Entrevista

Estas tcnicas son muy utilizadas para la recoleccin de opiniones, criterios o descripciones sobre
diferentes actividades. Se lleva a cabo mediante conversaciones estructuradas donde es
fundamental que la relacin con el cliente este basada en la confianza para dar a conocer la
informacin de la manera mas detallada.
Antes de iniciar una entrevista es importante tener en cuenta los siguientes Tips a tener en cuenta,
no es obligacin realizarlas todas pero si es recomendable estudiar cuales son las que ms se
aplica para cada organizacin o cada proyecto.

1.

Estudiar el tipo de personas a las cuales se les realizar la entrevista.

2. Estudiar como ser el entorno donde se llevara a cabo la entrevista para identificar que tan
confortables estarn las personas y as obtener la informacin de la manera ms eficiente.
3. Estudiar como es la manera de hablar de las personas individualmente o en un equipo de
trabajo.
4. Verificar que las personas tengan la disponibilidad para dar a conocer las necesidades que
posterior a esto se puedan convertir en requerimientos.
5. Revisar como es la relacin del cliente con la organizacin que realizar la identificacin de
los requerimientos, esto con el fin de facilitar el trabajo y la disposicin de ambas partes.
6. Entender que es importante obtener la mayor informacin para la definicin de los
requerimientos, teniendo en cuenta que nada es obvio para las organizaciones de desarrollo
de software.

Lluvia de ideas
Esta tcnica es abierta y se utiliza para explorar necesidades iniciales con la ayuda de la
identificacin de ideas de todas las personas que hacen parte del equipo de apoyo para la
identificacin de los requerimientos. Es utilizada para investigar nuevos servicios o necesidades
que no son claramente identificadas.
Algunos Tips para tener en cuenta cuando se realice una lluvia de ideas:

1. Escoger un sitio tranquilo que permita que las personas involucradas se sientan cmodas y
dispuestas para dar a conocer sus ideas.
2.

Tomar la iniciativa para iniciar una reunin enfocada en la confianza.

3.

Tomar nota de las ideas que las personas expresan en los equipos de trabajo.

Tener una preparacin sobre el tema que se va a desarrollar en la lluvia de ideas.

Cuestionarios
Esta tcnica puede ir dirigida a un pblico especfico o general, lo que permite obtener una
informacin mayor, ya que se tiene la posibilidad de involucrar ms personas para el desarrollo de
los cuestionarios y que estos tengan diferentes puntos de vista. Lo importante es tener en cuenta
que se debe tener un mayor cuidado en la seleccin de los encuestados y de la forma en que se
pregunta para obtener respuestas concretas y confiables.

Creando tu manual de procesos.

Si deseas abrir sucursales, crear franquicias de tu negocio, o implementar un sistema
de calidad, tu primer paso ser tener tu manual de procesos. Recuerda que tu
negocio debe funcionar como mquina, a la cual le pones sus insumos
correspondientes y te genera siempre los resultados esperados.
Que es un manual?
Un manual es una recopilacin en forma de texto, que recoge minuciosa y
detalladamente las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada
actividad, de una manera sencilla, para que sea fcil de entender, y permita al lector,
desarrollar correctamente la actividad propuesta.
Por que es importante crear tu manual de procesos?
El Manual de Procesos y Procedimientos documenta la experiencia, el conocimiento y
las tcnicas que se generan en un organismo; se considera que esta suma de
experiencias y tcnicas conforman la tecnologa de la organizacin, misma que sirve
de base para que siga creciendo y se desarrolle.
Cuando se documenta la tecnologa, se contribuye a enfocar los esfuerzos y la
atencin de los integrantes de una organizacin hacia la mejora de los sistemas de
trabajo y su nivel de competitividad.
El Manual de Procesos de una organizacin es un documento que permite facilitar la
adaptacin de cada factor de la empresa (tanto de planeacin como de gestin) a los
intereses primarios de la organizacin; algunas de las funciones bsicas del manual
de procesos son:

El establecimiento de objetivos

La definicin y establecimiento de guas, procedimientos y normas.

La evaluacin del sistema de organizacin.

Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.

Las normas de proteccin y utilizacin de recursos.

La generacin de recomendaciones.

La creacin de sistemas de informacin eficaces.

La institucin de mtodos de control y evaluacin de la gestin.

El establecimiento de programas de induccin y capacitacin de personal.

Manual de Procesos y la calidad

Toda organizacin que oriente sus esfuerzos a dar respuesta oportuna a las
necesidades de los usuarios de sus servicios requiere de identificar, mejorar y
documentar sus procesos y procedimientos.
Es preciso registrar, analizar y simplificar las actividades, generando acciones que
favorezcan las prcticas que lleven a la eficiencia y eficacia, eliminen el desperdicio de
tiempo, esfuerzo y materiales y conduzcan a sostener una cultura de calidady servicio
al cliente.
Las ventajas que se obtienen al crear tu manual de procesos son entre otras:

Uniformar y controlar el cumplimiento de las prcticas de trabajo.

Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripcin de tareas,

ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.

Auxiliar en la induccin del puesto y en el adiestramiento y capacitacin del

personal.

Ayudar a la coordinacin de actividades y a evitar duplicidades.

Apoyar el anlisis y revisin de los procesos del sistema y emprender tareas

de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad,
etc.

Construir una base para el anlisis del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procesos y mtodos.

Facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su

vigilancia.
En un manual de procesos se describen los elementos de todo proceso: objetivo,
alcance, diagrama de flujo, actividades, responsables, documentos, proveedores,
entradas, salidas, clientes, normas de operacin e indicadores; as como la definicin
de los trminos usados en esta empresa y la bitcora de registro de cambios. Para
que este Manual sea til deber de actualizarse por lo menos cada ao, o cuando se
establezcan mejoras en los procesos.