INTRODUCCION

La recoleccin de datos se refiere al uso de una gran diversidad de

tcnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para
desarrollar los sistemas de informacin, los cuales pueden ser la
entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observacin, el diagrama
de flujo y el diccionario de datos.
Todos estos instrumentos se aplicarn en un momento en particular,
con la finalidad de buscar informacin que ser til a una investigacin
en comn. En la presente investigacin trata con detalle los pasos que
se debe seguir en el proceso de recoleccin de datos, con las tcnicas
ya antes nombradas.

METODOS DE RECOLECCION DE DATOS

Para la recoleccin de datos primarios en una investigacin cientfica se procede
bsicamente por observacin, por encuestas o entrevistas a los sujetos de estudio
y por experimentacin.
Encuesta: Constituye el trmino medio entre la observacin y la experimentacin.
En ella se pueden registrar situaciones que pueden ser observadas y en ausencia
de poder recrear un experimento se cuestiona a la persona participante sobre ello.
Por ello, se dice que la encuesta es un mtodo descriptivo con el que se pueden
detectar ideas, necesidades, preferencias, hbitos de uso, etc.
La encuesta la define el Profesor Garca Fernando como una investigacin
realizada sobre una muestra de sujetos representativa de un colectivo ms amplio,
utilizando procedimientos estandarizados de interrogacin con el fin de obtener
mediciones cuantitativas de una gran variedad de caractersticas objetivas y
subjetivas de la poblacin. Aplicar una encuesta a una muestra representativa de
la poblacin es con el nimo de obtener resultados que luego puedan ser
trasladados al conjunto de la poblacin. Entre las caractersticas fundamentales de
una encuesta se destacan:
1.- La encuesta es una observacin no directa de los hechos por medio de lo que
manifiestan los interesados.
2.- Es un mtodo preparado para la investigacin.
3.- Permite una aplicacin masiva que mediante un sistema de muestreo pueda
extenderse a una nacin entera.
4.- Hace posible que la investigacin social llegue a los aspectos subjetivos de los
miembros de la sociedad.
Las encuestas surgen en Estados Unidos en las investigaciones de mercado y en
los sondeos de opinin ante las elecciones a la Casa Blanca. Hasta nuestros
odos llegan nombres como Gallup o Crossley.

1. Las encuestas son una de las escasas tcnicas de que se dispone para el
estudio

de

las

actitudes,

valores,

creencias

motivos.

Hay

estudios

experimentales en que no se conocen inicialmente las variables que intervienen y

mediante la encuesta, bien por cuestionarios o por entrevista hacen posible
determinar las variables de estudio.
2. Las tcnicas de encuesta se adaptan a todo tipo de informacin y a cualquier
poblacin.
3. Las encuestas permiten recuperar informacin sobre sucesos acontecidos a los
entrevistados.
4. Las encuestas permiten estandarizar los datos para un anlisis posterior,
obteniendo gran cantidad de datos a un precio bajo y en un corto periodo de
tiempo.
Pasos ms importantes para preparar una encuesta:
1. Definir el objeto de la encuesta, formulando con precisin los objetivos a
conseguir, desmenuzando el problema, eliminando lo superfluo y centrando
el contenido de la encuesta.
2. Formulacin del cuestionario
3. Trabajo de campo, consistente en la obtencin de los datos. Para ello ser
preciso seleccionar a los entrevistadores, formarlos y distribuirles el trabajo
a realizar de forma homognea.
4. Procesar codificar y tabular los resultados de la encuesta, que sern
presentados en el informe y para posteriores anlisis.
Tipos de encuestas Las encuestas las podemos clasificar atendiendo a
diversos criterios.

LA ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de
preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o
empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios
potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarn datos o sern
afectados por la aplicacin propuesta. El analista puede entrevistar al personal en
forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este mtodo a las otras
tcnicas que se estudiarn ms adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre
son la mejor fuente de datos de aplicacin.
Dentro de una organizacin, la entrevista es la tcnica ms significativa y
productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la
entrevista es un intercambio de informacin que se efecta cara a cara. Es un
canal de comunicacin entre el analista y la organizacin; sirve para obtener
informacin acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, as como
concejo y comprensin por parte del usuario para toda idea o mtodo nuevos. Por
otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para
establecer una corriente de simpata con el personal usuario, lo cual es
fundamental en transcurso del estudio.
Preparacin de la Entrevista
1. Determinar la posicin que ocupa de la organizacin el futuro entrevistado,
sus responsabilidades bsicas, actividades, etc. (Investigacin).

2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios

(Organizacin).
3. Fijar un lmite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicologa).
4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor
comodidad (Sicologa).
5. Hacer la cita con la debida anticipacin (Planeacin).

Conduccin de la Entrevista
1. Explicar con toda amplitud el propsito y alcance del estudio (Honestidad).
2. Explicar la funcin propietaria como analista y la funcin que se espera
conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
3. Hacer preguntas especficas para obtener respuestas cuantitativas
(Hechos).
4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad
y actitudes similares (habilidad).
5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
6. Ser corts y comedio, abstenindose de emitir juicios de valores.
(Objetividad).
7. Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los
comentarios al margen de la cuestin.
8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardndose de anticiparse a las
respuestas (Comunicacin).
Secuela de la Entrevista
1. Escribir los resultados (Documentacin).

2. Entregar

una

copia

al

entrevistado,

solicitando

su

conformacin,

correcciones o adiciones. (Profesionalismo).

3. Archivar los resultados de la entrevista para referencia y anlisis posteriores
(Documentacin).
Recabar datos mediante la Entrevista
La entrevista es una forma de conversacin, no de interrogacin, al analizar las
caractersticas de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por
sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no
estn disponibles en ningn otra forma.
En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la
informacin

importante.

La

informacin

cualitativa

est

relacionada

con

opinin, poltica y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras

que las descripciones cuantitativas tratan con nmeros frecuencia, o cantidades. A
menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de informacin cualitativas, los
otros mtodos tiende a ser ms tiles en la recabacin de datos cuantitativos.
Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relacin a como se
podra hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las
actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rpidamente malos
entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones
de desarrollo; ms an, a menudo es ms fcil calendarizar una entrevista con los
gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.

Cuestionario
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy til para la entrevista; si
embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser apropiada en algunas
situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben disearse
cuidadosamente para una mxima efectividad.
Recabacin de datos mediante cuestionarios

Para los analistas los cuestionarios pueden ser la nica forma posible de
relacionarse con un gran nmero de personas para conocer varios aspectos del
sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se
puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar
hechos en relacin al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no ver a
los que responde; no obstante, tambin esto es una ventaja porque aplican
muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor
anonimato y puedan darse respuestas ms honesta (y menos respuestas pre
hechas o estereotipadas). Tambin las preguntas estandarizadas pueden
proporcionar datos ms confiables.

Seleccin de formas para cuestionarios

El desarrollo y distribucin de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en
esto debe utilizarse en una forma inteligente. Tambin es importante el formato y
contenido de las preguntas en la recopilacin de hechos significativos.
Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y
cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano
todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia
se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.
Cuestionario Abierto
Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican
cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales;
tambin son tiles al explorar el problema bsico, por ejemplo, un analista que
utiliza cuestionarios para estudiar los mtodos de verificacin de crdito, es un
medio.
El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan
escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran ms
fcil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por s
mismas.

Cuestionario Cerrado
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio
de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de
referencia. Este formato es el mtodo para obtener informacin sobre los hechos.
Tambin fuerza a los individuos para que tomen una posicin y forma su opinin
sobre los aspectos importantes.

LA OBSERVACIN
Otra tcnica til para el analista en su progreso de investigacin, consiste en
observar a las personas cuando efectan su trabajo. Como tcnica de
investigacin, la observacin tiene amplia aceptacin cientfica. Los socilogos,
siclogos e ingenieros industriales utilizan extensamente sta tcnica con el fin de
estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la
organizacin. El propsito de la organizacin es mltiple: permite al analista
determinar que se est haciendo, como se est haciendo, quien lo hace, cuando
se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dnde se hace y por qu se hace.
Tipos de Observacin
El analista de sistemas puede observar de tres maneras bsicas. Primero, puede
observar a una persona o actitud sin que el observado se d cuenta y
su interaccin por aparte del propio analista. Quiz esta alternativa tenga poca
importancia para el anlisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir
las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operacin
sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente
consciente de la observacin. Por ltimo, puede observar y a la vez estar en

contacto con las personas observas. La interaccin puede consistir simplemente

en preguntar respecto a una tarea especfica, pedir una explicacin, etc.
Preparacin para la observacin
1. Determinar y definir aquella que va a observarse.
2. Estimular el tiempo necesario de observacin.
3. Obtener la autorizacin de la gerencia para llevar a cabo la observacin.
4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las
razones para ello.

Conduccin de la observacin
1. Familiarizarse con los componentes fsicos del rea inmediata de
observacin.
2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma peridica.
3. Anotar lo que se observa lo ms especficamente posible, evitando las
generalidades y las descripciones vagas.
4. Si se est en contacto con las personas observadas, es necesario
abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de
valores.
5. Observar las reglas de cortesa y seguridad.
Secuela de la observacin
1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.
2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el
supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.

Diagrama de Flujo
Es una representacin pictrica de los pasos en proceso. til para determinar
cmo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado
puede ser un producto, un servicio, informacin o una combinacin de los tres. Al
examinar cmo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre s, se
puede

descubrir

con

frecuencia

las fuentes de

problemas

potenciales.

Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el
flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. Con
frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el
equipo completo de trabajo ms pequeo puede agregar niveles segn sea
necesario durante el proyecto.

Cundo se utiliza un Diagrama De Flujo?

Cuando un equipo necesita ver cmo funciona realmente un proceso completo.
Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de
botella en el sistema, pasos innecesarios y crculos de duplicacin de trabajo.
Algunas aplicaciones comunes son:
Definicin de Proyectos:

Identificar oportunidades de cambios en el proceso.

Desarrollar estimados de costos de mala calidad.

Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.

Desarrollar una base comn de conocimiento para los nuevos miembros del
equipo.

Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolucin de problemas para

reducir las resistencias futura al cambio.

Identificacin de las causas principales:

Desarrollar planes para reunir datos.

Generar teoras sobre las causas principales.

Discutir las formas de estratificar los datos para el anlisis para identificar
las causas principales.

Examinar el tiempo requerido para las diferentes vas del proceso.

Diseo de soluciones

Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.

Identificar las organizaciones que ser afectadas por los cambios

propuestos.

Aplicaciones de soluciones:

Explicar otros el proceso actual y la solucin propuesta.

Superar la resistencia al cambio demostrando cmo los cambios

propuestos simplificarn el proceso.

Control (retener las Ganancias):

Revisar y establecer controles y monotonas al proceso.

Auditar el proceso peridicamente para asegurar que estn siguiendo los

nuevos procedimientos.

Entrenar a nuevos empleados.

Consejos para la construccin / Interpretacin:

Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la

forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseern un
conocimiento comn, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el
equipo no necesita invertir el tiempo y la energa en observar el proceso
fsicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir
teoras sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones
propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras.
Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnstico
para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar
teoras sobre las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de
Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un
problema redacta una descripcin del problema en un pedazo pequeo del papel y
lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el problema se
ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes
del punto donde el problema se ha detectado, y produce teoras sobre las cosas
que podran salir mal en el paso del proceso de forma sistemtica a medida que
producen teoras sobre las posibles causas principales del problema.
Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las
formas apropiadas para separar los datos para su anlisis. Por ejemplo,
considrese el problema de analizar los tiempos de reparacin. Una rpida
revisin de los Diagramas de Flujo puede sugerir un nmero de grupos posibles
que pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparacin.

CONCLUSION

La Recoleccin de Datos, consiste en la recopilacin de

informacin; se lleva a cabo por medio de entrevistas,
cuestionarios y observacin; donde el analista obtiene y
desarrolla los sistemas de informacin logrando sus metas
y objetivos. El analista debe de demostrar y desarrollar las
destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad,
imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicacin,
comprensin y cortesa para lograr la bsqueda de
informacin a travs de las herramientas antes mencionada.

La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de

operacin desde el Presidente o el Jefe de Operaciones.
Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy
formales hasta los casuales.
Como conclusin podemos ver la vital importancia que tienen
estas herramientas para la recoleccin de datos ya que nos
facilita y nos ayuda a que sea ms precisa la informacin
obtenida.