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Tabla dinmica
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a uno o varios criterios
de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de
dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiando la presentacin de los datos, etc.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de un conjunto de datos.
Sea la siguiente tabla de Excel
Cuando se crea una tabla dinmica, cada columna de los datos de origen se convierte en un campo que
se puede utilizar en la tabla dinmica. Los campos resumen mltiples filas de informacin de los datos
de origen. Los nombres de los campos se toman de los ttulos de las columnas.
En la tabla anterior, los ttulos de columnas Mes, Tipo, Vendedor, Regin, Unidades y Ventas se
convertirn en nombres de campos.
En la tabla dinmica, se pueden diferenciar dos tipos de campos de la lista o de la tabla fuente:
Campos de organizacin de filas, columnas y pginas (filtro de informe) en la tabla dinmica. Estos
campos generalmente contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo el
campo Regin contiene las subcategoras Norte, Sur, Este y Oeste.
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Campos de datos, que contienen los datos que se desean resumir. Estos campos generalmente
contienen datos numricos, como por ejemplo los campos cantidades de ventas, totales de
inventarios o datos estadsticos, pero tambin pueden contener texto.
Para crear una tabla dinmica, vamos a la ficha Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin
podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn y seleccionar Tabla dinmica).
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar
donde se encuentran los datos que queremos resumir y el lugar donde queremos ubicarla.
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insertar la tabla dinmica y puede ser una celda de la hoja activa, de otra hoja del libro o de
otro libro abierto.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos
ubicarla en una hoja de clculo nueva. Al pulsar Aceptar se mostrar:
1. Una nueva cinta de opciones denominada Herramienta de tabla dinmica
2. Un panel llamado Lista de campos de tabla dinmica. El panel est dividido en dos reas. Una
superior donde se ubican los campos de la tabla de origen. Una inferior subdividida en cuatro
rectngulos denominados "Filtro de informe", "Rtulos de columna", "Rtulos de fila" y "Valores".
A estas reas iremos arrastrando los campos de la tabla para personalizarla. Los nombres de campos
en estas reas, se mostrarn en forma de botones pudiendo desplegar desde ellos un submen.
, el campo Tipos a
y finalmente el
Se originar una fila por cada una de las Regiones distintas y una columna por cada uno de los
Productos distintos.
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Suma de Ventas
Rtulos de fila
Este
Norte
Oeste
Sur
Total general
Rtulos de columna
Carne
720000
168000
1488000
2376000
Los datos numricos o los datos de texto, se resumen en el rea de valores de la tabla dinmica. Esta
tabla dinmica hace un resumen de los datos del campo Ventas en la lista o tabla fuente.
. El
Para filtrar la presentacin de los datos en una tabla dinmica, se debe utilizar un
Filtro de informe divide la tabla dinmica en pginas individuales, permitindole ver uno por uno los
datos que corresponden a un elemento del campo seleccionado.
Por ejemplo, en la tabla dinmica anterior los datos de ventas de todos los vendedores se presentan por
Regin y Tipo. Para ver las ventas totales de un solo vendedor a la vez, se asigna el campo Vendedor
de la lista fuente a Filtro de informe en la tabla dinmica.
Vendedor
Castro
Suma de Ventas
Rtulos de fila
Este
Oeste
Sur
Total general
Rtulos de columna
Carne
Solamente se muestran los datos de venta del vendedor Castro. Para mostrar los datos de otro
vendedor, debe seleccionar la flecha junto al nombre Castro y elegir un nombre de la lista. Si se desea
ver la informacin de dos o ms Vendedores a la vez, se debe activar la casilla Seleccionar varios
elementos.
Mostrar ms detalles
Se puede elegir el nivel y el tipo de detalles que se desea incluir en una tabla dinmica.
Para agregar detalles, podramos arrastrar otro campo a Rtulos de fila o Rtulos de columnas. Hay que
tener cuidado de no dificultar la lectura de la tabla. Resulta ms sencilla la interpretacin si colocamos
los campos en Rtulos de filas para agregar ms detalle a la tabla. Por ejemplo llevemos el campo Mes.
El resultado de la tabla ser:
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Vendedor
(Todas)
Suma de Ventas
Rtulos de fila
Este
Jul
Ago
Set
Norte
Jul
Ago
Set
Oeste
Jul
Ago
Set
Sur
Jul
Ago
Set
Total general
Rtulos de columna
Carne
720000
420000
300000
168000
168000
1488000
444000
744000
300000
2376000
Aplicar filtros
Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar
nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el
volumen de datos es importante.
Los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista
desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos de fila nos aparece una lista como vemos
en la imagen con las distintas Regiones disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada
uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en
este caso todas las Regiones.
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Si dejamos marcadas las Regiones Este y Norte, las otras Regiones desaparecern de la tabla, pero no
se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlas volviendo a desplegar la lista y marcando la
casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como
estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas.
Ficha Opciones
Nombre de tabla dinmica: Muestra el nombre de la tabla dinmica. Para cambiarlo, haga
clic en el cuadro de texto y modifique el nombre.
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Seccin Diseo
Combinar y centrar celdas con etiquetas: Active esta casilla de verificacin para
combinar celdas de elementos de columna y fila externos de manera que pueda
centrar los elementos horizontal y verticalmente. Desactvela para justificar a la
izquierda los elementos de los campos de columna y fila externos al principio del
grupo de elementos.
Sangra de etiquetas de filas en forma compacta: Para aplicar una sangra al rea
de rtulos de filas si el informe de tabla dinmica tiene un formato compacto,
seleccione un nivel de sangra de 0 a 127.
Mostrar campos en rea de filtro de informe: Seleccione Hacia abajo, luego
horizontalmente para mostrar primero los campos del rea del filtro del informe de
arriba a abajo, segn se agregan los campos, antes de mostrar otra columna.
Seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero los campos
en el rea de filtro de informe de izquierda a derecha, segn se agregan a l los
campos, antes de continuar con otra fila.
Campos de filtro de informe por columna: Escriba o seleccione el nmero de
campos que desea mostrar antes de mostrar otra columna o fila en funcin del valor
en Mostrar campos en rea de filtro de informe.
Seccin de formato
Para valores errneos, mostrar: Active esta casilla de verificacin y escriba el
texto, como por ejemplo, "No vlido", que desea que aparezca en la celda en lugar
de un mensaje de error. Desactive esta casilla de verificacin para mostrar el
mensaje de error.
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Seccin Filtros
Subtotales de elementos filtrados de pgina: Active o desactive esta casilla de
verificacin para incluir o excluir elementos filtrados de informes en subtotales.
Permitir varios filtros por campo: Active esta casilla de verificacin para insertar
todos los valores, incluidos los que estn ocultos por un filtro, cuando Microsoft
Office Excel calcule los subtotales y el total general. Desactvela para incluir slo
los elementos mostrados cuando Excel calcule los subtotales y el total general.
Seccin Ordenacin
Usar listas personalizadas al ordenar: Active o desactive esta casilla de
verificacin para habilitar o deshabilitar el uso de listas personalizadas cuando
Excel ordena listas. Si desactiva esta casilla de verificacin mejorar el rendimiento
al ordenar grandes cantidades de datos.
o Ficha Mostrar
Seccin Mostrar
Mostrar botones para expandir y contraer: Active esta casilla de verificacin
para mostrar el botn ms (+) o el botn menos (-) que utiliza para expandir o
contraer rtulos de filas o columnas. Desactvela para ocultar estos botones. Por
ejemplo, puede ocultar estos botones al imprimir un informe de tabla dinmica o al
consultarlo.
Mostrar informacin contextual sobre herramientas: Active esta casilla de
verificacin para que aparezca la informacin contextual sobre herramientas que
muestra informacin sobre el valor, fila o columna de un campo o valor de datos.
Desactvela para ocultar la informacin contextual sobre herramientas.
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Podr arrastrar los campos desde la Lista de campos de la tabla dinmica a cada una
de las zonas en la estructura.
Mostrar elementos sin datos en las filas: Active o desactive para mostrar u ocultar
los elementos de fila que no tienen valores.
Mostrar elementos sin datos en las columnas: Active o desactive para mostrar u
ocultar los elementos de columna que no tienen valores.
Mostrar las etiquetas de los elementos cuando no hay campos en las reas de
valores: Activar o desactivar para mostrar u ocultar rtulos de elementos cuando no
hay campos en el rea de valores.
Seccin Lista de campos
Las dos opciones siguientes se excluyen mutuamente.
Ordenar de A a Z: Active esta casilla de verificacin para ordenar los campos de
una lista de campos de tabla dinmica por criterio de ordenacin alfabtico.
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Ordenar segn origen de datos: Active esta casilla de verificacin para ordenar
los campos de una lista de campos de tabla dinmica segn el orden especificado en
el origen de datos externo.
o Ficha Impresin
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o Ficha Datos
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o Campo de valor
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c) Grupo Agrupar
Agrupar seleccin: Crea un grupo personalizado con los elementos seleccionados.
Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas..
Agrupar campos: Permite agrupar el campo seleccionado de acuerdo al tipo de dato:
numrico o de fecha y hora.
o Agrupar elementos numricos:
1. Seleccione el campo numrico en el informe de tabla de dinmica que desea agrupar.
2. Haga clic en Agrupar seleccin.
3. En el cuadro Comenzar en, escriba el primer elemento que desee agrupar.
4. En el cuadro Terminar en, escriba el ltimo elemento que desee agrupar.
5. En el cuadro Por, escriba un nmero que represente el intervalo incluido en cada
grupo.
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d) Grupo Ordenar
Pueden ordenarse tanto los datos de los campos de fila o columna como los campos valores.
A a Z: Ordena en forma ascendente dependiendo del tipo de dato.
Z a A: Ordena en forma descendente dependiendo del tipo de dato.
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Ordenar
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Cambiar origen de datos: Permite cambiar el rango de datos que dieron origen a la tabla
dinmica.
f) Grupo Acciones
Borrar:
o Borrar todo: Elimina los datos y formatos de la tabla dinmica
o Borrar filtros: Elimina los filtros establecidos en cualquier tipo de campo
g) Grupo Herramientas
Frmulas
o Campo calculado
Es un nuevo campo que obtiene su valor de la operacin realizada entre campos
existentes en la tabla dinmica.
h) Grupo Seleccionar
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Para aplicar formato, copiar datos o realizar cambios en un informe de tabla dinmica, puede
seleccionar celdas individuales o regiones de datos mediante comandos.
Para que se habiliten las opciones siguientes primero debe seleccionarse la opcin Toda la
tabla dinmica
Etiquetas y valores: Selecciona los rtulos y los datos
Valores: Selecciona slo los datos
Etiquetas: Selecciona slo los rtulos
Toda la tabla dinmica
i) Grupo Mover tabla dinmica
Permite cambiar la ubicacin de la tabla dinmica.
j) Grupo Mostrar u ocultar
Lista de campos: Muestra u oculta el panel de Lista de campos
Botones +/-: Muestra u oculta los botones + y que expanden o contraen los elementos del
campo
Encabezados de campos: Muestra u oculta los rtulos de campos
Ficha Diseo
a) Grupo Diseo
Subtotales
Desactivado para filas y columnas: Oculta los totales de campos de columnas y de filas.
Activado para filas y columnas: Muestra los totales de campos de columnas y de filas.
Activado slo para filas: Muestra los totales de campos de filas.
Activado slo para columnas: Muestra los totales de campos de columnas.
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Diseo de informes
o Mostrar en forma compacta: Se usa para evitar que los datos relacionados se salgan
horizontalmente de la pantalla y minimizar la necesidad de desplazarse por ella. Los
campos iniciales se ubican en una columna y tienen aplicada sangra para mostrar la
relacin de columnas anidadas.
o Mostrar en forma de esquema: Se usa para esquematizar los datos al estilo clsico de
tabla dinmica.
o Mostrar en formato tabular Se usa para ver todos los datos en un formato de tabla
tradicional y para copiar celdas fcilmente a otra hoja de clculo.
Filas en blanco
o Insertar lnea en blanco despus de cada elemento: Incluye una fila en blanco al
finalizar cada grupo.
o Quitar lnea en blanco despus de cada elemento: Elimina la fila en blanco que se
incluy al finalizar cada grupo.
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