userforms, que agrupa los
cuadros de dilogo personalizados. Por ltimo, la Ventana de cdigo,
en la que se desarrolla el cdigo Visual Basic de cada objeto e tem
de la macro a implementar.
Los Mdulos son espacios creados en un Libro de Excel a travs del Editor de
Visual Basic que contienen procedimientos, es decir cdigo de programacin
(todo el contenido de la aplicacin o repartido en distintos mdulos aunque
agrupados bajo algn criterio y pueden ser de tipo Estndar (cdigo) o de Clases
(objetos propios).
Dado que un objeto es la existencia de algo en el contexto de un Sistema, cada
mdulo en el entorno del Editor de Visual Basic estar asociado a un objeto (cabe
comentar, que los objetos pueden importarse o exportarse en el entorno de los
proyectos activos a travs de la pestaa Archivo).
Los mdulos, como ya se mencion, contienen cdigo, es decir procedimientos,
1.7 Aplicaciones.
Cada objeto de Excel tiene propiedades y mtodos. Las propiedades son las
caractersticas del objeto y los mtodos son las acciones que el objeto puede
hacer. Las propiedades de los objetos son las caractersticas atribuibles a stos y
los describen propiamente. Los mtodos de los objetos son las actividades o
acciones atribuibles o que lo identifican en cuanto a su funcin u operatividad.
Sintaxis para emplear las propiedades y los mtodos
La nomenclatura especfica exige escribir despus del nombre del objeto un
punto seguido del nombre de la propiedad o del mtodo. Para atribuir la
propiedad Value para la celda A1:
Range("A1").Value = "Hola"
con lo que se asigna la palabra Hola al valor
contenido en la celda A1.Luego para realizar un mtodo como sera la accin de
borrar ese valor, se puede emplear Clear de la siguiente manera:
Range("A1").Clear
El Editor de Visual Basic muestra al momento de escribir el cdigo la lista
completa de propiedades y mtodos para un objeto, especficamente al detectar
el punto (.) que forma parte de la sintaxis y adems, es posible distinguir entre
propiedades y mtodos pues tienen conos diferentes, como se muestra a
continuacin, los mtodos son verdes.

El Editor de Visual Basic

Como antes se seal, para desarrollar el cdigo para los mdulos en VBA, es
necesario contar con conocimientos de programacin, los que se adquirirn a lo
largo de este libro de texto, por lo que se hace la referencia a continuacin del
lenguaje VBA 5.0 que emplea Excel para el caso que se quiera explorar:
http://msdn.microsoft.com/es-ES/library/ee861528(v=office.15).aspx