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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE CONTADURIA Y CIENCIAS FISCALES
PROYECTO DE CARRERA DE CONTADURIA PBLICA

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DEL


PROCESO DE COMPRAS DE SERVICIOS EN EL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS DE SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
EXPERIMENTAL DE GUAYANA EN PUERTO ORDAZ ESTADO BOLIVAR,
EN EL SEGUNDO SEMESTRE DEL AO 2012.

Autor: Thayuladt J. Mosquera P.


Tutor: Jos H. Fuenmayor

Octubre, 2013

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA


VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE CONTADURIA Y CIENCIAS FISCALES
PROYECTO DE CARRERA DE CONTADURIA PBLICA

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DEL


PROCESO DE COMPRAS DE SERVICIOS EN EL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS DE SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
EXPERIMENTAL DE GUAYANA EN PUERTO ORDAZ ESTADO BOLIVAR,
EN EL SEGUNDO SEMESTRE DEL AO 2012.

Trabajo de Grado Presentado como requisito Parcial para optar al Ttulo de


Licenciada en Contadura Pblica.

Autor: Thayuladt J. Mosquera P.


Tutor: Jos H. Fuenmayor

Octubre, 2013

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERI MENTAL DE GUAYANA


VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE CONTADURIA Y CIENCIAS FISCALES
PROYECTO DE CARRERA DE CONTADURIA PBLICA
COMIT TRABAJO DE GRADO
APROBACIN DEL TUTOR
En mi carcter de tutor del trabajo de grado presentado por la
estudiante Thayuladt Josefina Mosquera Pags, Cedula de identidad N
14.506.381 para optar al ttulo de Licenciatura en Contadura Pblica, cuyo
ttulo es: EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DEL
PROCESO DE COMPRAS DE SERVICIOS EN EL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

DE

SERVICIOS

DE

LA

UNIVERSIDAD

NACIONAL

EXPERIMENTAL DE GUAYANA EN PUERTO ORDAZ ESTADO BOLVAR,


EN EL SEGUNDO SEMESTRE DEL AO 2012 considerando que dicho
trabajo de grado, rene los requisitos y mritos suficientes para ser sometido
a la presentacin pblica y evaluacin por parte del jurado examinador que
se designe.
En Puerto Ordaz, a los 02 das del mes de Octubre de 2013.
Firma
__________________________
Jos H. Fuenmayor
C.I.: 8.360.618

DEDICATORIA
A DIOS, por mostrarme da a da que con fe, humildad, paciencia y sabidura
todo es posible.
A MI MADRE, Marieve de Pags, por su amor constante, apoyo y buenos
consejos, que me han servido para surgir y lograr todas las metas que me
proponga en la vida.
A MI PADRE, Orlando Pags, por los ejemplos de perseverancia y
constancia que lo caracterizan y que me ha inculcado siempre, mostrndome
que hay que ser valiente y fuerte ante las adversidades de la vida para salir
adelante.
A MI AMOR, Darwin Gmez, por ser un esposo incondicional, por su
motivacin constante, por acompaarme durante todo este arduo camino y
compartir conmigo alegras y fracasos, quien siempre anhelo verme con esta
meta alcanzada, a ti Amor te lo dedico con todo mi corazn.
A MIS SOBRINOS, Danilo Josu y Ezequiel Daniel, mis consentidos, por ser
motivo de felicidad en mi vida y para que vean en m un ejemplo de
superacin a seguir.
La dicha de la vida consiste en tener siempre algo que hacer, alguien a
quien amar y alguna cosa que esperar. (Thomas Chalmers)

AGRADECIMIENTO
Gracias a Dios, quien me dio la fe, la esperanza y la fortaleza necesaria para
salir siempre adelante pese a las dificultades, por colocarme en el mejor
camino, iluminando cada paso de mi vida, y por darme la salud para cumplir
con mis metas y objetivos. Sabiendo que escrito esta: Pon tu alegra en el
seor, y l te conceder las peticiones de tu corazn Salmo 37:4.
Al Profesor Jos Fuenmayor por su valiosa gua y asesoramiento en la
tutora de este trabajo, gracias por sus aportes dados en la investigacin.
A Darwin Gmez, mi Esposo, por su impulso, constancia y apoyo emocional
que siempre me brindaste para que esta meta se cumpliera en mi vida,
infinitas gracias Amor, por ser incondicional conmigo.
A Todos Mis Familiares, que sin duda alguna en el trayecto de mi vida me ha
demostrado su amor y apoyo, corrigiendo mis faltas y celebrando mis
triunfos.
A mi Amiga Ariana Pimentel, por ser ms que una amiga, por tu apoyo
incondicional en el transcurso de mi carrera universitaria, por compartir
momentos de alegra, tristeza y demostrarme que la amistad si existe y que
siempre podr contar contigo. Que Dios Te Bendiga Grandemente Amiga.
Y a todas aqullas personas las cuales no se encuentran aqu pero saben
que estn en mi corazn, les estoy muy agradecida.

INDICE
DEDICATORIA.....
AGRADECIMIENTO............
LISTA DE CUADROS.....
LISTA DE GRAFICOS.........
RESUMEN........
INTRODUCCIN.........
CAPITULO
I. EL PROBLEMA

pp.
iii
iv
vii
viii
ix
1

Planteamiento del problema............

Formulacin del problema....

Objetivos de la investigacin...

Justificacin

Delimitacin....

II. MARCO TEORICO


Antecedentes....

Bases Tericas.

10

Bases Legales.....................

20

Sistema de Variables..........................................................

26

III. MARCO METODOLGICO


Tipo de Investigacin..........................

31

Nivel de Investigacin............................

32

Poblacin y Muestra.......................

33

Tcnicas e Instrumentos para la Recoleccin, Procesamiento y


Anlisis de Datos.....................................................

34

IV. RESULTADOS
Anlisis y Presentacin de los Resultados...................

40

V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones.......................

56

Recomendaciones......................

57

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS............

59

ANEXOS
A

Cuestionario aplicado al Departamento de Compras de


Servicios UNEG..................................................................

62

LISTA DE CUADROS

CUADROS

PAG.

Operacionalizacin de las variables

28

Compras de Servicios por modalidades Periodo: II

49

Semestre del Ao 2012.


3

Respuesta N 1 del cuestionario aplicado al personal


que labora en el Departamento de Compras de
Servicios de la UNEG

50

Respuesta N 2 del cuestionario aplicado al personal


que labora en el Departamento de Compras de
Servicios de la UNEG

51

Respuesta N 3 del cuestionario aplicado al personal


que labora en el Departamento de Compras de
Servicios de la UNEG

52

Respuesta N 4 del cuestionario aplicado al personal


que labora en el Departamento de Compras de
Servicios de la UNEG

53

Respuesta N 5 del cuestionario aplicado al personal


que labora en el Departamento de Compras de
Servicios de la UNEG

54

LISTA DE GRAFICOS

GRAFICOS

PAG.

Distribucin absoluta y porcentual del cuadro N 3

50

Distribucin absoluta y porcentual del cuadro N 4

51

Distribucin absoluta y porcentual del cuadro N 5

52

Distribucin absoluta y porcentual del cuadro N 6

53

Distribucin absoluta y porcentual del cuadro N 7

54

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA


VICERECTORADO ACADEMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE CONTADURIA Y CIENCIAS FISCALES
PROYECTO DE CARRERA DE CONTADURIA PBLICA

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DEL


PROCESO DE COMPRAS DE SERVICIOS EN EL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS DE SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
EXPERIMENTAL DE GUAYANA EN PUERTO ORDAZ ESTADO BOLIVAR,
EN EL SEGUNDO SEMESTRE DEL AO 2012

Autor: Thayuladt Mosquera


Tutor: Jos H. Fuenmayor
Octubre 2013
Resumen
El presente trabajo de investigacin se realiz con el propsito de evaluar el
control interno administrativo del proceso de compras de servicios que se
realiza en la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), Puerto
Ordaz, Estado Bolvar en el segundo semestre del ao 2012; y
proporcionarle al Departamento las recomendaciones y/o sugerencias para
minimizar o evitar las debilidades existentes en el proceso. La naturaleza de
esta investigacin fue de campo, de tipo descriptiva. Para lograr el objetivo
se procedi al levantamiento de la informacin, a travs de la observacin
directa y revisin documental. Como instrumento de recoleccin de datos se
elabor un cuestionario de preguntas cerradas aplicadas a un total de 3
(Tres) personas que laboran en el Departamento de Compras de Servicios
de la Institucin, procedindose a la recoleccin y anlisis de informacin de
los procedimientos de control interno que se ejecutan en el departamento de
compras de servicios. Los datos obtenidos se procesaron, interpretaron y
analizaron a travs de grficos reflejando de manera porcentual los
resultados de la investigacin.
Descriptores: Compras, servicios, control interno, evaluacin.

INTRODUCCION
Actualmente las organizaciones enfrentan un entorno cambiante,
altamente competitivo y globalizado, los riesgos amenazan da a da el logro
de los objetivos y es por eso que las entidades se han visto en la necesidad
de crear mecanismos que le permitan minimizar dichos riesgos y brindar una
seguridad razonable en cuanto al cumplimiento de sus objetivos, es en este
punto en el que el Control Interno comienza a jugar un papel fundamental, ya
que provee de tcnicas y herramientas que facilitan el monitoreo constante
tanto del ambiente que la rodea como del desarrollo de operaciones en el
interior de las empresas. El control interno es de importancia para la
estructura administrativa contable de una organizacin, esto asegura la
eficiencia y eficacia operativa de sus procedimientos administrativos.
Hoy da, las organizaciones realizan continuamente fiscalizacin de los
procedimientos que en ellas se llevan a cabo, por lo que, es indispensable
realizar estudios que permitan evaluar las operaciones que se desarrollan,
determinar las responsabilidades de los empleados y disminuir posibles fallas
y problemas que se puedan presentar. Realizar la planificacin de una
actividad requiere entre otros, el control de dicha funcin, derivado de ello el
control interno como una funcin de la gerencia, pues en la medida que las
organizaciones comerciales crecen en estructura fsica, as mismo, las
operaciones aumentan su complejidad y las transacciones se multiplican.
El Control Interno de las Compras de Servicios dentro toda
organizacin debe estar enmarcada dentro una ejecucin ordenada, tica,
eficiente y efectiva de sus operaciones, cumpliendo con las leyes y
normativas aplicables al buen funcionamiento de los procedimientos
administrativos de la organizacin, para salvaguardar los recursos y evitar
prdidas y mal uso de los mismos.
En la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG),
especficamente en el Departamento de Compras de Servicios se ha

observado algunas debilidades en el Control Interno Administrativo del


proceso de Compras de Servicios, por lo tanto requiere de una evaluacin de
los mismos, que permita detectar las fallas del proceso para establecer las
recomendaciones necesarias.
El presente trabajo de grado tiene como finalidad realizar una evaluacin
de los procedimientos de control interno administrativo utilizados y aplicados
en el proceso de compras de servicios, en el Departamento de Compras de
Servicio de la UNEG durante el segundo semestre del ao 2012, que permita
presentar recomendaciones y corregir las fallas administrativas que se
presentan. Para el logro de esta investigacin se utiliza una metodologa de
tipo descriptiva apoyada en una investigacin de campo.
El presente trabajo de grado se encuentra estructurado por captulos,
descritos de la siguiente manera:
Captulo I: El problema,

comprende el planteamiento del problema,

formulacin del problema, los objetivos de la investigacin, justificacin y


delimitacin.
Captulo II: Representado por el marco terico, en donde estn
brevemente desarrollados los antecedentes de la investigacin, las bases
tericas, bases legales y la operacionalizacin de las variables.
Captulo III: Marco metodolgico, donde se exponen las estrategias de la
metodologa, la cual muestra el diseo y tipo de investigacin, poblacin y
muestra, las tcnicas e instrumentos para la recoleccin de datos, , tcnicas
de procedimientos, anlisis de datos y procedimientos de la investigacin.
Captulo IV: Integrada por la presentacin y anlisis de los resultados.
Captulo V: Presenta las conclusiones y las recomendaciones.
Finalmente las referencias bibliogrficas y los anexos.

CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Las empresas en la actualidad han experimentado cambios acelerados
en el transcurrir del tiempo, han surgido nuevos patrones de eficiencia que
ameritan cambiar el modo en que las mismas llevan a cabo sus operaciones,
la creacin de controles internos es una de las vas ms eficientes que
garantizan el cumplimiento ptimo de los objetivos con la finalidad de medir
la trasparencia y la productividad de la misma. Un buen control interno
administrativo incluye procedimientos, deberes y responsabilidades que tiene
por objeto asegurar que las compras estn debidamente enmarcadas dentro
de sus procesos, que los costos sean manejables, que la calidad del
producto sea la mejor, que se promueva la eficiencia operacional y que las
actividades de la empresa se desarrollen eficazmente con las metas y los
objetivos previstos.
En este sentido el control interno ha adquirido en los ltimos tiempos
mucha importancia, por eso es necesario que todo departamento de compras
tenga claro en que consiste el control interno para que pueda llevar un mejor
manejo de los procedimientos implementados.
Un deficiente control interno da lugar a riesgos que causan dificultades
econmicas y en consecuencia un atraso en el desarrollo de las actividades
de la empresa.
En toda empresa un buen proceso de compras es muy importante, de
all nace la necesidad de establecer controles internos que permitan
garantizar su manejo, resguardo y cuidado.
Actualmente en la Universidad Nacional Experimental de Guayana
especficamente en el Departamento de Compras de Servicios se ha
observado que existen debilidades en el procedimiento para la compra de un

servicio, que afectan el correcto funcionamiento de sus procedimientos


administrativos, cabe destacar que la Universidad cuenta con la Direccin de
Auditoria Interna que es la encargada de hacer el control posterior de las
actividades administrativas para que se lleven a cabo de forma trasparente,
efectiva y eficiente ajustada a sus leyes vigentes, y ha hecho observaciones
al Departamento de Compras de Servicios referente a las debilidades
encontradas en los procesos de control interno administrativo para la
adquisicin de servicios, esto, de acuerdo al tipo de compra que se realice,
ya que la universidad cuenta con un manual de compras y procedimientos
para la adquisicin de los mismos.
Esta problemtica amerita realizar una evaluacin del control interno
administrativo del proceso de compras en el Departamento de Compras de
Servicios de la UNEG, a objeto de revisar la aplicacin de las normas y
procedimientos de compras y la ley y reglamentos de compras que rigen
actualmente

el

proceso,

con

el

fin

de

emitir

las

sugerencias

recomendaciones que fortalezcan los procedimientos evaluados, relativos al


control interno del proceso de compras de servicios.

Formulacin del problema


Considerando el planteamiento del problema descrito, se hace
necesario formular la siguiente interrogante que sern desarrolladas con la
investigacin:
De qu manera se aplican los procedimientos de control interno
administrativo en el proceso de compras de servicios de la Universidad
Nacional Experimental de Guayana en Puerto Ordaz Estado Bolvar durante
el segundo semestre del ao 2012?
En consecuencia a lo anterior surgen otras interrogantes que guiarn el
proceso de investigacin:
Cul es el procedimiento dentro del marco legal vigente para realizar
las compras de servicios en la Universidad Nacional Experimental de
Guayana?
Qu lineamientos tiene el Departamento de Compras de Servicios de la
Universidad Nacional Experimental de Guayana para realizar las compras?
Cules son las debilidades del procedimiento de compras de servicios
en el Departamento de Compras de Servicios respecto a las normas de
control interno de la Universidad Nacional Experimental de Guayana?

Objetivos de la Investigacin
Objetivo general
Evaluar el control interno administrativo del proceso de compras de
servicios, en el Departamento de Compras de Servicios de la Universidad
Nacional Experimental de Guayana (UNEG) en Puerto Ordaz, Estado
Bolvar, en el segundo semestre del ao 2012.
Objetivos especficos

1. Describir los procedimientos dentro del marco legal vigente, para la


realizacin de las compras de servicios en la Universidad Nacional
Experimental de Guayana UNEG.
2. Revisar la aplicacin de los procedimientos de control interno
administrativo para el proceso de compras de servicios en el Departamento
de Compras de Servicios de la UNEG.
3. Evaluar las debilidades del procedimiento de compras de servicios en
el Departamento de Compras de Servicios respecto a las normas de control
interno administrativo de la UNEG.
Justificacin
En vista de la importancia que tiene el control interno administrativo
dentro de toda organizacin es necesario evaluar continuamente en qu
grado se est cumpliendo el mismo para tener la certeza que las compras
realizadas sean lo ms fiable posible y evitar inconvenientes por omisiones o
errores de los procedimientos.

Por tal motivo la presente investigacin tiene como finalidad realizar una
evaluacin del control interno administrativo del proceso de compras de
servicios en el Departamento de Compras de Servicios de la UNEG en
Puerto Ordaz Estado Bolvar en el segundo semestre del Ao 2012, con el
propsito de detectar la debilidades, y as, formular recomendaciones y
aportar informacin a la empresa de la situacin presentada en el control
interno administrativo de las compras de servicios, es por eso que la
investigacin es importante, pues as la informacin suministrada ser de
ayuda para el mejoramiento de los procesos, un seguimiento constante sobre
sus controles y adems servir a otros como referencia para futuras
investigaciones con respecto a este tema, y por lo tanto, ser a la
universidad un aporte para seguir fomentando la investigacin.
Delimitacin
La presente investigacin se realizar especficamente en la revisin de
la aplicacin de las normas y procedimientos de control interno administrativo
para las compras de servicios en el Departamento de Compras de Servicios
de la UNEG, ubicada en el Edificio General de Seguros, Puerto Ordaz,
Estado Bolvar, en el segundo semestre del Ao 2012.
.

CAPITULO II
MARCO TERICO
La

presente

investigacin

se

sustentar

con

investigaciones

relacionadas con el control interno administrativo, mediante conceptos,


teoras y enfoques de diferentes autores, que se vinculan o se relacionan con
el tema de la investigacin para el desarrollo del mismo.
Antecedentes
Es una revisin documental y bibliogrfica de trabajos previos,
relacionados con el planteamiento del problema y el objetivo de la
investigacin, y sirven de gua para el desarrollo del mismo.
Uricare J. (2008) realiz el trabajo de investigacin titulado: Anlisis y
evaluacin del procedimiento de compras internas (PRO-CIN-01) de C.V.G.
Internacional, C.A. utilizado para la adquisicin de bienes, obras y servicios,
en el periodo comprendido entre los meses de mayo hasta Agosto de 2008,
realizado con la finalidad de evaluar las actividades referente a este tema
que la empresa realiza, con el objetivo de proporcionar evidencia razonable
para mejorar los procedimientos de la misma; la investigacin est basada en
una investigacin de campo tipo descriptiva, donde se aplicaron tcnicas
para la recoleccin de datos como la encuesta y la revisin documental. Este
trabajo servir de gua para el desarrollo de esta investigacin, debido a que
se describe cmo deben llevarse los procedimientos para la realizacin de
las compras internas de servicios y la forma en que proporciona las
evidencias para mejorarlos.
Esparragoza D. (2009) realiz el trabajo de investigacin titulado:
Evaluacin del Control Interno en las Compras Descentralizadas de la

Siderrgica del Orinoco Alfredo Maneiro (SIDOR) Diciembre 2007-Noviembre


2008, cuyo objetivo principal es evaluar el control interno de las compras
descentralizadas con la finalidad de determinar el manejo de stas, evaluar y
diagnosticar las fallas del sistema de Control Interno. Este trabajo es una
investigacin de campo, de tipo descriptiva, donde se aplicaron tcnicas para
la recoleccin de datos realizando un proceso sistemtico, riguroso y racional
de los mismos directamente de la realidad para la presentacin de la
informacin, en esta evaluacin el autor realizo las recomendaciones para
que las compras descentralizadas se ejecuten de acuerdo a los
procedimientos que tiene la empresa para tal fin, por lo tanto sus tcnicas de
aplicacin servirn de apoyo para esta investigacin.
Huamani, E. (2001) realiz el trabajo de investigacin titulado: Mtodos
y Tcnicas para la Evaluacin de Control Interno, con el objeto de exponer la
importancia de revisar peridicamente los sistemas de control interno de una
institucin, por cuanto el control interno tiene una vinculacin directa con el
curso que debe mantener la empresa hacia el logro de sus objetivos y metas,
siendo el tipo de investigacin descriptiva y de campo, de tipo de diseo no
experimental, utilizando el proceso de observacin directa; y de las
evaluaciones se emitiran sugerencias para la toma de decisiones
gerenciales, como por ejemplo reformular manuales, polticas internas,
capacitacin del recurso humano y dotacin de equipos de tecnologa
avanzada.
Gonzlez, J. (1996) propone tesis sobre: Evaluacin del Control Interno
rea de Compras de la Empresa Laminados Guayana, C.A. para optar por el
ttulo de especialista en Gerencia Pblica, su objetivo es evaluar el control
interno aplicado en el rea de compras, el tipo de investigacin es de campo,
de tipo descriptiva, describiendo los procedimientos implementados para el
control interno en el rea de compras y establece que se obtienen buenos
resultados cambiando los integrantes de este departamento, por personal

con perfil profesional en anlisis de compras, y la realizacin de revisiones


peridicas para evaluar los sistemas de control interno.
Medina, I. (2007) realiz el trabajo de investigacin titulado: Evaluacin
de los Procedimientos de Control Interno del Proceso de Compras del
Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura, MINFRA Estado Falcn,
con el objeto de evaluar los procedimientos de control interno del proceso de
compras en el MINFRA estado falcon; este trabajo est enmarcado dentro
de una investigacin de campo de tipo descriptiva de carcter evaluativo,
apoyada en una revisin documental y de investigacin de accin, debido a
que se llev a cabo por medio de un proceso de observacin directa en el
lugar donde se desarroll la investigacin. Servir de apoyo para este trabajo
de investigacin por que aportar informacin terica y metodolgica para la
obtencin de los datos necesario en el desarrollo de la misma.
Bases Tericas
DESCRIPCIN

DE

LA

INSTITUCIN:

UNIVERSIDAD

NACIONAL

EXPERIMENTAL DE GUAYANA (UNEG)


El 9 de Marzo de 1982, fue creada la Universidad Nacional
Experimental de Guayana mediante decreto presidencial N 1.432 del
presidente Luis Herrera Camping, con sede en Ciudad Bolvar. Esta casa de
estudios fue concebida como un centro de Educacin Superior de carcter
regional que se fundamenta en tres principios bsicos: Experimentalidad,
Democratizacin y Regionalizacin. El proyecto original haca mencin a la
Universidad del Sur, nombre este que fue cambiado por el actual. En junio de
1982 se nombran las primeras autoridades Universitarias, las cuales tomaron
posesin el 4 de agosto del mismo ao. Quedando integrada el Consejo
Directivo, por el Rector, Dr. Scrates Medina.

La UNEG, abri sus puertas en Ciudad Guayana con un curso de


postgrado con cuatro programas: Gerencia, Educacin, Psicologa Educativa
y Docencia en Educacin Superior, con la finalidad de formar su propio
recurso humano. Las actividades de pregrado se inician en 1988 con los
proyectos de carrera Administracin y Contadura, Ingeniera en informtica e
Ingeniera Industrial y posteriormente en 1989, Ingeniera en Industrias
forestales y Educacin Integral. En 1990 se reestructura la maestra en
gerencia y se oferta con tres menciones; Finanzas, Operaciones y
produccin y Mercadeo en Ventas, y en 1992 se aprueba la maestra en
Medicina del trabajo mencin Salud Ocupacional, que son los programas de
postgrado que se dictan actualmente.
El 18 de Abril de 1998, se puso en funcionamiento el primer edificio o
clula bsica del complejo campus Universitario, ubicado en la avenida
Atlntico de Puerto Ordaz, construido en su totalidad por la Corporacin
Venezolana de Guayana (CVG). Esto permiti trasladar a ese recinto las
actividades de pregrado correspondientes a las carreras de Administracin,
Contadura y Educacin Integral. Para poder dar continuidad a las
actividades de pregrado ofrecidas por la institucin, y solventar as
momentneamente el grave problema de planta fsica. El 22 de mayo de ese
mismo ao, la institucin recibi de manos del Ministerio de Infraestructura la
segunda edificacin o clula bsica de la sede Atlntico en Puerto Ordaz, a
estas sedes fueron trasladadas las carreras de Ingeniera Industrial e
Ingeniera en Informtica.
La Universidad del siglo XXI, tiene el reto de reforzar la excelencia
acadmica en una sociedad cada vez ms competitiva, y con mayor
necesidad de adaptacin a los cambios que impone la revolucin tecnolgica
e informtica, sin olvidar el propsito de formar profesionales con alto sentido
tico, responsabilidad cvica y social, con espritu creativo y racional, capaces

de proponer nuevas alternativas de desarrollo y participar en la reactivacin


econmica y social del pas. A travs de su reciente historia, la UNEG ha
cumplido con el compromiso adquirido a partir de su fundacin en la dcada
de los 80, y seguir fortalecindose para afrontar los nuevos retos que se
presenten en la inminente evolucin del sistema regional de Universidades.
Misin
Es misin de la Universidad Nacional Experimental de Guayana, formar
ciudadanos, intelectuales y lderes para la transformacin socio-cultural y
tcnico-cientfica que aseguren el desarrollo social y econmico sustentable,
con respeto y proteccin al ambiente y a la diversidad biolgica y cultural de
la regin Guayana para las generaciones futuras. La UNEG se constituye en
un espacio de construccin colectiva de conocimientos y compartir de
saberes, fomentando el arraigo cultural en el marco de la diversidad,
fundamentada en la tica, la solidaridad, la paz, la libertad acadmica, la
autorreflexin crtica y comprometida con la preservacin y defensa de los
valores que hacen posible la convivencia ciudadana y el respeto a los
derechos humanos como patrimonio fundamental de la sociedad.
Visin
Se vislumbra una sociedad del conocimiento caracterizado por ser
humanstico, cientfico y tecnolgico, multidisciplinario, transdisciplinario,
orientado a la transformacin de la realidad, compartido y contextualizado a
partir de la construccin colectiva del conocimiento y el compartir de saberes.
En este sentido la Universidad debe prefigurar esa sociedad en activa
interaccin con su contexto regional, nacional e internacional.

El conocimiento, as, se reconoce presente en todos los sectores


sociales. La UNEG valorar los saberes indgenas, campesinos, urbanos, en
todas las edades y gneros. La Universidad compartir en variados
contextos,

tanto

locales

como

regionales,

as

como

nacionales

internacionales, igualmente, se vincular con otras instituciones afines y con


los sectores productivos, culturales y gubernamentales de la sociedad
enfatizando la funcin social en su quehacer acadmico.
Objetivos
Desarrollar el potencial humano en el campo sociocultural y tecno
cientfico y ambiental que requiere el desarrollo sostenible de la Regin
Guayana y afianzar los procesos culturales y sociopolticos para la
profundizacin de la democracia directa y protagnica, en atencin a la
etnodiversidad en la regin Guayana.
Asegurar los procesos de Investigacin y Desarrollo orientados a la
bsqueda de respuestas innovadoras a los requerimientos del desarrollo
sostenible de la Regin Guayana, fomentando la integracin de las iniciativas
interinstitucionales, tambin asegurar la vigencia permanente de la calidad
en las estructuras y los procesos acadmicos - administrativos para dar
respuesta oportuna a las demandas de la sociedad en atencin a la
diversidad biolgica, cultural y geogrfica de la Regin Guayana.
Rectorar la integracin de los recursos - humanos, tecnolgicos y
financieros - que conforman el sub-sistema de Educacin Superior en la
Regin Guayana y de estos con los dems niveles del sistema educativo
regional.

Control interno
Cepeda, G. (1997) define el control interno de la siguiente manera:
Es el conjunto de planes, mtodos y procedimientos
adoptados por una organizacin, con el fin de asegurar que
los activos estn debidamente protegidos, que los registros
contables son fidedignos y que las actividades de la entidad
se desarrollan eficazmente de acuerdo con las polticas
trazadas por la gerencia, en atencin a las metas y objetivos
previstos. (p.87)
Objetivos del control interno
Cepeda, G. (Autor Citado) afirma que el diseo, la implantacin, el
desarrollo, la revisin permanente y el fortalecimiento del Sistema de control
interno se deben orientar de manera fundamental al logro de los siguientes
objetivos:

Proteger los recursos de la organizacin.

Garantizar la eficacia, eficiencia y economa en todas las

operaciones de la organizacin.

Velar

porque

todas

las

actividades

recursos

de

la

organizacin estn dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos.

Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la

organizacin y los registros que respaldan la gestin de la


organizacin.

Garantizar el cumplimiento de las polticas, normas, planes y

objetivos de la organizacin.

Recomendar e implantar las medidas de correccin. (p.77)

Importancia del control interno


Galicia, A. (2005) seala con respecto a la importancia del control interno:

El control interno es de vital importancia para la optimizacin


de la operaciones y el crecimiento del negocio tanto en lo
administrativo como en la operacin; beneficiando as desde
el accionista hasta el propio cliente ya que tendr este un
grado de confianza sobre la entidad y prevalecer en el
tiempo generando utilidades y crecimiento interno en la
entidad. (p, 47)
Evaluacin del sistema de control interno
Sabino, C. (2002) seala que La evaluacin del sistema de control interno
por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la
empresa frente a la gestin. (p, 46)
En razn de esta importancia que adquiere el sistema de control
interno para cualquier organizacin, es necesario elaborar el levantamiento
de procedimientos existentes, los cuales son el punto de partida y el principal
soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren
para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economa en
todos los procesos.
Objetivos y polticas del sistema de control interno
Sabino, C. (Autor Citado) enumera los objetivos y polticas de la siguiente
manera:
1. El desarrollo y mantenimiento de una lnea de autoridad
para complementar los controles de organizacin.
2. Una definicin clara de las funciones y las
responsabilidades de cada departamento, as como la
actividad de la organizacin, esclareciendo todas las posibles
lagunas o reas de responsabilidad indefinida.
3. Un sistema contable que suministre una oportuna,
completa y exacta informacin de los resultados operativos y
de organizacin en el conjunto.
4. Un sistema de informacin para la direccin y para los
diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y
documentos contables y diseados para presentar un cuadro

lo suficientemente informativo de las operaciones, as como


para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
5. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de
la empresa, conocido como la evaluacin y autocontrol que
asegure un anlisis efectivo y de mxima proteccin posible
contra errores, fraude y corrupcin.
6. La existencia del sistema presupuestario que establezca
un procedimiento de control de las operaciones futuras,
asegurando, de este modo, la gestin proyectada y los
objetivos futuros.
7. La correcta disposicin de los controles vlidos, de tal
forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las
cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su
ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos as
como la extensin de los necesarios. (p, 48)
Control interno administrativo
El

control

interno

administrativo

lo

conforman

las

normas,

procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administracin,


manejo y disposicin del patrimonio pblico y los requisitos y condiciones
que deben cumplirse en la autorizacin de las transacciones presupuestarias
y financieras. (Gmez, G. 2001, p. 65)
El control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las
operaciones establecidas por el ente.
Clasificacin de los controles internos
Segn Michel, C. (1979) los controles generales y especficos se definen:
Generales: No tienen un impacto sobre la calidad de las
aseveraciones en los estados contables, dado que no se
relacionan con la informacin contable.
Especficos: Se relacionan con la informacin contable y por
lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados
contables. Este tipo de controles estn desde el origen de la
informacin hasta los saldos finales. (p, 58)

Manual de procedimientos para los controles internos.


El manual de procedimientos es un componente del sistema de control
interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada,
sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades
e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las
distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin.
Las empresas en todo el proceso de disear e implementar el sistema de
control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de
procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar
adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los
encargados de las todas las reas, generando informacin til y necesaria,
estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que
participen en el cumplimiento con la funcin empresarial.
El sistema de control interno aparte de ser una poltica de gerencia, se
constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier
empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con
calidad y eficiencia.
Compras
Michel, C. (1979) define las compras de la siguiente manera:
La operacin que se propone suministrar, en las mejores
condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa,
los materiales (materias primas y productos semiacabados,
accesorios, bienes de consumo, mquinas, servicios,) que
son necesarios para alcanzar los objetivos que la
administracin de la misma ha definido. (p,28)

Importancia de las compras


Michel, C. (Autor Citado) seala con respecto a la importancia de las
compras:
En la actualidad, las compras deben considerarse como una

funcin vital para el xito de cualquier empresa, cuyo objetivo


ser adquirir las materias primas y los artculos
indispensables para la fabricacin de los bienes a que se
dedica, o bien de productos terminados para su venta o
brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los
elementos necesarios para conseguirlo. (p, 30)

Importancia del departamento de compras


Michel, C. (Autor Citado) explica la importancia del departamento de compras
de la siguiente manera:
El rea de Compras tiene una importancia sustantiva en las
empresas, esto sucede porque es el rea que articula las
necesidades de produccin de la empresa al proveerla de los
materiales que necesita para cumplir su tarea y
fundamentalmente, porque es el rea en la que se genera el
proceso de pagos, por lo tanto tiene gran incidencia en la
operatoria de la empresa. (p, 31)
Control de las compras
En un contexto empresarial, los encargados de cada departamento tienen la
obligacin de adoptar los resultados de las operaciones a su cargo,
comparndolas con los objetivos asignados y tomar debidamente las
decisiones oportunas para aumentar el grado de satisfaccin. (Michel, C.
Autor Citado, p. 31)
Por lo tanto se puede decir que un sistema de control persigue un
objetivo de eficacia para la empresa, es decir, concibe un instrumento para
mantenerla en condiciones ptimas de eficacia y que para llevar a cabo el
control de las compras es necesario conseguir los objetivos de toda ndole

dentro de las plazas oportunas, partir de una economa de medios y


mantener motivado el equipo humano implicado en su consecucin.
Evaluacin del departamento de compras
Michel, C. (Autor Citado) seala que:
Es importante poder medir la eficiencia de las distintas reas
o gerencias que tienen las organizaciones de una empresa
determinada, una de stas es el departamento de compras,
elemento a travs del cual se realizan muchos desembolsos
de dinero, para adquirir materiales o mercaderas necesarias
para el funcionamiento de la entidad. (p, 35)
La evaluacin es importante porqu permite a los directivos ver
comprobar la manera eficaz como realizar la labor, constatar si alcanzan los
objetivos que se fijaron, medir el trabajo del jefe de compras y su personal y
los resultados que se obtienen; permitindole al jefe de compras y a su gente
constatar los resultados y determinar la eficiencia de su dependencia a la
cual dirige.

BASES LEGALES
En la presente investigacin las bases legales estn conformadas por
un conjunto de normas jurdicas que fundamentan y sustentan el estudio y
estn vinculadas con el control interno de la administracin pblica.
Gmez, G. (2001) expresa lo siguiente:
A los fines de la implantacin del sistema de control interno
de los rganos y entidades, sern de obligatoria
consideracin y aplicacin, los reglamentos, resoluciones,
normas, manuales e instrucciones dictadas por la
Contralora General de la Repblica, en su carcter de
rgano rector del Sistema Nacional de Control Fiscal.(p, 68)
Las leyes consultadas fueron las siguientes:
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999), en sus
artculos del 287 al 289 dice que la Contralora de la Repblica es el rgano
que controla, vigila y fiscaliza los ingresos, gastos, bienes pblicos y bienes
nacionales, posee un contralor que es el encargado de llevar a cabo esta
gestin; inspecciona, fiscaliza y controla la deuda pblica.
Ejerce el control de gestin y evala el cumplimiento y resultado de las
decisiones y polticas pblicas de los rganos, entidades y personas jurdicas
del sector pblico sujetos a su control, relacionadas con sus ingresos, gastos
y bienes.
Artculo 287. La Contralora General de la Repblica es el
rgano de control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos,
gastos, bienes pblicos y bienes nacionales, as como de las
operaciones relativas a los mismos. Goza de autonoma
funcional, administrativa y organizativa, y orienta su
actuacin a las funciones de inspeccin de los organismos y
entidades sujetas a su control.

Artculo 289. Son atribuciones de la Contralora General de la


Repblica:
1. Ejercer el control, la vigilancia y fiscalizacin de los
ingresos, gastos y bienes pblicos, as como las operaciones
relativas a los mismos.
2. Controlar la deuda pblica, sin perjuicio de las facultades
que se atribuyan a otros rganos en el caso de los Estados y
Municipios, de conformidad con la ley.
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal (2001).
Esta Ley en sus artculos del 35 al 41 define y explica el control interno,
cul es su funcin, polticas y normas para que se lleve a cabo, y dicta los
mtodos especficos para el buen funcionamiento del sistema de control
interno en los organismos sujetos a esta ley.
Artculo 35. El control interno es un sistema que comprende
el plan de organizacin, las polticas, normas, as como los
mtodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u
organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera
y administrativa, promover la eficiencia, economa y calidad
en sus operaciones, estimular la observancia de las polticas
prescritas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y
metas.
Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal.
En sus artculos del 04 al 11, este reglamento detalla a los organismos y
entes pblicos el control de los gastos de la administracin central, por quien
debe ser dirigido y cules son los procedimientos que deben seguir para que
exista un buen funcionamiento de los mismos. Cabe destacar que la
universidad que es objeto de esta investigacin, es un ente pblico, por lo
tanto debe regirse por este reglamento.

Artculo 4. El control previo de los compromisos financieros


que proyecten celebrarlos organismos o entidades de la
Administracin Central, consistir en la verificacin del
cumplimiento de los requisitos establecidos en los numerales
1 al 5 del artculo 21 de la Ley, a los fines de emitir o negar
la certificacin prevista en la citada disposicin.
Dicho control se ejercer por el rgano de control interno del
respectivo organismo, de conformidad con lo previsto en la
Ley, en este Reglamento y en las normas y procedimientos
aplicables en la misma entidad. Podr, igualmente, ser
ejercido por la Contralora General de la Repblica, cuando
sta decida hacer uso de la facultad que le confiere el
artculo 147 de la Ley.
Artculo 5. El control previo de las rdenes de pago
consistir en la verificacin del cumplimiento de los
requisitos previstos en los artculo 23, numerales 1 al 5, y 24
de la Ley, y estar a cargo de los propios rganos de la
administracin que emitan rdenes de pago o de la
Contralora General de la Repblica, en el supuesto del
artculo 147 de la Ley. El control previo de las rdenes de
pago por concepto de avances atender a la naturaleza de
las mismas y a las disposiciones del Reglamento de la Ley
Orgnica de Rgimen Presupuestario sobre avances o
adelantos de fondos a funcionarios.
Ley Contra la Corrupcin
En sus artculos del 6 al 7, esta ley explica cmo prevenir la corrupcin y
salvaguardar el patrimonio, detalla los principios por las cuales

deben

regirse los funcionarios y empleados pblicos, tales como principios de


honestidad, transparencia, participacin, eficiencia, eficacia, legalidad,
rendicin de cuentas y responsabilidad.
Artculo 6. En la administracin de los bienes y recursos
pblicos, los funcionarios y empleados pblicos se regirn
por los principios de honestidad, transparencia, participacin,
eficiencia, eficacia, legalidad, rendicin de cuentas y
responsabilidad.
Artculo 7. Los funcionarios y empleados pblicos deben
administrar y custodiar el patrimonio pblico con decencia,
decoro, probidad y honradez, de forma que la utilizacin de
los bienes y el gasto de los recursos que lo integran, se haga

de la manera prevista en la Constitucin de la Repblica


Bolivariana de Venezuela y las leyes, y se alcancen las
finalidades establecidas en las mismas con la mayor
economa, eficacia y eficiencia.
Ley de Contrataciones Pblicas
En sus artculos del 1 al 3, detalla y explica el objeto que tienen los
funcionarios y entes pblicos de regular la actividad propia de cada ente
pblico de la nacin para la adquisicin de sus bienes, prestacin de
servicios, ejecucin de sus obras y asegurar su transparencia, as mismo,
detalla quienes son los entes sujetos a esta ley, incluyendo a las
universidades pblicas, que es el ente objeto de esta investigacin.
Artculo 1.El presente decreto con rango, valor y fuerza de
ley, tiene por objeto regular la actividad del estado para la
adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de
obras, con la finalidad de preservar el patrimonio pblico,
fortalecer la soberana, desarrollar la capacidad productiva y
asegurar la transparencia de las actuaciones de los rganos
y entes sujetos al presente decreto con rango, valor y fuerza
de ley, de manera de coadyuvar al crecimiento sostenido y
diversificado de la economa.
Artculo 2. Las disposiciones del presente decreto con rango,
valor y fuerza de ley se desarrollarn respetando los
principios de economa, planificacin, transparencia,
honestidad, eficiencia, igualdad, competencia, publicidad y
debern promover la participacin popular a travs de
cualquier forma asociativa de produccin.
Artculo 3. El presente decreto con rango, valor y fuerza de
ley, ser aplicado a los sujetos que a continuacin se
sealan:
1. Los rganos y entes del Poder Pblico Nacional, Estadal,
Municipal, Central y Descentralizado.
2. Las Universidades Pblicas.
3. El Banco Central de Venezuela.
4. Las asociaciones civiles y sociedades mercantiles en las
cuales la Repblica y las personas jurdicas a que se
contraen los numerales anteriores tengan participacin, igual
o mayor al cincuenta por ciento (50%) del patrimonio o
capital social respectivo.

5. Las asociaciones civiles y sociedades mercantiles en cuyo


patrimonio o capital social, tengan participacin igual o
mayor al cincuenta por ciento (50%), las asociaciones civiles
y sociedades a que se refiere el numeral anterior.
6. Las fundaciones constituidas por cualquiera de las
personas a que se refieren los numerales anteriores o
aquellas en cuya administracin stas tengan participacin
mayoritaria.
7. Los Consejos Comunales o cualquier otra organizacin
comunitaria de base que maneje fondos pblicos.
El procedimiento que debe llevar un ente u organismo pblico para
contratar obras es, una vez que hay la necesidad de adquirir un bien,
contratar un servicio o ejecutar una obra, nos lleva a la planificacin para
elaborar un proyecto que solvente la necesidad existente, con todas las
especificaciones tcnicas que se requieren y cuando ya se tiene el proyecto
se inicia el proceso de seleccin de contratista y es cuando se aplica ley de
Contrataciones pblicas
Dentro de las razones que justificaron la necesidad de creacin de la
ley de Contrataciones Pblicas estn:
Crear reglas transparentes que promuevan la capacidad productiva con
responsabilidad social, dar agilidad a los procesos de contratacin y
promover el desarrollo de las actividades sociales, la regulacin de los
tiempos de cada modalidad de contratacin, dar prioridad a las PYME,
cooperativas y otras formas asociativas en las modalidades de seleccin de
contratistas, la modificacin de los rangos cuantitativos de las unidades
tributarias para las modalidades de contratacin, la creacin del compromiso
de responsabilidad social y la inclusin de los consejos comunales.
La Ley de Contrataciones pblicas en sus Artculos del 4 al 6, detalla y
explica las exclusiones, exclusiones de las modalidades de seleccin y las
definiciones de los Contratistas, rgano o Ente Contratante, contrato entre
otros.
En su Captulo II, Artculos del 21 al 25, establece como es el Sistema
Nacional de Contrataciones explicando cmo debe ejercer la autoridad

tcnica en la materia regulada de Decreto con Rango, Valor y Fuerza de la


Ley, detallando el procedimiento a seguir para la adquisicin requerida en
materia de Contrataciones.
En el mismo Capitulo II, en sus Artculos 26 al 35, define y explica
cules son los pasos que deben seguir el rgano o Ente Contratante para
registrarse en el Registro Nacional de contratistas, especficamente en el
Articulo 29 explica la obligacin de la inscripcin para poder entrar en el
proceso, as mismo, detalla el objeto, funciones y dependencias, tambin se
explica que recursos administrativos se deben seguir en el caso de que la
inscripcin fuese negada, especficamente en su Artculo 32.
Artculo 29.Obligacin de Inscripcin. Para presentar ofertas
en todas las modalidades regidas por el presente Decreto
con Rango, Valor y Fuerza de Ley, cuyo monto estimado
sea superior a cuatro mil Unidades Tributarias (4.000 U.T.)
para bienes y servicios, y cinco mil Unidades Tributarias
(5.000 U.T.) para ejecucin de obras, los interesados deben
estar inscritos en el Registro Nacional de Contratistas. La
inscripcin en el Registro Nacional de Contratistas no ser
necesaria, para aquellos interesados en participar en la
modalidad
de
Concurso
Abierto
Anunciado
Internacionalmente; as como tambin, para los que presten
servicios altamente especializados de uso espordico;
pequeos productores de alimentos o productos bsicos
declarados como de primera necesidad.
Artculo 32. Recursos por Negacin de la Inscripcin
Cuando la inscripcin fuere negada, o cuando el solicitante
est inconforme con la clasificacin que se le haya
asignado, puede recurrir el acto de conformidad con la ley
que regule la materia de procedimientos administrativos.
En el Titulo III, Captulo I, se explica y detalla las Modalidades de
Seleccin y de Contratistas, tales como: prohibicin de fraccionamiento,
estimacin de montos para contratar, presupuesto base, sistema referencial
de precios, valor aplicable de la Unidad Tributaria, delegaciones, pliego de
condiciones, los plazos, de modificaciones, aclaratoria y manifestacin de
voluntad, apertura de los sobres, entre otros pasos que se deben seguir para
las Modalidades de Seleccin y Contratistas.

Y por ltimo en el Captulo V, en sus Artculos 73 y 74 establece la


consulta de precios y la cantidad de cotizaciones a solicitar para la
adquisicin de bienes y prestacin de servicios, explica que se deben realizar
al menos tres ofertas para realizar dicho requerimiento.
Artculo 73. Procedencia de la consulta de precios
Se puede proceder por Consulta de Precios:
1. En el caso de adquisicin de bienes o prestacin de
servicios, si el contrato a ser otorgado es por un precio
estimado de hasta cinco mil unidades tributarias (5.000 UT.)
2. En el caso de ejecucin de obras, si el contrato a ser
otorgado es por un precio estimado de hasta veinte mil
unidades tributarias (20.000 UT.).
Adicionalmente, se proceder por Consulta de Precios,
independientemente del monto de la contratacin, en caso de
obras, servicios o adquisiciones de bienes, que por razones
de inters general deban ser contratados y ejecutados en un
plazo perentorio que se determinar de acuerdo a la
naturaleza del plan excepcional aprobado por el Ejecutivo
Nacional.
En aquellos casos que los Planes Excepcionales sean
propuestos por los rganos de la administracin pblica
nacional, debern contar con la revisin previa de la Comisin
Central de Planificacin, antes de ser sometido a
consideracin del Ejecutivo Nacional.
Artculo 74. Solicitud de cotizaciones
En la Consulta de Precios se deber solicitar al menos tres (3)
ofertas; sin embargo se podr otorgar la adjudicacin si
hubiere recibido al menos una de ellas, siempre que cumpla
con las condiciones del requerimiento y sea conveniente a los
intereses del rgano o ente contratante.

Sistema de variables
En toda investigacin, es necesario tener presente cuales son las
variables que se van a medir y la manera en que se harn; por tal motivo es
que las variables deben ser susceptibles de medicin, es decir, las variables
pueden ser definidas conceptual y operacionalmente. La definicin
conceptual es de ndole terica, mientras que la operacional parte de las

bases de medicin y la definicin de los indicadores, de all que las variables


deben sealar su dimensin y por su puesto sus indicadores, a tal efecto,
Arias, F. (2007) sostiene que:
Una variable es una cantidad susceptible de cambios y un
sistema de variables consistente, por lo tanto, en una serie de
caractersticas para estudiar, definidas de una manera
operacional, es decir, en funcin de sus indicadores o unidades
de medida, de la variable independientemente es la causa o
hecho que produce un fenmeno, la variable dependiente es la
que representa el efecto del fenmeno estudiado. (p. 87)
En relacin a esta definicin, es importante sealar que las variables
pueden ser dependientes e independientes, segn sea el caso que lo amerite
y las mismas deben ir acompaadas con sus respectivos indicadores que
faciliten medicin o cuantificacin.

Operacionalizacin de las variables


Cuadro N 1

Objetivo General: Evaluar el control interno administrativo del proceso de


compras de servicios, en el Departamento de Compras de Servicios de la
Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG) en Puerto Ordaz,
Estado Bolvar, en el segundo semestre del ao 2012.
Objetivos Especficos

Describir

Variables

los Procedi-

procedimientos

Fuentes

Indicadores

Manual de Observacin

mientos de Compras

dentro del marco Control


legal vigente para Interno

y Procedi-

Directa
Revisin

de mientos
Documental
la realizacin de de
las de
la
las compras de compras
UNEG
servicios en la UNEG.
Reglamen
UNEG,

en

el

to

de

tems

Aplicacin

Personal del

Departamento

de

Compras de
Servicios de
la UNEG.

la

segundo semestre

Direccin

del ao 2012.

de
Auditoria
Interna de
la UNEG

Revisar

la LiniamienDepartam Procedimienaplicacin de los tos,


de ento
de tos
procedimientos de Control
Compras

mento

control

Compras de

interno Interno
administrativo para en
el

proceso

compras
servicios

en

de de
el Servicios

Aplicados.

Control

de departade
la Interno.
de mento
de UNEG.
el compras de

Personal del
Departade

Servicios de
la UNEG.

departamento

de servicios de Direccin

compras

de la UNEG.

servicios

de

de
Auditoria

la

Interna de

UNEG

la UNEG.
Evaluar

las Evaluacin
del del

debilidades
procedimiento
compras

Observaci

n
de Procedimien Directa.
de to
de

Departamento

el Compras de Revisin
Documende Servicios.

Compras

de

servicios

en

Encuesta

Personal del

(Cuestionario)

Departa-

Control
Debilidades

tal.

mento

de

Compras de
Servicios de
la UNEG.

Servicios respecto Evaluacin


a las normas de del Control
control

interno Interno

administrativo
la UNEG.

de Administrativo.

Fuente: Propia del Autor.

Definicin de trminos bsicos


Compras: El costo de las mercancas que compra una empresa para
revenderlas a los clientes en el curso normal de los negocios.
(www.monografias.com).
Control: Proceso por medio del cual las actividades de una organizacin
quedan ajustadas a un plan preconcebido de accin y el plan se ajusta a las
actividades de la organizacin. (Kother,(1989) p.122.

Control interno: Comprende el plan de organizacin de todos los


procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y la
confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las
exigencias ordenadas por la gerencia. (www.monografias.com).
Eficacia: Virtud, fuerza y poder para obrar. La eficacia es una cualidad que
debe tener tanto el sistema de control interno como la auditoria interna.
(Cepeda, (1999), p. 228.
Evaluacin: Valoracin del sistema de control interno, para conocer su
grado de desarrollo, operatividad y eficacia. Cepeda, (1997), p.229.
Factura. Documento que muestra el carcter, la cantidad, el precio, las
condiciones, la forma de entrega y otras particularidades de las mercancas
vendidas o de servicios prestados. (Kohler, (1999), p. 249.
Procedimiento: Son planes por medio de los cuales se establece un
mtodo, para el manejo de actividades futuras.

CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
En la presente evaluacin el marco metodolgico comprende los
mtodos, estrategias y procedimientos por medio de los cuales se desarroll
la investigacin, incluyendo el tipo y diseo de investigacin, poblacin y
muestra, tcnicas para la recoleccin de datos planificadas y el
procesamiento de datos, relacionados con la formulacin del problema y con
la finalidad de lograr los objetivos de la investigacin.
Hurtado, J. (2008) explica la metodologa de la siguiente manera: la
metodologa es el rea del conocimiento que estudia los mtodos generales
de las disciplina cientfica. La metodologa incluye los mtodos, las tcnicas,
las estrategias y los procedimientos que utilizara el investigador para lograr
los objetivos. (p. 75)
Tipo de Investigacin
De acuerdo al planteamiento del problema y a los objetivos propuestos
el tipo de investigacin es de campo, los datos fueron recolectados
directamente

de

la

empresa

donde

se

efecto

la

investigacin,

especficamente en el Departamento de Compras de Servicios de la UNEG, y


se realiz una evaluacin de los procedimientos de control interno
administrativo utilizados y aplicados en el proceso de compras de servicios,
durante el segundo semestre del ao 2012, con el objeto de describir y
analizar el problema planteado en la investigacin, por lo tanto los datos son
de fuentes primarias sin ser modificados, estableciendo una interaccin entre
el objeto de estudio y la realidad.

Canales (1996) detalla que: Hay diferentes tipos de investigacin, los


cuales se clasifican segn distintos criterios" (p. 53).
En este sentido Sabino, C. (2002), define la investigacin de campo de la
siguiente manera:
La investigacin de campo se basa en informaciones o
datos primarios, obtenidos directamente de la realidad. Su
innegable valor en que a travs de ellos el investigador
pude cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se
han conseguido sus datos, haciendo posible su revisin o
modificacin en el caso en que surjan dudas.(p 67).
Nivel de la investigacin
El tipo de investigacin de acuerdo al diseo del trabajo de campo y el
grado de profundidad, es de tipo descriptiva, por ser una investigacin donde
se realiz una Evaluacin del Control Interno Administrativo del Proceso de
Compras de Servicios, se describieron los procedimientos que caracterizan
los mtodos usados, lo que permiti realizar el anlisis con el objeto de
interpretar los resultados, en funcin de las respuestas obtenidas por el
problema planteado en la investigacin.
Sabino, C. (Autor Citado) explica que:
Siempre que se trate de una investigacin donde el objetivo
que se persigue es describir, evaluar y analizar los hechos
reales que se presentan a lo largo de la investigacin, se
est desplegando bajo un nivel descriptivo, seala acerca
del nivel descriptivo lo siguiente: Las investigaciones
descriptivas utilizan criterios sistemticos que permiten
poner de manifiesto la estructura o el comportamiento de los
fenmenos en estudio, proporcionando de ese modo la
informacin sistemtica y comparable con la de otras
fuentes. (p. 26)

Poblacin y Muestra
Poblacin
La poblacin constituye el objeto de la investigacin, es el centro de la
misma y de ella se extrae la informacin requerida para su respectivo
estudio.
Levin y Rubin, (1996) definen la poblacin de la siguiente manera Una
poblacin es un conjunto de todos los elementos que estamos estudiando,
acerca de los cuales intentamos sacar conclusiones. (p. 34)
Segn Hurtado, (2000): La poblacin de una investigacin est constituida
por el conjunto de seres en los cuales se va a estudiar la variable o evento, y
que adems comparten, como caractersticas comunes, los criterios de
inclusin. (p.39)
El universo es el conjunto de objetos o unidades respecto de los cuales
se formula la pregunta de la investigacin. Las unidades pueden ser finitas o
infinitas en nmero.
En este sentido, la poblacin del presente estudio est representada por
el personal del Departamento de Compras de Servicios de la UNEG,
equivalente a 3 personas, as como tambin todos aquellos registros y
transacciones vinculadas al control interno administrativo del proceso de
compras en el segundo semestre del ao 2012, de all se tom toda la
informacin y especificaciones dieron origen a los datos que se manejaron
en la investigacin, considerndose as una poblacin finita.

Muestra
La muestra constituye la parte de la poblacin, objeto de estudio, es
decir, es un conjunto de unidades de una poblacin total, que representa la
conducta del universo total.
Hernndez, S. (2002), seala que la muestra constituye una parte o
subconjunto de la poblacin en la que se supone estn presentes las
caractersticas que identifican la totalidad de la poblacin... (p.25)
Cadenas, (1974) define: Una muestra debe ser definida en base de la
poblacin determinada, y las conclusiones que se obtengan de dicha
muestra solo podrn referirse a la poblacin en referencia... (p. 36)
En el presente caso de estudio, la muestra est representada por el
100% de la poblacin, es decir la muestra es igual a la poblacin. Los
instrumentos se aplicaron a las tres (3) empleadas del Departamento de
Compras de Servicios involucradas con el control interno administrativo para
el proceso de compras, en el segundo semestre del Ao 2012.
Tcnicas e instrumentos para la recoleccin procesamiento y anlisis
de datos.
En todo proceso de investigacin se requiere del uso de diversas
tcnicas e instrumentos que le permitan al investigador obtener toda la
informacin o datos que requiere para el desarrollo del mismo. Para el logro
de los objetivos planteados en la presente investigacin, se aplicaron como
tcnicas para la recoleccin de informacin y datos los siguientes
instrumentos:

Encuesta escrita

Revisin documental

Observacin directa

Tcnicas
Segn Sabino, C.(citado) define las tcnicas de recoleccin de datos como:
Cualquier recurso de que pueda valerse el investigador para acercarse a
los fenmenos y extraer de ellos informacin... (p.129)
Encuesta
La encuesta aplicada de manera escrita permite obtener informacin
inmediata, y se utiliz un cuestionario de preguntas como instrumento para la
aplicacin de la misma, que estar relacionado con las normativas legales
aplicadas en el Control Interno Administrativo del Proceso de Compras de
Servicios, con el objetivo general y los objetivos especficos de la
investigacin.
Garca, F. (1993) define la encuesta as: Una encuesta es una investigacin
realizada sobre una muestra de sujetos representativa de un colectivo ms
amplio, utilizando procedimientos estandarizados de interrogacin con
intencin de obtener mediciones cuantitativas de una gran variedad de
caractersticas objetivas y subjetivas de la poblacin. (p. 63)
Revisin documental
Otra tcnica que se utiliz para la recoleccin de datos es la revisin
documental, con la finalidad de recopilar informacin vinculada directamente
con la investigacin.
Latorre, Rincn y Arnal (2003, pg. 58) a partir de Ekman (1989)
definen la revisin documental como el proceso dinmico que consiste
esencialmente en la recogida, clasificacin, recuperacin y distribucin de la
informacin.

Observacin Directa
La observacin directa fue implementada con la finalidad de verificar
los procedimientos utilizados por la UNEG para el Control Interno
Administrativo del Proceso de Compras de Servicios.
Sabino, C. (2002) dice que: La observacin directa puede definirse con el
uso sistemtico en bsqueda de los datos que necesitan para resolver un
problema en el entorno donde se da la investigacin. (p.146)
Instrumentos
Tal como describe Ballestrini, M. (2008), un instrumento de recoleccin
de datos es cualquier recurso del que se vale el investigador para
acercarse a los fenmenos y extraer de ellos la informacin. (p. 139). Para
este estudio el instrumento aplicado se bas en el cuestionario.
Cuestionario
El cuestionario, segn Arias, F. (2008), Es la modalidad de encuesta
que se realiza de forma escrita mediante un instrumento o formato en papel
contentivo de una seria de preguntas. Se le denomina cuestionario auto
administrativo porque debe ser llenado por el encuestado, sin intervencin
del encuestador. (p.74).
Para la recoleccin de datos, se aplicaron las tcnicas e instrumentos
antes mencionados a una poblacin de tres (3) personas directamente
relacionadas con el estudio objeto de investigacin del Departamento de
Compras de Servicios de la UNEG en el segundo semestre del Ao 2012; el
Cuestionario fue verificado y revisado por el Tutor de esta Investigacin, el
Licenciado Jos Fuenmayor, validndolo para su debida aplicacin.

Posteriormente, una vez obtenidos los datos de la revisin


documental, se proces utilizando el anlisis y sntesis, con el propsito de
esquematizar la informacin relevante para el cumplimiento de los objetivos
de la investigacin. Los datos obtenidos de

la observacin directa y la

aplicacin de la encuesta se procesaron utilizando mtodos estadsticos de


frecuencias y porcentajes, revelando la informacin mediante el uso de
grficos y cuadros que permitan simplificar la informacin para seguidamente
realizar el anlisis y lograr los objetivos planteados.
Fuentes de Informacin
Este proyecto de trabajo de grado, est basado como una investigacin
de fuentes primaria, ya que la misma se recolect directamente del proceso
de control interno administrativo de las compras de servicios en el
Departamento de Compras de Servicios de la UNEG, en el segundo
semestre del ao 2012 .
Tcnicas de procesamiento y anlisis de datos
Una vez cumplida la fase de recoleccin de datos es importante realizar
la siguiente actividad que consiste en la tabulacin, ordenamiento,
procesamiento y anlisis de la informacin, con la finalidad de presentar los
resultados de la investigacin.
El anlisis de los datos no es una tarea que se improvisa, sino que surge
ms del marco terico trazado que de los datos concretos obtenidos (en
cuanto a su estructura y pautas generales). Las tcnicas de anlisis que se
utilizaron para realizar la interpretacin de los datos y los resultados de la
presente investigacin, es el anlisis cuantitativo y cualitativo.

Anlisis cuantitativo
Esta tcnica result esencial para esta investigacin, permiti obtener
conocimientos bsicos con respecto a la teora para el desarrollo y solucin
del problema planteado. Una vez recopilado los datos, se procedi a
clasificarlos para su respectivo estudio e interpretacin.
Segn Sabino C. (2007), sostiene que:
El anlisis cuantitativo se define como toda informacin numrica
resultante de la investigacin. Esta luego del procedimiento
sufrido, se nos presentar como un conjunto de cuadros, tablas y
medidas a las cuales habr que pasar en limpio calculando sus
porcentajes y otorgndoles formas definidas. (p. 171)
Anlisis cualitativo
Se aplic esta tcnica para el anlisis de los datos, a travs del diseo
de cuadros y grficos para determinar los porcentajes de frecuencias y
evaluando los resultados obtenidos. Para ello, se tomaron los datos
obtenidos en la encuesta realizada al personal involucrado en el
procedimiento en estudio.
Procedimientos de la investigacin
Para llevar a cabo esta investigacin fue necesario cumplir con serie de
pasos, de forma lgica y secuencial, dentro de las cules se destacaron las
siguientes:
1. Se realiz un levantamiento de informacin con el propsito de
obtener el conocimiento del proceso de compras de servicios en el
Departamento de Compras de Servicios de la UNEG para evaluar el
control interno administrativo aplicado.

2. Se efectuaron encuestas y cuestionarios sobre la estructura del control


interno administrativo para el proceso de compras de servicios de la
UNEG.
3. Se evalu la eficiencia y operatividad del control interno manejado por
UNEG.
4. Se realiz un informe de la evaluacin efectuada al control interno
administrativo del proceso de compras de servicios de la UNEG el cual
refleja las observaciones, las causas, el efecto y las recomendaciones
que atenan las debilidades planteadas.

CAPTULO IV
ANLISIS Y PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS

Anlisis de los resultados de la evaluacin


El anlisis de los resultados se llev a cabo a travs de un proceso de
descripcin de los datos numricos y porcentuales que se evidenciaron para
cada una de las preguntas que se realizaron en el instrumento aplicado. En
funcin de la descripcin realizada, se procedi a relacionar los resultados
obtenidos con todos los aspectos de la variable en estudio. Se realiz un
anlisis de tipo descriptivo que consiste en reflejar los resultados
porcentuales referidos a cada alternativa contenida en el instrumento
aplicado. Se procedi a establecer relaciones con los resultados observados
y los aspectos globales de las variables.
Segn Ballestrini, M. (2008) El propsito del anlisis es resumir

las

observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a


las interrogantes de la investigacin (p.230)
Los resultados que se obtuvieron a travs de la revisin documental en la
Direccin de Auditoria Interna y la aplicacin de la encuesta, fueron
analizados e interpretados para obtener la distribucin porcentual que
permitieron analizar grficamente las preguntas realizadas a la poblacin
objeto de estudio, que en este caso corresponde al Personal que labora en el
Departamento de Compras de Servicios de la Universidad Nacional
Experimental de Guayana.

Descripcin de los procedimientos dentro del marco legal vigente, para


la realizacin de las compras de servicios en la Universidad Nacional
Experimental de Guayana UNEG.
En el Manual de Compras y Procedimientos de la UNEG, se describe paso a
paso el proceso para la adquisicin de las Compras de bienes o servicios,
permitindole al Personal tener la herramienta fundamental para realizar el
proceso, el cual se detalla a continuacin los aspectos relevantes a esta
investigacin:
Segn

Resolucin

CU-0-16-827.

(2007)

Manual

de

Compras

Procedimientos de la Universidad Nacional Experimental de Guayana


(UNEG) describe lo siguiente:
Objetivo:
El objetivo de este Manual es establecer los criterios, definiciones y
procedimientos que intervienen en las operaciones de adquisiciones de
bienes, obras y servicios que realiza la universidad, con el objeto de
identificar las acciones relacionadas con la administracin, guarda y custodia
de los mismos de conformidad con la normativa legal vigente.
Normas especficas:
Del sistema de compras:
El sistema de compras de servicios debe estar conformado por lneas
del suministro, las cuales pueden corresponder a una o ms partidas
sub-especficas de presupuesto de la institucin.
Los artculos deben estar clasificados de acuerdo al cdigo del
catlogo de compras del estado (CCCE).

Toda vez que la informacin este validada con la coordinacin de


planes operativos, el Departamento de Compras respectivo, deber
verificar con las unidades ejecutoras las especificaciones tcnicas del
bien o servicio, para proceder a elaborar la requisicin macro por lnea
de suministro.
De las cotizaciones:
El Departamento de Compras solicitar a los proveedores de Bienes,
Servicios y Obras, al menos tres (3) cotizaciones. La seleccin se
realizara tomando en cuenta el cumplimiento de criterios contenidos
en los requerimientos.
Las cotizaciones debern consignarse en formato digital y/o fsico.
De los proveedores.
El Departamento de Compras de Servicios deber mantener
actualizado el registro interno de proveedores.
El Departamento de Compras de Servicios deber promover la
inscripcin de los proveedores en el registro interno de la universidad
a travs de la prensa local y/o regional.
Los proveedores debern presentar la solicitud de inscripcin
acompaada de la copia de la documentacin siguiente:

Copia certificada del Acta Constitutiva Del Registro Mercantil.

Identificacin de los representantes legales de la empresa.

Solvencias municipal, INCE, IVSS y laboral.

RIF y NIT.

Ultima declaracin de impuesto sobre la renta.

Inscripcin en el Registro Nacional De Contratistas (RCN)


actualizada.

De la evaluacin de los proveedores:


El Departamento de Compras de Servicios deber remitir a la
Direccin de Compras del Estado el desempeo de los proveedores
contratados a los quince (15) das de haber transcurrido cada
trimestre.
De las compras de emergencia:
Para efectos de este procedimiento, se entendern como compras de
emergencia, aquellas adquisiciones de bienes y servicios ocasionados
por imprevistos que puedan afectar: el normal desenvolvimiento de
una actividad o proceso en plena ejecucin, que atente contra la
integridad fsica de las personas e instalaciones, afecte el suministro
de

servicios

bsicos

como

electricidad,

agua,

aseo

telecomunicaciones, obstaculice la ejecucin de procesos crticos de


la institucin, cuya causas no sean imputables a fallas o falta de
mantenimiento y ocasionados por factores externos a la institucin.
De la evaluacin del proceso de Adquisiciones:
El

Departamento

de

Compras

de

Servicios

debe

solicitar

peridicamente a las unidades ejecutoras la evaluacin de las


adquisiciones a los fines de superar las debilidades detectadas
La Direccin de Auditora se encargar de los aspectos ms
importantes al momento de la post revisin, como es la verificacin de
las tres cotizaciones, referente a los costos, al plan de entrega y la
calidad de lo comprado, tal fuese el caso que lo amerite.

Por esta razn las compras deben planificarse y presupuestarse con la


debida anticipacin, de modo de poder disponer de los bienes o
servicios comprados, en el momento en que se requieran. (p.4 y 5).

Revisin de la aplicacin de los procedimientos para el proceso de


compras de servicios en el Departamento de Compras de Servicios de
la UNEG.
El Procesamiento de Adquisicin de Servicios, est contenido en el Manual
de Compras y Procedimientos de la UNEG, el cual se detalla a continuacin:
Unidad Solicitante:
1- Realiza la Descripcin de los servicios requeridos al momento de
elaborar el plan operativo anual.
Departamento de Compras de Servicios:
2- Verifica el plan de servicios e informa a la unidad solicitante el inicio
del proceso de ejecucin del plan.
3- Consulta a la unidad solicitante las especificaciones y caractersticas
del servicio.
4- Selecciona los proveedores de acuerdo a los siguientes parmetros:
Razn social, Capital, Experiencia, Informacin Legal y Decreto 4.000
y 3.798.
5- Solicita el formato F-3302-001-7 Requisicin de Servicio a la unidad
solicitante.
Unidad Solicitante:
6- Entrega el formato F-3302-001-7 Requisicin de Servicio con las
especificaciones y precios estimados del mismo.

Departamento de Compras de Servicios:


7- Monto superior a las mil cien unidades tributarias (1100)?
SI: Se enva al Comit de Licitaciones.
NO: Continua al paso 8.
8- Consulta a la unidad solicitante si se requiere visita tcnica de
proveedores.
SI: Contina el paso 22
NO: Contina paso 9
9- Solicita cotizacin de servicios a los proveedores e indica que deben
incluir en la misma el valor agregado nacional (VAN), la responsabilidad
y compromiso social y anexar planilla de solvencia laboral.
10- Recibe cotizaciones con el valor agregado (VAN) la responsabilidad y
compromiso social incluido y planilla de solvencia laboral y remite a la
unidad solicitante a fin de que se realice el respectivo Informe de
Opinin Tcnica F-3302-001-6 de las Cotizaciones.
Unidad Solicitante:
11- Elabora Informe de Opinin Tcnica F-3302-001-6 y remite al
Departamento de Compras de Servicios.
Departamento de Compras de Servicios:
12- Elabora

formato

Orden

de

Compra

F-3302-001-2,

remite

al

Departamento de Ejecucin Presupuestaria, conjuntamente con las


cotizaciones recibidas e Informe de Opinin Tcnica F-3302-001-6.
Departamento Formulacin Presupuestaria:
13- Imputa el gasto, devuelve al Departamento de Compra de Servicios el
original y dos copias de la orden de compra con documentos anexos y
archiva copia 3 para su control.

Departamento de Compras de Servicios:


14- Comunica al proveedor seleccionado y al no seleccionado.
15- Remite original de la orden de compra al proveedor.
16- Informa va correo electrnico a la unidad solicitante, indicando el
proveedor seleccionado.
17- Requiere anticipo?
NO: Informa al proveedor que debe firmar una carta aval donde renuncie
al otorgamiento del anticipo.
SI: Notifica al proveedor que debe presentar fianza de anticipo en un
lapso no mayor de 5 das hbiles, conjuntamente con un recibo por el
monto de la cantidad solicitada en anticipo.
18- Solicita al proveedor la presentacin de una fianza de fiel cumplimiento
en un lapso no mayor de 5 das hbiles. Nota: Si el proveedor no
presenta la fianza se retiene el 10% del monto de la orden de compra
por un lapso convenido entre las partes.
19- Remite al Departamento de Cuentas por Pagar el recibo de anticipo,
fianza de anticipo y fianza de fiel cumplimiento.
20- Remite a la unidad solicitante F-3302-001-3 Evaluacin del Proveedor
Unidad Solicitante:
21-Supervisa la ejecucin del servicio y finalizada la prestacin del mismo,
emite visto bueno, conforma la factura y remite al Departamento de
Compra de Servicios conjuntamente con el F-3302-001-3 Evaluacin de
Proveedores.
Departamento de Compras de Servicios:
22-Recibe, conforma y remite la factura a la Direccin de Administracin
para la elaboracin del cheque del proveedor.
23-Abre expediente fsico para su archivo y control con los siguientes
documentos:

Requisicin del Plan de Compras


Solicitudes de cotizaciones
Ofertas de proveedores
Anlisis de ofertas
Copia de la orden de compra
Copia de comprobante de pago
24-Remite a la unidad solicitante formato F-3302-001-5 Evaluacin del
Servicio/Bien Suministrado, a fin de determinar el grado de satisfaccin
del usuario con relacin al servicio recibido.
Si el servicio requiere visita tcnica del proveedor
25-Acuerda con la unidad solicitante la fecha de realizacin de la visita
tcnica.
26-Ubica

los

proveedores

de

acuerdo

las

caractersticas

especificaciones tcnicas del servicio solicitado.


27-Comunica a los proveedores la fecha, hora para realizar la visita tcnica
y solicita requisitos legales.
28-Realiza la visita tcnica conjuntamente con el proveedor, llena formato
F-3302-001-4 Acta de Visita Tcnica, elabora requisicin de servicio
definitiva y remite al Departamento de Compras de Servicios.
Nota: De no recibir ningn presupuesto el Departamento de Compra de
Servicios podr repetir nuevamente el proceso de llamado de proveedores.
29- Continuara al paso N 19 de este procedimiento.
Duracin del Proceso Administrativo de la Compra de un Servicio.
a) Verificacin del Plan y determinacin de las especificaciones del
servicio con la Unidad Solicitante. (2 das)
b) Llamado de Proveedores. (2 das)
c) Recepcin de presupuestos y/o Cotizaciones. (3 das)
d) Elaboracin de informe de opinin tcnica por parte de la unidad
solicitante. (2 das)

e) Elaboracin de la orden de compra. (1 da)


f) Entrega de fianzas por parte de los Proveedores (5 das)
Tiempo promedio del proceso Administrativo de las Compras de
Servicios: 15 das hbiles.

Revisin del Informe Emitido por la Direccin de Auditoria Interna de la


UNEG sobre los procesos de compras de servicios.
De acuerdo al Informe realizado por la Direccin de Auditoria Interna en el
mes de Octubre del Ao 2012 se obtuvo las siguientes observaciones que se
enumeran a continuacin:
1- Se han realizado compras de servicios que no son consideradas como
compras de emergencias, que poseen una sola cotizacin, no realizando las
diferentes solicitudes de ofertas de servicios que se deben evaluar para
poder escoger la cotizacin adecuada.
2 - Se aplican adjudicaciones directas e inmediatas, debido a la adquisicin
del servicio con urgencia.
En el mismo Informe se presentan las siguientes Recomendaciones:
1

Con el objetivo de proteger y evitar debilidades en el proceso de

compras de servicios se debe cumplir con el Manual de Compras y


Procedimientos a fin de no incumplir con la normativa de la universidad.
2 No aplicar adjudicaciones directas sin previa revisin y Autorizacin del
Consejo Administrativo.

Durante a la revisin

documental y observacin directa realizada en el

Departamento de Compras de Servicios se evidenci las actividades que


realizan y se pudo determinar las modalidades de compras llevadas a cabo,
tal como se detallan en el Cuadro N 2:
Cuadro N 2
Compras de Servicios por Modalidades
Periodo: II Semestre del Ao 2012.
MODALIDADES

Cantidad

Porcentaje %

Compras de Emergencias

21%

Compras por Adjudicaciones Directas

21%

Compras por Concurso Cerrado

11

58%

TOTALES

19

100%

En el segundo semestre del Ao 2012 en el Departamento de Compras de


Servicios se realizaron diecinueve (19) compras, de los cuales cuatro (4)
fueron compras de emergencias, que representan el 21% del total, cuatro (4)
por adjudicaciones directas, representando el 21% y Once (11) compras por
concurso cerrado representando el 58%.
Es importante destacar que en algunos casos no se consideraron las tres (3)
cotizaciones como mnimo que exige la Ley de Contrataciones Pblicas y el
Manual de Compras y Procedimientos de la UNEG, debido a la falta de
participacin de los proveedores en estos procesos, aun cuando se le enva
la solicitud de cotizacin a doce (12) y hasta quince (15) proveedores,
responden solo cinco (5) o nueve (9), presentando oferta uno (1) o dos (2)
de los proveedores..

Cuestionario aplicado al personal que labora en el Departamento de


Compras de Servicios de la UNEG.
Cuadro N 3
Conoce usted cual es el procedimiento del proceso administrativo
para realizar las compras de servicios en la UNEG?
ALTERNATIVA

FRECUENCIA

PORCENTAJE

SI

33%

NO

67%

TOTAL

100%

Fuente: Propia del Autor. Cuestionario aplicado al personal que labora en el


Departamento de Compras de Servicios de la UNEG.
Grfico N 1

Distribucin absoluta y porcentual del Cuadro N 3.


Segn cifras arrojadas, se refleja que el 67% de la poblacin encuestada
respondi que No conoce los procedimientos administrativos de compras de
servicios, por lo tanto el Departamento de Compras de Servicios solo el 33%

conoce el Manual de Compras y Procedimientos donde se establecen los


lineamientos necesarios para realizar las compras de servicios.
Cuadro N 4
Considera usted correcto el manejo del Manual de Compras y
Procedimientos que se aplica en la UNEG para la adquisicin de las
compras de emergencias?
ALTERNATIVA

FRECUENCIA

PORCENTAJE

SI

67%

NO

33%

TOTAL

100%

Fuente: Propia del Autor. Cuestionario aplicado al personal que labora en el


Departamento de Compras de Servicios de la UNEG.
Grfico N 2

Distribucin absoluta y porcentual del Cuadro N 4


Segn cifras arrojadas en el cuadro N 4 puede observarse que el 67%
de la poblacin considera que se est manejando de manera correcta y
apropiada el Manual de Compras y Procedimientos para la adquisicin de las
compras de emergencias, mientras que eL 33% respondi de manera
negativa. Este enfoque nos indica que a pesar de que gran parte del

personal conoce el manual no se est aplicando de manera correcta en los


momentos al cual se realiza una compra de emergencia.
Cuadro N 5
Considera usted que la Direccin de Auditoria Interna de la
Universidad aplica el control interno administrativo para el proceso de
compras de servicios en la UNEG?
ALTERNATIVA

FRECUENCIA

PORCENTAJE

SI

100%

NO

0%

TOTAL

100%

Fuente: Propia del Autor. Cuestionario aplicado al personal que labora en el


Departamento de Compras de Servicios de la UNEG

Grfico N 3

Distribucin absoluta y porcentual del Cuadro N 5


Como puede observarse, los resultados indican que un 100% de los
entrevistados respondieron afirmativamente, es decir que todos consideran
que la Direccin de Auditoria interna si aplica procedimiento administrativo
para el proceso de compras de servicios.

Cuadro N 6
Cree usted que al momento de la solicitud de cotizaciones se realiza
de acuerdo a la normativa legal vigente en materia de contrataciones
para la adquisicin de un servicio?
ALTERNATIVA

FRECUENCIA

PORCENTAJE

SI

33%

NO

67%

TOTAL

100%

Fuente: Propia del Autor. Cuestionario aplicado al personal que labora en el


Departamento de Compras de Servicios de la UNEG

Grfico N 4

Distribucin absoluta y porcentual del Cuadro N 6.


De acuerdo a los resultados obtenidos, el 33% de la poblacin
considera que si se aplica la normativa legal vigente en materia de
contrataciones para la adquisicin de un servicio al momento de la solicitud
de las cotizaciones, mientras que el otro 67% opina que no.

Cuadro N 7
Considera usted los proveedores de servicios responden a tiempo las
solicitudes de cotizaciones en el lapso de 5 das que se establecen en el
Manual de Compras y Procedimientos de la UNEG?
ALTERNATIVA

FRECUENCIA

PORCENTAJE

SI

0%

NO

100%

TOTAL

100%

Fuente: Propia del Autor. Cuestionario aplicado al personal que labora en el


Departamento de Compras de Servicios de la UNEG
Grfico N 5

Distribucin absoluta y porcentual del Cuadro N 7.


De acuerdo a los resultados obtenidos, el 100% de la poblacin
considera que no se cumple con el tiempo de 5 das establecidos en el
Manual de Compras y Procedimientos de la UNEG para la adquisicin de las
cotizaciones, esto quiere decir que todo el Personal que labora dentro del
Departamento de Compras de Servicios consideran que los proveedores no
cumplen con el tiempo establecido y por lo tanto se produce un retraso en la

adquisicin del servicio con relacin al tiempo esperado por la unidad


solicitante.

CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Luego de realizada la investigacin, a continuacin se presentan las
conclusiones a las cuales se lleg:
1- De acuerdo a los resultados presentados se pudo determinar que el
Departamento de Compras de Servicios presenta algunas .debilidades en el
control interno administrativo del proceso de compras de servicios de la
UNEG, los resultados mostraron que las debilidades internas presentadas en
el Departamento se deben a que los proveedores no cumplen con el lapso
estimado para entregar la oferta y son muy pocos los interesados en
participar en el proceso.
2- Las compras de emergencias se deben a la premura de atender una
solicitud de servicio imprevista, por algunas de las unidades usuarias.
3- Para la adaptacin y ejecucin de los procedimientos establecidos se
requiere informar o capacitar al personal del Departamento de Compras de
Servicios y a todos los usuarios encargados para que realicen una
autoevaluacin que permita mejorar el control interno administrativo. Es
importante que la UNEG, incentive a su personal para esta adecuacin, lo
que permitir alcanzar los objetivos propuestos y mejorar la situacin
problemtica de la universidad.

RECOMENDACIONES

Luego de presentadas las conclusiones se hacen las siguientes


recomendaciones a la Universidad Nacional Experimental de Guayana, sede
Puerto Ordaz:
El Departamento de Compras de Servicios debe establecer mecanismos
que permitan un seguimiento a los proveedores, una vez realizada la
solicitud de cotizacin, para que puedan responder dentro del tiempo
establecido para tal fin, y as no incumplir con el proceso, ni con el
Manual de Compras y Procedimientos de la UNEG.
No realizar compras de emergencias solo porque algn Departamento o
Usuario haga la solicitud con premura, si no, que se debe evaluar el caso
para determinar si la compra es o no considerada de emergencia, con el
objeto de mejorar las actividades funcionales del Departamento de
Compras de Servicios.
Realizar programas de capacitacin y adiestramiento referido al control
interno administrativo del proceso de compras de servicios, dirigido a los
empleados involucrados directamente con el rea afectada, lo cual
permitir contar con un personal capacitado para cumplir a cabalidad con
las funciones encomendadas y lograr as el xito de sus atribuciones.
Se sugiere a la Direccin de Auditoria Interna, implementar programas de
seguimiento y control del proceso de compras y de todos los
procedimientos que tengan relacin con el manejo de las compras de
servicios, al igual que se debe supervisar total y permanentemente al
personal que est involucrado, para verificar que realizan sus actividades
correctamente, con el fin de garantizar que el mismo se cumpla de
manera eficiente.
Acatar las recomendaciones planteadas con la finalidad de mejorar el
proceso de compras de servicios de la Universidad y garantizar la

exactitud y confiabilidad del proceso realizado por el Departamento de


Compras de Servicios.

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Universidad Nacional Experimental de Guayana, Puerto Ordaz.

ANEXOS

ANEXO A
CUESTIONARIO APLICADO AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE
SERVICIOS UNEG.

ITEMS

PREGUNTA

Alternativa 1:

Alternativa 2:

SI

NO

Conoce usted cual es el procedimiento del proceso

administrativo para realizar las compras de servicios


en la UNEG?
Considera usted correcto el manejo del Manual de

Compras y procedimientos que se aplica en la


UNEG para la adquisicin de las compras de
emergencias?
Considera usted que la Direccin de Auditoria

Interna de la universidad aplica el control interno


administrativo para el proceso de compras de
servicios en la UNEG?
Cree usted que al momento de la solicitud de

cotizaciones se realiza de acuerdo a la normativa


legal vigente en materia de contrataciones para la
adquisicin de un servicio?
Considera usted que los proveedores de servicios

responden a tiempo las solicitudes de cotizaciones


en el lapso de 5 das que se establecen en el
Manual de Compras y Procedimientos de la UNEG?

Fuente: Propia del Autor. Validado por: Tutor Lcdo. Jos Fuenmayor

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