07 Instrumentos de Levantamento de Informaes

7.1 Introduo
Temos normalmente quatro instrumentos de levantamento que possibilitam o
cumprimento de uma boa anlise organizacional. So eles: a entrevista, o questionrio, a
observao pessoal (ou direta) e pesquisa de documentao existente (ou reviso de
literatura). Todos podem ser utilizados em um mesmo estudo, ou, ento, podem ser
aplicados a entrevista e o questionrio, ou os dois separadamente, mais a observao
pessoal etc. Contudo, no se poder utilizar apenas a observao pessoal como
instrumento nico de tomada de informaes, qualquer que seja o estudo desenvolvido.
O levantamento nos fornecer toda a realidade do que acontece ao processo em estudo.
Um levantamento feito sem tcnica metodologicamente vlida pode comprometer todo
o trabalho.
Vale destacar alguns comportamentos que a equipe que ir fazer o levantamento deve
observar, seja qual for a tcnica a ser utilizada.
- preocupar-se unicamente em conhecer a realidade dos fatos;
- no fazer juzo ou sugestes sobre os fatos que se apresentarem, classificando-os como
certos ou errados; esse no o momento adequado; e
- estar atento, apurando as habilidades de escutar e observar, para tudo que acontece
quando do levantamento.
7.2 Tipos de instrumentos
7.2.1 - Entrevista: uma tcnica de conversao executada de forma planejada,
sistemtica e documentada.
A entrevista utilizada quando se quer obter informaes que requeiram reflexes em
conjunto com os entrevistados; quando a amplitude do processo que est em estudo no
contempla muitas reas a serem levantadas e quando se quer obter informaes que
esto armazenadas na memria dos entrevistados, em razo de suas experincias.
Vantagens:
- permite o contato direto com quem responsvel pelo processo, seus subordinados,
seus superiores e com o ambiente no qual tramita o processo em estudo;
- oferece a oportunidade de estabelecer contato direto com a cultura da organizao e de
seus membros, sentindo e percebendo as restries, medos e reaes de cada um e
coletivamente;
- possibilita alterar a forma, o curso, a seqncia das perguntas, em decorrncia do
desenvolvimento e direo que a entrevista toma;
- permite incluir perguntas no previstas no roteiro, eliminar outras que foram previstas,
mas que durante a entrevista mostraram-se irrelevantes e complementar outras para
melhor entendimento do problema;
- oferece a oportunidade de motivar os responsveis pelo processo em estudo participar
e contribuir para que possa ser melhorado.
Desvantagens:
- consume mais tempo e recursos (principalmente humanos), tanto na fase de
preparao e realizao da entrevista, como na fase de tabulao e analise dos dados
coletados;
- abrange um universo menor do que as outras tcnicas. Enquanto a entrevista permite
verificar uma rea de cada vez, o questionrio permite levantar informaes de varias
reas, simultaneamente;

- podem ocorrer avaliaes subjetivas, porque durante a entrevista so expressas varias

opinies por parte dos entrevistados que no esto fundamentadas em princpios
metodolgicos e
- impossibilita fazer anotaes de tudo o que se falou ou observou.
7.1.2 - Questionrio
Consiste em uma srie de questes ou perguntas formuladas previamente, podendo ser
utilizado com ou sem presena de pessoas envolvidas no processo, quando h
necessidade de obter respostas quantitativas; quando preciso obter informaes de
diferentes pontos geogrficos e quando necessria uma anlise estatstica.
Vantagens:
- o custo na fase de aplicao ou execuo, menor em relao s outras tcnicas de
levantamento;
- no necessria a presena dos analistas quando da execuo, ou aplicao;
- os resultados ficam prontos rapidamente, em razo da tabulao dos dados, que podem
ser processada por computadores;
- alcana-se um universo maior de pessoas e reas envolvidas com o processo;
- possibilita-se o tratamento estatstico das informaes.
Desvantagens
- as perguntas podem ser interpretadas de forma diferente pelas pessoas que aas
respondem, gerando respostas distorcidas que podem prejudicar o objetivo do trabalho;
- a fase de planejamento e elaborao mais complexa, exigindo maior tempo da equipe
de analistas;
- os custos de confeco so mais elevados;
- no caso de dvidas ou de mais detalhes, ele deixa a desejar;
- a quantidade de pessoas que respondem ao questionrio pode ser menor que a
necessria, prejudicando o trabalho de anlise.
7.1.3 Observao pessoal (ou direta)
o nico mtodo de comparao das informaes obtidas na pesquisa de
documentao, questionrios e entrevistas com a realidade dos fatos. utilizada quando
h necessidade de conhecer o ambiente (layout) no qual se desenvolve o processo de
anlise; quando preciso verificar in loco o fluxo de um ou mais componentes do
processo e as foras atuantes no ambiente e quando h necessidade de verificar e validar
informaes obtidas nas entrevistas e nos questionrio. mais recomendada para
processos produtivos, podendo ser utilizada para processos administrativos.
Vantagens:
- permite a verificao pessoal e o respectivo registro dos fatores que influenciam ou
sofrem influencia do processo, tais como: relaes interpessoais, interdependncia e
interrelao com os demais processos da organizao;
- permite um estudo in loco do fluxo do processo, identificando gargalos e pontos
crticos;
- no depende da capacidade de escutar de quem esta fazendo o levantamento, nem da
capacidade de expresso verbal do pesquisado;
- no interrompe o trabalho e
- complementa o levantamento, a comparao e validao das informaes obtidas com
outras tcnicas.

Desvantagens:
- a presena de um ou mais observadores no local de trabalho sempre um fator
inibidor:
- a observao direta sempre esta limitada ao tempo de durao das atividades que esto
sendo observadas, o que exige muita habilidade e concentrao dos observadores, e
- acontecimentos e fatores imprevisveis podem interferir na observao.
7.1.4 - Pesquisa de documentao existente (ou reviso de literatura)
Compreende a identificao, coleta e anlise de todos os instrumentos escritos
internos ou externos organizao referentes ao tema que esta sendo desenvolvido,
salientando-se a legislao, os instrumentos executivos da empresa, como normas,
instrues, rotinas, estatutos sociais, organogramas, regulamentos, relatrios e outros
documentos anlogos, assim como bibliografia especializada.
Vantagens:
- permite verificar se a organizao possui ou no a cultura da documentao;
- complementa o levantamento efetuado com a utilizao das demais tcnicas;
- permite fazer analises comparativas entre o que esta documentado e o que acontece
realmente e
- possibilita viso geral, bem rpida, de toda a organizao e como esta inserido o
processo em estudo nela.
Desvantagens:
- no uma tcnica que possa ser utilizada independentemente das outras tcnicas de
levantamento;
- de difcil acesso em razo da resistncia dos administradores brasileiros em elaborar,
manter e orientar-se pela documentao de processo e
- de difcil analise em razo de que, quase sempre, a documentao esta desatualizada.
Bibliografia
CURY, Antonio. Organizao e Mtodos: uma viso holstica. 7. Ed. So Paulo, Atlas,
2000. 592 p.
DASCENO, Luiz Carlos M. Organizao, Sistemas e Mtodos: Anlise, Redesenho
e Informatizao de Processos Administrativos. So Paulo, Atlas, 2001. 222p.