NDICE DE CONTENIDOS

1. Bho o alondra: Qu tipo de trabajador eres?

2. Agenda laboral: El tiempo ms ptimo para
trabajar.
3. El da ms productivo de la semana en nuestra
agenda laboral.
4. Cunto tiempo perdemos cada da sin darnos
cuenta?
5. Factores que nos hacen perder el tiempo.
6. Organiza bien tu agenda laboral: Eustrs y
Distrs.
7. Cmo completar todos tus objetivos (Primera
parte)
8. Cmo completar todos tus objetivos (Segunda
parte)
9. Cambia de hbitos y cumple los objetivos de tu
agenda laboral.

1. Bho o alondra: Qu tipo de trabajador

eres?

Cmo podemos optimizar una agenda laboral y organizar el tiempo de

nuestros equipos?
Planificamos las tareas de nuestros equipos generalmente en funcin de la
disponibilidad o de los huecos que tenemos en nuestras agendas, pero no
estudiamos particularmente las caractersticas generales de cada miembro del
equipo
De la misma manera organizamos nuestra agenda laboral individual, tenemos
la lista de tareas pendientes y vamos haciendo en funcin del rato que
tenemos, sabemos que no es la mejor manera de hacerla, y hasta llega
algunos das en que tenemos la sensacin, que no podemos acabar una tarea
en un tiempo razonable, de la misma manera tenemos la sensacin de que
algunos das todo nos cunde mucho ms, y resolvemos la misma actividad en
slo 20 minutos. Esto no es fruto de la casualidad que ese da estemos ms
inspirados que el anterior, sino que es fruto de que hemos encontrado nuestro
momento virtuoso, y al final este momento es cuando nos encontramos en
nuestro da ms productivo de la semana, y la misma franja horaria productiva
a su vez.
Esto es diferente dependiendo de la persona, y hay diferentes tipos:
1. Alondras o matutinas: Les gusta levantarse temprano y son muy activos, el
mejor momento del da llega por la maana y en cambio, a medida que pasa la
jornada, se van encontrando ms cansados y malhumorados Algunos estudios

concluyen que a las 16:00 de la tarde es la peor hora para tratar temas
delicados con una Alondra.
consideradas alondras.

Alrededor del 20% de las personas son

2. Bhos o vespertinos: Las maanas son terrorficas, les cuesta despertar, son
muy callados a primera hora, tardan tiempo en activarse, y es a medida que
avanza el da cuando llegan a su mejor momento, los mismos estudios que
mencionaba arriba, hablan que hacia las 18:00 de la tarde comienza su pico de
actividad. Al igual que las alondras, alrededor del 20% de la gente est
considerada bho.
3. Intermedios (Colibrs): A este grupo pertenece la mayor parte de la
poblacin, alrededor del 60% de la gente son intermedios, es decir que no se
encuentran ni en un extremo ni en el otro.

A nivel individual es fundamental poder identificar nuestros ritmos circadianos

para aprovecharlos adecuadamente, en vez de intentar forzar nuestra manera
de trabajar para ir en contra de la naturaleza de nuestro cuerpo. De lo contrario
acabaremos

consumiendo

muchas

energas

conseguiremos

poca

productividad.
Al igual que a nivel individual es importante encontrar nuestros ritmos
circadianos, lo mismo con nuestros equipos para organizar nuestra agenda
laboral. Como acabamos de mencionar tenemos biorritmos diferentes y
acompaarlos en lugar de forzarlos, nos permitir tener un mejor desempeo.
Hay una dificultad adicional y es que cada uno tiene biorritmos diferentes, por
lo cual dentro de un mismo equipo de trabajo nos encontraremos con personas
diversas. Forzar a un bho a los horarios de la alondra y viceversa es ir en
contra de la fluidez de la persona.

Si conseguimos organizar a nuestros equipos de manera que trabajen en sus

mejores horas de acuerdo con sus biorritmos, podemos llegar a conseguir un
aumento en la productividad y eficiencia de nuestra empresa, aparte de que
los empleados estarn ms felices con su empleo, lo que significa que sern
ms fieles a la empresa. A la hora de distribuir equipos sera importante
preguntar y saber exactamente qu tipo de biorritmo tienen los empleados, y
de esa manera podremos organizar sus horarios laborales correctamente. Lo
mismo sucede con nosotros, deberamos comprobar que tipo de trabajador
somos, si alondras, bhos o colibrs, antes de realizar ningn tipo de cambio.
Ahora que ya sabes que tipos de trabajadores existen segn sus biorritmos
Qu clase de trabajador eres?

2. Agenda laboral: El tiempo ms ptimo

para trabajar.

No basta con reclamar ms productividad, hay que dejar que el personal, sea
productivo.
Cuntas veces has odo decir a alguien a las 09:00 en una reunin que a esas
horas an le cuesta arrancar, mientras ves a otros que estn al 120%.
Mantener estas dinmicas es ir siempre cojeando. Estn las empresas
preparadas para permitir a la gente ser ms productiva?
La sociedad industrial, como en muchos otros casos, ha ignorado esta
diversidad y ha fijado unos horarios que favorecen a quienes se levantan
pronto. Al que madruga, Dios le ayuda, y al resto, no tanto. Adems eso ha
creado lo que llamamos el jetlag social.
Crear una agenda laboral ms flexible proporcionara beneficios, tanto para los
trabajadores y su salud como para las empresas a travs de la productividad.
El impacto de estas mejoras puede ser an ms amplio. Sabemos que el sueo
tiene implicaciones importantes no solo para la salud fsica, sino tambin para

el estado de nimo, el estrs o las relaciones sociales, as que mejorar el

sueo, muy probablemente, tendr otros efectos secundarios positivos. Pero el
problema

principal

aqu

es

saber

cmo

identificar

nuestro

mapa

de

productividad o, es ms, cmo identificar el mapa de productividad de nuestro

equipo de trabajo.
A nivel individual lo podemos intuir, despus hay el famoso cuestionario de
Horne y Ostberg, que respondindolo te ayuda a saber a qu tipo de cronotipo
pertenece uno.
Pero el problema que aparece aqu es: Cmo podemos ayudar a los
responsables de equipos optimizar sus agendas laborales respetando a la vez
los biorritmos de sus equipos?
Por ejemplo, en la situacin de que hay que realizar una reunin con temas a
tratar bastante complejos y estratgicos, donde hay que tomar decisiones
importantes y requiera cierta creatividad. Cuando hemos de movernos en un
entorno donde hay todo tipo de perfiles, mejor buscar una franja intermedia
donde la alondra y el bho se encuentren pero aunque podran aplicar la
proporcin de 20% de alondras, 20% de bhos y 60% de colibrs para intentar
determinar los momentos virtuosos de su equipo siempre estaramos hablando
de un mtodo aproximativo. El problema al que se enfrentan los managers es
que no disponen de datos objetivos sobre el desempeo de sus equipos y de
este tipo de decisiones, como otras muchas, se toman de forma totalmente
subjetiva.
Como podemos pretender, entonces, que las organizaciones permitan a las
personas ser productivas respetando sus biorritmos si somos incapaces de
identificar el mapa de productividad de nuestro equipo.
Realizamos en enero un estudio sobre una base de datos de 3.500 usuarios de
empresas espaolas que tienen instalada nuestra plataforma tecnolgica que
permite medir, entre otras muchas cosas, los niveles de productividad y
eficiencia tanto a nivel individual como grupal. Es decir que los empleados
tienen acceso a sus propios datos de productividad y aprenden a mejorar la
gestin de su tiempo y, a nivel grupal, los managers pueden ver los niveles de

eficiencia de sus equipos de trabajo y tomar decisiones ms acertadas en

cuanto a organizar las agendas y repartir las cargas de trabajo.
En primer lugar miramos cuntas horas la gente se pasa de media en la oficina
y vimos que la media est en 9h19min. Desde que llega hasta que se va. Este
tiempo incluye las pausas, la comida etc.. De todo este tiempo que estamos
en la oficina, solo estamos activos una duracin de 7h12min. Podemos ver que
diariamente tenemos un margen de 2h entre el tiempo de permanencia y el
tiempo de actividad.
Ahora bien, cuando nos pusimos a estudiar la productividad, los datos fueron
sorprendentes. Primero se definen un listado de aplicaciones o actividades
directamente relacionadas con las funciones del puesto de trabajo y se mide
cunto tiempo se invierte en estas tareas. Vimos que a esta no superaba
6h34min. Es decir que de las 7h12min dedicamos 6h34min a actividades
productivas directamente relacionadas con nuestro trabajo, casi 3h de
diferencia con el tiempo en que estamos fsicamente presentes en la oficina.
Mientras que los 38 minutos restantes los dedicamos a actividades que no
tienen que ver nada con el trabajo, es decir, actividades personales.
Entonces, si realmente la productividad est en torno a la 6h30min del total de
9h20min que trabajamos, de nuevo podramos pensar que no debera ser tan
difcil instaurar un horario un poco ms flexible y adaptado al cronotipo de cada
uno.

3. El da ms productivo de la semana en
nuestra agenda laboral.

Qu da de nuestra agenda laboral es el ms productivo? Y qu da es el ms

eficiente?

En un estudio reciente que hemos llevado a cabo, comparamos los das de la

semana para averiguar cul era el da ms productivo. Si miramos la suma de
horas de productividad el da ms productivo sera en martes pero si lo
comparamos con

actividad

resulta ser el viernes.

Los viernes donde

observamos que se suele trabajar menos horas, le gente es ms productiva

(eficiente). Son varios los factores que hacen que este da sea el ms
productivo. Cuando finaliza la semana, tendemos a hacer el repaso de todo lo
que tenemos pendientes y la mayora necesitamos irnos de fin de semana con
la sensacin de haber dejado las cosas en orden. Curiosamente, pese a ser el
da de la semana en que menos horas se trabaja, resulta mucho ms efectivo.
Tenemos la ley de Murphy, la cual habla sobre la gestin del tiempo.

Ley de Murphy
Lo que viene a decir bsicamente esta ley es que la percepcin que tenemos
del tiempo, es totalmente flexible. Cuanto ms tiempo tenemos para ejecutar
algo, ms dilatamos la ejecucin en el tiempo y por contrapartida, cuanto
menos tiempo, ms rpidamente la ejecutamos. Nos adaptamos al tiempo del
que disponemos. Eso hace que pesar de tener menos horas efectivas el
viernes, hace que la ejecucin sea ms focalizada, concentrada y enfocada a
finalizar.
Si los responsables de gestionar equipos de trabajo dispusiesen de un sistema
de medicin que les permita averiguar los da con mayor productividad podran
organizar su agenda laboral de forma ms ptima. Por ejemplo, podran
programar

una

reunin

estratgica,

donde

hay

que

tomar

decisiones

importantes este da.

Se tratara de convocar con antelacin esta reunin con un orden del da bien
definido para que los asistentes la preparen correctamente.
Evidentemente slo valdra la pena si la reunin es productiva de los contrario
estaramos desperdiciando un da de alta productividad.
Dentro de nuestro estudio, constatamos que el 61% de las reuniones son
programadas y el 39% son espontneas. Todos los manuales de buenas
prcticas sobre reuniones muestran que las reuniones imprevistas, las que no
se han preparado correctamente no suelen ser muy productivas por lo que
habra que evitar a toda costa tenerlas los das o durante las horas de mayor
productividad, e incluso lo razonable sera intentar eliminar el tiempo de
reuniones no programadas, para as optimizar el tiempo del que disponemos.
Segn nuestro estudio, la hora con mayor productividad es la comprendida
entre las 12h y la 13h. Un momento virtuoso de la semana (probablemente el
momento en que se encuentren los bhos y las alondras) podra ser el viernes
por la maana entre 12h y 13h y, los responsables de equipos deberan

reservar estas franjas horario para tratar temas importantes con las personas
de sus equipos.
A nivel individual se trata de optimizar nuestra gestin del tiempo. Si tenemos
una herramienta que nos muestra qu da somos ms productivo y sabemos en
qu momento el da nuestras capacidades cognitivas son ms altas debemos
organizar nuestra lista de tareas en funcin de estos datos y reservarnos estos
espacios para realizar aquellas actividades que requieren ms concentracin o
que son ms difciles. Evitar realizar en estos momentos virtuosos a tareas ms
mecnicas como por ejemplo, consultar o responder los emails en aquellas
franjas horarias de alta productividad.
Generalmente, deberamos hacer un esfuerzo para intentar reducir el uso del
correo electrnico ya que es uno de los mayores ladrones de tiempo. Nuestro
estudio muestra que pasamos aproximadamente el 17% de nuestro tiempo
leyendo o contestando emails. Lo razonable sera que le dedicsemos el
tiempo que le dedicamos fuera de las franjas de productividad.

4. Cunto tiempo perdemos cada da sin

darnos cuenta?

No trabajamos ms de 81 segundos de forma ininterrumpida en una aplicacin.

En parte es debido a uso o abuso de las alertas. Pop ups de emails, alertas en
el mvil etc
Se pierde mucho tiempo mirando simplemente un email, entre que vemos que
hemos recibido un email, vamos a nuestro correo electrnico, buscamos el
email, lo abrimos y lo respondemos o no ya hemos perdido bastante rato, sin
sumarle que ahora habremos de volver a reanudar la marcha de la actividad
que estbamos realizando antes de la interrupcin.

Piensa que, al da, perdemos una hora debido a las interrupciones. Medimos el
tiempo de pausas inferiores a 10 minutos y vimos que representaba ms de
media hora de nuestra jornada. Aunque nuestras pausas duran en total unos
33 minutos, cada vez que dejamos lo que estbamos haciendo, nuestro
cerebro tarda unos 2 minutos en volver a su nivel de concentracin mxima,
por lo cual el tiempo que perdemos directamente en las pausas, ms el tiempo
que perdemos intentando volver a las actividades resulta ser un total de una
hora al da.
Si no tenemos datos que nos permitan identificar nuestros momentos
virtuosos, podemos seguir como hasta ahora organizando nuestro tiempo
rellenando huecos pero cuando disponemos de una solucin que nos muestra
nuestros picos de productividad podemos optimizarlos tratando por ejemplo:
De evitar consultar el correo electrnico durante estas horas
Rechazando una reunin de ltima hora
Evitando interrupciones de compaeros etc.
Antes de ponernos a realizar cualquier ejercicio de planificacin, es necesario
que entendamos cul es nuestra actitud respecto a la gestin del tiempo. Para
ello, analizaremos los elementos que suelen estar detrs de las situaciones de
caos o estrs y que dan lugar a que cualquier planificacin que queramos llevar
a cabo, simplemente fracase. Si no s de qu padezco, cmo voy a poder
ponerle solucin? Pues indaguemos.

Como primera reflexin, pregntate:

De qu te sirves para organizarte? Del reloj para agendar los compromisos
que tienes o las reuniones o las actividades pendientes, etc.? Es decir, piensas
en lo que tienes que hacer ese da y lo ubicas, ms o menos, en tu agenda
laboral o sobre un papel o incluso en tu cabeza o quiz ni lo piensas y te dejas
llevar por lo que el da te depare? Fjate, el reloj nos sirve para pensar en el da.

O por otro lado, Te sirves quiz de la brjula, en tanto que de manera muy
frecuente reflexionas sobre los principios, valores y compromisos que como
profesional tienes y que dentro del mbito donde desarrollas tu profesin, se
espera que pongas de manifiesto y que logres? La brjula nos sirve para
orientar nuestro compromiso y para ubicar nuestros objetivos.
En una etapa inicial de cualquier reto nuevo, solemos empezar por usar la
brjula, pensamos en aquello que es importante para nosotros y para la
organizacin. Solemos lograr visualizar el resultado que queremos obtener a
medio / largo plazo.
A travs de esta reflexin, nos ponemos en marcha, empezamos a trabajar. Y
desde ese momento, solemos regirnos por el Reloj para organizarnos cada da.
Los das pasan volando, y todo va bien hasta que un da nos paramos, miramos
a nuestro alrededor y vemos que algo ha pasado durante el camino, de lo que
no nos hemos dado cuenta y que ha dado lugar a que el caos reine en nuestra
vida.
Estamos colapsados, no llegamos a la mayora de las cosas que hemos de
realizar, vivimos en un estrs permanente por falta de tiempo y nadie parece
darse cuenta de la situacin tan dura que estoy atravesando, es ms, la
montaa de tareas pendientes sigue creciendo. Los das no nos dan ms de s y
sentimos que hemos perdido el impulso inicial que tenamos.
Llegar a la situacin de desorden, caos, estrs o desorientacin, suele ser
debido a varios errores que cometemos en torno a la gestin del tiempo en
nuestra agenda laboral, como son:
1. No valorar la importancia del tiempo: al mnimo ladrn que aparece,
levantamos las manos y nos dejamos atracar! Si somos de fcil persuasin
por los ladrones del tiempo, tendramos que preguntarnos la razn por la
que nos dejamos llevar en lugar de hacer el esfuerzo de mantenernos
focalizados. Qu ganancia ests obteniendo?

2. Posponer una y otra vez la misma tarea y de manera reiterada otras tantas,
siendo casi una actitud normal en el trabajo. Es lo que se conoce como
Procrastinacin. Por eso hay que cumplir las tareas que nos hemos propuesto
para ese da en nuestra agenda laboral.
3. Colisin de intereses: Puede que lo que tengas que hacer no est alineado
en absoluto con tus intereses, deseos, objetivos o escala de valores y por ello
no le ests haciendo frente: Sientes un tira y afloja interno: por un lado sabes
que TIENES QUE y por otro lado NO QUIERES. No hay coherencia interna entre
lo que piensas o deseas, y cuando esto sucede, el nivel de estrs es muy
elevado Si para ti desarrollarte profesionalmente es muy importante, y sin
embargo te encuentras en una actividad laboral donde no se produce y la has
de mantener por necesidades econmicas, es posible que tu trabajo no fluya
ya que una vez cubierta las necesidades econmicas, nuestro umbral se eleva
y tendemos a anhelar el desarrollo profesional y ah es cuando se produce la
colisin de intereses interna generadora de distrs.
4. La falta de prioridades: muchas veces no definimos estas prioridades
realmente y si lo hacemos, es en base a la urgencia de los dems en lugar de
hacerlo en base a nuestros objetivos.

5. Factores que nos hacen perder el

tiempo.
Pierde una hora por la maana y la estars buscando todo el da.- Richard
Whately
Un error que solemos cometer es no crear planes de accin con tiempos de
logro definidos, es decir, no pensar en todas las acciones que tengo que hacer
para alcanzar mi objetivo.
Muchas veces no nos preparamos para posibles imprevistos. Tenemos tanto
que hacer en tan poco tiempo, que cualquier imprevisto nos descoloca por

completo y hace que tengamos que dejar de hacer lo que habamos pensado
para ese da. Esto puede tener un efecto tsunami en la planificacin de toda la
semana: El no contar con ellos, nos genera sensacin de estrs por no saber
qu hacer con el resto de tareas. Por eso hay que intentar dejar un hueco en
nuestra agenda laboral para posibles imprevistos.
-Tratar de abarcarlo todo a la vez: ya lo dice el refrn quien mucho abarca
pues poco aprieta y es as. Si queremos abarcarlo todo, iremos saltando de
una tarea a otra y al final esto conlleva prdida de concentracin y reduccin
del tiempo que hemos podido ser productivos de haber estado focalizados en
las tareas realmente importantes. La multitarea no es productiva, es
simplemente una necesidad con la que a veces nos toca enfrentarnos, pero
nada ms, trata de huir de ella.

-No filtrar adecuadamente visitas, llamadas y correos: si no tenemos criterio ni

nos marcamos lmites, no podemos esperar que los dems lo tengan por
nosotros. Depende de nosotros el aplicar o no un filtro adecuado.
-El exceso de reuniones o el exceso de tiempo invertido en las mismas, as
como la falta de organizacin en su ejecucin: en muchas organizaciones se
abusa del uso de reuniones y no existe una metodologa segn tipo de reunin
(reunin informativa, reunin ejecutiva, gabinete de crisis, etc.). Si no tienen un
alto componente operativo y carecen de estructura, solo roban tiempo.
-Uso excesivo de la expresin no tengo tiempo: tanto lo usamos que de
verdad nos lo creemos y lo aplicamos ya a casi cualquier situacin. Claro que
tienes tiempo, todos tenemos 24 horas, la cuestin es si tienes inters. El
inters es un motivador muy alto para encontrar el tiempo para lo que sea
cuando sea. As que la prxima vez que te veas tentado en decir no tengo
tiempo prate, s honesto contigo mismo y di para tus adentros no tengo
inters en y sobre esa reflexin, vendr la priorizacin sola ya que si la
respuesta apunta a que no tienes inters sobre algo que se supone es vital
para tu trabajo, en ese momento podrs cambiar tus prioridades y empezar a

atender lo importante en lugar de lo urgente. Si apagas el piloto automtico, te

resultar mucho ms fcil ver de qu deberas estar ocupndote.
Y finalmente, la ms comn es la falta de compromiso en la gestin del tiempo:
si no nos lo tomamos en serio de verdad, si no tomamos conciencia de cmo
est afectando la gestin inadecuada del tiempo y de la agenda laboral
semanal a nuestra vida profesional, entraremos en un crculo vicioso con
efectos negativos para nuestra salud personal y profesional.
Vamos a explicar algunas leyes sobre gestin del tiempo las cuales resultan
muy tiles cuando tengas que planificarte:
-Ley de Pareto: 80-20: Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio,
mucho. El 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados y El
20% de los asuntos nos dan el 80% del valor. Por tanto, invierte tiempo en
pensar los objetivos y tareas clave, es decir, localiza cul es el 20% de los
asuntos a los que deberas estar dedicando todo tu esfuerzo para obtener los
mayores resultados. La capacidad de delegar es clave en la aplicacin de
Pareto.
-Ley de Parkinson: Toda tarea se dilata indefinidamente, hasta ocupar todo
el tiempo disponible. El tiempo invertido en un trabajo vara en funcin del
tiempo disponible. No por tener ms tiempo, voy a ser ms eficiente, no lo
olvides. La productividad no es cuestin de cantidad de tiempo, es cuestin de
organizacin de dicho tiempo. Por eso, si te pones como plazo mximo 2
semanas

pensando

que

as

tendrs

ms

tiempo,

recuerda

que

no

necesariamente ser as ya que irs dilatando esa tarea hasta consumir gran
parte del tiempo. Por eso, muchas veces, merece la pena ponerse horizontes
cortos (pero alcanzables) a fin de focalizarnos ms.
-Ley de Carlson: Todo el trabajo interrumpido, es menos eficaz y consume
ms tiempo que si fuera de una manera continuada El dato que antes
proporcionamos sobre el consumo de tiempo.

-Ley de illuch: Despus de un cierto nmero de horas, la productividad del

tiempo invertido decrece primero y es negativa despus. Es decir, muchas
veces a lo largo de la jornada laboral estar por estar ms tiempo en la oficina,
no significa ser ms productivo. Es preferible irse, y a primera hora de la
maana retomar el tema, vers como podrs resolver en 5 minutos lo que el
da anterior te hubiese llevado una hora.

6. Organiza bien tu agenda laboral: Eustrs

y Distrs.

El eustrs y el distrs son dos conceptos diferentes que pueden alterar nuestra
productividad, y por lo tanto, nuestra gestin de la agenda laboral.
La productividad crece con el estrs hasta alcanzar un punto ptimo, es lo que
se conoce como Eustrs. Mucha gente dice que trabaja bien bajo presin. Es
porque est en su punto lgido de Eustrs. Pero rebasado dicho punto, un
aumento del estrs hace disminuir el rendimiento, cada vez ms deprisa y es lo
que se conoce como Distrs. Eso coincide con nuestra propia intuicin (cuando
comenzamos a tener la percepcin de que estamos perdiendo el control de la
situacin).
Es una lnea fina la que separa una situacin de otra, y est exclusivamente en
nuestra mano, estar en un lado o en otro. No se trata de dejar de hacer cosas o
negarnos aceptar encargos, se trata de aprender a gestionarlos y ubicarlos.
Los ladrones de tiempo que nos encontramos durante la jornada laboral
pueden ser de diferentes tipos:

Algunos son de carcter externos, es decir, que vienen de fuera a alterar mi

ritmo de trabajo y otros son de carcter interno, es decir, que soy yo mismo
quien lo estoy generando con mi propia actitud.
La cuestin a partir de aqu es, qu ests haciendo al respecto?
Acaso porque sean factores externos, sientes que ya no hay nada que t
puedas hacer y efectivamente no haces nada ms all de lamentarte?
Y Acaso porque sean factores internos, asumes que tu es que eres as (dicho
de manera entrecomillada) y que no puedes cambiar?
En ambos casos, es exclusivamente responsabilidad tuya, decidir qu haces al
respecto. Los ladrones siempre van a estar ah, siempre, sean de un tipo o de
otro, se trata de integrarlos en nuestra vida, de generar estrategias para
hacerles frente.
Ante el ladrn de esperar por respuestas podra agilizarlo cambiando de
canal? Podra anticiparme la prxima vez haciendo algo distinto para que no
me suceda o al menos lograr reducir los tiempos? La solucin fcil es decir que
es responsabilidad del otro, pero en ese caso estamos delegando la gestin de
nuestro tiempo en terceros y eso es lo que nos lleva a las situaciones de caos y
descontrol. Toma las riendas y piensa diferente, asume la responsabilidad
desde la perspectiva de que siempre hay algo que podemos hacer en nuestra
mano de manera distinta para lograr resultados diferentes.
Por qu permito los ladrones del tiempo?
Qu beneficio, sobre el cual seguramente nunca me he parado a pensar,
estoy obteniendo?
Si no hubiera un beneficio detrs, no los permitira.
Pinsalo. Qu tratas de proteger?
Sea lo que sea que ests intentando proteger, te est haciendo perder tiempo
productivo, por eso es importante que cuando vayamos a gestionar nuestra
agenda laboral, antes de echarle la culpa a alguien, nos miremos al espejo y
veamos si la verdadera razn por la que las cosas no funcionan es nuestra
culpa, de esa manera sabremos con certeza lo que se tiene que cambiar. Hay
que recordar que siempre es ms fcil cambiarse a uno mismo que cambiar a
los dems. Adems, nuestro esfuerzo por intentar mejorar puede llegar a servir
de motivador para que otros empleados empiecen a hacer lo mismo, de esa

manera podremos llegar a agilizar los procesos que antes nos hacan dedicar
muchas horas de nuestro tiempo.

7. Cmo completar todos tus objetivos

(Primera parte)

Nuestra agenda laboral est llena de objetivos que nos habamos propuesta,
pero que por alguna razn u otra jams hemos llegado a realizar.

Define tu objetivo
Sin objetivo, no puedo delimitar un plan de actuacin y sin plan de actuacin,
no puedo delimitar el tiempo que voy a invertir y si no delimito el tiempo, soy
totalmente reactivo. Crea un objetivo SMART:
S: Especfico: Haz un enunciado claro, divdelo en fases.
M: Medible: Cunto tiempo voy a invertir y durante cunto tiempo?
A: Alcanzable: analiza los recursos con los que cuentas (personal, formacin,
presupuesto)
R: Realista: Da un paso adelante, y piensa qu podras llegar a lograr si te lo
propusieras. No confundas realista con ser pesimista o con escapar de la
situacin.
T: Delimitado en el Tiempo: Marca fechas y apunta los objetivos en tu agenda
laboral para no olvidarte.
Project: define las tareas necesarias para llegar a tu objetivo y qu logros
intermedios tienes que ir consiguiendo. Ponles luego fecha. Cualquier trabajo
puede ser enfocado como un proyecto, si nos lo tomamos verdaderamente
como un reto y reflexionamos sobre nuestra razn de ser en la organizacin.

Empieza a Priorizar
Un indicador claro de que estamos dejando de atender lo importante, es
cuando no paramos de tener urgencias.

Las urgencias nacen de la desatencin de lo Importante, por tanto, si voy a lo

Importante, con un 20% de esfuerzo, conseguir un 80% de resultados!! Y el
nivel de urgencias, se reducir. Cmo saber si la tarea es Urgente o es
Importante?
Pregntate PARA QU hay que hacer esta tarea? La respuesta te dir si es
importante o si es urgente.
Pregntate POR QU hay que hacerla? La respuesta te dir lo prioritario que
es su ejecucin.
Qu

hace

que

nos

dediquemos

las

tareas

urgentes

de

manera

indiscriminada?:
Que generalmente, se pueden solucionar de manera ms sencilla.
Requieren adems nuestra atencin inmediata porque suelen tener un carcter
impositivo; pero no solo eso, adems, pueden llegar a generarnos dependencia
y la ilusin de ser imprescindibles para solucionar asuntos.
Piensa en todas las ocasiones en las que has realizado algo que era muy
urgente para alguien y que despus, hasta al cabo de varios das, la otra
persona ni se lo ha mirado. era realmente urgente? e importante?
Por ello qutate el traje de bombero (deja de apagar fuegos todo el da) y
controla si tienes tendencia pirmana, que es la necesidad de solucionar
asuntos para sentirte imprescindible: pero ojo, no digo que sea un problema. Es
un problema desde el momento en que interfiere en tus objetivos finales y se
convierte en tu medio de relacin.

Se asertivo
El decir NO a los elementos externos, depende EXCLUSIVAMENTE de ti. Por
tanto, si no haces esta reflexin, difcilmente podrs cambiar nada. Qu razn
puede haber detrs de la dificultad en decir NO?:
Por ejemplo Miedo a las consecuencias de ser juzgado y rechazado porque la
otra persona no entienda tus razones o Miedo a perder tu imagen (quieres ser
una persona apreciada por encima de todo) entre otras razones.

Cules son las consecuencias de no saber decir NO?:

Carga de trabajo aumenta constantemente
El planificar se convierte en algo realmente difcil ya que no paran de llegar
cosas nuevas (marrones generalmente), por lo que es imposible tener
organizada tu agenda laboral.
Los plazos comienzan a incumplirse (por no poder planificar)
La imagen interna que uno se genera de s mismo: imagen negativa por tener
la sensacin de que se deja avasallar.
La falta de asertividad, genera mucha frustracin y rabia y sensacin de ser
manipulado.
La comunicacin con los otros se empieza a ver altera ya que sobre reacciona
a ciertas cosas y el otro, no entiende su actitud.
Comienzan a surgir los malentendidos y las distancias.
Al final, uno se acaba aislando del resto sin saber cmo ha llegado hasta ah.

Replantate tu perfeccionismo
Qu le da valor a lo que haces y qu no?
Todo aquello que no le da valor y le ests dedicando una gran parte de tiempo,
es un problema, y ese problema, es un Ladrn Interno del tiempo.
Cmo se puede evitar caer en la trampa del perfeccionismo?
1. Piensa a quin puedes pedir apoyo y ayuda antes de comenzar. Esta es una
de las grandes dificultades a las que se tendr que enfrentar una persona
perfeccionista.
2. Define qu es lo ms importante del proyecto o trabajo que tienes que llevar
a cabo y qu no es tan importante. Enfcalo pensando en qu es lo que va a
valorar realmente la persona que recibe tu trabajo hasta qu punto va a
valorar el formato? o ese anlisis? (si es otro perfeccionista, date por
perdido.)

3. Mrcate plazos y no seas flexible con ellos hasta que hayas logrado cambiar
de hbitos.

8. Cmo completar todos tus objetivos

(Segunda parte)

Si el tiempo es lo ms caro, la prdida de tiempo es el mayor de los

derroches- Benjamin Franklin.

Deja de procrastinar
En lugar de preocuparte, ocpate. La inversin de tiempo en pensar que hay
que hacer algo y que luego no se hace es muchas veces superior al tiempo que
lleva ejecutarla. Y en el caso de que sea ms tiempo, no compensa por el nivel
de angustia interna que genera saber que algo est siendo desatendido.
Por qu procrastinamos? Puede haber varias razones:
Por el miedo al fracaso (Debido a la falta de confianza en uno mismo,
tendencia a postergar para evitar plazos y evaluaciones)
Por exceso de perfeccionismo (Atencin excesiva a los detalles. Miedo a
decepcionar a los otros)
Por tener cierto Espritu Rebelde (Hay personas que no cumplen los plazos
porque lo consideran como sumisin simplemente)
Por el deseo de Adrenalina (Hay personas que necesitan de situaciones de
crisis para avanzar)
Por falta de Organizacin (No se tienen en cuenta los imprevistos)
Por falta de Motivacin (se cae en el victimismo y no trata de buscar
alternativas y/o soluciones)
Adems de todo eso, hay un estudio que dice que cuando realizamos la tarea
que tenamos planificada, el cerebro libera dopamina, se activa el rea de la
recompensa. Esa sensacin es la que nos hace decir las cosas con esfuerzo se
valoran ms. Pues hay personas que con solo comentar que van a ejecutar
algo, su cerebro ya activa el rea de la recompensa y libera la dopamina, por

tanto, desaparece la motivacin para ir en busca de la sensacin de

recompensa pues que ya la han

tenido. La recomendacin que se hace en estos casos es al contrario que para

las otras personas, no decir en voz alta aquello que se planifique dado que en
lugar de generar un autocompromiso, hace que el compromiso desaparezca.

Sal de la trampa de la actividad

Hemos pasado del estar ocupado como medio para lograr objetivos, a
convertir el estar ocupado en un fin en s mismo Desgraciadamente,
usamos el trmino una persona muy ocupada como sinnimo de una
persona muy importante.
Parece

que

solo

nos

sentimos

justificados

cuando

la

actividad

que

desarrollamos, implica movimiento y conlleva accin. Por eso, nos resulta ms

tentador reaccionar, ya que ser proactivos requiere un periodo de inactividad
aparente (reflexin) y sabemos que no todo el mundo, valora o entiende esa
falta de accin.

Planifica las reuniones

Elabora un Orden del Da delimitado con puntos y tiempo que se va a invertir
en cada uno de ellos. Envalo a los asistentes.
Indica la hora de inicio y la hora finalizacin. Resalta la importancia de la
puntualidad. Indica la obligatoriedad de la asistencia. Apntalo en tu agenda
laboral, y encrgate de que los dems tambin lo apunten en sus agendas.
Si presides la reunin, dirige el debate y resume las conclusiones (feed-back).
Se ha de determinar de antemano, quin elaborar el Acta, para que vaya
tomando nota. El acta debe despus enviarse mximo 48 horas despus.
Si puedes lidera evita la dispersin o exceder el tiempo que se defini.
Cierra siempre la reunin con plan de accin: qu, quin, cmo, cundo, dnde,
con qu se van a hacer los temas que han quedado pendientes o que sean
necesarios desarrollar.

Favorece la concentracin
Por si no tuviramos bastante con los clsicos ladrones del tiempo tipo:
entradas constantes de emails y llamadas telefnicas, ahora en nuestra vidas,
la irrupcin de las redes sociales y de herramientas para estar ms
interconectados hacen que haya muchos ms canales. Por ello, resrvate

rangos del da donde estar solo disponible por un canal (o ninguno), y tambin
resrvate un rato para consultarlos, preferiblemente al medioda.
Para finalizar vamos a dar unas recomendaciones tiles:
1. Reserva tiempo no solo para los problemas, sino tambin para las
Oportunidades. Utiliza herramientas para ir anotando las oportunidades y
asgnate un da a la semana para revisarlas y trabajarlas todas (ej.: viernes a
primera hora de 08:00 a 09:00)
2. Decide cunto tiempo podrs dedicar a cada tarea, no pienses en cunto va
a llevarte la tarea en s (Parkinson.)
3. Para una tarea corta, siempre se encuentra un minuto. Para una tarea larga,
nunca se encuentra tiempo: desgrana el proceso que has de acometer y
agrupa por conjunto de tareas, de modo que si sufres una interrupcin, hayas
podido terminar una agrupacin que te habas marcado.
4. Busca tu hora tranquila del da para planificarte. Lo ideal es a primera hora
de la maana, pero si no puedes por la razn que sea, no dejes de hacer en
algn otro momento del da.
5. Si quieres tener ms tiempo para algo, primero has de decidir, de dnde te
lo vas a quitar. Decide qu dejars de hacer?
6. Maneja el tiempo como si fuera dinero: cunto ests dispuesto a invertir en
cada actividad? es rentable?
Recuerda: Una tarea requiere un tiempo tanto mayor cuantas ms veces la
interrumpimos y reanudamos y Aquello que planificamos, ocurre ms
fcilmente. Por eso consulta tu agenda laboral regularmente para no pasar
nada por alto.

9. Cambia de hbitos y cumple tus

objetivos de tu agenda laboral

Para poder mejorar tu productividad y eficiencia hace falta que te marques

objetivos de mejora personales.
Comienza marcndote 10 objetivos de mejora, es decir, 10 comportamientos
que te gustara adoptar y prioriza poniendo el orden en que te gustara
lograrlo, siendo el 1 el ms urgente para ti.
En base a tu seleccin, escribe una palabra clave para ti por cada seleccin y
por orden de prioridad e importancia. El objetivo es que te ayude a recordar,
dnde has puesto el foco para cada una de las situaciones deseadas
anteriores. Esta palabra puede ser una competencia, un nombre, o incluso un
dibujo.
Ahora, para tener xito en cualquier iniciativa de cambio que quieras
emprender en cualquier rea de tu vida, es necesario que elabores un plan de
accin detallado.
Para hacer esto hace falta seguir unos sencillos pasos:

1. Hacer una lista de las tareas que hay que realizar.

2. Poner fechas a los objetivos y revisar tu agenda laboral cada final del da
(puedes hacerlo de manera individual o con tu equipo, dependiendo de cmo
quieras mejorar).
3. Apuntar todas las ideas en un documento de manera desordenada, y
despus ordenarlas y clasificarlas.
Cuando te sientes a organizar, hazlo elaborando primero una lista con todos los
asuntos pendientes y oportunidades detectadas.
Despus, ve plantendote las siguientes preguntas para cada lnea y crate
una tabla como la que te muestro. Al principio puede ser pesado, pero es la
mejor manera de estructurar el pensamiento y descargar a la mente para
poder realizar otras cosas (en lugar de tenerla ocupada con los tengo que
que no se me olvide).
Una vez hayas hecho esto y sepas qu y cundo lo vas a hacer, llvalo a nivel
de detalle, es decir, ponle hora del da, y durante una semana, pon al lado, la
agenda laboral real que has ido teniendo. Esto te servir para detectar con

total claridad, tus mayores ladrones del tiempo (dejemos las percepciones y
empecemos a medir de verdad)
Para ir finalizando, grbate esta serie de principios bsicos:
Planifica por adelantado.
Considera la agenda laboral del resto para planificar (mira disponibilidades en
Outlook)
Agrupa las tareas segn las capacidades requeridas.
Programa actividades de descanso.
Promete menos y cumple ms.
Haz un seguimiento de los procesos iniciados (usa el marcador de tareas de
Outlook)
Delega todo lo que se pueda.

 Usa herramientas que te faciliten

Establecer parmetros para decir no.
Ten en cuenta tu curva del rendimiento.
Aprovecha

los

potenciales

tiempos

muertos

(desplazamientos,

inicio

reuniones, etc.) llevando contigo herramientas que te permitan trabajar.

Durante todo este tiempo, has estado en tu zona de confort respecto a la
gestin del tiempo. La zona de confort es el lugar desde donde interacciones
con el mundo con el piloto automtico puesto, te dejar llevar por tus hbitos y
rutinas. Ests en tu zona de confort incluso cuando ests a disgusto con lo que
ests viviendo. Nos es ms cmodo a veces quejarnos que ponernos en
movimiento para generar un cambio.
Solo sales de ella cuando decides dar un cambio. Dar el primer, el segundo y el
tercer paso, cuesta mucho trabajo, pero es la nica forma de que las cosas
sucedan, nadie lo puede cambiar por ti, nadie puede hacerse responsable de
tus logros ni de tus fracasos, nadie ms que t mismo, as que, qu ms
razones necesitas para intentarlo? As que, sal de tu zona de confort, ya!