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VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE CONTADURIA Y CIENCIAS FISCALES
PROYECTO DE CARRERA DE CONTADURIA PBLICA
Octubre, 2013
Octubre, 2013
DE
SERVICIOS
DE
LA
UNIVERSIDAD
NACIONAL
DEDICATORIA
A DIOS, por mostrarme da a da que con fe, humildad, paciencia y sabidura
todo es posible.
A MI MADRE, Marieve de Pags, por su amor constante, apoyo y buenos
consejos, que me han servido para surgir y lograr todas las metas que me
proponga en la vida.
A MI PADRE, Orlando Pags, por los ejemplos de perseverancia y
constancia que lo caracterizan y que me ha inculcado siempre, mostrndome
que hay que ser valiente y fuerte ante las adversidades de la vida para salir
adelante.
A MI AMOR, Darwin Gmez, por ser un esposo incondicional, por su
motivacin constante, por acompaarme durante todo este arduo camino y
compartir conmigo alegras y fracasos, quien siempre anhelo verme con esta
meta alcanzada, a ti Amor te lo dedico con todo mi corazn.
A MIS SOBRINOS, Danilo Josu y Ezequiel Daniel, mis consentidos, por ser
motivo de felicidad en mi vida y para que vean en m un ejemplo de
superacin a seguir.
La dicha de la vida consiste en tener siempre algo que hacer, alguien a
quien amar y alguna cosa que esperar. (Thomas Chalmers)
AGRADECIMIENTO
Gracias a Dios, quien me dio la fe, la esperanza y la fortaleza necesaria para
salir siempre adelante pese a las dificultades, por colocarme en el mejor
camino, iluminando cada paso de mi vida, y por darme la salud para cumplir
con mis metas y objetivos. Sabiendo que escrito esta: Pon tu alegra en el
seor, y l te conceder las peticiones de tu corazn Salmo 37:4.
Al Profesor Jos Fuenmayor por su valiosa gua y asesoramiento en la
tutora de este trabajo, gracias por sus aportes dados en la investigacin.
A Darwin Gmez, mi Esposo, por su impulso, constancia y apoyo emocional
que siempre me brindaste para que esta meta se cumpliera en mi vida,
infinitas gracias Amor, por ser incondicional conmigo.
A Todos Mis Familiares, que sin duda alguna en el trayecto de mi vida me ha
demostrado su amor y apoyo, corrigiendo mis faltas y celebrando mis
triunfos.
A mi Amiga Ariana Pimentel, por ser ms que una amiga, por tu apoyo
incondicional en el transcurso de mi carrera universitaria, por compartir
momentos de alegra, tristeza y demostrarme que la amistad si existe y que
siempre podr contar contigo. Que Dios Te Bendiga Grandemente Amiga.
Y a todas aqullas personas las cuales no se encuentran aqu pero saben
que estn en mi corazn, les estoy muy agradecida.
INDICE
DEDICATORIA.....
AGRADECIMIENTO............
LISTA DE CUADROS.....
LISTA DE GRAFICOS.........
RESUMEN........
INTRODUCCIN.........
CAPITULO
I. EL PROBLEMA
pp.
iii
iv
vii
viii
ix
1
Objetivos de la investigacin...
Justificacin
Delimitacin....
Bases Tericas.
10
Bases Legales.....................
20
Sistema de Variables..........................................................
26
31
Nivel de Investigacin............................
32
Poblacin y Muestra.......................
33
34
IV. RESULTADOS
Anlisis y Presentacin de los Resultados...................
40
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones.......................
56
Recomendaciones......................
57
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS............
59
ANEXOS
A
62
LISTA DE CUADROS
CUADROS
PAG.
28
49
50
51
52
53
54
LISTA DE GRAFICOS
GRAFICOS
PAG.
50
51
52
53
54
INTRODUCCION
Actualmente las organizaciones enfrentan un entorno cambiante,
altamente competitivo y globalizado, los riesgos amenazan da a da el logro
de los objetivos y es por eso que las entidades se han visto en la necesidad
de crear mecanismos que le permitan minimizar dichos riesgos y brindar una
seguridad razonable en cuanto al cumplimiento de sus objetivos, es en este
punto en el que el Control Interno comienza a jugar un papel fundamental, ya
que provee de tcnicas y herramientas que facilitan el monitoreo constante
tanto del ambiente que la rodea como del desarrollo de operaciones en el
interior de las empresas. El control interno es de importancia para la
estructura administrativa contable de una organizacin, esto asegura la
eficiencia y eficacia operativa de sus procedimientos administrativos.
Hoy da, las organizaciones realizan continuamente fiscalizacin de los
procedimientos que en ellas se llevan a cabo, por lo que, es indispensable
realizar estudios que permitan evaluar las operaciones que se desarrollan,
determinar las responsabilidades de los empleados y disminuir posibles fallas
y problemas que se puedan presentar. Realizar la planificacin de una
actividad requiere entre otros, el control de dicha funcin, derivado de ello el
control interno como una funcin de la gerencia, pues en la medida que las
organizaciones comerciales crecen en estructura fsica, as mismo, las
operaciones aumentan su complejidad y las transacciones se multiplican.
El Control Interno de las Compras de Servicios dentro toda
organizacin debe estar enmarcada dentro una ejecucin ordenada, tica,
eficiente y efectiva de sus operaciones, cumpliendo con las leyes y
normativas aplicables al buen funcionamiento de los procedimientos
administrativos de la organizacin, para salvaguardar los recursos y evitar
prdidas y mal uso de los mismos.
En la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG),
especficamente en el Departamento de Compras de Servicios se ha
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Las empresas en la actualidad han experimentado cambios acelerados
en el transcurrir del tiempo, han surgido nuevos patrones de eficiencia que
ameritan cambiar el modo en que las mismas llevan a cabo sus operaciones,
la creacin de controles internos es una de las vas ms eficientes que
garantizan el cumplimiento ptimo de los objetivos con la finalidad de medir
la trasparencia y la productividad de la misma. Un buen control interno
administrativo incluye procedimientos, deberes y responsabilidades que tiene
por objeto asegurar que las compras estn debidamente enmarcadas dentro
de sus procesos, que los costos sean manejables, que la calidad del
producto sea la mejor, que se promueva la eficiencia operacional y que las
actividades de la empresa se desarrollen eficazmente con las metas y los
objetivos previstos.
En este sentido el control interno ha adquirido en los ltimos tiempos
mucha importancia, por eso es necesario que todo departamento de compras
tenga claro en que consiste el control interno para que pueda llevar un mejor
manejo de los procedimientos implementados.
Un deficiente control interno da lugar a riesgos que causan dificultades
econmicas y en consecuencia un atraso en el desarrollo de las actividades
de la empresa.
En toda empresa un buen proceso de compras es muy importante, de
all nace la necesidad de establecer controles internos que permitan
garantizar su manejo, resguardo y cuidado.
Actualmente en la Universidad Nacional Experimental de Guayana
especficamente en el Departamento de Compras de Servicios se ha
observado que existen debilidades en el procedimiento para la compra de un
el
proceso,
con
el
fin
de
emitir
las
sugerencias
Objetivos de la Investigacin
Objetivo general
Evaluar el control interno administrativo del proceso de compras de
servicios, en el Departamento de Compras de Servicios de la Universidad
Nacional Experimental de Guayana (UNEG) en Puerto Ordaz, Estado
Bolvar, en el segundo semestre del ao 2012.
Objetivos especficos
Por tal motivo la presente investigacin tiene como finalidad realizar una
evaluacin del control interno administrativo del proceso de compras de
servicios en el Departamento de Compras de Servicios de la UNEG en
Puerto Ordaz Estado Bolvar en el segundo semestre del Ao 2012, con el
propsito de detectar la debilidades, y as, formular recomendaciones y
aportar informacin a la empresa de la situacin presentada en el control
interno administrativo de las compras de servicios, es por eso que la
investigacin es importante, pues as la informacin suministrada ser de
ayuda para el mejoramiento de los procesos, un seguimiento constante sobre
sus controles y adems servir a otros como referencia para futuras
investigaciones con respecto a este tema, y por lo tanto, ser a la
universidad un aporte para seguir fomentando la investigacin.
Delimitacin
La presente investigacin se realizar especficamente en la revisin de
la aplicacin de las normas y procedimientos de control interno administrativo
para las compras de servicios en el Departamento de Compras de Servicios
de la UNEG, ubicada en el Edificio General de Seguros, Puerto Ordaz,
Estado Bolvar, en el segundo semestre del Ao 2012.
.
CAPITULO II
MARCO TERICO
La
presente
investigacin
se
sustentar
con
investigaciones
DE
LA
INSTITUCIN:
UNIVERSIDAD
NACIONAL
tanto
locales
como
regionales,
as
como
nacionales
Control interno
Cepeda, G. (1997) define el control interno de la siguiente manera:
Es el conjunto de planes, mtodos y procedimientos
adoptados por una organizacin, con el fin de asegurar que
los activos estn debidamente protegidos, que los registros
contables son fidedignos y que las actividades de la entidad
se desarrollan eficazmente de acuerdo con las polticas
trazadas por la gerencia, en atencin a las metas y objetivos
previstos. (p.87)
Objetivos del control interno
Cepeda, G. (Autor Citado) afirma que el diseo, la implantacin, el
desarrollo, la revisin permanente y el fortalecimiento del Sistema de control
interno se deben orientar de manera fundamental al logro de los siguientes
objetivos:
operaciones de la organizacin.
Velar
porque
todas
las
actividades
recursos
de
la
objetivos de la organizacin.
control
interno
administrativo
lo
conforman
las
normas,
BASES LEGALES
En la presente investigacin las bases legales estn conformadas por
un conjunto de normas jurdicas que fundamentan y sustentan el estudio y
estn vinculadas con el control interno de la administracin pblica.
Gmez, G. (2001) expresa lo siguiente:
A los fines de la implantacin del sistema de control interno
de los rganos y entidades, sern de obligatoria
consideracin y aplicacin, los reglamentos, resoluciones,
normas, manuales e instrucciones dictadas por la
Contralora General de la Repblica, en su carcter de
rgano rector del Sistema Nacional de Control Fiscal.(p, 68)
Las leyes consultadas fueron las siguientes:
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999), en sus
artculos del 287 al 289 dice que la Contralora de la Repblica es el rgano
que controla, vigila y fiscaliza los ingresos, gastos, bienes pblicos y bienes
nacionales, posee un contralor que es el encargado de llevar a cabo esta
gestin; inspecciona, fiscaliza y controla la deuda pblica.
Ejerce el control de gestin y evala el cumplimiento y resultado de las
decisiones y polticas pblicas de los rganos, entidades y personas jurdicas
del sector pblico sujetos a su control, relacionadas con sus ingresos, gastos
y bienes.
Artculo 287. La Contralora General de la Repblica es el
rgano de control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos,
gastos, bienes pblicos y bienes nacionales, as como de las
operaciones relativas a los mismos. Goza de autonoma
funcional, administrativa y organizativa, y orienta su
actuacin a las funciones de inspeccin de los organismos y
entidades sujetas a su control.
deben
Sistema de variables
En toda investigacin, es necesario tener presente cuales son las
variables que se van a medir y la manera en que se harn; por tal motivo es
que las variables deben ser susceptibles de medicin, es decir, las variables
pueden ser definidas conceptual y operacionalmente. La definicin
conceptual es de ndole terica, mientras que la operacional parte de las
Describir
Variables
los Procedi-
procedimientos
Fuentes
Indicadores
Manual de Observacin
mientos de Compras
y Procedi-
Directa
Revisin
de mientos
Documental
la realizacin de de
las de
la
las compras de compras
UNEG
servicios en la UNEG.
Reglamen
UNEG,
en
el
to
de
tems
Aplicacin
Personal del
Departamento
de
Compras de
Servicios de
la UNEG.
la
segundo semestre
Direccin
del ao 2012.
de
Auditoria
Interna de
la UNEG
Revisar
mento
control
Compras de
interno Interno
administrativo para en
el
proceso
compras
servicios
en
de de
el Servicios
Aplicados.
Control
de departade
la Interno.
de mento
de UNEG.
el compras de
Personal del
Departade
Servicios de
la UNEG.
departamento
de servicios de Direccin
compras
de la UNEG.
servicios
de
de
Auditoria
la
Interna de
UNEG
la UNEG.
Evaluar
las Evaluacin
del del
debilidades
procedimiento
compras
Observaci
n
de Procedimien Directa.
de to
de
Departamento
el Compras de Revisin
Documende Servicios.
Compras
de
servicios
en
Encuesta
Personal del
(Cuestionario)
Departa-
Control
Debilidades
tal.
mento
de
Compras de
Servicios de
la UNEG.
interno Interno
administrativo
la UNEG.
de Administrativo.
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
En la presente evaluacin el marco metodolgico comprende los
mtodos, estrategias y procedimientos por medio de los cuales se desarroll
la investigacin, incluyendo el tipo y diseo de investigacin, poblacin y
muestra, tcnicas para la recoleccin de datos planificadas y el
procesamiento de datos, relacionados con la formulacin del problema y con
la finalidad de lograr los objetivos de la investigacin.
Hurtado, J. (2008) explica la metodologa de la siguiente manera: la
metodologa es el rea del conocimiento que estudia los mtodos generales
de las disciplina cientfica. La metodologa incluye los mtodos, las tcnicas,
las estrategias y los procedimientos que utilizara el investigador para lograr
los objetivos. (p. 75)
Tipo de Investigacin
De acuerdo al planteamiento del problema y a los objetivos propuestos
el tipo de investigacin es de campo, los datos fueron recolectados
directamente
de
la
empresa
donde
se
efecto
la
investigacin,
Poblacin y Muestra
Poblacin
La poblacin constituye el objeto de la investigacin, es el centro de la
misma y de ella se extrae la informacin requerida para su respectivo
estudio.
Levin y Rubin, (1996) definen la poblacin de la siguiente manera Una
poblacin es un conjunto de todos los elementos que estamos estudiando,
acerca de los cuales intentamos sacar conclusiones. (p. 34)
Segn Hurtado, (2000): La poblacin de una investigacin est constituida
por el conjunto de seres en los cuales se va a estudiar la variable o evento, y
que adems comparten, como caractersticas comunes, los criterios de
inclusin. (p.39)
El universo es el conjunto de objetos o unidades respecto de los cuales
se formula la pregunta de la investigacin. Las unidades pueden ser finitas o
infinitas en nmero.
En este sentido, la poblacin del presente estudio est representada por
el personal del Departamento de Compras de Servicios de la UNEG,
equivalente a 3 personas, as como tambin todos aquellos registros y
transacciones vinculadas al control interno administrativo del proceso de
compras en el segundo semestre del ao 2012, de all se tom toda la
informacin y especificaciones dieron origen a los datos que se manejaron
en la investigacin, considerndose as una poblacin finita.
Muestra
La muestra constituye la parte de la poblacin, objeto de estudio, es
decir, es un conjunto de unidades de una poblacin total, que representa la
conducta del universo total.
Hernndez, S. (2002), seala que la muestra constituye una parte o
subconjunto de la poblacin en la que se supone estn presentes las
caractersticas que identifican la totalidad de la poblacin... (p.25)
Cadenas, (1974) define: Una muestra debe ser definida en base de la
poblacin determinada, y las conclusiones que se obtengan de dicha
muestra solo podrn referirse a la poblacin en referencia... (p. 36)
En el presente caso de estudio, la muestra est representada por el
100% de la poblacin, es decir la muestra es igual a la poblacin. Los
instrumentos se aplicaron a las tres (3) empleadas del Departamento de
Compras de Servicios involucradas con el control interno administrativo para
el proceso de compras, en el segundo semestre del Ao 2012.
Tcnicas e instrumentos para la recoleccin procesamiento y anlisis
de datos.
En todo proceso de investigacin se requiere del uso de diversas
tcnicas e instrumentos que le permitan al investigador obtener toda la
informacin o datos que requiere para el desarrollo del mismo. Para el logro
de los objetivos planteados en la presente investigacin, se aplicaron como
tcnicas para la recoleccin de informacin y datos los siguientes
instrumentos:
Encuesta escrita
Revisin documental
Observacin directa
Tcnicas
Segn Sabino, C.(citado) define las tcnicas de recoleccin de datos como:
Cualquier recurso de que pueda valerse el investigador para acercarse a
los fenmenos y extraer de ellos informacin... (p.129)
Encuesta
La encuesta aplicada de manera escrita permite obtener informacin
inmediata, y se utiliz un cuestionario de preguntas como instrumento para la
aplicacin de la misma, que estar relacionado con las normativas legales
aplicadas en el Control Interno Administrativo del Proceso de Compras de
Servicios, con el objetivo general y los objetivos especficos de la
investigacin.
Garca, F. (1993) define la encuesta as: Una encuesta es una investigacin
realizada sobre una muestra de sujetos representativa de un colectivo ms
amplio, utilizando procedimientos estandarizados de interrogacin con
intencin de obtener mediciones cuantitativas de una gran variedad de
caractersticas objetivas y subjetivas de la poblacin. (p. 63)
Revisin documental
Otra tcnica que se utiliz para la recoleccin de datos es la revisin
documental, con la finalidad de recopilar informacin vinculada directamente
con la investigacin.
Latorre, Rincn y Arnal (2003, pg. 58) a partir de Ekman (1989)
definen la revisin documental como el proceso dinmico que consiste
esencialmente en la recogida, clasificacin, recuperacin y distribucin de la
informacin.
Observacin Directa
La observacin directa fue implementada con la finalidad de verificar
los procedimientos utilizados por la UNEG para el Control Interno
Administrativo del Proceso de Compras de Servicios.
Sabino, C. (2002) dice que: La observacin directa puede definirse con el
uso sistemtico en bsqueda de los datos que necesitan para resolver un
problema en el entorno donde se da la investigacin. (p.146)
Instrumentos
Tal como describe Ballestrini, M. (2008), un instrumento de recoleccin
de datos es cualquier recurso del que se vale el investigador para
acercarse a los fenmenos y extraer de ellos la informacin. (p. 139). Para
este estudio el instrumento aplicado se bas en el cuestionario.
Cuestionario
El cuestionario, segn Arias, F. (2008), Es la modalidad de encuesta
que se realiza de forma escrita mediante un instrumento o formato en papel
contentivo de una seria de preguntas. Se le denomina cuestionario auto
administrativo porque debe ser llenado por el encuestado, sin intervencin
del encuestador. (p.74).
Para la recoleccin de datos, se aplicaron las tcnicas e instrumentos
antes mencionados a una poblacin de tres (3) personas directamente
relacionadas con el estudio objeto de investigacin del Departamento de
Compras de Servicios de la UNEG en el segundo semestre del Ao 2012; el
Cuestionario fue verificado y revisado por el Tutor de esta Investigacin, el
Licenciado Jos Fuenmayor, validndolo para su debida aplicacin.
la observacin directa y la
Anlisis cuantitativo
Esta tcnica result esencial para esta investigacin, permiti obtener
conocimientos bsicos con respecto a la teora para el desarrollo y solucin
del problema planteado. Una vez recopilado los datos, se procedi a
clasificarlos para su respectivo estudio e interpretacin.
Segn Sabino C. (2007), sostiene que:
El anlisis cuantitativo se define como toda informacin numrica
resultante de la investigacin. Esta luego del procedimiento
sufrido, se nos presentar como un conjunto de cuadros, tablas y
medidas a las cuales habr que pasar en limpio calculando sus
porcentajes y otorgndoles formas definidas. (p. 171)
Anlisis cualitativo
Se aplic esta tcnica para el anlisis de los datos, a travs del diseo
de cuadros y grficos para determinar los porcentajes de frecuencias y
evaluando los resultados obtenidos. Para ello, se tomaron los datos
obtenidos en la encuesta realizada al personal involucrado en el
procedimiento en estudio.
Procedimientos de la investigacin
Para llevar a cabo esta investigacin fue necesario cumplir con serie de
pasos, de forma lgica y secuencial, dentro de las cules se destacaron las
siguientes:
1. Se realiz un levantamiento de informacin con el propsito de
obtener el conocimiento del proceso de compras de servicios en el
Departamento de Compras de Servicios de la UNEG para evaluar el
control interno administrativo aplicado.
CAPTULO IV
ANLISIS Y PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS
las
Resolucin
CU-0-16-827.
(2007)
Manual
de
Compras
RIF y NIT.
servicios
bsicos
como
electricidad,
agua,
aseo
Departamento
de
Compras
de
Servicios
debe
solicitar
formato
Orden
de
Compra
F-3302-001-2,
remite
al
los
proveedores
de
acuerdo
las
caractersticas
Durante a la revisin
Cantidad
Porcentaje %
Compras de Emergencias
21%
21%
11
58%
TOTALES
19
100%
FRECUENCIA
PORCENTAJE
SI
33%
NO
67%
TOTAL
100%
FRECUENCIA
PORCENTAJE
SI
67%
NO
33%
TOTAL
100%
FRECUENCIA
PORCENTAJE
SI
100%
NO
0%
TOTAL
100%
Grfico N 3
Cuadro N 6
Cree usted que al momento de la solicitud de cotizaciones se realiza
de acuerdo a la normativa legal vigente en materia de contrataciones
para la adquisicin de un servicio?
ALTERNATIVA
FRECUENCIA
PORCENTAJE
SI
33%
NO
67%
TOTAL
100%
Grfico N 4
Cuadro N 7
Considera usted los proveedores de servicios responden a tiempo las
solicitudes de cotizaciones en el lapso de 5 das que se establecen en el
Manual de Compras y Procedimientos de la UNEG?
ALTERNATIVA
FRECUENCIA
PORCENTAJE
SI
0%
NO
100%
TOTAL
100%
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Luego de realizada la investigacin, a continuacin se presentan las
conclusiones a las cuales se lleg:
1- De acuerdo a los resultados presentados se pudo determinar que el
Departamento de Compras de Servicios presenta algunas .debilidades en el
control interno administrativo del proceso de compras de servicios de la
UNEG, los resultados mostraron que las debilidades internas presentadas en
el Departamento se deben a que los proveedores no cumplen con el lapso
estimado para entregar la oferta y son muy pocos los interesados en
participar en el proceso.
2- Las compras de emergencias se deben a la premura de atender una
solicitud de servicio imprevista, por algunas de las unidades usuarias.
3- Para la adaptacin y ejecucin de los procedimientos establecidos se
requiere informar o capacitar al personal del Departamento de Compras de
Servicios y a todos los usuarios encargados para que realicen una
autoevaluacin que permita mejorar el control interno administrativo. Es
importante que la UNEG, incentive a su personal para esta adecuacin, lo
que permitir alcanzar los objetivos propuestos y mejorar la situacin
problemtica de la universidad.
RECOMENDACIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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Caracas: Editorial Episten.
Ballestrini, M. (2008). Como se elabora un proyecto de investigacin
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Universidad
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Oriente,
Ncleo
Monagas.
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Disponible:http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manpro
c.htm/ Consulta: 2012, Abril 22)
Gonzlez, J. (1996). Evaluacin de control interno de compras de la empresa
Laminados de Guayana, C.A. Trabajo Especial de Grado Universidad
Nacional Abierta, Universidad de Ciudad Bolvar, Estado Bolvar, Venezuela.
Hernndez R. y Fernndez C., Baptista P. (2003) Metodologa de la
investigacin. (3. ed.). Mxico: Mc Graw Hill.
ANEXOS
ANEXO A
CUESTIONARIO APLICADO AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE
SERVICIOS UNEG.
ITEMS
PREGUNTA
Alternativa 1:
Alternativa 2:
SI
NO
Fuente: Propia del Autor. Validado por: Tutor Lcdo. Jos Fuenmayor