CL

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CONSULTORES LTDA

Documento DP: Definicin del Proyecto

Versin <X.Y>

Presentado por: James Gallego Bedoya 10272226

<Aprendiz / participante 1>

.
<Aprendiz / participante n>

Historia de Revisiones
Fecha

Versin

Descripcin/cambio

Autor

<dd/mm/aaaa>

<x.y>

<descripcin del estado del documento>

<nombre responsable>

Objetivo
El propsito de este documento es definir el plan de intervencin (QU hacer), conducente a la mejora del
proceso software. Como la solucin que se va a implementar contribuye a la organizacin en sus procesos

Aspectos a documentar
1.

Ubicacin contextual del proyecto.

El proyecto ser utilizado en la empresa CONSULTORES LTDA, en las reas de Gerencia, Coordinacin
Comercial y Asesoras.
2.

Problema u Oportunidad.

CONSULTORESLTDA., es una empresa de servicios dedicada a la implantacin, outsourcing orientadas a

apoyar la estrategia de negocio de sus clientes.El manejo de documentos, representa para la empresa,
innumerables situaciones que no son las ms adecuadas. En trminos generales, existe un problema de
dificultad y costo del acceso a los documentos que maneja la organizacin y el riesgo de prdida de
estos.Desde el momento en que se genera o se recibe un documento hasta su archivador se hace
necesario ejercer un control total sobre los mismos.Como no hay un control cuando se recibe un archivo, a
la hora de buscarlo, el trabajo se hace bastante tedioso porque no se sabe en realidad donde esta o quien
lo tiene debido a que no hay un control del documento. Solo estn all pero no se sabe cul es ni de donde
sali. Esto genera una prdida de tiempo y una falta de respeto ante una persona que llegue preguntando
por algn documento. Las posibles causas de esta situacin estn bsicamente resumidas en que no
existe un criterio de archivo que se haya establecido. Cada usuario del documento genera su propia forma
de guardar lo que imposibilita una buena bsqueda. La no existencia de un registro y un control sobre los
diferentes archivos de la empresa, generan una serie de consecuencias negativas para la misma, La
solucin se plantea con la creacin de un software que optimice los procesos de registro, bsqueda y
control de documentos en la empresa CONSULTORES Ltda.
3. Visin del proyecto.
Alcanzar una mayor eficacia y oportuna prestacin del servicio al cliente
4. Objetivos especficos del proyecto.
-Conocer y diferenciar cada uno los elementos que integran los sistemas
archivsticos de la empresa.
-Analizar la situacin de los archivos de gestin documental de las unidades administrativas y el archivo
central de la empresa CONSULTORES LTDA
-Disear una propuesta de sistema archivstico para la empresa.
-Brindar agilidad en la prestacin de servicios, proveer de la informacin necesaria a todos
los usuarios del sistema
5.

Criterios de xito

Velocidad en tiempo de respuesta o prestacin del servicio al cliente en un periodo no mayor a 24 horas. Y
este sistema brinda seguridad ya que el asesor no va a manejar dineros del cliente evitando de esta
manera robos y/o atracos.
6.

Viabilidad de la solucin

Viabilidad del Negocio

<Logo de su empresa>

Documento DP
<Nombre de la empresa/cliente>

Presupuesto Requerido
RECURSOS
Equipos
Herramientas
Talento Humano
Transporte
Materiales de Formacin
Otros Insumos
TOTAL

VALOR
$ 2.500.000
$ 4.00.000
$ 100.000
$ 430.000
$ 7.030.000

Viabilidad Tcnica
El proyecto se desenvuelve bajo el parmetro de software libre lo que quiere decir que se enmarca en normas
internacionales ya establecidas y que son aplicables en Colombia donde no existe una normatividad acerca de estos.
Como todo procedimiento nuevo, la parte operativa se ver algo complicada al principio debido a la falta de costumbre
y a que es primera vez que el software se pondr en marcha. No obstante la misma facilidad de navegacin a travs
del programa permitir la fcil adaptacin de sus usuarios. Para el desarrollo del programa, la parte tecnolgica es una
de las cosas a favor. Existen disponibles 3 equipos de computo, con muy buenas caractersticas como son gran
velocidad en procesador, espacio en memoria superior o igual a 1GB y suficiente espacio en disco duro como para
guardar toda la informacin necesaria. Adems, estos equipos se encuentran disponibles las 24 horas del da y los 7
das de la semana.

Viabilidad del proyecto

en el proceso del proyecto para llevarlo a feliz termino
contando con todos los recursos disponibles,ademas el personal esta especializado en este
campo del desarrollo del software propuesto, expuesto en la matriz de conocimiento del
anterior documento Modelo del Proceso Software (Documento MP).
La consecucin y resultados del proyecto son realistas, se cuenta con muy buena
comunicacin interna y externa en la organizacin del proyecto.
Los nicos riesgos probables que existen son los mencionados en el anterior documento
(Documento MP) expresado en el Anlisis DOFA del proceso de software.
Nuestro recurso humano esta bien comprometido

Acciones propuestas
Las acciones que se deben llevar acabo para realizar este proyecto es la recoleccin y
anlisis de la informacin obtenida por la empresa CONSULTORES LTDA, para de esta
manera poder desarrollarlo Si las circunstancias dentro y fuera de la organizacin
cambiaran, la condicin prudente a reconsiderar es realizar una nueva recoleccin de
informacin y un nuevo anlisis.
Los beneficios y resultados esperados es la rapidez y eficacia del manejo de la informacin
sin importar las distancias geogrficas de las dependencias o reas de la empresa, para de
esta manera contar siempre con la informacin en tiempo real. La solucin recomendada
para esta situacin es de acortar el tiempo de respuesta a los clientes de la empresa.
La valoracin recomendada es sacndole el mejor provecho a esta herramienta y darle un
correcto uso.
7. Reporte de tiempos
Registrar nombres, roles, fechas, horarios y los tiempos empleados en las distintas
actividades por cada uno de los participantes en la elaboracin del entregable. Utilizar para
ello el siguiente formato:

<Nombre del proyecto>

Marco de Referencia de Desarrollo de Software

11/09/2015
Pg. 3 de 4

<Logo de su empresa>

Documento DP
<Nombre de la empresa/cliente>

11/09/2015
Pg. 4 de 4

Estimacin de esfuerzo:
Fecha
10/06/2015

Actividades
Ubicacin
Contextual
Proyecto

Nombre/Rol
del

Horario

Tiempo
Asesores
2H

Tiempo
Empresa
2H

James
Gallego

4.00Pm-6:PM

James
Gallego

8:00AM-10:00M
2:PM-4M

4H

4H

Totales

6H

6H

Problema u
Oportunidad,
Visin
del
Proyecto,
Objetivos
especficos,
Criterios
de
xito
11/06/2015

Viabilidad de
la Solucin

<Nombre del proyecto>

Marco de Referencia de Desarrollo de Software