Universidad Jose Maria Vargas

Facultad de Administracin,
Gerencia y Contadura

Diseo de un Plan Estratgico para el Control de Gastos de Traslados en la Direccin

Comercial de la Empresa Sodexho Pass Venezuela, C.A.

Autor:
Denis Tovar
C.I:12.962.775

Profesora:
Rosanna Sandoval Muoz

Caracas, noviembre 2014

ndice

Pg.

ndice

ii

Introduccin

iii

1. Descripcin del Problema

2. Anlisis FODA

11

3. Marco Referencial

12

4. Marco Metodolgico

14

5. Anlisis de Resultados

22

6. Conclusiones y Recomendaciones

36

7. Propuesta

39

Anexos

50

Bibliografa

53

Introduccin

Sodexho Pass Venezuela, C.A. (Sodexo Soluciones de Motivacin), es una empresa con
21 aos en Venezuela, pertenece al Grupo Sodexo, fundado en Francia en 1966, con
presencia en 80 pases alrededor del mundo.

El control de gastos es un tema que se habla mucho en estos tiempos de competitividad

de las empresas sumado a la crisis mundial, se trata de una estrategia financiera que se
aplica normalmente para lograr mayores beneficios y as evitar el dispendio absurdo que
hay en muchas compaas.

La empresa Sodexho Pass Venezuela, C.A. no escapa a esta realidad, la Direccin

Comercial cuenta con un presupuesto asignado por periodo fiscal donde el punto principal
y clave es el control de gastos, ya que son estos gastos los que se llevan gran parte del
presupuesto, si no ponemos nfasis en ello se pueden deteriorar mucho las cuentas de
resultados.

Bajo este enfoque se sustenta la planificacin y el presupuesto, como un plan de accin

dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe
cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

Sin embargo, el presupuesto de empresas como Sodexho Pass Venezuela, C.A., a veces
puede presenta insuficiencia en las partidas asignadas para los Gastos de Traslados, por lo
que surge la necesidad de recurrir a otras partidas para cubrir los excedentes.

La investigacin es de tipo descriptiva, el diseo est bajo una modalidad documental y

de campo, clasificado de forma factible. Dicha investigacin se encuentra estructurada de
la siguiente manera:

Se enfoca en el problema de la investigacin desde lo macro hasta llegar a lo micro,

evidenciando los hechos del problema, consecuencias, causas y posibles soluciones,
finalizando con las interrogantes, se expresan los objetivos a alcanzar y las razones que
justifica el estudio.

Se utiliza la matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas), la cual

presente las oportunidades y amenazas del entorno y las fortalezas y debilidades de la
empresa.

Se desarrolla el marco referencial a travs de los antecedentes de la investigacin, los

cuales se basan en estudios anteriores. Por otra parte se encuentran los antecedentes de la
empresa, las bases tericas, jurdicas y se definen una serie de conceptos correspondientes a
la investigacin, este captulo es de mucha importancia ya que engloba todos los aspectos
relacionados con las variables de estudio.

Abarca la metodologa de la investigacin para abordar el problema con aspectos como:

el tipo de investigacin, la poblacin y la muestra escogida, las tcnicas de recoleccin de
datos y el anlisis de los mismo. Se determina la poblacin para ejecutar el trabajo de
campo, adems se realiza la operacionalizacin de las variables para conocer a quin,
dnde y cmo se va investigar.

Se presenta los resultados obtenidos a travs de las tcnicas de investigaciones

utilizadas, as como su anlisis e interpretacin

Se basa en la determinacin de conclusiones importantes y en la ejecucin de

recomendaciones para cada una de ellas.

Descripcin del Problema

El control de gastos es un tema que se habla mucho en estos tiempos de competitividad

de las empresas sumado a la crisis mundial, se trata de una estrategia financiera que se
aplica normalmente para lograr mayores beneficios y as evitar el dispendio absurdo que
hay en muchas compaas.

Aun cuando las empresas cuenten con una direccin eficiente, un presupuesto bien
definido y estructura organizacional adecuada, es necesario el empleo de instrumentos de
gestin administrativa que permitan verificar cual es la situacin real de la organizacin en
un momento determinado e informe si las actividades ocurren de conformidad con el plan
adoptado.

Una empresa bien gestionada debe tener analizados sus gastos de forma muy detallada y
controlar cmo estos impactan en su negocio, saber optimizar es un punto estratgico para
cualquier buen empresario.

Por esta razn, el presupuesto constituye un instrumento de incalculable valor para la

toma de decisiones, pues permite identificar las debilidades y errores de las acciones
emprendidas y apreciar el cumplimiento de los propsitos y polticas fijadas previamente, a
fin de determinar las desviaciones y aplicar las acciones correctivas.

En Venezuela, se dificulta el establecimiento de planes y estrategias de accin, por parte

de todas las empresas que hacen vida en el pas.

La empresa Sodexho Pass Venezuela, C.A. no escapa a esta realidad, la Direccin

Comercial cuenta con un presupuesto asignado por periodo fiscal donde el punto principal
y clave es el control de los gastos, ya que son estos gastos los que se llevan gran parte del
presupuesto, si no ponemos nfasis en ello se pueden deteriorar mucho las cuentas de
resultados.

Para reducir gastos en las empresas, se debe evitar los desplazamientos y viajes
innecesarios ya que es imprescindible economizar de forma inteligente y no basta con
buscar las alternativas ms baratas, sino que siempre se debe hacer balance entre el gasto, el
tiempo y una comodidad mnima que evite que el tiempo de viaje sea un tiempo perdido.

Por tal razn, el principal objetivo de esta investigacin es el control de los gastos de la
Direccin Comercial, especficamente los relacionados con servicios de traslados, se puede
decir que la problemtica viene en cuanto al manejo de los procesos de controles, ya que
los mismos no tienen una estructura bien definida en cuanto a la delegacin de funciones
que permita llevar el control de manera efectiva, lo cual lleva a que cada persona solicite
los servicios sin ningn control y/o conocimiento de las opciones, acarreando gastos muy
elevados y uso indebido de los mismos.

Es por ello, que se espera obtener resultados positivos para poder llegar inclusive a la
reduccin de los mismos y as poder dar un mejor uso al presupuesto de la Direccin
Comercial.

Basado en lo anterior, surgen las siguientes interrogantes:

Cul es la situacin actual del Control de Gastos de Traslados?

Cules son las debilidades del Control de Gastos de Traslados?

Cul sera el Control de Gastos de Traslados idneo para la Direccin Comercial?

Misin

Contribuir de una manera integral con la Calidad de Vida de los venezolanos

Visin

Convertirnos en el aliado experto de las empresas en las soluciones que motivan a los
hombres y mujeres, el corazn de las organizaciones.

Objetivos
General

Disear un Plan Estratgico para el Control de Gastos de Traslados en la Direccin

Comercial de la empresa Sodexho Pass Venezuela, C.A.

Especficos

1.

Determinar la situacin actual del Control de Gastos de Traslados.

2.

Determinar debilidades del Control de Gastos de Traslados.

3.

Disear lineamientos para el Control de Gastos de Traslados.

Alcance del Proyecto

En todas las organizaciones sean pblicas o privadas, es necesaria una planificacin y

administracin presupuestaria de los gastos con criterio econmico y mucha sensatez.

Sin embargo, el presupuesto de empresas como Sodexho Pass Venezuela, C.A., a veces
puede presentar insuficiencia en las partidas asignadas para los Gastos de Traslados, por lo
que surge la necesidad de recurrir a otras partidas para cubrir los excedentes.

10

En consecuencia, es necesario el anlisis peridico del proceso de ejecucin

presupuestaria de la empresa, a fin de conocer si se organiza, dirige y coordina
adecuadamente el gasto de los recursos.

Cabe destacar que el presente proyecto puede ser de gran ayuda para la empresa, ya que
le permitir llevar un mejor control de los gastos por traslados y adaptarlos al presupuesto
asignado para dichos gastos. Para el investigador es muy importante porque le permite
desarrollar y demostrar las habilidades construidas a lo largo de su preparacin y con su
aprobacin va a servir de marco de referencia para investigaciones futuras en cuanto a
proyectos factibles se refiere, dejando tambin un aporte positivo a la institucin ya que
este tipo de material sirve como ventana para aquellas instituciones que deseen inquirir en
este tipo de investigacin.

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Anlisis FODA
Anlisis Interno

Fortalezas
Direccin eficiente
Presupuesto bien definido
Estructura organizacional adecuada
Fidelidad de los clientes
Productos y servicios atractivos
Localizacin accesible y cmoda
Amplia gama de productos
Equipos profesionales calificados y

Debilidades
Reducido procesos de controles
Poco seguimiento a las polticas
internas

comprometidos
Anlisis Externo

Oportunidades
Alianzas estratgicas
Expansin, en el territorio nacional.
Implementacin
de
nuevas

tecnologas.
Actualizacin de productos.
Ampliacin
de
productos

facilidades para adquirirlos

Medios de comunicacin.
Precios y ofertas accesibles.

Amenazas
Nuevas empresas competidoras
Inconformidad de los clientes por
servicios o productos que no han

llenado sus necesidades

Estrategias mercadotcnicas de las
competencias

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Marco Referencial

Segn Arias (2012) El marco terico o marco referencial, es el producto de la revisin

documental-bibliogrfica, y consiste en una recopilacin de ideas, posturas de autores,
conceptos y definiciones, que sirven de base a la investigacin por realizar (p.106)

Antecedentes de la Investigacin

Garca, Patio y Rodriguez (2011). Realizaron una Tesis de Grado Titulada

Anlisis de la Planificacin y el Presupuesto de Ingresos y Gastos de la Alcalda del
Municipio Ribero para el Ejercicio Fiscal 2010 y Primer Semestre del 2011. Trabajo de
Grado presentado ante la Universidad de Oriente, para optar al ttulo de Licenciado en
Contadura Pblica. El Objetivo Principal, consisti en Analizar la Planificacin y el
Presupuesto de Ingreso y Gastos de la Alcalda del Municipio Ribero para Ejercicio Fiscal
2010 primer semestre del 2011. Y los Otros Objetivos en: Revisar el Alcance de la
Planificacin utilizado por la Alcalda del Municipio Ribero del Estado Sucre, Estudiar la
Fase de Formulacin del Presupuesto utilizado por la Alcalda del Municipio Ribero,
Identificar la Fase de Discusin y Aprobacin del presupuesto utilizado por la Alcalda del
Municipio Ribero del Estado Sucre, Verificar el Presupuesto de Ingresos y Gastos de la
Alcalda del Municipio Ribero del Estado Sucre, Determinar el Grado de Cumplimiento de
las Metas Establecidas en Concordancia con la Ejecucin Presupuestaria. La Metodologa
fue basada en

el diseo de la investigacin Documental y de Campo; el nivel de

investigacin fue Descriptivo; se utilizaron las fuentes de Investigacin Primarias y

13

Secundarias; las tcnicas de recoleccin de datos fueron la Observacin Directa, Revisin

de Bibliogrficas y Entrevista Semi-Estructuradas. Concluyeron, que existe concordancia
entre la Misin de la institucin y las metas establecidas en los presupuestos de gasto y de
inversin, ausencia de una oficina de planificacin para la elaboracin del presupuesto de
inversin que responda a las exigencias de la comunidad, no existe un sistema
computarizado que le permita obtener informacin de manera rpida y precisa que ayuden a
la organizacin en la cuantificacin de los diferentes ingresos y gastos realizados.
Este antecedente se relaciona con la investigacin, ya que el Presupuesto y Control
Interno promueve la correcta y transparente ejecucin de gastos, cautelando la legalidad y
eficiencia de sus actos y operaciones, as como el logro de sus resultados, para contribuir
con el cumplimiento de los fines y metas institucionales; la deficiencia en la ejecucin de
gastos, slo se superar generando capacidades y habilidades del personal responsable, para
optimizar la calidad de servicios, haciendo ms giles y dinmicos sus funciones, para
brindar servicio de calidad.

14

Marco Metodolgico

Tipo de Investigacin

Segn Arias (2012) La investigacin cientfica es un proceso metdico y sistemtico

dirigido a la solucin de problemas o preguntas cientficas, mediante la produccin de
nuevos conocimientos, los cuales constituyen la solucin o respuesta a tales interrogantes
(p.22).

Arias (2012) dice que El nivel de investigacin se refiere al grado de profundidad con
que se aborda un fenmeno u objeto de estudio, y lo clasifica en exploratoria, descriptiva o
explicativa. (p.23)

Para Arias (2012). La investigacin descriptiva consiste en:

La caracterizacin de un hecho, fenmeno, individuo o grupo, con el fin de establecer
su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de investigacin se
ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se
refiere (p. 24).
De acuerdo a lo anterior expuesto esta investigacin es de tipo descriptiva, ya que
realizar una recoleccin de datos que calcular la factibilidad de la creacin de un Diseo
para Controlar los Gastos de Traslados en la Direccin Comercial de la empresa Sodexho
Pass Venezuela, C.A.

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Diseo de Investigacin

Segn Arias (2012) El diseo de investigacin es la estrategia general que adopta el

investigador para responder al problema planteado. En atencin al diseo, la investigacin
se clasifica en: documental, de campo y experimental (p. 27)

Dice Arias (2012) que la investigacin de campo es aquella que:

Consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de la
realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar
variable alguna, es decir, el investigador obtiene la informacin pero no altera las
condiciones existentes. De all su carcter de investigacin no experimental (p.31).
Para Arias (2012) la investigacin documental es:
Un proceso basado en la bsqueda, recuperacin, anlisis, crtica e interpretacin de
datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en
fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrnicas. Como en toda
investigacin, el propsito de este diseo es el aporte de nuevos conocimientos (p.
27).
El Manual de Tesis de Grado y Especializacin y Maestra y Tesis Doctorales de la
Universidad Pedaggica Libertador, (2011), plantea:
El Proyecto Factible consiste en la investigacin, elaboracin y desarrollo de un
modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos necesidades de
organizaciones o grupos sociales que pueden referirse a la formulacin de polticas,
programas, tecnologas, mtodos, o procesos. El proyecto debe tener el apoyo de una
investigacin de tipo documental, y de campo, o un diseo que incluya ambas
modalidades (p. 21).
El diseo de esta investigacin est bajo una modalidad documental y de campo,
clasificado de forma factible, pues los datos recolectados para su elaboracin y anlisis

16

sern extrados directamente de la Direccin Comercial de la empresa Sodexho Pass

Venezuela, C.A.

Poblacin

Segn Arias (2012) define:

La poblacin, o en trminos ms precisos poblacin objetivo, es un conjunto finito o
infinito de elementos con caractersticas comunes para los cuales sern extensivas las
conclusiones de la investigacin. Esta queda delimitada por el problema y por los
objetivos del estudio (p.81)
De acuerdo con la definicin anterior, el estudio de la presente investigacin est
conformada por

setenta y nueve (79)

trabajadores de la Direccin Comercial de la

empresa Sodexho Pass Venezuela, C.A., dividido en: una (1) Direccin Comercial y seis (6)
gerencias (Captacin, Lealtad, Gestin Comercial, Relaciones con Clientes, Ventas Pblico
y Afiliados).

Muestra

Segn Arias (2012) La muestra es un subconjunto representativo y finito que se extrae

de la poblacin accesible (p. 83)

Se tomo como muestra tres (3) informantes claves, conformado por: el Director
Comercial, el Gerente de Gestin Comercial y la persona encargadas de controlar los
gastos, los cuales cumplen con los conocimientos y cualidades necesarias, que permitirn

17

detectar y/o aportar soluciones para el control de gastos de traslados, especficamente en la

Direccin Comercial de la empresa Sodexho Pass Venezuela, C.A.

Diseo de Instrumentos de Recoleccin de Datos o Materiales de Estudio

Tcnica

Para Arias (2012) Se entender por tcnica de investigacin, el procedimiento o forma

particular de obtener datos o informacin (p.67)

Para llevar a cabo la investigacin y cumplir cabalmente con los objetivos, fue necesario
emplear tcnica de recoleccin de informacin proveniente del contacto directo con el
objeto de estudio, a travs del anlisis documental y la entrevista de forma estructurada.

Arias (2012) dice que:

La entrevista, ms que un simple interrogatorio, es una tcnica basada en un dialogo o
conversacin cara a cara, entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema
previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la
informacin requerida, puede ser estructurada o formal, no estructurada o informal,
semi-estructurada (p.73 - 74)

18

Instrumentos

Segn Arias (2012) Un instrumento de recoleccin de datos es cualquier recurso,

dispositivo o formato (en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar
informacin (p.68).

Por ser esta una investigacin documental y de campo fue necesario, recolectar datos del
rea donde se realiza la investigacin, utilizando diversos instrumentos tales como: la base
de datos de los sistemas de contabilidad y presupuesto; la gua de entrevista, todo esto en la
Direccin Comercial de la empresa Sodexho Pass Venezuela, C.A.

Validez y Confiabilidad
Validez

Leiva (2008) expone:

Que la validez del instrumento que se est usando viene dada porque realmente mida
lo que se necesita medir. Dice el autor que la validez se refiere a los resultados de una
prueba y no a la prueba misma. Asimismo, comenta que la validez nunca es una
cuestin de todo o nada. Los resultados de una prueba no son simplemente vlidos o
no vlidos sino que esta progresin ocurre en grados desde escasa validez hasta
mucha validez. (p. 10-11). El autor refiere que: la validez de los resultados de una
prueba se debe interpretar dentro del contexto en el que ocurre la prueba (p. 11).
La misma se determin a travs del juicio emitido por un grupo conformado de tres (3)
profesionales expertos en el rea de contadura, quienes decidieron aportar diversas
opiniones para luego, establecer la relacin que existe entre los objetivos planteados, con

19

los tems respectivos de la investigacin. Cabe considerar, que a los especialistas se les
facilit el cuadro de operacionalizacin de variables, los instrumentos y un formato de
validacin; los cuales fueron elaborados previamente.

Confiabilidad

Leiva (2008) seala que: "La confiabilidad est ntimamente relacionada con el puntaje
verdadero y el de error. Dado un puntaje verdadero fijo, la confiabilidad disminuye a
medida que el componente de error aumenta. Por tanto, si queremos un instrumento
confiable, tenemos que reducir el error". (p. 9). La relacin entre confiabilidad y validez es
directa y fcil de entender y se expresa ms o menos as: una prueba puede ser confiable,
pero no vlida, pero una prueba no puede ser vlida si no es confiable. En otras palabras, la
confiabilidad es una condicin necesaria, pero no suficiente, para la validez" (pp. 13 y 14)

Tcnicas de Procesamiento, Presentacin y Anlisis de Datos

Procesamiento

Una vez recolectada la informacin, a travs de los instrumentos utilizados para tal fin,
los resultados obtenidos se procesaran de forma cuantitativa, por un lado la elaboracin de
cuadros y grficos de los gastos reales y presupuestos obtenidos de la base de datos de la
empresa; as como el procesamiento de encuestas, los cuales se tomaran en cuenta para la
elaboracin de conclusiones pertinentes a la investigacin. Ello implicar el registro de

20

datos obtenidos, todo ello para dar respuesta a los objetivos planteados, previo anlisis
estadstico, que se obtendr de los procedimientos a aplicar.

Presentacin

Una vez recolectado los datos u obtenidos la informacin, y tomando en cuenta que la
investigacin es de campo con un enfoque cuantitativo, la presentacin y anlisis de los
datos obtenidos en esta investigacin, se realizara por medio de la utilizacin del programa
Microsoft Excel, que permitir ejecutar cuadros y tablas dinmicas con sus respectivos
grficos, y de esta manera analizar e interpretar los resultados encontrados en los sistemas
de contabilidad (SAP) y presupuesto (AP), correspondiente a la Direccin Comercial de la
empresa Sodexho Pass Venezuela, C.A.

Anlisis de Datos

Entre las tcnicas que se utilizaron para analizar el contexto de la investigacin fue
necesario ordenar, clasificar y procesar la informacin a travs de tcnicas de anlisis que
guiaron a la mejor presentacin de los datos obtenidos.

En tal sentido, los resultados de la investigacin representan, el cmulo de datos

obtenidos por medio de la recoleccin de informacin hecha a travs de tcnicas e
instrumentos que se formularon y aplicaron a la muestra seleccionada como objeto de

21

estudio. Su representacin depender de las cualidades o caractersticas de los datos,

pudiendo ser presentada de manera cuantitativa.

Este anlisis permiti conocer de manera amplia y clara, el dficit de informacin que
existe en relacin al tema y los potenciales correctivos que se deben fijar. De all que con
base en lo antes expuesto se procedi a realizar tablas de frecuencia y porcentuales de los
datos e informacin obtenida de la aplicacin del instrumento

22

Anlisis de los Resultados

Analizar los resultados significa: describir, interpretar y discutir los datos numricos o
grficos que se disponen en los cuadros estadsticos resultantes del procesamiento de datos.

El anlisis se realiz considerado los contenidos del marco terico y en relacin con los
objetivos, las variables e indicadores de la investigacin, se efectu aplicando la estadstica
descriptiva que permiti una interpretacin cuantitativa.

Dicho anlisis, fue posible por la utilizacin de los sistemas SAP y AP, de donde se pudo
extraer la informacin, as como el programa Microsoft Excel Versin 2007, que permiti
ejecutar cuadros, as como tablas dinmicas y de esta manera analizar e interpretar los
resultados encontrados.

A fin de recolectar la informacin necesaria para el presente trabajo de investigacin, se

utiliz como tcnica el anlisis documental de las bases de datos de los sistemas de
contabilidad y presupuesto, as como la encuesta a travs de la gua de entrevistas y las
bases de datos de los sistemas de contabilidad y presupuesto; por la cual se obtuvo la
indagacin pertinente para el anlisis, con la finalidad de determinar las necesidades de la
implementacin de un diseo de control de gastos de traslados, que permita un adecuado
uso del presupuesto asignado a la Direccin Comercial.

La encuesta fue aplicada a un grupo de informantes claves de la Direccin Comercial.

23

Tomando en consideracin el logro de los objetivos especficos, es importante sealar

que los mismos y su grado de cumplimiento dependen directamente de los instrumentos
diseados y caractersticas propias del estudio; es all donde algunos son obtenidos por
medio del anlisis documental, sea esta de carcter empresarial o terica; o sencillamente
por la encuesta.

En tal sentido, los resultados de la investigacin representan, el cmulo de datos

obtenidos por medio de la recoleccin de informacin hecha a travs de tcnicas e
instrumentos que se formularon y aplicaron a la muestra seleccionada como objeto de
estudio. Su representacin depender de las cualidades o caractersticas de los datos,
presentada de manera cuantitativa.

Una vez que se obtuvieron los datos del instrumento para la recoleccin de los mismos,
se prosigui al anlisis para el mejor aprovechamiento de dichos datos de forma
cuantitativa. Este anlisis permiti conocer de manera amplia y clara, el dficit de
informacin que existe en relacin al tema y los potenciales correctivos que se deben fijar.

De all que con base en lo antes expuesto se procedi a realizar tablas de frecuencia y
porcentuales de los datos e informacin obtenida de la aplicacin del instrumento a la
Direccin Comercial de la empresa Sodexho Pass Venezuela, C.A.

24

Presentacin de los Resultados

1. Existen Polticas de Control de Gastos?
Cuadro 1
ALTERNATIVA FRECUENCIA % PORCENTAJE
SI
0
0%
NO
3
100%
TOTAL
3
100%
Fuente: Tovar (2014. Instrumento Aplicado
Grafico 1

Fuente: Tovar (2014)

Anlisis del Resultado
Un cien por ciento (100%) de los encuestados afirman que no existen polticas de
control de gastos. En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin
que auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias,
habiendo sido establecidas en funcin de estas.

25

2. Existe un Manual de Normas y Procedimientos de Control de Gastos?

Cuadro 2
ALTERNATIVA

FRECUENCIA % PORCENTAJE

SI

0%

NO

100%

TOTAL
3
100%
Fuente: Tovar (2014). Instrumento Aplicado
Grafico 2

Fuente: Tovar (2014

Anlisis del Resultado
El cuadro anterior muestra que el cien por ciento (100%) de los encuestados
afirma que no existen un manual de normas y procedimientos de control de gastos.
Es importante sealar la importancia de los manuales, ya que en ellos se explican de
manera detallada los procedimientos dentro de una organizacin y tareas de
determinado departamento.

26

3. Las facturas recibidas cumplen con las normativas exigidas por el Seniat?
Cuadro 3
ALTERNATIVA

FRECUENCIA % PORCENTAJE

SI

100%

NO

0%

TOTAL
3
100%
Fuente: Tovar (2014). Instrumento Aplicado
Grafico 3

Fuente: Tovar (2014).

Anlisis del Resultado
Segn el cuadro anterior el cien por ciento (100%) de los encuestados afirman
que las facturas recibidas si cumplen con las normativas exigidas por el Seniat.
Toda persona jurdica y natural, debe cumplir con la providencia administrativa en
la que establece nuevas normas generales para la emisin de facturas y otros
documentos, publicadas por el Seniat.

27

4. Las facturas se registran en el sistema (SAP), en el mismo mes que se

efectuaron los servicios?
Cuadro 4
ALTERNATIVA

FRECUENCIA % PORCENTAJE

SI

67%

NO

33%

TOTAL
3
100%
Fuente: Tovar (2014). Instrumento Aplicado
Grafico 4

Fuente: Tovar, Montes (2013)

Anlisis del Resultado
Un sesenta y siete por ciento (67%) de los encuestados afirman que las facturas
si se registran en el mismo mes que se efectuaron los servicios; mientras que el
treinta y tres por ciento (33%) restante considera que las mismas no se registran en
el mismo mes que se efectuaron los servicios. Segn la informacin facilitada por la
persona

encargada

de

controlar

los

gastos,

algunas

empresas

facturan

inmediatamente se presta el servicio, mientras otras facturan el mes siguiente los

servicios prestados en el mes anterior.

28

5. Se est utilizando los comprobantes de servicios correctamente?

Cuadro 5
ALTERNATIVA

FRECUENCIA % PORCENTAJE

SI

67%

NO

33%

TOTAL
3
100%
Fuente: Tovar (2014). Instrumento Aplicado
Grafico 5

Fuente: Tovar (2014)

Anlisis del Resultado
Un sesenta y siete por ciento (67%) afirma que si se estn utilizando los
comprobantes de servicios correctamente; el treinta y tres por ciento (33%) restante
considera que no se est utilizando los comprobantes de servicios correctamente.
Para la persona encargada de controlar los gastos, es necesario que los
comprobantes de servicio tengan todos los datos personales completos, estn
detallados todos los recorridos y la firma del usuario, con el fin de poder llevar un
mejor control.

29

6. Existe delegacin de funciones para gestionar la solicitud de los servicios de

traslados?
Cuadro 6
ALTERNATIVA

FRECUENCIA % PORCENTAJE

SI

0%

NO

100%

TOTAL
3
100%
Fuente: Tovar (2014). Instrumento Aplicado
Grafico 6

Fuente: Tovar (2014)

Anlisis del Resultado
Un cien por ciento (100%) de los encuestados afirman que no existe delegacin
de funciones para gestionar la solicitud de los servicios de traslados. Para llevar un
mejor control de los servicios solicitados, es recomendable delegar funciones para
lograr el fin de los objetivos, que es reducir los gastos.
7. Las partidas asignadas en el presupuesto, estn ajustadas a los gastos reales?

30

Cuadro 7
ALTERNATIVA

FRECUENCIA % PORCENTAJE

SI

0%

NO

100%

TOTAL
3
100%
Fuente: Tovar (2014). Instrumento Aplicado
Grafico 7

Fuente: Tovar (2014)

Anlisis del Resultado
El cien por ciento (100%) indica que las partidas asignadas en el presupuesto, no
estn ajustadas a los gastos reales. Muchas veces se puede presentar insuficiencia en
las partidas asignadas para los Gastos de Traslados, por lo que surge la necesidad de
recurrir a otras partidas para cubrir los excedentes.
8. Considera usted pertinente delegar funciones para controlar las solicitudes de
servicios?
Cuadro 8

31

ALTERNATIVA

FRECUENCIA % PORCENTAJE

SI

100%

NO

0%

TOTAL
3
100%
Fuente: Tovar (2014). Instrumento Aplicado
Grafico 8

Fuente: Tovar (2014)

Anlisis del Resultado
Segn el cuadro anterior el cien por ciento (100%) de los encuestados, considera
pertinente delegar funciones para controlar las solicitudes de servicios. Una de las
prioridades es delegar funciones a travs de personas autorizada por departamentos,
para poder controlar mejor los gastos y evitar el uso indebido.
9. Se debera llevar el control de los gastos reales de traslados, y ajustarlo a lo
presupuestado?
Cuadro 9

32

ALTERNATIVA

FRECUENCIA % PORCENTAJE

SI

100%

NO

0%

TOTAL
3
100%
Fuente: Tovar (2014). Instrumento Aplicado
Grafico 9

Fuente: Tovar (2014)

Anlisis del Resultado
El cien por ciento (100%) coincide, que si se debera llevar el control de los
gastos reales de traslados, y ajustarlo a lo presupuestado. Para as no tener que
recurrir al uso de otras partidas para compensar los gastos excedidos.
10. Considera pertinente evaluar la calidad del servicio?
Cuadro 10
ALTERNATIVA
SI

FRECUENCIA % PORCENTAJE
3

100%

33

NO

TOTAL
3
Fuente: Tovar (2014). Instrumento

0%
100%

Grafico 10

Fuente: Tovar (2014)

Anlisis del Resultado
El cien por ciento (100%) considera pertinente evaluar la calidad del servicio.
Con el fin de poder hacer las correcciones pertinentes a tiempo, en cuanto a la
calidad del servicio prestado por las empresas de servicio de traslados.

34

Anlisis e Interpretacin de los Resultados

Para evaluar el objetivo especfico N 1: determinar la situacin actual del control

de gastos de traslado. Las preguntas de la 1 a la 2, indicaron en un cien por ciento (100%)
que no existen polticas de control de gastos, disminuyendo as el logro de los objetivos,
por ende es ms difcil la implementacin de las estrategias. Al no poseer un manual de
procedimientos dentro de la organizacin, las tareas y procedimientos no se realizaran de
una forma correcta en los distintos departamentos. En base a lo anterior es importante la
aplicacin de la poltica y los manuales de normas y procedimientos de control de gastos de
traslados.

Para evaluar el objetivo especfico N 2: Determinar debilidades del control de

gastos de traslado. Las preguntas de la 3 a la 4 indicaron los siguientes resultados: En
cuanto a las facturas recibidas cumplen en un cien por ciento (100%) con las normas
exigidas por el Seniat, segn lo que establece la providencia administrativa en cuanto a las
nuevas normas generales para la emisin de facturas y otros documentos, publicada por el
Seniat. Por otra parte las facturas registradas en sistema SAP segn los encuestados, un
sesenta y siete por ciento (67%) afirman que las facturas recibidas de los proveedores si se
registran en el mismo mes que se efectuaron los servicios, mientras que el treinta y tres por
ciento (33%) restante consideran que las mismas no se registran en el mismo mes que se
efectuaron los servicios, esto se debe a que algunas empresas facturan inmediatamente se
presta el servicio, mientras que otras facturan el mes siguiente los servicios prestados el
mes anterior.

35

La pregunta 5, hace referencia a los comprobantes de servicios, donde se observ que el

sesenta y siete por ciento (67%) afirma que si se est utilizando correctamente los
comprobantes de servicio; mientras que un treinta y tres por ciento (33%) restante
considera que no se est utilizando correctamente los comprobantes de servicio, es
necesario que estn completos todos los datos personales, as como los recorridos, para
identificar la orden a la cual corresponde el servicio.

Las preguntas de la 6 a la 7 indican en un cien por ciento (100%) que no existe una
delegacin de funciones para gestionar los servicios de traslado, y de esta manera llevar un
mejor control de los servicios solicitados. Indica que las partidas

asignadas en el

presupuesto, no estn ajustadas a los gastos reales. En la mayora de los casos se presenta
insuficiencia en las partidas asignadas para los gasto de traslado, por lo que es necesario
recurrir a otras partidas.

Para evaluar el objetivo especfico N 3: Disear lineamientos para el control de

gastos de traslado. Las preguntas de la 8 a la 104 los encuestados indicaron en un cien por
ciento (100%), que considera pertinente delegar funciones para controlar las solicitudes del
servicio, recomendndose se realice a travs de personas autorizadas por departamentos.
Que si se debera llevar el control de los gastos de traslado, y ajustarlo a lo presupuestado.
Tambin consideran pertinente evaluar la calidad del servicio. Con el fin de poder hacer las
correcciones pertinentes a tiempo, en cuanto a la calidad del servicio prestado por las
empresas de servicio de traslado. As sealan que no se negocia con los proveedores las
tarifas y condiciones de los servicios prestados.

36

Conclusiones y Recomendaciones

Conclusin

En atencin a los resultados obtenidos a travs de la aplicacin de los instrumentos y

tcnicas definidos para este estudio; en el marco de la contextualizacin de los objetivos
planteados como investigacin, se presentan las siguientes conclusiones:

La empresa no cuenta con polticas de gastos de traslados a nivel nacional, tampoco

con un manual de normas y procedimientos de control de gastos de traslados.

No lleva un control de los servicios solicitados a los proveedores, prestndose esto

para el uso indebido de los mismos

El presupuesto asignado en el ejercicio fiscal, no es acorde a los gastos reales, y por

lo tanto no permite el cumplimiento de los objetivos institucionales

Los talentos no evalan las opciones de proveedores a la hora de solicitar el servicio y

no toman en cuenta el tiempo de espera, acarreando gastos muy elevados

La gerencia con los gastos ms elevados, es la de Publico Descentralizado, que

siempre excede el presupuesto asignado.

37

No se est cumpliendo la poltica de gastos por depreciacin de vehculo, donde se

especifica que lo gocen de este beneficio no pueden utilizar servicios de taxi, a menos
que este autorizado por el Director Comercial.

Las empresas de servicios entregan la factura posterior a la fecha de cierre mensual,

por lo cual se ve afectado el presupuesto del mes.

No existe delegacin de funciones, por lo que cada talento puede contactar a los
proveedores.

No se est llevando en algunos casos, los gastos reales al nmero de orden que
corresponde segn la gerencia.

Recomendaciones

En concordancia con lo expuesto anteriormente, se recomienda:

El diseo e implementacin de las polticas de la empresa a nivel local y

regional

Crear un manual de normas y procedimientos de control de gastos de traslados

y una vez creado hacer seguimiento al cumplimiento del mismo.

38

Implementar funciones y responsabilidades, que ayuden a controlar los gastos y

centralizar las solicitudes.

Ajustar el presupuesto a los gastos reales, y controlar el cumplimiento del

mismo, con el fin de no utilizar otras partidas para cubrir los excesos.

Medir los resultados y tomar medidas correctivas, si los resultados no cumplen

con los objetivos planteados

Monitorear frecuentemente la calidad del servicio prestado por parte de los

proveedores.

Coordinar con las empresas de servicios, la entrega de las facturas antes del
cierre fiscal para evitar el descontrol del presupuesto del mes.

Verificar que los comprobantes de servicios estn correctamente llenos al

momento de recibirlos.

37

Propuesta

Presentacin

Una vez evaluado el procedimiento de Control de Gastos de Traslados en Sodexho Pass

Venezuela, C.A., se determino la idoneidad de disear una serie de lineamientos para
controlar los gastos de traslados en la Direccin Comercial, ya que se pudo observar que no
cuentan con un adecuado uso del presupuesto asignado a esa partida, lo cual no permite que
cumplan con los objetivos y los gastos reales no se ajusten a dicho presupuesto.

Tomando en cuenta los resultados obtenidos de las encuestas, en efecto es

imprescindible la implementacin de un sistema de control de gastos de traslados, visto que
hay un desconocimiento de la temtica, y todos coinciden en la necesidad de tener una
herramienta que permita mitigar el mal uso de los recursos asignados.

Fundamento Legal

Ley que Establece el Impuesto al Valor Agregado. (2005).

Artculo 19. Estn exentos del impuesto previsto en esta Ley, las prestaciones de los
siguientes servicios:

1. El transporte terrestre y acutico nacional de pasajeros.

38

Ley de Impuesto Sobre la Renta (2007).

Artculo 7. Estn sometidos al rgimen impositivo previsto en esta Ley:

a. Las personas naturales;

b. Las compaas annimas y las sociedades de responsabilidad limitada;

c. Las sociedades en nombre colectivo, en comandita simple, las comunidades, as

como cualesquiera otras sociedades de personas, incluidas las irregulares o de
hecho;

d. Los titulares de enriquecimientos provenientes de actividades de hidrocarburos y

conexas, tales como la refinacin y el transporte, sus regalistas y quienes obtengan
enriquecimientos derivados de la exportacin de minerales, de hidrocarburos o de
sus derivados;

e. Las asociaciones, fundaciones, corporaciones y dems entidades jurdicas o

econmicas no citadas en los literales anteriores.

f. Los establecimientos permanentes, centros o bases fijas situados en el territorio

nacional.

39

Normas Generales de Emisin de Facturas y Otros Documentos (2011).

Artculo 1: La presente Providencia tiene por objeto establecer las normas que rigen la
emisin de facturas, rdenes de entrega o guas de despacho, notas de dbito y notas de
crdito, de conformidad con la normativa que regula la tributacin nacional atribuida al
Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT).

Artculo 6: Los sujetos regidos por esta Providencia Administrativa, deben emitir las
facturas y las notas de dbito y de crdito a travs de los siguientes medios:

1. Sobre formatos elaborados por imprentas autorizadas por el Servicio Nacional

Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT).

2. Sobre formas libres elaboradas por imprentas autorizadas por el Servicio Nacional
Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT). En ningn caso, las
facturas y otros documentos podrn emitirse manualmente sobre formas libres.

3. Mediante Mquinas Fiscales.

Objetivo General

Disear un Plan Estratgico para el Control de Gastos de Traslados en la Direccin

Comercial de la empresa Sodexho Pass Venezuela, C.A.

40

Objetivos Especficos

1. Optimizar y controlar el uso de los recursos asignados a la Direccin Comercial para

gastos de traslados.

2. Ajustar los gastos reales de traslados al presupuesto del ao fiscal.

3. Delegar funciones para llevar un mejor control de los gastos de traslados.

Cronograma
MES
PASOS
Evaluacin

del

procedimiento

de

Control de Gastos
de

Traslados

utilizado

en

la

de

la

Direccin
Comercial

empresa Sodexho
Pass
C.A.
Diseo

Venezuela,
de

un

Sep.

Oct. Nov.

Dic.

Ene.

Feb.

Mar.

Abr.

May.

Jun.

Jul.

Ago.

2014

2014 2014

2014

2015

2015

2015

2015

2015

2015

2015

2015

41

sistema de Control
de

Gastos

Traslados

en

de
la

Direccin
Comercial de la
empresa Sodexho
Pass

Venezuela,

C.A.
Aplicacin

del

sistema de Control
de

Gastos

de

Traslados
implementado para
Direccin
Comercial de la
empresa Sodexho
Pass

Venezuela,

C.A.
Fuente: Tovar (2014)

Plan de Accin
PASOS

RESPONSA

ACTIVIDADES

42

Evaluacin

BLES
del Director

procedimiento

de

Revisar

Comercial

los

gastos

reales

de

traslados

presupuesto asignado por gerencia, comparando

Control de Gastos Asistente

con meses o periodos anteriores, poniendo

de

atencin

Traslados

utilizado

en

la

Direccin
Comercial
empresa
Pass

de

la

Direccin
de

la

Comercial

en

aquellos

que

experimenten

variaciones importantes, tanto en incremento

como en disminucin.
Evaluacin de procedimientos

Sodexho
Venezuela,

C.A.
Diseo

de

un Director

sistema de Control
de

Ejecutiva

Gastos

Traslados

en

empresa
Pass

Comercial

la

C.A.

Ejecutiva

la Diseo de polticas de control de gastos de

la

Direccin

Sodexho

Comercial

Venezuela,

C.A.
Aplicacin

presupuesto de gastos de traslados de la Direccin

Comercial de la empresa Sodexho Pass Venezuela,

de
de

la ejecucin del

de Asistente

Direccin
Comercial

Disear un control para

traslados
Delegar funciones para llevar un mejor control de
los gastos de traslados.

del Asistente

sistema

Ejecutiva

implementado para

de

llevar a cabo la

Direccin

Monitorear mes a mes el presupuesto asignado

para
la

gastos

de

traslados,

evaluando

sus

desviaciones e intentar no sobrepasarlo.

Pactar mejores descuentos con los proveedores,

43

gestin

de

Comercial

evaluando regularmente sus contratos. No temer

reduccin de gastos

(Principal)

negociar.
Evitar desplazamientos y viajes innecesarios, as

de traslados en la
Analista de

Direccin
Comercial
empresa
Pass

de

la

Sodexho
Venezuela,

C.A.

Solicitar a cada gerencia que justifique los

Planificaci
n

como las horas de espera.

Licitacione

traslados a realizar y explique o detalle sobre los

gastos ocurridos en exceso.

s (Backup)

Concienciar a los empleados para que ayuden a

no derrochar.

Analista de

Utilizar las diferentes opciones de proveedores a

Afiliacione

la hora de solicitar el servicio, con el fin de

s (Backup)

manejar la mejor tarifa.

Monitorear el buen uso de los comprobantes de
servicios.
Evaluar la calidad del servicio prestado por los
proveedores.

Fuente: Tovar (2014)

Actividades
ACTIVIDADES
Revisar los gastos reales de traslados y Recurso
presupuesto

asignado

comparando

con

por

meses

INVERSION
Material:
equipo

de

gerencia, computacin, sistema (SAP) gastos reales

periodos y Adaptive Planning (AP) presupuesto.

44

anteriores, poniendo atencin en aquellos Recurso Humano: Director Comercial y

que

experimenten

variaciones la Asistente Ejecutiva de la Direccin

importantes, tanto en incremento como en Comercial

disminucin
Evaluacin de procedimientos
Disear un control para la ejecucin del Recurso

Material:

equipo

de

presupuesto de gastos de traslados de la computacin, sistema (SAP) gastos reales

Direccin

Comercial

de

la

empresa y Adaptive Planning (AP) presupuesto.

Recurso Humano: Director Comercial y

Sodexho Pass Venezuela, C.A.

Diseo de polticas de control de gastos de la Asistente Ejecutiva de la Direccin

Comercial

traslados
Delegar funciones para llevar un mejor

control de los gastos de traslados.

Monitorear mes a mes el presupuesto Recurso
asignado

para

gastos

Material:

equipo

de

traslados, computacin, sistema (SAP) gastos reales

de

evaluando sus desviaciones e intentar no y Adaptive Planning (AP) presupuesto.

Recurso Humano: Asistente Ejecutiva de

sobrepasarlo.
Pactar

mejores

descuentos

con

los la

Direccin

Comercial

(Principal),

proveedores, evaluando regularmente sus Analista de Planificacin y Licitaciones

(Backup),

contratos. No temer negociar.

Evitar

desplazamientos

viajes (Backup)

innecesarios, as como las horas de espera.

Solicitar a cada gerencia que justifique los

Analista

de

Afiliaciones

45

traslados a realizar y explique o detalle

sobre los gastos ocurridos en exceso.
Concienciar a los empleados para que
ayuden a no derrochar.

Utilizar las diferentes opciones de

proveedores a la hora de solicitar el
servicio, con el fin de manejar la mejor
tarifa.

Monitorear

el

buen

uso

de

los

comprobantes de servicios.
Evaluar la calidad del servicio prestado
por los proveedores.
Fuente: Tovar (2014)

46

Operatividad

Delegar funciones a travs de personas autorizada por departamentos y/o gerencias,

a la cual se le deber solicitar los servicios por medio de correos, que servirn de
soporte a la hora de revisar las facturaciones, recibida por los proveedores.

Implementar polticas y manuales para el control de gastos de traslados a nivel

nacional.

Contar con un presupuesto de gastos mes a mes e intentar no sobrepasarlo.

Concientizar a los empleados para que nos ayuden a no derrochar, para aumentar la
eficiencia y productividad de la empresa.

Pactar mejores descuentos con los proveedores, evaluando regularmente sus

contratos. No temer negociar.

Fijar unos objetivos para controlar los gastos pero que sean realizables,
recompensando al final de cada mes al departamento que logre recortar ms gastos.

Centralizar la recepcin de factura en una sola persona, que se encargara de revisar y

constatar que la informacin coincide con lo solicitado, para luego proceder

47

ingresarlas en el sistema de contabilidad, cargndolos al centro de costo

correspondiente, con el fin de filtrar la informacin al cierre de mes y evaluar que se
cumplan los objetivos.

Monitorear el buen uso de los comprobantes de servicios, verificado que los mismos
se encuentren debidamente lleno, firmado por el responsable del rea y la persona que
utilizo el servicio, con sello hmedo de la empresa.

Evaluar constantemente la calidad del servicio prestado por los proveedores, con el
fin de corregir las fallas que puedan existir.

Anlisis y Conclusiones sobre Viabilidad y Realizacin del Proyecto

En atencin a los resultados obtenidos a travs de la aplicacin de los instrumentos y

tcnicas definidos para este estudio; y siguiendo

los objetivos planteados como

investigacin, se puede concluir que la prioridad es delegar funciones para as poder llevar
un mejor control de los gastos reales de traslados, partiendo de la revisin de dichos gastos
reales vs. lo presupuestado, con el fin de ajustarlo y evitar el uso indebido de los servicios,
para finalmente cumplir con la meta planteada.

48

El proyecto es viable y se puede ejecutar de inmediato, ya que no se requiere recursos

adicionales, se puede implementar con los recursos materiales y humanos que posee la
Direccin Comercial de la empresa Sodexho Pass Venezuela, C.A. actualmente.

49

Anexos
Preguntas

1. Existen Polticas de Control de Gastos?

SI__________ NO___________

2. Existe un Manual de Normas y Procedimientos de Control de Gastos?

SI__________ NO___________
3. De existir un Manual de Normas y Procedimientos de Control de Gastos, se aplica?
SI__________ NO___________
4. Las facturas recibidas cumplen con las normativas exigidas por el Seniat?
SI__________ NO___________
5. Las facturas se registran en el sistema (SAP), en el mismo mes que se efectuaron
los servicios?
SI__________ NO___________
6. Al momento de dar entradas a los servicios (facturas) en el sistema (SAP), se estn
llevando los gastos al nmero de orden que corresponde segn la gerencia?

50

SI__________ NO___________

7. Se est utilizando los comprobantes de servicios correctamente?

SI__________ NO___________
8. Existe delegacin de funciones para gestionar la solicitud de los servicios de
traslados?
SI__________ NO___________

9. Se controla las solicitudes de servicios para uso personal?

SI__________ NO___________
10. Las partidas asignadas en el presupuesto, estn ajustadas a los gastos reales?
SI__________ NO___________
11. Considera usted pertinente delegar funciones para controlar las solicitudes de
servicios?
SI__________ NO___________
12. Se debera llevar el control de los gastos reales de traslados, y ajustarlo a lo
presupuestado?

51

SI__________ NO___________
13. Considera pertinente evaluar la calidad del servicio?

SI__________ NO___________
14. Se negocia con los proveedores las tarifas y condiciones de los servicios prestados?

SI__________ NO___________

52

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