PROCEDIMIENTODESEGUIMIENTOY

CONTROL

Cdigo:PR22
Versin:1
Vigentedesde:12032012
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1. OBJETIVO
Generarsistemadeseguimientoycontrolderecursosasignadosalosproyectosalinicio,duranteycierre
delmismoquegenerenalertasencasodedesviacionesdelosinteresesdelosstakeholders.

2. ALCANCE
Estedocumentoseaplicaalosproyectosdelacompaadesdeeliniciohastaelcierredelosmismos.
Los usuarios de este documento son en forma directa el Coordinador de Seguimiento y Control, y sus
colaboradores, e indirectamente debe ser conocido y divulgado a todo el personal de la Compaa que
requieradelaadquisicindeunproducto(definidocomoMateriaprimaoInsumos)oservicios.

3. DEFINICIONES
Aprobacin:Registro(firma,correodeaprobacin,cartadeaprobacin,etc.)quesoportelavalidacindela
adquisicindebienesoserviciosdadoporelresponsableadministrativo(Gerenciaadministrativaoquiense
delegue).
CajaMenor:Montodedinerosuministradoaunproyectooreaparalagestinextraordinariaeimprevista
paralacorrectagestindelosproyectosy/oadministrativos.Estesedeberlegalizarysoportarenelmenor
tiempoposible.
Centro de Costos: Es el cdigo de identificacin de proyectos y administrativos que permite realizar
trazabilidaddecostosdelosproyectos.
Formatos: Se refiere a aquellos avalados por el Sistema de Gestin Integral para el apoyo operacional y
registrodeactividadesdelproceso.
Stakeholders:Gruposdeinters.
Visto Bueno: Registro (firma, correo de aprobacin, carta de aprobacin, etc.) que soporte la
responsabilidad de respaldo a la adquisicin de bienes o servicios dado por quien hace la requisicin
(CoordinacionesoGerencias).

4. RESPONSABLES
ElcoordinadordeSeguimientoycontrolesresponsabledehacercumplirelprocedimiento.

5. ACTIVIDADESDECONTROL
LasactividadesdeControlcontemplanunasecuenciadeactividadesporproyectoas:

Elabor:DavidRicardoMeza

Aprob:LinaMarcelaTamayo

Cargo:CoordinadorSeguimientoyControl

Cargo:GerenteAdministrativa

Fecha:240212

Fecha:280212

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Grafica1.ActividadesdeControl
5.1 RECEPCININFORMACINDEINICIO
Participar en reunin de inicio de proyecto ganado, recibir la informacin por parte de Licitaciones que
permita generar presupuesto y entregar informacin pertinente a reas involucradas (Depto. Gestin
Humana, SGI, T.I., Logstica, Compras y Gerencia de proyectos). Se hace mediante FT 01 Listado para
revisininternadecontratos.

5.2 GENERACINPRESUPUESTOBASEDEPROYECTO
Construir el Presupuesto Base de cada proyecto para ser entregado a las reas de inters (Gerencias),
quienes dispondrn de su trasmisin a los departamentos de inters. Identificar claramente el Centro de
Costosalquepertenece.

5.3 APOYOENELCONTROLMENSUAL:
ApoyaralaGerenciaAdministrativaenlaconsolidacinyanlisisdeconsumoderecursosyrecuperacinde
carteradecadaproyectoactivo.

5.4 APOYOENCIERREDEPROYECTO
Apoyar a la Gerencia en el cierre administrativo de recursos de cada proyecto mediante comparacin
presupuestoVs.Ejecutadoyfacturado.

5.5 ACTUALIZACINDECONSUMO
TransmitiraGerenciayLicitacionesactualizacindevaloresrealesdeconsumoderecursoscuandodierea
lugarsuactualizacin.

6. ACTIVIDADESDESUPERVISIN
Sonsupervisadaslasactividadesde:
I)

ComprasySuministros:Laactividaddesupervisinsedesarrollamediantetareasde:

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Verificacin interna mensual a cumplimiento de PR 28 Procedimiento de Compras y Servicios, Estado

realdeinventarioenfsicoysistemaHELISA.
VistoBuenoyrecomendacindeaprobacionesacomprasderecursoscontempladosenelproyectoy
sinexistenciaenBodegaprincipalparasutraslado.
Validacindeprocesosdecomprasregularesyextraordinarias(LegalizacionesdeCajaMenor).Generar
archivodeseguimientoarecursosconsumidosporCentrodeCostosdeacuerdoaODCyfacturas.

II) Serviciosprofesionales:Laactividaddesupervisinsedesarrollamediantetareasde:
VerificacininternamensualdecumplimientodePR28procedimientodeComprasyServicios.
Estadodeconsumoderecursosporadquisicindeserviciosprofesionalesalosproyectos
EstadorealdecargasalsistemaHELISA.
RecomendaraprobacindeServiciossegncontempleelpresupuestodecadaproyecto.
Generarnotificacinagerenciaadministrativaencasodeserrecursosreembolsables.
GenerararchivodeseguimientoarecursosconsumidosporCentrodeCostosdeacuerdoaODSy
facturas.