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Configurargestindedocumentos[AX2012]

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Configurar gestin de documentos [AX 2012]

Este tema an no ha recibido ninguna valoracin
Actualizado: July 7, 2014
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Este tema explica cmo configurar la gestin de documentos por primera vez. Puede usar la gestin de documentos, tambin conocida como administracin de
documentos, para adjuntar notas, documentos o referencias de documentos en registros. Tambin puede usar Complementos de Office para Microsoft Dynamics
AX para integrar la gestin de documentos y crear documentos o plantillas de documentos Microsoft Word y Microsoft Excel que usan datos Microsoft Dynamics
AX.
En la ilustracin siguiente se muestra cmo configurar la gestin de documentos. Los nmeros se corresponden con los procedimientos descritos ms adelante en
este tema.

1. Activar gestin de documentos

Para poder vincular documentos a registros o generar documentos a partir de un registro, debe activar la funcionalidad de gestin de documentos y despus
debe activar la gestin de documentos para tablas especficas.
Para activar la gestin de documentos, siga estos pasos:
1. Haga clic en Archivo > Herramientas > Opciones.
2. En el rea General, expanda la ficha desplegable Varios.
3. En el grupo de campos Gestin de documentos, active la casilla de verificacin Gestin documental activa.
Para activar la gestin de documentos para tablas especficas, siga estos pasos:

https://technet.microsoft.com/eses/library/dn636897.aspx

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1. Haga clic en Administracin de la organizacin > Configurar > Administracin de documentos > Tablas de documentos activas.
2. Haga clic en Nuevo.
3. Seleccione el nombre de la tabla para la que activar la gestin de documentos.
Ejemplo
Para activar la gestin de documentos para pedidos de ventas, seleccione el nombre de tabla SalesTable.
4. Repita los pasos 2 y 3 para cada tabla para la que desea activar la gestin de documentos.

2. Especificar un directorio de archivo de documentos

Cuando adjunta un documento a un registro en Microsoft Dynamics AX, se almacena en una ubicacin que especifique. Esta ubicacin se denomina directorio de
archivo. Puede especificar un directorio de archivo para todos los tipos de documentos que ha configurado, o puede especificar un directorio de archivo
independiente para cada tipo de documento. Si no especifica un directorio de archivo para un tipo de documento, el tipo de documento usa el directorio de
archivo especificado en este procedimiento. Vea Crear o importar tipos de documentos ms adelante en este tema para obtener ms informacin sobre cmo
especificar un directorio de archivo para un tipo de documento.

Nota
Si usa Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX, hay requisitos y restricciones adicionales sobre archivos de documentos. Para obtener ms informacin,
vea Set up documents for viewing in Enterprise Portal.
Para especificar una ubicacin para el directorio de archivo de documentos Microsoft Dynamics AX, siga estos pasos:
1. Haga clic en Administracin de la organizacin > Configurar > Administracin de documentos > Parmetros de la administracin de documentos.
2. En el rea General, busque la ubicacin del directorio de archivo.

Precaucin
Si ya tiene un directorio de archivo especificado y lo desea cambiar, primero debe mover el contenido del directorio de archivo existente al nuevo
directorio de archivo. Para obtener ms informacin, vea Gestin de documentos.
3. Opcional: especifique el tamao de archivo mximo permitido para los documentos.

Campo

Descripcin

Tamao mximo de archivo en la base de

datos

Especificar el tamao mximo de archivo, en megabytes, para un archivo guardado en la base de datos
Microsoft Dynamics AX.

Tamao mximo de archivo en sistema

de archivos

Especifique el tamao mximo de archivo, en megabytes, para un archivo guardado en la ubicacin del
directorio de archivos.

3. Especificar las secuencias numricas para los documentos

Antes de poder usar la gestin de documentos, debe especificar secuencias numricas para los documentos. Los archivos que adjunta a registros cambian de
nombre cuando se almacenan en el directorio de archivo. El nombre de archivo de los archivos adjuntos se determina por las secuencias numricas establecidas
para los documentos.
Para especificar secuencias numricas para documentos, siga estos pasos:
1. Haga clic en Administracin de la organizacin > Configurar > Administracin de documentos > Parmetros de la administracin de documentos.
2. En el rea Secuencias numricas, seleccione un cdigo de secuencia numrica para cada referencia.
Si el cdigo de secuencia numrica que busca no aparece en la lista, debe crear un nuevo cdigo de secuencia numrica en la pgina de lista Secuencias
numricas. Para obtener ms informacin, vea Configuracin de secuencias numricas.

https://technet.microsoft.com/eses/library/dn636897.aspx

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4. Especificar tipos de archivo

Puede controlar los tipos de archivos o documentos con extensiones de nombre de archivo especficas, que los usuarios pueden ajuntar a registros Microsoft
Dynamics AX.
Para especificar tipos de archivo, siga estos pasos:
1. Haga clic en Administracin de la organizacin > Configurar > Administracin de documentos > Parmetros de la administracin de documentos.
2. En el rea Tipos de archivos, revise los tipos de archivo predeterminados. Quite los tipos de archivo que los usuarios no deben poder adjuntar a registros,
y agregue los tipos de archivo adicionales que los usuarios deben poder adjuntar a registros.

5. Opcional: configurar integracin con Complementos de Office

Cuando usa la gestin de documentos, puede integrar Complementos de Office para crear documentos Word y libros de Excel que se vinculan de forma dinmica
a las tablas de Microsoft Dynamics AX. Para obtener instrucciones especficas acerca de cmo hacer esto, vea Install Office Addins y Configurar la integracin con
los complementos de Microsoft Office.

6. Crear o importar tipos de documentos

Los tipos de documentos son necesarios para la gestin de documentos y se usan para categorizar los documentos que adjunta a registros. Cuando crea un
documento no adjunto, se le asignar uno de estos tipos de contenido. Si tiene flujos de trabajo configurados, el flujo de trabajo usa el tipo de documento para
guiar el documento al usuario o a la cola de elementos de trabajo adecuados.
Los tipos de documentos Nota y Archivo estn disponibles de forma predeterminada.

Crear tipos de documentos

Para crear un tipo de documento, siga estos pasos:
1. Haga clic en Administracin de la organizacin > Configurar > Administracin de documentos > Tipos de documento.
2. Haga clic en Nuevo y, a continuacin, especifique la informacin siguiente sobre el tipo de documento.

Campo

Descripcin

Clase

Seleccione la accin que tiene lugar cuando un usuario crea un adjunto del tipo de documento seleccionado:
Adjuntar URL: adjunte una referencia a un documento mediante una URL.
Crear hoja de clculo de Microsoft Excel mediante COM: cree una hoja de clculo Excel y copie datos desde la transaccin
seleccionada.
Crear documento de Microsoft Word mediante COM: cree un documento Word y copie datos desde la transaccin
seleccionada.
Crear documento de solicitud: cree un documento Word sin abrir Word.
Nota simple: permite crear una nota simple para la transaccin a la que se hace referencia.
Biblioteca de plantillas: cree un archivo de plantilla mediante Word o Excel y despus guarde el archivo a una biblioteca de
plantillas. Por ejemplo, puede crear una plantilla de presupuesto mediante Excel. A continuacin, cada departamento de su
organizacin especifica la informacin del presupuesto en una copia de la plantilla.
Nota
El administrador del sistema debe crear el sitio o la biblioteca de documentos SharePoint para la biblioteca de plantillas.

Grupo

Seleccione el grupo para el tipo de documento.

Guardado
automtico

Active esta casilla de verificacin para guardar automticamente los archivos temporales en la base de datos despus de utilizarlos.

Supresin
automtica

Active esta casilla de verificacin para eliminar automticamente los archivos temporales despus de utilizarlos.

Normalmente, los archivos temporales se almacenan en la carpeta Temp de MicrosoftWindows. Para guardar los archivos temporales
en el directorio especificado en la lista Ubicacin de archivos, seleccione Guardado automtico.

https://technet.microsoft.com/eses/library/dn636897.aspx

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Normalmente, los archivos temporales se almacenan en la carpeta Temp de Windows.
Quitar

Seleccione Slo documento para quitar solo la referencia del archivo de documentos o seleccione Documento y archivo fsico para
quitar la referencia y el archivo fsico.

Pedir
confirmacin

Seleccione esta casilla para requerir la confirmacin antes de que se elimine el archivo fsico.

Categora

Seleccione una categora de documento Enterprise Portal para asociar con el tipo de documento.
Los detalles de las categoras del documento se configuran en el formulario Parmetros de Enterprise Portal. Para obtener ms
informacin, vea Adicin de documentos, notas o URL a los registros.

Directorio de
archivo

Directorio donde los archivos de documentos del tipo de documento seleccionado se almacenan.
Si este campo est vaco, el directorio de archivo predeterminado que se especifica en el formulario Parmetros de la administracin
de documentos se usa como el directorio de archivo.
Nota
Si usa Enterprise Portal, hay requisitos y restricciones adicionales sobre archivos de documentos. Para obtener ms informacin, vea
Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

Ubicacin

Seleccione la ubicacin en la que los archivos de documentos para este tipo de contenido se almacenan. Estn disponibles las
siguientes opciones:
Directorio de archivo: los documentos de este tipo se almacenan en el directorio que se especifica en el campo Directorio de
archivo.
Base de datos: los documentos de este tipo se almacenan en la base de datos Microsoft Dynamics AX.
Ubicacin original: los documentos de este tipo se almacenan en la ubicacin utilizada cuando el archivo estaba originalmente
adjuntado al registro.
SharePoint: los documentos de este tipo se almacenan en una biblioteca de documentos de SharePoint.
Nota
Si los documentos se almacenan en una ubicacin compartida en lugar de la base de datos, compruebe que se defina el nivel de
acceso correcto en la ubicacin compartida.

Comprobar
tabla

Si est activada esta casilla de verificacin, el tipo de documento seleccionado slo est disponible desde las tablas especificadas en el
formulario Opciones.
La casilla de verificacin se desactiva de forma predeterminada para los tipos de documentos estndar Nota y Archivo.
Para obtener ms informacin, vea Registrar un tipo de documento en una tabla concreta.

Importar tipos de documento

Para importar tipos de documentos, siga estos pasos:
1. Haga clic en Administracin de la organizacin > Configurar > Administracin de documentos > Tipos de documento.
2. Haga clic en Importar.
3. Busque la ubicacin del archivo que contiene los tipos de documentos exportados.
4. Cuando se le solicite que elimine tablas antes de la importacin, haga clic en S a todo y, a continuacin, en Aceptar.
5. Haga clic en S para confirmar.

6a. Opcional: configure la administracin de documentos para SharePoint

Puede usar bibliotecas de documentos de SharePoint para almacenar adjuntos de documentos o plantillas de documentos. Para obtener ms informacin, vea
Configurar y usar la gestin de documentos de Microsoft Dynamics AX con las bibliotecas de documentos de Microsoft SharePoint.

6b. Si usa Enterprise Portal: configure las categoras de documentos

En Enterprise Portal, puede seleccionar los mdulos o las reas de productos que muestran categoras de documentos especficos y los tipos de usuarios externos

https://technet.microsoft.com/eses/library/dn636897.aspx

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que pueden abrir los documentos.

Para configurar categoras de documentos en Enterprise Portal, vea Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

7. Especificar tipos de contenido

Los tipos de contenido se usan para categorizar documentos que no estn adjuntos a registros. Algunos ejemplos de documentos no adjuntos pueden ser
facturas, informes de gastos o pedidos de compra. El flujo de trabajo usa tipos de contenido de documentos que permite enrutar documentos al usuario correcto
o a la cola de artculos de trabajo para su procesamiento. Para obtener ms informacin, consulte Configuracin del sistema de flujo de trabajo.
Para crear tipos de contenido, siga estos pasos:
1. Haga clic en Administracin de la organizacin > Configurar > Administracin de documentos > Tipos de contenido de documentos.
2. Haga clic en Nuevo y, a continuacin, escriba un nombre y una descripcin del tipo de contenido.
Para obtener ms informacin, vea Tipos de contenido de documento formulario.

8. Opcional: especifique la configuracin de la administracin de documentos para AIF

Antes de poder utilizar los servicios de documentos de Integration Application Framework AIF, debe especificar la configuracin de la gestin de documentos
de AIF. Los servicios de documentos AIF son servicios basados en consultas que puede usar para intercambiar datos con sistemas externos enviando y recibiendo
documentos XML. Estos documentos representan entidades empresariales, como clientes, proveedores o pedidos de ventas.
Para especificar la configuracin de la gestin de documentos de AIF, siga estos pasos:
1. Haga clic en Administracin de la organizacin > Configurar > Administracin de documentos > Parmetros de la administracin de documentos.
2. Haga clic en AIF.
3. Complete los siguientes campos:

Campo

Descripcin

Tipo de documento:

Seleccione el tipo de documento para las notas de los documentos electrnicos entrantes. Para los pedidos de ventas, este
tipo debe ser Nota.

Servicio de archivo de
documentos

Active esta casilla si los archivos de documentos de servicio web se deben enviar al flujo de trabajo para su enrutamiento a
las partes adecuadas.

Para obtener ms informacin, vea AIF Document Services.

Paso siguiente
Una vez que haya configurado la gestin de documentos, puede adjuntar documentos a los registros o crear plantillas de documentos para los tipos de
documentos especficos. Para obtener ms informacin, consulte Crear una nota, Crear una plantilla de documento y asociarla a un tipo de documento o Crear
una referencia a un documento existente.
Originalmente, si configura la integracin con Complementos de Office, puede crear documentos Word y libros de Excel que se vinculan de forma dinmica a las
tablas de Microsoft Dynamics AX. Para obtener ms informacin, consulte Tareas clave: crear y usar una plantilla de Word mediante los complementos de Office o
Tareas clave: crear y compartir una plantilla de Excel mediante los complementos de Office.

Tareas relacionadas
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Consulte tambin
Gestin de documentos en ventas y marketing

https://technet.microsoft.com/eses/library/dn636897.aspx

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