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INFOREST SISTEMA INTEGRAL PARA GESTION DE RESTAURANTES MÓDULO DE ALMACENES E INVENTARIOS GUÍA DE USUARIO
INFOREST SISTEMA INTEGRAL PARA GESTION DE RESTAURANTES MÓDULO DE ALMACENES E INVENTARIOS GUÍA DE USUARIO
INFOREST SISTEMA INTEGRAL PARA GESTION DE RESTAURANTES MÓDULO DE ALMACENES E INVENTARIOS GUÍA DE USUARIO

INFOREST SISTEMA INTEGRAL PARA GESTION DE RESTAURANTES

MÓDULO DE ALMACENES E INVENTARIOS

GUÍA DE USUARIO ALMACENES & INVENTARIOS V.4.94

FAMILIA DE PRODUCTOS INFHOTEL®

PROHIBIDA SU REPRODUCIÓN PARCIAL O TOTAL TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS ® REGISTRÓ DE AUTORÍA INDECOPI PATENTE 00020857

INFHOTEL SERVICIOS INFORMATICOS S.A.C. Abril 2015, Lima - Perú

Índice

1.1 Parámetros generales

Pág.3

1.2 Áreas o Sub almacenes

Pág.4

1.3 Familias y sub familias

Pág.4

1.4 Artículos y precios

Pág.5

1.5 Proveedores

Pág.7

1.6 Recomendaciones

Pág.8

1.7 Principales procesos

Pág.

9

1.8 Principales reportes

Pág.

24

1.6 Recomendaciones Pág.8 1.7 Principales procesos Pág. 9 1.8 Principales reportes Pág. 24 2
1.6 Recomendaciones Pág.8 1.7 Principales procesos Pág. 9 1.8 Principales reportes Pág. 24 2
1.6 Recomendaciones Pág.8 1.7 Principales procesos Pág. 9 1.8 Principales reportes Pág. 24 2

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Flujograma de Procesos del Back Office

Flujograma de Procesos del Back Office 1.1 Parámetros Generales Son considerados parámetros del sistema, toda

1.1 Parámetros Generales

Son considerados parámetros del sistema, toda información que deberá registrarse de manera preliminar durante la fase de implementación, como los datos de la razón social adquirente de la licencia, tasa y nombre de los impuestos a los que se afectan las compras en el país,

Se entra al Menú Administración / Parámetros Generales en donde los datos mínimos a ingresar para poder grabar, son los campos celeste

Administración / Parámetros Generales en donde los datos mínimos a ingresar para poder grabar, son los

1.2

Áreas (Sub Almacenes)

Mantenimiento de las áreas del Restaurante que harán requerimientos de artículos hacia el almacén central, por ende, cada una de estas áreas tendrán su propio almacén, para el sistema se les llama Sub Almacenes. Se entra al Menú Administración / Sub Almacenes /Agregar / Además le podemos colocar uno o más responsables por área.

Familias y Sub familias
Familias y Sub familias

1.3

Familias de artículos

1.3 Familias y Sub Familias

Familias

Es el primer nivel de agrupamiento que será utilizado para la codificación de los artículos. Tenemos como Familias Principales a Alimentos y Bebidas,

Se entra al Menú Administración / Familias y Sub Familias / Agregar

al Menú Administración / Familias y Sub Familias / Agregar Sub Familias de Artículos Es el

Sub Familias de Artículos

Es el segundo nivel de agrupamiento, dependiente de la familia, que será utilizado para la codificación de los artículos. Dentro de la familia alimentos tenemos por ejemplo: Abarrotes, frutas, carnes y embutidos, lácteos y huevos, etc. Dentro de esta Sub Familia se le coloca la clase de producto que es: Activo fijo, mercadería o servicio.

Cabe mencionar que ahora que creamos los insumos, los colocaremos dentro de una familia y dentro de una sub familia.

Se entra al Menú Administración / Familias y Sub Familias/Modificar /

1.4 Artículos y Precios Base de datos que sirve como la piedra angular en el

1.4 Artículos y Precios

Base de datos que sirve como la piedra angular en el armado del sistema de almacenes y costos. Para una correcta codificación de artículos deben seguirse los siguientes criterios para tomar la mejor decisión de codificación:

1) UNIDAD DE KARDEX:

Es la unidad de medida por la cual voy a controlar mi artículo y además la unidad de compra que más le convenga a la empresa, más no al proveedor.

Es recomendable utilizar unidades de medida estándar como Kilo, Litro, depende del caso. Por ejemplo, la unidad de kardex del artículo “ Arroz Japonés “ es “ Kilo” , sin embargo el proveedor me trae costales de 50 kg, entonces no importa cuantos, ni de qué cantidad me los trae, simplemente los transformo a kilos. Esta unidad también será usada para despachar insumos a las áreas, y para los inventarios.

2) UNIDAD DE COSTOS:

Es la unidad de medida por la cual voy a utilizar el artículo en una receta, la

unidad

que

me

acomode

más

de

acuerdo

al

artículo

que

estoy

catalogando.

 

Por ejemplo tengo el artículo “Arroz Japonésy lo voy a utilizar en las recetas por la unidad “Gramos”, entonces si en una receta me dicen que se necesita ½ kilo , son 500 gramos, se necesitan 200 gramos, quedan como 200 gramos. Esta unidad solo debe ser distinta de la unidad de Kardex cuando el artículo pertenezca a alguna receta de Alimentos o Bebidas.

3) FACTOR:

Es la equivalencia entre la Unidad de costos y la Unidad de kardex. Ejemplo: Si la unidad de Kardex del “Arroz Japonés” fue el KILO y la Unidad de Costos es el GRAMO, el factor será 1000, porque? Porque 1000 GRAMOS hacen 1 KILO. Si la unidad de Kardex es BOTELLA X 750ML y la unidad de costo es ONZAS, el factor será 24. Porque 24 ONZAS hacen 1 BOTELLA 750 ML

4) PORCIONABLE:

Solo deben ser considerados como artículos porcionables las carnes, pescados, mariscos u otros alimentos naturales frescos que luego de un proceso de limpieza pierdan peso de manera variable y por cada ocasión, dividiéndose en uno o más productos derivados.

En este escenario participan 2 o más actores, el articulo porcionable y la cantidad de artículos porcionados que deriven de ese artículo Porcionable.

Por ejemplo, tengo el Lomo fino de res (Articulo porcionable) que al ser dividido y limpiado resulta: Porción de 150 gr, porción de 200 gr, que vienen a ser artículos porcionados. Adicionalmente a esto, un artículo porcionable no tiene forma de participar en una receta, ya que quienes participan son los artículos porcionados.

5) DESCARGO POR RECETA:

Todo artículo que luego será considerado como un insumo costeable en una receta deberá ser considerado como “descarga por receta”

6) RECETA BASE:

Todo artículo que puede ser procesado en nuestros propios sub almacenes y creado en base al consumo de otros insumos, será considerado como posible Receta Base.

Ejemplos: Mayonesa, Vinagretas, Aliños, Postres, Saldas, etc.

7) DESCARGO DIRECTO:

Todo articulo catalogado como tipo de descargo directo es vendido tal como es comprado, ejemplos: Agua mineral San mateo, Gaseosa Coca cola 295 ml etc.

8) CONTROL DIARIO:

Se les activará este Check a aquellos artículos que tienen movimiento en cantidades considerables y que su costo juega un papel vital en el negocio.

Estos serán controlados diariamente. Ej. , En una Pollería: el articulo Pollo, En un restaurante, el articulo Lomo Fino. Etc. Bar: Licores.

El criterio para elegir un artículo de estos es que tenga mayor costo y rotación.

Administración/ Artículos y precios /Agregar:

En esta pantalla es donde se agregan los insumos, colocando:

La descripción detallada y resumida,

Activando los casilleros correctos según la teoría explicada arriba,

Catalogando su familia y sub familia,

Colocando su Unidad de kardex y costos con su factor de equivalencia correcto.

Colocándole la cantidad de Stock máximo y mínimo en Unid de kardex

Colocando un precio mínimo y máximo en por Unid de kardex

Seleccionando el o las áreas a las cuales está asignado este insumo

el o las áreas a las cuales está asignado este insumo 1.5 Proveedores: En esta ventana

1.5 Proveedores:

En esta ventana podemos agregar la información sobre los proveedores con los cuales trabaja la empresa, necesaria para contactarlos, la razón social, comercial, ruc, teléfono del contacto, el mail de la empresa, los teléfonos de la empresa y los días de crédito en caso se tenga ya establecido.

Se entra al Menú Administración / Proveedores /

1.6 Recomendaciones Luego de culminar el llenado de esta data, para emitir un listado de

1.6 Recomendaciones

Luego de culminar el llenado de esta data, para emitir un listado de artículos que hemos ingresado, en el maestro de artículos usemos la opción emite para ver si todos los insumos están bien catalogados

Quizás encontremos un insumo mal catalogado:

Ejemplo:

Aceite vegetal

Receta base

Agua san luis sin gas

--

Porcionable

un insumo mal catalogado: Ejemplo: Aceite vegetal – Receta base Agua san luis sin gas --
un insumo mal catalogado: Ejemplo: Aceite vegetal – Receta base Agua san luis sin gas --

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Aquí podemos emitir, imprimir directamente o exportarlo a Excel. Podemos también desglosarlo por familia y sub familia de insumos y características del insumo.

1.7 Principales procesos:

INGRESO DE DOCUMENTOS:

Primer proceso obligatorio en el sistema en el cual ingresamos los siguientes datos al sistema.

o Stock, precio promedio y relación de proveedores.

Ejemplo:

precio promedio y relación de proveedores.  Ejemplo: Seleccionar botonera “ DOCUMENTO ” para dar inicio

Seleccionar botonera DOCUMENTOpara dar inicio al proceso de ingreso de documentos.

” para dar inicio al proceso de ingreso de documentos. Seleccionar botonera “ AGREGAR ” para
” para dar inicio al proceso de ingreso de documentos. Seleccionar botonera “ AGREGAR ” para

Seleccionar botonera AGREGARpara ingresar el documento.

Seleccionar botonera “ FACTURA ” para ingresar el documento. Se debe de llenar la glosa
Seleccionar botonera “ FACTURA ” para ingresar el documento. Se debe de llenar la glosa

Seleccionar botonera FACTURApara ingresar el documento.

botonera “ FACTURA ” para ingresar el documento. Se debe de llenar la glosa siempre de
botonera “ FACTURA ” para ingresar el documento. Se debe de llenar la glosa siempre de

Se debe de llenar la glosa siempre de “IZQUIERDA A DERECHA”, respetando los espacios de color celeste, ya que estos espacios son de argumento “OBLIGATORIO” el ser llenados con los datos de la factura física.

el ser llenados con los datos de la factura física. Luego de llenado la glosa, se

REQUERIMIENTOS:

Es el segundo proceso obligatorio en el sistema, en la cual el ALMACEN CENTRAL descarga sus insumos para ser alojados en el sub almacenes que lo requiere, es importante considerar que cuando los productos están en la sub bodega son responsabilidad total de la misma.

Ejemplo:

bodega son responsabilidad total de la misma.  Ejemplo: Seleccionar botonera “ REQUERIMIENTO ” para dar

Seleccionar botonera REQUERIMIENTOpara dar inicio al proceso de solicitud.

REQUERIMIENTO ” para dar inicio al proceso de solicitud. Seleccionar botonera “ AGREGAR ” para
REQUERIMIENTO ” para dar inicio al proceso de solicitud. Seleccionar botonera “ AGREGAR ” para

Seleccionar

botonera

AGREGAR

para

generar

un

nuevo

requerimiento.

Seleccionar en “ ÁREA ” el sub almacén que va a requerir los insumos para
Seleccionar en “ ÁREA ” el sub almacén que va a requerir los insumos para

Seleccionar en “ÁREA” el sub almacén que va a requerir los insumos para su producción.

almacén que va a requerir los insumos para su producción. Posteriormente se selecciona la botonera “AGREGAR”

Posteriormente se selecciona la botonera “AGREGAR” para ingresar artículo por artículo con sus respectivas cantidades que se está

Ingresado los requerimientos solicitados se graba y el proceso queda en un estado “ GENERADO

Ingresado los requerimientos solicitados se graba y el proceso queda en un estado GENERADO, entiéndase que este estado es de suma importancia, ya que es el único estado en el cual vamos a poder cambiar o modificar cualquiera de los productos en solicitud.

o modificar cualquiera de los productos en solicitud. Generado el requerimiento, y de haber constatado que
Procesado el requerimiento, es de muy buena práctica imprimirlo, para que firme el solicitante y

Procesado el requerimiento, es de muy buena práctica imprimirlo, para que firme el solicitante y el responsable de las áreas de produccion. Para imprimirlas se selecciona la botonera “REQUERIMIENTO”, y modo de impresión “GRÁFICA” y “ACEPTAR”.

TRANSFERENCIAS:

Este proceso obligatorio lo que hace es actualizar el stock de las sub- bodegas involucradas cuando existe el escenario de préstamos entre ellas. Es decir, todo préstamo que se da entre las sub-almacenes o áreas debe de ser registrado mediante este proceso.

Ejemplo:

debe de ser registrado mediante este proceso.  Ejemplo: Seleccionar botonera “TRANSFERENCIA” para dar inicio
debe de ser registrado mediante este proceso.  Ejemplo: Seleccionar botonera “TRANSFERENCIA” para dar inicio

Seleccionar botonera “TRANSFERENCIA” para dar inicio al registro de este proceso.

Como ocurre en todos los procesos siempre hay que utilizar la botonera “AGREGAR” para dar

Como ocurre en todos los procesos siempre hay que utilizar la botonera “AGREGAR” para dar inicio al registro de este proceso.

“AGREGAR” para dar inicio al registro de este proceso. En este proceso es de requisito obligatorio

En este proceso es de requisito obligatorio seleccionar “ÁREA ORIGEN-ÁREA DESTINO” para luego proceder a agregar los productos a transferir.

Se selecciona la botonera “AGREGAR” para luego ingresar el producto o los productos involucrados, este

Se selecciona la botonera “AGREGAR” para luego ingresar el producto o los productos involucrados, este proceso lo que hace es actualizar el stock de las áreas comprometidas.

que hace es actualizar el stock de las áreas comprometidas. Al grabar este proceso pasa al

SALIDAS:

Proceso en el cual se registran los productos que por algún motivo sufren una pérdida de su stock original (registro de bajas). Todo producto que no se descarga de manera automática (recetas) debe ser descargado por este proceso (descargo manual).

Ejemplo:

descargado por este proceso (descargo manual).  Ejemplo: Seleccionar botonera “SALIDA” para dar inicio al

Seleccionar botonera “SALIDA” para dar inicio al registro de las bajas de los productos de los sub almacenes.

registro de las bajas de los productos de los sub almacenes. Como ocurre en todos los

Como ocurre en todos los procesos siempre se tiene que seleccionar la botonera “AGREGAR”. En este proceso es obligatorio el especificar el “ÁREA”; y en “TIPO DE SALIDA” siempre seleccionar “CONSUMO”; y en “DESCARGO PORseleccionar el tipo de descargo a emplear.

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Llenada la glosa de este proceso, se tiene que seleccionar la botonera “AGREGAR” e ingresar

Llenada la glosa de este proceso, se tiene que seleccionar la botonera “AGREGAR” e ingresar los artículos que van a disminuir el stock que tienen en su área para luego GRABAR”.

el stock que tienen en su área para luego “ GRABAR ”. Al grabar los artículos
Luego se procederá a grabar y a “PROCESAR” , y como buena práctica se debería

Luego se procederá a grabar y a “PROCESAR”, y como buena práctica se debería de emitir de forma gráfica para que se imprima y tener por defecto un listado de los productos con sus respectivos costos.

un listado de los productos con sus respectivos costos. Este es el listado que siempre como

Este es el listado que siempre como buena práctica se debería de imprimir para tener como información de registro de todas mis salidas con sus respectivos motivos y costos.

PORCIONAMIENTO:

Proceso donde se registra todo artículo que va a tener una limpieza y división de insumos que va a dar como originen a uno o más producto, en este caso, los porcionados. Proceso por el cual se obtiene tres informaciones importantes:

o

Merma determinada.

o

Nuevo stock (porcionados)

o

Nuevo precio promedio (precio que son determinantes para el Food-cost de cualquier receta donde participa los insumos).

Ejemplo:

o

Se va a porcionar el producto “MERO MURIQUE ENTERO”, donde se va a tener como porcionados a los productos: Cabeza de Pescado, Mero Limpio y Espinazo Pescado.

o

Cantidad a porcionar: 2.2800 kg.

o

Cuál es la merma y cuál es el porcentaje?

kg. o Cuál es la merma y cuál es el porcentaje? Seleccionar la botonera “PORCIONAMIENTO” para
kg. o Cuál es la merma y cuál es el porcentaje? Seleccionar la botonera “PORCIONAMIENTO” para

Seleccionar la botonera “PORCIONAMIENTO” para dar inicio al registro de este proceso.

y cuál es el porcentaje? Seleccionar la botonera “PORCIONAMIENTO” para dar inicio al registro de este

Como ocurre en todos los procesos, se selecciona la botonera AGREGAR, luego se tiene que seleccionar el “ÁREA” donde se va a realizar el proceso (Cocina); y “ARTÍCULO” se selecciona el artículo Porcionable, en este caso el MERO MURIQUE ENTERO.

artículo Porcionable, en este caso el MERO MURIQUE ENTERO. Antes de seleccionar la botonera “ AGREGAR

Antes de seleccionar la botonera AGREGAR, se debe de modificar en “CANTIDAD A PORCIONAR” el número correcto de kilos a porcionar (2.280) del producto Porcionable.

Se procedió a ingresar los resultados de los porcionados hechos físicamente en el área de

Se procedió a ingresar los resultados de los porcionados hechos físicamente en el área de producción (Cocina), y se obtiene como resultado tres informaciones importantes que se verán en la siguiente

tres informaciones importantes que se verán en la siguiente Al “GRABAR” los porcionados, aparece un mensaje
Una vez seleccionado SI , pasa al estado “GENERADO” y se obtiene como resultado: “MERMA

Una vez seleccionado SI, pasa al estado “GENERADO” y se obtiene como resultado: “MERMA DETERMINADA”, “NUEVO STOCK”

(Porcionados)-

DETERMINADA” , “NUEVO STOCK” (Porcionados)- Una vez “GENERADO” se “ PROCESA ” , para obtener

Una vez “GENERADO” se PROCESA, para obtener como dato final un NUEVO PRECIO PROMEDIO.

Una vez finalizado el proceso de Porcionamiento se recomienda “EMITIR EL REPORTE DE MERMAS” ,

Una vez finalizado el proceso de Porcionamiento se recomienda “EMITIR EL REPORTE DE MERMAS”, y para ubicar este reporte se debe contemplar la siguiente ruta (Reportes-Mermas).

se debe contemplar la siguiente ruta (Reportes-Mermas). Finalmente, se emite el reporte donde indica el precio

1.9 Principales Reportes de Almacen Central

INVENTARIO VALORIZADO AL DÍA

1.9 Principales Reportes de Almacen Central INVENTARIO VALORIZADO AL DÍA 25
1.9 Principales Reportes de Almacen Central INVENTARIO VALORIZADO AL DÍA 25
En este tipo de reportes se podrá visualizar el “VALORIZADO” que tiene el almacén central,
En este tipo de reportes se podrá visualizar el “VALORIZADO” que tiene el almacén central,

En este tipo de reportes se podrá visualizar el “VALORIZADO” que tiene el almacén central, emitiendo un reporte donde aparece todo el listado de los productos con sus respectivos precios promedios.

INGRESO DE ARTÍCULOS POR PROVEEDOR

INGRESO DE ARTÍCULOS POR PROVEEDOR 27
INGRESO DE ARTÍCULOS POR PROVEEDOR 27
En este tipo de reportes se podrá visualizar que productos nos trae cada uno de

En este tipo de reportes se podrá visualizar que productos nos trae cada uno de los proveedores, donde podemos visualizar cantidad y cada precio de estos productos.

INGRESO DE PROVEEDOR VS ARTÍCULO

los proveedores, donde podemos visualizar cantidad y cada precio de estos productos. INGRESO DE PROVEEDOR VS
En este tipo de reportes se podrá visualizar que determinado proveedor trae determinado producto. RANKING

En este tipo de reportes se podrá visualizar que determinado proveedor trae determinado producto.

RANKING DE COMPRA POR PROVEEDOR

de reportes se podrá visualizar que determinado proveedor trae determinado producto. RANKING DE COMPRA POR PROVEEDOR
En este tipo de reportes se podrá visualizar un ranking del proveedor a quien le

En este tipo de reportes se podrá visualizar un ranking del proveedor a quien le haces más compras.

RANKING DE COMPRA POR ARTÍCULO

reportes se podrá visualizar un ranking del proveedor a quien le haces más compras. RANKING DE
En este tipo de reportes se podrá visualizar un ranking del artículo que más se

En este tipo de reportes se podrá visualizar un ranking del artículo que más se compra, teniendo como dato un precio promedio en el periodo que se analiza el reporte versus el precio promedio actual.

REPOSICIÓN DE ARTÍCULOS

un precio promedio en el periodo que se analiza el reporte versus el precio promedio actual.
En este tipo de reportes se puede visualizar los artículos que se necesitan reponer al

En este tipo de reportes se puede visualizar los artículos que se necesitan reponer al “ALMACEN CENTRAL”, tomando como criterio la búsqueda por stock mínimo o stock ideal, la gestión determinar que opción requerir.

CONTROL DE INGRESOS FUERA DE RANGO

por stock mínimo o stock ideal, la gestión determinar que opción requerir. CONTROL DE INGRESOS FUERA
En este tipo de reporte se puede visualizar todos los artículos que han sobrepasado la

En este tipo de reporte se puede visualizar todos los artículos que han sobrepasado la valla del precio mínimo y precio máximo de compra. Se sugiere que este reporte la “GESTIÓN” debe revisarlo diariamente.

INVENTARIO VALORIZADO AL DÍA POR ÁREA

Se sugiere que este reporte la “GESTIÓN” debe revisarlo diariamente. INVENTARIO VALORIZADO AL DÍA POR ÁREA
En este tipo de reporte se puede visualizar el stock valorizado de cada uno de
En este tipo de reporte se puede visualizar el stock valorizado de cada uno de

En este tipo de reporte se puede visualizar el stock valorizado de cada uno de los sub almacenes que han sido seleccionados, aquí podemos visualizar el stock, precio promedio y totales de cada uno de los productos de la área involucrada.